Tìm hiểu công tác chỉnh lý tài liệu tại kho Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức. 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức. 3 1.1. Lịch sử hình thành Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh. 3 1.1.2. Chức năng: 4 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức: 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh. 7 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ 7 1.2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 8 1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 8 1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ 9 Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 10 2.1.2. Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ 11 2.1.3. Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ. 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 12 2.2.2. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 13 2.2.3. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 13 2.2.4. Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.5. Công tác chỉnh lý tài liệu 14 2.2.6. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ 15 2.2.7. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 16 2.2.8. Tình hình bảo quản tài liệu 16 2.2.9. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 17 CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU” 18 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất khyến nghị 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25 3.1.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 25 3.1.2.Những kết quả đạt được trong giải quyết công việc được giao 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 26 3.2.1. Về cơ chế, chính sách 26 3.2.2. Về tổ chức cán bộ 26 3.2.3. Về đầu tư cơ sở vật chất 27 3.3. Một số khuyến nghị 27 3.3.1. Đối với Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh. 27 3.3.2. Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 28 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC

MỤC LỤC

A PHẦN MỞ ĐẦU

Lưu trữ học là một ngành khoa học chuyên nghiên cứu những vấn đề lý

luận và thực tiễn của công tác lưu trữ, nhằm giúp các quốc gia, các cơ quan,doanh nghiệp trong việc tổ chức tốt công tác lưu trữ

Công tác văn thư và lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vựcquản lý hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng.Ngàynay, trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, côngtác này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hộikhác

Gắn “Lý luận với thực tiễn” và nâng cao hơn nữa trình độ cho sinh viên

sau khi ra trường không chỉ vững về lý thuyết mà còn giỏi cả về chuyên mônnghiệp vụ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tổ chức cho sinh viên cuối khóa đithực tập về nghiệp vụ công tác Lưu trữ Sau khi hoàn thành chương trình lýthuyết tại trường và được sự chấp thuận của Ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoathành phố Hà Tĩnh em đã đến thực tập tại bộ phận Văn thư – lưu trữ thuộc bệnhviện thời gian từ ngày 10/10/2016 đến ngày 19/11/2016 Được sự quan tâm, giúp

đỡ, hướng dẫn nhiệt tình của cô giáo hướng dẫn thực tập và cán bộ Văn thư Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh Em đã có điều kiện tìm hiểu sâuhơn về ngành học của mình, trực tiếp tham gia vào công việc thực tế, để từ đónâng cao nhận thức của mình về nghề nghiệp

Đúc kết từ những kinh nghiệm thu được sau đợt thực tập vừa qua và làm

cơ sở cho công tác sau này, nhất là kỳ thi tốt nghiệp sắp tới, em đã chọn chuyên

đề “tìm hiểu công tác chỉnh lý tài liệu tại kho Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Việc chọn nội dung thực

tập tốt nghiệp về công tác Lưu Trữ sẽ góp phần không nhỏ để củng cố kiến thứccủa em trong lĩnh vực đang được đào tạo, từng bước gắn học đi đôi với hành, lýluận gắn với thực tiễn Thời gian thực tập tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà

Tĩnh em đã được nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt độngcông tác Lưu trữ và được trực tiếp làm một số công việc về nghiệp vụ Lưu trữcủa cơ quan Toàn bộ những công việc đó đã được em khái quát trong bản Báocáo này.

Đợt thực tập này đã trang bị cho em rất nhiều kiến thức quý báu Trướchết là sự nhận thức rõ ràng về công tác Lưu trữ cũng như nhận thức được tầmquan trọng của công tác Lưu trữ đối với sự phát triển của đất nước; thấy đượcnhững bất cập trong công tác này ở bệnh viện nói riêng và các cơ quan nhà nướcnói chung Từ đó thấy được trách nhiệm, nghĩa vụ của thế hệ cán bộ trẻ nhưchúng em là rất lớn

Qua bài báo cáo của mình, em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới các thầy,

cô giáo khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt là giáo

viên hướng dẫn – cô giáo: Trần Việt Hà; Đồng thời em cũng xin được gửi lời

cảm ơn đến Ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh; Các cô, cácchị đang công tác tại phòng Tổ chức Hành chính – Bệnh viện Đa khoa thành phố

Hà Tĩnh, đặc biệt là sự hướng dẫn tận tình của chị Lê Thị Bé – cán bộ lưu trữ

bệnh viện đã tạo điều kiện tốt cho em có cơ hội thực tập tại cơ quan và cung cấpnhững tài liệu cần thiết để em hoàn thành tốt bài báo cáo này

Mặc dù đã cố gắng rất nhiều với sự quan tâm hướng dẫn của cán bộ lưutrữ cơ quan tuy nhiên do lần đầu tiếp xúc với công việc thực tế nên bài báo cáokhông tránh khỏi những hạn chế, thiếu sót Vì vậy, kính mong các thầy, cô bổsung, đóng góp ý kiến để bài báo cáo hoàn thiện hơn cũng như em có thể rút rađược những kinh nghiệm quý báu cho bản thân sau này

Em xin chân thành cảm ơn!

Hà Tĩnh, ngày 20 tháng 11 năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thùy Dung

B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức.

Bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh Địa chỉ: Đường Hải Thượng Lãn Ông- Phường Thạch Quý -Thành phố Hà Tĩnh Điện thoại: (039) 3855 120 - Email: Benhvienthanhphohatinh@gmail.com

1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức.

1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh.

Bệnh viện đa khoa thành phố Hà Tĩnh tiền thân là Bệnh xá thị xã Hà Tĩnh,

vào ngày 1/5/1969 Bệnh xá thị xã Hà Tĩnh được thành lập với quy mô 30giường bệnh, được xây dựng trong chiến tranh tại nơi sơ tán ở xã Thạch TânHuyện Thạch Hà, với nhiệm vụ khám chữa bệnh cho nhân dân và cấp cứu chiếnthương Tổng số cán bộ công nhân viên lúc bấy giờ chỉ có 25 người

Năm 1992, Bộ y tế có chủ trương thành lập các trung tâm y tế huyện, thị

xã, thực hiện mô hình mới trong việc quản lý điều hành của ngành y tế nhằmphát huy vai trò chức năng nhiệm vụ chăm sóc, bảo vệ và nâng cao sức khỏe

nhân dân Thực hiện quyết định số 722 ngày 30/06/1992 của UBND tỉnh HàTĩnh về phân cấp quản lý ngành y tế, Sở y tế đã ra quyết định số 233 ngày

10/7/1992 về việc thành lập Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh trên cơ sở: Sáp nhập

phòng y tế - Đội vệ sinh phòng dịch và bệnh xá, với cơ cấu có 58 nhân viên, quy mô

50 giường bệnh

Được sự quan tâm của Thành uỷ, HĐND, UBND, sự chỉ đạo sát sao của Sở y

tế, sự năng động, đoàn kết và phấn đấu làm việc hết mình của đội ngũ cán bộ côngnhân viên, từ một cơ sở y tế xuống cấp toàn diện về cơ sở vật chất, trang thiết bị Trung tâm y tế thị xã đã xây dựng 3 khu nhà kỹ thuật 2 tầng, triển khai kê 70 giườngbệnh điều trị nội trú Tháng 08/2006 UBND tỉnh quyết định Trung tâm y tế thị xãtăng từ 50 giường bệnh lên 100 giường bệnh để đủ cơ sở tiếp tục điều trị bệnhcho nhân dân

Trước nhu cầu phát triển sâu hơn về chuyên môn nhằm đáp ứng tốt hơn nhucầu khám chữa bệnh cho người dân, UBND tỉnh ra Quyết định số 1164 ngày

29/04/2008 về việc thành lập Bệnh viện đa khoa thành phố Hà Tĩnh.

Tháng 02/2013, Bệnh viện chuyển về cơ sở mới với diện tích 31.500 m2, quy mô thiết kế 200 giường bệnh

Bệnh viện đa khoa thành phố là bệnh viện hạng III, với quy mô 100giường bệnh có số lượng cán bộ công nhân viên chức là 125 người, trong đó có

28 Bác sỹ, 5 cán bộ có trình độ đại học và cử nhân, 92 cán bộ có trình độ trunghọc và sơ cấp Với điều kiện cơ sở vật chất mới, số lượng cán bộ, nhân viên, đặcbiệt số lượng bác sỹ chưa đủ để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh của Bệnhviện, tuy nhiên, toàn thể Bác sỹ và nhân viên Bệnh viện đa khoa thành phố đãkhông ngừng học tập, nghiên cứu, với sự giúp đỡ của Sở y tế, các bệnh việntuyến trên, các trường đại học y, dược, các viện đầu ngành, các bệnh viện bạn,các công ty dược và thiết bị y tế

1.1.2 Chức năng:

Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh là Bệnh viện hạng III, trực thuộc Sở

y tế Hà Tĩnh, có trách nhiệm khám bệnh, chữa bệnh cho nhân dân Trên địa bànthành phố và một số huyện lân cận, được quy định tại Thông tư số 37/TT-BYTngày 17 tháng 11 năm 2014

1.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn:

Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh có nhiệm vụ và quyền hạn sau:

Bệnh viện có nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoàivào hoặc từ các cơ sở y tế tuyến dưới như trạm y tế chuyển đến để cấp cứu,khám bệnh chữa bệnh nội trú hoặc ngoại trú

Có trách nhiệm giải quyết toàn bộ bệnh thông thường về nội khoa và cáctrường hợp cấp cứu về ngoại khoa Đồng thời phải tổ chức chuyển người bệnhlên tuyến trên khi vượt quá khả năng của bệnh viện

Bệnh viện là cơ sở thực hành cho các trường lớp trung học y tế, cao đẳng y

tế trong tỉnh và ngoài tỉnh Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trongbệnh viện và cơ sở y tế tuyến dưới để nâng cao trình độ chuyên môn và kỹ năngquản lý chăm sóc sức khỏe ban đầu

Tổ chức tổng kết, đánh giá các đề tài và chương trình về chăm sóc sức khỏeban đầu

Tham gia các công trình nghiên cứu về y tế cộng đồng và dịch tễ học trongcông tác chăm sóc sức khỏe ban đầu cấp Bộ và cấp Cơ sở

Nghiên cứu áp dụng y học cổ truyền và các phương pháp chữa bệnh khôngdùng thuốc

Lập kế hoạch và chỉ đạo tuyến dưới (trạm y tế xã, thị trấn) về chuyên môn

Bệnh viện Thành phố có kế hoạch sử dụng hiệu quả cao ngân sách Nhànước cấp và các nguồn kinh phí

Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiệm y tế, đầu tưcủa nước ngoài, và các tổ chức kinh tế

Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi ngân sáchcủa bệnh viện; từng bước thực hiện hạch toán chi phí khám bệnh, chữa bệnh.

1.1.4 Cơ cấu tổ chức:

Để thực hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của mình theo quy địnhcủa Pháp luật Bệnh viện đa khoa Thành phố có cơ cấu tổ chức như sau: Bệnhviện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh gồm:

a Lãnh đạo đơn vị

- Giám đốc: Bác sĩ.Thạc sĩ CKII Trần Ngyên Phú

- Phó Giám đốc: Bác sĩ CKI Lê Thị Thanh Thủy

- Phó Giám đốc: Bác sĩ.Thạc sĩ CKI Nguyễn Tiến Vũ

- Khoa 3 chuyên khoa (Răng, hàm, mặt- tai, mũi, họng - Mắt);

- Khoa Nhi Hồi sức cấp cứu;

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh.

1.2.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ

* Tình hình công tác Văn thư:

Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh đã áp dụng hình thức tổ chức côngtác văn thư tổng hợp Toàn bộ các quy trình và nghiệp vụ về xử lý văn bản đượcthực hiện tại bộ phận văn thư

Trong những năm qua Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh đã luôn quantâm, chú trọng trong việc thực hiện tốt và đầy đủ những nội dung của công tácvăn thư Đầu tư các trang thiết bị, nguồn nhân lực đề phục vụ cho việc thực hiệnnội dung công tác này được hiệu quả hơn góp phần giải quyết công việc nhanhchóng, chính xác

Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy photo, máy tính,máy fax, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, có ngăn khóa để đựng con dấu và tài liệuquan trọng và một số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo cũng như quản lývăn bản, đảm bảo duy trì hiệu quả công việc một cách nhanh chóng, bí mật và

khoa học

* Công tác lưu trữ:

Hiện nay, Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh đang quản lý kho lưu trữhiện hành với diện tích kho là 30m2, tổng số tài liệu là 100 mét bao gồm cả tàiliệu hành chính và tài liệu chuyên ngành (đa số bệnh án điều trị nội trú), Tàiliệu được để trong hộp và xếp lên giá Trong kho đã trang bị máy điều hòa, máyhút bụi, bình chữa cháy, Trong mỗi năm, Bệnh viện đã ban hành các văn bảnchỉ đạo, hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt côngtác này

Đầu tư kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hay tổ chức các cuộc tập huấn nghiệp

vụ cho cán bộ nắm vững các khâu nghiệp vụ như: Chỉnh lý, thu thập, bảo quản,

tổ chức sử dụng, có như vậy khối tài liệu Lưu trữ của cơ quan mới được quantâm đúng mức và phát huy hiệu quả của nó cao hơn, ý nghĩa hơn khi sử dụngchúng vào mục đích khác nhau.

Nhận xét: Công tác tổ chức và chỉ đạo lưu trữ của Bệnh viện được lãnhđạo quan tâm, tạo mọi điều kiện cho công tác được thuận lợi đáp ứng nhu cầutra tìm và sử dụng tài liệu cử cán bộ cơ quan

Kho Lưu trữ hiện hành được đặt ở tầng 3 khu nhà A của Bệnh viện có

diện tích 30m2 với 02 phông tài liệu được bảo quản trong đó có 01 phông đóng(Phông Trung tâm Y tế Thị xã Hà Tĩnh) và 01 phông mở (Phông Bệnh viện Đakhoa thành phố Hà Tĩnh) Khối lượng tài liệu của 02 phông là 100 mét, chủ yếu

là tài liệu hành chính và tài liệu chuyên ngành (bệnh án điều trị nội trú)

Nhận xét: Kho lưu trữ bệnh viện có diện tích còn hơi nhỏ so với khối

lượng tài liệu được tổ chức lưu trữ hàng năm Khối lượng lớn tài liệu đã được chỉnh

lý và cho vào hộp trên giá

Hiện nay tại Phòng lưu trữ của bệnh viện đã bố trí 01 cán bộ lưu trữ, trình

độ Đại học

1.2.2 Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ

Giúp Trưởng phòng Hành chính thực hiện quản lý công tác văn thư, lưutrữ theo đúng quy định nhà nước

Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Bệnh viện có chức năng giúp Trưởng phòngHành chính theo dõi, báo cáo thống kê về công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan,thực hiện quản lý văn bản đi, đến theo đúng qui định của pháp luật

Tham mưu lãnh đạo về công tác văn thư, lưu trữ quản lý tốt công tác vănthư, lưu trữ trong cơ quan

1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ

* Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư:

- Tiếp nhận và đăng ký văn bản, tài liệu đến

- Chuyển đến Lãnh đạo bệnh viện, để xử lý theo quy định

- Chuyển giao văn bản theo ý kiến chỉ đạo của Lãnh đạo đã xử lý đến các khoa, phòng, cán bộ chuyên môn,

- Chuyển giao văn bản, tài liệu, lịch trực, lịch công tác, báo chí hàng ngàyđến các phòng làm việc cho Ban Lãnh đạo bệnh viện.

- Giúp Trưởng phòng Hành chính, theo dõi giải quyết chu trình văn bảnđến

- Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số và ngày,tháng, năm ban hành văn bản, nhân bản trước khi phát hành

- Đăng ký làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi chuyển phát vănbản đi

- Lưu văn bản đi và bảo quản việc phục vụ tra cứu, sử dụng văn bản lưuđối với tài liệu chưa nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan

- Đóng dấu làm thủ tục chuyển tuyến, giấy khám sức khỏe, hồ sơ bệnh án,giấy ra viện, bản sao bệnh án cho bệnh nhân và người dân

* Nhiệm vụ của bộ phận Lưu trữ

Công tác Lưu trữ của Bệnh viện do cán bộ lưu trữ có nhiệm vụ:

- Quản lý bảo quản, phục vụ nghiên cứu, khai thác sử dụng tài liệu tài liệulưu trữ hiện hành

- Hướng dẫn cán bộ trong cơ quan lập hồ sơ hiện hành và nộp Lưu tài liệuvào Lưu trữ cơ quan

- Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tài liệu của lãnh đạo Sở, các phòng ban,đơn vị trực thuộc, công chức viên chức trong cơ quan

- Nộp tài liệu lưu trữ vào Trung tâm lưu trữ tỉnh theo quy định của phápluật

- Sao hồ sơ bệnh án khi cần VD: phục vụ cho công tác giám định bảohiểm y tế của Bảo hiểm xã hội hoặc phục vụ cho công tác giám định thương tậtcho quá trình điều tra vụ án của cơ quan điều tra v.v

1.2.4 Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ

Hiện nay, Bệnh viện gồm có 02 cán bộ phụ trách công tác văn thư trình độĐại học và 01 cán bộ phụ trách công tác lưu trữ trình độ Đại học

Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức

Tài liệu lưu trữ được sinh ra trong suốt quá trình hoạt động của mọi cơquan, tổ chức Những tài liệu đó có tài liệu có giá trị cao và có những tài liệu chỉ

có giá trị trong một khoảng thời gian nhất định, giữ gìn, bảo vệ tài liệu tốt sẽphục vụ cho suốt quá trình phát triển của cơ quan, tổ chức, đáp ứng mọi nhu cầucủa xã hội

+ Nội quy về công tác Văn thư, lưu trữ được ban hành ngày 15/9/2012.Tuy nhiên, những văn bản cơ quan ban hành mới chỉ dừng lại ở nội dungchuyên môn, nghiệp vụ, chưa có quy định cụ thể về trách nhiệm và thái độ thựchiện công việc đối với cán bộ chuyên môn Điều này đã tạo nên những cản trởkhông nhỏ tới hiệu quả thực hiện công việc

- Kiểm tra kết quả thực hiện công việc của các khoa, phòng, cá nhân

- Đào tạo, bồi dưỡng cho cán bộ: Lãnh đạo bệnh viện thường xuyên cửcán bộ tham dự các lớp học về quản lý hành chính ngắn hạn tại các trường như:Học viện Hành chính Quốc Gia, Đại học Nội vụ,.v.v

Ngoài các hình thức tổ chức chỉ đạo trên, cơ quan cũng thường xuyên cậpnhật những chủ trương, quy định mới về công tác văn thư của Sở Nội vụ, củaCục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước, của Đảng và phổ biến kịp thời, rộng rãi tớicác khoa, phòng trực thuộc và cán bộ chuyên môn trong bệnh viện

Bệnh viện đã thực hiện tốt các văn bản của các cấp chỉ đạo của nhà nước

về công tác lưu trữ như:

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11/11/2011;

- Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia năm 2001;

- Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chínhphủ Quy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia;

- Thông tư số 09/2011/TT – BNV ngày 03/09/2011 Bộ Nội vụ quy định về thờihạn bảo quản hồ sơ, bảo quản tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động củacác cơ quan tổ chức;

- Công văn số 283/ VTLTNN – NVTW ngày 19/05/2014 của Cục Văn thư Lưutrữ Nhà nước về việc ban hành và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính;

- Quyết định số 128/ QĐ – VTLTNN ngày 01/06/2009 của Cục văn thư Lưu trữ

về việc ban hành quy trình “ Chỉnh lý tài liệu giấy” TCVN ISO 9001: 2000;

- Quyết định số 321/QĐ-VTLTNN ngày 22 tháng 8 năm 2005 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc ban hành Quy trình chỉnh lý tài liệu;

- Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP, ngày 19 tháng 12 năm 2006 của CụcVăn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;

2.1.2 Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ

Qua thực tế kiểm tra tại cơ quan về cơ bản cán bộ lưu trữ bệnh viện đãthực hiện tương đối tốt việc quản lý, chỉ đạo và đã triển khai tương đối đầy đủcác văn bản quy định, hướng dẫn của Nhà nước về công tác lưu trữ; đạt đượcmột số kết quả tốt, góp phần làm cho công tác lưu trữ tại cơ quan từng bước đivào nề nếp Trong những năm qua cán bộ lưu trữ của bệnh viện chưa lần nào viphạm quy định cơ quan cũng như quy định của nhà nước về công tác văn lưutrữ

2.1.3 Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ.

Việc đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất, cung cấp trang thiết bị hiện đại, đúngtiêu chuẩn phục vụ công tác lưu trữ nhằm cải thiện môi trường làm việc cho cán

bộ làm công tác lưu trữ của cơ quan đồng thời tạo điều kiện nâng cao chất

lượng, hiệu quả cho công tác lưu trữ đáp ứng được yêu cầu của quá trình hộinhập

Bệnh viện đã triển khai nghiên cứu khoa học công nghệ trong công tácbảo quản; thống kê; xây dựng công cụ tra cứu; số hóa tài liệu; tổ chức sử dụngtài liệu giúp cho việc quản lý tất cả hồ sơ tài liệu được hiệu quả phục vụ cho tất

cá các cán bộ, nhân viên trong cơ quan

Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ của bệnh viện đãtạo được một cơ sở dữ liệu và hệ thống quản lý chặt chẽ tài liệu, phục vụ việc tracứu thông tin nhanh và hiệu quả nhất nhằm nâng cao năng suất lao động và trình

độ kỹ thuật của con người Phát huy hơn nữa vai trò của tài liệu lưu trữ trướcnhu cầu thông tin ngày càng tăng của xã hội, góp phần xây dựng một nền hànhchính hiện đại

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

Công tác lưu trữ ra đời là do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và

tổ chức sử dụng tài liệu Nhà nước ta luôn coi trọng công tác này, vì đó là mộtngành hoạt động trong công tác quản lý Nhà nước đồng thời là mắt xích khôngthể thiếu trong bộ máy quản lý của mình

Công tác lưu trữ tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh được thực hiệnmột cách nghiêm ngặt, đúng quy trình nghiệp vụ

2.2.1 Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan

Kho Lưu trữ hiện hành được đặt ở tầng 3 khu nhà A Bệnh viện Đa khoa

thành phố Hà Tĩnh có diện tích 30m2 với 03 phông tài liệu được bảo quản trong

đó có 0 phông đóng (Phông Trung tâm Y tế thị xã Hà Tĩnh) và 01 phông mở(phông Bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh) Khối lượng tài liệu của 02phông là 100 mét, chủ yếu là tài liệu hành chính và tài liệu chuyên ngành là hồ

sơ bệnh án điều trị nội trú

Nhận xét:

Kho lưu trữ bệnh viện có diện tích còn hơi nhỏ so với khối lượng tài liệuđược tổ chức lưu trữ hàng năm Đa số tài liệu đã được chỉnh lý và cho vào hộp trên

giá.

2.2.2 Tình hình tổ chức khoa học tài liệu

Tài liệu lưu trữ là tài sản quốc gia, chúng ta có thể khai thác sử dụngchúng vào nhiều mục đích khác nhau, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý hành chínhNhà nước Thế nhưng do nhận thức chưa đúng đắn về vấn đề này nên ở nhiều cơquan nói chung chưa chú trọng đến công tác lưu trữ

Tại bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh công tác lưu trữ đã được quantâm, được đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu Tài liệu được bảo quản cẩnthận Cơ quan đã có bộ phận bảo quản kho lưu trữ riêng với 1 biên chế trình độĐại học

2.2.3 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu

Thu thập, bổ sung nguồn tài liệu vào Lưu trữ là một công việc thườngxuyên và tất yếu nhằm hoàn thiện phông Lưu trữ quốc gia Ở mỗi cơ quan làmtốt công tác thu thập tài liệu sẽ bảo quản được trọn vẹn khối tài liệu có tronghoạt động của cơ quan đó

Tại Bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh công tác thu thập tài liệucũng được tiến hành hàng năm vào cuối năm làm việc với các bộ phận khoa,phòng

Cứ đến cuối mỗi năm hoạt động, chuyên viên lưu trữ đề nghị các khoa,phòng lập hồ sơ công việc của bộ phận mình Nhằm tạo điều kiện cho công tácthu thập các nguồn tài liệu đó vào bảo quản ở kho Lưu trữ được thuận lợi, hiệuquả, đảm bảo văn bản, tài liệu được thu thập là có giá trị, phục vụ lâu dài tronghoạt động của cơ quan Các loại tài liệu nộp như: Tài liệu quản lý hành chínhnhà nước, tài liệu chuyên ngành, hồ sơ bệnh án, chứng từ kế toán, viện phí

Nhận xét:

- Ưu điểm: Công tác thu thập tài liệu ở Bệnh viện Đa khoa Thành phố đãđược tiến hành hàng năm nên đã lưu trữ được khối tài liệu quan trọng Công tácthu thập đã tạo điều kiện các khâu khác trong lưu trữ tại cơ quan

- Nhược điểm: Đôi khi việc giao nộp hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu cònchậm, tại liệu còn tồn đọng nhiều tại các khoa, phòng, bộ phận chuyên môn

2.2.4 Công tác xác định giá trị tài liệu

Dựa trên những phương pháp, tiêu chuẩn và phương pháp của Lưu trữ học đểquy định thời hạn bảo quản cho từng loại tài liệu Trước khi giao nộp tài liệu vào lưutrữ đều phải xác định giá trị tài liệu

Bệnh viện đã thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu gồm 11 thành viên đểthực hiện công tác tham mưu cho Giám đốc Bệnh viện về công tác xác định giá trịtài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan

Tùy theo đặc điểm, nội dung, tính chất của tài liệu, căn cứ chức năng,nhiệm vụ, quyền hạn của bệnh viện, dựa theo các tiêu chuẩn xác định giá trị tàiliệu để phân loại và lựa chọn tài liệu Sau khi đã phân loại thì tài liệu của bệnhviện được chia thành 2 loại sau:

• Loại tài liệu bảo quản vĩnh viễn:

1. Văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

cơ quan và các phòng, ban

2. Báo cáo tổng kết năm và các năm của bệnh viện

3. Văn bản chỉ đạo, hướng dẫn của Bộ, ban ngành các cơ quan cấp trên vềcác lĩnh vực chuyên môn y tế

4. Các kế hoạch dài hạn và việc thực hiện các kế hoạch dài hạn của bệnhviện

• Loại tài liệu bảo quản có tạm thời:

Gồm khối tài liệu tổng kết của các đơn vị trong cơ quan chỉ có giá trị tạmthời (ngoài những tài liệu bảo quản vĩnh viễn và lâu dài)

Căn cứ vào đặc trưng của tài liệu, cơ quan phân loại tài liệu theo phương ánThời gian – Cơ cấu tổ chức

Nhận xét:

Công tác xác định giá trị tài liệu được lãnh đạo bệnh viện quan tâm và thựchiện một cách thận trọng để không bỏ sót bất cứ tài liệu nào

2.2.5 Công tác chỉnh lý tài liệu

Chỉnh lý khoa học tài liệu là biện pháp kết hợp nhiều khâu nghiệp vụ củacông tác lưu trữ như: Lập hồ sơ, phân loại, xác định giá trị, thu thập bổ sung tàiliệu, để nhằm tổ chức khoa học, tài liệu của một phông, loại ra những tài liệu

hết giá trị, bảo quản những tài liệu quan trọng.

Tài liệu được cán bộ lưu trữ chỉnh lý, sắp xếp một cách hợp lý Bệnh viện

đã sử dụng một số công cụ thống kê tài liệu truyền thống Tài lệu chủ yếu đượcthống kê bằng sổ thống kê như: Sổ nhập tài liệu, sổ thống kê phông, mục lục hồsơ

Nhận xét:

Tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh công tác chỉnh lý khoa học tàiliệu cũng được quan tâm, bệnh viện có phông lưu trữ riêng và đã được đầu tưchi phí cho công tác lưu trữ

2.2.6 Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ

Công tác giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan là công tác mà sau mỗi nămlàm việc các khoa, phòng, bộ phận trong cơ quan phải lập hồ sơ công việc mình

đã làm xong, để đưa vào lưu trữ tại lưu trữ cơ quan Đây là hình thức thu thập tàiliệu lưu trữ, nhằm lưu trữ những tài liệu quý giá phục vụ mục đích lâu dài

Tại bệnh viện Đa khoa Thành phố công tác nộp hồ sơ tài liệu được tiến hànhsau mỗi năm làm việc và khi nội dung trong văn bản, tài liệu được giải quyết xong

Cứ đến cuối năm bộ phận lưu trữ của cơ quan tiếp tục tiếp nhận tất cả hồ

sơ tài liệu của các khoa, phòng chuyên môn

Toàn bộ khối tài liệu này được đưa vào lưu trữ hiện hành của bệnh viện Tạiđây, tài liệu được bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng theo nhu cầu khai thác tàiliệu

Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh đã xây dựng bản danh mục hồ sơ, tàiliệu nộp lưu để các khoa, phòng nắm bắt được những hồ sơ tài liệu cần được lập vàđem vào nộp lưu, tạo điều kiện cho công tác giao nộp tài liệu đến hạn nộp lưu đượcnhanh chóng, thuận lợi

Nhận xét:

Nhìn chung, các tài liệu nộp được lập hồ sơ theo công việc, tài liệu thuthập tương đối đầy đủ

2.2.7 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu

Tổ chức sử dụng tài liệu tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh theohình thức cho mượn, cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu thì đến kho lưutrữ để mượn tài liệu mang về nghiên cứu tại phòng đọc hoặc phòng làm việc;các cơ quan, tổ chức, cá nhân khi có nhu cầu cần khai thác, sao lưu bệnh án đềuđược giải quyết nhanh chóng

Hiện nay Lưu trữ hiện hành của bệnh viện luôn mở cửa để phục vụ chonhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu vào hoạt động hàng ngày của bệnh viện Tuynhiên, công tác tổ chức sử dụng tài liệu tại bệnh viện chưa được quy mô nhưngkhối tài liệu đưa ra nghiên cứu đều là những tài liệu có giá trị và phục vụ thiếtthực cho công việc hàng ngày của cơ quan

Để khai thác sử dụng tài liệu được nhiều hơn, Bệnh viện Đa khoa thànhphố Hà Tĩnh đang từng bước tổ chức lại công tác lưu trữ nói chung và quan tâmđến khâu tổ chức sử dụng nói riêng, cụ thể đầu tư kinh phí, trang thiết bị cũngnhư ứng dụng công nghệ tin học vào việc phục vụ bảo quản, khai thác sử dụngtài liệu

Tại Kho Lưu trữ đến nay đã xây dựng được các loại công cụ tra cứu khoahọc như: Sổ Mục lục hồ sơ, phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ, công cụ tra cứunày có ưu điểm dễ tra tìm, nhanh chóng, thuận tiện Bên cạnh đó cũng có nhượcđiểm dễ bị mất dữ liệu khi máy tính hư hỏng

Số lượng độc giả khai thác, sử dụng tài liệu tại bệnh viện là các cán bộ,viên chức công tác tại bệnh viện và người dân có nhu cầu

Nhận xét:

Công tác khai thác Sử dụng tài liệu của Bệnh viện Đa khoa thành phố HàTĩnh được thực hiện đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu của cán bộ nhân viên côngtác tại bệnh viện Tài liệu được sắp xếp ngăn nắp, tra tìm nhanh chóng, thuậntiện

2.2.8 Tình hình bảo quản tài liệu

Với vai trò, ý nghĩa quan trọng của tài liệu lưu trữ, việc thu thập, phânloại, xác định giá trị để đưa chúng vào bảo quản tại các lưu trữ đã khó, việc bảo

quản an toàn tài liệu trong quá trình lưu trữ khỏi các tác nhân phá hoại còn khókhăn, phức tạp hơn.

Tài liệu lưu trữ dễ bị phá hoại dưới nhiều yếu tố khách quan như dokho tàng, trang thiết bị, nấm mốc, côn trùng và yếu tố chủ quan do con ngườigây ra Để kéo dài tuổi thọ cho tài liệu cần làm tốt công tác bảo quản tài liệutrong các lưu trữ

Tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh công tác bảo quản tài liệu Lưutrữ cũng được quan tâm hơn

Hiện nay bệnh viện đã có kho Lưu trữ tài liệu riêng và đã được đầu tưtrang thiết bị bảo quản tài liệu như: giá, hộp đựng tài liệu, máy hút bụi, máy hút

ẩm, máy điều hòa, bình chữa cháy,

2.2.9 Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ

Để nâng cao hiệu quả công việc, đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của xãhội, Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh đã luôn chú trọng quan tâm đến việc

áp dụng khoa học - công nghệ nói chung và công nghệ tin học nói riêng vào cáclĩnh vực hoạt động của mình nhằm giúp cho quá trình giải quyết công việcnhanh chóng kịp thời, theo kịp thời đại,

Trong công tác lưu trữ, Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh cũng đã có

sử dụng tin học vào một số khâu như: Quản lý tài liệu lưu trữ bằng phần mềmchuyên dụng Tuy nhiên do phần mềm lưu trữ chưa được nâng cấp kịp thời nênviệc nhập dữ liệu và khai thác tài liệu qua mạng còn hạn chế

Về lâu dài, Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh cần được sự quan tâm,đầu tư của cơ quan cấp trên cho lĩnh vực này nhằm đưa công nghệ tin học vàophục vụ thiết thực, hiệu quả hơn nữa cho hoạt động của cơ quan cũng như côngtác Lưu trữ để công tác này ngày một hiện đại hoá

CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU”

Trong quá trình thực tập, bản thân em cùng với cán bộ Lưu trữ tại bệnh viện

đã chỉnh lý được một số tài liệu Hành chính trong giai đoạn từ năm 2011 - 2014của phông lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh Việc chỉnh lý tài liệu của

Sở thực hiện theo công văn 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/05/2004 của Cục vănthư lưu trữ Nhà nước về việc ban hành và hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chính

Cụ thể như sau:

* Phần 1: Chuẩn bị chỉnh lý:

1 Giao nhận tài liệu.

Cơ quan không thực hiện bước này Vì toàn bộ tài liệu đưa ra chỉnh lý được

để trong kho và do cán bộ cơ quan tự chỉnh lý

2 Vệ sinh sơ bộ và vận chuyển tài liệu về địa điểm chỉnh lý

Để hạn chế bụi bẩn gây ra từ tài liệu, cơ quan đã dùng chổi lông gà để quétbụi bẩn trên các cặp, giá, hộp đựng tài liệu

3 Khảo sát tài liệu

Nhằm thu thập những thông tin cần thiết về tình hình khối tài liệu giai đoạn

2011 -2014 để biên soạn bản Lịch sử hình thành phông và lịch sử phông; chọn vàxây dựng phương án phân loại phù hợp; làm cơ sở biên soạn bản hướng dẫn phânloại lập hồ sơ, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu Giúp cho việc chỉnh lý đượcthuận lợi

Nội dung việc khảo sát cụ thể như sau:

+ Tên phông : Phông lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh

+ Giới hạn thời gian khối tài liệu đưa ra chỉnh lý từ năm (2011 -2014)

+ Khối lượng tài liệu đưa ra chỉnh lý 150 hồ sơ

+ Thành phần, nội dung tài liệu chủ yếu là các văn bản chỉ đạo của Bộ Y tế,

Sở y tế, Ủy ban nhân dân tỉnh, Ủy ban nhân dân thành phố, chương trình, kế hoạchcủa Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh, tài liệu về tổ chức cán bộ, kế toán tàichính

+ Tình trạng khối tài liệu đưa ra chỉnh lý đã được thu về kho đầy đủ và đãđược phân loại sơ bộ, tài liệu không bị mối mọt cắn

4 Thu thập, bổ sung tài liệu

Thu thập bổ sung tài liệu nhằm tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thựchiện chỉnh lý cũng như việc khai thác, sử dụng tài liệu về sau

Tuy nhiên trước khi giao nộp vào kho lưu trữ của Sở thì hồ sơ, tài liệu vềcác vấn đề, sự việc cụ thể đã được các cán bộ thu thập rất đầy đủ, nên bước nàykhông phải tiến hành góp phần đẩy nhanh tiến độ chỉnh lý

5 Biên soạn các văn bản hướng dẫn chỉnh lý, lập kế hoạch chỉnh lý

- Biên soạn bản lịch sử đơn vị hình thành phông và lịch sử phông

+ Lịch sử đơn vị hình thành phông là bản tóm tắt quá trình hoạt động,chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức qua các thời kỳ lịch sử củaBệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh

+ Lịch sử phông là bản tóm tắt tình hình, đặc điểm của khối tài liệu giaiđoạn 2011- 2014 phông lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh

- Biên soạn bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ

+ Đây là bản hướng dẫn phân chia tài liệu của khối tài liệu giai đoạn2011-2014 thành các nhóm lớn, nhóm vừa, nhóm nhỏ theo 1 phương án phânloại nhất định và phương pháp lập hồ sơ

Phương án phân loại là bản dự kiến phân chia tài liệu thành các nhóm vàtrật tự sắp xếp các nhóm tài liệu

Bản này được dùng làm căn cứ để những người tham gia chỉnh lý thựchiện việc phân loại, lập hồ sơ và hệ thống hóa hồ sơ của khối tài liệu giai đoạn2011-2014 được thống nhất

+ Nội dung bản hướng dẫn phân loại, lập hồ sơ gồm 2 phần chính: hướngdẫn phân loại tài liệu và hướng dẫn lập hồ sơ:

* Bản hướng dẫn phân loại tài liệu:

Đã được biên soạn một cách chi tiết, rõ ràng từ mục đích, ý nghĩa, cơ sởchọn phương án cũng như các bước phân chia tài liệu

Căn cứ vào phương án phân loại, bản hướng dẫn xác định giá trị tài liệu

và theo bảng thời hạn bảo quản tài liệu tại kho là bản kê những tài liệu chủ yếucủa Tòa án cần bảo quản vĩnh viễn, lâu dài, bản kê những tài liệu không có giá