Tìm hiểu công tác chỉnh lý tài liệu tại kho Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh

MỤC LỤC A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 B. PHẦN NỘI DUNG 3 Chương 1: Giới thiệu vài nét về cơ quan, tổ chức. 3 1.1. Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của cơ quan tổ chức. 3 1.1. Lịch sử hình thành Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh. 3 1.1.2. Chức năng: 4 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn: 5 1.1.4. Cơ cấu tổ chức: 6 1.2. Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ của Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh. 7 1.2.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ 7 1.2.2. Chức năng của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 8 1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận Văn thư – Lưu trữ 8 1.2.4. Cơ cấu tổ chức bộ phận Văn thư – Lưu trữ 9 Chương 2:Thực trạng công tác lưu trữ của cơ quan tổ chức 10 2.1. Hoạt động quản lý 10 2.1.1. Về thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác lưu trữ 10 2.1.2. Tổ chức thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ 11 2.1.3. Ứng dụng khoa học công nghệ trong công tác lưu trữ. 11 2.2. Hoạt động nghiệp vụ 12 2.2.1. Thành phần, nội dung và khối lượng tài liệu được bảo quản ở lưu trữ cơ quan 12 2.2.2. Tình hình tổ chức khoa học tài liệu 13 2.2.3. Công tác thu thập, bổ sung tài liệu 13 2.2.4. Công tác xác định giá trị tài liệu 14 2.2.5. Công tác chỉnh lý tài liệu 14 2.2.6. Giao nộp tài liệu vào kho lưu trữ 15 2.2.7. Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu 16 2.2.8. Tình hình bảo quản tài liệu 16 2.2.9. Tình hình ứng dụng tin học vào công tác lưu trữ 17 CHUYÊN ĐỀ: “CHỈNH LÝ TÀI LIỆU” 18 Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại cơ quan, tổ chức và đề xuất khyến nghị 25 3.1. Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập và kết quả đạt được 25 3.1.1. Những công việc đã làm trong thời gian thực tập 25 3.1.2.Những kết quả đạt được trong giải quyết công việc được giao 25 3.2. Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ của cơ quan, tổ chức 26 3.2.1. Về cơ chế, chính sách 26 3.2.2. Về tổ chức cán bộ 26 3.2.3. Về đầu tư cơ sở vật chất 27 3.3. Một số khuyến nghị 27 3.3.1. Đối với Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh. 27 3.3.2. Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 28 C. PHẦN KẾT LUẬN 30 D. PHỤ LỤC

Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội A PHẦN MỞ ĐẦU Lưu trữ học ngành khoa học chuyên nghiên cứu vấn đề lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, nhằm giúp quốc gia, quan, doanh nghiệp việc tổ chức tốt công tác lưu trữ Công tác văn thư lưu trữ chiếm vị trí quan trọng lĩnh vực quản lý hành nói chung, cải cách hành quốc gia nói riêng.Ngày nay, trước yêu cầu nghiệp cơng nghiệp hố, đại hố đất nước, cơng tác đòi hỏi phải xác định ngang tầm với ngành khoa học - xã hội khác Gắn “Lý luận với thực tiễn” nâng cao trình độ cho sinh viên sau trường khơng vững lý thuyết mà giỏi chuyên môn nghiệp vụ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức cho sinh viên cuối khóa thực tập nghiệp vụ công tác Lưu trữ Sau hồn thành chương trình lý thuyết trường chấp thuận Ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh em đến thực tập phận Văn thư – lưu trữ thuộc bệnh viện thời gian từ ngày 10/10/2016 đến ngày 19/11/2016 Được quan tâm, giúp đỡ, hướng dẫn nhiệt tình cô giáo hướng dẫn thực tập cán Văn thư Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh Em có điều kiện tìm hiểu sâu ngành học mình, trực tiếp tham gia vào cơng việc thực tế, để từ nâng cao nhận thức nghề nghiệp Đúc kết từ kinh nghiệm thu sau đợt thực tập vừa qua làm sở cho công tác sau này, kỳ thi tốt nghiệp tới, em chọn chun đề “tìm hiểu cơng tác chỉnh lý tài liệu kho Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh” làm báo cáo thực tập tốt nghiệp Việc chọn nội dung thực tập tốt nghiệp công tác Lưu Trữ góp phần khơng nhỏ để củng cố kiến thức em lĩnh vực đào tạo, bước gắn học đôi với hành, lý luận gắn với thực tiễn Thời gian thực tập Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tĩnh em nghiên cứu, khảo sát tình hình tổ chức, quản lý hoạt động cơng tác Lưu trữ trực tiếp làm số công việc nghiệp vụ Lưu trữ quan Toàn cơng việc em khái qt Báo cáo Đợt thực tập trang bị cho em nhiều kiến thức quý báu Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Lưu trữ phát triển đất nước; thấy bất cập công tác bệnh viện nói riêng quan nhà nước nói chung Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Qua báo cáo mình, em xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc tới thầy, cô giáo khoa Văn thư - Lưu trữ trường Đại học Nội vụ Hà Nội, đặc biệt giáo viên hướng dẫn – cô giáo: Trần Việt Hà; Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn đến Ban lãnh đạo Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh; Các cô, chị công tác phòng Tổ chức Hành – Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh, đặc biệt hướng dẫn tận tình chị Lê Thị Bé – cán lưu trữ bệnh viện tạo điều kiện tốt cho em có hội thực tập quan cung cấp tài liệu cần thiết để em hoàn thành tốt báo cáo Mặc dù cố gắng nhiều với quan tâm hướng dẫn cán lưu trữ quan nhiên lần đầu tiếp xúc với công việc thực tế nên báo cáo không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì vậy, kính mong thầy, bổ sung, đóng góp ý kiến để báo cáo hồn thiện em rút kinh nghiệm quý báu cho thân sau Em xin chân thành cảm ơn! Hà Tĩnh, ngày 20 tháng 11 năm 2016 Sinh viên Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Nguyễn Thùy Dung Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội B PHẦN NỘI DUNG Chương 1: Giới thiệu vài nét quan, tổ chức Bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh Địa chỉ: Đường Hải Thượng Lãn Ông- Phường Thạch Quý -Thành phố Hà Tĩnh Điện thoại: (039) 3855 120 - Email: Benhvienthanhphohatinh@gmail.com 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức 1.1 Lịch sử hình thành Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh Bệnh viện đa khoa thành phố Hà Tĩnh tiền thân Bệnh xá thị xã Hà Tĩnh, vào ngày 1/5/1969 Bệnh xá thị xã Hà Tĩnh thành lập với quy mô 30 giường bệnh, xây dựng chiến tranh nơi sơ tán xã Thạch Tân Huyện Thạch Hà, với nhiệm vụ khám chữa bệnh cho nhân dân cấp cứu chiến thương Tổng số cán cơng nhân viên lúc có 25 người Năm 1992, Bộ y tế có chủ trương thành lập trung tâm y tế huyện, thị xã, thực mơ hình việc quản lý điều hành ngành y tế nhằm phát huy vai trò chức nhiệm vụ chăm sóc, bảo vệ nâng cao sức khỏe Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân dân Thực định số 722 ngày 30/06/1992 UBND tỉnh Hà Tĩnh phân cấp quản lý ngành y tế, Sở y tế định số 233 ngày 10/7/1992 việc thành lập Trung tâm y tế thị xã Hà Tĩnh sở: Sáp nhập phòng y tế - Đội vệ sinh phòng dịch bệnh xá, với cấu có 58 nhân viên, quy mơ 50 giường bệnh Được quan tâm Thành uỷ, HĐND, UBND, đạo sát Sở y tế, động, đoàn kết phấn đấu làm việc đội ngũ cán cơng nhân viên, từ sở y tế xuống cấp toàn diện sở vật chất, trang thiết bị Trung tâm y tế thị xã xây dựng khu nhà kỹ thuật tầng, triển khai kê 70 giường bệnh điều trị nội trú Tháng 08/2006 UBND tỉnh định Trung tâm y tế thị xã tăng từ 50 giường bệnh lên 100 giường bệnh để đủ sở tiếp tục điều trị bệnh cho nhân dân Trước nhu cầu phát triển sâu chuyên môn nhằm đáp ứng tốt nhu cầu khám chữa bệnh cho người dân, UBND tỉnh Quyết định số 1164 ngày 29/04/2008 việc thành lập Bệnh viện đa khoa thành phố Hà Tĩnh Tháng 02/2013, Bệnh viện chuyển sở với diện tích 31.500 m2, quy mơ thiết kế 200 giường bệnh Bệnh viện đa khoa thành phố bệnh viện hạng III, với quy mơ 100 giường bệnh có số lượng cán công nhân viên chức 125 người, có 28 Bác sỹ, cán có trình độ đại học cử nhân, 92 cán có trình độ trung học sơ cấp Với điều kiện sở vật chất mới, số lượng cán bộ, nhân viên, đặc biệt số lượng bác sỹ chưa đủ để đáp ứng nhu cầu khám chữa bệnh Bệnh viện, nhiên, toàn thể Bác sỹ nhân viên Bệnh viện đa khoa thành phố không ngừng học tập, nghiên cứu, với giúp đỡ Sở y tế, bệnh viện tuyến trên, trường đại học y, dược, viện đầu ngành, bệnh viện bạn, công ty dược thiết bị y tế 1.1.2 Chức năng: Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh Bệnh viện hạng III, trực thuộc Sở y tế Hà Tĩnh, có trách nhiệm khám bệnh, chữa bệnh cho nhân dân Trên địa bàn thành phố số huyện lân cận, quy định Thông tư số 37/TT-BYT ngày 17 tháng 11 năm 2014 Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn: Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh có nhiệm vụ quyền hạn sau: Bệnh viện có nhiệm vụ tiếp nhận tất trường hợp người bệnh từ vào từ sở y tế tuyến trạm y tế chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh chữa bệnh nội trú ngoại trú Có trách nhiệm giải tồn bệnh thơng thường nội khoa trường hợp cấp cứu ngoại khoa Đồng thời phải tổ chức chuyển người bệnh lên tuyến vượt khả bệnh viện Bệnh viện sở thực hành cho trường lớp trung học y tế, cao đẳng y tế tỉnh tỉnh Tổ chức đào tạo liên tục cho thành viên bệnh viện sở y tế tuyến để nâng cao trình độ chun mơn kỹ quản lý chăm sóc sức khỏe ban đầu Tổ chức tổng kết, đánh giá đề tài chương trình chăm sóc sức khỏe ban đầu Tham gia cơng trình nghiên cứu y tế cộng đồng dịch tễ học cơng tác chăm sóc sức khỏe ban đầu cấp Bộ cấp Cơ sở Nghiên cứu áp dụng y học cổ truyền phương pháp chữa bệnh không dùng thuốc Lập kế hoạch đạo tuyến (trạm y tế xã, thị trấn) chuyên môn kỷ thuật Tổ chức đạo xã, phường thực cơng tác chăm sóc sức khỏe ban đầu thực chương trình y tế địa phương, phối hợp với Trung tâm Y tế Dự phòng huyện thường xuyên thực nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch tuyên truyền giáo dục sức khỏe cho cộng đồng Tham gia chương trình hợp tác với tổ chức cá nhân nước theo quy định Nhà nước Bệnh viện Thành phố có kế hoạch sử dụng hiệu cao ngân sách Nhà nước cấp nguồn kinh phí Tạo thêm nguồn kinh phí từ dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiệm y tế, đầu tư nước ngoài, tổ chức kinh tế Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thực nghiêm chỉnh quy định Nhà nước thu, chi ngân sách bệnh viện; bước thực hạch tốn chi phí khám bệnh, chữa bệnh 1.1.4 Cơ cấu tổ chức: Để thực chức năng, nhiệm vụ quyền hạn theo quy định Pháp luật Bệnh viện đa khoa Thành phố có cấu tổ chức sau: Bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh gồm: a Lãnh đạo đơn vị - Giám đốc: Bác sĩ.Thạc sĩ CKII Trần Ngyên Phú - Phó Giám đốc: Bác sĩ CKI Lê Thị Thanh Thủy - Phó Giám đốc: Bác sĩ.Thạc sĩ CKI Nguyễn Tiến Vũ b Các khoa, phòng chức - Phòng Tổ chức - Hành chính; - Phòng Kế hoạch tổng hợp; - Phòng Tài kế tốn; - Phòng Điều dưỡng; - Khoa khám bệnh; - Khoa Nội; - Khoa Ngoại; - Khoa sản; - Khoa chuyên khoa (Răng, hàm, mặt- tai, mũi, họng - Mắt); - Khoa Nhi Hồi sức cấp cứu; - Khoa Đơng Y PHCN; - Khoa Chẩn đốn hình ảnh; - Khoa Dược * Sơ đồ cấu tổ chức Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh: (Phụ lục 01) Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh 1.2.1 Tình hình tổ chức cơng tác Văn thư – Lưu trữ * Tình hình cơng tác Văn thư: Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh áp dụng hình thức tổ chức cơng tác văn thư tổng hợp Tồn quy trình nghiệp vụ xử lý văn thực phận văn thư Trong năm qua Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh quan tâm, trọng việc thực tốt đầy đủ nội dung công tác văn thư Đầu tư trang thiết bị, nguồn nhân lực đề phục vụ cho việc thực nội dung cơng tác hiệu góp phần giải cơng việc nhanh chóng, xác Các phương tiện phục vụ cho công tác văn thư như: máy photo, máy tính, máy fax, tủ đựng tài liệu, bàn làm việc, có ngăn khóa để đựng dấu tài liệu quan trọng số đồ dùng khác phục vụ cho việc soạn thảo quản lý văn bản, đảm bảo trì hiệu cơng việc cách nhanh chóng, bí mật khoa học * Công tác lưu trữ: Hiện nay, Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh quản lý kho lưu trữ hành với diện tích kho 30m2, tổng số tài liệu 100 mét bao gồm tài liệu hành tài liệu chuyên ngành (đa số bệnh án điều trị nội trú), Tài liệu để hộp xếp lên giá Trong kho trang bị máy điều hòa, máy hút bụi, bình chữa cháy, Trong năm, Bệnh viện ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ nhắc nhở cán lưu trữ làm tốt công tác Đầu tư kinh phí đào tạo, bồi dưỡng hay tổ chức tập huấn nghiệp vụ cho cán nắm vững khâu nghiệp vụ như: Chỉnh lý, thu thập, bảo quản, Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tổ chức sử dụng, có khối tài liệu Lưu trữ quan quan tâm mức phát huy hiệu cao hơn, ý nghĩa sử dụng chúng vào mục đích khác Nhận xét: Công tác tổ chức đạo lưu trữ Bệnh viện lãnh đạo quan tâm, tạo điều kiện cho công tác thuận lợi đáp ứng nhu cầu tra tìm sử dụng tài liệu cử cán quan Kho Lưu trữ hành đặt tầng khu nhà A Bệnh viện có diện tích 30m2 với 02 phơng tài liệu bảo quản có 01 phơng đóng (Phông Trung tâm Y tế Thị xã Hà Tĩnh) 01 phông mở (Phông Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh) Khối lượng tài liệu 02 phông 100 mét, chủ yếu tài liệu hành tài liệu chuyên ngành (bệnh án điều trị nội trú) Nhận xét: Kho lưu trữ bệnh viện có diện tích nhỏ so với khối lượng tài liệu tổ chức lưu trữ hàng năm Khối lượng lớn tài liệu chỉnh lý cho vào hộp giá Hiện Phòng lưu trữ bệnh viện bố trí 01 cán lưu trữ, trình độ Đại học 1.2.2 Chức phận Văn thư – Lưu trữ Giúp Trưởng phòng Hành thực quản lý công tác văn thư, lưu trữ theo quy định nhà nước Bộ phận Văn thư, Lưu trữ Bệnh viện có chức giúp Trưởng phòng Hành theo dõi, báo cáo thống kê công tác văn thư, lưu trữ quan, thực quản lý văn đi, đến theo qui định pháp luật Tham mưu lãnh đạo công tác văn thư, lưu trữ quản lý tốt công tác văn thư, lưu trữ quan 1.2.3.Nhiệm vụ, quyền hạn phận Văn thư – Lưu trữ * Nhiệm vụ, quyền hạn phận văn thư: - Tiếp nhận đăng ký văn bản, tài liệu đến - Chuyển đến Lãnh đạo bệnh viện, để xử lý theo quy định - Chuyển giao văn theo ý kiến đạo Lãnh đạo xử lý đến khoa, phòng, cán chuyên môn, Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A 10 Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán có đầy đủ lực nghiệp vụ lưu trữ + Tổ chức lớp tập huấn nghiệp vụ lưu trữ cho cán lưu trữ nhằm củng cố chuyên môn, nghiệp vụ 3.2.3 Về đầu tư sở vật chất + Quan tâm đầu tư trang thiết bị bảo quản tài liệu, sở vật chất đáp ứng yêu cầu cho công tác lưu trữ bảo đảm điều kiện hoạt động, đầu tư kinh phí chỉnh lý tài liệu tồn đọng + Cần triển khai áp dụng phần mềm quản lý tài liệu vào công tác lưu trữ, nhằm phục vụ nhu cầu khai thác thuận lợi nhanh chóng 3.3 Một số khuyến nghị 3.3.1 Đối với Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh Để công tác lưu trữ quan thực vào nề nếp, nâng cao chất lượng, hiệu công tác đáp ứng yêu cầu ngày cao cải cách hành chính, thời gian tới, lãnh đạo bệnh viện nên quan tâm đến số việc sau đây: + Quán triệt, nâng cao nhận thức cán bộ, công chức, cán lãnh đạo vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác lưu trữ hoạt động quan đơn vị, tạo điều kiện để cán lưu trữ hoàn thành tốt nhiệm vụ + Hệ thống văn quy phạm pháp luật lĩnh vực công tác văn thư, lưu trữ dần hoàn thiện, chưa đầy đủ đồng bộ, chưa có chế tài xử phạt trường hợp vi phạm chế độ công tác văn thư, lưu trữ; chưa có thống nhất, đồng quản lý nhà nước quản lý theo ngành, lĩnh vực + Để thực công tác lưu trữ quan sử dụng phần mềm lưu trữ lãnh đạo bệnh viện nên có ý kiến với Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh, Trung tâm Công báo tỉnh cài đặt phần mềm lưu trữ + Tổ chức lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác lưu trữ nhằm trao đổi, học tập kinh nghiệm, nâng cao trình độ, kỹ nghề nghiệp đáp ứng yêu cầu ngày cao cán làm công tác lưu trữ + Nên có chế độ phụ cấp cán làm lưu trữ như: phụ cấp độc hại, Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A 32 Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bồi dưỡng sức khỏe, bảo hộ lao động + Đầu tư kinh phí hợp lý cho công tác lưu trữ để chỉnh lý hồ sơ, tài liệu tồn đọng bệnh viện, xây dựng mục lục tra cứu, nên mua cặp, hộp trang bị thêm thiết bị để bảo quản tài liệu + Tăng cường nghiên cứu khoa học đại hóa cơng tác lưu trữ phù hợp với đại hóa hành + Đơn giản hóa thủ tục cá nhân, tập thể đến quan làm việc 3.3.2 Đối trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Để nâng cao hiểu biết kỹ nghiệp vụ lưu trữ, giúp cho sinh viên chuyên ngành lưu trữ hiểu sâu nghiệp vụ tình hình công tác lưu trữ thực tế quan, tổ chức em xin đưa số kiến nghị sau: - Đối với khoa: Khoa Văn thư Lưu trữ - trường Đại học Nội vụ biết đến sở đào tạo có truyền thống lâu năm việc đào tạo chuyên ngành lưu trữ Do khoa cần không ngừng nâng cao chất lượng đào tạo để nhằm cung cấp cho xã hội đội ngũ cán lưu trữ giỏi trình độ chuyên mơn nghiệp vụ có ý thức trách nhiệm cao công việc - Đối với nhà trường: Trong trình học tập sinh viên, nhà trường khoa cần tổ chức thêm nhiều buổi ngoại khóa cho sinh viên hiểu q trình thu thập bổ sung, chỉnh lý tài liệu quan, trung tâm lưu trữ, chí trực tiếp tham gia vào cơng tác để chúng em hoàn thiện kĩ nghiệp vụ Những buổi ngoại khóa giúp chúng em nhận hạn chế để khắc phục hồn thiện - Nhà trường nên kéo dài thời gian thực tập Vì hội để sinh viên vận dụng kiến thức học vào thực tế, làm quen nắm vững nghiệp vụ - Nhà trường cần đưa vào chương trình giảng dạy mơn học có tính bổ trợ mơn học có tính lý luận chuyên sâu nhằm giúp cho sinh viên nắm vững kiến thức lý luận nghiệp vụ chuyên môn Trên số kiến nghị em quan thực tập nhà trường, em mong nhà trường quan lắng nghe ý kiến đóng góp Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A 33 Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội em nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức việc giảng dạy môn văn thư, lưu trữ trường thời gian tới Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A 34 Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội C PHẦN KẾT LUẬN Thơng qua q trình khảo sát nghiên cứu công tác Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh thời gian tháng thực tập vừa qua, em có hội tìm hiểu thực tế mơ hình tổ chức Văn thư - Lưu trữ quan, tình hình đội ngũ cán văn thư – lưu trữ, thực trạng trang thiết bị phục vụ cho công tác Văn thư - Lưu trữ Công tác Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh gặp nhiều khó khăn, hạn chế với quan tâm lãnh đạo, cố gắng tập thể đội ngũ cán bộ, tinh thần học tập nâng cao trình độ cán chun mơn nên có đóng góp to lớn vào trình hoạt động quan, tổ chức Bên cạnh cơng tác Văn thư - Lưu trữ Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh tồn cần khắc phục Những tồn xuất phát từ nguyên nhân chủ quan ngun nhân khách quan Chính đầu tư, phát triển thấp, điều kiện kinh tế tỉnh nhà hạn chế, đòi hỏi cần quan tâm từ quan Nhà nước cấp Là cán Lưu trữ tương lai, đợt thực tập trang bị cho em nhiều kiến thức Trước hết nhận thức rõ ràng công tác Văn thư - Lưu trữ nhận thức tầm quan trọng công tác Lưu trữ phát triển Đất Nước, thấy bất cập công tác quan Từ thấy trách nhiệm, nghĩa vụ hệ cán trẻ chúng em lớn Đợt thực tập giúp em nhận điểm yếu thao tác, nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ, từ em khắc phục lỗ hổng kiến thức chun mơn mà chương trình lý thuyết khơng thể đáp ứng Nhưng có lẽ điều quan trọng thời gian thực tập này, em có cách nhìn đắn ngành nghề mình, phần hiểu biết cơng việc mà làm sau trường, đồng thời thu thập kiến thức thực tế góp phần bổ trợ cho kiến thức thầy Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A 35 Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cô truyền dạy giúp thấy u nghề Đó hành trang vững giúp em phát huy tốt lực thân công việc thực tế sau này, điều khơng phục vụ tốt cho phát triển quan mà góp phần vào cơng xây dựng Cơng nghiệp hóa – Hiện đại hóa đất nước Trên toàn báo cáo em, thành hai tháng thực tập quan kết đánh dấu bước trưởng thành sau 02 năm học tập rèn luyện trường Mặc dù cố gắng nhiều nhiên lần đầu tiếp xúc với công việc thực tế nên báo cáo không tránh khỏi hạn chế, thiếu sót Vì vậy, kính mong thầy, giáo bổ sung, đóng góp ý kiến để báo cáo hồn thiện em rút kinh nghiệm quý báu cho thân sau Một lần cho em gửi lời cảm ơn chân thành tới giảng viên khoa Văn thư - Lưu trữ thuộc trường Đại học Nội vụ Hà Nội ; Ban lãnh đạo tồn thể cán phòng Tổ chức Hành Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh giúp đỡ em hoàn thành đợt thực tập hoàn thiện báo cáo này./ Xin chân thành cảm ơn! Sinh viên Nguyễn Thùy Dung Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung 14A 36 Lớp: ĐHLT Lưu trữ học Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội D PHỤ LỤC SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỆNH VIỆN ĐA KHOA THÀNH PHỐ HÀ TĨNH GIÁM ĐỐC PHĨ GĐ PHỊNG CHỨC NĂNG P.TỔ CHỨC HÀNH PHÓ GĐ KHOA LÂM SÀNG, CẬN LÂM SÀNG KHOA NỘI TỔNG HỢP KHOA NGOẠI 3CK P.KẾ HOẠCH T HỢP KHOA SẢN KHOA NHI - HSCC P.KẾ TỐN KHOA ĐƠNG Y - PHCN P.ĐIỀU DƯỠNG KHOA KHÁM BỆNH KHOA DƯỢC KHOA CHẨN ĐỐN HÌNH ẢNH Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội (Phụ lục số: 02) Mục lục Hồ sơ quan Bệnh viện Đa khoa Thành phố Hà Tĩnh * Bìa Mục lục Hồ sơ: BỆNH VIỆN ĐK THÀNH PHỐ HÀ TĨNH SỔ ĐĂNG KY MỤC LỤC HỒ SƠ Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội * Đăng ký vào mục lục Hồ sơ Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh: Số TT Số, ký hiệu VB Ngày tháng VB Tác giả VB Trích yếu nội dung VB Tờ số 01 Báo cáo công tác chống 03/BC-BVĐKTP 03/01/2015 Bệnh viện ĐKTP nhiễm khuẩn năm 2015 01-03 02 Báo cáo công tác khám Bệnh viện ĐKTP 05/BC- BVĐKTP 11/02/2014 chữa bệnh quý I năm 2015 04-08 03 14 /BC-BVĐKTP Bệnh 12/3/2014 việnĐKTP Báo cáo công tác xử lý rác thải bệnh viện quý 09-12 II năm 2015 04 Bệnh 22/BC- BVĐKTP 12/4/22014 việnĐKTP Báo cáo công tác KTXH – QPAN tháng 14-18 phương hướng nhiệm vụ tháng năm 2014 05 06 07 08 Bệnhviện 13/5/2014 ĐKTP Báo cáo công tác KTXH – QPAN tháng 19-22 phương hướng nhiệm vụ tháng năm 2014 41/BC- BVĐKTP Bệnhviện 15/6/2014 ĐKTP Báo cáo sơ kết công tác đạo điều hành kết thực tiêu KTXH – QPAN tháng 23-26 đầu năm phương hướng nhiệm vụ tháng cuối năm 2014 58/BC- BVĐKTP Bệnhviện 16/7/2014 ĐKTP Báo cáo công tác KTXH – QPAN tháng 27-30 phương hướng nhiệm vụ tháng năm 2014 67/BC- BVĐKTP Bệnhviện 13/8/2014 ĐKTP Báo cáo công tác KTXH – QPAN tháng 31-35 phương hướng nhiệm vụ tháng năm 2014 28/BC- BVĐKTP Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Ghi Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A Báo cáo thực tập Số TT Số, ký hiệu VB Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ngày tháng VB Tác giả VB Trích yếu nội dung VB Tờ số Bệnhviện 12/9/2014 ĐKTP Báo cáo công tác KTXH – QPAN tháng 36-46 phương hướng nhiệm vụ tháng 10 năm 2014 10 Bệnhviện 85/BC- BVĐKTP 15/10/2014 ĐKTP Báo cáo công tác KTXH – QPAN tháng 10 47-51 phương hướng nhiệm vụ tháng 11 năm 2014 11 Bệnhviện 93/BC- Bệnhviện 13/11/2014 ĐKTP ĐKTP Báo cáo công tác KTXH – QPAN tháng 11 52-55 phương hướng nhiệm vụ tháng 12 năm 2014 12 Bệnhviện 11/12/2014 ĐKTP Báo cáo tổng kết công tác năm 2012 phương 56-76 hướng nhiệm vụ năm 2013 09 76/BC- BVĐKTP 105/BCBệnhviện ĐKTP Ghi CHỨNG TỪ KẾT THÚC: Đơn vị bảo quản gồm: 76 tờ (Viết chữ: Bảy mươi sáu tờ) Mục lục văn gồm: 02 tờ Đặc điểm trạng thái tài liệu hồ sơ: tốt Hà Tĩnh, ngày tháng năm 2016 NGƯỜI LẬP HỒ SƠ Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 04: MẪU BIÊN BẢN GIAO NHẬN TÀI LIỆU Căn công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 04 tháng 05 năm 2004 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước việc ban hành hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành Căn cứ… Chúng tơi gồm: Bên giao: ………………………………….Đại diện …………… Ơng (Bà): …………………………………………………………… Chức vụ cơng tác/ chức danh: ………………………………………… Bên nhận: ……………………………………Đại diện là: …………… Chức vụ công tác/ chức danh: ………………………………………… Thống thiết lập biên giao nhận tài liệu……với số lượng cụ thể sau: - Tên phông (hoặc khối) tài liệu: …………………………………… Thời gian tài liệu: …………………………………………… Thành phần số lượng tài liệu: ………………………………… 3.1.Tài liệu hành chính: Tổng số hộp (cặp): ……………………………………………… Tổng số hồ sơ (đơn vụ bảo quản): ……………………………… Quy mét giá: …………mét 3.2.Tài liệu khác ( có): …………………………………………… Cơng cụ tra cứu tài liệu liên quan kèm theo: ………………… Biên thành lập thành bản; bên giữ 01 ĐẠI DIỆN BÊN GIAO ĐẠI DIỆN BÊN NHẬN (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) Xác nhận quan, tổ chức ( Chức vụ, chữ ký người có thẩm quyền, họ tên, đóng dấu) Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục 05: MẪU VỀ VIỆC THÀNH LẬP HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU SỞ Y TẾ HÀ TĨNH CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM BỆNH VIỆN ĐK THÀNH PHỐ Độc lập – Tự – Hạnh phúc Số: /BVĐKTP-KHTH TP.Hà Tĩnh, ngày… tháng… năm… QUYẾT ĐỊNH Về việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu –––––––––––––––––––– Căn Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia; Căn Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia số 34/2001/PL-UBTVQH ngày 04 tháng năm 2004; Theo Quyết định Chánh văn phòng, QUYẾT ĐỊNH: Điều ……………… Điều ……………… Điều ……………… CHỦ TỊCH Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục số 06: TÊN CQ, TC CẤP TRÊN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC Độc lập - Tự - Hạnh phúc - …, ngày … tháng … năm … BIÊN BẢN Về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Căn Quyết định số …ngày… tháng… năm…của ……… việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị, Hôm nay, vào hồi … Tại (nơi huỷ)………………………………………… Chúng gồm: 1…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 2…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 3…………………………….cơ quan, đơn vị………………………… 4…………………………….cơ quan, đơn vị…………………………… Đã tiến hành tiêu huỷ số tài liệu hết giá trị thuộc Phông (khối)…………… Số lượng tài liệu tiêu huỷ ……………………… Phương pháp huỷ: (nghiền bột giấy, cắt nhỏ…)…………… Chúng huỷ hết số tài liệu ghi Danh mục tài liệu hết giá trị theo quy định Biên lập thành bản: quan, đơn vị có tài liệu giữ bản, quan, đơn vị thực tiêu huỷ tài liệu giữ bản./ ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) TIÊU HUỶ TÀI LIỆU (Họ tên, ký) ĐẠI DIỆN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ) CÓ TÀI LIỆU TIÊU HUỶ (Họ tên, ký) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) Xác nhận quan (Ký tên, đóng dấu) Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỘT SỐ TRANG THIẾT BỊ CỦA PHÒNG VĂN THƯ Máy SCAN Máy FAX Tủ đựng tài liệu phòng Văn thư Máy vi tính, máy in Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khối tài liệu hành giai đoạn 2011-2014 chuẩn bị đưa chỉnh lý Khối tài liệu kho hết giá trị bị trùng thừa chưa tiến hành tiêu hủy Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A Báo cáo thực tập Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Kho Lưu trữ hành quan Sinh viên: Nguyễn Thùy Dung Lớp: ĐHLT Lưu trữ học 14A ... xét: Tại Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh công tác chỉnh lý khoa học tài liệu quan tâm, bệnh viện có phơng lưu trữ riêng đầu tư chi phí cho cơng tác lưu trữ 2.2.6 Giao nộp tài liệu vào kho lưu. .. thành Bệnh viện Đa khoa thành phố Hà Tĩnh Bệnh viện đa khoa thành phố Hà Tĩnh tiền thân Bệnh xá thị xã Hà Tĩnh, vào ngày 1/5/1969 Bệnh xá thị xã Hà Tĩnh thành lập với quy mô 30 giường bệnh, xây... chóng, bí mật khoa học * Cơng tác lưu trữ: Hiện nay, Bệnh viện đa khoa Thành phố Hà Tĩnh quản lý kho lưu trữ hành với diện tích kho 30m2, tổng số tài liệu 100 mét bao gồm tài liệu hành tài liệu chuyên