MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Giả thuyết nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản 4 1.1.1. Khái niệm văn thư 4 1.1.2. Khái niệm công tác văn thư 4 1.2. Vai trò của công tác văn thư đối với trường học 4 1.3. Ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư đối với trường học 4 1.3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.3.2. Yêu cầu của công tác văn thư 5 1.4. Nội dung công tác văn thư 6 1.4.1. Soạn thảo văn bản 6 1.4.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi, đến 6 1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu. 7 1.5. Khái quát về trường Trung học phổ thông Tân Lập, huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội 9 1.5.1. Sự ra đời và phát triển của trường Trung học phổ thông Tân Lập 9 1.5.2. Cơ cấu tổ chức của trường 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 11 2.1. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 11 2.2. Nhân sự làm công tác văn thư 12 2.3. Nghiệp vụ công tác văn thư 12 2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12 2.3.2.Thực trạng tổ chức quản lí và giải quyết văn bản của trường THPT Tân Lập 14 2.3.3. Thực trạng công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 2.4. Đánh giá công tác văn thư tại trường THPT Tân Lập 20 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 23 3.1. Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác văn thư 23 3.2. Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại trường 23 3.2.1. Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác văn thư 23 3.2.2. Xây dựng quy chế chung của Nhà trường về công tác văn thư 24 3.3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư 24 3.4. Nâng cao năng lực đội ngũ làm công tác Văn thư 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC 29
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học đề tài “ Công tác văn thư Trường THPT Tân Lập, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội ” riêng thực qua việc khảo sát thực tế Trường THPT Tân Lập, qua tham khảo tài liệu văn thư Trường THPT Tân Lập… Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa cơng bố hình thức trước Chúng tơi hồn tồn khơng chép tài liệu nghiên cứu người khác Chúng xin chịu trách nhiệm trước pháp lý vi phạm quyền Hà Nội, ngày 26 tháng 02 năm 2017 LỜI CẢM ƠN Để nghiên cứu khoa học có kết tốt, lực, sáng tạo tài liệu chúng tơi thu thập hội hướng dẫn cô giáo với thông tin từ cán cơng tác phòng văn thư, trường THPT Tân Lập giúp nhiều nghiên cứu Chúng xin cảm ơn TS Vũ Ngọc Hoa, giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học lớp Đại học Lưu trữ liên thông 16A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cô tạo cho hội tiếp xúc với ngành văn thư mà chúng tơi theo học Nhờ có hướng dẫn nhiệt tình cơ, chúng tơi có thêm nhiều kiến thức hiểu biết, gần gũi với ngành Cô giúp bộc lộ sở thích qua nghiên cứu khoa học Đồng thời, xin cám ơn cô Thiều Thị Tốn, viên chức phòng cơng tác Văn thư – Lưu trữ, trường THPT Tân Lập tạo điều kiện cho nhiều đề tài nghiên cứu Với thông tin thực tế cô đưa cho giúp nghiên cứu khoa học hồn thiện tốt Chúng tơi xin chân thành cảm ơn! BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt THPT Sở GD&ĐT PGS-TS UBND Tên cụm từ viết tắt Trung học Phổ thông Sở Giáo dục đào tạo Phó giáo sư tiến sĩ Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu .2 Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu .3 Đóng góp đề tài .3 Cấu trúc đề tài .3 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn thư 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư 1.2 Vai trò cơng tác văn thư trường học 1.3 Ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư trường học 1.3.1 Ý nghĩa công tác văn thư 1.3.2 Yêu cầu công tác văn thư 1.4 Nội dung công tác văn thư 1.4.1 Soạn thảo văn 1.4.2 Tổ chức giải quản lý văn đi, đến 1.4.3 Quản lý sử dụng dấu 1.5 Khái quát trường Trung học phổ thông Tân Lập, huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội 1.5.1 Sự đời phát triển trường Trung học phổ thông Tân Lập 1.5.2 Cơ cấu tổ chức trường 10 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 11 2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 11 2.2 Nhân làm công tác văn thư 12 2.3 Nghiệp vụ công tác văn thư 12 2.3.1 Công tác xây dựng ban hành văn .12 2.3.2.Thực trạng tổ chức quản lí giải văn trường THPT Tân Lập 14 2.3.3 Thực trạng công tác quản lý sử dụng dấu 20 2.4 Đánh giá công tác văn thư trường THPT Tân Lập 20 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 23 3.1 Phương hướng nâng cao hiệu công tác văn thư .23 3.2 Giải pháp nâng cao công tác văn thư trường .23 3.2.1 Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác văn thư 23 3.2.2 Xây dựng quy chế chung Nhà trường công tác văn thư 24 3.3 Đảm bảo sở vật chất cho công tác văn thư 24 3.4 Nâng cao lực đội ngũ làm công tác Văn thư 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC .29 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hòa vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua không ngừng cải cách hành quốc gia có cơng tác văn thư tập trung đổi sáng tạo Ngày nay, cơng tác văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, không phủ nhận vai trò quan trọng Bên cạnh công tác văn thư quan quản lý nhà nước cơng tác văn thư trường học vấn đề quan trọng nhiên chưa có đề tài nghiên cứu vấn đề Bản thân sinh viên chuyên ngành khoa Văn thư – Lưu trữ, vấn đề công tác văn thư cần thiết quan trọng, giúp ích cho việc học tập công tác Với lý trên, chọn đề tài: “ Công tác văn thư Trường THPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội ” Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu trước nêu đầy đủ công tác văn thư văn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, tạp chí văn thư – lưu trữ, tạp chí khoa học hội thảo khoa học trường Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Tổng hợp… “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam”, “Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” (Hồng Lê Minh)… Cơng văn số 16/VTLTNN-NVDP ngày 21/01/2014 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ quan tổ chức Trung Ương Công văn số 29/VTLTNN-NVDP ngày 16/01/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương Sách “Quy định pháp luật soạn thảo văn công tác văn thư – lưu trữ” TS Nghiêm Ký Hồng – Ths Hà Quang Thanh (năm 2006) nhà xuất Lao Động Sách “Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” Hồng Lê Minh Sách “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam” PGSTS Dương Văn Kham, giảng viên cao học, chủ tịch Hội Văn thư – Lưu trữ Việt Nam nhà xuất Văn hóa Thơng tin “Các hệ cán bộ, công chức,viên chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (1962-2012)” Nhà xuất Công an nhân dân Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư trường THPT Tân Lập - Giới hạn nghiên cứu: công tác văn thư trường THPT Tân Lập - Thời gian: công tác văn thư từ năm 2015 – 2016 - Giới hạn nội dung: nội dung công tác văn thư bao gồm soạn thảo văn bản; quản lí giải văn đi, đến; quản lí sử dụng dấu Giả thuyết nghiên cứu Nếu phương pháp nghiên cứu hợp lý, khoa học trọng việc bảo đảm thơng tin cơng tác văn thư ngày nâng cao, phù hợp với xu xã hội Mục đích nghiên cứu Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn thư trường THPT Tân Lập năm 2015-2016, phân tích ngun nhân, hạn chế cơng tác Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư trường THPT Tân Lập nói riêng Thành phố Hà Nội nói chung Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp quan sát trực tiếp - Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo Đóng góp đề tài Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư trường THPT Tân Lập Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu cho cán làm công tác văn thư Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận, pháp lí cơng tác văn thư khái quát trường THPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác văn thư trường THPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội Chương 3: Phương hướng giải pháp nâng cao công tác văn thư trường THPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm văn thư Dưới góc độ văn học hành học, tác giả Vương Đình Quyền có đề cập đến khái niệm sách Lý luận phương pháp công tác văn thư sau: Công tác văn thư khái niệm dùng để toàn công việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan, tổ chức (Tr 14) 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư Theo Nghị định số:110/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính Phủ cơng tác Văn thư cơng tác Văn thư bao gồm công việc soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan Nhà nước 1.2 Vai trò cơng tác văn thư trường học Trong trường học công tác văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung nội dung quan trọng hoạt động văn phòng Trong văn phòng cơng tác văn thư khơng thể thiếu được, chiếm phần lớn hoạt động văn phòng mắt xích hoạt động quản lý nhà trường Như công tác văn thư gắn liền với hoạt động quan, xem phận quản lý Nhà nước 1.3 Ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư trường học 1.3.1 Ý nghĩa công tác văn thư Cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thông tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo Góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, tiến độ, suất, hiệu quả, sách, chế độ Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cần thiết hoạt động quan, giữ gìn bí mật quốc gia Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 1.3.2 Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư muốn tổ chức tốt cần phải đặt yêu cầu phải thực yêu cầu đó, yêu cầu cụ thể sau: 1.3.2.1 Đảm bảo nhanh chóng kịp thời Đây yêu cầu quan trọng cơng tác văn thư, cơng tác văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp thời tất công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ phải giải nhanh chóng Nếu giải chậm xẽ gây ách tắc công việc, làm giảm ý nghĩa việc nêu văn bản, chí gây hậu nghiêm trọng 1.3.2.2 Đảm bảo xác Đảm bảo xác yêu cầu thiếu công tác văn thư, văn phương tiện thơng tin xác Thực yêu cầu cần phải thể xác nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác, số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng xác thể thức tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, khâu kỹ thuật nghiệp vụ trình bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn thực chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư 1.3.2.3 Đảm bảo giữ gìn bí mật Văn tài liệu hình thành quan, đơn vị, tổ chức chứa đựng thông tin bí mật Tuy có nhiều mức độ khác có loại thuộc bí mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật ngành, địa phương, có loại thuộc bí mật quan Do đó, cần phải giữ gìn bí mật Tất người liên quan đến văn giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật phải thực quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Hội đồng Nhà nước 1.3.2.4 Hiện đại hóa cơng tác văn thư Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sai quy định cỡ chữ, phơng chữ hình thức trình bày Khơng kiểm tra kỹ thể thức công văn tổ chức chuyển công văn 2.3.2.2 Thực trạng tổ chức quản lí giải văn đến trường Trong hoạt động hàng ngày, Văn thư Nhà trường tiếp nhận nhiều loại văn đến khác từ quan gửi đến như: - Văn quan cấp gửi đến: Văn Sở GD&ĐT, văn UBND huyện… - Văn quan cấp gửi đến - Đơn thư phụ huynh học sinh… Tóm lại, nguồn văn đến Nhà trường phong phú đa dạng Năm học 2015-2016 có khoảng gần 300 văn gửi đến Văn đến dù dạng phải tập trung xử lý văn thư Văn thư có trách nhiệm tiếp nhận, kiểm tra, phân loại gửi đến phòng ban chức để giải phải đảm bảo nguyên tắc kịp thời, xác thống theo quy định Nhà nước Các bước giải văn đến sau: a) Tiếp nhận kiểm tra bì văn đến Văn đến tập trung phòng văn thư, tiếp nhận văn đến cán văn thư kiểm tra bì văn xem có gửi cho quan hay khơng, xem có dấu hiệu lộ thơng tin hay không Đối với văn chuyển phát nhanh văn thư phải ký nhận Đối với văn đến chuyển phát qua máy Fax qua mạng, cán văn thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang văn bản… trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi báo cáo người giao trách nhiệm xem xét, giải b) Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến Sau tiếp nhận kiểm tra sơ văn đến văn thư tiến hành phân loại văn đến Trước hết cần phân loại văn đến phép bóc bì loại khơng phép bóc bì Những loại phép bóc bì là: Văn cơng văn gửi trực tiếp đến quan 17 đăng ký vào sổ công văn đến theo mẫu thống Loại không bóc bì loại ghi đích danh người nhận (lãnh đạo Nhà trường), văn mật cần vào đăng ký chuyển giao để kịp thời giải Sau phân loại văn thư tiến hành bóc bì văn bản, việc bóc bì cần làm cách cẩn thận tránh việc làm văn bị rách dùng kéo cắt phạm hay văn bị dính hồ dán, keo dán bóc khơng ý làm rách văn Sau văn bóc bì cán văn thư tiến hành đóng dấu văn đến, ghi số đến ngày đến văn Mẫu dấu cơng văn đến TRƯỜNG THPT TÂN LẬP CƠNG VĂN ĐẾN Số:…… Ngày… tháng… năm… c) Đăng ký văn đến Đăng ký văn đến công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đơn vị, cá nhân có liên quan Nhà trường chưa áp dụng việc đăng ký văn đến phần mềm quản lý máy vi tính mà chủ yếu vào sổ đăng ký văn đến thơng thường Hình thức vào sổ theo quy định chung, đảm bảo yếu tố như: Số đến, Ngày đến, Cơ quan gửi công văn đến, Số ký hiệu cơng văn, Ngày tháng cơng văn, Trích yếu nội dung công văn, Lưu hồ sơ số, Nơi nhận, Ký nhận Ghi Mẫu sổ đăng ký: Ngày Số đến đến 13/01 06 Nơi gửi Số ký hiệu Sở GD & ĐT HN 74/KHSGD&ĐT Ngày Đơn vị Tên loại tháng Ký trích yếu nội văn người nhận dung nhận 11/01 18 Kế hoạch… … Ghi d) Trình văn đến Tất văn đến sau đăng ký, cán văn thư trường trình cho lãnh đạo xem xét văn bản, phê duyệt, xin ý kiến đạo giải văn đến Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, tích vào nội dung mà lãnh đạo phê văn bản, văn thư vào để chuyển giao văn cho đối tượng liên quan, cá nhân có trách nhiệm phân phối giải văn e) Sao lưu chuyển giao văn đến Sao lưu văn bản: Sau có ý kiến phân phối lãnh đạo, cán văn thư tiến hành đăng ký bổ sung thêm vào sổ văn đến Căn vào nơi nhận văn thư tiến hành photo văn đến cá nhân, tổ có liên quan để tiến hành chuyển giao giải văn Chuyển giao văn đến: Sau văn đến làm thủ tục đăng ký vào sổ lưu văn bản, văn thư tiến hành phân phối, chuyển giao văn đến đơn vị có trách nhiệm giải theo thẩm quyền ý kiến phê duyệt lãnh đạo f) Theo dõi việc giải văn Khi chuyển giao văn xong cán văn thư cần theo dõi trình giải văn bản, cần thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc giải văn để công việc quan giải nhanh chóng kịp thời Cơng tác quản lý giải công văn đến Nhà trường văn thư thực nghiêm túc, đầy đủ theo quy định Nhà nước Tuy nhiên bộc lộ thiếu sót cần khắc phục chuyển giao văn từ văn thư sang Lãnh đạo, tổ khơng có ký nhận rõ ràng nên gây tượng thất lạc văn bản, làm ảnh hưởng đến việc xử lý giải văn bị chậm lại Việc đăng ký vào sổ văn đến chậm gây tồn đọng văn 19 bản, dẫn đến việc chậm chễ xử lý văn đến 2.3.3 Thực trạng công tác quản lý sử dụng dấu Việc quản lý dấu nhà trường thực theo quy định Nhà nước quản lý sử dụng dấu Con dấu đặt tủ Văn thư trường khóa cẩn thận Trong q trình làm việc, sau đóng dấu xong dấu cất vào nơi quy định để tránh việc bị rơi ảnh hưởng đến dấu bị mất… Nhưng công việc hay phải công tác lên dấu hay phải gửi chỗ Ban giám hiệu có xảy tượng cán bộ, cơng chức tự lấy dấu đóng vào văn Nhà trường có 01 cán văn thư vắng dấu gửi lãnh đạo nhà trường Con dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái, dấu mờ đóng lại, khơng trùm lên dấu cũ Vì việc quản lý dấu nhà trường chưa quản lý chặt chẽ 2.4 Đánh giá công tác văn thư trường THPT Tân Lập Là trường đạt chuẩn quốc gia, nhận thấy vai trò cơng tác văn thư hoạt động mình, Trường THPT Tân Lập không ngừng nâng cao chất lượng công tác văn thư từ mặt nhân đến trang thiết bị phục vụ ngày hồn thiện, góp phần vào việc giải văn đi, đến cách nhanh chóng kịp thời, với quy định Nhà nước công tác văn thư Tất công việc liên quan đến công tác Văn thư quy định rõ văn theo quy định Nhà nước: Từ khâu đến khâu cuối Chủ yếu thực theo Thông tư 55 Nghị định 110 việc sử dụng bảo quản dấu lẫn công tác Văn thư phục vụ khai thác từ đơn vị, công tác lập hồ sơ thực tốt Nhà trường kết nối mạng Internet thông tin văn đi, đến ngày cập nhật trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng thuận tiện, lãnh đạo trực tiếp nắm bắt thơng tin cách nhanh tạo điều kiện xử lý, giải cơng việc nhanh chóng kịp thời, tạo nên môi trường làm việc thân thiện a) Những thuận lợi công tác văn thư trường 20 Nhân viên làm văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo trường giao Tiếp nhận văn bản, vào sổ văn đến, văn kịp thời, quy định, chuyển giao đầy đủ, xác với phân công lãnh đạo Bảo quản dấu theo quy định pháp luật Giữ nguyên tắc bảo vệ bí mật cho tài liệu cơng điện, cung cấp tin tức kịp thời cho lãnh đạo, đảm bảo thông tin thông suốt Cán văn thư có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản vật tư quan Có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc, có thái độ nhiệt tình, cởi mở, thân thiện với người trình trao đổi giao dịch cơng việc Hiện phòng trang bị máy photocoppy, máy in hệ thống máy tính nối mạng Internet Văn thư trang bị tương đối đầy đủ phương tiện, điều kiện làm việc đáp ứng nhu cầu hoạt động nhà trường b) Những hạn chế công tác văn thư trường Bên cạnh mặt làm cơng tác văn thư trường THPT Tân Lập bộc lộ mặt hạn chế cần nhìn nhận, khắc phục Về soạn thảo văn chưa để cán văn thư soạn thảo mà lãnh đạo soạn tự soạn thảo Về quản lý văn bước sai sót, mà lỗi chủ yếu thể thức văn bản, chuyển giao văn văn thư chưa kiểm tra kỹ lưỡng vài lỗi văn nội dung thể thức không kịp sửa ban hành Nhà trường chưa tiến hành xây dựng quy định chung công tác văn thư mà áp dụng theo quy tắc chung Nhà nước Việc ứng dụng công nghệ thông tin giải văn hay mắc lỗi đường truyền gây ức chế làm việc văn thư, thường xuyên gọi cán lên sửa xảy tượng Chất lượng thiết bị văn phòng vấn đề cần quan tâm Máy photo thiết bị nâng cấp chất lượng giấy không đảm bảo nên hay bị tắc giấy trình photo, in ấn ban hành văn bản… 21 Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp, Đặc biệt trình lập hồ sơ lưu trữ bảo quản văn chưa thực theo nguyên tắc Gây tình trạng ùn ứ tài liệu, tài liệu… Tiểu kết: Tóm lại, cơng tác văn thư trường THPT Tân Lập thực tốt nhiệm vụ chức Góp phần quan trọng vào q trình hoạt động trường Còn số mặt hạn chế, lãnh đạo Nhà trường, cán văn thư cần sửa chữa kịp thời, nhanh chóng để phát huy hết tác dụng công tác văn thư, chứng minh công tác văn thư phận quan trọng, hỗ trợ đắc lực thiếu Nhà trường nói riêng quan, tổ chức nói chung 22 Chương PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Phương hướng nâng cao hiệu công tác văn thư Xuất phát từ thực trạng công tác Văn thư trường THPT Tân Lập yêu cầu cải cách hành Nhà nước, tơi xin kiến nghị số phương hướng nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư thời gian tới Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức công tác soạn thảo văn vàý thức trách nhiệm công tác Nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư công tác soạn thảo văn thời gian gần có chuyển biến tích cực số nhỏ cán bộ, công chức chưa nhận thức đầy đủ công tác này, coi văn soạn thảo không quan trọng thể thức, mà nội dung văn quan trọng, nên không cần phải học Để cán bộ, công chức Nhà trường nhận thức đắn đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư công tác soạn thảo văn bản, ta cần phải thông tin, tun truyền cơng tác Hình thức thơng tin, tuyên truyền tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư công tác soạn thảo văn Mở rộng đối tượng để thông tin, tuyên truyền công tác văn thư, không nên bó hẹp số cán văn thư chuyên trách, kiêm nhiệm mà phổ biến đến toàn thể cán bộ, công chức trường THPT Tân Lập 3.2 Giải pháp nâng cao công tác văn thư trường 3.2.1 Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác văn thư Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, đáp ứng tốt yêu cầu cải cách hành nhà nước hội nhập quốc tế hệ thống văn quản lý, đạo hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn thư cần hồn thiện kịp thời, sở pháp lý để cơng tác văn thư thực thống nhất, có toàn Nhà trường Những việc cần triển khai là: 23 3.2.2 Xây dựng quy chế chung Nhà trường công tác văn thư Việc sớm xây dựng ban hành quy chế chung công tác văn thư, lưu trữ góp phần cụ thể hóa Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Cụ thể là: Sớm ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ trường THPT Tân Lập Hướng dẫn lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ hành; hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo ban hành văn bản; quy trình quản lý văn đi, văn đến; quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Nhà trường Phối hợp với Trung tâm Tin học hướng dẫnứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư; áp dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc; quy trình giải công tác theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 công tác văn thư 3.3 Đảm bảo sở vật chất cho công tác văn thư Để đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn phòng việc đầu tư để nâng cấp sở vật chất cho công tác văn thư tăng cường, cụ thể là: Đối với nơi làm việc phòng làm việc phải bổ trí nơi thuận lợi cho giao tiếp trang bị đầy đủ bàn ghế, giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu, máy tính, máy Fax, máy photo danh sách quan thường xuyên liên hệ, văn phòng phẩm, giấy, mực chất lượng cao để in văn quan trọng Có vậy, tài liệu nàyđược lựa chọn giữ lại bảo quản không bị rách, hỏng theo thời gian Trong phòng làm việc, trang thiết bị, văn phòng phẩm bố trí hợp lý để dễ sử dụng, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy cần 3.4 Nâng cao lực đội ngũ làm công tác Văn thư Nâng cao nhận thức cán bộ, lãnh đạo vị trí, vai trò tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, đơn vị, tạo điều kiện để cán văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ lưu trữ hành cho cán bộ, chuyên viên nhà trường, khắc phục tình trạng quản lý hồ sơ, tài liệu lỏng lẻo 24 Lãnh đạo trường cần quan tâm đến đời sống cán bộ, cơng việc cần đạo nhiệt tình với tình thần cầu tiến chính, cần động viên tạo khơng khí thoải mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu Nghiên cứu đề xuất chế độ đãi ngộ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng sức khỏe, bảo hộ lao động cho người làm công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, ngồi cơng việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu nghiệp vụ với đơn vị khác Cần phải thường xuyên cử cán đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức cơng tác học hỏi mơ hình, kinh nghiệm từ bên ngồi áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang kiến thức giúp đỡ cán khác quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang hiệu cao Tiểu kết: Với chương 3, nêu nhận xét số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư trường THPT Tân Lập Trong đó, tơi đánh giá cụ thể thực trạng công tác văn thư trường THPT Tân Lập đưa giải pháp, kiến nghị để từ giúp trường THPT Tân Lập hiểu rõ nguyên nhân, ưu, nhược điểm trường để sửa chữa theo quy định Nhà nước, giúp cho cơng tác văn thư nhà trường thực tốt 25 KẾT LUẬN Việc cải cách hành Đảng Nhà nước ta đẩy lên hàng đầu, việc cải cách thủ tục hành khâu vơ quan trọng Vấn đề thủ tục hành cải cách cơng tác giải quyết, xử lý quản lý văn bớt rườm rà bất cập Công tác văn thư có vai trò quan trọng tổ chức, quan, đơn vị Hoạt động góp phần đảm bảo cung cấp thơng tin cách có hệ thống, thơng suốt, nhanh chóng, đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo Văn thư yếu tố quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng quan, đơn vị nào, dù quan hành nhà nước, doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức xã hội Vì văn thư hoạt động khơng thể thiếu cấu tổ chức hoạt động quan lĩnh vực Trong thời gian tìm hiểu trường THPT Tân Lập giúp nhận thức cần thiết công tác văn phòng nhà trường Đồng thời giúp tơi nhận thức vị trí, vai trò quan trọng thiếu công tác văn thư trình hoạt động nhà trường Cơng tác văn thư trường THPT Tân Lập thực cách khoa học, hiệu góp phần vào giải cơng việc nhanh chóng xác Bộ máy lãnh đạo đội ngũ cán công nhân viên chức nhiệt tình sáng tạo động trình giải công việc, đáp ứng yêu cầu đặt nhiệm vụ trách nhiệm cán bộ, công chức Ứng dụng phương tiện thiết bị đại, khoa học công nghệ thông tin thực công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu đại hóa công tác văn thư nâng cao chất lượng công tác văn thư xác kịp thời đảm bảo bí mật Qua việc nghiên cứu tìm hiểu chuyên đề nhà trường giúp tơi tìm hiểu sâu công tác văn thư vận dụng lý thuyết vào thực tế, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Đưa số kiến nghị với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu công tác văn thư trường THPT Tân Lập Tuy thời gian khơng nhiều, q trình nghiên cứu mắc phải thiếu sót song với cố gắng thân giúp đỡ tận 26 tình giáo viên hướng dẫn TS.Vũ Ngọc Hoa, với bảo cán nhà trường Tôi mong nhận ý kiến đóng góp thầy để chúng tơi hồn thiện tốt nữa./ Chúng tơi xin chân thành cảm ơn./ 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc phủ UBND tỉnh Giáo trình Hành văn phòng quan Nhà nước – Học viện hành Quốc gia Giáo trình Nghiệp vụ hành văn phòng – Nhà xuất Tổng hợp TpHCM Công văn 425/VTLTNN - NVTWV/vngày 18/7/2005của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến Hoàng Lê Minh/ “ Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ ” PGS-TS Dương Văn Kham/ “ Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam ”/ Nhà xuất Văn Hóa Thơng Tin 28 PHỤ LỤC MỘT SỐ HÌNH ẢNH HOẠT ĐỘNG CỦA TRƯỜNG THPT TÂN LẬP 29 Phòng Văn thư 30 31 ... cơng tác văn thư khái quát trường THPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội Chương 2: Thực trạng công tác văn thư trường THPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội Chương 3: Phương hướng giải pháp nâng cao công tác văn. .. tác văn thư trường THPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1... TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 3.1 Phương hướng nâng cao hiệu công tác văn thư Xuất phát từ thực trạng công tác Văn thư trường THPT Tân Lập yêu cầu cải cách hành Nhà nước,