Công tác văn thư tại Trường THPT Tân Lập, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Giả thuyết nghiên cứu 2 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Đóng góp của đề tài 3 8. Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản 4 1.1.1. Khái niệm văn thư 4 1.1.2. Khái niệm công tác văn thư 4 1.2. Vai trò của công tác văn thư đối với trường học 4 1.3. Ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư đối với trường học 4 1.3.1. Ý nghĩa của công tác văn thư 4 1.3.2. Yêu cầu của công tác văn thư 5 1.4. Nội dung công tác văn thư 6 1.4.1. Soạn thảo văn bản 6 1.4.2. Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi, đến 6 1.4.3. Quản lý và sử dụng con dấu. 7 1.5. Khái quát về trường Trung học phổ thông Tân Lập, huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội 9 1.5.1. Sự ra đời và phát triển của trường Trung học phổ thông Tân Lập 9 1.5.2. Cơ cấu tổ chức của trường 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 11 2.1. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 11 2.2. Nhân sự làm công tác văn thư 12 2.3. Nghiệp vụ công tác văn thư 12 2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12 2.3.2.Thực trạng tổ chức quản lí và giải quyết văn bản của trường THPT Tân Lập 14 2.3.3. Thực trạng công tác quản lý và sử dụng con dấu 20 2.4. Đánh giá công tác văn thư tại trường THPT Tân Lập 20 Chương 3. PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 23 3.1. Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác văn thư 23 3.2. Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại trường 23 3.2.1. Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác văn thư 23 3.2.2. Xây dựng quy chế chung của Nhà trường về công tác văn thư 24 3.3. Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư 24 3.4. Nâng cao năng lực đội ngũ làm công tác Văn thư 24 KẾT LUẬN 26 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC 29

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài nghiên cứu khoa học đề tài “ Công tác văn thư tạiTrường THPT Tân Lập, huyện Đan Phượng, thành phố Hà Nội ” là của riêngchúng tôi được thực hiện qua việc khảo sát thực tế ở Trường THPT Tân Lập, quatham khảo các tài liệu văn thư ở Trường THPT Tân Lập… Các nội dung nghiêncứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thứcnào trước đây

Chúng tôi hoàn toàn không sao chép tài liệu nghiên cứu của người khác.Chúng tôi xin chịu mọi trách nhiệm trước pháp lý nếu vi phạm bản quyền

Hà Nội, ngày 26 tháng 02 năm 2017

LỜI CẢM ƠN

Để bài nghiên cứu khoa học có kết quả tốt, ngoài những năng lực, sự sángtạo và những tài liệu chúng tôi thu thập được thì cơ hội và sự hướng dẫn của côgiáo cùng với những thông tin từ cán bộ công tác phòng văn thư, trường THPTTân Lập đã giúp chúng tôi rất nhiều trong nghiên cứu

Chúng tôi xin cảm ơn TS Vũ Ngọc Hoa, giảng viên môn Phương phápnghiên cứu khoa học lớp Đại học Lưu trữ liên thông 16A, trường Đại học Nội vụ

Hà Nội Cô đã tạo cho chúng tôi cơ hội được tiếp xúc với ngành văn thư mà chúngtôi đang theo học Nhờ có sự hướng dẫn nhiệt tình của cô, chúng tôi đã có thêmnhiều kiến thức và hiểu biết, gần gũi hơn với ngành Cô cũng đã giúp chúng tôiđược bộc lộ sở thích của mình qua bài nghiên cứu khoa học này

Đồng thời, chúng tôi xin cám ơn cô Thiều Thị Toán, viên chức phòng côngtác Văn thư – Lưu trữ, trường THPT Tân Lập đã tạo điều kiện cho chúng tôi rấtnhiều trong đề tài nghiên cứu này Với những thông tin thực tế cô đưa cho đã giúpbài nghiên cứu khoa học của chúng tôi được hoàn thiện tốt hơn

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

2 Sở GD&ĐT Sở Giáo dục và đào tạo

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Giả thuyết nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Đóng góp của đề tài 3

8 Cấu trúc của đề tài 3

Chương 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 4

1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Khái niệm văn thư 4

1.1.2 Khái niệm công tác văn thư 4

1.2 Vai trò của công tác văn thư đối với trường học 4

1.3 Ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư đối với trường học 4

1.3.1 Ý nghĩa của công tác văn thư 4

1.3.2 Yêu cầu của công tác văn thư 5

1.4 Nội dung công tác văn thư 6

1.4.1 Soạn thảo văn bản 6

1.4.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi, đến 6

1.4.3 Quản lý và sử dụng con dấu 7

1.5 Khái quát về trường Trung học phổ thông Tân Lập, huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội 9

1.5.1 Sự ra đời và phát triển của trường Trung học phổ thông Tân Lập 9

1.5.2 Cơ cấu tổ chức của trường 10

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT

TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 11

2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư 11

2.2 Nhân sự làm công tác văn thư 12

2.3 Nghiệp vụ công tác văn thư 12

2.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản 12

2.3.2.Thực trạng tổ chức quản lí và giải quyết văn bản của trường THPT Tân Lập 14

2.3.3 Thực trạng công tác quản lý và sử dụng con dấu 20

2.4 Đánh giá công tác văn thư tại trường THPT Tân Lập 20

Chương 3 PHƯƠNG HƯỚNG VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 23

3.1 Phương hướng nâng cao hiệu quả công tác văn thư 23

3.2 Giải pháp nâng cao công tác văn thư tại trường 23

3.2.1 Tăng cường kiểm tra, giám sát công tác văn thư 23

3.2.2 Xây dựng quy chế chung của Nhà trường về công tác văn thư 24

3.3 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư 24

3.4 Nâng cao năng lực đội ngũ làm công tác Văn thư 24

KẾT LUẬN 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 28

PHỤ LỤC 29

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hòavào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư có những bước pháttriển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cholãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các

cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lựclượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác Làm tốt công tácvăn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác,năng suất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chếđược bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việctrái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đấtnước của mỗi quốc gia Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước tanhiều năm qua đã không ngừng cải cách nền hành chính quốc gia trong đó có côngtác văn thư được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn Ngày nay, công tác văn thư có

vị trí quan trọng trong mọi lĩnh vực của xã hội, nó đóng góp một phần đáng kể cho

sự phát triển kinh tế của đất nước, không ai trong chúng ta phủ nhận được vai tròquan trọng đó

Bên cạnh công tác văn thư tại các cơ quan quản lý nhà nước thì công tác vănthư ở trường học cũng là vấn đề rất quan trọng tuy nhiên chưa có đề tài nào nghiêncứu về vấn đề này

Bản thân là sinh viên chuyên ngành khoa Văn thư – Lưu trữ, vấn đề công tácvăn thư rất cần thiết và quan trọng, giúp ích cho chúng tôi trong việc học tập vàcông tác

Với những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài: “ Công tác văn thư tạiTrường THPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội ”

2 Lịch sử nghiên cứu

Đã có nhiều nghiên cứu trước đó đã nêu khá đầy đủ về công tác văn thư như

các văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước, các tạp chí văn thư – lưu trữ,tạp chí khoa học và các hội thảo khoa học của trường Đại học Quốc gia Hà Nội,Đại học Tổng hợp… “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam”,

“Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” (Hoàng Lê Minh)…

Công văn số 16/VTLTNN-NVDP ngày 21/01/2014 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ củacác cơ quan tổ chức Trung Ương

Công văn số 29/VTLTNN-NVDP ngày 16/01/2015 của Cục Văn thư và Lưutrữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ đốivới các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương

Sách “Quy định pháp luật về soạn thảo văn bản và công tác văn thư – lưutrữ” của TS Nghiêm Ký Hồng – Ths Hà Quang Thanh (năm 2006) do nhà xuấtbản Lao Động

Sách “Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” của Hoàng Lê Minh

Sách “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam” của

PGS-TS Dương Văn Kham, giảng viên cao học, chủ tịch Hội Văn thư – Lưu trữ ViệtNam do nhà xuất bản Văn hóa Thông tin

“Các thế hệ cán bộ, công chức,viên chức Cục Văn thư và Lưu trữ Nhà nước(1962-2012)” của Nhà xuất bản Công an nhân dân

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư tại trường THPT Tân Lập

- Giới hạn nghiên cứu: công tác văn thư tại trường THPT Tân Lập

- Thời gian: công tác văn thư từ năm 2015 – 2016

- Giới hạn nội dung: nội dung công tác văn thư bao gồm soạn thảo văn bản;quản lí và giải quyết văn bản đi, đến; quản lí và sử dụng con dấu

4 Giả thuyết nghiên cứu

Nếu phương pháp nghiên cứu hợp lý, khoa học và chú trọng việc bảo đảmthông tin thì công tác văn thư ngày càng được nâng cao, phù hợp với xu thế của

xã hội

5 Mục đích nghiên cứu

Tìm hiểu cơ sở lý luận và cơ sở thực tiễn về công tác văn thư Tìm hiểu thựctrạng công tác văn thư tại trường THPT Tân Lập năm 2015-2016, phân tíchnguyên nhân, những hạn chế của công tác

Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tácvăn thư tại trường THPT Tân Lập nói riêng và Thành phố Hà Nội nói chung

6 Phương pháp nghiên cứu

- Phương pháp quan sát trực tiếp

- Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo

8 Cấu trúc của đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài được chialàm 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận, pháp lí về công tác văn thư và khái quát về trườngTHPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội

Chương 2: Thực trạng công tác văn thư tại trường THPT Tân Lập, Thànhphố Hà Nội

Chương 3: Phương hướng và giải pháp nâng cao công tác văn thư tại trườngTHPT Tân Lập, Thành phố Hà Nội

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT

VỀ TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG TÂN LẬP, HUYỆN ĐAN

PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm văn thư

Dưới góc độ văn bản học và hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền có

đề cập đến khái niệm này trong cuốn sách Lý luận và phương pháp công tác văn thư như sau: Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ công việc liên

quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản, lập hồ

sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản cho hoạt động quản lý của cơ quan,

tổ chức (Tr 14)

1.1.2 Khái niệm công tác văn thư

Theo Nghị định số:110/2001/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính Phủ về côngtác Văn thư thì công tác Văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo và ban hànhvăn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt độngcủa cơ quan Nhà nước

1.2 Vai trò của công tác văn thư đối với trường học

Trong trường học công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của

bộ máy quản lý nói chung và là nội dung quan trọng trong hoạt động của vănphòng Trong văn phòng công tác văn thư không thể thiếu được, chiếm một phầnlớn trong hoạt động của văn phòng và là 1 mắt xích trong hoạt động quản lý củanhà trường Như vậy công tác văn thư gắn liền với hoạt động của cơ quan, đượcxem như một bộ phận quản lý của Nhà nước

1.3 Ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư đối với trường học

1.3.1 Ý nghĩa của công tác văn thư

Cung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác thông tin cho các hoạt động quản lýcủa lãnh đạo

Góp phần giải quyết công việc của cơ quan nhanh chóng, đúng tiến độ, năngsuất, hiệu quả, đúng chính sách, đúng chế độ

Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ cần thiết về các hoạt động của cơ quan,giữ gìn bí mật quốc gia.

Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ

1.3.2 Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư muốn được tổ chức tốt thì cần phải đặt ra các yêu cầu vàphải thực hiện đúng yêu cầu đó, những yêu cầu cụ thể như sau:

1.3.2.1 Đảm bảo nhanh chóng kịp thời

Đây là yêu cầu quan trọng nhất đối với công tác văn thư, vì công tác văn thưphải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp thời tất

cả các công việc liên quan đến văn bản, giấy tờ đều phải giải quyết nhanh chóng.Nếu giải quyết chậm xẽ gây ra ách tắc công việc, làm giảm ý nghĩa của những sựviệc được nêu ra trong văn bản, thậm chí gây ra hậu quả nghiêm trọng

1.3.2.2 Đảm bảo chính xác

Đảm bảo chính xác là một yêu cầu không thể thiếu được trong công tác vănthư, bởi vì văn bản là phương tiện thông tin chính xác Thực hiện yêu cầu này cầnphải thể hiện sự chính xác về nội dung văn bản phải được tuyệt đối chính xác vềmặt pháp lý, dẫn chứng hoặc trích dẫn ở văn bản phải hoàn toàn chính xác, số liệuphải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng cũng như chính xác về thể thức và tiêu chuẩnNhà nước ban hành, các khâu kỹ thuật nghiệp vụ như trình bày văn bản, chuyểngiao văn bản, đăng ký văn bản và thực hiện đúng các chế độ quy định của Nhànước về công tác văn thư

1.3.2.3 Đảm bảo giữ gìn bí mật

Văn bản tài liệu hình thành ra trong các cơ quan, đơn vị, tổ chức đều chứađựng những thông tin bí mật Tuy có nhiều mức độ khác nhau có loại thuộc bí mậtQuốc gia, có loại thuộc bí mật của một ngành, một địa phương, có loại thuộc bímật của một cơ quan Do đó, cần phải giữ gìn bí mật Tất cả những người liên quanđến văn bản giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật và phải thực hiệnđúng quy định về pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia của Hội đồng Nhà nước

1.3.2.4 Hiện đại hóa công tác văn thư

Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắn liền với việc

sử dụng các phương tiện và kỹ thuật văn phòng hiện đại Vì vậy, nếu yêu cầu hiệnđại hóa công tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho côngtác quản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng và có năng suất, chấtlượng cao.

Hiện đại hóa công tác văn thư ngày nay tuy đã trở thành một nhu cầu cấpbách, nhưng phải tiến hành từng bước, phù hợp với trình độ khoa học công nghệchung của đát nước cũng như điều kiện cụ thể của mỗi cơ quan Cần tránh những

tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng các phương tiện hiện đại, cácphát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quản của công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, do vậy nộidung của công tác văn thư gồm các công việc là: Soạn thảo văn bản, quản lý vàgiải quyết văn bản, quản lý và sử dụng con dấu Việc thực hiện các công việc củacông tác văn thư được thực hiện theo một quy trình nghiệp vụ nhất định, cụ thể:

1.4 Nội dung công tác văn thư

1.4.1 Soạn thảo văn bản

- Thảo văn bản

- Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

- Đánh máy văn bản

- Trình ký văn bản

1.4.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản đi, đến

1.4.2.1 Tổ chức quản lý văn bản đi

Tất cả các loại văn bản bao gồm văn bản Quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản lưu chuyển nội bộ

và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành được gọi chung là văn bản đi

Sau khi thực hiện xong công việc soạn thảo văn bản, tiến hành các quy trìnhnghiệp vụ quản lý văn bản đi, gồm:

Văn bản trước khi trình cho người có thẩm quyền phải được kiểm tra kỹ vềthể thức, nội dung, có chữ ký tắt của người phụ trách đơn vị soạn thảo Trước khitrình ký phải sắp xếp khoa học, theo trật tự và đưa vào cặp trình ký

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày và ghi số ngày

tháng văn bản đi.

Bước 2: Đóng dấu văn bản đi

Bước 3: Đăng ký văn bản đi

Bước 4: Chuyển giao văn bản đi

Bước 5: Lưu văn bản đi

1.4.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả các văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hànhchính và văn bản chuyên ngành (kể cả văn bản Fax, văn bản được chuyển quamạng và văn bản mật) và đơn thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là vănbản đến

Việc quản lý và giải quyết văn bản đến gồm các bước:

Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

Bước 2: Phân loại sơ bộ bóc bì văn bản đến

Bước 3: Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Bước 4: Đăng ký văn bản đến

Bước 5: Trình và chuyển giao văn bản đến

Bước 6: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.4.3 Quản lý và sử dụng con dấu.

1.4.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu

Con dấu là vật thể được khắc chìm hoặc nổi với mục đích tạo nên một hìnhdấu cố định trên văn bản

Con dấu thể hiện vị trí pháp lý và tư cách pháp nhân của cơ quan, tổ chức vàkhẳng định giá trị pháp lý đối với các văn bản, giấy tờ của cơ quan, tổ chức vàchức danh Nhà nước Con dấu được quản lý theo quy định của nhà nước

Dấu là một thành phấn thể thức của văn bản Thể hiện giá trị pháp lý của vănbản, văn bản không có con dấu là những văn bản không có giá trị pháp lý và hiệulực thi hành

Con dấu là thành phần biểu thị vị trí của cơ quan trong hệ thống bộ máy nhànước, là một trong những yếu tố quan trọng giúp cơ quan tự nhân danh mình thựchiện các hoạt động giao dịch, trao đổi với cơ quan, tổ chức cá nhân khác

Con dấu là thành phần quan trọng giúp các cơ quan, tổ chức tránh được tìnhtrạng giả mạo giấy tờ.

Các chức danh Nhà nước, Thủ trưởng hoặc người đứng đầu cơ quan, tổ chức

có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc bảo quản và sử dụng con dấu của cơ quan, tổchức mình theo đúng chức năng và thẩm quyền được pháp luật quy định

1.4.3.2 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan

- Nguyên tắc con dấu

Dấu chỉ được đóng lên văn bản, giấy tờ sau khi đã có chữ ký của cấp trênhoặc của người có thẩm quyền, không được đóng dấu trên giấy trắng, giấy khốngchỉ hoặc đóng dấu vào văn bản giấy tờ chưa ghi nội dung

Dấu phải đóng rõ ràng, ngay ngắn Trường hợp đóng dấu ngược, phải hủyvăn bản để làm văn bản khác

Chỉ người được giao giữ dấu mới được đóng vào văn bản Tất cả nhữngngười khác không được mượn dấu để đóng văn bản hoặc giấy tờ khác

- Sử dụng các loại dấu trong cơ quan

Ngoài con dấu pháp nhân trong một cơ quan có thể được khắc thêm dấuchìm, dấu nổi, dấu thu nhỏ Vì vậy khi sử dụng các loại dấu trên phải đúng với nộidung và tính chất công việc

Đối với dấu chỉ mức độ mật, khẩn ở dưới số và ký hiệu văn bản (nếu là vănbản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (nếu là công văn hành chính)

- Bảo quản con dấu

Dấu phải để tại cơ quan, đơn vị và phải được quản lý chặt chẽ Trường hợpthật cần thiết để giải quyết công việc xa cơ quan, đơn vị Thủ trưởng của cơ quan,

tổ chức có thể mang con dấu đi theo nhưng phải bảo quản cẩn thận và phải chịutrách nhiệm trước pháp luật về việc giữ và đóng dấu trong khoảng thời gian đó

Dấu phải giao cho một cán bộ văn thư đủ tin cậy giữ và đóng dấu, khi vắngphải giao lại cho người khác theo yêu cầu của lãnh đạo cơ quan Dấu phải để tronghòm, tủ có khóa chắc chắn trong cũng như ngoài giờ làm việc

Không được sử dụng vật cứng để cọ rửa dấu Khi cần cọ rửa dấu có thể

ngâm dấu vào săng và dùng chổi lông để rửa

Khi dấu bị mòn trong quá trình sử dụng hoặc hỏng, biến dạng phải xin phépkhắc dấu mới và nộp lại dấu cũ

Nếu để mất dấu, đóng dấu không đúng quy định, lợi dụng việc bảo quản, sửdụng dấu để hoạt động phạm pháp sẽ bị sử lý hành chính hoặc truy tố trước pháp luật

Khi con dấu bị mất phải báo cáo ngay cho cơ quan Công an gần nhất, đồngthời báo cho cơ quan Công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm và phảithông báo hủy con dấu bị mất

1.5 Khái quát về trường Trung học phổ thông Tân Lập, huyện Đan Phượng, Thành phố Hà Nội

1.5.1 Sự ra đời và phát triển của trường Trung học phổ thông Tân Lập

Trường THPT Tân Lập được thành lập theo quyết định số 903/QĐ-UB ngày02/7/2003 của UBND tỉnh Hà Tây đặt tại xã Tân Lập, huyện Đan Phượng

Qua 14 năm xây dựng và trưởng thành, nhà trường đã có những biến đổi

to lớn cả về quy mô phát triển đến cơ sở vật chất và đội ngũ giáo viên, chấtlượng học sinh

Từ một ngôi trường khá trước đây, sân trường chưa lát gạch, chỉ là những

mô đất nhấp nhô, chỗ sâu, chỗ trũng, nước đọng thành ao Xung quanh tườngrào không có, cỏ mọc thành bụi, cổng trường chưa xây, không một bóng cây nay

đã có một cơ sở vật chất khang trang đẹp đẽ Trường THPT Tân Lập đã đượccông nhận đạt chuẩn quốc gia giai đoạn 2001-2010 theo quyết định số2147/QĐ-UBND ngày 07/8/2007 của UBND tỉnh Hà Tây Tháng 8 năm 2008sát nhập tỉnh Hà Tây về thành phố Hà Nội công nhận đạt danh hiệu “Tập thể laođộng xuất sắc cấp Thành phố”

Với khuôn viên diện tích 23.000 m2, Tổng số lớp: 34 lớp, số học sinh: 1358học sinh, phòng học thường: 25 phòng, phòng học bộ môn: 4 phòng, phòng tinhọc: 01 phòng, phòng học ngoại ngữ: 01 phòng, có nhà tập đa năng, hội trường vàcác phòng chức năng Trường có đủ phòng học, khu Hiệu bộ, phòng thư viện,phòng truyền thống, phòng thực hành thí nghiệm Vật lý, phòng sinh hóa, phònghọc Tin học, nhà đa năng (nhà giáo dục thể chất) Khuôn viên nhà trường có tường

rào bao quanh với những hàng cây xanh tỏa bóng dịu mát.

Đội ngũ cán bộ giáo viên, nhân viên 84 người trong đó 32 giáo viên có trình

độ thạc sỹ, 42 giáo viên có trình độ tốt nghiệp đại học, 04 đạt giải giáo viên dạygiỏi cấp thành phố qua các các năm

Thực hiện tốt lời dạy của Bác Hồ, các chủ trương của Đảng, nhà nước vàmục tiêu giáo dục của ngành trong cả nước Trường THPT Tân Lập từ một ngôitrường có xuất phát điểm không cao, trong những năm gần đây đã không ngừngđổi mới, phát huy sáng tạo, đội ngũ giáo viên và lực lượng học sinh luôn luôn cốgắng, tạo nguồn sinh lực, dùng nhiều giải phát để nâng cao chất lượng giáo dụctoàn diện có hiệu quả. Nhà trường liên tục đạt danh hiệu “Tập thể lao động tiêntiến” và “Tập thể lao động xuất sắc” Năm học 2015 – 2016 trường có 9 em đạtgiải cấp thành phố Tỷ lệ tốt nghiệp trung học phổ thông quốc gia từ 2014-2016đến nay đạt 97,4%

1.5.2 Cơ cấu tổ chức của trường

Để thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao, trườngTHPT Tân Lập gồm có 01 Hiệu trưởng; 03 Phó hiệu trưởng; 05 tổ chuyên môn

Tiểu kết: Ở chương 1, chúng tôi đã trình bày 2 vấn đề về cơ sở lý luận côngtác văn thư và khái quát về trường THPT Tân Lập, huyện Đan Phượng, thành phố

Hà Nội Qua đó giúp ta hiểu rõ hơn về khái niệm, vai trò, ý nghĩa, yêu cầu và nộidung của công tác văn thư cũng như trường THPT Tân Lập Những vấn đề trìnhbày ở chương 1 làm cơ sở để chúng tôi nghiên cứu về những vấn đề ở chương 2, 3

Phó hiệu trưởng Phó hiệu trưởng

Tổ Toán - Tin Tổ Tự nhiên Tổ Xã hội

Phó hiệu trưởng

Tổ Ngoại thể Tổ Hành chínhHiệu trưởng

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THPT TÂN LẬP,

HUYỆN ĐAN PHƯỢNG, THÀNH PHỐ HÀ NỘI

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác văn thư đối với cơ quan quản

lý Nhà nước nói chung và trường THPT Tân Lập nói riêng, nhà trường đang ngàycàng chú trọng hơn đến công tác này Việc tiếp nhận văn bản đến, ban hành vănbản đi cũng như việc lưu trữ tài liệu trong công tác văn thư là vấn đề quan trọngbởi nó liên quan đến chất lượng quản lý của Nhà trường Do vậy, công tác văn thưluôn được Lãnh đạo Nhà trường quan tâm chăm lo từ phương tiện phục vụ côngtác cho đến nhân sự làm công tác văn thư

2.1 Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư

Nhận thức tầm quan trọng của công tác văn thư tại nhà trường, từ khi đượcthành lập cho đến nay thì hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thưkhông ngừng được cải thiện nâng cao, đáp ứng được yêu cầu đặt ra

Nơi làm việc của cán bộ văn thư được bố trí rộng rãi, khang trang, thuận tiệncho việc giải quyết công việc hàng ngày Một số máy móc phục vụ cho công tácvăn thư được trang bị đầy đủ như: bàn làm việc, máy vi tính, máy photo, máy fax,điện thoại, tủ đựng con dấu và tủ đựng tài liệu Hiện tại thì trường chưa đủ điềukiện để trang bị máy scan đối với việc lưu trữ bảo quản tài liệu và máy hủy tài liệucho việc xử lý tài liệu loại

Máy tính của trường được kết nối mạng internet đầy đủ nhằm phục vụ tốtcho việc cập nhật, tiếp nhận thông tin bên ngoài phục vụ tốt cho công tác văn thư.Trong đó, mạng máy tính nội bộ trong trường cũng luôn được kết nối với nhau đểtạo sự liên hệ giữa các bộ phận một cách kịp thời, chính xác nhất Quá trìnhchuyển giao thông tin giữa các bộ phận trong trường từ đó cũng dần được diễn ranhanh chóng Máy tính của bộ phận văn thư được cài đặt chương trình riêng vềcông tác văn thư Chương trình này là công cụ hỗ trợ đắc lực cho cán bộ văn thưtrong quá trình làm việc, giúp giải quyết công việc nhanh chóng và hiệu quả hơn

Nhờ vậy, công tác văn thư trong Nhà trường đã và đang được thực hiện mộtcách rất hiệu quả Công việc soạn thảo văn bản, lưu trữ văn bản, chuyển văn bản,sao, in văn bản, quản lý công văn giấy tờ, công tác thông tin, quản lý con dấu đềuđược thực hiện đầy đủ, trôi chảy, nhanh chóng, hiệu quả và đi vào nề nếp.

Nhìn chung cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư tại văn phòng Nhàtrường được trang bị khá đầy đủ phục vụ tốt cho hoạt động của cán bộ văn thư.Tuy nhiên, cơ sở vật chất vẫn còn thiếu như không có máy scan, không có phòng

để lưu trữ hồ sơ qua các năm; việc ứng dụng công nghệ thông tin chưa được hoànthiện, thường xuyên bị lỗi mạng, lỗi đường truyền, bị ngắt quãng trong quá trìnhlàm việc do phần mềm không tiếp tục hoạt động gây mất thời gian trong quá trìnhlàm việc của cán bộ văn thư

2.2 Nhân sự làm công tác văn thư

Năm 2003 nhà trường đã bố trí 01 nhân viên văn thư nhưng chỉ làm tạm thời

và không có trình độ chuyên môn lên công việc văn thư còn hạn chế

Năm 2014 nhà trường mới tuyển nhân viên chính thức Công tác Văn thưđược giao cho đồng chí Thiều Thị Toán tốt nghiệp chuyên ngành văn thư lưu trữtại trường Cao đẳng Nội Vụ Hà Nội Cán bộ nhân viên làm công tác văn thư tạinhà trường luôn nhiệt tình trong công việc, giải quyết nhanh chóng công việc đượcgiao và hoàn thành công việc dựa trên kiến thức của mình

Lãnh đạo Nhà trường từ đó cũng thường xuyên chú ý đến hoạt động côngtác văn thư

2.3 Nghiệp vụ công tác văn thư

2.3.1 Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Trường THPT Tân Lập hàng năm ban hành 110 văn bản ở nhiều thể loại vănbản khác nhau: Công văn, tờ trình, quyết định, kế hoạch, và có quy định rõ ràng

về thể thức, nội dung Nhà trường hàng năm ban hành ít văn bản nên về thể thức,trình tự, thủ tục ban hành còn chưa được tiến hành theo trình tự thủ tục nhất định

a) Quy trình soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của nhàtrường và những mục đích, yêu cầu nhất định để làm ra văn bản nhằm giải quyết

một công việc cụ thể.

Quy trình cụ thể của việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trênquy trình chuẩn bị và yêu cầu thực tế đặt ra đối với văn bản đó Đây là quy trìnhgồm những bước đi thích ứng nhằm đảm bảo cho việc soạn văn bản nhanh chóng,chính xác và thiết thực

Quy trình soạn thảo văn bản của trường THPT Tân Lập được tiến hành theo

5 bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích, nội dung ban hành văn bản Từ đó xác địnhđược hình thức phù hợp

Bước 2: Thu thập thông tin liên quan đến văn bản cần ban hành

Bước 3: Xây dựng đề cương

Bước 4: Duyệt dự thảo văn bản

Bước 5: Triển khai văn bản

Quy trình soạn thảo văn bản không thực hiện đúng các bước, khi soạn thảovăn bản chỉ xác định là văn bản đó là Quyết định, công văn, sau đó là xây dựng

và triển khai thực hiện luôn Văn bản không phải do văn thư xây dựng và soạn thảo

mà chủ yếu là ban giám hiệu nhà trường phụ trách mảng chuyên môn nào thì xâydựng và soạn thảo lĩnh vực đó

Chẳng hạn như phó hiệu trưởng thứ nhất phụ trách công tác chuyên môn thìlàm soạn văn bản chuyên môn như báo cáo học kỳ, kế hoạch chuyên môn theotháng,…

Phó hiệu trưởng thứ hai phụ trách cơ sở vật chất và tuyển sinh thì soạn thảo

về báo cáo tình hình cơ sở vật chất, báo cáo công tác tuyển sinh…

Phó hiệu trưởng thứ ba phụ trách giáo viên chủ nhiệm và công tác dạy thêmthì soạn thảo kế hoạch cho giáo viên chủ nhiệm, báo cáo tình hình dạy thê ở cáclớp…

b) Thẩm quyền ký văn bản

- Hiệu trưởng: Có thẩm quyền ký tất cả các văn bản ban hành của Nhàtrường với văn bản thuộc thẩm quyền ký của Hiệu trưởng