Công tác văn thư tại công ty CP Nicotex

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 MỞ ĐẦU 2 1. Lý do nghiên cứu 2 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Mục tiêu nghiên cứu và nhiệm vụ nghiên cứu 3 4. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 3 5. Phương pháp nghiên cứu 4 6. Đóng góp của đề tài 4 7. Kết cấu của đề tài 4 Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG NHẤT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ NHỮNG KHÁI QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CP NICOTEX 5 1.1. Những lý luận chung nhất về công tác văn thư 5 1.1.1. Khái niệm công tác văn thư 5 1.1.2. Các nội dung cơ bản của công tác văn thư 6 1.1.3. Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư 6 1.2. Giới thiệu khái quát về công ty CP Nicotex 7 1.2.1. Hoàn cảnh ra đời. 7 1.3. Cơ cấu tổ chức công ty CP Nicotex 8 1.3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy 8 1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của phòng ban thuộc khối văn phòng 8 Tiểu kết 10 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CP NICOTEX 11 2.1. Công tác quản lý và chỉ đạo công tác văn thư tại công ty CP Nicotex 11 2.1.1. Hệ thống văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư 11 2.1.2. Công tác kiểm tra về công tác văn thư 11 2.2. Tổ chức biên chế 11 2.2.1. Tổ chức công tác văn thư 11 2.2.2. Tình hình cán bộ làm công tác văn thư 12 2.3. Tình hình thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác văn thư 13 2.3.1. Công tác xây dựng và ban hành văn bản 13 2.3.2. Công tác tổ chức, quản lý văn bản 15 2.3.2.1. Công tác tổ chức quản lý văn bản đi 15 2.3.2.2. Công tác tổ chức quản lý văn bản đến 16 2.3.3. Công tác quản lý và sử dụng con dấu 18 2.3.3.1. Trách nhiệm quản lý và sử dụng con dấu ở công ty CP Nicotex 19 2.3.3.2. Công tác quản lý con dấu 19 2.3.3.3. Công tác sử dụng con dấu 19 2.3.4. Công tác lập hồ sơ hiện hành 20 2.3.4.1. Bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản 20 2.3.4.2. Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. 20 Tiểu kết 21 Chương 3. NHẬN XÉT GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NICOTEX 22 3.1. Nhận xét chung về công tác Văn thư 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Tồn tại 23 3.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư 24 3.2.1. Ban hành điều chỉnh các văn bản liên quan đến công tác văn thư 24 3.2.2. Thực hiện chế độ báo cáo thông kê tại cơ quan 24 3.2.3. Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 25 3.2.4. Nâng cao chất lượng, phòng làm việc và các trang thiết bị 25 3.2.5. Nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn cho cán bộ. 25 Tiểu kết 26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TÊN ĐỀ TÀI: CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NICOTEX BÀI TIỂU LUẬN KẾT THÚC HỌC PHẦN Học phần: Phương pháp nghiên cứu khoa học Giảng viên giảng dạy: TS Lê Thị Hiền Họ tên sinh viên: Lê Ngọc Anh Lớp: ĐHLT QTVP16A Mã sinh viên: 1607QTVA057 Hà Nội, tháng 02 năm 2017 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu 2 Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài Kết cấu đề tài Chương LÝ LUẬN CHUNG NHẤT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ NHỮNG KHÁI QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CP NICOTEX .5 1.1 Những lý luận chung công tác văn thư .5 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư 1.1.2 Các nội dung công tác văn thư .6 1.1.3 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 1.2 Giới thiệu khái quát công ty CP Nicotex 1.2.1 Hoàn cảnh đời .7 1.3 Cơ cấu tổ chức công ty CP Nicotex .8 1.3.1 Sơ đồ tổ chức máy 1.3.2 Chức năng, nhiệm vụ phòng ban thuộc khối văn phòng Tiểu kết .10 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CP NICOTEX 11 2.1 Công tác quản lý đạo công tác văn thư công ty CP Nicotex 11 2.1.1 Hệ thống văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư 11 2.1.2 Công tác kiểm tra công tác văn thư 11 2.2 Tổ chức biên chế 11 2.2.1 Tổ chức công tác văn thư 11 2.2.2 Tình hình cán làm công tác văn thư 12 2.3 Tình hình thực nội dung nghiệp vụ công tác văn thư 13 2.3.1 Công tác xây dựng ban hành văn 13 2.3.2 Công tác tổ chức, quản lý văn 15 2.3.2.1 Công tác tổ chức quản lý văn .15 2.3.2.2 Công tác tổ chức quản lý văn đến 16 2.3.3 Công tác quản lý sử dụng dấu .18 2.3.3.1 Trách nhiệm quản lý sử dụng dấu công ty CP Nicotex 19 2.3.3.2 Công tác quản lý dấu 19 2.3.3.3 Công tác sử dụng dấu .19 2.3.4 Công tác lập hồ sơ hành 20 2.3.4.1 Bảo quản sử dụng lưu văn 20 2.3.4.2 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 20 Tiểu kết .21 Chương NHẬN XÉT- GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NICOTEX 22 3.1 Nhận xét chung công tác Văn thư 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Tồn .23 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư 24 3.2.1 Ban hành điều chỉnh văn liên quan đến công tác văn thư 24 3.2.2 Thực chế độ báo cáo thông kê quan .24 3.2.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin 25 3.2.4 Nâng cao chất lượng, phòng làm việc trang thiết bị 25 3.2.5 Nâng cao trình độ, lực chuyên môn cho cán .25 Tiểu kết .26 KẾT LUẬN 27 TÀI LIỆU THAM KHẢO 28 PHỤ LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CP CNQP TCKT CHỮ VIẾT ĐẦY ĐỦ Cổ phần Công nghiệp quốc phòng Tiêu chuẩn kỹ thuật LỜI NĨI ĐẦU Trong giai đoạn nay, Nhà nước Việt Nam tích cực thực chủ trương "Cải cách Hành Quốc gia " theo tinh thần nghị Đại hội VIII Trung ương Đảng năm 1986 cơng tác Văn thư – lưu trữ mắt xích khơng thể thiếu hoạt động quản lý Nhà nước, Công tác Văn thư – lưu trữ có vị trí quan trọng, xác định ngành khoa học đánh giá ngang tầm với ngành khoa học khác Những năm gần công tác Văn thư – lưu trữ có bước phát triển đa dạng phần đáp ứng yêu cầu cải cách hành Nhà nước Với q trình hoạt động người, việc trao đổi thông tin diễn nhu cầu tất yếu Ngoài việc trao đổi trực tiếp, người có nhiều phương tiện nhiều cách thể gián tiếp khác nhau, văn coi phương tiện quan trọng Đối với hoạt động quản lý,văn công cụ quản lý phổ biến cấp lãnh đạo Là phương tiện để cấp, ngành lĩnh vực trao đổi thơng tin, phục vụ hoạt động quan.Trong đó, công tác Văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành quan thông suốt qua việc tổ chức quản lý giải văn Để tìm hiểu rõ cơng tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác văn thư nắm bắt thuận lợi khó khăn ngành doanh nghiệp mà cụ thể công ty CP Nicotex nên định chọn “Công tác văn thư cty CP Nicotex” làm đề tài nghiên cứu Mặc dù có nhiều cố gắng, có kinh nghiệm từ thực tế khả thể trình bày hạn chế Tơi mong ý kiến đóng góp, bảo từ thầy để tơi hồn thiện đề tài Hà Nội, ngày tháng năm 2017 Nghiên cứu sinh MỞ ĐẦU Lý nghiên cứu Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với doanh nghiệp, doanh nghiệp với khách hàng Vì cơng tác văn thư có vai trò lớn khơng thể thiếu đơn vị, doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh Bởi văn giấy tờ tập trung phận văn thư để quản lý xử lý có hiệu Có thể nói cơng tác văn thư cánh tay đắc lực giúp nhà lãnh đạo, huy năm bắt tình hình hoạt động quan Vì vậy, thực tốt cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo lợi ích cho doanh nghiệp Do chun ngành đòi hỏi, giúp sinh viên áp dụng lý luận thực tiễn, thông qua nghiên cứu đề tài từ tìm mặt hạn chế để củng cố bổ sung kiến thức thiếu hụt, nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ ban thân Xuất phát từ thực tiễn đó, lựa chọn đề tài “ Công tác văn thư công ty CP Nicotex” làm đề tài nghiên cứu khoa học để qua nghiên cứu đưa số biện pháp khắc phục hạn chế công tác văn thư Lịch sử nghiên cứu Nghiên cứu công tác văn thư trở thành đề tài thu hút quan tâm chuyên gia nghiên cứu sinh viên Mỗi cơng trình đề cập tới góc độ khác từ nhìn cảm quan phạm vi cấp độ nghiên cứu Có vài nghiên cứu điển hình như: - Nguyễn Trọng Biên 2003 “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước” - Đinh Thị Hòai năm 2013 báo cáo thực tập tốt nghiệp đề tài “hồn thiện cơng tác văn thu lưu trữ văn phòng trường Đại học Bách khoa Hà Nội” - Nguyễn Thị Tâm 2006” Nghiên cứu mơ hình quản lý cơng tác văn thư mơi trường điện tử” - Trần Quốc Thắng 2007 “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” Tuy nay, chưa có cơng trình nghiên cứu công tác văn thư công ty CP Nicotex Đề tài nghiên cứu cơng trình nghiên cứu khoa học công ty CP Nicotex.Với đề tài nghiên cứu mình, hi vọng đóng góp nội dung có giá trị thực tiễn cơng tác văn thư Mục tiêu nghiên cứu nhiệm vụ nghiên cứu - Mục tiêu nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu công tác văn thư công ty CP Nicotex, sở đưa giáp pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư công ty - Nhiệm vụ nghiên cứu:  Tìm hiểu vấn đề công tác văn thư,  Phân tích đánh giá thực trạng hoạt động văn thư cty CP Nicotex thấy rõ ưu điển hạn chế nhằm đưa vấn đề cần nghiên cứu giải cty CP Nicotex  Đề xuất, kiến nghị số giải pháp, biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác văn thư Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu công tác văn thư thực tiễn hoạt động văn thư cty CP Nicotex bao gồm: - Nghiên cứu lịch hình thành cơng ty; - Cơ cấu tổ chức, q trình phát triển công ty; - Thực trạng hoạt động văn phòng cơng ty CP Nicotex cơng tác văn thư; - Đánh giá hiệu hoạt động văn thư công ty CP Nicotex, hạn chế nguyên nhân hạn chế Trên sở đưa kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động cơng tác văn thư - Tình hình thực cơng tác văn thư công ty CP Nicotex - Đề tài nghiên cứu tài liệu khoảng thời gian từ 01/10/2014 đến 30/9/2016 Phương pháp nghiên cứu - Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Sử dụng tài liệu có sẵn đề tài nghiên cứu công tác văn thư, tài liệu hành liên quan đến công tác văn thư công ty CP Nicotex - Phương pháp quan sát: từ quan sát thực tế để đưa kết luận thân - Phương pháp khảo sát điều tra: Phỏng vấn trực tiếp cán thực công tác văn thư cơng ty q trình thực cơng tác văn thư - Phương pháp thống kê: Thống kê số lượng văn đến công ty năm Đóng góp đề tài Thứ nhất, đề tài có giá trị tham khảo cơng tác nghiên cứu, giảng dạy học tập công tác văn thư Thứ hai, giải pháp nghiên cứu đóng góp áp dụng vào thực tiễn góp phần nâng cao hiệu công tác văn thư công ty CP Nicotex Kết cấu đề tài Đề tài kết cấu gồm phần mở đầu, nội dung chính, kết luận, tài liệu tham khảo phụ lục đính kèm Nội dung đề tài bao gồm chương: Chương 1: Lý luận chung công tác văn thư khái quát sơ lược công ty CP Nicotex Chương 2: Thực trạng công tác văn thư công ty CP Nicotex Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư công ty CP Nicotex Chương LÝ LUẬN CHUNG NHẤT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ NHỮNG KHÁI QUÁT SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY CP NICOTEX 1.1 Những lý luận chung công tác văn thư 1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Theo quan niệm triều đại phong kiến trước làm cơng tác văn thư tức làm cơng việc có liên quan đến văn tự, thư tịch Ngày nay, khái niệm văn thư khơng xa lạ quan, tổ chức tất quan sử dụng văn bản, giấy tờ làm phương tiện giao tiếp thức với Làm công việc soạn thảo văn bản, quản lý văn … tức làm cơng tác văn thư Như định nghĩa công tác văn thư sau: Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý, điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân (dưới gọi chung quan, tổ chức) Tuy nhiên, tồn nhiều khuynh hướng khác quan niệm công tác văn thư: - Công tác văn thư công tác tổ chức giải quản lý công văn giấy tờ quan, tức công tác gồm nội dung chủ yếu: tổ chức quản lý văn tổ chức giải văn - Cơng tác văn thư tồn công việc xây dựng văn ( soạn thảo ban hành văn bản) quan tổ chức quản lý, giải văn quan Từ khái niệm ta thấy cơng tác văn thư có mặt hầu hết quan, đơn vị Hoạt động trở thành hoạt động thường xun quan, góp phần khơng nhỏ việc nâng cao chất lượng quản lý quan chừng mực định định hiệu hoạt động máy nhà nhà nước - Cán văn thư trực tiếp đóng dấu lên văn sau kiểm tra mặt thể thức thẩm quyền ký, chữ ký văn - Dấu đóng trùm lên 1/3 chữ ký phía bên tay trái theo quy định - Khơng có tình trạng đóng dấu khống chỉ, thực tốt quy định quản lý sử dụng dấu 2.3.4 Công tác lập hồ sơ hành Hiện nay, công ty Nicotex chưa ban hành văn liên quan đến đến việc thực chế độ lập giao nộp hồ sơ hành, nên công tác chưa vào quy củ thống Lập hồ sơ công việc cuối công tác văn thư quan, thực sau việc, vấn đề đề cập văn giải xong văn hình thành hoạt động quan bao gồm: Văn quan ban hành văn quan khác cá nhân gửi tới, công việc giải xong cần phải lập hồ sơ để tiếp tục sử dụng hoạt động quản lý công ty phục vụ tốt cho việc nghiên cứu 2.3.4.1 Bảo quản sử dụng lưu văn Các văn đi, văn đến quan cán văn thư lập thành hồ sơ hành lưu trữ, bảo quản văn thư quan - Các văn quan lập thành hồ sơ dạng tập lưu văn mà quan ban hành năm - Các văn đến quan lập thành tập lưu xắp xếp theo thứ tự từ nhỏ đến lớn 2.3.4.2 Giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Việc giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan tiến hành theo năm, Các văn giải năm kể từ công việc kết thúc, => Việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ công ty giúp cho lãnh đạo cán quan tìm kiếm thơng tin văn nhanh chóng, đầy đủ, dễ dàng xác 22 + Tạo tác phong làm việc khoa học ngăn nắp; + Giúp cho việc bảo vệ thơng tin cần giữ gìn bí mật văn bản; + Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ, thu thập đầy đủ tài liệu phản ánh hoạt động quan đơn vị để cán lưu trữ lựa chọn tài liệu có giá trị đưa vào bảo quản kho lưu trữ Tiểu kết Nội dung chương đề cập đến thực trạng giải nội dung công tác văn thư công ty CP Nicotex Trong chương nghiên cứu tìm thực trạng, mặt làm hạn chế, tồn cần khắc phục thời gian tới để từ có nhìn khái qt hơn, đầy đủ mặt mạnh điểm yếu, từ tìm giải pháp thuận lợi hiệu giúp nâng cao công tác văn thư công ty Nicote 23 Chương NHẬN XÉT- GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN NICOTEX Qua thời gian kiến khảo sát cơng ty CP Nicotex, nhìn chung cơng việc công ty vào nề nếp, cán bộ, nhân viên quan đoàn kết, tạo khơng khí thoải mái phòng làm việc với khách đến liên hệ công việc, tận tụy với cơng việc mà lãnh đạo giao phó Trong hoạt động văn phòng, cơng tác văn thư – lưu trữ có mặt bật nhiên, bên cạnh có vướng mắc tồn 3.1 Nhận xét chung công tác Văn thư 3.1.1 Ưu điểm - Nhìn cách tổng thể, cơng ty Nicotex tn thủ quy trình nghiệp vụ nhờ cơng tác văn thư bước nâng lên, đổi đáng kể thực nội dung văn thư - Công tác soạn thảo ban hành văn thực theo quy định hành, hoàn chỉnh mặt nội dung - Toàn văn - đến cập nhật vào Chương trình quản lý văn bản, scan đính kèm phục vụ cho việc bảo quản tài liệu, thuận lợi cho việc tra tìm khai thác văn cách nhanh chóng - Văn chuyển thực qua trang web nội bộ, đảm bảo văn chuyển nơi nhận, tránh thất lạc theo dõi đơn vị nhận văn bản, tiết kiệm chi phí - Cán chun mơn có trình độ chun môn, nghiệp vụ đào tạo qua lớp chuyên nghành văn thư, có nhiều năm kinh nghiệm quản lý văn đảm bảo xác kịp thời, tiết kiệm quy trình theo quy định nhà nước - Các khâu công tac quản lý văn – đến thực xác, nhanh chóng khoa học nên có tác dụng lớn việc nâng cao chất lượng hiệu Văn phòng quan - Công ty Nicotex nghiên cứu có phương án xây dựng sở 24 liệu vào phần mềm quản lý văn bước phát triển bước đại hóa cơng tác quản lý văn nói riêng cơng tác văn thư nói chung - Việc sử dụng máy vi tính để soạn thảo văn cho phòng ban chức giảm bớt cơng việc cho cán văn thư, đồng thời đảm bảo tính xác cho văn - Thực truyền mạng đến đơn vị thuộc quan quan thông qua “ Trang thông tin đạo điều hành” tiết kiệm chi phí in ấn tài liệu, giảm thời gian gửi văn bản, phục vụ tốt cho cơng tác hành đạo điều hành - Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư – lưu trữ thực mang lại hiệu cao, giúp cho việc quản lý, tra tìm tài liệu cách nhanh chóng, xác thuận tiện, đảm bảo bí mật Việc thực truyền nhận văn qua mạng diện rộng (mạng LAN) công ty tiết kiệm chi phí hành thời gian cho đơn vị, giảm thiểu tối đa văn chuyển theo đường công văn, giúp cho công tác theo dõi, xử lý văn truyền đạt ý kiến đạo đồng chí lãnh đạo cơng ty nhanh gọn, xác kịp thời, theo dõi chặt chẽ nhận, ngày nhận đơn vị giao nhiệm vụ,phục vụ tốt công tác thông tin, báo cáo 3.1.2 Tồn Bên cạnh ưu điểm, cơng ty CP Nicotex tồn số mặt yếu cần phải khắc phục như: - Tình trạng số văn chưa tuân thủ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn theo hướng dẫn số 904/HD-CTN ngày 04/3/2016 công ty CP Niotex việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hệ thống - Hiện nay, văn thư sử dụng sổ Đăng ký văn để ghi số văn cho đơn vị, việc lấy số bị sai sót như: đăng ký nhầm sổ, lấy sai số, thiếu số, trùng số Tất văn đi, đến đăng ký, lấy số cập nhật vào chương trình quản lý văn bản, bỏ dần hình thức đăng ký phổ 25 thơng sổ, dẫn đến tình trạng người bị phụ thuộc vào máy móc -Trong số trường hợp sau đóng dấu chuyên viên không đưa gốc cho phận văn thư dẫn đến tình trạng tài liệu, khó khăn cho việc bảo quản tài liệu - Các trang thiết bị, máy móc văn phòng đơi gặp trục trặc, ảnh hưởng virus làm cho trình đăng nhập chậm lại; nhiều lúc bị lỗi mạng gây chậm trễ việc truyền văn tới đơn vị, quan, đơn vị khơng có mạng văn khơng chuyển mà tồn quan - Tại phận văn thư khối lượng cơng việc lớn, số lượng văn hình thành ngày nhiều cần phải giải nhanh chóng nên số nghiệp vụ thực chưa xác - Do áp lực cơng việc nên khó tránh khỏi việc ảnh hưởng tới tâm lý nhân viên - Kinh phí đầu tư cho cơng tác văn thư hạn chế 3.2 Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư 3.2.1 Ban hành điều chỉnh văn liên quan đến công tác văn thư Với yêu cầu đồng hoạt động quản lý, thống từ Văn phòng (VP) cơng ty mẹ các phòng ban chức năng, cơng ty thành viên tránh việc làm sai, chồng chéo chức nhiệm vụ phòng ban chun mơn Vì để cán cơng, nhân viên quan thực tốt công tác văn thư – lưu trữ quy định văn pháp quy quan có thẩm quyền cần ban hành thêm văn hướng dẫn chi tiết, sửa đổi, bổ sung điều lệ cho phù hợp có khả vận dụng vào hoạt động quản lý ngày 3.2.2 Thực chế độ báo cáo thông kê quan Bên cạnh nội dung yêu cầu thống kê quy định văn hành như: cán làm công tác văn thư, cán làm công tác lưu trữ; văn 26 đi, văn đến; hồ sơ, tài liệu lưu trữ; thu thập loại hủy tài liệu; tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ; kho lưu trữ; trang thiết bị dung cho văn thư, lưu trữ; nghiên cứu khoa học công tác văn thư – lưu trữ; nghiên cứu khoa học công tác văn thư, lưu trữ…… Thống kê bao gồm: thống kê tài liệu hành chính, tài liệu chuyên môn, báo cáo thống kê tổng hợp Áp dụng công nghệ thông tin vào công tác thống kê 3.2.3 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin Việc ứng dụng công nghệ thông tin yêu cầu mang tính tất yếu để tiến tới tin học hóa công tác văn thư – lưu trữ Trong nghiệp vụ công tác văn thư quản lý văn khâu nghiệp vụ quan trọng, việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư nói chung quản lý văn nói riêng yêu cầu cấp thiết Quản lý văn với phần mềm chuyên dụng thay cho phương pháp quản lý truyền thống chủ yêu dựa vào sổ sách như: sổ đăng ký văn đến, sổ đăng ký văn Bằng phương pháp quản lý đem lại hiệu nhiều mặt, mạnh tin hoc nội quan kết nối Với hạ tầng ký thuật có, cơng ty CP Nicotex có đủ diều kiện ban đầu để xây dựng tảng cho việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư – lưu trữ Và điều bước đầu quan trọng giúp cấp lãnh đạo cán nhân viên công ty cán Văn thư – lưu trữ nói riêng thành thạo việc sử dụng máy tính khai thác phần mềm ứng dụng 3.2.4 Nâng cao chất lượng, phòng làm việc trang thiết bị Để công tác văn thư đạt hiệu cao Thủ trưởng quan phải quan tâm đến việc bổ sung, sửa chữa trang thiết bị văn phòng, tăng cường đầu tư loại máy móc đại + Xây dựng mở rộng phòng văn thư quy mơ hơn, xây dựng mơ hình chỗ làm việc văn thư cần khép kín, tránh tình trạng cán đến làm việc với văn thư tự vào khu vặc làm việc văn thư 27 3.2.5 Nâng cao trình độ, lực chun mơn cho cán Để công tác văn thư công ty CP Nicotex hồn thiện vấn đề chuẩn hóa đội ngũ cán làm cơng tác văn thư vấn đề càn thiết mang tính chất định Mỗi cán không ngừng học hỏi nâng cao trình độ chun mơn cuả mình, từ nêu cao vị trí, vai trò cơng tác văn thư – lưu trữ hoạt động quan Ngoài cán văn thư – lưu trữ cán chuyên môn cần phải tham gia lớp tập huấn văn thư – lưu trữ để hiểu tầm quan trọng công tác trình giải cơng việc Tiểu kết Nội dung chương nêu giải pháp hoàn thiện nâng cao hiệu công tác văn thư công ty cổ phần Nicotex Đánh giá ưu điểm, hạn chế công tác văn thư công ty Từ đưa giải pháp nâng cao cơng tác đạo, điều hành, nâng cao chất lượng cán thực cơng tác văn thư nói riên cán cơng nhân viên tồn cơng ty nói chung Vậy, phương pháp nêu chương 3, vài giải pháp giải pháp lựa chọn kỹ mang lại hiệu đáng kể đưa vào sử dụng cho công tác văn thư công ty CP Nicotex 28 KẾT LUẬN Sau q trình khảo sát thực tế cơng ty CP Nicotex tiếp xúc với đội ngũ cán trẻ trung, động, nhiệt huyết với công việc, có đầy đủ lực chun mơn, nghiệp vụ Đề tài nghiên cứu mà lựa chọn vấn để quan trọng, cần thiết ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động công ty, công cụ đắc lực công tác quan lý điều hành ban lãnh đạo Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định Ban Tỏng giám đốc cơng ty đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế cơng ty, ban lãnh đạo cơng ty cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cac chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư cách linh hoạt, khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện công ty Cán làm công tác văn thư cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chuyển mơn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Thời gian nghiên cứu đề tài tơi có nhiều hạn chế, với tinh thần nỗ lực, cầu tiến thân nhiệt tình cán nhân viên công ty Nicotex với việc vận dụng khéo léo phương pháp nghiên cứu giúp cho đề tài nghiên cứu khoa học đạt nhiều thành công định Hy vọng với số giải pháp đề cập đề tài nghiên cứu khoa học hi vọng giúp cho công ty Nicotex nâng cao hiệu công tác văn thư quan Hà Nội, ngày tháng năm 2017 GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN NGƯỜI THỰC HIỆN (Ký ghi rõ họ tên) (Ký ghi rõ họ tên) 29 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Trọng Biên 2003 “Nghiên cứu ứng dụng ISO 9000 vào công tác văn thư quan nhà nước; Đinh Thị Hòai năm 2013 báo cáo thực tập tốt nghiệp đề tài” Hồn thiện cơng tác văn thu lưu trữ văn phòng trường Đại học Bách khoa HN”; Nguyễn Thị Tâm 2006” Nghiên cứu mơ hình quản lý cơng tác văn thư môi trường điện tử” Trần Quốc Thắng 2007 “Xây dựng hệ thống thuật ngữ văn thư Việt Nam” Webside công tác văn thư; 30 PHỤ LỤC Hình ảnh cơng ty CP Nicotex PHỤ LỤC SƠ ĐỒ TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN NICOTEX ĐẠI ĐỘI ĐỒNG CỔ ĐƠNG BAN KIỂM SỐT HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TRỊ BAN TỔNG GIÁM ĐỐC Phòng Marketing Phòng Tổ chức hành Phòng Tài - kế tốn Phòng pháp chế Phòng kế hoạch Trợ lý Tổng Giám đốc CTY THÀNH VIÊN KHỐI SẢN XUẤT - CTCP NICOTEX Đông Thái - CTCP Nicotex Nam Thái Dương - CTCP Nicotex Thanh Thái Phòng Kỹ thuật CTY THÀNH VIÊN KHỐI KINH DOANH - CTCP NICOTEX Hà Nội CTCP NICOTEX Bình Dương CTCP NICOTEX Đà Nẵng CTCP NICOTEX Thái Bình CTCP NICOTEX Đăk Lăk CTCP NICOTEX Cần Thơ CTCP NICOTEX Tiền Giang CTCP NICOTEX Gia Lai CTCP NICOTEX Thanh Hóa CTY CP NICOTEX - ATATCO CTY CP NICOTEX – IBC CTY TNHH NICOTEX – AMT Công ty TNHH Nicotex Cambodia Phòng Y dược Phòng KD Phân bón PHỤ LỤC 3: Mẫu sổ đăng ký văn  Bìa sổ: CÔNG TY CỔ PHẦN NICOTEX SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm:…… Từ ngày…… đến ngày……… Từ số……… đến số………… Quyển số:……… Đăng ký phần bên Số ký Ngày Tên loại hiệu tháng trích yếu nội văn văn Nơi nhận dung văn PHỤ LỤC 4: Mẫu dấu công văn đến Ngườ i ký Nơi người nhận Ghi lưu CÔNG TY CP NICOTEX CÔNG VĂN ĐẾN Số:…………… Ngày:……tháng năm PHỤ LỤC 5: Mẫu sổ đăng ký văn đến  Bìa sổ: CƠNG TY CỔ PHẦN NICOTEX SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm:…… Từ ngày…… đến ngày……… Từ số……… đến số………… Quyển số:……… Đăng ký bên trong: Ngày đến Số đến Tác giả văn Số,ký hiệu văn Ngày tháng văn Tên Đơn vị loại trích cá yếu nhân nội nhận dung Ký nhận Ghi