Công tác văn thư tại Trường THCS Võ Cường, Thành phố Bắc Ninh

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1.Lý do chọn đề tài 1 2.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 3.Giả thuyết nghiên cứu 2 4.Lịch sử nghiên cứu 2 5.Mục tiêu nghiên cứu 3 6.Phương pháp nghiên cứu 3 7.Đóng góp của đề tài 3 8.Cấu trúc của đề tài 3 Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 4 1.1: Cơ sở lý luận về công tác văn thư 4 1.1.1: Khái niệm về công tác văn thư 4 1.1.2: Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 4 1.1.2.1: Vị trí của công tác văn thư 4 1.1.2.2: Ý nghĩa của công tác văn thư 5 1.1.2.3: Yêu cầu của công tác văn thư 5 1.1.3: Nội dung của công tác văn thư 6 1.1.3.1 Soạn thảo văn bản. 6 1.1.3.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức. 6 1.1.3.2.1 Tổ chức gải quyết và quản lý văn bản đi. 7 1.1.3.2.2 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 7 1.1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu. 7 1.1.3.3.1 Khái niệm và tầm quan trọng của con dấu 7 1.1.3.3.2 Các loại dấu và việc bảo quản, sử dụng con dấu trong cơ quan. 8 1.2: Khái quát về trường THCS Võ Cường 9 1.2.1: Sự ra đời và phát triển của trường THCS Võ Cường 9 1.2.2: Cơ cấu tổ chức của trường 11 Tiểu kết: 11 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 12 2.1: Thực trạng công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường 12 2.1.1: Cơ sở vật chất phục vụ công tác 12 2.1.2: Nhân sự làm công tác văn thư 13 2.1.3: Công tác xây dựng và ban hành văn bản 14 2.1.4: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản của trường THCS Võ Cường 16 2.1.4.1: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đi của trường 16 2.1.4.2: Tổ chức quản lí và giải quyết văn bản đến của trường 19 2.1.4.2.1 Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến. 19 2.1.4.2.2 Phân loại, bóc bì, đóng dấu đến. 20 2.1.4.2.3 Đăng ký văn bản đến 21 2.1.4.2.4 Trình văn bản đến. 21 2.1.4.2.5 Sao lưu và chuyển giao văn bản đến. 22 2.1.4.2.6 Theo dõi việc giải quyết văn bản 22 2.1.5: Công tác quản lý và sử dụng con dấu 22 2.1.6: Công tác lập hồ sơ 23 2.2: Đánh giá hiệu quả công tác văn thư tại trường THCS Võ Cường 24 2.2.1: Nhận xét chung về công tác văn thư tại trường 24 2.2.2: Những thuận lợi trong công tác văn thư tại trường 24 2.2.3: Những khó khăn trong công tác văn thư tại trường 25 Tiểu kết: 26 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 27 3.1: Phương hướng nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư 27 3.2: Giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư tại trường 27 3.2.1: Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm 27 3.2.1.1 Xây dựng quy chế chung của Nhà trường về công tác văn thư – lưu trữ. 28 3.2.1.2 Đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác văn thư 28 3.2.2: Một số giải pháp khác 28 Tiểu kết: 30 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC 34

LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan nghiên cứu khoa học đề tài “ Công tác văn thư Trường THCS Võ Cường, Thành phố Bắc Ninh ” riêng thực qua việc khảo sát thực tế Trường THCS Võ Cường, qua tham khảo tài liệu văn thư Trường THCS Võ Cường… Các nội dung nghiên cứu, kết đề tài trung thực chưa công bố hình thức trước Tơi hồn tồn khơng chép tài liệu nghiên cứu người khác Tôi xin chịu trách nhiệm trước pháp lý vi phạm quyền Ký tên LỜI CẢM ƠN Để nghiên cứu khoa học có kết tốt, ngồi lực, sáng tạo tài liệu thu thập hội hướng dẫn cô giáo với thông tin từ cán cơng tác phòng văn thư – lưu trữ, trường THCS Võ Cường giúp nhiều nghiên cứu Tôi xin cám ơn TS Lê Thị Hiền, giảng viên môn Phương pháp nghiên cứu khoa học lớp Lưu trữ học 15A, trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cô tạo cho hội tiếp xúc với ngành văn thư – lưu trữ mà theo học Nhờ có hướng dẫn nhiệt tình cơ, tơi có thêm nhiều kiến thức hiểu biết, gần gũi với ngành Cô giúp tơi bộc lộ sở thích qua nghiên cứu khoa học Đồng thời, xin cám ơn cô Nguyễn Thị Tuyết Mai, cán bộ, viên chức phòng Cơng tác Văn thư – Lưu trữ, trường THCS Võ Cường tạo điều kiện cho nhiều đề tài nghiên cứu Với thông tin thực tế cô đưa cho giúp nghiên cứu khoa học tơi hồn thiện tốt Tơi xin chân thành cảm ơn! BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt THCS GD&ĐT PGS-TS UBND Tên cụm từ viết tắt Trung học sở Giáo dục đào tạo Phó giáo sư tiến sĩ Ủy ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Trong công đổi đất nước, ngành, lĩnh vực hoạt động có đóng góp định ln có cải tiến để vươn tới hồn thiện Hòa vào xu năm gần nghiệp vụ cơng tác văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng u cầu cải cách hành Cơng tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành cơng việc quan Đảng, quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị xã hội, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, xác Làm tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước quốc gia Nắm bắt tầm quan trọng đó, Đảng Nhà nước ta nhiều năm qua khơng ngừng cải cách hành quốc gia có cơng tác văn thư tập trung đổi sáng tạo Ngày nay, công tác văn thư có vị trí quan trọng lĩnh vực xã hội, đóng góp phần đáng kể cho phát triển kinh tế đất nước, khơng phủ nhận vai trò quan trọng Bản thân sinh viên chuyên ngành khoa Văn thư – Lưu trữ, vấn đề công tác văn thư cần thiết quan trọng, giúp ích cho việc học tập công tác Hơn nữa, vốn yêu thích từ lâu, hội để bộc lộ sở thích tơi Với lý trên, chọn đề tài: “ Công tác văn thư Trường THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh ” 2.Đối tượng phạm vi nghiên cứu • Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư trường THCS Võ Cường • Giới hạn nghiên cứu: cơng tác văn thư trường THCS Võ Cường • Thời gian: 2016 – 2017 • Khơng gian nghiên cứu: khảo sát công tác văn thư trường THCS Võ Cường • Giới hạn nội dung: nội dung cơng tác văn thư bao gồm soạn thảo văn bản; quản lí giải văn bản; quản lí sử dụng dấu 3.Giả thuyết nghiên cứu Nếu phương pháp nghiên cứu hợp lý, khoa học trọng việc bảo đảm thơng tin cơng tác văn thư ngày nâng cao, phù hợp với xu xã hội 4.Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu trước nêu đầy đủ cơng tác văn thư văn Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, tạp chí văn thư – lưu trữ, tạp chí khoa học hội thảo khoa học trường Đại học Quốc gia Hà Nội, Đại học Tổng hợp… “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam”, “Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” (Hồng Lê Minh)… Cơng văn số 16/VTLTNN-NVDP ngày 21/01/2014 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ quan tổ chức Trung Ương Công văn số 29/VTLTNN-NVDP ngày 16/01/2015 Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước hướng dẫn phương hướng, nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung Ương Sách “Quy định pháp luật soạn thảo văn công tác văn thư – lưu trữ” TS Nghiêm Ký Hồng – Ths Hà Quang Thanh (năm 2006) nhà xuất Lao Động Sách “Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ” Hoàng Lê Minh Sách “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam” PGSTS Dương Văn Kham, giảng viên cao học, chủ tịch Hội Văn thư – Lưu trữ Việt Nam nhà xuất Văn hóa Thơng tin “Các hệ cán bộ, công chức, viên chức Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước (1962-2012)” Nhà xuất Công an nhân dân 5.Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu sở lý luận sở thực tiễn cơng tác văn thư Tìm hiểu thực trạng công tác văn thư trường THCS Võ Cường năm 2016-2017, phân tích nguyên nhân, hạn chế công tác Đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư trường THCS Võ Cường nói riêng thành phố Bắc Ninh nói chung 6.Phương pháp nghiên cứu ▪ Phương pháp quan sát trực tiếp ▪ Phương pháp tính tổng hợp liệu ▪ Nghiên cứu tài liệu, tư liệu tham khảo ▪ Nguồn tin từ mạng Internet ▪ Thông tin từ báo cáo định kỳ Trường THCS Võ Cường 7.Đóng góp đề tài Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao hiệu cơng tác văn thư trường THCS Võ Cường Kết đạt đề tài sử dụng làm tài liệu cho cán làm công tác văn thư 8.Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, đề tài chia làm chương: Chương 1: Cơ sở lý luận công tác văn thư khái quát trường THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh Chương 2: Thực trạng công tác văn thư trường THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác văn thư trường THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 1.1: Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1: Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn bản, phục vụ cho việc lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan Nhà Nước, tổ chức kinh tế, tổ chức trị - xã hội, đơn vị vũ trang nhân dân Theo khái niệm đối tượng công tác văn thư văn giấy tờ tất cơng việc liên quan đến văn thuộc phạm vi công tác văn thư Văn phương tiện thơng tin xác hợp pháp xuất phát từ hai nguyên nhân: - Do vật mang tin (là giấy) vật thể hữu hiệu - Do thân ký hiệu trực tiếp khơng thể tự biến đổi mặt hình thức đường nét… Vì hai nguyên nhân mà văn có độ tin cậy mặt thơng tin cao so với loại hình thơng tin khác Do công tác văn thư phải bảo đảm hoạt động thông tin văn Cơng tác văn Thư có tất quan, tổ chức, không phân biệt quan gì, tổ chức 1.1.2: Vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư 1.1.2.1: Vị trí cơng tác văn thư Cơng tác Văn thư xác định hoạt động máy quản lý nói chung Trong cơng tác quản lý Nhà nước, quản lý quan thiếu công tác văn thư Công tác văn thư coi khâu nhiệm vụ chuyên môn chủ yếu nghiệp vụ hoạt động Văn phòng Chức chủ yếu Văn phòng thơng tin tổng hợp muốn thực chức phải thơng qua cơng tác văn thư Chính xác phải thông qua công việc văn bản, giấy tờ, hồ sơ, tài liệu 1.1.2.2: Ý nghĩa công tác văn thư - Cung cấp kịp thời, đầy đủ, xác thơng tin cho hoạt động quản lý lãnh đạo - Góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, tiến độ, suất, hiệu quả, sách, chế độ - Đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cần thiết hoạt động quan, giữ gìn bí mật quốc gia - Tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ 1.1.2.3: Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư muốn tổ chức tốt cần phải đặt yêu cầu phải thực yêu cầu đó, yêu cầu cụ thể sau: * Đảm bảo nhanh chóng kịp thời Đây yêu cầu quan trọng công tác văn thư, cơng tác văn thư phải đảm bảo cung cấp thông tin cho hoạt động quản lý nhanh chóng, kịp thời tất cơng việc liên quan đến văn bản, giấy tờ phải giải nhanh chóng Nếu giải chậm xẽ gây ách tắc công việc, làm giảm ý nghĩa việc nêu văn bản, chí gây hậu nghiêm trọng * Đảm bảo xác Đảm bảo xác u cầu khơng thể thiếu cơng tác văn thư, văn phương tiện thơng tin xác Thực yêu cầu cần phải thể xác nội dung văn phải tuyệt đối xác mặt pháp lý, dẫn chứng trích dẫn văn phải hồn tồn xác, số liệu phải đầy đủ, chứng phải rõ ràng xác thể thức tiêu chuẩn Nhà nước ban hành, khâu kỹ thuật nghiệp vụ trình bày văn bản, chuyển giao văn bản, đăng ký văn thực chế độ quy định Nhà nước công tác văn thư * Đảm bảo giữ gìn bí mật Văn tài liệu hình thành quan, đơn vị, tổ chức chứa đựng thơng tin bí mật Tuy có nhiều mức độ khác có loại thuộc bí mật Quốc gia, có loại thuộc bí mật ngành, địa phương, có loại thuộc bí mật quan Do đó, cần phải giữ gìn bí mật Tất người liên quan đến văn giấy tờ bí mật cần thiết phải có ý thức giữ gìn bí mật phải thực quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Quốc gia Hội đồng Nhà nước * Hiện đại hóa cơng tác văn thư Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại Vì vậy, u cầu đại hóa công tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hóa công tác văn thư ngày trở thành nhu cầu cấp bách, phải tiến hành bước, phù hợp với trình độ khoa học cơng nghệ chung đát nước điều kiện cụ thể quan Cần tránh tư tưởng bảo thủ, lạc hậu, coi thường việc áp dụng phương tiện đại, phát minh sáng chế có liên quan đến việc nâng cao hiệu quản công tác văn thư 1.1.3: Nội dung công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, nội dung công tác văn thư gồm công việc là: Soạn thảo văn bản, quản lý giải văn bản, quản lý sử dụng dấu Việc thực công việc công tác văn thư thực theo quy trình nghiệp vụ định, cụ thể: 1.1.3.1 Soạn thảo văn - Thảo văn - Duyệt thảo, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt - Đánh máy văn - Trình ký văn 1.1.3.2 Tổ chức giải quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức 10 Mẫu dấu cơng văn đến: TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG CƠNG VĂN ĐẾN Số:…… Ngày… tháng… năm… 2.1.4.2.3 Đăng ký văn đến Đăng ký văn đến công việc bắt buộc phải thực trước chuyển giao văn đến đơn vị, cá nhân có liên quan Nhà trường áp dụng việc đăng ký văn đến phần mềm quản lý máy vi tính kết hợp với sổ đăng ký văn đến thơng thường Hình thức vào sổ theo quy định chung, đảm bảo yếu tố như: Số đến, Ngày đến, Cơ quan gửi công văn đến, Số ký hiệu cơng văn, Ngày tháng cơng văn, Trích yếu nội dung công văn, Lưu hồ sơ số, Nơi nhận, Ký nhận Ghi Mẫu sổ đăng ký: Ngày Số đến đến 20/11 209 Nơi gửi Ngày Tên loại Đơn vị Số tháng trích ký hiệu văn yếu nội người dung nhận 19/11 V/v… … Phòng 54/NĐ- GD&Đ PGDD T T Ký nhậ n Ghi 2.1.4.2.4 Trình văn đến Tất văn đến sau đăng ký, cán văn thư trình cho lãnh đạo xem xét văn bản, phê duyệt, xin ý kiến đạo giải văn đến Sau có ý kiến phân phối, ý kiến đạo giải người có thẩm quyền, văn đến chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn đến, tích vào nội dung mà lãnh đạo phê văn bản, văn thư vào để chuyển giao văn cho đối tượng liên quan, cá 25 nhân có trách nhiệm phân phối giải văn 2.1.4.2.5 Sao lưu chuyển giao văn đến Sao lưu văn bản: Sau có ý kiến phân phối lãnh đạo, cán văn thư tiến hành đăng ký bổ sung thêm vào sổ văn đến Căn vào nơi nhận văn thư tiến hành photo văn đến cá nhân, tổ có liên quan để tiến hành chuyển giao giải văn Chuyển giao văn đến: Sau văn đến làm thủ tục đăng ký vào sổ lưu văn bản, văn thư tiến hành phân phối, chuyển giao văn đến đơn vị có trách nhiệm giải theo thẩm quyền ý kiến phê duyệt lãnh đạo 2.1.4.2.6 Theo dõi việc giải văn Khi chuyển giao văn xong cán văn thư cần theo dõi trình giải văn bản, cần thường xuyên kiểm tra đôn đốc việc giải văn để cơng việc quan giải nhanh chóng kịp thời Công tác quản lý giải công văn đến Nhà trường văn thư thực nghiêm túc, đầy đủ theo quy định Nhà nước Tuy nhiên bộc lộ thiếu sót cần khắc phục chuyển giao văn từ văn thư sang Lãnh đạo, tổ nhiều khơng có ký nhận rõ ràng nên gây tượng thất lạc văn bản, làm ảnh hưởng đến việc xử lý giải văn bị chậm lại Việc đăng ký vào sổ văn đến chậm gây tồn đọng văn bản, dẫn đến việc chậm chễ xử lý văn đến 2.1.5: Công tác quản lý sử dụng dấu Việc quản lý dấu nhà trường thực theo quy định Nhà nước quản lý sử dụng dấu Con dấu đặt tủ Văn thư trường khóa chặt, làm việc đóng dấu xong dấu cất để tránh việc bị rơi ảnh hưởng đến dấu bị mất… Con dấu không phép mang khỏi phòng làm việc văn thư Khơng xảy tượng cán bộ, công chức tự lấy dấu đóng vào văn 26 cán văn thư bận rộn Nhà trường có 02 cán văn thư vắng hai có người làm việc thay ln đảm bảo ngun tắc đóng dấu có nhân viên văn thư người giao giữ dấu phép đóng dấu Con dấu đóng trùm lên 1/3 1/4 chữ ký phía bên trái, dấu mờ đóng lại, khơng trùm lên dấu cũ Công tác quản lý sử dụng dấu trường nhìn chung quy định pháp luật Trước đóng dấu, cán văn thư nhà trường kiểm tra xem văn có sai thể thức, thẩm quyền ký, lỗi tả, phát sai sót nhân viên văn thư cần báo lại cho chuyên viên, cán bộ, đơn vị soạn thảo sửa lại đóng dấu 2.1.6: Công tác lập hồ sơ Công tác lập hồ sơ khâu cuối hoạt động Công tác văn thư khâu tiền đề công tác lưu trữ, khâu lập hồ sơ vào lưu trữ làm tốt khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho việc tra cứu sử dụng văn sau Hồ sơ hành loại hồ sơ lập q trình giải cơng việc hồn thành sau cơng việc kết thúc Dựa vào danh mục hồ sơ lãnh đạo phê duyệt, cán văn thư phải thống kê thứ tự hồ sơ, danh mục lập thành hồ sơ riêng Trong hồ sơ xếp thứ tự tài liệu theo quan ban hành tên gọi văn bản, tài liệu Tùy theo tính chất nội dung cơng việc mà hồ sơ phải có văn từ bắt đầu nhận văn đến văn tổ chức thực hiện, văn nghiệm thu, văn kết thúc Mỗi năm quan nghiệm thu lập hồ sơ tất văn bản, xây dựng danh mục đưa hồ sơ vào kho lưu trữ Nhìn chung chất lượng hồ sơ lựa chọn tiêu chuẩn, bìa làm bìa cứng bao bọc cẩn thận đảm bảo tuổi thọ thời gian bảo quản lâu dài Hồ sơ lập đảm bảo yếu tố như: Thực chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; Có giá trị pháp lý thời hạn bảo đảm; phản ánh 27 mối quan hệ văn trình làm hồ sơ 2.2: Đánh giá hiệu công tác văn thư trường THCS Võ Cường 2.2.1: Nhận xét chung công tác văn thư trường Là trường đạt chuẩn quốc gia, nhận thấy vai trò cơng tác văn thư hoạt động Trường THCS Võ Cường không ngừng nâng cao chất lượng công tác văn thư từ mặt nhân đến trang thiết bị phục vụ ngày hồn thiện, góp phần vào việc giải văn – đến cách nhanh chóng kịp thời, với quy định Nhà nước công tác văn thư Tất công việc liên quan đến công tác Văn thư quy định rõ văn theo quy định Nhà nước: Từ khâu đến khâu cuối Chủ yếu thực theo Thông tư 55 Nghị định 110 việc sử dụng bảo quản dấu lẫn công tác Văn thư phục vụ khai thác từ đơn vị, công tác lập hồ sơ thực tốt Nhà trường ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lập hồ sơ, giải văn – đến (bằng phần mềm) Kết nối mạng Lan, mạng Internet thông tin văn – đến ngày cập nhật trao đổi thông tin trở nên nhanh chóng thuận tiện, lãnh đạo trực tiếp nắm bắt thông tin cách nhanh tạo điều kiện xử lý, giải công việc nhanh chóng kịp thời, tạo nên mơi trường làm việc thân thiện 2.2.2: Những thuận lợi công tác văn thư trường Nhân viên làm văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ mà lãnh đạo trường giao Tiếp nhận văn bản, vào sổ văn đến, văn kịp thời, quy định, chuyển giao đầy đủ, xác với phân cơng lãnh đạo Bảo quản dấu chặt chẽ sử dụng theo quy định pháp luật Giữ nguyên tắc bảo vệ bí mật cho tài liệu cơng điện, cung cấp tin tức kịp thời cho lãnh đạo, đảm bảo thông tin thông suốt Cán văn thư có kinh nghiệm làm việc lâu năm, có ý thức tiết kiệm, bảo vệ tài sản vật tư quan Có tinh thần trách nhiệm cao cơng việc, có 28 thái độ nhiệt tình, cởi mở, thân thiện với người trình trao đổi giao dịch cơng việc Hiện phòng trang bị máy photo coppy, máy Fax, máy in hệ thống máy tính nối mạng Internet cài đặt chương trình quản lý văn điện tử việc đăng ký vào sổ văn – đến Đây hệ thống trực tuyến, đại, thông minh giúp giải công việc nhanh chóng, thuận lợi tiện dụng Văn thư trang bị tương đối đầy đủ phương tiện, điều kiện làm việc đáp ứng nhu cầu hoạt động nhà trường Để làm tốt công tác bảo quản, bảo vệ tài liệu lưu trữ, văn thư trang bị thiết bị như: giá để tài liệu, tủ hòm đựng tài liệu, máy điều hòa, máy photocopy, máy fax… 2.2.3: Những khó khăn cơng tác văn thư trường Bên cạnh mặt làm công tác văn thư trường THCS Võ Cường bộc lộ mặt hạn chế cần nhìn nhận, khắc phục Về soạn thảo văn có quy định rõ mặt thể thức song việc soạn thảo văn sai mặt thể thức Do tâm lý cán soạn thảo không coi trọng thể thức mà ý đến nội dung Về quản lý văn bước khơng có sai sót, mà lỗi chủ yếu thể thức văn bản, chuyển giao văn văn thư chưa kiểm tra kỹ lưỡng vài lỗi văn nội dung thể thức không kịp sửa ban hành Nhà trường chưa tiến hành xây dựng quy định chung công tác văn thư mà áp dụng theo quy tắc chung Nhà nước Việc ứng dụng công nghệ thông tin giải văn hay mắc lỗi đường truyền gây ức chế làm việc văn thư, thường xuyên gọi cán lên sửa xảy tượng Chất lượng thiết bị văn phòng vấn đề cần quan tâm Máy photo thiết bị nâng cấp chất lượng giấy không đảm bảo nên hay bị tắc giấy trình photo, in ấn, lưu ban hành 29 văn bản… Công tác lập hồ sơ hành chưa thực quan tâm vào nề nếp, Đặc biệt trình lập hồ sơ lưu trữ bảo quản văn chưa thực theo nguyên tắc Gây tình trạng ùn ứ tài liệu, tài liệu… Tiểu kết: Tóm lại, công tác văn thư trường THCS Võ Cường thực tốt nhiệm vụ chức Góp phần quan trọng vào q trình hoạt động trường Còn số mặt hạn chế, lãnh đạo Nhà trường, cán văn thư cần sửa chữa kịp thời, nhanh chóng để phát huy hết tác dụng công tác văn thư, chứng minh công tác văn thư phận quan trọng, hỗ trợ đắc lực khơng thể thiếu Nhà trường nói riêng quan, tổ chức nói chung 30 Chương GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 3.1: Phương hướng nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Xuất phát từ thực trạng công tác Văn thư trường THCS Võ Cường yêu cầu cải cách hành Nhà nước, tơi xin kiến nghị số phương hướng nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư thời gian tới Nâng cao nhận thức cán bộ, công chức công tác soạn thảo văn ý thức trách nhiệm cơng tác Nhận thức vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng công tác văn thư công tác soạn thảo văn thời gian gần có chuyển biến tích cực số nhỏ cán bộ, công chức chưa nhận thức đầy đủ công tác này, coi văn soạn thảo không quan trọng thể thức, mà nội dung văn quan trọng, nên không cần phải học Để cán bộ, công chức Nhà trường nhận thức đắn đầy đủ vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư công tác soạn thảo văn bản, ta cần phải thông tin, tuyên truyền công tác Hình thức thơng tin, tun truyền tổ chức hội nghị, hội thảo, tọa đàm mở lớp tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư công tác soạn thảo văn Mở rộng đối tượng để thông tin, tuyên truyền công tác văn thư, khơng nên bó hẹp số cán văn thư chuyên trách, kiêm nhiệm mà phổ biến đến tồn thể cán bộ, cơng chức trường THCS Võ Cường 3.2: Giải pháp nhằm nâng cao công tác văn thư trường 3.2.1: Tăng cường kiểm tra, tổng kết công tác văn thư hàng năm Để nâng cao chất lượng công tác văn thư, đáp ứng tốt yêu cầu cải cách hành nhà nước hội nhập quốc tế hệ thống văn quản lý, đạo hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn thư cần hồn thiện kịp thời, sở pháp lý để công tác văn thư thực thống nhất, có toàn Nhà trường Những việc cần triển khai là: 31 3.2.1.1 Xây dựng quy chế chung Nhà trường công tác văn thư – lưu trữ Việc sớm xây dựng ban hành quy chế chung công tác văn thư, lưu trữ góp phần cụ thể hóa Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác Văn thư Cụ thể là: Sớm ban hành Quy chế công tác Văn thư, lưu trữ trường THCS Võ Cường Hướng dẫn lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ hành; hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; quy trình soạn thảo ban hành văn bản; quy trình quản lý văn đi, văn đến; quy định thời hạn bảo quản tài liệu hình thành hoạt động Nhà trường Phối hợp với Trung tâm Tin học hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn thư; áp dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ cơng việc; quy trình giải công tác theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 công tác văn thư 3.2.1.2 Đảm bảo sở vật chất cho công tác văn thư Để đáp ứng u cầu đại hóa cơng tác văn phòng việc đầu tư để nâng cấp sở vật chất cho công tác văn thư tăng cường, cụ thể là: Đối với nơi làm việc phòng làm việc phải bổ trí nơi thuận lợi cho giao tiếp trang bị đầy đủ bàn ghế, giá, tủ, cặp, hộp, bìa hồ sơ theo tiêu chuẩn để bảo quản tài liệu, máy tính, máy Fax, máy photo danh sách quan thường xuyên liên hệ, văn phòng phẩm, giấy, mực chất lượng cao để in văn quan trọng Có vậy, tài liệu lựa chọn giữ lại bảo quản không bị rách, hỏng theo thời gian Trong phòng làm việc, trang thiết bị, văn phòng phẩm bố trí hợp lý để dễ sử dụng, dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy cần 3.2.2: Một số giải pháp khác Nâng cao nhận thức cán bộ, lãnh đạo vị trí, vai trò tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quan, đơn vị, tạo điều kiện để cán văn thư, lưu trữ hoàn thành nhiệm vụ Sớm ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ nhà trường để đưa công tác vào nề nếp, nhằm thống quản lý công tác văn thư, lưu trữ, 32 thiết lập chế, biện pháp kiểm soát chặt chẽ, hiệu cơng văn đi, đến để có phân công giải hợp lý, đồng thời sớm phát xử lý sai sót thể thức, nội dung thẩm quyền ban hành văn Tăng cường công tác kiểm tra, hướng dẫn nghiệp vụ thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; lập hồ sơ công việc nộp hồ sơ lưu trữ hành cho cán bộ, chuyên viên nhà trường, khắc phục tình trạng quản lý hồ sơ, tài liệu lỏng lẻo Lãnh đạo trường cần quan tâm đến đời sống cán bộ, cơng việc cần đạo nhiệt tình với tình thần cầu tiến chính, cần động viên tạo khơng khí thoải mái để nhân viên có nghị lực phấn đấu Nghiên cứu đề xuất chế độ đãi ngộ phụ cấp độc hại, bồi dưỡng sức khỏe, bảo hộ lao động cho người làm công tác văn thư, lưu trữ Xây dựng cho cán chế độ làm việc hợp lý, bên cạnh phải tạo thời gian hội cho nhân viên, ngồi cơng việc phải quan tâm lĩnh vực tinh thần như: Tổ chức giao lưu văn nghệ, thể dục thể thao, buổi giao lưu nghiệp vụ với đơn vị khác Bố trí phòng làm việc cách khoa học hơn, Lãnh đạo trường phải gần phòng để tiện theo dõi, kiểm tra Cần phải thường xuyên cử cán đào tạo thêm, đào tạo lại, tập huấn, tham gia buổi thuyết trình, tổ chức cơng tác học hỏi mơ hình, kinh nghiệm từ bên ngồi áp dụng cho quan thấy phù hợp Việc cử cán tập huấn vừa nâng cao trình độ cho thân, vừa mang kiến thức giúp đỡ cán khác quan Đây chiến lược lâu dài vừa tiết kiệm công đào tạo lại mang hiệu cao Thiết chặt thời gian làm việc quan, tránh tình trạng muộn sớm với nhiều lý khác Cần có phần mềm đại để phù hợp với khối lượng cơng việc tương đối lớn tính xác xác cao, tránh tình trạng phần mềm thường xuyên có vấn đề (về đường truyền, tốc độ xử lý ) Tăng cường công tác giao nộp tài liệu, khơng xảy tình 33 trạng vượt quy trình Làm cơng tác tư tưởng từ xuống dưới, làm việc khơng mang tính cá nhân mà phải lợi ích chung trường Tăng cường kiểm tra, rà sốt tình hình hoạt động Nhà trường tránh tình trạng tồn đọng văn thất lạc văn bản, dẫn đến công việc bị bỏ qua Tiểu kết: Với chương 3, nêu nhận xét số kiến nghị nhằm nâng cao chất lượng công tác văn thư trường THCS Võ Cường Trong đó, tơi đánh giá cụ thể thực trạng công tác văn thư trường THCS Võ Cường đưa giải pháp, kiến nghị để từ giúp trường THCS Võ Cường hiểu rõ nguyên nhân, ưu, nhược điểm trường để sửa chữa theo quy định Nhà nước, giúp cho công tác văn thư nhà trường thực hiên tốt 34 KẾT LUẬN Việc cải cách hành Đảng Nhà nước ta đẩy lên hàng đầu, việc cải cách thủ tục hành khâu vơ quan trọng Vấn đề thủ tục hành cải cách cơng tác giải quyết, xử lý quản lý văn bớt rườm rà bất cập Công tác văn thư có vai trò quan trọng tổ chức, quan, đơn vị Hoạt động góp phần đảm bảo cung cấp thơng tin cách có hệ thống, thơng suốt, nhanh chóng, đầy đủ, xác, kịp thời phục vụ cho công tác lãnh đạo Văn thư yếu tố quan trọng chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng quan, đơn vị nào, dù quan hành nhà nước, doanh nghiệp hay đơn vị tổ chức xã hội Vì văn thư hoạt động thiếu cấu tổ chức hoạt động quan lĩnh vực Trong thời gian tìm hiểu trường THCS Võ Cường giúp nhận thức cần thiết cơng tác văn phòng nhà trường Đồng thời giúp tơi nhận thức vị trí, vai trò quan trọng thiếu công tác văn thư q trình hoạt động nhà trường Cơng tác văn thư trường THCS Võ Cường thực cách khoa học, hiệu góp phần vào giải cơng việc nhanh chóng xác Bộ máy lãnh đạo đội ngũ cán công nhân viên chức ln nhiệt tình sáng tạo động q trình giải cơng việc, đáp ứng u cầu đặt nhiệm vụ trách nhiệm cán bộ, công chức Ứng dụng phương tiện thiết bị đại, khoa học công nghệ thông tin thực công tác văn thư, đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn thư nâng cao chất lượng cơng tác văn thư xác kịp thời đảm bảo bí mật Qua việc nghiên cứu tìm hiểu chun đề nhà trường giúp tơi tìm hiểu sâu công tác văn thư vận dụng lý thuyết vào thực tế, nâng cao kiến thức chuyên môn nghiệp vụ Đưa số kiến nghị với mong muốn góp phần nhỏ bé vào việc nâng cao hiệu công tác văn thư trường THCS Võ Cường Tuy thời gian không nhiều, trình nghiên cứu 35 mắc phải thiếu sót song với cố gắng thân giúp đỡ tận tình giáo viên hướng dẫn TS Lê Thị Hiền, với bảo cán nhà trường Tôi mong nhận ý kiến đóng góp thầy để tơi hồn thiện tốt Tơi xin chân thành cảm ơn 36 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư Nghị định 58/2001/NĐ-CP, ngày 24/8/2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Thông tư liên tịch 55/2005/TTLT-VPCP ngày 06/05/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn Thông tư 21/2005/TT-BNV ngày 01/02/2005 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ quyền hạn tổ chức Văn thư, Lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc phủ UBND tỉnh Giáo trình Hành văn phòng quan Nhà nước – Học viện hành Quốc gia Giáo trình Nghiệp vụ hành văn phòng – Nhà xuất Tổng hợp Tp-HCM Công văn 425/VTLTNN - NVTW V/v ngày 18/7/2005 Cục văn thư lưu trữ Nhà nước hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến m.123doc.org Hoàng Lê Minh/ “ Nghiệp vụ văn thư – lưu trữ ” 10 PGS-TS Dương Văn Kham/ “ Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Việt Nam ”/ Nhà xuất Văn Hóa Thơng Tin 37 PHỤ LỤC Ảnh1 Trường THCS Võ Cường lễ khai giảng Ảnh Hoạt động ngoại khóa trường 38 Ảnh Cán văn thư làm việc trường 39 ... luận công tác văn thư khái quát trường THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh Chương 2: Thực trạng công tác văn thư trường THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh Chương 3: Giải pháp nâng cao công tác văn thư. .. cầu nội dung công tác văn thư trường THCS Võ Cường 15 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 2.1: Thực trạng công tác văn thư trường THCS Võ Cường Nhận... tác văn thư trường THCS Võ Cường, thành phố Bắc Ninh Chương I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG THCS VÕ CƯỜNG, THÀNH PHỐ BẮC NINH 1.1: Cơ sở lý luận công tác văn thư 1.1.1: