Công tác văn thư tại Trường Tiểu Học Hòa Thạch A – Xã Hòa Thạch – Huyện Quốc Oai – TP Hà Nội

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Đóng góp của đề tài: 3 7. Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A, XÃ HÒA THẠCH, HUYỆN QUỐC OAI, HÀ NỘI 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản 4 1.1.1. Khái niệm tài liệu 4 1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 5 1.2.1. Vị trí 5 1.2.2. Ý nghĩa 5 1.2.3. Yêu cầu của công tác văn thư 5 1.3. Nội dung của công tác văn thư 6 1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 6 1.3.1.1. Hình thức văn bản 6 1.3.1.2. Thể thức văn bản 6 1.3.1.3. Soạn thảo và duyệt bản thảo văn bản 7 1.3.1.4. Kiểm tra và ký ban hành văn bản 7 1.3.2. Quản lý văn bản. 7 1.3.2.1 Quản lý văn bản đi 7 1.3.2.2. Quản lý văn bản đến 8 1.3.3. Quản lý và sử dụng con dấu 8 1.3.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 8 1.3.3.1. Lập Danh mục hồ sơ 8 1.3.3.2. Lập hồ sơ 9 1.3.3.3. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 9 1.4. Khái quát chung về Trường Tiểu học Hòa Thạch A 9 Tiểu kết 10 CHƯƠNG 2 . CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A 11 2.1. SOạN THảO VÀ BAN HÀNH VĂN BảN. 11 2.1.1 Hình thức và thể thức văn bản 11 2.1.1.1. Hình thức văn bản 11 2.1.1.2. Thể thức văn bản 11 2.1.2. Soạn thảo văn bản 11 2.1.3. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt – Đánh máy, nhân bản 12 2.1.4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 12 2.1.5. Ký văn bản 12 2.1.6. Bản sao văn bản 12 2.2. Quản lý văn bản 13 2.2.1. Nguyên tắc chung 13 2.2.2. Quản lý văn bản đến 13 2.2.2.1. Trình tự quản lý văn bản đến 13 2.2.2.2. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 13 2.2.2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 13 2.2.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 14 2.2.3. Quản lý văn bản đi 14 2.2.3.1. Trình tự giải quyết văn bản đi 14 2.2.3.2. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản 14 2.2.3.3 Đăng ký văn bản đi. 15 2.2.3.4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. 15 2.2.3.5. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15 2.2.3.6. Lưu văn bản đi 16 2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.3.1. Quản lý con dấu 17 2.3.2. Sử dụng con dấu 17 2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 17 2.4.1. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 17 2.4.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 18 CHƯƠNG 3 . MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A 20 3.1. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 20 3.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư 20 3.3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư 21 3.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 21 Tiểu kết 21 KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC 25

LỜI CẢM ƠN

Để có những cán bộ đủ năng lực, trình độ đáp ứng yêu cầu của công việc,công tác văn thư theo qui định nhà nước, trường ĐH Nội vụ Hà Nội đào tạochuyên sâu về văn thư nhằm đáp ứng ,đào tạo đội ngũ cán bộ có chuyên môn,nghiệp vụ

Thời gian qua trong suốt quá trình học bộ môn này, với sự giảng dạy,hướng dẫn của Giảng viên bộ môn, tôi đã phần nào hiểu rõ hơn về phương phápkhi làm một bài tiểu luận làm sao cho tốt và khoa học

Trong quá trình học chúng tôi xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến lãnhđạo nhà trường ĐH Nội vụ Hà Nội đã sắp xếp hợp lí và khoa học và tạo điềukiện thuận lợi cho chúng tôi được tham gia đầy đủ khoá học, môn học mà theochúng nó rất hữu ích đối với sinh viên trong việc thực hiện nghiên cứu, thực

hiện các bài tiểu luận, khóa luận Đó là môn “Phương pháp nghiên cứu khoa học”.

Tiếp đến, tôi xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa đã tận tâmhướng dẫn tôi qua từng buổi học trên lớp, cũng như những buổi trò chuyện, traođổi kiến thức, thảo luận về bộ môn này Nếu không có sự hướng dẫn, tận tìnhchỉ bảo của cô thì tôi khó có thể hoàn thành được bài tiểu luận này

Một lần nữa tôi xin chân thành cảm ơn cô!

Hà Nội, ngày 05 tháng 8 năm 2017

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

4 Lịch sử nghiên cứu 2

5 Phương pháp nghiên cứu 2

6 Đóng góp của đề tài: 3

7 Cấu trúc đề tài 3

CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A, XÃ HÒA THẠCH, HUYỆN QUỐC OAI, HÀ NỘI 4

1.1 Một số khái niệm cơ bản 4

1.1.1 Khái niệm tài liệu 4

1.1.2 Khái niệm về công tác văn thư 4

1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 5

1.2.1 Vị trí 5

1.2.2 Ý nghĩa 5

1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư 5

1.3 Nội dung của công tác văn thư 6

1.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản 6

1.3.1.1 Hình thức văn bản 6

1.3.1.2 Thể thức văn bản 6

1.3.1.3 Soạn thảo và duyệt bản thảo văn bản 7

1.3.1.4 Kiểm tra và ký ban hành văn bản 7

1.3.2 Quản lý văn bản 7

1.3.2.1 Quản lý văn bản đi 7

1.3.2.2 Quản lý văn bản đến 8

1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu 8

1.3.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 8

1.3.3.1 Lập Danh mục hồ sơ 8

1.3.3.2 Lập hồ sơ 9

1.3.3.3 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 9

1.4 Khái quát chung về Trường Tiểu học Hòa Thạch A 9

Tiểu kết 10

CHƯƠNG 2 CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A 11

2.1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 11

2.1.1 Hình thức và thể thức văn bản 11

2.1.1.1 Hình thức văn bản 11

2.1.1.2 Thể thức văn bản 11

2.1.2 Soạn thảo văn bản 11

2.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt – Đánh máy, nhân bản 12

2.1.4 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 12

2.1.5 Ký văn bản 12

2.1.6 Bản sao văn bản 12

2.2 Quản lý văn bản 13

2.2.1 Nguyên tắc chung 13

2.2.2 Quản lý văn bản đến 13

2.2.2.1 Trình tự quản lý văn bản đến 13

2.2.2.2 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 13

2.2.2.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 13

2.2.2.4 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 14

2.2.3 Quản lý văn bản đi 14

2.2.3.1 Trình tự giải quyết văn bản đi 14

2.2.3.2 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản 14

2.2.3.3 Đăng ký văn bản đi 15

2.2.3.4 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 15

2.2.3.5 Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15

2.2.3.6 Lưu văn bản đi 16

2.3 Quản lý và sử dụng con dấu 17

2.3.1 Quản lý con dấu 17

2.3.2 Sử dụng con dấu 17

2.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 17

2.4.1 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 17

2.4.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 18

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A 20

3.1 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 20

3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư 20

3.3 Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư 21

3.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 21

Tiểu kết 21

KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 22

TÀI LIỆU THAM KHẢO 24

PHỤ LỤC 25

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Công tác Văn thư là một lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, là một mắtxích quan trọng không thể thiếu trong bất kỳ một cơ quan, tổ chức Hiện naycông tác văn thư của các cơ quan tổ chức trong quá trình hoạt động đã sản sinh

ra với khối lượng lớn giúp việc chỉnh lý tài liệu theo phương án phân loại khoahọc cần phải được tiến hành thường xuyên và có hiệu quả

Tuy nhiên, trên thực tế công tác văn thư ở nhiều cơ quan vẫn chưa đượcquan tâm đúng mức mà chỉ coi đây là công việc sự vụ đơn thuần Người ta chưathấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác văn thư trong các cơquan, tổ chức Nhiều cơ quan, cán bộ làm công tác văn thư chưa được đào tạođến nơi đến chốn do đó kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng đượcyêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi mới công tác văn thư

Nhìn thấy được tầm quan trọng của công tác văn thư, công tác Văn thưđóng vai trò hết sức quan trọng đối với hoạt động của cơ quan nói riêng và của

xã hội nói chung Đã có khá nhiều công trình nghiên cứu về công tác văn thư nóichung Tuy nhiên chưa có công trình nào nghiên cứu về công tác văn thư tạitrường Tiểu học Hòa Thạch A Nhận thức được tầm quan trọng về công tác Vănthư và hiểu được thực trạng về công tác văn thư ở trường Tiểu học Hòa Thạch

A vì vậy tôi đã chọn đề tài: “Công tác văn thư tại Trường Tiểu Học Hòa Thạch

A – Xã Hòa Thạch – Huyện Quốc Oai – TP Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho

môn phương pháp nghiên cứu khoa học

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

2.1 Mục đích

Tăng cường hiệu quả trong việc thực hiện công tác văn thư

2.2 Nhiệm vụ

Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư tại Trường TH Hòa Thạch A

Đề xuất phương hướng và giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả trong việcthực hiện công tác văn thư

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư

Về không gian: Trường Tiểu học Hòa Thạch A

Về thời gian: Tài liệu của Trường Tiểu học Hòa Thạch A từ năm 2015đến năm 2017

4 Lịch sử nghiên cứu

Đã có nhiều nghiên cứu chươc đó nêu khá đầy đủ về công tác văn thư nhưcác văn bản của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, các tạp chí văn thư lưu trữ,tạp chí khoa học và hội thảo khoa học của trường Quốc gia Hà Nội

Đại học Tổng hợp “ từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ ViệtNam”

Giáo trình “nghiệp vụ văn thư lưu trữ” của Hoàng Lê Minh

Giáo trình văn thư của PGS.TS Triệu Văn Cường

Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả Vương Đình Quyền,Nhà xuất bản ĐH Quốc gia Hà Nội

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Sách “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” của

PGS-TS Dương Văn Kham, chủ thịch Hội văn thư Việt Nam do nhà xuất bản vănhóa thông tin

Ngoài ra còn có một số văn bản hướng dẫn, Nghị định 110/2004/NĐ-CPcủa chính phủ ban hành ngày 08/4/2004 về việc hướng dẫn công tác văn thư lưutrữ

Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướngdẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

5 Phương pháp nghiên cứu

Đề tài tìm hiểu về cơ sở lý luận của công tác văn thư và thực trạng côngtác văn thư tại Trường Tiểu học Hòa Thạch A tôi đã sử dụng các phương phápsau:

Phương pháp phỏng vấn trực tiếp;

Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn;

6 Đóng góp của đề tài:

Giới thiệu một cách có hệ thống về công tác Văn thư ;

Trở thành tài liệu tham khảo về công tác Văn thư ;

Áp dụng thực tiễn công tác Văn thư ;

Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao năng lực, hiệu quả trong công tác vềcông tác Văn thư tại trường Tiểu học Hòa Thạch A;

7 Cấu trúc đề tài

Ngoài phần mở đầu, kết luận và phụ lục; bố cục bài tập lớn được chia làm

3 chương:

Chương 1 Cơ sở lý luận về công tác văn thư và khái quát chung về

Trường Tiểu học Hòa Thạch A

Chương 2 Thực trạng công tác văn thư tại Trường TH Hòa Thạch A Chương 3 Một số kiến nghị và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công

tác Trường Tiểu học Hòa Thạch A

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A, XÃ HÒA THẠCH,

HUYỆN QUỐC OAI, HÀ NỘI 1.1 Một số khái niệm cơ bản

1.1.1 Khái niệm tài liệu

“Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, bản thiết kế, bản

đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương bản phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; bản thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh

vẽ hoặc in; ấn phẩm và vật mang tin khác.” [1]

1.1.2 Khái niệm về công tác văn thư

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phụcvụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo quản lý và điều hành công việc của các cơ quanĐảng, các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - xã hội, cácđơn vị Vũ trang Nhân dân [2]

Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các

cơ quan Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng,nhiệm vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến cácchủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phốihợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàngngày.[3]

Công văn, giấy tờ là một trong những phương tiện quan trọng và cầnthiết đối với hoạt động quản lý Nhà nước, do đó việc làm công văn giấy tờ vàquản lý chúng là hai công tác không thể thiếu được trong hoạt động đó Nhữnghoạt động đó cần được tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theoquy định của pháp luật về công tác văn thư, tức là các quy định về toàn bộ cáccông việc của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước về xây dựng văn bản vàquản lý, và giải quyết các văn bản đó trong hoạt động quản lý của mình

Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,quản lý văn bản tài liệu khác hình thảnh trong quá trình hoạt động của các cơquan tổ chức, quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư.

1.2 Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư

1.2.1 Vị trí

Công tác văn thư là một mặt gắn liền với bộ máy quản lý và là nội dungquan trọng trong hoạt động của cơ quan Như vậy, công tác văn thư có ảnhhưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước của cơ quan.[4]

1.2.2 Ý nghĩa

Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp những thông tin cần thiết phục

vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước của mỗi cơ quan, đơn vị nói chung Thông tinphục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thôngtin chủ yếu nhất, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản

Thực hiện tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơquan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính sách,đúng chế độ

Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của cơquan cá nhân

Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tạo điều kiện làm tốt côngtác lưu trữ.[5]

1.2.3 Yêu cầu của công tác văn thư

Công tác văn thư phải đảm bảo các yêu cầu sau :

Nhanh chóng: Quá trình giải quyết công việc của cơ quan phụ thuộcnhiều vào việc xây dựng văn bản Do đó, xây dựng văn bản và tổ chức quản lý,giải quyết văn bản kịp thời sẽ góp phần giải quyết nhanh công việc của cơ quan

Chính xác: Nội dung văn bản phải chính xác tuyệt đối theo yêu cầu giảiquyết công việc, không trái với văn bản qui phạm pháp luật có liên quan Vănbản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy định Trình bày

văn bản phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành Các yêu cầu nghiệp vụ đánhmáy văn bản, in ấn văn bản phải đúng nội dung bản thảo đã được phê duyệt

Bí mật: Trong quá trình xây dựng văn bản và tổ chức quản lý, giải quyếtvăn bản, bố trí phòng làm việc của cán bộ văn thư, lựa chọn cán bộ văn thư của

cơ quan phải đảm bảo yêu cầu đã được quy định trong pháp lệnh bảo vệ bí mậtNhà nước

Hiện đại: Việc thực hiện những nội dung cụ thể của công tác văn thư gắnliền với việc sử dụng các phương tiện và kỹ thuật hiện đại.Vì vậy hiện đại hoácông tác văn thư đã trở thành một trong những tiền đề bảo đảm cho công tácquản lý Nhà nước nói chung và của mỗi cơ quan nói riêng có năng suất, chấtlượng cao Hiện đại hoá công tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứngdụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư và thực hiện các trang thiết bịvăn phòng.[6]

1.3 Nội dung của công tác văn thư

1.3.1 Soạn thảo và ban hành văn bản

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được thực hiện theohướng dẫn tại Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng đẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành được quy định rõ:

‘‘Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản chuyên ngành do Bộ trưởng, Thủtrưởng cơ quan quản lý ngành quy định sau khi thỏa thuận thống nhất với Bộtrưởng Bộ Nội vụ”[7 ]

Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội được thực hiện theo quy định cụ thể trong Nghị định 110/2004/NĐ-CP: ‘‘Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản của tổ chức chính trị, tổ chứcchính trị - xã hội do người đứng đầu cơ quan Trung ương của tổ chức chính trị,

tổ chức chính trị - xã hội quy định’’[ 8 ]

1.3.1.3 Soạn thảo và duyệt bản thảo văn bản

- Xác định hình thức, nội dung, độ mật, độ khẩn của văn bản cầnsoạn thảo

- Thu thập, xử lý thông tin liên quan

- Soạn thảo văn bản, trong trường hợp cần thiết có thể đề xuất với người

có thẩm quyền việc tham khảo ý kiến của các cá nhân, tổ chức có liên quan đểhoàn chỉnh bản thảo

- Trình duyệt người có thẩm quyền bản thảo văn bản kèm theo tài liệu cóliên quan

- Đánh máy, nhân bản văn bản theo đúng bản thảo được duyệt

1.3.1.4 Kiểm tra và ký ban hành văn bản

- Người có trách nhiệm ký nháy hoặc ký tắt đảm bảo độ chính xác về nộidung và thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản theo quy định

- Trình người có thẩm quyền ký ban hành văn bản, khi ký văn bản khôngdùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các loại mực dễ phai

1.3.2 Quản lý văn bản

1.3.2.1 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành [9]

1.3.2.2 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật,văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyểnqua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức [10]

1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu được sử dụng trong các cơ quan, tổ chức và một số chức danh nhànước; con dấu thể hiện vị trí pháp lý và khẳng định giá trị pháp lý đối với cácvăn bản, giấy tờ của các cơ quan, tổ chức và các chức danh nhà nước [11]

Việc quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư được thực hiện theoquy định của pháp luật về quản lý và sử dụng con dấu

1.3.4 Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan

1.3.3.1 Lập Danh mục hồ sơ

Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức cótrách nhiệm lập hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưutrữ cơ quan[12]

Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan, tổ chức duyệt, ký ban hànhvào đầu năm Lập Danh mục hồ sơ gồm các nội dung sau:

- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ: Khung đề mục của Danhmục hồ sơ được xây dựng theo cơ cấu tổ chức hoặc theo lĩnh vực hoạt động của

1.3.3.2 Lập hồ sơ

- Mở hồ sơ: Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có tráchnhiệm mở hồ sơ về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp

cơ quan, tổ chức chưa có Danh mục hồ sơ)

- Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ: Cần thu thập, cập nhật tất

cả các văn bản, tài liệu kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm vào hồ sơ đảm bảo sự tànvẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc

- Kết thúc hồ sơ: Hồ sơ được kết thúc khi giải quyết xong công việc,người lập hồ sơ phải chỉnh sửa, hoàn thiện hồ sơ cho phù hợp với nội dung tàiliệu trong hồ sơ

1.3.3.3 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu

- Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan là 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đối với hồ sơ, tài liệu xây dựng

cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày công trình được quyết toán

- Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ

sơ, tài liệu sau: Hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc chưa giải quyết xong, hồ sơphối hợp giải quyết công việc, các văn bản gửi để biết

- Khi nộp lưu tài liệu phải lập hai bản “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu” vàhai bản “Biên bản giao nhận hồ sơ, tài liệu” Đơn vị, cá nhân giao nộp tài liệu vàLưu trữ cơ quan mỗi loại giữ một bản

1.4 Khái quát chung về Trường Tiểu học Hòa Thạch A

Trường Tiểu học Hòa Thạch A là đơn vị sự nghiệp nằm trên địa bàn XãHòa Thạch Huyện Quốc Oai Thành phố Hà Nội.Qua … năm hình thành và pháttriển Trường thu hút được nhiều học sinh trên địa bàn và các vùng lân cận

Cơ cấu tổ chức của Trường Ban Giám Hiệu gồm Hiệu trưởng và 01 Hiệuphó, tiếp đó là các bộ phận chuyên môn giúp việc cho BGH

Tiểu kết

Nhìn chung Công tác văn thư là một nhiệm vụ quan trọng không thể thiếuđược đối với một các cơ quan, tổ chức Vì vậy, các cơ quan, tổ chức cần quantâm làm tốt công tác văn thư để góp phần đẩy mạnh hoạt động của cơ quan, tổchức mình, giữ gìn bí mật của Đảng, Nhà nước

Trong chương 1 tôi đã nghiên cứu cơ sở lý luận và khái quát về công tácvăn thư tại Trường Tiểu học Hòa Thạch A Qua những nội dung trên là cơ sở đểchúng tôi đi sâu về công tác văn thư tại trường Tiểu học Hòa Thạch A trongchương 2 và chương 3