MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 4. Lịch sử nghiên cứu 2 5. Phương pháp nghiên cứu 2 6. Đóng góp của đề tài: 3 7. Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A, XÃ HÒA THẠCH, HUYỆN QUỐC OAI, HÀ NỘI 4 1.1. Một số khái niệm cơ bản 4 1.1.1. Khái niệm tài liệu 4 1.1.2. Khái niệm về công tác văn thư 4 1.2. Vị trí, ý nghĩa và yêu cầu của công tác văn thư 5 1.2.1. Vị trí 5 1.2.2. Ý nghĩa 5 1.2.3. Yêu cầu của công tác văn thư 5 1.3. Nội dung của công tác văn thư 6 1.3.1. Soạn thảo và ban hành văn bản 6 1.3.1.1. Hình thức văn bản 6 1.3.1.2. Thể thức văn bản 6 1.3.1.3. Soạn thảo và duyệt bản thảo văn bản 7 1.3.1.4. Kiểm tra và ký ban hành văn bản 7 1.3.2. Quản lý văn bản. 7 1.3.2.1 Quản lý văn bản đi 7 1.3.2.2. Quản lý văn bản đến 8 1.3.3. Quản lý và sử dụng con dấu 8 1.3.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan 8 1.3.3.1. Lập Danh mục hồ sơ 8 1.3.3.2. Lập hồ sơ 9 1.3.3.3. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu 9 1.4. Khái quát chung về Trường Tiểu học Hòa Thạch A 9 Tiểu kết 10 CHƯƠNG 2 . CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A 11 2.1. SOạN THảO VÀ BAN HÀNH VĂN BảN. 11 2.1.1 Hình thức và thể thức văn bản 11 2.1.1.1. Hình thức văn bản 11 2.1.1.2. Thể thức văn bản 11 2.1.2. Soạn thảo văn bản 11 2.1.3. Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt – Đánh máy, nhân bản 12 2.1.4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành 12 2.1.5. Ký văn bản 12 2.1.6. Bản sao văn bản 12 2.2. Quản lý văn bản 13 2.2.1. Nguyên tắc chung 13 2.2.2. Quản lý văn bản đến 13 2.2.2.1. Trình tự quản lý văn bản đến 13 2.2.2.2. Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 13 2.2.2.3. Trình, chuyển giao văn bản đến 13 2.2.2.4. Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 14 2.2.3. Quản lý văn bản đi 14 2.2.3.1. Trình tự giải quyết văn bản đi 14 2.2.3.2. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số và ngày, tháng của văn bản 14 2.2.3.3 Đăng ký văn bản đi. 15 2.2.3.4. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật. 15 2.2.3.5. Thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 15 2.2.3.6. Lưu văn bản đi 16 2.3. Quản lý và sử dụng con dấu 17 2.3.1. Quản lý con dấu 17 2.3.2. Sử dụng con dấu 17 2.4. Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 17 2.4.1. Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập 17 2.4.2. Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan 18 CHƯƠNG 3 . MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A 20 3.1. Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư 20 3.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức trong hoạt động của công tác văn thư 20 3.3. Tăng cường trang thiết bị, cơ sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư 21 3.4. Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 21 Tiểu kết 21 KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC 25
LỜI CẢM ƠN Để có cán đủ lực, trình độ đáp ứng u cầu cơng việc, công tác văn thư theo qui định nhà nước, trường ĐH Nội vụ Hà Nội đào tạo chuyên sâu văn thư nhằm đáp ứng ,đào tạo đội ngũ cán có chun mơn, nghiệp vụ Thời gian qua suốt q trình học mơn này, với giảng dạy, hướng dẫn Giảng viên môn, phần hiểu rõ phương pháp làm tiểu luận cho tốt khoa học Trong q trình học chúng tơi xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến lãnh đạo nhà trường ĐH Nội vụ Hà Nội xếp hợp lí khoa học tạo điều kiện thuận lợi cho chúng tơi tham gia đầy đủ khố học, mơn học mà theo chúng hữu ích sinh viên việc thực nghiên cứu, thực tiểu luận, khóa luận Đó mơn “Phương pháp nghiên cứu khoa học” Tiếp đến, xin chân thành cảm ơn Giảng viên Vũ Ngọc Hoa tận tâm hướng dẫn qua buổi học lớp, buổi trò chuyện, trao đổi kiến thức, thảo luận mơn Nếu khơng có hướng dẫn, tận tình bảo tơi khó hồn thành tiểu luận Một lần xin chân thành cảm ơn cô! Hà Nội, ngày 05 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .1 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Đóng góp đề tài: .3 Cấu trúc đề tài CHƯƠNG CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A, XÃ HÒA THẠCH, HUYỆN QUỐC OAI, HÀ NỘI .4 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tài liệu 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư .4 1.2 Vị trí, ý nghĩa yêu cầu công tác văn thư 1.2.1 Vị trí .5 1.2.2 Ý nghĩa 1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư 1.3 Nội dung công tác văn thư 1.3.1 Soạn thảo ban hành văn 1.3.1.1 Hình thức văn .6 1.3.1.2 Thể thức văn 1.3.1.3 Soạn thảo duyệt thảo văn 1.3.1.4 Kiểm tra ký ban hành văn 1.3.2 Quản lý văn .7 1.3.2.1 Quản lý văn .7 1.3.2.2 Quản lý văn đến 1.3.3 Quản lý sử dụng dấu 1.3.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ quan 1.3.3.1 Lập Danh mục hồ sơ 1.3.3.2 Lập hồ sơ .9 1.3.3.3 Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu thủ tục nộp lưu 1.4 Khái quát chung Trường Tiểu học Hòa Thạch A Tiểu kết 10 CHƯƠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A 11 2.1 SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN 11 2.1.1 Hình thức thể thức văn .11 2.1.1.1 Hình thức văn .11 2.1.1.2 Thể thức văn .11 2.1.2 Soạn thảo văn 11 2.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt – Đánh máy, nhân 12 2.1.4 Kiểm tra văn trước ký ban hành 12 2.1.5 Ký văn 12 2.1.6 Bản văn 12 2.2 Quản lý văn 13 2.2.1 Nguyên tắc chung 13 2.2.2 Quản lý văn đến .13 2.2.2.1 Trình tự quản lý văn đến .13 2.2.2.2 Tiếp nhận, đăng ký văn đến 13 2.2.2.3 Trình, chuyển giao văn đến 13 2.2.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 14 2.2.3 Quản lý văn .14 2.2.3.1 Trình tự giải văn 14 2.2.3.2 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn .14 2.2.3.3 Đăng ký văn 15 2.2.3.4 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật 15 2.2.3.5 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn .15 2.2.3.6 Lưu văn 16 2.3 Quản lý sử dụng dấu 17 2.3.1 Quản lý dấu 17 2.3.2 Sử dụng dấu 17 2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan 17 2.4.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập 17 2.4.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan .18 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A 20 3.1 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác văn thư 20 3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư 20 3.3 Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư .21 3.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư .21 Tiểu kết 21 KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN 22 TÀI LIỆU THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC 25 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác Văn thư lĩnh vực hoạt động quản lý Nhà nước, mắt xích quan trọng khơng thể thiếu quan, tổ chức Hiện công tác văn thư quan tổ chức trình hoạt động sản sinh với khối lượng lớn giúp việc chỉnh lý tài liệu theo phương án phân loại khoa học cần phải tiến hành thường xuyên có hiệu Tuy nhiên, thực tế cơng tác văn thư nhiều quan chưa quan tâm mức mà coi công việc vụ đơn Người ta chưa thấy vị trí, ý nghĩa tầm quan trọng cơng tác văn thư quan, tổ chức Nhiều quan, cán làm công tác văn thư chưa đào tạo đến nơi đến chốn kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ chưa đáp ứng yêu cầu địi hỏi nghiệp đổi cơng tác văn thư Nhìn thấy tầm quan trọng cơng tác văn thư, cơng tác Văn thư đóng vai trị quan trọng hoạt động quan nói riêng xã hội nói chung Đã có nhiều cơng trình nghiên cứu cơng tác văn thư nói chung Tuy nhiên chưa có cơng trình nghiên cứu công tác văn thư trường Tiểu học Hòa Thạch A Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư hiểu thực trạng công tác văn thư trường Tiểu học Hịa Thạch A tơi chọn đề tài: “Cơng tác văn thư Trường Tiểu Học Hịa Thạch A – Xã Hòa Thạch – Huyện Quốc Oai – TP Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu cho môn phương pháp nghiên cứu khoa học Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu 2.1 Mục đích Tăng cường hiệu việc thực công tác văn thư 2.2 Nhiệm vụ Nghiên cứu thực trạng công tác văn thư Trường TH Hòa Thạch A Đề xuất phương hướng giải pháp nhằm tăng cường hiệu việc thực công tác văn thư Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: công tác văn thư Về khơng gian: Trường Tiểu học Hịa Thạch A Về thời gian: Tài liệu Trường Tiểu học Hòa Thạch A từ năm 2015 đến năm 2017 Lịch sử nghiên cứu Đã có nhiều nghiên cứu chươc nêu đầy đủ cơng tác văn thư văn Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, tạp chí văn thư lưu trữ, tạp chí khoa học hội thảo khoa học trường Quốc gia Hà Nội Đại học Tổng hợp “ từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” Giáo trình “nghiệp vụ văn thư lưu trữ” Hồng Lê Minh Giáo trình văn thư PGS.TS Triệu Văn Cường Lý luận phương pháp công tác văn thư tác giả Vương Đình Quyền, Nhà xuất ĐH Quốc gia Hà Nội Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Sách “Từ điển giải thích nghiệp vụ văn thư lưu trữ Việt Nam” PGSTS Dương Văn Kham, chủ thịch Hội văn thư Việt Nam nhà xuất văn hóa thơng tin Ngồi cịn có số văn hướng dẫn, Nghị định 110/2004/NĐ-CP phủ ban hành ngày 08/4/2004 việc hướng dẫn công tác văn thư lưu trữ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Phương pháp nghiên cứu Đề tài tìm hiểu sở lý luận công tác văn thư thực trạng công tác văn thư Trường Tiểu học Hịa Thạch A tơi sử dụng phương pháp sau: Phương pháp vấn trực tiếp; Phương pháp quan sát, khảo sát thực tiễn; Đóng góp đề tài: Giới thiệu cách có hệ thống cơng tác Văn thư ; Trở thành tài liệu tham khảo công tác Văn thư ; Áp dụng thực tiễn công tác Văn thư ; Đề tài nghiên cứu góp phần nâng cao lực, hiệu công tác công tác Văn thư trường Tiểu học Hòa Thạch A; Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận phụ lục; bố cục tập lớn chia làm chương: Chương Cơ sở lý luận công tác văn thư khái quát chung Trường Tiểu học Hịa Thạch A Chương Thực trạng cơng tác văn thư Trường TH Hòa Thạch A Chương Một số kiến nghị giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác Trường Tiểu học Hịa Thạch A Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ KHÁI QUÁT VỀ TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A, XÃ HÒA THẠCH, HUYỆN QUỐC OAI, HÀ NỘI 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Khái niệm tài liệu “Tài liệu vật mang tin hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Tài liệu bao gồm văn bản, dự án, thiết kế, đồ, công trình nghiên cứu, sổ sách, biểu thống kê; âm bản, dương phim, ảnh, vi phim; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử; thảo tác phẩm văn học, nghệ thuật; sổ công tác, nhật ký, hồi ký, bút tích, tài liệu viết tay; tranh vẽ in; ấn phẩm vật mang tin khác.” [1] 1.1.2 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụcho việc lãnh đạo, đạo quản lý điều hành công việc quan Đảng, quan nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - xã hội, đơn vị Vũ trang Nhân dân [2] Công tác văn thư công tác quan trọng hoạt động tất quan Các quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực chức năng, nhiệm vụ cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến chủ trương, sách, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại kiện, tượng xảy hoạt động hàng ngày.[3] Công văn, giấy tờ phương tiện quan trọng cần thiết hoạt động quản lý Nhà nước, việc làm cơng văn giấy tờ quản lý chúng hai công tác thiếu hoạt động Những hoạt động cần tiến hành tuân thủ chế độ chặt chẽ, nghiêm ngặt theo quy định pháp luật công tác văn thư, tức quy định toàn cơng việc quan quản lý hành Nhà nước xây dựng văn quản lý, giải văn hoạt động quản lý Cơng tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thảnh trình hoạt động quan tổ chức, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư 1.2 Vị trí, ý nghĩa yêu cầu cơng tác văn thư 1.2.1 Vị trí Cơng tác văn thư mặt gắn liền với máy quản lý nội dung quan trọng hoạt động quan Như vậy, cơng tác văn thư có ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng quản lý Nhà nước quan.[4] 1.2.2 Ý nghĩa Công tác văn thư bảo đảm việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ nhiệm vụ quản lý Nhà nước quan, đơn vị nói chung Thơng tin phục vụ quản lý cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, nguồn thơng tin chủ yếu nhất, xác thông tin văn Thực tốt cơng tác văn thư góp phần giải cơng việc quan nhanh chóng, xác, suất, chất lượng, sách, chế độ Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan cá nhân Cơng tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tạo điều kiện làm tốt công tác lưu trữ.[5] 1.2.3 Yêu cầu công tác văn thư Công tác văn thư phải đảm bảo yêu cầu sau : Nhanh chóng: Q trình giải cơng việc quan phụ thuộc nhiều vào việc xây dựng văn Do đó, xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn kịp thời góp phần giải nhanh cơng việc quan Chính xác: Nội dung văn phải xác tuyệt đối theo yêu cầu giải công việc, không trái với văn qui phạm pháp luật có liên quan Văn ban hành phải có đầy đủ thành phần Nhà nước quy định Trình bày văn phải tiêu chuẩn Nhà nước ban hành Các yêu cầu nghiệp vụ đánh máy văn bản, in ấn văn phải nội dung thảo phê duyệt Bí mật: Trong q trình xây dựng văn tổ chức quản lý, giải văn bản, bố trí phịng làm việc cán văn thư, lựa chọn cán văn thư quan phải đảm bảo yêu cầu quy định pháp lệnh bảo vệ bí mật Nhà nước Hiện đại: Việc thực nội dung cụ thể công tác văn thư gắn liền với việc sử dụng phương tiện kỹ thuật đại.Vì đại hố cơng tác văn thư trở thành tiền đề bảo đảm cho công tác quản lý Nhà nước nói chung quan nói riêng có suất, chất lượng cao Hiện đại hố cơng tác văn thư ngày nay, trước hết nói đến việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác văn thư thực trang thiết bị văn phịng.[6] 1.3 Nội dung cơng tác văn thư 1.3.1 Soạn thảo ban hành văn 1.3.1.1 Hình thức văn Các hình thức văn hình thành hoạt động quan, tổ chức bao gồm: Văn Quy phạm pháp luật; Văn hành chính; Văn chuyên ngành; Văn tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội 1.3.1.2 Thể thức văn Thể thức kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật thực theo hướng dẫn Thông tư số 25/2011/TT- BTP ngày 27/12/2011 Bộ Tư pháp thể thức, kỹ thuật trình bày văn quy phạm pháp luật Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng quan ngang văn quy phạm pháp luật liên tịch Chương CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HÒA THẠCH A Ban giám Hiệu nhà trường đạo tới nhân viên Văn thư nhà trường thực công tác văn thư - lưu trữ theo quy định; nhân viên Văn thư nhà trường xây dựng kế hoạch hoạt động nghiệp vụ trình BGH phê duyệt; Nhà trường quan tâm đến việc bước cơng tác văn thư Qua q trình tơi khảo sát trường cho thấy công tác văn thư quan tâm, trọng, song bên cạnh cịn số tồn 2.1 Soạn thảo ban hành văn 2.1.1 Hình thức thể thức văn 2.1.1.1 Hình thức văn Trường TH Hịa Thạch A đơn vị nghiệp giáo dục ban hành văn hành chính, cơng văn giấy tờ hình thành trình hoạt động quan Hình thức văn tuân thủ theo quy định Nhà nước 2.1.1.2 Thể thức văn Văn thư trường tuân thủ trình tự hướng dẫn theo thuật trình bày theo Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 2.1.2 Soạn thảo văn Việc soạn thảo văn văn thư thực theo Thông tư số 01/2011/TTBNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Hiện Văn Thư trường thuộc văn thư kiêm nhiệm gồm văn thư – lưu trữ - thư viện Việc soạn thảo văn Trường Ban giám hiệu trường người có thẩm quyền ban hành văn Ngoài Ban giám hiệu giao cho cán bộ, nhân viên tổ chức tự soạn thảo văn có liên quan đến cơng việc giao Sau văn soạn thảo phải trình lên Hiệu 11 trưởng Phó hiệu trưởng duyệt; thảo duyệt đưa phận Văn thư đánh máy - Các phịng cơng chức, viên chức giao soạn thảo văn có trách nhiệm thực cơng việc sau: + Xác định hình thức văn bản, nội dung độ mật, độ khẩn, nơi nhận văn bản; + Thu thập, xử lý thông tin có liên quan; + Soạn thảo văn bản; + Tham khảo ý kiến phòng cá nhân, tổ chức có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến để hồn chỉnh thảo; + Trình duyệt dự thảo văn bản, kèm theo văn liên quan (nếu có) 2.1.3 Duyệt dự thảo văn bản, sửa chữa, bổ sung thảo duyệt – Đánh máy, nhân - Dự thảo văn phải Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng phê duyệt; - Sau phê duyệt dự thảo văn thư đảm bảo việc đánh máy nguyên văn thảo, thể thức kỹ thuật trình bày văn Nhân số lượng quy định Giữ gìn bí mật nội dung văn thực việc đánh máy, phân theo thời gian quy định 2.1.4 Kiểm tra văn trước ký ban hành - Văn thư trách nhiệm kiểm tra lần cuối chịu trách nhiệm thể thức, kỹ thuật trình bày, thủ tục ban hành văn Trường 2.1.5 Ký văn Khi hiệu trưởng vắng mặt Phó HT ký thay phải “KT” Khi ký văn phải dùng bút mực màu xanh, không dùng bút mực đỏ mực dễ phai 2.1.6 Bản văn - Các hình thức gồm: y chính, lục trích - Thể thức thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV - Việc y chính, lục, trích văn BGH định 12 - Bản y chính, lục, trích thực quy định pháp luật có giá trị pháp lý 2.2 Quản lý văn 2.2.1 Nguyên tắc chung - Tất văn đi, văn đến Trường phải quản lý tập trung Văn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký Văn thư, phịng, cá nhân khơng có trách nhiệm giải - Đối với việc quản lý văn văn đến Trường Tiểu học Phú Mãn thực đầy đủ Lập loại hồ sơ sổ sách theo quy định 2.2.2 Quản lý văn đến 2.2.2.1 Trình tự quản lý văn đến Tất văn đến Trường quản lý theo trình tự sau: - Bảo vệ tiếp nhận văn đến, sau chuyển giao cho văn thư, văn thư đăng ký văn đến; - Trình, chuyển giao văn đến; - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 2.2.2.2 Tiếp nhận, đăng ký văn đến - Văn thư trường tiếp nhận văn đến qua mail, sau trình Ban Giám Hiệu giải cơng việc - Văn đến tất từ nguồn phải đc tập trung văn thư trường để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký 2.2.2.3 Trình, chuyển giao văn đến - Văn đến sau đăng ký, phải kịp thời trình BGH để xin ý kiến phân phối văn Văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận được; - Việc chuyển giao văn phải đảm bảo xác, đối tượng giữ bí mật nội dung văn Người nhận văn phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn đến 13 2.2.2.4 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến - Sau nhận văn đến phận liên quan có trách nhiệm đạo, giải kịp thời theo thời hạn yêu cầu BGH; - Trường hợp văn đến khơng có u cầu thời hạn trả lời thời hạn giải thực theo Quy chế làm việc Trường; 2.2.3 Quản lý văn 2.2.3.1 Trình tự giải văn Tất văn Trường phát hành phải quản lý theo trình tự sau: - Kiểm tra hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng, năm văn - Đăng ký văn sở liệu quản lý văn máy tính - Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ mật, khẩn (nếu có) - Làm thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Lưu văn 2.2.3.2 Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; ghi số ngày, tháng văn Ở trường Tiểu học Hòa Thạch A, năm số lượng văn ban hành 450 văn nên đánh số đăng ký chung cho tất loại văn hành Chữ viết tắt tên quan, tổ chức ban hành văn chữ viết tắt tên đơn vị quan quy định cụ thể, bảo đảm ngắn gọn, dễ hiểu - Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản: Trước phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức kỹ thuật trình bày văn bản; phát sai - Việc ghi số văn thư phải đăng ký văn trường ban hành vòng năm Sô văn ghi số Ả rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm 14 2.2.3.3 Đăng ký văn Văn Trường văn thư đăng ký vào sổ phần mềm quản lý văn máy tính Tất văn kẹp theo thứ tự theo sổ đăng ký văn ngăn nắp, gọn gàng, khoa học 2.2.3.4 Nhân bản, đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật - Nhân + Số lượng văn cần nhân để phát hành xác định sở số lượng nơi nhận văn bản; + Giữ bí mật nội dung văn thực đánh máy, nhân theo số lượng thời gian quy định; - Đóng dấu quan + Dấu phải đóng trùm lên khoảng 1/3 chữ ký phía bên trái; + Dấu đóng phải rõ ràng, ngắn, chiều dùng mực dấu theo quy định; + Đóng dấu vào phụ lục kèm theo + Đóng dấu giáp lai: Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy, dấu không 05 trang - Đóng dấu độ khẩn, mật Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật văn thực theo quy định Nhà nước 2.2.3.5 Thủ tục phát hành, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn - Thủ tục phát hành văn + Lựa chọn bì; + Viết bì; Vào bì dán bì; + Đóng dấu độ khẩn, dấu ký hiệu độ mật dấu khác lên bì (nếu có) - Chuyển phát văn 15 - Chuyển gửi văn + Những văn làm đầy đủ thủ tục hành phải phát hành ngày văn đăng ký, chậm ngày làm việc tiếp theo; + Đối với văn "HỎA TỐC", “HỎA TỐC HẸN GIỜ”, "KHẨN", "THƯỢNG KHẨN" phải phát hành sau làm đầy đủ thủ tục hành chính; + Văn chuyển phát qua bưu điện phải đăng ký vào Sổ gửi văn bưu điện Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vào sổ; + Việc chuyển giao trực tiếp văn cho phận, cá nhân Trường cho quan, đơn vị, cá nhân bên phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản; + Chuyển phát văn máy fax, qua mạng: Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển phát cho nơi nhận máy fax chuyển qua mạng, sau phải chuyển lại văn chính; + Chuyển phát văn mật thực theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước - Theo dõi việc chuyển phát văn đi: Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn Trường hợp phát văn bị thất lạc, khơng có người nhận phải báo cáo với BGH nhà trưởng để xử lý kịp thời 2.2.3.6 Lưu văn - Mỗi văn phải lưu hai bản: gốc lưu Văn thư, 01 lưu hồ sơ cơng việc BGH hay phận chuyên môn - Bản gốc lưu Văn thư Trường phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký - Việc lưu giữ, bảo quản sử dụng lưu văn có đóng dấu mức độ mật thực theo quy định hành bảo vệ bí mật nhà nước 16 - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, quản lý - Văn thư có trách nhiệm phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng lưu Văn thư theo quy định pháp luật 2.3 Quản lý sử dụng dấu 2.3.1 Quản lý dấu - Các dấu Trường bảo quản cẩn thận tủ có khóa, việc bảo quản dấu Hiệu trưởng - Con dấu phải bảo quản phòng làm việc Hiệu trưởng Trường hợp cần đưa dấu khỏi Trường, Hiệu trưởng phải chịu trách nhiệm việc quản lý, sử dụng dấu Con dấu phải bảo quản an toàn làm việc; - Khi nét dấu bị mòn, biến dạng dấu bị mất, Hiệu trưởng phải báo cáo lên cấp để làm thủ tục đổi dấu báo cáo quan công an lập biên trường hợp dấu 2.3.2 Sử dụng dấu - Sau đồng ý BGH văn thư tự tay đóng dấu vào văn Trường - Chỉ đóng dấu vào văn văn hình thức, thể thức có chữ ký người có thẩm quyền - Khơng đóng dấu trường hợp sau: Đóng dấu vào giấy khơng có nội dung, đóng dấu trước ký, đóng dấu sẵn giấy trắng đóng dấu lên văn có chữ ký người khơng có thẩm quyền 2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ quan 2.4.1 Nội dung việc lập hồ sơ yêu cầu hồ sơ lập (1) Nội dung việc lập hồ sơ công việc - Xây dựng Danh mục hồ sơ : Việc xây dựng Danh mục hồ sơ thực theo quy định Điều 13 Thông tư số 07/2012/TT-BNV; - Mở hồ sơ: Căn vào Danh mục hồ sơ Trường thực tế công việc giao, công chức, viên chức phải chuẩn bị bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên 17 bìa hồ sơ Cơng chức, viên chức q trình giải cơng việc tiếp tục đưa văn hình thành có liên quan vào hồ sơ; - Thu thập văn vào hồ sơ + Cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ văn bản, giấy tờ tài liệu có liên quan đến công việc vào hồ sơ; + Các văn hồ sơ phải xếp theo trình tự nghiệp vụ, tùy theo đặc điểm khác công việc để lựa chọn cách xếp cho thích hợp (chủ yếu theo trình tự thời gian diễn biến công việc) - Kết thúc biên mục hồ sơ + Khi công việc giải xong hồ sơ kết thúc Cơng chức, viên chức lập hồ sơ phải kiểm tra, xem xét, bổ sung văn bản, giấy tờ thiếu loại văn trùng thừa, nháp, tài liệu, sách báo không cần để hồ sơ; (2) Yêu cầu hồ sơ lập - Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ Trường phận chuyên môn; - Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc; - Văn hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 2.4.2 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - BGH nhà trường phân công trách nhiệm cho cá nhân đơn vị lập hồ sơ việc họ giao năm - Cơng chức, viên chức có trách nhiệm lập hồ sơ công việc phân công theo dõi, giải quyết; - Cán bộ, giáo viên, nhân viên chuyển công tác, việc, nghỉ hưu để hưởng chế độ bảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho Trường cho người kế nhiệm, không giữ hồ sơ, tài liệu Trường làm tài liệu riêng mang sang quan, tổ chức khác 18 - Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu thời hạn 01 năm kể từ ngày công việc kết thúc; - Thủ tục giao nhận giao nộp hồ sơ, tài liệu công chức, viên chức phải lập 02 Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ quan lập 02 Biên giao nhận tài liệu Bên giao bên nhận tài liệu bên giữ loại 01 - Giao nộp hồ sơ, tài liệu thời hạn thủ tục quy định Đối với văn thư Trường có trách nhiệm: - Xây dựng Danh mục hồ sơ Trường; - Hướng dẫn cán bộ, giáo viên, nhân viên toàn trường việc lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu; - Tiếp nhận, hoàn chỉnh xếp hồ sơ, tài liệu: + Tiếp nhận hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu từ phòng, cá nhân Trường hợp phát thiếu hồ sơ yêu cầu phòng, cá nhân bổ sung báo cáo BGH nhà trường giải kịp thời + Hoàn chỉnh hồ sơ lập Mục lục hồ sơ; + Sắp xếp hồ sơ, tài liệu vào hộp, ghi dán nhãn hộp, đưa lên giá Tiểu kết Từ sở lý luận chương 1, từ nghiệp vụ học trường nghiệp tơi sâu tìm hiểu đưa thực trạng tồn công tác văn thư trường Tiểu học Hòa Thạch A Nhân viên văn thư trường nắm vững kiến thức nghiệp vụ tốt, tổ chức tốt công tác văn thư trường Tuy nhiên thấy tồn nhỏ.Từ tồn tơi đưa số giải pháp cho công tác Văn thư chương 19 CHƯƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ĐỐI VỚI CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC HỊA THẠCH A Cơng tác văn thư bước khởi đầu trình xử lý thông tin Làm tốt công tác văn thư giúp cho cơng việc quan tiến hành thuận lợi hơn, hiệu Để đáp ứng nhu cầu nhiệm vụ giao việc nâng cao chất lượng hiệu công tác văn thư vô cần thiết Công việc cần triển khai thời gian sớm số giải pháp sau: 3.1 Chú trọng việc xây dựng kế hoạch, đạo thực công tác văn thư Nghiên cứu hướng dẫn thi văn Luật Luật lĩnh vực công tác văn thư để tạo thành hệ thống văn đạo công tác văn thư 3.2 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư Nâng cao nhận thức, trình độ nghiệp vụ cán bộ, viên chức hoạt động công tác văn thư Đổi nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên công tác văn thư nhiều hình thức Tăng cường cơng tác bồi dưỡng CBGVNV thông qua việc cử cán bộ, nhân viên dự buổi tập huấn Huyện, Trường, khuyến khích tự học tập bồi dưỡng Mỗi cán bộ, nhân viên trình độ chun mơn nghịêp vụ cần phải bổ túc thêm vi tính ngoại ngữ để đáp ứng u cầu cơng việc tốt hơn, có sách khuyến khích động viên tinh thần vật chất nhằm kích thích tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên trường Xây dựng kế hoạch, nội dung tập huấn khoa học, phù hợp với khả nhận thức thời gian thực đối tượng Giáo dục ý thức kỷ luật tính tích cực lao động cho GVNV Tăng cường bổ sung, kiện toàn đội ngũ cán bộ, viên chức hỗ trợ công tác văn thư 20 Do tình hình thực tế nhân văn thư kiêm nhiều nhiệm vụ nên nhà trường bố trí thêm nhân viên hỗ trợ chuyên quản lý khâu văn đến văn Phân công rõ chức năng, nhiệm vụ đối tượng cán bộ, giáo viên, nhân viên có liên quan đến cơng tác văn thư Giao việc soạn thảo văn cho nhân viên văn thư, đối tượng liên quan, sau góp ý, chỉnh sửa văn yêu cầu lưu mẫu văn chuẩn Folder để làm tư liệu cho lần soạn thảo sau 3.3 Tăng cường trang thiết bị, sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư Là trường nông thôn cở sở vật chất thiếu thốn nên cần tăng cường đầu tư trang thiết bị sở vật chất phục vụ cho công tác văn thư 3.4 Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư đề cập đến thực cải tiến quy trình nghiệp vụ mà phải thay đổi thiết bị, có máy tính điện tử Đẩy mạnh sáng tạo, phát huy sáng kiến công tác văn thư; ý hướng nghiên cứu tập trung vào xây dựng, ban hành văn bản, hệ thống hoá văn Sử dụng công nghệ thông tin cho phép nâng cao suất lao động nhân viên văn thư lên nhiều lần nhờ giảm số nhân viên văn thư hành Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp thông tin cách nhanh chóng cho cán lãnh đạo, giúp lãnh đạo định kịp thời, xác, đắn, góp phần phục vụ cơng cải cách hành Tiểu kết Mỗi cá nhân, quan tổ chức muốn phát triển thân cách bền vững cần phải nghiêm túc rút kinh nghiệm việc làm để phát huy mặt tốt khắc phục mặt hạn chế.Trên đây, số giải pháp mà theo quan điểm cá nhân đóng góp giúp nâng cao hiệu quản lý, hiệu làm việc công tác văn thư Trường TH Hòa Thạch A 21 KIẾN NGHỊ VÀ KẾT LUẬN Để đảm bảo cho công tác văn thư thực tốt số biện pháp trên, nhà trường phải thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số công văn chuyển đến, số công văn quan ban hành số công văn tài liệu theo quy định hay không, kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Chú trọng công tác kiểm tra, giám sát công tác văn thư Qua công tác kiểm tra rút mặt cịn hạn chế để kịp thời khắc phục Qua đó, xác định tài liệu cần phải lưu giữ lâu dài, tài liệu khơng cần thiết huỷ bỏ, tài liệu có giá trị quan trọng đưa vào chế độ bảo quản đặc biệt Các cá nhân tiến hành kiểm tra đòi hỏi phải thật khách quan, có làm nâng cao chất lượng công tác văn thư Các tổ Chuyên môn, phận Trường cần phải coi trọng cơng tác văn thư, lưu trữ hơn, góp phần trợ giúp phận văn thư hoàn thành tốt nhiệm vụ giao, đảm bảo thông tin Trường giữ bí mật, an tồn Qua nhóm q trình nghiên cứu sở lý luận khái quát công tác văn thư Trường Tiểu học Hòa Thạch A phân tích sâu vào thực trạng công tác văn thư trường Từ thực trạng đưa giải pháp kiến nghị nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư Trường học nói chung cơng tác văn thư Trường Tiểu học Hịa Thạch A nói riêng Qua nghiên cứu chúng tơi thấy đước tầm quan trọng công tác văn thư yếu tố hoạt động quản lý quan Nhà nước nhu cầu thông tin ngày nhiều, đa dạng biến đổi yêu cầu thiếu Vai trị phục vụ, trao đổi thơng tin văn quản lý Nhà nước nhằm đảm bảo cho phận, đơn vị quan Nhà nước cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết, để tạo điều kiện cho quan hoạt động có hiệu 22 Cuối tơi xin chân thành cảm ơn thầy cô Trường ĐH Nội vụ Hà Nội trang bị cho kiến thức chúng tơi có phương pháp để nghiên cứu để tơi có điều kiện tìm hiểu thêm cơng việc làm Xin chân thành cảm ơn BGH Trường Tiểu học Hòa Thạch A tạo điều kiện dành thời gian trả lời vấn cung cấp thơng tin giúp chúng tơi hồn thành cơng trình nghiên cứu Xin chân thành cảm ơn giảng viên Vũ Ngọc Hoa tận tình hướng dẫn tơi hồn thành tiểu luận này./ Một lần xin trân trọng cảm ơn! TÀI LIỆU THAM KHẢO Chương I Luật Lưu trữ Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2012 Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, Hồng Lê Minh NXB Văn hóa Thơng tin, Hà Nội 3.Http://giaoductuyensinh.vn/noi-dung-va-yeu-cau-cua-cong-tac-van-thu-luu-tru/ 23 4.Tr15 - Giáo trình văn thư, PGS.TS Triệu Văn Cường NXB Lao động, Hà Nội 5.Tr16 - Giáo trình văn thư, PGS.TS Triệu Văn Cường NXB Lao động, Hà Nội 6.Tr14 - Giáo trình văn thư, PGS.TS Triệu Văn Cường NXB Lao động, Hà Nội 7.Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 28/4/2004 Nghị định Chính phủ công tác văn thư Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 28/4/2004 Nghị định Chính phủ cơng tác văn thư Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 10 Hướng dẫn số 822/HD-VTLTNN ngày 26/8/2015 hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng 11 Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quản lý sử dụng dấu 12.Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 24 PHỤ LỤC 25 ... quát công tác văn thư Trường Tiểu học H? ?a Thạch A Qua nội dung sở để sâu công tác văn thư trường Tiểu học H? ?a Thạch A chương chương 10 Chương CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI TRƯỜNG TIỂU HỌC H? ?A THẠCH A Ban... công tác văn thư trường Tiểu học H? ?a Thạch A Nhận thức tầm quan trọng công tác Văn thư hiểu thực trạng cơng tác văn thư trường Tiểu học H? ?a Thạch A tơi chọn đề tài: “Cơng tác văn thư Trường Tiểu. .. giao nộp tài liệu Lưu trữ quan loại giữ 1.4 Khái quát chung Trường Tiểu học H? ?a Thạch A Trường Tiểu học H? ?a Thạch A đơn vị nghiệp nằm đ? ?a bàn Xã H? ?a Thạch Huyện Quốc Oai Thành phố Hà Nội. Qua