Công tác văn thư lưu trữ tại trường THCS Xuân La

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP. 4 1.1. Sự ra Đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. 4 1.1.1. Sự ra đời: 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Nhà trường THCS Xuân La: 6 1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc. 8 1.2.1. Cơ cấu tổ chức. 8 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng cơ quan đơn vị trực thuộc. 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN. 11 2.1. Công tác thư văn thư của cơ quan. 11 2.1.1. Công tác chỉ đạo về văn thư của cơ quan. 11 2.1.3. Thực trạng công tác văn thư của cơ quan. 14 2.2. Công tác lưu trữ của cơ quan. 28 2.2.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của cơ quan. 29 2.2.2.Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ. 29 2.2.3. Thực trạng công tác Lưu trữ của cơ quan. 30 CHƯƠNG III:NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN. 34 3.1. Nhận xét. 34 3.1.1. Về công tác văn thư. 34 3.1.2. Về công tác lưu trữ 35 3.2. Các nội dung đề xuất. 35 3.2.1. Đề xuất nội dung về công tác văn thư: 35 3.2.2. Đề xuất nội dung về công tác lưu trữ: 36 3.3. Các kiến nghị. 36 3.3.1. Đối với Phòng giáo dục. 37 3.3.2. Đối với nhà Trường THCS Xuân La. 37 3.3.3. Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 38 KẾT LUẬN. 39

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi Những số liệutrong đề tài là trung thực và chưa từng được công bố trước đây

Ký tên

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện đề tài “ Công tác văn thư - lưu trữ tại trườngTHCS Xuân La”, Để hoàn thành đề tài này, tôi xin chân thành cảm ơn tập thểcán bộ, giáo viên trường THCS Xuân La đã giúp đỡ và tạo mọi điều kiện thuậnlợi

Tôi cũng xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân - Giáo viên hướngdẫn đã chỉ dạy tận tình để đề tài của tôi hoàn thành một cách nhanh chóng vàhoàn thiện hơn

Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện đề tài một cách hoàn chỉnh nhất.Song do mới làm quen với công tác nghiên cứu khoa học, kiến thức thực tế cònhạn chế nên tôi rất mong được sự góp ý của quý thầy, cô và các bạn

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

LỜI NÓI ĐẦU 1

NỘI DUNG 4

CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 4

1.1 Sự ra Đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan 4

1.1.1 Sự ra đời: 4

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Nhà trường THCS Xuân La: 6

1.2 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc 8

1.2.1 Cơ cấu tổ chức 8

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng cơ quan đơn vị trực thuộc 8

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 11

2.1 Công tác thư văn thư của cơ quan 11

2.1.1 Công tác chỉ đạo về văn thư của cơ quan 11

2.1.3 Thực trạng công tác văn thư của cơ quan 14

2.2 Công tác lưu trữ của cơ quan 28

2.2.1 Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của cơ quan 29

2.2.2.Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ 29

2.2.3 Thực trạng công tác Lưu trữ của cơ quan 30

CHƯƠNG III:NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 34

3.1 Nhận xét 34

3.1.1 Về công tác văn thư 34

3.1.2 Về công tác lưu trữ 35

3.2 Các nội dung đề xuất 35

3.2.1 Đề xuất nội dung về công tác văn thư: 35

3.2.2 Đề xuất nội dung về công tác lưu trữ: 36

3.3 Các kiến nghị 36

3.3.1 Đối với Phòng giáo dục 37

3.3.2 Đối với nhà Trường THCS Xuân La 37

3.3.3 Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 38

KẾT LUẬN 39

LỜI NÓI ĐẦU

Thế kỷ XXI là thế kỷ của công cuộc đổi mới công nghiệp hóa - hiện đạihóa đất nước trên mọi ngành mọi lĩnh vực hoạt động trên những lĩnh vực khácnhau nhằn xây dựng một đất nước giàu mạnh Chính vì vậy mọi ngành, mọi lĩnhvực phải luôn nỗ lực cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện

Hòa vào vòng xoáy xu thế đó trong những năm gần đây công tác văn Lưu trữ cũng không ngoại lệ Luôn áp dụng sự tiên tiến của thời đại nhằm đẩynhanh tiến độ của công việc và nhờ vào đó đã có một bước phát triển vượt bậcđáp ứng nhu cầu của công cuộc cải cách hành chính

thư-Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục vụcho lãnh đạo ,chỉ đạo quản lý điều hành công việc của các cơ quan của Đảng,cơquan của Nhà nước,tổ chức kinh tế,tổ chức chính trị xã hội

Công tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, chính xác nhưngthông tin phục vụ quản lý nhà nước nói chung của mỗi cơ quan, đơn vị nóiriêng Nếu làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần thúc đẩy việc giải quyết côngviệc được kịp thời và nhanh chóng, chính xác mang lại năng suất, chất lượng,đúng yêu cầu,đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn những bí mật quan trọngcủa Đảng và Nhà nước Việc giả mạo giấy tờ và làm giả giấy tờ rất hay gặpmang lại hậu quả rất xấu cho xã hội, vì vậy việc làm tốt công tác văn thư sẽ hạnchế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụngnhững văn bản quan trọng của nhà nước vào những việc trái pháp luật mang lạihậu quả xấu cho xã hội Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ vềmọi hoạt động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân Đảm bảo giữgìn đấy đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Vì vậycông tác văn thư được xem là một hoạt động của bộ máy quản lý nói chung vàhoạt động của từng cơ quan nói riêng

Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất

cả những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoahọc tài liệu, bảo quản và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ côngtác quản lý, nghiên cứa khoa học và các nhu cầu cá nhân

Văn thư - Lưu trữ là một bộ phận nằm trong văn phòng Trong toàn bộhoạt động của văn phòng công tác văn thư - lưu trữ là một mắc xích đóng vị trí

vô cùng quan trọng không thể tách rời Chính vì vậy có thể nói công tác văn thư

là một thành tố quan trọng để tạo nên mối liên hệ trong văn phòng

Là một sinh viên hiện đang theo học tại lớp Đại học Lưu trữ học 14A(2014-2018).Tôiđã được các thầy cô trang bịnhững kiến thức lý thuyết về ngànhvăn thư - Lưu trữ Nhưng trong thực tế tôi được biết nếu giỏi về lý thuyết thì vẫnchưa đủ, chúng ta không thể ra đời làm việc với một đầu đầy lý thuyết mà lạikhông có một chút kiến thức thực tế nào Lý thuyết phải được đem áp dụng vàothực tế thì mới đem lại hiệu quả tích cực Thực tế hiện này các doanh nghiệpnước ngoài đều nói rằng sinh viên Việt Nam rất thiếu kinh ngiệm về thực tếnhưng lại thừa lý thuyết, chính vì vậy doanh nghiệp nước ngoài họ rất ngại nhậnnhũng sinh viên của Việt Nam vào làm việc măc dù biết rằng sinh viên đó tốtngiệp loại giỏi với số điểm rất cao Vậy nguyên nhân tại sao lại như vậy? Chính

vì hiểu rõ vấn đề này của sinh viên sẽ gặp phải trong tương lai sau này khi rờikhỏi ghế nhà trường ra đời lập nghiêp, mà trường Đại học Nội Vụ Hà Nội đã tạo

cơ hội cho sinh viên học hỏi được những kinh nghiệm làm việc từ nhưng người

đi trước Ngoài ra còn giúp tôi nâng cao khả năng giao tiếp với mọi người, đâycũng là một trong những yếu tố quan trọng tạo nên sự thành công của tôi trongtương lai

Được sự giúp đỡ tận tình của các cán bộ trong Nhà trường Trung học cơ

sở Xuân La Đặc biệt người luôn giúp đỡ tôi trong quá trình hoàn thành tiểu luận

đó là TS Bùi Thị Ánh Vân, người thầy tâm huyết nhất đã rất tận tình chỉ bảo

và tạo và giúp tôi hiểu rõ hơn về ngành nghề của mình

+ Những khó khăn : Trong quá trình thực tập, việc áp dụng những kiếnthức đã học vào công việc thực tiễn bước đầu còn gắp nhiều khó khăn, kinhnghiệm chưa nhiều, mặc dù bản thân tôi đã có nhiều cố gắng, tuy nhiên đây làbài nghiên cứa khoa học đầu tiên nên không tránh khỏi được những hạn chế,thiếu sót

+ Những thuận lợi: Tôi nhận được sự giúp đỡ rất tận tình và những điều

2

kiện làm việc tốt nhất của quý nhà trường Trung học cơ sở Xuân La

- Lời cảm ơn đầu tiên tôi xin gửi tới quý thầy cô trong khoa Văn Thư

-Lưu Trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đặc biệt là cô giáo- Tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân đã tận tụy truyền đạt kiến thức để tôi có thể hoàn thành bài nghiên cứa

khoa học đầu tiên của mình

Ngoài ra , tôi xin cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy giáo,cô giáo đang hoạtđộng và công tác tại Trường trung học cơ sở Xuân La

Tôi xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2015

Sinh viên

NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1 Sự ra Đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan.

1.1.1 Sự ra đời:

Trường trung học cơ sở Xuân La được thành lập năm 1965, tại thôn VườnĐào ven Hồ tây ( nay thuộc cụm 3 phường Xuân La) với 6 phòng học cấp 4 sơsài Thời kỳ kháng chiến chống Mỹ chiến tranh phá hoại (1969-1972), có họcsinh về sơ tán, trường phải nhờ nhà dân và dựng lán ở các thôn xóm

Sau năm 1974 trường được chuyển về và xây mới sát cánh đồng lúa chính là địa điểm của nhà trường hiện nay với 4 dãy nhà phòng học cấp 4.Trường học chung cấp 1 và cấp 2, gọi là trường cấp I,II Xuân La

-Năm 1984 thực hiện chủ trương của BGD&ĐT trường đã tách ra thànhtrường THCS Xuân La và trường Tiểu học Xuân La

Từ năm 1984 đến nay được sự quan tâm của Quận ủy HĐND – UBNDQuận Tây Hồ, Phòng GD - ĐT Quận Tây Hồ, các cấp của Đảng, chính quyền vànhân dân phường Xuân La, trường THCS Xuân La luôn được sửa chữa, cải tạo

và xây mới: khu phòng học, khu hiệu bộ, nhà thể chất, phòng học bộ môn …Trường có cảnh quan đẹp, môi trường sư phậm tốt, trang thiết bị hiện đại phục

vụ tốt cho quá trình học tập và giảng dạy của học sinh và giáo viên trong nhàtrường

Năm 2010 trường THCS Xuân La vinh dự nhận được bằng công nhậntrường đạt chuẩn quốc gia do Chủ tịch UBND thành phố Hà Nộ công nhận Đâyđược coi là một niềm vinh dự to lớn và là sự bù đắp xứng đáng nhất đối với sự

nỗ lực và phấn đấu của toàn bộ thầy cô giáo và học sinh của nhà trường trongthời gian qua

4

Hình ảnh 1: Qúa trình hình thành trường THCS Xuân La.

Hình ảnh 2: Bằng công nhận trường đạt chuẩn quốc gia

Hình ảnh 3: Mô hình thu nhỏ của Trường THCS Xuân La.

1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Nhà trường THCS Xuân La:

6

và điều lệ trường học của Bộ giáo dục và đào tạo.

- Nhiệm vụ chủ yếu của trường THCS Xuân La:

1 Quản lý và chỉ đạo trực tiếp giáo viên và học sinh trường THCS Xuân

La theo điều lệ trường học,chỉ đạo công tác dạy và học, thực hiện các quy định

về mục tiêu, chương trình, nội dung giáo dục, chỉ đạo công tác xây dựng độingũ, xây dựng cơ sở vật chất, mua sắm trang thiết bị phòng học, sử dụng có hiệuquả SGK và đồ dùng dạy học hướng dẫn giáo viên sử dụng tài liệu thực hiệnquy chế thi cử theo thẩm quyền

2 Trường THCS giúp địa phương xây dựng quy hoạch, kế hoạch pháttriển sự nghiệp giáo dục trên địa bàn phường Xuân La Quận Tây Hồ bao gồmquy mô trường lớp, biên chế đội ngũ ngân sách chi cho thường xuyên và ngânsách chi cho mua sắm, sửa chữa, xây dựng… tham mưu với UBND, phòng giáodục Quận Tây Hồ, phối hợp với các ban ngành đoàn thể trong Quận Tây Hồ đểnâng cao chất lượng PCGDTHCS

3 Tổ chức và chỉ đạo việc bồi dưỡng đội ngũ Tổ chức triển khai và thựchiện các văn bản quy phạm về luật giáo dục, chỉ đạo thực hiện điều lệ nhàtrường

4 Tổ chức giảng dạy, học tập và các hoạt động giáo dục khác của chươngtrình giáo dục phổ thông

5 Quản lý giáo viên, cán bộ, nhân viên, tham gia tuyển dụng và điều độnggiáo viên, cán bộ, nhân viên

6 Tuyển sinh và tiếp nhận học sinh, vận động học sinh đến trường, quản

lý học sinh theo quy định của Bộ GD- ĐT

7 Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để phát triển sự nghiệp giáodục của địa phương theo quy định của nhà nước

8 Tổ chức công tác nghiên cứu khoa học giáo dục, đúc rút sang kiến kinhnghiệm, đẩy mạnh phong trào thi đua trong nhà trường, xét và đề nghị khenthưởng cho tập thể và cá nhân có nhiều thành tích trong phong trào thi đua, đềnghị xét tặng danh hiệu vinh dự cho những giáo viên có nhiều công lao đối với

sự nghiệp giáo dục của địa phương

9 Kiểm tra việc chấp hành pháp luật về giáo dục, việc thực hiện các quyđịnh của ngành, việc thực hiện chương trình, nội dung, phương pháp giáo dục,việc thực hiện quy chế chuyên môn… đối với đội ngũ nhà trường.

10 Chỉ đạo xây dựng mối quan hệ giáo dục: Nhà Trường – Gia đình- Xãhội Nhà trường có trách nhiệm chủ động phối hợp với gia đình và xã hội đểthực hiện mục tiêu nguyên lý giáo dục Thống nhất quan điểm, nội dung,phương pháp giáo dục giữa nhà trường – gia đình – xã hội Huy động mọi lựclượng của cộng đồng chăm lo cho sự nghiệp giáo dục, xây dựng phong trào họctập và môi trường giáo dục lành mạnh góp phần thực hiện công tác xã hội hóagiáo dục

1.2 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc.

1.2.1 Cơ cấu tổ chức.

SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRƯỜNG THCS XUÂN LA

8

PHÒNG THỰC HÀNH HÓA HỌC

PHÒNG THỰC HÀNH VẬT LÝ

PHÒNG THỰC HÀNH SINH &

CÔNG NGHỆ

PHÒNG THIỆT BỊ TRƯỜNG HỌC

PHÒNG Y TẾ

PHÒNG ĐOÀN ĐỘI

PHÒNG THƯ VIỆN

1.2.2 Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng cơ quan đơn vị trực thuộc.

-Phòng Hiệu trưởng.

Chức năng nhiệm vụ:

+ Phụ trách chung các hoạt động của trường;

+ Xây dựng, tổ chức bộ máy nhà trường;

+ Thực hiện các Nghị quyết, Quyết định của Hội đồng trường

+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức thực hiện nhiệm vụ năm học;

+ Quản lý giáo viên, nhân viên; quản lý chuyên môn; phân công công tác,kiểm tra đánh giá xếp loại giáo viên, nhân viên; thực hiện công tác khen thưởng,

kỉ luật đối với giáo viên, nhân viên theo quy định của Nhà nước; quản lý hồ sơtuyển dụng giáo viên, nhân viên;

+ Quản lý học sinh và các hoạt động của học sinh do nhà trường tổ chức,xét duyệt kết quả đánh giá, xếp loại học sinh, ký xác nhận hoàn thành chươngtrình tiểu học vào học bạ học sinh của trường THPT có nhiều cấp học và quyếtđịnh khen thưởng, kỷ luật học sinh theo quy đinh của Bộ Giáo Dục và ĐT; quản

lý tài chính, tài sản của nhà trường;

+ Thực hiện các chế độ chính sách của Nhà nước đối với giáo viên, nhânviên, học sinh; tổ chức thực hiện Quy chế dân chủ trong hoạt động của nhàtrường; thực hiện công tác xã hội hóa giáo dục của nhà trường

+ Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ vàhưởng các chế độ, chính sách theo quy định của pháp luật;

+ Chịu trách nhiệm trước cấp trên về toàn bộ các nhiệm vụ được quyđịnh

- Phòng Phó Hiệu trưởng:

+ Giúp việc cho hiệu trưởng

+ Thực hiện và chịu trách nhiệm trước Hiệu trưởng về nhiệm vụ đượcHiệu trưởng phân công;

+ Cùng với Hiệu trưởng điều hành hoạt động của nhà trường khi đượcHiệu trưởng ủy quyền;

+ Được đào tạo nâng cao trình độ, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ vàhưởng các chế độ; chính sách theo quy định của pháp luật

- Văn phòng (gồm văn thư và thủ quỹ):

+ Giải quyết văn bản giấy tờ

+ Giải quyết các khoản thu chi, ngân sách trong nhà trường

-Phòng Hội đồng sư phạm:

+ Phục vụ công tác nghỉ ngơi, tiếp đón ( lễ tân) khách mời

+ Phục vụ hội nghị, các chường trình văn nghệ chào đón,các cuộc họpgiao ban của nhà trường

- Phòng y tế:

+ Có chức năng sơ cứu tạm thời cho học sinh trong nhà trường

-Phòng đoàn đội:

+ Triển khai công tác đoàn đội trong nhà trường

+ Tổ chức các chương trình liên quan tới đoàn đội

-Phòng thiết bị trường học (gồm có phòng thực hành hóa học, phòngthực hành vật lý, phòng thực hành sinh, công nghệ):

+ Phục vụ đắc lực trong quá trình giảng dậy và học tập của giáo viên vàhọc sinh trong nhà trường

+ Giúp học sinh có thể kết hợp lý thuyết với thực hành nhằm đạt kết quảcao nhất

+ Giúp cho học sinh thoát khỏi nhừng giờ học mệt mỏi và nhàm chán trênlớp học và tạo cảm giác hứng thú hơn và tiếp thu nhanh hơn bằng những giờ họcthực hành

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA

CƠ QUAN.

2.1 Công tác thư văn thư của cơ quan.

2.1.1 Công tác chỉ đạo về văn thư của cơ quan.

a, Ban hành văn bản chỉ đạo về công tác văn thư.

Trường THCS Xuân La có thẩm quyền ban hành một số loại văn bản.Trong đó một số loại văn bản mà Trường THCS Xuân La đươc phép soạn thảo

và ban hành cụ thể gồm có nhưng loại văn bản sau : Quyết định, biên bản, kếhoạch,thông báo, tờ trình (có văn bản mẫu minh họa phần phụ lục)

Thủ tục ban hành văn bản của Trường THCS Xuân La đúng theo quy địnhcủa nhà nước Các khâu nghiệp vụ ban hành văn bản được làm theo đúng trình

tự từ soạn thảo đến dòa soát chỉnh sửa cho đến khâu trình ký lãnh đạo đều đượccán bộ văn thư tuân thủ tuyệt đối

b, Thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư.

Về công tác văn thư của Trường THCS Xuân La được thực hiện theo quyđịnh trong các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư do nhà nước banhành như: nghị định số 110/2004/ NĐ - CP ngày 08/04/2004 về công tác vănthư, nghị định 09/2010/ NĐ -CP ngày 08/02/2010 của chính phủ sửa đổi, bổsung nghị định số 110/2004/ NĐ - CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về côngtác văn thư Công văn số 425/ VTLTNN - NVTW ngày 18/07/2005 của cục vănthư và lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi văn bản đến,thông tư liên tịch số 55/2005/ TTLT - BNV -VPCP ngày 06/05/2005 của bộ nội

vụ văn phòng chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,thông tư số 01/2011/ TT -BNV ngày 19/01/2011 của bộ nội vụ về hướng dẫnthể thức và trình bày văn bản Nghị định số 58/2001/ NĐ - CP ngày 24/08/2001của chính phủ về quản lý và sửa đổi con dấu, thông tư liên tịch số 07/2002/ TT-

LT ngày 06/05/2002 của Bộ Công An và ban tổ chức cán bộ Chính phủ hướngdẫn thực hiện một số quyết định tại Nghị định số 58/2001/ NĐ - CP ngày24/08/2001 của chính phủ về quản lý và sửa đổi con dấu Thông tư số 08/2003/

12

TT - BCA ngày12/05/2003 của Bộ Công An hướng dẫn mẫu dấu, tổ chức khắcdấu, kiểm tra việc bảo quản, sử dung con dấu của các cơ quan, tổ chức theoNghị định số 58/2001/ NĐ - CP ngày 24/08/2001 của chính phủ.

Việc thực hiện các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác văn thư cụ thểnhư sau:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của chính phủ về côngtác văn thư:

+ Thể thức văn bản: các văn bản hành chính Nhad trường ban hành đềuphải có đầy dủ các thành phần thể thức bắt buộc: Quốc hiệu, tên cơ quan, tổchức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và ngày, tháng, nămban hành văn bản; tển loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản;chức vụ, họ tên, chữ ký của người có thảm quyền; dấu của cơ quan, tổ chức; nơinhận

+ Quản lý và sử dụng con dấu: dấu của cơ quan dược giao cho nhân viênvăn thư giữ và đóng dấu tại cơ quan Nhân viên văn thư dã thực hiện đúng theonhưng quy định tai Nghị định này như:

Không giao dấu cho người khác khi chưa được phép bằng văn bản củangười có thẩm quyền

Tự tay nhân viên văn thư đóng dấu vào các văn bản, giáy tờ của cơ quan Nhân viên văn thư chỉ đóng dấu vào những văn bản, giấy tờ sau khi đã

có chữ ký của người có thẩm quyền và không đóng dấu khống chỉ

luật có quy định khác, đều được tập trung thống nhất tại văn thư của cơ quan.

Tất cả các văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký,phát hành hoặc chuyển giao ngay trong ngày chậm nhất là ngày làm việc tiếptheo

+ Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đến dược thực hiệntheo trình tự:

1 Tiếp nhận và kiểm tra bì văn bản đến

2 Phân loại bóc bì, đóng dấu đến

3 Đăng ký văn bản đến

4 Trình văn bản đến

5 Sao văn bản đến

6 Chuyển giao văn bản đến

7 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Quy trình tổ chức quản lý văn bản đi được thực hiện đúng theo trình tựsau:

1 Kiểm tra thể thức, thể thức kỹ thuật trình bày và ghi số ngày tháng vănbản

2 Đóng dấu cơ quan vào văn bản

3 Đăng ký văn bản đi

4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

5 Sắp xếp bảo quản và sử dụng bản lưu

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội Vụ về việchướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Khổ giấy: các văn bản hành chính do Nhà trường ban hành đều phải đượctrình bày trên khổ giấy A4 (210mm x 297mm) Các văn bản như giấy giới thiệu,giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên giấy A5(148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn khổ A5

Kiểu trình bầy: các văn bản hành chính đều được trình bày theo chiều dàicủa khổ giấy A4

Định lề trang văn bản (Đối với khổ giấy A4):

14

Lề trên : Cách mép trên từ 20 mm-25mm

Lề dưới : Cách mép trên từ 20 mm-25mm

Lề trái : Cách mép trên từ 30 mm-35mm

Lề phải : Cách mép trên từ 15 mm-20mm

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư

Ngoài công việc liên quan tới văn thư người cán bộ văn thư còn kiêmnhiệm thêm một số công việc khác trong cơ quan như : Trực điện thoại,thủ quỹ,kiêm nhiệm luôn công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu cho Nhà trường

Cán bộ văn thư tại trường THCS Xuân La là một người có phẩm chất và

lý lịch trong sạch chưa từng vi phạm pháp luật, luôn luôn tuân thủ và làm theođúng mọi quy định mà Nhà trường đề ra

Bên cạnh đó Nhà trường luôn quan tâm tới công tác văn thư và luôn đề ranhững hình thức khen thưởng cũng như xử lý nghiêm minh về những hành vi viphạm quy định của Nhà trường Từ đó cán bộ tích cực và nghiêm túc chấp hànhcông việc

2.1.3 Thực trạng công tác văn thư của cơ quan.

a, Công tác xây dựng và ban hành văn bản

Tại Trường THCS Xuân La để đảm bảo mọi mọi văn bản được thực hiệnnghiêm túc ,đầy đủ có tính khả thi ,đúng quy định và có tính hiệu quả cao họ đãxây dựng quy trình soạn thảo gồm các bước:

có khả năng thực hành cao thì mới có thể ban hành văn bản của cơ quan một

cách nhanh chóng ,chính xác Qua quá trình kiến tập vừa qua em thấy công tácvăn thư tại Trường THCS Xuân La đã làm tốt các khâu một cách nhanh chóng

và kịp thời và đúng thể thức

b, Công tác quản lý văn bản đi.

Văn bản đi do Trường THCS Xuân La ban hành ra nhằm phục vụ chohoạt động của nhà trường, tất cả văn bản đi đều tập trung tại phòng văn thư Đểcán bộ văn thư kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày, đóng dấu,làm thủ tục đăngký,làm thủ tục chuyển phát và quản lý văn bản một cách thống nhất và đồng bộ

Văn bản của Nhà trường trước khi được phát hành cán bộ văn thư phảikiểm tra về thể thức nội dung và kỹ thuật trình bày và làm các thủ tục như: ghi

số, địa danh và ngày tháng năm cho văn bản ; đóng dấu cho văn bản, đăng kývăn bản vào sổ và cuối cùng là chuyển giao văn bản

Do đặc thù của nhà trường với quy mô nhỏ và lượng văn bản phát hành ít,chủ yếu là : quyết định (lưu hành nội bộ),công văn, giấy mời, báo cáo…chính vìvậy mà tất cả các văn bản đi được cán bộ văn thư đăng ký chung vào 1 quyển sổđăng ký văn bản đi

Trong nhà trường Hiệu trưởng là người có thẩm quyền cáo nhất ký tất cảcác văn bản do nhà trường ban hành Tuy nhiên Hiệu trường có thể ủy quyềncho Phó Hiệu trưởng ký thay

- Kiểm tra thể thức hình thức và kỹ thuật trình bày;ghi số ngày tháng củavăn bản

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày:

Trước khi thực hiện các công việc đề phát hành văn bản,cán bộ văn thư ởTrường THCS Xuân La luôn kiểm tra lại về thể thức hình thức và kỹ thuật trìnhbày văn bản,để đề phòng sai sót và nếu có sai phạm thì cán bộ văn thư ở đây sẽxin ý kiến của Hiệu trưởng nhằm tìm biện pháp giải quyết

+ Ghi số ,ngày tháng của văn bản:

Ghi số ngày tháng của văn bản là yêu cầu bắt buộc đối với tất cả văn bản

đi của cơ quan Mỗi văn bản đi phải được nghi một số nhất định và ngày ,tháng

là ngày mà văn bản đó được phát hành

16

Ghi số văn bản : tất cả các văn bản đi của Nhà trường trừ những văn bảnpháp luật quy định riêng,còn lại đều được cán bộ văn thư đánh số theo hệ thống

số chung theo hệ thống số của cán bộ văn thư thống nhất quản lý

Số của văn bản hành chính là số thứ tự do cơ quan tổ chức ban hành trongvòng thời gian một năm.tùy theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bảnhành chính được ban hành,các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc đăng ký vàđánh số văn bản Số văn bản được nghi bằng chữ số Ả râp, bắt đầu từ số 01 vàongày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Căn cứ vào sổ đăng ký văn bản đi của Trường THCS Xuân La năm 2012thì tổng số văn bản được ủy ban nhân dân phát hành là 550 văn bản và sử dụngphương pháp đánh số tổng hợp

Ghi số ngày, tháng, năm ban hành văn bản:

Ngày, tháng năm ban hành văn bản của Nhà trường là ngày, tháng, nămvăn bản được cán bộ văn thư ký và ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản được cán bộ văn thư Nhà trường ghisau địa danh dưới quốc hiệu Ngày, tháng, năm được viết cùng hàng với số hiệuvăn bản và được viết bằng chữ số Arập, đối với những số nhỏ hơn 10 như tháng

1, 2 phải ghi thêm số 0 phía trước chữ số đó

- Đóng dấu cơ quan vào văn bản.

Dấu dùng để thể hiện quyền lực của cơ quan,khi đóng dấu vào 1 văn bản thì văn bản đó mới có giá trị hiệu lực, dấu là một thủ tục hành chính tronggiao dịch của Nhà trường

Việc đóng dấu của Nhà trường chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ

ký của Hiệu trưởng hoặc Phó hiệu trưởng tuyệt đối cán bộ văn thư không đượcđóng dấu khống

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính đượccán bộ văn thư Trường THCS Xuân La thực hiên theo đúng quy định tại khoản 2

và 3, điều 26 của NĐ số 110/2004/ NĐ - CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư

Dấu phải được đóng chùm 1/3 chữ ký về phía bên trái, màu mực đỏ, rõ