MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 NỘI DUNG 4 CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP. 4 1.1. Sự ra Đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan. 4 1.1.1. Sự ra đời: 4 1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Nhà trường THCS Xuân La: 6 1.2. Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của từng đơn vị trực thuộc. 8 1.2.1. Cơ cấu tổ chức. 8 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của từng cơ quan đơn vị trực thuộc. 8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN. 11 2.1. Công tác thư văn thư của cơ quan. 11 2.1.1. Công tác chỉ đạo về văn thư của cơ quan. 11 2.1.3. Thực trạng công tác văn thư của cơ quan. 14 2.2. Công tác lưu trữ của cơ quan. 28 2.2.1. Công tác chỉ đạo về công tác lưu trữ của cơ quan. 29 2.2.2.Tình hình cán bộ làm công tác lưu trữ. 29 2.2.3. Thực trạng công tác Lưu trữ của cơ quan. 30 CHƯƠNG III:NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN. 34 3.1. Nhận xét. 34 3.1.1. Về công tác văn thư. 34 3.1.2. Về công tác lưu trữ 35 3.2. Các nội dung đề xuất. 35 3.2.1. Đề xuất nội dung về công tác văn thư: 35 3.2.2. Đề xuất nội dung về công tác lưu trữ: 36 3.3. Các kiến nghị. 36 3.3.1. Đối với Phòng giáo dục. 37 3.3.2. Đối với nhà Trường THCS Xuân La. 37 3.3.3. Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội. 38 KẾT LUẬN. 39
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi Những số liệu đề tài trung thực chưa công bố trước Ký tên LỜI CẢM ƠN Trong trình thực đề tài “ Công tác văn thư - lưu trữ trường THCS Xuân La”, Để hoàn thành đề tài này, xin chân thành cảm ơn tập thể cán bộ, giáo viên trường THCS Xuân La giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi Tôi xin chân thành cảm ơn TS Bùi Thị Ánh Vân - Giáo viên hướng dẫn dạy tận tình để đề tài tơi hồn thành cách nhanh chóng hồn thiện Mặc dù có nhiều cố gắng để thực đề tài cách hồn chỉnh Song làm quen với cơng tác nghiên cứu khoa học, kiến thức thực tế hạn chế nên tơi mong góp ý quý thầy, cô bạn DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết tắt Chữ đầy đủ THCS Trung học sở HĐND Hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân GD-ĐT Giáo dục - Đào tạo BGD&ĐT Bộ giáo dục Đào tạo NĐ-CP Nghị định - Chính phủ VTLTNN Văn thư lưu trữ nhà nước MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1 Sự Đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan 1.1.1 Sự đời: 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Nhà trường THCS Xuân La: 1.2 Cơ cấu tổ chức (sơ đồ), chức năng, nhiệm vụ chủ yếu đơn vị trực thuộc 1.2.1 Cơ cấu tổ chức 1.2.2 Chức nhiệm vụ chủ yếu quan đơn vị trực thuộc .8 CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 11 2.1 Công tác thư văn thư quan 11 2.1.1 Công tác đạo văn thư quan 11 2.1.3 Thực trạng công tác văn thư quan 14 2.2 Công tác lưu trữ quan 28 2.2.1 Công tác đạo công tác lưu trữ quan .29 2.2.2.Tình hình cán làm cơng tác lưu trữ 29 2.2.3 Thực trạng công tác Lưu trữ quan 30 CHƯƠNG III:NỘI DUNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN .34 3.1 Nhận xét 34 3.1.1 Về công tác văn thư 34 3.1.2 Về công tác lưu trữ 35 3.2 Các nội dung đề xuất 35 3.2.1 Đề xuất nội dung công tác văn thư: 35 3.2.2 Đề xuất nội dung công tác lưu trữ: 36 3.3 Các kiến nghị 36 3.3.1 Đối với Phòng giáo dục 37 3.3.2 Đối với nhà Trường THCS Xuân La .37 3.3.3 Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội 38 KẾT LUẬN 39 LỜI NÓI ĐẦU Thế kỷ XXI kỷ công đổi cơng nghiệp hóa - đại hóa đất nước ngành lĩnh vực hoạt động lĩnh vực khác nhằn xây dựng đất nước giàu mạnh Chính ngành, lĩnh vực phải nỗ lực cải tiến để vươn tới hồn thiện Hòa vào vòng xốy xu năm gần công tác văn thưLưu trữ không ngoại lệ Luôn áp dụng tiên tiến thời đại nhằm đẩy nhanh tiến độ công việc nhờ vào có bước phát triển vượt bậc đáp ứng nhu cầu công cải cách hành Cơng tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cho lãnh đạo ,chỉ đạo quản lý điều hành công việc quan Đảng,cơ quan Nhà nước,tổ chức kinh tế,tổ chức trị xã hội Cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời, xác thơng tin phục vụ quản lý nhà nước nói chung quan, đơn vị nói riêng Nếu làm tốt cơng tác văn thư góp phần thúc đẩy việc giải cơng việc kịp thời nhanh chóng, xác mang lại suất, chất lượng, yêu cầu,đúng sách, chế độ, giữ gìn bí mật quan trọng Đảng Nhà nước Việc giả mạo giấy tờ làm giả giấy tờ hay gặp mang lại hậu xấu cho xã hội, việc làm tốt công tác văn thư hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng việc lợi dụng văn quan trọng nhà nước vào việc trái pháp luật mang lại hậu xấu cho xã hội Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng hoạt động quan hoạt động cá nhân Đảm bảo giữ gìn đủ hồ sơ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Vì cơng tác văn thư xem hoạt động máy quản lý nói chung hoạt động quan nói riêng Công tác lưu trữ lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước bao gồm tất vấn đề lý luận, thực tiễn pháp chế liên quan tới việc tổ chức khoa học tài liệu, bảo quản tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý, nghiên cứa khoa học nhu cầu cá nhân Văn thư - Lưu trữ phận nằm văn phòng Trong tồn hoạt động văn phòng cơng tác văn thư - lưu trữ mắc xích đóng vị trí vơ quan trọng khơng thể tách rời Chính nói cơng tác văn thư thành tố quan trọng để tạo nên mối liên hệ văn phòng Là sinh viên theo học lớp Đại học Lưu trữ học 14A (2014-2018).Tôiđã thầy cô trang bịnhững kiến thức lý thuyết ngành văn thư - Lưu trữ Nhưng thực tế biết giỏi lý thuyết chưa đủ, khơng thể đời làm việc với đầu đầy lý thuyết mà lại khơng có chút kiến thức thực tế Lý thuyết phải đem áp dụng vào thực tế đem lại hiệu tích cực Thực tế doanh nghiệp nước ngồi nói sinh viên Việt Nam thiếu kinh ngiệm thực tế lại thừa lý thuyết, doanh nghiệp nước họ ngại nhận nhũng sinh viên Việt Nam vào làm việc măc dù biết sinh viên tốt ngiệp loại giỏi với số điểm cao Vậy nguyên nhân lại vậy? Chính hiểu rõ vấn đề sinh viên gặp phải tương lai sau rời khỏi ghế nhà trường đời lập nghiêp, mà trường Đại học Nội Vụ Hà Nội tạo hội cho sinh viên học hỏi kinh nghiệm làm việc từ người trước Ngồi giúp nâng cao khả giao tiếp với người, yếu tố quan trọng tạo nên thành công tương lai Được giúp đỡ tận tình cán Nhà trường Trung học sở Xuân La Đặc biệt người ln giúp đỡ tơi q trình hồn thành tiểu luận TS Bùi Thị Ánh Vân, người thầy tâm huyết tận tình bảo tạo giúp hiểu rõ ngành nghề + Những khó khăn : Trong trình thực tập, việc áp dụng kiến thức học vào công việc thực tiễn bước đầu gắp nhiều khó khăn, kinh nghiệm chưa nhiều, thân tơi có nhiều cố gắng, nhiên nghiên cứa khoa học nên khơng tránh khỏi hạn chế, thiếu sót + Những thuận lợi: Tôi nhận giúp đỡ tận tình điều kiện làm việc tốt quý nhà trường Trung học sở Xuân La - Lời cảm ơn xin gửi tới quý thầy cô khoa Văn Thư -Lưu Trữ trường Đại học Nội Vụ Hà Nội, đặc biệt cô giáo- Tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân tận tụy truyền đạt kiến thức để tơi hoàn thành nghiên cứa khoa học Ngồi , tơi xin cảm ơn giúp đỡ thầy giáo,cô giáo hoạt động công tác Trường trung học sở Xuân La Tôi xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 01 tháng 11 năm 2015 Sinh viên NỘI DUNG CHƯƠNG I: GIỚI THIỆU VÀI NÉT VỀ CƠ QUAN THỰC TẬP 1.1 Sự Đời, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan 1.1.1 Sự đời: Trường trung học sở Xuân La thành lập năm 1965, thôn Vườn Đào ven Hồ tây ( thuộc cụm phường Xuân La) với phòng học cấp sơ sài Thời kỳ kháng chiến chống Mỹ chiến tranh phá hoại (1969-1972), có học sinh sơ tán, trường phải nhờ nhà dân dựng lán thơn xóm Sau năm 1974 trường chuyển xây sát cánh đồng lúa địa điểm nhà trường với dãy nhà phòng học cấp Trường học chung cấp cấp 2, gọi trường cấp I,II Xuân La Năm 1984 thực chủ trương BGD&ĐT trường tách thành trường THCS Xuân La trường Tiểu học Xuân La Từ năm 1984 đến quan tâm Quận ủy HĐND – UBND Quận Tây Hồ, Phòng GD - ĐT Quận Tây Hồ, cấp Đảng, quyền nhân dân phường Xuân La, trường THCS Xuân La sửa chữa, cải tạo xây mới: khu phòng học, khu hiệu bộ, nhà thể chất, phòng học mơn … Trường có cảnh quan đẹp, môi trường sư phậm tốt, trang thiết bị đại phục vụ tốt cho trình học tập giảng dạy học sinh giáo viên nhà trường Năm 2010 trường THCS Xuân La vinh dự nhận công nhận trường đạt chuẩn quốc gia Chủ tịch UBND thành phố Hà Nộ công nhận Đây coi niềm vinh dự to lớn bù đắp xứng đáng nỗ lực phấn đấu tồn thầy giáo học sinh nhà trường thời gian qua đề xuất ghi vào phiếu giải văn đến Đây cách để thực kiểm tra giải văn bản, dễ tra tìm, theo dõi tình hình hoạt động nhà trường nhằm nâng cao hiệu cơng việc Văn thư văn phòng tổng hợp số liệu văn đến gồm: tổng số văn đến, văn giải quyết, văn đến đến hạn chưa giải Tất chương trình văn thư thống kê máy, khơng lập sổ theo dõi Tóm lại, quản lý giải văn đi, quản lý giải văn đến có ưu, nhược điểm định nên đạt hiệu định công việc Đã ứng dụng triệt để công nghệ thông tin vào công tác văn thư phù hợp với trình độ quản lý, việc khai thác thơng tin nhà trường nâng cao Thực nối mạng toang trường Áp dụng đại hóa công tác văn thư d, Công tác quản lý sử dụng dấu Con dấu vật thể khắc chìm với mục đích tạo nên hính dấu cố định văn Con dấu thể vị trí pháp lý tư cách pháp nhân quan,tổ chức doanh nghiệp Con dấu đươc quản lý theo quy định nhà nước Dấu thành phần thể thức bắt buộc văn bản, thể giá tri pháp lý văn -Về quản lý dấu: Trường THCS Xuân La tuân thủ việc quản lý sử dụng dấu theo mục chương III NĐ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư Dấu Nhà trường giao cho cán văn thư cất giữ đóng dấu quan cán văn thư Nhà trường phải bắt buột tuân thủ có trách nhiệm với quy định sau: + Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền + Phải tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ quan tổ chức + Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký 27 người có thẩm quyền + Khơng đóng dấu khống -Về đóng dấu: + Dấu đóng phải rõ ràng,ngay ngắn,đúng chiều loại mực quy định + Khi đóng dấu lên chữ ký dấu đóng phải chùm lên 1/3 chữ ký phía bên trái + Việc đóng dấu lên phụ lục kèm theo văn người ký văn định dấu đóng lêm trang đầu, trùm lên phần tên quan,tổ chức tên phụ lục + Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu văn bản, tài liệu chuyên nghành thực quy định Bộ trưởng,Thủ trưởng quan quản lý ngành Về vấn đề đóng dấu cán văn thư Trường THCS Xuân La theo em thấy khơng có vấn đề cả,cán văn thư am hiệu đóng loại đấu cho quy định -Về bảo quản dấu: + Dấu phải để quan,đơn vị phải quản lý chặt chẽ + Dấu phải dấu phải giao cho cán có đủ tin cậy giữ đóng dấu,khi di vắng phải giao cho người khác theo yêu cầu lãnh đạo quan + Dấu phải để hòm, tủ có khóa chắn ngồi làm việc + Khơng đươc dùng vật cứng để cọ, rửa dấu cần cọ rửa dấu ngâm dấu vào xăng vả dùng chổi lơng để rửa + Khi dấu bị mòn trình sư dụng hư hỏng,biến dạng phải xin phép khắc dấu nộp lại dấu cũ + Nếu để dấu,đóng dấu khơng theo quy định, lợi dung việc bảo quản để sử dụng dấu để hoạt động phạm pháp bị xử lý hành truy tố pháp luât + Khi dấu bị phải báo cho quan công an gần nhất,đồng 28 thời phải báo cho quan công an cấp giấy phép khắc dấu để phối hợp truy tìm phải thơng báo hủy bỏ dấu bị Hiện em thấy việc bảo quản dấu Trường THCS Xuân La, cán văn thư ln tn thủ ngiêm ngặt, có tủ đựng dấu riêng có khóa chắn đảm bảo an tồn dấu e, Công tác lập hồ sơ hành Đây giai đoạn cuối công tác văn thư Cũng xem mắt xích quan trọng gắn kết văn thư với lưu trữ Nếu làm tốt khâu nghiệp vụ làm giảm bớt gánh nặng thư thời gian công sức cho cán giai đoàn lưu trữ, giảm phần ngân sách cho Nhà trường Nhận thức điều nên Trường THCS Xuân La năm gần trọng quan tâm tới khâu nghiệp vụ Trong Nghị định Chính phủ số 110/2004/ NĐ-CP ngày 08-04-2004 công tác văn thư quy định sau: - Về nội dung việc lập hồ sơ hành bao gồm: + Mở hồ sơ + Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành q trình theo dõi, giải cơng việc vào hồ sơ + Kết thúc biên mục hồ sơ - Về yêu cầu hồ sơ lập + Hồ sơ lập phải phản ánh chức năng, nhiệm vụ đơn vị quan,tổ chức + Văn bản, tài liệu thi thập vào hô sơ phải có liên quan chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến việc hay trình tự giải cơng việc + Văn bản, tài liệu thu thập vào hồ sơ phải có giá trị bảo quản tương đối đồng 2.2 Công tác lưu trữ quan Do đặc thù nhà trường có quy mơ nhỏ số lượng tài liệu sản sinh Đồng thời cán lưu trữ mang tính kiêm nhiệm nên khâu nghiệp 29 vụ lưu trữ Trường THCS Xuân La chưa thực tốt cho lắm, bên cạnh cán lưu trữ lại chưa đào đạo cách ngành lưu trữ, nên khâu nghiệp vụ cần tới chuyên môn lập danh mục hồ sơ, nộp lưu hồ sơ khó khăn Hơn nữa, khối lượng tài liệu hàng năm đưa vào lưu trữ không nhiều, nên việc thực lưu trữ tài liệu, giấy tờ nhà trường chưa thực chuyên sâu, sơ sài 2.2.1 Công tác đạo công tác lưu trữ quan a, Ban hành văn đạo cơng tác lưu trữ Do trường THCS Xn La có quy mô nhỏ, số lượng văn bản, giấy đưa vào lưu trữ Nhà trường khơng ban hành văn đạo công tác lưu trữ Ban giám hiệu nhà trường luôn theo dõi đôn đốc cán lưu trữ thực tốt trác nhiệm nghĩa vụ bình b, Thực văn đạo, hướng dẫn công tác lưu trữ Về công tác lưu trữ Trường THCS Xuân La thực theo quy định văn đạo, hưỡng dẫn công tác lưu trữ nhà nước ban hành cụ thể Luật lưu trữ năm 2011 Quốc hội ban hành 2.2.2.Tình hình cán làm cơng tác lưu trữ Do quy mơ Nhà trường nhỏ tính chất cơng việc trính vầy cán lưu trữ văn thư người kiêm nhiệm ln khâu nghiệp vụ Trình độ chun môn cán lưu Trường THCS Xuân La tốt nghiệp trường Kinh tế quốc dân chuyên ngành kế tốn, học lớp sơ cấp chuyên ngành văn thư - lưu trữ Mặc dù cán văn thư Trường THCS Xuân La không đào tạo chuyên sâu chuyên ngành văn thư- lưu trữ thời gian công tác 18 năm văn thư khả thưc hành văn thư lại nhanh nhẹn trính xác Tuy nhiên việc không học chuyên sâu văn thư nên đơi gặp số khó khăn khâu ngiệp vụ cần tới hiểu biết sâu công tác lưu trữ Cán lưu trữ trường THCS Xuân La người có phẩm chất lý 30 lịch chưa vi phạm pháp luật, luôn tuân thủ làm theo quy định mà Nhà trường đề Bên cạnh Nhà trường ln quan tâm tới cơng tác lưu ln đề hình thức khen thưởng, đãi ngộ xử lý nghiêm minh hành vi vi phạm quy định Nhà trường Từ cán tích cực nghiêm túc chấp hành công việc 2.2.3 Thực trạng công tác Lưu trữ quan a, Tình hình tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Khơng riêng quan, tổ chức lớn cần tổ chức tài liệu lưu trữ cách khoa học mà quan nhỏ với số lượng văn giấy tờ nên áp dụng hình thức Tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ vấn đề cần thiết, cần triển khai áp dụng rộng rãi Nếu tổ chức khoa học tài liêu lưu trữ tốt mang lại thuận tiện nhiều mặt như: giảm bớt thời gian cơng sức cho việc tìm kiếm văn bản, thuận lợi cho việc nghiên cứu tài liệu, đồng thời thuận tiện cho việc bảo quản xác định giá trị tài liệu, … Mặc dù nhu Nhà trường có số lượng tài liệu khơng nhiều mức độ sử dụng tới tài liệu không nhiều nhiên Nhà trường nên áp dụng việc tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Nhằm mục đích tạo nên đồng đưa cơng tác lưu trữ nhà trường cải thiện tốt Nói chung cơng tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ Nhà trường chưa quan tâm mức trình bảo quản thường mang tính rời lẻ b,Thu thập hồ sơ tài liệu vào lưu trữ Thông thường tài liệu Nhà trường thường thu thập vào cuối học kỳ năm học Chủ yếu hồ sơ tài liệu liên quan tới trình giảng dậy học tập giáo viên học sinh Sau học kỳ cán lưu trữ thông báo cho cán bộ,công chức nhà trường chuẩn bị tài liệu cần thiết để giao nộp vào lưu trữ để bảo quản Cán lưu trữ tiếp nhận tài liệu Nhưng theo em thấy thấy 31 Trường THCSXuân La sau nhận tài liệu từ cán bộ, công chức nhà trường cán lưu trữ tiếp nhận không lập biên giao nhân tài liệu Từ dẫn tới việc mát tài liệu mà nguyên nhân đâu lỗi thuộc c, Chỉnh lý tài liệu Tài liệu đưa vào lưu trữ lưu trữ Nhà trường thường tình trạng bó gói rời lẻ Tài liệu vào lưu trữ kiểm tra, chỉnh lý đưa vào bảo quản phục vụ khai thác sử dụng Công tác chỉnh lý Nhà trưởng chưa thực tốt cán thiếu nhiều kiến thức vật khâu nghiệp vụ chỉnh lý thiếu sót nhiều Các khâu chỉnh lý sơ sài tài liệu cán lưu trữ phân loại theo năm theo vấn đề sau đưa vào cặp dây sau lưu trữ d, Xác định giá trị tài liệu Việc xác định giá trị tài liệu nhà trường thực đăn năm lần, thời hạn bảo quản tài liệu cán văn thư phân chia thành nhóm: + Nhóm tài liệu bảo quản vĩnh viễn + Nhóm tài liệu có thời hạn bảo quản Nhóm tài liệu có thời hạn q trình xác định giá trị tài liệu năm lần nhà trường tài liệu hết giá trị bảo quản cán lưu trữ loại để tiêu hủy Khi tiêu hủy tài liệu số lượng tài liệu đa phân khơng mang tính chất nghiêm trọng Nhà trường k thành lập hội đồng xác định giá trị liệu, mà thay cán lưu trữ xin ý kiến Hiệu trưởng xem có tiêu hủy tài liệu hay không Nếu Hiệu trưởng đồng ý số lượng tài liệu cán lưu trữ đem tiêu hủy Phương pháp tiêu hủy mà Nhà trường thường hay sử dụng cho vào đốt cháy lửa e, Bảo quản tài liệu lưu trữ quan Nước ta nước có khí hậu nhiệt đới gió mùa,với nhiệt cao vào mùa hè độ ẩm khơng khí cao Đây điệu kiện tốt giúp loại côn trùng 32 mối mọt phát sinh phát triển nhanh Chính gây nhiều khó khăn công tác bảo quản tài lưu trữ, gây tình trạng hư hỏng tài liệu tuổi thọ tài liệu thường khơng cao Từ thấy công tác bảo quản tài liệu lưu trữ cơng việc quan trọng cần thiết, đòi hỏi thời gian cơng sức cán làm công tác lưu trữ Đối với Trường THCSXuân La cơng tác bảo quan tài liệu rời lẻ, khơng tập trung phận Chính gậy nên nhiều khó khăn cho cơng tác bảo quản tài liệu Trong Nhà trường tài liệu lưu trữ phần lớn tập trung phận văn phòng ngồi tài liệu lưu trữ lưu trữ phòng Hiệu trường Phó hiệu trưởng nhằm mục đính tiện cho việc tra tìm cần dùng tới tài liệu Nhưng nguyên nhân dẫn tới tài liệu nhà trường bị hư hỏng nặng Hiện trang thiết bị nhà trường sử việc bảo quản tài liệu trữ gồm có: + Các giá, tủ sắt để để tài liệu; + cặp dây,bìa sơ mi + Điều hòa khơng khí + Bình khí chữa cháy khí CO2 + Bể chứa nước chống cháy đặt hành lang Nhìn chung trang thiệt bị phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ Nhà trường tương đối đầy đủ Nhưng thiệt bị lại chưa nhà trường sử dụng triệt để nguyên nhân tài liệu bảo quản phân tán nhiều nơi Ngoài Nhà trường có cán lưu trữ kiêm nhiệm, lúc họ làm nhiều việc Từ dẫn tới thiếu quan tâm tới cơng việc bảo quan lau chùi tài liệu, tới phát tài liệu bị hư hỏng muôn 33 f, Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ Nhà trường Do tài liệu lưu trữ Nhà trường có quy mơ nhỏ số lượng tài liệu mang tính phúc vụ nội Nhà trường, bên cạnh tài liệu bảo quản Phòng Hiệu trưởng Phó hiệu trưởng nhằm mục đích sử dụng chỗ Chính việc tổ chức sử dụng biện pháp hay quy định việc sử dụng tài liệu lưu trữ khơng có 34 CHƯƠNG III: NỘI DUNG CƠNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 3.1 Nhận xét Công tác văn thư – lưu trữ hoạt động khơng thể thiếu sót quan Trường THCS Xuân La Đó hoạt động đảm bảo thông tin văn quản lý văn để phục vụ cho hoạt động Nhà trường như: Xây dựng ban hành văn bản,tổ chức quản lý giải hồ sơ, tài liệu Nhà trường Trong giai đoạn đất nước hội nhập phát triển cồng tác văn thư - lưu trữ quan tổ chức cần thiết Qua thời gian thực tập thực tế vừa qua em Trường THCS Xuân La em nhân thấy hoạt động công tác văn thư – lưu trữ Nhà trường thực tốt,đảm bảo yêu cầu tuân thủ theo quy định nhà nước Cán văn thư có phẩm chất đạo đức phẩm chất nghề ngiệp tốt, tinh thần làm việc nhanh nhẹn cẩn thận, ln hồn thành tốt cơng việc lãnh đạo giao phó Tuy nhiên cán văn thư lúc đảm nhiệm nhiều công việc việc tập chung hồn tồn vào cơng tác văn thư nên công tác văn thư vẫ gặp hạn chế khó khăn Lề lối làm việc Nhà trường theo nguyên tắc khoa học cơng việc giải cách nhanh chóng đạt hiệu cao 3.1.1 Về công tác văn thư a, Ưu điểm: - Mơ hình tổ chức cơng tác văn thư theo mơ hình văn thư tập trung phù hợp đảm bảo hoàn thành nhiệm vụ giao; - Cán văn thư thực đầy đủ đạt kết tốt khâu nghiệp vụ công tác văn thư cuả quan, công tác soạn thảo văn ban hành văn thực theo quy định, quy trình, văn ban hành thẩm quyền, đảm bảo yêu cầu hình thức, thể thức kỹ thuật 35 trình bày; - Cơng tác tổ chức, quản lý giải văn bản; tổ chức quản lý sử dụng dấu quy trình quy định b, Nhược điểm: - Một số văn ban hành chưa mặt thể thức, nội dung sơ sài, chất lượng văn chưa cao; việc sử dụng từ ngữ, câu văn diễn đạt chưa chuẩn xác; - Chưa ghi đầy đủ thông tin sổ quản lý văn bản; - Công tác lập hồ sơ hành nộp tài liệu vào lưu trữ quan hạn chế, số hồ sơ tài liệu chưa đủ 3.1.2 Về công tác lưu trữ a, Ưu điểm: - Hiện nhà trường thực tốt khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ quan, có đủ cặp, tủ, giá, bìa hồ sơ b, Nhực điểm: - Cơng tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ hạn chế, số hồ sơ lưu trữ thiếu tài liệu chưa thu thập, bổ sung đầy đủ; - Công tác chỉnh lý đơi mang tính hình thức, đa phần hồ sơ chưa ghi biên mục hồ sơ đầy đủ; - Do khối lượng tài liệu sản sinh nên Nhà trường đơi khơng trọng đầu tư trang thiết bị như: Máy điều hòa, bình chống cháy, trang thiết bị chống ẩm, chống mốc, trùng,…để đảm bảo tính lâu dài tài liệu lưu trữ 3.2 Các nội dung đề xuất Để phát huy ưu điểm hạn chế khuyết điểm tồn phần em xin đề xuất với Trường THCS Xuân La số giải pháp sau: 3.2.1 Đề xuất nội dung công tác văn thư: Với kết công tác lãnh đạo, lãnh đạo, điều hành Nhà trường công tác văn thư đạt thời gian qua Để cán văn 36 thư công tác văn thư nhà trường phát huy tốt nhà trường cần ý tới điểm sau: Lãnh đạo Nhà trường nên quan tâm tạo điều kiện khoản kinh phí hỗ trợ cho cán văn thư tham gia lớp học đào tạo hệ chức nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ; Nhà trường nên trang bị đầy đủ loại sổ để quản lý văn đi, đến thiếu đầu tư kinh phí trang thiết bị công tác văn thư nhà trường, cài đặt phần mềm quản lý văn máy vi tính để việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng nói chung cơng tác văn thư nói riêng đạt hiệu chất lượng cao giảm bớt thời gian sức lao động cán văn phòng Nhà trường nên tăng cường đạo kiểm tra đôn đốc hoạt động công tác văn thư, việc thực quy trình nghiệp vụ cơng tác văn thư 3.2.2 Đề xuất nội dung công tác lưu trữ: Để công tác lưu trữ Trường THCS Xuân La ngày hoàn thiện đạt hiệu cao em xin phép đề xuất số ý kiến thân sau: Nhà trường nên trọng quan tâm tới công tác lưu trữ tạo điều kiện cho cán học đào tạo cơng tác lưu trữ chương trình liên quan tới lưu trữ tài liệu quan, nhằm mục đích học hỏi kinh nghiệm nâng cao chuyên môn nghiệp vụ Nhà trường nên trọng đầu tư thêm kinh phí mua sắm trang thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác bảo quản tài liệu lưu trữ thiết bị cần thiết phục vụ cho công tác tác Nhà trường nên áp dụng tin học vào công tác lưu trữ Việc áp dụng tin học vào công tác lưu trữ cần thiết nhằm đạt kết cao Tăng cường đạo, kiểm tra đôn đốc cán thực khâu nghiệp vụ công tác lưu trữ 3.3 Các kiến nghị 37 Cùng với đề xuất Sau em có vài kiến nghị với Sở giáo dục (cơ quan chủ quan trường THCS Xuân La), trường THCS Xuân La trường Đại học Nội Vụ Hà Nội mong quan nghiên cứu xem xét 3.3.1 Đối với Phòng giáo dục Đề nghị Phòng giáo dục Quận Tây Hồ thường xuyên tổ chức đợt tra, kiểm tra đôn đốc trường học thuộc Quận nói chung trường THCS Xuân La nói riêng thực tốt, nghiêm túc công tác văn thư – lưu trữ Nhằm mục đích giúp trường biết hồn thành nghiêm túc cơng viêc mà phải làm, tránh tình trạng ỷ lại, nước đến chân nhảy tâm lý nhà trường Phòng giáo dục Quận Tây Hồ nên tạo thềm nhiều nguồn kinh phí hỗ trợ cho trường thuộc quận giảm bớt ngánh nặng phần cho việc trang bị trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư – lưu trữ Đề nghị Phòng giáo dục Quận Tây Hồ tập hợp nhiều cán văn thư- lưu trữ làm việc trường thuộc Quận tổ chức lớp học bồi bưỡng nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ 3.3.2 Đối với nhà Trường THCS Xuân La Nhà trường nên tăng cường đạo, tạo thêm nhiều điều kiện quan tâm tới công tác văn thư- lưu trữ nhà trường Như thường xuyên giám sát, đôn đốc cán văn thư - lưu trữ hồn thành tốt cơng việc; cho cán học thềm nhằm nâng cao nghiệp vụ; trọng đầu tư thêm kinh phí mua sắm trang thiết bị cần thiết nhằm đảm bảo phục vụ tốt cho công tác văn thư- lưu trữ nhà trường Nhà trường nên áp dụng công nghệ thông tin vào khâu nghiệp vụ Nhằm đạt hiệu công việc giảm bớt gánh nặng cán văn thư- lưu trữ việc thực khấu nghiệp vụ Đề nghị nhà trường liên hệ phối hợp với trường thuộc Quận Tây Hồ thuộc thành phố Hà Nội mở học hỏi trao đổ kinh nghiệm chun mơn nghiệp vụ cho Từ rút nhiều học kiến thức quan khác để áp dụng cho trường 38 nâng cao trình độ cho cán văn thư- lưu trữ Nhà trường 3.3.3 Đối với trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Đề nghị phòng đào tạo, Nhà trường nên chủ động xếp lịch tự học môn hợp lý để môn trước bổ trợ cho môn sau, giúp cho việc tiếp thu kiến thức sinh viên hệ thống kết học tập cao Đề nghị Nhà trường tăng thêm đan xen thêm nhiều học thực hành môn học chuyên môn nghiệp vụ giảng đường để sin viên nắm bắt kiến thức cách tốt Trên số kiến nghị đề xuất cá nhân tơi, kính mong Ban giám hiệu trường ĐH Nội vụ Hà Nội Ban giám hiệu trường THCS Xuân La quan tâm ghiên cứu xem xét 39 KẾT LUẬN Cơng tác văn thư - lưu trữ có vai trò vị trí quan trọng hoạt động quan, tổ chức đặc biệt giai đoạn nay, đất nước ta tích cực đẩy mạnh công đổi đất nước, mở rộng hợp tác hội nhập với giới việc đổi nâng cao hiệu công tác quản lý Nhà nước văn phòng nói chung, cơng tác văn thư – lưu trữ nói riêng trở nên quan trọng việc tham mưu giúp việc cho thủ trưởng việc lãnh đạo quản lý điều hành thực nhiệm vụ quan tổ chức Muốn trở thành cán văn thư – lưu trữ tốt tương lai cần học hỏi rèn luyện thân nhiều khơng chun mơn nghiệp vụ mà phẩm chất trị Cán văn thư – lưu trữ quan hàng ngày tiếp xúc với văn bản, nắm hoạt động quan trọng quan, có vấn đề mang tính chất bí mật Vì đòi hỏi cán văn thư – lưu trữ yêu cầu phẩm chất trị phải tốt cụ thể như: Cán văn thư- lưu trữ phải có lòng trung thành Lòng trung thành phải thể trung thành với chế độ xã hội chủ nghĩa, trung thành với quan, trung thành với thân mình, giữ vững lập trường tình Cán văn thư phải ln ln có ý thức chấp hành nghiêm chỉnh pháp luật Nhà nước, nội quy quy định quan Cán văn thư phải rèn luyện thân, phải thường xuyên học tập trị, nâng cao trình độ hiểu biết thân Đảng, Nhà nước Do tính chất nội dung cơng việc nên đòi hỏi cán văn thư – lưu trữ phải hội tụ số đức tính như:Tính tỉ mỉ, tính bí mật, tính thận trọng, tính ngăn nắp, gọn gàng, tính tin cậy, tính ngun tắc Ngồi tính tế nhị giúp cho cán văn thư – lưu trữ ngày chiếm lòng tin bạn bè đồng nghiệp quan lãnh đạo Điều giúp cho cán văn thư – lưu trữ tạo bầu khơng khí thoải mái phòng làm việc Nếu cán văn thư – lưu trữ đáp ứng yêu cầu 40 tiền đề tạo điều kiện định để nâng cao hiệu công việc hết tạo niềm tin với lãnh đạo lực phẩm chất cơng việc Mặc dù thân em có nhiều cố gắn, ln bám sát đề cương hướng dẫn Nhà trường ĐH Nội Vụ Hà Nội đẻ thực công việc trường THCS Xuân La, khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Em kính mong nhận đánh giá, nhận xét, góp ý thầy giáo trường ĐH Nội vụ Hà Nội Qua đây, lần em xin gửi lời cảm ơn tới tất thầy cô giáo khoa Văn thư -Lưu trữ, đặc biệt giảng viên - Tiến sĩ Bùi Thị Ánh Vân tồn thể thầy giáo trường ĐH Nội Vụ Hà Nội tận tình truyền đạt kiến thức Đồng thời xin gửi lời cảm ơn tới tất thầy cô giáo cán làm việc trường THCS Xuân La suốt thời gian qua tạo điều kiện cho em nghiên cứu, tìm hiểu quan Tơi xin chân thành cảm ơn! 41 ... TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 2.1 Công tác thư văn thư quan 2.1.1 Công tác đạo văn thư quan a, Ban hành văn đạo công tác văn thư Trường THCS Xuân La có thẩm quyền ban hành số loại văn. .. TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN 11 2.1 Công tác thư văn thư quan 11 2.1.1 Công tác đạo văn thư quan 11 2.1.3 Thực trạng công tác văn thư quan 14 2.2 Công tác. .. dẫn công tác văn thư Về công tác văn thư Trường THCS Xuân La thực theo quy định văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư nhà nước ban hành như: nghị định số 110/2004/ NĐ - CP ngày 08/04/2004 công tác