Công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

Công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang Thực tập là một hình thức học tập không thể thiếu trong chương trình đào tạo của các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên nghiệp. Trong chương trình đào tạo ngoài những kiến thức được tích lũy trên ghế nhà trường và những kiến thức được đúc kết trong giáo trình chuyên ngành, các sinh viên sẽ được hướng dẫn đi thực tập để làm quen dần với công việc sau khi ra trường. Xác định phương châm: “Học đi đôi với hành” nhằm giúp cán bộ văn phòng tương lai áp dụng được kiến thức đã học vào thực tế, tạo tiền đề giúp cho sinh viên đặt những bước chân đầu tiên vào ngành nghề mình đã chọn. Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổ chức. Giúp sinh viên hiểu rõ hơn về công tác văn thư –lưu trữ ở các cơ quan, tổ chức; củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thời từng bước gắn học với hành, lý luận gắn liền với thực tiễn. Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong quá trình làm việc, học hỏi, đánh giá nội dung công tác văn thư - lưu trữ của cơ quan. Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động có những đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện. Hoà vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính. Khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư - lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác. Đồng thời công tác lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành. Hiệu quả hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần

BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT

PHẦN MỞ ĐẦU

Thực tập là một hình thức học tập không thể thiếu trong chương trình đàotạo của các trường đại học, cao đẳng hoặc trung cấp chuyên nghiệp Trongchương trình đào tạo ngoài những kiến thức được tích lũy trên ghế nhà trường

và những kiến thức được đúc kết trong giáo trình chuyên ngành, các sinh viên sẽđược hướng dẫn đi thực tập để làm quen dần với công việc sau khi ra trường

Xác định phương châm: “Học đi đôi với hành” nhằm giúp cán bộ văn phòng

tương lai áp dụng được kiến thức đã học vào thực tế, tạo tiền đề giúp cho sinhviên đặt những bước chân đầu tiên vào ngành nghề mình đã chọn Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đã tạo điều kiện cho sinh viên đi thực tập tại các cơ quan, tổchức Giúp sinh viên hiểu rõ hơn về công tác văn thư –lưu trữ ở các cơ quan, tổchức; củng cố kiến thức đã được trang bị đồng thời từng bước gắn học với hành,

lý luận gắn liền với thực tiễn Tạo cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trongquá trình làm việc, học hỏi, đánh giá nội dung công tác văn thư - lưu trữ của cơquan

Trong công cuộc đổi mới của đất nước, các ngành, các lĩnh vực hoạt động cónhững đóng góp nhất định và luôn có sự cải tiến để vươn tới sự hoàn thiện Hoàvào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác văn thư - lưu trữ có nhữngbước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hànhchính Khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư - lưu trữ sẽ tấtyếu được hình thành vì đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổchức

Công tác văn thư - lưu trữ là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bảnphục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơquan Đảng, các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội,các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác.Đồng thời công tác lưu trữ được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản

lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnhhưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quantrọng trong guồng máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành Hiệu quảhoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần

2

của công tác này có được làm tốt hay không Vì đây là một công tác vừa mangtính chính trị vừa có tính nghiệp vụ, kĩ thuật và liên quan nhiều cán bộ, côngchức

Làm tốt công tác văn thư- lưu trữ sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quanđược nhanh chóng, chính xác, năng xuất, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mậtcủa Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụngvăn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việcthúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia

Nắm bắt được tầm quan trọng đó, Đảng và Nhà nước ta nhiều năm qua đãkhông ngừng cải cách nền Hành chính quốc gia trong đó có công tác văn thư -lưu trữ được tập trung đổi mới và sáng tạo hơn Vì vậy, để làm tốt công tác vănthư - lưu trữ đòi hỏi phải nắm vững kiến thức lý luận và phương pháp tiến hànhcác chuyên môn Công tác văn thư - lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bảncủa cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ

sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội

Trong quá trình thực tập em được tìm hiểu về hoạt động nghiệp vụ của côngtác văn thư - lưu trữ tại UBND huyện Chiêm Hóa, chính vì vậy em đã chọn đề

tài nghiên cứu về “ Công tác văn thư- lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang”.

Có thể nói rằng công tác văn thư- lưu trữ đóng vai trò hết sức quan trọng đốivơi hoạt động của cơ quan nói riêng và của xã hội nói chung

Sau đợt thực tập tại UBND huyện Chiêm Hóa - tỉnh Tuyên Quang, những

kết quả đạt được em đã tập hợp trong bản “Báo cáo thực tập” với cấu trúc như

Chương 3: Báo cáo kết quả thực tập tại Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang và đề xuất, khuyến nghị nâng cao hiệu quả công tác văn thư – lưu trữ.

Trong quá trình thực tập và viết báo cáo, em đã nhận được sự quan tâm giúp

đỡ nhiệt tình của Chủ tịch UBND huyện Chiêm Hóa và cô Ma Thị Oanh - Cán

bộ hướng dẫn thực tập, các anh chị trong cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi vàgiúp đỡ em trong suốt quá trình thực tập Em cũng xin gửi lời cảm ơn chânthành đến các Thầy cô trong Khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ HàNội đã cho em những kiến thức nghiệp vụ để em có hành trang nền tảng cho sựnghiệp của mình Tuy nhiên đây là lần đầu tiên được tiếp súc với công việcthực tế và bản thân chưa có nhiều kinh nghiệm nên trong bài báo cáo của emkhông chánh khỏi những hạn chế Vì vậy, em rất mong nhận được ý kiến đónggóp của các thầy cô

Em xin chân thành cảm ơn!

4

1.1.1 Lịch sử hình thành UBND huyện Chiêm Hóa

Chiêm Hoá là huyện miền núi ở phía Đông Bắc tỉnh Tuyên Quang,cách thị

xã Tuyên Quang 67 km về phía Bắc, nơi có hơn 80% là dân tộc thiểu số HuyệnChiêm Hóa có diện tích: 1 455,8km2 với dân số: 126.100 người (2004) ChiêmHoá là địa bàn sinh sống của 22 dân tộc như: Kinh, Tày, Nùng, Dao, Thuỷ sinh sống ở các xã, thị trấn của huyện: Vĩnh Lộc, Bình Nhân, Bình Phú, HàLang, Hòa An, Hòa Phú, Hùng Mỹ, Kiên Đài, Kim Bình, Linh Phú, MinhQuang, Ngọc Hội, Nhân Lý, Phú Bình, Phúc Sơn, Phúc Thịnh, Tân An, Tân

Mỹ, Tân Thịnh, Tri Phú, Trung Hà, Trung Hòa, Vinh Quang, Xuân Quang, YênLập, Yên Nguyên

Trong các triều Đinh - Lý - Trần – Lê, Châu Đại Man được gọi là châu VịLong, khi thuộc Minh, châu Vị Long đổi thành châu Đại Man; đến năm 1835đổi thành châu Chiêm Hoá (nay là huyện Chiêm Hoá) Trước năm 1976, ChiêmHoá thuộc tỉnh Tuyên Quang, năm 1976, Hà Giang và Tuyên Quang sáp nhậpthành Hà Tuyên, Chiêm Hoá thuộc tỉnh Hà Tuyên Năm1991, tỉnh HàGiang tách khỏi Hà Tuyên, Chiêm Hoá trở thành huyện của tỉnh Tuyên Quang.1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của UBND huyệnChiêm Hóa - tỉnh Tuyên Quang

 Chức năng

־ UBND huyện là do HĐND huyện bầu ra, là cơ quan chấp hành củaHĐND, là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trướcHĐND cùng cấp và cơ quan Nhà nước cấp trên

־ UBND huyện chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật, quy địnhcủa Nhà nước

 Nhiệm vụ, quyền hạn

- Trong lĩnh vực kinh tế:

5

₊ Tổ chức phổ biến và thực hiện các văn bản pháp luật, cơ chế, chínhsách của nhà nước về hoạt động khoa học và công nghệ, tiêu chuẩn đo lườngchất lượng sản phẩm, sở hữu trí tuệ, an toàn bức xạ và hạt nhân trên địa bànhuyện.

₊ Tổ chức, hướng dẫn và khuyến khích các tổ chức kinh tế tập thể, kinh

tế tư nhân, đầu tư phát triển công nghiệp, mở rộng sản xuất; tổ chức các hoạtđộng dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ, cung cấp thông tin, xúc tiến thươngmại và đào tạo nguồn nhân lực cho các cơ sở sản xuất công nghiệp trên địa bàn;

₊ Tổ chức thanh tra hoặc phối hợp với các cơ quan có liên quan kiểm trahoạt động kinh doanh du lịch của các doanh nghiệp, tổ chức du lịch thuộc cácthành phần kinh tế, công dân Việt Nam và người nước ngoài hoạt động du lịchtrên địa bàn

₊ Tổng hợp ý kiến nguyện vọng và tuyên truyền vận động của các cơ sởkinh tế cá thể kinh tế tiểu chủ, các hộ gia đình các cơ sở nhỏ và vừa

- Trong lĩnh vực quốc phòng an ninh và xã hội:

+ Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang vàquốc phòng toàn dân, thực hiện kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ tỉnh quản

lý lực lượng dự bị động viên, chỉ đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ,cong tác huấn luyện dân quân tự vệ

+ Tổ chức đăng kí nghĩa vụ quân sự và thi hành theo đúng quy định củapháp luật

+ Thực hiện nhiệm vụ giữ gìn an ninh trật tự an toàn xã hội

+ Tuyên truyền giáo dục vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ anninh, trật tự xã hội

- Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính:

+ Tổ chức việc bầu cử đại biểu Quốc hội đại biểu hội đồng nhân dân theođúng quy định của pháp luật

+ Quản lý công tác tổ chức biên chế lao động tiền lương theo từng cấp Xâydựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điiều chỉnh địa giới hành chính ở địaphương trình hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp trên xem xétquyết định

6

־ Trong lĩnh vực giao thông vận tải: Quản lý, khai thác sử dụng các công

trình giao thông vận tải, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện phápluật về xây dựng

־ Ngoài các nhiệm vụ trên thì Ủy ban Nhân dân huyện còn có nhiệm vụquản lý nhà nước trên các lĩnh vực như: Thương mại du lịch, văn hóa, giáo dục,

y tế, dân tộc tôn giáo…

1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chiêm Hóa

־ Về tổ chức bộ máy văn phòng UBND huyện Chiêm Hóa gồm:

₊ Thường trực HĐND và UBND:

₊ 01 Chủ tịch HĐND (Huyện ủy) và 01 chủ tịch UBND

₊ 01 Phó Chủ tịch HĐND (Huyện ủy) và 02 phó Chủ tịch UBND

₊ 01 Ủy viên thường trực HĐND và 01 Ủy viên UBND

₊ Văn phòng HĐND và UBND huyện Chiêm Hóa có 13 phòng banchuyên môn:

˙ Phòng Nội vụ - Lao động, Thương binh và Xã hội

˙ Thanh tra huyện

˙ Uỷ ban Dân số, Gia đình và Trẻ em huyện

˙ Phòng Nông nghiệp và Phát triển nông thôn

˙ Phòng dân tộc và tôn giáo

Cơ cấu tổ chức của UBND huyện Chiêm Hóa ngày càng ổn định (phụ lục1)

1.2 Tình hình tổ chức, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của

bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa- tỉnh Tuyên Quang

7

1.2.1 Tình hình tổ chức của bộ phận văn thư – lưu trữ của UBND huyệnCăn cứ vào khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức để bố trí cán

bộ làm công tác văn thư – lưu trữ

Công tác văn thư – lưu trữ có thể bố trí cán bộ làm chuyên trách từng côngviệc hoặc kiêm nghiệm các công việc thuộc lĩnh vực văn thư, lưu trữ

Tại UBND huyện Chiêm Hóa các phòng, ban làm việc không được tậptrung mà bị phân tán trong các dãy nhà, tòa nhà Vì thế UBND huyện đã tổ chứcvăn thư theo hình thức hỗn hợp Theo hình thức này thì UBND huyện có bộphận văn thư – lưu trữ chung của Văn phòng HĐND và UBND huyện và cáccán bộ, chuyên vien chuyên trách hoặc kiêm nghiệm văn thư ở các phòng, bantrực thuộc Cụ thể như sau:

UBND huyện tổ chức văn thư chung của toàn cơ quan và thuộc Vănphòng HĐND và UBND huyện Bộ phận văn thư chung thực hiện nhiệm vụ tiếpnhận văn bản do các cơ quan, tổ chức và nhân dân gửi đến; thực hiện chuyểngiao văn bản; theo dõi việc giải quyết các văn bản; quản lý và sử dụng con dấucủa HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND huyện, các con dấu khác;quản lý văn bản lưu của HĐND, UBND, Văn phòng HĐND và UBND

UBND huyện tổ chức, sắp xếp các cán bộ, chuyên viên chuyên trách,kiêm nghiệm văn thư ở các phòng, ban trực thuộc Các cán bộ này thực hiệnnhiệm vụ soạn thảo văn bản của UBND huyện về lĩnh vực chuyên môn củamình; tiếp nhận, chuyển giao và thực hiện các văn bản của UBND huyện; quản

lý con dấu, văn bản của phòng, ban

1.2.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của bộ phận văn thư – lưu trữ

Làm tốt công tác văn thư có tác dụng tốt đối với toàn bộ hoạt động của một

cơ quan, một tổ chức và đối với toàn xã hội Là sợi dây liên hệ giữa Đảng – Nhànước với quần chúng nhân dân và giữa các cơ quan tổ chức với nhau Góp phầntích cực trong việc nâng cao chất lượng và hiệu quả công tác, bảo đảm hiệu lựcpháp lý của văn bản hạn chế giấy tờ vô dụng và bệnh quan liêu giấy tờ, giữ gìn

an toàn tài liệu và bảo vệ bí mật cơ quan nguồn bổ sung chủ yếu vô tận nhữngtài liệu có ý nghĩa trong công tác quản lý nhà nước và có tác dụng trực tiếp đếnhiệu lực, hiệu quả của công tác quản lý lãnh đạo

8

Tài liệu lưu trữ bao giờ cũng gắn liền và phản ánh một cách trung thực quátrình hoạt động của một con người, một cơ quan và các sự kiện lịch sử của cácquốc gia trong suốt tiến trình lịch sử Nó phục vụ đắc lực cho việc thực hiện chủtrương, chính sách, kế hoạch phát triển kinh tế, văn hoá, xã hội, phục vụ côngtác nghiên cứu và giải quyết công việc hàng ngày của mỗi cán bộ, công chức nóiriêng và toàn cơ quan nói chung

Tài liệu lưu trữ phản ánh sự thật khách quan hoạt động sáng tạo của xã hộiđương thời nên nó mang tính khoa học cao tài liệu lưu trữ ghi lại và phản ánhmọi hoạt động khoa học của cá nhân, cơ quan, quốc gia trên các lĩnh vực Nókhông chỉ là bằng chứng của sự phát triển khoa học mà còn phục vụ cho các đềtài khoa học, ứng dụng kết quả nghiên cứu trước đây vào công việc nghiên cứuhiện tại, giúp cho việc tổng kết, đánh giá rút ra những quy luật vận động của tựnhiên – xã hội để dự báo chính xác thúc đẩy tiến trình phát triển của xã hội đồngthời tránh được những hiểm hoạ cho con người, cho quốc gia

 Bộ phận văn thư

־ Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

־ Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ý kiếncủa người có thẩm quyền

־ Giúp Chánh văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo giõi, đônđốc việc giải quyết văn bản

־ Tiếp nhận dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét, ký,duyệtban hành

־ Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số ngày tháng; đóng dấu mức độmật, khẩn

־ Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát, theo dõi việc chuyển phátvăn bản đi

־ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu

־ Quản lý sổ sách, cơ sở dữ liệu đăng kí, cấp giấy giới thiệu, giấy đi đườngcho cán bộ nhân viên trong cơ quan

־ Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và con dấu khác

₊ Văn thư của huyện có nhiệm vụ thực hiện các nghiệp vụ theo quy định củapháp luật và quy định của cơ quan ( quy chế công tác văn thư- lưu trữ)

9

 Bộ phận lưu trữ

־ Hướng dẫn cán bộ cơ quan lập hồ sơ và chuẩn bị lập hồ sơ và nộp hồ sơvào lưu trữ hiện hành

־ Thu thập hồ sơ tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành

־ Phân loại, chỉnh lý, sắp xếp, thống kê hồ sơ tài liệu

־ Đảm bảo an toàn, bí mật của hồ sơ tài liệu

־ Phục vụ việc khai thác sử dụng hồ sơ tài liệu

־ Lựa chọn hồ sơ tài liệu để nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quy định; tiêuhủy tài liệu hết giá trị

₊ Lưu trữ huyện có nhiệm vụ:

־ Lập kế hoạch thu thập tài liệu

־ Phối hợp với cơ quan, đơn vị thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện lựachọn tài liệu cần thu thập

־ Hướng dẫn cơ quan, đơn vị chuẩn bị tài liệu giao nộp

־ Chuẩn bị kho tàng trang thiết bị để tiếp nhận tài liệu

־ Tổ chức tiếp nhận tài liệu, lập biên bản giao nhận tài liệu

־ Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của bộ phận văn thư - lưu trữ

־ Bộ phận văn thư- lưu trữ nằm trong Phòng hành chính - Quản trị vănphòng UBND huyện Chiêm Hóa

־ Cán bộ được bố trí, giao nhiệm vụ làm công tác văn thư – lưu trữ đảm bảotiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức ngành văn thư – lưu trữtheo quy định của pháp luật

- Bộ phận văn thư – lưu trữ có 02 cán bộ chuyên trách: 01 cán bộ làm côngtác quản lý văn bản đi, quản lý con dấu và trình ký văn bản và 01 cán bộ quản lývăn bản đến của cơ quan và phân báo cho cơ quan, thực hiện photo và đóng bìvăn bản để chuyển phát đến các cơ quan liên quan Công tác lưu trữ được haicán bộ đồng thời thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật lưu trữ nóichung và của UBND huyện nói riêng

- Trình độ chuyên môn của 02 đồng chí làm văn thư – lưu trữ cơ quan: có

01 cán bộ học trung cấp chuyên ngành văn thư- lưu trữ và 01 cán bộ học đại họcchuyên ngành khác, là 02 cán bộ nữ

10

Chương 2:

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA TỈNH TUYÊN QUANG

2.1 Hoạt động quản lý

2.1.1 Công tác văn thư

Công tác văn thư là một bộ phận gắn liền với hoạt động chỉ đạo, điều hànhcông việc của các cơ quan, các tổ chức Hiệu quả quản lý hoạt động của các

cơ quan, các tổ chức một phần phụ thuộc vào công tác văn thư làm tốt haykhông tốt Cũng chính vì điều đó mà công tác văn thư trong cơ quan ngàycàng được chú trọng hơn Đặc biệt là trong cuộc cải cánh hành chính Nhànước, công tác văn thư là một trong những trọng tâm được đổi mới

Văn phòng HĐND – UBND huyện Chiêm Hóa tổ chức theo mô hình tậptrung một đầu mối ở văn thư cơ quan sau đó sẽ chuyển giao văn bản đến nơinhận Cách tổ chức này giúp văn thư cơ quan quản lý, kiểm soát chặt chẽ vănbản trong quá trình giải quyết công việc Tra cứu, tìm kiếm thông tin mộtcách nhanh chóng, chính xác nhất, đồng thời nâng cao trách nhiệm của cán bộvăn thư Tất cả các văn bản đến đều được tập trung tại phòng Văn thư để đăng

ký, chuyển giao xử lý và toàn bộ văn bản đi đều được đăng ký, phát hành tạiVăn thư cơ quan Phòng Văn thư trực thuộc Văn phòng HĐND – UBNDhuyện Chiêm Hóa

 Về công tác quản lý văn bản đến:

Văn bản đến là toàn bộ văn bản – tài liệu do cơ quan nhận được từ nơikhác đến UBND huyện Chiêm Hóa là cơ quan quản lý Nhà nước ở địaphương, chịu trách nhiệm điều hành và chấp hành ở địa phương trong quátrình hoạt động Ủy ban phải nhận một khối văn bản đến khá lớn của các cơquan chính quyền cấp trên chỉ đạo hoạt động Để giải quyết tốt công việc, cácvăn bản đến đã được tổ chức, quản lý chặt chẽ, đảm bảo thông tin cho hoạtđộng quản lý và bảo quản tài liệu phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơquan Hàng ngày UBND huyện phải nhận các công văn đến của Trung ương,

cơ quan tỉnh, văn bản giao dịch của các huyện bạn và các đơn thư của công

11

dân trong địa bàn huyện Vì vậy công tác quản lý công văn đi đến được tổchức rất cụ thể, đúng quy định của Nhà nước đề ra.

 Về công tác quản lý văn bản đi:

Văn bản đi là những văn bản, tài liệu do các cơ quan khác, tại UBNDhuyện Chiêm Hóa có các loại văn bản, tài liệu gửi như Quyết định, Chỉ thị,Công văn…Trong hoạt động hàng năm của UBND huyện Chiêm Hóa văn bảnhình thành tương đối là nhiều nhưng công tác quản lý văn bản đi được tổ chức

và quản lý rất tốt và đúng quy định của Nhà nước

 Về công tác quản lý con dấu:

Chánh văn phòng UBND huyện có trách nhiệm quản lý con dấu củaHĐND, UBND huyện, văn phòng HĐND & UBND huyện Chánh văn phòng

và văn thư có trách nhiệm quản lý con dấu và chịu trách nhiệm trước phápluật và việc quản lý và sử dụng con dấu

Con dấu chỉ đóng lên văn bản khi văn bản đã có chữ ký chính thức củangười có thẩm quyền:thủ trưởng cơ quan hoặc những người được uỷ quyền

ký thay, ký thừa uỷ quyền, ký thừa lệnh Những văn bản chưa có chữ ký củangười có thẩm quyền thì không đóng dấu.Vì vậy, văn thư cơ quan trước khiđóng dấu lên văn bản phải kiểm tra chữ ký của người có thẩm quyền Nộidung kiểm tra gồm:

₊ Kiểm tra thẩm quyền người ký văn bản

₊ Kiểm tra chức danh của người ký

₊ Kiểm tra mẫu chữ ký đã đăng ký

Nếu qua kiểm tra phát hiện chữ ký không đúng thẩm quyền, hoặc ghikhông đúng chức danh người ký, hoặc chữ ký không đúng mẫu thì bắt buộcphải sửa chữa sai sót mới được đóng dấu

Việc đóng dấu lên văn bản phải rõ ràng, thể hiện đầy đủ các đặc điểm, chitiết của con dấu lên văn bản Văn thư đóng dấu phải chính xác, không đóngnhầm lẫn con dấu của cơ quan với con dấu của các tổ chức khác Trường hợpđóng nhầm dấu thì phải thay thế tờ văn bản khác và đóng dấu lại Việc sửa

12

chữa sai sót này do văn thư thực hiện Văn thư không được sửa sai việc đóngnhầm dấu bằng cách đóng trùm lên con dấu bị đóng nhầm.

Con dấu được cất trong tủ tại phòng văn thư, cán bộ văn thư giữ chìakhoá tủ và là người trực tiếp sử dụng con dấu Không có tình trạng để mấtdấu, thất lạc con dấu, đưa con dấu ra ngoài cơ quan mà chưa có sự cho phépbằng văn bản cửa cấp trên Mực dấu được sử dụng là màu đỏ theo quy địnhcủa nhà nước

2.1.2 Công tác lưu trữ

UBND huyện Chiêm Hóa là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương,một lĩnh vực liên quan đến nhiều văn bản, giấy tờ tài liệu Trong quá trìnhhoạt động, UBND huyện đã có khá nhiều tài liệu hình thành, đây là khối tàiliệu nộp lưu vào lưu trữ huyện Trong mỗi năm, mỗi nhiệm kỳ hoạt động thìChủ tịch UBND huyện kết hợp với Chánh văn phòng ra các văn bản chỉ đạo,hướng dẫn về nghiệp vụ cũng như nhắc nhở cán bộ lưu trữ làm tốt công tácnày

Năm 2015 đã đầu tư kinh phí chỉnh lý 300 mét tài liệu rời lẻ đã được chỉnh

lý hoàn chỉnh, hình thành 03 phông tài liệu:

+ Phông Ủy ban Hành chính giai đoạn từ năm 1962 đến năm 1975

+ Phông Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm hóa từ năm 1976 đến năm 1991

+ Phông Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa từ năm 1992 đến năm 2014Trong đó: Hồ sơ bảo quản có thời hạn: 14.858 Hồ sơ

Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn : 3.564 Hồ sơHiện nay đang được bảo quản tài liệu tại kho lưu trữ UBND huyện ChiêmHóa Đáp ứng kịp thời sử dụng tài liệu lưu trữ,luôn phục vụ tốt công tác lãnhđạo, chỉ đạo các cấp và độc giả nói chung Khai tác tài liệu lưu trữ khoảng: 15đến 20 lượt năm

Tài liệu lưu trữ của Ủy ban Nhân dân huyện có khối lượng lớn, nội dungphong phú, đa dạng, phản ánh các mặt hoạt động khác nhau của cơ quan lànguồn nộp lưu

13

־ Tài liệu hành chính: Phản ánh đường lối, chủ trương lãnh đạo, chỉ đạo

chung của Đảng và các cơ quan Nhà nước cấp huyện, xã trên các mặt hoạt độngcủa cơ quan và phản ánh mặt hoạt động chủ yếu của Ủy ban Nhân dân huyệnnhư về tổ chức cán bộ, kế hoạch tài chính, thanh tra kiểm tra, văn hóa xã hội… (nâng phụ cấp thâm niên, nâng ngạch, bậc lương…)

Ví dụ như: Tài liệu về việc nâng phụ cấp thâm niên với cán bộ công chức,viên chức năm 2016

Trong khối tài liệu hành chính của UBND huyện chiếm số lượng nhiều nhất

là văn bản, tài liệu của Ủy ban huyện như: Quyết định, Công văn, Báo cáo…

־ Tài liệu khoa học- kỹ thuật: Nội dung của tài liệu khoa học kỹ thuật liên

quan đến việc thanh, quyết toán các công trình xây dựng cơ bản và mua sắm cáctrang thiết bị phục vụ cho các mặt hoạt động trên địa bàn huyện; về việc phêduyệt các dự án đầu tư; thống kê kế toán tài chính và tổng dự toán; các quyếttoán, kết quả đấu thầu công trình, bản dự toán kinh phí… và các văn bản liênquan đến việc đầu tư các công trình xây dựng cơ bản và cung cấp các trang thiếtbị

Ví dụ như: Tài liệu về báo cáo bản dự toán kinh phí xây dựng tuyến đườngmẫu qua UBND xã Phúc Thịnh huyện Chiêm Hóa tỉnh Tuyên Quang năm 2016

־ Tài liệu nghe nhìn: Là các hình ảnh kỷ yếu của Ủy ban Nhân dân huyện,

file ghi âm, ghi hình các hội nghị, cuộc họp, cuộc gặp gỡ trao đổi giữa UBNDhuyện với các tỉnh, huyện khác…

Về nhân sự: Công tác lưu trữ chưa có cán bộ chuyên trách, phòng lưu trữcủa UBND huyện Chiêm Hóa được 01 cán bộ văn thư kiêm nghiệm

2.1.3 Về ban hành văn bản hướng dẫn nghiệp vụ

Hàng năm nhà nước ta thường ban hành một hệ thống các văn bản quy phạmpháp luật nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội, tạo ra sự thống nhất trên các lĩnhvực của đời sống, đảm bảo cho hoạt động quản lý Nhà nước được thực hiện liêntục và thống nhất…

Về lĩnh vực công tác hành chính thì việc tổ chức chỉ đạo công tác văn lưu trữ cũng được thể hiện qua các văn bản quy phạm pháp luật về lĩnh vực này.Qua các văn bản chỉ đạo của nhà nước thì UBND huyện Chiêm Hóa cũng xây

thư-14

dựng và ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ về công tác văn thưlưu trữ của huyện nhằm tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ của huyện.Hiện nay Nhà nước ta ban hành rất nhiều các văn bản chỉ đạo và hướng dẫnnghiệp vụ công tác lưu trữ như:

₊ Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011

₊ Nghị định số 01/1013/NĐ-CP ngày 3/01/2013 của Chính phủ quy định chitiết thi hành một số điều của Luật Lưu trữ

₊ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ban hành ngày 19 tháng 01 năm 2011 của

Bộ Nội Vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

₊ Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tácvăn thư

₊ Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản lý

và sử dụng con dấu

₊ Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 của Bộ Nội Vụ quy định

về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các

cơ quan, tổ chức

₊ Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư Lưutrữ Nhà nước về việc ban hành văn bản hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành chínhĐây là các văn bản quy định về công tác lưu trữ trong phạm vi toàn quốc,trong đó quy định về công tác lưu trữ tại huyện, quận, thị xã, thành phố trựcthuộc tỉnh

Ngoài ra, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bên cạnh việc ban hành rất nhiềuvăn bản chung về công tác văn thư- lưu trữ đối với các cơ quan tổ chức trong cảnước thì cũng dành một phần quan trọng trong việc ban hành một số văn bảnhướng dẫn về tổ chức công tác lưu trữ ở cấp huyện

Tại UBND huyện cũng đã ban hành ra các văn bản chỉ đạo và hướng dẫnnghiệp vụ như:

־ Quy chế công tác văn thư- lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa

־ Văn bản quy định chức năng nhiệm vụ của phòng văn thư- lưu trữ

־ Văn bản quy định về quy chế làm việc của Văn phòng HĐND và UBNDhuyện Chiêm Hóa

2.1.4 Công tác tổ chức kiểm tra công tác văn thư- lưu trữ

15

Hàng năm UBND huyện tổ chức các đợt kiểm tra đột xuất về tình hình côngtác văn thư- lưu trữ, việc kiểm tra tạo điều kiện đánh giá chính xác và công bằngnhất về kết quả công tác văn thư- lưu trữ của UBND để có kết luận chính xácnhằm tổ chức công tác văn thư- lưu trữ được tốt hơn Giúp các cán bộ trong cơquan hiểu được vai trò và tầm quan trọng của công tác này trong hoạt động hànhchính nhà nước, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động của UBND huyện.

2.2 Hoạt động nghiệp vụ

2.2.1 Công tác văn thư

 Công tác đóng dấu văn bản

Dấu được giao cho 01 cán bộ Văn thư chịu trách nhiệm giữ và đóng dấu,dấu chỉ đóng lên những Văn bản được kiểm tra về thể thức, ký đúng thẩmquyền, dấu được đóng đúng 1/3 phần bên trái chữ ký Con dấu được cất trong

tủ tại phòng văn thư, cán bộ văn thư giữ chìa khoá tủ và là người trực tiếp sửdụng con dấu Không có tình trạng để mất dấu, thất lạc con dấu, đưa con dấu

ra ngoài cơ quan mà chưa có sự cho phép bằng văn bản cửa cấp trên Mựcdấu được sử dụng là màu đỏ theo quy định của nhà nước Phòng văn thư giữcác loại dấu sau:

- Dấu quốc duy (dấu tròn) của HĐND và UBND

- Dấu văn phòng

- Dấu chức danh: Dấu Chủ tịch, dấu Phó Chủ tịch, dấu tên Chủ tịch, dấutên Phó Chủ tịch…

- Dấu phục vụ công tác văn thư: Dấu đến, dấu mật, dấu khẩn, hỏa tốc…

 Đăng ký văn bản đi:

Ta hiểu rằng việc đăng ý văn bản đi là ghi chép một số điều về một vănbản đi như số, ký hiệu, ngày tháng năm, trích yếu nội dung văn bản trong cácphương tiện đăng ký như sổ, máy tính… nhằm quản lý chặt chẽ và tra tìm vănbản được nhanh chóng

Tại UBND huyện Chiêm hóa, tất cả các văn bản đi của UBND huyệnChiêm Hóa, sau khi đã có chữ ký và đóng dấu thì được đăng ký vào Sổ đăng

16

ký văn bản đi của cơ quan Do số lượng văn bản hình thành trong cơ quannhiều nên văn thư đã lập các sổ như:

- Sổ đăng ký văn bản đi: Quyết định

- Sổ đăng ký văn bản đi: Báo cáo

- Sổ đăng ký văn bản đi: Tờ trình

- Sổ đăng ký văn bản đi: Thông tư

- Sổ đăng ký văn bản đi: Kế hoạch

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi của UBND huyện theo đúng quy định của Nhànước

Việc gửi văn bản ở UBND huyện Chiêm Hóa đến các cơ quan hay cá nhânngoài cơ quan được gửi qua đường bưu điện, văn phòng UBND đã chọn sử dụng

02 loại phong bì:

- Loại nhỏ có kích thước: 13cm x 20cm

- Loại to có kích thước: 15cm x 25cm

Phong bì được trình bày theo đúng mẫu, rõ ràng:

- Phần nơi gửi: được trình bày ở góc trái mép trên của phong bì

- Phần nơi nhận: được trình bày ở góc phải sát mép dưới của phong bìCán bộ văn thư ghi đầy đủ các thông tin vào hai phần trên, đặc biệt là phầnnơi nhận phải ghi rõ họ tên, địa chỉ của cơ quan, cá nhân nhận văn bản Đối vớinhững văn bản ban hành mà đối tượng là các phòng ban trong Ủy ban thì việcchuyển giao được tiến hành bằng việc các cán bộ của các phòng ban sẽ trực tiếpđến để lấy văn bản khi văn bản đã được kiểm tra đầy đủ thủ tục

־ Văn bản đi của cơ quan sẽ được lưu lại 02 bản: 01 bản được lưu lại vănthư, 01 bản sẽ được giao cho đơn vị soạn thảo để lập hồ sơ công việc của nhânviên soạn thảo Các bản lưu lại được sắp xếp lại rõ ràng để thuận tiện cho việctra tìm

 Đăng ký văn bản đến:

- Việc tiếp nhận văn bản đến của UBND huyện Chiêm Hóa được tiến hànhnhanh chóng, cán bộ văn thư sẽ tiếp nhận và kiểm tra văn bản có bị rách, có

17

đúng văn bản gửi cho UBND huyện không, số lượng văn bản Sau khi kiểm traxong cán bộ văn thư sẽ tiến hành phân loại tài liệu để vào sổ

- Để tạo điều kiện cho việc quản lý văn bản được chặt chẽ, tất cả văn bảnđến sẽ được cán bộ văn thư đóng dấu đến và ghi thông tin về số đên và ngàytháng văn bản đến Số đến sẽ được đánh bắt đầu từ số 01 đến số cuối cùng củatất cả văn bản đến Ủy ban trong một năm Dấu đến được đóng dưới số và kýhiệu của văn bản đến; dấu đến có kích thước: chiều rộng 3cm, chiều dài 5cm

Sau khi đóng dấu đến, nhân viên văn thư tiến hành đăng ký văn bản vào

sổ đăng ký văn bản đến theo các loại:

+ Sổ đăng ký văn bản đến: Mật

+ Sổ đăng ký văn bản đến: Mời họp

+ Sổ đăng ký văn bản đến: Quyết định, báo cáo, tờ trình…

- Sau khi hoàn thành các công đoạn bóc bì, đóng dấu đến, vào sổ thì cán

bộ văn thư có trách nhiệm tập hợp lại, phân loại theo từng cặp để trình lãnh đạo.Sau khi đã ghi ý kiến phân phối của lãnh đạo HĐND và UBND, cán bộ văn thưtiến hành điền thông tin vào cột “Nơi nhận”, “Người nhận” rồi trực tiếp chuyểnvăn bản đến tất cả các phòng, ban, bộ phận, cá nhân theo ý kiến đã cho

- Khi có người đến nhận văn bản đến, cán bộ văn thư yêu cầu họ ký vào cột

ký nhận và thời gian đến lấy văn bản để đảm bảo về tính nguyên tắc cũng như

để quản lý văn bản được chặt chẽ, làm cơ sở để làm tốt công tác kiểm tra, theodõi việc giải quyết văn bản

Việc đăng ký văn bản đi – đến của UBND huyện được thực hiện đầy đủ,nhanh chóng và thực hiện theo đúng quy định của pháp luật Tuy vậy, hiện naytại UBND huyện Chiêm Hóa vẫn chưa thực hiện việc đăng ký văn bản đi – đếntrên hệ thống máy tính để tạo điều kiện thuận lợi hơn trong các công tác nghiệp

vụ chuyên môn

2.2.2 Công tác lưu trữ

 Công tác thu thập, bổ xung tài liệu:

18

Sau mỗi năm làm việc các đơn vị trong cơ quản phải lập hồ sơ công việcmình làm xong, để đưa vào lưu trữ, tạo nguồn nộp lưu cho lưu trữ, nhằm lưutrữ tài liệu phục vụ cho mục đích lâu dài Tại UBND huyện Chiêm Hóa việcnộp tài liệu được tiến hành sau mỗi năm làm việc và khi nội dung trong vănbản, tài liệu được giải quyết xong.

Đến cuối năm, bộ phận lưu trữ huyện tiếp nhận tài liệu của các phòng, banchuyên môn: Tài liệu về Văn hóa – Xã hội, tài liệu về lĩnh vực Kinh tế, tàiliệu về Địa chính – Quản lý đất đại Toàn bộ khối tài liệu này sẽ được đưa vàolưu trữ huyện, được bảo quản và sử dụng theo nhu cầu khác nhau của cơquan UBND huyện đã xây dựng bản danh mục hồ sơ, tài liệu nộp lưu để cácphòng, ban chuyện môn nắm bắt được những hồ sơ tài liệu cần được lập vàđem nộp lưu, tạo điều kiện cho công tác giao nộp, thu thập tài liệu đượcnhanh chóng và thuận lợi

 Công tác chỉnh lý tài liệu:

- Tại UBND huyện Chiêm Hóa, công tác chỉnh lý cũng được quan tâm

và đầu tư chi phí chỉnh lý 300m giá tài liệu hình thành 03 Phông lưu trữ:

+ Phông Ủy ban Hành chính giai đoạn từ năm 1962 đến năm 1975

+ Phông Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm hóa từ năm 1976 đến năm 1991+ Phông Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa từ năm 1992 đến năm2014

Trong đó: Hồ sơ bảo quản có thời hạn: 14.858 hồ sơ

Hồ sơ bảo quản vĩnh viễn : 3.564 hồ sơ

- Một số văn bản liên quan đến việc chỉnh lý tài liệu (Phụ lục 2)

 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Hiện nay, công tác bảo quản tài liệu lưu trữ tại UBND huyện Chiêm Hóachưa nhận được sự quan tâm đúng mức Ủy ban đã có kho lưu trữ riêng, tuynhiên, kho lưu trữ của UBND huyện được đặt ở tầng 3 (tầng cao nhất) và trongkho chỉ có giá tủ, còn lại chưa được trang bị đầy đủ trang thiết bị cần thiết nhưbình cứu hỏa, quạt thông gió… nên tài liệu chưa được bảo quản an toàn khi có

19

sự cố xảy ra, không tránh khỏi được tình trạng tài liệu bị hư hỏng trong điềukiện thời tiết khắc nhiệt.

Khối tài liệu đã được chỉnh lý được sắp xếp một cách khoa học, thuận lợicho quá trình tra tìm tài liệu Do chỉ có 01 cán bộ văn thư kiêm nghiệm lưu trữnên công việc quét dọn, vệ sinh kho lưu trữ chưa được tốt, khối tài liệu vẫn còntình trạng bị bám bụi, ảnh hưởng đến tuổi thọ của tài liệu

Ủy ban đã tổ chức bảo quản tài liệu nộp lưu một cách cẩn thận tuy vậy khốitài liệu hết giá trị chưa được cơ quan xử lý vẫn để tập trong một phòng riêng.Khối tài liệu của UBND huyện từ năm 2015 đến nay có một số vẫn đang trongtình trạng lộn xộn, chưa được sắp xếp chỉnh lý khoa học, Ủy ban chỉ lập hồ sơhoặc đơn vị bảo quản để lưu trữ tạm thời cho khối tài liệu

־ Về xây dựng công cụ tra cứu, khai thác sử dụng tài liệu: Nhằm tạo thuậnlợi cho công tác tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả, phục vụ tốt nhất nhu cầutra tìm tài liệu của độc giả

Hiện nay tại UBND huyện Chiêm Hóa đã xây dựng hệ thống mục lục hồ sơ

để tra tìm tài liệu nhưng Ủy ban huyện vẫn chưa xây dựng được hệ thống cơ sở

dữ liệu trên máy tính để tra tìm tài tiệu nhanh hơn

 Công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ

Tổ chức sử dụng tài liệu tại UBND huyện chiêm Hóa được tổ chức theohình thức cho mượn, tức là cán bộ cần sử dụng tài liệu để nghiên cứu thì đếnphòng mượn tài liệu, nghiên cứu tại phòng hoặc photo mang về nhà TạiUBND huyện đã xây dựng được phòng đọc riêng, tuy nhiên chưa đưa vào sửdụng được do trong quá trình chỉnh lý, phòng đọc được chưng dụng để làmphòng kho đựng khối tài liệu hết giá trị, đang chờ được tiêu hủy

UBND huyện Chiêm Hóa đang từng bước tổ chức lại công tác Lưu trữnói chung và quan tâm đến khâu tổ chức sử dụng nói riêng để có thể phục vụtốt nhu cầu tra cứu tài liệu

20

Chương 3:

BÁO CÁO KẾT QUẢ THỰC TẬP TẠI ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HÓA - TỈNH TUYÊN QUANG VÀ ĐỀ XUẤT, KHUYẾN NGHỊ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ

3.1 Báo cáo tóm tắt những công việc đã làm trong thời gian thực tập vàkết quả đạt được

Trong quá trình thực tập, em đã được học hỏi, bổ sung thêm những kiếnthức thực tế, học hỏi cách làm việc và được làm việc như một người cán bộ vănthư – lưu trữ Em được hoàn thiện mình hơn trong các khâu nghiệp vụ chuyênmôn, đó cũng là tiền đề để em có thể trở thành một cán bộ thực thụ trong tươnglai

Đợt thực tập đã tạo điều kiện cho em xâm nhập thực tế, làm quen, cụ thểhóa những phần lý luận đã được học trên giảng đường, đưa những kiến thức đãđược thầy cô giảng dạy trên ghế nhà trường vận dụng vào thực tế công việc tại

cơ quan, tổ chức để có thể hiểu rõ ràng hơn về các khâu nghiệp vụ chuyên môn

đã được học Tuy thời gian ngắn, nhưng em cũng đã được thực hành đầy đủ cáckhâu nghiệp vụ Văn thư - Lưu trữ:

 Về công tác văn thư:

־ Trình ký văn bản: Các văn bản sau khi được soạn thảo có chữ ký nháycủa trưởng phòng chuyên môn được đặt trong các cặp trình chuyển đến vănthư để văn thư trình lên lãnh đạo ký ban hành

־ Giải quyết văn bản đi: Các văn bản đi của UBND huyện Chiêm Hóatrước khi làm thủ tục phát hành được đăng ký vào “ sổ đăng ký văn bản đi ”,

do số lượng văn bản đi của UBND huyện trong một năm lớn nên mỗi loại vănbản được đăng ký vào một sổ riêng Khi đến văn phòng các văn bản đã đượctrình ký lãnh đạo, văn thư đóng dấu vào văn bản, em được cán bộ hướng dẫnđăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi theo tên loại của mỗi loại văn bản, sau đónhân sao, đóng bì và làm thủ tục chuyển phát văn bản đến các cơ quan tổchức qua đường bưu điện ngay trong ngày

21

־ Đăng ký văn bản đến: Các văn bản đến sau khi được cán bộ văn thưphân loại sơ bộ, bóc bì và đối chiếu số lượng, số ký hiệu ngoài bì với các vănbản có trong bì thì tiến hành đóng dấu đến và đăng ký vào “sổ đăng ký vănbản đến” theo từng tên loại văn bản Trong quá trình thực tập em đã được cán

bộ hướng dẫn cách đóng dấu đến, ghi các thông tin vào dấu đến và thực hiệnđăng ký văn bản vào sổ đến theo từng loại văn bản

־ Chuyển giao văn bản: Tất cả các văn bản đến sau khi được bóc bì, đóngdấu đến và đăng ký vào sổ để quản lý, cán bộ văn thư sẽ tập hợp và trìnhChánh Văn phòng Ủy ban xin ý kiến phân phối đến các bộ phận, cá nhântrong cơ quan; sau khi có ý kiến chỉ đạo, cán bộ văn thư hoàn thiện việc đăng

ký và trực tiếp chuyển văn bản đến các đơn vị, cá nhân trong cơ quan

־ Ngoài ra, trong suốt quá trình thực tập em đã được cán bộ hướng dẫncách sử dụng các loại máy có trong văn phòng như: máy photocopy, máy in,máy fax…

 Về công tác lưu trữ

־ Phân loại, sắp xếp tài liệu: Các văn bản, tài liệu sau khi thu thập từ cácphòng, ban được cán bộ văn thư phân loại và sắp xếp theo tên loại, các khối,các lĩnh vực hoạt động của Ủy ban

־ Chỉnh lý tài liệu: Văn bản, tài liệu sau khi được phân loại, sắp xếpthành hồ sơ, đơn vị bảo quản thì được xác định giá trị, thời hạn bảo quản vàlập mục lục hồ sơ để thuận tiện cho việc tra cứu sau này ( phụ lục 3)

Qua thời gian thực tập đã cho em thấy giữa lý luận và thực tiễn tuy có sựkhác nhau nhưng luôn bổ xung, hoàn thiện cho nhau, để làm tốt công tác vănthư – lưu trữ không chỉ cần một cơ sở lý luận vững chắc mà còn cần một kiếnthức thực tế sâu rộng, nắm rõ tình hình thực tế, chức năng hoạt động của mỗi

cơ quan, áp dụng lý luận một cách sáng tạo, linh hoạt, không rập khuôn máymóc, có như vậy công tác văn thư – lưu trữ ở mỗi cơ quan mới thật sự được tổchức tốt và hiệu quả

Cán bộ văn thư - lưu trữ cần nắm chắc kiến thức của các khâu nghiệp vụchuyên môn, có kỹ năng thực hành một cách thành thạo các bước như:

22

־ Về văn thư: Soạn thảo, quản lý văn bản đi – đến, đóng dấu….

־ Về lưu trữ: Xây dựng bản lịch sử đơn vị hình thành Phông và lịch sửPhông, phân loại, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu…

Điều quan trọng nhất mà mỗi cán bộ văn thư – lưu trữ cần chuần bị chomình đó là một phẩm chất chính trị tốt, có lập trường, tư tưởng vững vàng, tintưởng vào đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước vì đây là công việcliên quan đến bí mật quốc gia Ngoài khối kiến thức sâu rộng thì để trở thànhmột cán bộ văn thư - lưu trữ thực thụ thì cần phải có phong cách làm việcnhanh nhẹn, tận tụy, tinh thần trách nhiệm cao, tính quyết đoán, sáng tạo, linhđộng trong thực hiện các khâu nghiệp vụ chuyên môn…và không thể thiếu đó

là tính thận trọng, bí mật, ngăn nắp gọn gàng, cần khéo léo, tế nhị vì cán bộvăn thư là người tiếp xúc với rất nhiều đối tượng nhất là các quan khách đến

cơ quan giao dịch

Trên đây là những thu hoạch của em trong suốt quá trình thực tập tạiUBND huyện Chiêm Hóa, những kết quả thu thập được tuy chưa thực sựhoàn thiện nhưng qua đó em đã trau dồi, lĩnh hội được những kiến thức từthực tế giúp bản thân hoàn thiện hơn về các khâu nghiệp vụ chuyên môn phục

vụ cho công việc trong tương lai

3.2 Đề xuất giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư - lưu trữ tạiUBND huyện Chiêm Hóa - tỉnh Tuyên Quang

Qua tình trạng thực tế công tác văn thư – lưu trữ tại UBND huyện ChiêmHóa đã nêu, sau đây em xin đưa ra một số giải pháp như sau:

₊ Để công tác văn thư- lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa thực sự được

tổ chức tốt và hiệu quả thì cần phải có những biện pháp thích hợp nhằm pháthuy các ưu điểm và khắc phục những hạn chế bất cập

₊ Lãnh đạo UBND huyện cần quan tâm sát sao hơn nữa công tác văn thư –lưu trữ cơ quan Ban hành các chủ trương, văn bản hưỡng dẫn nghiệp vụ côngtác này cụ thể, sâu sát hơn, thu hút sự đầu tư của cấp trên cho công tác này, cần

tổ chức kiểm tra với việc thực hiện nghiệp vụ với cán bộ văn thư – lưu trữ vàkiểm tra tình hình lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ của các phòng, ban trong cơ quan

23

₊ Văn bản được đăng ký tại văn thư phải được kiểm tra kỹ lưỡng trước khi

kí và đóng dấu vào sổ để sau khi kết thúc công việc và giao nộp vào lưu trữ cơquan văn bản, tài liệu phải đúng về tiêu chuẩn, hoàn thiện và đúng pháp lý đểlưu trữ và phải lập hồ sơ hoàn chỉnh trước khi giao nộp vào lưu trữ cơ quan

₊ Kho lưu trữ là nơi vô cùng quan trọng và cấp thiết đối với cơ quan, do dó

bố trí phòng kho lưu trữ ở nơi cố định, địa điểm thuận tiện tốt nhất cho việc bảoquản tài liệu, không đặt kho ở tầng trệt hoặc tầng thượng của tòa nhà

₊ UBND cần đầu tư hơn nữa các trang thiết bị để phục vụ công tác văn thư– lưu trữ, bảo quản và phục vụ tốt nhất nhu cầu khai thác sử dụng tài liệu củađộc giả

₊ Hàng năm cần bồi dưỡng và phổ biến các văn bản về công tác văn thư lưu trữ cho cán bộ chuyên môn ở các đơn vị phòng ban chuyên môn

-₊ Ngoài ra cần đưa công nghệ hiện đại vào thực hiện công tác văn thư – lưutrữ

3.3 Một số khuyến nghị

 Đối với UBND huyện Chiêm Hóa

Dựa vào sự quan sát và thực hiện các nghiệp vụ của công tác tại UBND huyệnChiêm Hóa, em xin đưa ra một số khuyến nghị nhằm hoàn thiện và nâng caohiệu quả công tác văn thư – lưu trữ như sau:

־ Về cơ sở vật chất: Để giúp cho công tác văn thư – lưu trữ được từng bướchiện đại hóa, một trong những biện pháp quan trọng là áp dụng công nghệ tinhọc và ứng dụng một cách đồng bộ UBND huyện nên trang bị cho văn phòng

hệ thống máy văn phòng đồng bộ như trang bị thêm máy vi tính có kết nối mạnginternet, sửa hoặc thay mới máy fax, máy photocopy bị hỏng…

- Về nhân sự: Với khối lượng công việc của UBND huyện cần tuyển dụngthêm cán bộ có trình độ cao đẳng, đại học để có thể đáp ứng được yêu cầu củacông việc hiện nay Cần hoàn thiện tổ chức, nhân lực thực hiện công tác quản lýnhà nước về lưu trữ; đổi mới phương pháp quản lý, nâng cao năng lực và hiệuquả quản lý; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ công chức, viên chức lưu trữ bằng cáchình thức phù hợp, đưa nội dung công tác lưu trữ vào chương trình đào tạo, bồidưỡng các cấp

24

־ Về tinh thần, động lực làm việc: UBND huyện cần có thêm các biện pháptạo động lực, tinh thần làm việc của cán bộ ngoài việc không ngừng đào tạo, bồidưỡng kiến thức chuyên môn cho cán bộ thì tinh thần làm việc cũng có ảnhhưởng rất lớn đến hiệu quả của công việc vì thế cần phải quan tâm đầy đủ đếnquyền lợi và lợi ích của các cán bộ

Ngoài ra, UBND huyện cần:

־ Tuyên truyền, phổ biến rộng rãi về vai trò tài liệu lưu trữ, làm cho các tầng lớp nhân dân và các cấp lănh đạo, cá nhân tham gia vào hoạt động lưu trữ

để thấy rõ vai trò và trách nhiệm của công tác lưu trữ trong mỗi cơ quan, tổ chức; việc bảo quản an toàn và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ của

toàn xã hội, mang tính xã hội;

־ Tăng cường công tác tuyên truyền trong xã hội nhằm nâng cao nhậnthức về giá trị của tài liệu lưu trữ việc nghiên cứu và phát triển tiềm lực khoahọc và công nghệ đối với kinh tế - xã hội của huyện từ đó có ý thức cao trongviệc giữ gìn, bảo vệ tài liệu, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác thu thập tàiliệu

־ Thường xuyên tổ chức các cuộc sơ kết, tổng kết giữa năm, cuối năm

về công tác Văn thư – Lưu trữ để rút kinh nghiệm, đánh giá những việc đãlàm và những việc chưa làm được để có kế hoạch khen thưởng biểu dươngnhững cá nhân, phòng ban có thành tích cao và đưa ra những giải pháp khắcphục, những hình thức xử lý nghiêm khắc đối với những cá nhân, phòng ban

vi phạm, góp phần nâng cao năng lực và trách nhiệm của mỗi cán bộ

־ Cụ thể hóa các văn bản quy phạm pháp luật về tài liệu lưu trữ phù hợpvới tình hình thực tế của huyện;

־ Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ theo hướng hiện đại,phù hợp với điều kiện kinh tế - xã hội và yêu cầu phát triển của huyện nhằmphục vụ tốt cho công tác tra cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ;

־ Tăng cường đầu tư kinh phí để đảm bảo cơ sở vật chất cho công tác lưutrữ

 Đối với bộ môn văn thư - lưu trữ, khoa, trường

25

Là một sinh viên của Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội và sinh viên củakhoa Văn thư – Lưu trữ, cán bộ lưu trữ tương lai Em được các giảng viên củakhoa trang bị cho mình những kiến thức cần thiết làm hành trang bản thân đểphục vụ cho công việc sau này Tuy nhiên, em chỉ được trang bị những kiếnthức về mặt lý thuyết, qua đợt thực tập này em mong muốn nhà trường, khoaVăn thư – Lưu trữ tạo điều kiện cho sinh viên được thực hành, tham quan,khảo sát thực tiễn nhiều hơn trong quá trình học tập Bởi em nhận thấy, kiếnthức lý thuyết và thực tế rất khác nhau, việc sinh viên đi thực tập sẽ tránhđược những phần nào những khó khăn, bỡ ngỡ trong thực hiện công việc saunày.

26

C PHẦN KẾT LUẬN

Ngày nay, đất nước ta đang trong giai đọan đổi mới trên mọi lĩnh vực:kinh tế - xã hội, an ninh – quốc phòng Đồng thời đang tiến hành công cuộccông nghiệp hóa hiện đại hóa để đưa đất nước nhanh chóng thoát khỏi nghèonàn, lạc hậu, mở rộng quan hệ đối ngoại, hội nhập với cộng đồng thế giới và tiếnkịp các nước trong khu vực Xác định được tầm quan trọng cuả sự nghiệp đổimới, mỗi cá nhân đơn vị phải xây dựng được phong cách làm việc khoa học,thực hiện nghiêm chỉnh mọi quy định của nhà nước về công tác văn thư - lưutrữ, áp dụng khoa học kỹ thuật cũng như công tác quản lý để ngành văn thư - lưutrữ ngày càng hiện đại đáp ứng được nhu cầu đặt ra trong giai đoạn đổi mới hiệnnay Và nó càng quan trọng hơn khi đất nước ta đang đẩy mạnh công cuộc cảicách hành chính

Qua thời gian thực tập ở UBND huyện Chiêm Hóa em đã học được nhiềukiến thức và kinh nghiệm thực tế Đây là những kiến thức bổ ích giúp em rấtnhiều trong quá trình kiến tập và trong công việc sau này

Trước hết qua đợt thực tập em đã có cái nhìn toàn diện và sâu sắc hơn vềcông tác văn thư- lưu trữ, mặt hoạt động không trực tiếp sản xuất ra vật chất của

cải nhưng góp phần đóng góp rất nhiều cho sự phất triển của xã hội và sự nghiệp

bảo vệ đất nước Bên cạnh đó em đã được học hỏi nhiều kinh nghiệm từ các cán

bộ văn thư- lưu trữ của UBND huyện Đồng thời, qua đây em cũng nhận thấyrằng giữa lý luận và thực tiễn luôn có một khảng cách nhất định và không phảilúc nào khoảng cách này cũng đồng nhất, có khi đơn giản hơn nhưng cũng cókhi phức tạp hơn Em nhận thấy rằng công việc trong thực tế không phải lúc nàocũng được áp dụng theo đúng lý thuyết và việc áp dụng lý luận vào thực tiễnkhông phải cơ quan nào cũng giống nhau Tùy thuộc vào hoàn cảnh thực tế củamỗi cơ quan để có sự vận dụng sáng tạo, linh hoạt sao cho phù hợp với cơ quanmình, làm cho quá trình giải quyết công việc đạt được hiệu quả cao nhất

Trong thời gian thực tập em đã được quan sát và thực hiện những nghiệp

vụ cơ bản nhất của một cán bộ văn thư - lưu trữ, những công việc mà trước đây

em mới chỉ được biết qua lý thuyết như đăng kí văn bản đi, đến; trình, chuyển

27

giao văn bản, sắp xếp, chỉnh lý tài liệu, sử dụng và bảo quản con dấu… đượctrực tiếp quan sát và thực hành em đã hiểu thêm rất nhiều về ngành nghề củamình và tìm ra những ưu điểm và khuyết điểm của bản thân trong thực hiệnnghiệp vụ từ đó đặt ra các định hướng và mục tiêu cho bản thân để bổ xung kiếnthức phục vụ cho công việc sau này.

Đặc biệt trong thời gian thực tập em đã được sống trong môi trường làmviệc hoàn toàn mới lạ, có đan xen nhiều mối quan hệ khác nhau như: quan hệgiữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên với nhân viên Từ đó giúp em hoànthiện hơn về cách giao tiếp ứng xử của mình trong công việc cũng như hìnhthành được nhân cách của một cán bộ Văn thư- lưu trữ

Bản báo cáo thực tập này là kết quả của sự nỗ lực hết mình cùng với sựgiúp đỡ tận tình từ phía cơ quan thực tập và sự chỉ bảo của các thầy cô giảngviên của khoa Văn thư- Lưu trữ Mặc dù đã cố gắng hết mình để nhận thức đượctầm quan trọng của công tác này với cơ quan thực tập nhưng do thời gian có hạncùng với sự va chạm vào thực tế chưa nhiều nên bản báo cáo này không tránhkhỏi những sai sót, hạn chế nhất định, em rất mong nhận được sự góp ý, chỉ bảotận tình của các thầy cô trong khoa và của cơ quan thực tập để bài báo cáo của

em được hoàn thiện hơn

Qua bản báo cáo này em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến sự giúp đỡnhiệt tình của lãnh đạo UBND huyện Chiêm Hóa, cán bộ hướng dẫn thực tập cô

Ma Thị Oanh và các anh chị công tác trong cơ quan đã tạo điều kiện thuận lợi vàgiúp đỡ em trong suốt quá trình em thực tập Em cũng xin gửi lời cảm ơn chânthành đến các thầy cô trong khoa Văn thư- Lưu trữ trường Đại học Nội Vụ HàNội đã cho em những kiến thức nghiệp vụ cơ bản có ích để em có hành trangnền tảng cho sự nghiệp mà em đã chọn

Em xin chân thành cảm ơn!

Chiêm Hóa, ngày 10 tháng 3 năm

2017

28

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 của Chính phủ về quản

lý và sử dụng con dấu

2 Luật lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011

3 Quyết định số 128/QĐ- VTLTNN ngày 01/6/2009 Về ban hành quytrình chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo tiêu chuẩn Việt Nam ISO 9001:2000

4 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướngdẫn quản lý văn bản đi đến lập hồ sơ và nộp lưu hồ hơ vào lưu trữ cơ quan

5 Văn bản hợp nhất số 01/VBHN- BNV ngày 25/02/2014 của Bộ Nội Vụ

về công tác văn thư

29

PHỤ LỤC

30

Phụ lục 1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Ủy ban Nhân dân huyện Chiêm Hóa

Kếhoạch

PhòngGiáodục

PhòngVănhóaThôngtinThểthao

Phòng

Y tế

PhòngTàinguyên

và Môitrường

PhòngTưpháp

PhòngKinh

tế tổnghợp

PhòngHạtầngkinh tế

Thanhtrahuyện

Ủy bandân số,Giađình

và trẻemhuyện

PhòngNôngnghiệpvàPháttriểnnôngthôn

PhòngDântộc vàtôngiáoPhó chủ tịch phụ trách kinh tế

Phó chủ tịch phụ trách văn xã

Phụ lục 2: Một số văn bản liên quan đến việc chỉnh lý tài liệu

Phụ lục 3: Một số hình ảnh về công tác văn thư- lưu trữ

a) Sổ đăng ký văn bản c) Dấu đến

d) Công tác chỉnh lý tài liệu e) Công tác bảo quản tài liệu

Phụ lục 4: Quy chế công tác văn thư – lưu trữ của UBND huyện Chiêm Hóa

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN CHIÊM HOÁ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: 07/2011/QĐ-UBND Chiêm Hoá, ngày 01 tháng 12 năm 2011

QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Chiêm Hoá

UỶ BAN NHÂN DÂN HUYỆN CHIÊM HOÁ

Căn cứ Luật tổ chức Hội đồng nhân dân và Uỷ ban nhân dân ngày26/11/2003;

Căn cứ Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia ngày 04/4/2001;

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chínhphủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP của Chínhphủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủquy định chi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụhướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

Căn cứ Công văn số 260/VTLTNN-NVĐP ngày 06/5/2011 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước v/v hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư vàlưu trữ cơ quan;

Xét đề nghị của Trưởng phòng Nội vụ,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này Quy chế công tác văn thư,

lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Chiêm Hoá (Có quy chế kèm theo).

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành sau 07 ngày, kể từ ngày ký.Các ông (bà) Chánh Văn phòng HĐND & UBND, Trưởng phòng Nội vụ, Thủtrưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thị trấn chịutrách nhiệm thi hành Quyết định này./

UỶ BAN NHÂN DÂN CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HUYỆN CHIÊM HOÁ Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

QUY CHẾ Công tác Văn thư, lưu trữ của Uỷ ban nhân dân huyện Chiêm Hoá

(Ban hành kèm theo Quyết định số: 07/2011/QĐ-UBND ngày 01 tháng 12 năm 2011 của Uỷ ban nhân dân huyện Chiêm Hoá)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định về việc soạn thảo, ban hành văn bản hành chính;quản lý và giải quyết văn bản; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vàolưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan, đơn vị; thu thập, bổsung tài liệu vào lưu trữ cơ quan; bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ,được áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị thuộc Uỷ ban nhân dân huyện ChiêmHoá (sau đây gọi tắt là UBND huyện)

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

1 Ủy ban nhân dân huyện có trách nhiệm:

a) Căn cứ quy định của pháp luật, ban hành và hướng dẫn thực hiện cácchế độ, quy định về công tác văn thư, lưu trữ;

b) Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư đốivới các cơ quan; giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về côngtác văn thư, lưu trữ;

c) Tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vàocông tác văn thư, lưu trữ;

d) Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức văn thư; quản lý côngtác thi đua, khen thưởng trong công tác văn thư, lưu trữ;

2 Phòng Nội vụ có trách nhiệm:

a) Giúp Ủy ban nhân dân huyện hướng dẫn, kiểm tra các cơ quan, đơn vịtrên địa bàn huyện chấp hành chế độ, quy định của pháp luật về công tác vănthư, lưu trữ;

b) Hướng dẫn, kiểm tra chuyên môn, nghiệp vụ về thu thập bảo vệ, bảoquản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đối với cơ quan, đơn vị trên địa bànhuyện và lưu trữ huyện

3 Chánh Văn phòng HĐND & UBND huyện chịu trách nhiệm giúp Chủtịch UBND huyện quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và trực tiếp tổ chức,thực hiện các nhiệm vụ của công tác văn thư, lưu trữ tại Ủy ban nhân dân huyện

4 Thủ trưởng các cơ quan chịu trách nhiệm chung về quản lý và hoạtđộng của công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan mình và có trách nhiệm triển khai

và tổ chức thực hiện nhiệm vụ theo Quy chế này

5 Công chức và nhân viên hợp đồng tại các cơ quan, đơn vị thuộc UBNDhuyện trong quá trình giải quyết công việc có liên quan đến công tác văn thư,lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh các quy định tại Quy chế này và quy địnhkhác của pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ

Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ của văn thư, lưu trữ

1 Tổ chức

Căn cứ khối lượng công việc, quy định về cơ cấu tổ chức để bố trí cán bộlàm công tác văn thư, lưu trữ Công tác văn thư, lưu trữ có thể bố trí nhân sự làmchuyên trách từng công việc hoặc kiêm nhiệm các công việc thuộc lĩnh vực vănthư, lưu trữ, cụ thể: phụ trách văn thư, phụ trách lưu trữ, phụ trách văn thư, lưutrữ…

a) Tại Văn phòng Uỷ ban nhân dân huyện có Bộ phận Văn thư, Lưu trữgiúp Chánh Văn phòng thực hiện quy trình quản lý văn bản đi, đến của Uỷ bannhân dân huyện

b) Tại các cơ quan bố trí cán bộ, công chức kiêm nhiệm làm công tác vănthư, lưu trữ có đủ tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức văn thư, lưu trữtheo quy định của pháp luật.

2 Nhiệm vụ cụ thể của công tác văn thư:

a) Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

b) Trình, chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân sau khi có ýkiến của người có thẩm quyền

c) Giúp Chánh Văn phòng hoặc người được giao trách nhiệm theo dõi,đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

d) Tiếp nhận các dự thảo văn bản trình người có thẩm quyền xem xét,duyệt, ký ban hành

đ) Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngàytháng; đóng dấu mức độ khẩn, mật

e) Đăng ký, làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyểnphát văn bản đi

g) Sắp xếp, bảo quản và phục vụ việc tra cứu, sử dụng bản lưu

h) Quản lý sổ sách và cơ sở dữ liệu đăng ký, quản lý văn bản; làm thủ tụccấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho cán bộ, công chức, viên chức

i) Bảo quản, sử dụng con dấu của cơ quan và các loại con dấu khác

k) Áp dụng các thành tựu khoa học, công nghệ thông tin vào công tác vănthư, lưu trữ cơ quan (nếu có)

3 Nhiệm vụ cụ thể của công tác lưu trữ cơ quan:

a) Hướng dẫn cán bộ, công chức, viên chức trong cơ quan lập hồ sơ vàchuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp vào lưu trữ hiện hành

b) Thu thập hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu vào lưu trữ hiện hành

c) Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, sắp xếp hồ sơ, tài liệu.d) Bảo đảm bí mật, an toàn hồ sơ, tài liệu

đ) Phục vụ việc khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ

e) Lựa chọn hồ sơ, tài liệu thuộc diện nộp lưu vào lưu trữ lịch sử theo quyđịnh và thực hiện các thủ tục tiêu huỷ tài liệu hết giá trị

4 Lưu trữ huyện có nhiệm vụ:

a) Lập kế hoạch thu thập tài liệu;

b) Phối hợp với lưu trữ hiện hành các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộplưu tài liệu vào lưu trữ huyện lựa chọn tài liệu cần thu thập;

c) Hướng dẫn lưu trữ hiện hành các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưutài liệu vào lưu trữ huyện chuẩn bị tài liệu giao nộp;

d) Chuẩn bị kho tàng và các phương tiện để tiếp nhận tài liệu;

e) Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu'';

g) Các nhiệm vụ khác theo quy định của pháp luật về công tác văn thư,lưu trữ

Điều 4 Cán bộ văn thư và cán bộ lưu trữ

Người được bố trí, giao nhiệm vụ làm công tác văn thư, lưu trữ phải bảođảm tiêu chuẩn nghiệp vụ của ngạch công chức, viên chức ngành văn thư, lưutrữ theo quy định của pháp luật

Điều 5 Kinh phí cho hoạt động văn thư, lưu trữ

Chánh Văn phòng HĐND&UBND có trách nhiệm chỉ đạo việc lập dự trùkinh phí trang bị các thiết bị chuyên dùng và tổ chức các hoạt động nghiệp vụtheo yêu cầu của công tác văn thư, lưu trữ

Điều 6 Bảo vệ bí mật Nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ

1 Mọi hoạt động nghiệp vụ về văn thư, lưu trữ của cơ quan thực hiện theoquy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật của Nhà nước và quy định tạiQuy chế này

2 Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị, Chủ tịch Uỷ ban nhân dân các xã, thịtrấn có trách nhiệm quản lý văn bản độ mật: mật, tối mật, tuyệt mật Cán bộ,viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ có nhiệm vụ phải cam kết bảo vệ bí mật

cơ quan, bí mật Nhà nước theo quy định của pháp luật

Chương II CÔNG TÁC VĂN THƯ