MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Lịch sử nghiên cứu 1 3 Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu 2 4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6 Giả thuyết khoa học 3 7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn 3 8 Cấu trúc đề tài 3 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 4 1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan về văn phòng UBND huyện Hải Hậu 4 1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Hải Hậu 5 Chánh Văn Phòng: 5 1.2.1 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 6 1.2.2 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị - Hành Chính 6 1.2.3 Bộ phận văn thư lưu trữ: 7 1.3 Chức nămg nhiệm vụ của văn phòng UBND Huyện Hải Hậu 7 1.3.1 Chức năng 7 1.3.2 Nhiệm vụ 7 Chương 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH 10 2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan 10 2.2 Thực trạng và vai trò của lãnh đạo trong tổ chức quản lý công tác lưu trữu tai UBND huyện Hải Hậu 11 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữu. 11 2.2.2 Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tuyển dụng sắp xếp nhân sự 11 2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư - lưu trữ 12 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ. 13 Chương 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH 16 3.1 Nhận xét đánh giá 16 3.1.1 Ưu điểm: 17 3.1.2 Nhược điểm: 18 3.2 Ưu điểm và nhược điểm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức quản lý tổ chức văn thư lưu trữu tại UBND huyện Hải Hậu 19 3.2.1 Ưu điểm 19 3.2.2 Nhược điểm 19 3.3 Giải pháp 20 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan 20 3.3.2 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ 21 KẾT LUẬN 23 DANH MỤC THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC
Trang 1LỜI CAM ĐOAN
Đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trongcông tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND -UBND huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định” được thực hiện trên cơ sở số liệu thuthập của bản thân trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu
có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này
Hà nội, ngày 03 tháng 04 năm 2017
Sinh viên thực hiện
Trang 2LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài tiểu luận này, tôi xin chân thành gửi lời cảm ơn đếnThs Nguyễn Đăng Việt - Giảng viên học phần Kỹ năng tổ chức và Kiểm tratrong quản trị văn phòng đã tận tình chỉ dạy giúp tôi hoàn thành tốt đề tài nghiêncứu của bản thân Đồng thời tôi xin cảm ơn đến toàn bộ cán bộ, công chức, viênchức tại Văn phòng HĐND - UBND Huyện Hải Hậu đã tạo điều kiện cho tôiđược tìm hiểu, thu thập tài liệu một cách thuận lợi nhất
Trong quá trình khảo sát và nghiên cứu, tôi đã nhận được sự giúp đỡ tậntình của lãnh đạo Văn Phòng Huyện, giúp tôi có thêm kiến thức để hoàn chỉnhnội dung và hình thức Tuy nhiên, do trình độ nghiên cứu của bản thân còn hạnchế đề tài không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong các thầy cô trong nhàtrường góp ý kiến để của tôi được hoàn thiện hơn
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Trang 3MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU 1
1 Lý do chọn đề tài 1
2 Lịch sử nghiên cứu 1
3 Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu 2
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2
5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2
6 Giả thuyết khoa học 3
7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn 3
8 Cấu trúc đề tài 3
Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 4
1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan về văn phòng UBND huyện Hải Hậu 4 1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Hải Hậu 5
Chánh Văn Phòng: 5
1.2.1 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 6
1.2.2 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị - Hành Chính 6
1.2.3 Bộ phận văn thư lưu trữ: 7
1.3 Chức nămg nhiệm vụ của văn phòng UBND Huyện Hải Hậu 7
1.3.1 Chức năng 7
1.3.2 Nhiệm vụ 7
Chương 2 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH 10
2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan 10
Trang 42.2 Thực trạng và vai trò của lãnh đạo trong tổ chức quản lý công tác lưu trữu tai
UBND huyện Hải Hậu 11
2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữu 11
2.2.2 Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tuyển dụng sắp xếp nhân sự 11
2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư - lưu trữ .12
2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ 13
Chương 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TẠI UBND HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH 16
3.1 Nhận xét đánh giá 16
3.1.1 Ưu điểm: 17
3.1.2 Nhược điểm: 18
3.2 Ưu điểm và nhược điểm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức quản lý tổ chức văn thư lưu trữu tại UBND huyện Hải Hậu 19
3.2.1 Ưu điểm 19
3.2.2 Nhược điểm 19
3.3 Giải pháp 20
3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan .20 3.3.2 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ 21
KẾT LUẬN 23
DANH MỤC THAM KHẢO 24 PHỤ LỤC
Trang 5BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Trang 6Làm tốt công tác công văn, giấy tờ sẽ đảm bảo cung cấp thông tin giảiquyết công việc nhanh chóng, chính xác, đảm bảo bí mật cho mỗi cơ quan
Ngày nay, cùng với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vựcđều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nứơc cũng có sự phát triển để phùhợp Đặc biệt là trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng phòng đối với công tác tổchức quản lý công tác văn thư lưu trữ của cơ quan là vô cùng quan trọng và cầnthiết trong lĩnh vực quản lý hành chính, Đảng và Nhà nước ta luôn quan tâm, đã
và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hiện đại công tác này, nhằmphục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan
Là sinh viên của lớp Đại học liên thông Quản trị văn phòng 15A trongthời gian học tập, rèn luyện được trang bị những kiến thức chuyên môn tạiTrường Đại học Nội Vụ Hà Nội Tôi đã có kiến thức nhất định về công tác tổchức, quản lý công tác văn thư lưu trữu của cơ quan Nhưng học phải đi đôi vớihành, kiến thức lý thuyết được học trên lớp phải được áp dụng vào trong thực tế
Tuy nhiên do giới hạn về thời gian cũng như năng lực cá nhân nên Tôi chỉtập trung đi nghiên cứu về “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo vănphòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng
HĐND -UBND huyện Hải Hậu, tỉnh Nam Định” Đây cũng là vấn đề đang được
quan tâm và có vai trò quan trọng đối với công tác tổ chức, quản lý công tác vănthư lưu trữ tại văn phòng UBND huyện Hải Hậu, Tỉnh Nam Định
2 Lịch sử nghiên cứu
Có rất nhiều công trình nghiên cứu về Công tác tổ chức, quản lý công tácvăn thư lưu trữ Tuy nhiên chưa có một đề tài nghiên cứu một cách toàn diện về
Trang 7trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tácvăn thư lưu trữ tại Văn phòng.
3 Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu : “ Khảo sát và đánh giá trách nhiệm của nhà lãnhđạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữu tạiUBND Huyện Hải Hậu”
Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi bao gồm những lĩnh vực công tác chức,quản lý công tác văn thư lưu trữu văn thư thuộc văn phòng ở cơ quan UBNDhuyện Hải Hậu
Thời gian: từ năm 2015 đến năm 2016
4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu :Tìm hiểu và thu thập tài liệu cũng như kiến thứcphục vụ cho việc học tập và ứng dụng trong công việc và cuộc sống và đề xuấtgiải pháp nâng cao trách nhiệm của nhà lãnh đạo văn phòng trong công tác tổchức, quản lý Văn thư lưu trữ
Nhiệm vụ nghiên cứu : Nghiên cứu có hệ thống những lý luận khảo sát,đánh giá về vai trò trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác văn thưlưu trữ của một cơ quan hoặc một doanh nghiệp cụ thể là văn phòng UBNDhuyện Hải Hậu, tĩnh Nam Định
5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
Cơ sở lý luận: Dựa và nhưng hệ thống lý luận đánh giá về công tác vănthư lưu trữ
Cơ sở thực tiễn : là những căn cứ thực tiễn đề ra và tình hình thực tế tại cơquan
Bài viết sử dụng tổng hợp nhiều phương pháp nghiên cứu sau:
- Phương pháp quan sát, khảo sát
- Phương pháp phân tích, tổng hợp tài liệu
- Phương pháp thu thập thông tin
- Phương pháp điều tra, phân tích
- Phương pháp thống kê
Trang 8- Phương pháp so sánh
- Phương pháp tổng hợp kết luận chung
6 Giả thuyết khoa học
Nếu như các lãnh đạo đều hiểu rõ và thực hiện đúng trách nhiệm của mộtnhà lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ thì công tác văn thư lưu trữ tại cơquan hoạt động tốt và phát triển điều đó chứng minh nhà lãnh đạo làm tốt côngviệc quản lý của mình
7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn
Ý nghĩa lý luận :Góp phần làm phong phú cơ sở lý luận về kỹ năng quản
lý của hoạt động tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan đối với lãnh đạo
Ý nghĩa thực tiễn :Ứng dụng thực tiễn và công tác quản lý của lãnh đạo vàgiúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể hơn thấy được vai trò trách nhiệm của cơquan
8 Cấu trúc đề tài
Ngoài phần mở đầu ra, đề tài còn có cấu trúc 03 chương và Kết luận:
Chương 1 Khái quát về tổ chức hoạt động của cơ quan
Chương 2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Huyện Hải Hậu
Chương 3 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Huyện Hải Hậu
Trang 9Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG
CỦA CƠ QUAN
1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan về văn phòng UBND huyện Hải Hậu
Hải Hậu là huyện ven biển tỉnh Nam Định, hình thành cách đây hơn 5 thế
kỷ, có tọa độ địa lý khoảng từ 20,00 đến 20,15 vĩ độ Bắc và 106,00 đến 106,21kinh độ Đông Phía Đông giáp huyện Giao Thủy Từ Tây Bắc xuống Tây Namhuyện là sông Ninh Cơ, tiếp giáp với huyện Trực Ninh và Nghĩa Hưng Phía Bắcgiáp huyện Xuân Trường Điểm cực Bắc là Trại Đập xã Hải Nam, phía Nam làbiển Đông - Điểm cực Nam là mũi Gót Chàng Diện tích 226 km2, dân số hiệnnay 294.216 người, trong đó đồng bào theo đạo công giáo trên 40%, được phân
bố ở 32 xã và 3 thị trấn Mật độ trung bình 1.301 người/km2
Với vị trí như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, chỉ đạohoạt động của công tác quản lý nhà nước ở các xã và thị trấn thuộc huyện Đồngthời tạo điều kiện dễ dàng cho các cơ quan, đơn vị tổ chức và cá nhân báo cáo
về quá trình hoạt động của mình với lãnh đạo huyện; các cơ quan đơn vị ởnhững nơi khác đến liên hệ công tác
Cơ quan UBND huyện Hải Hậu chịu sự chỉ đạo và quản lý toàn diện củaUBND huyện, Chủ tịch UBND và chịu sự lãnh đạo về công tác Đảng của Đảng
uỷ cơ quan UBND huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện, Chủtịch UBND huyện quản lý, điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội trên địa bàn,chỉ đạo các xã, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiện chủ trương,chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước
Trang 102 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện Hải Hậu
Sơ đồ bộ máy Văn phòng HĐND-UBND:
Chánh Văn Phòng:
Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản thuộc phạm vi điềuhành, phối hợp, đôn đốc các cấp, ban, ngành thuộc huyện chuẩn bị các đề ántrình HĐND và UBND huyện; giấy mời; thông báo; công văn truyền đạt ý kiếncủa UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện cho các cấp, các ngành
Ký giấy công tác cho cán bộ, công chức thuộc UBND huyện quản lý.Tiếp nhận và xử lý các văn bản đến, thẩm định văn bản của các phòng bantham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND, y saobản chính, sao lục các văn bản cần thiết gửi cho các cấp, các ngành và các đơnvị
- Tổ chức thực hiện đầy đủ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Nghịquyết của HĐND, chỉ thị, quyết định của UBND huyện trong cơ quan Vănphòng HĐND - UBND huyện
- Làm chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu - chi ngân sách của Văn
Trang 11phòng HĐND - UBND huyện theo quy định của pháp luật, bảo đảm đúng chế độ
và thực hành tiết kiệm có hiệu quả
Quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc triển khai thực hiện công tác Thi đua khenthưởng
Theo dõi, quản lý chỉ đạo bộ phận văn thư lưu trữ, đánh máy thực hiện tốtcác nhiệm vụ
Tham gia, dự thảo kết luận của đồng chí chủ tịch UBND huyện các phiênhọp thường kỳ của UBND huyện
Theo dõi, quản lý công tác tiếp dân, đối ngoại và nội chính
Được quyền thẩm định văn bản của các cơ quan đơn vị và các ban ngành.Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn phòng uỷ quyềngiải quyết
1.2.2 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị - Hành Chính
Quản lý điều hành công tác quản trị - hành chính, bao gồm:
Tổ chức tiếp nhận công văn, tài liệu và phân phối, theo dõi quá trình giảiquyết công văn; Tổ chức quản trị, quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làmviệc: tổ chức và đảm bảo cho các hoạt động hội họp, tiếp khách, đi công tác ,…của cơ quan UBND huyện; Đảm bảo về hậu cần, tiếp tân phục vụ, bảo vệ cơquan, phòng cháy, chữa cháy, vệ sinh môi trường, nhà khách
Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động và quy chế làmviệc của cơ quan UBND huyện đối với cán bộ công chức
Quản lý, điều hành phân công đội xe phục vụ cho lãnh đạo đi công tác vàlàm việc
Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn hòng uỷ quyền
Trang 12giải quyết.
1.2.3 Bộ phận văn thư lưu trữ:
Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đi - đến theo đúng quy định;Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký do các cơ quan, banngành tham mưu chuyển đến, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản đảm bảođúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy định
Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầukhai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ
Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Trong quá trình tiếp nhận các văn bản nếu chưa có chữ ký tham mưu củaphòng, ban chuyên môn và chữ ký thẩm định của Chánh Văn phòng, Phó Vănphòng thì không được cho ban hành văn bản
3 Chức nămg nhiệm vụ của văn phòng UBND Huyện Hải Hậu
3.1.1 Chức năng
Văn phòng UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phục vụ sựchỉ đạo điều hành công tác mọi mặt của HĐND và UBND huyện là bộ máy làmviệc của UBND phục vụ cho sự quản lý tập trung thống nhất sự điều hành mọimặt của UBND
- Đồng thời giúp UBND huyện thực hiện tổ chức, quản lý sự hoạt độngcủa Trung tâm giao dịch "một cửa" của Huyện
-Văn phòng HĐND-UBND huyện còn thực hiện chức năng hậu cần: phục
vụ trực tiếp công việc hàng ngày ở các phòng, ban, tổ chức các cuộc họp,chuyến đi công tác cho lãnh đạo Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản,đảm vảo điều kiện, cơ sở vật chất để UBND làm việc
Văn phòng HĐND - UBND huyện có tư cách pháp nhân có mẫu dấu riêngđược cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước và được mở tài khoản tạingân hàng và kho bạc nhà nước theo quy định của pháp luật
3.1.2 Nhiệm vụ
Tổ chức tham mưu kịp thời, thường xuyên và chính xác phục vụ tốt cho
sự lãnh đạo của Thường trực HĐND và UBND Giúp cho UBND thực hiện mối
Trang 13quan hệ giữa UBND huyện với Ban Thườngtrực huyện Uỷ, HĐND, Uỷ BanMTTQ, các hội, đoàn thể với các sở ban ngành.
Xây dựng các chương trình công tác (bao gồm chương trình làm việcnăm, quý, tháng) của UBND huyện và giúp UBND huyện tổ chức, theo dõi,kiểm tra đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác
Phối hợp các phòng chuyên môn của UBND và các ban của HĐND đểchuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND huyện, chuẩn bị các báo cáo của
UBND huyện, tập hợp và quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp của HĐND,phiên họp của UBND huyện, các cuộc họp và làm việc với Thường trực HĐND
Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quanđơn vị thuộc UBND, HĐND và UBND các xã, thị trấn về việc chuẩn bị các đề
án theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND huyện
Khi có dự thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị trình UBND, văn phòngHĐND - UBND huyện có trách nhiệm rà soát lại về thể thức, trình tự, thủ tụchành chính kiểm tra đối chiếu với nội dung chỉ đạo của Thường trựcHĐND,UBND huyện để trình người có thẩm quyền xem xét quyết định
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các đề nghị, các văn bảnxin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan, ban, ngành cấp huyện, UBND huyện
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các kiến nghị, yêu cầu chỉđạo của các tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của HĐND UBND huyện
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện triển khai thực hiện các chỉ đạocủa Trung ương, của tỉnh nếu Thường trực HĐND, UBND huyện yêu cầu
Tổ chức thu thập, cung cấp và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,chính xác phục vụ cho công tác giám sát của HĐND và sự chỉ đạo, điều hànhcủa UBND; từng bước ứng dụng CNTT vào việc thu thập và xử lý thông tin; xử
lý, giải quyết những công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất do nhucầu thực tiễn công tác (không nằm trong kế hoạch hoặc theo yêu cầu của cơquan Nhà nước cấp trên)
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện thực hiện nghiêm túc, đầy đủchế độ thông tin báo cáo về Thường trực HĐND, UBND tỉnh theo quy định
Trang 14Tổ chức và phục vụ mối quan hệ phối hợp làm việc giữa Thường trựcHĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực UBMTTQhuyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, đơn vị có liên quan.
Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức tiếp dân theo định kỳ;Tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân theo quy định củapháp luật và phân công của UBND huyện
Tổ chức và phục vụ các kỳ họp của HĐND và các phiên họp của UBNDhuyện; Các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện vớicác
cơ quan ban ngành, đoàn thể cấp huyện và Thường trực HĐND các xã, thị trấn
Quản lý chặt chẽ việc ban hành các văn bản của Thường trực HĐND,UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, phápluật của Nhà nước, đúng thể thức và thẩm quyền theo quy định
Trực tiếp phụ trách quản lý công tác tổ chức, kiểm tra theo dõi hoạt độngcủa Trung tâm giao dịch "Một cửa" của UBND huyện, chấn chỉnh nề nếp làmviệc, nâng hiệu quả thực hiện cải cách thủ tục hành chính của UBND huyện
Tiểu kết:
Trong chương 1 tôi đã nêu lên khái quát về tổ chức và hoạt động củaUBND huyện Hải Hậu Cơ quan UBND huyện Hải Hậu là cơ quan chính quyềnchuyên trách hành chính thuộc cấp huyện , luôn làm tốt vai trò chức năng nhiệm
vụ của đảng và nhà nước chỉ đạo
Văn phòng UBND được thành lập theo quyết định của chủ tịch, bộ phậnchuyên trách về các công tác văn phong văn thư lưu trữ, là một trong nhữngcông tác quan trọng nhất đối với hành chính nhà nước vì vậy để công tác văn thưlưu trữ thực hiện tốt cần có nhà lãnh đạo sáng suốt có trách nhiệm đối với côngtác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan
Trang 15Chương 2.
TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ TẠI UBND
HUYỆN HẢI HẬU TỈNH NAM ĐỊNH 2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan
Khái niệm về công tác văn thư lưu trữ:
công tác văn thư lưu trữ là một lĩnh vực thuộc hoạt đông quản lý của nhànước trong đó bao gồm các vấn đề lý luận thực tiễn và pháp chế liên quan tớinghiên cứu khoa học tài liệu phục vụ cho việc sử dụng và khai thác tài liệu
Vai trò của công tác văn thư lưu trữu :
Công tác văn thư là công tác quan trọng trong hoạt động của tất cả các cơquan Các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn thể muốn thực hiện chức năng, nhiệm
vụ của mình đều cần phải dùng đến công văn giấy tờ để phổ biến các chủtrương, chính sách, phản ánh tìnhhình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợpcông tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong hoạt động hàng ngày.Đặc biệt đối với văn phòng cấp uỷ là cơ quan trực tiếp giúp các cấp uỷ tổ chứcđiều hành bộ máy đồng thời là một trung tâm thông tin tổng hợp phục vụ lãnhđạo
Nội dung của công tác văn thư lưu trữu:
Bao gồm hai lĩnh vực đó là lĩnh vực phục vụ cho hoạt động quản lý vàlĩnh vực hoạt động nghiệp vụ, cơ bản về những vấn đề như: soạn thảo văn bản,Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động củacác cơ quan, tổ chức, quản lý con dấu, xây dựng quản lý các văn ban QPPL…
Công tác văn thư lưu trữu có vai trò quan trọng và cần thiết trong hệthống quản lý của văn phòng nói riêng và cơ quan tổ chức nói chung , mang ýnghĩa to lớn là nguồn cung cấp thông tin và tài liệu cho cơ quan phục vụ nhu cầu
sử dụng khai thác tài liệu, ngoài ra nhìn một cách tổng thể công tác văn thư lưutrữu mang ý nghĩa to lớn đối với mọi lĩnh vực trong xã hội, chính trị, kinh tế,văn hóa, công tác nghiên cứu khoa học và là cầu nối các hoạt động quản lý nhànước