khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại văn phòng HĐND UBND huyện diễn châu, tĩnh nghệ an

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1 Lý do chọn đề tài 1 2 Lịch sử nghiên cứu 1 3 Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu 1 4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6 Giả thuyết khoa học 2 7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn 3 8 Cấu trúc đề tài 3 CHƯƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 4 1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan về văn phòng UBND huyện Diễn Châu 4 1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện diễn châu 4 1.2.1 Chánh Văn Phòng: 5 1.2.2 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 5 1.2.3 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị Hành Chính 6 1.2.4 Bộ phận văn thư lưu trữ: 7 1.2.5. Bộ phận kế toán: 7 1.2.6. Bộ phận đánh máy photo copy: 7 1.2.7. Bộ phận tài vụ: 8 1.2.8. Bộ phận bảo vệ, tạp vụ: 8 1.2.9. Lái xe: 8 1.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng 9 1.4 Chức nămg nhiệm vụ của văn phòng UBND Huyện diễn châu 9 1.4.1 Chức năng 9 1.4.2 Nhiệm vụ 10 CHƯƠNG 2. TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂUTỈNH NGHỆ AN 12 2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan 12 2.2 Thực trạng và vai trò của lãnh đạo trong tổ chức quản lý công tác lưu trữu tai UBND huyện diễn châu 13 2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữu. 13 2.2.2 Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tuyển dụng sắp xếp nhân sự 13 2.3. Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư lưu trữ 14 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ. 15 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯU LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN 18 3.1 Nhận xét đánh giá 18 3.1.1 Ưu điểm: 19 3.1.2 Nhược điểm: 20 3.2 Ưu điểm và nhược điểm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức quản lý tổ chức văn thư lưu trữu tại UBND huyện Diễn Châu 21 3.2.1 Ưu điểm 21 3.2.2 Nhược điểm 22 3.3 Giải pháp 22 3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan 22 3.3.2 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ 23 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC 27

LỜI CẢM ƠN

Tong quá trình nghiên cứu và để hoàn thành bài tiểu luận này , em xin gửilời cảm ơn chân thành đến toàn bộ cán bộ, công chức, viên chức tại Văn phòngHĐND- UBND huyện Diễn Châu đã tạo điều kiện, giúp đỡ em trong suốt quátrình em thu thập số liệu và khảo sát tình hình công tác văn phòng, đặc biệt làtìm hiểu về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân

sự tại huyện Hơn nữa, cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn ĐăngViệt đã tận tình hướng dẫn, dẫn dắt em để em có thể hoàn thiện bài tiểu luận củamình đúng với yêu cầu đã được giao Mặc dù đã cố gắng và tham khảo nhiều tàiliệu khác nhau, nhưng bài tiểu luận của em vẫn còn nhiều thiếu xót, em rấtmong nhận được sự đóng góp của lthầy cô trong khoa quản trị văn phòng, đểbài tiểu luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Em tên là Chu Công Chính, em thực hiện bài tiểu luận với tên đề tài:

“khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,quản lý công tác văn thư lưu trữ tại Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn châu,tĩnh Nghệ An” Em xin cam đoan đây là bài tiểu luận mà em đã nghiên cứutrong thời gian qua Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trungthực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này

Hà nội, ngày 12 tháng 12 năm 2016

Sinh viên thực hiện

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 1

3 Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu 1

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2

6 Giả thuyết khoa học 2

7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn 3

8 Cấu trúc đề tài 3

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 4

1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan về văn phòng UBND huyện Diễn Châu 4

1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện diễn châu 4

1.2.1 Chánh Văn Phòng: 5

1.2.2 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính 5

1.2.3 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị -Hành Chính 6

1.2.4 Bộ phận văn thư lưu trữ: 7

1.2.5 Bộ phận kế toán: 7

1.2.6 Bộ phận đánh máy photo copy: 7

1.2.7 Bộ phận tài vụ: 8

1.2.8 Bộ phận bảo vệ, tạp vụ: 8

1.2.9 Lái xe: 8

1.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng 9

1.4 Chức nămg nhiệm vụ của văn phòng UBND Huyện diễn châu 9

1.4.1 Chức năng 9

1.4.2 Nhiệm vụ 10

CHƯƠNG 2 TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮU TẠI UBND

HUYỆN DIỄN CHÂU-TỈNH NGHỆ AN 12

2.1 Cơ sở lý luận về văn thư lưu trữ tại cơ quan 12

2.2 Thực trạng và vai trò của lãnh đạo trong tổ chức quản lý công tác lưu trữu tai UBND huyện diễn châu 13

2.2.1 Cơ cấu tổ chức phòng văn thư lưu trữu 13

2.2.2 Vai trò của lãnh đạo văn phòng trong việc tuyển dụng sắp xếp nhân sự .13 2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng các văn bản của cơ quan về văn thư - lưu trữ 14

2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra đánh giá về văn thư lưu trữ 15

CHƯƠNG 3 GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯU LƯU TRỮU TẠI UBND HUYỆN DIỄN CHÂU TỈNH NGHỆ AN 18

3.1 Nhận xét đánh giá 18

3.1.1 Ưu điểm: 19

3.1.2 Nhược điểm: 20

3.2 Ưu điểm và nhược điểm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức quản lý tổ chức văn thư lưu trữu tại UBND huyện Diễn Châu 21

3.2.1 Ưu điểm 21

3.2.2 Nhược điểm 22

3.3 Giải pháp 22

3.3.1 Giải pháp nâng cao chất lượng công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan 22

3.3.2 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ 23

KẾT LUẬN 25

DANH MỤC THAM KHẢO 26

PHỤ LỤC 27

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Ngành Quản trị văn phòng đào tạo cử nhân ngành Quản trị văn phòng cókiến thức cơ bản về lý luận và thực tiễn về nghiệp vụ trong công tác văn thư, lưutrữ, quản trị hành chính, văn phòng và có kiến thức chuyên sâu về ứng dụngCông nghệ thông tin và Truyền thông, các chuẩn quốc tế về Công nghệ thông tin

và Truyền thông trong việc tin học hóa công tác văn thư, lưu trữ và quản trịhành chính, văn phòng vì vậy Nhà quản trị văn phòng có vai trò to lớn trongviệc điều hành quản lý và tổ chức

Nhà quản trị văn phòng có nhiều vai trò trong đó vai trò của nhà quản trịvăn phòng đối với công tác tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ của cơ quan

là vô cùng quan trọng và cần thiết, làm cho hoạt động của công tác văn thư đượclinh hoạt đáp ứng nhu cầu của cơ quan góp phần quan trong trong hoạt độngquản lý nhà nước

Vậy nên trong các đề tài được ra thì tôi thấy đề tài :’ khảo sát và đánh giátrách nhiệm của nhà lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý côngtác văn thư lưu trữu của cơ quan ‘’ là đề tài đang cần nghiên cứu tìm hiểu nhất

để vận dụng và bổ sung kiến thức đã được học Nội dung đề tài được khảo sát tại

cơ quan là văn phòng UBND huyện Diễn Châu, Tỉnh Nghệ An

2 Lịch sử nghiên cứu

Nghiên cứu tại trường với tài liệu có sẵn tại trung tâm thư viện

Nghiên cứu khảo sát số liệu thông qua mạng internet và thực tế tại vănphòng UBND Huyện Diễn Châu

Xin ý kiến đánh gái từ các anh chị trong cơ quan

3 Đối tượng, mục đích, phạm vi và nhiêm vụ nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu : “ khảo sát và đánh giá trách nhiệm củau nhà lãnhđạo văn phòng trong công tác tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữu tạiUBND Huyện Diễn Châu ‘

Phạm vi nghiên cứu : Phạm vi bao gồm những lĩnh vực công tác văn thưthuộc văn phòng ở cơ quan UBND huyện diễn châu

4 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

Mục đích nghiên cứu : Tìm hiểu và thu thập tàii liệu cũng như kiến thứcphục vụ cho việc học tập và ứng dụng trong công việc và cuộc sống và đề xuấtgiả pháp nâng cao trách nhiệm của nhà lãnh đạo văn phòng trong công táchoạch định

Nhiệm vụ nghiên cứu : Nghiên cứu có hệ thống những lý luận khảo sát,đánh giá về vai trò trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác văn thưlưu trữ của một cơ quan hoặc một doanh nghiệp cụ thể là văn phòng UBNDhuyện diễn châu, tĩnh Nghệ An

5 Cơ sở pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng

Cơ sở lý luận: Dựa và nhưng hệ thống lý luận đánh giá về công tác vănthư lưu trữ

Cơ sở thực tiễn : là những căn cứ thực tiễn đề ra và tình hình thực tế tại cơquan

Phương pháp sử dụng tài liệu:

Phương pháp quan sát: là phương pháp thu thập thông tin mà thông quaquan sát các đối tượng nghiên cứu trong cơ quan ,cụ thể cơ quan là Văn phòngUBND huyện Diễn Châu, tỉnh Nghệ An

Đọc và phân tích các tài liệu trên sách báo, tạp chí chuyên ngành, một sốluận án, giáo trình liên quan đến đề tài Từ đó, tổng hợp, hệ thống hóa, rút ra cácnhận xét, kết luận cần thiết phục vụ cho hoạt động nghiên cứu

Phương pháp điều tra thực tế: Phát phiếu điều tra nhằm tìm hiểu thựctrạng vai trò của văn phòng tai cơ quan

Phương pháp đàm thoại, phỏng vấn: Gọi điện để liên hệ cơ quan nhămtìm hiểu về tài liệu thống kê

Phương pháp thống kê toán học: Dùng để xử lý các số liệu thu đượctrong quá trình nghiên cứu

6 Giả thuyết khoa học

Nếu như các lãnh đạo đều hiểu rõ và thực hiện đúng trách nhiệm của mộtnhà lãnh đạo đối với công tác văn thư lưu trữ thì công tác văn thư lưu trữ tại cơ

quan hoạt động tốt và phát triển điều đó chứng minh nhà lãnh đạo làm tốt côngviệc quản lý của mình.

7 Ý nghĩa lý luận và ý nghĩa thực tiễn

Ý nghĩa lý luận: Góp phần làm phong phú cơ sở lý luận về kỹ năng quản

lý của hoạt động tổ chức công tác văn thư lưu trữ tại cơ quan đối với lãnh đaqj

Ý nghĩa thực tiễn:Ứng dụng thực tiễn và công tác quản lý cảu lãnh đạo vàgiúp lãnh đạo có cái nhìn tổng thể hơn thấy được vai trò trách nhiệm của cơquan

8 Cấu trúc đề tài

Bao gồm 3 phần:

Chương 1 Khái quát về tổ chức hoạt động của cơ quan

Chương 2 Trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong công tác tổ chức,quản lý công tác văn thư, lưu trữ

Chương 3 Giải pháp nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trongcông tác tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ tại UBND Huyện Diễn Châu

CHƯƠNG 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN 1.1 Lịch sử hình thành, giới thiệu tổng quan về văn phòng UBND huyện Diễn Châu

Diễn Châu là huyện đồng bằng ven biển dọc theo Quốc lộ 1A Phía Bắcgiáp huyện Quỳnh Lưu, phía Tây giáp huyện Yên Thành, phía Nam giáp vớiNghi Lộc, phía Đông giáp biển với chiều dài bờ biển là 25 km Huyện DiễnChâu có diện tích là 304,92 km2 và dân số hơn 295000 nguời, có 38 xã và 1 thịtrấn Diễn Châu là huyện có vị trí chính trị, kinh tế, xã hội, quốc phòng an ninhquan trọng của tỉnh Nghệ An

UBND huyện Diễn Châu có trụ sở đóng trên địa bàn trung tâm Thị trấnDiễn Châu với diện tích là 1108m2 gồm 3 khu nhà tầng ( 01 nhà 04 tầng, 1 nhà

3 tầng và 1 nhà 2 tầng) là nơi làm việc của lãnh đạo cơ quan, văn phòng và cácphòng ban của UBND Ngoài ra còn có một số phòng ban liền kề như: PhòngGD-ĐT, Ủy ban dân số gia đình và trẻ em, Huyện uỷ, Huyện đoàn

Với vị trí như vậy sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi, chỉ đạohoạt động của công tác quản lý nhà nước ở các xã và thị trấn thuộc huyện Đồngthời tạo điều kiện dễ dàng cho các cơ quan, đơn vị tổ chức và cá nhân báo cáo

về quá trình hoạt động của mình với lãnh đạo huyện; các cơ quan đơn vị ởnhững nơi khác đến liên hệ công tác

Cơ quan UBND huyện Diễn Châu chịu sự chỉ đạo và quản lý toàn diệncủa UBND huyện, Chủ tịch UBND và chịu sự lãnh đạo về công tác Đảng củaĐảng uỷ cơ quan UBND huyện có trách nhiệm tham mưu giúp UBND huyện,Chủ tịch UBND huyện quản lý, điều hành các hoạt động kinh tế - xã hội trên địabàn, chỉ đạo các xã, thị trấn đơn vị trực thuộc UBND huyện thực hiện chủtrương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước

1.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng UBND huyện diễn châu

Văn phòng HĐND-UBND huyện Diễn Châu có 12 cán bộ, công chứctrong đó biên chế 10 và hợp đồng 68 là 2 người

Sơ đồ bộ máy Văn phòng HĐND-UBND:

Chánh Văn Phòng:

Thừa lệnh Chủ tịch UBND huyện ký các văn bản thuộc phạm vi điềuhành, phối hợp, đôn đốc các cấp, ban, ngành thuộc huyện chuẩn bị các đề ántrình HĐND và UBND huyện; giấy mời; thông báo; công văn truyền đạt ý kiếncủa UBND huyện và Chủ tịch UBND huyện cho các cấp, các ngành

Ký giấy công tác cho cán bộ, công chức thuộc UBND huyện quản lý.Tiếp nhận và xử lý các văn bản đến, thẩm định văn bản của các phòng bantham mưu cho Thường trực HĐND, Chủ tịch và các Phó chủ tịch UBND, y saobản chính, sao lục các văn bản cần thiết gửi cho các cấp, các ngành và các đơnvị

- Tổ chức thực hiện đầy đủ, chính sách của Đảng và Nhà nước, các Nghịquyết của HĐND, chỉ thị, quyết định của UBND huyện trong cơ quan Vănphòng HĐND-UBND huyện

- Làm chủ tài khoản và quản lý các hoạt động thu - chi ngân sách của Vănphòng HĐND-UBND huyện theo quy định của pháp luật, bảo đảm đúng chế độ

và thực hành tiết kiệm có hiệu quả

1.2.2 Phó Chánh Văn Phòng Tổng Hợp – Nội Chính

Theo dõi, nắm bắt các lĩnh vực công tác thuộc chức năng, nhiệm vụ của

Chánh Văn phòng

Phó Chánh văn phòng Tổng hợp

Phó CVP Quản Hành chính

trị-Văn thư

Lưu trữ

Đánh máy photocopy

Tài vụ Lái xe Bảo vệ

tạp vụ

Kế toán

HĐND và UBND huyện được phân công.

Thu thập, xử lý thông tin, làm các báo cáo định kỳ và các văn bản báo cáođột xuất của UBND huyện; đề xuất tham mưu xây dựng chương trình công tác(tháng, quý, năm) của UBND huyện

Quản lý, chỉ đạo, kiểm tra việc triển khai thực hiện công tác Thi đua khenthưởng

Theo dõi, quản lý chỉ đạo bộ phận văn thư lưu trữ, đánh máy thực hiện tốtcác nhiệm vụ

Tham gia, dự thảo kết luận của đồng chí chủ tịch UBND huyện các phiênhọp thường kỳ của UBND huyện

Theo dõi, quản lý công tác tiếp dân, đối ngoại và nội chính

Được quyền thẩm định văn bản của các cơ quan đơn vị và các ban ngành.Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn phòng uỷ quyềngiải quyết

1.2.3 Phó chánh Văn Phòng Quản Trị -Hành Chính

Quản lý điều hành công tác quản trị - hành chính, bao gồm:

Tổ chức tiếp nhận công văn, tài liệu và phân phối, theo dõi quá trình giảiquyết công văn; Tổ chức và quản lý các hoạt động: In ấn tài liệu, phát hành côngvăn, bảo quản tài liệu, lưu trữ, quản lý mạng tin học nội bộ và chương trình 112(kể cả các máy đã trang bị cho các phòng chuyên môn quản lý sử dụng)

Tổ chức quản trị, quản lý tài sản, trang thiết bị, phương tiện làm việc: tổchức và đảm bảo cho các hoạt động hội họp, tiếp khách, đi công tác ,… của cơquan UBND huyện; Đảm bảo về hậu cần, tiếp tân phục vụ, bảo vệ cơ quan,phòng cháy, chữâ cháy, vệ sinh môi trường, nhà khách

Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra chấp hành kỷ luật lao động và quy chế làmviệc của cơ quan UBND huyện đối với cán bộ công chức

Quản lý, điều hành phân công đội xe phục vụ cho lãnh đạo đi công tác vàlàm việc

Chịu trách nhiệm những công việc chung khi Chánh Văn hòng uỷ quyềngiải quyết

1.2.4 Bộ phận văn thư lưu trữ:

Tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản đi - đến theo đúng quy định;Tiếp nhận các bản thảo để trình duyệt, các dự thảo trình ký do các cơ quan, banngành tham mưu chuyển đến, theo dõi quá trình luân chuyển văn bản đảm bảođúng địa chỉ và an toàn; Quản lý và đóng dấu các văn bản đúng quy định

Lưu trữ và bảo quản văn bản, tài liệu cơ quan; tổ chức phục vụ nhu cầukhai thác, tra cứu tài liệu lưu trữ

Thực hiện đúng quy chế bảo mật công tác văn thư lưu trữ trong cơ quan Trong quá trình tiếp nhận các văn bản nếu chưa có chữ ký tham mưu củaphòng, ban chuyên môn và chữ ký thẩm định của Chánh Văn phòng, Phó Vănphòng thì không được cho ban hành văn bản

1.2.5 Bộ phận kế toán:

- Thực hiện công tác tài vụ, kế toán đảm bảo các điều kiện vật chất cầnthiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, đi công tác, thông tin liên lạc, trangthiết bị làm việc, văn phòng phẩm cho cơ quan HĐND, UBND huyện

- Đảm bảo thực hiện thu - chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loạichứng từ theo quy định rõ ràng, sạch sẽ, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáo tàichính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng với Chánh văn phòng vàchủ tài khoản

- Theo dõi tình hình tài sản của Cơ quan

1.2.6 Bộ phận đánh máy photo copy:

Đánh máy các văn bản trong nội bộ cơ quan UBND huyện (văn bảnthường trực HĐND-UBND, các phòng) đảm bảo kịp thời và chính xác, (văn bảnsáng, rõ và đúng tiêu chuẩn…)

Thường xuyên có mặt phục vụ in sao, nhân bản văn bản, tài liệu bằng cácphương tiện kỹ thuật hiện có đảm bảo yêu cầu kỹ thuật và thời gian để lưu hành

Có trách nhiệm quản lý tốt các thiết bị vi tính, máy in và thiết bị chươngtrình 112 trang bị cho mình quản lý sử dụng Tuyệt đối không để cho ngườikhông có nhiệm vụ sử dụng trang thiết bị

Thực hiện đúng các quy định về tiếp nhận, bàn giao các văn bản trước và

sau khi đánh máy, in ấn cho người có trách nhiệm, số lượng in đủ, tiết kiệm giấy

và phải có lệnh in được duyệt Tuyệt đối không tự ý in sao các loại văn bản giấy

tờ khi chưa có ý kiến của người có trách nhiệm

Giữ bí mật các nội dung tài liệu và thực hiện nghiêm chỉnh các quy định

về bảo mật đối với tài liệu

Phục vụ nước uống, dọn dẹp sạch sẽ cho các cuộc hội họp, tiếp khách ởcác phòng họp, phòng khách, phòng Chánh phó Văn phòng HĐND-UBNDhuyện

1.2.7 Bộ phận tài vụ:

- Thực hiện công tác tài vụ, kế toán, thủ quỹ đảm bảo các điều kiện vậtchất cần thiết cho các hoạt động hội nghị, tiếp khách, đi công tác, thông tin liênlạc, trang thiết bị làm việc, văn phòng phẩm

- Đảm bảo thực hiện thu-chi đúng nguyên tắc tài chính, sổ sách, các loạichứng từ theo quy định rõ ràng, sạch đẹp, thực hiện nghiêm túc chế độ báo cáotài chính, kiểm kê quỹ tiền mặt theo quy định hàng tháng

Nhà ăn, nhà khách đảm bảo đúng giờ giấc, thực hiện vệ sinh ATTP tốt,phục vụ tốt nhu cầu của cán bộ công chức và yêu cầu tiếp khách của cơ quan

1.2.9 Lái xe:

Bảo quản tốt xe được giao, chấp hành sự điều động phân công công táccủa lãnh đạo văn phòng, đưa đón lãnh đạo huyện đi công tác an toàn tuyệt đối

1.3 Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng

Sơ đồ các phòng làm việc của Văn Phòng HĐND-UBND huyện DiễnChâu hiện tại vẫn bố trí theo kiểu truyền thống vẫn chưa bố trí phòng làm việckhoa học phòng Phô tô cách xa so với phòng Văn thư nên việc in, ấn tài liệukhông được thuận tiện

1.4 Chức nămg nhiệm vụ của văn phòng UBND Huyện diễn châu 1.4.1 Chức năng

Văn phòng UBND huyện là cơ quan tham mưu, tổng hợp và phục vụ sựchỉ đạo điều hành công tác mọi mặt của HĐND và UBND huyện.là bộ máy làmviệc của UBND phục vụ cho sự quản lý tập trung thống nhất sự điều hành mọimặt của UBND

- Đồng thời giúp UBND huyện thực hiện tổ chức, quản lý sự hoạt độngcủa Trung tâm giao dịch "một cửa" của Huyện

-Văn phòng HĐND-UBND huyện còn thực hiện chức năng hậu cần: phục

vụ trực tiếp công việc hàng ngày ở các phòng, ban, tổ chức các cuộc họp,chuyến đi công tác cho lãnh đạo Mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng tài sản,

Phòng Kế toán

Phòng Chánh Văn phòngPhòng

Văn thư

Phòng Chánh phó Văn phòng

Phòng Chánh phó Văn phòng Phòng Phô tô

Phòng Lái xe

đảm vảo điều kiện, cơ sở vật chất để UBND làm việc.

Văn phòng HĐND-UBND huyện có tư cách pháp nhân có mẫu dấu riêngđược cấp kinh phí hoạt động từ ngân sách nhà nước và được mở tài khoản tạingân hàng và kho bạc nhà nước theo quy định của pháp luật

1.4.2 Nhiệm vụ

Tổ chức tham mưu kịp thời, thường xuyên và chính xác phục vụ tốt cho

sự lãnh đạo của Thường trực HĐND và UBND Giúp cho UBND thực hiện mối

quan hệ giữa UBND huyện với Ban Thường trực huyện Uỷ, HĐND, Uỷ Ban

MTTQ, các hội, đoàn thể với các sở ban ngành

Xây dựng các chương trình công tác (bao gồm chương trình làm việcnăm, quý, tháng) của UBND huyện và giúp UBND huyện tổ chức, theo dõi,kiểm tra đôn đốc thực hiện các chương trình, kế hoạch công tác

Phối hợp các phòng chuyên môn của UBND và các ban của HĐND đểchuẩn bị các báo cáo về hoạt động của HĐND huyện, chuẩn bị các báo cáo của

UBND huyện, tập hợp và quản lý hồ sơ, biên bản các kỳ họp của HĐND,phiên họp của UBND huyện, các cuộc họp và làm việc với Thường trực HĐND

Giúp Thường trực HĐND và UBND huyện theo dõi, đôn đốc các cơ quanđơn vị thuộc UBND, HĐND và UBND các xã, thị trấn về việc chuẩn bị các đề

án theo sự chỉ đạo của Thường trực HĐND và UBND huyện

Khi có dự thảo văn bản của các cơ quan, đơn vị trình UBND, văn phòngHĐND-UBND huyện có trách nhiệm rà soát lại về thể thức, trình tự, thủ tụchành chính kiểm tra đối chiếu với nội dung chỉ đạo của Thường trựcHĐND,UBND huyện để trình người có thẩm quyền xem xét quyết định

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các đề nghị, các văn bảnxin ý kiến chỉ đạo của các cơ quan, ban, ngành cấp huyện, UBND huyện

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện xử lý các kiến nghị, yêu cầu chỉđạo của các tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của HĐND UBND huyện

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện triển khai thực hiện các chỉ đạocủa Trung ương, của tỉnh nếu Thường trực HĐND, UBND huyện yêu cầu

Tổ chức thu thập, cung cấp và xử lý thông tin thường xuyên, kịp thời,chính xác phục vụ cho công tác giám sát của HĐND và sự chỉ đạo, điều hànhcủa UBND; từng bước ứng dụng CNTT vào việc thu thập và xử lý thông tin; xử

lý, giải quyết những công việc phát sinh hàng ngày, công việc đột xuất do nhucầu thực tiễn công tác (không nằm trong kế hoạch hoặc theo yêu cầu của cơquan Nhà nước cấp trên).

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện thực hiện nghiêm túc, đầy đủchế độ thông tin báo cáo về Thường trực HĐND, UBND tỉnh theo quy định

Tổ chức và phục vụ mối quan hệ phối hợp làm việc giữa Thường trựcHĐND, UBND huyện với Thường trực Huyện uỷ, Thường trực UBMTTQhuyện, các đoàn thể cấp huyện, các cơ quan, đơn vị có liên quan

Giúp Thường trực HĐND, UBND huyện tổ chức tiếp dân theo định kỳ;Tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại tố cáo của công dân theo quy định củapháp luật và phân công của UBND huyện

Tổ chức và phục vụ các kỳ họp của HĐND và các phiên họp của UBNDhuyện; Các cuộc họp và làm việc của Thường trực HĐND, UBND huyện vớicác cơ quan ban ngành, đoàn thể cấp huyện và Thường trực HĐND các xã, thịtrấn

Quản lý chặt chẽ việc ban hành các văn bản của Thường trực HĐND,UBND huyện đảm bảo đúng chủ trương, đường lối, chính sách của Đảng, phápluật của Nhà nước, đúng thể thức và thẩm quyền theo quy định

Trực tiếp phụ trách quản lý công tác tổ chức, kiểm tra theo dõi hoạt độngcủa Trung tâm giao dịch "Một cửa" của UBND huyện, chấn chỉnh nề nếp làmviệc, nâng hiệu quả thực hiện cải cách thủ tục hành chính của UBND huyện