Đang tải... (xem toàn văn)
Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng Khảo sát, đánh giá trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ tại UBND phường Trần Phú, tỉnh Hà Giang
LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu tơi thực để phục vụ cho trình học tập Những kết số liệu thực UBND phường Trần Phú, khơng chép cơng trình nghiên cứu người khác Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm trước cô giáo nhà trường cam đoan Tác giả đề tài BẢNG KÊ CHŨ VIẾT TẮT Tên viết tắt Tên cụm từ viết tắt HĐND Hội đồng nhân dân UBND Uỷ ban nhân dân MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHŨ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 Phương pháp nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG TRẦN PHÚ .4 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Trần Phú 1.1.1 Lịch sử hình thành 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Trần Phú 1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Trần Phú .6 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Trần Phú 1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phường Trần Phú 1.2.2 Cơ cấu tổ chức phận Văn thư – Lưu trữ thuộc UBND phưởng Trần Phú .8 Chương TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TRẦN PHÚ 2.1 Trách nhiệm tổ chức, thiết lập phận văn thư – lưu trữ .9 2.2 Trách nhiệm tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ 10 2.1.1 Căn tuyển chọn 10 2.2.2 Quy trình tuyển chọn .11 2.3 Trách nhiệm tổ chức xây dựng văn quan văn thư – lưu trữ .12 2.3.1 Về quy chế công tác văn thư, lưu trữ 12 2.3.2 Về văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ 13 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư - lưu trữ .14 2.4.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ 14 2.4.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng kiểm tra, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ 15 2.5 Đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư – lưu trữ 16 Chương ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TRẦN PHÚ 18 3.1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú .18 3.1.1 Ưu điểm 18 3.1.2 Hạn chế 19 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 20 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú 21 3.2.1 Đối với lãnh đạo văn phòng UBND Phường Trần Phú .21 3.2.2 Đối với lãnh đạo UBND phường Trần Phú 22 3.2.2 Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND phường Trần Phú 22 KẾT LUẬN 24 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .25 PHỤ LỤC 26 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong công việc tổ chức hoạt động tất quan hành Nhà nước lẫn Doanh nghiệp phận văn phòng ln phận đảm bảo cho hoạt động quan diễn cách có hệ thống, giúp chi tiết trình làm việc quan Vì vậy, khơng thể phủ nhận vai trò nhà quản trị văn phòng quan, tổ chức Là phận có vai trò quan trọng nên đòi hỏi người lãnh đạo văn phòng người ln mang tinh thần trách nhiệm cao, nắm vững kỹ tổ chức cơng việc văn phòng quan đó, kỹ quan trọng kỹ tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan là trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng văn quan tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Là sinh viên theo học ngành Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, sau học lý luận kỹ nhà quản trị văn phòng, tơi nhận thấy kỹ tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ nhà quản trị văn phòng kỹ vơ quan trọng Qua trình khảo sát UBND phường Trần Phú, tỉnh Hà Giang để phục vụ cho trình học tập học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng”, sở lý luận áp dụng vào thực tiễn, lựa chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý cơng tác văn thư lưu trữ UBND phường Trần Phú, tỉnh Hà Giang” để làm thi kết thúc học phần “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” Lịch sử nghiên cứu Tại UBND phường Trần Phú, qua trình tìm hiểu lịch sử nghiên cứu vấn đề này, chưa có viết khảo sát khách quan chi tiết đưa ý kiến, đề xuất cho quan trách nhiện lãnh đạo văn phòng cơng tqacs tổ chức quản lý văn thư, lưu trữ Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư - lưu trữ UBND phường Trần Phú, Tp.Hà Giang, Tỉnh Hà Giang - Phạm vi nghiên cứu: Bài nghiên cứu sử dụng văn bản, giấy tờ, tình hình thực tế phạm vi UBND phường Trần Phú từ năm 2015 đến Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Mục đích nghiên cứu: Tìm hiểu thực tiễn trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Từ thực tế viết tiểu luận phục vụ học tập môn chuyên ngành - Nhiệm vụ nghiên cứu: + Tìm hiểu trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú + Đánh giá thực tiễn trách nhiệm lãnh đạo quan công tác + Đưa số đề xuất nhằm góp phần nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng UBND phường Trần Phú tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ Phương pháp nghiên cứu Để đánh giá chất trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chứ, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ, sử dụng số phương pháp nghiên cứu như: + Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Để lấy thơng tin đầy đủ, xác sử dụng phương pháp để khai thác kế thừa thơng tin có từ trước + Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa thơng tin có, xun suốt q trình khảo sát đánh giá, sử dụng phương pháp để chọn lọc đúc kết thông tin + Phương pháp khảo sát thực tế, vấn: Để lấy thơng tin trực tiếp, xác phục vụ q trình nghiên cứu Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Về lý luận: Hiểu rõ trách nhiệm người lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ - Về thực tiễn, đánh giá cách khách quan, từ đưa giải pháp giúp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo vă phòng cơng tác tổ chức, quản lý cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú Cấu trúc đề tài Chương 1: Khái quát tổ chức và hoạt động UBND phường Trần Phú; Chương 2: Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú; Chương 3: Nhận xét, đánh giá và đưa giải pháp nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UBND PHƯỜNG TRẦN PHÚ 1.1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Trần Phú 1.1.1 Lịch sử hình thành UBND phường Trần Phú trọng tâm kinh tế, văn hóa, thành phố Hà Giang, tỉnh Hà Giang, phường Trần Phú gắn liền với lịch sử phát triển Thành phố nói riêng tỉnh nói chung Phường Trần Phú có vị trí địa lý sau: Phía Bắc giáp phường Ngọc Hà; phía Đơng giáp phường Ngọc Hà; phía Nam giáp phường Minh Khai ; phía Tây giáp phường Nguyễn Trãi phường Quang Trung Tổng diện tích phường 244,80 diện tích tự nhiên 6.462 người, có dòng sơng Miện tạo thành ranh giới tự nhiên phía tây phường Chính trị ổn định, tồn Phường có 800 đảng viên sinh hoạt theo chi địa bàn dân cư, thống theo tổ chức hệ thống trị sở Các cán Đảng viên nhân dân tin tưởng vào lãnh đạo Đảng, chấp hành tốt chủ trương sách Đảng, pháp luật nhà nước, tích cực tham gia vào xây dựng phát triển Mật độ trung bình địa bàn khoảng 2.640 người/km2 Cơ cấu dân cư đa dạng số lao động nơng nghiệp chiếm tỉ lệ 45% Những năm gần số dân tăng nhanh thành phần dân cư cán bộ, công chức, viên chức lực lượng vũ trang tăng đáng kể Trình độ dân trí có nhiều cải thiện phát triển so với năm gần Chất lượng giáo dục ngày nâng cao, 3/5 trường học đạt tiêu chuẩn quốc gia (mầm non tiểu học), tỉ lệ học sinh giỏi tăng, số người có trình độ đại học, đại học tăng, số người thất học Hầu hết hồn thành phổ cập giáo dục Phổ thơng Các hoạt động văn hóa xã hội ngày phát triển vào chiều sâu, số hoạt động trở thành nếp hoạt động đền ơn đáp nghĩa, chăm sóc trẻ em… Nhìn chung Phường Trần Phú có vị trí địa lý thuận lợi, kinh tế ổn định có bước phát triển, đời sống sinh hoạt nhân dân cải thiện rõ rệt chất lượng ngày nâng lên 1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Trần Phú UBND phường Trần Phú quan chấp hành HĐND tỉnh Hà Giang có chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn sau: UBND Phường Trần Phú làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, phát huy vai trò tập thể đề cao trách nhiệm cá nhân tinh thần chủ động sáng tạo chủ tịch phó chủ tịch UB việc giao cho người phụ trách chịu trách nhiệm cá nhân lĩnh vực phân công Chấp hành đạo điều hành quan Nhà nước cấp lãnh đạo Đảng uỷ, giám sát HĐND cấp phường phối hợp chặt chẽ UBND phường với Mặt trận Tổ quốc đồn thể cấp q trình triển khai thực nhiệm vụ Giải công việc công dân tổ chức pháp luật, thẩm quyền phạm vi trách nhiệm đảm bảo công khai, minh bạch, kịp thời có hiệu quả, theo trình tự luật định Cán cơng chức phường phải sâu sát sở lắng nghe thuận lợi để công tác văn thư lưu trữ UBND phường vào nề nếp, hoạt động có hiệu cao 2.3.2 Về văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ Ngày 09 tháng năm 2015 UBND phường Trần Phú ban hành Hướng dẫn thể thức văn kỹ thuật soạn thảo văn kèm theo Quyết định số 14/QĐ-UBND Hướng dẫn xác định trách nhiệm, cụ thể hóa quy định thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo ban hành văn Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư liên tịch số 55/TTLTBNV-VPCP ngày 26/5/2005 Bộ Nội vụ Văn phòng Chính phủ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn vào tình hình thực tế UBND phường Trần Phú Ngày 15 tháng năm 1015 UBND phường Trần Phú ban hành Kế hoạch số 35/KH-UBND việc tổ chức hướng dẫn công tác soạn thảo ban hành văn UBND phường Thực kế hoạch, ngày 06 tháng năm 2015 Chánh văn phòng Văn phòng – Thống kê tổ chức buổi tập huấn công tác soạn thảo ban hành văn cho gẩn 30 cán bộ, Chánh văn phòng trực tiếp hướng dẫn Việc ban hành hướng dẫn tổ chức tập huấn giúp cho công tác soạn thảo ban hành văn UBND phường Trần Phú vào nếp, pháp luật đạt hiệu cao Lãnh đạo văn phòng ln có tinh thần trách nhiệm, nhiệt tình việc hướng dẫn nghiệp vụ cơng tác văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công nhân viên chức thực nghiệp vụ có liên quan 16 2.4 Trách nhiệm tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư - lưu trữ 2.4.1 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ Nhận thức ý nghĩa quan trọng công tác văn thư hoạt động quản lý nói riêng hoạt động tồn quan nói chung, lãnh đạo văn phòng UBND phường Trần Phú có quan tâm có biện pháp đề xuất cho lãnh đạo đạo phù hợp để thúc đẩy phát triển công tác văn thư Sự đạo thể qua hình thức như: + Phổ biến,chỉ đạo thực nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Thực theo văn quy phạm pháp luật nhà nước công tác văn thư – lưu trữ văn hướng dẫn nghiệp vụ lưu trữ UBND phường Trần Phú, lãnh đạo văn phòng ln có ý thức đạo, cập nhật bổ biến văn hướng dẫn thực công tác văn thư – lưu trữ quan Bên cạnh đó, Chánh văn phòng quan tâm đến việc đề xuất ban hành văn hướng dẫn tổ chức thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, đạo tổ chức soạn thảo đề xuất ban hành văn quy định công tác văn thư – lưu trữ quan + Tập huấn hướng dẫn thực nghiệp vụ theo quy định văn thư- lưu trữ: Việc tập huấn hướng dẫn quy trình nghiệp vụ văn thư lưu trữ UBND phường Trần Phú thường thự lãnh đạo văn phòng cập nhật quy định theo quy định pháp luật, quy chế, quy định, hướng dẫn quan, quy định văn thư – lưu trữ thường sửa đổi, bổ 17 sung theo thời gian nên việc tập huấn UBND phường Trần Phú thường không xác định thời gian cụ thể Căn theo tình hình thực tế mà Chánh văn phòng tổ chức, đạo tập huấn trường hợp để bổ sung kiến thức để trang bị kiến thức Tại UBND phường Trần Phú, Chánh văn phòng thực người có hiểu biết chuyên môn nghiệp vụ, quan tâm đến vấn đề hướng dẫn thực quy định văn thư – lưu trữ kỹ sư phạm hạn chế nên chưa thể truyền đạt cách có hiệu cho cán cơng chức để trang bị kiến thức bổ sung kiến thức quy trình, nghiệp vụ cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung cơng tác văn thư – lưu trữ quan nói riêng dẫn đến hiệu việc tập huấn không cao 2.4.2 Trách nhiệm lãnh đạo văn phòng kiểm tra, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ + Kiểm tra, giám sát: Kiểm tra, đánh giá công tác văn thư lưu trữ công việc mà quan phải thực để tổng kết lại làm được, đánh giá chất lượng cơng việc, đánh giá cán cơng chức có hồn thành nhiệm vụ hay khơng, hồn thành mức độ nào, tổng kết nêu ưu điểm để phát huy hạn chế tồn để khắc phục Công tác kiểm tra, đánh giá công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú thường lãnh đạo văn phòng tổ chức đạo thực vào cuối năm để tổng kết thành quả, kiểm tra sai phạm để khắc phục Trên thực tế, lãnh đạo văn phòng có quan tâm đến vấn đề hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ 18 quan, nhiều yếu tố, tình trạng sai phạm thực công tác văn thư vẫn thường diễn không cán văn thư thực chức trách mình, ví dụ soạn thảo văn chưa xác thể thức văn thư quan vẫn đóng dấu bỏ qua số sai phạm, chưa thật trọng đến quy chế, quy định Điều cho thấy quy chế vẫn lỏng lẻo, chưa đủ mạnh, ý thức chủ quan cán văn thư coi nhẹ lỗi sai, từ dẫn đến yêu cầu đặt lãnh đạo văn phòng cần sai phạm để văn thư quan rút kinh nghiệm, khắc phục, đưa hình thức xử phạt hợp lý Nhờ có hoạt động kiểm tra giám sát lãnh đạo văn phòng mà hoạt động phận văn thư – lưu trữ UBND phường ngày vào nếp + Công tác đánh giá, thi đua – khen thưởng: Trên sở công tác kiểm tra, giám sát, lãnh đạo văn phòng UBND phường Trần Phú ln có nhìn khách quan, cơng cơng tác đánh giá Là người lãnh đạo phận Văn phòng quan, Chánh văn phòng người đưa tiêu đánh giá xếp loại cán bộ, công chức văn phòng, bao gồm phận văn thư – lưu trữ chuyên trách theo thời gian 06 tháng lần, năm hai lần đánh giá Từ cơng tác đánh tìm hạn chế công tác văn thư – lưu trữ để đạo khắc phục phương pháp đánh vào thi đua, khen thưởng, hạ thi đua đơn vị làm sai văn bản, không nộp văn đầy đủ, Bên cạnh nêu gương khen thưởng cá nhân, phận hoàn thành tốt nhiệm vụ, thực quy chế, hướng dẫn quan, nâng cao tinh thần trách nhiệm cá nhân 19 việc thực nhiệm vụ 2.5 Đào tạo, bồi dưỡng cơng tác văn thư – lưu trữ Hoạt động đào tạo, bồi dưỡng công tác văn thư lưu trữ UBND phường Trần Phú tiến hành hàng năm Văn phòng – thống kê phận có trách nhiệm tổ chức , đánh giá báo cáo kết thực công tác với lãnh đạo quan Việc đào tạo, bồi dưỡng cho cán công chức UBND phường Trần Phú thực có yêu cầu cần phải bồi dưỡng, ví dụ văn quan Nhà nước có thay đổi, cập nhật quy định công tác văn thư – lưu trữ lãnh đạo văn phòng đề xuất đối tượng cần bồi dưỡng, đạo tạo lại để bổ sung kiến thức với lãnh đạo quan, tổ chức cho cán cộ công chức học lớp bổ sung ngắn hạn vào cuối tuần, đào tạo lại cán bộ, công chức chưa đáp ứng yêu cầu công việc Bồi dưỡng cán bộ, công chức học hỏi, nâng cao kỹ chuyên môn, nghiệp vụ cách tham quan, phối hợp, học hỏi từ mơ hình cơng tác văn thư – lưu trữ áp dụng vào quan, xây dựng phận văn thư tiến bộ, đại 20 Chương ĐÁNH GIÁ VÀ ĐƯA RA GIẢI PHÁP NÂNG CAO TRÁCH NHIỆM CỦA LÃNH ĐẠO VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ TẠI UBND PHƯỜNG TRẦN PHÚ 3.1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú 3.1.1 Ưu điểm Lãnh đạo văn phòng UBND phường Trần Phú giúp cho công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú bước đầu vào nề nếp, có ưu điểm đáng ghi nhận: Thứ nhất, Lãnh đạo văn phòng ý thức ý nghĩa phân công rõ ràng, công tác văn thư lưu trữ luôn gắn liền liên quan tới lãnh đạo tổ chức phân công cán chuyên môn phụ trách công việc, tránh trường hợp quy trách nhiệm khơng Thứ hai, lãnh đạo văn phòng tham mưu, đề xuất cho lãnh đạo quan ban hành quy chế, UBND phường Trần Phú bước đầu ban hành Quy chế công tác văn thư – lưu trữ Nhận thức vai trò, ý nghĩa tác dụng công tác văn thư – lưu trữ hoạt động UBND nói chung cán bộ, cơng chức quan tổ chức nói riêng, Lãnh đạo văn phòng quan tâm đến việc ban hành văn để quản lý, đạo công tác Trong văn quan trọng tạo sở cho việc thiết lập, quản lý tổ chức thực hoạt động văn thư – lưu trữ UBND phường điều chỉnh cách tương đối đầy đủ, toàn diện cụ thể công tác văn thư, lưu trữ 21 Thứ ba, UBND phường ban hành Hướng dẫn thể thức văn kỹ thuật soạn thảo văn bản, lãnh đạo văn phòng quan tâm tổ chức đạo thực theo hướng dẫn, góp phần thực có hiệu công tác soạn thảo ban hành văn UBND phường Thứ tư, với việc ban hành văn quản lý, đạo công tác văn thư – lưu trữ tổ chức văn thư – lưu trữ lãnh đạo văn phòng quan tâm kiện tồn Đến cán làm cơng tác văn thư – lưu trữ cử học số lớp bồi dưỡng ngắn hạn nghiệp vụ văn thư Thứ năm, lãnh đạo văn phòng quan tâm tới việc đạo, tập huấn nghiệp vụ công tác văn thư, nên công tác thực tương đối tốt Công tác soạn thảo ban hành văn bước đầu vào nề nếp Thứ sáu, nhờ quan tâm, đánh giá khách quan lãnh đạo văn phòng, cơng chức làm cơng tác văn thư – lưu trữ có tinh thần cầu tiến, chủ động, sáng tạo nhiệt huyết với công việc 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh ưu điểm, trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú vẫn tồn hạn chế đinh sau: Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng tham mưu cho lãnh đạo bước đầu ban hành số văn quản lý hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ việc triển khai thực vẫn vấp phải nhiều khó khăn, khơng đạt hiệu mong đợi Bởi Chánh văn phòng người trực tiếp tập huấn, hướng dẫn; Tuy người nắm vững chuyên môn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ, nghiệp vụ sư phạm Chánh văn phòng hạn chế Cho nên, việc truyền đạt đến đối tượng hướng dẫn chưa đạt hiệu mong đợi 22 Thứ hai, công tác kiểm tra, đánh giá hiệu công tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo thực nghiêm túc, phần chế tài chưa đủ mạnh ý thức chấp hành cán chuyên môn chưa thật cao, số đơn vị làm sai văn văn thư trả làm lại khơng có biện pháp xử lý, nhân viên văn thư phát lỗi sai thể thức, phông chữ vẫn đóng dấu vào văn mà khơng có ý kiến tham mưu, góp ý cho lãnh đạo văn phòng Điều cho thấy lãnh đạo văn phòng chưa đủ sát xao chưa đưa chế tài đủ mạnh để nâng cao hiệu công tác Thứ ba, vai trò lãnh đạo văn phòng cơng tác tuyển chọn cán chưa cụ thể, quy trình tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ cho quan, việc thông báo cần rộng rãi để tuyển người có lực, thông qua phương thức giới thiệu từ cán viên chức quan mà tuyển chọn thực tế UBND phường Trần Phú vẫn xảy Thứ tư, lãnh đạo văn phòng chưa quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư - lưu trữ UBND phường Trần Phú Vì vậy, việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin hạn chế, sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin hình thành, chưa đồng bộ, lãnh đạo văn phòng chưa đề xuất phổ biến, áp dụng rộng rãi, từ dẫn đến hiệu khơng cao Việc quản lý, tra tìm tài liệu lưu trữ vẫn áp dụng theo phương pháp truyền thống nhiều thời gian mà không hiệu Thứ năm, việc kiểm tra, đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm công tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo văn phòng tiến hành thường xuyên, nghiêm túc 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 23 Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng quan tâm tới công tác tổ chức quản lý hoạt động văn thư, lưu trữ chưa coi công cụ phục vụ đạo, điều hành Bên cạnh đó, q trình hướng dẫn, tập huấn, truyền đạt kỹ nghiệp vụ văn thư lưu trữ khơng phải người có khả sư phạm thực dẫn đến người tập huấn chưa nắm được, chưa hiểu rõ dẫn đến trình thực xảy sai phạm Thứ hai, quy chế quan đưa chưa lãnh đạo văn phòng đạo thực nghiêm chỉnh, lãnh đạo văn phòng khơng kiểm tra thường xun xử phạt cán viên chức làm sai quy trình, sai nguyên tắc, dẫn đến tình trạng coi nhẹ quy chế văn thư – lưu trữ quan Thứ ba, việc tuyển chọn cán thực chưa cơng bằng, lãnh đạo văn phòng chưa làm tốt công tác thông báo cho rộng rãi cho ứng viên đến nộp hồ sơ thi tuyển, làm hội tuyển dụng người có chuyên mơn cao Hơn nữa, quy trình tuyển chọn cán chưa với quy định Thứ tư, việc đánh giá thi đua, khen thưởng, xử lý vi phạm công tác văn thư – lưu trữ thực 06 tháng lần, năm thực hai lần cho thấy công tác chưa lãnh đạo văn phòng quan tâm mực, có lẽ lý dẫn đến tình trạng lơ là, coi nhẹ công tác văn thư – lưu trữ cán bộ, công chức làm công tác Thứ năm, việc áp dụng ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ chưa lãnh đạo văn phòng quan tâm đề xuất với lãnh đạo, phần sở vật chất quan hạn chế, nữa, cán chuyên trách văn thư lưu trữ chưa đào tạo mảng 24 3.2 Một số giải pháp nhằm nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú 3.2.1 Đối với lãnh đạo văn phòng UBND Phường Trần Phú Để phát huy kết đạt khắc phục tồn nhằm làm cho công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ ngày hoàn thiện trách nhiệm lãnh đạo văn phòng ngày nâng cao, phục vụ đắc lực cho hoạt động đạo, điều hành Lãnh đạo UBND phường Trần Phú, xin đưa số giải pháp: Thứ nhất, lãnh đạo văn phòng đề xuất lãnh đạo quan tổ chức tập huấn, hướng dẫn quy chế, quy định cho cán làm công tác văn thư – lưu trữ quan; Thứ hai, tổ chức đạo, phổ biến quy chế văn thư – lưu trữ, văn hưởng dẫn quan nghiệp vụ văn thư – lưu trữ cho cán bộ, công chức UBND Chỉ đạo thực nghiêm chỉnh theo quy định pháp luật quan văn thư – lưu trữ; Thứ ba, tăng cường kiểm tra, đánh giá , có biện pháp xử lý kịp thời với hành vi sai phạm Song song với đánh giá, khen thưởng cán bộ, công nhân viên thực tốt theo quy định quan, có đóng góp việc xây dựng cơng tác văn thư – lưu trữ vào nếp UBND phường Trần Phú nói riêng cơng tác văn thư – lưu trữ nói chung Thứ tư, việc tuyển chọn cán văn thư – lưu trữ cần thực nghiêm chỉnh có hiệu theo quy định pháp luật Thứ năm, xây dựng phương án tham mưu, đề xuất cho 25 lãnh đạo quan đưa ứng dụng công nghệ thông tin vào thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ để góp phần xây dựng công tác văn thư – lưu trữ ngày đại, tiến bộ, giúp lãnh đạo văn phòng quản lý công tác cách hiệu 3.2.2 Đối với lãnh đạo UBND phường Trần Phú Thứ nhất, ban hành văn hướng dẫn, đạo khâu nghiệp vụ công tác văn thư – lưu trữ Trong cần quy định rõ trách nhiệm thực hiện, hướng dẫn chi tiết phương pháp, cách thức, quy trình thực theo quy định pháp luật Song song với việc ban hành hướng dẫn cần phải trực tiếp mở lớp tập huấn, mời chuyên gia dạy trực tiếp cử cán có chuyên môn xuống đơn vị để hướng dẫn cán bộ, công chức quan thực đảm bảo hướng dẫn thực nghiêm túc, có hiệu Thứ hai, Có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán làm cơng tác văn thư – lưu trữ Các hình thức đào tạo quy, chức sở đào tạo Thứ ba, tăng cường kiểm tra, đánh giá, khen thưởng xử lý vi phạm công tác văn thư Cần tiến hành kiểm tra thường xuyên đột xuất để kịp thời phát hiện, xử lý vi phạm Thứ tư, tiếp tục đạo, đẩy mạnh ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư phần mềm quản lý văn đi, văn đến, quản lý văn lập hồ sơ môi trường mạng nhằm tiết kiệm thời gian, công sức Ứng dụng công nghệ vào công tác lưu trữ để quản lý, thống kê, tra tìm hồ sơ, tài liệu nhanh chóng, hiệu nhằm nâng cao khả hội nhập theo kịp tốc độ phát triển thời đại 3.2.2 Đối với công chức làm công tác văn thư, lưu trữ UBND phường Trần Phú 26 Công chức văn thư – lưu trữ giữ vai trò vơ quan trọng, người trực tiếp thực nghiệp vụ văn thư – lưu trữ quan Để nâng cao trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú, công chức văn thư – lưu trữ cần thực tốt nội dung sau: Thứ nhất, công chức văn thư – lưu trữ phải tự đánh giá hoạt động vai trò cơng tác văn thư – lưu trữ sợi đỏ xuyên suốt trình hoạt động quan, mà thiếu hoạt động quan bị trì trệ Từ có tư tưởng vững vàng, quan điểm quán nhận thức đắn theo đạo lãnh đạo văn phòng Thứ hai, cơng chức văn thư – lưu trữ thường xuyên cập nhật, tiếp tục nghiên cứu, nắm vững văn quy phạm pháp luật hành văn thư – lưu trữ, phát huy thực hoạt động nghiệp vụ theo quy định nhà nước, đồng thời phổ biến quy định đến cán bộ, công chức UBND phường Thứ ba, không ngừng học hỏi nâng cao trình độ rèn luyện kỹ năng, phẩm chất cần có cơng chức văn thư –lưu trữ kỹ sử dụng thành thạo máy vi tính, kỹ sử dụng phương tiện kỹ thuật văn phòng đại, rèn luyện phong cách làm việc nhanh nhẹn, xác, tinh thần trách nhiệm công việc 27 KẾT LUẬN Để công tác văn thư – lưu trữ nói riêng nghiệp vụ chun mơn khác nói chung thực cách chuẩn chỉnh thống nhất, phủ nhận trách nhiệm lãnh đạo văn phòng cơng tác tổ chức quản lý kiểm tra Thật vậy, công tác tổ chức kiểm tra nghiệp vụ luôn thiếu, công tác văn thư – lưu trữ Nhờ có lãnh đạo văn phòng tổ chức quản lý mà công tác quan vài nếp đạt hiệu định Tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ quan là trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, thiết lập phận văn thư, lưu trữ; tuyển chọn cán văn thư, lưu trữ; tổ chức xây dựng văn quan tổ chức hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ Quá trình khảo sát, nghiên cứu thực đề tài này, thân tơi có điều kiện tìm hiểu rõ vận dụng so sánh kiến thức lý luận đào tạo vào thực tiễn công việc UBND phường Trần Phú Được bảo tận tình giảng viên mơn hỗ trợ Chánh văn phòng UBND phường Trần Phú giúp học hỏi đức rút dược nhiều kinh nghiệm quý báu từ thực tế Củng cố kiến thức thực tiễn áp dụng cho học tập môn “Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng” cách có hiệu 28 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Vương Đình Quyền: “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội , 2011; Đào Xuân Chúc: Tập giảng “Quản trị văn phòng”; Tạ Quang Tấn “ Kỹ quản trị lãnh đạo”, NXB Thống kê, 2003 Quyết định số 51/QĐ – UBND việc ban hành; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tài liệu hình thành trình hoạt động Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân phường Trần Phú; 29 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức UBND phường Trần Phú: CHỦ TỊCH CÁN BỘ CHUYÊN MÔN ỦY VIÊN UB CÔNG AN QN SỰ TƯ PHÁP ĐỊA CHÍNH TÀI CHÍNH PHĨ CHỦ TỊCH VH-XH PHÓ CHỦ TỊCH KT-ĐT VHTT TDTT VĂN PHÒNG 30 KINH TẾ VHTDTT KINH TẾ LĐ-TB-XH GIẢI QUYẾT THỦ TỤC HÀNH CHÍNH ... TRẦN PHÚ .4 1. 1 Lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức UBND phường Trần Phú 1. 1 .1 Lịch sử hình thành 1. 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền... 18 3 .1 Nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng tổ chức, quản lý công tác văn thư – lưu trữ UBND phường Trần Phú .18 3 .1. 1 Ưu điểm 18 3 .1. 2 Hạn chế 19 3 .1. 3... định số 14 /QĐ-UBND Hướng dẫn xác định trách nhiệm, cụ thể hóa quy định thể thức văn bản, kỹ thuật trình bày, quy trình soạn thảo ban hành văn Thơng tư số 01/ 2 011 /TT-BNV ngày 19 / 01/ 2 011 Bộ Nội