Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang

Tiểu luận quản trị văn phòng doanh nghiệp Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang Tiểu luận kết thúc môn quản trị văn phòng doanh nghiệp

MỤC LỤC

LỜI CAM KẾT

DANH MỤC VIẾT TẮT5

PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài 1

3 Mục đích nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 2

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2

6 Phương pháp nghiên cứu 2

7 Cấu trúc của Đề tài 2

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 3

1.1 Khái niệm Văn phòng 3

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng 3

1.2.1 Chức năng 3

1.2.2 Nhiệm vụ 5

1.3 Nội dung tổ chức nghiệp vụ trong văn phòng doanh nghiệp 8

1.3.1 Điều hành công việc văn phòng 8

1.3.2 Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp 8

1.3.3 Xây dựng nội quy, quy chế làm việc của doanh nghiệp 9

1.3.4 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị 9

1.3.5 Công tác Văn thư – Lưu trữ 9

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KIÊN GIANG 11

2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang 11

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 11

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang 12

2.1.3 Các ngành nghề kinh doanh của công ty 13

2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng CTCP Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang 14

2.2.1 Chức năng 14

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng 15

2.3 Thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng CTCP Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang 15

2.3.1 Thực trạng về công tác tham mưu, tổng hợp 15

2.3.2 Thực trạng về tổ chức hội họp, hội nghị 16

2.3.3 Thực trạng tổ chức các chuyến đi công tác của công ty 18

2.3.4 Thực trạng tổ chức công tác Văn thư- Lưu trữ của công ty 20

2.3.5 Thực trạng xây dựng các quy chế, chương trình công tác 23

2.3.6 Thực trạng về công tác thông tin 24

2.3.7 Công tác hậu cần 25

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KIÊN GIANG 27

3.1 Nhận xét 27

3.1.1 Ưu điểm 27

3.1.2 Hạn chế 28

3.1.3 Nguyên nhân 28

3.2 Giải pháp 29

KẾT LUẬN 35

TÀI LIỆU THAM KHẢO 36

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thiện bài tiểu luận, em đã nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu, và dựatrên những nền tảng lý thuyết được học trên lớp, em đã cố gắng hoàn thiện tiểuluận trong thời gian quy định Để có thể hoàn thiện bài tiểu luận này, Em xin gửilời cảm ơn chân thành nhất đến Ths , đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảotrong các tiết học trên lớp để em hiểu và áp dụng kiến thức mình được học hoànthiện bài tiểu luận Cũng xin gửi lời cảm ơn đến các bạn trong lớp đã có nhữngđóng góp quý báu trong các buổi thảo luận trên lớp Vì thời gian có hạn, kiếnthức của em còn hạn chế và còn nhiều bỡ ngỡ Do vậy, không trách khỏi nhữngthiếu sót, em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp quý báu của Cô và cácbạn để em có thể hoàn thiện bài tiểu luận này tốt hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM KẾT

Tôi xin cam kết toàn bộ nội dung của bài tiểu luận là kết quả nghiên cứucủa tôi Các kết quả số liệu trong bài báo cáo là trung thực và hoàn toàn kháchquan

Người cam kết

DANH MỤC VIẾT TẮT

CIC CORP Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Nước ta trong xu thế hội nhập nền kinh tế thị trường định hướng xã hộichủ nghĩa có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnhtranh thì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như cácnhà cung cấp là một yếu tố hết sức quan trọng Công ty cổ phần Tập đoàn Tưvấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang cũng không phải là ngoại lệ Để duy trì sựphát triển lâu dài, bền vững thì bắt buộc các doanh nghiệp phải thường xuyên,tích cực tạo dựng, vun đắp các mối quan hệ, bộ phận văn phòng công ty cổ phầnTập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang luôn góp phần giúp công ty thựchiện tốt công tác này, vì văn phòng được coi như bộ mặt của toàn công ty

Hoạt động nghiệp vụ văn phòng có vai trò quan trọng góp phần đem lạihiệu quả kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung cũng nhưTập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang nói riêng Ta có thể thấy mộtnghiệp vụ nhỏ của văn phòng là thu thập và xử lý thông tin để làm bằng chứngchúng ta thấy được tầm quan trọng của văn phòng Hàng ngày tại công tythường xuyên có các văn bản đi, văn bản đến rất nhiều, nếu không có văn phòng

mà cụ thể là bộ phận văn thư là nơi tiếp nhận xử lý và giải quyết số văn bản đóthì mọi hoạt động của công ty sẽ gặp khó khăn và thậm chí là gây hậu quảnghiêm trọng Qua tìm hiểu mặc dù công ty đã có nhiều cố gắng để hoàn thiệncông tác này nhưng bên cạnh đó vẫn có nhiều vấn đề cần được bổ sung và đổi

mới Vì vậy tôi chọn đề tài: " Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp

vụ công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang "

2 Lịch sử nghiên cứu đề tài

Hiện nay đã có rất nhiều đề tài nghiên cứu ở nhiều góc độ, phạm vi, giớihạn khác nhau về công tác hoạt động văn phòng doanh nghiệp Nhưng chưa có

đề tài nào nghiên cứu về hoạt động nghiệp vụ văn phòng công ty Cổ phần Tậpđoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang

3 Mục đích nghiên cứu

Phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng công tác văn phòng của công ty cổphần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang để có thể rút ra điểm mạnh,điểm yếu của công tác văn phòng tại công ty nhằm chỉ ra những vấn đề cầnnghiên cứu, xem xét và cần giải quyết đối với công tác văn phòng công ty

Đề xuất một số ý kiến nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tạicông ty

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Hệ thống lại những lý luận về văn phòng doanh nghiệp

Khảo sát thực trạng tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng tại công ty Cổphần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang

Phân tích những khó khăn, những thuận lợi, những kết quả đạt được, hạnchế của công ty khi tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng hiện nay

Đưa ra giải pháp giúp công ty thực hiện hiệu quả tổ chức công tác nghiệp

vụ văn phòng

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu: Công tác nghiệp vụ văn phòng tại Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang

Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng công ty Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang, địa chỉsố 34 đường Trần Phú, phường Vĩnh Thanh, thànhphố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang

6.Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp thu thập thông tin

Phương pháp Mô tả

Phương pháp phân tích

7 Cấu trúc của Đề tài

Chương1 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp

Chương 2 Thực trạng tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng tại công ty

Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang

Chương 3 Giải pháp để hoàn thiện tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng tại công ty Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang

Chương 1 KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm Văn phòng

Văn phòng là bộ phận phụ trách công việc giấy tờ, hành chính trong một

cơ quan, văn phòng được hiểu như một bộ máy điều hành, tổng hợp giúp thủtrưởng điều hành hoạt động của cơ quan đơn vị đó

Ngoài ra văn phòng còn được hiểu là một loại hoạt động trong cơ quannhà nước và các tổ chức kinh tế xã hội Như vậy thuật ngữ văn phòng có thểhiểu theo hai nghĩa:

Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy giúp việc cho cơ quan, tổ chức,doanh nghiệp đảm bảo cho các pháp nhân thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn của mình một cách có hiệu lực và hiệu quả

Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, tổ chức, doanhnghiệp, là nơi giao tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân

Do đó, có thể định nghĩa khái quát văn phòng như sau: " Văn phòng làthực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức; là bộ máy điều hành tổng hợp của

cơ quan, đơn vị; là nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho các hoạt độngquản lý của các nhà lãnh đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần vàđảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị được thôngsuốt, hiệu quả" Trong công cuộc đổi mới công nghiệp hoá, hiện đại hoá đấtnước như hiện nay thì có thể nhận thấy rằng bất kỳ một tổ chức nào cũng cầnhoạt động quản trị

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng

1.2.1 Chức năng

Tuỳ theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi doanh nghiệp màvăn phòng được hình thành lớn, nhỏ khác nhau, nhưng dù được tổ chức theocách nào thì văn phòng cũng có ba chức năng cơ bản sau đây

Chức năng tham mưu

Hoạt động của bất kỳ cơ quan, doanh nghiệp nào cũng phụ thuộc vàonhiều yếu tố trong đó yếu tố chủ quan thuộc về người quản lý Do vậy muốn có

những quyết định đúng đắn, khoa học người thủ trưởng cần căn cứ vào nhữngyếu tố khách quan, những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, nhữngngười trợ giúp tham mưu Những ý kiến đó được văn phòng tập hợp, chọn lọc đểđưa ra những quyết định chung nhất nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo nhữngthông tin, phương án kịp thời và hợp lý.

Hoạt động này luôn tỏ ra cần thiết và hữu hiệu vì người lãnh đạo có thểtập hợp được ý kiến của các nhân viên cấp dưới, do đó sẽ đưa ra được các quyếtđịnh đúng đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng của đông đảo CBCNV

Bên cạnh đó hoạt động tham mưu của văn phòng cũng giúp cho các nhàquản lý giải quyết được các vấn đề phát sinh trong thực tế một cách linh hoạtchính xác

Chức năng tổng hợp

Kết quả của việc tham mưu phải xuất phát từ những thông tin đầu vào và

cả những thông tin đầu ra, thông tin phản hồi trên mọi lĩnh vực của mọi đốitượng mà văn phòng thu thập được Những thông tin ấy được văn phòng sànglọc, phân tích tổng hợp, quản lý và sử dụng theo yêu cầu của lãnh đạo trong từnglĩnh vực cụ thể Trong quá trình thu thập, xử lý và sử dụng thông tin thì vănphòng phải tuân thủ theo những nguyên tắc và trình tự nhất định như: thu thậpđầy đủ, phân loại và chọn lựa nhanh chóng, kịp thời và có chất lượng thì mớimang lại hiệu quả thiết thực cho doanh nghiệp

Chức năng hậu cần

Hoạt động của doanh nghiệp không thể thiếu các điều kiện vật chất như:nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ tài chính Các điều kiện ấy được quản lýsắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thờicho nhu cầu hoạt động của doanh nghiệp, là hoạt động mang tính chất đặc thùcủa văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt độngcủa doanh nghiệp Muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện,nguồn tài chính song hiệu quả hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý

sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi văn phòng Chi phí thấp nhất để đạthiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

Văn phòng là đầu mối giúp lãnh đạo thực hiện các chức năng tham mưu,tổng hợp, hậu cần Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhaunhằm khẳng định sự cần thiết, khách quan tồn tại, duy trì và phát triển công tácvăn phòng.

1.2.2 Nhiệm vụ

Theo các chức năng trên của văn phòng ta có thể xác định nhiệm vụ chủyếu của văn phòng như sau:

1.2.2.1 Xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình, kế hoạch hoạt động

Mỗi phòng ban đơn vị có nhiệm vụ xậy dựng các chiến lược phát triển dựđịnh về mục tiêu, biện pháp cụ thể theo từng mốc thời gian hoạt động như tuần,tháng, quý, 1 năm,… cần có chương trình, kế hoạch chi tiết cho bộ phận củamình và kết hợp với các bộ phận khác để hỗ trỡ nhau hoàn chỉnh kế hoạch Kếhoạch tổng thể sẽ do văn phòng dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong công

ty cùng triển khai thực hiện

Căn cứ vào chiến lược phát triển văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch theotừng năm, quý, tháng, tuần cụ thể cho cả cơ quan và từng bộ phận Trên cơ sởnhững kế hoạch, chương trình đó các bộ phận sẽ tiến hành chỉ đạo thực hiệnnhiệm vụ của đơn vị mình được giao để sản phẩm của mình đạt chất lượng tốt.Qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung mà các bộ phận trongcông ty có điều kiện liên kết, phối hợp với nhau mật thiết và đồng bộ hơn

1.2.2.2 Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế, nội quy hoạt động của công ty

Mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển cần phải tuân thủ theo nhữngquy định chặt chẽ về tổ chức, về cơ chế hoạt động và các điều kiện duy trì hoạtđộng Vì vậy phải có nội quy, quy chế cụ thể để xác định mọi mối quan hệ côngtác trong doanh nghiệp cùng phục vụ mục tiêu chung.n diện, vừa đảm bảo thựcthi các nhiệm vụ trước mắt cũng như nắm bắt được các công việc trong thời giandài Khi xây dựng chương trình làm việc văn phòng phải nêu ra các mục tiêu,nhiệm vụ, biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng công việc mà công ty, cácphòng ban cần thực hiện

1.2.2.3 Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin

Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo đưa ra những quyết địnhsáng suốt, kịp thời và hiệu quả Người lãnh đạo không thể có thời gian để thuthập cũng như xử lý mọi thông tin từ mọi nguồn tin khác nhau mà cần phải có sựtrợ giúp của văn phòng Văn phòng được coi như " cổng gác thông tin" củadoanh nghiệp vì mọi nguồn thông tin đến hay đi đều được thu nhận, xử lý vàchuyển phát từ văn phòng

Từ những nguồn tin được tiếp nhận, văn phòng phân loại thông tin theokênh thích hợp để chuyển phát hay lưu trữ Đây là hoạt động quan trọng trongdoanh nghiệp, nó quyết định đến sự thành công hay thất bại trong hoạt động củadoanh nghiệp Vì vậy văn phòng phải tuân thủ theo những quy định nghiêm ngặt

về văn thư- lưu trữ khi thu nhận xử lý, bảo quản và chuyển phát thông tin Nếuthông tin được thu thập một cách đầy đủ, kịp thời được xử lý một cách nghiêmtúc, khoa học đáp ứng yêu cầu của người quản lý thì người lãnh đạo sẽ đưa ranhững quyết định sáng suốt và ngược lại thì quyết định của người lãnh đạo sẽkhông hiệu quả, đôi khi còn gây hậu quả xấu đến mục tiêu của doanh nghiệp

1.2.2.4.Thực hiện nhiệm vụ biên tập, phát hành và quản lý chịu trách nhiệm về tính pháp lý của văn bản

Văn bản là phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu vàchính xác Thông tin trong văn bản bao gồm: Các thông tin kinh tế, chính trị, xãhội, pháp lý và quản lý Mọi doanh nghiệp sử dụng văn bản như một phươngtiện để thực hiện và truyền đạt các quyết định quản lý

Tuy nhiên việc biên soạn, ban hành, xử lý và lưu trữ văn bản trong nhiềudoanh nghiệp còn bộc lộ nhiều hạn chế cả về nội dung và hình thức Hiện nay đã

có luật ban hành văn bản và các văn bản hướng dẫn thống nhất trong việc banhành văn bản quản lý nhà nước Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các Bộ, Ngành đãban hành một số văn bản liên quan đến các hoạt động kinh tế, xã hội cửa cácđơn vị, tổ hcucsw như hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự… Văn bản Luật vàpháp quy sẽ là căn cứ để doanh nghiệp ban hành những văn bản nội bộ như:Điều lệ, Nội quy, Quy chế, các Quyết định hành chính Do đó CBCNV văn

phòng cần phải nhanh chóng cập nhật để có thể sửa đổi, bổ sung những sai sóttrong văn bản của doanh nghiệp mình phù hợp với quy định chung của nhànước

1.2.2.5 Xây dựng và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Muốn hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng, thì vănphòng phải xây dựng được cơ cấu tổ chức, hợp lý, năng động và hiệu quả Việc

tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chungcủa doanh nghiệp để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống Tuy nhiên hoạtđộng văn phòng mang tính chất đa dạng, phức tạp nên cần phải tổ chức bộ máysao cho phù hợp, đáp ứng được các yêu cầu nhiệm vụ của doanh nghiệp mộtcách cao nhất Trong thời đại bùng nổ thông tin, khoa học công nghệ phát triển,việc xây dựng và củng cố tổ chức bộ máy văn phòng phải hướng tới các mụctiêu hiện đại hoá công tác văn phòng

1.2.2.6 Duy trì hoạt động thường xuyên liên tục của doanh nghiệp

Khác với các hoạt động chuyên môn trong doanh nghiệp, văn phòng phảihoạt động thường xuyên, liên tục trong lĩnh vực đối nội, đối ngoại, kiểm tra,giám sát an ninh trật tự và bảo quản tài sản của doanh nghiệp Đặc tính hoạtđộng này của văn phòng là xuất phát từ chức năng của văn phòng phải đảm bảotiếp nhận được mọi nguồn thông tin của mọi đối tượng liên quan đến hoạt độngcủa doanh nghiệp Vì vậỵ, ngoài bộ phận nhân sự làm giờ hành chính, vănphòng cần phải có một bộ phận nhân sự làm việc liên tục không kể ngày đêmngay cả lúc doanh nghiệp ngừng hoạt động hoặc trong những ngày nghỉ lễ tết,thứ bẩy chủ nhật để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt

Công việc của văn phòng luôn gắn kết với hoạt động của lãnh đạo và gắnliền với tất cả các bộ phận khác trong doanh nghiệp trong việc kiểm tra, đôn đốcthực hiện mục tiêu Vì vậy để duy trì hoạt động của văn phòng, cần có sự phốihợp chặt chẽ giữa các bộ phận, các cấp quản lý trong doanh nghiệp

1.2.2.7 Bảo đảm nhu cầu hậu cần, kinh phí chi tiêu, quản lý vật tư và tài sản của doanh nghiệp

Đây là nhiệm vụ mang tính chất đặc thù của công tác văn phòng Các nhucầu về hậu cần trong các doanh nghiệp hết sức đa dạng và phong phú Đó là nhucầu về vật tư, tài chính, trang thiết bị, dụng cụ cũng như các máy móc Vănphòng phải luôn cung ứng đầy đủ và kịp thời để đảm bảo cho hoạt động sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp diễn ra trôi chảy

1.3 Nội dung tổ chức nghiệp vụ trong văn phòng doanh nghiệp

1.3.1 Điều hành công việc văn phòng

Điều hành công việc văn phòng là sự đảm bảo cho CBCNV dưới quyềnthực hiện tốt công việc được giao, đảm bảo họ tiếp nhận một cách chính xác vàkịp thời triển khai công việc được giao Nó là sự tác động đúng đắn vào mộtkhâu cần thiết nào đó nhằm khuyến khích CBCNV làm việc đem lại hiệu quảcao

Để tránh được tình trạng trì trệ của công việc trong văn phòng thì công tácđiều hành phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

Mệnh lệnh người điều hành phải đúng với năng lực của người thi hành.Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa, có thể hỗ trợ nhau trongkhuôn khổ mục tiêu chung của doanh nghiệp

Thủ tục áp dụng phải rõ ràng, dễ hiểu và dễ thực hiện

1.3.2 Thu thập và xử lý thông tin trong doanh nghiệp

Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nói chung

và trong hoạt động văn phòng nói riêng

Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, được cảm thụ và đánhgiá ;à có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ

Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảmbảo cho hoạt động của từng doanh nghiệp được cung cấp đầy đủ thông tin cầnthiết, tạo điều kiện cho hoạt động của doanh nghiệp đạt hiệu quả cao Mục tiêu

đó được thực hiện dựa vào hệ thống các văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyềnđạt từ cấp trên xuống cấp dưới

Việc thu thập và xử lý thông tin trong hoạt động văn phong nhằm thựchiện các mục đích sau:

- Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hướng tới hoạt động của doanh nghiệp.

- Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chúc năng quản lý doanhnghiệp nhằm:

+ Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của doanh nghiệp;

+ Lập kế hoạch chi tiêu để đạt được những mục tiêu đó;

+ Tổ chức và sử dụng các nguồn nhân lực sao cho có hiệu quả cao nhất;+ Lựa chọn, đánh giá CBCNV trong doanh nghiệp

1.3.3 Xây dựng nội quy, quy chế làm việc của doanh nghiệp

Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động SXKD được đảm bảo tínhthống nhất thì doanh nghiệp cần phải xây dựng hệ thống nội quy, quy chếchung Quy chế được ban hành căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của doanhnghiệp để cụ thể hóa cách thức hoạt động công vụ thông qua đó quy định vềtrách nhiệm, quyền hạn của cá nhân, bộ phận để cụ thể hóa quan hệ công tác,cách thức phối hợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác, cách thức phốihợp và quy định cụ thể về một số chế độ công tác quan trọng

Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại:

- Quy chế mang tính quy phạm chung được áp dụng cho toàn doanh nghiệp

- Quy chế tổ chức và hoạt động của văn phòng

Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức thành công thì văn phòng cầnphải xác định rõ mục đích, yêu cầu, thành phần, thời gian, địa điểm, chươngtrình nghị sự, tài liệu họp và công tác hậu cần phục vụ cuộc họp

1.3.5 Công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư- Lưu trữ luôn đóng vai trò rất quan trọng trong công tácvăn phòng của mỗi cơ quan, đơn vị Muốn văn phòng hoạt động thông suốt và hiệuquả thì CBCNV phụ trách Văn thư- Lưu trữ cần làm tốt nhiệm vụ của mình.

1.3.5.1 Công tác Văn thư

Công tác văn thư là toàn bộ những công việc đảm bảo cho việc thông tin quản

lý bằng văn bản Nó bao gồm quản lý văn bản đến, văn bản đi, soạn thỏa văn bản,lưu trữ văn bản được hình thành trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp

Nội dung của công tác văn thư bao gồm:

Một là, Xây dựng văn bản gồm: Soạn thảo văn bản, đnahs máy văn bản,duyệt văn bản, trình ký, in ấn, ban hành văn bản

Hai là, Quản lý văn bản bao gồm: Quản lý văn bản đi, đến, lưu trữ, lập hồ

cơ quan, đơn vị để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết

Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm các khâu nghiệp vụ sau:

- Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu

- Phân loại (chỉnh lý ) tài liệu

- Xác định giá trị tài liệu

- Thống kê, bảo quản tài liệu

- Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu

- tiêu hủy tài liệu khi đến hạn

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KIÊN GIANG 2.1 Giới thiệu về Công ty Cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang

Giai đoạn Doanh nghiệp Nhà nước (từ năm 1992 đến năm 2005).

Thành lập ngày 29 tháng 10 năm 1992 với tên gọi Công ty Khảo sát Thiết

kế Kiên Giang Nhiệm vụ được giao là thực hiện công tác khảo sát thiết kế dândụng, giao thông, thủy lợi với quy mô vừa và nhỏ;

Năm 1995, đổi tên thành Công ty Tư vấn Xây dựng Kiên Giang, thuộcUBND tỉnh Kiên Giang Với nhiệm vụ được bổ sung mới là: tư vấn về lập dự ánđầu tư, quy hoạch, giám định chất lượng công trình, giám sát thi công, đấu thầuthiết kế và xây lắp công trình

Giai đoạn doanh nghiệp cổ phần (từ năm 2006 đến nay)

Thực hiện chủ trương của Chính phủ về cổ phần hóa doanh nghiệp nhànước, ngày 06 tháng 01 năm 2006, UBND tỉnh đã quyết định chuyển Công tythành doanh nghiệp cổ phần và chính thức hoạt động từ tháng 3 năm 2006, với

số vốn điều lệ ban đầu là 45 tỉ đồng

Với mô hình hoạt động mới, để tiếp tục nâng cao năng lực cạnh tranh.Song song với duy trì ngành nghề truyền thống qua các giai đoạn phát triển,Công ty đẩy mạnh các hoạt động về dự án đầu tư, kinh doanh bất động sản, đầu

tư tài chính và liên doanh, liên kết Quy mô phát triển của Công ty ngày càngđược mở rộng Nguồn lực của Công ty không ngừng được bổ sung và nâng cao,với các trang thiết bị hiện đại, tiên tiến; nhân lực với gần 300 cán bộ, nhân viên.Trong đó có trên 200 cán bộ, nhân viên có trình độ đại học, trên đại học và trên

1000 lao động thời vụ Hệ thống Quản lý chất lượng của Công ty đạt tiêu chuẩnQuốc tế ISO 9001:2008 được duy trì từ năm 2006 và luôn hướng tới mục

tiêu “chất lượng, hiệu quả, thẩm mỹ’’; năm 2014, Công ty được Thủ tướng

Chính phủ tặng Giải Vàng Chất lượng Quốc gia

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Công ty cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang

+ Thực hiện các chế độ báo cáo thống kê định kỳ theo quy định của Nhà nước

+ Thực hiện tốt chính sách cán bộ, tiền lương, làm tốt công tác quản lý laođộng, đảm bảo công bằng trong thu nhập, bồi dưỡng để không ngừng nâng cao nghiệp vụ, tay nghề cho cán bộ công nhân viên của Công ty

+ Thực hiện tốt những cam kết trong hợp đồng kinh tế với các đơn vị nhằm đảm bảo đúng tiến độ sản xuất Quan hệ tốt với khách hàng, tạo uy tín với khách hàng

+ Làm tốt công tác bảo vệ an toàn lao động, trật tự xã hội, bảo vệ môi trường Công ty phải đăng ký giấy phép sản xuất kinh doanh theo quy định của pháp luật

Cơ cấu tổ chức của công ty (phụ lục 1)

2.1.3 Các ngành nghề kinh doanh của công ty

- Thiết kế điện công trình; Thiết kế hệ thống an ninh bảo vệ; Thiết kế hệthống thông tin liên lạc; Giám sát thi công xây dựng công trình cầu, đường, côngtrình giao thông, công trình dân dụng và công nghiệp; Dịch vụ khảo sát và vẽbản đồ; Khảo sát địa chất, địa hình công trình; Định giá xây dựng; Thẩm tra hồ

sơ thiết kế; Lập dự án đầu tư; Lập báo cáo đánh giá tác động môi trường; Đấuthầu công trình; Quản lý, điều hành dự án

- Sản xuất bê tông và các vật phẩm từ xi măng và thạch cao

- Dịch vụ hỗ trợ liên quan đến quảng bá và tổ chức du lịch

- Bán buôn vật liệu xây dụng, thiết bị lắp đặt khác trong xây dựng

- Đại lý du lịch; điều hành tua du lịch;

- Xây dựng công trình công ích

- Hoạt động hỗ trợ dịch vụ liên quan đến vận tải; vận chuyển du lịch; nhàhàng và các dịch vụ ăn uống phục vụ lưu động; dịch vụ lưu trú ngắn ngày

- Tư vấn, môi giới, đấu giá bất động sản, đấu giá quyền sử dụng đất

- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sửdụng hoặc đi thuê

- Tổ chức giới thiệu và xúc tiến thương mại

- Bán buôn nhiên liệu rắn, lỏng, khí và các sản phẩm liên quan

- Dịch vụ soạn thảo văn bản, viết báo cáo

2.2 Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn phòng CTCP Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang

2.2.1 Chức năng

Tham mưu giúp Hội đồng quản trị, Tổng Giám đốc trong lĩnh vực quản lý

và sắp xếp bộ máy tổ chức, bồi dưỡng về quy hoạch cán bộ, bố trí nhân sự (chocác phòng ban chuyên môn nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc), thực hiện chế

độ, chính sách Nhà nước đối với người lao động, điều hành công tác hành chính,quản trị đáp ứng yêu cầu hoạt động SXKD của Công ty

Là đầu mối tổ chức các sự kiện của Công ty và giải quyết các công việc hàngngày ở lĩnh vực được Tổng Giám đốc phân công Văn phòng Công ty quản lý

2.2.2 Nhiệm vụ

- Tham mưu, nghiên cứu, đề xuất với Tổng Giám đốc về tuyển dụng và sửdụng lao động; các phương án cải tiến mô hình tổ chức quản lý nhân sự và cáchoạt động khác của Công ty trên lĩnh vực sắp xếp tổ chức, bố trí nhân sự phùhợp với phương án đầu tư và mở rộng mô hình SXKD; thực hiện và giải quyếtcác chế độ, chính sách về lao động, tiền lương, tiền thưởng và các chế độ chínhsách khác có liên quan đối với người lao động; thực hiện công tác thi đua khenthưởng, kỷ luật của Công ty

- Lập kế hoạch, tổ chức mua sắm các thiết bị, công cụ, dụng cụ phục vụhoạt động SXKD của Công ty theo quy định của pháp luật hiện hành và quy chếcủa Công ty Quản lý và bảo quản tốt mọi tài sản, máy móc, thiết bị, mua sắmvăn phòng phẩm, các vật dụng cần thiết phục vụ cho hoạt động sinh hoạt củaCông ty Quản lý chi phí hành chính, xây dụng định mức văn phòng phẩm, xăngdầu… Quản lý, lưu trữ các văn bản pháp quy và văn bản có liên quan đến hoạtđộng của Công ty; giải quyết các công việc sự vụ của Công ty

- Tham mưu xây dựng hệ thống quy chế và các văn bản khác phục vụ quản

lý của doanh nghiệp, xây dựng đơn vị đạt chuẩn văn hóa và gia đình văn hóa Kiểmtra, giám sát, đôn đốc việc chấp hành hệ thống quy chế, nội quy của Công ty

- Tiếp nhận các kênh thông tin, phân tích thông tin và chủ động quan hệvới các bộ phận để xử lý thông tin có liên quan đến hoạt động của Công ty

- Tham mưu cho TGĐ trong việc quảng bá thương hiệu, nhãn hiệu sản phẩmcủa Công ty trên trang website Công ty hoặc các kênh truyền hình, báo, đài…

- Tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động chung của Công ty mẹ và của cácđơn vị thành viên trên các mặt công tác theo định kỳ và đột xuất dưới sự chỉ đạocủa TGĐ và các Phó TGĐ

- Tổng hợp và xây dựng lịch công tác hàng tuần của Ban lãnh đạo Công ty

- Tham mưu với Ban lãnh đạo họp và đánh giá 6 tháng hay 1 năm về việcthực hiện quy chế phối hợp giữa các bộ phận

- Xây dựng và thực hiện tốt Quy chế phối hợp giữa các bộ phận có liênquan, để giải quyết công việc mang tính thống nhất và đạt hiệu quả cao

2.2.3 Cơ cấu tổ chức của Văn phòng

(Phụ lục 2)

2.3 Thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng CTCP Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang

2.3.1 Thực trạng về công tác tham mưu, tổng hợp

Công tác tham mưu là hoạt động trợ giúp các nhà lãnh đạo, các nhà quản

lý để họ đưa ra được những quyết định tối ưu, mang tính khách quan, kịp thời,mang tính hiệu lực và hiệu quả

Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận chuyên môn,nghiệp vụ cũng làm công tác tham mưu cho lãnh đạo trên từng lĩnh vực, từngvấn đề có tính chuyên sâu

Công tác tham mưu là một nội dung quan trọng trong hoạt động của vănphòng công ty Trong quá trình hoạt động văn phòng đã làm tốt chức năng thammưu trên các mặt sau:

- Tham mưu giúp lãnh đạo lập chương trình công tác năm, tháng, quý,tuần theo chức năng, nhiệm vụ được giao

- Tham mưu cho Giám đốc việc tổ chức quản lý, lưu trữ công văn giấy tờ,phục vụ công tác đối nội, đối ngoại, tổ chức quản lý và sử dụng con dấu củacông ty theo đúng quy định của Chính phủ và Bộ Công an Tham mưu cho Giám

đốc trong việc ra thông báo hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bảnthống nhất trong toàn công ty.

- Tham mưu cho Giám đốc trong công tác đón tiếp khách, trang trí phục

vụ các cuộc họp, hội nghị,… của công ty

Công tác thông tin tổng hợp của văn phòng được giao cho một bộ phậnCBCNV chuyên nghiên cứu tổng hợp như:

- Theo dõi tình hình hoạt động của cơ quan, tổ chức

- Theo dõi việc thực hiện các quyết định quản lý, thu thập, xử lý và truyềnđạt thông tin Từ đó tổng hợp tình hình làm cơ sở cho việc phân tích những thuậnlợi, khó khăn và kết quả đạt được để tham mưu cho lãnh đạo cơ quan, tổ chức

Văn phòng phải xây dựng quy chế làm việc của công ty nói chung và vănphòng nói riêng Quy chế làm việc của công ty phải bao quát được hết các lĩnh vựchoạt động của các bộ phận, phòng ban, đơn vị và của mọi thành viên trong công ty

Văn phòng là nơi thu thập, xử lý, tổng hợp và cung cấp những thông tinhữu ích cho lãnh đạo công ty trong giới hạn chức năng và nhiệm vụ của mìnhnhư công tác văn thư, lưu trữ, công tác tổ chức hội nghị, tổ chức các chuyến đicông tác, tổ chức đón tiếp khách, quản lý các trang thiết bị văn phòng…

2.3.2 Thực trạng về tổ chức hội họp, hội nghị

Tổ chức các cuộc hội họp, hội nghị rất quan trọng đối với hoạt động đốinội, đối ngoại của công ty Nó được thể hiện khả năng giao tiếp của lãnh đạo vàCBCNV trong công ty với các tổ chức kinh tế, xã hội, đối tác đồng thời nó quyếtđịnh sự thành công trong hợp đồng SXKD của công ty

Hội họp là hình thức biểu hiện dân chủ trong quản lý, truyền đạt thông tintrực tiếp Hiện nay CTCP Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giangthường tổ chức các cuộc hội nghị như :

- Hội nghị toàn công ty tổ chức hàng năm để tổng kết công tác thi đua và

đề ra phương hướng nhiệm vụ năm sau;

- Hội nghị hàng quý để kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch và đôn đốcnhắc nhở các vấn đề còn thực hiện dang dở;