Tiểu luận quản trị văn phòng doanh nghiệp Khảo sát và đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ công tác văn phòng tại công ty Cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang Tiểu luận kết thúc môn quản trị văn phòng doanh nghiệp
MỤC LỤC LỜI CAM KẾT DANH MỤC VIẾT TẮT5 PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu đề tài Mục đích nghiên cứu .2 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc Đề tài Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm Văn phòng 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 1.2.1 Chức .3 1.2.2 Nhiệm vụ 1.3 Nội dung tổ chức nghiệp vụ văn phòng doanh nghiệp .8 1.3.1 Điều hành cơng việc văn phòng 1.3.2 Thu thập xử lý thông tin doanh nghiệp 1.3.3 Xây dựng nội quy, quy chế làm việc doanh nghiệp 1.3.4 Tổ chức họp, hội nghị .9 1.3.5 Công tác Văn thư – Lưu trữ Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KIÊN GIANG 11 2.1 Giới thiệu Cơng ty Cổ phần Tập đồn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang 11 2.1.1 Quá trình hình thành phát triển .11 2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Công ty cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang 12 2.1.3 Các ngành nghề kinh doanh công ty 13 2.2 Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức Văn phòng CTCP Tập đồn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang 14 2.2.1 Chức 14 2.2.2 Nhiệm vụ 14 2.2.3 Cơ cấu tổ chức Văn phòng 15 2.3 Thực trạng công tác nghiệp vụ văn phòng CTCP Tập đồn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang 15 2.3.1 Thực trạng công tác tham mưu, tổng hợp 15 2.3.2 Thực trạng tổ chức hội họp, hội nghị .16 2.3.3 Thực trạng tổ chức chuyến công tác công ty .18 2.3.4 Thực trạng tổ chức công tác Văn thư- Lưu trữ công ty 20 2.3.5 Thực trạng xây dựng quy chế, chương trình cơng tác 23 2.3.6 Thực trạng công tác thông tin 24 2.3.7 Công tác hậu cần 25 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KIÊN GIANG .27 3.1 Nhận xét .27 3.1.1 Ưu điểm 27 3.1.2 Hạn chế 28 3.1.3 Nguyên nhân 28 3.2 Giải pháp 29 KẾT LUẬN 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO 36 LỜI CẢM ƠN Để hoàn thiện tiểu luận, em nghiên cứu, tìm hiểu tài liệu, dựa tảng lý thuyết học lớp, em cố gắng hoàn thiện tiểu luận thời gian quy định Để hồn thiện tiểu luận này, Em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Ths , tận tình hướng dẫn, bảo tiết học lớp để em hiểu áp dụng kiến thức học hoàn thiện tiểu luận Cũng xin gửi lời cảm ơn đến bạn lớp có đóng góp quý báu buổi thảo luận lớp Vì thời gian có hạn, kiến thức em hạn chế nhiều bỡ ngỡ Do vậy, khơng trách khỏi thiếu sót, em mong nhận ý kiến đóng góp q báu Cơ bạn để em hồn thiện tiểu luận tốt Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM KẾT Tơi xin cam kết tồn nội dung tiểu luận kết nghiên cứu Các kết số liệu báo cáo trung thực hoàn toàn khách quan Người cam kết DANH MỤC VIẾT TẮT Viết tắt Viết đầy đủ SXKD Sản xuất kinh doanh CIC CORP Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang CBCNV Cán bộ, công nhân viên CTCP Công ty cổ phần PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Nước ta xu hội nhập kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa có điều tiết nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự cạnh tranh việc trì, tìm kiếm mở rộng thị trường khách hàng nhà cung cấp yếu tố quan trọng Cơng ty cổ phần Tập đồn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang ngoại lệ Để trì phát triển lâu dài, bền vững bắt buộc doanh nghiệp phải thường xuyên, tích cực tạo dựng, vun đắp mối quan hệ, phận văn phòng cơng ty cổ phần Tập đồn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang ln góp phần giúp cơng ty thực tốt cơng tác này, văn phòng coi mặt tồn cơng ty Hoạt động nghiệp vụ văn phòng có vai trò quan trọng góp phần đem lại hiệu kinh doanh cho doanh nghiệp, tổ chức xã hội nói chung Tập đồn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang nói riêng Ta thấy nghiệp vụ nhỏ văn phòng thu thập xử lý thông tin để làm chứng thấy tầm quan trọng văn phòng Hàng ngày cơng ty thường xun có văn đi, văn đến nhiều, khơng có văn phòng mà cụ thể phận văn thư nơi tiếp nhận xử lý giải số văn hoạt động cơng ty gặp khó khăn chí gây hậu nghiêm trọng Qua tìm hiểu cơng ty có nhiều cố gắng để hồn thiện cơng tác bên cạnh có nhiều vấn đề cần bổ sung đổi Vì tơi chọn đề tài: " Khảo sát đánh giá thực trạng tổ chức nghiệp vụ cơng tác văn phòng cơng ty Cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang " Lịch sử nghiên cứu đề tài Hiện có nhiều đề tài nghiên cứu nhiều góc độ, phạm vi, giới hạn khác cơng tác hoạt động văn phòng doanh nghiệp Nhưng chưa có đề tài nghiên cứu hoạt động nghiệp vụ văn phòng cơng ty Cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang Mục đích nghiên cứu Phân tích, so sánh, đánh giá thực trạng cơng tác văn phòng cơng ty cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang để rút điểm mạnh, điểm yếu cơng tác văn phòng cơng ty nhằm vấn đề cần nghiên cứu, xem xét cần giải cơng tác văn phòng công ty Đề xuất số ý kiến nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng cơng ty Nhiệm vụ nghiên cứu Hệ thống lại lý luận văn phòng doanh nghiệp Khảo sát thực trạng tổ chức cơng tác nghiệp vụ văn phòng cơng ty Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang Phân tích khó khăn, thuận lợi, kết đạt được, hạn chế công ty tổ chức cơng tác nghiệp vụ văn phòng Đưa giải pháp giúp công ty thực hiệu tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Cơng tác nghiệp vụ văn phòng Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng cơng ty Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang, địa số 34 đường Trần Phú, phường Vĩnh Thanh, thành phố Rạch Giá, tỉnh Kiên Giang Phương pháp nghiên cứu Phương pháp thu thập thông tin Phương pháp Mơ tả Phương pháp phân tích Cấu trúc Đề tài Chương1 Khái quát chung văn phòng doanh nghiệp Chương Thực trạng tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng cơng ty Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang Chương Giải pháp để hồn thiện tổ chức cơng tác nghiệp vụ văn phòng cơng ty Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ VĂN PHÒNG DOANH NGHIỆP 1.1 Khái niệm Văn phòng Văn phòng phận phụ trách cơng việc giấy tờ, hành quan, văn phòng hiểu máy điều hành, tổng hợp giúp thủ trưởng điều hành hoạt động quan đơn vị Ngồi văn phòng hiểu loại hoạt động quan nhà nước tổ chức kinh tế xã hội Như thuật ngữ văn phòng hiểu theo hai nghĩa: Theo nghĩa rộng: Văn phòng máy giúp việc cho quan, tổ chức, doanh nghiệp đảm bảo cho pháp nhân thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cách có hiệu lực hiệu Theo nghĩa hẹp: Văn phòng trụ sở làm việc quan, tổ chức, doanh nghiệp, nơi giao tiếp hoạt động quan, tổ chức, cá nhân Do đó, định nghĩa khái quát văn phòng sau: " Văn phòng thực thể tồn khách quan tổ chức; máy điều hành tổng hợp quan, đơn vị; nơi thu nhận, xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý nhà lãnh đạo; nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động quan, đơn vị thông suốt, hiệu quả" Trong công đổi cơng nghiệp hố, đại hố đất nước nhận thấy tổ chức cần hoạt động quản trị 1.2 Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng 1.2.1 Chức Tuỳ theo quy mô tổ chức tính chất hoạt động doanh nghiệp mà văn phòng hình thành lớn, nhỏ khác nhau, dù tổ chức theo cách văn phòng có ba chức sau Chức tham mưu Hoạt động quan, doanh nghiệp phụ thuộc vào nhiều yếu tố yếu tố chủ quan thuộc người quản lý Do muốn có định đắn, khoa học người thủ trưởng cần vào yếu tố khách quan, ý kiến tham gia góp ý cấp quản lý, người trợ giúp tham mưu Những ý kiến văn phòng tập hợp, chọn lọc để đưa định chung nhằm cung cấp cho nhà lãnh đạo thông tin, phương án kịp thời hợp lý Hoạt động ln tỏ cần thiết hữu hiệu người lãnh đạo tập hợp ý kiến nhân viên cấp dưới, đưa định đắn, phù hợp với mong muốn nguyện vọng đông đảo CBCNV Bên cạnh hoạt động tham mưu văn phòng giúp cho nhà quản lý giải vấn đề phát sinh thực tế cách linh hoạt xác Chức tổng hợp Kết việc tham mưu phải xuất phát từ thông tin đầu vào thông tin đầu ra, thông tin phản hồi lĩnh vực đối tượng mà văn phòng thu thập Những thơng tin văn phòng sàng lọc, phân tích tổng hợp, quản lý sử dụng theo yêu cầu lãnh đạo lĩnh vực cụ thể Trong trình thu thập, xử lý sử dụng thơng tin văn phòng phải tn thủ theo ngun tắc trình tự định như: thu thập đầy đủ, phân loại chọn lựa nhanh chóng, kịp thời có chất lượng mang lại hiệu thiết thực cho doanh nghiệp Chức hậu cần Hoạt động doanh nghiệp thiếu điều kiện vật chất như: nhà cửa, phương tiện, thiết bị, cơng cụ tài Các điều kiện quản lý xếp, phân phối không ngừng bổ sung để cung cấp đầy đủ, kịp thời cho nhu cầu hoạt động doanh nghiệp, hoạt động mang tính chất đặc thù văn phòng, có ý nghĩa quan trọng việc nâng cao hiệu hoạt động doanh nghiệp Muốn hoạt động cần có nguyên liệu, vật liệu, phương tiện, nguồn tài song hiệu hoạt động lại phụ thuộc vào phương thức quản lý sử dụng yếu tố văn phòng Chi phí thấp để đạt hiệu cao phương châm hoạt động cơng tác văn phòng Văn phòng đầu mối giúp lãnh đạo thực chức tham mưu, tổng hợp, hậu cần Các chức vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhằm khẳng định cần thiết, khách quan tồn tại, trì phát triển cơng tác văn phòng 1.2.2 Nhiệm vụ Theo chức văn phòng ta xác định nhiệm vụ chủ yếu văn phòng sau: 1.2.2.1 Xây dựng tổ chức thực chương trình, kế hoạch hoạt động Mỗi phòng ban đơn vị có nhiệm vụ xậy dựng chiến lược phát triển dự định mục tiêu, biện pháp cụ thể theo mốc thời gian hoạt động tuần, tháng, quý, năm,… cần có chương trình, kế hoạch chi tiết cho phận kết hợp với phận khác để hỗ trỡ hoàn chỉnh kế hoạch Kế hoạch tổng thể văn phòng dự thảo đơn đốc phận khác công ty triển khai thực Căn vào chiến lược phát triển văn phòng xây dựng kế hoạch theo năm, quý, tháng, tuần cụ thể cho quan phận Trên sở kế hoạch, chương trình phận tiến hành đạo thực nhiệm vụ đơn vị giao để sản phẩm đạt chất lượng tốt Qua việc đạo thực chương trình, kế hoạch chung mà phận cơng ty có điều kiện liên kết, phối hợp với mật thiết đồng 1.2.2.2 Xây dựng tổ chức thực quy chế, nội quy hoạt động công ty Mỗi doanh nghiệp muốn tồn phát triển cần phải tuân thủ theo quy định chặt chẽ tổ chức, chế hoạt động điều kiện trì hoạt động Vì phải có nội quy, quy chế cụ thể để xác định mối quan hệ công tác doanh nghiệp phục vụ mục tiêu chung.n diện, vừa đảm bảo thực thi nhiệm vụ trước mắt nắm bắt công việc thời gian dài Khi xây dựng chương trình làm việc văn phòng phải nêu mục tiêu, nhiệm vụ, biện pháp tiến độ cụ thể cơng việc mà cơng ty, phòng ban cần thực tác quý để tổng hợp thành tựu đạt được, khó khăn, hạn chế đồng thời để nghiên cứu xây dựng chương trình cơng tác xem xét vấn đề phát sinh để đề nghị ban Giám đốc điều chỉnh nội dung cơng việc q sau Chương trình cơng tác theo năm: cuối năm văn phòng phải gửi báo cáo thống kê năm cụ xây dựng chương trình cơng tác năm tới lên Giám đốc phận, phòng ban cơng ty để đơn vị theo làm thực cơng việc năm 2.3.6 Thực trạng công tác thông tin Cung cấp thông tin nhằm đảm bảo lãnh đạo công ty tiếp nhận đầy đủ thông tin cần thiết, tạo điều kiện cho hoạt động công ty có hiệu Văn phòng với nhiệm vụ giao dịch hành chính, kết nối thơng tin đơn vị, tổ chức bên ngồi thường phải xử lý thơng tin giúp lãnh đạo điều hành công việc hiệu Là đầu mối thu thập xử lý thông tin giúp lãnh đạo đưa định tối ưu Những thông tin thường thu thập có hai loại: - Thơng tin có tính hệ thống: loại thơng tin báo cáo tình hình hoạt động SXKD,… thơng tin chuyển giao nội công ty thông qua phận văn thư - Thơng tin khơng có tính hệ thống: thơng tin chủ yếu văn dùng để truyền thông tin xuống cấp định điều động, lệnh công tác, kế hoạch SXKD phát hành tới phận, phòng ban cơng ty thơng qua phận văn thư Hiện công ty thông tin thu thập thông qua nguồn như: hệ thống văn bản; nguồn thông tin từ hội nghị, hội họp; thu thập qua báo chí, hệ thống máy fax, bưu điện, chuyển phát nhanh, hệ thống mạng Internet mạng LAN góp phần khơng nhỏ tỏng việc cung cấp thông tin cho hoạt đọng SXKD công ty Các thông tin sau thu thập qua q trình xử lý, phân loại thơng tin chính, thơng tin quan trọng, thơng tin hỗ trợ thông tin 24 chất lượng loại bỏ ví dụ loại thơng tin “Khẩn”, “Mật”,”Hỏa tốc”, chuyển giao cho Giám đốc kịp thời xử lý, giải 2.3.7 Công tác hậu cần Để trì quản lý, để cơng việc văn phòng diễn trơi chảy cơng ty trọng đến công tác hậu cần Các điều kiện vật chất nhà trụ sở, trang thiết bị công ty thuộc cơng tác hậu cần văn phòng cơng ty Trình tự thủ tục cung ứng trang thiết bị văn phòng sau: Đối với trang thiết bị phòng ban: văn phòng vào phiếu yêu cầu mua văn phòng phẩm, vật tư phòng ban vào ngày 28 hàng tháng tổng hợp kế hoạch mua sắm trình Giám đốc ký Sau Giám đốc xét duyệt, nhân viên kế toán viết phiếu chi, thủ quỹ công ty xuất tiền mua sắm trang thiết bị Công tác hậu cần công ty thực với công việc như: quản lý tài sản cố định, bảo đảm điều kiện làm việc công ty, tham gia tổ chức họp, hội nghị, tiếp khách công ty Công tác tiếp khách: Văn phòng khơng phải đón khách tổ chức buổi hẹn gặp, làm việc mà phải trực tiếp giải yêu cầu số lượng khách đến xin gặp Giám đốc Những trường hợp đột xuất lãnh đạo có việc khơng gặp khách văn phòng phải xin lỗi khách khách gặp vào lần sau đảm bảo giữ uy tín cho lãnh đạo cơng ty Văn phòng có trách nhiệm đặt tiệc nhà hàng để tiếp đãi khách quan trọng khách xa đến liên hệ công việc, sau ký hợp đồng Quản lý tài sản cố định Văn phòng lập lưu trữ hồ sơ tài liệu cố định: - Lập sổ sách, ghi chép, theo dõi kịp thời, xuất nhập thủ tục hợp lệ - Xây dựng quy chế bảo vệ tài sản cố định, tiến hành kiềm kê định kỳ kiểm kê bất thường có thay đổi - Văn phòng nắm số lượng, chất lượng loại tài sản cố định có kế hoạch mua sắm, sửa chữa, lý - Trong trình sử dụng tiến hành chế độ giao nhận, bảo quản tài sản Các loại hàng hóa vật tư, vật dụng cơng tư văn phòng phẩm, trang thiết bị phục vụ văn phòng cơng ty để quản lý tốt loại tài sản cho cơng ty, văn phòng tiến hành thực sau: 25 - Xác định định mức sử dụng vật tư cơng khai tồn cơng ty - Tiến hành cấp phát đối tượng, tiêu chuẩn - Khi mua hàng hóa vật tư tiến hành làm phiếu nhập kho, lúc cấp phát có phiếu xuất kho theo nguyên tắc xuất nhập kế toán Quản lý văn phòng phẩm: hàng tháng phòng ban gửi dự trù đồ dùng, dụng cụ hành chuyển cho văn phòng cơng ty Chánh văn phòng xem xét định duyệt dự trù văn phòng phẩm hàng tháng phận Căn vào nhu cầu văn phòng phẩm phận, phòng ban mà văn phòng viết phiếu xuất kho ghi rõ vào sổ sách để làm toán với phòng tài Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐỒN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KIÊN GIANG 3.1 Nhận xét 3.1.1 Ưu điểm Các chương trình làm việc bám sát trọng tâm thực trạng hoạt động SXKD công ty giúp hoạt động thông suốt hiệu Các chế độ hội họp giao ban công ty phận, phòng ban thực lịch cơng tác đề ra, phận có trách 26 nhiệm cao việc cố gắng thực theo tiêu, chương trình làm việc kế hoạch đề Công tác thu thập xử lý thông tin ban lãnh đạo CBCNV trọng thực mà thơng tin ln đảm bảo tính chinhs xác, đầy đủ, kịp thời Văn phòng tổ chức thơng tin nhanh nhạy hiệu quả, thực tương đối tốt, chế độ gửi thông tin theo quy định công ty ban hành đầy đủ nội dung trình bày rõ thông qua hệ thống văn Công tác văn thư – lưu trữ đảm bảo tính xác, kịp thời hiệu quả, kỹ thuật trình bày văn bản, xửa lý văn đến công ty theo theo hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 công ty áp dụng vào năm 2006 Nội dung văn đáp ứng nhu cầu thực tế đặt ra, phù hợp với pháp luật hành, đảm bảo độ tin cậy , hạn chế nhiều sai sót, lỗi kỹ thuật trình bày văn Hồ sơ, tài liệu lưu theo file cứng file mềm thuận lợi cho cơng tác tìm kiếm lưu trữ tài liệu công ty Thường xuyên cử CBCNV phụ trách công tác lưu trữ học tập, nghiên cứu thêm nghiệp vụ lưu trữ để ngày nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Thơng qua họp lãnh đạo đánh giá tình hình hoạt động SXKD hàng năm, quý, tháng công ty, từ đề phương hướng , kế hoạch đọa thực Đồng thời lãnh đạo nắm tâm tư nguyện vọng CBCNV làm việc văn phòng, đảm bảo nguồn thông tin hai chiều lãnh đọa với nhân viên từ nâng cao hiệu cơng tác quản lý điều hành 3.1.2 Hạn chế Bên cạnh mặt tích cực cơng tác văn phòng tồn sõ hạn chế sau: Việc xây dựng chương trình cơng tác chưa quan tâm mức, chưa bám sát với thực tế dẫn đến việc thực cơng việc gây khó khăn khơng đạt hiệu cao Bệnh thành tích tồn nội công ty làm cho công việc đạt số lượng, hình thức chất lượng khơng đạt yêu cầu 27 Công tác thu thập xử lý thơng tin chưa xác, rõ ràng, cụ thể, nhiều thơng tin mơ hồ gây ảnh hưởng đến hiệu hoạt động công ty Việc chuyển giao văn tới phận, phòng ban chậm, quản lý văn đi- đến chưa thực sát Cách tra cứu tài liệu chưa khoa học ảnh hưởng đến việc tìm kiếm tài leieuj phục vụ công việc Kho lưu trữ trang thiết bị nhà kho không đảm bảo theo tiêu chuẩn việc lưu trữ tài liệu, tình trạng tài liệu thường xuyên xảy gây ảnh hướng lớn đến bí mật kinh doanh công ty Công tác cung cấp thiết bị, đồ dùng văn phòng phẩm chậm trình xét duyệt lằng nhằng, rắc rối làm ảnh hưởng đến q trình làm việc phòng ban, đơn vị Cung cấp giấy photo, giấy in khơng xác, cuối tháng phòng ban đơn vị ln bị thiếu giấy in Trang thiết bị cũ hay bị hỏng khiến cho công việc bị gián đoạn 3.1.3 Nguyên nhân Giữa văn phòng với phận, phòng ban, đơn vị chưa có phối hợp làm việc ăn ý, chặt chẽ , gây khó khăn việc thực nhiệm vụ Do công ty hoạt động SXKD nhiều lĩnh vực nên nguồn thông tin đa dạng lãnh dạo cơng ty khó theo dõi thường xuyên để đôn đốc đơn vị thực nghiêm túc chế độ thơng tin Trình độ tin học, ngoại ngữ CBCNV hạn chế khiến cho cơng việc khơng thuận lợi, khó khăn giải cơng việc, tạo rào cản giao tiếp với khách người nước ngồi Kho lưu trữ nhiều hạn chế làm ảnh hưởng đến việc bảo quản tài liệu lưu trữ công ty Thiếu cán phụ trách công tác văn thư, lưu trữ nhiều lúc xin nghỉ không bàn giao lại công việc làm ảnh hưởng đến việc tra cứu tài liệu CBCNV khác công ty Ý thức tiết kiệm CBCNV văn phòng chưa cao, cơng tác theo dõi việc sử dụng văn phòng phẩm chưa sát sao, khơng có biện pháp xử phạt nghiêm khắc 3.2 Giải pháp 28 Một là, Nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ thái độ phục vụ đội ngũ CBCNV văn phòng Bố trí người làm việc hợp lý nâng cao hiệu công việc NNhưng việc sử dụng người công ty chưa hợp lý người học chuyên ngành kế tốn lại làm cơng tác lưu trữ, họ chưa đào tạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ dẫn đến việc giải cơng việc theo thói quen Đội ngũ CBCNV văn phòng trẻ chưa có nhiều kinh nghiệm, mà công tác thu thập xử lý thơng tin đa dạng, văn phòng nhân viên văn thư nơi thu thập tiếp xúc với nhiều luồng thông tin chủ yếu dạng văn qua điện thoại, internet để đảm bảo thông tin cung cấp nhanh xác Nhưng khơng phải thơng tin tiếng việt mà thơng tin tiếng anh yêu cầu phải biết ngoại ngữ sử dụng máy tính trở nên cần thiết bao giời hết Vì vậy, cơng ty nên cử CBCNV học lớp tập huấn nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ cho phận nhằm cao khả thích ứng cơng việc mà phụ trách Thường xuyên mở lớp bồi dưỡng kiến thức nghiệp vụ văn phòng cho cán công nhân viên nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, nghiệp vụ tổ chức họp, hội nghị, lập chương trình kế hoạch cơng tác cho lãnh đạo… Sau khóa đào tạo văn phòng cần có kế hoạch kiểm tra, đánh giá hiệu làm việc cán công nhân viên trước sau đào tạo để làm cho việc xếp bố trí cơng việc cách hiệu quả, phù hợp Nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phương tiện đại, đặc biệt phương tiện tin học Tại công ty thiết bị phục vụ cơng việc máy tính, máy photo, máy in, máy fax…không phải nhân viên sử dụng thành thạo Do cán công nhân viên phải tự nghiên cứu tìm hiểu, nâng cao hiểu biết tiến công nghệ, học cách bảo quản sử dụng có hiệu loại máy móc thiết bị dùng văn phòng Cơng ty nên mở lớp học tiếng Anh cho CBCNV công ty vào thời gian hợp lý tạo điều kiện cho họ học Cơng ty cần có kế hoạch kiểm 29 tra trình độ ngoại ngữ định kỳ với cán cơng nhân viên, phòng ban chun mơn thường có mối quan hệ làm việc trực tiếp với đối tác nước ngồi phòng xuất, nhập khẩu, trình độ ngoại ngữ tốt cán cơng nhân viên tiếp xúc với tri thức mới, kỹ thuật để ứng dụng vào công việc hàng ngày vào giao tiếp đặc biệt đối ngoại Hai là, Xây dựng môi trường làm việc tốt, góp phần phát huy khả sáng tạo đội ngũ CBCNV Môi trường làm việc bao gồm môi trường vật chất môi trường tinh thần Môi trường làm việc có ảnh hưởng lớn đến tâm lý người lao động Nó khiến cho nhân viên cảm thấy thoải mái, nhiệt tình, hăng say cống hiến cho công việc, phát huy hết khả sáng tạo cá nhân ngược lại khiến cho họ cảm thấy chán nản, bị ức chế, làm việc theo thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với nghề nghiệp Để xây dựng mơi trường làm việc tốt phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác nhau: - Cán nhân viên phải rèn cho đức tính u nghề, khơng ngừng học hỏi nâng cao trình độ chuyên môn, lực khả làm việc mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống tiêu cực có tổ chức - Đối với lãnh đạo công ty cần tạo điều kiện vật chất, đầu tư trang thiết bị cần thiết nhân viên phát huy hết lực mình, đồng thời có sách khen thưởng kỷ luật người việc để phát huy tính cạnh tranh Đặc biệt tượng muộn sớm không chấp hành nội quy mà cơng ty đề cần có biện pháp kỷ luật nghiêm minh, trước tiên nhắc nhở, tái phạm trừ vào lương Ngồi CBCNV văn phòng phải hưởng mức lương phù hợp với lực mà họ cống hiến cho công ty, lãnh đạo phải thường xuyên động viên khích lệ tinh thần làm việc cán công nhân viên công ty Ba là, Xây dựng mối quan hệ phát huy phối kết hợp phòng ban, phận 30 Cơng ty tổng thể gồm hệ thống phòng ban, đơn vị Để cơng ty hoạt động có hiệu tổng thể phải có thống từ xuống dưới, phối kết hợp với cách nhịp nhàng, đặc biệt văn phòng đầu mối cơng việc mối quan hệ văn phòng với phòng ban quan trọng Trên thực tế công ty phối kết hợp phòng ban chưa thật nghiêm túc, văn phòng có nhiệm vụ xây dựng, đơn đốc kiểm tra việc thực chương trình phòng ban Nếu công việc tiến hành nhịp nhàng theo kế hoạch đảm bảo hoạt động kinh doanh công ty cao mà hoạt động văn phòng thuận lợi khơng gặp trở ngại Ví dụ: Khi phòng kỹ thuật muốn xem xét tài liệu liên quan đến cơng việc mình, phòng kỹ thuật nhân viên lưu trữ kết hợp khơng gây chậm trễ Hay phòng kinh doanh muốn tổ chức họp, hội nghị phải lập kế hoạch trước chuyển phòng Tổ chức Hành sớm tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể Nếu có thay đổi chương trình phòng ban mà khơng thơng báo cho văn phòng kịp thời để điều chỉnh gây tình trạng lệch lạc chương trình, dẫn đến vừa tốn thời gian, công sức tiền Bốn là, Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2008 vào hoạt động văn phòng Thực áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001: 2008 vào hoạt động văn phòng yếu tố tất yếu công ty Các bước để xây dựng hệ thống quản lý chất lượng: lập kế hoạch, đào tạo chun mơn; khảo sát hệ thống có đơn vị, viết hệ thống tài liệu; công bố thực hiện; đánh giá nội cải tiến; chứng nhận đạt tiêu chuẩn trì chất lượng hệ thống Đây yếu tố quan trọng việc nâng cao chất lượng phục vụ văn phòng nhằm đóng góp tích cực thiết thực vào thực nhiệm vụ trị chun mơn quan, tổ chức; tạo chuyển biến đột phá vào chất lượng phục vụ phong cách làm việc khoa học, hiệu Năm là, Kiện toàn tổ chức máy Văn phòng 31 Tiến hành rà sốt, xếp, phân cơng tổ chức, máy làm việc Văn phòng cơng ty bảo đảm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ theo quy định yêu cầu nhiệm vụ tình hình Thực việc phân công, phân nhiệm cụ thể cho phận cá nhân, đảm bảo hợp lý, người, việc, nâng cao trách nhiệm cá nhân tập thể, đặc biệt trách nhiệm người đứng đầu phận Đổi quy trình tuyển dụng CBCNV vào làm việc Văn phòng phù hợp với vị trí việc làm, tuyển người thực có lực, trình độ chun mơn phù hợp; trọng việc tuyển dụng trường hợp đào tạo chun ngành, “tuyển người việc”, khơng “tuyển người người” Sáu là, Tăng cường đầu tư trang thiết bị làm việc cho Văn phòng Máy vi tính, sử dụng hệ thống mạng nội để truyền thơng tin nội Văn phòng với phận, phòng, ban…, tận dụng tối đa cơng nghệ thơng tin vào việc khai thác, thu thập thông tin, thực việc chuyển văn bản, thơng tin nhanh chóng kịp thời, bước đột phá để nâng cao chất lượng cơng tác nghiệp vụ văn phòng Bảy là, Đổi mới, hồn thiện cơng tác quản lý, điều hành Yêu cầu liên quan nhiều đến lãnh đạo Văn phòng Lãnh đạo Văn phòng phải người biết dung hòa mối quan hệ nhân viên, tạo mối quan hệ tốt đẹp với nhau, phối hợp nhiệm vụ cơng tác Văn phòng, u cầu phải thành thạo nghiệp vụ văn phòng; kỹ quản lý nhân sự; kỹ tổ chức, điều hành, ứng dụng công nghệ thông tin quản lý, sử dụng phần mềm quản lý văn phòng, Phân cơng nhiệm vụ, quyền hạn CBCNV cách rõ ràng, cụ thể để họ hiểu rõ trách nhiệm mình, tạo tính chun nghiệp hoạt động Văn phòng Tám là, Giải pháp hoạt động Thứ nhất, Công tác tham mưu- tổng hợp Từ hạn chế ngun nhân trình bày , tơi xin đưa số ý kiến nhằm khắc phục hạn chế: 32 - Phân chia công việc rõ ràng, cụ thể CBCNV văn phòng với CBCNV văn thư, lưu trữ từ nhân viên chuyên sâu vào cơng việc - CBCNV cần chủ động việc tham gia đề xuất đóng góp ý kiến, để kích lệ tinh thần nhân viên ban lãnh đạo cần có hình thức khen thưởng kịp thời cho ý tưởng sáng tạo, mang hiệu cao cho công ty - Khi lập chương trinh công tác văn phòng cần vào kế hoạch chi tiết tùng phận để lập chương trình cho phù hợp Khi xây dựng chương trình cần tuân thủ theo nguyên tắc sau: Nguyên tắc hệ thống, nguyên tắc ưu tiên, nguyên tắc dự phòng Xây dựng chưởng trình cơng tác tn thủ đủ ngun tắc góp phần giúp CBCNV văn phòng xây dựng kế hoạch tổng hợp đảm bảo yếu tố cụ thể, phù hợp Thứ hai, Chế độ thông tin, báo cáo Bộ phận văn phòng muốn làm tốt cơng tác thông tin cần nắm vững nhu càu thông tin ban lãnh đạo phận khác công ty, đồng thời xác định rõ thông tin cần thu thập nguồn cung cấp Thường có nhiều nguồn thơng tin khác nhau, văn phòng cần phải phân loại theo tùng lĩnh vực, vấn đề, từ xếp theo hệ thống để tránh tình trạng trùng lặp thơng tin xác định độ xác thông tin Một số biện pháp khắc phục hạn chế trên: - Lập quy định thời gian việc giao nộp báo cáo chi tiết phận liên quan - Cần nâng cấp hệ thống mạng đáp ứng yêu cầu ngày cao thông tin, mạng công ty sử dụng tốc độ truy cập chậm - Văn phòng cần thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác để thông tin thu đầy đủ, xác dễ dàng xử lý tình Thứ ba, cơng tác văn thư- lưu trữ Hiện cơng ty có nhiều tài liệu lưu trữ phòng ban dị mối mọt làm hỏng tài liệu không lưu trữ bảo quản theo tiêu chuẩn mà để lộn xộn, 33 bừa bãi, đơi bị thất lạc tài liệu Vì vậy, cần phải trọng công tác bảo quản tài liệu theo tiêu chuẩn Nhà nước Thực quản lý bảo quản hồ sơ tài liệu: - Quản lý nghiêm theo quy chế quản lý ban hành văn bản, chấm dứt tình trạng văn khơng thông qua văn thư để đăng ký , tăng cường kiểm tra chặt chẽ việc ban hành văn Bảo quản hồ sơ tủ đựng hồ sơ đưa biện pháp bảo quản hồ sơ lưu giữ quan trọng Vì văn dễ bị rách, mối ăn, hư hỏng mơi trường khí hậu nước ta Đối với kho lưu trữ phải đảm bảo tiêu chuẩn nhiệt độ phòng từ 180C-200C, phòng phải thống mát, thường xun vệ sinh, sử dụng chất hóa học chấm ẩm mốc 34 KẾT LUẬN Tổ chức cơng tác nghiệp vụ văn phòng đóng vai trò quan trọng hoạt động SXKD cơng ty, tất yếu khách quan trình đổi hoạt động phương thức lãnh đạo phát triển công ty yếu tố nâng cao uy tín chất lượng, vị thế, lực cạnh tranh doanh nghiệp thị trường nước Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng hoạt động văn phòng công ty mặt như: công tác tham mưu tổng hợp, công tác thông tin, công tác văn thư, lưu trữ, công tác hậu cần … rõ thành tựu, kết chủ yếu đạt được, yếu kém, bất cập nguyên nhân hạn chế yếu cơng tác nghiệp vụ văn phòng Trên sở đề xuất kiến nghị nhằm củng cố hồn thiện cơng tác văn phòng cơng ty Tổ chức tốt nghiệp vụ văn phòng giúp cho cơng ty hoạt động thơng suốt, hiệu công việc ngày nâng cao, giúp công ty ngày phát triển mạnh vươn xa kinh tế thị thường xã hội chủ nghĩa 35 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị hành văn phòng (Mike Harvay – Nhà xuất thống kê) Tài liệu môn học Quản trị văn phòng – Ths Trần Thị Ngà Nghiệp vụ hành văn phòng – PGS.TS Nguyễn Hữu Tri 4.http://www.thuvienluanvan24h.com/luan-van/luan-van-mot-so-giaiphap-nham-nang-cao-hieu-qua-cong-tac-van-phong-tai-cong-ty-co-phandau-tu-nam-dinh-vu-17039/ 36 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức công ty PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức văn phòng Cơng ty CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CVP PHĨ CVP Hành Quản trị An ninh quốc phòng Chế độ sách Thi đua khen thưởng Bảo hộ lao động ... 10 Chương THỰC TRẠNG CƠNG TÁC NGHIỆP VỤ VĂN PHỊNG TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN TẬP ĐOÀN TƯ VẤN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG KIÊN GIANG 2.1 Giới thiệu Công ty Cổ phần Tập đoàn Tư vấn Đầu tư Xây dựng Kiên Giang 2.1.1... trạng tổ chức cơng tác nghiệp vụ văn phòng cơng ty Cổ phần tập đoàn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên Giang Chương Giải pháp để hoàn thiện tổ chức cơng tác nghiệp vụ văn phòng cơng ty Cổ phần tập đoàn tư. .. tác văn phòng công ty Nhiệm vụ nghiên cứu Hệ thống lại lý luận văn phòng doanh nghiệp Khảo sát thực trạng tổ chức công tác nghiệp vụ văn phòng cơng ty Cổ phần tập đồn tư vấn đầu tư xây dựng Kiên