Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND quận cẩm lệ

Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm LệKhảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ Khảo sát công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND Quận Cẩm Lệ

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành báo cáo Tôi xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo tận tình hướng dẫn, giảng dạy suốt trình học tập, nghiên cứu rèn luyện Phân hiệu Trường Đại học Nội Vụ Hà Nội Quảng Nam Xin chân thành cảm ơn GVHD Th.s Nguyễn Lương Định tận tình, chu đáo hướng dẫn tơi thực báo cáo này.Tôi xin chân thành cảm ơn Lãnh đạo cán UBND Quận Cẩm Lệ giúp đỡ hỗ trợ nhiều trình tìm tài liệu để phục vụ cho đề tài mà thực Do thời gian, trình độ vốn kiến thức cịn hạn chế, báo cáo tơi khơng tránh khỏi có thiếu sót, mang tính chủ quan nhận định, đánh đề xuất giải pháp Chính vậy, để báo cáo hồn thiện hơn, tơi mong nhận thơng cảm ý kiến đóng góp q báu cán bộ, cơng chức Văn phòng Ủy ban nhân dân Quận Cẩm Lệ thầy, Khoa Quản trị văn phịng để Báo cáo tơi hồn thiện tốt Tôi xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan: Bài báo cáo tốt nghiệp với đề tài “Khảo sát cơng tác văn phịng văn phịng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ” cơng trình nghiên cứu cá nhân tôi, không chép Tôi xin chịu trách nhiệm báo cáo ! DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT STT Từ viết tắt Nghĩa đầy đủ UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân VP Văn phòng CVP Chánh văn phòng CBCCVC Cán bộ, công chức, viên chức PHẦN MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Văn phịng máy quan, tổ chức giúp lãnh đạo quan quản lý điều hành công việc, đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động chung quan, tổ chức Nhìn chung nhiệm vụ văn phòng tổng hợp thành hai nội dung bản, : tham mưu, tổng hợp hậu cần Chức tham mưu tổng hợp giải mối quan hệ văn phòng thủ trưởng quan, đơn vị Văn phòng phải thu thập phân tích tổng hợp thơng tin vấn đề cần giải tham vấn cho lãnh đạo tổ chức điều hành quan Chức hậu cần giải mối quan hệ văn phòng với toàn quan đơn vị Với chức văn phịng phải bảo đảm vận hành bình thường hoạt động quan, tổ chức Ngày nay, vai trò văn phòng hoạt động quan, tổ chức ngày khẳng định nhiệm vụ đặt cho văn phịng phức tạp hơn, đa dạng hơn, việc lớn nhỏ liên quan đến Văn phịng Văn phịng khơng phải cỗ máy giúp việc đơn số người thường nghĩ Văn phòng nơi tập trung cần phải có người hiểu biết, ln phấn đấu vươn lên, ln tích cực, chủ động, sáng tạo, trung thành, tận tụy, biết hy sinh thời gian cá nhân cho đơn vị để đảm bảo công tác “ tham mưu tổng hợp - phục vụ” Do đó, cần phải thay đổi cách nhìn nhận cần phải quan tâm nhiều đến cơng tác văn phịng để hoạt động quan, đơn vị thơng suốt, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ Chính vậy, việc tăng cường xây dựng tổ chức cải cách hoạt động văn phòng quan, đơn vị cần phải quan tâm, đặc biệt Với mong muốn trau dồi thêm kiến thức ứng dụng kiến thức học giảng đường đại học vào thực tế, chọn thực tập văn phòng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ Qua bước đầu tìm hiểu, với hướng dẫn tận tình thầy khoa Quản Trị Văn Phịng, lãnh đạo cơng chức Văn phịng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ bước tiếp cận thực tế có đánh giá, hiểu biết sơ hoạt động quan nói chung văn phịng nói riêng Trong năm qua, cơng tác văn phịng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ đạt nhiều chuyển biến tích cực xong số hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu cơng việc Trên sở đó, tơi lựa chọn đề tài “Khái qt cơng tác văn phịng Văn phòng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ” để làm báo cáo thực tập Mục tiêu nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng cơng tác văn phịng Văn phịng Quận Cẩm Lệ; phân tích đánh giá ưu điểm, nhược điểm cơng tác Văn phịng quan để từ đưa giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Văn phịng UBND Quận Cẩm Lệ Đối tượng nghiên cứu - Công tác văn phòng Văn phòng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ Phạm vi nghiên cứu: - Không gian: Văn phòng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ - Thời gian: Tôi nghiên cứu đề tài thời gian tháng thực tập quan (từ ngày 22/02 đến ngày 22/04/2021) Phương pháp nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc nghiên cứu tài liệu sách, giáo trình, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến Cơng tác văn phịng để xây dựng tảng lý luận cho vấn đề phục vụ cho việc hoàn thiện chương báo cáo Phương pháp khảo sát thực tế: Quan sát cơng việc phịng, cá nhân quan, nghiên cứu cơng tác văn phịng phịng, ban, đơn vị quan Qua đưa đánh giá ưu, nhược điểm tìm nguyên nhân để đề xuất số giải pháp giúp nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Văn phòng UBND Quận Phương pháp vấn: Phỏng vấn cơng chức, viên chức Văn phịng UBND Quận cơng tác văn phịng q trình điều hành thực cơng việc Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa số liệu, tài liệu, thơng tin thu thập lý thuyết thực tế qua tiến hành phân tích đánh giá công tác UBND Quận Bố cục đề tài Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo phụ lục, nội dung đề tài gồm chương: Chương 1: Lý luận chung cơng tác văn phịng Chương 2: Thực trạng cơng tác văn phịng Văn phịng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phịng Văn phòng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG 1.1 Những vấn đề văn phòng 1.1.1 Khái niệm văn phòng Văn phòng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo Các quan thẩm quyền chung có quy mơ lớn thành lập văn phịng, quan nhỏ có phịng hành Văn phịng hiểu trụ sở làm việc quan, đơn vị, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại quan, đơn vị Văn phịng phịng làm việc cụ thể lãnh đạo, người có chức vụ Tổng giám đốc, nghị sĩ… Văn phòng dạng hoạt động quan, tổ chức, diễn việc thu nhận, bảo quản, lưu trữ loại văn bản, giấy tờ, công việc liên quan đến cơng tác văn thư Ngồi cịn hiểu văn phịng theo khía cạnh khác Văn phịng phịng làm việc cá nhân tập thể Được bố trí, xếp cung cấp đầy đủ sở vật chất nhằm phục vụ cho cơng việc Có thể văn phịng doanh nghiệp kinh doanh, văn phòng đại diện quan, đơn vị nhà nước tổ chức phi phủ Tóm lại: Văn phịng máy làm việc tổng hợp trực tiếp quan chức , phục vụ cho việc điều hành lãnh đạo; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý; đồng thời đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho hoạt động chung tồn quan, tổ chức 1.1.2 Nhiệm vụ văn phòng Từ chức trên, văn phòng phải thực nhiệm vụ cụ thể sau: - Xây dựng chương trình cơng tác quan đơn đốc thực chương trình đó; bố trí; xếp chương trình làm việc hàng tuần, quý, tháng, năm quan; - Thu thập, xử lý, quản lý tổ chức sử dụng thông tin để từ tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động đơn vị, đề xuất kiến nghị biện pháp thực hiện, phục vụ đạo, điều hành thủ trưởng - Tư vấn văn cho thủ trưởng, chiụ trách nhiệm pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn quan ban hành - Thực công tác văn thư – lưu trữ, giải văn thư tờ trình đơn vị cá nhân theo quy chế quan; tổ chức theo dõi việc giải văn thư, tờ trình đó; - Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại, giúp quan tổ chức công tác thư từ, tiếp khách, giữ vai trò cầu nối quan, tổ chức với quan, tổ chức khác; - Lập kế hoạch tài chính, dự tốn kinh phí hàng năm, quý, dự kiến phân phối hạn mức kinh phí, báo cáo kế tốn, cân đối hàng q, năm; chi trả tiền lương, thưởng, nghiệp vụ; - Mua sắm trang thiết bị quan, xây dựng bản, sửa chữa, quản lý sở vật chất, kỹ thuật, phương tiện làm việc quan , đảm bảo yêu cầu hậu cần cho họat động công tác quan; - Tổ chức thực công tác y tế, bảo vệ sức khỏe; bảo vệ trật tự an toàn quan; tổ chức phục vụ buổi họp, lễ nghi, khánh tiết, thực công tác lễ tân , tiếp khách khoa học văn minh - Thường xuyên kiện toàn máy, xây dựng đội ngũ Cán nhân viên văn phòng, bước đại hố cơng tác hành - văn phòng; dẫn hướng dẫn nghiệp vụ văn phòng cho văn phòng cấp đơn vị chuyên mơn cần thiết 1.1.3 Vị trí văn phịng - Văn phịng trung tâm xử lý thơng tin phục vụ lãnh đạo CQ, DN; - Hiệu hoạt động văn phịng có tác dụng trực tiếp đến tính xác kịp thời định quản lý người lãnh đạo; - Công việc văn phịng khơng diễn nội văn phịng mà cịn diễn phạm vi tồn CQ, DN nên có tác động, tầm ảnh hưởng đến chất lượng, hiệu hoạt động toàn CQ, DN; - Văn phòng đầu mối giao tiếp, mặt quan, “hình ảnh nhìn thấy” CQ, DN gắn liền với uy tín, hiệu hoạt động quan phản ánh lực quản lý, điều hành người lãnh đạo CQ, DN Tác giả Marc MC Cormack Những người ta khơng dạy bạn Truờng kinh doanh Harvard có lý cho rằng: “…bề ngồi văn phịng - gọn gàng nào, tổ chức ngăn nắp - có ảnh hưởng sâu sắc đến vấn đề hồn thành cơng việc nhanh chóng …” “Mức độ hiệu văn phòng tỷ lệ mật thiết với hình thức văn phịng trơng hiệu nào” (Marc MC Cormack, Những người ta khơng dạy bạn Truờng kinh doanh Harvard, Nxb Thống kê, 1994, tr 247) 1.1.4 Chức văn phòng Văn phòng máy tham mưu, giúp việc, phận tổng hợp quản trị cho doanh nghiệp, đơn vị, tổ chức, quan để có suất cao nhất, hiệu văn phịng có chức sau: 1.1.4.1 Chức tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động cần thiết cho công tác quản lý Người quản lý phải quán xuyến đối tượng đơn vị kết nối hoạt động họ cách nhịp nhàng, khoa học Muốn đòi hỏi người quản lý phải tinh thơng nhiều lính vực, phải có mặt lúc, nơi, phải định xác kịp thời vấn đề…Điều vượt khả thực nhà quản lý Do đó, địi hỏi phải có lực lượng trợ giúp nhà quản lý trước hết công tác tham mưu tổng hợp Tham mưu hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm định tối ưu cho trình quản lý để đạt kết cao chủ thể làm công tác tham mưu quan đơn vị cá nhân hay tập thể tồn độc lập tương chủ thể quản lý Trong thực tế, quan, đơn vị thường đặt phận tham mưu văn phòng để giúp cho công tác thuận lợi để có ý kiến tham mưu, văn phịng phải tổng hợp thơng tin bên bên ngồi, phân tích, quản lý sử dụng thơng tin theo ngun tắc trình tự định Ngồi phận tham mưu văn phịng cịn có phận nghiệp vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo vấn đề mang tính chun sâu cơng nghệ, tiếp thị, tài chính, kế tốn… Cách thức tổ chức cho phép tận dụng khả chuyên giá lĩnh vực chun mơn song có lúc làm tản mạn nội dung tham mưu, gây khó khăn việc hình thành phương án điều hành tổng hợp Để khắc phục tình trạnh này, văn phịng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn, nghiệp vụ tập hợp thành hệ thống thống trình đề xuất với lãnh đạo phương án hành động tổng hợp sở phương án riêng biệt phận nghiệp vụ Như văn phòng vừa nơi thực công tác tham mưu vừa nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp ý kiến phận khác cung cấp cho lãnh đạo quan, đơn vị 1.1.4.2 Chức giúp việc điều hành Văn phòng đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý ban lãnh đạo quan đơn vị thông qua công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch cơng tác q, tháng, tuần, ngày tổ chức triển khai thực kế hoạch Văn phòng nơi thực hoạt động lễ tân, tổ chức hội nghị, chuyến công tác, tư vấn cho lãnh đạo công tác soạn thảo văn bản… 1.1.3.3 Chức hậu cần Hoạt động quan, đơn vị thiếu điều kiện vật chất nhà cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ văn phòng phận cung cấp, bố trí, quản lý phương tiện thiết bị dụng cụ để bảo đảm sử dụng có hiệu Đó chức hậu cần văn phịng Quy mô đặc điểm phương tiện vật chất nêu phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động quan, đơn PHỤ LỤC Phụ lục 1: Sơ đồ cấu tổ chức máy HĐND UBND quận Cẩm Lệ Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phòng HĐND UBND quận Cẩm Lệ Phụ lục 3: Sơ đồ tổ chức thiết bị làm việc văn phòng HĐND UBND quận Cẩm Lệ Phụ lục 4: Giao diện sổ đăng ký văn đến máy tính Phụ lục 5: Giao diện sổ đăng ký văn máy tính Phụ lục 6: Hình ảnh số thiết bị làm việc phòng Văn thư HĐND UBND quận Cẩm Lệ *Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Uỷ ban nhân dân quận Cẩm Lệ * Phụ lục 2: Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng UBND quận Cẩm Lệ CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG BAN TIẾP CƠNG DÂN BỘ PHẬN TỔNG HỢP PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG BỘ PHẬN HÀNH CHÍNH QUẢN TRỊ BỘ PHẬN TIẾP NHẬN VÀ TRẢ KẾT QUẢ * Phụ lục 3: Sơ đồ tổ chức thiết bị làm việc văn phòng UBND quận Cẩm Lệ * Phụ lục 4: Giao diện sổ đăng ký văn đến máy tính Phụ lục 5: Giao diện sổ đăng ký văn máy tính * Phụ lục 6: Hình ảnh số thiết bị làm việc phịng Văn thư UBND quận Cẩm Lệ ... hành văn bản: Tên quan, tổ chức ban hành văn UBND quận Thanh Khê: ỦY BAN NHÂN DÂN QUẬN CẨM LỆ Tên quan, tổ chức ban hành văn Văn phòng HĐND UBND quận Cẩm Lệ: UBND QUẬN CẨM LỆ VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND. .. thiết khách quan phải tồn văn phòng quan, đơn vị CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN CẨM LỆ 2.1 Khái quát UBND quận Cẩm Lệ Cẩm Lệ quận Quận Đà Nẵng thành lập... cơng tác văn phịng Văn phòng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ Chương 3: Đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn phòng Văn phòng HĐND UBND Quận Cẩm Lệ CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG