Khảo sát công tác văn phòng của trường đại học nội vụ hà nội

MỤC LỤC NÓI ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 2 2. Mục tiêu của đề tài 2 3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2 4. Nguồn tài liệu tham khảo 3 5. Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 3 7. Bố cục của đề tài 4 Phần I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5 1.1.1. Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 5 1.1.2. Nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 5 1.2.3. Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 6 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8 1.2.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8 1.2.1.1. Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8 1.2.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8 1.2.2. Cơ cấu tổ chức 10 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 12 1. Khái niệm Công tác Văn thư 12 2. Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: 12 2.1. Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp 13 2.1.1. Tình hình tổ chức công tác Văn thư 13 2.1.2. Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 13 2.1.3. Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng 14 2.2. Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ 14 2.2.1. Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ 14 2.2.2. Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư 15 2.2.3. Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 16 2.3. Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư 16 2.3.1. Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản 16 2.3.2. Tình hình ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Phòng Hành chính – Tổng hợp 18 2.3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 18 2.3.3.1 Việc trình ký văn bản 19 2.3.3.2. Đóng dấu văn bản đi 19 2.3.3.3. Đăng ký văn bản đi 19 2.3.3.4. Chuyển giao văn bản đi 19 2.3.3.5. Lập tập lưu văn bản 20 2.3.4. Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20 2.3.4.1. Tiếp nhận văn bản 20 2.3.4.2. Đăng ký văn bản đến: 21 2.3.4.3.Trình văn bản đến: 21 2.3.4.4. Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 21 2.3.4.5. Phân phối chuyển giao văn bản: 21 2.3.5. Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 22 2.3.6. Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư 22 2.4. Nhận xét về công tác Văn thư 23 2.4.1. Nhứng thuận lợi 23 2.4.2. Những khó khăn 24 2.4.3. Những ý kiến đóng góp, kiến nghị 25 PHẦN III. KẾT LUẬN VÀ ĐỂ XUẤT KIẾN NGHỊ 26 3.1. Đánh giá chung 26 3.1.1. Ưu điểm 26 3.1.2. Nhược điểm 27 3.1.3. Nguyên nhân 27 3.2. Đề xuất, kiến nghị 28 PHỤ LỤC

MỤC LỤC

NÓI ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 2

2 Mục tiêu của đề tài 2

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 2

4 Nguồn tài liệu tham khảo 3

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 3

7 Bố cục của đề tài 4

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 5

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 5

1.1.1 Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 5

1.1.2 Nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 5

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: 6

1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8

1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 8

1.2.1.1 Chức năng của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8

1.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính – Tổng hợp 8

1.2.2 Cơ cấu tổ chức 10

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ 12

1 Khái niệm Công tác Văn thư 12

2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây: 12

2.1 Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp 13

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư 13

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư 13

2.1.3 Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng 14

2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ 14

2.2.1 Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ 14

2.2.2 Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư 15

2.2.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 16

2.3 Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư 16

2.3.1 Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản 16

2.3.2 Tình hình ban hành văn bản của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Phòng Hành chính – Tổng hợp 18

2.3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 18

2.3.3.1 Việc trình ký văn bản 19

2.3.3.2 Đóng dấu văn bản đi 19

2.3.3.3 Đăng ký văn bản đi 19

2.3.3.4 Chuyển giao văn bản đi 19

2.3.3.5 Lập tập lưu văn bản 20

2.3.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 20

2.3.4.1 Tiếp nhận văn bản 20

2.3.4.2 Đăng ký văn bản đến: 21

2.3.4.3.Trình văn bản đến: 21

2.3.4.4 Xem xét nội dung, giao việc cho các đơn vị: 21

2.3.4.5 Phân phối chuyển giao văn bản: 21

2.3.5 Tình hình quản lý và sử dụng con dấu của Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 22

2.3.6 Trang thiết bị làm việc của cán bộ Văn thư 22

2.4 Nhận xét về công tác Văn thư 23

2.4.1 Nhứng thuận lợi 23

2.4.2 Những khó khăn 24

2.4.3 Những ý kiến đóng góp, kiến nghị 25

PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỂ XUẤT KIẾN NGHỊ 26

3.1 Đánh giá chung 26

3.1.1 Ưu điểm 26

3.1.2 Nhược điểm 27

3.1.3 Nguyên nhân 27

3.2 Đề xuất, kiến nghị 28

PHỤ LỤC 30

LỜI NÓI ĐẦU

Ngày nay, bộ máy văn phòng với đội ngũ nhân viên và người quản lýkhông thể thiếu ở bất cứ cơ quan tổ chức nào Tuy nhiên, nguồn nhân lực vừa cóchuyên môn để thực hiện các nghiệp vụ văn phòng, vừa có trình độ quản lý tạicác cơ quan còn thiếu rất nhiều

Xuất phát từ nhu cầu của xã hội và năng lực đáp ứng của Nhà trường,năm 2012, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã ra quyết định số 214/QĐ-ĐHNVngày 24 tháng 04 năm 2012 thành lập Khoa Quản trị văn phòng thuộc Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội

Với phương châm gắn liền giữa lý luận và thực tiễn trong công tác đào tạocủa Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nói chung và Khoa Quản trị văn phòng nóiriêng: lấy lý luận làm điểm tựa, làm cơ sở cho thực tiễn và ngược lại là thực tiễn bổsung những kiến thức mới, cập nhật mới và làm phong phú thêm kho tàng lý luận

Để đáp ứng được phuong châm đó, Khoa Quản trị văn phòng đã thực hiện

Kế hoạch Thực tập cho sinh viên thuộc hệ Đại học khóa 2012 - 2016 tại các cơquan, đơn vị, tổ chức từ ngày 04/01/2015 đến 11/03/2016

Việc Thực tập này giúp cho sinh viên với công việc tại cơ quan, vận dụngnhững kiến thức lý thuyết đã được học khi ngồi trên ghế nhà trường vào công việcthực tế trên cơ quan Đó cũng là dịp cho sinh viên củng cố, tổng hợp lại kiến thức,tập luyện phẩm chất đạo đức của một quản trị viên, là cơ hội cho sinh viên đúc rútnhững kinh ngiệm làm việc, giao tiếp, phục vụ cho công việc sau này

Em xin chân thành cảm ơn Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội, cùng tất cả các thầy cô giáo đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ cho em trongsuốt quá trình học tập, nghiên cứu

Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo, cán bộ, công nhân viên Phòng Hànhchính – Tổng hợp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã dành thời gian quý báu củamình để hướng dẫn, chỉ dạy những kiến thức vô cùng quý báu trong suốt thời gianthực tập và giúp em hoàn thành bài báo cáo này

Tuy đã có nhiều cố gắng, nhưng bài báo cáo này của em không tránh khỏithiếu sót, rất mong nhận được sự góp ý của thầy cô giáo và các bạn

Em xin chân thành cảm ơn!!!

1 Lý do chọn đề tài

Thực tập tốt nghiệp giúp em củng cố, nâng cao kiến thức đã được trang

bị, hệ thống hóa những kiến thức cơ bản thuộc chuyên ngành Quản trị vănphòng

Giúp em từng bước gắn liền học với thực hành, lý luận gắn liền với thựctiễn, tiếp cận, thâm nhập và bước đầu vận dụng kiến thức được học vào thực tế

Giúp làm quen và tăng cường các kỹ năng ngành nghề, năng lực chuyênmôn đã được đào tạo

Trong tình hình phát triển của Đất nước hiện nay thì việc khảo sát và đề raphương hướng hoạt động của Phòng Hành chính – Tổng hợp trở nên vô cùngcấp thiết

Vì vậy, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “ Khảo sát công tác văn phòng củaTrường Đại học Nội vụ Hà Nội” làm đề tài của mình

2 Mục tiêu của đề tài

Tìm hiểu và khảo sát toàn bộ hoạt động của công tác văn phòng củaTrường Đại hoc Nội vụ Hà Nội

Nghiên cứu, phân tích về tổ chức công tác Văn thư – Lưu trữ của cơ quan(sau đây viết tắt là VT – LT), từ đó tìm ra những kết quả đạt được, những hạnchế còn đang tồn tại và nguyên nhân của những hạn chế đó

Trên cơ sở của lý luận, thực tiễn và đánh giá đúng đắn về thực trạng VT –

LT để đưa ra những đề xuất, kiến nghị các giải pháp có tính khả thi cao áp dụngcho cơ quan trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động trong thời gian tới

Trên cơ sở lý luận và thực tiễn đánh giá đúng đắn về thực trạng kỹ năngsoạn thảo văn bản của cơ quan

3 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của bài báo cáo là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội;Phòng Hành chính; công tác Văn thư của Văn phòng

Phạm vi nghiên cứu là Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tuy nhiên, để hoànthiện được bài báo cáo, đề tài cũng tập trung nghiên cứu một số vấn đề liên quan

đến cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cơ quan có liên quan.

Do hạn chế về mặt thời gian, hơn nữa bản thân còn là một sinh viên, trình độhọc vấn còn nhiều hạn chế, khả năng vận dụng các nguồn tư liệu hết sức khó khăn,cho nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu xót và chỉ dừng ở mức nghiên cứubước đầu

4 Nguồn tài liệu tham khảo

Do còn nhiều khó khăn về nguồn tư liệu cũng như số liệu thực tế nên đểphục vụ nghiên cứu đề tài này em chủ yếu dùng các tài liệu như:

- Hiến pháp Việt Nam 1992;

-Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư;

-Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ về hướngdẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/08/2001 của Chính phủ về Quản

lý và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi,

bổ sung một số điều của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

- Một số tài liệu tra cứu trên mạng, cùng với giáo trình của các môn học

đã được học

5 Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Có một số bài báo, tạp trí về VT-LT, một số bài báo cáo về công tác vănphòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

6 Phương pháp nghiên cứu

Bài báo cáo đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp phân tích;

- Phương pháp thống kê;

- Phương pháp so sánh;

- Phương pháp tổng hợp;

- Phương pháp duy vật biện chứng;

- Phương pháp phỏng vấn, đối thoại;

Phần I: Khảo sát công tác Văn phòng tại cơ quan;

Phần II: Chuyên đề tự chọn: Tìm hiểu công tác văn thư;

Phần III: Kết luận và đề xuất kiến nghị

Phần I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

1.1.1 Chức năng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội là đơn vị sự nghiệp trực thuộc Bộ Nội vụ,

có chức năng: Tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng vàthấp hơn trong lĩnh vực công tác nội vụ và các ngành nghề khác có liên quan;nghiên cứu khoa học và triển khai áp dụng tiến bộ khoa học công nghệ phục vụphát triển kinh tế - xã hội

1.1.2 Nhiệm vụ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

- Xây dựng và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm năm vàhàng năm phát triểnTrường phù hợp với chiến lược phát triển giáo dục, quy hoạchmạng lưới các trường cao đẳng của Nhà nước trình cấp có thẩm quyền ban hành và

tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt;

- Tổ chức đào tạo nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, trung cấp và nghề vềcác ngành học(hoặc các chuyên ngành) Quản trị nhân lực, Quản lý văn hóa, Quảntrị văn phòng,Văn thư, Lưu trữ, Hành chính văn phòng, Thông tin thư viện, Thư kývăn phòng, Tin học và các ngành, nghề khác có liên quan khi được các cơ quan cóthẩm quyền cho phép và theo qui định của pháp luật

- Đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ đội ngũ cán

bộ, công chức làm công tác văn thư, lưu trữ và các lĩnh vực khác theo yêu cầu củacác cơ quan, tổ chức và phù hợp với năng lực đào tạocủa Trường

- Xây dựng chương trình, giáo trình, kế hoạch giảng dạy và học tập đối vớingành nghề Trường được phép đào tạo trên cơ sở chương trình khung do Bộ Giáodục và Đào tạo ban hành

- Biên soạn và duyệt giáo trình để sử dụng trong Trường trên cơ sở thẩmđịnh của Hội đồng thẩm định giáo trình do Hiệu trưởng thành lập

- Tổ chức đào tạo và các hoạt động giáo dục theo mục tiêu chương trình đàotạo ngành, nghề đã được Bộ Giáo dục và Đào tạo và cơ quan quản lý có thẩm

quyền cho phép; công nhận tốt nghiệp, cấp văn bằng, chứng chỉ theo quy định.

- Triển khai thực hiện hoạt động nghiên cứu khoa học - công nghệ, kết hợpđào tạo với nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ trong công tácgiáo dục và đào tạo nhằm tiếp cận với khoa học hiện đại, tiên tiến của các nước trênthế giới và khu vực

- Tổ chức thực hiện các dịch vụ khoa học, công nghệ, sản xuất phù hợp vớingành nghề đào tạo của Trường theo qui định của pháp luật

- Tổ chức và thực hiện công tác hợp tác quốc tế về đào tạo, nghiên cứu khoahọc theo chức năng, nhiệm vụ được giao và theo qui định của Nhà nước

- Huy động, quản lý và sử dụng các nguồn lực nhằm thực hiện mục tiêu giáodục, đào tạo; hợp tác, liên kết với các cơ quan, tổ chức hữu quan nhằm phát triển,nâng cao chất lượng giáo dục đào tạo, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế – xã hội;

- Tổ chức tuyển sinh và quản lý học sinh, sinh viên theo qui định

- Phối hợp với gia đình, các tổ chức, cá nhân trong hoạt động giáo dục, đàotạo học sinh, sinh viên

- Quản lý về tổ chức bộ máy, biên chế; xây dựng đội ngũ cán bộ, giảng viên,nhân viên đáp ứng yêu cầu phát triển của Trường

- Quản lý, sử dụng cơ sở vật chất, tài chính, tài sản, đất đai được giao theoqui định

- Thực hiện chế độ báo cáo với Bộ Nội vụ và các cơ quan quản lý Nhà nước

về các hoạt động của trường theo quy định của pháp luật

-Thực hiện các nhiệm vụ khác theo nhiệm vụ, quyền hạn của Trường và quiđịnh của pháp luật

1.2.3 Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội: (Phụ lục I)

Cơ cấu tổ chức của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội bao gồm:

1 Ban giám hiệu, gồm: Hiệu trưởng và các Phó Hiệu trưởng

2 Hội đồng khoa học và đào tạo, các Hội đồng tư vấn khác

3 Các phòng chức năng:

- Phòng Quản lý đào tạo

- Phòng Tổ chức cán bộ

- Phòng Hành chính - Tổng hợp

- Phòng Kế hoạch - Tài chính

- Phòng Quản trị - Thiết bị

- Phòng Khảo thí và bảo đảm chất lượng

- Phòng Quản lý khoa học và sau đại học

- Phòng Hợp tác quốc tế

- Phòng Công tác sinh viên

4 Các khoa:

- Khoa Tổ chức xây dựng chính quyền

- Khoa Tổ chức Quản lý nhân lực

- Khoa Hành chính học

- Khoa Văn thư - Lưu trữ

- Khoa Quản trị văn phòng

- Khoa Văn hoá - Thông tin và xã hội

- Khoa Nhà nước và pháp luật

- Khoa Khoa học Chính trị

- Khoa Đào tạo tại chức và bồi dưỡng

5 Các tổ chức khoa học-công nghệ và dịch vụ:

- Viện Nghiên cứu và phát triển Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

- Trung tâm Tin học

- Trung tâm Ngoại ngữ

- Trung tâm Thông tin Thư viện

- Tạp chí Đại học Nội vụ

- Ban Quản lý ký túc xá

6 Cơ sở đào tạo trực thuộc:

- Trung tâm đào tạo nghiệp vụ văn phòng và dạy nghề

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại Miền Trung

- Cơ sở Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tại thành phố Hồ Chí Minh

7 Đảng Bộ Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

8 Công đoàn Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

9 Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

định205/QĐ-Phòng Hành chính Tổng hợp là đơn vị thuộc Trường Đại học Nội vụ HàNội, có chức năng tham mưu, giúp việc Hiệu trưởng thực hiện quản lý về côngtác hành chính, lễ nghi, khánh tiết, văn thư, lưu trữ, cải cách hành chính; thi đuakhen thưởng, pháp chế; thông tin, tổng hợp của Trường; điều phối hoạt động củacác đơn vị thuộc Trường theo chương trình, kế hoạch làm việc

1.2.1.2 Nhiệm vụ và quyền hạn của Phòng Hành chính – Tổng hợp

 Thực hiện công tác hành chính

Đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trongTrường để triển khai thực hiện chương trình, kế hoạch công tác; truyền đạt cácquyết định, chỉ thị, thông báo của Trường đến các đơn vị và cá nhân trong toànTrường;

Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy chế trong Trường (Nội quy

cơ quan, quy chế văn hoá công sở,quy chế sử dụng hội trường, phòng họp, nhàkhách, …) theo quy định;

Thực hiện công tác văn thư - lưu trữ của Trường; xây dựng quy chế vàhướng dẫn các đơn vị thực hiện quy chế công tác văn thư - lưu trữ theo quy địnhcủa Trường và của Nhà nước;

Thực hiện nhiệm vụ kiểm soát văn bản và chịu trách nhiệm về thể thức vănbản do Trường ban hành; Chứng thực văn bằng, chứng chỉ, bảng điểm của sinh

viên do Trường cấp và các loại văn bản do Trường ban hành;

Quản lý và điều phối sử dụng hội trường, phòng họp, nhà khách, phòngtruyền thống của Trường;

Xây dựng và thực hiện công tác cải cách hành chính, quản lý chất lượngtheo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001-2008 trong Trường Hướng dẫn các đơn vị xâydựng các quy trình thủ tục hành chính thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ củađơn vị Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý hành chính củaTrường;

Quản lý và tổ chức in ấn: phong bì, lịch, tờ rơi, giới thiệu… Tiếp nhận,quản lý quà tặng và vật phẩm lưu niệm của Trường;

Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường cho công chức, viên chức và lao độnghợp đồng của Trường theo uỷ nhiệm của Ban Giám hiệu;

Thực hiện công tác lễ tân, lễ nghi, khánh tiết của Trường; phối hợp vớicác đơn vị liên quan thực hiện công tác chuẩn bị cho việc tổ chức các cuộc họp,hội nghị, hội thảo và sự kiện lớn của Trường; thông báo thành phần, thời gian,địa điểm, nội dung và báo cáo quân số trong cuộc họp của Trường

Phối hợp với Công đoàn Trường và các đơn vị liên quan thực hiện việchiếu, hỉ, thăm hỏi ốm đau đối với công chức, viên chức, người lao động trongTrường và các cơ quan có quan hệ công tác với Trường

Thực hiện công tác y tế trường học, mua bảo hiểm ý tế, phòng chống dịchbệnh, vệ sinh an toàn thực phẩm và chăm lo bảo vệ sức khoẻ ban đầu cho côngchức, viên chức, người lao động và học sinh, sinh viên trong trường;

Thực hiện công tác vệ sinh, chăm sóc cây xanh trong trường;

Tổ chức thực hiện bếp ăn cho công chức, viên chức, người lao động

 Công tác thi đua,khen thưởng và công tác pháp chế

Thường trực Hội đồng thi đua, khen thưởng của Trường;

Tổ chức theo dõi và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng đối với côngchức, viên chức, người lao động trong Trường;

Tham mưu và hướng dẫn hoàn thiện các thủ tục hồ sơ đề nghị xét phong tặng

các chức danh, danh hiệu trình cấp có thẩm quyền theo quy định của pháp luật;

Thực hiện công tác pháp chế của Trường: Tuyên truyền phổ biến giáo dụcpháp luật cho công chức, viên chức,người lao động trong Trường; kiểm tra, ràsoát, hệ thống hoá văn bản; thẩm định các quy định, quy chế, quy tắc, nội quytrong Trường bảo đảm thực hiện theo đúng quy định của pháp luật

 Thực hiện công tác thông tin, tổng hợp

Thực hiện công tác thống kê, tổng hợp, báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất

về các nhiệm vụ của Trường theo quy định;

Lập lịch công tác tuần, thông báo kết luận giao ban, các cuộc họp khác vàtheo dõi thực hiện các kết luận của Ban Giám hiệu;

Thực hiện công tác thư ký cho Ban Giám hiệu;

Quản lý, điều phối hệ thống thông tin điện thoại, máy fax trong Trường

 Thừa lệnh Hiệu trưởng ký các văn bản,giấy tờ có liên quan theo phân cấp quản lý của Hiệu trưởng;

 Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Phòng Hành chính – Tổng hợp (xem Phụ lục II)

Tùy theo tính chất, quy mô tổ chức của mỗi cơ quan mà văn phòng được

tổ chức mang tính chất riêng phù hợp Phòng Hành chính – Tổng hợp có đầy đủcác bộ phận biên chế nhân viên cần thiết để đảm bảo hoạt động một cách độc lậpnhưng tác động đến sự vận hành chung của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng hoạt động dưới sự điều hành của Hiệu trưởng và các Phó Hiệutrưởng

Hiện nay, Phòng Hành chính – Tổng hợp có 24 cán bộ, nhân viên, trong

đó có 10 cán bộ nhân viên biên chế và 14 Nhân viên hợp đồng

Bộ máy của Phòng Hành chính – Tổng hợp bao gồm các bộ phận và sốlượng như sau:

- Quyền Trưởng phòng: 01 người

1.3 Mô tả vị trí việc làm cho từng vị trí của Phòng Hành chính – Tổng hợp

Bản mô tả vị trí việc làm cho từng vị trí của Phòng Hành chính – Tổng hợp (xem phụ lục III)

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ TỰ CHỌN: TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ

1 Khái niệm Công tác Văn thư

Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụcho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,các cơ quan Nhà nước, các tổ chức kinh tế, tổ chức Chính trị - Xã hội, các đơn

vị Vũ trang Nhân dân (dưới đây gọi chung là các cơ quan, tổ chức) Từ kháiniệm trên ta có thể thấy rằng công tác văn thư có mặt ở hầu hết các cơ quan, đơn

vị Hoạt động này trở thành hoạt động thường xuyên ở cơ quan, góp phần khôngnhỏ trong việc nâng cao chất lượng quản lý của cơ quan và trong một chừngmực nhất định nó quyết định hiệu quả hoạt động của bộ máy nhà nước

Công tác văn tại Phòng Hành chính – Tổng hợp của Trường Đại học Nội vụ

Hà nội đóng vai trò hết sức quan trọng, được thể hiện ở những điểm sau:

Công tác văn thư là sợi dây liên hệ giữa cơ quan, tổ chức, quần chúngnhân dân và các cơ quan với nhau Công tác văn thư góp phần nâng cao chấtlượng và hiệu quả công việc, đảm bảo tính hiệu lực pháp lý của văn bản

Công tác văn thư được xác định như một hoạt động, một mắt xích quantrọng không thể thiếu trong hoạt động của bộ máy quản lý của Phòng Hành chính– Tổng hợp Cho nên, làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việccủa cơ quan nhanh chóng, chính xác, khoa học, đảm bảo được bí mật của cơ quan

2 Nội dung Công tác văn thư bao gồm những nội dung dưới đây:

- Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạtđộng của các cơ quan, tổ chức

- Quản lý và sử dụng con dấu

Đây là hoạt động chiếm phần lớn trong hoạt động của Văn phòng Nhờcông tác văn thư mà việc trao đổi, cập nhật thông tin bằng văn bản được đảmbảo chính xác, kịp thời Giúp cơ quan giải quyết một cách nhanh chóng và hiệu

quả, đảm bảo tính pháp lý của giấy tờ qua khâu kiểm tra thể thức và nội dungcủa văn bản Tránh khỏi sai lầm và những sai lầm về tệ nan quan liêu giấy tờ,đồng thời giữ gìn và phản ánh đầy đủ quá trình hoạt động của cơ quan, cung cấpnguồn tư liệu cho lưu trữ cơ quan.

Như vậy, công tác Văn thư đóng một vai trò rất quan trọng, cần thiết đốivới một số cơ quan nói chung và Văn phòng nói riêng Xác định được điều đónên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và Phòng Hành chính – Tổng hợp TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội luôn chú trọng xây dựng và phát triển công tác Văn thư.Đảm bảo công tác Văn thư nhanh chóng, hiệu quả, chính xác, bí mật và khoahọc

2.1 Tình hình tổ chức và tình hình cán bộ làm công tác Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp

2.1.1 Tình hình tổ chức công tác Văn thư

Được sự quan tâm của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, của Phòng Hànhchính – Tổng hợp nên tình hình công tác Văn thư khá đảm bảo

Theo quy chế làm việc của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội thì Văn thưhoạt động theo cơ chế “Một cửa” Vì vậy,mọi văn bản, giấy tờ của Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội dù ở bất cứ nguồn nào thì cũng đều phải tập trung tại PhòngVăn thư để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký và chuyển giao văn bản

Đối với những văn bản không được đăng ký tại Phòng tiếp nhận và Vănthư thì chuyển cho Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng chịu trách nhiệm giảiquyết Tất cả các văn bản do Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các đơn vị trựcthuộc Trường làm ra đều phải tổng hợp về Văn thư để làm thủ tục ban hành

2.1.2 Tình hình cán bộ làm công tác Văn thư

Hiện nay, Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

có 02 cán bộ làm công tác Văn thư Cán bộ Văn thư của Phòng Hành chính –Tổng hợp được đào tạo nghiệp vụ về Văn thư – Lưu trữ nên thực hiện công táctốt, đạt hiệu quả, thường xuyên được đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ

để nâng cao tay nghề

Với vị trí quan trọng trong cơ quan nên phòng Văn thư được bố trí làmviệc tại một phòng riêng có nhiều trang thiết bị cần thiết cho quá trình làm việcnhư: máy tính, máy in, máy phô tô.

Nhiệm vụ chủ yếu của Văn thư đó là:

 Soạn thảo và ban hành văn bản:

- Quản lý văn bản đi

- Quản lý và giải quyết văn bản đến

- Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Quản lý và sử dụng con dấu

- Các loại con dấu

- Bảo quản con dấu

- Sử dụng con dấu

2.1.3 Công tác Văn thư dưới sự lãnh đạo của Trưởng phòng

Công tác Văn thư của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội do Trưởng phòngHành chính – Tổng hợp trực tiếp chỉ đạo, điều hành Bởi Văn thư là một mảnglớn và quan trọng trong hoạt động của văn phòng

Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm chung về công tác Văn thư –Lưu trữ đối với cấp trên

2.2 Quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư – Lưu trữ

2.2.1 Việc ban hành văn bản chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác Văn thư đặt dưới sự quản lý của Văn phòng với mục đích nângcao hiệu quản công tác Văn thư trong quá trình giải quyết công việc, đáp ứng

nhu cầu thực tế của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Công tác Văn thư ở PhòngHành chính – Tổng hợp luôn được quan tâm, chỉ đạo, giám sát, đôn đốc củaLãnh đạo, cán bộ Văn phòng đã làm rất tốt công tác này.

Thực hiện Thông tư liên tịch Số: 55/2005/TT-BNV/VPCP ngày06/05/2005 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kyc thuật trình bày vănbản; Nghị đinh số 110/2004/NĐ-CP của Chính phủ về công tác Văn thư…Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội luôn quan tâmđến việc cử cán bộ đi tập huấn chuyên môn nhằm nâng cao chất lượng cán bộvào mỗi năm

Công tác Văn thư của Phòng Hành chính – Tổng hợp nhận được sự quantâm của các cấp, các nghành bằng các văn bản chỉ đạo hướng dẫn nghiệp vụcông tác

Văn phòng thường tổ chức các cuộc họp giao ban hàng tháng để đề raphương hướng nhiệm vụ trong thời gian sắp tới tạp điều kiện cho công tác Vănthư ngày một đi vào hoạt động có nề nếp, hiệu quả và phục vụ đắc lực cho hoạtđộng của cơ quan

Nhìn chung, việc quản lý, chỉ đạo công tác Văn thư của Trường Đại họcNội vụ Hà Nội đã được thực hiện tốt Tuy nhiên, để công tác Văn thư đạt hiệuquả tốt hơn nữa thì cần có sự kiểm tra, đôn đốc và chỉ đạo thường xuyên vềnghiệp vụ đối với cán bộ Văn thư

2.2.2 Một số văn bản chỉ đạo, hướng dẫn về công tác Văn thư

Qua quá trình thực tập, khảo sát công tác Văn thư tại Phòng Hành chính –Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cho thấy cán bộ Văn thư thực hiện cácvăn bản do các cơ quan ban hành như: Chính phủ, Bộ Nội vụ Cục văn thư vàlưu trữ Nhà nước… ban hành nhằm chỉ đạo, hướng dẫn nghiệp vụ Cụ thể như:

- Luật số 01/2011/QH13 của Quốc hội ban hành ngày 11 tháng 11 năm

2011 về Luật lưu trữ;

- Nghị định số 58/2010/NĐ-CP ngày 24/08/2010 của Chính phủ về banhành và sử dụng con dấu;

- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan;

- Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26/11/2007 của Bộ Nội vụ vềhướng dẫn về kho lưu trữ chuyên dụng;

- Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 của Chính phủ về chitiết thi hành một số điều về Luật lưu trữ;

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/ năm 2004 của Chính phủ

về công tác Văn thư

Ngoài ra, để đảm bảo công tác văn thư thực hiện nhanh chóng, kịp thời vàchính xác, khoa học thì Phòng Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội còn có quy định và quy chế làm việc cho bộ phận văn thư

2.2.3 Tổ chức kiểm tra, đánh giá hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư

Cứ mỗi năm, Phong Hành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ HàNội lại tiến hành kiểm tra công tác Văn thư một lần Cách kiểm tra không theođịnh kỳ mà thường được tiến hành bất ngờ, đột xuất nhằm xem hoạt động Vănthư như thế nào Điều này đòi hỏi cán bộ văn thư luôn phải đề cao trách nhiệmcủa mình, làm việc nghiêm chỉnh theo quy định của Nhà nước, của Trường Đạihọc Nội vụ Hà Nội đề ra Tạo nên và giữ gìn nề nếp làm việc thống nhất vànghiêm túc

Qua việc kiểm tra, đánh giá này giúp cán bộ Văn thư rút kinh nghiệm vớinhững gì còn tồn tại đồng thời có phương hướng đề nghị lên cấp trên với nhữngđiểm cần thiết để phục vụ trong công tác của mình

2.3 Thực hiện các nội dung nghiệp vụ của công tác Văn thư

2.3.1 Tình hình soạn thảo văn bản, duyệt văn bản

 Soạn thảo văn bản

Việc soạn thảo văn bản thuộc chức năng nhiệm vụ của Phòng Hành chính– Tổng hợp nhằm đảm bảo hoạt động của cơ quan Trưởng phòng và các PhóTrưởng phòng là những người chỉ đạo, đôn đốc quá trình soạn thảo văn bản.

Công tác soạn thảo văn bản của Phòng Hành chính – Tổng hợp TrườngĐại học Nội vụ Hà Nội đảm bảo đúng và đầy đủ các thông tin về thể thức, nộidung và thẩm quyền ban hành

Thời gian qua, công tác soan thảo văn bản của cơ quan đã đảm bảo giảiquyết được nhiệm vụ được giao

Trình tự soạn thảo văn bản được thực hiện đúng theo quy định của cácvăn bản:

- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/ năm 2004 của Chính phủ về công tác Văn thư;

-Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/20011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Nghị định số 09/2010/ NĐ-CP ngày 08/02/2010 của Chính phủ sửa đổi

bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 củaChính phủ về công tác văn thư;

Qua đó Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã cụ thể hóa quy định vào tronghoạt động của mình

Tất cả các văn bản đi, đến đều phải thông qua Phòng Hành chính – Tổnghợp Văn phòng có trách nhiệm đăng ký văn bản, vào sổ công văn và chuyểnvào địa chỉ người có trách nhiệm giải quyết

Văn phòng chỉ tiếp nhận các văn bản , giấy tờ có nội dung thuộc thẩmquyền giải quyết của cơ quan Các văn bản do cán bộ chuyên môn trình, báo cáolên Thủ trưởng cơ quan phải chuyển quan văn phòng thẩm định về thể thức, nộidung trước khi trình ký

Đối với các văn bản phát hành của Hiệu trưởng, Phòng Hành chính –Tổng hợp phải ghi đầy đủ ký hiệu, số văn bản, ngày, tháng, năm, đóng dấu vàgửi đúng địa chỉ, đông thời lưu trữ và bản gốc

Để ngày càng nâng cao chất lượng các văn bản Trường Đại học Nội vụ Hà Nội,trong thời gian tới, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội sẽ tiếp tục chỉ đạo bộ phậnVăn thư, nhất là cán bộ Văn thư quan tâm hơn nữa trong công tác soạn thảo, banhành văn bản, triển khai thực hiện tốt Luật ban hành văn bản QPPL và các vănbản hướng dẫn thi hành, xây dựng kế hoạch bồi dưỡng nâng cao kỹ năng, nghiệp

vụ cho đội ngũ cán bộ làm công tác soạn thảo để hạn chế sai sót

2.3.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

Văn bản đến là toàn bộ các văn bản do cơ quan nhận được - Văn bản đi làtoàn bộ các văn bản do cơ quan gửi đi - Văn bản nội bộ là toàn bộ các văn bản

do cơ quan ban hành để sử dụng trong nội bộ cơ quan - Quản lý văn bản là ápdụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịpthời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơquan, tổ chức

Việc tổ chức quản lý văn bản đi của Phòng Hành chính – Tổng hợp đảmbảo nguyên tắc: tập tring, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo đúng quy trìnhcủa Nhà nước quy định

Số lượng văn bản phát hành của cơ quan tăng theo từng năm Mỗi năm cơquan ban hành hơn 2500 văn bản.

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi (Phụ lục IV)

2.3.3.1 Việc trình ký văn bản

Trình ký là một khâu nghiệp vụ của công tác Văn thư Văn bản sau khiđược in thì phải trình Hiệu trưởng, các Phó Hiệu trưởng hoặc Trưởng phòngHành chính – Tổng hợp ký theo thẩm quyền ban hành

Trước khi ký, văn thư là người kiểm tra, rà soát lại văn bản xem đã đầy đủ

về mặt nội dung và hình thức hay chưa Việc trình ký có thể do cán bộ văn thưhoặc do cán bộ chuyên môn soạn thảo ra văn bản thực hiện

2.3.3.2 Đóng dấu văn bản đi

Văn bản sau khi được Thủ trưởng ký phải quay về phòng văn thư Ở đâycán bộ văn thư có trách nhiệm xem xét lại một lần nữa toàn bộ văn bản Xemchữ ký ở phần thẩm quyền có đúng hay chưa, sau đó văn thư mới tiến hành ghi

số và ngày tháng cho văn bản

2.3.3.3 Đăng ký văn bản đi

Việc đăng ký văn bản đi trong công tác Văn thư ở Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội được thực hiện bằng phương pháp truyền thống đó là lập sổ văn bản đi

2.3.3.4 Chuyển giao văn bản đi

Việc chuyển giao văn bản đi được cán bộ Văn thư thực hiện một cáchnhanh chóng, kịp thời và chuyển giao trong ngày sau khi làm thủ tục phát hànhxong

Khi tiến hành gửi văn bản, cán bộ Văn thư tiến hành ghi các thông tinvaofphong bì đầy đủ, rõ ràng, đặc biệt là phần nơi nhận, ghi rõ họ tên, địa chỉcủa cơ quan, cá nhân nhận văn bản theo đúng thẩm quyền

Việc tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi của cán bộ Văn thư phòngHành chính – Tổng hợp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội làm khá tốt, văn bảnđược gửi đi đúng địa chỉ, đúng thẩm quyền giải quyết công việc, đảm bảonguyên tắc tập trung, nhanh chóng, kịp thời, chính xác và khoa học Thực hiện

đúng theo quy định chung của Nhà nước góp phần nâng cao chất lượng quản lýNhà nước bằng văn bản Song vẫn còn tồn tại một số khuyết điểm trong toàn bộquy trình.

2.3.3.5 Lập tập lưu văn bản

Đây là khâu cuối cùng trong quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết vănbản đi đối với công tác Văn thư Để phục vụ mục đích giải quyết công việc hằngngày và mục đích lâu dài, các văn bản đi của cơ quan được lưu lại 2 bản: mộtbản lưu ở văn thư, một bản giao cho các đơn vị soạn thảo Các bản lưu này đượcsắp xếp một cách khoa học, dễ tra tìm

Trong quá trình thực tập tại cơ quan thì em nhận thấy rằng công tác quản

lý bản lưu của cơ quan được tổ chức khá tốt, đảm bảo các văn bản được banhành ra đều được giữ lại để phục vụ cho hoạt động hằng ngày của cơ quan

Tuy nhiên, việc lập tập lưu còn chưa được tiến hành đầy đủ, còn tìnhtrạng văn bản cho vào bỏ gói rồi cho vào lưu trữ

2.3.4 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

Khái niệm văn bản đến: là tất cả các công văn giấy tờ đơn vị nhận được từbên ngoài cơ quan gửi đến

Nhìn chung thì văn bản gửi đến cơ quan tương đối nhiều nên khi văn bảnđến vào ngày tháng năm thì cán bộ Văn thư nhập dữ liệu vào ngày tháng năm

đó Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến ở Trường Đại học Nội vụ

Hà Nội tuân theo trình tự, quy định rõ ràng.

Sơ đồ hóa quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến (Phụ lục V)

2.3.4.1 Tiếp nhận văn bản

Tiếp nhận văn bản là khâu nghiệp vụ đầu tiên của cán bộ văn thư trongquy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

- CBVT xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng công văn gửi cho

cơ quan hay không, cái nào không đúng chuyển thường trực để trả lại cho nhânviên Bưu điện

- Sau đó CBVT có nhiệm vụ bóc bì, sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách