luận văn lưu trữ học Khảo sát công tác văn phòng của Uỷ ban nhân dân phường thanh lương

Nhận xét công tác quản lý, phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng Văn phòng UBND Phường có 3 cán bộ văn phòng ngang cấp trực tiếp giúpviệc cho Chủ tịch UBND Phường quản lý các mặ

LỜI NÓI ĐẦU

Đất nước đang trên con đường đổi mới, nền tảng để nền kinh tế phát triểnvững mạnh là hệ thống chính trị của Đảng và Nhà nước phải ổn định và khôngngừng phát triển Để giúp cho công tác quản lý và điều hành của bộ máy quản lýNhà nước các cấp nói chung và các công ty nói riêng ngày càng đạt được hiệu quảcao hơn thì công tác Văn phòng và Văn thư Lưu trữ giữ một vị trí rất quan trọngtrong công tác tham mưu giúp việc cho hoạt động của các cơ quan, tổ chức

Để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ của đất nước trên mọi mặt của xã hội; Đồngthời thực hiện chủ trương của Đảng và Nhà nước về việc đẩy mạnh “cải cách hànhchính” Đặc biệt là từ khi đất nước ta chính thức ra nhập tổ chức Thương mại thếgiới (WTO) Thì công tác văn phòng càng phải thể hiện rõ vị trí, chức năng, vai trò

và tầm quan trọng của mình, đòi hỏi phải ngang tầm với các ngành khoa học khác

Nhằm giúp học sinh nắm vững lý thuyết đã học đồng thời đưa lý luận vàothực tiễn, với phương châm “học đi đôi với hành”; “Nhà trường gắn liền với thựctế” Trường Cao đẳng Văn thư - Lưu trữ TWI ( nay là Trường Cao đẳng Nội vụ) đãxây dựng kế hoạch thực tập tốt nghiệp hệ Trung cấp - Hành chính Văn phòng K9tại các cơ quan

Được sự đồng ý tiếp nhận của Thường trực Uỷ ban Nhân dân (UBND)phường Thanh Lương, em đã đến thực tập tại văn phòng cơ quan từ ngày 01 tháng

4 đến ngày 11 tháng 7 năm 2008 về công tác Hành chính Văn phòng (HCVP) vàcông tác Văn thư - Lưu trữ

Được thực tập tại UBND phường Thanh Lương quận Hai Bà Trưng Thành phố Hà Nội là một niềm vinh dự đối với em, đây cũng là dịp giúp em hiểu

-rõ hơn về nơi mình sinh sống và cũng là mong muốn được thực hành những lýthuyết được học trong nhà trường nhằm nâng cao nghiệp vụ của bản thân Trongthời gian thực tập em đã được sự giúp đỡ tận tình của các bác, các chú trong banlãnh đạo, đã giúp em hoàn thành tốt đợt thực tập này

Nội dung bản báo cáo gồm các phần sau:

PHẦN I: KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN PHƯỜNG THANH LƯƠNG

Phần II : Nội dung và kết quả thực tập

PHẦN III: KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT

PHẦN 1 KHẢO SÁT CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

CỦA UBND PHƯỜNG THANH LƯƠNG:

I CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN, CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND PHƯỜNG THANH LƯƠNG:

Phường Thanh Lương là một Phường ven đô, nằm ở phía Nam quận Hai BàTrưng, thành phố Hà Nội, phía Đông tiếp giáp với sông Hồng, phía Tây giáp vớiphường Thanh Nhàn , phía Nam giáp với phường Vĩnh Tuy, phía Bắc giápphường Bạch Đằng, phường Đống Mác

Tổng diện tích đất tự nhiên của phường Thanh Lương là 1,66km2 Hiện nayPhường chia thành 12 Khu dân cư - 72 Tổ dân phố gồm 22156 nhân khẩu

Về Tình hình kinh tế: Trước kia đây là một Phường ven đô nghèo.Tuy nhiên

trong thời gian gần đây, thực hiện chủ trương của nhà nước đẩy mạnh Công nghiệphoá- Hiện đại hoá nền kinh tế của Phường đang có bước chuyển biến mạnh mẽ

Về chính trị - xã hội: Tình hình an ninh chính trị ổn định, Đảng bộ phườngThanh Lương có 900 Đảng viên sinh hoạt tại 16 chi bộ Nhân dân luôn tin tưởngvào sự lãnh đạo chính quyền địa phương, trật tự an toàn xã hội luôn được giữ vững

Về Văn hoá- Xã hội: Công tác chính sách luôn được quan tâm, hàng năm cácđối tượng chính sách xã hội như: Thương binh - liệt sỹ, gia đình có công với cáchmạng, đối tượng hộ nghèo đÒu được Đảng và chính quyền địa phương quan tâm

Công tác giáo dục đào tạo phát triển đồng đều ở 3 cấp học Hiện nay trườngTiểu học và THCS đều đạt trường chuẩn quốc gia

Sự nghiệp Y tế được quan tâm, công tác chăm sóc sức khoẻ ban đầu chonhân dân được đảm bảo, trạm Y tế được xây dựng 2 tầng với đầy đủ trang thiết bị

Công tác Thông tin, văn hoá phát triển mạnh Các thiết chế về văn hoá đượcxây dựng đảm bảo nh nhà văn hoá, thư viện

1 Chức năng của UBND phường Thanh Lương

- Căn cứ Hiến pháp nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt năm 1992 đã đượcsửa đổi, bổ sung Theo Nghị Định số 51/2001/QH 10 ngày 25 tháng 12 năm 2001của QH khóa X, kỳ họp thứ 10.

- Căn cứ Luật tổ chức Hội Đồng nhân dân và UBND ngày 26 / 11 / 2003

- Căn cứ vào luật tổ chức Chính Phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001

UBND phường Thanh Lương chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, Luật,các văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND cùng cấpnhằm đảm bảo thực hiện chủ trương biện pháp phát triển kinh tế xã hội, củng cốQuốc phòng an ninh và thực hiện các chính xách khác trên địa bàn

2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Thanh Lương:

2.1 Trong lĩnh vực quản lý Nhà nước

UBND Phường thống nhất quản lý Hành chính ở địa phương về Kinh tế, Xãhội, Giáo dục, Văn hoá, An ninh - Quốc phòng nhằm đảm bảo cho Hiến pháp vàPháp luật được thực hiện ở địa phương

2.2 Trong lĩnh vực Pháp luật.

UBND phường Thanh Lương ban hành các quyết định, chỉ thị về cụ thể hoácác văn bản của Nhà nước Kiến nghị sửa đổi hoặc bãi bỏ các văn bản không phùhợp với thực tiễn Tổ chức công tác hộ tịch, hộ khẩu thực hiện công tác chứngthực, quyết định xử lý vi phạm hành chính, tuyên truyền phổ biến pháp luật

2.3 Trong lĩnh vực xây dựng chính quyền.

UBND phường Thanh Lương chịu trách nhiệm chủ yếu trong tổ chức, chỉđạo thực hện bầu đại biểu Quốc hội và HĐND nh phối hợp với thường trựcHĐND, MTTQ chuẩn bị công tác bầu cử Quốc hội và HĐND cùng cấp

2.4 Trong lĩnh vực kiểm tra giám sát.

UBND phường Thanh Lương kiểm tra giám sát việc thi hành giám sát Hiếnpháp, Pháp luật, các văn bản của cơ quan Nhà nước và Nghị quyết của HĐND

3 Cơ cấu tổ chức của UBND phường Thanh Lương.

Lãnh đạo UBND phường Thanh Lương do HĐND cùng cấp bầu ra gồm: 05thành viên: trong đó có 01 chủ tịch, 02 phó chủ tịch, 2 uỷ viên

Các bộ phận tham mưu giúp việc: là cơ quan làm việc của UBND với chứcnăng quản lý trên địa bàn phường theo đúng chức năng và phạm vi của mình gồm:

* Sơ đồ cơ cấu tổ chức của UBND phường Thanh Lương phụ lục 1

II KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ, HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG:

1 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng HDND-UBND phường Thanh Lương 1.1 Chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng,

1.1.1 Chức năng tham mưu tổng hợp

Nghiên cứu, đề xuất tham mưu cho lãnh đạo để công tác điều hành có hiệuquả Xây dựng kế hoạch cho UBND, theo dõi đôn đốc các bộ phận trong việcchuẩn bị đề án Tổ chức thống nhất việc ban hành văn bản của cơ quan, tổ chứcquản lý công tác Văn thư - Lưu trữ

1.1.2 Chức năng hậu cần.

Là chức năng cung ứng những điều kiện về vật chất phục vụ cho quá trìnhhoạt động của UBND phường nhằm đạt được những mục tiêu đề ra và hoàn thànhnhiệm vụ mà cơ quan Nhà nước cấp trên giao

1.1.3 Chức năng tiếp dân.

Tiếp nhận hồ sơ hành chính, đơn thư, thực hiện công tác chứng thực

1.1.4 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND - UBND

Để thực hiện chức năng trên Văn phòng UBND phường có nhiệm vụ trựctiếp giúp việc cho Thường trực HĐND và UBND các công việc sau:

- Tổ chức thu nhận các thông tin đồng thời xử lý các thông tin đảm bảo phảnánh thường xuyên, kịp thời, chính xác trong các lĩnh vực công tác phục vụ cho sựlãnh đạo và chỉ đạo của thường trực HĐND - UBND Phường

- Xây dựng chương trình công tác cho thường trực HĐND - UBND phường,giúp Chủ tịch, Phó Chủ tịch UBND quản lý việc thực hiện chương trình xây dựng

- Phối hợp cùng các bộ phận, đoàn thể, đơn vị thuộc Phường chuẩn bị xâydựng các chuyên đề về phát triển kinh tế- xã hội, an ninh quốc phòng

- Tham mưu, soạn thảo các văn bản chỉ đạo đôn đốc các cơ quan thực hiệncác quyết định, nghị định, nghị quyết của thường trực HĐND- UBND Phường

- Giúp UBND phường giữ mối liên hệ với các đoàn thể quần chúng, đảmbảo sự hoạt động theo quy định của pháp luật đối với các ban nghành, đoàn thể

- Chịu trách nhiệm về công tác quản lý trật tự trong trụ sở UBND, đồng thờiđảm bảo điều kiện vật chất cho hoạt động của Thường trực HĐND, UBND

- Giúp UBND Phường theo dõi đôn đốc các bộ phận chuyên môn và cáccụm dân cư trong toàn phường tổ chức thực hiện các văn bản của UB đề ra cũngnhư của cấp trên gửi xuống, theo dõi quá trình thực hiện các văn bản đó

- Giúp HĐND, UBND phường quản lý công tác văn thư, lưu trữ

1.2 Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của văn phòng UBND Phường 1) Cơ cấu tổ chức

Căn cứ Thông tư số 03/2004/TT - BNV ngày 16/01/2004 hướng dẫn thựchiện Nghị định số 114/2003/ NĐ -CP ngày 10/01/2003 của Chính Phủ về cán bộ,công chức xã, phường, thị trấn; Nghị định sè 121/2003/ND-CP ngày 21/10/2003 vềchế độ, chính sách đối với cán bộ, công chức UBND phường Thanh Lương hiệnnay có 3 cán bộ Văn phòng thuộc biên chế nhà nước và một nhân viên Văn thư

2) Lề lối làm việc

Đối với văn phòng UBND phường Thanh Lương hiện nay có 3 cán bộ vănphòng ngang cấp nhau do vậy cán bộ văn phòng chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Chủtịch UBND và chịu trách nhiệm tham mưu trực tiếp trên các lĩnh vực được phân công

1.3 Nhận xét công tác quản lý, phân công nhiệm vụ các nhân sự thuộc văn phòng

Văn phòng UBND Phường có 3 cán bộ văn phòng ngang cấp trực tiếp giúpviệc cho Chủ tịch UBND Phường quản lý các mặt hoạt động khác nhau như: mộtcán bộ phụ trách công tác hậu cần, tiếp nhận văn bản, soạn thảo những văn bảnquan trọng của cơ quan, trình văn bản lên lãnh đạo, quản lý chung về hoạt độngcủa văn phòng; một cán bộ thực hiện công tác tiếp nhận hồ sơ hành chính thôngthường, quản lý con dấu và sổ đăng ký văn bản đi; một cán bộ tiếp nhận hồ sơ địachính nhà đất, thương binh xã hội và quản lý sổ đăng ký văn bản đến; một nhânviên văn thư có nhiệm vụ đánh máy, vào sổ các hồ sơ chứng thực, in sao các loạivăn bản, hỗ trợ cán bộ văn phòng đóng dấu và một số công việc khi cần thiết

1.4 Nhận xét những ưu nhược điểm, đề xuất phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa học của văn phòng:

Các trang thiết bị trong văn phòng cũng được trang bị khá đầy đủ bao gồm:bàn ghế làm việc và tiếp khách, tủ đựng tài liệu, bóng điện, quạt, máy điều hòa,máy tính, máy in, điện thoại, máy photocopy, bình uống nước

* Sơ đồ phòng làm việc của văn phòng  (Phụ lục 3)

* Sơ đồ phòng làm việc tối ưu của văn phòng  (Phụ lục 4)

+Nhận xét những ưu, nhược điểm:

a.Ưu điểm:

UBND Phường được thiết kế ba tầng, các phòng làm việc đều đặt ở tầng 1tạo điều kiện thuận lợi cho việc đi lại, tiếp xúc trao đổi thông tin giữa lãnh đạoUBND, giữa các bộ phận chuyên môn với Văn phòng và trực tiếp dân Phòng làmviệc của Văn phòng được bố trí hợp lý nằm ngay đầu cơ quan, bên cạnh phòng làm

việc của Phó Chủ tịch UBND nhờ vậy công tác tiếp dân, chứng thực được nhanhchóng và thuận tiện Bên trong văn phòng được chia làm hai phòng qua một váchngăn bằng kính có 2 cửa ra vào riêng biệt, một biên là nơi ngồi chờ của nhân dânđến làm thủ tục, một bên là nơi làm việc của cán bộ văn phòng

Văn phòng đựơc trang bị bàn ghế mới và đầy đủ các trang thiết bị, máy móckhá hiện đại nên thuận lợi cho giải quyết công việc được nhanh chóng hiệu quả

b Nhược điểm:

Văn phòng có diện tích hẹp, một số trang thiết bị chưa có không gian riêng,sắp xếp chưa hợp lý

c Đề xuất phương án tối ưu:

Phòng làm việc của văn phòng phường Thanh Lương nhìn chung là đảm bảotính khoa học, thuận tiện cho các cán bộ thực hiện công việc Tuy nhiên văn phòng

cần được mở rộng diện tích, sắp xếp laị một số trang thiết bị  (Phụ lục 4)

1.5 Xây dựng kế hoạch công tác tuần, tháng, quý, năm của cơ quan, đơn vị.

a Quy trình xây dựng kế hoạch công tác tuần:

KÕ hoạch công tác tuần của UBND Phường được xây dựng theo quytrình sau: chiều thứ sáu hàng tuần toàn bộ cơ quan họp giao ban, các bộ phận

sẽ báo cáo Thường trực UBND tiến độ giải quyết các công việc, đồng thời đềxuất những công việc cần làm trong tuần sau để xin ý kiến chỉ đạo Căn cứ vào

kế hoạch công tác tháng và những công việc mà các cơ quan đến liên hệ côngtác, văn phòng tổng hợp lại và hoàn thành kế hoạch công tác tuần vào sáng thứ

2 tuần sau khi nhận được kế hoạch công tác tuần của UBND quận Hai BàTrưng gửi qua internet

* Kế hoạch công tác tuần ở cơ quan thường gọi là lịch công tác tuần Khixây dựng lịch công tác tuần cho cơ quan chủ yếu thể hiện theo các nội dung sau:

* Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác tuần  (Phụ lục 5)

b Quy trình xây dựng kế hoạc công tác tháng, quý, năm của cơ quan:

Đây là nhiệm vụ của văn phòng Khi xây dựng kế hoạch công tác năm, Vănphòng phải căn cứ vào những điểm sau: chức năng nhiệm vụ của cơ quan, chủtrương của cơ quan cấp trên, đề nghị của các khu dân cư, tổ dân phố, tình hìnhchung của cơ quan trên các mặt công tác, điều kiện vật chất, nhân lực, bản đăng kýcông việc của các bộ phận, đơn vị Sau đó văn phòng tổng hợp lại thành bản dựthảo và gửi đến các bộ phận lấy ý kiến đóng góp, khi nhận được sự đóng góp vănphòng hoàn chỉnh kế hoạch công tác và trình Thường trực UBND ký ban hành

Quy trình xây dựng kế hoạch công tác tháng quý tương tự như trên, tuynhiên có 1 điểm khác sau: Xây dựng kế hoạch công tác quý phải căn cứ thêm vào

kế hoạch công tác năm, xây dựng kế hoạch công tác tháng phải căn cứ vào kếhoạch công tác quý, năm của cơ quan

UBND là cơ quan chính quyền cơ sở, mỗi bộ phận chỉ có 1 đến 3 người nênkhông phải xây dựng kế hoạch công tác tháng, quý, năm của bộ phận mình mà chỉphải gửi bản đăng ký công việc về Văn phòng để văn phòng tổng hợp và xây dựng

kế hoạch công tác chung cho toàn cơ quan

* Sơ đồ quy trình xây dựng kế hoạch công tác năm  (Phụ lục 6)

1.6 Công tác tổ chức 01 hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan

mà trong quá trình thực tập học sinh được tham gia.

UBND Phường tiến hành tổ chức hội nghị, hội thảo và cuộc họp để thựchiện chương trình công tác của cơ quan Cán bộ văn phòng là người trực tiếp chỉ

đạo tổ chức thực hiện các công tác này.

Công tác tổ chức Hội nghị Đại hội Đại biểu Đảng bộ phường Thanh Lươnggồm các nội dung: (Văn phòng UBND phối hợp với văn phòng Đảng uỷ chuẩn bị )

1) Nội dung chuẩn bị:

- Để tổ chức Hội nghị Đại hội Đại biểu Đảng bộ phường Thanh Lương vănphòng Đảng uỷ và văn phòng UBND phối hợp xây dựng Kế hoạch tổ chức Hộinghị Khi bản kế hoạch được thủ trưởng phê duyệt thì văn phòng căn cứ vào kếhoạch để phân công công việc cho từng bộ phận trong cơ quan đồng thời theo dõiđôn đốc các bộ phận thực hiện tốt

- Chuẩn bị tài liệu: Kết quả thảo luận đề án ban chấp hành khoá X, chươngtrình Đại hội trù bị, chương trình Đại hội chính thức, phiếu biểu quyết giới thiệunhân sự, Quyết định triệu tập đại biểu , Nghị quyết, biên bản k, phiếu bầu cử, Danhsách khách mời, Báo cáo thẩm tra tư cách đại biểi ( ngoài ra Văn phòng giúp cáclãnh đạo đánh máy báo cáo, bài phát biểu, tham luận, diễn văn khai mạc bế mạc )

- Chuẩn bị cơ sở vật chất, hội trường ( bàn ghế, băng rôn khẩu hiệu, sânkhấu, âm thanh, ánh sáng, lễ nghi khánh tiết )

- Chuẩn bị kinh phí: Hoa, nước, đồ dùng, trang thiết bị phục vụ Hội nghị…

2) Tiến hành hội nghị:

- Đón tiếp Đại biểu: Khi Đại biểu đến dự Văn phòng sẽ phát tập tài liệu, saukhi nhận Đại biểu đó sẽ ký vào bản danh sách Văn phòng căn cứ vào đó mà nắmđược số lượng Đại biểu đến dự báo cáo với lãnh đạo để kịp thời khai mạc Hội nghị

- Tổ chức phòng để lãnh đạo UBND đón tiếp Đại biểu trên quận Hai BàTrưng đến dự Hội nghị

- Phục vụ Hội nghị: Bố trí lực lượng đảm bảo an ninh và y tế trong thời giandiễn ra Hội nghị, tổ chức đội lễ tân có nhiệm vụ hướng dẫn khách mời đến vị tríngồi, rót nước, chuyển micro…

- Văn phòng giúp thủ trưởng theo dõi tiến trình hội nghị để giải quyết kịpthời những vấn đề phát sinh

Sau khi hội nghị kết thúc cán bộ văn phòng thực hiện công tác hậu cần, hoànchỉnh hồ sơ hội nghị và quyết toán kinh phí.

Cán bộ Văn phòng phường Thanh Lương tổ chức hội nghị, hội thảo và cuộchọp rất tốt, Ýt xảy ra các sai sót nghiêm trọng Nhìn chung do có sự chuẩn bị chuđáo nên các hội nghị của Uỷ ban thành công tốt đẹp

* Sơ đồ công tác tổ chức Hội nghị  (Phụ lục 7)

1.7 Nội dung quy trình nghiệp vụ tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan của văn phòng.

Cán bộ Văn phòng UBND Phường trực tiếp thực hiện nhiệm vụ này

Đối với những chuyến đi công tác ngắn ngày và địa điểm gần thì lãnh đạochỉ thông báo cho Văn phòng để ghi vào lịch công tác

Việc tổ chức đối với chuyến đi công tác dài ngày cho lãnh đạo UBNDphường Thanh Lương gồm 3 giai đoạn:

- Giai đoạn chuẩn bị:

+ Liên lạc với nơi lãnh đạo đến công tác để nắm được tình hình.+ Tổ chức họp cơ quan để lãnh đạo chỉ đạo công việc trong thời gian

đi công tác ( nếu là chủ tịch UBND đi công tác)

+ Chuẩn bị nội dung công tác

+ Chuẩn bị phương tiện

+ Chuẩn bị kinh phí

- Giai đoạn tiến hành công việc: Cán bộ Văn phòng theo dõi tiến trình

công tác của lãnh đạo, liên lạc thường xuyên với lãnh đạo để báo cáo tình hìnhkhái quát của cơ quan đồng thời xin ý kiến công việc đột xuất, nắm rõ tình hìnhcủa cơ quan để về báo cáo lãnh đạo

- Kết thúc chuyến đi: Sau khi lãnh đạo đi công tác về, cán bộ Văn phòng

báo cáo tóm tắt tình hình cơ quan, hoàn chỉnh hồ sơ và quyết toán kinh phí

* Sơ đồ quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo (Phụ lục 8)

1.8 Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan khi giải quyết một tình huống cụ thể.

Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giảiquyết công việc của người lãnh đạo Có đầy đủ thông tin công việc được giải quyếtnhanh chóng Thông tin chính xác công việc được giải quyết đúng đắn Cán bộVăn phòng là người có trách nhiệm cung cấp thông tin trực tiếp cho lãnh đạo

Quy trình cung cấp thông tin của văn phòng cho lãnh đạo cơ quan khi giảiquyết đơn thư của tổ dân cư 21A về việc gia đình ông Hồng cho mắc trạm thu phátsóng điện thoại di động trong khuôn viên nhà và gây ảnh hưởng đến sức khỏe củanhân dân xung quanh

Cán bộ Văn phòng phối hợp với cán bộ Tư phát thực hiện theo quy trình sau:

Thu nhận tin - Xác minh tin - Phân tích tin - Tổng hợp tin - Kiến nghị và giải quyết tin

Sau khi đã nắm rõ được sự việc cán bộ văn phòng kiến nghị giải quyết vụviệc lên lãnh đạo cơ quan Sau khi xem xét những luận cứ những thông tin đượcchuyển lên, nếu thấy đầy đủ và chính xác thì lãnh đạo cơ quan sẽ cho triệu tập họpgiải quyết đơn thư

Khi cung cấp thông tin cho lãnh đạo UBND phường Thanh Lương, cán bộVăn phòng thực hiện quy trình như trên kết quả đạt được rất cao

* Sơ đồ quy trình cung cấp thông tin của văn phòng  (Phụ lục 9)

2 Khảo sát về tình hình công tác văn thư.

2.1 Nhận xét mô hình tổ chức văn thư của cơ quan.

Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ choviệc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành công việc của cơ quan Đảng, cơ quanNhà nước Vì vậy làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc đượcnhanh chóng, chính xác và năng suất Nội dung của công tác văn thư bao gồm:Xây dựng văn bản; Quản lý và giải quyết văn bản; Bảo quản và sử dụng con dấu

Văn phòng UBND Phường có một nhân viên văn thư hợp đồng nhưng nhânviên này chỉ có nhiệm vụ đánh máy, in sao văn bản và hỗ trợ công việc cho cán bộvăn phòng Các cán bộ văn phòng của UBND phường Thanh Lương đều có trình

độ đại học và kiêm nhiệm công tác văn thư Tuy nhiên công tác văn thư của cơquan lại không tập trung mà chia nhá ra cho mỗi cán bộ một phần việc Các khâunghiệp vụ của văn thư không được thực hiện đầy đủ, sơ sài thiếu các loại sổ nh sổđăng ký văn bản đi bưu điện, sổ chuyển giao văn bản, dấu đến

Công tác văn thư lưu trữ của văn phòng UBND phường Thanh Lương chịu

sự quản lý trực tiếp của chủ tịch HĐND và chủ tịch UBND phường Thanh Lương

2.2 Soạn thảo và ban hành văn bản.

2.2.1 Các quy định của cơ quan về soạn thảo văn bản và ban hành văn bản.

Hiện nay UBND phường chưa có quy định cụ thể về soạn thảo và ban hànhvăn bản quản lí nhà nước Những quy định về quy trình, thủ tục được thực hiệntheo các văn bản hiện hành của Nhà nước như:

- Luật Tổ chức Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân;

- Luật Ban hành văn bản quy phạm pháp luật của HĐND và UBND;

- Các văn bản của Chính phủ, Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ có liênquan đến soạn thảo và ban hành văn bản

- Vấn đề trên cũng được quy định trong Quy chế làm việc của HĐND và UBND

2.2.2 Thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản quản lý của cơ quan.

- Về văn bản quy phạm pháp luật: Theo điều 19 luật Ban hành văn bản quyphạm pháp luật năm 1996 và Điều 11, Điều 41, của Luật tổ chức HĐND vàUBND năm 2003, UBND ban hành văn bản Quyết định, Chỉ thị

- Ngoài ra UBND phường còn ban hành các loại văn bản hành chính nh:+ Văn bản cá biệt: Quyết định cá biệt, Chỉ thị cá biệt

Ví dụ: Quyết định về việc xử phạt vi phạm hành chính; Chỉ thị về việc đẩynhanh tiến độ thi công đoạn đường liên đô thị

+ Văn bản hành chính thông thường: Báo cáo, Thông báo, Kế hoạch, tờ trình,công văn, hợp đồng, công điện, biên bản, các loại giấy tờ như: giấy giới thiêụ, giấynghỉ phép, giấy đi đường, một số phiếu của văn thư ( Phiếu gửi, phiếu báo)

2.2.3 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan

a Quy trình soạn thảo văn bản quy phạm pháp luật: quy trình soạn thảo và

ban hành văn bản quy phạm pháp luật của UBND Phường được thực theo các quyđịnh trong các văn bản sau:

- Luật Ban hành VBQPPL của Hội đồng nhân dân và UBND

- Nghị định 91/2006/NĐ-CP

b Đối với văn bản quản lí nhà nước không mang tính chất QPPL được thực

hiện theo quy trình chung như sau:

- Ý kiến chỉ đạo của lãnh đạo: Khi cần giải quyết công việc của bộ phận

nào bằng văn bản thủ trưởng cơ quan sẽ giao nhiệm vụ và truyền đạt nội dung vănbản cho cán bộ thuộc bộ phận đó soạn thảo

- Thảo văn bản: khi nhận nhiệm vụ cán bé sẽ tiến hành đánh máy soạn thảovăn bản đảm bảo đúng nội dung và thể thức mà thủ trưởng truyền đạt

- Duyệt bản thảo: Cán bộ chuyên môn chuyển bản thảo lên thủ trưởng để

duyệt nội dung Thủ trưởng sẽ chỉnh sửa trực tiếp vào bản thảo đánh máy đó

- Đánh máy và in văn bản: căn cứ vào file bản thảo lưu trong máy tính cán

bộ chỉnh sửa theo ý kiến của thủ trưởng và in văn bản

- Trình ký: Sau khi cán bộ đánh máy xong thì xem qua rồi trình lên thủ

trưởng cơ quan để thủ trưởng ký duyệt Trước khi thủ trưởng ký thì phải xemngười đánh văn bản đã đánh đúng nội dung chưa, có sai sót về mặt từ ngữ hay cònsót nội dung không, nếu chính xác thì thủ trưởng sẽ ký văn bản ban hành

- Đóng dấu và làm thủ tục gửi đi: Khi đã có đầy đủ chữ ký của lãnh đạo,

văn bản được chuyển cho bộ phận văn thư để hoàn thiện về mặt thể thức (số, kí hiệu,ngày tháng năm), sao văn bản đủ số lượng rồi mới đóng dấu, sắp xếp lưu văn bản

- Ban hành văn bản: Sau khi đã hoàn thành đầy đủ quy trình soạn thảo văn

bản, văn bản sẽ mang tính pháp lí và có giá trị thực thi đối với các đối tượng cóliên quan UBND sẽ tiến hành triển khai văn bản ( ban hành văn bản ).Trong quátrình áp dụng văn bản vẫn luôn luôn phải theo dõi kết quả và phát hiện kịp thờinhững sai sót, hạn chế để uốn nắn, bổ sung và sửa đổi

* Sơ đồ quy trình soạn thảo và ban hành văn bản  (Phụ lục 10)

2.2.4 Thống kê số lượng văn bản của cơ quan được ban hành trong 5 năm.

Hàng năm UBND phường Thanh Lương ban hành hàng trăm văn bản gồm:

Chỉ thị, Quyết định, Báo cáo, Thông báo, Tờ trình, công văn, giấy mời (phụ lục 12)

2.2.5 Nhận xét những ưu, nhược điểm về các nội dung

* Ưu điểm:

- Thẩm quyền ban hành văn bản: Nhìn chung, UBND phường Thanh

Lương đã thực hiện đúng các quy định của Nhà nước về thẩm quyền ban hành vănbản, đảm bảo giá trị pháp lý và hiệu lực văn bản khi ban hành Phần lớn các vănbản được ban hành đúng với thẩm quyền quy định

Ví dụ: Văn bản Quyết định về thu chi ngân sách thẩm quyền ban hành là

UBND, Chủ tịch là người ký thay mặt ( Phụ lục 19 )

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Cán bộ Văn phòng của cơ quan

đã có sự nghiên cứu Thông tư liên tịch sè 55/2005/TTLT - BNV - VPCP và cácvăn bản khác để thực hiện Nhìn chung văn bản đầy đủ các yếu tố về mặt thể thức

Ví dô: Các văn bản dẫn chứng ở phụ lục đều đủ các thành phần thể thức.

- Quy trình soạn thảo văn bản: Được cán bộ UBND áp dụng linh hoạt; đảm

bảo văn bản ban hành có nội dung rõ ràng đầy đủ tính pháp lý, đảm bảo về thể thức

Ví dụ: Quyết định chuyển 50% vượt thu ngân sách phường năm 2007 Vănbản này chuẩn về nội dung, đủ các mặt thể thức tuy chưa trình bày đúng một số

chỗ ( Phụ lục 19)

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Công tác soạn thảo văn bản ở UBND

phường Thanh Lương do một cán bộ Văn phòng đảm nhiệm, có kinh nghiệm và kỹnăng trong công tác soạn thảo nên văn bản được trình bày Ýt bị huỷ bỏ

*Nhược điểm:

- Thẩm quyền ban hành văn bản: UBND là cơ quan hoạt động theo

nguyên tắc tập trung dân chủ Các văn bản hầu hết được quyết định dựa trênnguyên tắc tập thể, Chủ tịch là người thay mặt UBND Nhưng một số văn bản lại doChủ tịch có quyền ký trực tiếp Nên một số văn bản đã ban hành nhầm với thẩmquyền quy định

Ví dụ: Quyết định kiện toàn ban chỉ đạo vệ sinh an toàn thực phẩm Đây làquyết định cá biệt do Chủ tịch UBND là người ký trực tiếp nhưng thực tế văn bản

của cơ quan lại đề thẩm quyền là UBND (  Phụ lục 20 )

- Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản: Trong một số văn bản phát hiện

thấy thiếu về thành phần thể thức Lỗi sai thường gặp nhiều nhất về mặt thể thức làlỗi gạch chân dưới tiêu ngữ, số, ký hiệu văn bản chưa đúng, kiểu chữ, cỡ chữ chưađúng tiêu chuẩn, lề văn bản căn chưa đúng, tên cơ quan ban hành văn bản Đối vớivăn bản không có tên loại như công văn ở phần số, ký hiệu không có tên loại màvăn bản của cơ quan vẫn có, căn cứ của quyết định vẫn gạch đầu dòng

Ví dô: Trong công văn về việc thông báo sơ kết dư năm 2007 mắc rất nhiều

lỗi sai về thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản (  Phụ lục 21 )

- Quy trình soạn thảo văn bản: Một số văn bản làm tắt 1 số bước trong

quy trình soạn thảo Các bước được thực hiện nhưng thường làm tắt để rút ngắn thờigian

Ví dụ: Văn bản không có chữ ký nháy(  Phụ lục 17,18,19,20,21,22,23,24 )

- Kỹ thuật soạn thảo văn bản: Văn bản thường gặp một số lỗi sai: Lỗi viết hoa, lỗi ngắt câu, lỗi căn lề, kiểu chữ… (  Phụ lục 17 )

Qua quá trình thực tế cho thấy việc soạn thảo và ban hành văn bản của UBNDphường Thanh Lương được thực hiện nghiêm túc Tuy nhiên trong quá trình thựchiện các cán bộ không tránh khỏi những sai sót nhất định UBND Phường cũng rấtquan tâm tới điều này và đang cố gắng khắc phục những sai sót đó

2.3 Tổ chức quản lý và giải quyết văn bản.

2.3.1 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi.

Tất cả mọi văn bản của UBND phường Thanh Lương trước khi ban hànhphải được kiểm tra kỹ nhằm hạn chế việc ban hành những văn bản kém hiệu lực thihành hoặc chưa đầy đủ, chưa đúng về thể thức và nội dung văn bản

* Đăng ký văn bản đi.

Văn bản sau khi đã được lãnh đạo UBND ký ban hành sẽ được chuyển xuống văn phòng để cán bộ quản lý sổ văn bản đi xác định là công văn hay quyết định

để sử dụng sổ đăng ký loại văn bản đó ( báo cáo, kế hoạch đều đăng ký vào sổcông văn) tiếp theo cán bộ sẽ hoàn chỉnh về mặt thể thức (số ký hiệu, ngàytháng) Các văn bản thường được sao đủ số lượng gửi đi sau đó mới đóng dấu

cơ quan UBND Phường sử dụng 02 sổ đăng ký văn bản đi đó là sổ đăng kýquyết định đi và sổ công văn đi, mẫu 2 sổ giống nhau chỉ khác tên sổ

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi:  ( Phụ lục 14 )

* Chuyển giao văn bản đi.

Những văn bản đi của cơ quan ban hành ra đều được gửi đi ngay sau khihoàn tất các thủ tục đăng ký

Đối với những văn bản “ mật ”, “ khẩn ” phải đóng dấu chỉ mức độ “ mật ”,

“ khẩn ” để đảm bảo quá trình thực thi

- Các hình thức chuyển giao gồm có:

UBND dân Phường có nhân viên văn thư chuyên văn bản Văn bản chuyểntrong cơ quan văn thư chuyển trực tiếp, chuyển ra ngoài cơ quan thì văn bản sẽđược cho vào phong bì, chuyển đến các khu dân cư, đơn vị, ban ngành, các UBNDPhường thuộc Quận Hai Bà Trưng thì nhân viên văn thư sẽ dùng phương tiện cácnhân đi chuyển, nếu văn bản chuyển đi xa thì chuyển qua đường bưu điện.

* Sắp xếp và bảo quản tập lưu:

Tất cả các văn bản do UBND phường Thanh lương ban hành chỉ lưu 1 bản ởvăn thư Cán bộ văn thư sắp xếp văn bản theo số, ngày tháng ban hành văn bản

* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi  ( Phụ lục 11 )

2.3.2 Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.

Tất cả giấy tờ tài liệu gửi đến UBND phường bằng các con đường sau: Bưuđiện, thư tay, qua trang Web chỉ đạo, cán bộ đi công tác cầm về sau khi nhận vănbản cán bộ văn phòng phải xem xét có phải của cơ quan mình hay không, nếukhông phải thì trả lại ngay sau đó phân loại xử lý văn bản theo các trường hợp như:Văn bản có dấu hoả tốc, thượng khẩn , khẩn và giấy mời phải bóc bì ngay và trìnhlãnh đạo giải quyết kịp thời Các văn bản khác thì xử lý bình thường

* Tổ chức tiếp nhận, phân loại văn bản đến.

- Tiếp nhận văn bản: Tất cả văn bản đều phải qua văn phòng

- Kiểm tra, phân loại: kiểm tra số lượng văn bản, kiểm tra địa chỉ nơi nhậnvăn bản, tránh nhầm lẫn, nếu gửi nhầm thì gửi trả lại ngay

* Trình văn bản đến

Sau khi kiểm tra, phân loại bóc bì văn bản đến cán phụ tráchvăn phòng phảichuyển văn bản lên thủ trưởng cơ quan xem xét nội dung sau đó bút phê vào góctrái phía trên, dưới số ký hiệu văn bản ý kiến phân phối và chỉ đạo

* Đăng ký văn bản đến.

UBND Phường sử dụng sử dụng 01 sổ đăng ký chung

Căn cứ vào bút phê của thủ trưởng cán bộ Văn phòng vào sổ: Ghi số đến,ngày đến vào văn bản theo số thứ tự ghi liên tục từ số 01 ngày 01/01 đến 31/12năm đó, Cuối cùng là sao văn bản, sau khi sao lưu lại bản chính

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến: ( Phụ lục 15 )

* Chuyển giao văn bản đến:

Sau khi văn bản đã sao cán bộ Văn phòng căn cứ vào bút phê của lãnh đạo

để chuyển văn bản đi Nhân viên văn thư tùy vào hình thức cụ thể để lựa chọn hìnhthức chuyển giao hợp lý nhất

Riêng đối với việc giải quyết và chuyển giao văn bản khẩn, mật, hỏa tốcđược cán bộ Văn thư Văn phòng xử lý kịp thời, đúng thời gian quy định chuyểnngay đến các đơn vị, các cá nhân trong thời gian ngắn nhất

* Giải quyết và theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến:

- Giải quyết văn bản đến: Đây là khâu nghiệp vụ quan trọng nhất trong toàn

bộ quy trình tổ chức, quản lý và giải quýêt văn bản đến cuả cơ quan Chính vì vậycán bộ Văn phòng phải nghiên cứu, xem xét, giải quyết nhanh chóng, kịp thời, chính xác

- Theo dõi tiến độ giải quyết văn bản đến: Để giải quyết văn bản đến của cơquan được chủ động, đạt hiệu quả cao, văn phòng UBND Phường tiến hành theodõi việc giải quyết văn bản đến của cơ quan có đúng quy định hay không, từ đó có

cơ sở đôn đốc, nhắc nhở các cán bộ giải quyết văn bản đúng thời gian quy định

* Sơ đồ quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến  (Phụ lục 13) 2.3.4.Công tác lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan.

Việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan là khâu nghiệp vụ quan trọngcuối cùng của công tác Văn thư và là mắt xích nối liền công tác Văn thư với Lưu trữ

Văn phòng UBND phường Thanh Lương không tổ chức lập hồ sơ hiện hành

mà các bộ phận có liên quan đến tài liệu tuỳ theo công việc mà tiến hành đưa tàiliệu vào lưu trữ Khi tổ chức Hội nghị, Hội thảo, giải quyết vụ việc cụ thể như đơn

thư, khiếu kiện thì tất cả các văn bản hình thành ra trong quá trình làm việc sẽđược tập hợp lại thành hồ sơ và lưu tại tủ tài liệu của văn phòng.

2.3.4 Nhận xét những ưu điểm, nhược điểm

* Ưu điểm:

- Quy trình tổ chức quản lý giải quyết văn bản đi: UBND phường Thanh

Lương đã thực hiện tương đối đầy đủ các khâu trong quy trình này Sổ đăng ký vănbản rõ ràng và đầy đủ Đa số văn bản đi được lấy số và đăng ký trước khi ban hành

- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Tiến độ giải

quyết văn bản đến về cơ bản đã được đảm bảo: các văn bản, giấy tờ được giảiquyết nhanh chóng kịp thời, đem lại hiệu quả công việc cao Đa số các văn bản đến

cơ quan không bị bỏ sót Các văn bản đến đều được đăng ký vào sổ tiện theo dõi

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ: Đa số các hồ sơ quan

trọng đều được tiến hành theo dõi, lập hồ sơ, đảm bảo về nguyên tắc pháp lý làm căn

cứ để đưa vào lưu trữ Ví dụ: hồ sơ liên quan đến công việc tổ chức của cơ quan

* Nhược điểm:

- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi: Do cán bộ văn

phòng làm công tác kiêm nhiệm cả văn thư nên đôi lúc công việc còn ùn tắc Một

số văn bản đã làm tắt, lấy số ký hiệu văn bản trước khi đăng ký Không có sổ đăng

ký văn bản đi bưu điện và sổ chuyển giao văn bản

- Quy trình tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến: Khi chuyển giao

văn bản không có sổ chuyển giao nên dẫn đến mất văn bản, cán bộ phụ trách mảngcông việc này rất nhiều việc nên nhiều văn bản không được giải quyết kịp thời, chỉ

sử dụng một sổ đăng ký văn bản đến nên khi cần tìm thông tin cũng mất thời gian

- Lập hồ sơ hiện hành và giao nộp vào lưu trữ cơ quan: Các hồ sơ Ýt

quan trọng hầu như không được lập và lập thì còn thiếu.Số lượng hồ sơ tồn đọngnhiều ở các phòng, ban nhiều nhất là hồ sơ công việc Vì cơ quan không lập danhmục hồ sơ nên cán bộ chuyên môn của các bộ phận khó lập hồ sơ

2.4 Tổ chức quản lý và sử dụng con dấu:

Cán bộ Văn phòng phường Thanh Lương quản lý dấu Quốc huy, dấu chứcdanh, dấu họ tên, dấu chứng thực, dấu chỉ mức độ “ mật ”, “ khẩn ”, “ hỏa tốc ”

Vậy việc quản lý con dấu của UBND phường thực hiện đúng theo Nghị định58/2001/NĐ-CP năm 2001 của Chính Phủ quy định về quản lý và sử dụng con dấu

và các văn bản pháp luật hiện hành Văn bản khi đã có chữ ký của người có thẩmquyền thì cán bộ văn phòng xã đóng trùm lên 1/3 chữ ký về phía bên trái

Trước khi đóng dấu, văn phòng phải kiểm tra lại lần cuối chữ ký của người cóthầm quyền ký văn bản

Cán bộ Văn phòng Phường nhìn chung đã thực hiện tốt việc bảo quản và sửdụng con dấu, thường xuyên vệ sinh con dấu và cất giữ trong tủ

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ công tác lưu trữ.

Công tác Lưu trữ của UBND Phường vẫn do cán bộ Văn phòng kiêm nhiệm

3.1 Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.

1) Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

- Đối với UBND phường Thanh Lương thì nguồn tu thập, bổ sung tài liệuchủ yếu là các loại tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động quản lý hành chínhNhà nước trên các lĩnh vực Kinh tế - Văn hóa - Xã hội - An ninh quốc phòng…Trong đó chủ yếu là các văn bản của Văn phòng, Văn hóa, Tư pháp, quân sự

- Tài liệu, văn bản của UBND phường Thanh Lương không nhiều tập trung

phần lớn ở văn phòng và phòng làm việc của Chủ tịch và các Phó Chủ tịch.Thường thì vào cuối năm cán bộ văn phòng sẽ tập trung toàn bộ khối lượng tài liệusản sinh ra sàng lọc loại bỏ những văn bản trùng lặp, bản sao, văn bản hết giá trị,cuối cùng chia các văn bản còn lại vào các hộp đựng tài liệu như hộp đựng quyếtđịnh, hộp đựng các loại văn bản khác của cơ quan ban hành ra; và hộp đựng vănbản đến, sau đó để tất cả vào tủ lưu tài liệu ngay trong văn phòng

* Ưu điểm: Nhìn chung tài liệu có giá trị của cơ quan đã được cán bộ Văn

phòng thu thập, bổ sung đưa vào lưu trữ

* Nhược điểm: Tuy nhiên Việc thu thập, bổ sung tài liệu đôi khi được tiến

hành theo thãi quen, một số tài liệu còn thiếu UBND phường không tiến hành lậpdanh mục hồ sơ mỗi năm nên các cán bộ chuyên môn của các phòng, ban không cócăn cứ cụ thể để lập hồ sơ dẫn đến tài liệu thường bị thất lạc và chưa đầy đủ

3.2 Công tác chỉnh lý tài liệu:

- Chỉnh lý tài liệu là tổ chức tài liệu trong phông theo phương án phân loại.Trong đó có sữa chữa, phục hồi, lập mới nhiều hồ sơ (đơn vị bảo quản), xác địnhgiá trị tài liệu, lập công cụ tra cứu để phục vụ mục đích khai thác sử dụng tài liệu

Tài liệu của UBND phường Thanh Lương rất Ýt được lập hồ sơ mà đa sốchỉ được lưu thành các tập văn bản vì vậy trong khoảng thời gian nhất định cán bộvăn

phòng sẽ mang ra để xác định giá trị của văn bản, nếu văn bản nào hết giá trị

sẽ loại huỷ còn lại sẽ tiếp tục lưu thành các tập theo từng năm chứ không lập thànhcác hồ sơ mới Các hồ sơ giải quyết vụ việc đã được lập thì cũng xác định thời hạn,giá trị để loại huỷ hoặc giữ lại

* Ưu điểm: Nhìn chung lãnh đạo UBND phường và cán bộ Văn phòng đã

có trách nhiệm, quan tâm tới việc chỉnh lý và đảm bảo giá trị của tài liệu lưu trữtrong cơ quan Trong quá trình hoạt động khối tài liệu của cơ quan đã được chỉnh lý

* Nhược điểm: Công tác chỉnh lý chưa được tiến hành thường xuyên Cán

bộ Văn phòng đã được bồi dưỡng về khâu nghiệp vụ lưu trữ nhưng không chínhquy nên khi đưa khối tài liệu ra chỉnh lý còn gặp nhiều khó khăn, thực hiện khôngchuẩn Tài liệu vẫn còn ở tình trạng rời lẻ, chỉ được bó gói chưa được lập thành hồ sơ

3.3 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ.

Hiện nay UBND phường Thanh Lương do diện tích nhỏ hẹp nên không cóphòng lưu trữ tài liệu mà chỉ có tủ sắt 2 ngăn diện tích là 1m x 2m để các tài liệu lưuvào đó Các biện pháp bảo quản để kéo dài tuổi thọ của các tài liêu hầu như không có

*Ưu điểm: Đã bước đầu quan tâm tới công tác Lưu trữ, tài liệu quan trọng

được đảm bảo Đã trang bị tương đối đầy đủ các cặp hộp đựng hồ sơ, tài liệu, giá, tủ

*Nhược điểm: Do điều kiện cơ sở vật chất trước đây chưa đầy đủ, việc bảo

quản tài liệu gặp nhiều khó khăn Có nhiều tài liệu bị mục nát, khó khôi phục Cáctrang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác bảo quản chưa được đầu tư: Máy hút

Èm, hút bụi, nên tài liệu khó bảo quản

3.4 Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ.

Đây là quá trình cung cấp thông tin cần thiết từ tài liệu lưu trữ Đây là mụcđích cuối cùng của công tác lưu trữ nên công cụ tra tìm phải khoa học tạo điều kiệnthuận lợi cho việc khai thác, sử dụng tài liệu

Hiện nay cơ quan chưa có phòng đọc nên tài liệu lưu trữ thường chỉ phục vụcho các cán bộ chuyên môn khi cần thiết tra cứu Tuy nhiên do quá trình lưu trữ tàiliệu không được thực hiện đúng nghiệp vụ, không khoa học nên việc tìm một số tàiliệu rất khó khăn

* Ưu điểm: Tài liệu vẫn được đảm bảo đưa ra sử dụng khi cần thiết, cán bộ

Văn phòng sẽ phục vụ

* Nhược điểm: việc khai thác và sử dụng còn nhiều khó khăn và hạn chế.

Khi tra cứu tài liệu không có công cụ tra tìm nên mất nhiều thời gian

PHẦN II NỘI DUNG VÀ KẾT QUẢ THỰC TẬP.

I NỘI DUNG CÔNG VIỆC.

Với lượng thời gian hơn 3 tháng (Từ 01/4/2008 đến 11/7/2008 ) thực tập tại

VP HĐND - UBND phường Thanh Lương em đã nhận được sự hướng dẫn tận tìnhchu đáo của các cán bộ trong cơ quan đặc biệt là các cán bộ văn phòng Trong thờigian này em đã cố gắng nỗ lực hoàn thành tốt những nhiệm vụ được giao, phát huyhết những kiến thức nghiệp vụ đã được học ở trường vào thực tế, bắt đầu từ côngviệc nhỏ nhất, đồng thời em đã được học hỏi rất nhiều về cách giao tiếp, ứng xửtrong công tác tiếp dân Quan trọng hơn cả là em đã được tiếp thu và rót ra kinhnghiệm bổ Ých phục vụ cho chuyên môn nghiệp vụ

Đây là công tác chuyên môn của em Tại VP HĐND - UBND phường ThanhLương em đã thực tập tay nghề với công việc Hành chính Văn phòng như: Đánhmáy các loại văn bản cho Đảng uỷ - HĐND - UBND và các đoàn thể trongphường; hỗ trợ Văn phòng tổ chức các hội nghị, hội thảo và các cuộc họp của cơquan, tìm kiếm thông tin phục vụ cho công việc khi cần thiết; Trình ký các văn bản

và các hồ sơ chứng thực Ngoài ra em hướng dẫn một số cán bộ sử dụng các chứcnăng của công cụ văn phòng

2 Về công tác Văn thư:

Đựơc sự giúp đỡ, hướng dẫn tận tình của cán bộ Văn phòng cơ quan em đãthực hiện và làm thành thạo các khâu nghiệp vụ của Văn thư như: Quản lý giảiquyết văn bản đến ( Tiếp nhận văn bản; kiểm tra; phân loại; bóc bì; đăng ký vănbản đến; trình văn bản đến; chuyển giao văn bản đến; sao văn bản đến ), chuyểngiao văn bản đi ( Kiểm tra thể thức; vào sổ văn bản đi; đóng dấu; lựa chọn cáchtrình bày bì; đưa văn bản vào bì, chuyển giao,làm thủ tục gửi văn bản đi )

3 Về công tác Lưu trữ:

Trong thời gian thực tập tại UBND phường Thanh Lương em đã được thựchành về công tác Lưu trữ như: Sắp xếp tài liệu, thu thập bổ sung tài liệu còn thiếu,phân loại, xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý tài liệu, đánh số trang, và đưa vào bảoquản tại tủ lưu trữ cơ quan

4 Các công tác khác:

Hỗ trợ cán bộ làm bản chính và các bản sao giấy khai sinh bằng biểu mẫutrên máy tính, nhập và in phiếu hẹn trả hồ sơ, vào sổ các hồ sơ chứng thực, đóngcác loại dấu chứng thực, vào sổ tiếp nhận các hồ sơ hành chính và nhập máychuyển lên trang quản lý hồ sơ một cửa của quận Hai Bà Trưng Chỉnh sửa, phụchồi các máy tính bị nhiễm virút, mất mạng, sửa chữa các lỗi hỏng hóc nhỏ của máyphotocoppy và máy in Ngoài ra sau một thời gian thực tập, được sự tin tưởng của

cán bộ văn phòng em đã được ngồi trực tiếp dân một số buổi khi cán bộ văn phòngphải đi họp hay bận chuẩn bị Hội nghị.

II KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC.

Thời gian thực tập vừa qua là khoảng thời gian quý báu để em có cơ hộiđược thực hành những lý thuyết đã được học ở nhà trường về nghiệp vụ Hànhchính văn phòng, văn thư lưu trữ Bên cạnh những kinh nghiệm bản thân đúc kếtđược em còn hiểu hơn về các mặt nghiệp vụ của cơ quan mình thực tập như điềunào làm đúng, điều nào làm chưa chuẩn, điều nào làm tắt, đồng thời có những ýkiến khéo léo đóng góp để hoàn thiện hơn Ngoài ra được thực tập ở văn phòngtiếp dân có thể nói đây là bộ mặt của toàn cơ quan em đã có kỹ năng giao tiếp ứng

xử tốt nhờ được học hỏi rất nhiều ở phong cách làm việc rất chuyên nghiệp của cáccán bộ văn phòng Sau đây em xin trình bày những điều em rót ra và kết quả đạtđược

1 Công tác Văn phòng.

a Cơ cấu tổ chức và lề lối làm việc của Văn phòng UBND Phường.

Văn phòng làm việc của UBND phường Thanh Lương gồm có 3 cán bộ vănphòng trong đó có một cán bộ phụ trách chung, tất cả cán bộ đều có trình độ đại họcnên khả năng thực hiện và giải quyết các công việc được giao rất tốt và nhanhchóng, ngoài ra còn có một nhân viên văn thư hợp đồng đã học tại chức trung cấpvăn thư ở trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ TWI Tất cả các nhân sự trong vănphòng đều có tác phong làm việc nhanh nhẹn, đúng thủ tục, thực hiện tốt nội quycủa cơ quan và luôn sẵng sàng hỗ trợ lẫn nhau nếu mảng của người nào phụ tráchnhiều công việc

b Công tác quản lý và phân công nhiệm vụ của văn phòng

- Công tác quản lý: Văn phòng UBND phường chịu sự quản lý trực tiếp

Chủ tịch UBND Nhưng do số lượng nhân sự trong văn phòng đông (4 người) chonên sự quản lý được thông qua một cán bộ văn phòng phụ trách chung Cán bộ này

có trách nhiệm bao quát toàn bộ văn phòng, nhận và truyền đạt ý kiến chỉ đạo củathủ trưởng cho toàn văn phòng

- Phân công nhiệm vụ của văn phòng: Về công tác tiếp dân các nhân sự

được phân công rất rõ ràng mỗi người một nhiệm vụ riêng biệt Tuy nhiên vềnghiệp vụ văn phòng chỉ do cán bộ trưởng phòng thực hiện nên khối lượng côngviệc rất nhiều Trong công tác văn thư thì các quy trình nghiệp vụ lại bị chia nhỏ.mỗi cán bộ thực hiện một phần công việc, nhân viên văn thư thì không được làmđúng nghiệp vụ mà chỉ được hỗ trợ các cán bộ văn phòng trong giải quyết côngviệc Nói chung là về công tác nghiệp vụ văn phòng thì UNBD phường phân côngchưa hợp lý, một cán bộ phải thực hiện nhiều phần việc xem kẽ nhau

c Nhận xét ưu nhược điểm và đề xuất phương án tối ưu trong việc bố trí phòng làm việc khoa hoc:

Phòng làm việc của UBND phường Thanh Lương được xây mới cách đây 3năm và được đánh giá là văn phòng bố trí hợp lý, khang trang và đẹp nhất nhì quậnHai Bà Trưng Tuy nhiên trong thời gian thực tập ở văn phòng này dựa vào những

gì đã được học em có nhận thấy một số sự bố trí chưa được hợp lý và đã góp ý đểthay đổi, cụ thể như sau:

+ Bên cạnh vị trí của máy Photocoppy phía đầu ra của giấy là nơi đặt bìnhuống nước và cốc chén Điều này là rất độc hại bởi mực in ở máy photo sẽ phát tán

ra xung quanh nhất là vị trí của bình nước, chúng sẽ bám vào cốc chén khi uốngvào sẽ rất độc hại Ngoài ra văn phòng rất nhiều việc nên cần sự tập trung caonhưng bình uống nước lại đặt trong văn phòng nên các cán bộ ra vào uống nước rấtđông nhất là vào các ngày hè gây mất tập trung cho nhân sự trong văn phòng.Nhận thấy sự bất lợi này em đã có ý kiến đề xuất với cán bộ trưởng phòng và đãđược chấp nhận - bình nước đã được bố trí sang phòng khác Nhờ đó không gianthao tác sử dụng máy photocoppy được rộng rãi thoải mái hơn nâng cao hiệu quảcông việc

+ Vị trí đặt tủ đựng hồ sơ lưu trữ lại được đặt ngay cạnh cửa sổ mà cánh cửa

bị hỏng không đóng kín được nên ánh nắng và mưa gió đều tác động vào trongphòng Tủ đựng lại bằng sắt nên khi gặp nước mưa sẽ bị gỉ, gặp ánh nắng chiếuvào sẽ làm nhiệt độ nóng lên ảnh hưởng rất lớn đến tuổi thọ của các tài liệu lưu trữ

Em đã có ý kiến đề xuất và giải thích rõ tác hại của vấn đề này và đã được đồng ý,chiếc của sổ đã được sửa chữa và tủ tài liệu đã được bố trí lại vào trong

Do văn phòng là nơi đặt máy chủ, các đường dây mạng nối các máy tínhtrong toàn cơ quan không được thiết kế trước nên khi phát sinh để lung tung, luồnqua cả cửa sổ nhìn rất mất mỹ quan Do công việc thực tập của em sử dụng máytính rất nhiều nên em đã cố gắng sắp xếp cho gọn hơn

* Tuy nhiên để có một phòng làm việc thực sự tối ưu hơn nữa thì cần phải

mở rộng diện tích của văn phòng để các vật dùng có không gian riêng giảm thiểutác hại đến sức khoẻ con người

d quy trình xây dựng kế hoạch công tác ( tuần, tháng, quý, năm) của cơ quan.

Lịch công tác tuần của UBND phường Thanh Lương không được lập thànhvăn bản mà ghi trực tiếp vào bảng công tác tuần treo ở văn phòng bên phía phòngtiếp dân Các bộ phận căn cứ vào đó mà thực hiện

Chiều thứ 6 cuối tuần toàn cơ quan họp giao ban, trong hơn một tháng cuốicùng của đợt thực tập em cũng đã được tham dự cuộc họp này Trong cuộc họp em

có nhiệm vụ ghi lại những công việc mà các bộ phận đề xuất, ý kiến chỉ đạo củathủ trưởng cơ quan sau đó chuyển cho cán bộ văn phòng để lập lịch công tác củatuần sau Vào sáng thứ 2 em có nhiệm vụ tải lịch công tác tuần hiện tại của quậnHai Bà Trưng được gửi qua mạng xuống sau đó chuyển cho cán bộ văn phònghoàn thiện lịch công tác tuần Căn cứ vào các văn bản trên cán bộ văn phòng sẽ ghicông việc vào bảng công tác tuần

Kế hoạch công tác năm của UBND phường Thanh Lương được bắt đầu xâydựng vào giữa tháng 10 của năm trước và hoàn thành vào cuối tháng 12 năm đó

của quý trước và hoàn thành vào cuối tháng đó Kế hoạch công tác tháng được bắtđầu xây dựng vào khoảng ngày 25 tháng trước và hoàn thành vào cuối tháng đó.

e Công tác tổ chức một hội nghị ( hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan

mà trong quá trình thực tập em được tham gia.

Trong quá trình thực tập tại UBND em đã được tham dù 1 cuộc hội thảo, 16cuộc họp, và 2 hội nghị Nội dung công việc em thực hiện là: đánh máy các loạivăn bản như kế hoạch tổ chức, báo cáo, chương trình, diễn văn khai mạc, bế mạccho các lãnh đạo, danh sách khách mời, thiết kế giấy mời, sắp xếp các bộ tàiliệu… Hỗ trợ Phó Chủ tịch Văn hoá Xã hội và cán bộ Văn hoá Thông tin chuẩn bịsân khấu, biểu ngữ, băng rôn khẩu hiệu Hỗ trợ cán bộ văn phòng trong công tácchuẩn bị hội trường, nước uống, hoa và cây cảnh trang trí Khi hội nghị hội thảochuẩn bị bắt đầu thì em được phân công đón tiếp đại biểu, phát tài liệu, điểm danhkhách mời, kết thúc hội nghị hội thảo em hỗ trợ cán bộ văn phòng hoàn thiện hồsơ

Trong các Hội nghị và hội thảo em được tham gia vào quá trình chuẩn bị vàphục thì Hội nghị Đại hội Đại biểu Đảng bộ phường Thanh lương khoá X ( nhiệm

kỳ 2008 - 2013) là lớn nhất và em được thực tập rất nhiều mảng công việc nên nắmđược rất rõ quá trình chuẩn bị và tổ chức của các cán bộ văn phòng Tổ chức Hộinghị trên thuộc nhiệm vụ của văn phòng Đảng uỷ nhưng do khối lượng công việclớn nên văn phòng UBND có nhiệm vụ phối hợp để tổ chức Đáng lẽ Hội nghị nàyphải được tổ chức cách đây 2 năm nhưng vì lý do riêng của cơ quan nên diễn ramuộn nh vậy, đồng thời cũng là sự may mắn của em khi có cơ hội được tham gia

1 hội nghị quan trọng nhất của cơ quan

Trong công tác chuẩn bị trước hội nghị em đã hỗ trợ đánh máy các văn bảncủa Đảng uỷ như chương trình Hội nghị, báo cáo, tham luận, các văn bản của chi

bộ cơ quan, diễn văn khai mạc và bế mạc cho phó chủ tịch UBND, giấy mời… Sau đó ghép bộ tài liệu

Trong số hơn mười văn bản được em đánh máy em đều trình bày theo quyđịnh của Thông tư liên tịch số 55 và hầu như không có lỗi sai chính tả và viết hoa.Ngoài ra em còn hỗ trợ cán bộ văn hoá thông tin trong công tác chuẩn bị sân khấugồm các công việc như phông nền, phông chữ, vị trí đặt tượng Bác, ảnh Lênin,phối hợp thiết kế các biểu ngữ khẩu hiệu, trang trí hòm phiếu, đặt các cây cảnh trangtrí…

Bên cạnh đó em còn hỗ trợ cán bộ văn phòng chuẩn bị hội trường nh trangtrí, bàn ghế, bục phát biểu, bàn đón tiếp đại biểu, phòng tiếp đón đại biểu cấp trên…

Trong khi Hội nghị diễn ra do được đào tạo tốt ở nhà trường vì vậy em nắmvững cách sử dụng máy vi tính và máy in, sử dụng tốt các công cụ văn phòng nênđược lãnh đạo UBND phường Thanh Lương tin tưởng giao cho nhiệm vụ quản lýmáy vi tính máy in và toàn bộ văn bản của hội nghị, quan trọng nhất là những vănbản liên quan đến quá trình kiểm phiếu như danh sách đại biểu dự kiến và chínhthức, phiếu bầu cử, bản nháp kiểm phiếu, biên bản kiểm phiếu

Trong quá trình Hội nghị diễn ra có thay đổi về danh sách các Đại biểu thì

em kịp thời nhập vào máy và thay đổi tên các đại biểu trong phiếu bẩu cử và in rakhi cần thiết Sau khi tiến hành kiểm phiếu em phải nhập máy kết quả bầu cử và inbiên bản bầu cử ra để lãnh đạo công bố

Khi kết thúc hội nghị em hỗ trợ cán bộ văn phòng thực hiện công tác hậu cần,tập trung toàn bộ văn bản của hội nghị để hoàn thiện hồ sơ vào ngày làm việc hôm sau

Qua việc thực hành công tác tổ chức hội nghị, hội thảo, cuộc họp ở UBNDphường Thanh Lương em nhận thấy đối với những Hội nghị quan trọng của cơquan thì công tác tổ chức không chỉ là của riêng cán bộ văn phòng mà có sự phốihợp chặt chẽ với các bộ phận khác trong cơ quan nhất là của Phó chủ tịch Văn hoá

- Xã hội, cán bộ Văn hoá - Thông tin, Đoàn thanh niên…

Qua thực tế được tham gia vào công việc của cơ quan em đã học hỏi đượcrất nhiều kinh nghiệm tổ chức hội nghị của cán bộ Văn phòng, của Phó chủ tịch

tốt và đây cũng là cơ hội vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế, đi sâu vàochuyên môn, nghiệp vụ nhằm củng cố kinh nghiệm cho bản thân.

f quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo:

Trong thời gian thực tập Chủ tịch UBND có một chuyến đi công tác tạiThành Phố Hồ Chí Minh, nhưng em không được thực tập nghiệp vụ này, qua quansát em nhận thấy cán bộ văn phòng thực hiện rất tốt và không xảy ra sai sót

g Quy trình cung cấp thông tin của Văn phòng cho lãnh đạo cơ quan khi giải quyết một tình huống cụ thể.

Trong thời gian em thực tập thì UBND phải giải quyết đơn thư của tổ dân cư21A về việc gia đình ông Lê Đắc Hồng cho mắc trạm thu phát sóng điện thoại diđộng trong khuôn viên nhà và gây ảnh hưởng đến sức khỏe của nhân dân xungquanh Công việc này do cán bộ Tư pháp tiếp nhận hồ sơ và được Chủ tịch chỉ đạophối hợp với văn phòng để thu thập thông tin để giải quyết Do bản thân cũng amhiểu về lĩnh vực này nên em đã hỗ trợ cán bộ văn phòng thu thập tìm kiếm thôngtin trên mạng internet và các phương tiện thông tin đại chúng về tác hại của sóng diđộng Với những thông tin tìm kiếm được bước đầu em đã có sự sàng lọc và xácminh độ chính xác của các thông tin đó

Sau đó em cung cấp những gì thu thập được cho cán bộ văn phòng để cán bộtiếp tục các bước xử lý, phân tích, tổng hợp thông tin và em cũng hỗ trợ cán bộ vănphòng trong tất cả các quy trình trên

Sau khi nắm chắc được thông tin chính xác, hiểu được bản chất vấn đề cán

bộ cung cấp lên cho lãnh đạo Cuối cùng lãnh đạo giao cho văn phòng tổ chứccuộc họp giải quyết đơn thư Nhờ các cán bộ văn phòng và Cán bộ Tư pháp thựchiện tốt quy trình cung cấp thông tin cho lãnh đạo nên công việc được giải quyếtnhanh chóng, thấu đáo và chính xác Do có cơ hội theo dõi và quan sát toàn bộ quytrình này nên em nắm rõ được những công việc cần làm khi thu thập thông tin đểcung cấp cho lãnh đạo

h Soạn thảo văn bản.