luận văn lưu trữ học KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" Mục lục: ĐỀ MỤC TRANG Lời cảm ơn 02 Lời nói đầu 03 PHẦNI: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN TH Ư L ƯU TR Ữ C ỦA NH À M ÁY 05 I. Giới thiệu sơ lược về Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven "A" 05 II. Khảo sát và báo cáo 07 1. Tìm hiểu về công tác văn phòng 07 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu nhân sự của từng bộ phận của cơ quan 07 1.2. Các quy chế, quy định hoạt động của Nhà máy 09 2. Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan 10 2.1. Sự phân công công việc giữa lãnh đạo với trưởng phòng và từng nhân viên 10 2.2. Trang thiết bị văn phòng 14 3. Nhận xét 15 III. Công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của Nhà máy 16 1. Công tác tổ chức văn thư của Nhà máy 16 2. Công tác tổ chức quản lý và ban hành văn bản của Nhà máy 16 3. Nhận xét 20 PHẦN II: NỘI DUNG NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI NHÀ MÁY, QUY TR ÌNH TH ỰC HI ỆN, K ẾT QU Ả TH ỰC HI ỆN C ÔNG VI ỆC 21 PHẦN III: CÁC PHỤ LỤC 22 Phụ lục 1: Lịch công tác tuần của Nhà máy 25 Phụ lục 2: Tự soạn thảo 26 Phụ lục 3: Mẫu sổ đăng ký công văn đến, sổ đăng ký công văn đi 30 Phụ lục 4: Mẫu hồ sơ nguyên tắc 35 Phụ lục 5: Mẫu hồ sơ công việc 39 Phụ lục đính kèm 43 Kết luận: 44 Tài liệu tham khảo 45 SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 1 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" Để hoàn thành tốt khóa thực tập và bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn đến trường Đại học Sài Gòn, khoa Quản trị Kinh doanh đã tổ chức và hướng dẫn cho em trong khóa thực tập này. Em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn đã giới thiệu em đến thực tập tại Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”. Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đến quý Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” đã tiếp nhận và tạo điều kiện cho em vào thực tập. Đặc biệt, em xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến chú Vũ Quốc Vinh- Giám đốc nhà máy, anh Nguyễn Hoàng Dũng, anh Nguyễn Tiến Dũng, chị Nguyễn Thị Bích Lâm đã hướng dẫn và chỉ bảo tận tình để em có thể hoàn thành tốt khóa thực tập. Em xin chân thành cảm ơn./. Sinh viên thực tập: HOÀNG THỊ HỢI SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 2 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" Ba năm học trên giảng đường trường Đại học Sài Gòn, chúng em đã được trang bị những kiến thức cơ bản làm hành trang cho con đường “vào đời” sắp tới. Ngoài việc trang bị những lý thuyết cơ bản, nhà trường và khoa còn tổ chức những chuyến đi thực tế đầy bổ ích tại các cơ quan như: Các Uỷ ban nhân dân quận, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II, Trung tâm nuôi dưỡng và bảo trợ trẻ em quận Gò Vấp… Tuy những chuyến đi thực tế này chỉ mang tính chất tham quan và quan sát nhưng đã giúp chúng em nắm bắt và hiểu hơn về công việc mà chúng em sắp và sẽ làm. Đặc biệt hơn cả nhà trường và khoa đã tổ chức cho chúng em khóa thực tập tốt nghiệp kéo dài từ ngày 02/02/2009 đến ngày 28/03/2009. Thời gian thực tập chỉ có 8 tuần, khoảng thời gian này tuy không nhiều nhưng lại có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn đối với những sinh viên sắp ra trường như chúng em. Khác với những đợt thực tế trước đây, ở đợt thực tập này không chỉ đơn thuần là tham quan, quan sát mà ở đây chúng em được trực tiếp thực hiện những công việc liên quan tới ngành nghề đào tạo của minh. Ở đây chúng em có thể áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế và học hỏi thêm được nhiều điều mới. Từ đó, chúng em có thể so sánh được sự giống và khác nhau giữa thực tế và lý thuyết . Đồng thời, chúng em còn được học cách sử dụng các trang thiết bị văn phòng như: Máy photocopy, máy Fax, máy in…, quan sát được hoạt động sản xuất của cơ quan và rất nhiều điều bổ ích khác. Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm thực tế nên khi được giao công việc hoặc sử dụng các trang thiết bị trong văn phòng em gặp phải nhiều khó khăn và nhiều thiếu sót và khả năng quan sát vẫn còn hạn chế. Nhưng với sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của các cô-chú,các anh-chị trong nhà máy và các thầy cô nên em đã hoàn thành được bài báo cáo của mình. Tp.Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 03/2009. Sinh viên thực tập HOÀNG THỊ HỢI SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 3 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" NỘI DUNG BÁO CÁO SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 4 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" PHẦN I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN.  Tên Nhà máy: Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”.  Đia chỉ: D11/II – D18/II - đường số 5, khu công nghiệp Vĩnh Lộc- quận Bình Tân- Tp. Hồ Chí Minh  Số điện thoại: 085.4283016  Số fax: 085.4281699  Email: Thuocla-Benthanh1@yahoo.com  Wedsite: www.CNS.com.vn. I.GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ NHÀ MÁY THUỐC LÁ BẾN THÀNH CRAVEN “A”. SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 5 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là 1 trong 5 nhà máy trực thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn. Trước đây, Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là một bộ phận của Công ty Thuốc lá Bến Thành cũ (nay là Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn), có trụ sở tại: 11/121- Lê Đức Thọ- phường 17- quận Gò Vấp- Tp. Hồ Chí Minh. Sau khi Nhà máy Thuốc lá Bến Thành sát nhập và liên kết với một số nhà máy, công ty và đổi tên thành Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn, Tổng Công ty quyết định chuyển một bộ phận nhân sự thuộc Công ty Thuốc lá Bến Thành trước đây để xây dựng một nhà máy trực thuộc có tên là Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”, trụ sở đóng tại: D11/II – D18/II - đường số 5 – KCN Vĩnh Lộc - Quận Bình Tân – Tp. Hồ Chí Minh. Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”hoạt động dựa trên sự quản lý trực tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn. Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A” là một nhà máy có sở sở hạ tầng tương đối rộng rãi,khang trang và khép kín. Hiện nay, nhà máy có khoảng hơn 255 công nhân, hoạt động sản xuất được chia thành 3 ca : ca 1, ca 2, và ca 3. Nhà máy đã dần đần chuyển đổi quy trình sản xuất từ thủ công sang cơ khí hoá từ đó dẫn đến sự thay đổi về cơ cấu lao động. Từ một tập hợp lao động phổ thông giản đơn đã trở thành đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụ giỏi. Nhà máy đã xây dựng được thương hiệu thuốc lá mang nhãn hiệu Craven “A” uy tín, chất luợng đủ sức cạnh tranh trên thị trường nội địa và đã thâm nhập vào thị trường thuốc lá điếu trung và cao cấp. Nhà máy đã trở thành một trong những Doanh nghiệp Nhà nước làm ăn có hiệu quả, đóng góp nhiều vào ngân sách Nhà nước Sản phẩm thuốc lá điếu của Nhà máy được bán trên khắp thị trường trong cả nước. Hiện nay, Nhà máy đang tập trung vào một số loại thuốc lá mang nhãn hiệu như: CRAVEN “A” MENTHOL, CRAVEN “A” LIGHTS, CRAVEN “A” COFEE…Trong tương lai Nhà máy sẽ cho ra đời thêm nhiều loại thuốc lá mới. Đặc biệt, hiện nay Nhà máy đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và nhà máy đã đi vào hoạt động theo một quy trình thống nhất. Nhờ đó mà năng xuất cũng như chất lượng sản phẩm của Nhà máy ngày càng cao hơn giúp cho Nhà máy ngày càng đứng vững hơn trên thị trường. SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 6 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" Trong tương lai, trên con đường phát triển Nhà máy sẽ còn gặp nhiều khó khăn nhưng Nhà máy sẽ cố gắng nỗ lực hơn nữa để đưa uy tín của Nhà máy cũng như số lượng và chất lượng sản phẩm lên một tầm cao hơn. II.KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO. 1.Tìm hiểu về công tác văn phòng: 1.1. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của từng bộ phận nhà máy: Do Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là nhà máy trực thuộc Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn và là Nhà máy chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty, nhà máy không có hạch toán riêng nên nhà máy không có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của từng bộ phận cụ thể. Vì vậy, trong bài báo cáo của mình em chỉ có thể nêu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức nhân sự của toàn nhà máy. Sau đây là chức năng, nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức nhân sự của Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”: a.Chức năng: Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” có những chức năng sau: 1. Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là đơn vị sản xuất hoạt động nội bộ chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn. - Quản lý sử dụng vật tư. - Quản lý lao động. - Sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị. - Đảm bảo sản xuất an toàn, vệ sinh, phòng chống cháy nổ. - Sáng kiến tiết kiệm. 2. Có chức năng sản xuất thuốc lá bao nhãn hiệu: CRAVEN “A” KS, CRAVEN “A” MENTHOL, CRAVEN “A” LIGHTS, CRAVEN “A” COFFEE… b. Nhiệm vụ: - Triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất. - Đảm bảo các công đoạn sản xuất thực hiện theo đúng quy trình. - Đảm bảo thực hiện sản xuất theo định mức. - Cập nhật vật tư hàng ngày. - Đảm bảo thực hiện đúng nội quy an toàn lao động, nội quy an toàn phòng cháy chữa cháy. SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 7 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" - Thực hiện sản xuất theo quy trình hướng dẫn theo quy định ban hành. - Cập nhật đầy đủ các số liệu liên quan trong quá trình sản xuất. - Phản hồi kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất. - Tổ chức các hoạt động sáng kiến tiết kiệm tại xưởng. - Chấp hành nghiêm chỉnh quy định của pháp luật và nội quy, quy định của Tổng Công ty. Đảm bảo an toàn lao động, trật tự an ninh xã hội và vệ sinh môi trường tại nhà máy. - Xây dựng mối đoàn kết tương trợ, kèm cặp giúp đỡ lẫn nhau trong CB-CNV để nâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn, cùng hoàn thành nhiệm vụ chung. - Tạo điều kiện, động viên CB-CNV tham gia các phong trào thi đua lao động sản xuất, học tập văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, hội họp, sinh hoạt tập thể do Đảng, Chính quyền và Đoàn thể phát động, tổ chức. - Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo theo quy định hoặc đột xuất các hoạt động của Nhà máy lên Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty. Lưu ý: Ngoài những nhiệm vụ trên, Nhà máy còn có nhiệm vụ theo các thủ thục hướng dẫn công việc liên quan. C. Cơ cấu tổ chức nhân sự của nhà máy: Cơ cấu tổ chức nhân sự của Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” như sau; - 1 giám đốc. - 4 phó giám đốc: + 1 phó giám đốc chất lượng sản phẩm. + 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 1. + 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 2. + 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 3. - 1 nhân viên công nghệ thông tin. - 1 nhân viên văn thư lưu trữ. - 3 nhân viên thống kê. - 1 thủ kho. - 1 tổ KCS. - Các tổ sản xuất. 1.2. Các quy chế, quy định hoạt động của nhà máy: Nhà máy Thuốc lá Bến Thành chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn nên nhà máy cũng hoạt động dựa trên các quy chế, quy định của Tổng Công ty. Sau đây là các quy chế,quy định hoạt động của Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”: SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 8 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" - Những quy định chung; - Quy định về phạm vi và quan hệ phối hợp giải quyết công việc; - Quy định về xử lý văn bản đến và ban hành văn bản;. - Quy định về quản lý lịch công tác và tiếp khách; - Quy định về tổ chức họp và nộidung các cuộc họp; - Quan hệ phối hợp giữa các phòng ban. - Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban quản lý năng lượng khối cơ sở 1( Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A” và Nhà máy Thuốc lá Bến Thành 2) Tổng công ty công nghiệp Sài Gòn; - Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban quản lý năng lượng Khối phòng ban Tổng Công ty; - Quy định về thực hiện công tác chấm công, theo dõi ngày giờ công và kiểm soát ra vào cổng tại Cơ quan Văn phòng Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn; 2.Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”: 2.1. Sự phân công công việc giữa lãnh đạo với trưởng phòng và từng nhân viên: a. Giám đốc: Giám đốc là người chịu sự quản lý trực tiếp của Ban giám tổng Công ty. Là người đứng đầu Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A”. Giám đốc có những công việc và quyền hạn sau:  Công việc : • Tổ chức, lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động sản xuất của nhà máy. •Tổ chức, điều hành, phân công rõ nhiệm vụ đến từng người. •Chỉ đạo việc quyết toán nguyên phụ liệu theo định mức của Tổng Công ty. •Dôn đốc, kiểm tra việc thực hiện bảo dưỡng máy móc, thiết bị. •Kiểm tra, giám sát việc thực hiện đúng nội quy an toàn lao động, phòng chống cháy nổ. •Tổ chức các hoạt động sáng kiến, tiết kiệm tại nhà máy. •Báo cáo các hoạt động của Nhà máy cho Ban giám đốc Tổng Công ty •Kết hợp với các phòng ban công ty để thực hiện các công việc do cấp trên giao. •Thực hiện đúng các thủ tục đã hướng dẫn •Quan hệ với bộ phận sản xuất BAT.  Quyền hạn : SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 9 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A" • Kiểm tra, kiểm soát quá trình sản xuất, theo dõi định mức và có quyền đề nghị thay đổi khi không hợp lý. • Kiểm tra theo dõi, nhắc nhở, đề nghị thay đổi hay bổ nhiệm. • Chỉ đạo nhân viên thống kê lập quyết toán và xem xét các quyết toán. • Kiểm tra, nhắc nhở phó giám đốc được phân công phụ trách lĩnh vực, tuân thủ đúng kế hoạch bảo trì. • Lập chương trình kế hoạch thực hiện hoặc đặt mục tiêu. • Chỉ đạo nhân viên lập báo cáo và xem xét các báo cáo. • Yêu cầu mọi người trong Nhà máy thực hiện đúng trình tự thủ tục đã hướng dẫn trong ISO. • Yêu cầu BAT gửi phụ tùng đúng chủng loại, đúng thời gian. Giải quyết cho kỹ thuật BAT đem các chi tiết máy đi gia công bên ngoài. Lưu ý: Ngoài những công việc và quyền hạn trên, giám đốc Nhà máy còn có công việc, quyền hạn theo các thủ tục hướng dẫn công việc liên quan. b.Công việc và quyền hạn của các phó giám đốc: • Phó giám đốc chất lượng sản phẩm: Là người chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc Nhà máy. Sau đây là một số công việc và quyền hạn của phó giám đốc chất lượng sản phẩm:  công việc : • Phụ trách tổ KCS • Thực hiện các quy định chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng. • Tìm kiếm nguyên nhân dẫn đến sản lượng kém chất lượng. • Kiểm tra môi trường. • Báo cáo các việc thực hiện về mặt chất lượng. • Đại diện lãnh đạo trong việc triển khai áp dụng ISO cho tổ KCS. • Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và trang thiết bị. • Kiểm tra thực hiện công việc.  Quyền hạn: • Triển khai theo dõi việc thực hiện, triển khai công việc trực tiếp cho tổ trưởng • Kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo, quan hệ các đơn vị theo ngành, các phòng ban trong công ty. • Đưa ra các hành động phòng ngừa tình trạng dẫn đến sản phẩm kém chất lượng. SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 10 - [...]... lên Tổng công ty đóng dấu Do đó Nhà máy không có cách bảo quản và sử dụng con dấu 3 Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan: Công tác văn thư lưu trữ của Nhà máy có những ưu và hạn chế sau:  Ưu điểm: - Cán bộ văn thư có trình độ nên việc nên công việc được giải quyết tốt - Cách sắp xếp tài liệu hợp lý - Quy trình quản lý và bảo quản tài liệu hợp lý giúp cho văn bản đuợc bảo quản tốt - Văn bản... bày theo đúng thể thức - Công tác bảo quản tốt - Công tác chuyển giao văn bản nhanh chóng SVTT: Hoàng Thị Hợi -Trang 20 - Báo cáo thực tập tốt nghiệp NMTL Bến Thành Craven "A"  Nhược điểm: Tuy nhiên bên cạnh những ưu điểm thì công tác văn thư lưu trữ tại nhà máy còn một số hạn chế nhỏ như: - Chưa áp dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ PHẦN II: NỘI DUNG NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI... người phải đảm nhiệm công việc nhiều nên nhân viên phải mất nhiều thời gian để giải quyết công việc - Trong phòng chưa bố trí cây xanh như: chậu hoa, cây cảnh - Máy photo coppy đặt tại phòng làm việc đôi khi gây tiếng ồn làm ảnh hưởng đến khả năng tập trung vào công việc của nhân viên III CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA NHÀ MÁY: 1 .Công tác tổ chức văn thư của Nhà máy: Như đã... tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn và là nhà máy không có hệ thống phòng ban chuyên trách nên Nhà máy bố trí 1 nhân viên văn thư Ngoài những công việc chuyên ngành nhân viên văn thư còn đảm nhiệm các công việc khác - Số lượng nhân viên văn thư: 01-chị Nguyễn Thị Bích Lâm - Trình độ nghiệp vụ: Đại học 2.Tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan: 2.1 Việc quản lý văn bản đến: a Những cơ quan. .. đạo giải quyết của Giám đốc thì cán bộ văn thư sẽ nhận lại văn bản đến và cán bộ văn thư sẽ đăng kí bổ sung vào sổ văn bản đến Bước tiếp theo sau khi có ý kiến của Giám đốc, cán bộ văn thư sẽ chuyển giao văn bản cho các đơn vị cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến của Giám đốc Đối với bản fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán bộ văn thư cũng sẽ đóng dấu “đến”, ghi số, ngày văn bản đến và chuyển cho đơn... khi văn bản đã được chỉnh sửa xong cán bộ văn thư sẽ trình văn bản đó cho Giám đốc xem xét và duyệt Nếu Giám đốc không duyệt thì cán bộ văn thư sẽ trả lại đơn vị hoặc cá nhân yêu cầu làm lại Nếu Giám đốc duyệt thì cán bộ văn thư sẽ đăng kí văn bản vào sổ Khi đăng kí vào sổ cán bộ văn thư sẽ ghi số và ngày tháng của văn bản Do số lượng văn bản đi hàng năm của Nhà máy cũng không nhiều nên tất cả các văn. .. kí bằng một công cụ duy nhất đó là sổ đăng ký văn bản đi e Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của nhà máy Cũng như văn bản đến hầu hết các văn bản đi của cơ quan là văn bản nội bộ nên quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi của nhà máy khá đơn giản Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi tại nhà máy được thực hiện như sau: Cán bộ văn thư sẽ làm nhiệm vụ soạn thảo một số loại văn bản đi... • Trình bày những ý kiến của Nhà máy đến cấp Ủy, Công đoàn và thanh niên Lưu ý: Ngoài công việc và quyền hạn trên, phó giám đốc còn có công việc và quyền hạn theo các thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan C Nhân viên văn thư: Công việc và quyền hạn của nhân viên văn thư được quy định như sau:  Công việc: • • • • Cập nhật các số liệu thành phẩm báo cáo mỗi ngày cho giám đốc Phụ trách việc theo dõi... bộ văn thư sẽ trình văn bản lên Giám đốc xem xét và duyệt Sau khi phê duyệt xong sẽ trả lại cho cán bộ văn thư Bước 5: Nhận lại văn bản và đăng kí và làm thủ tục đăng ký vào sổ văn bản đi: Khi dăng kí phải ghi đầy đủ các thông tin vào sổ đăng ký văn bản đi và ký tên Sau đó đưa cán bộ văn thư kiểm tra lại Bước 6: Nhân bản đủ số lượng cần gửi đi sau đó vào bì và dán bì ghi địa chỉ nơi cần chuyển văn. .. cán bộ văn thư sẽ kiểm tra văn bản đã đến nơi chưa Khi văn bản đến nơi thì nơi nhận sẽ gọi điện thông báo đã nhận được văn bản Nhờ vậy mà cán bộ văn thư có thể kiểm tra được văn bản đã đến hay chưa Nếu thấy nơi nhận không gọi điện thông báo thì cán bộ văn thư phải gọi điện đến nơi nhận để hỏi Đối với văn bản không gửi qua fax thì nhân viên văn thư sẽ bỏ văn bản vào phong bì sau dó dán bì lại và chuyển . xét 15 III. Công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của Nhà máy 16 1. Công tác tổ chức văn thư của Nhà máy 16 2. Công tác tổ chức quản lý và ban hành văn bản của Nhà máy 16 3 dấu. 3. Nhận xét về công tác văn thư lưu trữ của cơ quan: Công tác văn thư lưu trữ của Nhà máy có những ưu và hạn chế sau:  Ưu điểm: - Cán bộ văn thư có trình độ nên việc nên công việc được giải. hưởng đến khả năng tập trung vào công việc của nhân viên. III. CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA NHÀ MÁY: 1 .Công tác tổ chức văn thư của Nhà máy: Như đã nói ở trên