luận văn lưu trữ học KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là 1 trong 5 nhà máy trực thuộc TổngCông ty Công nghiệp Sài Gòn.Trước đây, Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là một bộ phận của Công tyThuốc lá

Mục lục:

ĐỀ MỤC TRANG

Lời cảm ơn 02

Lời nói đầu 03

PHẦNI: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN TH Ư L ƯU TR Ữ C ỦA NH À M ÁY 05

I Giới thiệu sơ lược về Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven "A" 05

II Khảo sát và báo cáo 07

1 Tìm hiểu về công tác văn phòng 07

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu nhân sự của từng bộ phận của cơ quan 07

1.2 Các quy chế, quy định hoạt động của Nhà máy 09

2 Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng cơ quan 10

2.1 Sự phân công công việc giữa lãnh đạo với trưởng phòng và từng nhân viên 10 2.2 Trang thiết bị văn phòng 14

3 Nhận xét 15

III Công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của Nhà máy 16

1 Công tác tổ chức văn thư của Nhà máy 16

2 Công tác tổ chức quản lý và ban hành văn bản của Nhà máy 16

3 Nhận xét 20

PHẦN II: NỘI DUNG NHỮNG CÔNG VIỆC THỰC HIỆN TẠI NHÀ MÁY, QUY TR ÌNH TH ỰC HI ỆN, K ẾT QU Ả TH ỰC HI ỆN C ÔNG VI ỆC 21

PHẦN III: CÁC PHỤ LỤC 22

Phụ lục 1: Lịch công tác tuần của Nhà máy 25

Phụ lục 2: Tự soạn thảo 26

Phụ lục 3: Mẫu sổ đăng ký công văn đến, sổ đăng ký công văn đi 30

Phụ lục 4: Mẫu hồ sơ nguyên tắc 35

Phụ lục 5: Mẫu hồ sơ công việc 39

Phụ lục đính kèm 43

Kết luận: 44

Tài liệu tham khảo 45

Để hoàn thành tốt khóa thực tập và bài báo cáo này, em xin gửi lời cảm ơn đếntrường Đại học Sài Gòn, khoa Quản trị Kinh doanh đã tổ chức và hướng dẫn cho em trongkhóa thực tập này Em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến quý Tổng Công tyCông nghiệp Sài Gòn đã giới thiệu em đến thực tập tại Nhà máy Thuốc lá Bến ThànhCraven “A” Đồng thời, em xin gửi lời cảm ơn đến quý Nhà máy Thuốc lá Bến ThànhCraven “A” đã tiếp nhận và tạo điều kiện cho em vào thực tập Đặc biệt, em xin được gửilời cảm ơn chân thành đến chú Vũ Quốc Vinh- Giám đốc nhà máy, anh Nguyễn HoàngDũng, anh Nguyễn Tiến Dũng, chị Nguyễn Thị Bích Lâm đã hướng dẫn và chỉ bảo tậntình để em có thể hoàn thành tốt khóa thực tập.

Em xin chân thành cảm ơn./

Sinh viên thực tập:

HOÀNG THỊ HỢI

Tuy những chuyến đi thực tế này chỉ mang tính chất tham quan và quan sát nhưng đãgiúp chúng em nắm bắt và hiểu hơn về công việc mà chúng em sắp và sẽ làm.

Đặc biệt hơn cả nhà trường và khoa đã tổ chức cho chúng em khóa thực tập tốtnghiệp kéo dài từ ngày 02/02/2009 đến ngày 28/03/2009 Thời gian thực tập chỉ có 8 tuần,khoảng thời gian này tuy không nhiều nhưng lại có ý nghĩa và tầm quan trọng rất lớn đốivới những sinh viên sắp ra trường như chúng em

Khác với những đợt thực tế trước đây, ở đợt thực tập này không chỉ đơn thuần làtham quan, quan sát mà ở đây chúng em được trực tiếp thực hiện những công việc liênquan tới ngành nghề đào tạo của minh

Ở đây chúng em có thể áp dụng những kiến thức đã học vào công việc thực tế và họchỏi thêm được nhiều điều mới Từ đó, chúng em có thể so sánh được sự giống và khácnhau giữa thực tế và lý thuyết Đồng thời, chúng em còn được học cách sử dụng cáctrang thiết bị văn phòng như: Máy photocopy, máy Fax, máy in…, quan sát được hoạtđộng sản xuất của cơ quan và rất nhiều điều bổ ích khác

Tuy nhiên, do chưa có kinh nghiệm thực tế nên khi được giao công việc hoặc sửdụng các trang thiết bị trong văn phòng em gặp phải nhiều khó khăn và nhiều thiếu sót vàkhả năng quan sát vẫn còn hạn chế Nhưng với sự hướng dẫn và giúp đỡ tận tình của cáccô-chú,các anh-chị trong nhà máy và các thầy cô nên em đã hoàn thành được bài báo cáocủa mình

Tp.Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 03/2009

Sinh viên thực tập

NỘI DUNG BÁO CÁO

PHẦN I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN.

 Tên Nhà máy: Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”.

 Đia chỉ: D11/II – D18/II - đường số 5, khu công nghiệp Vĩnh Lộc- quận Bình

Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là 1 trong 5 nhà máy trực thuộc TổngCông ty Công nghiệp Sài Gòn.

Trước đây, Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là một bộ phận của Công tyThuốc lá Bến Thành cũ (nay là Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn), có trụ sở tại:11/121- Lê Đức Thọ- phường 17- quận Gò Vấp- Tp Hồ Chí Minh

Sau khi Nhà máy Thuốc lá Bến Thành sát nhập và liên kết với một số nhà máy,công ty và đổi tên thành Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn, Tổng Công ty quyết địnhchuyển một bộ phận nhân sự thuộc Công ty Thuốc lá Bến Thành trước đây để xây dựngmột nhà máy trực thuộc có tên là Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”, trụ sở đóngtại: D11/II – D18/II - đường số 5 – KCN Vĩnh Lộc - Quận Bình Tân – Tp Hồ Chí Minh

Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”hoạt động dựa trên sự quản lý trực tiếpcủa Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn

Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A” là một nhà máy có sở sở hạ tầng tươngđối rộng rãi,khang trang và khép kín

Hiện nay, nhà máy có khoảng hơn 255 công nhân, hoạt động sản xuất được chiathành 3 ca : ca 1, ca 2, và ca 3 Nhà máy đã dần đần chuyển đổi quy trình sản xuất từ thủcông sang cơ khí hoá từ đó dẫn đến sự thay đổi về cơ cấu lao động Từ một tập hợp laođộng phổ thông giản đơn đã trở thành đội ngũ cán bộ có trình độ chuyên môn nghiệp vụgiỏi

Nhà máy đã xây dựng được thương hiệu thuốc lá mang nhãn hiệu Craven “A” uytín, chất luợng đủ sức cạnh tranh trên thị trường nội địa và đã thâm nhập vào thị trườngthuốc lá điếu trung và cao cấp

Nhà máy đã trở thành một trong những Doanh nghiệp Nhà nước làm ăn có hiệuquả, đóng góp nhiều vào ngân sách Nhà nước

Sản phẩm thuốc lá điếu của Nhà máy được bán trên khắp thị trường trong cả nước.Hiện nay, Nhà máy đang tập trung vào một số loại thuốc lá mang nhãn hiệu như:CRAVEN “A” MENTHOL, CRAVEN “A” LIGHTS, CRAVEN “A” COFEE…Trongtương lai Nhà máy sẽ cho ra đời thêm nhiều loại thuốc lá mới

Đặc biệt, hiện nay Nhà máy đã xây dựng và áp dụng Hệ thống quản lý chất lượngtheo Tiêu chuẩn ISO 9001:2000 và nhà máy đã đi vào hoạt động theo một quy trình thốngnhất Nhờ đó mà năng xuất cũng như chất lượng sản phẩm của Nhà máy ngày càng caohơn giúp cho Nhà máy ngày càng đứng vững hơn trên thị trường

Trong tương lai, trên con đường phát triển Nhà máy sẽ còn gặp nhiều khó khănnhưng Nhà máy sẽ cố gắng nỗ lực hơn nữa để đưa uy tín của Nhà máy cũng như số lượng

và chất lượng sản phẩm lên một tầm cao hơn

II.KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO.

1.Tìm hiểu về công tác văn phòng:

1.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự của từng bộ phận nhà máy:

Do Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là nhà máy trực thuộc Tổng Công tyCông nghiệp Sài Gòn và là Nhà máy chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty, nhà máykhông có hạch toán riêng nên nhà máy không có chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chứcnhân sự của từng bộ phận cụ thể Vì vậy, trong bài báo cáo của mình em chỉ có thể nêuchức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức nhân sự của toàn nhà máy

Sau đây là chức năng, nhiệm vụ ,cơ cấu tổ chức nhân sự của Nhà máy Thuốc lá BếnThành Craven “A”:

a.Chức năng:

Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” có những chức năng sau:

1 Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” là đơn vị sản xuất hoạt động nội bộchịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn

- Quản lý sử dụng vật tư

- Quản lý lao động

- Sử dụng hiệu quả máy móc thiết bị

- Đảm bảo sản xuất an toàn, vệ sinh, phòng chống cháy nổ

- Sáng kiến tiết kiệm

2 Có chức năng sản xuất thuốc lá bao nhãn hiệu: CRAVEN “A” KS, CRAVEN

“A” MENTHOL, CRAVEN “A” LIGHTS, CRAVEN “A” COFFEE…

b Nhiệm vụ:

- Triển khai thực hiện kế hoạch sản xuất

- Đảm bảo các công đoạn sản xuất thực hiện theo đúng quy trình

- Đảm bảo thực hiện sản xuất theo định mức

- Cập nhật vật tư hàng ngày

- Đảm bảo thực hiện đúng nội quy an toàn lao động, nội quy an toàn phòng cháychữa cháy

- Thực hiện sản xuất theo quy trình hướng dẫn theo quy định ban hành.

- Cập nhật đầy đủ các số liệu liên quan trong quá trình sản xuất

- Phản hồi kịp thời các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất

- Tổ chức các hoạt động sáng kiến tiết kiệm tại xưởng

- Chấp hành nghiêm chỉnh quy định của pháp luật và nội quy, quy định của TổngCông ty Đảm bảo an toàn lao động, trật tự an ninh xã hội và vệ sinh môitrường tại nhà máy

- Xây dựng mối đoàn kết tương trợ, kèm cặp giúp đỡ lẫn nhau trong CB-CNV đểnâng cao tay nghề và trình độ chuyên môn, cùng hoàn thành nhiệm vụ chung

- Tạo điều kiện, động viên CB-CNV tham gia các phong trào thi đua lao độngsản xuất, học tập văn hóa, chuyên môn nghiệp vụ, hội họp, sinh hoạt tập thể doĐảng, Chính quyền và Đoàn thể phát động, tổ chức

- Thực hiện đầy đủ các chế độ báo cáo theo quy định hoặc đột xuất các hoạt độngcủa Nhà máy lên Ban Tổng Giám đốc Tổng Công ty

Lưu ý: Ngoài những nhiệm vụ trên, Nhà máy còn có nhiệm vụ theo các thủ thục

hướng dẫn công việc liên quan

C Cơ cấu tổ chức nhân sự của nhà máy:

Cơ cấu tổ chức nhân sự của Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A” như sau;

- 1 giám đốc

- 4 phó giám đốc: + 1 phó giám đốc chất lượng sản phẩm

+ 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 1

+ 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 2

+ 1 phó giám đốc trưởng ca sản xuất 3

- 1 nhân viên công nghệ thông tin

- 1 nhân viên văn thư lưu trữ

- 3 nhân viên thống kê

- 1 thủ kho

- 1 tổ KCS

- Các tổ sản xuất

1.2 Các quy chế, quy định hoạt động của nhà máy:

Nhà máy Thuốc lá Bến Thành chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Tổng Công ty Côngnghiệp Sài Gòn nên nhà máy cũng hoạt động dựa trên các quy chế, quy định của TổngCông ty

Sau đây là các quy chế,quy định hoạt động của Nhà máy Thuốc lá Bến ThànhCraven “A”:

- Những quy định chung;

- Quy định về phạm vi và quan hệ phối hợp giải quyết công việc;

- Quy định về xử lý văn bản đến và ban hành văn bản;

- Quy định về quản lý lịch công tác và tiếp khách;

- Quy định về tổ chức họp và nộidung các cuộc họp;

- Quan hệ phối hợp giữa các phòng ban

- Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban quản lý năng lượng khối

cơ sở 1( Nhà máy thuốc lá Bến Thành Craven “A” và Nhà máy Thuốc lá BếnThành 2) Tổng công ty công nghiệp Sài Gòn;

- Quy định chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của ban quản lý năng lượng Khốiphòng ban Tổng Công ty;

- Quy định về thực hiện công tác chấm công, theo dõi ngày giờ công và kiểmsoát ra vào cổng tại Cơ quan Văn phòng Tổng Công ty Công nghiệp Sài Gòn;

2.Công tác tổ chức lao động khoa học trong văn phòng của Nhà máy Thuốc lá Bến Thành Craven “A”:

2.1 Sự phân công công việc giữa lãnh đạo với trưởng phòng và từng nhân viên:

 Tổ chức, lãnh đạo, điều hành mọi hoạt động sản xuất của nhà máy

 Tổ chức, điều hành, phân công rõ nhiệm vụ đến từng người

 Chỉ đạo việc quyết toán nguyên phụ liệu theo định mức của Tổng Công ty

 Dôn đốc, kiểm tra việc thực hiện bảo dưỡng máy móc, thiết bị

 Kiểm tra, giám sát việc thực hiện đúng nội quy an toàn lao động, phòng chốngcháy nổ

 Tổ chức các hoạt động sáng kiến, tiết kiệm tại nhà máy

 Báo cáo các hoạt động của Nhà máy cho Ban giám đốc Tổng Công ty

 Kết hợp với các phòng ban công ty để thực hiện các công việc do cấp trên giao

 Thực hiện đúng các thủ tục đã hướng dẫn

 Quan hệ với bộ phận sản xuất BAT

 Quyền hạn :

 Kiểm tra, kiểm soát quá trình sản xuất, theo dõi định mức và có quyền đềnghị thay đổi khi không hợp lý.

 Kiểm tra theo dõi, nhắc nhở, đề nghị thay đổi hay bổ nhiệm

 Chỉ đạo nhân viên thống kê lập quyết toán và xem xét các quyết toán

 Kiểm tra, nhắc nhở phó giám đốc được phân công phụ trách lĩnh vực, tuân thủđúng kế hoạch bảo trì

 Lập chương trình kế hoạch thực hiện hoặc đặt mục tiêu

 Chỉ đạo nhân viên lập báo cáo và xem xét các báo cáo

 Yêu cầu mọi người trong Nhà máy thực hiện đúng trình tự thủ tục đã hướngdẫn trong ISO

 Yêu cầu BAT gửi phụ tùng đúng chủng loại, đúng thời gian Giải quyết cho

kỹ thuật BAT đem các chi tiết máy đi gia công bên ngoài

Lưu ý: Ngoài những công việc và quyền hạn trên, giám đốc Nhà máy còn có công việc,

quyền hạn theo các thủ tục hướng dẫn công việc liên quan

b.Công việc và quyền hạn của các phó giám đốc:

Phó giám đốc chất lượng sản phẩm:

Là người chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc Nhà máy

Sau đây là một số công việc và quyền hạn của phó giám đốc chất lượng sản phẩm:

 công việc :

 Phụ trách tổ KCS

 Thực hiện các quy định chất lượng, tiêu chuẩn chất lượng

 Tìm kiếm nguyên nhân dẫn đến sản lượng kém chất lượng

 Kiểm tra môi trường

 Báo cáo các việc thực hiện về mặt chất lượng

 Đại diện lãnh đạo trong việc triển khai áp dụng ISO cho tổ KCS

 Lập kế hoạch đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ và trang thiết bị

 Kiểm tra thực hiện công việc

 Quyền hạn:

 Triển khai theo dõi việc thực hiện, triển khai công việc trực tiếp cho tổ trưởng

 Kiểm tra, hướng dẫn, chỉ đạo, quan hệ các đơn vị theo ngành, các phòng bantrong công ty

 Đưa ra các hành động phòng ngừa tình trạng dẫn đến sản phẩm kém chấtlượng

 Yêu cầu thay đổi hay bổ sung phương pháp cho phù hợp, quan hệ các đ ơn vịtheo ngành, các phòng ban trong công ty

 Giải trình sự thiếu hụt về chuyên môn, nghiệp vụ và trang thiết bị.

 Kiểm tra thực hiện công việc

Các phó giám đốc trưởng ca sản xuất:

Các phó giám đốc là những người chịu sự quản lý trực tiếp của giám đốc Nhà máy,đồng thời là trưởng các ca sản xuất

Mỗi giám đốc sẽ làm 2 tuần ca ngày thi làm 1 tuần ca đêm

Phó giám đốc các ca có các công việc và quyền hạn sau:

 Công việc:

 Triển khai kế hoạch sản xuất

 Sắp xếp bố trí lao động

 Theo dõi việc sử dụng nghuyên phụ liệu

 Phát hiện sự không phù hợp trong sản xuất

 Báo cáo các hoạt dộng sản xuất cho Giám đốc Nhà máy

 Triển khai thực hiện vệ sinh công nghiệp tại xưởng sản xuất

 Đầu tuần, nhận bàn giao xưởng từ bảo vệ

 Giao thành phẩm ca chiều và ca đêm cho thủ kho công ty

 Kiểm tra thành phẩm, ký sổ giao hàng và bàn giao thành phẩm lại cho thủkho

 Ghi lại số lượng thành phẩm vào sổ theo dõi thành phẩm

 Ghi nhận tình hình sản xuất (máy móc hư hỏng, hết đợt, những vấn đề cần ghichú…) Vào nhật trình giao ca và vào sổ theo dõi tình trạng máy móc (máyvấn, máy bao, máy kiếng)

 Đánh giá nhiệm vụ được giao cho tổ trưởng (quản lý nhân sự, chất lượng…trong dây truyền sản xuất) vào sổ theo dõi giao công việc

 Chỉ đạo công tác kiểm tra và quản lý tài sản cố định công cụ, dụng cụ, máymóc thiết bị

 Cuối tuần (hay ngày nghỉ) bàn giao xưởng cho bảo vệ

 Đại diện lãnh đạo trong việc triển khai, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng

 Tiến hành thường xuyên các mối quan hệ lãnh đạo hợp tác với cấp ủy, Côngđoàn và đoàn thanh niên.

 Quyền hạn:

 Kiểm tra theo dõi kế hoạch sản xuất

 Bố trí, sắp xếp CB-CNV dưới quyền

 Nhắc nhở, xử lý trường hợp sử dụng nguyên phụ liệu phung phí

 Đưa ra hành động khắc phục phòng ngừa trong sản xuất

 Nắm bắt rõ tình hình sản xuất, nêu ý kiến đề xuất

 Tổ chức tổng vệ sinh

 Yêu cầu các cửa được niêm phong đầy đủ

 Yêu cầu thủ kho đếm thành phẩm của ca chiều và ca đêm

 Cập nhập số liệu vào sổ theo dõi thành phẩm

 Đề nghị vật tư chuẩn bị thay thế cho máy

 Động viên khuyến khích hoặc nhắc nhở các tổ trưởng

 Yêu cầu các bộ phận có liên quan cung cấp biên bản nghiệm thu, giấy tờ cóliên quan

 Yêu cầu bảo vệ phải cho số lượng niêm phong

 Yêu cầu các bộ phận liên quan thực hiện đúng quy định hệ thông ISO

 Trình bày những ý kiến của Nhà máy đến cấp Ủy, Công đoàn và thanh niên

Lưu ý : Ngoài công việc và quyền hạn trên, phó giám đốc còn có công việc và quyền hạn

theo các thủ tục, hướng dẫn công việc liên quan

C Nhân viên văn thư:

Công việc và quyền hạn của nhân viên văn thư được quy định như sau:

 Công việc:

 Cập nhật các số liệu thành phẩm báo cáo mỗi ngày cho giám đốc

 Phụ trách việc theo dõi sổ sách-biểu mẫu trong hệ thống quản lý chất lượng

 Phụ trách việc lưu trữ công văn đến-đi của nhà máy

 Nhận và phân phát các thông báo, công văn đến các bộ phận liên quan trongnhà máy

 Trình ký một số giấy tờ khi nhà máy có nhu cầu

 Quyền hạn:

 Yêu cầu ghi chép số liệu đầy đủ, chính xác

 Yêu cầu ACE thực hiện đúng các quy định trong tài liệu ISO

 Yêu cầu các bộ phận có liên quan ký nhận khi được giao