Tiền thân của Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tại thành phố Hồ Chí Minh là “Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam”. Sở này được thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 của Thường vụ Trung ương Cục miền Nam.
PHẦN I KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN I TÌM HIỂU VỀ CƠ QUAN VÀ VĂN PHỊNG THỰC TẬP: 1.Giới thiệu vài nét Trung tâm Lưu trữ quốc gia II: Địa chỉ: 17A Lê Duẩn, Phường Bến Nghé, Quận 1, Tp.Hồ Chí Minh; ĐT: 08.38273005-Fax: 08.38224625 ; Email: luutruquocgiaII@archier.gov.vn; Website :archives.gov.vn a) Quá trình thành lập, phát triển quan: Tiền thân Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thành phố Hồ Chí Minh “Sở Lưu trữ Phủ Chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hịa miền Nam Việt Nam” Sở thành lập theo Quyết định số 09/QĐ-75 ngày 05/8/1975 Thường vụ Trung ương Cục miền Nam Ngày 19/11/1976, Bộ trưởng chủ nhiệm văn phòng Phủ thủ tướng định số 252/BT chuyển tổ chức Sở Lưu trữ Phủ chủ tịch Chính phủ Lâm thời Cộng hòa miền Nam Việt Nam cũ để thành lập Kho Lưu trữ trung ương II, thuộc Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng Năm 1984, Hội đồng Bộ trưởng Nghị định số 34/HĐBT đổi Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng thành Cục Lưu trữ Nhà nước trực thuộc Hội đồng Bộ trưởng Để đáp ứng yêu cầu nhà nước ngành thời kì đổi mới, ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Quyết định số 358/QĐ-TC đổi tên kho lưu trữ Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Năm 1999 nhằm giải số vấn đề cấp bách ngành hoàn thiện tổ chức đơn vị trực thuộc, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước ban hành QĐ số 20/ QĐ- LTNN ngày 17/3/1999 tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Ngày nay, Trung tâm Lưu trữ quốc gia II tổ chức nghiệp Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước b) Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nhân sự: Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nhân quan: Chức năng: Theo Quyết định số 34/QĐ-VTLTNN ban hành ngày 06/4/2004 Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có chức sưu tầm, thu thập; bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thời kỳ Phong kiến, Pháp thuộc; quan, tổ chức Trung ương chế độ Việt Nam Cộng hòa, quan tổ chức Mỹ chư hầu có trụ sở đóng miền Nam Việt Nam; quan Trung ương Mặt trận Dân tộc giải phóng miền Nam Việt Nam trước 30/4/1975; quan, tổ chức Trung ương nước Việt Nam Dân chủ Cộng hòa, Cộng hòa Xã hội Chủ nghĩa Việt Nam tư liệu nhân vật lịch sử, cá nhân, gia đình dòng họ tiêu biểu sau 30/4/1975 lãnh thổ từ Quảng Trị trở vào theo quy định pháp luật Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có trụ sở TP.HCM, có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng Nhiệm vụ: Với chức trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có nhiệm vụ quyền hạn sau: Thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức cá nhân nước nước thuộc thẩm quyền giao; Kiểm tra, đôn đốc, hướng dẫn quan, tổ chức cá nhân thuộc nguồn nộp lưu, chuẩn bị hồ sơ tài liệu nộp vào Trung tâm II; Chỉnh lý, phân loại, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm II; Bảo vệ, bảo quản tài liệu, lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, thuộc phạm vi quản lý Trung tâm II quan, tổ chức lưu trữ khác có nhu cầu; Thực tu bổ, phục chế với tài liệu, tư liệu lưu trữ hư hỏng; Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu lưu trữ; thực thống kê báo cáo thống kê lưu trữ lên Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước; Thực việc thông báo, giới thiệu, công bố phục vụ sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; Quản lý tổ chức, biên chế, sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm II theo quy định pháp luật quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Cơ cấu tổ chức: Theo Quyết định số 20/QĐ-LTNN tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Trung tâm có cấu bao gồm 07 phịng Việc tổ chức, chức năng, nhiệm vụ phòng Giám đốc Trung tâm Lưu trữ quốc gia II quy định Cụ thể sau: Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: Giúp Giám đốc tổ chức thực việc lựa chọn, thu thập, bổ sung loại hình tài liệu vào bảo quản kho Phịng Chỉnh lý tài liệu: Có chức giúp Giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, phông tài liệu xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu bảo quản kho Phòng Tin học Công cụ tra cứu: Giúp Giám đốc bảo quản an toàn hệ thống tin học đáp ứng nhu cầu tra tìm tài liệu Trung tâm II Phòng Bảo quản tài liệu: Tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể tài liệu Châu bản, Mộc bản, tài liệu phim ảnh, ghi âm) đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: Giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệu nghiệp vụ Lưu trữ, xây dựng quản lý hệ thống công cụ tra cứu Trung tâm Phịng Hành - Tổ chức: Thơng tin, tổng hợp hoạt động trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán bộ, công tác văn thư Lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực quản lý sở vật chất phục vụ cho hoạt động quan Phịng Kế tốn: Thực chức tham mưu, giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản trung tâm Thu chi sử dụng kinh phí quan theo quy định nhà nước SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II BAN GIÁM ĐỐC Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu Phòng Chỉnh lý tài liệu Phịng Tin học Cơng cụ tra cứu Phịng Bảo quản tài liệu Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu Phịng Hành Tổ chức Phịng Kế tốn Hiện biên chế cán bộ, nhân viên Trung tâm Lưu trữ quốc gia II gồm 65 người: Ban Gián đốc: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có 01 Giám đốc với trình độ Đại học 01 Phó Giám đốc với trình độ Thạc sĩ, Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước bổ nhiệm + Giám đốc: Là người đứng đầu quan, chịu trách nhiệm cá nhân trước Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Giám đốc phụ trách chung, trực tiếp quản lý công tác tổ chức hành quản trị quan + Phó Giám đốc: phụ trách công tác xây dựng bản, công tác nghiệp vụ, kiêm phụ trách trực tiếp công tác tổ chức sử dụng bảo quản tài liệu, công tác chỉnh lý thu thập tài liệu Các phòng nghiệp vụ: + Phòng Thu thập, Bổ sung tài liệu: có 03 người (gồm 02 lưu trữ viên 01 Trung cấp) + Phòng Chỉnh lý tài liệu: 10 người (gồm 03 Lưu trữ viên, 07 Trung cấp) + Phịng Tin học Cơng cụ tra cứu: 06 người (gồm 02 kỹ sư tin học, 01 Lưu trữ viên, 03 nhân viên kỹ thuật) + Phòng Bảo quản tài liệu: 07 người (gồm 03 Trung cấp, 03 Lưu trữ viên, 01 nhân viên phục vụ) + Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu: 13 người (gồm 11 Lưu trữ viên, 02 biên dịch viên tiếng Pháp) + Phòng Hành - Tổ chức: 19 người (gồm 02 chuyên viên HC-TC, 03 Lưu trữ viên trung cấp, 01 cán sự, 09 nhân viên Bảo vệ, 01 Thủ kho, 01 Lái xe, 02 Tạp vụ) + Phịng Kế tốn: 04 người (gồm 01 trình độ Đại học, 03 trung cấp) Chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nhân phịng Hành – Tồ chức: Chức : Phịng Hành – Tổ chức phận thông tin tổng hợp quan, tham mưu cho Giám đốc quản lý điều hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II thực chế độ, sách pháp luật hành; phụ trách cơng tác bảo vệ thường trực; quản lý sở vật chất phục vụ cho hoạt động quan Về tổ chức, phịng Hành – Tổ chức có đầy đủ phận văn phịng khơng gọi văn phịng khơng có tư cách pháp nhân, người đứng đầu phụ trách khơng có tư cách chủ tài khoản chi tiêu quan Nhiệm vụ: Tổ chức thông tin tổng hợp, giúp Giám đốc đạo, điều hành mặt công tác Trung tâm nhanh chóng, xác; Xây dựng kế hoạch dài hạn hàng năm mặt Trung tâm; tổ chức, theo dõi, đôn đốc, làm báo cáo kết thực kế hoạch đề ra; Xây dựng, cải tiến tổ chức máy làm việc Trung tâm II, đáp ứng yêu cầu thời kỳ Xây dựng quy chế, lề lối làm việc Trung tâm II Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc diện Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước phân cấp quản lý; Chăm lo sức khỏe, đề kế hoạch bồi dưỡng có biện pháp góp phần giảm bớt khó khăn đời sống cán bộ, công chức; Quản lý sở vật chất, kỹ thuật; quản lý vật tư tài sản, ngân sách hành Trung tâm II theo chế độ nhà nước quy định Cục Văn thư Lưu trữ; Quản lý công tác văn thư – lưu trữ Trung tâm Lưu trữ quốc gia II; Tổ chức công tác thường trực, bảo vệ quan an toàn mặt, phòng chống cháy nổ quan; Tổng hợp theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật quan; Ngồi ra, Phịng Hành – Tổ chức cịn thực nhiệm vụ khác Giám đốc giao Cơ cấu tổ chức: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ PHÒNG HÀNH CHÍNH –TỔ CHỨC TRƯỞNG PHỊNG ( phụ trách chung) PHĨ TRƯỞNG PHỊNG PHĨ TRƯỞNG PHỊNG (Phụ trách Quản trị - Bảo vệ) ( Phụ trách Hành ) Tổng hợp Văn thư lưu trữ Công tác, tổ chức Tổ Bả o vệ Bộ phận lái xe XDCB Điện, nước Nhà ăn Hiện nay, Trưởng phịng Hành – Tổ chức chuyển cơng tác nên tạm thời Phó Giám đốc quan kiêm nhiệm, phụ trách đạo cơng tác Phịng c) Các quy chế hoạt động: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có quy chế quy định: Chế độ, nguyên tắc, lề lối làm việc; Phạm vi trách nhiệm, quyền hạn giải cơng việc Ban Giám đốc, Trưởng, Phó đơn vị tồn thể cơng chức viên chức (bao gồm hợp đồng khoán việc, vụ việc…); Các mối quan hệ phối hợp công tác Giám đốc với Phó Giám đốc, Ban Giám đốc với Chi ủy tổ chức, đoàn thể thuộc Trung tâm II; Quy chế quy định chế độ hội họp, giao ban; chế độ thông tin, báo cáo, lưu trữ bảo mật, trình tự thủ tục giải cơng việc; chế độ khen thưởng, kỷ luật hoạt động khác điều khoản thi hành Trung tâm Lưu trữ quốc gia II Quy chế hoạt động quan: Trung tâm Lưu trữ quốc gia II làm việc theo chế độ thủ trưởng, đạo điều hành công việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ Mọi hoạt động quan phải tuân thủ theo quy định pháp luật, tuân thủ đạo cấp quy chế hoạt động Trung tâm Trong phân công công việc, việc giao cho đơn vị, người phụ trách chịu trách nhiệm Trưởng đơn vị phải chịu trách nhiệm công việc phân công Cán bộ, công chức, viên chức quan phải xử lý giải công việc phạm vi trách nhiệm, thẩm quyền Bảo đảm tuân thủ trình tự thủ tục thời hạn giải cơng việc Làm việc theo Chương trình, Kế hoạch, Lịch công tác Trung tâm II đề Phát huy lực sở trường cán bộ; đề cao phối hợp công tác Bảo đảm tính dân chủ, rõ ràng, minh bạch hiệu hoạt động Quy chế hoạt động quan xem xét, sửa đổi cho phù hợp với tình hình mới, đáp ứng yêu cầu phát triển quan Quy chế hoạt động Phịng Hành – Tổ chức: Phịng Hành – Tổ chức hoạt động theo chế độ thủ trưởng Tập thể cán Phòng tuyệt đối chấp hành tốt nội quy quan quy định Pháp Lệnh cán bộ, công chức Cán Phòng thực nhiệm vụ cụ thể theo phân cơng của Trưởng Phó phịng Có nghĩa vụ hồn thành tốt nhiệm vụ giao, tn thủ quy trình xử lý cơng việc Chịu trách nhiệm trước đơn vị thi hành cơng vụ Kịp thời báo cáo với Trưởng - Phó phịng khó khăn vướng mắc thực cơng việc Trường hợp cần thiết cơng chức, viên chức có quyền đề nghị Trưởng phịng phân cơng thêm người để phối hợp thực nhiệm vụ Cán Phòng có quyền giữ ý kiến riêng thể ý kiến phiếu trình để Trưởng phịng xem xét định Trường hợp lãnh đạo Trung tâm yêu cầu làm việc trực tiếp với cán Phịng cán phải có trách nhiệm chuẩn bị đầy đủ hồ sơ, tài liệu để làm việc Sau làm việc, công chức, viên chức phải báo cáo cho Trưởng phòng biết Nêu cao tinh thần đoàn kết nội bộ, sẵn sàng hỗ trợ lẫn công tác Chủ động phối hợp, trao đổi ý kiến vấn đề có liên quan Khi cơng tác ngồi quan nói chung, cơng chức, viên chức phải nói rõ nội dung, thời gian phải Trưởng – Phó phịng trực tiếp đồng ý d) Phân cơng nhiệm vụ lãnh đạo Trưởng phịng Hành – Tổ chức: Trưởng phịng Hành – Tổ chức chịu trách nhiệm trước Ban Lãnh đạo toàn hoạt động đơn vị mình.Quản lý đội ngũ lao động đơn vị, thực nghiêm túc quy chế kỷ luật lao động; Xây dựng kế hoạch công tác hàng tháng, quý, năm đơn vị; tổ chức triển khai, đôn đốc kiểm tra cán đơn vị thực kế hoạch cơng tác đó; Chuẩn bị báo cáo công tác tháng, quý, năm Trung tâm Thông báo nội dung họp giao ban, định kỳ v.v…; Tổng hợp trình Ban Lãnh đạo thơng qua chương trình cơng tác Trung tâm II Theo dõi, đôn đốc đơn vị thuộc Trung tâm II thực chương trình cơng tác đó; Giúp lãnh đạo Trung tâm II phối hợp công tác với tổ chức Đảng đồn thể Đón tiếp khách đến tham quan liên hệ công tác; Tham mưu cho Ban Giám đốc việc tổ chức nghiên cứu, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật, xây dựng quản lý hệ thống thông tin, lưu trữ; Giúp Ban Giám đốc quản lý sử dụng hiệu tài sản Trung tâm II theo quy định pháp luật cấp giao; Giúp Ban Lãnh đạo thực việc cải cách hành lĩnh vực hoạt động Trung tâm II như: Quy chế dân chủ, Quy chế thi đua khen thưởng, Quy chế quản lý thời làm việc v.v…; Thay mặt Ban Lãnh đạo quan quản lý công chức, viên chức; đề xuất chế độ, sách cán quan; ký giấy nghỉ phép năm, bảng chấm công, giấy nghỉ hưởng BHXH khám bệnh; tổ chức sơ kết công tác phịng, nhận xét đánh giá cơng chức, viên chức Tham mưu cho Hội đồng Thi đua khen thưởng Trung tâm II công tác thi đua khen thưởng; Điều động xe ô tô đưa rước cán Cục nói riêng quan nói chung công tác theo kế hoạch Ban Gám đốc phê duyệt Công tác tổ chức lao động khoa học văn phòng quan: a) Phân công nhiệm vụ Lãnh đạo với Trưởng phịng, với nhân viên: Phân cơng nhiệm vụ Ban Giám đốc: Quan hệ Giám đốc Phó Giám đốc quan hệ theo chế độ thủ trưởng Giám đốc, Phó Giám đốc xem xét, giải cơng việc sở hồ sơ đề xuất, trình ký đơn vị gửi lên Phó Giám đốc phụ trách phịng, đơn vị có trách nhiệm báo cáo chịu trách nhiệm kết hoạt động phịng, đơn vị trước Giám đốc Khi Giám đốc vắng mặt, có trách nhiệm ủy quyền cho Phó Giám đốc chịu trách nhiệm thay Giám đốc giải công việc chung Trung tâm II Giữa Ban Giám đốc Trưởng, Phó đơn vị thuộc Trung tâm II: Trưởng đơn vị truộc Trung tâm II có trách nhiệm báo cáo, xin ý kiến đạo chịu trách nhiệm trước Ban Giám đốc hoạt động Phịng phụ trách Giữa đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II: Quan hệ đơn vị, tổ chức trực thuộc Trung tâm II quan hệ phối hợp, hỗ trợ lẫn nhau, thường xuyên trao đổi kinh nghiệm công việc Khi bên có nhu cầu hỗ trợ bên yêu cầu phải đáp ứng khả năng, nhiệm vụ Đối với cơng việc vượt khả năng, thẩm quyền giải đơn vị Trưởng đơn vị chuyển hồ sơ, tài liệu cho đơn vị liên quan tham gia ý kiến, sau trình Ban Giám đốc xem xét, định Giữa công chức, viên chức Trung tâm II: Là quan hệ đồng nghiệp cơng tác Đồn kết, hỗ trợ, giúp đỡ lẫn trình thực quy định, nội quy quan, đơn vị để hoàn thành tốt nhiệm giao Bên cạnh đó, phép dân chủ cơng khai đóng góp ý kiến cho việc bước hoàn thiện lề lối làm việc quan Quan hệ Ban Giám đốc với BCH Cơng đồn, Đồn Thanh niên…: Ban chấp hành Cơng đồn, Ban chấp hành Đồn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh có trách nhiệm, tổ chức, động viên Đoàn viên quan hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ cơng tác trị giao; giáo dục vận động cơng chức quan đồn kết, yên tâm công tác; chăm lo đời sống vật chất tinh thần cho công chức, viên chức bảo vệ quyền, lợi ích đáng cơng chức, viên chức Do đó, việc sau thiết phải bàn bạc thống Ban Giám đốc, đại diện Đoàn Thanh niên, đại diện Cơng đồn …: Chủ trương biện pháp kiện toàn tổ chức xếp máy, tinh giản biên chế quan; Bàn giải pháp để lãnh đạo tư tưởng công chức, viên chức nhằm hoàn thành tốt nhiệm vụ đề ra; Công tác quy hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, việc xét đề nghị, đề bạt, nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, cho nghỉ việc, nghỉ hưu… cán quan b) Việc phân công, tổ chức lao động khoa học Phịng Hành – Tổ chức: Trưởng phịng: Chịu trách nhiệm phân cơng bố trí cán nhân viên Phịng thực cơng việc cấp giao phó Kịp thời uốn nắn sai sót, tổng kết đúc rút kinh nghiệm báo cáo lên cấp Trưởng phịng thơng qua Phó phịng, phận giúp việc, tổ trưởng để triển khai công việc Phối hợp, tham gia ý kiến với trưởng đơn vị khác Trung tâm để xử lý vấn đề có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ đơn vị mình; Về nhiệm vụ quyền hạn Phó Trưởng phịng: Phó Trưởng phịng Phụ trách Hành – Tổ chức: Phụ trách văn thư tổng hợp, chịu trách nhiệm bảo quản tài liệu nộp lưu quan Phó Trưởng phịng Phụ trách Quản trị - Bảo vệ: Giúp Trưởng phịng theo dõi, kiểm tra, đơn đốc công việc tổ, đề xuất việc liên quan mua sắm, sửa chữa nhỏ, điện nước,…cấp phát xăng dầu, văn phòng phẩm…để đáp ứng yêu cầu quan 10 -Trực tiếp quản lý phông tài liệu lưu trữ Mỹ Ngụy -Thực quy định, chế độ, thể lệ, nguyên tắc nghiệp vụ phân kho tài liệu : thu thập, chỉnh lý, đánh giá, bổ sung, ghi mục lục, thống kê, đăng ký, làm công cụ tra cứu, phục vụ khai thác bảo quản tài liệu… -Quản lý sở vật chất kỹ thuật trang bị phân kho Phân kho Lưu trữ tài liệu Mỹ Ngụy có Trưởng Phân kho phụ trách, giúp việc cho Trưởng Phân kho có từ đến hai Phó Trưởng phân kho số cán 4.Phịng Hành – Quản trị : Phịng Hành – Quản trị thành lập theo định số 91a/QĐ-TC ngày 05/9/1985 Cục Lưu trữ Nhà nước Phịng Hành – Quản trị trực thuộc Kho lưu trữ Trung ương II có chức giúp Trưởng kho quản lý công tác hành quản trị Nhiệm vụ cụ thể sau : -Theo dõi chương trình cơng tác tổng hợp tình hình thực quy định chế độ báo cáo -Tổ chức văn thư, quản lý công văn giấy tờ, hồ sơ lưu trữ, đánh máy văn bản, dấu, giấy giới thiệu, giấy đường, giấy phép cấp phát cho cán cơng nhân viên sau có ý kiến trưởng kho -Quản lý kinh phí, tài sản, vật tư kỹ thuật, nhiện vật liệu, có kế hoạch tổ chức trang thiết bị phương tiện làm việc sinh hoạt công cộng -Thực tiêu biên chế lao động tiền lương, thực chế độ đãi ngộ, chế độ nghỉ ngơi công nhân viên chức Xây dựng quy chế tổ chức hoạt động đơn vị -Thực công tác bảo vệ nội bộ, bảo vệ an ninh trị tồn quan kho tàng tài liệu, tài sản thực chế độ quản lý cán cơng nhân viên chức tồn đơn vị -Quản lý nhà cửa xây dựng kế hoạch tổ chức thực kế hoạch sữa chữa lớn nhỏ nhà cửa Ngồi nhiệm vụ cụ thể trên, phịng cịn có nhiệm vụ giúp Cục bố trí nơi ăn, ở, lại, làm việc cho cán Cục vào công tác địa bàn đơn vị Phịng Hành – Quản trị có Trưởng phịng, giúp việc cho Trưởng phịng có từ đến hai Phó Trưởng phịng số cán nhân viên 5.Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ: Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ thành lập theo định số 92/QĐTC ngày 05/9/1985 Cục Lưu trữ Nhà nước Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ trực thuộc Kho lưu trữ Trung ương II, có chức giúp Trưởng kho tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ kho Nhiệm vụ cụ thể sau : -Tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia thuộc Kho lưu trữ Trung ương II quản lý -Tổ chức quản lý phòng đọc tiếp nhận, hướng dẫn thủ tục cho quan,cán bộ, nhân dân đến yêu cầu nghiên cứu tài liệu -Quản lý hồ sơ độc giả nghiên cứu tài liệu sổ sách ghi chép, thống kê tài liệu toàn kho 35 -Quản lý trực tiếp tài liệu lưu trữ phục vụ nghiên cứu kho tư liệu -Quản lý mục lục hồ sơ thống kê tài liệu kho -Tổ chức công bố, giới thiệu tài liệu tư liệu lưu trữ Sao in nhân phục vụ yêu cầu bạn đọc -Quản lý vật tư tài sản trang thiết bị kỹ thuật đơn vị Phòng Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ có Trưởng Kho lưu trữ phụ trách, giúp việc cho Trưởng phịng có từ đến hai Phó trưởng phịng số cán nhân viên Ngày 08/8/1988 Chủ tịch Hội đồng Bộ trưởng định số 223-CT cho phép đôi tên Kho lưu trữ Nhà nước Trung ương ( Hà Nội Tp.Hồ Chí Minh) thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia Ngày 06/9/1988 Cục Lưu trữ Nhà nước Việt Nam định số 386-QĐTC đổi tên kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gai, đổi tên Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương II thành Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Ngoài …đã quy định QĐ 225-BT ngày 29/11/1976 BT Chủ nhiệm Văn phòng Phủ tướng việc thành lập Kho Lưu trữ Trung ương II đặt tp.Hồ Chí Minh, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II cịn có nhiệm vụ : -Hướng dẫn, kiểm tra hồ sơ quan có tài liệu lưu trữ thuộc nguồn nộp lưu trung tâm, chuẩn bị tài liệu để giao nộp vào trung tâm lưu trữ quốc gia -Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu khoa học ứng dụng kết nghiên cứu tiến khoa học kỹ thuật vào nghiệp vụ Trung tâm, đơn vị theo phân cấp Cục Ngày 17/3/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước định số 20/QĐ-LTNN quy định tổ chức máy Trung tâm Lưu trữ Quốc gia gồm : -Phòng thu thập bổ sung tài liệu -Phòng chỉnh lý -Phòng Tổ chức sử dụng -Phòng Bảo quản tài liệu -Phịng Hành – Quản trị - Tổ chức Ngày 02/6/1999 Cục Lưu trữ Nhà nước văn số 248/LTNN-TCCB quy định chức nghiệp vụ đơn vị thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II I-Phòng thu thập, bổ sung tài liệu : Phịng thu thập, bổ sung tài liệu có chức giúp Giám đốc tổ chức thực việc lựa chọn thu thập, bổ sung loại hình tài liệu lưu trữ có ý nghĩa Quốc gia vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II theo thẩm quyền Nhiệm vụ cụ thể : 1-Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm lựa chọn, thu thập, bổ sung tài liệu thuộc nguồn nộp lưu tổ chức thực kế hoạch sau duyệt 36 2-Trên sở văn quy định Nhà nước Cục Lưu trữ Nhà nước xây dựng văn hướng dẫn cụ thể thu thập bổ sung, sưu tầm tài liệu để giám đốc duyệt ban hành thực phạm vi trách nhiệm phân cấp 3-Hướng dẫn kiểm tra, đôn đốc quan chuẩn bị tài liệu đến hạn nộplưu theo kế hoạch hàng năm Trung tâm 4-Vận động, thuyết phục hướng dẫn cá nhân, gia đình, dịng họ biếu tặng, ký gửi tài liệu có ý nghĩa Quốc gia vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 5-Sưu tầm, bổ sung tài liệu quý, vào Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 6-Tiếp nhận bàn giao tài liệu thu cho phòng bảo quản tài liệu quản lý theo quy định 7-Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ lĩnh vực thu thập, bổ sung 8-Quản lý sử dụng máy móc thiết bị lỹ thuật phục vụ công tác theo quy định giám đốc 9-Thực công việc khác giám đốc giao II.Phịng Chỉnh lý : Phịng chỉnh lý có chức giúp giám đốc chỉnh lý khoa học kỹ thuật, phông tài liệu xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu bảo quản kho Nhiệm vụ cụ thể : 1-Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm chỉnh lý KHKT tài liệu lưu trữ xác định lại thời hạn tài liệu bảo quản kho 2-Căn tiêu kế hoạch giao, tiến hành chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu theo quy trình chỉnh lý thống ( Từ phân phông, phân loại …đến xây dựng mục lục quản lý tra tìm tài liệu phơng, sau hồn chỉnh bàn giao cho phịng Tổ chức sử dụng phòng Bảo quản tài liệu ) 3-Trên sở văn Cục Lưu trữ Nhà nước, xây dựng văn hướng dẫn cụ thể công tác chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu, trình Giám đốc duyệt ban hành thực phạm vi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 4-Tiến hành xác định lại thời hạn bảo quản tài liệu theo kế hoạch làm thủ tục để Giám đốc trình cấp phê duyệt tài liệu dự kiến loại hủy 5-Tham gia nghiên cứu khoa học, đề xuất biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ chỉnh lý KHKT tài liệu 6-Quản lý sử dụng máy móc thiết bị kỹ thuật cơng tác chỉnh lý theo quy định Giám đốc 7-Thực công việc khác giám đốc giao III-Phòng Bảo quản tài liệu : Phịng Bảo quản tài liệu có chức giúp Giám đốc tiếp nhận, bảo quản an toàn tài liệu ( kể tài liệu Châu bản, Mộc bản, tài liệu phim ảnh, ghi âm ) đáp ứng nhu cầu sử dụng tài liệu Nhiệm vụ cụ thể : 1-Xây dựng kế hoạch bảo quản tài liệu dài hạn, hàng năm, tổ chức thực duyệt 37 2-Trên sở văn quy định Cục Lưu trữ Nhà nước, xây dựng văn hướng dẫn cụ thể công tác bảo quản, quản lý kho tài liệu trình Giám đốc duyệt ban hành phạm vi Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 3-Tiếp nhận tài liệu thu phòng Thu thập bổ sung tài liệu bàn giao 4-Sắp xếp khoa học phông tài liệu kho 5-Xuất, nhập tài liệu phục vụ cho nhu cầu nghiệp vụ, theo chế độ quy định 6-Thống kê Nhà nước tài liệu lưu trữ có kho theo quy định Cục Lưu trữ Nhà nước 7-Xây dựng Phông bảo hiểm tài liệu theo đạo Cục Lưu trữ Nhà nước Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 8-Xây dựng quản lý hồ sơ phông 9-Tu bổ phục chế tài liệu hư hỏng theo quy trình duyệt 10-Phịng chống cháy nổ, nguy hủy hoại tài liệu, thường xuyên kiểm tra kho tàng, tài liệu phát có biện pháp xử lý kịp thời nhẳm đảm bảo an toàn tài liệu 11-Vệ sinh kho tàng tài liệu 12-Tham gia nghiên cứu khoa học, ứng dụng tiến khoa học kỹ thuật đề xuất biện pháp cải tiến quy trình nghiệp vụ lĩnh vực bảo quản tài liệu 13-Quản lý sử dụng máy móc thiết bị kỹ thuật công tác bảo quản tài liệu Trung tâm 14-Thực công việc khác Giám đốc giao IV.Phòng Tổ chức sử dụng : Phịng Tổ chức sử dụng có chức giúp Giám đốc tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ, quản lý tư liệu nghiệp vụ lưu trữ, xây dựng quản lý hệ thống công cụ tra cứu Trung tâm Nhiệm vụ cụ thể : 1-Xây dựng kế hoạch dài hạn, hàng năm sử dụng tài liệu, tư liệu công cụ tra cứu, tổ chức thực duyệt 2-Trên sở văn nhà nước Cục Lưu trữ Nhà nước, xây dựng hướng dẫn chế độ sử dụng tài liệu để Giám đốc ban hành thực nội Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II 3-Tổ chức phòng đọc phục vụ yêu cầu sử dụng nghiên cứu tài liệu phịng đọc 4-Cơng bố giới thiệu tài liệu, biên soạn ấn phẩm tài liệu lưutrữ theo quy định Cục Lưu trữ Nhà nước 5-Tổ chức triển lãm, trưng bày tài liệu lưu trữ 6-Quản lý kho tư liệu bổ sung tư liệu bổ trợ cho tài liệu lưu trữ 7-Xây dựng hệ thống cơng cụ tra tìm tài liệu, tư liệu 8-Hướng dẫn quan, tổ chức đến tham quan trung tâm 9-Tham gia nghiên cứu khoa học lưu trữ, ứng dụng tiến khoa học đề xuất biện pháp cải tiến công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ 38 10-Quản lý sử dụng máy móc, thiết bị cơng tác tổ chức sử dụng tài liệu công cụ tra cứu 11-Thực nhiệm vụ khác Giám đốc giao V-Phịng Hành – Quản trị - Tổ chức : Phịng Hành – Quản trị - Tổ chức có chức thơng tin, tổng hợp hoạt động Trung tâm; phụ trách công tác tổ chức cán lao động tiền lương, công tác văn thư – lưu trữ, công tác bảo vệ thường trực, quản lý sở vật chất phục vụ cho hoạt động quan Nhiệm vụ cụ thể : 1-Xây dựng, tổng hợp kế hoạch dài hạn hàng năm mặt Trung tâm; tổ chức theo dõi, đôn đốc, làm báo cáo kết thực 2-Tổ chức công tác thông tin tổng hợp giúp Giám đốc đạo điều hành mặt cơng tác Trung tâm nhanh chóng, xác 3-Báo cáo thống kê tổng hợp Nhà nước định kỳ đột xuất 4-Quản lý công tác văn thư – lưu trữ Trung tâm 5-Xây dựng cải tiến tổ chức máy làm việc Trung tâm, đáp ứng yêu cầu thời gian, xây dựng quy chế, lề lối làm việc Trung tâm 6-Quản lý mặt công tác cán bộ, công tác bảo vệ nội bộ, xây dựng quy hoạch, kế hoạch đào tạo bồi dưỡng công chức, quản lý nghiệp vụ 7-Quản lý biên chế lao đồng, tiền lương, thực chế độ sách Nhà nước cơng chức 8-Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức thuộc diện Cục Lưu trữ Nhà nước phân cấp quản lý 9-Xây dựng,quản lý sở vật chất, kỹ thuật Trung tâm;quản lý vật tư tài sản ngân sách hành theo chế độ Nhà nước quy định Cục Lưu trữ Nhà nước 10-Tổ chức cơng tác thường trực, bảo vệ quan an tồn mặt; phòng chống cháy nổ quan 11-Tổng hợp theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật quan 12-Chăm lo sức khỏe có biện pháp góp phần giảm bớt khó khăn đời sống cán bộ, công chức quan 13-Thực nhiệm vụ khác Giám đốc giao Ngày 06/4/2004 Cục Trưởng Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước định số 34/QĐ-VTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Ngày 17/6/2005 Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước định số 257/QĐVTLTNN thành lập phòng tin học công cụ tra cứu thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Theo đinh trên, phòng tin học cơng cụ tra cứu có chức : Phịng tin học cơng cụ tra cứu có chức giúp Giám đốc triển khai thực ứng dụng công nghệ thông tin quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia theo thẩm 39 quyền; quản lý mạng Lan; xây dựng quản lý hệ thống công cụ tra cứu tư liệu, tài liệu lưu trữ Trung tâm Nhiệm vụ : Giúp Giám đốc thực nhiệm vụ theo lĩnh vực phân cơng sau : a)Xây dựng kế hoạch dài hạn ngắn hạn; b)Tổ chức thực chương trình, kế hoạch, đề án; c)Là đầu mối Trung tâm thực theo đạo nghiệp vụ cấp có thẩm quyền Tổ chức thiết kế, xây dựng triển khai phần mềm ứng dụng tin học; d)Tổ chức thực bảo trì, bảo dưỡng hệ thống máy tính thiết bị hệ thống mạng tin học; e)Xây dựng nội quy quản lý hệ thống mạng, sở liệu; g)Thực nhiệm vụ công cụ tra cứu, hệ thống tra tìm tài liệu lưu trữ Ngày 26/5/2009 Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước định số 118/QĐVTLTNN thành lập phịng Kế tốn thuộc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Phịng Kế tốn thực chức tham mưu giúp Giám đốc quản lý tài chính, tài sản Trung tâm Phịng kế tốn có Trưởng phịng Phó Trưởng phịng Giám đốc Trung tâm bổ nhiệm Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quy định chức năng, nhiệm vụ Phịng Kế tốn Ngày 27/11/2009 Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II định số 422/QĐ-TTII quy định chức năng, nhiệm vụ phịng Kế tốn Theo định trên, phịng Kế tốn có chức giúp Giám đốc Trung tâm quản lý điều hành công tác kế tốn, tài chính, quản lý tài sản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Phịng Kế tốn có nhiệm vụ quyền hạn sau : 1.Thực cơng tác tài : -Lập kế hoạch dài hạn ngắn hạn cơng tác tài Trung tâm II; -Xây dựng dự toán tổng hợp dự toán chi tiết theo nguồn vốn ngân sách Nhà nước cấp hàng năm; -Theo dõi trình thực kế hoạch tài chính, đề xuất phương án điều chỉnh kế hoạch vàdự toán cho phù hợp, hiệu 2.Thực cơng tác kế tốn : -Thu thập, xử lý thơng tin, số liệu kế toán theo đối tượng nội dung cơng việc kế tốn, theo chuẩn mực, chế độ kế toán; -Kiểm tra, giám sát khoản thu, chi tài chính, nghĩa vụ thu, nộp ngân sách, toán nợ, phát ngăn ngừa hành vi vi phạm pháp luật tài chính, kế tốn; -Phân tích thơng tin, số liệu kế tốn, tham mưu, đề xuất giải pháp phục vụ yêu cầu quản lý định mặt tài Trung tâm II; -Cung cấp thơng tin, số liệu kế tốn theo quy định luật Kế toán văn pháp luật khác 3.Thực công tác quản lý tài sản : 40 -Kiểm tra việc quản lý sử dụng tài sản phòng thuộc Trung tâm theo mục đích sử dụng Kiểm tra nguồn hình thành tài sản Trung tâm; -Tham gia kiểm kê lập báo cáo tài sản định kỳ theo quy định Nhả nước; -Tổng hợp thực thủ tục lý tài sản theo quy định nhà nước 4.Thực công tác khác : -Thống kê khoản thu nhập cá nhân toàn thể CB,CC,VC thuộc Trung tâm II, giám sát tình hình thực nghĩa vụ nộp thuế thu nhập cá nhân CB,CC,VC theo quy định phápluật; -Theo dõi tình hình thực qui chế chi tiêu nội Tổng hợp báo cáo kết thực quy chế chi tiêu nội quý đề xuất phương án giải quyết; -Tham mưu cho Giám đốc xây dựng ban hành nội quy, quy định liên quan tới việc sử dụng kinh phí tài sản Trung tâm; -Thực nhiệm vụ khác Giám đốc giao Tổ chức biên chế Phịng Kế tốn : Phịng kế tốn có Trưởng Phịng kế tốn ( Kế tốn trưởng ), Phó trưởng phịng Kế tốn kế toán viên, thủ quỹ Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc việc tổ chức thực nhiệm vụ kế tốn tài nêu Ngày 20/5/2010 Cục Văn thư – Lưu trữ Nhà nước định số 119/QĐVTLTNN quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Theo định trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức sau : 1.Vị trí chức : Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II tổ chức nghiệp thuộc Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước có chức sưu tầm, thu thập, chỉnh lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ hình thành trình hoạt động quan, tổ chức trung ương cá nhân thời kỷ Phong kiến, Pháp thuộc, Mỹ-Ngụy nước Cộng hòa Xã hội Chủ Nghĩa Việt Nam địa bàn từ Đồng Nai vào phía Nam theo quy định pháp luật quy định Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có tư cách pháp nhân, có condấu, tài khoản riêng trụ sở làm việc đặt TP.Hồ Chí Minh 2.Nhiệm vụ quyền hạn : - Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu, tư liệu lưu trữ quan, tổ chức cá nhân theo thẩm quyền giao - Phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, tư liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý trung tâm - Bảo vệ, bảo quản an toàn tài liệu, tư liệu lưu trữ - Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ quý ( dạng số hóa) theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước 41 - Tu bổ, phục chế tài liệu, tư liệu lưu trữ bị hư hỏng Trung tâm theo quy định phân cấp Cục trưởng Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Xây dựng quản lý hệ thống công cụ thống kê, tra cứu tài liệu, tư liệu luu trữ - Thực hình thức tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu, tư liệu lưu trữ bảo quản Trung tâm - Thực nghiên cứu khoa học, ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào thực tiễn công tác Trung tâm - Thực dịch vụ lưu trữ theo quy định pháp luật - Quản lý tổ chức, biên chế, co sở vật chất kỹ thuật, vật tư, tài sản kinh phí Trung tâm theo quy định phân cấp Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước - Thực nhiệm vụ khác Cục trưởng giao 3.Cơ cấu tổ chức : - Lãnh đạo Trung tâm : + Trung tâm Lưu trữ quốc gia II có Giám đốc khơng q 03 Phó Giám đốc + Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm chịu trách nhiệm trước Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước trước pháp luật toàn hoạt động Trung tâm + Các phó Giám đốc Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước bổ nhiệm theo đề nghị Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc trước pháp luật lĩnh vực công tác phân công phụ trách - Cơ cấu tổ chức : + Phòng Thu thập tài liệu + Phòng Chỉnh lý tài liệu + Phòng Bảo quản tài liệu + Phòng Cơng bố Giới thiệu tài liệu + Phịng Tin học Cơng cụ tra cứu + Phịng Tu bổ - Bảo hiểm tài liệu + Phòng đọc + Phòng Hành – Tổ chức + Phịng Kế tốn + Phòng Bảo vệ Phòng cháy chữa cháy Giám đốc Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn đơn vị thuộc Trung tâm Tóm lại, qua văn trình bày trên, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II phông tài liệu hoạt động liên tục từ thành lập đến Tuy tổ chức Trung tâm II có thay đổi theo thời gian để phù họp với phát triển ngành, nhìn chung cấu tổ chức rõ ràng, ổn định b) Lịch sử phông : -Giới hạn thời gian tài liệu : Tài liệu phông trung tâm Lưu trữ Quốc gia II có thời gian bắt đầu kết thúc : Năm 1976 – 2010 42 -Khối lượng tài liệu : Gồm 2000 đơn vị bảo quản, tương đương 50m - Thành phần nội dung tài liệu : Thành phần tài liệu phông chủ yếu tài liệu hanh chính, bao gồm loại sau : + Báo cáo công tác + Tài liệu nâng cấp phông tài liệu : tài liệu Hán Nôm, Phong kiến Pháp thuộc, tài liệu Mỹ Ngụy + Tài liệu công tác khai thác, sử dụng tài liệu + Tài liệu công tác tin học + Tài liệu công tác thu thập + Tài liệu công tác bảo quản + Tài liệu công tác tổ chức + Tài liệu cơng tác hành – quản trị Ngồi ra, cịn có tài liệu kế toán tài vụ : tập chứng từ …, dạng chiếm tỷ lệ không nhiều Nội dung tài liệu phản ánh hoạt động đơn vị phông, chủ yếu công tác bảo quản phục vụ nghiên cứu độc giả - Tình trạng tài liệu phông : + Tài liệu thu thập đầy đủ, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn để chuẩn bị giao nộp vào lưu trữ lịch sử + Tài liệu phân loại, lập hồ sơ hồn chỉnh + Tình trạng vật lý : tài liệu từ năm 1976 -1990 tài liệu giòn, chữ mờ, tài liệu năm sau tương đối tốt + Công cụ thống kê, tra cứu : Bằng mục lục phần mềm vi tính + Nhu cầu khai thác, sử dụng tài liệu : Đáp ứng kịp thời nhu cầu khai thác lãnh đạo phịng chun mơn C – Phương án phân loại tài liệu phông : Theo lịch sử đơn vị hình thành phơng, lịch sử phơng, Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II đơn vị có chức năng, nhiệm vụ rõ ràng, hoạt động liên tục nên phương án phân loại phù hợp phương án : Thời gian – Cơ cấu tổ chức Cụ thể tài liệu phân loại sau : 1-Phòng thu thập 2-Phòng Chỉnh lý 3-Phòng Bảo quản 4-Phịng Cơng bố giới thiệu tài liệu 5-Phịng tin học cơng cụ tra cứu 6-Phịng tu bổ - bảo hiểm tài liệu 7-Phịng đọc 8-Phịng Hành – Tổ chức 9-Phịng kế tốn 43 10-Phịng bảo vệ phòng cháy chữa cháy d – Mục lục hồ sơ có thời hạn phịng Hành – Tổ chức năm 2009 : Hộp số HS số 550 1500 551 1501 1502 1503 1504 1505 Tiêu đề HS Thời hạn bảo Ghi quản B/c tháng, Lâu dài quý năm 2009 phòng HC-TC Bc hàng tháng Tạm thời năm 2009 phòng TC-HC Tập CV Lâu dài cơng tác nhân phịng HC năm 2009 HS công Lâu dài tác quản trị năm 2009 HS công Lâu dài tác hành năm 2009 Tập lưu CV Lâu dài năm 2009 TTLTQG II 3-Xác định giá trị tài liệu : a-Tìm hiểu việc tổ chức xác định giá trị tài liệu quan : TTLTQG II làm tốt công tác xác định giá trị tài liệu, tất tài liệu có giá trị, tài liệu hết giá trị Hội Đồng Xác định giá trị tài liệu làm việc nghiêm túc báo cáo lên Cục Lưu Trữ Nhà Nước thẩm định,cho ý kiến b-Dự thảo định thành lập HĐXĐGTTL quan : 44 TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM HỘI ĐỒNG XÁC ĐỊNH GIÁ TRỊ TÀI LIỆU Độc lập – Tự – Hạnh phúc …, ngày…tháng…năm… BIÊN BẢN Họp Hội đồng xác định giá trị tài liệu Căn Điều 16 Pháp lện Lưu trữ quốc gia năm 2001 Điều 12 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia định số …ngày…tháng…năm…của…về việc thành lập hội đồng xác định giá trị tài liệu Hôm nay, vào hồi …giờ…tháng…năm…, Tại :… Hội đồng xác định giá trị tài liệu Trung tâm Lưu trữ QG II…gồm có… (Ghi rõ họ tên thành viên hội đồng )… Chủ tọa :… Thư ký :… Nội dung họp : Xét hủy tài liệu hết giá trị Phông ( khối) tài liệu … Sau nghiên cứu, xem xét danh mục tài liệu hết giá trị Phông ( khối ) …và kiểm tra thực tế, thành viên hội đồng có ý kiến sau : 1… 2… 3… Chủ tọa họp thống kết luận : 1.Đề nghị giữ lại tập ( hồ sơ ) tài liệu số :…, nêu lý ( có ) 2.Đề nghị Giám đốc Trung tâm Lưu trữ QG II xem xét, định cho phép tiêu hủy tài liệu theo Danh mục đính kèm Hội đồng thơng qua biên họp với ý kiến trí :…/…(ghi rõ số lượng ) Cuộc họp kết thúc vào hồi … giờ, ngày…/ THƯ KÝ ( Họ tên, chũ ký ) CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG ( Họ tên, chũ ký ) 45 c-Bản thuyết minh tài liệu hết giá trị : BẢN THUYẾT MINH TÀI LIỆU LOẠI HẾT GIÁ TRỊ PHÔNG TRUNG TÂM LƯU TRỮ QUỐC GIA II Giai đoạn: 1976 - 2009 I - Tóm tắt tình hình khối tài liệu hết giá trị: 1- Sự hình thành khối tài liệu: Tài liệu hết giá trị phông Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II loại trình chỉnh lý từ ngày /6/2010 - /6/2010 2- Số lượng: Tổng số lượng tài liệu đưa chỉnh lý 50 m, sau chỉnh lý số tài liệu giữ lại là: 45 m, tài liệu loại m Như tỉ lệ tài liệu hết giá trị so với tài liệu giữ lại là: … 3- Thời gian bắt đầu, kết thúc tài liệu: Thời gian bắt đầu tài liệu phông là: năm 1976 Thời gian kết thúc tài liệu phông là: năm 2009 II - Tóm tắt thành phần nội dung tài liệu hết giá trị bao gồm nhóm: Tài liệu hết thời hạn bảo quản; tài liệu nháp, thảo, không đủ thể thức; tài liệu trùng thừa 1- Nhóm tài liệu hết thời hạn bảo quản: - Đối với tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài: Các tài liệu có thời gian từ năm 1995 trở trước loại hết giá trị Cụ thể: bảng cân đối tài khoản hàng tháng, thông báo hạn mức kinh phí Chứng từ chi tiêu nội bộ… từ năm 1976 2009 - Đối với tài liệu có thời hạn bảo quản lâu dài: Các tài liệu có thời gian từ năm 2009 trở trước loại hết giá trị như: sổ theo dõi cấp tạm ứng, chi ngân sách tháng, bảng kê công trái phát hành, công trình cải tạo, sửa chữa nhỏ…từ năm 1976 - 2000 46 - Đối với tài liệu có thời hạn bảo quản tạm thời: Các tài liệu có thời gian từ năm 2005 trở trước loại hết giá trị như: bảng chấm công, sổ thu, chi loại tiền, chương trình, kế hoạch kiểm tra, kiểm sốt tháng, q… năm 1976-2009 - Tài liệu hết giá trị gồm có: Giấy mời họp, thông báo chiêu sinh, thông báo mẫu dấu, chữ ký tỉnh bạn hết thời hạn bảo quản, đơn xin học, công văn gửi để biết, thảo, nháp, không đủ thể thức Trong số tài liệu hết giá trị nêu phịng kế tốn chiếm số lượng cịn phịng khác khơng đáng kể 2- Tài liệu trùng thừa: Gồm số văn có nội dung hình thức giống nhau, giữ lại sạch, đẹp đầy đủ thể thức, số lại đưa loại trùng thừa (Dạng tài liệu chiếm số lượng ít) Tp.Hồ Chí Minh, ngày 22 tháng 06 năm 2010 NGUYỄN THỊ DUNG 47 d-Lập bảng danh mục tài liệu hết giá trị nêu rõ lý tiêu hủy : Danh mục tài liệu hết giá trị Phông : Trung tâm lưu trữ quốc gia II Thời gian : 1976 – 2009 Bó số Tập số 01 2 02 03 04 Tiêu đề HS (hoặc tập TL) Tập biểu mẫu, giấy trắng Tập tl thảo nháp năm 2009 Tập tl không đủ thể thức năm 2009 Tập CV mời họp, giấy chiêu sinh hết giá trị năm 2009 Tập tl rách nát năm 2009 Tập tl trùng thừa từ HS 01 – HS 30 Tư liệu sách, báo, tham khảo Lý hủy Ghi Hết giá trị Hết giá trị Hết giá trị Hết giá trị Hết giá trị Trùng thừa Tư liệu e- Tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ : Đã tham gia lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II lập công cụ tra cứu : lập mục lục HS phơng, trực tiếp vào kho lưu trữ tra tìm tài liệu để phục vụ cho nhu cầu sử dụng độc giả 48 Hết 49 ... Thành ph? ??n n? ?i dung t? ?i liệu : Thành ph? ??n t? ?i liệu ph? ?ng chủ yếu t? ?i liệu hanh chính, bao gồm lo? ?i sau : + Báo cáo công tác + T? ?i liệu nâng cấp ph? ?ng t? ?i liệu : t? ?i liệu Hán Nôm, Phong kiến Ph? ?p... t? ?i liệu Mỹ Ngụy + T? ?i liệu công tác khai thác, sử dụng t? ?i liệu + T? ?i liệu công tác tin học + T? ?i liệu công tác thu thập + T? ?i liệu công tác bảo quản + T? ?i liệu công tác tổ chức + T? ?i liệu cơng... TRỮ QUỐC GIA II Giai đoạn: 1976 - 2009 I - Tóm tắt tình hình kh? ?i t? ?i liệu hết giá tr? ?: 1- Sự hình thành kh? ?i t? ?i liệu: T? ?i liệu hết giá trị ph? ?ng Trung tâm Lưu trữ Quốc gia II lo? ?i trình chỉnh