Ngày nay, các cụm từ “văn bản”, “tài liệu” đã không còn quá xa lạ trong cuộc sống của chúng ta và trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước. Trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành, nghiên cứu đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền với việc soạn thảo, ban hành và tổ chức, khai thác sử dụng văn bản, tài liệu nói riêng và với công tác văn thư, lưu trữ nói chung. Do đó vai trò của công tác văn thư, lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng. Hiện nay, ở Việt Nam, đã có hệ thống các văn bản quy định cụ thể về công tác văn thư, lưu trữ cho các cơ quan, tổ chức. Cùng với điều đó, tầm quan trọng của ngành Lưu trữ Việt Nam đã được khẳng định một cách rõ nét trong các thời kỳ lịch sử. Ngày nay, với sự phát triển của khoa học công nghệ, mỗi lĩnh vực đều được hiện đại hoá, nền hành chính nhà nước cũng có sự phát triển; công tác văn thư,lưu trữ trong lĩnh vực quản lý hành chính được Đảng và Nhà nước ta ngày càng được đẩy mạnh, đã và đang có những chủ chương chính sách ngày càng hoàn thiện trong công tác này, với mục đích phục vụ tốt nhất cho hoạt động quản lý Nhà nước trong mỗi cơ quan. TLLT là nguồn sử liệu chính xác, đóng vai trò hết sức quan trọng trong việc nghiên cứu, hoạch định chính sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế - xã hội phản ánh toàn bộ lịch sử hình thành, phát triển cũng như đời sống chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội của địa phương. Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò của ngành văn thư, lưu trữ để bảo vệ an toàn và sử dụng TLLT một cách có hiệu quả đồng thời nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã hội... Để biết được rõ hơn những công việc về văn thư, lưu trữ trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức; cũng như tìm hiểu được thực tiễn công việc có khác gì so với những kiến thức lý luận và pháp lý thì chúng tôi đã đến tìm hiểu cơ quan PTI. Qua khảo sát thực tế, chúng tôi nhận thấy rằng, khối tài liệu được sản sinh ra trong mỗi năm có rất nhiều, nội dung đa dạng; tuy nhiên một số tài liệu vẫn đang còn tồn đọng chưa được lập thành hồ sơ, công việc văn thư chưa được giải quyết xong, dẫn đến tình trạng khi lưu trữ tài liệu gặp phải vấn đề khó khăn. Điều này dẫn đến hoạt động của tổng công ty sẽ kém hiệu quả, không cung cấp đủ tài liệu một cách nhanh chóng kịp thời, vì vậy cần phải tìm các biện pháp thích hợp để đảm bảo quá trình hoạt động của tổng công ty được thực hiện tốt. Với lý do đó, nhóm nghiên cứu đã chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư, lưu trữ của Tổng công ty Bảo hiểm Bưu điện Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khoa học.
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT Chữ viết đầy đủ Tổng công ty Bảo hiểm Bưu điện Hà Nội Tài liệu lưu trữ Trách nhiệm hữu hạn PHẦN MỞ ĐẦU Chữ viết tắt PTI TLLT TNHH Lý chọn đề tài Ngày nay, cụm từ “văn bản”, “tài liệu” khơng q xa lạ sống hoạt động quản lý hành nhà nước Trên lĩnh vực, hầu hết công việc từ đạo, điều hành, định, thi hành, nghiên cứu gắn liền với văn bản, có nghĩa gắn liền với việc soạn thảo, ban hành tổ chức, khai thác sử dụng văn bản, tài liệu nói riêng với cơng tác văn thư, lưu trữ nói chung Do vai trò cơng tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng Hiện nay, Việt Nam, có hệ thống văn quy định cụ thể công tác văn thư, lưu trữ cho quan, tổ chức Cùng với điều đó, tầm quan trọng ngành Lưu trữ Việt Nam khẳng định cách rõ nét thời kỳ lịch sử Ngày nay, với phát triển khoa học công nghệ, lĩnh vực đại hố, hành nhà nước có phát triển; cơng tác văn thư,lưu trữ lĩnh vực quản lý hành Đảng Nhà nước ta ngày đẩy mạnh, có chủ chương sách ngày hồn thiện cơng tác này, với mục đích phục vụ tốt cho hoạt động quản lý Nhà nước quan TLLT nguồn sử liệu xác, đóng vai trò quan trọng việc nghiên cứu, hoạch định sách, chiến lược phục vụ phát triển kinh tế xã hội phản ánh toàn lịch sử hình thành, phát triển đời sống trị, kinh tế, văn hoá, xã hội địa phương Mỗi tổ chức cần hiểu rõ vai trò ngành văn thư, lưu trữ để bảo vệ an toàn sử dụng TLLT cách có hiệu đồng thời nâng cao trách nhiệm quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức xã hội Để biết rõ công việc văn thư, lưu trữ hoạt động quan, tổ chức; tìm hiểu thực tiễn cơng việc có khác so với kiến thức lý luận pháp lý chúng tơi đến tìm hiểu quan PTI Qua khảo sát thực tế, nhận thấy rằng, khối tài liệu sản sinh năm có nhiều, nội dung đa dạng; nhiên số tài liệu tồn đọng chưa lập thành hồ sơ, công việc văn thư chưa giải xong, dẫn đến tình trạng lưu trữ tài liệu gặp phải vấn đề khó khăn Điều dẫn đến hoạt động tổng công ty hiệu quả, không cung cấp đủ tài liệu cách nhanh chóng kịp thời, cần phải tìm biện pháp thích hợp để đảm bảo q trình hoạt động tổng cơng ty thực tốt Với lý đó, nhóm nghiên cứu chọn đề tài: “Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Tổng công ty Bảo hiểm Bưu điện Hà Nội” làm đề tài nghiên cứu khoa học Lịch sử nghiên cứu đề tài Về công tác văn thư lưu trữ, đề tài mẻ người nghiên cứu lĩnh vực Bởi đóng vai trò quan trọng việc bảo quản tài liệu, nâng cao lợi ích TLLT qua hệ Với đề tài “Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Tổng công ty Bảo hiểm Bưu điện Hà Nội” xa lạ với độc giả, nhiên điểm đề tài nghiên cứu chưa có cơng trình nghiên cứu văn thư lưu trữ củaTổng công ty bảo hiểm Vì vậy, làm đề tài nghiên cứu khoa học này, nhóm tìm hiểu số luận văn, đề tài, xuất phẩm, viết có liên quan đến cơng tác văn thư, lưu trữ đặc biệt viết công tác doanh nghiệp, khóa luận, đề tài nghiên cứu khoa học… để thực đề tài có hiệu Cụ thể sau: - Luận án “Tổ chức quản lý cơng tác lưu trữ tập đồn kinh tế Việt Nam” ThS Nguyễn Thị Kim Bình Luận án nêu khó khăn tồn việc tổ chức TLLT tập đoàn kinh tế nói riêng doanh nghiệp nước nói chung - Khóa luận “Nghiên cứu thực trạng giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ tổng công ty TNHH Phúc Tiến” sinh viên Vũ Khắc Tuấn - Luận văn “Một số biện pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ tổng công ty xăng dầu hàng không Việt Nam” sinh viên Trần Thị Huyền - Khóa luận “Thực trạng số giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư lưu trữ tổng cơng ty TNHH sản xuất thương mại Hồng Thành” sinh viên Phạm Thị Huyền Ngồi ra, có nhiều viết nhiều tác giả nhà khoa học uy tín nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ, hành như: PGS Vương Đình Quyền, GS.TSKH Nguyễn Văn Thâm, PGS Nguyễn Văn Hàm, PGS.TS Vũ Thị Phụng công bố tạp chí chuyên ngành, Kỷ yếu hội thảo khoa học Các cơng trình nghiên cứu tác giả cho thấy có nhiều vấn đề liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ doanh nghiệp cần nghiên cứu giải Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu là: - Nghiên cứu phương hướng, giải pháp cụ thể tối ưu nhằm khắc phục hạn chế công tác văn thư lưu trữ PTI Để thực mục tiêu cần hướng tới nhiệm vụ sau: - Tìm hiểu sở lý luận công tác văn thư, lưu trữ - Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác văn thư,lưu trữ (các hoạt đông văn thư, lưu trữ PTI) để thấy rõ ưu điểm hạn chế, tìm ngun nhân gây hạn chế nhằm tìm giải pháp cơng tác văn thư lưu trữ PTI Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu lý thuyết văn thư, lưu trữ thực tiễn hoạt động văn thư, lưu trữ PTI Cụ thể: - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển PTI - Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ, đặc biệt khối văn phòng tổ văn thư, lưu trữ - Thực trạng hoạt động văn thư, lưu trữ tổng công ty như: Công tác văn thư (xây dựng ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, tổ chức quản lý sử dụng dấu, lập giao nộp hồ sơ); công tác lưu trữ (phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, bổ sung tài liệu vào kho lưu trữ, thống kê, chỉnh lý, bảo quản, tổ chức sử dụng TLLT) - Đánh giá hiệu hoạt động công tác văn thư, lưu trữ từ tìm ưu điểm hạn chế tổng công ty đồng thời nguyên nhân hạn chế - Trên sở nêu trên, nhóm đưa số kiến nghị nhằm hồn thiện nâng cao hiệu cơng tác văn thư, lưu trữ PTI - Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2008 đến - Khơng gian: Nhóm tổ chức thực nghiên cứu phạm vi tổng công ty địa bàn Hà Nội Phương pháp nghiên cứu Để thực tiểu luận này, nhóm sử dụng phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp thu thập xử lý thơng tin: Với phương pháp này, nhóm thực tế PTI để xem cách thức hoạt động, tiến hành thu thập lựa chọn văn tổng cơng ty vấn đề tìm hiểu - Phương pháp thống kê: Nhóm liệt kê tất tài liệu văn thu thập được, xếp theo trình tự hoạt động tổng cơng ty để dễ dàng cho việc thực nghiên cứu nhanh chóng xác - Phương pháp phân tích, tổng hợp: Số lượng văn thông tin tổng công ty tương đối nhiều, với nội dung phong phú đa dạng; cần phải phân tích cụ thể vấn đề tổng hợp cách ngắn gọn, dễ hiểu - Phương pháp so sánh: Đặt mối liên hệ đơn vị quan để đưa so sánh hoạt động cơng việc Bố cục đề tài Ngồi phần mở đầu kết luận, nội dung đề tài gồm phần sau: - Chương 1: Cơ sở lý luận chung Công tác văn thư, lưu trữ - Chương 2: Thực trạng công tác văn thư, lưu trữ PTI - Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ PTI Do trình thực đề tài, nhóm gặp phải số vấn đề khó khăn xin số tài liệu tổng cơng ty mang tính chất tổng cơng ty bảo hiểm nên có nhiều tài liệu bí mật mà nhóm khơng thể lấy khơng thể khai thác được, việc tiếp xúc với công việc gặp nhiền khó khăn Vì đề tài nghiên cứu khoa học không tránh khỏi số hạn chế Nhóm nghiên cứu mong đạo, đóng góp ý kiến thầy để đề tài nghiên cứu nhóm hồn chỉnh Hà Nội, ngày 19 tháng năm 2017 Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ 1.1 Cơ sở lý luận 1.1.1 Cơ sở lý luận công tác văn thư Công tác văn thư hay gọi cơng tác cơng văn giấy tờ phương tiện cần thiết hoạt động Đảng Nhà nước, đoàn thể, tổ chức xã hội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo, đạo thực chức nhiệm vụ Cơng văn giấy tờ quan, tổ chức nhà nước dùng để công bố truyền đạt đường lối, chủ trương, sách Đảng, pháp luật Nhà nước, để liên hệ quan, ngành, cấp, để ghi chép kinh nghiệm đúc kết ghi chép tài liệu cần thiết Là cánh tay phải giúp đỡ cho lãnh đạo cơng tác văn thư phản ánh đầy đủ tình hình quan, tổ chức, đồng thời tìm đươc ưu điểm, khuyết điểm quan để từ rút kinh nghiệm đưa quan, tổ chức trở nên tốt Theo quy định Nghị định 110/NĐ-CP công tác văn thư:“Công tác văn thư bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, quản lý sử dụng dấu công tác văn thư” 1.1.1.1 Khái niệm công tác văn thư Công tác văn thư tồn cơng việc xây dựng, ban hành văn bản, tổ chức giải quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức nhằm để công bố, truyền đạt đường lối, chủ trương, sách, pháp luật Đảng nhà nước; báo cáo, liên hệ quan, tổ chức, ngành, cấp trình hoạt động quan, tổ chức 1.1.1.2 Nội dung công tác văn thư: * Hoạt động nghiệp vụ: - Soạn thảo ban hành văn • Thảo văn • Duyệt văn • Đánh máy, in ấn, chụp văn • Ký văn - Quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức • Quản lý giải văn • Quản lý giải văn đến • Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan - Quản lý sử dụng dấu • Các loại dấu • Bảo quản dấu • Sử dụng dấu * Hoạt động quản lý: - Xây dựng, ban hành đạo, hướng dẫn thực văn quy - phạm pháp luật công tác văn thư; Quản lý thống nghiệp vụ công tác văn thư; Quản lý nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ - công tác văn thư; Quản lý đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức, viên chức văn thư; quản lý - công tác thi đua, khen thưởng công tác văn thư; Thanh tra, kiểm tra, giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác văn thư; - Tổ chức sơ kết, tổng kết công tác văn thư; - Hợp tác quốc tế lĩnh vực văn thư 1.1.1.3 Ý nghĩa công tác văn thư Làm tốt cơng tác văn thư có tác dụng tốt toàn hoạt động quan, tổ chức toàn xã hội Là sợi dây liên hệ Đảng- Nhà nước với quần chúng nhân dân quan, tổ chức với Góp phần tích cực việc nâng cao hiệu công tác, bảo đảm hiệu lực pháp lý văn bản, hạn chế giấy tờ hết giá trị sử dụng bệnh quan liêu Giữ gìn an tồn tài liệu bảo vệ bí mật quốc gia, nguồn bổ sung chủ yếu tài liệu có ý nghĩa công tác quản lý Nhà nước 1.1.2 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ 1.1.2.1 Khái niệm, vai trò tính chất cơng tác lưu trữ * Khái niệm: Công tác lưu trữ khâu cuối q trình xử lý thơng tin, tất văn bản, tài liệu liên quan quan, tổ chức sau giải xong lựa chọn, giữ lại tổ chức văn bản, tài liệu có giá trị , tiến hành lập hồ sơ hoàn chỉnh chuyển vào lưu trữ để làm chứng tra cứu thơng tin cần thiết q trình hoạt động “ Công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị, tổ chức trị - xã hội, tổ chức trị xã hội – nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế, đơn vị nghiệp, đơn vị vũ trang nhân dân cá nhân quản lý tiến hành (thực hiện) công việc liên quan đến thu thập, xác định giá trị, tổ chức khoa học, thống kê, bảo quản, sử dụng tài liệu Phông lưu trữ Quốc gia Việt Nam tài liệu lưu trữ khác Cách định nghĩa rút gọn sau: Công tác lưu trữ hoạt động quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp cá nhân tổ chức bảo quản, thu thập, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ” [2; tr.46] Công tác lưu trữ đời đòi hỏi khách quan việc quản lý, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu để phục vụ xã hội Vì thế, mắt xích thiếu tổ chức tất quốc gia giới, hoạt động nhà nước quan tâm Những tài liệu đưa vào lưu trữ phải tài liệu có giá trị, phải gốc, hay hợp pháp chọn từ toàn khối tài liệu hình thành trình hoạt động quan, tổ chức, bảo quản kho lưu trữ để khai thác phục vụ cho mục đích trị, văn hóa, khoa học, lịch sử tồn xã hội *Tính chất cơng tác lưu trữ - Tính chất khoa học : Thể bật qua việc nghiên cứu, tìm quy luật vận động xã hội phản ánh vào TLLT, xây dựng hệ thống lý luận lưu trữ để thực nội dung chuyên môn công tác lưu trữ Mỗi loại hình tài liệu có đặc thù riêng nên quy trình nghiệp vụ loại hình tài liệu có khác Vì vậy, khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, phát để tìm điểm khác biệt đề cách xác cho loại hình tài liệu Khoa học lưu trữ phải nghiên cứu, kế thừa kết nghiên cứu khoa học nghành tin học, hóa học,…để phục vụ cho việc bảo quản, tra tìm, tổ chức khoa học tài liệu Để quản lý thống nghiệp vụ lưu trữ, công tác tiêu chuẩn hóa lưu trữ phải nghiên cứu cách đầy đủ Các tiêu chuẩn kho tàng, điều kiện bảo quản, an tồn cho loại hình tài liệu, tiêu chuẩn giá, tủ, bìa hồ sơ, cặp (hộp), sổ sách, thẻ tra tìm….đã đặt cho cơng tác tiêu chuẩn hóa ngành * Tính chất mật: Về mặt lý thuyết, TLLT có giá trị lịch sử, tài liệu sử dụng rộng rãi phục vụ nghiên cứu lịch sử hoạt động xã hội Tuy nhiên, số tài liệu có nội dung thuộc phạm vi bí mật quốc gia, ngành, địa phương, quan cá nhân Vì vậy, ngun tắc, chế độ cơng tác lưu trữ phải thể đầy đủ tính chất bảo vệ nội dung mật tài liệu Cán lưu trữ phải người giác ngộ quyền lợi giai cấp vơ sản, quyền lợi dân tộc, có ý thức tổ chức kỷ luật, nghiêm chỉnh chấp hành quy chế bảo mật TLLT Đảng Nhà nước 1.1.2.2 Nội dung cơng tác lưu trữ 10 hình, tổng kết kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch cơng tác phương châm sách mặt trị, kinh tế, văn hóa, khoa học kỹ thuật Do đó, việc lưu trữ cơng văn, tài liệu công tác quan trọng" Mặc dù cơng tác văn thư, lưu trữ có từ lâu, tồn song song với chiều dài lịch sử dân tộc Nhưng nay, suy nghĩ khơng người, cơng tác có từ vài năm trở lại công việc vụ, giấy tờ đơn người làm văn thư, lưu trữ nên chưa có quan tâm, trọng, đầu tư xứng đáng Đây suy nghĩ, quan niệm chưa đánh giá công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại Hơn nữa, khơng người, cơng việc giao giải xong hết trách nhiệm mà chưa ý thức phải lập hồ sơ, quản lý văn bản, tài liệu hình thành khơng nghĩ tài liệu hơm có giá trị cho mai sau nên chưa có ý thức trân trọng, bảo vệ tài liệu Hiện nay, khơng tài liệu hình thành hoạt động quan, tổ chức chất đống, bỏ bao tải, thùng cattong… Điều gây khơng cản trở cho hoạt động công việc TLLT thực có ý nghĩa đưa phục vụ, sử dụng thơng tin rộng rãi chứa đựng tiềm thông tin khứ thông tin dự báo, có độ xác cao có giá trị đặc biệt Nhờ ý thức giữ gìn, bảo quản tốt TLLT qua thời kỳ hệ trước, mà hệ sau hiểu lịch sử hào hùng dân tộc, khó khăn, hy sinh, mát mà dân dân ta trải qua Ngày nay, không nâng cao ý thức bảo quản, giao nộp, giữ gìn tài liệu thuộc quan, tổ chức người kế cận tìm hiểu lịch sử hình thành, đóng góp to lớn quan, tổ chức cho nước nhà nói riêng giai đoạn phát triển đất nước nói chung Như biết, hoạt động quản lý PTI thực tốt công tác văn thư đạt hiệu định công tác quản lý, cụ thể sau: 45 - Giúp lãnh đạo Tổng công ty đạo cơng việc xác, hiệu quả, khơng để chậm chễ, sai sót, quan liêu giấy tờ; - Góp phần giữ gìn bí mật tổng cơng ty - Đảm bảo giữ gìn đầy đủ chứng hoạt động tổng cơng ty nói chung tổ chức chun mơn nói riêng Nếu tài liệu giữ lại đầy đủ, nội dung văn xác, phản ảnh trung thực hoạt động đơn vị cần thiết, tài liệu chứng pháp lý, xác thực đơn vị - Tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ Nếu làm tốt công tác văn thư lập hồ sơ đầy đủ, nộp lưu vào kho lưu trữ quy định tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài sau Bên cạnh làm tốt cơng tác lưu trữ giúp cho việc đảm bảo an toàn, đầy đủ hồ sơ, tài liệu, phục vụ tốt cho việc khai thác sử dụng tài liệu Chính ý nghĩa quan trọng mà công tác văn thư, lưu trữ đem lại, cán làm công tác văn thư, lưu trữ cần phải tuyên truyền đến đơn vị quan để họ hiểu tầm quan trọng để từ thực tốt quy trình nghiệp vụ bảo vệ an toàn TLLT Các trưởng đơn vị phải thực tốt công tác lập hồ sơ để cán nhận thức việc lập hồ sơ quan trọng, bước thiếu công tác văn thư; Qua đóđể thấy rằng, văn thư, lưu trữ phận thiếu hoạt động quan, tổ chức cơng việc tập thể khơng riêng cá nhân Để đưa công tác vào nề nếp đạt bước tiến dài, cần thay đổi nhận thức không người, đặc biệt cấp lãnh đạo quan, đơn vị, chung tay góp sức đánh giá, ghi nhận 46 khách quan tập thể, đừng nhận thức chưa mà xem nhẹ cơng tác phủ nhận đóng góp đội ngũ người làm văn thư, lưu trữ 3.2 Giải pháp hoàn thiện hệ thống văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ tăng cường kiểm tra, tổng kết cơng tác văn thư, lưu trữ Kiện tồn tổ chức máy biên chế văn thư, lưu trữ Tìm hiểu văn quy phạm pháp luật cơng tác văn thư, lưu trữ để từ xây dựng, ban hành văn đạo cho quan Qua tìm hiểu PTI nhóm nghiên cứu có đề xuất số văn sau để hệ thống văn đạo, hướng dẫn củatổng cơng ty thêm hồn thiện: + Hướng dẫn thực hình thức thể thức văn PTI; + Hướng dẫn quy trình soạn thảo ban hành văn bản, quản lý văn đi, đến; + Hướng dẫn lập danh mục hồ sơ, lập hồ sơ nôp lưu hồ sơ vào lưu trữ quan; +Hướng dẫn thu thập, bảo quản tổ chức sử dụng tài liệu; + Quy định việc vào kho lưu trữ PTI; +Xây dựng bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu PTI; + Hướng dẫn ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ + Hướng dẫn việc chỉnh lý PTI; Ngoài việc đề xuất văn hướng dẫn nghiệp vụ quan thường xuyên định kỳ phải cử người xuống đơn vị trưởng đơn vị trực tiếp kiểm tra việc thực quy trình nghiệp vụ cán văn thư, lưu trữ với quy định mà quan ban hành hay chưa Xây dựng quy chế khen thưởng xử phạt công tác văn thư, lưu trữ cho cán công chức, viên chức tổng công ty, cần phải biểu dương, khen thưởng cán có thành tích tốt q trình làm việc; bên cạnh cần 47 phải đưa kỉ luật, chí xử phạt hành cán làm chưa tốt, để xảy sai phạm công tác văn thư, lưu trữ Hơn nữa, công tác văn thư, lưu trữ có mối quan hệ mật thiết với cơng tác hành nằm phòng tổng hợp nên thiết kế tổ chức văn thư, lưu trữ phải đặt tổ chức tổng thể công tác văn phòng mối quan hệ với tổ chức làm cơng tác hành 3.3 Nhóm giải pháp nâng cao trình độ lực cho đội ngũ cán văn thư, lưu trữ Hiện nay, số nhân viên phòng Tổng hợp có nhiều kinh nghiệm cơng việc, nhiên khơng phải đáp ứng yêu cầu công việc giai đoạn đại.Bởi mà trình độ khoa học phát triển áp dụng cơng tác vănphòng họ khơng đào tạo lại thường xuyên họ không đủ kiến thức để vận hành máy móc thiết bị tiên tiến Việc nâng cao suất lao động củatổng công ty yêu cầu cần đặt lên hàng đầu Có thể thấy cơng tác văn thư, lưu trữ việc thu thập, xử lý thông tin bước quan trọng, công việc khơng thể thực tốt khơng có trình độ chun mơn hay trình độ soạn thảo văn đặc biệt khả phân tích tình huống, khả giải vấn đề thực tế không tốt ảnh hưởng không nhỏ đến việc tham mưu giúp nhà lãnh đạo tổng công ty Bởi để đáp ứng nhu cầu thực tế tổng công ty cần ý đến số vấn đề sau: - Nâng cao trình độ kỹ thuật soạn thảo văn cho nhân viên văn thư, lưu trữ, phận văn thư nơi phải tiếp xúc với thông tin nhiều Văn thư đầu mối thu thập trung chuyển thông tin chủ yếu dạng văn tồn tổng cơng ty Do đó, thơng tin từ phía khách hàng, chi nhánh qua phận văn thư tập hợp phân phối thông tin cho phận có liên quan 48 Chính vai trò văn thư quan trọng nhằm đảm bảo luồng thơng tin truyền gửi nhanh chóng, xác, địa Thực tế cán văn thư soạn thảo văn bản.Nhưng văn có đảm bảo tính khoa học, xác, đủ nội dung, đẹp hình thức, sử dụng từ ngữ ngữ pháp, cấu trúc câu hay khơng đòi hỏi người cán phải nắm yêu cầu ngun tắc quy trình soạn thảo văn Ngồi ra, phải ln cập nhật thơng tin nhất, thông tin quy định hành Nhà nước quy trình nghiệp vụ văn thư để tham khảo Theo nhóm nên tạo điều kiện vật chất thời gian để nhân viên văn thư, lưu trữ học lớp đào tạo ngắn hạn hàng năm (từ đến tháng) để nâng cao kiến thức trình độ chun mơn - Nâng cao lực kỹ thuật sử dụng phương tiện đại đặc biệt làcác phương tiện tin học Trong năm gần đây, tổng công ty đầu tư cho phòng ban số máy móc thiết bị đại máy in, máy vi tính, máy fax… nhân viên sử dụng thành thạo Thông thường họ hướng dẫn sử dụng vài thao tác đơn giản mang tính phục vụ cho chun mơn chưa học cách bảo quản, lau chùi, xử lý cố kỹ thuật đơn giản trình vận hành máy móc Do vậy, nhân viên nên tự nghiên cứu, tìm hiểu nâng cao hiểu biết tiến công nghệ, cách bảo quản phương tiện máy móc thơng qua loại sách báo phương tiện khác để tránh trường hợp hư hỏng nhẹ máy móc làm gián đoạn cơng việc Cũng hướng dẫn cho nhân viên cách: đầu tư máy móc thiết bị cho phòng ban nhân viên bán sản phẩm đến tận nơi để hướng dẫn cách sử dụng, bảo quản, xử lý cố thơng thường cho nhân viên phòng 3.4 Nhóm giải pháp tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư, lưu trữ - Đối với công tác văn thư 49 Tăng cường sở vật chất cho công tác văn thư giá kệ, hộp, cặp, bìa hồ sơ… theo tiêu chuẩn ngành văn thư, lưu trữ Phòng làm việc phải bố trí nơi thuận lợi cho hoạt động giao tiếp người dễ quan sát để phục vụ tốt cho q trình giải cơng việc cán bộ, nhân viên ngồi quan Trong phòng làm việc cần phải trang bị đầy đủ bàn, ghế, tủ đựng hồ sơ tài liệu,hòm sắt có khóa, điện thoại bàn, máy fax, máy photocoppy, máy điều hòa, đồng hồ treo tường, danh bạ điện thoại, danh sách quan thường xuyên liên hệ Nên đầu tư thêm máy tính để phục vụ cho cơng tác soạn thảo, giải văn nhanh chóng, kịp thời mà khơng bị phụ thuộc Ngồi ra, nên trang bị thêm bình uống nước, móc treo quần áo phòng làm việc cho cán bộ, nhân viên - Đối với cơng tác lưu trữ Ngồi việc thực khâu, quy trình nghiệp vụ lưu trữ hồ sơ, tài liệu quan quy định việc đầu tư trang bị đầy đủ sở vật chất phục vụ hoạt động cần thiết Kho lưu trữ nơi bảo quản TLLT, có nhiệm vụ thu thập, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng TLLT Vì vậy, việc xây dựng kho lưu trữ nhiệm vụ hàng đầu công tác lưu trữ Theo tìm hiểu, kho lưu trữ tài liệu quan bố trí trụ sở làm việc cụ thể tầng tòa nhà Hiện nay, sở vật chất, trang thiết bị kho sơ sài có giá đựng tài liệu, máy hút bụi vài dụng cụ dọn dẹp, lau chùi kho Yêu cầu cần phải đặt với doanh nghiệp cần đầu tư, bổ sung thêm trang thiết bị kho tài liệu trang bị thêm thiết bị hỗ trợ: bình chữa cháy, hệ thống báo cháy tự động, máy điều hòa khơng khí, trang thiết bị thơng gió quạt, điều hòa; trang thiết bị bìa hồ sơ, cặp, tủ, hòm, hộp, giá; phương tiện để vận chuyển tài liệu: thang máy, xe đẩy; trang thiết bị bảo quản camera, cửa chính, cửa sổ 50 Có vậy, tài liệu lựa chọn lưu giữ kho bảo quản khơng bị lão hóa thời gian bảo quản lâu dài 3.5 Sắp xếp bố trí lại phòng làm việc nâng cao điều kiện làm việc phòng Tổng hợp Điều kiện phòng làm việc mơi trường làm việc yếu tố có ảnh hưởng khơng nhỏ đến hiệu làm việc suất lao động cán bộ, cơng chức viên chức doanh nghiệp Nếu phòng làm việc có sở vật chất tạo cảm giác không thoải mái cho nhân viên, làm giảm nhiệt tình họ cơng việc phân cơng Ngược lại, phòng làm việc rộng rãi, ngăn nắp, với tiện nghi đầy đủ, đại đem lại cho nhân viên hào hứng, vui vẻ từ góp phần nâng cao chất lượng cơng việc Phòng Tổng hợp khơng nơi đảm nhiệm cơng tác nghiệp vụ thuộc văn phòng mà nơi đón tiếp hướng dẫn khách gặp phận chức cần thiết Hiện phòng bố trí tầng trụ sở doanh nghiệp, với vị trí thuận tiện dễ tìm cho khách Phòng có khơng gian thơng thống, ánh sáng vừa đủ tạo cho nhân viên thoải mái, khơng căng thẳng q trình làm việc Trong phòng, sở vật chất bố trí gọn gàng, ngắn nắp tổng công tycử nhân viên lau dọn thường xun Ngồi khơng gian, lựa chọn màu sắc phòng quan trọng Nên chọn gam màu lạnh giúp cho người ta tập trung tinh thần, giữ vững suất lao động thời gian dài tổng công ty gam màu chủ đạo phòng Tổng hợp màu trắng Tuy nhiên, phòng tổng hợp doanh nghiệp bố trí tầng 1của trụ sở chính, nơi có nhiều người vào, phương tiện giao thông lại nên ồn không đảm bảo yên tĩnh cần thiết cho nhân viên văn phòng cần phải thiết kế cửa cách âm cho Phòng Tổng hợp 51 3.6 Thường xuyên kiểm tra đánh giá hoạt động văn thư Tồn lớn hoạt động tổng công ty trông chờ, trốn tránh trách nhiệm, làm việc cầm chừng, không đem lại hiệu Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ thực tốt, tổng cơng ty cần thường xun bố trí tra tiến hành việc kiểm tra hoạt động nhân viên công việc, kiểm tra số lượng chất lượng văn bản, thực quy trình nghiệp vụ theo quy định Qua công tác kiểm tra, phận văn thư, lưu trữ nói riêng phòng ban đơn vị tổng cơng ty nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục Hiện tổng cơng ty có hoạt động cơng tác văn phòng định kỳ, nhân viên phải lập kiểm điểm định kỳ tình hình thực cơng việc để nộp lên ban lãnh đạo Đây biện pháp mang ý nghĩa tích cực nhân viên tổng công ty, tinh thần tự giác tự đánh giá nhận xét thân thái độ, trách nhiệm cơng việc mình, phát huy tự giác cán cơng nhân viên 3.7 Nhóm giải pháp nghiên cứu khoa học ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ - Thông tin vấn đề có tính chất sống doanh nghiệp thời đại nay, cập nhật nắm bắt nhanh hay chậm ảnh hưởng nhiều đến hiệu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ đảm bảo cung cấp thơng tin cách nhanh chóng xác giúp cho cán đưa thông tin kịp thời, xác, đắn - Hiện phòng Tổng hợp trang bị máy vi tính Tuy nhiên nhân viên văn thư khai thác số ứng dụng soạn thảo văn bản, in văn bản….Còn nghiệp vụ khác làm thủ cơng nhiều thời gian, áp dụng công nghệ thông tin vào việc giải văn lưu trữ hồ sơ tài liệu 52 góp phần tiết kiệm thời gian, công sức cho nhân viên văn thư, lưu trữ giúp đẩy nhanh tiến độ công việc sau: * Quản lý văn đến: Nhân viên văn thư sử dụng máy vi tính để lập mẫu sổ vào sổ trực tiếp máy vi tính Khi có văn đến cần mở sổ đăng ký văn đến lưu máy nhập vào tất thơng tin cần thiết: số kí hiệu văn bản, ngày tháng nhận văn bản, tên loại, trích yếu….nếu có sai sót sửa lại dễ dàng Nhân viên thống kê sốlưọng văn đến dễ dàng hàng ngày, hàng tháng, hàng năm mà nhiều thời gian để đếm sổ tay * Lưu trữ hồ sơ máy vi tính: Việc lưu trữ tài liệu máy vi tính tiện ích lớn cơng tác văn thư-lưu trữ, giúp ích nhiều cho cán nhân viên.Khi cần tra cứu tra cứu nhanh chóng, cần nhớ vài thông tin văn như; số, ký hiệu, nơi gửi… xác định văn nằm chỗ kho lưu trữ Phương pháp giúp nhân viên văn thư, lưu trữ tiết kiệm nhiều thời gian so với phương pháp tìm kiếm sổ sách * Thu thập thông tin: Cách thu thập thông tin đầy đủ nhất, xác nhất, nhanh chóng tiện lợi thông qua mạng Internet, thông tin mạng mang tính thời cao, có cách nhìn đa chiều vấn đề.Nó giúp cung cấp thơng tin bổ ích cần thiết cho cơng việc nhân viên văn thư- lưu trữ 3.8 Chú trọng số nghiệp vụ chuyên môn a) Nghiệp vụ Văn thư - Để quản lý văn xác, rõ ràng, chi tiết hơn, cán Văn thư cần lập sổ chuyển giao văn nội để tiện cho ban lãnh đạo quản lý Có thể lập mẫu sổ sau: Mẫu sổ cách ghi chuyển giao văn nội bộ: 53 TỔNG CÔNG TY BẢO HIỂM BƯU ĐIỆN HÀ NỘI SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN Năm:…… + Bìa sổ: Từ ngày…………….đến ngày……………… Quyến số… + Nội dung bên sổ: Đối vởi sổ chuyển giao văn đến Ngày chuyển Số đến Đơn vị người nhận 54 Ký nhận Ghi (1) …… (2) (3) (4) (5) Nơi nhận văn Ký nhận Ghi (3) (4) (5) Đối vởi sổ chuyển giao văn đi: Ngày chuyển (1) …… Số ký hiệu văn (2) Văn thư cần giải văn đến, văn theo trình tự, nguyên tắc Đối với nhân viên văn thư cần đào tạo, bồi dưỡng chuyên nghiệp, biết sử dụng máy vi tính thành thạo, soạn loại văn - Để đưa công tác lập hồ sơ hành vào nề nếp, cán văn thư cần chủ động tham mưu cho lãnh đạo tổ chức Xây dựng Danh mục Hồ sơ hàng năm b) Nghiệp vụ Lưu trữ - Xác định phông Kho Lưu trữ để có phương pháp tổ chức khoa học tài liệu phông; - Xác định rõ nguồn thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu hàng năm; - Đầu tư kinh phí cho việc chỉnh lý khối tài liệu lộn xộn; - Xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu cho Tổng công ty, làm sở khoa học cho việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị *Tiểu kết chương 3: Trên số kiến nghị nhóm dựa sở đánh giá thực trạng, hạn chế mà nhóm nêu chương nhằm góp phần hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ PTI Nhóm hy vọng ý tưởng Tổng giám đốc xem xét dựa điều kiện mà tổng công ty có để cơng tác văn thư, lưu trữ ngày hoàn thiện 55 KẾT LUẬN Ngày nay, với lên đất nước, phát triển nhanh mạnh kinh tế thị trường đời quan, tổ chức với quy mơ lớn, nhỏ loại hình kinh doanh đa dạng phong phú Mỗi quan, tổ chức doanh nghiệp có cách tổ chức xếp máy hoạt động riêng cho phù hợp với tiến trình lên hội nhập doanh nghiệp, tổ chức Trong doanh nghiệp nào, văn giấy tờ cầu nối quan trọng doanh nghiệp, tổ chức kinh tế, nhà nước với nhân dân, doanh nghiệp với khách hàng Vì cơng tác văn thư lưu trữ có vai trò lớn khơng thể thiếu đơn vị hành nghiệp, doanh nghiệp sản xuất kinh doanh.Bởi văn giấy tờ tập trung vào đầu mối phận văn thư-lưu trữ để quản lý sử dụng có hiệu quả.Có thể nói công tác văn thư-lưu trữ cánh tay đắc lực giúp cho lãnh đạo quan nắm bắt tình hình hoạt động quan.Làm tốt cơng tác văn thư đảm bảo cung cấp đầy đủ, xác, kịp thời định quản lý Trên sở ban lãnh đạo đưa sách đắn đảm bảo có lợi cho doanh nghiệp 56 Công tác thực tốt tạo điều kiện trợ giúp việc định Ban giám đốc tổng cơng ty đắn, xác, kịp thời, phù hợp với điều kiện thực tế tổng công ty Để đảm bảo tính trung thực, xác kịp thời văn bản, giấy tờ ban lãnh đạo tổng công ty cần quan tâm đạo sát không ngừng nâng cao chất lượng áp dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào công tác văn thư, lưu trữ cách linh hoạt khéo léo, phù hợp với hoàn cảnh điều kiện tổng công ty Cán làm công tác văn thư, lưu trữ cần phải tự học hỏi, trau dồi kiến thức, chun mơn nghiệp vụ cho thân để hồn thành tốt cơng việc giao Từ kiến thức trang bị ghế nhà trường, giúp đỡ nhiệt tình ban lãnh đạo nhân viên PTI thời gian thực tập giúp cho nhóm có sở tảng cho việc nắm vững kiến thức hoạt động văn thư, lưu trữ Trên sở lý luận thực tiễn với giúp đỡ tận tình Tiến sĩ Chu Thị Hậu nhóm xin đề xuất ý tưởng viết nghiên cứu: “Giải pháp nâng cao hiệu công tác văn thư, lưu trữ Tổng tổng công ty Bảo hiểm Bưu điện Hà Nội” Dù có nhiều cố gắng khơng tránh khỏi sai sót nhóm mong nhận xét bảo nhiệt tình thầy để giúp nhóm hoàn thành tốt thực tiễn sau Cuối nhóm xin chân thành cảm ơn giảng viên Tiến sĩ Chu Thị Hậu tập thể cán cơng nhân viên PTI giúp đỡ nhóm hồn thành nghiên cứu khoa học 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.ThS Nguyễn Thị Kim Bình (2015), “Quy định lưu trữ tài liệu doanh nghiệp Luật Doanh nghiệp 2005 Luật Doanh nghiệp 2014”, Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam TS Chu Thị Hậu (2016), “Giáo trình lý luận phương pháp cơng tác lưu trữ”, NXB lao động, Hà Nội Đỗ Văn Học (2006), “Quá trình xây dựng, phát triển tổ chức máy đội ngũ cán bộ, công chức lưu trữ 20 năm đổi (1986 - 2006)”, Kỷ yếu Hội thảo Khoa học Công đổi Việt Nam - vấn đề khoa học thực tiễn, NXB Đại học học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh Nghiêm Kỳ Hồng (2001), Luật Lưu trữ Việt Nam Cộng hòa năm 1973, Đại học Sài Gòn Lojos Kormendy,“Lưu trữ q trình tư nhân hóa doanh nghiệp nhà nước” Marina Poliakova,“Cơng nghệ thơng tin cho phép giảm chi phí bảo quản, trao đổi quản trị thông tin” 58 PGS.TS Vũ Thị Phụng (2006), “Nghiệp vụ lưu trữ bản” (Giáo trình cho hệ trung học chuyên nghiệp), Hà Nội PGS.TS Vũ Thị Phụng, “TLLT doanh nghiệp Việt Nam vấn đề khoa học cần nghiên cứu”, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1, 2003 PGS.TSKH Nguyễn Văn Thâm (1993), “Một số đề nghị nhằm cải tiến cách xây dựng sử dụng hệ thống văn nhà nước”, kỷ yếu Hội thảo Phương thức tổ chức hoạt dộng máy nhà nước 10 PGS.NGƯT Vương Đình Quyền (1990), “Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ”, Đại học Trung học chuyên nghiệp 11 PGS.NGƯT Vương Đình Quyền (2005), “Lý luận phương pháp công tác văn thư”, Đại Học Quốc Gia Hà Nội 12 Quốc hội (2011), Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Luật Lưu trữ 13 Chính phủ (2014), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03 tháng 01 năm 2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ 14 PGS.TS Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu nghiệp vụ Quản trị văn phòng – Văn thư – Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin Truyền thông, Hà Nội 15 Bài viết: “Ví dụ điển hình thực tiễn cơng tác lưu trữ SNCF Société Générale” 16 Bài viết: “500 doanh nghiệp lớn giới quản lý TLLT nào?” 17 http://123doc.org/trang-chu.htm 18 http://luanvan.net.vn/luan-van/thac-si-cao-hoc/ 19 http://www.pti.com.vn/ 59 ... biểu phục vụ nghiên cứu lịch sử, khoa học vào hoạt động thực tiễn” - Thông tư 07 /20 12/ TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 20 12 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan *... lực ngày 01/07 /20 06 Luật kinh doanh bảo hiểm có hiệu lực từ ngày 01/04 /20 01 • Điều lệ Tổng công ty Đại hội Cổ đông lần thứ I ngày 23 /6/1998, lần II ngày 28 /6 /20 05, lần III ngày 30/6 /20 06, lần IV... khoảng 40.4%; PJICO đạt 667 tỷ đồng, tăng 32. 65%; PTI đạt 25 5 tỷ đồng, tăng 4.8% * Kết hoạt động kinh doanh số năm gần tổng công ty 14 Tại thời điểm 22 /10 /20 16 vốn điều lệ tổng công ty 105 tỷ đồng