luận văn lưu trữ học Khảo sát và báo cáo tình hình công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của nhà máy

Trong đó có 01 trưởng phòng phụ trách về lao động tiền lương, 01 nhân viên phụ trách công tác bảo hiểm, 01 nhân viên văn thư, 01 thư ký ban ISO, 14 bảo vệ, 1 tạp vụ, nhân viên nhà ăn 07

MỤC LỤC

Lời cảm ơn 02

Lời nói đầu 03

Nội dung báo cáo Phần I: khảo sát và báo cáo tình hình công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà máy thuốc lá Khánh Hội 05

Chương I: Khảo sát và báo cáo tình hình công tác văn phòng 05

I: Giới thiệu về nhà máy 05

II: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự 07

III: Các loại quy chế, quy định 15

IV: Phân công nhiệm vụ giữa các lãnh đạo 15

V: Báo cáo công tác tổ chức lao động khoa học trong phòng tổ chức hành

chính 17

1: Phân công nhiệm vụ giữa trưởng phòng với từng nhân viên 17

2: Khảo sát tình hình trang thiết bị văn phòng 19

Chương II: Khảo sát và báo cáo tình hình công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của nhà máy 20

I: Về tổ chức công tác văn thư của cơ quan 21

II: Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản 21

1: Việc quảm lý văn bản đến 21

2: Việc quản lý văn bản đi 22

III: Việc quản lý và sử dụng con dấu 22

Phần II: nội dung một số công việc được cơ quan giao 24

Phần III: các phụ lục

Kết luận

Tài liệu tham khảo

về quản trị cho chúng em trong suốt quá trình học tập Nhất là trong thời gian thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp, cô Phan Hồng Liên đã hết sức tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và bổ sung thêm những kiến thức chuyên môn cũng như những kinh nghiệm thực tiễn vô cùng quý báu cho em, giúp em nâng cao hơn nữa những kiến thức đã học và hoàn thành bài báocáo này theo đúng yêu cầu mà nhà trường đặt ra.

Đồng thời em cũng xin cảm ơn Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn đã tạo điều kiện và giới thiệu em đến thực tập tại Nhà máy thuốc lá Khánh Hội

Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc cùng toàn thể nhân viên Nhà máy thuốc

lá Khánh Hội Đặc biệt cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến Phòng Tổ Chức Hành Chính, chú Võ Hồng Phong-Phó Giám Đốc và anh Đỗ Thuận Hải đã tận tình, hết lòng giúp đỡ em trong quá trình thực tập, thu thập dữ liệu nhằm hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này

Trong thời gian thực tập em được tiếp xúc với công việc thực tế rất mới, đầy bỡngỡ nên không tránh khỏi những sai lầm thiếu sót Kính mong Ban lãnh đạo cơ quan cùngcác cô chú, anh chị cán bộ cơ quan bỏ qua và thông cảm cho em

Em xin chân thành cảm ơn

LỜI NÓI ĐẦU

-

- -Chúng ta thấy rằng, cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, hay công ty đa quốc gia…cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp

Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú và phức tạp màkhông phải nhà quản lý nào, thủ trưởng nào cũng được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị văn phòng

Đối với sinh viên ngành quản trị văn phòng, sau khi tốt nghiệp, công việc của chúng em gắn liền với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng

là hết sức cần thiết

Trong thời gian em học dưới mái Trường Đại Học Sài Gòn Tuy thời gian khôngdài nhưng nhờ sự tận tâm tận lực của các thầy, các cô đã truyền đạt cho em những kiếnthức vô cùng quý báu, để cho em có được hành trang thật vững vàng Từ những kiến thức

đã học trên lý thuyết nhà trường đã truyền đạt, ngoài ra trường còn tạo điều kiện cho em

va chạm vào thực tế để em biết được học và hành là hai công việc khác biệt nhau hoàn

toàn Từ đó em mới biết được “học” là dùng lý thuyết để thuyết phục còn “hành” thì nó

là một công việc rất thực tế không giống như lý thuyết Qua đợt thực tập tốt nghiệp đãkhẳng định lại một lần nữa là việc “học” phải đi đôi với "hành” của Nhà trường

Khóa thực tập này có ý nghĩa rất quan trọng đối với sinh viên chúng em, giúp cho

em củng cố lại những kiến thức đã học , đồng thời gắn cơ sở lý thuyết với thực hành Bêncạnh đó, thực tập còn tạo điều kiện để em làm quen với hoạt động của các đơn vị hànhchính văn phòng Qua đó tác nghiệp cụ thể một số khâu nghiệp vụ thuộc nhiệm vụ vănphòng để rèn luyện kỹ năng quản trị hành chính văn phòng Đồng thời còn giúp cho emrèn luyện ý thức, tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai

Đối với việc thực tập em luôn bám sát đề cương thực tập và luôn cố gắng tìm hiểumọi hoạt động của cơ quan để học hỏi, tiếp thu và bổ sung thêm những kiến thức cònthiếu Đồng thời nhằm tạo điều kiện cho công việc đạt hiệu quả cao em luôn kết hợp lýthuyết và thực tế để hoàn thành báo cáo thực tập đúng thời gian qui định

Tuy nhiên trong thời gian thực tập em cũng gặp một số khó khăn và thuận lợi :

Thuận lợi:

- Được sự chỉ bảo tận tình, cụ thể và chi tiết của cán bộ chuyên môn tại cơ quan mà

cụ thể là phòng Tổ Chức Hành Chánh

- Mọi thắc mắc trong quá trình thực tập tại cơ quan em đều được các cô, chú giảithích tận tình, cụ thể

- Được tiếp thu kinh nghiệm chuyên môn của cán bộ cơ quan

- Tiếp xúc với trang thiết bị văn phòng hiện đại như: Máy vi tính, máy photocopy,máy fax, điện thọai…

PHẦN I:

KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỘI

CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO I:GIỚI THIỆU VỀ NHÀ MÁY

Tên nhà máy: Nhà Máy thuốc Lá

Khánh Hội

Trụ sở giao dich: Lô 26-Đường số

3-Khu Công Nghiệp Tân Tạo-Quận

Bình Tân

Tên đơn vị cấp trên trực tiếp: Tổng

Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn

Chức năng: sản xuất thuốc lá điếu

Với xu hướng đó, tháng 04/1985, trường dạy nghề 15/10 trực thuộc Quận Đoàn 4 được phép sản xuất thử 20000 gói thuốc lá điếu mang nhãn hiệu Khánh Hội sản phẩm này đã đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng, nhanh chóng xâm nhập thị trường, mở đầu cho việc hình thành và phát triến Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hội

Ngay từ lúc mới thành lập, xí nghiệp có tên là Xưởng Quốc Doanh Thuốc Lá Khánh Hội, chính thức hoạt động vào ngày 12/08/1985 đến tháng 05/1986 xưởng được

nâng cấp thành Xí Nghiệp Quốc Doanh Thuốc Lá Khánh Hội có pháp nhân kinh doanh,

có hạch toán độc lập, có mộc dấu và tài khoản riêng

Giai đoạn II từ 1993 đến 1997:

Trong giai đoạn này, nền kinh tế Việt Nam có nhiều chuyển biến tích cực, mức sống xã hội tăng dần, do vậy nhu cầu tiêu dùng thuốc lá điếu cũng thay đổi tăng thêm về chất Mặt khác, thị trường thuốc lá điếu cũng bắt dầu phát sinh cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp sản xuất trong nước, giữa sản phẩm nội địa với sản phẩm liên doanh, sản phẩm nhập lậu Do vậy, để tồn tại và phát triển, xí nghiệp đã tập chung mọi nỗ lực để chuyển đổi mô hình sản xuất từ thủ công sang cơ khí hóa

Năm 1996, xí nghiệp có sự thay đổi tên gọi là Xí Nghiệp Thuốc Lá Khánh Hội đến tháng 10/1997, xí nghiệp sát nhập vào Công ty thuốc lá Bến Thành trở thành đơn vị phụ thuộc mất pháp nhân kinh tế

Giai đoạn 3 từ 1998 đến 2005:

Sau khi sát nhập vào Công ty thuốc lá Bến Thành, với sự hỗ trợ của công ty, xí nghiệp đã được bổ sung thêm các nguồn lực sản xuất như tài chính, cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị…do vậy, sản lượng hàng năm tăng lên một cách đáng kể nhất là khi xí

nghiệp di dời ra Khu Công Nghiệp Tân Tạo vào năm 2002 lao động tăng lên và có sự thay đổi về chất, ngoài 3 sản phẩm truyền thống như Khánh Hội tím, Khánh Hội trắng, Olimpic, nhà máy còn phát triển thêm nhiều sản phẩm mới như: BTC, Khánh Hội vàng, Khánh Hội đỏ, Khánh Hội Class "A", Khánh Hội đồng tiền Sản phẩm lan rộng khắp 11 tỉnh thành từ miền Trung trở vào Nam thông qua hệ thống kênh phân phối khoảng 30 doanh nghiệp đầu mối

Giai đoạn từ 2006 đến nay:

Một số đặc điểm của nhà máy trong giai đoạn này;

Thay đổi pháp nhân: với chủ trương quản lý của Nhà Nước, Công ty thuốc Lá Bến Thành đổi tên thành Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn và Xí nghiệp thuốc lá Khánh Hội đổi tên thành Nhà máy thuốc lá Khánh Hội với cơ chế hoạt động vẫn như cũ đầu tư thêm một dây chuyền sản xuất liên hợp Decoufle-focke (6000 điếu/phút) để từng bước công nghiệp hóa hiện đại hóa nhà máy

Phát triển thêm 2 sản phẩm mới :Dolphin và Samba hiện đang trong giai đoạn giới thiệu sản phẩm mới

Sản lượng trong giai đoạn này phát triển tuơng đối ổn định năm 2006 : 157 triệu gói/năm, năm 2007:177,3 triệu gói/năm

Với quyết tâm vừa sản xuất vừa xây dựng để tồn tại và phát triển, đến nay Nhà máy thuốc lá Khánh Hội đã đạt được một số thành tựu và trở thành một trong những doanh nghiệp Nhà Nước làm ăn có hiệu quả đóng góp cho năng xuất nhà nước rất lớn (hàng trăm tỷ đồng /năm)

Để nâng cao năng lực quản lý và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, hiện nay nhà máy đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000.

2: CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỘI

Nhà máy thuốc lá khánh hội bao gồm 08 bộ phận và phân xưởng sản xuất mỗi bộ phận được quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỘI

II:QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÁC BỘ PHẬN VÀ PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT

1: Bộ phận Tổ Chức Hành Chính-lao động tiền lương

Bộ phận Tổ Chức-Hành Chính hiện có 30 người Trong đó có 01 trưởng phòng phụ trách

về lao động tiền lương, 01 nhân viên phụ trách công tác bảo hiểm, 01 nhân viên văn thư,

01 thư ký ban ISO, 14 bảo vệ, 1 tạp vụ, nhân viên nhà ăn 07 người, và nhân viên lái xe 04người

Bộ phận Tổ Chức Hành Chính thực hiện chức năng nhiệm vụ sau:

1.1 Chức năng:

Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc xí nghiệp trong các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự

-Nghiên cứu, tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, chính sách về lao động - tiền lương trong toàn Xí nghiệp theo qui định của Bộ luật lao động và các chính sách về lao động của Nhà Nước

Toàn bộ các công tác quản trị, hành chính, phục vụ đối nội, đối ngoại liên quan đến việc điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp

1.2:Nhiệm vụ:

Thực hiện những công việc cụ thể về tổ chức bộ máy điều hành, quản lý nhân sự của doanh nghiệp, căn cứ vào luật lao dộng, văn bản thỏa ước lao động tập thể, nội quy xí nghiệpp và các chủ trương chính sách của nhà nước về lao động, nhằm hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh, đạt hiệu quả kinh tế cao

- Nhân sự- lao độmg:

+ Căn cứ nhu cầu thực hiện nhiệm vụ sản xuất-kinh doanh của xí nghiệp trong từng giai đoạn nhất định, mà lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, đề bạt, sắp xếp, đào tạo và bố trí nhân sự theo đúng yêu cầu, đúng người, đúng việc Tổ chức quản lý lao động khoa học và không ngừng hợp lý hóa, tăng năng suất, nhằm phát huy cao nhất mọi nguồn năng lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý của mỗi cán bộ công nhân viên

+ Quản lý, lưu trữ lý lịch và hồ sơ của cán bộ, công nhân viên Thực hiện tốt công tác bảo

- Tiền lương và các chế độ khác:

+ Tham gia công tác xây dựng quỹ lương, đơn giá, định mức lao động và tiền lương Chịu trách mhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện theo dõi, ghi chép, kiểm

tra, công tác chấm công lao động giải quyết đúng, đầy đủ các chế độ về tiền lương phụ cấp, bảo hiểm xã hội , trong xí nghiệp.

+ Phối hợp công ty thi nâng bậc, nâng lương theo niên hạn cho cán bộ công nhân viên theo chính sách và quy định hiện hành

+ Xây dựng, phổ biến, đưa vào thực hiện các quy chế thi đua khen thưởng và kỷ luật lao động

- Giáo dục và đào tạo :

+ Thực hiện công tác đào tạo chung về mọi mặt: chuyên môn, nghiệp vụ, phổ cập văn hóa, học tập lý luận chính trị, giáo dục tư tưởng…cho cán bộ công nhân viên

+ Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác đào tạo và đào tạo lại các kỹnăng và kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cần thiết cho từng loại công việc, bậc thợ, nghành nghề khác nhau

+ Đánh giá kết quả đào tạo, huấn luyện, từ đó theo dõi tiến bộ của từng cán bộ công nhân viên, làm cơ sở để bố trí, sắp xếp nhân sự, phục vụ cho nhu cầu sử dụng trước mắt và lâu dài của xí nghiệp

- Thực hiện công tác quản lý hành chánh:

+ Về văn thư: chuyển, nhận, phát, lưư trữ, đánh máy, sao chép…, các loại công văn, tài liệu

+ Về nghiệp vụ và trang thiết bị phục vụ dùng cho thông tin liên lạc: điện thoại, fax…+ Về luật pháp (pháp chế): tiến hành nghiên cứu, học tập, đưa vào triển khai thực hiện cácvăn bản pháp quy, và những chủ trương, chế độ chính sách của Nhà Nước có liên quan đến hoạt động của xí nghiệp

- Xây dựng lực lượng: bảo vệ chuyên nghiệp, lực lượng tự vệ, PCCC và phương tiện, dụng cụ PCCC, đảm bảo an toàn xí nghiệp.

- Tổ chức phục vụ: bố trí tổ xe và tổ bốc xếp vận chuyển vật tư, hàng hóa cho sản xuất kinh doanh, đưa đón cán bộ công nhân viên đi công tác Chịu trách nhiệm bảo quản xe tốt.

- Chăm lo đời sống: phục vụ ăn uống giữa ca, vệ sinh lao động, bảo hiểm, y tế, trang

bị bảo hộ lao động, văn thể mỹ…trong toàn xí nghiệp.

2.2 nhiệm vụ

- Chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện toàn bộ về nghiệp vụ tài chánh, kế toán, thống kê ở

xí nghiệp theo đúng quy chế của Công ty và pháp luật Nhà Nước hiện hành

-Thiết lập dự toán, kế hoạch tài chính trong phạm vi xí nghiệp theo các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu kế hoạch khác do công ty giao

-Mở đầy đủ sổ sách chi tiết và tổng hợp, ghi chép cập nhật số liệu kịp thời, rõ ràng, chính xác,trung thực và khách quan tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh

-Lập báo cáo tài chánh và báo cáo thống kê theo đúng quy định, gửi về công ty kịp thời, kèm theo chứng từ gốc có đầy đủ chữ ký của người có kinh nghiệm

-Quản lý thu chi quỹ tiền mặt, việc gửi tiền vào và nhận ra qua hoạt động giao dịch với các ngân hàng có liên quan

-Theo dõi, đối chiếu, quản lý trên sổ sách toàn bộ vật tư, hàng hóa ….của toàn xí nghiệp.-Căn cứ luật và các quy định của nhà nước để xây dựng kế hoạch nộp thuế và các khoản khác vào ngân sách nhà nước theo đúng quy định hiện hành

-Chiết tính giá thành và lập báo cáo hàng tháng cho từng lọai sản phẩm gửi về công ty theo đúng quy định và kịp thời

-Quyết toán tháng, quý, 6 tháng và năm để làm sáng tỏ tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của xí nghiệp báo cáo Ban Giám Đốc xí nghiệp và cấp trên xem xét

-Thực hiện tổng kiểm kê cuối năm về tài sản, hàng hóa tồn kho

-Tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh, so sánh các chỉ tiêu kế hoạch và thực hiện, nhằm tìm ra nguyên nhân và đề xuất biện pháp đối phó trong phạm vi xí nghiệp

+ Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, năm

+ Cần theo dõi sát tình hình biến động thị trường, nhằm kịp thời đáp ứng yêu cầu của khách hàng

- Xây dựng và thực hiện kế hoạch bán hàng (tiêu thụ sản phẩm) và phân tích thị trường:

+ Xây dựng và triển khai kế hoạch bán hàng phù hợp với thực tế, làm cơ sở chắc chắn choviệc lập kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

+ Thu thập và phân tích các thông tin về thị trường như: về tình hình mức độ biến động xấu, tốt của thị trường, chiều hướng hoạt động của đối thủ cạnh tranh, để xem xét khả năng cạnh tranh của họ và thế mạnh cũng như điểm yếu của ta nhằm đề ra đối sách tốt

- Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch vật tư:

+ Lập kế hoạch vật tư, chọn nơi thu mua, thương lượng các điều kiện mua hàng vv…nhằm đáp ứng yêu cầu kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp

+ Thu mua, tiếp nhận, kiểm tra vật tư, hàng hóa, bảo quản trong kho, sắp xếp theo chủng loại, theo dõi quản lý, cập nhật số liệu, nhập, xuất,tồn kho…

Chịu trách nhiệm nghiên cứu soạn thảo và theo dõi thực hiện đầy đủ các hợp đồng kinh tế trong nước, phục vụ sản xuất kinh doanh như: các hợp đồng bán hàng, hợp đồng mua vật tư nguyên liệu …trong toàn xí nghiệp theo đúng luật pháp nhà nước hiện hành.

Quản lý kho tàng và xuất nhập vật tư, thành phẩm:

-Lập phiếu, hóa đơn bán hàng, xuất nhập vật tư, thành phẩm, lệnh chuyển vật tư…nội bộ theo lệnh của Giám Đốc xí nghiệp

-Phải thường xuyên kiểm tra việc quản lý và bảo quản kho tàng vật tư hàng hóa sắp xếp trật tự, ngăn nắp, không để hư hao mất mát, đảm bảo an toàn phòng cháy chữa cháy tốt nhằm bảo vệ an toàn tính mạng và tài sản của xí nghiệp

Giao nhận, vận chuyển vật tư, hàng hóa:

-Việc giao nhận phải cung ứng kịp thời cho sản xuất và tiêu thụ sản phẩm, đảm bảo đúng thủ tục , luật pháp Nhà Nước và Giám Đốc xí nghiệp quy định hiện hành

-Căn cứ các định mức vật tư: nguyên phụ liệu vv…để làm quyết toán vật tư, kết luận thừa, thiếu…kịp thới báo cáo Giám Đốc xí nghiệp

-Kịp thời đề nghị với phòng xuất nhập khẩu của công ty để thực hiện việc nhập khẩu hànghóa theo quy định của công ty

4 Bộ phận công nghệ:

4.1 Chức năng:

Bộ phận Công Nghệ có chức năng tham mưu cho Ban Giám Đốc trong việc nghiên cứu, thiết kế sản phẩm; xây dựng, ban hành quy trình công nghệ sản xuất; tiêu chuẩn nguyên phụ liệu, thành phẩm; định mức vật tư, nguyên phụ liệu cho các sản phẩm và quá trình sản xuất tại xí nghiệp

4.2 Nhiệm vụ:

-Nghiên cứu, thiết kế sản phẩm, mẫu bao bì…

-Nghiên cứu xây dựng, theo dõi và điều chỉnh kịp thời qui trình công nghệ sản xuất; tiêu chuẩn nguyên phụ liệu, thành phẩm; định mức vật tư, nguyên phụ liệu cho các sản phẩm

và quá trình sản xuất tại xí nghiệp nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm tối ưu và tiết kiệm vật tư, nguyên phụ liệu.

-Thường xuyên theo dõi tình hình sử dụng nguyên phụ liệu, máy móc thiết bị, các quá trình…có liên quan đến dây chuyền công nghệ để có kế hoạch tham mưu cho Ban Giám Đốc điều chỉnh kịp thời các công thức phối chế nguyên liệu, hương liệu, sử dụng vật tư, nguyên phụ liệu…

-Thường xuyên nghiên cứu các thành tựu khoa học công nghệ tiên tiến để ứng dụng, cải tiến vào tình hình thực tế tại đơn vị

5: Bộ phận kiểm tra chất lượng(KCS)

5.1 Chức năng

Bộ phận kiểm tra chất lượng (KCS) có chức năng tham mưu cho Giám Đốc trong việc quản lý, kiểm tra chất lượng sản phẩm, và nguyên vật liệu đưa vào sản xuất nhằm đảm bảo sản phẩm đưa ra thị trường đúng tiêu chuẩn chất lượng theo quy định

- Cần định ra các phương sách cơ bản, nhất là tìm kiếm nguyên nhân dẫn đến sản phẩm kém chất lượng, cùng các bộ phận có liên quan nghiên cứu đề ra các biện pháp khắc phục nhanh chóng khi có sản phẩm xấu phát sinh

- Hướng dẫn, chỉ đạo toàn thể công nhân sản xuất tuân thủ các quy định, tiêu chuẩn chất lượng.vv…đồng thời tìm mọi cách khuyến khích công nhân hợp lực với bộ phận kcs, và các bộ phận khác, nhằm đề ra các biện pháp cải tiến kỹ thuật…ngăn ngừa sản phẩm kém chất lượng tái phát sinh

- Thường xuyên kiểm tra các công đoạn trên dây chuyền sản xuất của 02 phân xưởng để kịp thời phát hiện uốn nắn những sai sót Đồng thời kiên quyết lập biên bản tạm ngừng sản xuất để xử lý khi cần thiết và báo cáo ngay cho Giám Đốc xí nghiệp

- Lập kế hoạch : Kế hoạch về chất lượng sản phẩm trong xí nghiệp, trong đó có kế hoạch

về đào tạo (đào tạo lại), bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn cho người làm công tác thu hóa, KCS có đủ năng lực hoàn thành nhiệm vụ được giao

- Ngoài ra bộ phận KCS phải kết hợp với bộ phận Kỹ Thuật , bộ phận Công Nghệ nghiên cứu tìm mọi biện pháp giải quyết tốt khiếu nại về chất lượng sản phẩm của khách hàng nếu có

6: Bộ phận Kỹ Thuật-Xây Dựng cơ bản:

Bộ phận Kỹ Thuật xây dựng cơ bản bao gồm 14 người, trong đó có 1 trưởng phòng, 3 phóphòng và 10 nhân viên.

- Quản lý các nghiệp vụ kỹ thuật liên quan đến an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy

- Quản lý công tác xây dựng cơ bản : bao gồm sửa chữa nhà xưởng, chống dột, chống lún….đào tạo luyện thi tay nghề…

- Quản lý tổ cơ khí

6.2 nhiệm vụ:

- Quản lý máy móc, thiết bị động lực và điện:

Lập đầy đủ lý lịch máy móc, thiết bị động lực và điện…

+ Xây dựng các quy trình vận hành máy móc, các nội quy sử dụng thiết bị động lực, hơi, điện, máy công cụ…đồng thời có trách nhiệm hướng dẫn và kiểm tra

+ Có kế hoạch bảo trì máy móc thiết bị, chỉ đạo và kiểm tra các phân xưởng thực hiện việc vệ sinh công nghệ và bảo trì máy móc thiết bị… thường xuyên theo định kỳ do bộ phận kỹ thuật quy định, được Giám Đốc duyệt

+ Tiến hành kiểm tra thường xuyên máy móc, thiết bị động lực và điện, nhất là các hệ thống, thiết bị mang tính nghiêm ngặt về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy bao gồm: hệ thống điện, lò hơi,nồi hấp, hệ thống máy nén khí, thiết bị lạnh…

+ Quản lý hồ sơ, bản vẽ kỹ thuật máy móc thiết bị

+ Kết hợp với bộ phận Kế Hoạch - Vật Tư việc định mức, lên kế hoạch và chuẩn bị kịp thời phụ tùng máy dự phòng

- Sửa chữa và cải tiến máy móc thiết bị:

+ Thực hiện công tác trùng tu, đại tu máy móc thiết bị trong xí nghiệp

+ Nghiên cứu, cải tiến kỹ thuật để nâng cao năng suất, chất lượng sản phẩm

+ Nghiên cứu các đề án đầu tư máy móc thiết bị mới

- Quản lý kỹ thuật về an toàn lao động và phòng cháy chữa cháy:

+ Xây dựng và thực hiện tốt kế hoạch an toàn lao động trong toàn xí nghiệp

+ Kiểm tra thường xuyên các thiết bị nghiêm ngặt về an toàn lao động : lò hơi, bình chứa khí

+ Kết hợp với Bộ phận Tổ Chức kiểm tra theo định kỳ việc thực hiện an toàn lao động, phòng cháy chữa cháy trong toàn xí nghiệp

- Quản lý công tác xây dựng cơ bản:

+ Quản lý và theo dõi các công việc sửa chữa cải tạo nhà xưởng, chống dột, chống lún

+ Thực hiện việc sửa chữa các hạng mục trong xây dựng cơ bản thuộc về cơ điện.

- Nghiên cứu ứng dụng kỹ thuật công nghệ mới và các công tác khác:

+ Kết hợp với bộ phận Công Nghệ, KCS, nghiên cứu ứng dụng thành tựu khoa học, côngnghệ mới vào xí nghiệp để cải tiến máy móc thiết bị sản xuất ra sản phẩm đạt năng suất, chất lượng và hiệu quả kinh tế cao

+ Quản lý, sáng kiến cải tiến kỹ thuật, hợp lý hóa sản xuất để không ngừng nâng cao năng suất chất lượng sản phẩm

+ Cùng với bộ phận Tổ Chức, Công Nghệ, KCS tổ chức cho công nhân học tập lý thuyết, thi nâng bậc lương hàng năm và học về bảo hiểm lao động

7: Phân xưởng chế biến sợi:

Phân xưởng chế biến sợi bao gồm 83 người trong đó bao gồm 1 quản đốc, 1 phó quản đốc sản xuất, 1 phó quản đốc kỹ thuật và 80 công nhân

7.1 Chức năng:

- Quản đốc, Ban Quản Đốc phân xưởng chịu trách nhiệm trước Giám Đốc xí nghiệp về mọi hoạt động của phân xưởng

- Quản lý điều hành toàn bộ phân xưởng như: nhân sự, nhà xưởng, máy móc thiết bị, vật

tư, hàng hóa, kế hoạch sản xuất, quản lý kỹ thuât, chất lượng sản phẩm, lao động tiền lương, vệ sinh công nghiệp, bảo hộ lao động, an toàn lao động, phòng chống lụt bão, phòng cháy chữa cháy vv…được giao cho phân xưởng

- Ban Quản Đốc phối hợp đại diện đoàn thể tại phân xưởng giáo dục cán bộ công nhân viên trong phân xưởng : chấp hành nghiêm chỉnh mọi chủ trương đường lối, chính sách, pháp luật của nhà nước đồng thời thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định, lệnh sản

xuất…của Giám Đốc xí nghiệp

- Nắm vững để thực hiện tốt : quy trình công nghệ, quy trình vận hành máy móc thiết bị,

an toàn điện, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, bảo vệ phòng cháy chữa cháy…nhằmđảm bảo cho phân xưởng hoạt động an toàn và hoàn thành tốt nhiệm vụ Giám Đốc xí nghiệp giao cho phân xưởng

8: Phân xưởng thành phẩm:

Phân xưởng thành phẩm bao gồm 158 người, trong đó bao gồm 1 quản đốc và 3 phó quảnđốc.

8.1 Chức năng:

- Quản đốc, Ban Quản Đốc phân xưởng chịu trách nhiệm trước Giám Đốc xí nghiệp về mọi hoạt động của phân xưởng

- Quản lý, điều hành toàn bộ phân xưởng như: mhân sự, nhà xưởng, máy móc thiết bị, vật

tư, hàng hóa, kế hoạch sản xuất, quản lý kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, lao động tiền lương, vệ sinh công nghiệp, bảo hộ lao động, an toàn lao động, phòng chống lụt bão, phòng cháy chữa cháy…được giao cho phân xưởng

- Ban Quản Đốc phối hợp với đoàn thể tại phân xưởng, tổ Công Đoàn giáo dục cán bộ công nhân viên trong phân xưởng: chấp hành nghiêm chỉnh mọi chủ trương, đường lối, chính sách, luật pháp của nhà nước đồng thời thực hiện đầy đủ các nội quy, quy định, lệnh sản xuất…của Giám Đốc xí nghiệp

- Nắm vững để thực hiện tốt: quy trình công nghệ, quy trình vận hành máy móc thiết bị,

an toàn điện, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, bảo vệ phòng cháy chữa

cháy….nhằm đảm bảo cho phân xưởng hoạt động an toàn và hoàn thành tốt nhiệm vụ Giám Đốc xí nghiệp giao cho phân xưởng

III CÁC LOẠI QUY CHẾ, QUY ĐỊNH HOẠT ĐỘNG CỦA CƠ QUAN VÀ VĂN PHÒNG CƠ QUAN:

Hiện nay nhà máy thuốc lá Khánh Hội hoạt động theo các loại quy chế, quy định sau:

- Quy chế thi đua- khen thưởng

- Quy chế trả lương

- Quy định cụ thể chức năng nhiệm vụ chính của các bộ phận và phân xưởng sản xuấtNgoài ra còn có nội quy lao động của nhà máy

IV: PHÂN CÔNG NHIỆM VỤ GIỮA CÁC LÃNH ĐẠO:

3.1 Chức danh công việc: Giám Đốc

Cấp báo cáo: Tổng Giám Đốc Tổng công ty

Nhiệm vụ:

Quản lý, điều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của Nhà Máy.

Phụ trách trực tiếp các bộ phận nghiệp vụ bao gồm:

o Bộ phận Kế Toán

o Bộ phận Kế Hoạch - Vật Tư (đàm phán và đề nghị tổng công ty ký kết các hợp đồng mua và bán)

o Bộ phận CN-KCS (các hoạt động KCS)

Quyền hạn: Theo " Quy chế phân cấp quản lý sản xuất kinh doanh" số 01/BT ngày 01

tháng 01 năm 2000 của Công ty thuốc lá Bến Thành-nay là Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Tổng Giám Đốc về hoạt động sản xuât kinh doanh

của Nhà Máy

Yêu cầu:

Trình độ : Đại học

Kỹ năng: Có kinh nghiệm trong quản lý

3.2 Chức danh công việc: Phó Giám Đốc phụ trách Kỹ Thuật-Sản Xuất

Cấp báo cáo: Giám Đốc

Nhiệm vụ:

Phụ trách trực tiếp các bộ phận:

o Bộ phận Công nghệ-KCS (các hoạt động công nghệ)

o Bộ phận kỹ thuật cơ điện

o Phân xưởng sợi

o Phân xưởng thành phẩm

Khi đi vắng phải báo cáo cho Giám Đốc biết để kịp thời giả quyết điều hành công việc

Quyền hạn:

Được ký các văn bản chính mang tính chất nội bộ

Được thay thế Giám Đốc giải quyết các công việc của Nhà Máy khi Giám Đốc đi vắngtheo văn bản ủy quyền và chịu trách nhiệm phần việc mình giải quyết, sau đó báo cáo cho Giám Đốc nhà máy biết công việc mình đã giải quyết

Trách nhiệm: chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về công việc theo chức năng, nhiệm vụ

được phân công

Yêu cầu:

Trình độ: Đại học

Kỹ năng: Có kinh nghiệm trong quản lý

3.3: Chức danh công việc : Phó Giám Đốc phụ trách nội chính

Cấp báo cáo: Giám Đốc

Nhiệm vụ:

Phụ trách trực tiếp bộ Phận Tổ Chức Hành Chính, tổ bảo vệ, y tế, nhà ăn, đội xe

Chỉ đạo trực tiếp công tác phòng chống lụt bão, phòng cháy chữa cháy, an toàn lao động, thi đua-khen thưởng-kỷ luật

Khi đi vắng phải báo cáo cho Giám Đốc biết để kịp thời giải quyết điều hành công việc.

Quyền hạn:

Được đăng ký các văn bản hành chính mang tính chất nội bộ

Được thay thế Giám Đốc giải quyết các công việc của Nhà Máy khi Giám Đốc đi vắng

theo văn bản ủy quyền và chịu trách nhiệm phần việc mình giải quyết, sau đó báo cáo

cho Giám Đốc nhà máy biết công việc mình đã giải quyết

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về công việc theo chức năng nhiệm vụ

được phân công

Yêu cầu:

Trình độ: Đại học

Kỹ năng: Có kinh nghiệm trong quản lý

3.4 Chức danh công việc: Phó Giám Đốc phụ trách Kế Hoạch - Vật Tư

Cấp báo cáo: Giám Đốc

Nhiệm vụ:

Phụ trách bộ phận Kế Hoạch - Vật Tư:

o Thực hiện hợp đồng mua, bán bao gồm nhập khẩu (phân công soạn thảo, trình ký, theo dõi thực hiện và thanh lý hợp đồng đúng luật)

o Theo dõi giá cả thị trường, tổng hợp xây dựng giá bán sản phẩm nhà máy

o Quản lý : toàn bộ vật tư, nguyên phụ liệu, thực hiện cấp phát vật tư, nguyên phụ liệu phục vụ sản xuất

o Khi đi vắng phải báo cáo cho Giám Đốc biết để kịp thời giải quyết điều hànhcông việc

Quyền hạn:

Được đăng ký các văn bản hành chính mang tính chất nội bộ

Được thay thế Giám Đốc giải quyết các công việc của nhà máy khi Giám Đốc đi vắng theo văn bản ủy quyền và chịu trách nhiệm phần việc mình giải quyết, sau đó báo cáo cho Giám Đốc nhà máy biết công việc mình đã giải quyết

Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm trước Giám Đốc về công việc theo chức năng, nhiệm vụ

được phân công

Yêu cầu:

Trình độ: Đại học

Kỹ năng: Có kinh nghiệm trong quản lý

V KHẢO SÁT CÔNG TÁC TỔ CHỨC LAO ĐỘNG KHOA HỌC TRONG VĂN PHÒNG ( PHÒNG TỔ CHỨC -HÀNH CHÍNH)

Phòng Tổ Chức Hành Chính bao gồm 04 người: 01 trưởng phòng, 01 nhân viên văn thư,

01 nhân viên phụ trách công tác bảo hiểm, 01 thư ký ban ISO

1 Phân công nhiệm vụ giữa lãnh đạo với từng nhân viên

1.1: Chức danh công viêc: trưởng phòng

- Cấp báo cáo: Ban Giám Đốc

* Quản lý, theo dõi lực lượng bảo vệ của nhà máy

* Tham gia xây dựng hệ thống ISO của bộ phận và nhà máy

* Bố trí, sắp xếp, phân công nhiệm vụ đối với tổ trưởng: tổ bảo vệ, tổ nhà ăn, và nhân viên trực thuộc bộ phận tchc

* Bố trí, điều động đội xe phục vụ công tác khi có nhu cầu

- Quyền hạn:

+Được quyền tham mưu, đề xuất ý kiến cho Ban Giám Đốc trong các công việc liên quan đến các bộ phận

+ Được quyền đề xuất các ý kiến đóng góp cho nhà máy

- Trách nhiệm: chịu trách nhiệm trước Ban Giám Đốc về các công việc của bộ phận theo

chức năng và nhiệm vụ đựoc phân công

- Yêu cầu:

+ Trình độ :Tốt nghiệp Đại học

+ Kỹ năng : Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng

1.2 Chức danh công việc: nhân viên phụ trách công tác bảo hiểm

- Cấp báo cáo: Phó Giám Đốc phụ trách nội chính

+ Soạn thảo các văn bản của Ban Giám Đốc giao

+ Quản lý hồ sơ, tài liệu có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng ISO 9001:2000 của

bộ phận

+ Quản lý công lao động của nhà máy

+ Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu

- Quyền hạn: Được quyền đề xuất các ý kiến đóng góp cho nhà máy.

- Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân

công

- Yêu cầu:

+ Trình độ tối thiểu: Tốt nghiệp phổ thông trung học trở lên

+ Kỹ năng: Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng

1.3 Chức danh công việc: Nhân viên văn thư

- Cấp báo cáo: Phó Giám Đốc nội chính

Phụ trách bộ phận

- Nhiệm vụ:

+ Thực hiện nhận, chuyển, lưu trữ, phát hành các loại công văn tài liệu liên quan, và các trang thiết bị văn phòng

+ Soạn thảo các văn bản theo yêu cầu của Ban Giám Đốc

+ Quản lý hồ sơ nhân sự

* Lưu trữ hồ sơ cá nhân của cán bộ công nhân viên, hợp đồng lao động, các quyết định liên quan đến lương

* Thống kê, báo cáo nhân sự (tăng, giảm) về Tổng Công Ty

* Quản lý sổ bảo hiểm xã hội, sổ lao động cán bộ công nhâm viên

* Làm các thủ tục nghỉ việc, nghỉ hưu cho cán bộ công nhân viên

+ Mua và cấp phát văn phòng phẩm, bảo hộ lao động, cấp tiêu chuẩn độc hại cho cán bộ công nhân viên và các vật dụng linh tinh khác

+ Thư ký họp giao ban và các buổi họp khác theo yêu cầu của Ban Giám Đốc

+ Theo dõi công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật, nâng bậc lương

+ Theo dõi các hợp đồng thuộc bộ phận Tổ Chức Hành Chính quản lý (hợp đồng mua sữađộc hại, hợp đồng thuê xe, hợp đồng thu gom rác, hợp đồng tai nạn, hợp đồng xăng dầu)+ Phối hợp với bộ phận Kế toán kiểm kê tài sản cố định và công cụ dụng cụ

- Quyền hạn:Được quyền đề xuất các ý kiến đóng góp cho nhà máy.

- Trách nhiệm: Chịu trách nhiệm về các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân

công

- Yêu cầu:

+ Trình độ tối thiểu: Tốt nghiệp phổ thông trung học

+ Kỹ năng: Sử dụng thành thạo vi tính văn phòng, có kinh nghiệm về nghiệp vụ hành chánh văn thư

1.4 Chức dang công việc: thư ký ban ISO

- Cấp báo cáo: Phó Giám Đốc phụ trách nội chính

Đại diện lãnh đạo

- Nhiệm vụ:

+ Quản lý, theo dõi, chăm sóc hệ thống ISO của nhà máy

+ Làm thư ký cuộc họp ban ISO

+ Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu của đại diện lãnh đạo, Ban Giám Đốc

- Quyền hạn: được quyền đề xuất các ý kiến đóng góp cho nhà máy

- Trách nhiệm: chịu trách nhiệm về các công việc theo chức năng, nhiệm vụ được phân

công

- Yêu cầu

+ Trình độ tối thiểu: tốt nghiệp trung cấp

+ Kỹ năng: thành thạo vi tính văn phòng, đã qua khóa đào tạo về hệ thống ISO

2:KHẢO SÁT TÌNH HÌNH TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG CƠ QUAN CÁCH

BỐ TRÍ SẮP XẾP CÁC THIẾT BỊ ĐÓ

Phòng Tổ Chức Hành Chính được trang bị các trang thiết bị văn phòng cần thiết phục vụ cho công việc bao gồm: 01 máy fax, 01 máy photocoppy, 03 máy vi tính, hệ thống điện thoại, và 03 tủ hồ sơ để lưu trữ hồ sơ, công văn giấy tờ cho toàn nhà máy, bàn ghế của nhân viên làm việc

- Máy vi tính: được nối mạng toàn thành phố và các phòng ban trong cơ quan Rấtthuận lợi cho việc thu thập thông tin, máy vi tính còn được dùng để soạn thảo văn bản

- Máy Fax: Dùng để chuyển thư từ, văn bản gấp khi không kịp chuyển qua đường Bưuđiện hay chuyển qua tay

- Máy photo copy: Dùng để sao nhân văn bản, giấy tờ khi cần thiết, phóng to , thunhỏ rất thuận lợi cho việc sao gửi văn bản công văn, giấy tờ

- Điện thoại: Nhà máy thuốc lá Khánh Hội có rất nhiều phòng ban nên điện thoạiđóng vai trò quan trọng trong việc giao tiếp quan hệ công tác hàng ngày giữa các cán bộnhà máy Để thuận lợi cho việc giao tiếp được nhanh chóng không bị nghẽn tắc đườngdây, mỗi phòng ban trong cơ quan được cài đặt một số riêng

Ngoài ra còn có các trang thiết bị khác như: máy lạnh, quạt, đèn và các đồ vật dụngdùng cho công việc hàng ngày của nhân viên văn phòng như: cặp, kẹp giấy, ghim, bút…

Các thiết bị văn phòng tương đối dễ sử dụng, cách sử dụng cũng giống như lýthuyết đã học ở trường

*SƠ ĐỒ BỐ TRÍ CÁC TRANG THIẾT BỊ VĂN PHÒNG

CHÚ GIẢI

1:cửa ra vào2: tủ đựng hồ sơ3: bàn để máy photo và máy fax

4: bàn làm việc của nhân viên

Nhận xét:

-Ưu điểm:

+ Nhìn chung bộ máy nhân sự của nhà máy đã có sự phân công cụ thể, rõ ràng về trách

nhiệm và quyền hạn giữa các lãnh đạo,giữa trưởng phòng với từng nhân viên Do đó sẽ tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình làm việc

+ Văn phòng được trang bi đầy đủ các trang thiết bị phục vụ cho quá trình làm việc được nhanh chóng tiện lợi như: máy fax, máy in, máy photocopy,điện thoại, máy tính…

+ Các nhân viên được bố trí ngồi chung một phòng không có vách ngăn thuận lợi cho việctrao đổi, giả quyết công việc khi cần thiết, tiết kiệm được thời gian, sức lực và phát huy cao độ tinh thần lao động tập thể

+ Trong phòng làm việc vẫn chưa được trang bị cây xanh gây cảm giác nóng nực ngột ngạt

CHƯƠNG II:KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỘI:

I: Về tổ chức công tác văn thư cơ quan:

Do quy mô của nhà máy nhỏ hẹp, số lượng cán bộ, công nhân viên trong nhà máy ít, chỉ khoảng trên 300 người , do đó nhà máy vẫn chưa thành lập phòng hay bộ phận văn thư riêng mà chỉ bố trí cán bộ văn thư chuyên trách đảm nhiệm công tác văn thư cho toàn nhà máy

Số lượng cán bộ nhân viên văn thư là 01 nhân viên, có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ

II: Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan:

1) Việc quản lý văn bản đến:

- Nhà máy thuốc lá Khánh Hội là nhà máy trực thuộc Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn do đó phần lớn các văn bản đến là của Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn để chỉ đạo và xử lý công việc, ngoài ra còn có các văn bản của các Khu Công Nghiệp, các Công

ty đối tác, các Doanh nghiệp…

- Số lượng văn bản gửi đến trong 1 năm không nhiều cụ thể là:

B2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản dến:

Sau khi tiếp nhận văn bản dến, nhân viên văn thư phân loại sơ bộ các bì văn bản và xử lý như sau:

Đối với các bì văn bản có đề gửi cho các đoàn thể trong nhà máy, các tổ chức, các bộ phận cụ thể trong nhà máy hay có đề đích danh người nhận thì nhân viên văn thư gửi không bóc bì mà gửi trực tiếp cho các bộ phận hay cá nhân đó

Những văn bản có liên quan đến công việc chung của toàn nhà máy thì nhân viên văn thư bóc bì văn bản

B3: Đóng dấu đến và ghi số ngày dến:

Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư, do nhân viên văn thư bóc bì được đóng dấu đến; ghi số, ngày đến dấu"Đến" được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấytrống, dưới số, ký hiệu(đối với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn), hoặc khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

B4: Đăng ký văn bản đến:

Những văn bản đến sau khi đã đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến được đăng ký vào " sổđăng ký văn bản đến"

B5: Trình và chuyển giao văn bản đến:

Văn bản đến dược chuyển lên cho Giám Đốc xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Sau khi có ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết của Giám Đốc, văn bản được chuyển trở lai văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng ký văn bản đến

Sau đó văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào

ý kiến của người có thẩm quyền

2: việc quản lý văn bản đi

- Những loại văn bản mà nhà máy thường ban hành:

Bao gồm: kế hoạch, báo cáo, quyết định, thông báo…Những loại văn bản mà nhà máy thường ban hành bao gồm: kế hoạch, báo cáo, quyết định, thông báo…

(Mẫu xem phụ lục VII)

- Quy trình quản lý văn bản đi:

Các văn bản do các bộ phận tự xây dựng, sau khi hoàn thành khâu soạn thảo các bộ phận gửi tới Phòng Tổ Chức Hành Chính Nhân viên văn thư tại Phòng Tổ Chức Hành Chính kiểm tra lại thể thức, hình thức, kỹ thuậ trình bày văn bản sau đó văn thư gửi lên Giám

Đốc ký duyệt các văn bản đó Sau khi Giám Đốc ký duyệt văn bản được chuyển trở lại phòng tổ chức hành chính để lấy số công văn đi.

Phòng tổ chức hành chính sẽ lưu lại 01 bản tại văn thư, đăng ký vào sổ văn bản đi sau đó làm thủ tục phát hành văn bản đi

Tùy theo từng loại văn bản, có những văn bản do các bộ phận trực tiếp phát hành đi,tuy nhiên hầu hết những văn bản là do bộ phận Tổ Chức Hành Chính làm thủ tục chuyển phátđến nơi cần gửi

- Cách lưu văn bản đi của nhà máy: Văn bản đi được lưu lại tổ văn thư đồng thời lưu lại

một bản tại đơn vị soạn thảo bản lưu văn bản đi tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền văn bản đi được lưu theo thời gian, theo từng loại văn bản, được sắp xếp theo thứ tự từng lọai Những văn bản được đánh số chung thì xếp chung, những văn bản được đánh số riêng thì xếp riêng để thuận tiện cho việc tra tìm và bảo quản Văn bản đi được lưu trong các bìa hồ sơ riêng biệt, xếp theo thứ tự số đánh Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi đụợc thực hiện theo quy định của pháp luật

- Công cụ đăng ký văn bản đi: sổ đăng ký văn bản đi

- Quy trình ban hành văn bản đi

Văn bản đi được quản lý theo trình tự sau:

Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng văn

bản

Bước 2: Đăng ký văn bản

Bước 3: Chuyển phát văn bản đi

III: VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Hiện nay, do Nhà máy thuốc lá Khánh Hội là một nhà máy trực thuộc Tổng công ty Công Nghiệp Sài Gòn do đó nhà máy không có con dấu riêng sử dụng con dấu chung của Tổngcông ty Công Nghiệp Sài Gòn Do đó con dấu do Tổng công ty Công Nghiệp Sài Gòn quản lý Nhà máy khi cần đóng dấu phải lên tổng công ty đóng dấu

*Nhận xét:

- Ưu điểm: nhà máy đã bố trí cán bộ văn thư đảm nhiệm công tác văn thư của nhà máy

và thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư theo đúng quy định của Nghị Định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08-04-2004 của Chính Phủ và Thông Tư 55/2005/TTLT-BNV-VPCP NGÀY 06/05/2005 của Bộ Nội Vụ và Văn Phòng Chính Phủ

PHẦN II:

TRÌNH BÀY NỘI DUNG NHỮNG CÔNG VIỆC

ĐƯỢC CƠ QUAN GIAO, QUY TRÌNH THỰC HIỆN,

1: Đăng ký vào sổ văn bản đến

Quy trình thực hiện:

B1: Tiếp nhận văn bản:

B2: Phân loại sơ bộ bì văn bản đến:

B3: Đóng dấu đến và ghi số ngày dến:

Tất cả các văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư, do nhân viên văn thư bóc bì được đóng dấu đến; ghi số, ngày đến dấu"Đến" được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấytrống, dưới số, ký hiệu(đối với những văn bản có tên loại), dưới trích yếu nội dung (đối với công văn), hoặc khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản B4: Đăng ký văn bản đến:

Những văn bản đến sau khi đã đóng dấu "Đến", ghi số và ngày đến được đăng ký vào " sổđăng ký văn bản đến"

2: Kiểm tra bảng chấm công chuẩn

Quy trình thực hiện

Dựa vào bảng chấm công mà các bộ phận và phân xưởng gửi đến phòng Tổ Chức Hành Chính, kiểm tra lại số công chuẩn, công làm thêm giờ, công chờ việc…và kiểm tra lại tổng số công cuối tháng xem có sai lệch không Nếu có sai lệch phải đánh dấu vào để báo cho người có trách nhiệm xem xét

3: Nhập ngày công của cán bộ công nhân viên từ bảng chấm công vào máy tính để làm bảng lương.

Quy trình thực hiện

-Sử dụng phần mềm excel có sẵn trong máy, nhập số công chuẩn, công tăng ca, công chờ viêc… trong tháng của các cán bộ công nhân viên trong nhà máy để tính bảng lương.Nhập lần lươt theo thứ tự từng bộ phận trước hết là khối văn phòng sau đó là các phân xưởng

-Sau khi đã nhập hết phải kiểm tra, đối chiếu lại với bản gốc xem có sai xót không để chỉnh sửa cho phù hợp

4: Kiểm tra, sắp xếp lại hồ sơ về giảm trừ thuế thu nhập cá nhân của cán bộ công nhân viên chức trong toàn Nhà Máy

- Đánh dấu vào danh sách những cán bộ công nhân viên nào có hồ sơ số người phụ thuộc

- Sử dụng phần mềm excel để nhập danh sách cán bộ công chức của nhà máy, đi kèm mỗingười là danh sách số người phụ thuộc trong đó bao gồm: tổng số người, họ tên, ngày tháng năm sinh, số chứng minh, quan hệ…của người phụ thuộc

- Sau khi nhập hết kiểm tra lại xem có sai xót không để chỉnh sửa lại cho phù hợp

4: Photocoppy những văn bản tài liệu theo yêu cầu của văn phòng

5: Gửi fax

Kết quả :

Tất cả các công việc được các cô chú giao em đều cố gắng hoàn tất nhưng do chưa

có kinh nghiệm làm việc thực tế nên khi đi vào thực hiện em còn gặp nhiều bỡ ngỡ, thiếu xót tuy nhiên được sự, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình của các cô chú trong phòng Tổ Chức Hành Chính nên cuối cùng em cũng hoàn tất những công việc đựoc giao Thông qua quá trình làm việc thực tế đã giúp cho em tiếp thu được những kinh nghiệm thực tiễn làm hành trang để có thể trở thành một cán bộ văn phòng trong tương lai

PHẦN III - - CÁC PHỤ LỤC

PHỤ LỤC I LỊCH CÔNG TÁC TUẦN