luận văn lưu trữ học Công tác văn thư lưu trữ ở UBND Huyện Lộc Bình

Để hoàn thành chức năng cơ quan mình UBND huyện đã quyết địnhthành lập các cơ quan chức năng và cơ quan chuyên môn và tham mưu giúp việccho UBND huyện bao gồm 30 cơ quan trong đó cơ quan

Lời cảm ơn

Trong thời gian thực tập tại UBND huyện Léc Bình,được sự giúp đỡcủa các thầy cô và đặc biệt là sự quan tâm hướng dẫn tận tình của cán bộ vănphòng

UBND huyện Léc Bình,(trong đó có sự hướng dẫn của cán bộ văn thư

và lưu trữ) đã giúp đỡ em hoàn thành tốt kế hoạch thực tập tốt nghiệp kết hợpgiữa lý thuyết và thực tế công việc Qua bản thu hoạch kết quả thực tập này

em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong trường và đặcbiệt là cô giáo trực tiếp hướng dẫn thực tập, cô, chú ,anh ,chị trong cơ quan

Vì thời gian thực tập có hạn nên việc tìm hiểu và làm quan với côngviệc chưa thực sự sâu sắc nên bản thu hoạch này còn nhiều chỗ chưa hoànchỉnh em kính mong các thầy, cô, chú, anh, chị cán bộ văn phòng đóng góp ýkiến cụ thể giúp em hoàn thành nốt những phần còn thiếu sót đó Em hi vọngrằng sự giúp đỡ của các thầy, cô, cán bộ cơ quan sẽ giúp em nâng cao đượckiến thức, học hỏi thêm nhiều kinh nghiệm thực tế

Sau này khi ra trường em sẽ cố gắng hoàn thành tốt công việc củamình để góp phần vào công cuộc xây dựng và đổi mới đất nước

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

Léc Bình, ngày24.tháng…7.năm 2006

PHẦN MỞ ĐẦU

Thực hiện quyết định 2406/QĐ -UBND ngày 11/10/1999 của chủ tịchUBND thành phố Hà Nội cho phép thành lập trường trung học kinh tế kỹ thuậtTCDL –Hà Nội Theo công văn đề nghị số 83/CT- LMHTXVN của chủ tịch liênminh hợp tác xã Việt Nam Cùng với sự thành lập của trường Nghành thư kývăn phòng là một trong những nghành mà nhà trường đưa vào đào tạo ngay từkhóa đầu tiên khóa học 2004 -2006 là khóa thứ 4 và đã đổi tên trường thànhNgành trường trung học dân lập kinh tế kỹ thuật tổng hợp Hà Nội, giê trường đãđào tạo cơ bản xong về phần lý thuyết cho sè sinh viên học tại trường Song mụcđích kết hợp giữa lý luận và thực tiễn Cuối khóa học nhà trường đã tổ chức đợtthực tập tốt nghiệp cho sinh viên trong thời gian từ ngày 15/6 -30/7 năm 2006 đểtạo điều kiện cho mỗi sinh viên được tiếp xúc với thực tế công việc và lấy tưliệu, tài liệu để làm cơ sở viết báo cáo thực tập tốt nghiệp Đặc biệt là giúp đỡcho sinh viên nắm vững và củng cố kiến thức phục vụ cho công việc sau khi ratrường

Vì vậy thực tập tốt nghiệp có vị trí quan trọng trong chương trình đào tạongành thư ký văn phòng của trường Đây là đợt thực tập duy nhất của mỗi khóasau khi sinh viên đã học xong chương trình lý thuyết và các môn học thuộcnghành thư ký văn phòng Giai đoạn này rất quan trọng trong quy trình đào tạo,đặc biệt là quy trình đào tạo “ cán bộ thực hành có lý luận” cho cơ sở và cán sựtrong các cơ quan Nhà nước Giai đoạn này sinh viên sẽ vận dụng những kiếnthức đã học trong Nhà trường để áp dụng công việc tại cơ quan mình thực tập.Qua bản thực tế sinh viên sẽ được củng cố thêm về kiến thức tự mình học hỏinhững kinh nghiệm làm việc của cán bé trong cơ quan, bước đầu rèn luyện kỹnăng nghề nghiệp, xây dùng cho mình phong cách làm việc của người cán bộvăn phòng Ngoài ra sinh viên phải tự tìm hiểu các hoạt động của cơ quan đểhiểu và tích lũy kiến thức thực tế, lấy tư liệu để làm báo cáo thực tập, tùy theo kếhoạch thực tập cũng như sự phân công của lãnh đạo cơ quan Sinh viên thực tập

sẽ có trách nhiệm trong một số công việc cụ thể Vì vậy để làm tốt công việc củamình sinh viên p hải biết kết hợp giữa lý thuyết và thực tế công việc một cáchhợp lý.

Khi thực tập, thực tế tại cơ quan sinh viên thường gặp phải những khókhăn như sự khác nhau giữa lý thuyết và thực tế khi đó sẽ có sự hướng dẫn củagiáo viên cũng như cán bộ hướng dẫn thực tập giúp đỡ Trong quá trình thực tậpsinh viên phải biết tự tìm hiểu tư liệu tài liệu trong cơ quan để viết vào bản báocáo về kết quả thực tập công việc mình đã làm Ngoài ra sinh viên phải xin ýkiến nhận xét của cơ quan về quá trình thực tập của mình tại cơ quan

Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6-30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạtđộng của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gianthực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác vănthư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng

Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6-30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạtđộng của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gianthực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác vănthư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng

Quá trình thực tập của sinh viên diễn ra trong thời gian ngắn từ ngày 15/6-30/7/2006, với kiến thức đã được học trong nhà trường và thực tế trong hoạtđộng của cơ quan em hi vọng rằng bản báo cáo của em mang về sau thời gianthực tập sẽ đóng góp một phần nhỏ vào năng xuất chất lượng trong công tác vănthư lưu trữ của cơ quan Nhà nước nói chung và mỗi cơ quan nói riêng

NỘI DUNG THỰC TẬP

I TÌM HIỂU CƠ SỞ THỰC TẬP

1 Tên cơ quan và địa điểm cơ sở thực tập

Tên cơ quan nơi em đến thực tập là: UBND huyện Léc Bình, Tỉnh Lạng SơnLéc Bình là một Huyện Biên giới của tỉnh Lạng Sơn nằm ở phía đông Namcủa tỉnh Huyện Léc Bình có 57 km đường Biên giới với Trung Quốc diện tíchđịa lý toàn huyện là 94.164 ha trong đó đất nông nghiệp theo quy hoạch có 9.300

ha trong đó đất thuần thục đang canh tác 4500 ha còn lại là đất rừng và đồi núi

Léc Bình nằm trên thềm lục địa cao 300m so với mặt biển xung quanh lànúi cao ở giữa là núi thấp có địa hình đồi bát ngát áp lượn sóng tạo thành lòngmóng hót gió mùa đông bắc từ lục địa Trung Quốc thổi vào với tốc độ bình quân3,5m/s bắt đầu từ tháng 10 đến tháng 4 năm sau Tháng 12 và tháng 1 là nhữngtháng nặng nhất có những ngày nhiệt độ xuống tới -2oC Mùa hè lại nóng lượngmưa tương đối cao bình quân là 1350 ly Nhưng phân bố không đều, điều kiện

tự nhiên đó tạo cho Léc Bình trở thành một tiểu vùng khí hậu khắc nghiệt

Toàn huyện có 80,518 triệu người với 60.528 lao động, bao gồm 9 dân téckhác nhau cùng sinh sống trên đất Léc Bình Nhưng dưới sự ánh sáng của cácnghị quyết của Trung Ương, của tỉnh nhân dân các huyện Léc Bình đã vượt quakhó khăn gian khổ của các thời kỳ, để phấn đấu đưa huyện Léc Bình trở thànhhuyện giầu về kinh tế, mạnh về chính trị, quốc phòng phấn đấu đưa tới dân giầunước mạnh xã hội công bằng và văn minh

Do mạnh dạn thực hiện chủ chương chuyển dịch cơ cấu cây trồng, mùa vụtrong những năm gần đây Léc Bình nổi lên như mét điểm sáng và phát triển kinh

tế nông nghiệp đặc biệt là phong trào phát triển kinh tế hộ gia đình Bên cạnh đóviệc từng bước khai thác tiềm năng của khu vực kinh tế cửa khẩu Quốc tế Chi

Ma, khu công nghiệp thị trấn Na Dương và khu du lịch nghỉ mát Mẫu Sơn đãthúc đẩy kinh tế xã hội của huyện phát triển Đồng thời đây cũng chính là hướng

đi chính trong chiến lược phát triển kinh tế xã hội của huyện Léc Bình đến năm2010.

2 Chức năng, nhiệm vụ của UBND huyện và cơ cấu bộ máy hoạt động của cơ quan,văn phòng UBND huyện Léc Bình.

2.1 Về chức năng nhiệm vụ của UBND huyện Léc Bình

Chức năng là cơ quan hành chính Nhà nước nhưng UBND huyện vừa là

cơ quan điều hành và quản lý kinh tế, chính trị, văn hóa xã hội cao nhất ở địaphương Để hoàn thành chức năng cơ quan mình UBND huyện đã quyết địnhthành lập các cơ quan chức năng và cơ quan chuyên môn và tham mưu giúp việccho UBND huyện bao gồm 30 cơ quan trong đó cơ quan văn phòng UBND là cơquan tham mưu tổng hợp giúp việc trực tiếp choUBND huyện do đó về tổ chức

bộ máy của huyện ngày càng được củng cố và hoàn thiện cả về số lượng và chấtlượng

Nhiệm vụ của UBND huyện

- UBND huyện có nhiệm vụ là chuẩn bị các kỳ họp củaHĐND Phối hợp với các ban chuyên trách của HĐND xây dựng các đề

án trình HĐND xét và quyết định

- UBND huyện còn tổ chức và chỉ đạo thực hiện các nghịquyết của HĐND cùng cấp và các nghị quyết, nghị định, chỉ thị, thông tưcủa các nhà nước cấp trên

- Chỉ đạo các ngành, các cấp thuộc quyền mình, thực hiện kếhoạch tại ngân sách, phát triển kinh tế, văn hóa, xã hội, giữ vững an ninh,trật tự, an toàn xã hội, củng cố quốc phòng và cải thiện đời sống nhân dânđịa phương, đồng thời đảm bảo sự quản lý thống nhất của Nhà nước từTrung Ương đến cơ sở

- Có trách nhiệm tiếp dân trực tiếp xét, giải quyết và chỉ đạo cácngành các cấp thuộc quyền mình xét giải quyết các khiếu nại tố cáo vàkiến nghị của nhân dân

Hiện nay Léc Bình được biên chế hành chính gồm có 2 thị trấn và 27xã

1.Thị trấn Léc Bình

12.UBND Xã Hữu Lân 13.UBND

Xã Hiệp Hạ 13.UBND X· HiÖp

H¹

14.UBND Xã Nam Quan

15 UBND Xã Đông Quan

16 UBND Xã Lợi Bác17.UBND Xã Sàn Viên18.UBND Xã Khuất Xã 19.UBND Xã Tam Gia20.UBND Xã Tĩnh Bắc

21 UBND Xã Tó Mịch22.UBND XãYên Khoái23.UBND Hữu Khánh24.UBND Xã ái Quốc

25 UBND Xã Xuân Dương 26.UBND Xã Mẫu Sơn 26.UBND X· MÉu S¬n

27.UBND Xã Quan Bản28.UBND Xã Tó Đoạn29.UBND Xã Xuân Mãn

Thị trấn Léc Bình còn là nơi cơ quan UBND Huyện đóng đồng thời cũng

là trung tâm chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội của huyện, đồng thời còng là vị tríthuận lợi để phát triển vì nó nằm trểntục đường quốc lé 4B một hướng đI vềtrung tâm tỉnh, một hướng đI về móng cái Quảng Ninh lại có một đường ra cửakhẩu Chi Ma Nên Léc Bình có nhiều điều kiện kinh tế để xây dựng một trungtâm thương mại

2.2 Về cơ cấu bộ máy hoạt động của cơ quan

* Tổ chức bộ máy

a Thường trực UBND Huyện

c.Các bộ phận giúp việc của văn phòng

Văn thư lưu trữ Hành chính :quản trị, tài vụ thủ quỹ, tạp vụ, lãi xe,bảo vệ

* Còn về cơ cấu tổ chức của UBND huyện Léc Bình gồm 12 phòngban

3 Những thuận lợi và khó khăn trong hoạt động văn phòng của huyện Léc Bình nói chung và đơn vị nói riêng.

Nhìn chung qua các khâu công việc của toàn UBND huyện Léc Bình(giữa các phòng ban) và riêng từng phòng ban đã có sự phối hợp nhịp nhàng,thực sự đi vào nề nếp Đối với sự phân công việc, trách nhiệm cụ thể cho từng

bộ phận chức năng đã thực hiện tốt những nhiệm vụ được giao Do đó màhoạt động của cơ quan là rất quan trọng và đã có nhiều thuận lợi như: nhận hệthống của mọi người và lãnh đạo về văn phòng đã có sự thay đổi Họ đã nhậnthức rõ được tầm quan trọng cũng như vị trí của hoạt động văn phòng đối với

cơ quan Trình độ chuyên môn của cán bộ nhân viên làm việc trong các vănphòng UBND huyện nói chung và phòng hành chính nói riêng đã được nângcao do yêu cầu của công việc Các trang thiết bị của văn phòng ngày càngđược UBND huyện và các cơ quan nói chung trang thiết bị đầy đủ hơn đểphục vụ cho hoạt động của văn phòng Ngày nay cùng với sự phát triển mạnh

mẽ của khoa học kỹ thuật, các trang thiết bị ngày càng đổi mới Theo hướngngày càng hiện đại và tiện lợi Bên cạnh những thuận lợi của văn phòngUBND Huyện nói chung và phòng hành chính nói riêng thì hoạt động của vănphòng còn gặp một số khó khăn Đó là vẫn còn một số Ýt người quan niệm vềhoạt động văn phòng là một công việc mang tính chất sự vụ, đơn giản ai cũng

có thể làm được, không cần có trình độ chuyên môn Do hạn chế về nhận thức

đã làm cho hoạt động của văn phòng ở một số cơ quan không được tốt Điềunày đã làm ảnh hưởng rất nhiều đến hoạt động của cơ quan

PHẦN II NGHIỆP VỤ VĂN PHÒNG

I NGHIỆP VỤ THƯ KÝ

1 Đặc điểm lao động của người thư ký

Thư ký văn phòng là những người được giao đảm nhận một phần hoặctoàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực chuyên môn của mộtvăn phòng như: Quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu đảm bảo các yêu cầu về thôngtin liên lạc giao tiếp và tổ chức sắp xếp các công việc hàng ngày nhằm hỗ trợphục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc một người lãnh đạo cơ quan.Nhất là với các thủ trưởng cơ quan doanh nghiệp hoặc một số nhân vật caocấp do hoạt động quản lý vào điều hành quá phức tạp chiếm nhiều thời giannên họ cần có người thư ký để giúp việc Công việc của người thư ký vănphòng gồm rất nhiều việc khác nhau, thư ký phải cung cấp thông tin kịp thờiđầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của cơ quan Nhất là trong hoạtđộng quản lý nói chung, không thể thiếu và cần phải có các thông tin, đóchính là căn cứ để ban hành các quyết định đảm bảo cho hoạt động của cơquan, đơn vị hoạt động của người lãnh đạo được đều đặn thông suốt để có thểquản lý và điều hành cơ quan thì lãnh đạo cơ quan phải tiến hành hàng loạtcác hoạt động cụ thể như, hội họp, kiểm tra, giao tiếp… Những hoạt độngnày rất phong phú và đa dạng, thường được tiến hành thường xuyên, liên tục

do đó cần phải có sự sắp xếp tổ chức một cách khoa học và hợp lý Điều nàyphụ thuộc vào sự sắp xếp của người thư ký Để mà đảm nhiệm được nhữngcông việc mà cơ quan cũng như người lãnh đạo giao cho tới các thư ký vănphòng phải có nghiệp vụ chuyên môn vững vàng và nắm bắt được các chứcnăng và nhiệm vụ của cơ quan giao cho Do tính chất và nội dung công việcnên người thư ký còn là người được thủ trưởng cơ quan tin cậy nhất Thái độ

và phong cách làm việc của người thư ký văn phòng có ảnh hưởng lớn nhấttới hoạt động của cơ quan Thư ký văn phòng trong một chõng mực nào đó

còn là người tham mưu tư vấn cho người lãnh đạo cơ quan những vấn đề cóliên quan đến chức năng nhiệm vô của văn phòng và còn là người biết thểhiện những ý tưởng quyết định của thủ trưởng cơ quan Và trong quá trìnhthực hiện người thư ky văn phòng cần phải thường xuyên tổng kết những kếtquả đạt được cũng như những vướng mắc tồn tại Thư ký văn phòng còn phảibiết phối hợp với các thư ký ở các bộ phận khác nhau trong cơ quan đẻ hoànthành tốt công việc được giao Do công việc nhiều nên các thư ký cần phảibiết sắp xếp thời gian từng công việc của mình sao cho phù hợp với thủtrưởng cơ quan.

2 Nghiệp vụ của người thư ký trong nội dung công việc

2.1 Các tổ chức tiếp khách trong cơ quan

Tiếp khách là một nội dung của công tác giao tiếp nhân sự và thông quahoạt động tiếp khách của cơ quan mà cơ quan thu nhận được các thông tinviệc tiếp khách đó là cả một nghệ thuật đòi hỏi người thư ký văn phòng phải

có kỹ sảo tâm lý để gây dựng thiện cảm với khách Thời gian tiếp khách vàbàn bạc của người lãnh đạo với khách chiếm 20% thời gian lao động của họ

Do đó người thư ký tổ chức tiếp khách của người lãnh đạo cho phù hợp vừanâng cao được hiệu quả công việc Khi khách đến cơ quan thì người thư kývăn phòng là người đại diện đầu tiên trực tiếp tiếp khách, đồng thời người thư

ký còn phải chọn lọc khách giúp cho thủ trưởng cơ quan không phải mất thờigian vào việc tiếp khách Với mỗi cơ quan khác nhau việc tổ chức tiếp kháchkhác nhau Đối với những cơ quan có nhiệm vụ tiếp dân như: Văn phòngQuốc hội, văn phòng Chính phủ, văn phòng HĐND, UBND các cấp thì việctiếp dân thường được quy định vào các ngày cụ thể Còn đối với doanhnghiệp có nhiều khách đến giao dịch thì văn phòng phải bố trí một phòng đóntiếp riêng và cử cán bộ của văn phòng phải bố trí một phòng đón tiếp riêng và

cử cán bộ của văn phòng thường trực và tiếp nhận giải quyết hỗ trợ các yêucầu của khách hoặc chỉ dẫn cho khách đến gặp các bộ phận chức năng giảiquyết Hàng ngày có rất nhiều khách đến cơ quan họ đến cơ quan với nhiều

mục dích khác nhau Do đó người thư ký văn phòng bố trí sao cho hợp lý,không để chồng chéo nên hàng ngày vào mỗi sáng thư ký văn phòng cầnthông báo cho thủ trưởng biết các cuộc hẹn mà khách đã hẹn trước để thủtrưởng biết và tiếp họ Đồng thời người thư ký còn phải bố trí thời gian đểgiành cho các cuộc tiếp khách đột xuất khi cần Việc tiếp khách trong cơ quan

đó là những hoạt động giao tiếp chính thức nhằm giải quyết các vấn đề, cácmói quan hệ có liên quan đến việc thực hiện các chức năng và nhiệm vụquyền hạn của cơ quan Do đó việc tiếp khách của cơ quan rất quan trọng, ảnhhưởng đến hoạt động của cơ quan rất nhiều khi khách đến cơ quan thì ngườithư ký phải đón và chào hỏi khách đây là công việc đầu tiên tưởng chõng dễdàng không cần chú ý nhưng lại có ý nghĩa rất lớn Sau khi đã chào hỏi kháchthì người thư ký cần tìm hiểu các yêu cầu của khách để giải quyết công việc.Việc tiếp khách cũng cần có sự ưu tiên cho những người khách đặc biệt.Người già, phụ nữ có mang theo trẻ em nhỏ hoặc cấp trên có việc đột xuất…

Do đó mà người thư ký cần sắp xếp sao cho khéo léo không để phật lòngkhách và tuyệt đối không để khách ngồi một thời gian dài mà không có sự chúý

2.2 Các tổ chức chiêu đãi khách trong cơ quan

Tùy theo mục đích của các cuộc tiếp xúc khác nhau mà cơ quan cócách tổ chức chiêu đãi khách cho phù hợp, việc lùa chọn các loại tiệc để đãikhách phụ thuộc vào đối tượng chiêu đãi khách và khả năng tài chính của cơquan Điều này do người thư ký văn phòng chịu trách nhiệm có thể chiêu đãikhách tiệc mặn hay ngọt khi đặt tiệc chiêu đãi khách cần phải thể hiện đượctình cảm của cơ quan đối với khách và giải quyết được nhu cầu ăn uống đểlàm việc có hiệu quả Vậy điều này cũng phụ thuộc vào việc tổ chức củangười thư ký văn phòng

2.3 Thu thập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo

Trong thực tế hàng ngày, hàng giê các bộ phận chức năng trong cơquan luôn cần được cung cấp các thông tin cần thiết để triển khai và giải

quyết công việc Đồng thời người lãnh đạo cơ quan cũng cần được cung cấpthông tin để có căn cứ và ban hành các quyết định quản lý Vì vậy việc thuthập và cung cấp thông tin cho lãnh đạo là rất cần thiết mà người thư ký vănphòng phải làm các thông tin hoạt động quản lý có thể thu từ nhiều nguồnkhác nhau Thông tin từ văn bản: văn bản cấp trên, từ các nơi khác gửi tới,văn bản mật, văn bản nội bộ và các thông tin từ sách báo, tạp chí… hoặcthông tin từ truyền miệng qua ý kiến đóng góp hay phản ánh qua các cuộc họphội thảo… Người thư ký phải có nhiệm vụ thu thập các nguồn tin trên, việcthu thập được các thông tin được tiến hành một cách thường xuyên khi thuthập được các thông tin thì người thư ký văn phòng phải xử lý các thông tintrước khi cung cấp cho lãnh đạo người thư ký phải tập hợp và hệ thống hoáthông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực đồng thời phải kiểm tra, phân tích

độ chính xác của thông tin… Vì hàng ngày cơ quan nhận được rất nhiềuthông tin khác nhau để cung cấp được các thông tin cần thiết cho lãnh đạo thìngười thư ký cần phải tìm hiểu một cách chính xác và yêu cầu của người lãnhđạo hoặc bộ phận cần cung cấp như: cần cung cấp thông tin về vấn đề gì,phạm vi cần cung cấp thông tin , thời gian cho phép để có thể thu thập vàchuẩn bị thông tin, hình thức cung cấp tin vì vậy việc thu thập và cung cấpthông tin cho người lãnh đạo và cơ quan là rất cần thiết và quan trọng màngười thủ thư ký là người trực tiếp giúp lãnh đạo cơ quan làm công việc

2.4 Tổ chức hội nghị

Hội nghị là một trong những hoạt động thường xuyên có tính phổ biến

ở bất kỳ cơ quan, tổ chức nào Do vậy mà khi người thư ký được giao nhiệm

vụ tổ chức một cuộc hội nghị thì người thư ký văn phòng cần phải tìm hiểu rõmục đích của hội nghị lần này là gì Vì việc tìm hiểu này sẽ giúp người thư kýnhận rõ được ý nghĩa tầm quan trọng của buổi hội nghị để từ đó có kế hoạch

và biện pháp tổ chức cho phù hợp với các buổi hội nghị nhỏ thì người thư ký

có thể dự kiến một cách nhanh chóng còn với các hội nghị có quy mô lớn vàquan trọng thì người thư ký phải xây dựng kế hoạch và phân công người thực

hiện từng phân việc tránh bỏ quên và sai sót.Việc lên kế hoạch tổ chức mộtbuổi hội nghị gồm các công việc: xác định thành phần tham dự, lập chươngtrình hội nghị.

Ngoài ra người thư ký còn phải chuẩn bị địa điểm hội nghị và các trangthiết bị cho buổi hội nghị, các văn bản tài liệu cho buổi hội nghị Đồng thờicòn phải phồi hợp với các bộ phận khác để chuẩn bị cơ sở vật chất cho buổihội nghị Để có kinh phí tổ chức cho buổi hội nghị, người thư ký cần phải căn

cứ vào quy mô và yêu cầu của tổ chức để lập dự toán về kinh phí Trước khihội nghị diễn ra người thư ký phải chuẩn bị đón khách và hướng dẫn các đạibiểu vào đúng vị trí cần thiết Khi diễn ra hội nghị người thư ký phải thu thậpcác tài liệu có liên quan để lập hồ sơ, thu dọn văn phòng… Ngoài ra thư kýcòn phải biên tập và soạn thảo một số văn bản theo yêu cầu của lãnh đạo.Trên tinh thần những nội dung đã được trao đổi và nhất trí thông qua hội nghị

2.5 Tổ chức phòng làm việc và bố trí các thiết bị máy móc trong văn phòng lãnh đạo

Tổ chức văn phòng làm việc là một vấn đề rất phức tạp Nó là sự kếthợp nhiều yếu tố thuộc các lĩnh vực nghiệp vụ khác nhau như lùa chọn trangthiết bị, chọn màu… Đối với các cơ quan có thư ký riêng thì việc tổ chứcphòng làm việc của người thư ký đáng được quan tâm vì thư ký là người đạidiện đầu tiên của cơ quan trong việc tiếp khách và trao đổi giao dịch

Cần bố trí phòng làm việc của thủ trưởng cơ quan liền sát với phònglàm việc của người thư ký văn phòng để tiện cho công việc

Việc tổ chức phòng làm việc bố trí các thiết bị máy móc trong vănphòng lãnh đạo cần sắp xếp sao cho thuận tiện kinh tế thẩm mỹ đầy đủ và bốtrí các thiết bị này còn tùy vào diện tích của từng cơ quan mà có cách bố tríphù hợp

2.6 Tổ chức các chuyến đi công tác cho lãnh đạo và hoạt động của người thư ký khi lãnh đạo đi vắng

Người lãnh đạo hoặc các bộ quản lý chuyên môn đi công tác là mộttrong những hoạt động thường xuyên và phổ biến ở các cơ quan Việc đi côngtác của người lãnh đạo giúp họ nắm được tình hình thực tế ở sở để có cácbiện pháp giải quyết tiếp theo hoặc kịp thời sửa chữa các quyết định khôngchính xác Do đó việc tổ chức các chuyến đi công tác cho người lãnh đạo làrất cần thiết và chuẩn bị chu đáo Để mà tổ chức tốt các chuyến đi công tácngười thư ký phải sắp xếp lịch cụ thể cho các chuyến đi để hoạt động nàykhông bị chồng chéo Do đó người thư ký cần phải nắm vững thông tin cầnthiết về chuyến đi như Mục đích của chuyến đi, thời gian bắt đầu và kết thúclịch trình đi, thành phần đi cùng phương tiện đi và kinh phí dự toán Ngoài racòn phải chuẩn bị các điều kiện cần thiết cho chuyến đi công tác của ngườilãnh đạo như: giải quyết các thủ tục hành chính cần thiết như: chuẩn bị giấygiới thiệu, giấy đi đường, các loại giấy tờ khác….

Trong thời gian lãnh đạo đi công tác vắng công việc của người thư ký ởnhà là tiếp tục các công việc thường ngày tức là phải xử lý tất cả các côngviệc hàng ngày thay lãnh đạo Khi có việc quan trọng phải điện cho lãnh đạo

để xin ý kiến giải quyết Khi lãnh đạo trở về thì thư ký phải báo ngay cho lãnhđạo những vấn đề xảy ra trong thời gian lãnh đạo đi vắng

2.7 Quản lý chương trình kế hoạch công tác của lãnh đạo

Quản lý chương trình kế hoạch công tác của người lao động là phươngtiện hoạt động nhằm đảm bảo cho hoạt động đó được liên tục đúng yêu cầuđạt ra, vừa là cơ sở để cơ quan người lãnh đạo hướng tới Vào đầu năm, đầutháng đầu tuần các thư ký văn phòng cần giúp người lãnh đạo xây dựng cácchương trình kế hoạch cụ thể cho từng thời gian sẽ làm cho lãnh đạo khônggiải quyết công việc nhanh chóng Thời gian phân bổ cho từng chương trình

kế hoạch công tác của người lãnh đạo cũng cần được chỉ rõ những công việc

dự kiến và thời gian hoàn thành đồng thời khi xây dựng chương trình kếhoạch của người lãnh đạo cũng phải bám sát vào thực tế để quản lý chươngtrình và kế hoạch

2.8 Quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo và quần chúng

Trong quá trình làm việc cũng như mọi viên chức khác thư ký vănphòng có rất nhiều mối quan hệ trong đó mối quan hệ giữa thư ký với lãnhđạo và quần chúng là mối quan hệ quan trọng nhất và có ảnh hưởng rất lớnđến chất lượng công việc của người thư ký văn phòng

Đối với người lãnh đạo công việc của người thư ký lại do người lãnhđạo phân công, người thư ký phải chịu trách nhiệm trước lãnh đạo và cơ quan.Nhiệm vụ mà người thư ký được cơ quan và người lãnhd dạo Người lãnh đạo

cơ quan cũng phải chịu trách nhiệm với cấp trên về tất cả các hoạt động của

cơ quan trong đó có những vấn đề liên quan đến công việc của người thư ký.Như vậy có thể thấy quan hệ giữa người thư ký với lãnh đạo là quan hệ giữacấp dưới với cấp trên quan hệ này không dùa trên tình cảm cá nhân mà còn bịchi phối những quy định, quy chế của Nhà nước nói chung và cơ quan nóiriêng Vì vậy người thư ký cần tôn trọng lãnh đạo không chỉ là quan hệ giữangười với người mà đây còn là mối quan hệ giữa nhân viên với lãnh đạo trựctiếp của mình Để có thái độ tôn trọng người lãnh đạo thì người thư ký phảihiểu rõ vai trò và vị trí của người lãnh đạo Người lãnh đạo bao giê cũng có vịtrí quan trọng trong việc định hướng cho việc phát triển của cơ quan họ có vaitrò chính trong việc sắp xếp điều hành đơn vị và toàn cơ quan hoạt động theonhững định hướng xác định

Để giải quyết công việc một cách tốt nhất đòi hỏi người thư ký phải cótinh thần tự giác cao và tính kỷ luật để hoàn thành công việc bên cạnh đóngười quản lý văn phòng cũng như mọi nhân viên khác phải có ý thức bảo vệ

uy tín của người lãnh đạo khi phát hiện các quyết định các biện pháp màngười thủ trưởng đưa ra không hợp lý thì người thư ký có thể trình bày suynghĩ của mình để kịp thời sửa chữa, khi chưa có hậu quả sảy ra

Còn mối quan hệ giữa người thư ký với quần chúng Đây là mối quan

hệ giữa nhân viên trong cơ quan với khách người thư ký còn tôn trọng họ vì

họ đến làm việc với cơ quan mà mình lại chính là người đại diện cho cơ quan

tiếp họ đầu tiên Nên người thư ký cần tạo cho khách đến cơ quan có Êntượng tốt về cơ quan mình tạo hoạt động giao dịch cho các hoạt động tiếptheo.

2.9 Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo

Hàng ngày, hàng giê các bộ phận chức năng và nhất là người lãnh đạocòn được cung cấp thông tin cần thiết để triển khai, giải quyết nhiệm vụ đượcgiao Vì vậy mà việc tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo là rất cầnthiết và quan trọng Văn phòng UBND huyện thông tin phục vụ lãnh đạo thìngười thư ký cần thu thập thông tin và chuẩn bị thông tin, tập hợp và hệ thốnghóa thông tin theo từng vấn đề, từng lĩnh vực, đồng thời phân tích và kiểm tra

độ chính xác của các thông tin để khi người lãnh đạo cần các thông tin vềnhững vấn đề gì thì người thư ký có thể cung cấp

2.10 Tổ chức điện thoại, điện báo phục vụ lãnh đạo

Điện thoại và điện báo là hai phương tiện có khả năng giúp người lãnhđạo giải quyết một số công việc mà không cần gặp gỡ trực tiếp Đây cũng làphương tiện vừa giúp lãnh đạo nhanh chóng truyền đặt các quyết định vừagiúp lãnh đạo truyền đạt được các thông tin cần thiết Nên việc tổ chức điệnthoại, điện báo phục vụ lãnh đạo là rất cần thiết, mỗi phòng lãnh đạo cần bốtrí hai phương tiện này vừa tiện cho việc giao dịch công việc giữa lãnh đạovới các cơ quan, tổ chức cá nhân Hai phương tiện này cần được bố trí ở nơithích hợp nhất và gần bàn làm việc của lãnh đạo

2.11 Kỹ thuật giao tiếp của công sở của người thư ký văn phòng tại UBND huyện Léc Bình

Văn phòng là đầu mối là trung tâm giao tiếp của một cơ quan vì vậy tất

cả các khách đến UBND huyện Léc Bình trong khi giao tiếp người thư ký vănphòng luôn phải cởi mở lịch sự, luôn chủ động trong giao tiếp và sẵn sànggiao tiếp khi cần thiết phải biết tự tin và biết vận dụng các cơ hội trong giaotiếp để mở rộng mối quan hệ của cơ quan đồng thời mở rộng các mối quan hệcủa chính mình Giao tiếp rộng còn giúp cho người thư ký có thêm nhiều

thông tin đồng thời còn học hỏi được nhiều kinh nghiệm trong khi giao tiếp

mà người thư ký văn phòng trong UBND huyện luôn là người đại diện cho cơquan đầu tiên giao tiếp với khách nên khi giao tiếp với khách đến cơ quan đãtạo cho khách có Ên tượng tốt về UBND huyện Nhất là khi quần chúng nhândân đến UBND huyện để giải quyết công việc thì người thư ký văn phòngluôn vui vẻ chào hỏi khách và giải quyết công việc cho người dân một cáchnhanh chóng mỗi người đến làm việc đều có những yêu cầu và tâm trạng khácnhau… đối tượng giao tiếp cũng khác nhau nên người thư ký văn phòng cần

có kỹ thuật giao tiếp, nơi công sở sao cho phù hợp với từng đối tượng và nhất

là ứng xử sao cho văn hoá

2.12 Vấn đề văn hoá công sở

Người thư ký văn phòng còn là người đại diện cho cơ quan để giao dịchvới khách nên từ việc giao tiếp trang phục đến nơi sống, cách sống luôn phảithể hiện sao cho có văn hoá nhất là việc giao tiếp khi khách tới cơ quan nếugiao tiếp với khách không tốt sẽ để lại cho khách một Ên tượng xấu về cơquan mình Vì vậy người thư ký luôn phải chú ý trong khi giao tiếp về vấn đề

đó ỏ nơi công sở chính là nơi thể hiện cái đẹp cái có văn hoá nên người thư kýcần phải có sự lùa chọn cho phù hợp với điều kiện hoàn cảnh giao tiếp và môitrường làm việc Ngôn ngữ sử dụng nơi công sở cũng phải lịch sự, sử dụngđại từ xưng hô cũng phải phù hợp đồng thời thư ký văn phòng cũng phải biếthoà mình vào tập thể, nhiệt tình trong công việc nhất là thực hiện đúng cácquy định của cơ quan nơi mình công tác

2.13 Cách giao tiếp và trang phục của người thư ký nhân viên văn phòng trong cơ quan

Cách giao tiếp của người thư ký nhân viên văn phòng luôn hoà nhã vớimọi người trong cơ quan và đón tiếp chu đáo với tất cả các khách đến cơ quanmột cách niềm nở, lịch sự ân cần và chu đáo Trang phục của người thư kýnhân viên văn phòng đã được họ mặc rất lịch sự và kín đáo phù hợp với cơ

quan với khung cảnh Hiện nay khi nền kinh tế phát triển thì một số cơ quandoanh nghiệp lớn đầu tư cho người thư ký nhân viên văn phòng những bộquần áo đồng phục rất đẹp lịch sự và rất trong trọng làm cho bộ mặt của cơquan đẹp hơn, tạo cho khách đến cơ quan có Ên tượng rất tốt về cơ quan.

2.14 Vấn đề nghi thức Nhà nước và nguyên tắc lễ tân trong UBND huyện

Nghi thức Nhà nước đó là những hành vi tổ chức Nhà nước buộc phảituân theo và tuỳ từng hoàn cảnh mà Nhà nước quy định cụ thể đối với mỗi cơquan Như ở UBND huyện Léc Bình là một cơ quan Nhà nước cấp huyệnnhững ghi thức Nhà nước ở cơ quan đã được bộ phận văn phòng và thư kývăn phòng UBND thường xuyên quan tâm chú ý thực hiện nhất là ở các cuộchọp, hội nghị, các ngày lễ kỷ niệm đã được chuẩn bị chu đáo đầy đủ và ghithức

Còn về bộ phận lễ tân trong cơ quan, UBND huyện về nguyên tắc lễ tântrong cơ quan cũng đã chú ý và thực hiện rất tốt

Nhận xét nghiệp vụ thư ký tại UBND huyện Léc Bình nhìn chungnghiệp vụ thư ký đã được thư ký văn phòng UBND huyện Léc Bình đượcthực hiện tương đối đầy đủ Văn phòng UBND huyện vừa là bộ phận thựchiện chức năng tham mưu, tổ chức các hoạt động hành chính Nhà nước ở địaphương lại vừa là việc cầu nối giữa cấp trên với người dân, cán bộ văn phòng,thư ký văn phòng UBND huyện đã luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ của một cơquan quản lý Nhà nước ở địa phương, thư ký văn phòng UBND huyện đãgiúp cho lãnh đạo cơ quan tổng hợp thông tin, giải quyết một số công việc cótính chất sự vụ: tổ chức hội họp, tiếp khách tổ chức các chuyến đi công tác…quan hệ giữa người thư ký với người lãnh đạo cơ quan và quần chúng rất tốtgiao tiếp của người thư ký văn phòng tại UBND huyện đã được người thư kýquan tâm chú ý nên trong khi giao tiếp luôn cởi mở, lịch sự đúng văn bảncông sở các trang thiết bị văn phòng đã đựơc cơ quan trang bị và được bố trí

khoa học, có thẩm mĩ, trang phục của người thư ký văn phòng và các nghithức Nhà nước đã được người thư ký quan tâm.

II NGHIỆP VỤ VĂN THƯ

1 Tìm hiểu công tác soạn thảo và ban hành văn bản

Văn bản nói chung là một phương tiện nghi tin và truyền đạt thông tinbằng ngôn ngữ nhất định và tuỳ theo lĩnh vực cụ thể của đời sống xã hội vàquản lý Nhà nước mà văn bản có hình thức nội dung khác nhau

1.1 Hiện nay trong cơ quan thường dùng cá loại văn bản đi

Hàng ngày hàng giê UBND huyện đều có rất nhiều các loại văn bản đinhưng văn bản đi chủ yếu là các loại văn bản quy phạm pháp luật như Nghịđịnh, nghị quyết, quyết định… và các bản văn hành chính thông thường khácnhư: đề án, kế hoạch, thông báo, giới hạn, giấy đi đường… việc ban hành cácloại này nhằm quản lý điều hành các công việc của cơ quan

1.2 Hàng ngày cơ sở thực tập thường nhận các loại văn bản đến

Các văn bản đến UBND huyện với nhiều thể loại và nội dung cũng nhưkết quả khác nhau nhưng thông thường văn bản đến cơ quan gồm các loại

- Hàng ngày cơ quan sẽ tiếp nhận được các loại văn bảnd dến từ cấptrên mang nội dung chỉ đạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đônđốc…

VD: Nghị quyết của chính phủ

Chỉ thị, quyết định của Thủ tướng

VD: Thủ tướng Chính phủ quyết định về việc ban hành định mức phân

bổ dự toán chi thường xuyên ngân sách Nhà nước năm 2007

Thông tư và các văn bản khác của Bộ trưởng

VD: Thông tư Bộ lao động và thương binh xã hội hướng dẫn thành lập

và tổ chức hoạt động của đội kiểm tra liên ngành về phòng chống tệ nạn mạidâm

Uỷ ban nhân dân tỉnh Lạng Sơn quyết định V/v thU ồi cho hội đồngbồi thường hỗ trợ và tái định cư huyện Léc Bình để tổ chức thực hiện việc bồithường giải phóng mặt bằng công trình xây dựng hu tái định cư phục vụ dự áncải tạo mở rộng than Na Dương huyện Léc Bình.

VD: Bộ Tài nguyên và môi trường chỉ thị về việc xây dựng kế hoạch và

dự án ngân sách Nhà nước năm 2007

- Văn bản đến cũng có thể là văn bản cơ quan đơn vị và các phòng banđồng cấp gửi cho nhau mang nội dung giao dịch học hỏi kinh nghiệm

VD: Ban chỉ huy PCBL huyện Léc Bình Tờ trình về việc giao chỉ tiêuthu nép quỹ phòng chống lụt bão năm 2006

VD: Phòng tài nguyên và môi trường Thông báo con dấu và chữ kýgiám đốc văn phòng đăng ký quyền sử dụng đất

Viện kiểm sát nhân dân huyện báo cáo tình hình chấp hành pháp luật vàhoạt động công tác kiểm sát tháng 6 năm 2006

- Văn bản đến uỷ bản có thể là văn bản cơ quan cấp dưới gửi lên cơquan cấp trên xin ý kiến chỉ đạo

VD: Uỷ ban nhân dân xã Tam Gia tờ trình về việc thu hồi đất CảmTrường Léc Bình giao cho nhân dân xã tam gia phát triển sản xuất trông rừng

1.3 Vấn đề sử dụng chữ ký trong cơ quan khi ban hành văn bản

Chữ ký trong văn bản cùng với con dấu bảo đảm tính pháp lý của vănbản khi được ban hành Người thư ký văn bản phải có quyền thay mặt cơquan chịu trách nhiệm về những vấn đề được nội dung văn bản đề cập đếnđồng thời người thư ký phải ký phải ghi đầy đủ họ tên và chức vụ địa vị xãhội, chữ ký thể hiện tính pháp lý của văn bản do vậy người ký văn bản phảiđúng thẩm quyền được giao Trong UB thư ký cũng có nhiều loại ký nhưngthực tế các cơ quan thường xuyền các loại ký sau:

- Ký thay mặt được dùng với các cơ quan theo chế độ bầu cửa màngười ký văn bản đó nhân danh tập thể

- Đối với cơ quan theo chế độ bổ nhiệm người đứng đầu như Bộtrưởng thủ trưởng cơ quan thuộc Chính phủ, chủ nhiệm các đơn vị thì ký trựctiếp luôn.

- Ký thay trong trường hợp cấp phó ký thay cấp trưởng và người dướithủ trưởng một cấp được thủ trưởng uỷ quyền ký thay thì được ký TUQ

- Ngoài ra còn cách ký thừa lệnh và ký quyền nhưng trong thực tếUBND huyện Léc Bình chỉ sử dụng hai cách ký: Ký thay mặt, ký thay và thừalệnh:

T/M UBND HUYỆN LÉC BÌNH CHỦ TỊCH

Vi Xuân Mai

TL CHỦ TỊCH HĐND HUYỆN LÉC BÌNH CHÁNH VĂN PHÒNG

Bùi Minh Tâm

1.4 Các yêu cầu chung khi soạn thảo văn bản

Nhìn chung một cách tổng quát về việc ban hành văn bản ở các cơ quan

đã đạt được các yêu cầu chung:

- Phải nắm vững đựơc các đường lối chính trị của Đảng Nhà nước trongtừng thời kỳ

- Văn bản được ban hành phải phù hợp với chức năng nhiệm vụ quyềnhạn và phạm vi hoạt động của cơ quan

- Văn bản đó khi ban hành và có gì mâu thuẫn với các văn bản của các

cơ quan khác

- Cán bộ văn thư cần nắm vững nội dung văn bản cần soạn thảo

- Văn bản phải trình bày đúng thể thức và văn phong hành chính

- Người soạn thảo văn bản phải nắm vững nghiệp vụ và kỹ thuật soạnthảo văn bản.

Trên đây là các yêu cầu chung mà khi soạn thảo văn bản cán bộ văn thưcần phải chú ý tới

1.5 Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND huyện Léc Bình

Quy trình mà các bước tiến hành để xây dựng một văn bản là bắt buộcđối với bất kỳ một văn bản nào Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản gồm

- Xác định loại văn bản sử dụng để thực hiện các yêu cầu văn bản hoá

- Tiến hành xây dựng văn bản và hoàn thiện văn bản

- Duyệt bản thảo

- Áp dụng các biện pháp khoa học kỹ thuật để hoàn thành

- Ban hành văn bản theo thẩm quyền luật định

Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản của UBND huyện nhìn chung

là hợp lý theo quy trình

1.6 Thể thức của văn bản khi được ban hành tại UBND huyện nói

riêng, nhìn chung là đúng thể thức văn bản Thể thức đảm bảo cho văn bản cóhiệu lực pháp lý, điều này được quy định rõ trong điều lệ công tác giấy tờtheo nghịd dịnh 142/CP ngày 28-9-1963 của Chinh phủ khi ban hành văn bảnnếu thiếu một bộ phận nào của thể thức văn bản thì văn bản đó s ẽ không hợpthức, do đó việc sử dụng các văn bản này sẽ không có hiệu quả UBND huyệnkhi ban hành văn bản đã đúng thể thức hiện hành tức là đúng 12 thể thức:

1 Quốc hội và tiêu ngữ

2 Tên cơ quan (tác giả) ban hành văn bản

3 Số và ký hiệu văn bản

4 Địa danh và ngày tháng ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung (đối với văn bản không tên loại)

6 Phàn đề giữa

7 Tên loại và trích yếu (đối với văn bản có tên loại)

8 Nội dung văn bản

9 Thẩm quyền và người ký

10 Chữ ký và con dấu

11 Họ tên đầy đủ người ký

12 Nhận lưu văn thư

1.7 Mỗi loại văn bản óc thể thức khác nhau

1.8 Việc ban hành văn bản ở UBND huyện đều có giá trị pháp lý