luận văn lưu trữ học Công tác văn thư của văn phòng hđnd & ubnd huyện thanh trì

MỤC LỤC Stt Nội dung I Những vấn đề chung UBND Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì Giới thiệu khái quát UBND Huyện Thanh Trì 1.1 Quá trình hình thành hoạt động UBND huyện Thanh Trì 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Thanh Trì 1.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn UBND Huyện Thanh Trì Vai trò Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì 2.1 Vai trị Văn phịng 2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phòng HĐND & UBND HuyệnThanh Trì 2.3 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì II Tình hình cơng tác Văn thư Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì Tình hình tổ chức tình hình cán làm cơng tác Văn thư Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì 1.1 Tình hình tổ chức cơng tác Văn thư 1.2 Tình hình cán làm công tác Văn thư 1.3 Công tác Văn thư đặt đạo Chánh Văn phịng Quản lí, đạo cơng tác Văn thư 2.1 Việc ban hành văn đạo, hướng dẫn nghiệp vụ công tác Văn thư 2.2 Tổ chức kiểm tra, hoạt động nghiệp vụ công tác Văn thư 2.3 Tổ chức hội nghị tổng kết, sơ kết công tác Văn thư thực nội dung nghiệp vụ cơng tác Văn thư 3.1 Tình hình ban hành văn UBND Văn phòng HĐND& UBND Huyện Thanh Trì 3.1.1 Tổ chức soạn thảo, duyệt, đánh máy văn 3.1.2 Thẩm quyền ban hành, nội dung, thể thức văn 3.2 Tổ chức quản lý giải văn 3.2.1 Việc trình ký văn 3.2.2 Đóng dấu văn 3.2.3 Đăng ký văn 3.2.4 Chuyển giao văn 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Trang LỜI NÓI ĐẦU 04 A TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHỊNG HĐND & UBND 05 HUYỆN THANH TRÌ 05 05 05 05 08 09 09 10 14 16 17 17 17 18 18 18 19 19 19 19 20 21 25 25 25 26 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 41 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 52 53 54 55 56 57 58 3.2.5 Lập tập lưu văn 30 3.3 Tổ chức quản lý giải văn đến 31 3.3.1 Tiếp nhận văn 31 3.3.2 Kiểm tra, phân loại, bóc bì đóng dấu đến 32 3.3.3 Đăng ký văn đến 33 3.3.4 Trình ký văn đến 35 3.3.5 Sao văn 36 3.3.6 Chuyển giao văn đến 37 3.3.7 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 37 3.4 Lập hồ sơ hành 38 3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu văn phòng HĐND & 39 UBND Huyện Thanh Trì 3.6 Trang thiết bị làm việc cán Văn thư chuyên trách 40 Một số nhận xÐt khai quát chung cơng tác Lưu trữ 42 4.1 Tình hình tổ chức công tác Lưu trữ 42 4.2 Về công tác thu thập, bổ sung giao nép tài liệu vào lưu trữ 42 4.3 Công tác chỉnh lý tài liệu 43 4.4 Công tác bảo quản tài liệu 43 4.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu 43 B NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN 44 I Nội dung thực tập 44 II Thu hoạch thân 44 C NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA 45 VĂN PHỊNG HĐND& UBND HUYỆN THANH TRÌ NHỮNG Ý KIẾN ĐĨNG GĨP, KIẾN NGHỊ I Nhận xét cơng tác văn thư lưu trữ Những thuận lợi Những khó khăn II Những ý kiến đóng góp kiến nghị Đối với công tác Văn thư Đối với công tác Lưu trữ KẾT LUẬN PHỤ LỤC 45 45 46 46 47 47 48 Stt Nội dung Trang 01 Sơ đồ tổ chức máy UBND quận Tây Hồ 02 Sơ đồ tổ chức máy Văn phòng HĐND & UBND quận Tây Hồ 14 03 Mẫu bìa sổ đăng ký văn 28 04 Mẫu cách đăng ký văn 29 05 Mẫu bì văn 30 06 Mẫu mục lục văn kiện 31 07 Mẫu dấu đến 33 08 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến 34 09 Mẫu cách đăng ký văn đến 35 10 Mẫu phiếu ý kiến xử lý 36 11 Mẫu thể thức văn 37 12 Sơ đồ trang thiết bị phịng Văn thư 41 LỜI NĨI ĐẦU Trong thời đại lịch sử thơng tin đóng vai trò quan trọng cho phát triển xã hội người Theo dòng chảy thời gian, giới ln có vận động phát triển khơng ngừng Nhu cầu tìm lại khứ, hiểu biết khám phá điều mẻ tất yếu tồn xã hội Tài liệu nguồn thông tin thiếu nhằm phục vụ hoạt động xã hội người Thông tin gửi nhận nhiều phương tiện khác Trong văn giấy tờ phương tiện chủ yếu phổ biến Thông tin văn thực nhờ công tác Văn thư quan Văn công cụ quản lý Nhà nước phổ biến cấp lãnh đạo Là phương tiện để cấp, ngành, quan thuộc lĩnh vực trao đổi thông tin; phục vụ hoạt động quan Công tác văn thư đảm bảo công tác quản lý, điều hành quan thông suốt qua việc tổ chức quản lý, giải văn Được đồng ý Văn phịng HĐND & UBND huyện Thanh Trì Em đÕn thực tập Văn phòng UBND Huyện Thanh Trì từ ngày 16/11 đến ngày 16/12/2006 Trong suốt trình thực tập, em nhận giúp đỡ cô, chú, anh chị nhân viên Văn phịng Được hướng dẫn nhiệt tình cán Văn thư Lưu trữ đây, em tập làm công việc thuộc chuyên môn nghiệp vụ người cán văn thư làm quen với cơng tác văn phịng Em xin bày tỏ lòng biết ơn đến Nhà trường thầy cô tạo điều kiện cho em thực tập Để em có hội trau dồi kiến thức, vận dụng lý thuyết vào thực tiễn cách linh hoạt Cảm ơn cô, anh chị Văn phịng UBND Huyện Thanh Trì bảo nhiệt tình trình em thực tập, giúp em nâng cao tay nghề, tìm hiểu sâu vào thực tế cơng việc Từ em vững tin có tinh thần yêu nghề Kết thực tập em thể báo cáo Đây toàn sản phẩm mà em tiếp thu gần 01 tháng thực tập Văn phịng HĐND & UBND huyện Thanh Trì nghiệp vụ văn thư Mặc dù nhận giúp đỡ thầy cịng nh cán hướng dẫn thực tập Tuy nhiên không tránh khỏi thiếu sót báo cáo Vì em mong góp ý thầy Em xin chân thành cảm ơn! Thanh Trì, tháng12 năm 2006 Học viên Phạm Thị Thu Hà A - TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN THANH TRÌ I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA UBND VÀ VĂN PHỊNG HĐND & UBND HUYỆN THANH TRÌ Giới thiệu khái quát UBND Huyện Thanh Trì 1.1 Quá trình hình thành hoạt động UBND Huyện Thanh Trì UBND huyện Thanh Trì đơn vị hành thuộc UBND Thành phố Hà Nội ∗ Địa giới hành chính: Huyện Thanh Trì nằm phía Nam thủ + Phía Đơng giáp Gia Lâm - Hưng Yên + Phía Tây giáp tỉnh Hà Tây + Phía Nam giáp tỉnh Hà Tây - Hưng Yên + Phía Bắc giáp Quận Thanh Xn - Hồng Mai Hiện tồn huyện có 178156 nhân với diện tích tự nhiên 6292,71 Là mét Huyện tuý nơng nghiệp Đảng, Chính quyền với Sở, Ban, Ngành Thành phố quan tâm giúp đỡ UBND Huyện thực tốt nhiệm vụ quản lý nhà nước địa bàn lĩnh vực: kinh tế, văn hố, trị, xã hội, an ninh quốc phịng… UBND Huyện Thanh Trì ln đẩy mạnh mục tiêu phát triển kinh tế - xã hội có mối quan hệ cộng tác với UBND Thành phố, Sở, Ban, Ngành Thành phố, Đảng bé Huyện, HĐND Huyện UBND phường địa bàn 1.2 Cơ cấu tổ chức UBND Huyện Thanh Trì UBND Huyện Thanh Trì hoạt động cương vị tổ chức cấp quận, huyện có quy mơ máy lớn Là quan quản lý nhà nước thực nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức hoạt động theo quy định luật tổ chức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Bộ máy UBND Huyện ThanhTrì tồn hệ thống thành viên phịng, ban tổ chức theo cấu trực tuyến ∗ Tổ chức máy: + 01 Chủ tịch + 02 Phó Chủ tịch + 01 Chánh Văn phịng + 02 Phó Văn phịng + Các uỷ viên Bộ máy UBND Huyện Thanh Trì hoạt động theo Quyết định sè 31/2004/QĐ-UB ngày 30 tháng năm 2004 UBND quận việc phân công công tác thành viên UBND Huyện Thanh Trì nhiệm kỳ 2004 - 2009 a Chủ tịch UBND Huyện Thanh Trì: - Là người lãnh đạo , điều hành tồn diện mặt cơng tác UBND Huyện - Là Chủ tịch Hội đồng thi đua khen thưởng Huyện, Hội đồng nghĩa vụ quân Hội đồng phối hợp công tác tuyên truyền phổ biến giáo dục pháp luật Huyện, Hội đồng giải phóng mặt bằng, trưởng ban đạo thi hành án… - Xử lý vấn đề có liên quan đến ngành: cơng an, tồ án, viện kiểm sát nhân dân, đội thi hành án, ban huy quân phòng thống kê Huyện - Chủ trì phiên họp UBND huyện, đảm bảo mối quan hệ với thành , quận uỷ, HĐND Huyện, Toà án nhân dân Huyện, Viện kiểm sát nhân dân Huyện, Uỷ ban mặt trận tổ quốc Huyện, Liên đoàn lao động Huyện đoàn thể nhân dân Huyện - Trực tiếp phụ trách phịng: Phịng Tổ chức quyền, Kế hoạch - Kinh tế, Thanh tra, Ban quản lý dự án… b Phó Chủ tịch UBND Huyện UBND quận Huyện Thanh Trì có 02 Phó Chủ tịch giúp việc cho Chủ tịch , 01 Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã, 01 Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế Đơ thị Các Phó Chủ tịch làm việc theo phân cơng Chủ tịch có nhiệm vị đạo điều hành hoạt động số phòng, ban chuyên môn UBND Huyện Chịu trách nhiệm cá nhân trước Chủ tịch, tập thể UBND Huyện, HĐND Huyện định, ý kiến đạo điều hành, kết công việc thuộc lĩnh vực phân công Cùng tập thể UBND Huyện chịu trách nhiệm hoạt động UBND Huyện trước UBND Thành phè, Huyện uỷ HĐND Huyện ∗ Phó Chủ tịch phụ trách Văn xã: Chịu trách nhiệm trực tiếp chức quản lý nhà nước hoạt động văn hoá - xã hội địa bàn Huyện, trực tiếp quản lý đơn vị: phịng Văn hố thơng tin, Trung tâm thể dục thể thao, phịng GD & ĐT, phòng LĐTB & Xã Hội, uỷ ban dân số kế hoạch hóa gia đình, uỷ ban chăm sóc bảo vệ trẻ em , bảo hiểm, công tác tơn giáo, thơng tin đại chóng ∗ Phó Chủ tịch phụ trách Kinh tế Đô thị: Chịu trách nhiệm trực tiếp quản lý nhà nước công tác thu chi ngân sách, hoạt động kinh tế, tài chính, nơng nghiệp, cơng nghiệp, giao thơng cơng chính, khoa học công nghệ, thương mại, doanh nghiệp, du lịch, quản lý đất đai, xây dựng địa bàn Huyện, địa chính, quản lý thị trường, quản lý đô thị, ban quản lý dự án c Các phịng ban chun mơn trực thuộc UBND Huyện Thanh Trì gồm 12 phịng ban sau: Văn phịng UBND Huyện Phịng Tổ chức quyền Phòng Thanh tra Huyện Phòng Lao động Thương binh Xã hội Phòng Tư pháp Phòng Giáo dục Đào tạo Trung tâm Y tế Phòng Kế hoạch - Kinh tế Phòng Tài 10 Phịng Tài ngun Mơi trường 11 Phịng Xây dựng thị 12 Phịng Văn hố thơng tin - Thể dục thể thao Các phòng hoạt động theo chức nhiệm vụ riêng theo lãnh đạo Chủ tịch, Phó Chủ tịch; giúp việc cho Chủ tịch Phó Chủ tịch Ngồi cịn có Hội: Hội Cựu chiến binh, Hội Người cao tuổi, Hội chữ thập đỏ, Hội Luật gia Hội Nông dân, Hội Phụ nữ đội: Đội Quản lý thị trường, Đội thi hành án, Đội Thanh tra Đoàn thể 1.3 chức nhịêm vụ quyền hạn UBND Huyện Thanh Trì UBND Huyện Thanh Trì với tư cách quan hành nhà nước, thi hành quản lý lĩnh vực kinh tế, trị, văn hóa, xã hội, an ninh, quốc phịng lãnh thổ theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị củaUBND Huyện quan cấp a Chức năng: - Phát triển kinh tế, công nghiệp, nơng nghiệp, thương nghiệp, văn hố, xã hội, giáo dục, y tế dịch vụ du lịch; - Về thu chi ngân sách điạ phương; - VÒ thu chi ngân sách điạ phơng; - V tuyờn truyn giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp lut; Về tuyên truyền giáo dục pháp luật, kiểm tra việc thi hành pháp luật; - Bo m an ninh trị, trật tự an tồn xã hội; - Về phòng chống thiên tai, bảo vệ tài sản nhà nước tổ chức công dân, bảo vệ quyền tự dân chủ nhân dân; - Về công tác thi hành án, giải đơn thư khiếu ni - Về công tác thi hành án, giải đơn th khiếu nại b Nhim v v quyn hn: UBND Huyện Thanh Trì thực nhiệm vụ đạo điều hành chương trình cơng tác tuần, tháng, q, năm; quẩn lý, hướng dẫn phường hoạt động quản lý nhà nước theo luật tổ chức HĐND UBND UBND Huyện thảo luận tập thể định theo đa số vấn đề sau: - Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển KT-XH, an ninh quốc phòng dài hạn hàng năm Huyện Kế hoạch đầu tư xây dựng cơng trình trọng điểm Huyện trình HĐND Huyện định - Xây dựng chương trình cơng tác hàng năm UBND Huyện, biện pháp thực Nghi HĐND Huyện kinh tế, xã hội, an ninh, quốc phịng; thơng qua báo cáo UBND Huyện trước trình HĐND Huyện - Xây dựng quy chế làm việc UBND Huyện, công tác tổ chức máy thực chế độ quản lý cán theo phân cấp quy định nhà nước Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật tập thể cá nhân UBND Huyện trực tiếp quản lý; - Kết luận vụ việc khiếu nại, tố cáo có liên quan đến cán chủ chốt UBND Huyện quản lý vụ việc phức tạp theo quy định Luật khiếu nại – tố cáo; - Kiểm điểm, đánh giá công tác đạo, điều hành tập thể cá nhân thành viên UBND Huyện hàng năm - Những vần đề khác mà pháp luật quy định thuộc thẩm quyền UBND Huyện vấn đề mà chủ tịch UBND Huyện thấy cần thiết phải đưa lấy ý kiến tập thể Vai trò, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Văn Phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì 2.1 Vai trị Văn phịng UBND Huyện Thanh Trì Văn phịng máy giúp việc cho thủ trưởng quan công tác lãnh đạo, quản lý, điều hành thực chức nhiệm vụ quan Là quan chuyên môn trực thuộc UBND Huyện, Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì chịu điều hành trực tiếp, toàn diện Thường trực HĐND UBND Huyện Văn phòng máy điều hành tổng hợp, tham mưu giúp việc cho Chủ tịch, Phó Chủ tịch; mắt xích mối quan hệ cơng tác UBND Huyện Vì Văn phịng có vai trị trọng điểm, cần thiết UBND Huyện Văn phòng làm việc khoa học giúp UBND Huyện hoạt động có hiệu Thấy rõ điều nên UBND Huyện đặc biệt quan tâm đến phát triển Văn phòng, xây dựng máy văn phòng gồm đầy đủ biên chế nhân sự, điều kiện trang thiết bị làm việc đạt hiệu Văn phịng HĐND &UBND Huyện Thanh Trì hoạt động theo chế độ Thủ trưởng, có dấu tài khoản riêng đảm bảo tư cách pháp nhân 2.2 Cơ cấu tổ chức Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì: Tuỳ theo tính chất, quy mơ tổ chức quan mà Văn phịng tổ chức mang tính chất riêng cho phù hợp Nằm quy môlớn UBND Huyện, Văn phịng HĐND & UBND có đầy đủ phận biên chế nhân viên cần thiết để đảm bảo hoạt động cách độc lập tác động đến vận hành chung UBND Huyện Văn phòng hoạt động điều hành Chủ tịch Phó Chủ tịch Hiện nay, Văn phịng HĐND & UBND Huyện ThanhTrì có 138 cán bộ, nhân viên, 31 cán nhân viên biên chế 107 nhân viên hợp đồng - Về trình độ: + Tỷ lệ tốt nghiệp Sau Đại học, Đại học Cao đẳng 102/138 chiếm 74% + Tốt nghiệp Trung cấp + Tèt nghiƯp Trung cÊp lµ 20/138 chiếm 14,5% + Tốt nghiệp THPT THCS 16/138 chiếm 11,5% - Về chuyên môn đào tạo: Trong số nhân Văn phịng có người đào tạo chun ngành Luật, cịn lại chun ngành Kế tốn Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ… Bộ máy Văn phòng UBND Huyện bao gồm phận với số lượng nhân sau: Đóng dấu đến vào khoảng trống phía phần số ký hiệu văn có tên loại, văn khơng có tên loại đóng phần trích yếu nội dung văn - Trường hợp khoảng trống phần số ký văn trích yếu cơng văn q nhỏ dấu đến đóng vào khoảng trống bên phải phần địa danh ngày tháng văn Số đến ngày tháng đến ghi dấu đếm số 01 ngày đầu năm hết Đánh sè liên tục chữ số ả rập Mẫu dấu đến: UBND HUYỆN THANH TRÌ CƠNG VĂN ĐẾN Số:…… Ngày:…/…/200… + Ưu điểm đóng dấu đến: Dấu đến đóng vị trí, ngắn rõ ràng theo quy định Hầu hết văn đến đóng dấu, ghi số ngày đến đầy đủ Giúp thống kê số lượng văn đến năm, đảm bảo dễ tình theo số đến cần để giải cơng việc có liên quan + Nhược điểm: Việc đánh số ghi ngày tháng liên tục lên dấu đến cho tất văn đếnlàm khó khăn việc xác định tên loại tác giả văn bản, khó tìm vănbản đến theo sổ đăng ký 3.3.3 Đăng ký văn đến: Hiện việc đăng ký văn đến cán văn thư thực máy tính theo phương pháp Tuy nhiên, mẫu sổ cách đăng ký sổ trước áp dụng vào phần mềm Thông thường cán văn thư đăng ký văn đến hàng ngày vào cuối buổi, sau tổng hợp tất văn đến ngày Văn đến đăng ký riêng theo 03 sổ khác nhau: + Sổ đăng ký công văn đến Trung ương: gồm văn UBND Thành phố, Chính phủ, Bộ, Sở, Ban, Ngành Thành phố + Sổ đăng ký công văn đến Huyện: gồm văn quan phường, xã địa bàn Huyện + Sổ đăng ký công văn đến Đơn vị khác: gồm văn quan khác không thuộc địa bàn Huyện Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tù – Hạnh SỔ ĐĂNG KÝ CƠNG VĂN ĐẾN Năm:…… ĐƠN VỊ:……………………… QUYỂN SÈ:………… Từ số:……………… đến số……………………… Từ ngày:………………đến ngày…………………… Mẫu sổ cách đăng ký bên trong: gồm 09 cột Ngày tháng đến Số đến Tác giả Số Ngày Tên loại Đơnvị ký hiệu tháng trích yếu văn văn nội dung người Ký Ghi nhận chó (1) (2) 30/9/06 1997 (3) UBND xã (4) (5) 98/QĐ - 25/9/06 UB (6) Quyết định v/v thành lập phận chế cửa nhận (7) (8) (9) + Ưu điểm: Việc đăng ký văn theo sổ riêng giúp việc quản lý văn đến dễ dàng Thực đăng ký quy định cho cột mục + Nhược điểm: đăng ký theo 03 loại sổ nh gây khó khăn việc tra tìm văn theo số ngày đến số đến khơng liên tục sổ đăng ký 3.3.4 Trình ký văn đến: Sau đăng ký xong, cán văn thư người trình văn đến lên thủ trưởng người có thẩm quyền xem xét cho ý kiến xử lý Văn phòng HĐND & UBND Huyện, Chánh Văn phòng người cho ý kiến phân phối giải Đối với văn quan trọng chuyển cho Chủ tịch UBND Huyện, Chủ tịch vào nội dung văn chức nhiệm vụ đơn vị, cá nhân giúp việc để ghi ý kiến đạo giải lên Phiếu xử lý Sau chuyển lại cho văn thư, cán văn thư có trách nhiệm chuyển đến đơn vị, cá nhân theo ý kiến đạo để tiến hành giải văn đến Hầu hết, ý kiến phân phối giải văn đến ghi lên Phiếu xử lý Mẫu Phiếu ý kiến xử lý: UBND HUYỆN THANH TRÌ VĂN PHỊNG HĐND & UBND Ý KIẾN XỬ LÝ Công văn đến: Sè: Ngày… tháng… năm… Kính gửi đồng chí Ngày… tháng… năm… Ngày… tháng… năm… 3.3.5 Sao văn bản: Hầu hết văn đến có ý kiến để phục vụ q trình giải văn Và phần việc Văn thư quy trình tổ chức quản lý văn đến.- Đối với văn quan trọng phạm vi giải hẹp nội UB Văn phòng Việc văn sử dụng hình thức photocopy - Đối với văn quan trọng phạm vi giải rộng, cần gửi cho đơn vị ngồi UBND Thủ trưởng cho ý kiến hình thức lục, y Cán Văn thư tiến hành theo quy định thể thức hình thức y Ví dơ: Sao y văn UBND Thành phố Hà Nội, thực nh mẫu sau: (Nội dung văn bản) TM.UỶ BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HÀ NỘI CHỦ TỊCH PHÓ CHỦ TỊCH Đã ký: Đỗ Hoàng Ân Sè sao: 339/SL SAO Y BẢN CHÍNH Hà Nội, ngày… tháng… năm…… TL UỶ BAN NHÂN HUYỆN THANH TRÌ KT CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ VĂN PHÒNG Nơi gửi: - TT quận uỷ; - TT HĐND quận; Đ/c Chủ tịch, Phó chủ tịch; Phịng TCQU, TCCQ; Lưu VP Lê Thị Dung 3.3.6 Chuyển giao văn đến: Dùa vào ý kiến đạo Thủ trưởng ghi dấu đến, Văn thư tiến hành chuyển văn đến tay cá nhân, đơn vị nhận văn để giải Việc chuyển giao văn đến diễn nhanh chóng, kịp thời, xác Đảm bảo thời gian giải văn sớm, với văn có mức độ khẩn Tuy nhiên, khơng có sổ chuyển giao văn nên khơng đăng ký đầy đủ nơi người nhận văn 3.3.7 Theo dõi, đôn đốc việc giải văn bản: - Khi nhận văn bản, đơn vị cá nhân thực giải kịp thời theo thời hạn giao Nếu văn thuộc trách nhiệm giải nhiều phịng ban phải có phối hợp chặt chẽ để giải Và đơn vị cá nhân chủ trì việc giải văn phải thu thập ý kiến giải đơn vị liên quan để trình lên thủ trưởng xem xét - Theo dõi, đôn đốc giải văn đến trách nhiệm cán Văn thư Theo dõi trình giải văn đơn vị, cá nhân xem có quy định thời gian khơng Giúp họ hồn thành tốt nhiệm vụ Cơng tác góp phần vào hiệu giải cơng việc UBND Huyện nói chung Văn phịng nói riêng Nhìn chung, quy trình khâu nghiệp vụ tổ chức, quản lý giải văn đến cán Văn thư Văn phòng HĐND & UBND Huyện tốt Thực trình tự nội dung cơng việc theo quy định Giải nhanh chóng, kịp thời, xác Tuy nhiên chưa hội nhập quy định mẻ vào thực tế công tác Văn thư 3.4 Lập hồ sơ hành: Lập hồ sơ hành công việc cán Văn thư quan sau văn giải Nhằm tập trung lại văn có liên quan đến vấn đề Nếu Văn thư lập hồ sơ hành lưu giữ đầy đủ văn bản, giúp cán Lưu trữ quan dễ dàng thu thập hồ sơ hình thành q trình giải cơng việc quan Đó u cầu cơng việc cán Văn thư quan Nhưng thực tế nhiều quan, Văn thư chưa đáp ứng theo yêu cầu UBND Huyện Thanh Trì cịng vậy, có lẽ đặc điểm tình hình cơng việc nên cán Văn thư khơng lập hồ sơ cho văn phịng Hầu hết, văn sau giải xong, Văn thư thực thao tác xếp gốc theo sè ký hiệu ngày tháng vào cặp ba dây dạng bó gói để lưu lại Chính vậy, thời gian văn phòng văn thư chưa lập hồ sơ nên gây khó khăn tra tìm tài liệu Điều gây khó khăn cho cán lưu trữ nhận cặp văn vào kho Mặc dù xếp có trình tự số ký hiệu, ngày tháng ban hành văn theo tên loại văn UBND Huyện làm số đến Nhưng chuyển lên lưu trữ, cán lưu trữ lại phải xếp, lập thành hồ sơ để bảo quản đảm bảo tra tìm nhanh chóng ∗ Qua khảo sát tình hình cơng tác Văn thư Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì khơng có danh mục hồ sơ cho quan Chính thế, phòng ban vào chức nhiệm vụ để ban hành văn theo yêu cầu giải công việc hàng ngày Cũng nên đơn vị cá nhân có liên quan đến tài liệu không tiến hành lập hồ sơ công việc Sau giải xong, họ xếp văn vào cặp tình trạng rời lẽ, lộn xộn Đây khâu cần làm có ảnh hưởng đến hiệu công việc đơn vị, cá nhân Nhưng chưa có nguyên tắc để thực nên trở thành tồn thiếu sót UBND Huyện Thanh Trì cơng tác văn thư Làm cho cán lưu trữ gặp nhiều khó khăn tiến hành chỉnh lý tài liệu Việc khơng lập hồ sơ cơng việc đơn vị không thực hiện, nên cần tài liệu cán lại lên kho lưu trữ u cầu tra tìm lại, có cịn khơng nhớ rõ số, ngày tháng trích yếu nội dung văn cần tìm nên gây khó khăn cho cán lưu trữ tìm Mong cơng việc trọng hơn, có đạo quy định cụ thể để công tác văn thư công việc giải văn giấy tờ hồn thiện 3.5 Tình hình quản lý sử dụng dấu Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì Dấu thành phần thể thức khơng thể thiếu văn để đảm bảo tính hợp pháp chân thực cho văn Mờu dấu UBND , Văn phòng HĐND & UBND Huyện khắc theo quy định Nhà nước Dấu quan phải bảo mật nên việc quản lý sử dụng dấu phải thực theo quy định Nhà nước Đó giao trách nhiệm cho cán Văn thư cất giữ đóng lên văn giấy tờ Cán Văn thư Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì người chịu trách nhiệm trước pháp luật tình hình quản lý sử dụng dấu Con dấu Văn thư bảo quản sử dụng theo quy định Nhà nước văn sau: - Nghị định số 62/ CP ngày 22/ 9/ 1993 Chính phủ quy định việc quản lý sử dụng dấu; - Thông tư số 32/ TT- LB Bộ Nội vụ Ban Tổ chức Cán Chính phủ ngày 30/ 12/ 1993 Hướng dẫn thi hành Nghị định số 62/ CP; - Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP ngày 24/ 8/ 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu - Thông tư số 07/ 2002/ TTLT- BCA- BTCCBCP ngày 06/ 5/ 2002 Bộ Công an Ban Tổ chức cán Chính phủ việc hướng dẫn thực Nghị định số 58/ 2001/ NĐ- CP; - Nghị định 110/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/ 4/ 2004 Chính phu Cơng tác Văn thư Cán Văn thư người cất giữ bảo quản dấu chặt chẽ, cẩn thận Dấu UBND quận nhiều, gồm đầy đủ loại dấu: dấu Quốc huy, dấu HĐND, dấu Văn phòng, dấu chức danh, dấu tên, dấu đến, dấu mức độ “ Mật”, “ Khẩn”… Dấu bảo quản tủ, đặc biệt với dấu quan trọng có Văn thư có quyền cầm chía khố vệ sinh dấu Chánh Văn phong đạo Văn thư người trực tiếp đóng dấu lên văn giấy tờ, không đưa dấu khái UBND giao cho người khác giữ Dấu đóng lên văn có chữ ký người có thẩm quyền, khơng đóng dấu khống, đóng lên giấy trắng giấy tờ chưa hợp lệ Đóng dấu thẩm quyền: - Đóng dấu Quốc huy cho văn UBND ban hành, văn Chủ tịch, Phó Chủ tịch ký; - Đóng dấu Văn phịng cho văn Văn phịng Chánh Văn phịng, Phó Văn phòng ký; - Văn đơn vị ban hành đóng dấu trịn đơn vị đó; - Các loại dấu khác đóng theo quy định, dấu đóng ngắn, chiều, mực, dấu trùm lên 1/3 đến 1/4 chữ ký Nhìn chung, tình hình quản lý sử dụng dấu UBND Huyện Thanh Trì tốt Thực theo quy định chung Nhà nước còng nh quy chế Văn phòng Cán Văn thư nắm rõ trách nhiệm cơng tác bảo quản sử dụng dấu Vì mà dấu ln bảo mật, vệ sinh Việc đóng dấu lên văn ln xác đảm bảo tính quyền lực quan Là quan lớn, văn đến hàng ngày nhiều Để giúp cán văn thư thực đóng dấu nhanh chóng, đẹp thuận tiện UBND Huyện trang bị hệ thống dấu xuống mực tự động cho loại dấu: chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Chánh Phó Văn phịng Qua việc thực quy định quản lý sử dơng dấu Văn phịng UBND góp phần cho hoạt động hành chính, việc ban hành giải văn UBND Huyện có hiệu 3.6 Trang thiết bị làm việc cán Văn thư chuyên trách Có nhiều yếu tố tác động đến hiệu làm việc cán Văn thư Ngoài lực, phẩm chất người cán trang thiết bị phục vụ cơng tác khơng phần quan trọng Đó yếu tố bên ngoài, khách quan giúp Văn thư hoàn thành tốt cơng việc UBND Văn phịng UBND Huyện Thanh Trì quan tâm đến hoạt động Văn thư- Lưu trữ Do vậy, vấn đề trang thiết bị phục vụ hoạt động quan tâm Hiện nay, phòng Văn thư trang bị đầy đủ sở vật chất nh: - Có 02 bé bàn ghế làm việc; - Mét bé bàn ghế tiếp khách; - Tủ đựng tài liệu; - 02 máy vi tính, máy in, máy Fax; - Tủ đựng thư phịng ban Thủ trưởng; - Máy điều hồ nhiệt độ, quạt điện, điện thoại; - Bình nước,ấm chén, lọ hoa, cảnh; - Và số phương tiện vật dụng khác Tất trang thiết bị xếp, trí phịng làm việc Văn thư chuyên trách cách gọn gàng, khoa học Với thiết bị máy móc đầy đủ nh giúp cơng việc giải nhanh chóng mang tính đại Cịn có hạn chế diện tích phịng làm việc cán Văn thư hẹp so với khối lượng công việc số lượng khách vào hàng ngày SƠ ĐỒ TRANG THIẾT BỊ PHÒNG VĂN THƯ Chú giải: (1): Tủ đựng thư Thủ trưởng Phòng, Ban, Hội (2), (18): Tủ đựng tài liệu (3), (4): Bàn ghế tiếp khách (5), (11): Bàn làm việc cán văn thư (6), (12): Ghế ngồi làm việc (7): Điện thoại (8), (14): Máy vi tính (9), (15): Ghế ngồi đánh máy (10), (16): Máy in (19): Máy điều hoà Một số nhận xét khái quát chung công tác Lưu trữ Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì Qua thời gian thực tập Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì, em tìm hiểu tình hình tổ chức cơng tác lưu trữ Nhìn chung cán Lưu trữ tiến hành khâu nghiệp vụ chủ yếu theo quy định Nhà nước ban hành 4.1 Tình hình tổ chức cơng tác Lưu trữ: Bộ phận Lưu trữ gồm cán thuộc đạo, điều hành trực tiếp Chánh Văn phòng Được UBND Văn phịng Huyện quan tâm hoạt động có vai trị quan trọng văn phịng Cũng mà năm 2006 UBND Huyện đưa hệ thống phần mềm quản lý văn vào công tác lưu trữ Công tác Lưu trữ lưu giữ trình hoạt động UBND, cung cấp tài liệu phục vụ giải công việc hàng ngày đơn vị, cá nhân chủ yếu thực công tác theo văn sau: - Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia sè 34/ 2001/ PL- UBTVQH10 ngày 04/ 4/ 2001 - Nghị định số 111/ 2004/ NĐ- CP ngày 08/ 4/ 2004 Chính phủ 4.2 Về công tác thu thập, bổ sung giao nép tài liệu vào lưu trữ Tài liệu chủ yếu UBND Huyện văn giấy tờ hành hình thành q trình hoạt động UBND Huyện, phường đơn vị trực thuộc Ngoài văn đạo cấp trên, văn Sở, Ban, Ngành Thành phố liên quan Hàng năm, Lưu trữ nhận tài liệu từ phòng Văn thư phường Việc giao nép tài liệu tiến hành văn giao nhận cán lưu trữ đơn vị nép tài liệu Đa phần tài liệu mà cán lưu trữ nhận cịn tình trạng bó gói, rời lẻ khơng đầy đủ Vì mà việc thu thập, bổ sung tài liệu vào kho cán Lưu trữ thực nhằm đảm bảo đủ tài liệu để lập hồ sơ, phục vụ nhu cầu tra tìm nghiên cứu độc giả 4.3 Công tác chỉnh lý tài liệu: Hiện nay, UBND Huyện Thanh Trì có gần 60 mét giá tài liệu từ bảo quản kho lưu trữ Tài liệu từ năm 2000 đưa vào hệ thống phần mềm Khối tài liệu từ năm 2001 đến 2005 phần lớn lập hồ sơ, cịn số năm 2006 tình trạng bó gói Cán Lưu trữ lập kế hoạch thực chỉnh lý đạo, hướng dẫn UBND Thành phố theo bước với quy định Nhà nước Hồ sơ lập theo mặt hoạt động xếp theo thời gian cho năm Được biên mục đặt tiêu đề hồ sơ rõ ràng VÝ dụ: “Tập Báo cáo UBND Huyện Thanh Trì V/v tình hình phát triển kinh tế - xã hội tháng đầu năm phương hướng tháng cuối năm 2006 Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu nh: Mục lục văn qua trình lập hồ sơ Danh mục hồ sơ sau chỉnh lý 4.4 Công tác bảo quản tài liệu: Kho lưu trữ UBND huyện Thanh Trì bố trí tầng với khơng gian thoang mát, Được trang bị đầy đủ thiết bị, vật dụng cần thiết để bảo quản tốt tài liệu nh: giá, tủ, hộp, cặp đựng tài liệu, máy điều hồ nhiệt độ, qụat, bình cứu hoả… Cơng tác bảo quản tài liệu cán lưu trữ thực tốt, đảm bảo tính an tồn, bó mật cho tài liệu đồng thời giúp việc tra tìm, khai thác tài liệu nhanh chóng Tài liệu bảo quản bìa hồ sơ, cặp ba dây hộp theo quy định Nhà nước Các hộp xếp lên giá trật tự từ xuống dưới, từ trái sang phải từ theo năm, mặt hoạt động Kho lưu trữ cán Lưu trữ vệ sinh theo định kỳ nên nhìn chung ngăn nắp, gọn gàng 4.5 Công tác tra tìm phục vụ khai thác sử dụng tài liệu: Với quan lớn UBND Huyện Thanh Trì, cơng việc hàng ngày nhiều có liên quan đến văn nép lưu Các cán bộ, đơn vị thường muốn khai thác, nghiên cứu sử dụng tài liệu để giải cơng việc Vì cơng tác tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu tra cứu người diễn thường xuyên Cán Lưu trữ sử dụng công cụ tra cứu như: Mục lục văn bản, Danh mục hồ sơ, sổ thống kê đăng ký văn để tra tìm Hình thức phục vụ khai thác sử dụng tài liệu chủ yếu phòng Cán Lưu trữ tự tay tìm tài liệu cho độc giả mượn nghiên cứu phòng Trong trường hợp theo yêu cầu cán mượn tài liệu khỏi phòng để giải cơng việc cán lưu trữ phải ghi biên cho mượn tài liệu rõ ràng quy định Ngoài việc phục vụ nhu cầu tra cứu tài liệu cho Thủ trưởng đơn vị, cá nhân quan, Lưu trữ phục vụ phường, đơn vị khác đến yêu cầu khai thác sử dụng tài liệu với mục đích đáng Nhìn chung, cơng tác lưu trữ Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì tổ chức thực quy định Nhà nước Cán làm việc nhiệt tình, có hiệu Các quy trình nghiệp vụ thực nghiêm túc, trật tự khoa học Tuy nhiên, kho lưu trữ chưa đầy đủ loại tài liệu để phục vụ nhu cầu khai thác, sử dụng ngày nhiều độc giả B - NỘI DUNG THỰC TẬP VÀ THU HOẠCH BẢN THÂN I NỘI DUNG THỰC TẬP Trong trình thực tập Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì, em phân cơng đến thực tập hai phịng Văn thư Lưu trữ Được thực nội dung công việc thuộc nghiệp vụ Văn thư-Lưu trữ  Nội dung thực tập nghiệp vụ Văn thư: - Đăng ký văn đi, văn đến; - Đóng dấu lên văn thường; - Lập tập lưu văn  Nội dung thực tập nghiệp vụ Lưu trữ: - Lập hồ sơ; - Viết mục lục văn bản; - Tra tìm tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác sử dụng cán Ngồi cịn số cơng việc nhân viên văn phịng như: trực điện thoại, đánh máy văn bản… II THU HOẠCH BẢN THÂN Được thực tập nội dung chủ yếu công tác Văn thư- Lưu trữ qua giúp đỡ, hướng dẫn cán Văn phòng UBND Huyện Em có hội học hỏi nhiều điều bổ Ých, bổ sung kiến thức lý thuyết rèn luyện kỷ thực hành cho Qua đúc rút kinh nghiệm thực tế công việc, tư cách cán Văn thư quan - Quá trình làm việc, tiếp xúc với công việc thực tế, cụ thể giúp em củng cố lạo kiến thức học Tìm hiểu, tiếp thu điỊu mẻ bên ngồi Cho em có thêm vốn lý thuyết cịng nh nâng cao tay nghề Nhận thấy giống điều học với diễn thực tế Từ rót kinh nghiệm riêng cho mình, tạo sở chuyên môn vững trước trường làm Giúp em cảm thấy tự tin với ngành nghề - Thời gian thực tập đào tạo cho em tác phong làm việc linh hoạt, khéo léo nghiêm túc Làm quen chấp hành quy định, nội quy làm việc mà quan đề Giúp em nắm rõ trách nhiệm cán Văn thư, thực nhiệm vụ thời hạn giao có hiệu Điều thể lịng nhiệt tình u nghề - Em lĩnh hội nhiều điều đáng quý Không kiến thức, tay nghề tác phong cơng việc, em cịn học hỏi thái độ giao tiếp nơi công sở Nâng cao tinh thần công tác cịng nh phẩm chất trị nhân viên văn phịng Đặc biệt vị trí cán Văn thư quan Thái độ ứng xử, có thiện cảm với đồng nghiệp khách đến làm việc với quan khơng phần quan trọng giúp Văn thư hồn thành tốt nhiệm vụ - Qua giúp em thấy cần thiết tinh thần đoàn kết tập thể Mọi người giúp đỡ công việc tạo điều kiện cho quan phát triển vững mạnh Thấy rõ vai trò đặc biệt văn phòng trình hoạt động UBND Huyện Chứng minh nghiệp cụ Văn thư nhu cầu thiết thực ngành, lĩnh vực tổ chức C- NHẬN XÉT KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN THANH TRÌ NHỮNG Ý KIẾN ĐĨNG GĨP, KIẾN NGHỊ I NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ- LƯU TRỮ Những thuận lợi Công tác Văn thư – Lưu trữ Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì tổ chức thực tốt Bộ phận gồm 03 cán bộ,nhân viên làm việc với trang thiết bị đầy đủ Đảm bảo tính thống nhất, khoa học hiệu công việc Đáp ứng nhu cầu quản lý văn tài liệu quan hành lớn Cán bộ, nhân viên Văn thư- Lưu trữ có tinh thần hăng say cơng việc Ln đề cao trách nhiệm cơng tác để hồn thành tốt nhiệm vụ giao Luôn thực nghiêm túc nội quy, quy định chung nên có nề nếp làm việc theo quy trình nghiệp vụ Hàng năm, cán nhân viên Văn thư –Lưu trữ tổ chức tập huấn chuyên môn, bồi dưỡng líp nghiệp vụ trị Nâng cao trình độ kiến thức, có hội học hỏi công tác, đồng thời bồi dưỡng phẩm chất trị Giúp cơng tác Văn thư- Lưu trữ giải nhanh chóng, xác, kịp thời khoa Cán Văn thư phân công nhiệm vụ rõ ràng, người quản lý văn người quản lý văn đến Được trang bị loại sổ sách đăng ký gần máy vi tính Sử dụng hệ thống phần mềm vào công tác Văn thư giúp công việc giải nhanh chóng khoa học Phù hợp với thực tế xã hội Cán Lưu trữ trang thiết bị đầy đủ thiết bị phục vụ bảo quản, tra tìm, chỉnh lý tài liệu Đặc biệt trang bị máy vi tính, đưa hẹ thống phần mềm vào công tác Lưu trữ Thuận tiện việc nhập liệu, bảo quản tài liệu tốt tra tìm nhanh chóng Nhìn chung, cơng tác Văn thư- Lưu trữ tiến hành thwo trình tự quy định Nhà nước Các khâu nghiệp vụ chuyên môn vận dụng chuẩn xác thao tác Đảm bảo tính bí mật, xác, kịp thời cơng tác Những khó khăn Mặc dù công tác Văn thư- Lưu trữ quan tâm UBND Thành phố Huyện Song bên cạnh nhiều thuận lợi cịn gặp số khó khăn việc tổ chức khâu nghiệp vụ công tác Đăng ký vào sổ chưa đầy đủ, số cột mục khơng ghi thơng tin cụ thể Khơng có sổ chuyển giao văn đến, khơng có sổ đăng ký văn “Mật” riêng Không xây dựng Danh mục hồ sơ nên hầu hết đơn vị không lập hồ sơ công việc Văn thư lập tập lưu không đầy đủ, nhiều tài liệu nép lên lưu trữ tình trạng bó gói, chí cịn thiếu số văn có sổ đăng ký Gây khó khăn cơng tác bảo quản tra tìm tài liệu Chưa cập nhật quy định Nhà nước nh Thông tư số 55/ TTLT-BNVVPCP, Công văn số 425/ VTLTNN- NVTW năm 2005 Công tác Lưu trữ chưa thực trọng, tình hình bảo quản tài liệu chưa tốt Công cụ tra cứu tài liệu không đầy đủ nên tra tìm phục vụ nhu cầu khai thác nghiên cứu tài liệu cịn vấp khó khăn Kho lưu trữ thiếu số thiết bị cần thiết như: máy hót bụi, quạt thơng gió, máy tiêu huỷ tài liệu II NHỮNG Ý KIẾN ĐÓNG GÓP VÀ KIẾN NGHỊ Cơng tác Văn thư- Lưu trữ đóng vai trò quan trọng, cần thiết hoạt động văn phịng nói riêng quan nói chung Cơng tác Văn thư- Lưu trữ cầu nối chức quản lý Nhà nước quan Qua thời gian thực tập Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì, em nhận thấy cơng tác Văn thư- Lưu trữ cịn nhiều bất cập Để cơng tác Văn thư- Lưu trữ thực trở thành thiết thực hiệu Để phù hợp với thời đại công nghệ thông tin còng nh nhu cầu điều kiện làm việc cho cán Em xin đóng góp số ý kiến, kiến nghị sau: Đối với công tác Văn thư: - Cần bố trí cho Văn thư làm việc phịng rộng rãi, thống mát với đầy đủ sở vật chất Giúp công việc Văn thư giải nhanh chóng - Cán Văn thư cần có tiếp thu nhanh quy định Nhà nước Sớm đưa vào thực để đảm bảo tính khoa học, thống cơng tác chun mơn Đồng thời cần trọng đến tất khâu nghiệp vụ Để quy trình tổ chức quản lý giải văn tiến hành cách đầy đủ, xác - Nên đưa vào loại sổ đăng ký thực đăng ký văn cụ thể Phải lập danh mục hồ sơ hàng năm cho UBND Huyện, lập tập lưu đầy đủ cho văn Phối hợp theo dõi chặt chẽ việc lập hồ sơ công việc đơn vị Huyện Làm tốt điều nói trên, cơng tác Văn thư vào ổn định, thống Góp phần giúp UBND Huyện hoạt động có hiệu Đối với cơng tác Lưu trữ: - Cần trang bị sở vật chất đầy đủ phục vô công tác Lưu trữ Cần trọngviệc bảo quản tài liệu qua việc sử dụng phương tiện cất giữ bảo vệ tài liệu, chống mối mọt, côn trùng tác hại khác - Nên bố trí kho lưu trữ phịng khác tránh ánh nắng mặt trời chiếu thẳng vào tài liệu Tách phịng đọc riêng, khơng để độc giả ngồi đọc kho lưu trữ để đảm bảo tính bí mật tài liệu lưu trữ - Công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào kho cần quan tâm thực nhiều hơn, để kho phong phó đầy đủ tài liệu phục vụ nhu cầu khai thác người Xây dựng thêm mét số công cụ tra tìm tài liệu - Cán Lưu trữ cần phải cập nhật đầy đủ mẻ, vận dụng vào cơng tác theo quy định Nhà nước vừa ban hành Để có phương pháp làm việc khoa học, thống - Cần có phối hợp chặt chẽ công tác Lưu trữ với cơng tác Văn thư, với phịng, ban việc bảo quản tài liệu suốt trình giải cơng việc Tránh tình trạng thiếu tài liệu nép vào lưu trữ ... kết công tác văn thư Để đánh giá công tác văn thư, hàng năm Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì tổ chức sơ kết tháng đầu năm tổng kết công tác văn thư lưu trữ năm để báo cáo lên HĐND UBND Huyện. .. chung công tác Lưu trữ Văn phịng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì Qua thời gian thực tập Văn phòng HĐND & UBND Huyện Thanh Trì, em tìm hiểu tình hình tổ chức cơng tác lưu trữ Nhìn chung cán Lưu trữ. .. ơn! Thanh Trì, tháng12 năm 2006 Học viên Phạm Thị Thu Hà A - TÌNH HÌNH CƠNG TÁC VĂN THƯ CỦA VĂN PHỊNG HĐND & UBND HUYỆN THANH TRÌ I - NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG CỦA UBND VÀ VĂN PHÒNG HĐND & UBND HUYỆN THANH