- Trỡnh ký là một khõu nghiệp vụ thuộc cụng tỏc văn thư Vănbản sau khi được
SỔ ĐĂNG Kí CễNG VĂN Đ
3.3. Tổ chức quản lý và giải quyết vănbản đến:
Hàng ngày UBND Huyện nhận được rất nhiều văn bản, chủ yếu là cỏc văn bản hành chớnh, đơn thư, kiến nghị… do Chớnh phủ, UBND Thành phố, cỏc Bộ, cỏc Sở, Ban, Ngành Thành phố và cỏc phường, xó trờn địa bàn và cỏc cỏ nhõn gửi đến.
Là một cơ quan cú chức năng nhiệm vụ giải quyết mọi cụng việc về hành chớnh và Kinh tế- xó hội. Việc tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến trong cụng tỏc văn thư cú đảm bảo thỡ mọi cụng việc mới được hoàn thành nhanh chúng, chớnh xỏc, kịp thời.
Theo quy chế làm việc của Văn phũng HDDND & UBND quận và ỏp dụng cơ chế “Một cửa” vào cụng tỏc văn thư.Tất cả văn bản giấy gửi đến UBND quận đều phải tập trung tại văn thư để làm thủ tục tiếp nhận và dăng ký.
3.3.1. Tiếp nhận văn bản đến:
Tiếp nhận văn bản là khõu nghiệp vụ đầu tiờn của cỏn bộ văn thư trong quy trỡnh tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến.
Tất cả văn bản đến đều tập trung tại phũng Văn thư, cỏn bộ Văn thư cú trỏch nhiệm làm thủ tục tiếp nhận. Dự văn bản đú đến cơ quan bằng con đường nào . Văn thư là người kiểm tra văn bản đến xem cú đỳng là gửi cho cơ quan mỡnh hay khụng. Nếu văn bản cú kốm theo phiếu gửi thỡ Văn thư ký và đúng dấu vào phiếu gửi, gửi lại cơ quan đó gửi văn bản cho mỡnh để bỏo là cơ quan mỡnh đó nhận được văn bản.
Ngoài những văn bản quy phạm phỏp luật, văn bản hành chớnh từ cấp trờn gửi xuống. Văn thư cũn nhận được những văn bản khỏc nh: đơn thư, khiếu nại, tố cỏo, giấy mời…Tất cả giấy tờ đều được Văn thư kiểm tra thận trọng.
3.3.2 Kiểm tra, phõn loại, búc bỡ và đúng dấu đến:
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, văn thư tiến hành kiểm tra xem văn bản gửi cú đỳng địa chỉ khụng. Kiểm tra bỡ văn bản và những thụng tin trờn bỡ để đối chiếu với ngày gửi văn bản.
∗ Phõn loại văn bản: văn bản đến được chia là 02 loại: loại được đăng ký và loại khụng phải đăng ký.
- Loại được đăng ký: những văn bản gửi cho UBND, Văn phũng UBND Huyện;
- Loại khụng phải đăng ký: gồm sỏch bỏo, tạp chớ, thư riờng gửi cho lónh đạo hoặc cỏc phũng, ban, cỏ nhõn trong UBND Huyện.
∗ Búc bỡ văn bản: Việc búc bỡ cũng được chia làm 02 loại: loại khụng được búc bỡ và loại được búc bỡ.
- Loại được búc bỡ là những văn bản gửi chung cho UBND, Văn phũng UBND;
- Loại khụng được búc bỡ là những văn bản gửi đớch danh, gửi cac phũng ban chuyờn mụn.
Cỏch búc bỡ: dồn văn bản về phớa tỏc tỏc giả rồi dựng kộo cắt ở mộp ngoài. Đối với những văn bản cú dấu “Khẩn” thỡ ưu tiờn boc trước và trỡnh Chủ tịch ngay để giải quyết kịp thời.
Khi lấy văn bản ra thỡ đối chiếu số, ký hiệu và t ỏc giả của văn bản với thụng tin ghi trờn bỡ xem cú chớnh xỏc khụng.
∗ Đúng dấu đến, ghi số và ngày thỏng đến
Sau khi kiểm tra và đối chiếu văn bản đến, khõu nghiệp vụ tiếp theo của cỏn bộ văn thư là đúng dấu đến cho văn bản. Tất cả văn bản đến đều được đúng dấu đến của UBND Huyện.
Đúng dấu đến vào khoảng trống phớa dưới phần số và ký hiệu đối với những văn bản cú tờn loại, đối với những văn bản khụng cú tờn loại thỡ đúng dưới phần trớch yếu nội dung văn bản.
- Trường hợp khoảng trống dưới phần số và ký hiện văn bản hoặc trớch yếu của cụng văn quỏ nhỏ thỡ dấu đến được đúng vào khoảng trống bờn phải dưới phần địa danh ngày thỏng văn bản.
Số đến và ngày thỏng đến ghi trờn dấu đếm bắt đầu từ số 01 của ngày đầu năm cho đến hết. Đỏnh số liờn tục bằng chữ số ả rập.
Mẫu dấu đến:
UBND HUYỆN THANH TRè
CễNG VĂN ĐẾN
Số:…….
Ngày:…/…/200…
+ Ưu điểm của đúng dấu đến: Dấu đến được đúng đỳng vị trớ, ngay ngắn và rừ ràng theo quy định. Hầu hết cỏc văn bản đến đều được đúng dấu, ghi số và ngày đến đầy đủ. Giỳp thống kờ số lượng văn bản đến trong một năm, đảm bảo dễ tỡnh theo số đến khi cần để giải quyết cụng việc cú liờn quan.
+ Nhược điểm: Việc đỏnh số và ghi ngày thỏng liờn tục lờn dấu đến cho tất cả cỏc văn bản đếnlàm khú khăn trong việc xỏc định tờn loại và tỏc giả văn bản, khú tỡm vănbản đến theo sổ đăng ký.
3.3.3. Đăng ký văn bản đến:
Hiện nay việc đăng ký văn bản đến của cỏn bộ văn thư ở đõy được thực hiện trờn mỏy tớnh theo phương phỏp mới. Tuy nhiờn, mẫu sổ và cỏch đăng ký bằng sổ trước đõy vẫn được ỏp dụng vào phần mềm.
Thụng thường cỏn bộ văn thư đăng ký văn bản đến hàng ngày vào cuối buổi, sau khi tổng hợp tất cả văn bản đến trong ngày.
Văn bản đến được đăng ký riờng theo 03 sổ khỏc nhau:
+ Sổ đăng ký cụng văn đến Trung ương: gồm những văn bản của UBND Thành phố, Chớnh phủ, cỏc Bộ, cỏc Sở, Ban, Ngành Thành phố.
+ Sổ đăng ký cụng văn đến Huyện: gồm văn bản của cỏc cơ quan và cỏc phường, xó trờn địa bàn Huyện.
+ Sổ đăng ký cụng văn đến Đơn vị khỏc: gồm những văn bản của cỏc cơ quan khỏc khụng thuộc địa bàn Huyện.
Mẫu bỡa sổ đăng ký văn bản đến: