Tổ chức, quản lý công tác văn thư lưu trữ của văn phòng HĐND UBND huyện lục nam, tỉnh bắc giang

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG *********** KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ – LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND – UBND HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG Khoá luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Người hướng dẫn : THS TRƯƠNG THỊ MAI ANH Sinh viên thực : NGUYỄN THỊ VUI Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB073, 2013 – 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI – 2017 LỜI CẢM ƠN Để hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp tơi xin gửi lời cảm ơn đến tồn cơng chức UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang tạo điều kiện giúp đỡ tơi q trình khảo sát tìm tài liệu liên quan tới làm khóa luận Tôi xin cảm ơn đến Thầy cô giáo Khoa Quản trị văn phịng Đặc biệt,tơi gửi lời cảm ơn chân thành tới Cô giáo Ths Trương Thị Mai Anh người trực tiếp hướng dẫn, bảo tận tình cho tơi q trình làm khóa luận tốt nghiệp Mặc dù tơi cố gắng tìm hiểu nhiều tài liệu tham khảo giáo trình, báo, tạp chí có liên quan, khóa luận khơng tránh khỏi thiếu sót, tơi mong nhận góp ý Quý Thầy để khóa luận hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Vui LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan khóa luận thân thực Trong q trình hồn thành khóa luận ,tơi có tham khảo vài kết nghiên cứu tác giả có đề tài liên quan sử dụng vài thông tin văn quan nhà nước song có trích dẫn cụ thể Tơi xin chịu trách nhiệm với khóa luận Hà Nội, ngày 24 tháng năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thị Vui DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT THƯỜNG CVVP Chuyên viên văn phòng HĐND Hội đồng nhân dân TT HĐND Thường trực hội đồng nhân dân UBND Ủy ban nhân dân VP HĐND-UBND Văn phòng hội đồng nhân dân-ủy ban nhân dân MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG 1.1.Khái quát chung UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang 1.1.1.Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Lục Nam 10 1.1.2.Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang 11 1.2.Cơ sở lý luận công tác văn thư 11 1.2.1 Khái niệm công tác văn thư 11 1.2.2 Nội dung công tác văn thư 12 1.2.3 Vị trí, ý nghĩa công tác văn thư 12 1.3 Cơ sở lý luận công tác lưu trữ 14 1.3.1 Khái niệm công tác lưu trữ 14 1.3.2 Nội dung công tác lưu trữ 14 1.3.3 Vị trí, ý nghĩa công tác lưu trữ 15 1.4 Vai trị tổ chức, quản lý cơng tác văn thư-lưu trữ hoạt động Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam 15 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG 18 2.1 Thực trạng tổ chức, quản lý công tác văn thư-lưu trữ Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam 18 2.1.1 Tổ chức nhân làm công tác văn thư lưu trữ 18 2.1.2 Tổ chức, quản lý xây dựng ban hành văn đạo, hướng dẫn công tác văn thư-lưu trữ 19 2.1.3 Tổ chức, quản lý hướng dẫn nghiệp vụ, kiểm tra, đánh giá văn thư-lưu trữ 24 2.1.4 Tổ chức, quản lý ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư-lưu trữ 27 2.2.Thực trạng tổ chức thực nghiệp vụ văn thư –trữ Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam 29 2.1.1 Tổ chức, quản lý nghiệp vụ văn thư 30 2.1.1.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 30 2.1.1.2 Công tác tổ chức, quản lý văn 34 2.1.1.3 Công tác tổ chức, quản lý sử dụng dấu 43 2.1.1.4 Công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 44 2.1.2 Tổ chức, quản lý nghiệp vụ lưu trữ 46 2.1.2.1 Thành phần, nội dung tài liệu hình thành hoạt động Văn phòng HĐND-UBND huyện 46 2.1.2.2 Công tác xác định giá trị tài liệu 48 2.1.2.3 Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ 55 2.1.2.4 Công tác thống kê tra tìm tài liệu lưu trữ 56 2.1.2.5 Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ 57 2.1.4.6 Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ 60 2.3 Đánh giá nhận xét chung 61 2.3.1 Ưu điểm 61 2.3.2 Nhược điểm 62 2.3.3 Nguyên nhân 64 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CƠNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHỊNG HĐNDUBND HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG 66 3.1 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn đạo, hướng dẫn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ huyện Lục Nam 66 3.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân 66 3.3 Nâng cao nhận thức trách nhiệm cán lãnh đạo cán công chức, viên chức vai trị cơng tác văn thư, lưu trữ 67 3.4 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá xếp loại 68 3.5 Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, thi, khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ 69 3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ 69 KẾT LUẬN 72 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 74 PHỤ LỤC 77 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Công tác văn thư, lưu trữ khái niệm dùng để tồn cơng việc liên quan đến soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải văn bản, lập hồ sơ hành nhằm đảm bảo thông tin văn cho hoạt động quản lý quan tổ chức Nó chiếm vị trí, vai trị quan trọng công việc thường xuyên hoạt động quản lý hành nhà nước Nội dung cơng tác bao gồm công việc soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý giải văn bản, tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ, quản lý sử dụng dấu Vai trò công tác văn thư-lưu trữ hoạt động quản lý hành nhà nước quan trọng, thể sau: Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý, cung cấp tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ mục đích trị, kinh tế, văn hố, xã hội Đồng thời cung cấp thông tin khứ, cứ, chứng phục vụ cho hoạt động quản lý quan Giúp cho cán bộ, công chức quan nâng cao hiệu suất cơng việc giải xử lý nhanh chóng, kịp thời đáp ứng yêu cầu tổ chức, cá nhân Hồ sơ tài liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra cơng việc cách có hệ thống, qua cán bộ, cơng chức kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm để thực tốt cơng việc thân Góp phần bảo vệ bí mật thơng tin có liên quan đến quan, tổ chức, doanh nghiệp bí mật quốc gia Công tác văn thư-lưu trữ gắn liền với trình vận hành Bộ máy Nhà nước Đây công tác mà không thể chế Nhà nước xem nhẹ vai trị Nhận thức điều năm qua quan tâm tận tình ban Lãnh đạo UBND huyện Lục Nam, công tác văn thư-lưu trữ huyện có chuyển biến tích cực khâu tổ chức quản lý nghiệp vụ Trong năm qua, công tác văn thư, lưu trữ huyện đạt nhiều thành tích cao, chất lượng văn ban hành đảm bảo yêu cầu cao tính cần thiết, nội dung thể thức quản lý văn đến thực quy trình Cơng tác chỉnh lý, phân loại tài liệu lập hồ sơ thực tương đối tốt đáp ứng vai trị hoạt động quản lý hành nhà nước Bên cạnh mặt tích cực đó, cịn tồn số hạn chế định chưa giải Tuy nhiên, chưa có giải pháp đầy đủ, viết chi tiết thực trạng công tác văn thư-lưu trữ Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Nam Để cơng tác văn thư-lưu trữ vào nề nếp ổn định khắc phục hạn chế tồn việc tổ chức quản lý cơng tác văn thư-lưu trữ nhiệm vụ quan trọng UBND huyện Lục Nam Vì lý chọn đề tài “ Tổ chức quản lý cơng tác văn thưlưu trữ Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang” làm khóa luận tốt nghiệp cho Lịch sử nghiên cứu Hiện đề tài văn thư-lưu trữ nhiều tác giả quan tâm nghiên cứu nhiều phương diện, khía cạnh khác như: Giáo trình, đề tài khóa luận tốt nghiệp, tạp chí, báo… Tuy nhiên, để hồn thành tốt khóa luận tơi tìm hiểu đến viết, nghiên cứu tác giả khác công tác văn thư-lưu trữ Dưới một nghiên cứu số tác giả mà tơi tổng hợp được: Các giáo trình nghiên cứu lý luận công tác Văn thư-Lưu trữ: - Vương Đình Quyền(2005), Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội - Dương Văn Khảm(2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng- Văn thư Lưu trữ Việt Nam, NXB Thông tin-Truyền thông - TS Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Dương, TS Lê Văn In, ThS Nguyễn Mạnh Cường, Giáo trình Văn Quản lý Nhà nước Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo - Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn Thâm, Lý luận thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học Giáo dục chuyên nghiệp Các báo cáo thực tập, khóa luận tốt nghiệp nghiên cứu thực trạng công tác văn thư-lưu trữ quan, doanh nghiệp: - Nguyễn Thị Huế, Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu cơng tác văn thư-lưu trữ Văn phòng Ủy ban dân tộc, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khóa luận đề cập tới thực trạng công tác văn thư-lưu trữ Đưa ưu nhược điểm công tác văn thư-lưu trữ; - Nguyễn Văn Tuấn, Báo cáo thực tập: Hành văn thư văn phòng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; - Hồng Lan Nhi, Khóa luận tốt nghiệp: Cơng tác văn thư lưu trữ văn phịng HĐND-UBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang; - Nguyễn Thị Luyến, Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức cơng tác văn thư văn phịng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, Trường Đại học nội vụ Hà Nội; - Nguyễn Thị Hiền, Khóa luận tốt nghiệp:Tổ chức công tác văn thư lưu trữ UBND huyện Thiệu Hóa, Trường Đại học nội vụ Hà Nội; - Nghiên cứu khoa học Đặng Thị Nhung, Công tác văn thư UBND Tuyên Quang số ý kiến; - Nghiên cứu khoa học Nguyễn Thị Tâm, Đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước 2002-2005; Các tạp chí Văn thư-Lưu trữ: - Bài viết tác giả Dương Mạnh Hùng “ Một số ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu công văn điện tử” trang 3, Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10, tháng 10 năm 2007 - Quy định Cục Lưu trữ Nhà nước tiêu xét khen thưởng Tiểu kết chương 2: Từ thực trạng chương rút nhận xét sau: Trong trình tổ chức nghiệp vụ văn thư, lưu trữ UBND huyện Lục Nam đánh giá mặt hoạt động sau: Quá trình giải văn đi-đến, trình soạn thảo ban hành văn bản, tổ chức xây dựng hồ sơ… Nhìn chung, công tác văn thư, lưu trữ tổ chức cách khoa học, đồng bộ, theo quy định quan nhà nước Nhưng bên cạnh số hạn chế cần khắc phục việc ban hành văn công tác văn thư, lưu trữ chưa thực cách triệt để, thể chức văn nhiều chỗ chưa đúng, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ hạn chế Việc thực tổ chức quản lý cơng tác văn thư lưu trữ có nhiều chuyển biến tích cực Tuy nhiên, q trình tổ chức nghiệp vụ lưu trữ hạn chế, cần phải khắc phục Đưa giải pháp khoa học phù hợp là: Tăng cường kiểm tra việc thực quy định pháp luật công tác văn thư lưu trữ trọng tâm công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan; Bố trí đủ diện tích phịng, kho lưu trữ trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu; Tập chung chỉnh lý tài liệu, lựa chọn, xác định hồ sơ, tài liệu có thời hạn bảo quản vĩnh viễn quan thuộc nguồn nộp lưu để giao nộp vào lưu trữ lịch sử theo thời gian quy định… nhằm nâng cao chất lượng tổ chức quản lý công tác văn thư lưu trữ huyện 65 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ-LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐNDUBND HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG 3.1 Xây dựng hoàn thiện cách đồng văn đạo, hướng dẫn tổ chức công tác văn thư, lưu trữ huyện Lục Nam Tiếp tục nâng cao hiệu công tác quản lý Nhà nước văn thư lưu trữ, thống quản lý công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với quy định pháp luật yêu cầu chung cấp có thẩm quyền, thực luật lưu trữ quy định Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quản lý Nhà nước hoạt động văn thư, lưu trữ nhằm đảm bảo cho công tác đạo, điều hành, đáp ứng yêu cầu công cải cách hành giai đoạn Tuyên truyền phổ biến văn pháp luật công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vị trí, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ trang thông tin điện tử quan, đơn vị, coi công tác văn thư, lưu trữ nhiệm vụ quan trọng thường xuyên lâu dài hoạt động quan, đơn vị UBND huyện tăng cường việc thực tuyên truyền, phổ biến luật lưu trữ, Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 3/1/2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều luật lưu trữ, quy định pháp luật hành văn hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ đến tồn thể cán cơng chức, viên chức nhằm nâng cao nhận thức vai trị, tầm quan trọng cơng tác văn thư, lưu trữ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ 3.2 Hồn thiện cơng tác tổ chức nhân UBND huyện Lục Nam tiếp tục kiện toàn máy văn thư, lưu trữ bố trí đủ số lượng nhân làm cơng tác văn thư,lưu trữ phịng văn thư phòng ban đơn vị khác Mỗi phịng ban, đơn vị nên bố trí 01 cán kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ có tinh thần trách nhiệm cơng 66 việc, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ giao Tiếp tục đào tạo, bồi dưỡng tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ công chức làm quản lý nhà nước quan Thực dúng chế độ tiền lương, phụ cấp trách nhiệm độc hại, bồi dưỡng vật cán trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ theo quy định hành Hiện phịng văn thư có 02 cán làm công tác văn thư, lưu trữ, không đáp ứng đủ khối lượng cơng việc, dẫn đến tình trạng tài liệu bị tồn đọng nhiều, chỉnh lý tài liệu không kịp để nộp lưu lại vào kho lưu trữ huyện Vì cần bổ sung thêm nhân làm công tác văn thư, lưu trữ để công việc quan hồn thiện nhanh chóng có hiệu tất mặt Tất cán kiêm nhiệm làm công tác văn thư, lưu trữ đơn vị quan, đa số không ngành văn thư, lưu trữ Vì cần quan tâm đến việc đào tạo, thực nghiêm túc việc cử cán bộ, công chức, viên chức tham gia lớp tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ 3.3 Nâng cao nhận thức trách nhiệm cán lãnh đạo cán cơng chức, viên chức vai trị công tác văn thư, lưu trữ Một người lãnh đạo văn phịng cần tích cực tham gia học tập, cập nhật kịp thời thị, nghị Đảng văn luật; không ngừng tự học tập, tự rèn thông qua bạn bè, đồng nghiệp kênh thơng tin nhằm nâng cao trình độ lý luận trị, chun mơn nghiệp vụ, nắm vững chủ trương, nội dung quy định pháp luật, tích lũy kiến thức xã hội sâu rộng để tham mưu tổng hợp phục vụ đắc lực giúp TT HĐND, lãnh đạo UBND thực nhiệm vụ Hai thường xuyên đổi tác phong, lề lối làm việc phải tự xây dựng chương trình làm việc (năm, quý, tháng hàng tuần) riêng đảm bảo tuân thủ quy chế, quy trình cụ thể; bám sát thực tiễn, phát vấn đề nảy sinh, đề xuất biện pháp giải kịp thời, quy định pháp luật; làm tốt công tác phối hợp với quan phòng, ban 67 tỉnh huyện công tác tham mưu tổng hợp Thủ trưởng đơn vị tập trung đẩy mạnh công tác tuyên truyền, phổ biến văn quy phạm pháp luật văn hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm thực quy định công tác văn thư lưu trữ nâng cao nhận thức vai trị, vị trí tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ hoạt động quản lý nhà nước, tăng cường bảo vệ, phát huy giá trị tài liệu lưu trữ giai đoạn 3.4 Tăng cường công tác tra, kiểm tra đánh giá xếp loại Kiểm tra thường xuyên việc quản lý tài liệu phòng ban, hồ sơ đăng ký văn đến văn đi… Cần trọng quản lý chất lượng, quản lý quy trình, thủ tục cơng tác nhằm kiểm sốt, nâng cao chất lượng, suất công tác Lập hồ sơ công việc, lưu trữ lưu trữ điện tử cần phát huy quản lý công tác Tuy nhiên, bên cạnh ISO, cịn có nhiều hệ thống đánh giá, quản lý chất lượng khác nước áp dụng hiệu cơng tác văn phịng cần đầu tư nghiên cứu, vận dụng hoạt động quan hành nhà nước Bên cạnh việc quản lý theo quy trình, quản lý phương tiện, công nghệ tiên tiến, nhà lãnh đạo cần quan tâm quản lý qua hình thức “vi hành” thường xuyên gặp gỡ trực tiếp cán bộ, công chức, viên chức quan, tìm hiểu tâm tư nguyện vọng cơng việc sống, lắng nghe kịp thời đề giải pháp tháo gỡ khó khăn cho cán bộ, công chức… Kiểm tra việc triển khai thực chế độ, quy định nhà nước công tác văn thư, lưu trữ Qua kiểm tra nhằm đánh giá thực trạng, ưu điểm đạt để phát huy, kịp thời tháo gỡ tồn tại, hạn chế trình triển khai thực công tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị Nâng cao trách nhiệm lãnh đạo quan việc tổ chức thực công tác văn thư lưu trữ, bước đưa công tác văn thư, lưu trữ huyện 68 vào nề nếp, ổn định theo quy định nhà nước 3.5 Thường xuyên tổ chức lớp tập huấn, thi, khóa đào tạo bồi dưỡng, nâng cao nghiệp vụ công tác tổ chức, quản lý văn thư, lưu trữ - Cử cán văn thư học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, thư ký văn phòng, nhằm bồi dưỡng, nâng cao lực quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ - Trực tiếp đạo điều hành hoạt động văn thư, lưu trữ quan, đơn vị, giúp cán bộ, viên chức nắm vững quy định Trung ương công tác văn thư, lưu trữ 3.6 Ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ đặc biệt trọng đầu tư trang thiết bị điện tử cho công tác lưu trữ - Công nghệ thông tin ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư, lưu trữ nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ từ thủ cơng sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ, thể tính khoa học, tính đại giải công việc Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư lưu trữ vấn đề quan quan tâm, lĩnh vực mang tính thời đại góp phần khơng nhỏ vào trình hoạt động quan, đơn vị Để ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư lưu trữ lãnh đạo cần có trách nhiệm là: - Tuyên truyền thực văn số 822/HD-CVTLTNN ngày 26/8/2015 Cục Văn thư, Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng, văn số 169/HDCVTLTNN ngày 10/3/2010 Cục Văn thư, Lưu trữ Nhà nước Hướng dẫn xây dựng sở liệu lưu trữ Quan tâm đầu tư, bố trí kinh phí để thực cơng tác văn thư, hoạt động lưu trữ quan đơn vị trực thuộc 69 - Quan tâm cán làm công văn thư hệ thống cơng đồn, tăng cường tập huấn thơng qua lớp bồi dưỡng tin học ứng dụng công nghệ thông tin - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan - Trang bị phòng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thông tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thông tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thơng tin có u cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thơng tin tín hiệu nhận - Nghiên cứu xây dựng phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ quan địa bàn huyện - Thực hồn thành kế hoạch cơng tác số hóa lưu trữ, tạo lập sở liệu, nhằm khai thác tài liệu nhanh chóng - Tiếp tục thực tốt phần mềm quản lý văn điều hành cơng việc, khai thác tính năng, tiện ích phần mềm để phục vụ hiệu công tác quản lý, đạo điều hành lãnh đạo quan Ứng dụng hệ thống quản lý chất lượng tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2008 vào công tác văn thư lưu trữ Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin vào việc quản lý tài liệu lưu trữ quan, đơn vị 70 Tiểu kết chương 3: Như vậy, qua việc tìm hiểu tổ chức cơng tác văn thư,lưu trữ văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang Lãnh đạo cần tăng cường rà soát, đánh giá, phân loại chất lượng cán văn thư, lưu trữ văn phòng, làm sở cho việc lập quy hoạch, kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ Rà soát, đánh giá thực trạng cán để nắm trình độ, phẩm chất, kiến thức, lực cơng tác, xác định nhu cầu cần phải đào tạo, bồi dưỡng, điều chỉnh quy hoạch, kế hoạch đào tạo cho năm, bảo đảm gắn công tác đào tạo, bồi dưỡng với quy hoạch, tránh cử đối tượng tham gia bồi dưỡng nghiệp vụ chuyên môn không nơi, đào tạo khơng lúc, chỗ Để từ đưa giải pháp cho phù hợp, bước chấn chỉnh, hồn thiện cơng tác văn thư, lưu trữ quan, đơn vị đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính, phát triển kinh tế xã hội 71 KẾT LUẬN Công tác văn thư, lưu trữ công việc mà quan phải thực hiện, mà điều đáng xem xét thực nào, tốt hay chưa Thông qua việc khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ UBND huyện Lục Nam, nhận thấy công tác văn thư, lưu trữ quan có làm tốt trách nhiệm hay không, trước hết phụ thuộc vào lãnh đạo quan, tổ chức Để làm nhiệm vụ này, lãnh đạo quan giao cho chánh văn phịng trưởng phịng hành tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ phạm vi trách nhiệm Lãnh đạo quan có trách nhiệm giải kịp thời xác văn đến quan, tổ chức Có thể giao cho cán cấp giải văn cần thiết, phải chịu trách nhiệm chung việc giải văn Lãnh đạo quan phải ký văn quan trọng quan, tổ chức theo quy định nhà nước theo quy chế làm việc quan, tổ chức Cơng tác văn thư, lưu trữ văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Nam có đóng góp tích cực khâu nghiệp vụ Các công việc giải cách nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo giúp cho trình đưa tài liệu vào kho lưu trữ thời gian quy định Tuy nhiên bên cạnh mặt tích cực đạt tồn số hạn chế định cần khắc phục như: Việc lấy số văn nhầm lẫn sai sót, tẩy xóa Q trình soạn thảo văn cịn sai thể thức, sai tả Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ nhiều hạn chế, áp dụng phương pháp làm việc thủ công đặc biệt cơng tác lưu trữ chưa có thiết bị bảo quản tài liệu có hiệu quả, lâu dài Trên sở phân tích thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư, lưu trữ mạnh dạn đưa số biện pháp nhằm nân cao hiệu tổ chức quản lý sau: Tổ chức hội nghị, phổ biến, triển khai văn công tác văn 72 thư, lưu trữ, công tác tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ Tăng cường kiểm tra việc thực quy định pháp luật công tác văn thư, lưu trữ trọng tâm công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan Bố trí đủ diện tích phịng kho trang thiết bị để bảo quản an toàn tài liệu, mua sắm thiết bị phương tiện bảo quản để phục vụ sử dụng tài liệu lưu trữ Thực biện pháp kĩ thuật bảo quản tài liệu lưu trữ Qua trình tìm hiểu, nghiên cứu, tơi thấy vai trị, trách nhiệm quan trọng lãnh đạo việc tổ chức, quản lý công tác văn thư, lưu trữ Sau đào tạo, đội ngũ cán chuyên môn văn thư, lưu trữ huyện Lục Nam không ngừng nâng cao mặt số lượng chất lượng, có đóng góp to lớn cho nghiệp xây dựng phát triển huyện Lục Nam giàu mạnh Đó kết cơng tác đào tạo, bồi dưỡng đẩy mạnh năm qua UBND huyện Lục Nam Nhưng bên cạnh đó, vai trị, trách nhiệm lãnh đạo UBND huyện Lục Nam số hạn chế cần khắc phục kịp thời, nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng đội ngũ cán bộ, cơng chức có đủ lực, trình độ, phẩm chất đạo đức, góp phần xây dựng hành tiên tiến, đại Ngồi kĩ chuyên môn nghiệp vụ cần phải trau dồi kỹ năng, kỹ xảo công nghệ thông tin, sử dụng thành thạo thiết bị phân tích, xử lý thông tin, quản lý văn đến, cách khoa học Vì vậy, văn phịng tổ chức làm việc khoa học, trật tự, nếp việc quản lý điều hành cơng việc quan, tổ chức thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu nhiệm vụ chuyên môn quan, tổ chức, đơn vị 73 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Bộ Nội vụ Văn phịng Chính phủ, Thơng tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 6/5/2005 hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính, Hà Nội Thông tư số 02/2010/TT-BNV ngày 28/4/2010 Bộ nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức tổ chức văn thưlưu trữ Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ UBND cấp Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/1/2011 Bộ Nội vụ quy định thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Thơng tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư-lưu trữ quan, tổ chức Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/02/2010 cảu Bộ công an quy định chi tiết thi hành số điều Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 quản lý sử dụng dấu sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 1/4/2009 Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Thơng tư số 12/2002/TT-BCA ngày 13/9/2002 hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28/3/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 Chính phủ quy định công tác văn 10 Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 11 TS Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Dương, TS Lê Văn In, 74 ThS Nguyễn Mạnh Cường, Giáo trình Văn Quản lý Nhà nước Những vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo 12 Nguyễn Thị Hiền, Khóa luận tốt nghiệp:Tổ chức cơng tác văn thư lưu trữ UBND huyện Thiệu Hóa, Trường Đại học nội vụ Hà Nội 13 Nguyễn Thị Huế, Khóa luận tốt nghiệp: Tìm hiểu cơng tác văn thưlưu trữ Văn phòng Ủy ban dân tộc, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Khóa luận đề cập tới thực trạng công tác văn thư-lưu trữ Đưa ưu nhược điểm công tác văn thư-lưu trữ 14 Dương Văn Khảm (2015), Từ điển tra cứu Nghiệp vụ Quản trị văn phòng- Văn thư Lưu trữ Việt Nam, NXB Thơng tin-Truyền thơng 15 Nguyễn Thị Luyến, Khóa luận tốt nghiệp: Tổ chức công tác văn thư văn phòng HĐND-UBND thành phố Bắc Ninh, Trường Đại học nội vụ Hà Nội 16 Hồng Lan Nhi, Cơng tác văn thư lưu trữ văn phịng HĐNDUBND huyện Quang Bình, tỉnh Hà Giang, Khóa luận tốt nghiệp, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, Hà Nội 17 Nguyễn Minh Phương ( 2014), Quản lý giải văn quan, tổ chức NXB Chính trị Quốc gia 18 Vương Đình Quyền(2005), Giáo trình lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội 19 Nghiên cứu khoa học Nguyễn Thị Tâm, Đổi công tác văn thư cải cách hành nhà nước 2002-2005 20 Nghiên cứu khoa học Đặng Thị Nhung, Công tác văn thư UBND Tuyên Quang số ý kiến 21 Nguyễn Văn Thâm(2010), Giáo trình soạn thảo xử lý văn quản lý nhà nước, NXB Chính trị Quốc gia 22 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội Lưu trữ NXB Giao thông vận tải 23 Nguyễn Văn Tuấn, Báo cáo thực tập: Hành văn thư văn phịng Ủy ban nhân dân huyện Sóc Sơn, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 75 24 Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 08 tháng 05 năm 2014 UBND huyện Lục Nam việc ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ địa bàn huyện Lục Nam 25 Quyết định số 381/QĐ-UBND UBND huyện Lục Nam ngày 21 tháng năm 2014 việc ban hành quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND-UBND huyện Lục Nam 26 Quyết định số 5447/QĐ-UBND UBND huyện Lục Nam ngày 12 tháng 10 năm 2015 Ban hành danh mục hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ quan năm 2015 27 UBND huyện Lục Nam (2015), Hướng dẫn số 1282/HD-UBND UBND huyện Lục Nam ngày 12 tháng 10 năm 2015 việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan, Bắc Giang 28 Văn Phòng Trung Ương Đảng, Tập giảng Công tác Văn thư Lưu trữ, Hà Nội 2014 76 PHỤ LỤC Sơ đồ cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam Quyết định số 03/2014/QĐ-UBND ngày 08/05/2014 ban hành quy chế công tác văn thư-lưu trữ địa bàn huyện Lục Nam Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu Một số hình ảnh trang thiết bị UBND huyện Lục Nam Một số văn UBND huyện Lục Nam 77 Cơ cấu tổ chức UBND huyện Lục Nam Đài Truyền - Truyền hình Trung tâm văn hóa - TT Văn phòng ĐKQSDĐ Các đơn vị nghiệp trực thuộc Trung tâm PTQĐ & CCN Ban quản lý suối mỡ Trạm khuyến nơng Đội QL trật tự , GT, XD Phịng Nội vụ Phịng Tư pháp Phịng Tài - Kế hoạch Phịng Tài ngun Mơi trường UBND huyện Lục Nam Phòng Lao động -Thương binh xã hội Phòng Văn hóa - Thơng tin Phịng Giáo dục - Đào tạo Các phịng ban chun mơn Phịng Y tế Thanh tra huyện Văn phịng HĐND UBND Phịng Nơng nghiệp&PTNT Phịng Cơng thương Phịng Dân tộc Một số hình ảnh trang thiết bị UBND huyện Lục Nam Máy photocoppy Máy in Máy vi tính Phịng văn thư ... hiệu tổ chức quản lý công tác văn th? ?lưu trữ Văn phòng HĐND -UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang NỘI DUNG CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ - LƯU TRỮ CỦA VĂN PHÒNG HĐND -UBND. .. lý công tác văn thư- lưu trữ Văn phòng HĐND -UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang Chương 2: Thực trạng tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ Văn phòng HĐND -UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang Chương... tiết tổ chức quản lý công tác văn thư- lưu trữ Văn phòng HĐND -UBND huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang Chính lẽ đó, tơi chọn đề tài “ Tổ chức quản lý công tác Văn thư Lưu trữ Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục