Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư tại văn phòng HĐND UBND huyện lục ngạn, tỉnh bắc giang

BỘ NỘI VỤ TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG KHỐ LUẬN TỐT NGHIỆP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN, TỈNH BẮC GIANG Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG Người hướng dẫn : THS NGUYỄN TIẾN THÀNH Sinh viên thực : LÝ THỊ MAI Mã số sinh viên, khóa, lớp : 1305QTVB039, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B HÀ NỘI - 2017 LỜI CẢM ƠN Cuộc sống tồn người xung quanh vật, tượng, tương tác, hỗ trợ qua lại, giúp đỡ lẫn công việc sống Mỗi người số tồn mà không nhờ dến giúp đỡ ai, dù giúp đỡ lớn hay nhỏ, Các cụ ta có câu: “ăn nhớ kẻ trồng cây”, hay “uống nước nhớ nguồn”… Để có hồn thành tốt khóa luận tốt nghiệp mình, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn lãnh đạo quan, cán bộ, cơng chức viên chức Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn tiếp nhận tạo điều kiện tốt để tơi hồn thành tốt nhiệm vụ giao Đặc biệt, muốn gửi lời cảm ơn sâu sắc đến chị Dương Thị Tuyến- cán văn thư người trực tiếp hướng dẫn giúp đỡ bảo suốt q trình thực tập, cung cấp cho tơi văn bản, số liệu làm sở cho việc thực khóa luận Hơn nữa, tơi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy cô Khoa Quản trị văn phòng, đặc biệt Thạc sĩ Nguyễn Tiến Thành- giảng viên hướng dẫn trực tiếp hướng dẫn, bảo, giúp đỡ suốt q trình tơi làm để tơi hồn thành khóa luận cách tốt nhất, với yêu cầu giao Mặc dù cố gắng quan sát học hỏi, trau dồi kinh nghiệm, tham khảo thêm nhiều tài liệu khác nhau, song báo cáo tơi cịn nhiều thiếu sót Tơi mong nhận đóng góp từ Lãnh đạo quan, cán nhân viên văn phòng quý thầy cô để báo cáo hồn thiện Tơi xin chân thành cảm ơn ! Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan tất số liệu kết khóa luận tốt nghiệp tài liệu, số liệu thực Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tơi khơng chép quan khác Tơi xin hồn tồn chịu trác nhiệm trước nhà trường cam đoan Hà nội, ngày 23 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Lý Thị Mai DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT CHỮ VIẾT THƯỜNG CNTT Công nghệ thông tin CTVT Công tác văn thư HĐND-UBND Hội đồng nhân dân-Ủy ban nhân dân HTTT Hệ thống thông tin KTXH Kinh tế xã hội MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT PHẦN MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu 4 Nhiệm vụ nghiên cứu 5 Đối tượng phạm vi nghiên cứu Giả thuyết nghiên cứu Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài NỘI DUNG CHƯƠNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ 1.1 Một số khái niệm 1.1.1 Công nghệ thông tin 1.1.2 Vănphòng 1.1.3 Công tác văn thư 11 1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 12 1.2 Vai trị cơng nghệ thông tin công tác văn thư 12 1.3 Nội dung việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn thư công tác văn phòng 14 Tiểu kết chương 14 CHƯƠNG THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 15 2.1 Khái quát văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.1 Chức văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.3 Cơ cấu tổ chức văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 17 2.2 Tình hình cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 19 2.2.1 Công tác soạn thảo ban hành văn 21 2.2.2 Tổ chức quản lý giải văn 24 2.2.3 Tổ chức quản lý sử dụng dấu 29 2.2.4 Lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 31 2.3 Các phần mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35 2.4 Sự cần thiết việc ứng dụng Công nghệ thông tin cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 35 2.5 Thực trạng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 37 2.5.1 Cơ sở hạ tầng phần mềm 39 2.5.2 Tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin việc soạn thảo văn 42 2.5.3 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin việc quản lý văn 46 2.5.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc lập hồ sơ giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 56 2.5.5 Ứng dụng công nghệ thông tin vào việc truyền tải, tiếp nhận cung cấp thông tin nội quan quan 58 2.5.6 Ứng dụng công nghệ thông tin việc sử dụng chữ ký số 59 2.6 Khảo sát loại trang thiết bị sử dụng cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 62 2.7 Nhận xét 64 2.7.1 Ưu điểm 64 2.7.2 Nhược điểm 68 2.7.3 Nguyên nhân 70 Tiểu kết chương 71 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CỦA VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHÒNG HĐND-UBND HUYỆN LỤC NGẠN 73 3.1 Nhóm giải pháp nhận thức 73 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo văn phòng cán bộ, nhân viên văn phòng tầm quan trọng việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư 74 3.1.2 Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán nhân nhằm đáp ứng yêu cầu công việc, đại hóa phần mềm, trang thiết bị 74 3.1.3 Tổ chức tuyển dụng thêm nhân cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu công việc 76 3.2 Nhóm giải pháp công nghệ 77 3.2.1 Trang bị cho văn phòng, quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý 77 3.2.2 Tăng cường việc ứng dụng phần mềm việc thực nghiệp vụ công tác văn thư 78 3.2.3 Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm trang thiết bị đại phục vụ công tác văn thư 79 3.2.4 Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động quan 80 3.2.5 Triển khai ứng dụng ISO 9000 công tác văn thư 80 3.3 Nhóm giải pháp thể chế 81 Tiểu kết chương 82 KẾT LUẬN 83 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 85 PHỤ LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Với phát triển hội nhập toàn cầu kinh tế giới, đất nước ta có sách, xu hướng đổi theo Đặc biệt phát triển vũ bão cơng nghệ thơng tin,nó có tầm ảnh hưởng to lớn đới với tất lĩnh vực đời sống xã hội, phát triển đòi hỏi đất nước ta cần phát triển mặt, ngành nghề,lĩnh vực, nhằm đáp ứng hóa nhu cầu giới Để đáp ứng nhu cầu địi hỏi cơng tác hành văn phịng trọng Văn phịng đóng vai trị quan trọng hoạt động quan Nó bao gồm tồn bộ máy quản lý tổ chức, bao gồm tồn sở vật chất kỹ thuật mơi trường phục vụ cho hoạt động tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng Văn phịng có đầy đủ tư cách pháp nhân hoạt động đối nội, đối ngoại để thực mục tiêu chung tổ chức Qua nhận thức tầm quan trọng cơng tác hành văn phịng, đặc biệt công tác văn thư quan ngày quan tâm Công tác văn thư nhiệm vụ quan trọng thiếu phận Văn phòng hoạt động quan Làm tốt cơng tác góp phần tích cực vào việc thu thập tài liệu, bảo quản quản lý tài liệu quan, lập nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Công tác văn thư hoạt động đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ cơng tác quản lý, bao gồm tồn công việc xây dựng, ban hành văn tổ chức quản lý, giải văn hình thành hoạt động quan, tổ chức Chính vậy, vai trị cơng tác văn thư ngày trọng, nâng cao xã hội thông tin nay, nhu cầu phục vụ thông tin cho hoạt động quản lý ngày cao thiết Công tác văn thư ngày trọng, tổ chức hợp lý tự động hóa khâu nghiệp vụ góp phần nâng cao hiệu hoạt động quản lý Công nghệ thông tin yếu tố có ảnh hưởng to lớn toàn cầu tất lĩnh vực đời sống xã hội.Công nghệ thông tin phần thiếu việc tổ chức triển khai thực công việc Việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, cơng cụ hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ cơng tác văn thư, góp phần giúp cho cơng việc giải nhanh hơn, tiết kiệm thời gian, công sức, sức lao động tay chân cán bộ, nhân viên quan, nâng cao suất, chất lượng công việc cán văn thư Ứng dụng công nghệ thông tin vấn đề Nhà nước ta quan tâm hàng đầu, quy định hóa văn bản, quy định cụ thể Nhà nước ta khẳng định, việc ứng dụng CNTT lĩnh vực quản lý hành nhà nước ưu tiên hàng đầu công tác văn thư công việc mang tính chất hành chính, xác định lĩnh vực hàng đầu CNTT Trước nay, cơng tác văn thư Văn phịng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn thực tương đối tốt, đồng thời việc ứng dụng CNTT vào CTVT trọng, đặc biệt việc ứng dụng phần mềm Netoffice vào khâu nghiệp vụ CTVT Hơn nữa, đội ngũ cán nhân viên có lực, trình độ cao, ln hịa đồng, cởi mở giúp tơi nhiều q trình tơi tìm hiểu thu thập thơng tin Trên sở đó, tơi định chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn thư Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn” làm chủ đề cho khóa luận tốt nghiệp Lịch sử nghiên cứu vấn đề CNTT yếu tố quan trọng hàng đầu lĩnh vực hoạt động đời sống xã hội, đặc biệt thời đại phát triển mạnh công nghệ thơng tin nay.Chính vai trò, tầm quan trọng CNTT ngày đẩy mạnh trọng Xuất phát từ nhu cầu đó, có nhiều đề tài, cơng trình nghiên cứu nhiều tác giả, nhà khoa học khcs vấn đề này: - Báo cáo khoa học: Nguyễn Mạnh Cường: Tìm hiểu ứng dụng tiến CNTT vào công tác quản lý văn đi- đến phận văn thư số quan - Báo cáo khoa học: Dương Thị Hòa: Vai trò CNTT việc quản lý văn Bộ Nông nghiệp - Báo cáo khoa học: Nguyễn Thu Huyền: Tìm hiểu Ứng dụng CNTT số quan nhà nước trung ương - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN389.2002 Nguyễn Thị Mai: Vai trò việc ứng dụng CNTT vào cơng tác văn thư- lưu trữ - Khóa luận tốt nghiệp: KLTN148.2016 Nguyễn Thị Lan: Tìm hiểu ứng dụng tin học Quản trị văn phòng Văn phòng Bộ Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn - Khóa luận tốt nghiệp: LT.157.2004 Nguyễn Thị Út Trang: Ứng dụng CNTT CTVT Bộ Khoa học Công nghệ - Khóa luận tốt nghiệp: KL.173.2016 Chu Thị Hải Quỳnh: Ứng dụng CNTT công tấc văn thư Viện Thông tin khoa học- Học viện Chính trị quốc gia Hồ Chí Minh - Khóa luận tốt nghiệp Nguyễn Thanh Hà: Ứng dụng CNTT cơng tác văn phịng Viện Quy hoạch thiết kế công nghiệp - Bài viết tác giả Dương Mạnh Hùng “Một vài ý kiến xây dựng danh mục hồ sơ, hồ sơ tập lưu cơng văn điện tử” Trang Tạp chí văn thư lưu trữ Việt Nam số 10 tháng 10 nă m 2007 - Luận văn cử nhân Nguyễn Anh Tuấn (2005), Trường Đại học Khoa lực tốt chun mơn giup cho hoạt động tổ chức đạt hiệu cao hơn, chất lượng cơng việc tốt 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo văn phòng cán bộ, nhân viên văn phịng tầm quan trọng việc ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác văn thư - Cần làm cho lãnh đạo, cán viên chức quan, tổ chức nhận thức hiệu to lớn việc ứng dụng CNTT vào cơng tác hành văn phịng nói riêng hoạt động quản lý nói chung; xem khâu quan trọng cải cách hành có liên quan trực tiếp đến nhiều cán viên chức Từ có ý thức học tập, nghiên cứu nắm vững kiến thức cần thiết CNTT áp dụng vào cơng việc mình, thay cho lề lối phương pháp làm việc thủ công, hiệu thấp - Các cán chuyên môn phải ln học hỏi, nâng cao trình độ để hồn thành nhiệm vụ giao - Đẩy mạnh hoạt động thông tin tuyên truyền, nâng cao nhận thức tạo lập thói quen tác nghiệp mơi trường mạng cho cán chun trách cơng đồn nói chung cán làm cơng tác kiêm nhiệm văn thư nói riêng - Thường xuyên, tổ chức kiểm tra lực ứng dụng CNTT cán chun trách cơng đồn tồn huyện 3.1.2 Chú trọng việc đẩy mạnh việc nâng cao trình độ đội ngũ cán nhân nhằm đáp ứng u cầu cơng việc, đại hóa phần mềm, trang thiết bị Con người chủ thể xã hội, yếu tố quan trọng để hồn thành cơng việc Vì vậy, UBND huyện cần quan tâm đến chất lượng cán quan - Con người nhân tố định đến hiệu công việc, địi hỏi cán cơng chức phải người có lực, giỏi chun mơn nghiệp vụ có phẩm chất đạo đức tốt 74 - Cần có chương trình kế hoạch cụ thể cho việc đào tạo cán cơng chức, có quan tâm lãnh đạo khen thưởng, kỷ luật cán kịp thời Ngồi càn phải có giải pháp tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần để khuyến khích đội ngũ cán cơng chức làm việc hăng say có hiệu - Bên cạnh việc mở lớp đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, nâng cao trình độ lý luận trị cho cán bộ, nhân viên quan, UBND huyện cần tăng cường phối hợp với trường Đại học, Trung học chuyên nghiệp vấn đề đào tạo cán Hành Văn phịng, thường xun tổ chức tổ chức cho cán tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm quan khác Đây biện pháp giúp cho cán bộ, chuyên viên quan nâng cao lực chun mơn trình độ lý luận, hồn thành nhiệm vụ cơng tác - Tổ chức lớp đào tạo, tập huấn ngắn hạn, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên quan công tác văn thư: kỹ thuật soạn thảo văn bản, quản lý văn – đến, công tác lập hồ sơ - Hiện tại, trở ngại lớn việc thực chủ chương tin học hoá cơng tác hành văn phịng phần lớn cán chuyên trách chưa trang bị đầy đủ kiến thức cần thiết tin học văn phòng Do khơng thể sử dụng thành thạo chương trình phần mềm Internet, chưa khai thác triệt để hết tính phần mềm Bởi vậy, tổ chức đào tạo bồi dưỡng kiến thức tin học văn phịng cho đối tượng làm cơng tác văn phịng biện pháp cần thiết, có tác dụng thúc đẩy q trình tin học hố cơng tác hành văn phòng kiến thức tin học mà cán bộ, viên chức làm cơng tác văn phịng nói chung bồi dưỡng phải đạt yêu cầu tối thiểu: sử dụng thành thạo chương trình soạn thảo văn vào công tác chuyên môn, biết cách đưa thông tin truy cập thông tin mạng nội bộ, mạng diện rộng Internet Yêu cầu cao biết cách tổ chức trao đổi, hội 75 thảo qua mạng Riêng cán chuyên trách phải biết sử dụng thành thạo phần mềm công tác văn thư chương trình quản lý văn bản, quản lý dự án… - Tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ tin học - Tổ chức lớp đào tạo, bồi dưỡng cán việc nâng cao khả ứng dụng CNTT vào công tác văn phòng, quan chuẩn bị áp dụng rộng rãi hệ thống tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000 hoạt động văn phòng Coi yếu tố quan trọng để đạt hiệu cao q trình giải cơng việc -Tăng cường hoạt động tra kiểm, kiểm tra thường xun trình độ nghiệp vụ văn phịng q trình áp dụng ISO hoạt động văn phịng Từ đó, nâng cao nhận thức để cán văn thư thấy rõ vai trị cơng nghệ thơng tin văn phịng nói chung cơng tác văn thư nói riêng để cán ý thức không ngừng học hỏi để nâng cao trình độ chun mơn kiến thức tin học, bắt kịp với phát triển mạnh mẽ ngành văn thư giai đoạn hội nhập 3.1.3 Tổ chức tuyển dụng thêm nhân cho văn phòng nhằm đáp ứng nhu cầu cơng việc Trong văn phịng có nhiều cán bộ, cơng chức ðang chuẩn bị nghỉ hýu Vậy nên cần phải tuyển dụng lớp nhân viên kế cận ðể thay lớp cán Việc đem lại nhiều thuận lợi cho Văn phòng huyện: -Tranh thủ bảo lớp cán dày dặn kinh nghiệm, tiết kiệm chi phí thời gian để làm quen công việc nhân viên thay -Tạo mối quan hệ tốt cán với làm việc.từ tạo mơi trường làm việc hịa nhã, thân thiện, chuyên nghiệp công việc người tới Văn phịng Bộ 76 -Những nhân viên trẻ có lực, có nhiệt huyết, có nhận thực, có tính sang tạo cao, đặc biệt tiếp cận với ứng dụng cơng nghệ nhiều hơn, việc triển khai ứng dụng công nghệ dễ dàng - Tuy nhiên, việc tuyển dụng cân thiết lập chặt chẽ tất các mặt, đặc biệt trình độ chun mơn, nhận thức cơng việc 3.2 Nhóm giải pháp cơng nghệ 3.2.1 Trang bị cho văn phịng, quan hệ thống mạng rộng rãi, hợp lý - Để tin học hóa cơng tác văn phịng quản lý hành nhà nước tầm vĩ mơ, Nhà nước cần phải xây dựng sở hạ tầng thông tin quản lý mà cốt lõi hệ thống thông tin quản lý phủ; quan cần xây dựng hệ thống thông tin quản lý kết nối với hệ thống thông tin khác - Hệ thống thông tin hệ thống sử dụng nguồn lực người công nghệ thông tin để tiếp nhận nguồn liệu yếu tố đầu vào xử lý chúng thành sản phẩm thông tin yếu tố đầu - Hệ thống thông tin quản lý xây dựng với mục đích chủ yếu cung cấp thơng tin trợ giúp lãnh đạo quan, tổ chức việc định giải công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ qaun, tổ chức Hệ thống thơng tin phương tiện quan trọng để văn thư văn phòng quan thực tốt nhiệm vụ đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý chức tham mưu tổng hợp - Tóm lại, để xây dựng hệ thống thơng tin phục vụ có hiệu hoạt động quản lý quan, cần phải đầu tư kinh phí để trang bị phương tiện kỹ thuật cần thiết, xây dựng sở liệu, chương trình, phần mềm có liên quan, mang tin học nội kết nối với mạng tin học diện rộng, trang bị kiếm thức tin học văn phòng cho cán bộ, viên chức 77 3.2.2 Tăng cường việc ứng dụng phần mềm việc thực nghiệp vụ công tác văn thư - Công tác văn thư cần có quản lý thống Nhà nước, trước hết quản lý thống nghiệp vụ chuyên mơn Cac quan nhà nước có thẩm quyền ban hành nhiều văn quản lý thống mặt Các chương trình, phần mềm cơng tác văn thư nói chung nhằm thể nghiệp vụ văn thư phương pháp tự động hóa Do đó, cần có dự đạo, hướng dẫn quan quản lý công tác văn thư Nhà nước việc xây dựng để đảm bảo thống đạt hiệu sử dụng cao - Xây dựng hệ thống mạng Lan, kết nối quan sở ban ngành liên quan hệ thống đảm bảo thông suốt, kịp thời khâu ứng dụng, quản lý khai thác tài liệu, văn sử dụng trang Web quan đơn vị liên quan - Phối hợp quan chức cài đặt phần mềm quản lý văn đi, đến Tăng cường khâu kết nối đồng hệ thống thông tin nhằm đảm bảo xác, kịp thời, an tồn điều hành tác nghiệp từ tỉnh đến sở - Khuyến khích việc nghiên cứu áp dụng nhiều phần mềm ưu việt hoạt động công tác văn thư đặc biệc phần mềm có khả tích hợp nhiều ứng dụng - Tăng cường sử dụng văn điện tử thay cho văn giấy nay.Việc sử dụng văn điện tử giúp cho việc quản lý văn đơn giản hơn, tiết kiệm không gian lưu trữ, tiết kiệm thời gian chi phí cho quan tổ chức.Tuy nhiên việc sử dụng văn điện tử cần phải sử dụng đồng bộ, kiểm soát chặt chẽ, đảm khả bảo mật thơng tin cho văn - Khuyến khích việc sử dụng chữ ký số, chữ ký điện tử - Xây dựng phần mềm việc lập hồ sơ hành, để giảm tải khối lượng tài liệu lưu trữ, đẩy mạnh công tác lập hồ sơ công việc cho cán bộ, 78 tạo hiệu cho công việc, tránh thất lạc tài liệu, thơng tin bị rị rỉ - Việc ứng dụng CNTT công tác văn thư UBND huyện Lục Ngạn khâu quan trọng UBND huyện ý nhằm nâng cao chất lượng hoạt động quan - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn thư nhằm nâng cao suất, hiệu công tác, nhanh chóng Tập huấn, hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý công việc - Công tác quản trị văn phịng chủ trì, phối hợp với quan hữu quan, nghiên cứu, xây dựng ban hành quy trình mẫu cơng tác quản lý văn đi, văn đến, hồ sơ công việc, lưu trữ hành, lưu trữ cố định; 3.2.3 Thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa, tăng cường mua sắm trang thiết bị đại phục vụ công tác văn thư - Thường xuyên mua sắm, đầu tư thêm trang thiết bị đại phục vụ cho công tác soạn thảo ban hành văn công việc quan tiến hành xác, nhanh hơn: máy tính, máy fax, máy photo - Trang bị phịng văn thư phù hợp với chức hoạt động, đảm bảo thơng tin nhanh chóng, thơng suốt, xác, bảo mật Hệ thống máy tính nối mạng đảm bảo q trình tra cứu cổng thơng tin điện tử đơn vị liên quan truyền tải thông tin có yêu cầu, phương tiện máy Fax, điện thoại kết nối phù hợp, đảm bảo tốt thông tin tín hiệu nhận - Q trình triển khai ứng dụng CNTT địi hỏi việc khảo sát, phân tích sở hệ thống có, tìm hiểu nhu cầu người sử dụng từ xác định hệ thống phải làm gì, có chức gì? lập trình cài đặt chức cần phải có theo thiết kế triển khai ứng dụng Quá trình triển khai ứng dụng bao gồm bước soạn thảo quy trình; đào tạo; triển khai; thu thập thơng tin phản hồi; tổ chức kiểm sốt hiệu chỉnh hệ thống; trì hệ thống; cải tiến hệ thống; khắc phục, phịng ngừa hồn thiện hệ thống 79 - Cần phải làm tốt công tác tổ chức bảo quản thiết bị CNTT (xây dựng quy chế quản lý,sử dụng thiết bị CNTT internet…) - UBND huyện cần quan tâm đầu tư ứng dụng CNTT( kinh phí đầu tư cho CNTT hàng năm, tổng số máy tính, tỉ lệ máy tính / CBCC) 3.2.4 Đẩy mạnh việc sử dụng chữ ký số vào hoạt động quan - Tổ chức hoạt động tuyên truyền, nâng cao nhận thức vai trò, tầm quan trọng chữ ký số; phổ biến văn hướng dẫn, quy định, quy trình ứng dụng triển khai chữ ký số cho đơn vị hệ thống trị - Nghiên cứu, rà soát hệ thống văn quy phạm pháp luật có liên quan trong cơng tác văn thư, lưu trữ, quản lý dấu, sử dụng văn điện tử nhằm đề xuất ban hành, sửa đổi văn chưa phù hợp nhằm tạo chế, sách khuyến khích sử dụng văn điện tử, ứng dụng chữ ký số rộng rãi toàn hệ thống trị - Khẩn trương nâng cao lực, phát triển sở hạ tầng hệ thống chứng thực điện tử chuyên dùng Chính phủ để kịp thời đảm bảo cung cấp quản lý chứng thư số theo yêu cầu quan nhà nước Tạo điều kiện hỗ trợ nhân lực kinh phí trình quan nhà nước tích hợp dịch vụ chứng thực chữ ký số Ban Cơ yếu Chính phủ cung cấp 3.2.5 Triển khai ứng dụng ISO 9000 công tác văn thư - Trên sở phân tích, đánh giá khăc phục hạn chế hệ thống quản lý hành hệ thống quản lý quy trình nghiệp vụ quan nhà nước, cần triển khai xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo mơ hình ISO 9000 CTVT Đây thực chất hình thức rà sốt thủ tục hành nhằm xây dựng quy trình xử lý cơng việc khoa học, hợp lý, phương pháp làm việc khoa học, xác định rõ việc, rõ người, rõ cách làm, đảm bảo sở, pháp lý để người lãnh đạo kiểm sốt q trình giải công việc nội quan.Việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng không ngừng nâng cao chất lượng 80 hiệu CTVT, khắc phục tồn phổ biến lâu quan hành nhà nước làm theo thói quen, kinh nghiệm, tùy tiện Đây hoạt động có ý nghĩa thiết thực trình hội nhập nhập quốc tế 3.3 Nhóm giải pháp thể chế Nhóm giải pháp thể chế nhóm giải pháp xây dựng hành lang pháp lý, văn quy định, hướng dẫn để tạo môi trường pháp lý thống cho tổ chức Trong nhóm giải pháp xin đề xuất sau : - Xây dựng ban hành văn hướng dẫn sử dụng hợp lý trang thiết bị văn phòng nhằm phát huy tối ưu công dụng việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản trị văn phòng; - Xây dựng nội quy, quy chế sử dụng trang thiết bị văn phòng nhằm sử dụng bảo quản tốt hệ thống trang thiết bị như: máy tính, điện thoại, máy fax… -Xây dựng quy định tài liệu lưu trữ điện tử, quy định sử dụng chữ ký số ban hành văn - Cần xây dựng hoàn thiện hành lang pháp lý, văn quy định, hướng dẫn việc ứng dụng tin học công tác lưu trữ - Thực nghiêm túc Nghị định 64/2007/NĐ-CP nghị định quy định ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quan nhà nước -Xây dựng khung đánh giá việc ứng dụng tin học tạo điều kiện việc kiểm tra việc ứng dụng, thấy hiệu ứng dụng tin học - Xây dựng văn quy định chặt chẽ việc lập hồ sơ cá nhân, đặc biệt xây dựng hồ sơ cá nhân máy 81 Tiểu kết chương Như vậy, thông qua chương chương 2, đưa thực trạng, tình hình cơng tác văn thư, tình hình ứng dụng CNTT CTVT Văn phịng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn Công tác thực tương đối tốt, việc ứng dụng CNTT hoạt động quan mang lại hiệu cao công việc Tuy nhiên, bên cạnh mặt tích cực đươc đạt đượcthì việc ứng dụng cịn gặp số khó khăn hạn chế Xuất phát từlý đó, tơi mạnh dạn đưa số giải pháp thiết thực, hữu hiệu chương nhằm nâng cao hiệu công tác hiệu hoạt động quan 82 KẾT LUẬN Công nghệ thông tin ứng dụng tất lĩnh vực đời sống xã hội đem lại hiệu cao Việc ứng dụng CNTT cơng tác văn thư nhu cầu mang tính khách quan, hỗ trợ đắc lực cho khâu nghiệp vụ công tác văn thư, từ thủ công sang tự động hố, góp phần giải cách nhanh khâu chuyển giao lưu văn bản, hồ sơ Ứng dụng CNTT vào công tác văn thư vấn đề Đảng Nhà nước ta quan tâm, cụ thể hoá văn pháp luật Chỉ thị 58 BCH TW Đảng ứng dụng CNTT phục vụ nghiệp CNH, HĐH đất nước Đảng xác định CNTT động lực quan trọng phát triển, Kế hoạch số 495 UBND tỉnh ứng dụng CNTT hoạt động quan Nhà nước tỉnh Hà Tĩnh năm 2014 Nhà nước ta xác định ứng dụng CNTT lĩnh vực quản lý hành nhà nước ưu tiên hàng đầu công tác văn thư cơng việc mang tính chất hành xác định lĩnh vực hàng đầu việc ứng dụng CNTT, hay nói cách khác việc ứng dụng CNTT vào công tác văn thư góp phần nâng cao chất lượng hiệu cải cách hành chính, hướng tới xây dựng hành đại, tạo mơi trường thuận lợi cho phát triển CNTT tỉnh nhà Từ đó, tơi nhận thức tầm quan trọng việc ứng dụng CNTT vào CTVT Chính vậy, thơng qua khóa luận tơi tìm hiểu thực trạng việc ứng dụng CNTT CTVT Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn, hiệu việc ứng dụng phần mềm Netoffice vào CTVT; từ ưu điểm, hạn chế tồn tại, đặc biệt mạnh dạn đưa số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế nâng cao hiệu việc ứng dụng CNTT CTVT quan Tơi hy vọng khóa luận góp phần cải thiện chất lượng 83 hoạt động quan, đồng thời trở thành tài liệu để người tham khảo Cuối cùng, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Lãnh đạo Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, đặc biệt lãnh đạo cán bộ, công chức Văn phòng Hội đồng Nhân dân Ủy ban Nhân dân huyện Lục Ngạn, Khoa Quản trị Văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà nội, quan trọng Th.S Nguyễn Tiến Thành- giảng viên hướng dẫn, tận tình giúp đỡ tạo điều kiện thuận lợi để tơi hồn thành khóa luận 84 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử huyện Lục Ngạn Luật công nghệ thông tin năm 2006 Luật số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 Quốc hội khóa XIII Luật Lưu trữ Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 công tác văn thư Nguyễn Hữu Trí (2005) Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo(2005) Quản trị văn phòng, NXB Lao động xã hội Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành văn phịng, NXB Thống kê Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Ngọc Điệp, Trần Phương Hiền Quản trị văn phòng, NXB Đại học kinh tế quốc dân 2012 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia 2011 công tác lưu trữ 10 Quyết định số 142/QĐ-BTP, định ban hành quy chế công tác văn thư, lưu trữ Bộ Tư Pháp 11 Thông tư 04/2013/ TT-BNV, Hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức 12 TV170: Tin học đổi quản lý công tác văn thư lưu trữ, Dương Văn Khảm 13 Tạp chí Lưu trữ Việt Nam: quản lý trình xử lý văn hành kỹ thuật tin học văn phịng Chính phủ Một số điểm cần lưu ý ứng dụng tin học vào lưu trữ, Dương Văn Khảm 14 Tạp chí Lưu trữ Việt Nam: Tài liệu nghe nhìn – CNTT: vài nét việc ứng dụng tin học vào việc quản lý hồ sơ vụ việc văn phòng Chính phủ số 2/2001, Kiều Mai 15 Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội Lưu trữ, NXB Giao thông vận tải 16 Vương Đình Quyền, Lý luận phương pháp cơng tác văn thư, NXB Chính trị quốc gia 17.Văn phịng Trung ương Đảng Tập giảng Cơng tác văn thư, lưu trữ, Hà Nội 2014 85 PHỤ LỤC Phụ lục Sơ đồ cấu tổ chức Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn Bộ phận cơng nghệ thơng tin Bộ phận cửa Chuyên viên tổng hợp phụ trách HĐND Bộ phận công vụ Bộ phận bảo vệ Chánh văn phịng HĐND UBND Phó Chánh văn phịng phụ trách hành quản trị Bộ phận lái xe Bộ phận kế tốn Bộ phận lưu trữ hành Bộ phận văn thư Chuyên viên khối văn hóa xã hội Phó Chánh văn phịng phụ trách tổng hợp Chun viên khối giao thông xây dựng Chuyên viên khối kinh tế tổng hợp Chuyên viên khối nội Phụ lục Một số văn Văn phòng HĐND- UBND, UBND huyện Lục Ngạn ... mềm ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư Văn phòng HĐND -UBND huyện Lục Ngạn 35 2.4 Sự cần thiết việc ứng dụng Công nghệ thông tin công tác văn thư Văn phòng HĐND -UBND huyện Lục. .. VIỆC ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN THƯ TẠI VĂN PHỊNG HĐND -UBND HUYỆN LỤC NGẠN 15 2.1 Khái quát văn phòng HĐND -UBND huyện Lục Ngạn 15 2.1.1 Chức văn phòng HĐND -UBND huyện. .. 1.1.4 Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư 12 1.2 Vai trị cơng nghệ thơng tin công tác văn thư 12 1.3 Nội dung việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào cơng tác văn thư cơng tác văn