MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp lý luận và phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài. 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LỤC NGẠN. 3 1.1. Lịch sử đơn vị hình thành. 3 1.1.1. Vị trí địa lý và điều kiện tự nhiên. 3 1.1.2. Chức năng của UBND huyện Lục Ngạn. 4 1.1.3. Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND huyện Lục Ngạn. 5 1.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 5 1.3.Chức năng, nhiệm vụ của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 8 1.3.1. Vị trí và chức năng Văn phòng HĐND và UBND huyện Lục Ngạn. 8 1.3.2. Nhiệm vụ và quyền hạn của Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn. 9 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PH ÒNG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 12 2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định. 12 2.1.1. khái niệm, đặc điểm của thu thập thông tin. 12 2.1.2Vai trò của thu thập thông tin đối với việc lập kế hoạch, ban hành quyết định. 12 2.1.3. Vai trò của thu thập xử lý thông tin đối với công tác tổ chức. 13 2.1.4. Vai trò của thu thập và xử lý thông tin đối với người lãnh đạo và nhà quản lý 13 2.1.5Vai trò của thu thập và xử lý thông tin trong công tác kiểm tra, giám sát. 13 2.1.6. Nguồn thu thập thông tin. 14 2.1.7.Cách thức lấy tin: 14 2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu. 14 2.2.1. Số lượng nguồn nhân sự trong cơ quan. 14 2.2.2.Trình độ học vấn nhân sự. 15 2.2.3. Những kỹ năng nghề nghiệp cần có ở nhân sự cơ quan. 15 2.2.4.Ý thức, đạo đức 15 2.2.5. Giới tính và độ tuổi của nhân sự trong cơ quan. 15 2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp. 16 2.3.1. Tuyển dụng nhân sự. 16 2.3.1.1. Khái niệm: 16 2.3.1.2. Quy trình tuyển dụng. 16 2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự 17 2.3.2.1. Khái niệm 17 2.3.2.2. Vai trò của đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. 18 2.3.2.3. Những cách thức đào tạo, phát triển nguồn nhân lực. 18 2.3.2.4. Các giải pháp tối ưu để đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. 19 2.3.3. Bố trí, sắp xếp nhân lực trong cơ quan. 19 2.3.3.1. Khái niệm. 19 2.3.3.2. Vai trò của sự bố trí nhân sự, có hiệu quả trong hoạt động cơ quan. 19 2.3.3.3.những nguyên tắc khi bố trí nhân lực. 20 2.3.4. Đãi ngộ nhân sự 20 2.4.1. Khái niệm 20 2.3.4.2. Tác dụng của sự đãi ngộ. 20 2.3.4.3. Các hình thức đãi ngộ nhân sự. 21 2.3.5. Kiểm tra đánh giá nhân sự. 22 2.3.5.1. Khái niệm đánh giá nhân sự 22 2.3.5.2. Mục đích của đánh giá nhân sự. 22 2.3.5.3. Các tiêu chí đánh giá nhân sự: 23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ. 24 3.1.Nhận xét, Đánh giá chung: 24 3.1.1. Ưu điểm 24 3.1.2. Nhược điểm. 25 3.1.3. Nguyên nhân. 25 3.2. Các giải pháp 26 3.2.1.Nhà quản trị văn phòng cần được bồi dưỡng thêm kiến thức. 26 3.2.2. Chú trọng đào tạo thêm, đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên trong cơ quan. 26 3.2..3. Mua sắm, sửa chữa trang thiết bị và văn phòng phẩm cho cơ quan. 27 3.2.4. Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng. 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 30
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận này, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn cán bộ, cơng chức, viên chức Văn phịng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn tạo điều kiện, giúp đỡ em suốt trình em thu thập số liệu khảo sát tình hình cơng tác văn phịng, đặc biệt tìm hiểu vai trị nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân huyện Hơn nữa, cho em gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ThS Nguyến Hữu Danh tận tình hướng dẫn, dẫn dắt em để em hồn thiện tiểu luận với u cầu giao Mặc dù cố gắng tham khảo nhiều tài liệu khác nhau, tiểu luận em cịn nhiều thiếu xót, em mong nhận đóng góp lãnh đạo văn phịng quan, thầy để tiểu luận em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em thực tiểu luận với tên đề tài: “khảo sát, đánh giá vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn” Em xin cam đoan tiểu luận mà em nghiên cứu thời gian qua Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có khơng trung thực thơng tin sử dụng tiểu luận Hà nội, ngày 02 tháng 12 năm 2016 Sinh viên thực BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT CHỮ VIẾT TẮT QTVP UBND HĐND CNTT CHỮ VIẾT THƯỜNG Quản trị văn phịng Ủy ban nhân dân Hội đồng nhân dân Cơng nghệ thông tin MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Cơ sở phương pháp lý luận phương pháp nghiên cứu sử dụng .2 Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LỤC NGẠN 1.1 Lịch sử đơn vị hình thành 1.1.1 Vị trí địa lý điều kiện tự nhiên .3 1.1.2 Chức UBND huyện Lục Ngạn 1.1.3 Nhiệm vụ quyền hạn UBND huyện Lục Ngạn .5 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 1.3.Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn 1.3.1 Vị trí chức - Văn phịng HĐND UBND huyện Lục Ngạn 1.3.2 Nhiệm vụ quyền hạn Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn .9 CHƯƠNG 2: VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PH ỊNG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ .12 2.1 Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định 12 2.1.1 khái niệm, đặc điểm thu thập thông tin 12 2.1.2Vai trị thu thập thơng tin việc lập kế hoạch, ban hành định .12 2.1.3 Vai trị thu thập xử lý thơng tin công tác tổ chức 13 2.1.4 Vai trị thu thập xử lý thơng tin người lãnh đạo nhà quản lý 13 2.1.5Vai trò thu thập xử lý thông tin công tác kiểm tra, giám sát 13 2.1.6 Nguồn thu thập thông tin 14 2.1.7.Cách thức lấy tin: .14 2.2 Tổ chức thiết lập mục tiêu 14 2.2.1 Số lượng nguồn nhân quan 14 2.2.2.Trình độ học vấn nhân 15 2.2.3 Những kỹ nghề nghiệp cần có nhân quan 15 2.2.4.Ý thức, đạo đức 15 2.2.5 Giới tính độ tuổi nhân quan .15 2.3 Tổ chức xây dựng thực giải pháp .16 2.3.1 Tuyển dụng nhân 16 2.3.1.1 Khái niệm: .16 2.3.1.2 Quy trình tuyển dụng .16 2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân .17 2.3.2.1 Khái niệm 17 2.3.2.2 Vai trò đào tạo phát triển nguồn nhân lực 18 2.3.2.3 Những cách thức đào tạo, phát triển nguồn nhân lực 18 2.3.2.4 Các giải pháp tối ưu để đào tạo phát triển nguồn nhân lực 19 2.3.3 Bố trí, xếp nhân lực quan .19 2.3.3.1 Khái niệm 19 2.3.3.2 Vai trị bố trí nhân sự, có hiệu hoạt động quan 19 2.3.3.3.những nguyên tắc bố trí nhân lực .20 2.3.4 Đãi ngộ nhân 20 2.4.1 Khái niệm 20 2.3.4.2 Tác dụng đãi ngộ 20 2.3.4.3 Các hình thức đãi ngộ nhân 21 2.3.5 Kiểm tra đánh giá nhân 22 2.3.5.1 Khái niệm đánh giá nhân 22 2.3.5.2 Mục đích đánh giá nhân .22 2.3.5.3 Các tiêu chí đánh giá nhân sự: .23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 24 3.1.Nhận xét, Đánh giá chung: 24 3.1.1 Ưu điểm 24 3.1.2 Nhược điểm 25 3.1.3 Nguyên nhân .25 3.2 Các giải pháp .26 3.2.1.Nhà quản trị văn phòng cần bồi dưỡng thêm kiến thức 26 3.2.2 Chú trọng đào tạo thêm, đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên quan 26 3.2 Mua sắm, sửa chữa trang thiết bị văn phòng phẩm cho quan 27 3.2.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản trị văn phòng 27 KẾT LUẬN 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .30 MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong giai đoạn nay, Việt Nam phát triển theo hướng đa dạng hóa, đại hóa, bước hội nhập với khu vực giới Đứng trước hội thách thức mới, lực quản lý hành nhà nước đóng vai trị quan trọng Vấn đề đổi để nâng cao lực quản lý hành nhà nước yêu cầu mang tính khách quan, thường xuyên cần thực chiều rộng chiều sâu Cùng với lực quản lý nhà nước UBND cấp huyện – quan hành nhà nước địa phương tất yếu khách quan Văn phòng phận quan trọng thiếu tổ chức, quan Văn phòng trung tâm quản lý, điều hành quan, cánh tay phải đắc lực lãnh đạo Tôi nhận thấy Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân cần thiết quan trọng thiếu hoạt động quan Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu cuả đề tài: + Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn + Nhà quản trị văn phòng + Vai trị Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân - Mục đích nghiên cứu đề tài: cho thấy tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng hoạt động văn phòng, quan, đặc biệt công tác hoạch định nhân văn phòng - Nhiệm vụ nghiên cứu:việc thu thập thông tin, tổ chức thiết lập mục tiêu, xây dựng đưa giải pháp + Khảo sát, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn +.Phân tích, xác định nguyên nhân + Đưa giải pháp tăng cường vai trò nhà quản trị văn phòng HĐND- UBND huyện công tác hoạch định nhân Cơ sở phương pháp lý luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Để thực đề tài em sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: -Nghiên cứu tài liệu : đọc nghiên cứu, xử lý, điều tra số liệu sẵn có cơng tác văn phịng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn -Khảo sát thực tế : để thực đề tài này, em đến văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn, tìm hiểu cơng tác văn phịng, đặc biệt tìm hiểu vai trị nhà quản trị văn phòng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Qua việc tìm hiểu cơng tác văn phịng đặc biệt tìm hiểu vai trị nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân sự, nhận thức tầm quan trọng nhà quản trị họat động văn phòng quan Từ đánh giá ưu, nhược điểm Nhà quản trị văn phòng Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn, từ đưa nguyên nhân giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Cấu trúc đề tài Gồm có chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động Văn phòng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn Chương 2: Vai trị nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trị nhà quản trị rong cơng ác hoạch định nhân CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG UBND HUYỆN LỤC NGẠN 1.1 Lịch sử đơn vị hình thành 1.1.1 Vị trí địa lý điều kiện tự nhiên - Lục ngạn huyện miền núi tỉnh Bắc Giang, nằm Quốc lộ 31, cách thủ đô Hà Nội 91km phía Đơng Bắc Huyện Lục Ngạn có quỹ đất dồi màu mỡ Bắc Giang với 20.773 đất nông nghiệp, 24.260 đất lâm nghiệp, 21.641 đất chuyên dùng, 33.002 đất chưa sử dụng Về dân số, huyện Lục Ngạn có 204 nghìn người, huyện có 11 dân tộc cư trú, dân tộc kinh chiếm 52% Lục ngạn cịn nơi lưu giữ nhiều sắc văn hóa dân tộc với lễ hội hất dân ca như: hát truyền thống, hát soong hao - Huyện Lục gạn có 29 xã, thị trấn Chũ, có 12 xã đặc biệt khó khăn Đất đai tiểu vùng khí hậu địa phương thích hợp cho phép phát triển nhiều loại ăn quả, đặc biệt vải thiều, phát triển lâm nghiệp, trồng lương thực, công nghiệp ngắn ngày, chăn nuôi đại gia súc sản xuất vật liệu xây dựng - Nguồn nước phong phú, cung cấp 10 cơng trình trung thủy nơng, 187 hồ đập nhỏ sông Lục Nam chảy qua với chiều dài 60km Lục Ngạn có 24 vạn rừng, có gần 12 vạn rừng tự nhiên > 12 vạn rừng trồng Trên địa bàn huyện có số loại khống sản như: quặng đồng, than mỏ, vàng sa khống Huyện có di tích xếp hạng cấp quốc gia Đền Hả, di tích xếp hạng cấp tỉnh Đền Khánh Vân Là huyện có nhiều dân tộc anh em chung sống, dân tộc có nét văn hóa riêng, sắc văn hóa dân tộc tiếp tục giữ gìn phát huy - Hệ thống giao thông kết nối với Lạng Sơn, Quảng Ninh, Hà Nội ngày thuận lợi, với trình mở mang canh tác biến nơi đay thành vùng ăn tập trung trồng vải thiều lớn nhất, có chất lượng vào loại tốt nước Địa phương có nhiù phong cảnh đẹp như: thắng cảnh Hồ Cấm Sơn, hồ Khuôn Thần, hồ Làng Thum, nằm thảm thực vật xanh Đó tiềm lớn để Lục Ngạn phát triển du lịch vườn kết hợp cảnh quan sinh thái - Vói mạnh đó, Lục Ngạn giữ nhịp độ tăng trưởng bình quân hàng năm cao ( 23,2%) Các sản phẩm nông nghiệp Vải thiều tươi năm 2016 dự tính đạt 76 nghìn Ngồi ra, loại khác như: na dai, nhãn, dứa đạt sản lượng 3,5- nghìn Đã gần 10 nghìn năm qua, huyện Lục Ngạn trung tâm giao dịch, mua bán lớn nước - Hướng tới tương lai cơng nghiệp hóa, đại hóa nông thôn, Lục Ngạn xác định giữ tốc độ tăng trưởng 15% giai đoạn 2015- 2020 Vùng đất vải thiều tiếng đón chờ hội phát triển tương lai - Văn phòng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn phận cấu UBND huyện, thuộc Thị trấn Chũ, trung tâm văn hóa kinh tế huyện, với giao thông lại thuận tiện 1.1.2 Chức UBND huyện Lục Ngạn -UBND huyện Lục Ngạn thực nhiệm vụ, quyền hạn sau: Xây dựng, tổ chức, kiểm tra việc thực kế hoạch phát triển kinh tế xã hội hàng năm; lập dự toán thu chi ngân sách nhà nước, ngân sách địa phương, tổ chức thực ngân sách địa phương địa bàn, thực chương trình khuyến khích phát triển kinh tế Tham gia UBND tỉnh Bắc Giang việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, nông nghiệp, thương nghiệp địa bàn huyện Tổ chức lập, trình duyệt, xét duyệt kiểm tra, quản lý theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng xã, thị trấn, điểm dân cư địa bàn huyện Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định nhà nước kiểm tra việc thực hoạt động Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hóa, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang quốc phịng tồn dân; thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an tồn xã hội, phịng chống tội phạm, tệ nạn xã hội; tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật vấn đề xã hội Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành thành công việc khả làm việc tương đối dài đến độ tuổi nghỉ hưu 2.3 Tổ chức xây dựng thực giải pháp 2.3.1 Tuyển dụng nhân 2.3.1.1 Khái niệm: Tuyển dụng trình thu hút người xin việc có trình độ từ lực lượng lao động xã hội lực lượng lao động bên tổ chức Đồng thời, trình đánh giá ứng viên theo nhiều khía cạnh khác dựa vào u cầu cơng việc, để tìm người phù hợp với yêu cầu đặt số người thu hút 2.3.1.2 Quy trình tuyển dụng Trong trình hoạt động quan, nhằm đáp ứng yêu cầu cùa công việc tại, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục ngạn đề nghị Chủ Tịch UBND huyện ký hợp đồng tuyển dụng với 02 công chức: Nguyễn Quang Huy, Trần Thu Linh Hằng năm Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn tuyển dụng cán bộ, công chức theo phân bổ cấp tức Sở Nội Vụ Theo điều 37 Luật cán công chức năm 2008 quy định phương thức tuyển dụng công chức Việc tuyển dụng công chức thực thông qua thi tuyển, trừ trường hợp quy định khoản Điều Hình thức, nội dung thi tuyển công chức phải phù hợp với ngành, nghề, bảo đảm lựa chọn người có phẩm chất, trình độ lực đáp ứng yêu cầu tuyển dụng Người có đủ điều kiện quy định khoản Điều 36 Luật cam kết tình nguyện làm việc từ 05 năm trở lên miền núi, biên giới, hải đảo, vùng sâu, vùng xa, vùng dân tộc thiểu số, vùng có điều kiện kinh tế - xã hội đặc biệt khó khăn tuyển dụng thơng qua xét tuyển Chính phủ quy định cụ thể việc thi tuyển, xét tuyển công chức Điều 38 Nguyên tắc tuyển dụng công chức Bảo đảm công khai, minh bạch, khách quan pháp luật 16 Bảo đảm tính cạnh tranh Tuyển chọn người đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ vị trí việc làm Ưu tiên tuyển chọn người có tài năng, người có cơng với nước, người dân tộc thiểu số Q trình tiến hành theo bước công việc trở thành thủ tục tuyển dụng nhân sau: + Chuẩn bị tuyển dụng nhân cho cơng việc mà quan văn phịng làm + Trên sở phân tích cơng việc, tiến hành thơng báo việc tuyển dụng nhân + Thu nhận hồ sơ tiến hành nghiên cứu hồ sơ ứng cử viên + Tổ chức vấn, sát hạch kiểm tra trình độ lực người dự tuyển + So sánh, lựa chọn định việc tuyển dụng nhân Quy trình tuyển dụng nhân thường tiến hành theo bước sau: 2.3.2 Đào tạo, phát triển nhân 2.3.2.1 Khái niệm Đào tạo nhân trình giảng dạy, hướng dẫn bồi dưỡng nhằm nâng 17 cao trình độ chuyên môn, kỹ người nhân viên, chuẩn bị cho họ theo kịp với thay đổi cấu tổ chức thân công việc Phát triển nhân sự thăng tiến, đề bạt người quyền vào nhiệm vụ công tác cao giao cho nhân viên làm công việc quan trọng hơn, địi hỏi chun mơn cao 2.3.2.2 Vai trò đào tạo phát triển nguồn nhân lực Đào tạo phát triển nguồn nhân lực yếu tố định để quan, tổ chức tồn phát triển lên *)Đối với quan: - Nâng cao suất đạt hiệu công việc - Nâng cao chất lượng thực cơng việc - Sự giám sát giảm: người lao động đào tạo người có ý thức trách nhiệm công việc - Sự ổn định tổ chức - Duy trì nâng cao chất lượng nguồn nhân lực - Ứng dụng thành tựu khoa học công nghệ vào hoạt động quản *) Đối với cán bộ, cơng chức, nhân viên - Tạo gắn bó người lao động với quan, doanh nghiệp - Người lao động có tính chun nghiệp cơng việc - Sự thích nghi lao động với cơng việc tương lai - Đáp ứng nhu cầu học hỏi kiến thức người lao động - Người lao động có tư tầm nhìn xa tính sáng tạo cơng việc 2.3.2.3 Những cách thức đào tạo, phát triển nguồn nhân lực Cơ quan văn phịng UBND huyện phân loại cán cơng chức, viên chức quan cho phù hợp với loại đào tạo như: đào tạo phát triển tập trung không tập trung, đào tạo ngắn hạn, đào tạo lại, đào tạotheo chuyên đề, theo kế hoạch tỉnh, huyện - Đào tạo công việc: phương pháp đào tạo trực tiếp nơi làm việc, người học học kiến thức, kỹ cần thiết 18 cho công việc thông qua thực tế công việc thường hướng dẫn người lao động lành nghề - Đào tạo thoát ly khỏi nơi làm việc: phương pháp đào tạo người học thoát ly, tách biệt khỏi thực công việc thực tế 2.3.2.4 Các giải pháp tối ưu để đào tạo phát triển nguồn nhân lực - Nguồn nhân lực đào tạo phải có chất lượng chuyên môn tốt - Phương pháp đào tạo cần vào trọng tâm cơng việc - Xây dựng chương trình đào tạo phải phù hợp với hoàn cảnh nguồn lực - Nâng cao chất lượng sở vật chất, trang thiết, đồ dùng quan 2.3.3 Bố trí, xếp nhân lực quan 2.3.3.1 Khái niệm Bố trí nhân q trình xếp nhân viên vào vị trí phù hợp quan, tổ chức Khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân lực nhằm đạt hiệu cao cơng việc 2.3.3.2 Vai trị bố trí nhân sự, có hiệu hoạt động quan Hiện tình trạng thuyên chuyển nhân phận quan điều phổ biến, với nhiều lý khác mà nhân phải thun chuyển độ tuổi, trình độ cấp khơng cịn phù hợp vị trí cơng việc tại… Vì việc bố trí nhân cho phù hợp phải dựa vào quy định, quy chế quan Tính chất cơng việc, lực nhân để nâng cao hiệu suất làm việc hoàn thành mục tiêu chung quan Việc bố trí sử dụng nhân lực có hiệu cần thực theo yêu cầu sau: Bố trí sử dụng nhân lực quan phải đảm bảo đủ số lượng chất lượng, điều địi hỏi quan phải làm tốt cơng tác hoạch định nhân Bố trí sử dụng nhân lực quan phải dựa theo tính chất công việc, khả năng lực nhân Nhân lực phải u thích đam mê cơng việc giao đạt hiệu cơng việc cách tốt Bố trí sử dụng nhân lực quan phải đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt trình làm việc 19 2.3.3.3.những nguyên tắc bố trí nhân lực -Bố trí sử dụng nhân lực phải có trù tính trước Cơ quan cần phải có quy hoạch cụ thể bố trí sử dụng nhân để đảm bảo bố trí người việc Quy hoạch cán việc xác định trước người có khả đảm nhiệm trọng trách thay đổi nhân có quan - Bố trí sử dụng nhân lực theo tính chất cơng việc - Bố trí sử dụng nhân lực theo nhiệm kỳ: Trong quan có chức danh chủ chốt theo quy định nhà nước nhiệm kỳ năm, bố trí phù hợp với tuổi tác hưu lực phẩm chất nhân lực họ - Bố trí nhân lực phải đảm bảo phát triển chuyên môn nghiệp vụ cho cá nhân Khi họ làm việc môi trường theo chuyên môn họ đào tạo tạo điều kiện cho họ nắm vững, phát triển chuyên môn Đạt hiệu cao công việc 2.3.4 Đãi ngộ nhân 2.4.1 Khái niệm Đãi ngộ nhân trình chăm lo đời sống vật chất tinh thần người quản lý đến người lao động để họ cảm thấy quan tâm Tạo động sực cho họ hoàn thành tốt nhiệm vụ giao qua góp phần hoàn thành mục tiêu mà tổ chức đề 2.3.4.2 Tác dụng đãi ngộ *)Đối với quan: - Đãi ngộ nhân mộ yếu tố quan trọng định đến hiệu làm việc, nâng cao chất lượng quan - Đãi ngộ nhân góp phần trì nguồn lực ổn định có chất lượng quan *) Đối với cán bộ, nhân viên: - Đãi ngộ nhân giúp nâng cao đời sống vật chất vật chất tinh thần cán bộ, nhân viên quan, từ góp phần nâng cao suất, chất lượng hiệu công việc 20 *) Đối với xã hội: - Các sách đãi ngộ cán bộ, nhân viên quan tổ chức góp phần làm ổn định nguồn lực chất lượng nguồn nhân lực xã hội Chế độ đãi ngộ nhân UBND huyện Lục Ngạn áp dụng theo luật cán công chức năm 2008 Điều 47 Chế độ đào tạo, bồi dưỡng công chức Điều 48 Trách nhiệm quan, tổ chức, đơn vị đào tạo, bồi dưỡng công chức Điều 49 Trách nhiệm quyền lợi cơng chức đào tạo, bồi dưỡng 2.3.4.3 Các hình thức đãi ngộ nhân Trong quản trị nhân ngộ nhân làm tăng tinh thần làm việc người lao động qua giúp q trình hồn thành mục tiêu công việc mà quan đề ban đầu - Đãi ngộ nhân chia theo dạng sau: Đãi ngộ vật chất: Thể việc thoả mãn nhu cầu vật chất người lao động qua tiền lương, tiền thưởng phúc lợi xã hội Đãi ngộ tinh thần: Đó việc quan tâm đến nhu cầu tinh thần người, thoả mãn nhu cầu tinh thần người như: Tạo niềm vui tiếng cười lúc làm việc mệt mỏi giảm bớt căng thẳng cho nhân viên Sự tôn trọng sống ngày hỏi thăm xưng hô thân thiện Thăm hỏi quà cáp đến nhân viên người nhà nhân viên bị ốm đau Hằng năm, Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn thường xuyên thực sách đãi ngộ cán bộ, nhân viên quan - Đãi ngộ vật chất: Những cán bộ, cơng chức , viên chức nhân viên có thành tích hồn thành cơng việc suất sắc, tốt thưởng tiền măt dựa theo nguồn ngân sách quan cân đối - Đãi ngộ tinh thần: Dựa thành tích cấp khen, giấy khen loại suất sắc, loại gỏi, loại giá trị tinh thần khác 21 bó hoa hay đồ lưu niệm 2.3.5 Kiểm tra đánh giá nhân sự. Việc kiểm tra, đánh giá nhân công việc thường xuyên diễn hoạt động quan, đặc biệt hoạt động văn phịng Nhà quản trị văn phịng đóng vai trò quan trọng người đạo, đầu công việc Việc đánh giá nhân công việc thường xuyên, bắt buộc tất quan, đặc biệt hoạt động Văn phòng Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn thường xuyên tổ chức đợt khảo sát để đánh giá chất lượng đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng thông qua việc khảo sá, kiểm tra trực tiếp, thông qua thi để kiểm tra kiến thức, trình độ chun mơn cán bộ, nhân viên, từ nắm bắt lực, trình độ họ đưa sách, giải pháp, chỉnh khối lượng công việc cho phù hợp nhằm nâng cao, tối ưu hóa hiệu cơng việc văn phòng quan 2.3.5.1 Khái niệm đánh giá nhân Đánh giá nguồn nhân lực q trình nghiên cứu, phân tích so sánh tiêu chuẩn đề với kết công việc thực nhân viên thời gian định 2.3.5.2 Mục đích đánh giá nhân Đánh giá nhân việc làm quan trọng cần ưu tiên thực hàng năm: - Để nhìn nhận hiệu suất làm việc nhân viên - Giúp quan có nhìn tổng thể thực trạng nhân quan mình, đề phương án việc đào tạo xây dựng đội ngũ nhân vững mạnh - Đánh giá mức độ làm việc nhân viên - Giúp nhân viên điều chỉnh, sữa chữa sai lầm trình làm việc - Ghi nhận thành đạt nhân viên, tạo nên ngồn động viên kích lệ họ cơng việc 22 - Vấn đề khen thưởng trừ lương theo hoàn thành công việc rõ ràng - Tăng cường quan hệ tốt đẹp cấp cấp 2.3.5.3 Các tiêu chí đánh giá nhân sự: - Đánh giá nhân viên dựa vào tiêu chí bản: Mức độ hồn thành cơng việc, thực thời gian làm liệc theo quy định quan chưa Sự nhiệt huyết tính trách nhiệm cơng việc - Đánh giá nhân viên dựa vào mục tiêu đề ra: việc thiết lập bảng mục tiêu công việc so sánh cơng việc hồn thành với mục tiêu đề - Đánh giá nhân viên dựa hình thức: đánh giá cấp trên, đồng nghiệp, tự đánh giá TIỂU KẾT: Qua việc tìm hiểu thấy Nhà quản trị văn phịng có vai trị quan trọng hoạt động văn phòng quan Thực nhiệm vụ mà quan cấp giao, giúp lãnh đạo HĐND – UBND ban hành kế hoạch cách nhanh chóng Bên cạnh hoạt động văn phòng hoạch định nguồn nhân sự, thu thập thông tin, xây dựng chương trình kế hoạch… Để thực Nhà quản trị văn phịng cần có kỹ chun mơn nghiệp vụ tốt, có phẩm chất người lãnh đạo định xác, kỹ giao tiếp tốt bên cạnh kỹ chuyên mơn tốt Nhà quản trị văn phịng cần trau dồi thêm kiến thức xã hội ln thay đổi phát triển ngày, có phẩm chất đạo đức tốt, am hiểu tâm lý ng khác quan tâm đến cán nhân viên quan, tạo động lực cho họ làm việc tốt Có thể thấy, nhà lãnh đạo văn phòng Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn thực tốt vai trị suốt q trình hoạt động quan, Văn phịng, hiệu chất lượng cơng việc hồn thành sớm quy định, tạo đà cho quan tiếp tục phát triển xu hướng lên 23 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 3.1.Nhận xét, Đánh giá chung: Từ hoạt động Văn phịng, quan nhận thấy nhà quản trị văn phịng có vai trị quan trọng thiếu hoạt động quan Lãnh đạo văn phòng Văn phòng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn thực tốt vai trị thơng qua hoạt động lãnh đạo, tổ chức, điều hành, kiểm tra, giám sát… 3.1.1 Ưu điểm Trong năm qua, cơng tác quản trị văn phịng Văn phịng HĐND- UBND huyện Lục ngạn có nhiều chuyển biến tiến rõ rệt, từ vai trị nhà Quản trị văn phòng ngày nâng cao.Để thực tốt vai trò người lãnh đạo, nhà Quản trị văn phòng tiến hành thực số hoạt động sau: - Với vai trò người lãnh đạo, nhà Quản trị đầu việc tự gíac thực cơng việc văn phịng cách gương mẫu, nhanh chóng, xác, kịp thời Luôn đầu hoạt động, phong trào Văn phòng quan - Là người có vị trí vai trị cao văn phòng, nhà quản trị Văn phòng người vạch đưa định hướng cho hoạt động văn phòng - Nhà quản trị văn phịng người trực tiếp phân cơng cơng việc cho cán bộ, nhân viên văn phòng dựa vào lực, trình độ nhân viên nhằm phát huy hết lực, khả họ để đạt hiệu công việc tối ưu - Nhà quản trị Văn phịng ln quan tâm đến đời sống vật chất tinh thần cán nhân viên quan, thường xuyên tổ chức buổi lien hoan giao lưu, tạo điều kiện cho nhân viên nội văn phòng quan gần gũi hiểu hơn, tạo đoàn kết nội bộ, góp phầm nâng cao hiệu cơng việc Văn phịng 24 3.1.2 Nhược điểm Trong sống khơng có hồn hảo, bên cạnh mặt tích cực đạt được, nhà quản trị văn phịng tồn số yếu kém, hạn chế sau: - Năng lực lãnh đạo nhà quản trị văn phòng hạn chế,cần trang bị thêm kiến thức, phong cách lãnh đạo quản lý cho phù hợp với thời đại công nghệ đại ngày - Lãnh đạo văn phịng thường xun cơng tác việc giải cơng việc văn phịng cịn chậm dẫn đến tình trạng tồn đọng văn - Các thiết bị máy móc số phịng cịn chưa đáp ứng nhu cầu cơng việc, chưa thường xuyên trọng đến công tác mua sắm, bảo dưỡng trang thiết bị phục vụ hoạt động Văn phòng - Năng lực lãnh đạo nhà quản trị văn phòng hạn chế, chưa thực tự giác công việc đầu gương mẫu hoạt động - Nhà quản trị Văn phòng chưa trọng nhiều vấn đề chăm lo tinh thần, đời sống vật chất cán bộ, nhân viên quan… 3.1.3 Nguyên nhân Những nguyên nhân dẫn đến tình trạng nhà quản trị văn phịng chưa thật hồn thành tốt cơng việc quản trị mình,sau số nguyên nhân chủ yếu: - Những trang thiết bị hoạt động phục vụ cho cơng tác làm việc cịn thiếu thốn, hệ thống máy móc cũ lạc hậu dẫn đến chậm tiến độ hồn thành cơng việc - Người quản trị văn phịng tuổi tác cao ngồi 50 tuổi nên xu hướng độ tuổi thường lười tiếp thu học hỏi kiến thức mới, đẫn đến thông tư, định…sửa dổi chưa cập nhật nhanh chóng - Vẫn cconf tình trạng làm muộn sớm diễn quan, lạm dụng thời gian nhà nước để làm việc tư làm việc - Khối lượng công việc số lượng cán nhân viên rong văn phòng chư tương xứng, điều làm nhà quản trị văn phịng gặp khó khăn việc phân 25 cơng cơng việc cho hợp lý 3.2 Các giải pháp 3.2.1.Nhà quản trị văn phòng cần bồi dưỡng thêm kiến thức Nhà quản trị văn phịng muốn làm tốt cơng việc thân nhà quản trị văn phịng phải có ý thức tự giác chủ động việc tự học hỏi, trau dồi thêm kỹ chun mơn, trình độ, lực àm việc thân để góp phần nâng cao suất, hoạt động hiệu cơng việc văn phịng.Bên cạnh việc có kiến thức chun mơn nghiệp vụ tốt cần phải trọng đến vấn đề đạo đức lối sống, có thái độ thân thiện quan tâm đến nhân viên quan Để hoàn thành tốt vai trò lãnh đạo, người đứng đầu văn phòng, nhà quản trị văn phòng phải trau dồi kỹ sau: thành thạo nghiệp vụ văn phòng, kỹ quản lý nhân sự, kỹ tổ chức, kỹ điều hành họp… 3.2.2 Chú trọng đào tạo thêm, đào tạo lại chuyên môn nghiệp vụ cho cán bộ, nhân viên quan Con người yếu tố quan trọng hồn thành cơng việc Vì vậy, văn phòng quan cần phải quan tâm đến chất lượng cán văn phịng Hiệu cơng việc hồn thành sớm hay muộn phụ thuộc vào yếu tố người yếu tố, thái độ làm việc nhân viên văn phòng, kỹ chun mơn nghiệp vụ họ… Cần có chương trình kế hoạch cụ thể cho việc đào tạo cán bộ, cơng chức, cần có quan tâm lãnh đạo, khen thưởng kỷ luật cán kịp thời Ngồi cần có giải pháp tạo điều kiện mặt vật chất tinh thần để khuyến khích đội ngũ cán cơng chức làm việc hăng say có hiệu Tổ chức việc mở lớp đào tạo, tập huấn, bồi dưỡng nâng cao tay nghề, nâng cao trình độ lý luận trị cho cán bộ, nhân viên quan, UBND huyện Lục Ngạn thường xuyên tổ chức hội thảo thảo luận 26 vấn đề hoạch định nhân quản trị văn phòng Tổ chức cho cán tham quan, học tập, trao đổi kinh nghiệm quan khác huyện lân cận, điều giúp cho cán nhân viên quan có thêm kinh nghiệm quý báu cách làm việc huyện bạn 3.2 Mua sắm, sửa chữa trang thiết bị văn phòng phẩm cho quan Nâng cao chất lượng sở vật chất trang thiết bị phục vụ công tác văn phòng điều cần thiết cho văn phòng - Cung cấp kịp thời văn phòng phẩm để phục vụ cho cơng việc tránh tình trạng lúc cần khơng có - Chú trọng đến cơng tác mua sắm trang thiệt bị ngày văn phòng phẩm, đồ dùng chủ yếu giấy, bút Tổ chức sửa chữa, bảo dưỡng định kỳ loại máy móc, trang thiết bị văn phịng, có hỏng hóc cần phải tiến hành sửa chữa để đảm bảo cho tiến độ công việc đảm bảo, phát huy hết khả phục vụ trang thiết bị - Mua trang thiết bị thay trang thiết bị cũ không sử dụng sử dụng chậm, máy in, photo, máy phách phải trọng hàng đầu loại máy phải có đáp ứng cơng việc ngày quan.Giúp cho văn phòng quan hồn thành cơng việc nhanh chóng dễ ràng 3.2.4 Tổ chức nghiên cứu khoa học, ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác quản trị văn phịng - Tổ chức lớp nghiên cứu khoa học phần mềm quản lý trang thiết bị, phần mềm kiểm tra tài sản năm - Ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phịng đóng vai trò quan trọng giúp nhà quản trị tiếp nhận xử lý thông tin, công việc văn phịng cách nhanh chóng, kịp thời, hiệu - Cơng tác quản trị văn phịng cần phải ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật, công nghệ thơng tin vào hoạt động văn phịng Vì khối lượng công việc lớn phức tạp 27 - Ứng dụng phần mềm quản lý văn đi, văn đến, hồ sơ công việc, lưu trữ hành, lưu trữ cố định - Quá trình triển khai ứng dụng CNTT địi hỏi việc khảo sát, phân tích sở hệ thống có,quy mơ quan khối lượng công việc - Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu công việc, thu thập, xử lý thông tin, gửi nhận văn bản, theo dõi quản lý lưu trữ văn hệ thống điện tử - ứng dụng công nghệ thông tin làm slide để giảng, hội thảo thêm phong phú người học hiểu cách dễ dàng hơn, minh chứng qua hình ảnh video linh hoạt tác dụng đến trí nhớ dễ so với giảng lý thuyết xuông TIỂU KẾT: Nhà quản trị văn phịng có vai trị quan trọng hoạt động quản trị văn phịng xem khơng thể thiếu văn phòng quan Chúng ta biết nhiều điều Nhà quản trị văn phòng vai trò, chức nhiệm vụ họ, xong họ người máy móc, tất nhiên họ có ưu điểm nhược điểm điều mà khơng khơng mắc phải sai xót hay gọi dược điểm Từ tìm hiểu đưa giải pháp để giúp cho Nhà quản trị văn phịng thấy mặt hạn chế mình, từ sửa đổi khắc phục lỗi để thân hồn thiện Là người đứng đầu văn phịng quan có kế hoach sáng suất tương lai cách thức bố trí nguồn nhân lực cho hợp lý để người làm việc có tâm lý thoải mái không bị áp lực khối lượng công việc Khi giải pháp thiết thực Nhà quản trị văn phòng học tập làm theo tạo tư mới, nhìn cách thức làm việc có hiệu quả, hạn chế sai xót q trình làm việc 28 KẾT LUẬN Qua thời gian tơi tìm hiểu Văn phịng HĐND-UBND huyện Lục Ngạn, tơi rút nhận xét số kinh nghiệm sau: - Nhà quản trị văn phịng có vai trị lớn q trình hoạt động văn phịng quan, nói khơng thể thiếu nhà quản trị văn phòng quan - Văn phòng HĐND-UBND huyện phận tham mưu tổng hợp cho HĐND UBND, tham mưu cho Chủ tịch UBND đạo điều hành Chủ tịch UBND, cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, bảo đảm sở vật chất kỹ thuật cho hoạt động HĐND-UBND, trực tiếp quản lý, đạo hoạt động phận Tiếp nhận kiểm tra kết theo Quy chế cửa Văn phòng phận khơng thể thiếu UBND, giúp cho hoạt động Ủy ban hoạt động có hiệu - Qua việc tìm hiểu cơng tác Quản trị Văn phịng Văn phịng HĐNDUBND huyện Lục Ngạn tơi biết ưu nhược điểm cơng tác văn phịng quan, từ đưa số giải pháp nhằm góp phần phát huy mạnh khắc phục hạn chế tồn hoạt động Văn phịng Tơi hy vọng đóng góp góp phần làm cho cơng tác văn phịng hoạt động có hiệu 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Cổng thông tin điện tử huyện Lục Ngạn Nguyễn Hữu Trí (2005) Quản trị văn phòng, NXB Khoa học kỹ thuật Nguyễn Hải Sản (1998) Quản trị học, NXB Thống kê Nguyễn Hữu Thân (2007) Quản trị hành văn phòng, NXB Thống kê Nguyễn Thành Độ, Nguyễn Thị Thảo (2005) Quản trị văn phòng, NXB Lao động Xã hội Luật cán công chức năm 2008 30 ... Văn phòng HĐND -UBND huyện Lục Ngạn + Nhà quản trị văn phòng + Vai trò Nhà quản trị văn phịng cơng tác hoạch định nhân - Mục đích nghiên cứu đề tài: cho thấy tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng. .. động văn phòng quan Từ đánh giá ưu, nhược điểm Nhà quản trị văn phòng Văn phịng HĐND- UBND huyện Lục Ngạn, từ đưa nguyên nhân giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định. .. hạn UBND huyện Lục Ngạn .5 1.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND -UBND huyện Lục Ngạn 1.3.Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng HĐND -UBND huyện Lục Ngạn 1.3.1 Vị trí chức - Văn phòng HĐND UBND huyện Lục Ngạn