MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 5. Cấu trúc của đề tài 2 NỘI DUNG 3 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN THƯ VIỆN ĐHQGHN 3 1.1. Lịch sử hình thành 3 1.2. Cơ cấu tổ chức 3 1.3. Chức năng nhiệm vụ 5 1.3.1. Chức năng 5 1.3.2. Nhiệm vụ 5 CHƯƠNG 2.VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 10 2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 10 2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu 12 2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp 13 2.3.1. Tuyển dụng nhân sự 13 2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự 16 2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự 17 2.3.4. Đãi ngộ nhân sự 20 2.3.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự 21 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 23 3.1. Nhận xét, đánh giá 23 3.1.1. Ưu điểm 23 3.1.2. Nhược điểm 23 3.2. Các giải pháp để nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng 24 3.2.1. Về phía Trung tâm 24 3.2.2. Về phía nhà quản trị 25 KẾT LUẬN 27
LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành tiểu luận này, q trình khảo sát thu thập thơng tin em nhận giúp đỡ từ Ban giám hiệu nhà trường, thầy cô giáo khoa Quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đặc biệt, em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến Ban lãnh đạo, cô chú, anh chị Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN tạo điều kiện, tận tình hướng dẫn cung cấp cho em thơng tin cần thiết để em hoàn thành tiểu luận Tuy nhiên, thời gian có hạn nên tiểu luận khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế Vì vậy, em mong nhận bảo, ý kiến nhận xét thầy Những góp ý q báu giúp em nhận hạn chế qua em có thêm nguồn tư ý liệu kinh nghiệm đường học tập làm việc sau Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” cơng trình em nghiên cứu soạn thảo Em khơng chép từ viết cơng bố mà khơng trích dẫn nguồn gốc Nếu có vi phạm em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm Hà Nội, ngày tháng năm 2016 Sinh viên thực DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT ĐHQGHN CCVC GIẢI THÍCH Đại học Quốc gia Hà Nội Cơng chức viên chức MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong thời kì cơng nghiệp hóa đại hóa nay, công ty, doanh nghiệp không ngừng mở rộng quy mô để phát triển, nhu cầu chất lượng nguồn nhân ngày lớn.một tổ chức, doanh nghiệp, quốc gia muốn thành cơng phải có sư kết hợp hài hòa, hiệu nguồn lực người cở vật chất, kỹ thuật, nguồn nhân lực vấn đề quan trọng mang tinh chất định Vì vậy, nguồn nhân lực, chất lượng nguồn nhân lực vấn đề đáng quan tâm toàn xã hội Có thể nói, số vấn đề mà nhà quản trị cần đối mặt để trì phát triển doanh nghiệp, không nhắc đến quản trị nhân Bởi lẽ nhân mấu chốt dẫn đến thành công tổ chức, doanh nghiệp Để làm tốt vấn đề vai trò nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân tương đối quan trọng Hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức xác định rõ khoảng cách định hướng tương lai nhu cầu nhân lực tổ chức, chủ động thấy trước khó khăn tìm biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân lực Đồng thời, hoạch định nguồn nhân lực giúp cho tổ chức thấy rõ hạn chế hội nguồn tài sản nhân lực mà tổ chức có Điều có ý nghĩa quan trọng hoạch định chiến lược trì phát triển Sau thời gian khảo sát, tìm hiểu Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN, em nhận thấy vấn đề hoạch định nhân vấn đề mà nhà quản trị quan tâm Là sinh viên khoa quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà Nội, em có điều kiện để tiếp xúc, nghiên cứu, tìm tòi tài liệu để hiểu biết sâu rộng chuyên ngành Bởi em xin sâu nghiên cứu vào đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu + + + Đối tượng nghiên cứu: Công tác hoạch định nhân Thực trạng nguồn nhân Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Làm rõ vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nguồn + nhân Phân tích, đánh giá thực trạng cơng tác hoạch định nguồn nhân Trung tâm + + Thông tin – Thư viện ĐHQGHN Tìm ưu nhược điểm thực trạng Đưa giải pháp nâng cao chất lượng hồn thiện cơng tác nhân Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Nghiên cứu sở lý luận làm rõ khái niệm Dựa vào yếu tố thực tế: khảo sát, quan sát Dựa vào tính lịch sử: phương pháp nghiên cứu tổng hợp, phân tích Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài - Nghiên cứu sở lý luận góp phần làm rõ khái niệm: nhân lực, nguồn nhân - lực, tuyển dụng nhân sự, đào tạo phát triển nhân Từ thực tiễn nghiên cứu quản lý nhân lực Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN liên hệ tới tình hình thực tiễn vấn đề nhân lực Việt Nam Từ đưa giải pháp để góp phần vào việc bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ, nâng cao lực nhà quản trị, giúp ích cho kinh tế thị trường xã hội chủ nghĩa Việt Nam Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tiểu luận gồm chương: Chương 1: Khái quát Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 2: Vai trò nhà Quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà Quản trị văn phòng NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN - THƯ VIỆN ĐHQGHN 1.1 Lịch sử hình thành Thơng tin chung quan: Tên tiếng Việt: Trung tâm Thông tin - Thư viện, Đại học Quốc gia Hà Nội Tên tiếng Anh: Library and Information Center Vietnam National University, Hanoi Tên giao dịch viết tắt: LIC Trung tâm Thông tin - Thư viện thành lập theo định số66/TCCB ngày 14 tháng năm 1997 Giám đốc Đại học Quốc gia Hà Nội (ĐHQGHN) sở hợp thư viện trường đại học thuộc ĐHQGHN; Quyết định số: 4016/QĐ-ĐHQGHN ngày 19/10/2015 Quy định tổ chức hoạt động trung tâm Thông tin – Thư viện, ĐHQGHN 1.2 Cơ cấu tổ chức + Ban Giám đốc Trung tâm Ban Giám đốc Trung tâm gồm: Giám đốc Trung tâm Phó Giám đốc + Trung tâm Giám đốc Trung tâm đại diện theo pháp luật Trung tâm quan hệ với ĐHQGHN tổ chức, cá nhân nước; chịu trách nhiệm trước + pháp luật trước Giám đốc ĐHQGHN hoạt động Trung tâm Phó Giám đốc Trung tâm giúp việc cho Giám đốc Trung tâm, thay mặt Giám đốc Trung tâm đạo, điều hành lĩnh vực hoạt động thuộc phạm vi phân công chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm lĩnh vực cơng + tác Hội đồng thư viện Hội đồng thư viện Trung tâm quan tư vấn cho Giám đốc Trung tâm công tác thông tin thư viện công tác khác thuộc chức năng, nhiệm vụ Trung tâm Giám đốc Trung tâm định thành lập Hội đồng Thư viện Trung tâm Nhiệm kỳ Hội đồng Thư viện theo nhiệm kỳ Giám đốc + Trung tâm Hội đồng Thư viện gồm: Ban Giám đốc, số trưởng, phó trưởng phòng chức năng, nghiệp vụ, dịch vụ thông tin trực thuộc Trung tâm nhà khoa học có uy tín, kinh nghiệm lĩnh vực thơng tin – thư viện ngồi ĐHQGHN Giám đốc Trung tâm định bổ nhiệm Chủ tịch, Thư ký + thành viên Hội đồng Thư viện Trung tâm Hội đồng thư viện họp định kỳ sáu tháng lần họp bất thường chủ tịch Hội đồng triệu tập; họp coi hợp lệ có 2/3 số thành viên Hội đồng tham dự; kết luận họp có hiệu lực có 50% tổng số thành viên tham dự biểu tán thành; biên họp phải trình lên + Giám đốc Trung tâm chậm sau 10 ngày kể từ ngày họp Hội đồng Các đơn vị trực thuộc Các đơn vị trực thuộc trung tâm gồm phòng chức năng, nghiệp vụ dịch vụ thơng tin có nhiệm vụ tham mưu giúp Giám đốc Trung tâm việc quản lý, tổng hợp, đề xuất ý kiến, tổ chức thực công việc theo chức + + năng, nhiệm vụ Giám đốc Trung tâm giao Các phòng chức Phòng Hành – Tổ chức Phòng Kế hoạch – Tài Các phòng nghiệp vụ Phòng Bổ sung – Trao đổi Phòng Phân loại – Biên mục Phòng Quản trị cơng nghệ thơng tin Phòng Phát triển tài ngun số Phòng Thơng tin trực tuyến Các phòng phục vụ người dùng tin Phòng Dịch vụ thơng tin tổng hợp Phòng Dịch vụ thơng tin Khoa học tự nhiên – Xã hội nhân văn Phòng Dịch vụ thơng tin Mễ Trì Phòng Dịch vụ thơng tin Ngoại ngữ Nhân Trung tâm Nhân Trung tâm bao gồm đội ngũ CCVC người lao động theo tiêu + nhân lực ĐHQGHN giao Căn chức năng, nhiệm vụ, cấu tổ chức nguồn tài Trung tâm, + • • + • • • • • + • • • • sở xác định vị trí việc làm mô tả công việc, Giám đốc Trung tâm xây dựng Đề án vị trí việc làm kế hoạch tuyển dụng hàng năm, trình Giám đốc + ĐHQGHN phê duyệt Căn nhu cầu hoạt động nguồn thu bổ sung từ hoạt động bồi dưỡng, nghiên cứu triển khai cung cấp sản phẩm, dịch vụ Trung tâm, Giám đốc Trung tâm ký hợp đồng thuê, khốn cơng việc khơng bố trí biên chế thường xuyên; ký hợp đồng lao động cá nhân khác theo quy + định pháp luật ĐHQGHN Việc tuyển dụng, quản lý sử dụng CCVC, người lao động Trung tâm thực theo quy định hành Nhà nước ĐHQGHN 1.3 Chức nhiệm vụ 1.3.1 Chức Tham mưu giúp Ban Giám đốc thực cơng tác tổ chức, cán bộ; hành - tổng hợp, văn thư - lưu trữ, đối ngoại; thi đua khen thưởng kỷ luật; tra, kiểm tra, giám sát theo quy định hành; cơng tác bảo vệ trị nội bộ; quản trị, quản lý tài sản chung, cung ứng trang thiết bị, đảm bảo sở vật chất cho hoạt động phòng Trung tâm Đầu mối triển khai dự án, hợp tác đối tác ngồi nước 1.3.2 Nhiệm vụ + Cơng tác tổ chức Xây dựng máy tổ chức đơn vị phù hợp với phát triển Trung tâm + theo giai đoạn, theo chức danh, tiêu chuẩn nghiệp vụ quy định Quy hoạch đội ngũ cán quản lý, cán theo giai đoạn trung hạn, ngắn + hạn, hàng năm Xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ, kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng, quản lý, + sử dụng đội ngũ cán hiệu Sắp xếp, bố trí, tiếp nhận, điều động cán đơn vị phù hợp với chức năng, nhiệm vụ quy mô phát triển Trung tâm, đề xuất, bổ nhiệm, miễn nhiệm + cán theo phân cấp Làm đầu mối việc xây dựng văn quy định chức năng, nhiệm vụ + đơn vị, tổ chức Trung tâm Quản lý, cập nhật, bổ sung hồ sơ, lý lịch sổ bảo hiểm xã hội cán bộ, + viên chức hợp đồng lao động Trung tâm Giúp Ban Giám đốc giải chế độ sách cho nguời lao động như: + Bảo hiểm y tế, độc hại, nghỉ ốm, nghỉ thai sản phụ cấp khác theo quy định Thực cơng tác trị, tư tưởng làm đầu mối việc phổ biến, tuyên truyền chủ trương, sách Đảng pháp luật Nhà nước đến cán + + bộ, viên chức, hợp đồng lao động trung tâm Xây dựng văn nội quy, quy chế đơn vị Thống kê báo cáo công tác nhân theo định kỳ đột xuất + + Quản lý sở liệu cán toàn Trung tâm Cơng tác hành chính, tổng hợp, đối ngoại kiểm định Quản lý loại dấu Trung tâm, sử dụng dấu theo quy định + Nhà nước (Trừ dấu tổ chức Đảng, tổ chức đồn thể…) Xây dựng kế hoạch cơng tác ngắn hạn, dài hạn đơn vị Tổng hợp tình hình + hoạt động Trung tâm hàng tháng, quý, năm; Đầu mối việc tổ chức công tác hiếu, hỷ, lễ tân, tiếp tân, giao tiếp đối nội – + đối ngoại Trung tâm Xây dựng kế hoạch đoàn vào, đoàn Phối hợp với đơn vị việc thực kế hoạch đoàn vào, đoàn Làm thủ tục, chuẩn bị nội dung điều kiện cần thiết khác cho Ban Giám đốc công tác nước ngồi Tiếp đón + đồn khách nước đến tham quan làm việc Hướng dẫn, tổ chức thực hiện, kiểm tra, đơn đóc việc thực quy định công tác quản lý hành chính, cơng tác văn thư lưu trữ theo quy định Nhà + nước Quản lý tổ chức thực việc tiếp nhận, xử lý, giao nhận công văn, tài liệu phạm vi quyền hạn quy định công tác văn thư; lưu trữ tài + liệu, bảo vệ tài liệu mật theo quy định Nhà nước Tham mưu đảm bảo tính pháp chế loại văn bản; tư vấn, thẩm định sở + pháp lý, thể thức, kỹ thuật soạn thảo văn Trung tâm trước ban hành Thực cơng tác hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ Soạn thảo ban + hành văn thuộc lĩnh vực tổ chức, nhân sự, hành Tham mưu, xây dựng, ban hành văn thuộc phạm vi chức năng, nhiệm + vụ Tổng hợp, xây dựng chương trình, lịch cơng tác Trung tâm Sắp xếp chương trình, lịch cơng tác tuần, q, năm Ban Giám đốc Hướng dẫn đôn đốc + + + + + + phòng, đơn vị phối hợp thực theo chương trình Ban Giám đốc Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo định kỳ hàng năm Xây dựng quản lý sở liệu tồn Trung tâm Đầu mối cơng tác kiểm định phối hợp kiểm định theo định kỳ Quản lý phục vụ công tác thông tin liên lạc, thư báo Quản lý xe ô tô phục vụ công tác lãnh đạo hoạt động Trung tâm Đầu mối thực in ấn, chụp văn bản, tài liệu, văn phòng phẩm, thư báo, thơng tin liên lạc… phục vụ hoạt động Trung tâm theo quy định + Giám đốc Trưởng/phó phòng ký số loại văn bản, giấy tờ theo thừa lệnh 10 người, xếp thời gian học cho người cách hợp lý, tránh nhiều người học lúc gây ách tắc công việc - Đối với cán nhân viên Trung tâm cử học, Trung tâm nên hỗ trợ phần kinh phí đào tạo để kích thích họ học có chất lượng Khi học, Trung tâm phải có mối liên hệ chặt chẽ với nhà trường để Trung tâm giám sát tình hình kết học tập họ để thấy chất lượng công việc đào tạo Đối với nhân viên xuất sắc học tập, Trung tâm nên có thưởng vật chất tinh thần, ngược lại nhân viên học tập không tốt Trung tâm phải có biện pháp kỷ luật Nhờ hình thức phát triển đào tạo nhân mà nhà quản trị đề giúp nâng cao trình độ chun mơn, kỹ người nhân viên, chuẩn bị cho họ theo kịp với thay đổi cấu tổ chức thân công việc Đồng thời giúp cho chất lượng nguồn nhân lực Trung tâm ngày phát triển 2.3.3 Bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân q trình đặt nhân vào vị trí cơng việc tổ chức, khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân nhằm đạt hiệu công việc Trên thực tế nhiều doanh nghiệp gặp phải tình trạng vừa thừa vừa thiếu nhân Thừa thiếu chỗ có nhiều nhân viên đáp ứng yêu cầu công việc với sức ép ngày gia tăng Vì vậy, mục tiêu chung bố trí sử dụng nhân lực tạo lập sức mạnh thống cho tổ chức 21 nhóm làm việc, phát huy sở trường làm việc người Từ thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc, hồn thành mục tiêu đặt Vấn đề bố trí sử dụng nhân lực nhà quản trị Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN đặc biệt trọng quan tâm Chính vậy, nhà quản trị đặt số yêu cầu việc thực cơng tác bố trí sử dụng nhân để đạt hiệu cao cơng việc, là: - Bố trí sử dụng nhân phải đảm bảo số lượng chất lượng nhân sự, đáp ứng nhu câu công việc Trung tâm - Bố trí sử dụng nhân phải đảm bảo người, việc Mục tiêu cần phải đạt bảo đảm sử dụng nhân lực với lực, sở trường nguyện vọng cá nhân, làm tăng suất lao động thúc đẩy động lực làm việc cá nhân - Bố trí sử dụng nhân phải đảm bảo thời hạn, đảm bảo tính linh hoạt mềm dẻo việc sử dụng lao động - Bố trí sử dụng nhân phải theo quy hoạch - Bố trí sử dụng nhân theo logic tâm lý xã hội Theo tìm hiểu, em biết tiến trình bố trí sử dụng nhân lực Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN nhà quản trị thực sau: Bước 1: Lập kế hoạch bố trí nhân - Lập kế hoạch cho yêu cầu tương lai 22 - Kế hoạch cân đối yêu cầu có cần có - Kế hoạch tổ chức tuyển dụng chọn nhân sự, cho việc - Kế hoạch chất lượng nhân Bước 2: Tổ chức tuyển dụng - Diễn giải chức danh công việc mà nhà quản trị cần tuyển dụng Đề tiêu chuẩn tuyển dụng: khả năng, tính cách, cá nhân, trình độ - Việc tuyển chọn nhân cho đơn vị Trung tâm phải đảm bảo nguyên tắc yêu cầu sau: + Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ Trung tâm + Có trình độ chun mơn, nghiệp vụ, tương xứng với cơng việc, nhiệm vụ giao + Có đủ sức khỏe, có nguyện vọng phục vụ lâu dài, gắn bó với Trung tâm - Nguồn tuyển dụng: ưu tiên cho nhân phục vụ tổ chức địa phương có tổ chức hoạt động - Thông báo tuyển dụng qua phương tiện truyền thông đại chúng - Lựa chọn thời gian, địa điểm phù hợp, thuận lợi cho buổi tiến hành tuyển dụng Bước 3: Chọn nhân 23 - Xem xét đơn xin việc - Phỏng vấn, sang lọc hồ sơ + Kiểm tra hồ sơ, hồ sơ không thủ tục, yêu cầu cá nhân bổ sung đủ thủ tục theo qui định (theo thông báo tuyển dụng, hồ sơ cấp có thẩm quyền 24 + Xác nhận, riêng sơ yếu lý lịch giấy khám sức khoẻ có thời gian chứng nhận không 01 tháng) + Nếu đủ tiêu chuẩn đưa vào danh sách sơ tuyển, khơng đủ tiêu chuẩn thơng báo trả lại hồ sơ cho ứng viên Bước 4: Thử việc định hướng Ứng viên sau trúng tuyển giao việc để làm thử Bước 5: Đào tạo phát triển nghề nghiệp - Có kĩ để đào tạo huấn luyện nhân sự: kỹ thuật, quan hệ đối xử, giải vấn đề - Phát triển nghề nghiệp: phát triển nghề nghiệp chủ yếu chuẩn bị cấp quản trị biến động tới, cách làm cho khả nguyện vọng cá nhân phù hợp với nhu cầu Trung tâm Bước 6: Đánh giá công việc thành Việc đánh giá thực khơng thức qua xem xét theo dõi cơng việc hàng ngày, thức tổ chức đánh giá công việc Bước 7: Điều động nhân - Giúp nhân viên thăng tiến - Chuyển công tác 25 - Đưa họ xuống chức vụ thấp lực Bước 8: Thôi việc Các trường hợp việc chính: từ chức, từ nhiệm, sa thải giảm biên chế, hưu việc công ty giải thể Để tiến trình thực tốt đòi hỏi xếp, phân cơng, bố trí cơng việc cách hợp lý, khoa học sáng suốt nhà quản trị văn phòng Có thể nói, vai trò nhà quản trị cơng tác bố trí sử dụng nhân vơ quan trọng q trình hoạt động tổ chức Góp phần thúc đẩy phát triển cá nhân cơng việc, tăng hiệu suất làm việc, nhanh chóng hồn thành mục tiêu mà tổ chức đề 26 2.3.4 Đãi ngộ nhân Trong bối cảnh hội nhập kinh tế, tổ chức trọng phát triển chiến lược nhân cạnh tranh sáng tạo để thu hút nguồn nhân lực giỏi thị trường Có thể nói, lương chế độ đãi ngộ tốt công cụ tiên phong động viên người lao động, nâng cao suất - hiệu làm việc, thu hút nhân tài tăng cường gắn kết lâu dài tổ chức Nhìn chung, hệ thống lương bổng chuyển dần từ chỗ trả lương theo thời gian làm việc, theo thâm niên công tác hay chức vụ sang trả lương theo hiệu làm việc mức độ đóng góp thực tế nhân viên Xu hướng giúp tổ chức quản lý tốt khoản phúc lợi khơng tính thành tiền xác định rõ gói thu nhập nhân viên tháng đảm bảo công ổn định tổ chức Tại Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, chế độ đãi ngộ điều thiếu chiến lược phát triển Trung tâm Chế độ đãi ngộ thể qua chế độ lương, chế độ thưởng, chế độ phúc lợi, chế độ nghỉ ngơi vui chơi tập thể - Chính sách lương: Trung tâm đảm bảo quyền lợi người lao động Người lao động làm việc Trung tâm hưởng mức lương cạnh tranh so với mặt chung thị trường nâng bậc lương theo quy định pháp luật, đảm bảo công khai, cơng bằng, minh bạch, thể sách phát triển Trung tâm - Chính sách thưởng: Trung tâm ln có sách khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khuyến khích cán nhân viên nỗ lực cống hiến phấn đấu để xây dựng Trung tâm ngày phát triển Cán công nhân viên Trung tâm thưởng thường niên dịp lễ, tết tùy thuộc vào kết sản xuất kinh 27 doanh Trung tâm - Chế độ phúc lợi: Tất cán công nhân viên ký Hợp đồng lao động thức với Trung tâm hưởng chế độ BHXH, BHYT, BH thất nghiệp theo quy định nhà nước - Chế độ nghỉ ngơi vui chơi tập thể: Hàng năm, Trung tâm tổ chức cho cán nhân viên tham quan, nghỉ mát để người có hội giao lưu, thư giãn, nghỉ ngơi Trung tâm thường xuyên quan tâm, tặng quà cho người lao động gia đình vào ngày kỷ niệm năm như: ngày Quốc tế phụ nữ, ngày Quốc tế thiếu nhi, Tết Trung thu, ngày hiếu hỉ người lao động - Chính sách phúc lợi, đãi ngộ khác: + Các chế độ phúc lợi: Sinh nhật, đau bệnh, hiếu hỉ,… + Quà khuyến học cho cháu thiếu nhi vào cuối năm học, dịp Quốc tế thiếu nhi, Tết trung thu + Đối với nhân viên xa, Trung tâm có xếp chỗ để nhân viên an tâm làm việc, gắn bó lâu dài Trung tâm 2.3.5 Kiểm tra, đánh giá nhân Kiểm tra đánh giá lực thực công việc nhân viên hoạt động quản trị nhân Quá trình giúp cho tổ chức có sở để hoạch định, tuyển dụng, đào tạo phát triển đãi ngộ nhân Đánh giá lực nhân viên định phần không nhỏ đến thành công tổ chức Đánh giá nhân giúp cho nhà quản trị có thái độ ứng xử phù hợp với đóng góp người doanh nghiệp Từ chế độ khen thưởng, động viên, khích lệ, kỷ luật nhân viên kịp 28 thời chuẩn xác Đồng thời giúp tổ chức việc đãi ngộ nhân đảm bảo nguyên tắc phối hợp theo lao động công bằng, cơng khai Chính vậy, để đánh giá lực thực công việc nhân viên, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN nhà quản trị thực sau: - Nâng cao khả thực công việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực cơng việc, từ có biện pháp nâng cao hồn thiện hiệu - cơng tác Đánh giá lực thực công việc để giúp Trung tâm có thêm liệu cho biết khả thăng tiến nhân viên Nhờ đánh giá có sở để hoạch định tài nguyên nhân - Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa sai lầm trình - làm việc, đồng thời làm sở để khuyến khích động viên họ Đánh giá lực thực cơng việc để Trung tâm có sở dự báo nhân tương lai Từ có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân Bên cạnh đó, để kiểm tra, đánh giá nhân sự, nhà quản trị Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN sử dụng số phương pháp: - Phương Phương Phương Phương Phương pháp pháp pháp pháp pháp mức thang điểm xếp hạng ghi chép – lưu trữ quan sát hành vi định lượng Những phương pháp giúp cho trình kiểm tra đánh giá xác cơng bằng, giúp cho nhân viên phát huy hết lực cơng việc Có thể nói, Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN công tác hoạch định thực tương đối tốt suôn sẻ Để làm 29 điều khơng thể thiếu vai trò nhà quản trị văn phòng Các nhà quản trị điều chỉnh việc bố trí sử dụng nhân viên cho phù hợp với công việc, phát tiềm ẩn giấu nhân viên giúp họ phát triển, nâng cao chất lượng nguồn nhân Trung tâm CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Trong trình hoạch định chiến lược, số lượng thông tin mà nhà quản trị thu thập đầy đủ, phong phú giúp cho việc đánh giá môi trường hoạt động Trung tâm tồn diện xác, mục tiêu, chiến lược, sách đề có tính xác thực sở khoa học, tiền đề tốt cho việc thực - thành cơng q trình Nhà quản trị văn phòng đóng vai trò quan trọng việc xây dựng, thiết lập mục tiêu, giúp cho Trung tâm định hướng kế hoạch công việc chiến lược phát triển - lâu dài Nhà quản trị văn phòng giúp cho Trung tâm trình tuyển dụng, đào tạo phát triển nhân Góp phần thúc đẩy phát triển cá nhân công việc, tăng hiệu suất làm việc, nhanh chóng hồn thành mục tiêu mà tổ chức đề - Nhà quản trị văn phòng giúp cho Trung tâm công tác kiểm tra đánh giá nhân sự, bố trí sử dụng nhân viên cho phù hợp với 30 cơng việc, phát tiềm ẩn giấu nhân viên giúp họ phát triển, nâng cao chất lượng nguồn nhân - Trung tâm Nhà quản trị văn phòng lên kế hoạch tư vấn cho lãnh đạo sách đãi ngộ nhân viên, nhằm làm cho nhân viên nâng cao suất - hiệu làm việc, thu hút nhân tài tăng cường gắn kết lâu dài với Trung tâm 3.1.2 Nhược điểm - Nhà quản trị tốn nhiều thời gian bước đầu lập kế hoạch, mục tiêu cụ thể vào phương pháp hồn thành cơng việc lúc đầu Những công việc cần làm nhanh có độ xác cao, thay đổi môi trường cạnh tranh thay - đổi Nhà quản trị đặt nhiều luật lệ qui tắc làm việc, làm nhân viên dựa nhiều vào qui tắc làm việc đổi tư để hồn thành cơng việc tốt Khiến cho tổ chức cồng kềnh, khơng linh hoạt để đón nhận hội thay đổi môi - trường thay đổi Cách thức đánh giá nhân viên sau khóa đào tạo nhân viên nặng lý thuyết chưa trọng nhiều thực hành Qua trình tìm hiểu nghiên cứu vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, em trình bày thực tế trình hoạch định nhân Trung tâm đưa mặt ưu, nhược điểm vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định Từ nhìn nhận rõ tình hình để đưa giải pháp khắc phục tương lai 3.2 Các giải pháp để nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng 3.2.1 Về phía Trung tâm - Đào tạo nâng cao kỹ thiết lập mục tiêu cho nhà quản 31 trị Đây việc định nguồn nhân lực Trung - tâm có chất lượng hay khơng Cần cử nhà quản trị tham gia lớp học chuyên gia giỏi nước trực tiếp giảng dạy để nâng cao khả hoạch định nhân sự, khả dự báo, nhằm giúp nhà - quản trị nâng cao chuyên môn, phù hợp với thời Đào tạo nhà quản trị lĩnh vực tuyển dụng Để có nguồn nhân lực tốt nhà tuyển dụng phải nắm vững kỹ như: kỹ giao tiếp thuyết phục, kỹ đặt câu hỏi, kỹ giải vấn đề Tạo hôi cho cán giỏi thăng tiến, đảm nhiệm chức vụ quan trọng Trung - tâm Đào tạo phát triển, xây dựng đội ngũ cán lãnh đạo quản lý, điều hành chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu Quản lý - kiểm soát chặt chẽ khả trình độ cán nhân viên Trung tâm cần trọng vấn đề đãi ngộ nhân sự, tiếp tục chăm lo đời sống cho cán nhân viên vật chất lẫn tinh thần để kích thích khả làm việc sáng tạo cán nhân viên, thu hút nhà quản trị giỏi gắn bó lâu dài với Trung tâm 3.2.2 Về phía nhà quản trị - Nhà quản trị cần cung cấp, bổ sung kiến thức chuyên môn - cao để giúp lãnh đạo việc thực công tác nhân Nhà quản trị cần trang bị thêm nhiều kỹ năng, thành thạo nghiệp vụ để giải tốt công việc lãnh đạo - giao phó Nhà quản trị cần thay đổi cách thức làm việc độc đáo, sáng tạo, - khoa học hợp lý hơn, tránh lãng phí thời gian Nhà quản trị nên dành nhiều thời gian để cải thiện lực nhân viên cho họ từ mà phát triển Chính qua hành động này, nhà quản trị truyền cho họ hiểu biết, kinh nghiệm thân Như nhà quản lý đào tạo người thay tương lai, nhân 32 vật có đủ khả thăng tiến, điều có ý nghĩa - kích thích nhân viên phát huy lực công việc Nhà quản trị cần phải gần gũi, hòa đồng với nhân viên, khơi gợi tinh thần đồn kết, tạo khơng khí thoải mái, thân thiện - cơng việc Nhà quản trị cần hồn thiện công tác tuyển dụng thu hút + nguồn nhân Tiếp tục trì mở rộng kênh tuyển dụng truyền thống mà Trung tâm áp dụng thành công qua trang website mạng Internet,qua thông báo tuyển dụng báo giấy + thông qua giới thiệu nhân viên làm Trung tâm Liên hệ chặt chẽ với trường Đại học, lên kế hoạch tổ chức chương trình khuyến khích sinh viên, trao học bổng cho sinh + viê, thu hút sinh viên giỏi vào làm việc Trung tâm Nâng cao khả xử lý hồ sơ tuyển dụng cua Trung tâm, chọn - lọc sơ có phản hồi nhanh chóng đến ứng viên Nhà quản trị cần hồn thiện cơng tác đào tạo phát triển + nguồn nhân Lập kế hoạch đào tạo để xây dựng nguồn nhân lực hợp lý Thường xuyên đổi chương trình đào tạo, đánh giá tình + hình thực tế có kế hoạch cho tương lai Ngoài trọng đào tạo kiến thức phục vụ cho đối tượng công việc nhà quản trị cần ý quan tâm đến việc đào tạo tác phong khơi dậy thái độ làm việc tích cực - q trình làm việc nhân viên Nhà quản trị cần hoàn thiện công tác kiểm tra đánh giá nhân + viên Nhà quản trị nên xây dựng tiêu chuẩn đánh giá nhân + viên cách xác, minh bạch Khi xây dựng xong hệ thống tiêu chuẩn dùng để đánh giá nhân viên, nhà quản trị cần phải công bố rõ ràng, cơng khai cho tồn người định hướng, mục tiêu phấn đấu tất nhân viên.Và Trung tâm vào để tổng kết, xếp loại thi 33 đua khen thưởng vào cuối năm Trên nhận xét, đánh giá cá nhân em mặt ưu, nhược điểm nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định Từ đề xuất, đóng góp ý kiến cá nhân biện pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định, góp phần việc xây dựng đội ngũ cán nhân viên nòng cốt, động, mạnh chất lượng số lượng để giúp cho Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN ngày phát triển 34 KẾT LUẬN Trong thời đại ngày nay, xã hội ngày phát triển, vai trò người ngày quan trọng Sự phát triển đất nước thành công tổ chức phần lớn phụ thuộc vào yếu tố người Bởi vậy, công tác quản lý nguồn nhân lực đời để đảm bảo cho tồn phát triển tổ chức Để làm tốt công tác vai trò nhà quản trị văn phòng vấn đề hoạch định nhân đặc biệt quan trọng Hoạch đinh nguồn nhân lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo phát triển, đãi ngộ nhân sự, giữ nhân viên giỏi phù hợp bới mục tiêu kế hoạch phát triển quan, tổ chức Công tác hoạch định nhân giúp cho tổ chức tạo dựng nguồn nhân lực chất lượng, cung cấp nhu cầu lực cho tổ chức, đảm bảo có người thay , thuyên chuyển cho nhân viên hưu, bị sa thải hay nghỉ việc đột xuất, đối phó với tình bất trắc xảy Nhận thức điều đó, sau thời gian khảo sát tìm hiểu hoạt động nhân Trung tâm Thông tin – Thư viện ĐHQGHN, em định sâu nghiên cứu đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội” Trong trình tìm hiểu nghiên cứu em nhận thấy, thời gian qua, công tác quản lý nhà quản trị đạt số thành tích cao cơng việc giúp cho trình hoạt động Trung tâm thực thuận lợi, phát triền gặp phải số hạn chế định có ảnh hưởng đến phát triển tương lai Trung tâm Một số gớp ý cá nhân giải pháp trình bày em hy vọng giúp ích phần cho hoạt động Trung tâm phát triển mạnh, góp phần vào việc bồi dưỡng chun mơn nghiệp vụ, nâng cao lực nhà quản trị, giúp ích cho kinh tế thị trường xã hội chủ nghĩa Việt Nam 35 ... viện Đại học Quốc gia Hà Nội Chương 2: Vai trò nhà Quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà Quản trị văn phòng NỘI DUNG CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG... CAM ĐOAN Em xin cam đoan đề tài Khảo sát, đánh giá vai trò Nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Trung tâm Thông tin – Thư viện Đại học Quốc gia Hà Nội cơng trình em nghiên cứu soạn... gian khảo sát, tìm hiểu Trung tâm Thông tin - Thư viện ĐHQGHN, em nhận thấy vấn đề hoạch định nhân vấn đề mà nhà quản trị quan tâm Là sinh viên khoa quản trị văn phòng trường Đại học Nội vụ Hà