Đang tải... (xem toàn văn)
MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 3 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5 1. Lý luận chung về công tác văn phòng 5 1.1. Văn phòng 5 1.2. Công tác văn phòng 5 1.3. Vai trò của văn phòng 6 2. Công nghệ thông tin 7 2.1. Thông tin: 7 2.2. Công nghệ thông tin 7 2.3. Hệ thống thông tin quản lí 7 2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 8 2.5. Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng 8 2.6. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 11 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN TÂY HỒ 13 2.1. Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ 13 2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 13 2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ: 13 2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ: 14 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ: 15 2.1.2. Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 17 2.1.2.1. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 17 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 18 2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 22 2.2.1. Thực trạng nguồn nhân lực công nghệ thông tin tại văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 22 2.2.2. Thực trạng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin: 22 2.2.3. Thực trạng về sử dụng phần mềm ứng dụng tại các đơn vị: 23 2.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 23 2.2.4.1. Công tác quản trị, điều hành xử lí thông tin 24 2.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ 25 2.2.4.3. Công tác soạn thảo văn bản 27 2.2.4.4.Công tác tham mưu tổng hợp 28 2.2.4.5. Công tác thu thập và xử lý thông tin 29 2.2.4.6. Công tác kiểm tra, giám sát 30 2.3. Nhận xét 30 2.3.1. Ưu điểm 30 2.3.2. Nhược điểm 32 2.3.3. Nguyên nhân 33 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 35 3.1. Về cơ sở vật chất 35 3.2. Về kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu: 36 3.3. Về phương thức quản lí: 36 3.4. Về nguồn nhân lực, cán bộ: 37 3.5. Xây dựng các phần mềm ứng dụng 39 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHỤ LỤC 42
LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nghiên cứu em tìm hiểu hồn thành Những thông tin nội dung đề tài dựa thực tế hồn thành với nguồn trích dẫn Nếu sai sót em xin hồn tồn chịu trách nhiệm LỜI CẢM ƠN Trong đợt kiến tập vừa qua, em nhận hướng dẫn, giúp đỡ động viên tận tình từ nhiều phía Tất điều trở thành động lực lớn giúp em hồn thành tốt cơng việc giao Với tất cảm kích trân trọng, em xin gửi lời cảm ơn đến tất người Đặc biệt với quan tâm dạy dỗ, bảo tận tình chu đáo thầy, giáo giúp em hồn thành báo cáo kiến tập tốt với đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND quận Tây Hồ” Qua đây, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể cô (chú), anh (chị) UBND quận Tây Hồ nhiệt tình giúp đỡ em thời gian em thực tế quan, giúp em trực tiếp tham gia thực cơng việc phòng Qua đợt thực tế em học hỏi nhiều kinh nghiệm bổ ích hồn thành tốt nhiệm vụ giao quan Em xin chân thành gửi lời cảm ơn tới ThS.Lâm Thu Hằng quan tâm, giúp đỡ, vạch kế hoạch hướng dẫn em hoàn thành nghiên cứu cách tốt thời gian qua Em xin chân thành cảm ơn ! MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 Tính cấp thiết đề tài Lịch sử nghiên cứu 3 Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng, phạm vi nghiên cứu .3 Phương pháp nghiên cứu Cấu trúc đề tài .4 Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHÒNG Lý luận chung cơng tác văn phòng .5 1.1 Văn phòng 1.2 Công tác văn phòng 1.3 Vai trò văn phòng .6 Công nghệ thông tin 2.1 Thông tin: .7 2.2 Công nghệ thông tin .7 2.3 Hệ thống thông tin quản lí 2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng .8 2.5 Cơng nghệ thơng tin hoạt động văn phòng 2.6 Sự cần thiết việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng 11 Chương THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN TÂY HỒ .13 2.1 Giới thiệu chung UBND quận Tây Hồ 13 2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ cấu tổ chức UBND quận Tây Hồ 13 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ UBND Quận Tây Hồ: 13 2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Tây Hồ: 14 2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND Quận Tây Hồ: .15 2.1.2 Chức Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 17 2.1.2.1 Nhiệm vụ Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 17 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ .18 2.2 Thực trạng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 22 2.2.1 Thực trạng nguồn nhân lực cơng nghệ thơng tin văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 22 2.2.2 Thực trạng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin: .22 2.2.3 Thực trạng sử dụng phần mềm ứng dụng đơn vị: .23 2.2.4 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng 23 2.2.4.1 Công tác quản trị, điều hành xử lí thơng tin 24 2.2.4.2 Cơng tác văn thư lưu trữ .25 2.2.4.3 Công tác soạn thảo văn 27 2.2.4.4.Công tác tham mưu tổng hợp 28 2.2.4.5 Công tác thu thập xử lý thông tin 29 2.2.4.6 Công tác kiểm tra, giám sát 30 2.3 Nhận xét .30 2.3.1 Ưu điểm .30 2.3.2 Nhược điểm .32 2.3.3 Nguyên nhân .33 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HĐND - UBND QUẬN TÂY HỒ 35 3.1 Về sở vật chất 35 3.2 Về kỹ thuật, công nghệ, sở liệu: 36 3.3 Về phương thức quản lí: .36 3.4 Về nguồn nhân lực, cán bộ: 37 3.5 Xây dựng phần mềm ứng dụng 39 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHỤ LỤC 42 MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật công nghệ với thành tựu kỳ diệu tác động mạnh mẽ tới hoạt động trị, kinh tế, xã hội giới nói chung Việt nam nói riêng Cùng với phát triển nhanh chóng tin học vai trò ngày trội thông tin sau cách mạng quản lý, từ hai thập kỷ giới bước vào kỷ nguyên mới, kỷ nguyên công nghệ thông tin Công nghệ thông tin bước vào tất lĩnh vực , chiếm vị trí quan trọng xã hội Cùng với phát triển khoa học công nghệ, hoạt động quản lý có nhiều đổi theo xu đại hóa đáp ứng yêu cầu ngày cao xu hội nhập phát triển kinh tế Cơng nghệ thơng tin ngày phát triển, có nhiều phát minh sáng chế ứng dụng vào đời sống xã hội nhằm giải phóng sức lao động, làm phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần người Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng hỗ trợ cho quan, tổ chức thực nhiệm vụ Văn phòng thực hai chức tham mưu tổng hợp đáp ứng hậu cần cho quan, tổ chức Để thực tốt nhiệm vụ mình, quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, cơng tác văn phòng phải đủ khả đáp ứng giải cơng việc cách nhanh chóng, xác, hiệu Đầu tư cho văn phòng nói chung cơng tác văn phòng nói riêng đẩy nhanh thơng suốt hoạt động quản lí Đẩy mạnh ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng hoạt động quan nhà nước yêu cầu cấp thiết Trong năm qua, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng hoạt động quan nhà nước nhiều bất cập hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu công việc Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ số cán cơng chức làm cơng tác văn phòng chưa tương xứng với yêu cầu thực tiễn Do thời gian tới cần có bước đi, giải pháp chuyển đổi phù hợp để nâng cao hiệu làm việc văn phòng, đặc biệt việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng nâng cao hiệu hoạt động quan hành nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lí, đẩy nhanh tiến trình cải cách hành nhà nước theo hướng đại Để quản lý có hiệu cơng việc, giải tốt nhiệm vụ đặt tình hình cần phải có cơng cụ hỗ trợ hiệu Không thể không thừa nhận thành tựu tin học CNTT thời gian qua trở thành công cụ đắc lực nâng cao hiệu cơng tác văn phòng Và tình hình nay, đẩy mạnh ứng dụng CNTT công tác văn phòng quan hành nhà nước nói chung yêu cầu cấp thiết Trong năm qua, hệ thống CNTT quan hành nhà nước nói chung UBND quận Tây Hồ nói riêng không ngừng củng cố đầu tư phát triển số lượng chất lượng Theo chủ trương Đảng Nhà nước, việc ứng dụng CNTT quan nhà nước nói chung văn phòng HĐND- UBND quận Tây Hồ nói riêng ngày trở nên sâu rộng, phục vụ có hiệu cho cơng tác đạo hoạt động quan nhà nước Tuy có quan tâm đầu tư lớn việc ứng dụng CNTT cơng tác văn phòng nói riêng quan nhà nước nói chung tồn số hạn chế, bất cập Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ số cán công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với yêu cầu thực tiễn Trước yêu cầu thực tế nay, đòi hỏi cần phải có nghiên cứu đầu tư đồng sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ với đào tạo, bồi dưỡng lực lượng cán có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT có hiệu Từ kiến thức hành văn phòng, tin học ứng dụng hành nhà nước với thực tế thấy gần tháng thực tập văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ, em chọn đề tài báo cáo thực tập: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác Văn phòng UBND quận Tây Hồ” nhằm đề xuất giải pháp nâng cao hiệu cơng việc, thực cải cách hành Nhà nước hướng đến mục tiêu Chính phủ điện tử Do thời gian thực tập có hạn, nên báo cáo khơng tránh khỏi thiếu xót Rất mong nhận đóng góp ý kiến q thầy để báo cáo hoàn thiện Em xin chân trọng cảm ơn! Lịch sử nghiên cứu Với giá trị thực tế kiểm chứng, xu phát triển trí thức nay, cơng tác văn phòng nói chung, hoạt động điều hành quản lý nói riêng nhiệm vụ then chốt nhiều quan, đơn vị có nghiên cứu vấn đề Đề tài nghiên cứu Ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng đề tài nghiên cứu nhiều nghiên cứu khoa học Song với với tùy cách tiếp cận khác cho khía cạnh khác đề tài mang lại mẻ Đề tài giúp hiểu toàn cảnh khâu nghiệp vụ ứng dụng công nghệ thông tin kết hợp với thực tiễn khảo sát để rút học kinh nghiệm cho thân khái qt tính chất cơng việc văn phòng Mục tiêu nghiên cứu - Tìm hiểu sở lý luận văn phòng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng - Phân tích, đánh giá thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng, thấy rõ ưu điểm hạn chế nhằm vấn đề cần nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng Nhiệm vụ nghiên cứu Qua báo cáo thực tập nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên có tảng kiến thức vững cơng tác văn phòng quan hành nahf nước Từ cung cấp số thơng tin thực trạng quy trình cách thức thực công việc quan thực tập cụ thể giúp sinh viên nắm bắt tình hình thực tế để tránh bỡ ngỡ sau trường Đối tượng, phạm vi nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu khóa luận lý thuyết văn phòng thực tiễn hoạt động văn phòng , cụ thể: - Cơ cấu tổ chức, chức nhiệm vụ việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng - Đánh giá việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào cơng tác văn phòng từ tìm ưu, nhực điểm việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin Đồng thời nguyên nhân chúng - Trên sở đưa số kiến nghị nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu việc ứng dụng Cơng nghệ thơng tin vào hoạt động văn phòng - Nghiên cứu lịch sử hình thành phát triển Phương pháp nghiên cứu Sử dụng số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp vật biện chứng - Phương pháp điều tra quan sát - Phương pháp thống kê - Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh đối chiếu Cấu trúc đề tài Đề tài nghiên cứu gồm chương: Chương 1: Một số vấn đề cơng tác văn phòng ứng dụng cơng nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phòng văn phòng HĐND UBND quận Tây Hồ Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CƠNG TÁC VĂN PHỊNG VÀ ỨNG DỤNG CƠNG NGHỆ THƠNG TIN TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG Lý luận chung cơng tác văn phòng 1.1 Văn phòng Theo nghĩa rộng , văn phòng máy giúp việc quan , thủ trưởng quan Những quan lớn có có văn phòng, quan nhỏ có văn phòng hành Theo nghĩa hẹp, văn phòng trụ sở quan nơi cán công chức, viên chức làm việc, địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại hoạt động khác quan, thủ trưởng quan Văn phòng máy điều hành quan, đơn vị; nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, nơi chăm lo lĩnh vực dịch vụ hậu cần, đảm bảo điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt động quan, tổ chức 1.2 Cơng tác văn phòng Khái niệm: Cơng tác văn phòng cơng việc cần thực để hồn thành chức nhà nước quy định, nhiệm vụ giao Văn phòng có chức tham mưu đáp ứng nhu cầu lãnh đạo, quản lý điều hành thủ trưởng quan bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động Chức văn phòng thể hai loại cơng tác: - Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc chức này, văn phòng nghiên cứu đề xuất ý kiến vấn đề thuộc công tác tổ chức công việc, điều hành máy để thực chức năng, nhiệm vụ chung quan - Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho quan hoạt động: Thuộc chức này, văn phòng vừa đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến với lãnh đạo, vừa đơn vị trực tiếp thực công việc sau lãnh đạo có ý kiến phê duyệt Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn tài sản, kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật quan Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vật chất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhằm đáp ứng nhu cầu quan hành nhà nước nói chung Nhờ sử dụng, khai thác lực hạ tầng có, đến sở liệu vận hành tương đối ổn định, bảo đảm việc kết nối từ ban, nghành, đến phận tổng hợp Đến thực cấp hộp thư điện tử cho tất cán công chức quận số lãnh đạo, cán phường Ngoài quận tiến hành triển khai phần mềm chat nội từ quận đến 13 phường, góp phần nâng cao tốc độ xác việc thông tin, quận với phường phường với Đồng thời với việc nâng cao chất lượng giải thủ tục hành cho người dân, quận tập trung cải thiện hiệu quản lý, điều hành thông qua việc ứng dụng tốt trang web điều hành triển khai đồng nhiều phần mềm tiện ích phục vụ tốt cơng tác quản lý, điều hành, xử lý tác nghiệp, phát hành văn bản, trao đổi trực tuyến cán bộ, công chức, hướng đến việc xây dựng văn phòng điện tử Phần mềm quản lý hồ sơ hành triển khai cài đặt từ tổ tiếp nhận trả kết quả, thông suốt đến phòng ban quận như: phòng Tư pháp, phòng Kinh tế, phòng Lao động-TB&XH, phòng quản lý thị, phòng tài ngun-mơi trường… tạo cho cán cơng chức dễ dàng việc nhận trả hồ sơ Việc nhận hồ sơ trả hồ sơ lúc khơng phải ghi tay vào sổ mà thay vào nhập liệu vào máy tính, cán phòng ban chun mơn dễ dàng theo dõi quản lý hồ sơ thuộc lĩnh vực quản lý cách chặt chẽ dễ dàng từ máy tính nối mạng Không dừng lại đây, quận tiếp tục đầu tư trang bị đồng phục cho tất công chức phận tiếp nhận trả kết quả, lắp đặt hệ thống máy lạnh, sửa chữa phòng ốc cho thật khang trang tạo không gian thoải mái cho người dân đến nộp hồ sơ Ban hành quy chế tổ chức hoạt động, nội quy làm việc phận TN&TKQ; rà soát, ban hành niêm yết trình tự, thủ tục giải hồ sơ lĩnh vực thực "một cửa" văn phòng UBND quận Quy trình tập trung vào thành phần hồ sơ, thời gian giải phí-lệ 31 phí đảm bảo nhanh chóng, thuận lợi quy định Nhà nước Lãnh đạo Văn phòng ln theo dõi, kiểm tra nhắc nhở cán bộ, nhân viên phận TN&TKQ có thái độ ân cần, hòa nhã phục vụ nhân dân, thực nội quy quy chế làm việc Ủy ban nhân dân quận ban hành phối hợp với phòng ban chun mơn kịp thời giải hồ sơ hành cho tổ chức, người dân Có thể khẳng định, việc trọng triển khai DVCTT từ quận đến phường góp phần tăng hiệu giải TTHC nhiều, mà đối tượng hưởng lợi người dân Đa số người dân đến làm TTHC ghi nhận cảm thấy hài lòng DVCTT làm TTHC khơng phải nhiều thời gian chờ đợi, TTHC rút gọn, đơn giản nhiều so với trước quan trọng khơng thấy thái độ nhũng nhiễu cán giải TTHC” Bên cạnh đó, để giảm phiền hà cho người dân, trang web quận có sẵn mục dịch vụ cơng trực tuyến người dân tra cứu hồ sơ nhắn tin qua tổng đài, trang web cung cấp đầy đủ thông tin liên quan đến thủ tục hành quận để người dân thuận lợi tham khảo, có hẵn chun mục hỏi đáp thủ tục hành chính, sách liên quan đến quyền nghĩa vụ người dân, ý kiến thắc mắc quan chuyên môn quan tâm trả lời Nhận thức ứng dụng công nghệ thông tin công việc đội ngũ cán công chức tăng lên Trình độ cán cơng chức tin học nâng cao nhiều phương thưc tự đào tạo, tự học thêm để nâng cao trình độ áp dụng cho công việc Các cấp lãnh đạo quan tâm đến việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng đơn vị 2.3.2 Nhược điểm Mặc dù ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác văn phòng có hiệu quả, nhiên bên cạnh cơng tác văn phòng bộc lộ số hạn chế: - Công tác thu thập xử lý thơng tin thủ cơng qua nhiều lớp trung gian, phức tạp tốn nhiều thời gian - Về nguồn nhân lực : Các cán văn phòng có thâm niên nên 32 trình độ ngoại ngữ hạn chế Thực tế khơng phải biết thực DVCTT nhà, đặc biệt người lớn tuổi chưa quen với công nghệ Với người trẻ làm quen nhanh, khơng có khó khăn, người cao tuổi cần phải có hỗ trợ trực tiếp cán - Bên cạnh đó, quận Tây Hồ gặp phải vướng mắc chung thực DVCTT như: Tốc độ đường truyền mạng sử dụng phần mềm chậm; thể thức văn chưa phù hợp hệ thống không cho chỉnh sửa; mẫu văn chưa đẹp… Với DVCTT mức độ 3, chủ yếu phải nhập thông tin hộ người dân hướng dẫn trực tiếp Hơn nữa, tâm lý nhiều người lo ngại sợ thơng tin họ khơng đảm bảo Mặc dù cán có vất vả chút, nghĩ sau bất cập khắc phục người dân mau chóng quen với DVCT 2.3.3 Nguyên nhân Việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng nhiều hạn chế số nguyên nhâ sau: - Ban lãnh đạo chưa trọng quan tâm mức cơng nghệ thơng tin, chưa hiểu hết giá trị, lợi ích to lớn mà ứng dụng cơng nghệ thơng tin mang lại - Bên cạnh vấn đề tài nguyên nhân khiến cho việc ứng dụng công nghệ thông tin quan chưa tồn diện triệt để Việc xem xét đến việc ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ vấn đề mà cấp lãnh đạo bàn bạc giải - Thêm vào đó, trình độ cán nhân viên ảnh hưởng nhiều đến tình hình ứng dụng cơng nghệ thơng tin Một số cán có thâm niên nên trình độ tin học ngoại ngữ hạn chế 33 TIỂU KẾT Như chương em tìm hiểu đánh giá thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin cơng tác văn phòng UBND quận Tây Hồ Qua em năm bắt tình hình cơng tác văn phòng quan việc ứng dụng công nghệ thông tin cảu cán bộ, nhân viên UBND huyện, từ đưa giải pháp để xây dựng mạng lưới công nghệ thông tin đạt hiệu cao cơng tác văn phòng 34 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HĐND - UBND QUẬN TÂY HỒ Từ cuối năm 80, nhu cầu công đổi thâm nhập nahnh chóng công nghệ thông tin giới, việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác văn phòng quan có bước phát triển nhanh chóng rộng rãi Nhằm đáp ứng xu hội nhập phát triển, cập nhật thông tin mới, đội ngũ cán làm cơng tác văn phòng phải tự bồi dưỡng, nâng cao trình độ nghiệp vụ để phát huy hết nguồn lực, tạo hiệu công việc tốt Với lý em xin mạnh dạn đề xuất số giải pháp sau: 3.1 Về sở vật chất Giải pháp hàng đầu đầu tư nâng cấp phù hợp với phát triển Hiện UBND quận trang bị hệ thống máy tính tương đối đại đáp ứng nhu cầu thao tác công việc cán cơng chức Nhưng cần ý phát triển công việc nhanh Song song với phát triển nhanh chóng khoa học cơng nghệ, đầu tư khơng lựa chọn tính tốn kỹ nhanh chóng lạc hậu việc nâng cấp khó khăn với phát triển Về đầu tư sở hạ tầng triển khai cách đồng loạt: Hệ thống thông tin kết nối phải thông suốt, tất quan máy hành nhà nước quận phải kết nối hoạt động thông suốt, đồng laotj từ quan ban ngành quận đến quan đồn thể, trị xã hội, UBND phường địa bàn quận Có thơng tin điều chuyển cách đầy đủ, hợp lí hiệu Khơng thể có khâu khơng kết nối Trên sở kỹ thuật, quan khơng kết nối mạng hay kết nối vào mạng không hoạt động quan khác hoạt động bình thường Nhưng đầy đủ, tính thơng suốt luồng thông tin không đảm bảo hai chiều đạo báo cáo Và công việc khơng đạt kết dự kiến Khi đó, việc điều hành lại trở công cụ trước (qua văn bản, bưu điện, 35 điện thoại) Đối với vài quan làm rối loạn trình quản lí cấp trên, thiếu tính thống đồng trình điều hành tác nghiệp Càng sau việc quản lí khó công việc ngày nhiều việc triển khai thiếu thống đồng dẫn đến hiệu 3.2 Về kỹ thuật, công nghệ, sở liệu: Xây dựng biểu mẫu theo tiêu chuẩn, quy chuẩn kỹ thuật dễ dàng tải xuống, sử dụng đê đảm bảo thể thức văn Danh sách biểu mẫu điện tử phải tổ chức khoa học, phân nhóm hợp lý, cập nhật kịp thời để tìm kiếm nhanh chóng, dễ dàng Website quận có trách nhiệm cung cấp thơng tin theo nguyên tắc tạo điều kiện cho người dân tiếp cận nhanh chóng, dễ dàng, tạo thuận lợi cho hoạt động môi trường mạng Tiếp nhận ý kiến góp ý kiến, khiếu nại, tố cáo, yêu cầu cung cấp thông tin tổ chức cá nhân, lưu trữ, xử lý, cập nhật, cung cấp thông tin, trả lời yêu cầu, chuyển yêu cầu cung cấp thông tin đến quan có liên quan nội dung yêu cầu cung cấp thông tin vượt chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn văn phòng 3.3 Về phương thức quản lí: Đưa vào hệ thống “xếp hàng tự động” tiếp nhận, giải quyết, trả hồ sơ Hệ thống gồm hình vi tính đặt phận tiếp nhận trả kết Mỗi người dân đến liên hệ giải thủ tục nhà đất, xây dựng hộ tịch, đăng ký kinh doanh cấp mã hồ sơ Đối với trường hợp giải ngày, người dân ngồi chờ chỗ để giải Đối với trường hợp cần xác minh, xin ý kiến lãnh đạo quận đưa thơng tin tình trạng giải hồ sơ lên mạng (đang nằm phận nào, ngày xong thủ tục ) Người dân việc nhập mã số hồ sơ họ tên biết thủ tục giải chưa, giải cấp nào, phận nắm hồ sơ Mở rộng quy mô xây dựng website quận với yêu cầu cần đặc biệt lưu ý: thông tin phải thị nhanh, có cụ tìm kiếm thơng tin dễ sử dụng cho kết nội dung tìm kiếm, thơng tin phải cập nhật nhanh chóng , thường 36 xun, có quy đỉnhõ thời hạn loại thơng tin Nâng cao tính tương tác website UBND quận cách cung cấp nhiều dịch vụ trực tuyến cho người dân daonh nghiệp tra cứu hồ sơ, tra cứu thủ tục trao đổ thông tin trực tuyến, cung cấp thông tin hai chiều tiết kiệm chi phí hành chính, giảm hồ sơ thủ tục giấy tờ Bảo đảm an tồn thơng tin môi trường mạng: thông tin thuộc danh mục bí mật nhà nước phải phân loại, lưu trữ, bảo vệ theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước, xây dựng nội quy bảo đảm an tồn thơng tin, cử cán phụ trách quản lí an tồn tồn thơng tin, áp dụng, hướng dẫn, kiểm tra định kỳ việc thực biện pháp đảm bảo cho hệ thống thông tin mạng đáp ứng quy chuẩn, tiêu chuẩn kỹ thuật an tồn thơng tin Xây dựng chiến lược phát triển công nghệ thông tin khoa học, bản, phần kì rõ ràng, tránh tham lam, lúc tin học hóa nhiều phận, lĩnh vực Khi xây dựng lựa chọn phần mềm tác nghiệp, phận, cơng chức làm việc bán thủ cơng, tiến dần đến việc ứng dụng triệt để 3.4 Về nguồn nhân lực, cán bộ: Yếu tố nguồn nhân lực, người quan trọng, cán công chức, viên chức phải nhận thức tầm quan trọng khả nâng cao hiệu công tác công nghệ thông tin thực thi công việc Cần biện pháp nâng cao hiệu nhận thức thay đổi dần từ cách làm việc thủ công hiệu sang ứng dụng công nghệ thông tin nâng cao hiệu Việc ứng dụng phải phù hợp với công việc, khơng thiết phải tồn cán bộ, cơng chức quan phải ứng dụng công nghệ thông tin cơng việc có cơng việc khơng thể ứng dụng khơng đạt hiệu cao ứng dụng Về yếu tố cần ý giải hai mặt: đầy đủ số lượng đạt chuẩn chất lượng (trình độ) Đối với lực lượng cán bộ, công chức tại: Chú ý bồi dưỡng, cập nhật chương trình ứng dụng Đào tạo bồi dưỡng, phổ cập nhấn mạnh yếu tố hiểu biết, ứng dụng sáng tạo công việc để nâng cao hiệu Cần trọng nội dung bồi dưỡng quản lí thơng tin, thư mục (folder), tập tin (file) có khoa học, hệ thống, kỹ năng, thủ thuật sử dụng kỹ phần mềm soạn 37 thảo văn Microsoft word, sử dụng Internet để tra cứu thông tin, sử dụng thành thạo công cụ tìm kiếm thơng tin, thư điện tử, trao đổi qua mạng Phương án bồi dưỡng phải tập trung theo chuyên đề ngắn Cần tổ chức kiểm tra định kỳ trình độ ứng dụng, sử dụng chương trình cơng nghệ thơng tin giải cơng việc để có hướng phổ cập, bồi dưỡng kịp thời Chỉ cán sử dụng thành thạo chương trình phần mềm ứng dụng tận dụng hết chức hỗ trợ chương trình nâng cao hiệu công việc Cũng cần lưu ý nội dung phổ cập, cập nhật, bồi dưỡng, đào tạo phải phù hợp với vai trò, vị trí cán bao gồm nhóm sau; Cán lãnh dạo quản lý, Cán chuyên ngành công nghệ thông tin, cán nghiệp vụ chuyên viên Về phương thức đào tạo: tập trung, chỗ, từ xa - Đối với cán lãnh đạo, cán quản lí: + Nghiên cứu tổ chức hội thảo, tọa đàm mối quan hệ phát triển công nghệ thông tin với cải cách hành chính, phát triển cơng nghệ thông tin với chiến liệc phát triển kinh tế xã hội quận, buổi giới thiệu chuyên đề phủ, kinh tế điện tử, giáo dục điện tử + Tham quan mơ hìnnh hiệu ngồi nước Sau UBND quận chủ trì xây dựng đề án ứng dụng công nghệ thông tin cải cách hành chính, chắt lọc ưu điểm loại bở khiếm khuyết đơn vị + Biên soạn giáo trình kỹ bản: sử dụng email, tra cứu thơng tin, sử dụng chữ kí hiệu điện tử - Đối với chuyên viên, cán nghiệp vụ: + Tại chỗ: hướng dẫn quy trình gắn liền với thực hành; + Tập trung: khóa đào tạo chuyên đề ứng dụng; + Từ xa: học qua email, tự học, có thắc mắc trao đổi với chuyên gia - Đối với cán chuyên ngành công nghệ thông tin quận: + Thu hút sách ưu đãi; 38 + Đào tạo nâng cao trình độ có 3.5 Xây dựng phần mềm ứng dụng Phần mềm tin học phần thiếu cơng nghệ thơng tin Nó trợ thủ đắc lực cho nhà quản trị Hiện giới có nhiề phần mềm khác nhau, dùng riêng cho công việc, tổ chức khơng giống Trong văn phòng, phần mềm chủ yếu ứng dụng Ms Word Ms Excel, Ms Access, Ms PowerPoint phần mềm sử dụng giới, nhiên phần mềm nước sản xuất nên muốn sử dụng cách triệt để đòi hỏi phải có trình độ ngoại ngữ cần thiết Việc xây dựng phần mềm tiếng Việt giúp cho người sử dụng dễ dàng thuận tiện Bên cạch đó, việc đồng hóa hệ thống phần mềm quận giúp ích nhiều q trình xử lí thơng tin, truyền tải thông tin đến đầu mối, tiết kiệm thời gian tăng hiệu xử lý thông tin Xây dựng phần mềm ứng dụng riêng cho hoạt động văn phòng tất yếu nhằm nâng cao hiệu cơng tác văn phòng, tiết kiệm chi phí, thời gian công sức TIỂU KẾT Như chương em đề xuất đưa giải pháp nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng UBND quận Tây Hồ 39 KẾT LUẬN Trong xã hội đại, việc ứng dụng công nghệ thông tin đạo điều hành cải cách hành giúp quyền cấp nâng cao lực quản lý, làm cho công tác quản lý nhà nước ngày hiệu lực hơn, người dân dễ tiếp cận với thông tin chủ động việc thực công việc liên quan đến thủ tục hành Những năm qua, hệ thống cơng nghệ thơng tin tỉnh ta nói chung huyện nói riêng khơng ngừng củng cố phát triển Việc ứng dụng công nghệ thông tin ngày trở nên sâu rộng, phục vụ có hiệu cơng tác đạo, điều hành huyện hoạt động kinh doanh tổ chức cá nhân Việc ứng dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác quản lý hành nhà nước góp phần đơn giản hố thủ tục hành chính, giảm thiểu quy trình cơng việc tiến hành theo phương pháp thủ công việc xây dựng đưa vào sử dụng phần mềm ứng dụng xử lý qua mạng Internet Đến huyện triển khai ứng dụng hiệu phần mềm ứng dụng mà tỉnh triển khai như: Trang thông tin điện tử (Website) quận; trang giấy mời họp; hệ thống thư điện tử công vụ; phần mềm cửa điện tử liên thông; phần mềm quản lý văn điều hành; ứng dụng chữ ký số, … giúp nâng cao đáng kể chất lượng, hiệu ứng dụng công nghệ thông tin địa bàn quận Việc áp dụng công nghệ thông tin công tác văn phòng cần thiết cơng tác văn phòng liên quan chặt chẽ tới việc thu thập, xử lý chuyền tải thông tin Các trang thiết bị máy móc đại làm thay đổi máy văn phòng, dần thay phương pháp làm việc thủ công với thiết bị lạc hậu Công việc văn phòng nhẹ nhàng nhiều, giảm khối lượng lao động thủ công lớn Đội ngũ cán văn phòng gọn nhẹ nhiều, giảm khối lượng lao động thủ công lớn Đội ngũ cán văn phòng gọn nhẹ đồng thời trình độ chun môn cao đáp ứng yêu cầu khắt khe xu mở cửa, hội nhập kinh tế quốc tế 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO Quản trị văn phòng – Nguyễn Hữu Thân – Nhà xuất Thống Kê Nghiệp vụ văn phòng – Đại học dân lập Phương Đông – NXB Thống Kê Thông tin học – NXB Đại học quốc gia Báo cáo thực kế hoạch ứng dụng công nghệ thông tin UBND quận Tây Hồ Tài liệu tham khảo số website 6.Tài liệu UBND quận Tây Hồ 41 PHỤ LỤC Phụ lục 1: cấu máy UBND quận Tây Hồ Chủ tịch PCT phụ trách Văn hóa PCT phụ trách Kinh tế Văn phòng HDND-UBND quận Phòng TC-KH Trung tâm TDTT Trung tâm Văn hóa Trung tâm Phòng Kinh tế Ban QLDA XDHT KTHT Ban quản lý chợ quận Phòng VH - TT Phòng Nội vụ Phòng TNMT Phòng GD - ĐT Phòng Tư pháp Phòng Quản lý thị Phòng Y Tế Thanh tra Nhà nước Ban BT GPMB Phòng LĐTB&XH Cơng an Ban quản lý dự án Ban quản lý Hồ tây Trun tâm PTQD & QLDTHT Chi cục thuế Đội Thanh tra GTVT Dạy nghề Trung tâm dân số KHHGD PCT phụ trách TTXD - QLĐT Trung tâm GDTX 42 Phụ lục 2: sơ đồ cấu tổ chức máy Văn phòng HĐND&UBND quận Tây Hồ CHÁNH VĂN PHỊNG PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG PHỤ TRÁCH HÀNH CHÍNH –QUẢN TRỊ PHĨ CHÁNH VĂN PHÒNG PHỤ TRÁCH TỔNG HỢP Bộ Phận Tiếp Nhận Hồ Sơ Bộ Phận Công Nghệ Thông Tin Ban Tiếp Công Dân Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp 43 Bộ phận kế toán thủ quỹ Bộ phận Văn thu - Lưu trữ Bộ phận hành Quản trị - Phục vụ MỘT SỐ HÌNH ẢNH Hướng dẫn làm TTHC phận cửa UBND quận Tây Hồ 44 Phần mềm quản lí văn UBND quận Tây Hồ 45 ... Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 17 2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ .18 2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thơng tin cơng tác văn phòng Văn phòng HĐND – UBND quận Tây. .. tổ chức văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ Văn phòng UBND quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp cho UBND quận, đồng thời, văn phòng đầu mối quan hệ công tác UBND quận với đồn thể, phòng, ... TRONG CƠNG TÁC VĂN PHỊNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN TÂY HỒ 2.1 Giới thiệu chung UBND quận Tây Hồ UBND quận Tây Hồ đơn vị hành thuộc UBND Thành phố Hà Nội, thành lập theo Nghị định số 69/