1. Trang chủ
  2. » Cao đẳng - Đại học

Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND quận tây hồ

50 985 5

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

THÔNG TIN TÀI LIỆU

Thông tin cơ bản

Định dạng
Số trang 50
Dung lượng 749 KB

Nội dung

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẦU 1 1. Tính cấp thiết của đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 3 3. Mục tiêu nghiên cứu 3 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3 6. Phương pháp nghiên cứu 4 7. Cấu trúc của đề tài 4 Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5 1. Lý luận chung về công tác văn phòng 5 1.1. Văn phòng 5 1.2. Công tác văn phòng 5 1.3. Vai trò của văn phòng 6 2. Công nghệ thông tin 7 2.1. Thông tin: 7 2.2. Công nghệ thông tin 7 2.3. Hệ thống thông tin quản lí 7 2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 8 2.5. Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng 8 2.6. Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 11 Chương 2. THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN TÂY HỒ 13 2.1. Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ 13 2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 13 2.1.1.1. Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ: 13 2.1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ: 14 2.1.1.3. Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ: 15 2.1.2. Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 17 2.1.2.1. Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 17 2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 18 2.2. Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 22 2.2.1. Thực trạng nguồn nhân lực công nghệ thông tin tại văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 22 2.2.2. Thực trạng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin: 22 2.2.3. Thực trạng về sử dụng phần mềm ứng dụng tại các đơn vị: 23 2.2.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 23 2.2.4.1. Công tác quản trị, điều hành xử lí thông tin 24 2.2.4.2. Công tác văn thư lưu trữ 25 2.2.4.3. Công tác soạn thảo văn bản 27 2.2.4.4.Công tác tham mưu tổng hợp 28 2.2.4.5. Công tác thu thập và xử lý thông tin 29 2.2.4.6. Công tác kiểm tra, giám sát 30 2.3. Nhận xét 30 2.3.1. Ưu điểm 30 2.3.2. Nhược điểm 32 2.3.3. Nguyên nhân 33 Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HĐND UBND QUẬN TÂY HỒ 35 3.1. Về cơ sở vật chất 35 3.2. Về kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu: 36 3.3. Về phương thức quản lí: 36 3.4. Về nguồn nhân lực, cán bộ: 37 3.5. Xây dựng các phần mềm ứng dụng 39 KẾT LUẬN 40 TÀI LIỆU THAM KHẢO 41 PHỤ LỤC 42

Trang 1

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan đây là bài nghiên cứu do em tìm hiểu và hoàn thành.Những thông tin và nội dung trong đề tài đều dựa trên thực tế và hoàn thànhđúng với nguồn trích dẫn Nếu sai sót em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

Trang 2

LỜI CẢM ƠN

Trong đợt kiến tập vừa qua, em đã nhận được sự hướng dẫn, giúp đỡ vàđộng viên tận tình từ nhiều phía Tất cả những điều đó đã trở thành một động lựcrất lớn giúp em có thể hoàn thành tốt mọi công việc được giao Với tất cả sựcảm kích và trân trọng, em xin được gửi lời cảm ơn đến tất cả mọi người Đặcbiệt với sự quan tâm dạy dỗ, chỉ bảo tận tình chu đáo của các thầy, cô giáo đãgiúp em hoàn thành bài báo cáo kiến tập tốt với đề tài: “Khảo sát, đánh giá vaitrò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND quận Tây Hồ”

Qua đây, em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến toàn thể các cô(chú), anh (chị) trong UBND quận Tây Hồ đã nhiệt tình giúp đỡ em trong thờigian em thực tế tại cơ quan, giúp em được trực tiếp tham gia thực hiện các côngviệc của phòng Qua đợt thực tế này em đã học hỏi được rất nhiều kinh nghiệm

bổ ích và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao tại cơ quan

Em cũng xin chân thành gửi lời cảm ơn tới ThS.Lâm Thu Hằng đã quantâm, giúp đỡ, vạch ra kế hoạch hướng dẫn em hoàn thành bài nghiên cứu mộtcách tốt nhất trong thời gian qua

Em xin chân thành cảm ơn !

Trang 3

MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỞ ĐẦU 1

1 Tính cấp thiết của đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu 3

3 Mục tiêu nghiên cứu 3

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu 3

6 Phương pháp nghiên cứu 4

7 Cấu trúc của đề tài 4

Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG 5

1 Lý luận chung về công tác văn phòng 5

1.1 Văn phòng 5

1.2 Công tác văn phòng 5

1.3 Vai trò của văn phòng 6

2 Công nghệ thông tin 7

2.1 Thông tin: 7

2.2 Công nghệ thông tin 7

2.3 Hệ thống thông tin quản lí 7

2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 8

2.5 Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng 8

2.6 Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 11

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN TÂY HỒ 13

2.1 Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ 13

Trang 4

2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 13

2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ: 13

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ: 14

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ: 15

2.1.2 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 17

2.1.2.1 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ: 17

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 18

2.2 Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng tại Văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 22

2.2.1 Thực trạng nguồn nhân lực công nghệ thông tin tại văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ 22

2.2.2 Thực trạng hạ tầng kỹ thuật công nghệ thông tin: 22

2.2.3 Thực trạng về sử dụng phần mềm ứng dụng tại các đơn vị: 23

2.2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng 23

2.2.4.1 Công tác quản trị, điều hành xử lí thông tin 24

2.2.4.2 Công tác văn thư lưu trữ 25

2.2.4.3 Công tác soạn thảo văn bản 27

2.2.4.4.Công tác tham mưu tổng hợp 28

2.2.4.5 Công tác thu thập và xử lý thông tin 29

2.2.4.6 Công tác kiểm tra, giám sát 30

2.3 Nhận xét 30

2.3.1 Ưu điểm 30

2.3.2 Nhược điểm 32

2.3.3 Nguyên nhân 33

Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI HĐND - UBND QUẬN TÂY HỒ 35

3.1 Về cơ sở vật chất 35

3.2 Về kỹ thuật, công nghệ, cơ sở dữ liệu: 36

3.3 Về phương thức quản lí: 36

Trang 5

3.4 Về nguồn nhân lực, cán bộ: 37

3.5 Xây dựng các phần mềm ứng dụng 39

KẾT LUẬN 40

TÀI LIỆU THAM KHẢO 41

PHỤ LỤC 42

Trang 6

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Cuộc cách mạng khoa học kỹ thuật và công nghệ với những thành tựu kỳdiệu của nó đang tác động mạnh mẽ tới mọi hoạt động chính trị, kinh tế, xã hộitrên thế giới nói chung và ở Việt nam nói riêng Cùng với sự phát triển nhanhchóng của tin học và vai trò ngày càng nổi trội của thông tin sau cuộc cách mạng

về quản lý, từ hai thập kỷ nay thế giới đã bước vào một kỷ nguyên mới, kỷnguyên của công nghệ thông tin Công nghệ thông tin đang từng bước đi vào tất

cả các lĩnh vực , chiếm một vị trí quan trọng trong xã hội Cùng với phát triểnkhoa học công nghệ, hoạt động quản lý đang có nhiều đổi mới theo xu thế hiệnđại hóa đáp ứng những yêu cầu ngày càng cao của xu thế hội nhập và phát triểnkinh tế Công nghệ thông tin ngày càng phát triển, càng có nhiều phát minhđược sáng chế được ứng dụng vào đời sống xã hội nhằm giải phóng sức laođộng, làm phong phú thêm đời sống vật chất, tinh thần của con người

Văn phòng có vai trò, nhiệm vụ quan trọng trong hỗ trợ cho cơ quan, tổchức thực hiện các nhiệm vụ của mình Văn phòng thực hiện hai chức năng cơbản là tham mưu tổng hợp và đáp ứng hậu cần cho cơ quan, tổ chức Để thựchiện tốt nhiệm vụ của mình, các cơ quan, tổ chức cần có văn phòng mạnh, côngtác văn phòng phải đủ khả năng đáp ứng giải quyết công việc một cách nhanhchóng, chính xác, hiệu quả Đầu tư cho văn phòng nói chung và công tác vănphòng nói riêng là đẩy nhanh sự thông suốt trong hoạt động quản lí Đẩy mạnhứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng cũng như trong hoạtđộng cơ quan nhà nước là yêu cầu cấp thiết hiện nay Trong những năm qua,ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng cũng như hoạt động của

cơ quan nhà nước còn nhiều bất cập và hạn chế làm ảnh hưởng đến hiệu quảcông việc Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp, trình độ một

số cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứng với các yêu cầuthực tiễn Do vậy trong thời gian tới cần có những bước đi, giải pháp chuyển đổiphù hợp để nâng cao hiệu quả làm việc của văn phòng, đặc biệt là việc ứng dụngcông nghệ thông tin trong công tác văn phòng và nâng cao hiệu quả hoạt động

Trang 7

của cơ quan hành chính nhà nước, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lí,

và đẩy nhanh tiến trình cải cách nền hành chính nhà nước theo hướng hiện đại

Để quản lý có hiệu quả các công việc, giải quyết tốt các nhiệm vụ đặt ratrong tình hình mới cần phải có những công cụ hỗ trợ hiệu quả Không thểkhông thừa nhận những thành tựu của tin học và CNTT trong thời gian qua đãtrở thành công cụ đắc lực nâng cao hiệu quả công tác của văn phòng Và trongtình hình hiện nay, đẩy mạnh ứng dụng CNTT trong công tác văn phòng vàtrong cơ quan hành chính nhà nước nói chung là yêu cầu cấp thiết

Trong những năm qua, hệ thống CNTT trong các cơ quan hành chính nhànước nói chung và tại UBND quận Tây Hồ nói riêng đã không ngừng được củng

cố và đầu tư phát triển về cả số lượng và chất lượng

Theo chủ trương của Đảng và Nhà nước, việc ứng dụng CNTT trong cơquan nhà nước nói chung và tại văn phòng HĐND- UBND quận Tây Hồ nóiriêng đã và đang ngày càng trở nên sâu rộng, phục vụ có hiệu quả cho công tácchỉ đạo cũng như hoạt động của các cơ quan nhà nước

Tuy đã có sự quan tâm đầu tư lớn nhưng việc ứng dụng CNTT trong côngtác văn phòng nói riêng và trong cơ quan nhà nước nói chung vẫn còn tồn tạimột số hạn chế, bất cập Nguyên nhân chủ yếu xuất phát từ đầu tư chưa phù hợp,trình độ của một số cán bộ công chức làm công tác văn phòng chưa tương xứngvới yêu cầu của thực tiễn

Trước yêu cầu của thực tế hiện nay, đòi hỏi cần phải có sự nghiên cứu đầu

tư đồng bộ về cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ cùng với đào tạo, bồi dưỡnglực lượng cán bộ có trình độ tương xứng, đáp ứng nhu cầu ứng dụng CNTT cóhiệu quả hơn

Từ những kiến thức về hành chính văn phòng, tin học ứng dụng tronghành chính nhà nước cùng với những thực tế thấy được trong gần 2 tháng thựctập tại văn phòng HĐND - UBND quận Tây Hồ, em chọn đề tài báo cáo thực

tập: “Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác Văn phòng tại UBND quận

Tây Hồ” nhằm đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả công việc, thực hiện cải

cách hành chính Nhà nước hướng đến mục tiêu Chính phủ điện tử Do thời gian

Trang 8

thực tập có hạn, nên bài báo cáo không tránh khỏi những thiếu xót Rất mongnhận được sự đóng góp ý kiến của quý thầy cô để bài báo cáo được hoàn thiệnhơn Em xin chân trọng cảm ơn!

2 Lịch sử nghiên cứu

Với những giá trị thực tế đã được kiểm chứng, xu thế phát triển của tríthức hiện nay, công tác văn phòng nói chung, hoạt động điều hành quản lý nóiriêng là một trong những nhiệm vụ then chốt của nhiều cơ quan, đơn vị đã cónghiên cứu về vấn đề này

Đề tài nghiên cứu về Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác vănphòng là đề tài đã được nghiên cứu nhiều trong các bài nghiên cứu khoa học.Song với với tùy từng cách tiếp cận khác nhau sẽ cho ra một khía cạnh khácnhau của đề tài mang lại sự mới mẻ Đề tài này giúp chúng ta hiểu về toàn cảnhcủa các khâu nghiệp vụ trong ứng dụng công nghệ thông tin kết hợp với thựctiễn khảo sát để có thể rút ra bài học kinh nghiệm cho bản thân cũng như kháiquát được tính chất công việc của văn phòng

3 Mục tiêu nghiên cứu

- Tìm hiểu cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng Công nghệ thôngtin vào hoạt động văn phòng

- Phân tích, đánh giá thực trạng việc ứng dụng Công nghệ thông tin vàohoạt động văn phòng, thấy rõ những ưu điểm và hạn chế nhằm chỉ ra những vấn

đề cần nghiên cứu, giải pháp để ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt độngvăn phòng

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Qua bài báo cáo thực tập này nhằm nâng cao kiến thức cho sinh viên cócác nền tảng kiến thức vững chắc về công tác văn phòng của cơ quan hành chínhnahf nước Từ đó cung cấp một số thông tin về thực trạng hiện nay của các quytrình và cách thức thực hiện công việc ở cơ quan thực tập cụ thể giúp sinh viênnắm bắt được tình hình thực tế để tránh bỡ ngỡ sau khi ra trường

5 Đối tượng, phạm vi nghiên cứu

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng

Trang 9

và thực tiễn các hoạt động văn phòng , cụ thể:

- Cơ cấu tổ chức, chức năng nhiệm vụ cũng như việc ứng dụng Côngnghệ thông tin vào công tác văn phòng

- Đánh giá việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng từ

đó tìm ra ưu, nhực điểm của việc ứng dụng Công nghệ thông tin đó Đồng thờichỉ ra các nguyên nhân của chúng

- Trên cơ sở đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệuquả việc ứng dụng Công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng

- Nghiên cứu lịch sử hình thành và phát triển

6 Phương pháp nghiên cứu

Sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau:

- Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp điều tra quan sát

- Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích tổng hợp

- Phương pháp so sánh và đối chiếu

7 Cấu trúc của đề tài

Đề tài được nghiên cứu gồm 3 chương:

Chương 1: Một số vấn đề cơ bản về công tác văn phòng và ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Chương 2: Thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn

phòng tại văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ

Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả ứng dụng công

nghệ thông tin vào công tác văn phòng tại văn phòng HĐND và UBND quận Tây Hồ

Trang 10

Chương 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

VÀ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN

PHÒNG

1 Lý luận chung về công tác văn phòng

1.1 Văn phòng

Theo nghĩa rộng , văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan , thủ trưởng

cơ quan Những cơ quan lớn có thì có văn phòng, những cơ quan nhỏ có vănphòng hành chính Theo nghĩa hẹp, văn phòng là trụ sở của cơ quan nơi cán bộ.công chức, viên chức làm việc, là địa điểm giao tiếp đối nội, đối ngoại và cáchoạt động khác của cơ quan, thủ trưởng cơ quan

Văn phòng là một bộ máy điều hành của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập,

xử lý thông tin hỗ trợ cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch

vụ hậu cần, đảm bảo các điều kiện hoạt động vật chất cần thiết cho hoạt độngcủa mỗi cơ quan, tổ chức

- Công tác tham mưu tổng hợp: Thuộc chức năng này, văn phòng nghiêncứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về công tác tổ chức công việc, điều hành

bộ máy để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan

- Công tác đảm bảo điều kiện vật chất kỹ thuật cho cơ quan hoạt động:Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, đề xuất ý kiến vớilãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo có ý kiếnphê duyệt Văn phòng phải mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ tài sản,kinh phí, trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan

Hai loại công tác: Công tác tham mưu, công tác bảo đảm điều kiện vậtchất kỹ thuật có mối quan hệ chặt chẽ với nhau và đều nhằm đáp ứng nhu cầu

Trang 11

của công tác lãnh đạo, chỉ đạo của thủ trưởng cơ quan.

Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng nên văn phòng của cơ quan đó cóthể được giao những nhiệm vụ cụ thể khác nhau Nhưng nhìn chung văn phòng

có những nhiệm vụ chủ yếu dưới đây:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kếhoạch công tác thường kỳ của cơ quan và của văn phòng Tổ chức họp giao ban

và xếp lịch công tác tuần của cơ quan

- Thu thập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầulãnh đạo quản lý, điều hành của thủ trưởng cơ quan

- Theo dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; Thẩm tra các đề án, các quyếtđịnh quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; Kiểm tra về thủ tục chuẩn

bị đề án Bảo đảm các văn bản của cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên banhành được thống nhất

- Chủ trì việc giữ mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơquan khác và với công dân; Giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối hợp các đơn

vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan

- Chủ trì hoặc phối hợp với các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hộinghị, hội thảo, cuộc họp, cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Tổ chức việc ghibiên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó

1.3 Vai trò của văn phòng

Văn phòng là một trung tâm dịch vụ hỗ trợ cho việc hoàn thành các chứcnăng chính do các phòng, ban, bộ phận khác đảm nhiệm Một số vai trò chủ yếucủa văn phòng là:

Trung tâm tiếp nhận, truyền đạt thông tin, phối hợp các qui trình hoạtđộng của cơ quan, tổ chức

Cánh tay đặc lực của các cấp quản lý cấp cao hỗ trợ thực hiện chính sáchquản lý, hỗ trợ đội ngũ cán bộ quản lý hoàn thành nhiệm vụ

Trung tâm hoạch định và kiểm soát các hoạt động đảm bảo thường nhật(chỉ tiêu, định mức, qui trình,…)

Trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng, ban chức năng

Trang 12

lý thông tin được tiến hành nhanh hơn, chính xác hơn, do đó con người ngàycàng nhận thức được nhiều thông tin hơn.

2.2 Công nghệ thông tin

Là ngành sử dụng máy tính và phần mềm máy tính để chuyển đổi, lưu trữ,bảo vệ, xử lý, truyền và thu thập thông tin

Thành tựu của công nghệ trong việc liên kết máy tính điện tử và thông tinviễn thông đã làm cho hoạt động của cơ quan, tổ chức thay đổi Công nghệthông tin đã có tác động mạnh đến chiến lược hoạt động, cơ cấu cũng như hoạtđộng của một cơ quan, tổ chức

2.3 Hệ thống thông tin quản lí

Hệ thống thông tin quản lí được hiểu như là một hệ thống dùng để tiếnhành quản lí cùng với những thông tin cần thiết được cung cấp thường xuyên để

hỗ trợ cho việc hoạch định, kiểm soát và ra quyết định của các cấp quản lý

Hệ thống thông tin quản lí có thể hiểu như là một tập hợp của nhiều hệthống thông tin con trong tổ chức như:

- Các hệ thống thông tin văn phòng: gồm thư điện tử, bộ phận xử lí dữliệu, mạng máy tính… Các hệ thống cung cấp những dịch vụ hỗ trợ cho vănphòng hằng ngày như thảo các văn bản, phục vụ hội nghị…

- Hệ thống thông tin quản lí bao gồm hệ thống xử lí dữ liệu kế toán, lươngbổng, ghi chép, xử lí và lập báo cáo tình hình công việc trong văn phòng

Trang 13

Các hệ thống này hỗ trợ các hoạt động xây dựng kế hoạch và ra quyếtđịnh Người sử dụng có thể liên kết các hệ thống này với nhau để triển khai cáchoạt động Xây dựng hệ thống thông tin quản lí được xem như đồng nghĩa vớiviệc sử dụng công nghệ thông tin và các hoạt động của cơ qua nhà nước nhằmnâng cao chất lượng, hiệu quả các hoạt động của cơ quan.

2.4 Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Là việc sử dụng công nghệ thông tin mà trung tâm là máy tính điện tử vàcác giải pháp, sản phẩm phần mềm trong thực hiện công tác văn phòng một cáchphù hợp, tối ưu nhất nhằm nâng cao hiệu quả công việc, hoàn thành tốt cácnhiệm vụ được giao của văn phòng

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng làm thayđổi phương thức hoạt động của văn phòng từ thủ công sang sử dụng các phươngtiện kỹ thuật hiện đại là chủ yếu

- Thông qua mạng máy tính, thông ltin được tiếp nhận và chuyền tảinhanh chóng tới các bộ phận để phân tích, xử lí, thông tin đầu ra được truyền tớicác bộ phận cần thiết để thực hiện công việc Hệ thống mạng còn cho phép mọingười chia sẻ thông tin, tài nguyên mạng, dùng máy in, gửi và nhận thư điệntử… tiết kiệm thời gian và tiền của, nâng cao hiệu quả công việc Mạng máytính cong tạo điều kiện làm việc tại nhà, tiết kiệm chi phí đi lại cho con người

mà vẫn đạt hiệu quả cao như làm việc tại văn phòng

- Sự ra đời của “Văn phòng không giấy” là một tất yếu khách quant haythế cho văn phòng trước đây, hệ thống các ngăn tủ đựng hồ sơ được thay bằng

hệ thống tủ, khay hoặc lưu trữ hệ thống đĩa mềm và đĩa cứng trên trục quay…ngày càng hiện đại

- Việc ứng dụng công nghệ thông tin đòi hỏi đội ngũ cán bộ làm công tácvăn phòng phải tự bồi dưỡng, đào tạo nâng cao trình độ nghiệp vụ, trình độ tinhọc, ngoại ngữ để có thể cập nhập thông tin một cách nhanh nhạy, trong xu thếtoàn cầu hóa hiện nay

2.5 Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng

Công nghệ thông tin đối với các hoạt động văn phòng Ngày nay, hầu hết

Trang 14

trong các hoạt động văn phòng đều có sự hỗ trợ đắc lực của công nghệ thông tin,chẳng hạn như: - Trong công tác soạn thảo văn bản, ghi chép: Công việc soạntháo thực hiện chủ yếu trên máy vi tính với các phần mềm chuyên dụng như:Microsoft Word, Word Perfect,…giúp cho việc trình bày văn bản được chínhxác và chuẩn hóa theo quy định của Nhà nước, chỉnh sửa văn bản được nhanhchóng, đáp ứng kịp thời yêu cầu của lãnh đạo Còn trong việc ghi chép, hiện nayngoài việc các thông tin được ghi chép thông thường bằng tay thì những thôngtin cũng có thể thu thập được qua máy ghi âm, máy chụp ảnh Cũng nhờ cáctrang thiết bị hiện đại này mà thông tin được thu thập đầy đủ, nhanh chóng vàchính xác hơn.

- Để nhân bản văn bản:

Có thể dùng máy chữ thường, máy chữ điện từ và tự động, máymicrophim, máy in, máy photocopy Một trong số các phương tiện nhân bảnhiện đại ngày nay là máy in điện tử hiện nay có rất nhều loại máy in có độ phângiải cao, tốc độ in nhanh:máy in Lazer, máy in kim, may in phun…giúp chocông tác văn phòng ngày càng được hiện đại hóa cao

- Về thu thập và xử lý thông tin: Công việc này có thể được thực hiện quacác hình thức sau:

+ Thư điện tử

+ Mạng máy vi tính

Thư điện tử (Electronic mail – Email): là một hệ thống thông tin quađường dây điện thoại trực tiếp từ một máy vi tính này sang máy vi tính khác.Email cho phép gửi nhanh gấp nhiều lầ thư thường, tiện lợi và rẻ tiền với mộtkhoản cước phí tương ứng như khoản phải trả cho tiền điện thoại nội hạt, nó rútngắn khoảng cách giao tiếp cả về thời gian và không gian Hiện nay thư điện tử

có thể gửi kèm với hình ảnh, âm thanh qua công nghệ đa phương tiện, qua đó ta

có thể nghe được tiếng nói, nhìn thấy hình ảnh, dáng điệu, thái độ của người gửi

Mạng máy tính: là 2 hay nhiều máy tính được kết nối với nhau và chophép các máy tính dùng chung dữ liệu, thiết bị của nhau Đây là môi trường chophép người làm công tác văn phòng khai thác nguồn thông tin phong phú và có

Trang 15

ích cho cơ quan, tổ chức mình

Mạng máy tính mang lại những lợi ích to lớn, một số lợi ích đó là:

+ Truy xuất đồng thời tới các chương trình và dữ liệu chủ yếu

+ Chia sẻ các thiết bị xuất, nhập như máy in, máy quét hình

+ Nâng cao hiệu quả của việc truyền thông cá nhân

+ Bảo quản, bảo vệ dữ liệu thuên tiện và dễ dàng hơn

- Trong công tác lưu trữ: Ngoài việc các văn bản, thông tin quan trọngđược lưu trữ bằng các cặp tải liệu, các ngăn hồ sơ… Công nghệ thông tin pháttriển, công tác lưu trữ thông tin cũng có những bước phát triển nhanh chóng.Các thông tin quan trọng có thể được lưu trữ trong máy vi tính, trong các tập tàiliệu được mã hóa Trong các phần mềm lưu trữ thường có thêm phần mềm saolưu dự phòng để có thể bảo quản được thông tin khi máy tính có sự cố, đáp ứngđược nguyên tắc trong lưu trữ; đầy đủ, bí mật…Việc lưu trữ trong máy vi tínhgiúp cho văn bản có tuổi thọ dài hơn, không bị hỏng hoặc thất lạc

- Trong công tác tổ chức hội ngị, hội thảo: Trong khâu chuẩn bị hội nghị,nhân viên văn phòng có thể thông báo cho các đại biểu tham dự qua nhiều cáchthức khác nhau, không nhất thiết phải gửi thư qua đương bưu điện Các đại biểu

có thể được thông báo qua máy fax, Email, điện thoại, tin nhắn nên các đại biểu

có thể nhận được thông tin một cách kịp thời, nhanh chóng tạo điều kiện thuậnlợi cho việc bố trí thời gian một cách hợp lý chính xác

Việc trình bày các báo cáo không còn trình bày bằng miệng qua micro màcác bản báo cáo, các bài thuyết minh được trình bày qua phần mềm chuyêndụng như: Microsoft powerpoint,… tạo sự sinh động cho bài báo cáo và gâyhứng thú cho người nghe, mang lại hiệu quả cao cho hội nghị, hội thảo

Sự phát triển mạnh mẽ của Công nghệ thông tin đã làm cho các ứng dụngcủa nó ngày càng mở rộng Các cuộc họp, hội nghị, hội thảo đã được mở rộngbằng các hình thức giao ban trực tuyến Bất kỳ một cơ quan, tổ chức hay đơn vị,chi nhánh nào ở đâu cũng có thể tham gia

Trang 16

2.6 Sự cần thiết của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn phòng

Thời đại ngày nay, khi khoa học công nghệ phát triển, xu hướng chungcủa mọi cơ quan, tổ chức là nhanh chóng hiện đại hóa công tác văn phòng Các

cơ quan doanh nghiệp đã nhanh chóng đầu tư các thiết bị hiện đại, đồng thời đổimới phương thức quản lý, tuyển dụng nhân viên văn phòng có trình độ nghiệp

vụ cao đảm bảo cho văn phòng hoạt động hiệu quả Một văn phòng hiện đại sẽhạn chế tối đa việc làng phí thời gian công sức, giảm chi phí về quản lý điềuhành mã vẫn đảm bảo tốt chất lượng công việc hàng ngày Đồng thời nó cũnggiúp cho nhà quản lý thoát khỏi những công việc mang tính sự vụ, tạo điều kiệntăng thêm phần sáng tạo của họ, giúp cho họ có thời gian tập trung vào việc lập

kế hoạch, tìm kiếm các giải pháp tối ưu để điều hành quản lý đạt hiệu quả caonhất

Văn phòng với chức năng tham mưu, giúp việc thường phải xử lí thôngtin giúp lãnh đạo cơ quan, đơn vị điều hành một cách có hiệu quả Với một khốilượng công việc bao gồm rất nhiều khâu từ thu thập, xử lý thông tin cho tới côngtác lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá…rồi soạn thảo văn bản, lưu trữ tài liệu … thìviệc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn phòng là một bước ngoặtlớn, đánh dấu sự thay đổi về phương pháp quản lý thông tin Trước đây khi nóiđến văn phòng người ta hình dung ngay tới những tập hồ sơ, những chồng tàiliệu cao ngất, nhưng bây giờ đã thay bằng những chiếc máy tính hiện đại vớinhững phần mềm tiện ích cho phép lưu trữ một khối lượng lớn dữ liệu và vô vànnhững tính năng ưu việt của nó

Thông qua hệ thống mạng nội bộ (mạng LAN), thông qua Camera haycòn gọi là Webcam thì việc quản lý điều hành được diễn ra trên máy vi tínhthông qua hệ thống mạng các nhà quản lý điều hành không cần phải rời phònglàm việc của mình mà cũng có thế quản lý được tất cả công văn giấy tờ từ cấpdưới lên hoặc từ cấp trên xuống theo đúng tiến độ nhanh chóng, kịp thời Việcthực hiện quản lý điều hành của các nhà quản trị văn phòng diễn ra như vậy sẽ

Trang 17

tiết kiệm thời gian lãng phí, giảm sự căng thẳng trí óc Dựa vào hệ thống mạngmáy vi tính nên việc kiểm tra giám sát công việc đã đơn giản hơn rất nhiều Nếutrước đây nhà quản lý phải trực tiếp kiểm tra công việc không chắc chắn việckiểm tra có chính xác và phản ánh đúng thực tế hay không thì ngày nay với sựtiến bộ của Khoa học công nghệ chỉ ở tại phòng làm việc của mình mà các nhàlãnh đạo quản lý có thế tiến hành kiểm tra, xem xét nhân viên của mình làm việcnhư thế nào? Có đúng tiến độ hay không? Với việc kiểm tra như vậy sẽ đóng vaitrò hỗ trợ nhà quản lý đối phó với nhiều tình huống phát

TIỂU KẾT

Từ những cơ sở lý luận về văn phòng và việc ứng dụng công nghệ thôngtin vào công tác văn phòng nêu trên cho thấy vị trí đặc biệt quan trọng của vănphòng trong các cơ quan, tổ chức Vì thế không ngừng nâng cao hiệu quả củaviệc ứng dụng Công nghệ thông tin vào công tác văn phòng trong mỗi cơquan,

tổ chức là việc làm hết sức cần thiết và càng trở nên quan trọng hơn trong nềnkinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt trên tất cả các lĩnh vực và trong đó có côngtác văn

Trang 18

Chương 2 THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI VĂN PHÒNG HĐND VÀ UBND QUẬN TÂY HỒ

2.1 Giới thiệu chung về UBND quận Tây Hồ

UBND quận Tây Hồ là một đơn vị hành chính thuộc UBND Thành phố

Hà Nội, được thành lập theo Nghị định số 69/ CP ngày 28 tháng 10 năm 1995của Chính phủ trên cơ sở các phường: Bưởi, Thuỵ Khuê, Yên Phụ của quận BaĐình và các xã: Tứ Liên, Nhật Tân, Quảng An, Xuân La, Phú Thượng củaHuyện Từ Liêm

UBND Quận bắt đầu hoạt động từ ngày 01 tháng 01 năm 1996 với cácphường chính thức là: Xuân La, Quảng An, Tứ Liên, Nhật Tân, Phú Thượng,Thuỵ Khuê, Yên Phụ và Bưởi

 Địa giới hành chính: Tây Hồ là quận nằm ở phía Tây Bắc của Thủ đô.+ Phía Đông giáp huyện Gia Lâm và quận Ba Đình;

+ Phía Tây giáp huyện Từ Liêm;

+ Phía Nam giáp quận Ba Đình;

+ Phía Bắc giáp huyện Đông Anh

Quận Tây Hồ có diện tích tự nhiên là 24,1 ha Dân số của quận là 145,7nghìn người (tính đến năm 2012) Nằm trong địa giới quận là Hồ Tây – mộtcảnh quan thiên nhiên đẹp của Hà Nội và cả nướ Quận được xác định là trungtâm dịch vụ - du lịch, trung tâm văn hóa, là vùng bảo vệ cảnh quan thiên nhiêncủa Hà Nội

2.1.1.Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của UBND quận Tây Hồ 2.1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ của UBND Quận Tây Hồ:

Chức năng của UBND Quận Tây Hồ:

- UBND quận Tây Hồ là Cơ quan Hành chính Nhà nước ở địa phương,quản lý phạm vi lãnh thổ của Quận theo Hiến pháp, Luật, Pháp lệnh, Nghị quyếtcủa HĐND Quận và Cơ quan cấp trên trong các lĩnh vực: Kinh tế, Chính trị, Anninh, Xã hội, Quốc phòng… cụ thể là:

Trang 19

- Về phát triển kinh tế, công nghiệp, lâm nghiệp, thương nghiệp, văn hóa,giáo dục, dịch vụ y tế, công nghiệp môi trường…

- Về thu chi ngân sách của địa phương trên địa bàn Quận theo quy địnhcủa pháp luật đồng thời phối hợp với các cơ quan hữu quan đảm bảo việc thuđúng, thu đủ và thu kịp thời các loại thuế cũng như các loại thu khác;

- Về tuyên truyền Giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành pháp luật,cùng với các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐNDcùng cấp;

- Đảm bảo an ninh, chính trị, trật tự an toàn xã hội: thực hiệm nhiệm vụxây dựng lực lương vũ trang nhân dân và xây dựng lực lượng quốc phòng toàndân, thực hiện chế độ nghĩa vụ quân sự

UBND Quận Tây Hồ thực hiện chức năng quản lý Nhà nước ở địaphương, góp phần đảm bảo sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy Hànhchính Nhà nước từ Trung ương đến cơ sở, đại diện cho ý chí, nguyện vọng vàquyền làm chủ của nhân dân địa phương…

2.1.1.2 Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND Quận Tây Hồ:

UBND quận Tây Hồ làm việc theo nguyên tắc tập trung dân chủ, tập thểlãnh đạo, cá nhân phụ trách UBND quận Tây Hồ có nhiệm vụ chỉ đạo điều hànhthực hiện các nhiệm vụ, Chương trình công tác tuần, tháng, quý, năm đã đề ra,quản lý chỉ đạo, hướng dẫn các Phường trong hoạt động quản lý Nhà nước,UBND quận Tây Hồ thực hiện nhiệm vụ của mình Theo Luật Tổ chức HĐND

và UBND ngày 26/11/2003 cụ thể là:

- Xây dựng chương trình, kế hoạch phát triển Kinh tế, Xã hội, An ninh,quốc phòng, Quốc phòng dài hạn và hàng năm của Quận Xây dựng kế hoạchđầu tư và xây dựng các công trình trọng điểm của Quận trình HĐND cùng cấpthông qua, quyết định, tổ chức và kiểm tra việc thực hiện kế hoạch

- Xây dựng chương trình, công tác hàng năm của UBND Quận, các biệnpháp thực hiện Nghị Quyết của HĐND Quận về Kinh tế, Xã hội, An ninh, Quốcphòng, Thông báo các báo cáo của UBND quận trước khi trình HĐND quận

- Xây dựng quy chế làm việc của UBND quận, công tác tổ chức bộ máy

Trang 20

và thực hiện chế độ quản lý cán bộ theo phân cấp và quy định của Nhà nước Bổnhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật đối với các tập thể, cá nhân do UBNDquận trực tiếp quản lý…

2.1.1.3 Cơ cấu tổ chức của UBND Quận Tây Hồ:

Cơ cấu tổ chức của Ủy ban nhân dân Tây Hồ gồm có: 01 Chủ tịch, 03 Phóchủ tịch và 12 phòng, 6 ban chuyên môn Mỗi thành viên của Ủy ban nhân dânQuận chịu trách nhiệm cá nhân về công việc được phân công trước Hội đồngnhân dân, Ủy ban nhân dân và Chủ tịch Ủy ban nhân dân Quận; cùng các thànhviên khác chịu trách nhiệm tập thể về hoạt động của Ủy ban nhân dân Quậntrước Thành ủy, Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân Thành phố, Quận ủy, Hộiđồng nhân dân Quận Tây Hồ và các Cơ quan Nhà nước cấp trên

Sơ đồ cơ cấu của tổ chức của UBND quận Tây Hồ: (Phụ lục 01)

Cơ cấu tổ chứ của UBND quận Tây Hồ gồm có: 01 Chủ Tịch, 03 Phó ChủTịch và 12 phòng, 6 ban tham mưu giúp việc

Chủ tịch UBND Quận: Đỗ Anh Tuấn

Phó chủ tịch phụ trách Văn xã : Phạm Xuân Tài

Phó chủ tịch phụ trách Đất đai : Nguyễn Lê Hoàng

Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế : Nguyễn Đình Khuyến

Các phân công nhiệm vụ của các Đồng chí lãnh đạo ứng với chức danhdựa theo Quyết định số 07/2011/QĐ-UBND ngày 05/7/2011, ban hành Quy chếlàm việc của UBND quận Tây Hồ nhiệm kỳ 2011 – 2016

Chủ tịch UBND quận

- Chủ tịch Ủy ban nhân dân là người đứng đầu, lãnh đạo, quản lý, điềuhành và chịu trách nhiệm toàn diện các mặt hoạt động của Ủy ban nhân dânQuận trước Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội, Quận ủy và Hội đồng nhân dânQuận và thực hiện các nhiệm vụ theo Quy chế làm việc của Ủy ban nhân dânquận Tây Hồ

- Chỉ đạo chung việc xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện cácnhiệm vụ, chỉ tiêu phát triển kinh tế - xã hội của Quận; chỉ đạo chung công táclập dự toán ngân sách, bổ sung ngân sách cho các đơn vị, Ủy ban nhân dân các

Trang 21

Phường để thực hiện các nhiệm vụ phát sinh….

Phó chủ tịch phụ trách Kinh tế của UBND

Có trách nhiệm chủ trì phối hợp hoạt động chung của UBND quận khichủ tịch UBND quận đi vắng hoặc được chủ tịch ủy quyền Thay mặt chủ tịchđiều hành công việc và ký các văn bản thuộc thẩm quyền của chủ tịch khi chủtịch đi vắng hoặc được ủy quyền

Trực tiếp phụ trách các đơn vị: Phòng tài chính – Kế hoạch, phòng Kinh

tế, Văn phòng HĐND&UBND Quận, Ban Quản lý dự án xây dựng hạ tầng kỹthuật xung quanh Hồ Tây, Ban quản lý chợ; Thống kê, Chi cục thuế, Kho bạc,Đội quản lý thị trường số 11, Trạm thú y Phường Tứ Liên, Nhật Tân,

Phó chủ tịch phụ trách Văn xã của UBND

- Chịu trách nhiệm trước Chủ tịch và tập thể Ủy ban nhân dân quận, Hộiđồng nhân dân Quận về công tác quản lý nhà nước trên các lĩnh vực: Y tế, Giáodục – Đào tạo, Văn hóa – Thông tin, Thể dục- Thể Thao, Lao động Thương binh

và Xã hội, Đào tạo nghề, Dân số Kế hoạch hóa gia đình, phòng chống tệ nạn xãhội, Bảo hiểm xã hội, Công tác tôn giáo và các vấn đề xã hội khác;

- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phòng Văn hóa – Thông tin,Phòng Giáo dục- Đào tạo, Phòng Y tế, Phòng Lao động thương binh và Xã hội,Trung tâm y tế, Trung tâm Dân số - Kế hoạch hóa gia đình, Trung tâm Thể dục -thể thao, Trung tâm Văn hóa, Trung tâm dạy nghề, Hội chữ thập đỏ; phườngThụy Khuê, phường Bưởi

Phó chủ tịch phụ trách Đất đai của UBND

- Trực tiếp phụ trách các lĩnh vực công tác: quản lý đất đai, Tài nguyênmôi trường, quản lý trật tự xây dựng, giao thông vận tải; công tác giải phóngmặt bằng để thực hiện các dự án đầu tư xây dựng trên địa bàn quận( trừ các dự

án do UBND quận làm chủ đầu tư, dự án xây dựng hạ tầng kỹ thuật xung quanh

Hồ Tây, Dự ná xây dựng tuyến đường Văn Cao – Hồ Tây và dự án nâng cấp, cảitạo đường Lạc Long Quân), tiếp dân và giải quyết đơn thư khiếu nại – tố cáo cóliên quan đến các lĩnh vực công tác được phân công phụ trách;

- Trực tiếp phụ trách quản lý các đơn vị: Phường Phú Thượng, Yên Phụ,

Trang 22

Phòng Tài nguyên và Môi trường, Thanh tra xây dựng, BQL dự án quận Thanhtra Giao thông vận tải, Điện lực Tây Hồ, Thanh tra xây dựng.

2.1.2 Chức năng của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

- Văn phòng HĐND và UBND quận là cơ quan chuyên môn thuộc UBNDquận, có chức năng tham mưu tổng hợp cho HĐND và UBND về hoạt động củaHĐND, UBND; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của chủtịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của HĐND,UBND và các cơ quan nhà nước ở địa phương; đảm bảo cơ sở vật chất, kỹ thậtcho hoạt động của HĐND – UBND

- Văn phòng HĐND – UBND có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng;chịu sự chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và công tác của UBND quận đồngthời chịu sự chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn về chuyên môn, nghiệp vụ của Vănphòng UBND thành phố

2.1.2.1 Nhiệm vụ của Văn phòng HĐND – UBND Quận Tây Hồ:

Đối với chức năng là cơ quan chuyên môn của UBND:

1.Trình UBND quận chương trình làm việc, kế hoạch công tác hàngtháng, hàng quý, sáu tháng và cả năm của UBND quận Đôn đốc, kiểm tra cácphòng, ban chuyên môn, UBND cấp phường việc thực hiện chương trình, kếhoạch công tác của UBND và chủ tịch UBND quận sau khi phê duyệt; theo dõi,đôn đốc, kiểm tra công tác phối hợp giữa các phòng chuyên môn, UBNDphường theo quy định pháp luật;

2.Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉđạo, điều hành của UBND và chủ tịch UBND và thực hiện công tác thông tinbáo các định kỳ, đột xuất được giao theo quy định của pháp luật;

3 Trình UBND quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, các chươngtrình, dự án thuộc phạm vi quản lý của Văn phòng UBND quận;

4 Chủ trì soạn thảo các đề án, dự thảo văn bản theo phân công Chủ tịchUBND quận; theo dõi, đôn đốc các phòng, ban chuyên môn, UBND phườngsoạn thảo, chuẩn bị các đề án được phân công phụ trách;

5 Có ý kiến thẩm tra độc lập đối với các đề án, dự thảo văn bản của các

Trang 23

phòng, ban chuyên môn, UBND phường trước khi trình UBND và chủ tịchUBND quận xem xét, quyết định;

6 Giúp UBND và Chủ tịch UBND quận giữ mối quan hệ phối hợp côngtác với Quận ủy, Thường trực quận ủy, Thường trực HĐND, UBMTTQ quận,các đoàn thể nhân dân cấp quận, và các cơ quan tổ chức của Trưng ương, củathành phố đóng trên địa phường;

7 Tổ chức công bố, truyền đạt các quyết định, chỉ thị của UBND quận;các văn bản quy phạm pháp luật của cơ quan nhà nước cấp trên có liên quan.Giúp UBND quận phối hợp với các cơ quan chức năng theo dõi, đôn đốc, kiểmtra việc thực hiện các văn bản đó tại các phòng chuyên môn, Ủy ban nhân dâncác phường;

2.1.2.2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ

Văn phòng UBND quận Tây Hồ làm nhiệm vụ tham mưu trực tiếp choUBND quận, đồng thời, văn phòng cũng là đầu mối quan hệ công tác giữaUBND quận với các đoàn thể, các phòng, ban chức năng và UBND các phườngthuộc quận trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ được phân công

Văn phòngHĐND - UBND quận Tây Hồ là cơ quan chuyên môn trựcthuộc Quận, chịu sự điều hành trực tiếp, toàn diện của Thường trực HĐND _UBND quận Văn phòng được tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc Thủtrưởng

Hiện nay văn phòng UBND quận có tổng số cán bộ, công chức, nhân viên

là 41 người (biên chế và hợp đồng trong chỉ tiêu là 15 người, chiếm tỉ lệ 36,6%hợp đồng ngắn hạn 26 người), trong đó có 05 đảng viên, chiếm tỉ lệ 12.2%, sốcán bộ nữ là 19 người, chiếm tỉ lệ là 46%, số cán bộ có trình độ đại học là 19người, chiếm tit lệ 46% Đội ngũ cán bộ công chức, viên chức có tinh thần tráchnhiệm, nhiệt tình trong công tác

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của văn phòng HĐND – UBND quận Tây Hồ (Phụlục 02)

* Chánh văn phòng HĐND –UBND – Đ/c Võ Thị Bích Thủy

- Chánh Văn phòng phụ trách chung làm việc theo chế độ Thủ trưởng chỉ

Trang 24

đạo điều hành và quản lý chung, toàn diện mọi hoạt động, nhiệm vụ công táccủa cơ quan Văn phòng; thực hiện chức năng giúp UBND huyện và chịu tráchnhiệm cá nhân trước Chủ tịch UBND quận; thông báo các văn bản khác gửi cáccác cơ quan, đơn vị, cơ sở trong phạm vi quận.

- Trực tiếp quản lý, thẩm định trình Chủ tịch UBND quận khi có sửachữa, thay thế phụ tùng ô tô, và mua sắm tài sản của Văn phòng HĐND vàUBND

- Là chủ tài khoản thứ nhất của Văn phòng

- Tham gia xây dựng, chương trình làm việc của UBND quận Kiểm tra

và xem xét các dự thảo, đề án, các văn bản do cơ quan, đơn vị trình UBNDhuyện bảo đảm quy trình xử lý văn bản theo quy định

- Phối hợp hoạt động với Văn phòng quận ủy, Ủy ban MTTQ quận và cácđoàn thể quận;

- Trực tiếp, chỉ đạo công tác tiếp dân theo quy định

- Chỉ đạo cán bộ phụ trách công tác tiếp dân;

- Chánh văn phòng ủy quyền một Phó chánh Văn phòng điều hành và giảquyết các công việc của Văn phòng khi đi vắng

* Phó chánh văn phòng phụ trách công tác tổng hợp – Đ/c Dương Văn Trường

Trực tiếp phụ trách công việc: Tiếp nhận hồ sơ và trả kết quả giải quyếtthủ tục hành chính tại bộ phận một cửa, cải cách hành chính và ứng dụng côngnghệ thông tin vào công tác quản lý tại UBND quận;

- Giúp chánh văn phòng chỉ đạo điều hành chuyên viên các bộ phận; tiếpnhận hồ sơ và trả kết quả giải quyết thủ tục hành chính, trung tâm công nghệthông tin;

- Theo dõi tổng hợp cùng các phòng liên quan đề xuất với UBND quậncác biện pháp đẩy mạnh công tác cải cách hành chính tại UBND quận;

- Tổng hợp các văn bản tài liệu, báo cáo phục vụ hoạt động chỉ đạo điềuhành của Thường trực HĐND, Chủ tịch UBND quận theo sự chỉ đạo, giaonhiệm vụ của Chánh văn phòng;

Trang 25

- Được ký các văn bản thông thường và các văn bản trong phần việc đượcphụ trách;

* Phó Chánh văn phòng phụ trách hành chính, quản trị - Dương Văn Trường

- Trực tiếp điều hành công tác văn thư – lưu trữ, hành chính, quản trị;

- Điều hành tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ của UBND quậntheo quy định;

Giúp Chánh văn phòng thực hiện công tác tiếp khách, hiếu, hỷ củaThường trực HĐND, lãnh đạo UBND quận;

- Đảm bảo cung cấp trang thiết bị làm việc cho phòng, ban, Quản lý tàisản trang thiết bị làm việc của cơ quan HĐND, UBND các phòng ban chuyênmôn thuộc quận Đề xuất thanh lý, mua sắm tài sản, sửa chữa, thay thế các trangthiết bị làm việc, phương tiện phục vụ công tác của Thường trực HĐND và lãnhđạo UBND quận

- Quản lý, theo dõi, đối chiếu việc cấp xăng xe hàng tháng và lập chứng từthanh quyết toán theo quy định;

* Bộ phận chuyên viên tham mưu tổng hợp

+ Chuẩn bị đầy đủ nội dung, tài liệu phục vụ các cuộc họp

+ Theo dõi đôn đốc các đơn vị, phòng ban, ngành, UBND các phườngthực hiện nghiêm túc, đảm bảo tiến độ chất lượng được giao

* Bộ phận tiếp nhận hồ sơ

- Tiếp nhận hồ sơ giải quyết thủ tục hành chính của công dân, tổ chức vàthẩm định tính hợp pháp, hợp lệ của hồ sơ, chuyển hồ sơ hợp pháp, hợp lệ đếncác phòng chuyên môn thụ lý giải quyết

- Có trách nhiệm đôn đốc các phòng ban bên thụ lý giải quyết hồ sơ đúngthời gian quy định và cập nhật thông tin vào phần mềm quản lý hồ sơ

- Báo cáo tình hình hoạt động và đề xuất biện pháp cải cách thủ tục hànhchính tại bộ phận “một cửa”;

* Bộ phận công nghệ thông tin

- Tham mưu cho lãnh đạo văn phòng trên lĩnh vực ứng dụng, phát triển

Ngày đăng: 30/11/2017, 10:50

TÀI LIỆU CÙNG NGƯỜI DÙNG

TÀI LIỆU LIÊN QUAN

w