Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của công ty cổ phần may 10

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu 2 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài 2 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn đề tài 3 7. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG 1.KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10 4 1.1 Lịch sử hình thành 4 1.2 Giới thiệu về công ty 4 1.3. Chức năng nhiệm vụ 6 Tiểu kết: 9 CHƯƠNG 2.VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10. 10 2.1. Vai trò của công tác thu thập các căn cứ 10 2.2. Vai trò trong công tác xác định hoạch định. 11 2.3. Vai trò trong công tác xây dựng các biện pháp 14 2.3.1 Hoạch định thủ tục 18 2.3.2 Doanh nghiệp với nhân viên 19 2.4. Vai trò trong công tác tổ chức thực hiện 20 Tiểu kết: 21 CHƯƠNG 3.GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10 23 3.1. Nhận xét đánh giá 23 3.1.1. Ưu diểm 23 3.1.2. Nhược điểm 24 3.1.2. Nguyên nhân 25 3.2. Giải pháp 25 3.2.1. Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy văn phòng hợp lý. 26 3.2.2. Xây dựng “Mô tả công việc” và “Tiêu chuẩn công việc” cho các vị trí lao động trong văn phòng. 27 3.2.3. Giải pháp tham mưu, tổng hợp 28 3.2.4. Giải pháp về công tác thông tin 29 3.2.5. Giải pháp về nâng cao trình đọ chuyên môn nghiệp vụ và thái độ phục vụ của đội ngũ cán bộ 30 3.2.6. Áp dung các công cụ hỗ tợ hoạch định. 30 Tiểu kết: 30 KẾT LUẬN 31 TÀI LIỆU THAM KHẢO: 32

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài này, q trình khảo sát thu thập tổng hợp thơng tin em nhận giúp đỡ tận tình từ cán làm việc Công ty Cổ phần May 10 Nhân đây, cho phép em bày tỏ lòng biết ơn chân thành tới thầy Đặc biệt, ThS Lâm Thu Hằng cô hướng dẫn giúp đỡ tận tình suốt trình thực đề tài Trong trình làm nghiên cứu em gặp nhiều khó khăn, mặt khác trình độ nghiên cứu hạn chế nguyên nhân khác quan khác nên dù cố gắng song đề tài em không tránh khỏi hạn chế thiếu sót Vì em mong nhận góp ý thầy bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp em nhận hạn chế qua em có thêm nguồn tư liệu đường học tập nghiên cứu sau Em xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Em xin xam đoan nội dung đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định công ty Cổ phần May 10” công trình em nghiên cứu, tìm tòi soạn thảo Đề tài thực độc lập thân em, em không chép viết cơng bố mà khơng trích dẫn nguồn gốc Nếu có vi phạm em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN BẢNG KÊ CHỮ VIẾT TẮT STT TỪ VIẾT TẮT DN VN NGHĨA TIẾNG VIỆT Doanh nghiệp Việt nam LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ngành may mặc ngày khẳng định vai trò phát triển kinh tế nước ta với khoa học kỹ thuật mới, ngành may mặc ngày thể tên tuổi thị trường ngồi nước Tuy nhiên, ngành có hiệu kinh tế chưa cao Cùng với chuyển hướng kinh tế nước ta sau Đại hội toàn quốc lần thứ VI sang kinh tế thị trường có điều tiết Nhà nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa nhân dân hoạt động sản xuất kinh doanh Doanh nghiệp (DN) nói chung doanh nghiệp May mặc nói riêng khơng nằm khn khổ kế hoạch cứng nhắc mà chịu tác động quy luật kinh tế thị trường… Công ty cổ phần May 10 doanh nghiệp hoạt động lĩnh vực sản xuất may mặc với sản phẩm đạt chất lượng Tuy nhiên DN đứng trước vận động kinh tế cạnh tranh gay gắt ngành, đồng thời lại chịu tác động môi trường kinh doanh nên công tác hoạch định vơ quan trọng định tồn hay không tồn DN thị trường “ Trong kinh doanh bạn không lập kế hoạch có nghĩa bạn chuẩn bị kế hoạch thất bại”(Crawford H.GreeneWalt) Bất kỳ cấp quản trị phải làm công tác hoạch định Đây công việc nhà quản lý phải thực từ đầu để triên khai hoạt động để đạt mục tiêu định Tất nhà quản trị cấp bậc phải thực công tác hoạch định Thông qua hoạch định, nhà quản trị chuẩn bị cho tổ chức hoạt động cần thiết nhằm đạt thành công mục tiêu ngắn hạn dài hạn Đòi hỏi DN phải xây dựng cho kế hoạch cụ thể, mục tiêu rõ ràng để đưa chiến lược, định đắn đưa đến thành công phát triển Doanh nghiệp Một phận công ty thiếu cấu tổ chức phận Văn phòng Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định vơ quan trọng Với ý nghĩa khoa học thực tiễn em nhận thấy quan trọng văn phòng cơng tác hoạch định kinh doanh nên em sâu nghiên cứu đề tài: “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định công ty Cổ phần May 10” Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều cơng trình nghiên cứu khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định doanh nghiệp, chưa thực sâu vào vấn đề để nghiên cứu Do tính cập thiết đề tài yêu cầu môn Kỹ hoạch định Quản trị giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định cơng ty Cổ phần văn phòng em theo học mà em định chọn vấn đề “Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định công ty Cổ phần May 10” để làm đề tài nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Văn phòng cơng tác hoạch định công ty cổ phần May 10 Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng công tác hoạch định công ty Cổ phần May 10, đồng thời đưa giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định có hiệu Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định công ty cổ phần May 10 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Phương pháp nghiên cứu mô tả cách thức, mục đích, nội dung để tiến hành thu thập thông tin Trong tiểu luận sử dụng phương pháp thu thập liệu phương pháp phân tích liệu để tìm hiểu kỹ vai trò văn phòng cơng tác hoạch định công ty Cổ phần MAY 10 Các liệu thu thập nghiên cứu đề tài tiểu luận phương pháp:-Quan - sát, ghi chép lại Pháp nghiên cứu tài liệu: kế thừa thông tin tài liệu có Phương pháp phân tích tổng hợp Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế công ty Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Qua việc khảo sát,đánh giá vai trò hoạch văn phòng công tác hoạch định công ty cổ phần MAY 10 cho thấy tầm quan trọng hoạch định hoạt động hành văn phòng cơng ty - Nhận thấy ưu điểm, nhược điểm văn phòng cơng tác họach định - để từ đề xuất giải pháp Đề tài nguồn tham khảo hữu ích cho sinh viên đặc biệt sinh viên khoa quản trị văn phòng Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu phần kết luận, tài liệu tham khảo, đề tài có cấu trúc đươc chia làm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động công ty cổ phần MAY 10 Chương 2: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định công ty cổ phần MAY 10 Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định công ty cổ phần MAY 10 CHƯƠNG KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Giới thiệu cơng ty Công ty Cổ phần May 10 công ty chuyên ngành may mặc thuộc Tổng Công ty Dệt May Việt Nam, thành lập từ 60 năm nay, chuyển đổi từ doanh nghiệp Nhà nước thành công ty cổ phần từ năm 2004 Logo công ty cổ phần May 10 • Xuất xứ Logo May10 Triển khai xây dựng biểu tượng thương hiệu Công ty, năm 1996 May 10 tổ chức thi sáng tác Logo với dự thi hoạ sĩ giáo viên trường ĐH Mỹ thuật công nghiệp Kết dự thi hoạ sĩ Vũ Hiền chọn làm biểu tượng cho Công ty May 10 từ Năm 1996, Logo May10 đăng ký cấp giấy chứng nhận bảo hộ Cục sở hữu trí tuệ tồn quốc • Ý nghĩa Logo May10 Logo May10 thiết kế với ý tưởng cách điệu từ chữ M10 với bố cục chặt chẽ nét uốn lượn dải lụa thể phát triển Doanh nghiệp ln có hướng vươn lên cách bền vững Màu xanh Logo nói lên hồ bình, tinh thần đồn kết trí cao doanh nghiệp tinh thần hợp tác chặt chẽ tạo niềm tin với đối tác khách hàng Lĩnh vực doanh : kinh Sản xuất hàng thời trang, may mặc, trang phục, phụ kiện thời trang • Sản xuất trang phục,Sản xuất da sản phẩm có liên Địa : Điện thoại : Fax : Email : Website : quan, Phường Sài Đồng, Quận Long Biên, TP Hà Nội 0438276923/ 0438276 0438276925 Đăng nhập Can view http://garco10.com.vn Tên giám đốc : Địa @gar Tổng giám đốc: Nguyễn Thị Thanh Huyền Từ xưởng may quân trang (X10) thời kỳ kháng chiến chống Pháp, bước sang giai đoạn xây dựng kinh tế thời bình, May 10 Nhà nước giao làm hàng may gia công xuất Công ty May 10 số doanh nghiệp Tổng Công ty Dệt may Việt Nam nghiên cứu áp dụng mã số mã vạch quản lý, kinh doanh từ năm 2000 Năm 2005, tổng doanh thu đạt 548 tỷ đồng (Đạt 100% kế hoạch vượt 22% so với năm 2004); Lợi nhuận đạt khoảng 13,8 tỷ đồng Công ty Nhà nước Việt Nam tặng phần thưởng cao quý như: • Anh hùng Lực lượng vũ trang Nhân dân (năm 2005), • Anh hùng Lao động, nhiều Huân chương loại khác Công ty đạt nhiều giải thưởng: • Giải thưởng Chất lượng Việt Nam, • Giải thưởng Chất lượng châu Á - Thái Bình Dương a Cơ cấu tổ chức 10 - Thương lượng đặt hàng - Theo dõi thực mua hàng - Đánh giá kết mua hàng Doanh nghiệp đưa hướng dẫn chi tiết để xử lý hoạt động xảy doanh nghiệp cách quán toàn doanh nghiệp( phận, phòng ban, ) 2.3.2 Doanh nghiệp với nhân viên Thứ nhất: Doanh nghiệp tôn trọng nhân nhân quyền phẩm giá tất nhân viên Doanh nghiệp ln tơn trọng ý kiến có tính chất đóng góp, xây dựng nhiều phương diện từ nhân viên, không phân biệt cấp bậc Thứ hai: Doanh nghiệp tạo môi trường trao đổi thông tin nội cởi mở nhằm cung cấp cho nhân viên thông tin kịp thời công việc, mối quan hệ thành tích nhân viên Thứ ba: Thông tin cá nhân: Doanh nghiệp tôn trọng riêng tư cá nhân.Việc thu thập, xử lý, lưu giữ sử dụng thông tin cá nhân nhân viên thực trường hợp thật cần thiết cho phép luật pháp Thứ tư: Doanh nghiệp cam kết đối xử công với nhân viên, công việc đánh giá lực nhân viên cho dù tồn quan điểm, ý kiến khác công việc Việc tuyển dụng, xếp cơng việc xác định mức lương, lợi ích khác cho tất nhân viên Doanh nghiệp dựa sở phù hợp trách nhiệm, khả thể thân, kinh nghiệm kết đánh giá nhân viên Thứ năm: Doanh nghiệp ln cung cấp trì mơi trường làm việc an ninh, an tồn, lành mạnh thân thiện, quan tâm đến sức khỏe lao động  Doanh nghiệp với bên Luật pháp Doanh nghiệp tôn trọng luật pháp: Doanh nghiệp cam kết tuân thủ quy định pháp luật chịu trách nhiệm hành vi 24 không tuân thủ Thứ nhất: Doanh nghiệp cạnh tranh ngun tắc trung thực, khơng xâm phạm đến lợi ích Nhà nước, lợi ích cơng cộng, quyền lợi ích hợp pháp người tiêu dùng, cam kết không thực hành vi cạnh tranh không lành mạnh Thứ hai: Doanh nghiệp tuân thủ Luật Bảo vệ môi trường: cam kết mang đến cho cộng đồng môi trường an toàn cho sức khỏe người Doanh nghiệp nỗ lực việc đầu tư sử dụng trang thiết bị, máy móc sản xuất sản phẩm thân thiện với môi trường Tất chất thải phát sinh trình sản xuất,kinh doanh kiểm soát xử lý theo quy định pháp luật Doanh nghiệp gắn kết hài hòa với phát triển kinh tế bảo đảm tiến xã hội để phát triển bền vững đất nước, bảo vệ môi trường quốc gia gắn liền với bảo vệ môi trường khu vực toàn cầu Thứ ba: Doanh nghiệp cam kết tuân thủ Luật Lao động: Doanh nghiệp cam kết không sử dụng lao động vị thành niên lao động cưỡng bức, tuyển chọn lao động, bố trí, điều hành lao động theo nhu cầu sản xuất, kinh doanh, quyền khen thưởng xử lý vi phạm kỷ luật lao động theo quy định pháp luật lao động, doanh nghiệp quản lý lao động cách dân chủ, công bằng, văn minh Thứ tư: Doanh nghiệp cam kết tuân thủ Luật Sở hữu trí tuệ: Doanh nghiệp làm tất để bảo vệ tài sản sở hữu trí tuệ hợp pháp mình, cách đăng ký quyền tác giả, quyền liên quan, quyền sở hữu công nghiệp sáng chế, kiểu dáng cơng nghiệp, thiết kế bố trí, nhãn hiệu Đồng thời, doanh 2.4 Vai trò cơng tác tổ chức thực Tổ chức thực chiến lược giai đoạn có ý nghĩa quan trọng đảm bảo thành cơng tồn q trình quản trị chiến lược Thực tế cho thấy doanh nghiệp thường đầu tư nhiều thời gian vào lựa chọn định chiến lược dường lại cho chiến lược diễn cách 25 đương nhiên Các mục tiêu chiến lược không tự đạt mà muốn biến chúng thành thực đòi hỏi trước hết phải phân tích cặn kẽ, hình thành sách, phân bổ nguồn lực kế hoạch ngắn hạn cách hợp lý tổ chức thực chúng Chừng việc triển khai thực chưa tiến hành cách khoa học có hiệu chiến lược dẫn dừng lại giấy tờ Trong giai đoạn thực hiện, kế hoạch định hướng chuyển hoá thành hành động cụ thể Có thể khẳng định tổ chức thực chiến lược giai đoạn có vị trí quan trọng để biến chiến lược thành thực Xây dựng chiến lược đắn, phù hợp với môi trường kinh doanh quan trọng, triển khai thực chiến lược nhân tố quan trọng bảo đảm cho chiến lược thành công Về mặt chất, thực chiến lược trình chuyển ý tưởng chiến lược hoạch định thành hành động cụ thể tổ chức, hay nói cách khác chuyển từ "lập kế hoạch hành động" sang "hành động theo kế hoạch" Tổ chức thực chiến lược không dừng lại ý tưởng mà phải biến ý tưởng chiến lược thành sách, kế hoạch cụ thể, phù hợp thực tiễn biến chúng thành thực Tổ chức thực chiến lược khó phức tạp so với hoạch định chiến lược bao gồm nhiều cơng việc từ hình thành sách hợp lý, xây dựng kế hoạch ngắn hạn hơn, Tổ chức thực chiến lược đòi hỏi nỗ lực, phối hợp đồng phận, cá nhân suốt q trình thực chiến lược Mục đích ưu tiên trình thực chiến lược đưa mục tiêu, định chiến lược chọn lựa vào thực thắng lợi thời kì chiến lược Tiểu kết: Hoạch định công việc thiếu quản trị văn phòng Cơng 26 việc diễn phụ thuộc nhiều vào khả năng, tầm nhìn cuả người lãnh đạo Xuyên suốt nội dung chương vài công tác hoạch định quản trị văn phòng Cụ thể văn phòng cơng ty cổ phần May 10 Vai trò to lớn khơng thể phủ nhận Ở đây, cán bộ, nhân viên lãnh đạo văn phòng phát huy hết vai trò, trách nhiệm để hồn thành nhiệm vụ giao, chức góp phần xây dựng, phát triển cơng ty ngày vững mạnh Công tác hoạch định đề cao trọng Nhìn chung, số phương diện nêu thực triển khai đem lại hiệu định, nữa, cán nhân viên văn phòng công ty triển khai, ứng dụng hoạch định vào cơng việc, khơng ngừng tìm tòi, học hỏi để khắc phục điểm yếu, phát huy điểm mạnh để làm tốt cơng việc hoạch định văn phòng đơn vị, phòng ban khác quan 27 28 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRỊ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10 3.1 Nhận xét đánh giá Vai trò văn phòng hoạch định công ty Cổ phần May 10 quan trọng, chưa thật trọng Các quy trình hoạch định văn phòng tình cụ thể thời gian ngắn hạn công ty Cổ phần May 10 áp dụng thường ít, dẫn tới thực trình hoạch định cứng nhắc việc định làm giảm linh hoạt kinh doanh 3.1.1 Ưu diểm Sự biến động khó lường yếu tố mơi trường kinh doanh nhu cầu người tiêu dùng, cạnh tranh khốc liệt ngành,… tác động tới tất doanh nghiệp Chính vậy, cơng tác hoạch định chủ động hoạt động sản xuất kinh doanh giúp doanh nghiệp đứng vững thương trường, phát triển kinh doanh Ban lãnh đạo công ty Cổ phần May 10 nhận định vấn đề này, nhận thức rõ nét tầm quan trọng công tác hoạch định, coi công tác hoạch định khâu quan trọng giúp doanh nghiệp khẳng định chỗ đứng thị trường trong tương lai Thể điều này,thường niên ban lãnh đạo doanh nghiệp có tổ chức bàn bạc, thảo luận để xây dựng mục tiêu, có phân tích yếu tố mơi trường ảnh hưởng tới việc thực mục tiêu, xây dựng kế hoạch lựa chọn phương án tối ưu, phù hợp với tình hình thực trạng doanh nghiệp Những cơng việc cơng tác hoạch định Hoạch định cơng tác văn phòng coi trọng tới việc đánh giá nội lực mình, lấy làm quan trọng để thực công tác hoạch định Một công việc thực tế, văn phòng tiến hành trước hoạch định mục tiêu, định hướng kế hoạch, chương trình cho cơng ty Cơng tác hoạch định văn phòng năm trước nêu bật thành tựu đạt đồng thời khó khăn 29 tồn chủ yếu cần khắc phục Việc hoạch định cụ thể rõ ràng tạo hướng công ty Cổ phần May 10 đắn khả thi Đồng thời, tạo dựng hình ảnh văn phòng doanh nghiệp, hoạt động sản xuất cơng ty Thực sách, thủ tục, quy tắc cách khả thi, cụ thể rõ ràng mang lại cho doanh nghiệp văn hóa cân bằng, bầu khơng khí làm việc mối quan hệ cấp cấp dưới, nhân viên với nhân viên tốt đẹp 3.1.2 Nhược điểm Một hạn chế lớn kể đến công ty Cổ phần May 10 Đội ngũ Văn phòng chưa đào tạo kỹ hoạch định cách bản, nên kế hoạch mà văn phòng đưa định theo đuổi, định thực hiện, dường khơng bất cập Do Văn phòng doanh nghiệp khơng kết hợp chặt chẽ hết yếu tố thuộc nhóm để đưa kế hoạch Các chương trình mà doanh nghiệp đề thực chưa thật hiệu quả, chưa mang lại lợi ích giá trị cao kinh tế cho doanh nghiệp mà toàn giá trị thấp hiệu mang lại thấp Yếu tố môi trường tác động đến doanh nghiệp mạnh mẽ ảnh hưởng đến việc định thực công tác hoạch định doanh nghiệp chưa thật hiệu quả, chiến lược mang tính tạm thời mang lại hiệu tạm thời có chiến lược khơng thực thi chi phí cao Do phận văn phòng phải thường xuyên thay đổi hoạch định để phù hợp với chiến lược công ty Hệ thống pháp luật tác động đến doanh nghiệp ngày gia tăng, tình hình kinh tế khơng ổn định ảnh hưởng tới việc mở rộng quy mô doanh nghiệp, buộc doanh nghiệp phải có trách nhiệm với người tiêu dùng an toàn xã hội 30 3.1.2 Nguyên nhân Việc hoạch định chưa cấp lãnh đạo quan tâm mức, chưa tạo hài hòa phận nhân có liên quan q trình hoạch địnhvăn phòng Do cơng tác hoạch định văn phòng năm thực chưa thực giúp cho công tác quản lý theo ngĩ Quy trình hoạch định văn phòng doanh nghiệp chưa hoàn thiện chưa khoa học, thiếu xác chưa phù hợp với thực tế đơn vị Việc thực hoạch định văn phòng cho người lao động chưa thật rõ ràng, thủ tục quy tắc dài dòng, khó nhớ hay hành vi số đối tượng làm sai lệch thủ tục làm trái với quy tắc Nguồn lực doanh nghiệp không đủ mạnh nên không khả thi việc thực kế hoạch, mục tiêu mang tính định bị hạn chế, ảnh hưởng đến hiệu công việc Ngun nhân từ bên ngồi Doanh nghiệp Mơi trường kinh doanh thường xuyên thay đổi diễn biến phức tạp, bất ngờ, bị chi phối yếu tố kinh tế vĩ mô như: Lạm phát, lãi suất ngân hàng, Điều làm DN nhiều lao đao, quy mô DN khơng mở rộng Nhà nước chưa có chế quản lý rõ ràng thống với hoạt động kinh doanh doanh nghiệp nói chung việc hoạch định Hệ thống thông tin chiến lược hỗ trợ doanh nghiệp yếu kém, DN phải tự tìm kiếm nên dự báo doanh nghiệp thường khơng xác gây ảnh hưởng khơng tới tính khả thi kế hoạch, chiến lược 3.2 Giải pháp Trong nhiều năm hoạt động, nhiều mặt công tác văn phòng cơng ty vào chiều sâu Chất lượng tham mưu, tổng hợp nâng lên, việc thực quy chế Chính phủ có tiến bộ, thông tin báo cáo thực nề nếp, hoạt động ứng dựng công nghệ thông tin truyền thông quan tâm, trình độ cán nâng lên, đặc biệt cơng tác hoạch định văn phòng trú trọng 31 Hoạch định văn phòng cần diễn liên tục, nhằm đảm bảo hoạt động doanh nghiệp ngành kinh doanh mà công ty hoạt động, giúp cho nhà quản trị thực chiến lược công ty, đánh giá đối thủ cạnh tranh, thiết lập mục tiêu, kế hoạch hành động phương thức cạnh tranh tương lai Công ty cần phải xem hoạch định văn phòng nhiệm vụ khơng thể thiếu tổ chức đó, sử dụng hoạch định công cụ để quản lý hoạt động tổ chức Các doanh nghiệp phải có chuyển đổi cách quản lý tổ chức, vạch hướng phối hợp nỗ lực thành viên cách hiệu để phát huy tác dụng hoạch định tổ chức Phân tích tình hình thị trường thường xuyên tư linh hoạt Cần phải giành thời gian cho việc tổ chức họp chủ đề hoạch định văn phòng giành mối quan tâm thường trực cho việc định định hàng ngày định dài hạn cho doanh nghiệp Cần tiến hành công tác hoạch định theo tiến trình khoa học hợp lí, nhằm tiết kiệm thời gian, nguồn lực chi phí 3.2.1 Xây dựng cấu tổ chức máy văn phòng hợp lý Xây dựng phận nghiệp vụ văn phòng Việc xây dựng phận nghiệp vụ văn phòng phụ thuộc vào hai nội dung chính: + Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng phân cơng phụ trách Thơng thường, văn phòng quan, tổ chức có chức tham mưu-tổng hợp chức hậu Chức cần nên cấu tổ chức văn phòng thường xuất phận như: Văn thư – Lưu trữ, Tổng hợp, Quản trị… Tuy nhiên, trường hợp cụ thể, văn phòng phân công thực công việc khác bảo hiểm, nhân sự, chăm sóc khách hàng, pháp chế, xuất nhập khẩu… điều cần thiết Do xây dựng, chia tách, sáp nhập phận văn phòng cần ý tới chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng phân cơng phục trách + Khối lượng công việc thực tế mà phận phải thực Căn vào tình hình thực tế khối lượng công việc (thường xuyên, đột xuất), nhà quản 32 trị văn phòng cần tính tốn để định thành lập phận nghiệp vụ văn phòng hình thức chun trách kiêm nhiệm Qua đó, hoạch định nhân phận như: + Xác định khối lượng công việc văn phòng đơn vị, phận văn phòng + Phân tích luồng cơng việc văn phòng, xác định cơng việc kiêm nhiệm, cơng việc khơng thể kiêm nhiệm + Tính tốn thời gian cần thiết để hồn thành cơng việc, thời gian hồn thành cơng việc đơn vị, phận Từ xác định thời gian cần thiết để hồn thành nhiệm vụ văn phòng +Xác định trang thiết bị cần thiết cho công việc, cho vị trí lao động văn phòng tổng số trang thiết bị phép bố trí Trên sở tính tốn trên, nhà quản trị văn phòng tiến hành cân đối số lượng lao động cần thiết văn phòng cho phù hợp với khối lượng cơng việc điều kiện khác để hồn thành hiệu nhiệm vụ mà văn phòng phân công 3.2.2 Xây dựng “Mô tả công việc” “Tiêu chuẩn cơng việc” cho vị trí lao động văn phòng Bản “Mơ tả cơng việc” văn liệt kê nhiệm vụ, quyền hạn trách nhiệm thực công việc; mối quan hệ thực công việc; điều kiện làm việc; trách nhiệm kiểm tra, giám sát; tiêu chuẩn cần đạt q trình thực cơng việc Bản “Tiêu chuẩn công việc” văn liệt kê yêu cầu lực cá nhân trình độ học vấn, kinh nghiệm công tác, khả giải vấn đề, kỹ khác đặc điểm cá nhân thích hợp cho cơng việc Thơng thường “Mô tả công việc” “Tiêu chuẩn công việc” xây dựng văn bản, sử dụng cho nhiều mục đích khác như: tuyển dụng lao động, kiểm tra nhân viên, đánh giá hiệu lao động nhân viên, kiểm tra, giám sát, rà soát lại quy định định mức lao động hàng năm… Để quản trị văn phòng hiệu cần phải xây dựng “Mô tả công việc” “Tiêu chuẩn cơng việc” cho tất vị trí lao động văn phòng 33 Đây biện pháp định tới hiệu quản trị hành văn phòng Chỉ có mơ tả chức trách, nhiệm vụ chi tiết; xác định rõ mối quan hệ tiến hành công việc; quy định cụ thể u cầu chất lượng cơng việc đảm bảo kết cơng việc đó, đồng thời với yêu cầu cụ thể tiêu chuẩn chức danh cơng việc lựa chọn người thích hợp cho cơng việc Trước đây, văn phòng quan, tổ chức khơng có quy định chung chung vị trí lao động, dẫn tới tình trạng phân cơng cơng việc khơng rõ ràng, chồng chéo, chí “dẫm chân” lên nhau, “cha chung khơng khóc”… làm ảnh hưởng tới chất lượng cơng việc chung văn phòng Khi xây dựng “Mô tả công việc tiêu chuẩn cơng việc” cho vị trí lao động văn phòng, người lãnh đạo cần tham khảo văn hướng dẫn nghiệp vụ người có kinh nghiệm lĩnh vực Cơ sở để xây dựng “Mô tả công việc tiêu chuẩn công việc” gồm: + Phân tích kỹ cơng việc văn phòng (thơng qua văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ kinh nghiệm giải công việc thực tế) + Phân tích yêu cầu tiêu chuẩn chức danh (được quy định văn Bộ Nội vụ, quan quản lý chuyên ngành yêu cầu thực tế trình giải công việc) + Điều kiện sở vật chất phục vụ cho công việc - Thời gian làm việc cụ thể văn phòng (thơng thường văn phòng làm việc theo hành chính, có vị trí làm việc theo ca – doanh nghiệp) 3.2.3 Giải pháp tham mưu, tổng hợp - Thứ văn phòng nên có phận làm cơng tác tham mưu để trợ giúp cho - lãnh đạo công ty công tác quản lý điều hành Thứ hai văn phòng đầu mối tiếp nhận phương án tham mưu từ phận chuyên môn để tập hợp thành hệ thống trình lãnh đạo cơng ty ,Cán nhân viên cần chủ động việc tham gia đề xuất, góp ý, để khích lệ tinh thần nhân viên lãnh đạo cơng ty cần có hình thức khen 34 thưởng khích lệ kịp thời ý kiến có tính sáng tạo đem lại hiệu cho  công ty Khi lập chương trình cơng tác văn phòng cần vào kế hoạch chi tiết phòng ban để lập chương trình cho hợp lý, xây dựng cần - tuân thủ nguyên tắc sau: Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc đòi hỏi đòng thống kế hoạch, không hoạt đông bị trùng lặp, thống theo hệ thống - dọc nội dung kế hoạch cấp với cấp dưới, Nguyên tắc ưu tiên: ưu tiên thể chỗ cán văn phòng phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên - giải trước Nguyên tăc dự phòng: đòi hỏi cán văn phòng phải ý yếu tố dự phòng thời gian điều kiện cần thiết khác kế hoạch tổng hợp 3.2.4 Giải pháp công tác thông tin Thông tin coi huyết mạch công ty thông tin không cung cấp đầy đủ kịp thời chín ác lãnh đạo khơng thể có sở để đề định kịp thời xác, hiệu Bởi công ty ban hành văn cách rõ ràng chuẩn mực chế độ thông tin, đơn vị phải cung cấp thông tin kịp thời phải nộp văn theo quy định đảm bảo thời hạn Giải pháp việc tổ chức bố trí nhân Hiện phòng tổ chức hành cơng ty có nhân viên kiêm tất cơng việc, mà khối công việc phận lại lớn nên người khơng thể làm hết được, phận tồn nhiều hạn chế: soạn thảo văn bản, xử lý văn đén chậm, đặc biệt cơng tác hoạch định chưa thực thường xuyên hiệu Do việc nâng cao chất lượng hiệu công tác hoạch định văn phòng nhiệm vụ hàng đầu Phòng tổ chức hành cần xin ý kiến Giám đốc công ty tuyển chọn thêm nhân viên văn phòng cần thiết 35 3.2.5 Giải pháp nâng cao trình đọ chun mơn nghiệp vụ thái độ phục vụ đội ngũ cán Công tác hoạch định văn phòng quan trọng, phải nâng cao tinh thần, trách nhiệm, lực đội ngũ cơng tác văn phòng Đội ngũ cán phải chọn cán có phẩm chất đạo đức sáng trung thực, phải người có trình độ chun mơn, làm viêc có tính chun nghiệp cao đặc biệt có kỹ hoach định giỏi 3.2.6 Áp dung công cụ hỗ tợ hoạch định - Ma trận SWOT Ma trận BCG (Boston Consulting Group) Tiểu kết: Dù công việc hay lĩnh vực hoạt động khơng tránh khỏi hạn chế thiếu sót Trên số nhận xét, đánh giá, đưa giải pháp vai trò văn phòng cơng tác hoạch định công ty, nhằm sớm đưa vào thực tiễn để phần khắc phục thiếu xót tồn tại, thúc đẩy hiệu hoạt động máy văn phòng cơng ty 36 KẾT LUẬN Lí luận thực tiễn chứng minh vai trò hoạch định giữ vai trò quan trọng q trình hoạt động kinh doanh doanh nghiệp, định thành công hay thất bại doanh nghiệp dài hạn Đối với doanh nghiệp vừa nhỏ việc quan trọng Trong xu hội nhập tồn cầu, chế thị trường động, loại hình doanh nghiệp vừa nhỏ ngày khẳng định vai trò vị kinh tế quốc gia, đặc biệt nước phát triển Việt Nam Đối với kinh tế dựa tri thức trẻ nay, doanh nghiệp vừa nhỏ ln có hội, thuận lợi định, ngược lại với chuyển biến đa dạng thị trường khó khăn thách thức mà doanh nghiệp vừa nhỏ phải đối mặt biến đổi Ngành thời trang may mặc Công ty cổ phần May 10 thời kỳ hội nhập kinh tế giới đứng trước nguy hội to lớn Để tiếp tục giữ vững tốc độ tăng trưởng phải có kế hoạch, chiến lược khả thi cụ thể thông qua công tác hoạch định nhằm xác định sứ mạng kinh doanh, xác định mục tiêu, xây dựng chiến lược hoạt động tác nghiệp rõ ràng Một phận khơng thiếu coi trụ sở DN Văn phòng khơng phận chuyên thực thủ tục hành tiếp nhận xử lý văn bản, giấy tờ; quản lý hồ sơ, tài liệu, cho quan, tổ chức Mà thực tế công ty cổ phần May 10 vai trò văn phòng công tác hoạch định vô quan trọng Qua việc nghiên cứu, phân tích thực trạng vai trò văn phòng cơng tác hoạch định cơng ty…em rút nhận xét, đánh giá kết đạt được, mặt tồn nguyên nhân tồn từ đưa giái pháp hồn thiện cơng tác văn phòng 37 TÀI LIỆU THAM KHẢO:  Giáo trình Quản trị học Websitehttp://garco10.vn/home/ http://www.quantritructuyen.com  http://www.Ceohcm.com  http://www.24h.com  http://www.stockbiz.vn/News/2010/6/14/120047/phat-trien-doanh-nghiep-vuava-nho-ky-1.aspx  http://kilobooks.com  http://vneconomy.vn  http://tailieu.vn/xem-tai-lieu/de-an-thuc-trang-cac-doanh-nghiep-vua-va-nho-ovn-.35950.html  Thu thập từ sách báo, số thông tin mạng 38 ... Kỹ hoạch định Quản trị giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định cơng ty Cổ phần văn phòng em theo học mà em định chọn vấn đề Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng công tác hoạch định công ty Cổ. .. CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MAY 10 3.1 Nhận xét đánh giá Vai trò văn phòng hoạch định cơng ty Cổ phần May 10 quan trọng, chưa thật... Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định cơng ty Cổ phần May 10 Lịch sử nghiên cứu Hiện có nhiều cơng trình nghiên cứu khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng công tác hoạch định