Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của một cơ quan hoặc một doanh nghiệp cụ thể

PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU 1. Lý do chọn đề tài Đề tài: Khảo sát, đánh giá vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của một cơ quan hoặc một doanh nghiệp cụ thể. Có thể thấy rằng, trong một cơ quan hành chính Nhà nước, đặc biệt là văn phòng thì công tác hậu cần là rất quan trọng trong khâu tổ chức các kế hoạch, chiến lược để thực hiện những nhiệm vụ, mục tiêu đã đề ra. Công tác hoạch định có một vị trí quan trọng trong sự vận hành bộ máy cơ quan, tổ chức không chỉ trong ngắn hạn mà còn cả trong dài hạn, vì vậy mà các cơ quan tổ chức dù lớn hay nhỏ đều cần chú trọng đến công tác hoạch định. Thiếu tư duy chiến lược, thiếu khả năng hoạch định thì hoạt động trong cơ quan sẽ không vận hành theo đúng yêu cầu đã đặt ra. Việc nhận định công tác hoạch định của cơ quan tổ chức, đặc biệt là đối với văn phòng hiện nay là rất cần thiết, giúp chúng ta khảo sát và vài nét về thực trạng, từ đó đưa ra những đánh giá để thực hiện tốt công tác hoạch định trong cơ quan tổ chức. 2. Lịch sử nghiên cứu Trên thực tế, đã có rất nhiều nghiên cứu về vai trò của công tác hoạch định trong cơ quan tổ chức ở các trường Đại học trên cả nước cũng như các bài Nghiên cứu khoa học của các chuyên gia. 3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài Đối tượng nghiên cứu: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định của UBND quận hai Bà Trưng. Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng 4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Làm sáng tỏ, hoàn thiện các kiến thức về công tác hoạch định, cũng như vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác hoạch định của các cơ quan, tổ chức hiện nay. Trên cơ sở khảo sát thực trạng rút ra những ưu điểm, nhược điểm từ đó đưa ra một số đánh giá về vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định ở văn phòng của UBND quận Hai Bà Trưng. 5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng Thu thập và xử lý thông tin Tổng hợp thông tin Khảo sát Phỏng vấn điều tra So sánh đối chiếu 6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của bài Khi thực hiện bài tập lớn này, em không chỉ tiếp thu kiến thức, cũng như hoàn thiệu kiến thức về công tác hoạch định cho bản thân mà còn giúp cho cơ quan tổ chức em khảo sát có được cơ sở để từ đó hoàn thiện nhưng điều còn thiếu sót. Đồng thời, cũng giúp cho sinh viên chúng em có thêm thông tin để phục vụ cho hoạt động học tập và tích lũy kiến thức. 7. Cấu trúc của đề tài: Bài tập lớn của em sẽ có: Phần mở đầu và 3 chương. Chương 1: Khái quát về chức năng và hoạt động của UBND quận Hai Bà Trưng Chương 2: Vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định tại UBND quận Hai Bà Trưng Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của văn phòng trong công tác hoạch định

LỜI CẢM ƠN Em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến tất chuyên viên, cán bộ, công chức, viên chức văn phòng giúp đỡ em nhiều việc cung cấp nhiều tài liệu quý báu để em hồn thành tập lớn Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn tới nhà giáo Nguyễn Hữu Danh người giảng dạy, giúp đỡ trả lời câu hỏi để em hồn thành tập lớn Trong q trình khảo sát tìm hiểu với khoảng thời gian ngắn, mặt khác lực hạn chế số nguyên nhân khách quan, nên dù cố gắng tiểu luận em thực tránh khỏi sai sót Vì thế, em mong góp ý thầy khoa Quản trị Văn phòng Những ý kiến đóng góp giúp em nhận hạn chế, qua em có thêm nguồn tài liệu, tư liệu bổ ích đường học tập cơng việc thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan tập lớn em thực Tất nội dung nghiên cứu vấn đề hoàn toàn trung thực Ngoài ra, tập lớn sử dụng số nhận xét, đánh số liệu tác giả khác, quan tổ chức khác có trích dẫn thích nguồn gốc Nếu phát có gian lận nào, em xin chịu hình thức kỉ luật trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sinh viên Nguyễn Hùng Linh CHỮ CÁI VIẾT TẮT Ủy ban nhân dân: UBND PHẦN I: LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Đề tài: Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan doanh nghiệp cụ thể Có thể thấy rằng, quan hành Nhà nước, đặc biệt văn phòng cơng tác hậu cần quan trọng khâu tổ chức kế hoạch, chiến lược để thực nhiệm vụ, mục tiêu đề Công tác hoạch định có vị trí quan trọng vận hành máy quan, tổ chức không ngắn hạn mà dài hạn, mà quan tổ chức dù lớn hay nhỏ cần trọng đến công tác hoạch định Thiếu tư chiến lược, thiếu khả hoạch định hoạt động quan không vận hành theo yêu cầu đặt Việc nhận định công tác hoạch định quan tổ chức, đặc biệt văn phòng cần thiết, giúp khảo sát vài nét thực trạng, từ đưa đánh giá để thực tốt công tác hoạch định quan tổ chức Lịch sử nghiên cứu Trên thực tế, có nhiều nghiên cứu vai trò cơng tác hoạch định quan tổ chức trường Đại học nước Nghiên cứu khoa học chuyên gia Đối tượng nghiên cứu giới hạn phạm vi nghiên cứu đề tài Đối tượng nghiên cứu: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND quận hai Bà Trưng Phạm vi nghiên cứu: Văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Mục đích: Làm sáng tỏ, hồn thiện kiến thức công tác hoạch định, vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng công tác hoạch định quan, tổ chức Trên sở khảo sát thực trạng rút ưu điểm, nhược điểm từ đưa số đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng - Thu thập xử lý thông tin - Tổng hợp thông tin - Khảo sát - Phỏng vấn điều tra - So sánh đối chiếu Ý nghĩa lý luận thực tiễn Khi thực tập lớn này, em không tiếp thu kiến thức, hồn thiệu kiến thức cơng tác hoạch định cho thân mà giúp cho quan tổ chức em khảo sát có sở để từ hồn thiện điều thiếu sót Đồng thời, giúp cho sinh viên chúng em có thêm thơng tin để phục vụ cho hoạt động học tập tích lũy kiến thức Cấu trúc đề tài: Bài tập lớn em có: Phần mở đầu chương Chương 1: Khái quát chức hoạt động UBND quận Hai Bà Trưng Chương 2: Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định UBND quận Hai Bà Trưng Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định CHƯƠNG I: KHÁI QUÁT VỀ CHỨC NĂNG VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA UNBD QUẬN HAI BÀ TRƯNG 1.1 Lịch sử hình thành UBND quận Hai Bà Trưng Quận Hai Bà Trưng nằm phía Đơng Nam nội thành Hà Nội, địa bàn có vinh dự mang tên hai vị Nữ anh hùng lịch sử chống ngoại xâm dân tộc: Hai Bà Trưng Trắc Trưng Nhị Hình 1: Sơ đồ quận Hai Bà Trưng – Thành phố Hà Nội Trước đây, vùng đất Hai Bà Trưng thuộc tổng Hậu Nghiêm (sau đổi Thanh Nhàn), Tả Nghiêm (sau đổi Kim Liên), Tiền Nghiêm (sau đổi Vĩnh Xương) thuộc huyện Thọ Xương cũ; số xã huyện Thanh Trì, thuộc trấn Sơn Nam Thượng Từ năm 1954-1961, vùng đất Hai Bà Trưng gồm khu phố mang tên Bạch Mai, Hai Bà, Hàng Cỏ phần đất thuộc quận VI ngoại thành Hà Nội Từ năm 1961-1981, gọi khu Hai Bà (sau gọi khu Hai Bà Trưng) Tháng 6/1981, khu Hai Bà Trưng thức gọi quận Hai Bà Trưng gồm 22 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị Xuân, Phố Huế, Ngô Thì Nhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai, Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm, Giáp Bát, Tương Mai Ngày 2/6/1982, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 173-HĐBT, thành lập phường Mai Động thuộc quận Hai Bà Trưng sở điều chỉnh diện tích nhân thơn Mai Động xóm Mơ Táo xã Hồng Văn Thụ thuộc huyện Thanh Trì Sau điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 23 phường Ngày 14/3/1984, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Quyết định số 42-HĐBT, thành lập thêm phường Tân Mai sở tách từ phường Giáp Bát Sau điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 24 phường Tháng 10/1990, xã Hồng Văn Thụ thuộc huyện Thanh Trì sáp nhập vào quận Hai Bà Trưng đổi thành phường Hoàng Văn Thụ Sau điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng có 25 phường Ngày 6/11/2003, Chính phủ Nghị định số 132/2003/NĐ-CP, điều chỉnh tồn diện tích tự nhiên dân số phường Mai Động, Tương Mai, Tân Mai, Giáp Bát, Hoàng Văn Thụ (quận Hai Bà Trưng) thuộc Quận Hoàng Mai quản lý Sau điều chỉnh, quận Hai Bà Trưng 20 phường  Các đơn vị hành Quận Hai Bà Trưng có 20 phường: Nguyễn Du, Lê Đại Hành, Bùi Thị Xuân, Phố Huế, Ngơ Thì Nhậm, Phạm Đình Hổ, Đồng Nhân, Đống Mác, Bạch Đằng, Thanh Lương, Thanh Nhàn, Cầu Dền, Bách Khoa, Quỳnh Lôi, Bạch Mai, Quỳnh Mai, Vĩnh Tuy, Minh Khai, Trương Định, Đồng Tâm Trụ sở UBND quận: số 30 phố Lê Đại Hành  Tình hình kinh tế-xã hội - Về kinh tế: Trên địa bàn quận Hai Bà Trưng có nhiều nhà máy, xí nghiệp Trung ương Hà Nội như: Dệt Kim Đồng Xuân; cảng Hà Nội; cụm công nghiệp Minh Khai-Vĩnh Tuy với hàng chục xí nghiệp nhà máy, chủ yếu thuộc ngành dệt, khí, chế biến thực phẩm Kinh tế nhiều thành phần địa bàn quận phát triển nhanh Hiện địa bàn quận có 3.300 doanh nghiệp, 70% thương mại, dịch vụ, lại hoạt động công nghiệp Năm 2008, giá trị sản xuất cơng nghiệp ngồi quốc doanh tăng 14,5%; doanh thu thương mại, du lịch, dịch vụ tăng hơn15%; tổng thu ngân sách nhà nước địa bàn quận đạt 933,841 tỷ đồng - Về công tác xã hội: Hơn năm qua quận hỗ trợ sửa chữa xây dựng 167 nhà đại đoàn kết, hỗ trợ cho 1.201 hộ gia đình nghèo, 33.000 lao động giới thiệu việc làm Đến nay, số hộ nghèo toàn quận 1.022 hộ (chiếm 1,35%) - Cơng tác y tế, dân số, kế hoạch hóa gia đình: cơng tác giáo dục đào tạo; công tác thông tin tuyên truyền tổ chức hoạt động văn hóa nghệ thuật, thể dục thể thao tiếp tục giữ vững đạt kết tốt nhiều năm qua 1.2 Cơ cấu tổ chức, biên chế, kinh phí hoạt động UBND quận Hai Bà Trưng  Cơ cấu tổ chức UBND quận Hai Bà Trưng Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân có Chánh Văn phòng, khơng q 03 Phó Chánh Văn phòng, cơng chức chuyên môn lao động hợp đồng theo quy định pháp luật Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dânquận, trước pháp luật việc thực chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giao toàn hoạt động Văn phòng Phó Chánh Văn phòng giúp Chánh Văn phòng phụ trách theo dõi số mặt cơng tác; chịu trách nhiệm trước Chánh Văn phòng trước pháp luật nhiệm vụ phân công Khi Chánh Văn phòng vắng mặt Phó Chánh Văn phòng Chánh Văn phòng ủy nhiệm điều hành hoạt động Văn phòng Việc bổ nhiệm, điều động, luân chuyển, khen thưởng, kỷ luật, miễn nhiệm, từ chức, thực chế độ, sách Chánh Văn phòng, Phó Chánh Văn phòng Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận định theo quy định pháp luật  Biên chế kinh phí hoạt động UBND quận Hai Bà Trưng Biên chế Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Ủy ban nhân dân quận định tổng biên chế hành quận 1.3 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn UBND Quận Hai Bà Trưng A Đối với chức quan chuyên môn Ủy ban nhân dân - Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình làm việc, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng quý, sáu tháng năm Ủy ban nhân dân quận Đơn đốc, kiểm tra phòng, ban chuyên môn, Ủy ban nhân dân phường việc thực chương trình, kế hoạch cơng tác Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận sau phê duyệt; theo dõi, đôn đốc, kiểm tra cơng tác phối hợp phòng chun mơn, Ủy ban nhân dân phường theo quy định pháp luật; - Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo phục vụ lãnh đạo, đạo, điều hành Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận theo quy định pháp luật Thực công tác thông tin báo cáo định kỳ, đột xuất giao theo quy định pháp luật; - Trình Ủy ban nhân dân quận quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, dự án thuộc phạm vi quản lý Văn phòng Ủy ban nhân dân quận; - Chủ trì soạn thảo đề án, dự thảo văn theo phân công Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; theo dõi, đôn đốc phòng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân phường soạn thảo, chuẩn bị đề án phân công phụ trách; - Có ý kiến thẩm tra độc lập đề án, dự thảo văn phòng, ban chun mơn, Ủy ban nhân dân phường trước trình Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận xem xét, định; - Giúp Ủy ban nhân dân Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận giữ mối quan hệ phối hợp công tác với Quận ủy, Thường trực Quận ủy, Thường trực Hội đồng nhân dân, Ủy ban Mặt trận Tổ quốc quận, đoàn thể nhân dân quận, quan, tổ chức Trung ương, thành phố đóng địa bàn quận; - Tổ chức công bố, truyền đạt định, thị Ủy ban nhân dân quận; văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp có liên quan Giúp Ủy ban nhân dân quận phối hợp với quan chức theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc thực văn phòng chun môn, Ủy ban nhân dân phường; - Quản lý thống việc ban hành văn Ủy ban nhân dân, Chủ tịch Ủy ban nhân dân quận; công tác cơng văn, giấy tờ, văn thư, hành chính, lưu trữ, tin học hố hành nhà nước Ủy ban nhân dân quận; - Trình Ủy ban nhân dân quận chương trình, biện pháp tổ chức thực cơng tác cải cách hành nhà nước thuộc phạm vi Văn phòng Ủy ban nhân dân quận; - Phối hợp với Phòng Nội vụ, hướng dẫn Ủy ban nhân dân phường nghiệp vụ hành chính, văn thư, lưu trữ, tin học hố quản lý hành nhà nước theo quy định pháp luật; + Giúp cho phòng ổn định công việc, đảm bảo quyền lợi - Mục tiêu: + Nhẳm đảm bảo chất lượng nhân sư làm văn phòng cho phù hợp với quy mơ hoạt động, lĩnh vực hoạt động văn phòng UBND quận + Đảm bảo hiệu cơng việc tối ưu với trình độ nhân phòng - Các phương pháp để tiến hành hoạch định nhân sự: + Tuyển dụng cán văn phòng có chất lượng phù hợp với chức nhiệm vụ quyền hạn cảu phòng Nội vụ + Đào tạo kỹ chuyên môn nhằm nâng cao trình độ cho nhân + Cử cán học, nâng cao kỹ nghiệp vụ + Thu hút nhân từ quan, doanh nghiệp hay phận khác từ bên - Thực trạng hoạch định chất lượng nhân văn phòng + Chất lượng nguồn nhân lực văn phòng tốt với tất cán bộ, cơng chức có trình độ: Đại học trở lên kèm theo số cấp khác Tin học, Ngoại ngữ, chứng chuyên môn khác… + Nguồn nhân lực bên văn phòng có trình độ chun môn cao, kỹ năng, nghiệp vụ thục 2.2.3 Về hoạch định tuyển dụng nhân - Mục tiêu: + Lựa chọn cán văn phòng cho phù hợp với cơng việc phòng + Lựa chọn đủ số lượng người làm văn phòng cho phù hợp với số lượng người quan - Phương pháp tuyển dụng nhân sự: + Tuyển dụng quan chuyên môn + Tuyển dụng từ nguồn quan hành + Tuyển dụng lao động tự từ nguồn bên + Tuyển dụng từ đơn vị khác thuộc quan, tổ chức khác  Ngồi ra, có hoạch định cơng tác đào tạo, bồi dưỡng cán văn phòng - Mục tiêu: + Thông qua hoạt động đào tạo, bồi dưỡng giúp cho cán văn phòng nâng cao nghiệp vụ giải tốt công việc hàng ngày + Thông qua hoạt động đào tào, bồi dưỡng cán để rèn luyền cán văn phòng, sẵn sàng đáp ứng yêu cầu hàng ngày văn phòng, đáp ứng mục tiêu tối đa phòng hay nhiệm vụ cấp đạo - Phương pháp thực hiện: + Cử cán đến quan chun mơn tham gia khóa học + Mở lớp đào tạo bồi dưỡng quan như: lớp tin học, lớp ngoại ngữ, lớp kỹ mềm, hay lớp nâng cao nghiệp vụ chuyên môn… + Tham gia hình thức đào tạo quan như: cử cán tham gia lớp tập huấn, thực tập… 2.3 Vai trò văn phòng hoạch định xây dựng quy chế UBND quận Hai Bà Trưng - Khái niệm Quy chế + Quy chế văn điều chỉnh lĩnh vực lớn quan, lien quan đến cá nhân, đơn vị,… + Hệ thống quy chế: hệ thống văn mang tính chất pháp lý quan, dung để điều chỉnh lĩnh vực mà quan quản lý Hệ thống quy chế tuân thủ theo hệ thống pháp luật Nhà nước cho phù hợp quan để thực tốt công việc hàng ngày - Vai trò quy chế + Hệ thống pháp lý quan sở pháp lý quan trọng giúp quan làm việc có nguyên tắc, quy củ, nề nếp + Là sở giúp lãnh đạo quan điều hành hoạt động quan theo pháp luật + Thông qua hệ thống quy chế giúp cho lãnh đạo quan kiểm tra, giám sát hoạt động quan, đồng thời giúp cho cán nhân viên thực công việc theo cách thống + Hệ thống quy chế làm rõ chức nhiệm vụ mối quan hệ phận quan từ nâng cao khả phối hợp, rút ngắn thời gian đảm bảo hiệu cơng việc + Thơng qua quy chế quy định thể cụ thể theo trình tự, thủ tục rõ ràng, quán dễ dàng thực + Thông qua hệ thống quy chế thể rõ quy tắc giao tiếp, văn hóa ứng xử, tạo nên thương hiệu quan - Vai trò văn phòng hoạch định quy chế + Giúp cho quan có quy chế hồn thiện, đầy đủ, đồng + Hoạch định quy chế giúp cho quan bược thực hoàn thiện đưa vào sử dụng quy chế quan + Giúp cho quan có quy định, quy tắc để giữ vững tác phong làm việc - Mục tiêu: + Rà soát hệ thống quy chế quan, qua đánh giá hệ thống quy chế + Hoạch định, xây dưng quy chế giai đoạn hoạt động quan + Đưa vào thực theo dõi việc thực quy chế ban hành + Xây dựng kế hoạch hoàn thiện quy chế quan - Thực trạng hoạch định quy chế văn phòng + Hiện nay, quy chế nhằm phục vụ cho hoạt động văn phòng UBND quận đưa hợp lý + Các văn quy chế sát với hoạt động quan + Việc chấp hành quy chế, quy định quan thời gian làm việc thực nghiêm túc Mỗi cán có ý thức chấp hành đạo, điều hành lãnh đạo, từ phấn đầu hồn thiện thân, tích cực tham gia xây dựng mối quan hệ tốt đẹp thành viên quan; + Một số văn quy chế mà văn phòng tham mưu để ban hành kể đến như: Quy chế công tác giải công việc hàng ngày, quy chế làm việc văn phòng UBND, quy chế văn hóa cơng sở quan tổ chức, quy chế quản lý sử dụng dấu… VD: Quy chế văn hóa cơng sở quan hành Nhà nước + Quy chế quy định trang phục, giao tiếp ứng xử cán bộ, công chức, viên chức thi hành nhiệm vụ, trí cơng sở quan hành nhà nước… + Mục đích Quy chế nhằm: Bảo đảm tính trang nghiêm hiệu hoạt động quan hành nhà nước; Xây dựng phong cách ứng xử chuẩn mực cán bộ, công chức, viên chức hoạt động công vụ, hướng tới mục tiêu xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức có phẩm chất đạo đức tốt, hồn thành xuất sắc nhiệm vụ giao 2.4 Vai trò văn phòng hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác - Khái niệm hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác + Hoạch định xây dựng chương trình kế hoạch việc xây dựng kế hoạch thực hoạt động khoảng thời gian định mà hoạt động muốn thực phải xây dựng kế hoạch cụ thể + Đây hình thức hoạch định mang tính tổng hợp bao quát kế hoạch, chứa đựng kế hoạch cụ thể, muốn hoạch định nhà quản trị phải có tư khái quát toàn diện khoảng thời gian dài - Ý nghĩa hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch công tác + Đối với lịch công tác giúp cho cán bộ, nhân viên chủ động q trình thực cơng việc + Căn vào lịch cơng tác cán nhân viên phối hợp, hỗ trợ với đơn vị cá nhân có lien quan để cơng việc diễn thuận lợi đạt kết cao + Giúp cho quan tiết kiệm chi phí khai thác tối đa sở vật chất có quan + Giúp cho cán nhân viên quan nâng cao tinh thần trách nhiệm, ý thức quan, đồng thời góp phần tích cực vào hoạt động chung quan - Một số chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác văn phòng tham mưu cho UBND quận ban hành + Kế hoạch: Số 12/KH-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2016 việc kiểm tra cơng tác cải cách hành năm 2016 địa bàn quận Hai Bà Trưng < Phụ lục số 1> + Lịch công tác: năm, quý, tháng, tuần, theo công việc, hoạt động quan… + Chương trình: Kỉ niệm ngày thành lập UBND, Chào mừng đại hội Đảng tồn quốc… - Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định xây dưng chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác + Với nhiệm vụ tham mưu, văn phòng thực tốt việc hỗ trợ, đóng góp ý kiến để ban hành kế hoạch, chương trình hay lịch cơng tác phù hợp với thời điểm hoạt động quan + Văn phòng nắm giữ vai trò quan trọng việc cung cấp thơng tin có giá trị để lãnh đạo đưa định đắn kịp thời đẻ tiến độ công việc khơng bị chậm trễ 2.5 Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định sở vật chất - Mục tiêu hoạch định sở vật chất quan + Giúp cho quan kiểm tra, quản lý, sử dụng trang thiết bị cách hợp lý, tránh lãng phí + Lập kế hoạch loại bỏ trang thiết bị khơng tác dụng văn phòng, quan + Đảm bảo cho quan, đơn vị có đầy đủ trang thiết bị cần thiết để phục vụ hoạt động cơng việc hàng ngày - Vai trò văn phòng cơng tác hoạch định sở vật chất + Giúp cho quan có đầy đủ trang thiết bị, cở sở vật chất để phục vụ cho hoạt động hàng ngày quan + Nâng cao chất lượng trang thiết bị để từ nâng cao hiệu làm việc + Tham mưu cho quan quy định, nội quy sử dụng trang thiết bị quan để quản lý, bảo quản sử dụng hợp lý + Lập kế hoạch nâng cấp sở vật chất + Đưa giải pháp, biện pháp để quản lý sở vật chất + Lên kế hoạch, thời gian cụ thể để kiểm tra chất lượng sở vật chất quan + Đảm bảo cho cán nhân viên văn phòng có điều kiện làm việc tốt - Thực trạng công tác hoạch định sở vật chất văn phòng UBND quận Hai Bà Trưng + Văn phòng tham mưu giúp cho UBND quận ban hành nội quy, quy định quản lý, bảo quản sử dụng trang thiết bị hợp lý, phù hợp với chức nhiệm vụ quyền hạn quan + Các trang thiết bị đổi mới, nâng cấp để phù hợp với trình hoạt động quan, + Cơ sở vật chất, trang thiết bị đáp ứng nhu cầu thiết yếu cán bộ, nhân viên quan giúp nâng cao hiệu làm việc + Văn phòng thực tốt công tác hoạch định sở vật chất UBND quận Hai Bà Trưng Tiểu kết: Trong trình nghiên cứu đề tài này, em nhận thấy công tác hoạch định nhân sự, hoạch định xây dựng quy chế quan văn phòng, hoạch định xây dưng chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác hoạch định sở vật chất văn phòng có nhiều đổi mới, nhiều sáng tạo công tác hoạch định Các vấn đề có chặt chẽ, liên kết với nội dung để hướng đến mục tiêu chung cho tồn thể văn phòng quan tổ chức hồn thành cơng việc với suất hiệu cao Bên cạnh đó, có vài hạn chế, em xin mạnh dạn đưa đánh giá chủ quan, để từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Trên thực tế, vai trò văn phòng quan tổ chức ngày nâng cao, không lĩnh vực chun mơn mà lĩnh vực khác trình hoạt động quan - Chức nhiệm vụ văn phòng thể rõ ràng, khơng bị chồng chéo phòng ban khác - Thơng qua hoạch định chức nhiệm vụ văn phòng giúp cho văn phòng có chức năng, nhiệm vụ ổn định, cụ thể, rõ ràng sở cho trình hoạch định - Giúp việc xác định mảng hoạt động xác văn phòng, qua làm bật vai trò, vị trí văn phòng - Trên sở nhiệm vụ hoạch định, tạo tiền đề quan trọng để xây dựng máy văn phòng phù hợp với quan - Hoạch định giúp tăng hiệu làm việc hay tích lũy thêm kiến thức, kinh nghiệm - Giảm căng thẳng trình làm việc tăng suất cá nhân tập thể - Hoạch định đảm bảo tính thống tiến hành thực kế hoạch, giúp định hướng rõ ràng đường lối hoạt động văn phòng - Hoạch định giúp cho cán văn phòng ln sẵn sàng đáp ứng yêu cầu công việc hàng ngày - Tổ chức văn phòng nhỏ so với quan, nên có vấn đề xảy dễ dàng bàn bạc lại đưa định thống - Hoạch định nhân giúp cho văn phòng có nguồn nhân lực tốt, có trình độ cao - Các quy chế, quy định giúp cho quan vào nề nếp, quy củ - Chương trình, kế hoạch hoạch định chi tiết, cụ thể giúp cho việc thực trở nên dễ dàng 3.1.2 Nhược điểm - Không lường trước diễn biến bất ngờ, bất lợi Khi có tình xấu xảy khiến kế hoạch dự định ban đầu bị đảo lộn, thay đổi - Gò bó việc thực hiện, đơi khơng có tính linh hoạt, dẫn đến hạn chế tính sáng tạo công việc - Đôi kết đạt theo hoạch định không phản ánh hết tất vốn có văn phòng VD: Khối lượng cơng việc hồn thành nhanh nhiều so với tiêu đề - Tính bảo thủ đưa hoạch định: coi vấn đề tế nhị, đưa hoạch định người đưa thường cố gắng bảo vệ ý kiến mà khơng tự nhận điểm chưa hợp lý - Chưa rõ vấn đề bất cập hoạch định - Một vài trường hợp có thơng tin kế hoạch q cũ, khơng xác, phù hợp với tình hình hoạt động văn phòng - Đơi cơng việc bị chồng chéo, khơng đáp ứng nguyên tắc “đúng người, việc” - Các quy chế, quy định chưa thâu tóm tồn vấn đề tồn động q trình hoạt động văn phòng - Việc thực quy chế, quy định chưa đầy đủ, thiếu tính tự giác chưa có chế tài xử lý vi phạm hợp lý 3.1.3 Nguyên nhân - Một vài tình xảy bất ngờ, chưa gặp phải, chưa có kinh nghiệm bất ngờ xảy - Do khơng muốn thay đổi, khơng muốn có đổi mới, tư làm việc theo lối mòn - Chưa hiểu rõ lực cán làm việc văn phòng, khiến cho suất cơng việc chưa đạt mức tối ưu - Khi đưa hoạch định ý kiến chủ quan thường quan trọng, điều dẫn đến việc bảo thủ ý kiến cá nhân - Chưa có chế tài xử lý sai phạm - Thiếu giám sát, quản lý chặt chẽ bên liên quan - Các nguồn cung cấp thông tin chưa đầy đủ, chưa sát với nội dung cần hoạch định để tiến hành cơng việc - Thiếu tính tự giác cơng việc trình thực nhiệm vụ 3.2 Giải pháp - Cần tiếp thu thêm kinh nghiệm, kiến thức để có phương án ứng phó với trường hợp xảy q trình tiến hành công việc - Cần thay đổi tư duy, cách tiếp cận cơng việc, cần có sáng tạo đổi q trình thực cơng việc, để công việc xử lý nhanh hơn, đạt hiệu suất cao - Trước đưa định cần lắng nghe ý kiến xung quanh, phải giữ vững lập trường phải sáng suốt trước đưa định - Cần đưa chế tài xử lý sai phạm kịp thời để điều chỉnh, tránh tình trạng kéo dài dẫn đến thành thói quen, lối mòn thực cơng việc - Phải có giám sát chặt chẽ bên liên quan - Cung cấp đầy đủ thông tin cần thiết để công tác hoạch định xác đầy đủ hơn, tránh yếu tố rủi ro bất ngờ - Tích lũy thêm kinh nghiệm xử lý tình phát sinh trình triển khai cơng việc Tiểu kết: Trên vài đánh giá nhận xét em ưu, nhược điểm vai trò văn phòng cơng tác hoạch định, để từ đưa giải pháp nhằm nâng cao vai trò văn phòng công tác hoạch định UBND quận Hai Bà Trưng Có thể dễ dàng nhận thấy rằng, hoạch định vai trò văn phòng cơng tác hoạch định diễn hàng ngày, nhiều vấn đề cần giải quyết, để từ cơng tác hoạch định trở nên hồn thiện KẾT LUẬN Qua trình nghiên cứu tìm hiểu, em thấy hoạch định nguồn nhân giúp cho văn phòng UBND xác định rõ khoảng cách định hướng tương lai nhu cầu nhân quan, chủ động thấy trước khó khăn tìm biện pháp nhằm đáp ứng nhu cầu nhân Đồng thời, hoạch định nhân giúp cho quan thấy rõ hạn chế hội nguồn tài sản nhân lực mà quan có Điều có ý nghĩa quan trọng hoạch định kế hoạch, chương trình, lịch cơng tác quan Nói khác đi, hoạch định nguồn nhân lực thực cách tách biệt mà phải kết nối cách chặt chẽ với chiến lược quan Bên cạnh đó, hoạch định xây dựng quy chế quan văn phòng giúp ích nhiều lĩnh vực điều chỉnh vấn đề tồn đọng quan Hay hoạch định xây dựng chương trình, kế hoạch, lịch cơng tác; hoạch định sở vật chất văn phòng quan, hoạch định vấn đề khác thành phần khơng thể thiếu q trình vận hành máy quan tổ chức Lí luận thực tiễn chứng minh hoạch định giữ vai trò quan trọng trình hoạt động quan, định thành công hay thất bại quan dài hạn Thời gian làm diễn khoảng thời gian ngắn, nên tập lớn em khơng thể tránh thiếu sót, em mong nhận đóng góp ý kiến từ q thầy khoa Quản trị Văn phòng để tập em hoàn thiện em bổ sung thêm kiến thức để sau áp dụng vào thực tế công việc Em xin chân thành cảm ơn / TÀI LIỆU THAM KHẢO Website: https://open.ptit.edu.vn/hoctap/hoclieu/BaigiangQTVP.pdf https://sites.google.com/site/trungthupy83/home/quan-tri-van-phong/1-1khai-niem-chuc-nang-va-nhiem-vu-van-phong/1-1-2-chuc-nang-cua-van-phong http://haibatrung.hanoi.gov.vn/ https://voer.edu.vn/ Nghị định số 37/2014/NĐ-CP, quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh PHỤ LỤC PHỤ LỤC 01: Kế hoạch: Số 12/KH-UBND ngày 25 tháng 01 năm 2016 việc kiểm tra công tác cải cách hành năm 2016 địa bàn quận Hai Bà Trưng ... tài: Khảo sát, đánh giá vai trò văn phòng cơng tác hoạch định quan doanh nghiệp cụ thể Có thể thấy rằng, quan hành Nhà nước, đặc biệt văn phòng cơng tác hậu cần quan trọng khâu tổ chức kế hoạch, ... đưa đánh giá chủ quan, để từ đề xuất số giải pháp nhằm nâng cao vai trò văn phòng cơng tác hoạch định CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH 3.1 Nhận xét đánh. .. hồn thiện kiến thức cơng tác hoạch định, vai trò văn phòng cơng tác hoạch định Nhiệm vụ nghiên cứu: Khảo sát, tìm hiểu thực trạng cơng tác hoạch định quan, tổ chức Trên sở khảo sát thực trạng rút