MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng, mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 2 3. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử dụng 2 4. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 3 5. Cấu trúc của đề tài 3 CHƯƠNG I. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠNXUẤT NHẬP KHẨU ĐIỆN MÁY VIỆT NAM 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.2. Các sản phẩm. 4 1.3. Tình hình hoạt động kinh doanh của công ty TNHH xuất nhập khẩu điện máy Việt Nam năm 2015 5 1.4. Cơ cấu tổ chức. 7 CHƯƠNG 2. VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 11 2.1. Cơ sở lý luận về hoạch định nhân sự. 11 2.1.1. Khái niệm, mục đích và vai trò của hoạch định nhân sự. 11 2.1.2. Nội dung hoạch định nhân sự 12 2.2. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định 14 2.2.1. Thông tin từ môi trường bên ngoài. 15 2.2.2. Thông tin bên trong Công ty 16 2.3. Tổ chức thiết lập mục tiêu 18 2.4. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp. 19 2.4.1. Tuyển dụng nhân sự 19 2.4.1.1. Xác định nguồn nhân lực 19 2.4.1.2. Quy trình tuyển dụng tại Công ty TNHH xuất nhập khẩu điện máy Việt Nam 20 2.4.2. Đào tạo, phát triển nhân sự. 21 2.4.3. Bố trí sử dụng nhân sự 22 2.4.4. Đãi ngộ nhân sự 24 2.4.5. Kiểm tra, đánh giá nhân sự 25 CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 28 3.1. Nhận xét, đánh giá 28 3.1.1. Ưu điểm. 28 3.1.2. Nhược điểm 29 3.1.3. Nguyên nhân của những hạn chế trên 29 3.2. Các giải pháp giúp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng 29 3.2.1. Về phía Ban lãnh đạo công ty 30 3.2.2. Về phía nhà quản trị 30 3.2.3. Về phía cán bộ, nhân viên trong công ty 31 KẾT LUẬN 32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC
LỜI CẢM ƠN Để có kiến thức thực tế ngành quản trị văn phòng ngày hơm nay, em xin chân thành cảm ơn Ban Giám hiệu nhà trường, thầy cô trường Đại học Nội vụ nói chung khoa Quản trị văn phòng nói riêng, cung cấp cho em kiến thức ngành Quản trị văn phòng Em xin dành lời cảm ơn sâu sắc đến Th.s Nguyễn Mạnh Cường đã tận tình hướng dẫn trang bị cho em kiến thức vô quý giá kỹ hoạch định để em hồn thành tốt đề tài tảng kiến thức cho em thực công việc chuyên ngành tương lai Em xin chân thành cảm ơn tới Ban lãnh đạo, anh, chị chuyên viên phòng Tổ chức - Hành Chính Cơng ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam tạo điều kiện nhiệt tình giúp em có hội học hỏi, nghiên cứu để hồn thành tốt đề tài Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan nội dung em trình bày đề tài em tự tìm hiểu, nghiên cứu trình bày theo suy nghĩ thân, không chép nguyên văn từ tài liệu Em xin chịu trách nhiệm với đề tài ! Hà Nội, ngày 20 tháng năm 2017 MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT MỞ ĐẦU 1 Lý chọn đề tài Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu .2 Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Cấu trúc đề tài CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠNXUẤT NHẬP KHẨU ĐIỆN MÁY VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành 1.2 Các sản phẩm 1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh công ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam năm 2015 1.4 Cơ cấu tổ chức CHƯƠNG VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ .11 2.1 Cơ sở lý luận hoạch định nhân 11 2.1.1 Khái niệm, mục đích vai trò hoạch định nhân .11 2.1.2 Nội dung hoạch định nhân .12 2.2 Tổ chức thu thập thông tin làm hoạch định 14 2.2.1 Thông tin từ mơi trường bên ngồi 15 2.2.2 Thông tin bên Công ty 16 2.3 Tổ chức thiết lập mục tiêu 18 2.4 Tổ chức xây dựng thực giải pháp 19 2.4.1 Tuyển dụng nhân .19 2.4.1.1 Xác định nguồn nhân lực 19 2.4.1.2 Quy trình tuyển dụng Công ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam 20 2.4.2 Đào tạo, phát triển nhân 21 2.4.3 Bố trí sử dụng nhân 22 2.4.4 Đãi ngộ nhân .24 2.4.5 Kiểm tra, đánh giá nhân 25 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 28 3.1 Nhận xét, đánh giá 28 3.1.1 Ưu điểm 28 3.1.2 Nhược điểm 29 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế 29 3.2 Các giải pháp giúp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng .29 3.2.1 Về phía Ban lãnh đạo cơng ty 30 3.2.2 Về phía nhà quản trị .30 3.2.3 Về phía cán bộ, nhân viên công ty .31 KẾT LUẬN .32 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 33 PHỤ LỤC DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TỪ VIẾT TẮT GIẢI THÍCH TNHH Trách nhiệm hữu hạn MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Ở thời điểm nào, quan, tổ chức doanh nghiệp nào, nước hay giới cần đến yếu tố đặc biệt quan trọng người Con người vừa yếu tố tham gia cấu thành tổ chức, vừa chủ thể trình hoạt động quan, đơn vị Bởi vì, người khơng tạo lực hoạt động theo số lượng sức lao động có mà chủ động sáng tạo làm cho lực hoạt động tăng cường nhiều điều kiện, hoàn cảnh cụ thể Cho dù quan, đơn vị có đầu tư, trang bị thiết bị đại, tinh xảo đến đâu phải chịu điều khiển trực tiếp hay gián tiếp người Do có vai trò trọng trách nên tổ chức, quan trọng đến công tác tổ chức nhân Có thể khẳng định yếu tố người yếu tố đóng vai trò tiên giúp tổ chức vận hành không ngừng phát triển theo tiến trình phát triển thời đại Đặc biệt, thời đại cơng nghiệp hóa, đại hóa vai trò người lại trở nên quan trọng nữa, để có đội ngũ nhân thật chất lượng, phục vụ tốt cho tổ chức cơng tác hoạch địch nhân phải thực hiệu đòi hỏi phối hợp nhiều phận, phối hợp lại thể cần thiết tổ chức có quy mơ lớn Thật vậy, hoạch định nhân quan trọng đóng vai trò điểm khởi đầu định hướng cho giai đoạn khác quản trị nhân nhận thấy tầm quan trọng cần thiết nhà quản trị văn phòng hoạch định nhân Chính em chọn đề tài “Khảo sát, đánh giá vai trò nhà Quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhật điện máy Việt Nam” nhằm nghiên cứu rõ vai trò nhà Quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân từ hiểu rõ ngành học, cơng việc tương lai gắn bó mật thiết phận Văn phòng phận Nhân Đối tượng, mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: vai trò nhà Quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân quan doanh nghiệp quy mơ lớn Mục đích nghiên cứu: Qua việc nghiên cứu vai trò nhà Quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân quan doanh nghiệp cụ thể giúp em hiểu thực trạng vấn đề thực tế đồng thời tìm ưu điểm cần phát huy nhược điểm cần hạn chế Từ đưa số biện pháp , số hướng giải vấn đề mang tính cá nhân mà tổ chức sử dụng nhằm nâng cao vai trò nhà quản trị Văn phòng cơng tác hoạch định nhân Đồng thời qua việc nghiên cứu vấn đề giúp em vận dụng kiến thức học vào thực tế từ hiểu vai trò nhà Quản trị Văn phòng cơng tác hoạch định nhân sự, đồng thời nắm bắt tình hình thực tế củng cố lại lý thuyết chuyên ngành theo học Nhiệm vụ nghiên cứu: - Vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân - Ưu điểm nhược điểm vấn đề - Những giải pháp cần thực Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu sử dụng Nhóm phương pháp nghiên cứu lý luận Thu thập loại sách, báo, tạp chí, tài liệu có liên quan đến chuyên đề Đọc khái quát tài liệu có liên quan đến vấn đề nghiên cứu Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn Phương pháp quan sát: Phương pháp thực cách tham gia nhìn trực tiếp cơng việc diễn ngày văn phòng Phương pháp vấn: Phỏng vấn, trao đổi trực tiếp với người lao động tham khảo ý kiến chuyên gia với mục đích tìm kết luận thỏa đáng Phương pháp viết nhật ký cơng việc: Ghi lại q trình tham gia nghiên cứu, công việc phải làm, ý q trình nghiên cứu, thơng tin quan trọng phục vụ cho việc hoàn thành báo cáo Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Về mặt lý luận: Đề tài giúp người quan tâm có hiểu biết sâu, rõ ràng, thực trạng vai trò nhà Quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập điện máy Việt Nam Đồng thời công tác hoạch định nhân công cụ đặc biệt công tác quản trị Nếu tổ chức làm tốt tạo thắng lợi cạnh tranh, đưa tổ chức phát triển ổn định, nâng cao uy tín Về mặt thực tiễn: cung cấp tư liệu, tài liệu tham khảo vai trò nhà Quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân khơng lý thuyết mà thực tiễn cho học sinh - sinh viên độc giả quan tâm Cấu trúc đề tài Ngoài phần mở đầu kết luận đề tài gồm chương: Chương 1: Khái quát tổ chức hoạt động công ty trách nhiệm hữu hạn xuất nhập khẩu điện máy Việt Nam Chương 2: Vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác hoạch định nhân CHƯƠNG I KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠNXUẤT NHẬP KHẨU ĐIỆN MÁY VIỆT NAM 1.1 Lịch sử hình thành Tên Cơng ty: CƠNG TY TNHH XUẤT NHẬP KHẨU ĐIỆN MÁY Tên giao dịch: VIỆT NAM VIETNAM ELECTICAL Mã số thuế: Vốn điều lệ: Nơi đăng ký quản lý: Địa trụ sở chính: IMPORT – EXPORT COMPANY LIMITED 0105759732 6804.7 tỷ đồng năm 2016 Chi cục Thuế Huyện Thanh Trì Số Đình Yên Xá, Xã Tân Triều, Huyện Thanh Trì, Giám đốc: Số tài khoản: Lĩnh vực kinh doanh: Thành phố Hà Nội Trần Thị Hòa 22010000410994 Ngân hàng: BIDV Bán bn máy móc, thiết bị phụ tùng máy khác Công ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam đượng thành lập 04/01/2012 bà Trần Thị Hòa đứng đầu Cơng ty nhà phân phối chuyên cấp sỉ & lẻ hàng Điện Cơ, Máy Văn Phòng, bao gồm: máy đếm tiền, máy chiếu, máy phát điện, máy tính tiền, máy phun thuốc, máy chấm cơng tồn thị trường ngồi nước Với quy mô sản xuất rộng lớn, công ty ngày cang khẳng định thương hiệu với hệ thống đại lý trải khắp nước Hiện nay, công ty vươn lên trở thành nhà phân phối máy móc với thị phần ngày ổn định phát triển, đảm bảo cung cấp đầy đủ, đa dạng chủng loại thiết bị, máy móc cho khách hàng Phấn đấu trở thành công ty xuất nhập lớn Việt Nam 1.2 Các sản phẩm Các máy móc thiết bị điện tử: Bảng điện tử, Bộ đàm, Camera, Cổng từ an ninh, Laptop, Máy Photocopty, Máy phun áp lực,Máy scan, Máy hủy tài liệu, Máy in Bill, Máy in hóa đơn, Máy in mã vạch, Máy in, Máy lạnh, Máy mát xa, Máy nén khí, Máy ép Plastic, Máy fax, Máy Chấm Công, Máy đọc mã vạch, Máy Hút ẩm, Máy hút bụi, Máy tính tiền, Thiết bị camera quan sát Máy móc dùng cho nơng nghiệp: máy phun thuốc, máy băm bèo, Máy băm cỏ, Máy cắt cỏ , Máy nghiền thức ăn gia súc, Máy thái chuối, Máy Xịt Rửa, Máy xới đất Thiết bị làm bánh: Máy trộn bột, Máy cán bột, Máy cuộn bột, Máy chia bột, Tủ ủ bột, Lò nướng bánh, Máy cắt lát bánh… Thiết bị lạnh bảo quản: Tủ mát, Tủ đông, Tủ bảo ôn chế độ đông mát, tủ bảo ôn chế độ đông mát, Tủ bảo ơn có bàn sơ chế,Tủ trưng bầy bánh, Tủ bảo ôn kem cân, Máy làm mát nước hoa quả, Máy làm kem tươi, Máy làm kem cân Thiết bị siêu thị: Tủ mát siêu thị, Tủ đảo siêu thị, Giá kệ trưng bầy hàng siêu thị… Thiết bị chế biến: Máy ép nước mía siêu sạch, Máy thái thịt, Máy xay thịt, Máy đùn xúc xích, Máy nướng xúc xích, Máy thái rau củ đa năng, Máy rửa rau củ quả, Máy đánh nhuyễn thịt, máy tạo viên thịt, Máy cưa xương(Máy cưa thịt đông lạnh), Máy rang hạt điều, Máy tách xương cá, Máy nổ bắp rang bơ, … Máy đóng gói loại : Máy đóng gói dạng hạt, Máy đóng gói dạng dịch thể, Máy đóng gói dạng bột, Máy đóng gói dạng gối… Thiết bị đóng gói loại: Máy hàn miệng túi liên tục, Máy hàn miệng túi dập tay, máy hàn miệng túi có thổi khí, Máy co màng nhiệt, Máy co màng Chip, Máy đóng đai thùng, Máy dán băng dính, Máy co Màng SIU, Máy in date(Máy in hạn sử dụng),… 1.3 Tình hình hoạt động kinh doanh công ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam năm 2015 Trước tiên, ta có kết hoạt động kinh doanh công ty TNHH xuất nhập Việt Nam qua năm 2012 – 2015 thể qua biểu đồ sau: Biểu đồ 1.3.1 Một số tiêu hoạt động kinh doanh công ty giai đoạn 2012-2015 Đơn vị: Nghìn tỷ đồng trình tuyển dụng nhân cho Công ty 2.4.1.1 Xác định nguồn nhân lực Khi xác định nguồn nhân lực, nhà quản trị dựa vào nguyên tắc sau: - Xuất phát từ lợi ích chung Cơng ty - Căn vào khối lượng công việc yêu cầu cụ thể công việc qua giai đoạn, thời kỳ Công ty - Căn vào phẩm chất lực cá nhân nhân viên Trong trình khảo sát tìm hiểu, thì thấy việc tuyển dụng nhân Công ty dựa vào nguồn nhân lực bên bên ngồi cơng ty Đối với nguồn ứng viên bên nội cơng ty có nhiều ứng viên tuyển dụng vào chức vụ cơng việc trống công ty tuyển trực tiếp từ nhân viên làm việc cho công ty Khi tuyển dụng nội thực cách cơng khai, có tiêu chuẩn rõ ràng tất ứng viên từ nội Đối với nguồn ứng viên từ bên ngồi cơng ty đa dạng, phong phú: lực lượng lao động xã hội cần đủ tiêu chí tham gia vào q trình tuyển dụng cơng ty 2.4.1.2 Quy trình tuyển dụng Công ty TNHH xuất nhập khẩu điện máy Việt Nam Quy trình tuyển dụng nhân Cơng ty trải qua bước: - Thành lập phận làm nhiệm vụ tuyển dụng Trong phận gồm người đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, chuyên môn phương pháp giao tiếp ứng xử - Xây dựng kế hoạch tuyển dụng Trước tuyển dụng, Trưởng phòng Tổ chức -Hành Chính xây dựng, đề số kế hoạch tuyển chọn chi tiết vị trí cần tuyển, mơ tả cơng việc cần tuyển, mẫu hồ sơ tuyển, câu hỏi, thi, kinh phí, thời gian tuyển…Sau có kế hoạch tuyển dụng làm tốt công tác chuẩn bị thông báo tuyển dụng - Xét duyệt hồ sơ dự tuyển Sau hồ sơ dự tuyển nộp đảm bảo quy định, hội đông tuyển dụng kiểm tra lại tính đầy đủ, xác, hợp pháp thơng qua đơn đăng ký, 19 lý lịch… sau hội đồng thông báo đến tất ứng viên dự tuyển thông báo công khai danh sách người tham gia dự tuyển - Tổ chức buổi kiểm tra lực chuyên môn, lực thực công việc Công việc nhằm nắm phần trình độ người dự tuyển Tùy theo vị trí cần tuyển mà có phương pháp kiểm tra khác - Phỏng vấn Tổ chức vấn tuyển chọn phương pháp, hình thức để xem xét, đánh giá đắn toàn diện người tuyển dụng - Khám sức khỏe định lựa chọn Sức khỏe tiêu chuẩn người dự tuyển nhằm đảm bảo người tuyển chọn có đủ sức khỏe để làm việc hồn thành nhiệm vụ giao Sau người dự tuyển trải bước hội đồng tuyển dụng xem xét toàn diện kết bước tuyển dụng để định lựa chọn người đủ tiêu chuẩn để bố trí vào vị trí cần tuyển 2.4.2 Đào tạo, phát triển nhân Đào tạo phát triển hoạt động để trì nâng cao chất lượng nguồn nhân lực tổ chức, điều kiện định để tổ chức đứng vững thắng lợi mơi trường cạnh tranh Do đó, tổ chức, cơng tác đào tạo phát triển cần phải thực cách có tổ chức có kế hoạch Đào tạo phát triển nguồn nhân lực tổng thể hoạt động có tổ chức tiến hành khoảng thời gian định để nhằm tạo thay đổi hành vi nghề nghiệp người lao động Ban lãnh đạo Công ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam nhận thức vai trò quan trọng việc cần nâng cao chất lượng nguồn nhân lực Điều thể việc, ban lãnh đạo có sách giúp phát triển nguồn nhân lực nhằm thúc đẩy sản xuất kinh doanh phát triển Đối với cơng tác đào tạo trưởng phòng Hành có vai trò khong nhỏ việc xây dựng kế hoạch đào tạo Cụ thể kế hoạch đào tạo 20 xây sau: - Thứ nhất: Xác định địa điểm đào tạo Đào tạo công ty: giảng viên nhân viên công ty Đào tạo bên ngồi cơng ty: cơng ty cử cán nhân viên tới sở trung tâm để đào tạo - Thứ hai, lựa chọn hình thức đào tạo Doanh nghiệp đào tạo nhân viên Công ty tổ chức khóa học - Thứ ba, lựa chọn phương pháp đào tạo Có nhiều phương pháp đào tạo đưa như: phương pháp kèm cặp, phương pháp đào tạo nghề, phương pháp luân chuyển thuyên chuyển công việc, cử học trường, đào tạo theo phương thức từ xa…nhưng công ty chủ yếu sử dụng hai phương pháp phương pháp kèm cặp phương pháp cử học trường - Thứ tư, lựa chọn đối tượng đào tạo Việc lựa chọn đối tượng đào tạo quan trọng, nhằm xác định người cần đào tạo, đồng thời tạo công việc lựa chọn đối tượng đào tạo - Thứ năm, lựa chọn giáo viên Vì cơng ty sử dụng hai phương pháp đào tạo chủ yếu kèm cặp cử học giáo viên cơng ty có hai nguồn chính: Tại cơng ty, cơng ty cử nhân viên có kinh nghiệm làm việc để hiểu rõ nắm tình hình hoạt động cơng ty Những người làm để bảo cho nhân viên mới, người yếu có nhu cầu đào tạo, truyền cho họ kinh nghiệm làm việc mà người dạy tích lũy từ trước Tại trung tâm giáo viên trung tâm lựa chọn có kinh nghiệm việc giảng dạy - Thứ 6, dự tính chi phí đào tạo Cần xác định chi phi tổ chức đào tạo chi phí cho người dạy, chi phí thuê địa điểm, hay khoản hỗ trợ cử người học trường, trung tâm… 2.4.3 Bố trí sử dụng nhân Bố trí sử dụng nhân q trình đạt nhân vào vị trí, khai thác phát huy tối đa lực làm việc nhân viên nhằm đạt hiệu cao công việc Bố trí sử dụng nhân nội dung quan trọng Nó xác định đặc 21 điểm người tham gia lao động việc thực công việc người lao động Xuất phát từ yêu cầu người việc, ngườì lao động bố trí làm việc với sở trường, kĩ năng, trình độ nghề nghiệp người làm tốt công việc họ, để lao động không bị lãng phí Cùng với vấn đề tuyển dụng, vấn đề biên chế nội công ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam vấn đề tương đối quan trọng q trình bố trí nguồn nhân lực công ty Để phận hoạt động phối hợp cách nhịp nhàng, đồng khoa học công ty đưa nguyên tắc để chọn nhân viên vào vị trí cơng việc: - Tuyển chọn ứng viên có lực - Nhận biết động lực cá nhân nhân viên - Nắm bắt tâm lý nhân viên - Nhận diện nguyên nhân làm cho nhân viên khơng hồn thành nhiệm vụ - Chăm lo công tác đào tạo Trong công tác này, Trưởng phòng Tổ chức – Hành thiết lập nên mục tiêu việc bố trí sử dụng nhân nhằm phát huy sở trường người, từ thúc đẩy nâng cao hiệu suất làm việc qua đó, hồn thành mục tiêu chung doanh nghiệp : - Bố trí sử dụng nhân đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp ứng yêu cầu sản xuất kinh doanh doanh nghiệp - Bố trí sử dụng nhân đảm bảo người việc: Mục tiêu cần đạt đảm bảo sử dụng nhân lực với lực, sở trường nguyện vọng cá nhân nhằm làm gia tăng suất lao động tạo động lực nhân viên làm việc - Bố trí sử dụng nhân đảm bảo thời hạn, đảm bảo tính mềm dẻo linh hoạt sử dụng lao động Việc sử dụng lao động phải đảm bảo đột biến nhân trình kinh doanh tác động đến từ hưu trí, bỏ việc, thun chuyển cơng tác… Hoặc nhiều trường hợp cần đa dạng hố loại hình lao động nhằm tiét kiệm chi phí nhân cơng mà hoạt động sản xuất kinh doanh 2.4.4 Đãi ngộ nhân Trong công việc vấn tuyển dụng nhân sự, lương hay đôi lúc tổng thu nhập hàng tháng yếu tố đóng vai trò quan trọng định có 22 gia nhập đội ngũ cơng ty hay khơng ứng viên Vì để giữ chân nhân viên giỏi tạo nên hứng khởi, nhiệt tình làm việc tồn nhân viên sách đãi ngộ đặc biệt quan tâm ý Công ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam trọng đến sách đãi ngộ, quan tâm đến đời sống cán nhân viên với phương chân tạo cho cán bộ, nhân viên có sống “đầy đủ vật chất phong phú tinh thần” Từ Trưởng phòng Tổ chức – Hành góp ý, tư vấn cho Ban lãnh đạo công ty số sách đãi ngộ nhân như: Lương: - Lương Chức danh; - Lương hiệu công việc; - Lương tháng 13; - Phụ cấp cho vị trí công việc đặc thù; - Chế độ xem xét tăng lương gắn liền với hiệu công việc hiệu hoạt động Công ty Thưởng: - Thưởng nhân ngày lễ tết kiện đặc biệt Cơng ty; - Thưởng thành tích định kỳ đột xuất cho cá nhân tập thể; - Thưởng sáng kiến cải tiến kỹ thuật, nâng cao hiệu hoạt động kinh doanh Bảo hiểm: - Bảo hiểm Xã hội, Y tế, Thất nghiệp theo quy định nhà nước; - Bảo hiểm sức khoẻ chất lượng cao cho nhân viên: điều trị bệnh nội,ngoại trú, thai sản; - Bảo hiểm tai nạn 24/24 Phúc lợi khác: - Trợ cấp nhân kiện đặc biệt công nhân viên; - Trợ cấp hưu công nhân viên có thâm niên cống hiến Cơng ty; - Trợ cấp ăn trưa; - Trợ cấp trang phục; - Hỗ trợ tiền tàu xe nghỉ phép năm; - Chương trình du lịch ngồi nước hàng năm; - Khám sức khỏe định kỳ trung tâm y tế chất lượng, uy tín; - Các hoạt động văn hóa, văn nghệ, thể thao dành cho cơng nhân viên; - Hàng năm, Công ty tổ chức cho cán nhân viên tham quan, nghỉ mát để người có hội giao lưu, thư giãn, nghỉ ngơi 2.4.5 Kiểm tra, đánh giá nhân 23 Mọi nhà quản lý hiểu đánh giá lực thực công việc nhân viên hoạt động quan trọng quản trị nhân nhằm: - Nâng cao khả thực công việc cung cấp thông tin phản hồi cho nhân viên biết mức độ thực cơng việc, từ có biện pháp nâng cao hồn thiện hiệu công tác - Ðánh giá lực thực công việc giúp doanh nghiệp có liệu cho biết khả thăng tiến nhân viên Nhờ đánh giá doanh nghiệp có sở để hoạch định tài nguyên nhân - Giúp nhân viên điều chỉnh, sửa chữa sai lầm trình làm việc, đồng thời làm sở để khuyến khích động viên họ - Ðánh giá lực thực cơng việc giúp cho doanh nghiệp có sở dự báo nhân tương lai, từ có kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng phát triển nguồn nhân - Thông qua đánh giá lực thực cơng việc nhân viên, nhà quản trị điều chỉnh việc bố trí sử dụng nhân viên cho phù hợp với công việc, phát tiềm ẩn giấu nhân viên giúp họ phát triển Để thực mục tiêu nêu phòng Tổ chức – Hành Cơng ty đưa số tiêu chí nhằm đánh giá nguồn nhân lực công ty: Đối với đánh giá tháng: có bốn tiêu chí đánh giá (khối lượng thực công việc; chất lượng thực công việc; chấp hành nội quy, quy chế kỷ luật lao động; sáng tạo, đề xuất, sáng kiến) Bảng 2.2 Tiêu chí đánh giá tháng STT Tiêu chí Điểm tối đa Khối lượng công việc thực (nhiệm vụ thường 50 xuyên đột xuất) Chất lượng công việc thực 30 Chấp hành nội quy, quy chế kỷ luật lao động 10 Sáng tạo, đề xuất, sáng kiến 10 Tổng 100 Đối với đánh giá quý: có hai tiêu chí đánh giá kết thực cơng việc ý thức, thái độ làm việc Bảng 2.3: Tiêu chí đánh giá theo quý STT Tiêu chí Điểm tối đa 24 I II A B Kết thực công việc tháng Quý Ý thức tổ chức, tinh thần, thái độ làm việc: Đối tượng cấp quản lý: -Sự trung thực, mức độ tín nhiệm -Giáo dục, truyền thông -Sự trao quyền/ uỷ quyền -Tạo dựng mơi trường làm việc -Khuyến khích học tập nâng cao 60 40 40 8 8 Đối tượng nhân viên: -Sự trung thực độ tin cậy -Tinh thần làm việc -Hợp tác quan hệ -Thái độ phục vụ khách hàng bên bên -Học hỏi 40 8 8 Đối với đánh giá năm: Từ kết thu từ đánh giá quý, nhà quản trị tổng hợp lợp thành tổng kết thể tồn q trình làm việc nhân viên để từ đưa nhận xét, đánh giá nhân Từ kết kiểm tra đánh giá có sau q trình đánh giá, nhà quản trị nắm rõ điểm yếu, điểm mạnh nhân viên, qua đưa phương án phù hợp để phát huy hết khả cá nhân giúp cho hiệu công việc ngày nâng cao Chương trình bày vai trò Trưởng phòng Hành cơng tác hoạch định nhân từ thông tin khảo sát Qua thấy tầm quan trọng nhà quản trị văn phòng cơng tác cơng ty nói chung cơng tác hoạch định nhân nói riêng 25 CHƯƠNG GIẢI PHÁP NÂNG CAO VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHỊNG TRONG CƠNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm Nhà Quản trị văn phòng Cơng ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam phát huy hết vai trò đảm nhận việc hoạch định nguồn nhân lực cho công ty Trong công tác thu thập thơng tin, Trưởng phòng Tổ chức – Hành tổ chức thu thập thơng tin cách có khoa học, không bị lẫn lộn, trùng lặp thông tin, việc phân chia công việc công tác thực hợp lý Các thông tin thu thập ln đảm bảo tính đầy đủ, cần thiết công tác hoạch định nhân Đối với công tác tuyển dụng, có đóng góp quan trọng việc tổ chức tuyển dụng nhân cho công ty, người đưa phương án tuyển dụng Trưởng phòng Tổ chức – Hành cho chuẩn bị tốt phục vụ cho buổi tuyển dụng cách chu đáo: thời gian, kinh phí, phòng để tổ chức bước thực tuyển dụng… Quy trình tuyển dụng tiến hành chặt chẽ, cơng khai, đảm bảo tính cơng khách quan khoa học Trong công tác sử dụng nguồn nhân lực: - Công tác phân công xếp cán tương đối hợp lý, hợp lý thể qua số lượng chất lượng người phòng ban, chi nhánh Trung tâm - Số lượng chất lượng cán đáp ứng phần lớn yêu cầu khối lượng công việc Công ty Trong công tác đào tạo phát triển nguồn nhân lực: Công tác đào tạo phát triển công ty thực tốt, trình độ người lao động bước đầu đáp ứng yêu cầu hoạt động sản xuất kinh doanh điều kiện cạnh tranh Trong hoạt động liên quan đến nhân trưởng phòng phòng Tổ chức- Hành có vai trò vơ quan trọng, nơi thực bước đệm công việc sau hoàn thiện, hiệu quả, diễn 26 cách trơn chu 3.1.2 Nhược điểm Trong trình hoạt động nhà Quản trị văn phòng Cơng ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam đạt nhiều ưu điểm, bên cạnh có số mặt hạn chế như: Trong công tác hoạch đinh nhân nhiều thời gian vào việc phân chia công việc cụ thể nên hiệu không đạt hiệu mong muốn Trong đãi ngộ nhân cần đưa mức thưởng, hỗ trợ cụ thể dựa hiệu làm việc để cán bộ, công nhân viên công ty có động lực việc phấn đấu làm việc Trên số ý kiến nhận xét, đánh giá em vai trò nhà quản trị văn phòng Cơng ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam mong công ty đưa nhiều giải pháp để khắc phục nhược điểm, phát huy hết khả nhà quản trị, để cơng ty ngày phát triển mạnh mẽ 3.1.3 Nguyên nhân hạn chế Cơ sở vật chất công ty chưa cải tiến nhiều, việc áp dụng khoa học công nghệ vào công việc chưa đạt hiệu cao Đôi áp lực công việc khiến cho nhà quản trị khơng thể hồn thành thời hạn công việc, dẫn đến chậm trễ số công việc định Sự phối hợp phận, cá nhân chưa thực ăn ý 3.2 Các giải pháp giúp nâng cao vai trò nhà quản trị văn phòng Qua q trình khảo sát Cơng ty, em hiểu phần công việc Trưởng phòng văn phòng Cơng ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam, em xin đề xuât số giải pháp sau, hy vọng góp phần xây dựng Cơng ty ngày hồn thiện 3.2.1 Về phía Ban lãnh đạo cơng ty Cần có bổ sung , hỗ trợ cơng việc cho nhà quản trị, để nhà quản trị dễ dàng việc thực nhiệm vụ, tránh bị áp lực nặng nề tròn cơng việc 27 Cử nhà quản trị tham gia lớp học chuyên gia quản trị văn phòng ngồi nước để nâng cao tầm nhìn, khả hoạch định, chuyên môn để bắt kịp với thay đổi thị trường Nên thiết lập nên quy định mức lương thưởng, tiêu chí đánh giá cán công nhân viên Đào tạo thêm cho nhà quản trị văn phòng lĩnh vực nhân Đầu tư nâng cấp thêm sở vật chât kỹ thuật để tăng suât, hiệu công việc, giúp cho công việc thực dễ dàng Họp bàn, đưa phương pháp đổi cách làm việc để tránh gây nhàm chán việc thực công việc lặp lại nhiều lần 3.2.2 Về phía nhà quản trị Cần học hỏi nhiều vấn đề liên quan đến nhân đề giải nhanh chóng cơng việc, nhằm đảm bảo tiến độ phát triển công ty để bắt kịp với xu hướng thời đại Dành nhiều thời gian cho việc quan tâm đến hiệu hoạt động nhân viên, để họ làm việc cách ăn ý nhất, không gây ảnh hưởng đến tiến độ công việc Hồn thiện bầu khơng khí làm việc Cơng ty: Về bản, Công ty xây dựng môi trường làm việc thân thiện cởi mở song chưa thật định hình cho phong cách lãnh đạo độc đáo môi trường làm việc tốt cho nhân viên Để thực điều này, Lãnh đạo Cơng ty cẩn phải gương mẫu đầu việc thực thi hình tượng người lãnh đạo, đồng thời khuyến khích, kêu gọi nhân viên tích cực tham gia hưởng ứng việc xây dựng nâng cao bầu khơng khí làm việc Cơng ty 3.2.3 Về phía cán bộ, nhân viên công ty Đào tạo nâng cao kỹ chun mơn để trợ giúp lãnh đạo hoạt động công ty, giảm bớt gánh nặng lên vai nhà quản trị Nâng cao tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên phương án tạo động lực tiền lương, thưởng, hoạt động giải trí mà cơng ty tổ chức… 28 Trên nhận xét đánh giá ưu nhược điểm qua đưa số giải pháp nhằm khắc phục hạn chế, phát huy mặt tích cực vai trò nhà quản trị văn phòng cơng ty để mong cơng ty có đội ngũ cán bộ, cơng nhân viên ưu tú, giỏi chuyên môn nghiệp vụ để công ty ngày phát triển mạnh mẽ 29 KẾT LUẬN Ngày nay, tồn cầu hóa hội nhập quốc tế trở thành xu khách quan tiến trình phát triển kinh tế giới Q trình tồn cầu hóa hội nhập kinh tế quốc tế tạo thời thuận lợi cho quốc gia, doanh nghiệp có hội phát triển, đồng thời đem lại thách thức lớn cạnh tranh, khả thu hút thị trường Để thích ứng với thay đổi đối mặt với thách thức doanh nghiệp cần phải có nguồn nhân lực thật tốt, có lực chuyên mơn cao Vì mà cơng tác hoạch định nhân lực đề cao Việc hoạch định giúp cho doanh nghiệp thấy rõ phương hướng, cách thức quản trị nguồn nhân lực mình, bảo đảm cho doanh nghiệp có người cho việc, vào thời điểm cần thiết Quá trình khảo sát em nhận thấy thực hội học hỏi giúp cho sinh viên khảo sát công việc học hỏi thêm tinh thần, trách nhiệm công việc Hơn dịp để sinh viên trau dồi kiến thức, vững vang bước vào công việc sau Do thời gian nghiên cứu có hạn hiểu biết thực tế hạn chế, cách nhìn nhận đánh giá vấn đề góc độ định chưa sâu bao quát Vì tiểu luận em tránh khỏi thiếu sót chưa đáp ứng hết yêu cầu Khoa Nhà trường đặt ra, kính mong thầy giáo đóng góp ý kiến để báo cáo em hoàn thiện 30 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO TS Nguyễn Hữu Thân, Sách Quản trị hành văn phòng, NXB Lao động – Xã Hội PGS.TS Nguyễn Hữu Tri, Sách Quản trị văn phòng, NXB Khoa học Kỹ thuật PGS.TS Trần Kim Dung, Sách Quản trị nhân lực, NXB Thống kê Một số tài liệu có Cơng ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam 31 PHỤ LỤC Phụ lục 1: Bộ máy quản lý công ty TNHH xuất nhập điện máy Việt Nam BAN GIÁM ĐỐC Khối phát triển kinh doanh Quản lý đại lý Khối quản lý kênh phân phối Chăm sóc khách hàng Bộ phận Atuary Định phí Hỗ trợ đại lý Bancassurance Dịch vụ Actuary Quản lý đào tạo Đại lý Phát triển kinh doanh Huẩn luyện cán PTKD Dự án hỗ trợ PTKD Khối quản lý hoạt động Chấp nhận Bảo hiểm Phát hành Hợp đồng Khối quản lý tài Tài Kế tốn Xây dựng Quản lý hợp đồng Dự án hỗ trợ khách hàng Doanh nghiệp Phát triển sản phẩm Giải QLBH Giám định xác minh Công nghệ thông tin DA nâng cao Năng lực DVKH Các phòng hỗ trợ Tổng hợp Pháp chế tuân thủ Hành quản trị Đầu tư Tổ chức nhân Kiểm tra kiểm soát nội Marketing Phụ lục 2: Sơ đồ cấu văn phòng cơng ty Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng (Tổng hợp) Bộ phận kế hoạch Phó Chánh văn phòng Phó Chánh văn phòng (VH-XH) (HC-QT) Bộ phận tổ chức lao động Bộ phận Hành -Quản trị Bộ phận Kế toán - Tài vụ ... PHÒNG TRONG CÔNG TÁC HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ .11 2.1 Cơ sở lý luận hoạch định nhân 11 2.1.1 Khái niệm, mục đích vai trò hoạch định nhân .11 2.1.2 Nội dung hoạch định nhân .12 2.2... đổi thị trường 2.1 Cơ sở lý luận hoạch định nhân 2.1.1 Khái niệm, mục đích vai trò hoạch định nhân Khái niệm: Hoạch định nguồn nhân lực trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân lực, đưa... nhân lực đề cao Để làm điều cơng tác hoạch định nhân lực phải có quan hệ mật thiết với trình hoạch định thực chiến lược, sách kinh doanh Cơng ty Cơng tác hoạch định giúp cho Công ty thấy rõ phương