MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI MỞ ĐẦU 1 1. Lí do chọn đề tài 1 2. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu 1 3. Đối tượng nghiên cứu 2 4. Kết cấu của đề tài 2 CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 3 1.1. Vị trí của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao trong bộ máy Nhà nước Việt Nam 3 1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao 4 1.3. Các chức danh tư pháp của Viện Kiểm sát Nhân dân 6 1.4. Các đơn vị trực thuộc Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao 6 CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 8 2.1. Cơ sở lý luận về công tác hội họp trong cơ quan, tổ chức 8 2.1.1. Khái niệm 8 2.1.2. Ý nghĩa 8 2.1.3. Những yêu cầu khi tổ chức hội họp 8 2.2. Các hình thức hội họp của Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao 9 2.3. Nguyên tắc tổ chức cuộc họp 10 2.4. Thực trạng công tác tổ chức 11 2.4.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 11 2.4.1.1. Xây dựng kế hoạch tổ chức các cuộc họp 11 2.4.1.2. Chuẩn bị nội dung cuộc họp 12 2.4.1.3. Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp, chương trình, tài liệu họp 12 2.4.1.4. Phân công chuẩn bị và phục vụ họp 14 2.4.1.5. Chuẩn bị tài liệu họp 15 2.4.1.6. Chế độ báo cáo xin phép tổ chức họp 16 2.4.1.7. Thành phần tham dự cuộc họp 17 2.4.1.8. Trách nhiệm của lãnh đạo Viện hoặc Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện được ủy quyền chủ trì cuộc họp 17 2.4.2. Tổ chức điều hành cuộc họp 18 2.4.2.1. Quy trình hội họp 18 2.4.2.2. Thời gian họp 19 2.4.2.3. Trách nhiệm của người tham dự họp 19 2.4.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 20 2.4.3.1. Biên bản cuộc họp và thông báo kết luận cuộc họp 20 2.4.3.2. Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực hiện văn bản kết luận cuộc họp 21 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 22 3.1. Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Nhược điểm 22 3.2. Giải pháp 22 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 27
LỜI CẢM ƠN Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến ông Lê Ngọc Khánh - Kiểm sát viên cấp cao thuộc Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao giúp đỡ nhiều thời gian thực tế quan cung cấp nhiều tài liệu để tơi hồn thành tiểu luận Đặc biệt xin gửi lời cảm ơn tới Thạc sĩ Lâm Thu Hằng người trực tiếp hướng dẫn tơi hồn thành tiểu luận Trong q trình khảo sát nghiên cứu, tơi gặp nhiều khó khăn, mặt khác lực hạn chế số điều kiện khác Vậy nên dù cố gắng tránh khỏi sai sót Vì thế, tơi mong góp ý thầy bạn đọc Những ý kiến đóng góp người giúp tơi nhận hạn chế, qua tơi có nguồn tài liệu để bổ sung thêm vào tiểu luận Tôi xin chân thành cảm ơn ! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực tiểu luận với đề tài : “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao” Tôi xin cam đoan tiểu luận thời gian qua Tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm có không trung thực thông tin, tiểu luận MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU 1.Lí chọn đề tài .1 2.Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu .1 3.Đối tượng nghiên cứu Kết cấu đề tài CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 1.1 Vị trí Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao máy Nhà nước Việt Nam 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao 1.3 Các chức danh tư pháp Viện Kiểm sát Nhân dân 1.4 Các đơn vị trực thuộc Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 2.1 Cơ sở lý luận công tác hội họp quan, tổ chức 2.1.1 Khái niệm 2.1.2 Ý nghĩa 2.1.3 Những yêu cầu tổ chức hội họp 2.2 Các hình thức hội họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao 2.3 Nguyên tắc tổ chức họp 10 2.4 Thực trạng công tác tổ chức .11 2.4.1 Tổ chức công tác chuẩn bị .11 2.4.1.1 Xây dựng kế hoạch tổ chức họp 11 2.4.1.2 Chuẩn bị nội dung họp 12 2.4.1.3 Gửi giấy mời, cơng văn triệu tập họp, chương trình, tài liệu họp 12 2.4.1.4 Phân công chuẩn bị phục vụ họp 14 2.4.1.5 Chuẩn bị tài liệu họp 15 2.4.1.6 Chế độ báo cáo xin phép tổ chức họp 16 2.4.1.7 Thành phần tham dự họp 17 2.4.1.8 Trách nhiệm lãnh đạo Viện Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện ủy quyền chủ trì họp 17 2.4.2 Tổ chức điều hành họp 18 2.4.2.1 Quy trình hội họp .18 2.4.2.2 Thời gian họp .19 2.4.2.3 Trách nhiệm người tham dự họp 19 2.4.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc .20 2.4.3.1 Biên họp thông báo kết luận họp 20 2.4.3.2 Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực văn kết luận họp 21 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 22 3.1 Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm 22 3.2 Giải pháp 22 KẾT LUẬN 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO .27 LỜI MỞ ĐẦU Lí chọn đề tài Từ xa xưa đến nay, khơng phủ nhận vai trò người việc phát triển kinh tế gia đình, xã hội Song song với phát minh khoa học kĩ thuật yêu cầu vè chất lượng người ngày nâng cao để tạo ngày nhiều cải vật chất Mỗi quốc gia có phong tục tập quán, lối sống riêng, khả tiềm ẩn riêng, việc xây dựng nguồn nhân lực không quốc gia giống quốc gia Bao trùm lên tồn vấn đề cần có trình độ quản lý nguồn nhân lực tốt Tơi xin đề cập đến vấn đề vai trò nhà quản trị công tác hoạch định nhân quan hành mà tiểu luận Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao Xuất phát từ nhu cầu cấp thiết, tơi xin mạnh dạn trình bày tiểu luận với đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao” Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu a Mục đích Đánh giá cách toàn diện, khách quan, khoa học chất lượng họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao, từ đưa giải pháp nhằm nâng cao chất lượng hiệu họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao giai đoạn b Nhiệm vụ Là nhà quản lý người tổ chức họp cần phải xây dựng mục tiêu cho họp, hình thành nội dung sát với thực tế, tiếp xúc với người khác họp lập kế hoạch để biến định thành hành động Đồng thời, việc xác định thời gian, địa điểm tổ chức họp kỹ điều hành họp nhà quản lý góp phần khơng nhỏ cho thành công họp Đây công việc quan trọng đóng góp cho thành cơng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao Đối tượng nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu chủ yếu thực trạng chất lượng hiệu họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao Thời gian nghiên cứu đề tài năm trở lại đây, từ năm 2008 Phương pháp nghiên cứu Để hoàn thành tiểu luận sử dụng phương pháp sau : Phương pháp thống kê Phương pháp so sánh Phương pháp tổng hợp Kết cấu đề tài Ngoài lời mở đầu kết luận chung, phụ lục, đề tài kết cấu gồm chương : Chương : Khái quát tổ chức hoạt động Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao Chương : Thực trạng công tác tổ chức hội họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao Chương : Giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 1.1 Vị trí Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao máy Nhà nước Việt Nam Viện Kiểm sát Nhân dân Việt Nam thành lập ngày 26/7/1960 đạo luật Luật Tổ chức Viện Kiểm sát Nhân dân năm 1960 Theo quy định Hiến pháp Việt Nam, Viện Kiểm sát Nhân dân hệ thống quan nhà nước độc lập cấu tổ chức máy quan nhà nước Viện Kiểm sát Nhân dân Việt Nam hệ thống độc lập tổ chức cấp, gồm: - Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao - Viện Kiểm sát Nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương ( có 63 Viện Kiểm sát Nhân dân cấp tỉnh) - Viện Kiểm sát Nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh ( có 691 Viện Kiểm sát cấp huyện 691 quận, huyện, thị xã, thành phố thuộc tỉnh) Trong hệ thống Viện Kiểm sát Nhân dân có Viện Kiểm sát quân sự, gồm: - Viện Kiểm sát Quân Trung Ương - Viện Kiểm sát Quân cấp quân khu, quân chủng, quân đoàn… - Viện Kiểm sát Quân cấp khu vực 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao • Chức - Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao thực hành quyền công tố kiểm sát hoạt động tư pháp theo quy định Hiến pháp pháp luật, góp phần bảo đảm cho pháp luật chấp hành nghiêm chỉnh thống - Các Viện Kiểm sát Nhân dân địa phương thực hành quyền công tố kiểm sát hoạt động tư pháp địa phương - Các Viện Kiểm sát Quân thực hành quyền công tố kiểm sát hoạt động tư pháp theo quy định pháp luật • Nhiệm vụ Trong phạm vi chức mình, Viện Kiểm sát Nhân dân có nhiệm vụ góp phần bảo pháp chế xã hội chủ nghĩa, bảo vệ chế độ xã hội chủ nghĩa quyền làm chủ nhân dân, bảo vệ tài sản Nhà nước, tập thể, bảo vệ tính mạng, sức khỏe, tài sản, tự do, danh dự nhân phẩm công dân, bảo đảm để hành vi xâm phạm lợi ích Nhà nước, tập thể, quyền lợi ích hợp pháp cơng dân phải xử lý theo pháp luật • Quyền hạn Theo quy định Điều luật 13 Luật tổ chức Viện Kiểm sát Nhân dân năm 2002, thực hành quyền công tố giai đoạn điều tra, Viện Kiểm sát Nhân dân có quyền hạn sau: Khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can; Yêu cầu quan điều tra khởi tố thay đổi định khởi tố vụ án hình sự, khởi tố bị can Đề yêu cầu điều tra yêu cầu quan điều tra tiến hành điều tra; trực tiếp tiến hành số hoạt động điều tra theo quy định pháp luật Yêu cầu Thủ trưởng quan điều tra thay đổi Điều tra viên theo quy định pháp luật, hành vi Điều tra viên có dấu hiệu tội phạm khởi tố hình Quyết định áp dụng, thay đổi, hủy bỏ biện pháp bắt, tạm giữ, tạm giam biện pháp ngăn chặn khác, phê chuẩn, không phê chuẩn định quan điều tra theo quy định pháp luật Hủy bỏ định trái pháp luật quan điều tra Quyết định việc truy tố bị can; định đình tạm đình điều tra, đình tạm đình vụ án Khi thực hành quyền cơng tố giai đoạn xét xử vụ án hình sự, Điều 17 Luật tổ chức Viện Kiểm sát Nhân dân năm 2002 quy định Viện Kiểm sát Nhân dân có quyền hạn sau: Đọc cáo trạng, định Viện Kiểm sát Nhân dân liên quan đến việc giải vụ án phiên tòa Thực việc luận tội bị cáo phiên tòa sơ thẩm, phát biểu quan điểm việc giải vụ án phiên tòa phúc thẩm; tranh luận với người bào chữa người tham gia tố tụng khác phiên tòa sơ thẩm, phúc thẩm Phát biểu quan điểm Viện Kiểm sát Nhân dân việc giải vụ án phiên tòa giám đốc thẩm, tái thẩm • Cơ cấu tổ chức Tổ chức máy Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao gồm có: - Ủy ban kiểm sát - Văn phòng - Các viện tương đương Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao có Viện trưởng, Phó Viện trưởng, Kiểm sát viên, Kiểm tra viên, công chức khác người lao động khác 1.3 Các chức danh tư pháp Viện Kiểm sát Nhân dân Trong hệ thống Viện Kiểm sát Nhân dân có Kiểm sát viên, Điều tra viên, Kiểm tra viên - Kiểm sát viên bổ nhiệm theo quy định pháp luật, làm nhiệm vụ thực hành quyền công tố kiểm sát hoạt động tư pháp - Điều tra viên bổ nhiệm theo quy định pháp luật làm nhiệm vụ điều tra tội phạm - Kiểm tra viên giúp lãnh đạo kiểm tra việc tuân theo pháp luật việc giải vụ án hình sự, dân sự, nhân gia đình, hành chính, kinh doanh thương mại việc khác theo quy định pháp luật; việc tạm giữ, tạm giam, quản lý giáo dục người chấp hành phạt tù; thi hành án; công tác xét khiếu tố số nhiệm vụ pháp lý khác Viện trưởng phân công, giúp lãnh đạo kiểm tra hồ sơ trực tiếp kiểm tra vụ án thuộc thẩm quyền Viện Kiểm sát Nhân dân 1.4 Các đơn vị trực thuộc Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao • Vụ thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án kinh tế - chức vụ (Vụ 1) • Vụ thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án hình trật tự xã hội (Vụ 1A) • Vụ thực hành quyền cơng tố kiểm sát điều tra án tham nhũng (Vụ 1B) • Vụ thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án ma túy (Vụ 1C) • Vụ thực hành quyền công tố kiểm sát điều tra án an ninh (Vụ 2) • Vụ thực hành quyền cơng tố kiểm sát xét xử hình (Vụ 3) • Vụ kiểm sát việc tạm giữ, tạm giam thi hành án hình (Vụ 4) • Vụ kiểm sát việc giải vụ án dân (Vụ 5) • Cục điều tra ( Cục 6) • Vụ khiếu tố ( Vụ 7) • Viện Khoa học Kiểm sát (Vụ 8) • Vụ tổ chức, cán (Vụ 9) - Người triệu tập; người mời tham dự; - Nội dung họp; thời gian, địa điểm họp; - Những yêu cầu người triệu tập mời tham dự Giấy mời họp phải gửi trước ngày họp ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường hợp họp đột xuất * Thẩm quyền ký giấy mời, công văn triệu tập họp: - Lãnh đạo Viện ký giấy mời Lãnh đạo Đảng, Nhà nước, Lãnh đạo Bộ, ngành Trung ương, Lãnh đạo Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, Lãnh đạo tổ chức quốc tế; - Chánh Văn phòng Viện ký thừa lệnh Viện trưởng giấy mời họp họp liên ngành Lãnh đạo Viện chủ trì, trừ giấy mời Lãnh đạo Viện ký - Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện ký thừa lệnh Viện trưởng giấy mời họp họp Lãnh đạo Viện chủ trì họp Lãnh đạo Viện phân cơng Thủ trưởng đơn vị chủ trì khơng thuộc giấy mời Lãnh đạo Viện hay Chánh Văn phòng Viện ký * Gửi giấy mời, công văn triệu tập họp: - Đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Văn phòng Viện gửi giấy mời, cơng văn triệu tập trước ngày họp ngày làm việc Đối với họp mà thành phần dự họp đại biểu phạm vi vùng, miền, nước Giấy mời phải gửi trước ngày họp ngày làm việc - Đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Cục Công nghệ thông tin thông báo việc tổ chức họp Cổng thông tin điện tử Viện * Chương trình, tài liệu họp phải gửi trước cho thành phần tham dự họp ngày làm việc, trừ trường hợp sau: - Cuộc họp giao ban Lãnh đạo Viện, giao ban Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện, giao ban cấp Vụ - Cuộc họp đột xuất - Tài liệu phục vụ họp có dẫn phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu mật, 13 tuyệt mật, tối mật * Phương thức gửi chương trình, tài liệu họp: - Đăng tải Cổng thổng tin điện tử Viện, trừ trường hợp tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật - Gửi qua hộp thư điện tử quan, đơn vị, cá nhân đăng ký, trừ trường hợp tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật - Gửi tài liệu văn giấy Trường hợp họp đột xuất, gấp giấy mời, chương trình tài liệu họp gửi Fax, thư điện tử đồng thời với việc gửi Đối với thành phần tham dự họp đơn vị thuộc Viện bố trí Lịch làm việc tuần Lãnh đạo Viện, Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện có trách nhiệm chủ động cử người tham dự thành phần Đơn vị chủ trì tổ chức họp thông báo qua điện thoại, thư điện tử Trường hợp đơn vị thuộc Viện khơng có người tham dự tham dự không giờ, không đầy đủ thời gian họp, Văn phịng Viện có văn thơng báo tới Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện hàng tháng tổng hợp, báo cáo Lãnh đạo Viện họp giao ban Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện 2.4.1.4 Phân cơng chuẩn bị phục vụ họp • Đối với họp tổ chức Trụ sở Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao a) Văn phòng Viện có nhiệm vụ: - Bố trí phịng họp, trang trí, khánh tiết, chuẩn bị phương tiện, thiết bị phục vụ họp; bố trí nhân viên lễ tân phục vụ họp Lãnh đạo Viện chủ trì - Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để in tài liệu họp đơn vị Văn phịng Viện quản lý kinh phí, trừ trường hợp quy định tài liệu phải phát hành điện tử - Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu; hướng dẫn đại biểu đỗ xe nơi quy định; đảm bảo an ninh trật tự bên ngồi phịng họp Phối hợp với đơn vị chủ trì tổ chức họp để đảm bảo an ninh trật tự bên phòng họp yêu cầu 14 - Tổ chức thơng tin tun truyền, bố trí phương tiện đưa, đón đại biểu, chăm sóc y tế yêu cầu - Đối với họp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ Văn phịng Viện có trách nhiệm thẩm tra tồn cơng tác chuẩn bị tổ chức họp b) Đơn vị chủ trì tổ chức họp có nhiệm vụ: - Phối hợp với Văn phịng Viện để chuẩn bị nội dung theo kế hoạch duyệt - Chuẩn bị kinh phí họp theo kế hoạch, dự toán duyệt - In tài liệu họp (đối với đơn vị, chương trình, dự án có kinh phí riêng) - Tổ chức đón đại biểu, ghi danh, phát tài liệu Đơn vị chủ trì tổ chức họp bố trí người trực đón tiếp đại biểu tham dự trước họp diễn 15 phút - Tổng hợp danh sách đại biểu, báo cáo người chủ trì họp - Đảm bảo an ninh trật tự bên phòng họp - Theo dõi họp, dự thảo thông báo kết luận họp người chủ trì - Đối với họp đột xuất mà thành phần có quan, đơn vị bên trụ sở Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao quan thơng tấn, báo chí để đưa tin nội dung họp đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm thơng báo với Văn phòng Viện (Phòng Bảo vệ) để tạo điều kiện thuận lợi cho việc hướng dẫn đại biểu việc vào trụ sở quan Bộ - Đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm kiểm tra thành phần tham dự họp trước 01 buổi làm việc báo cáo xin ý kiến đạo người chủ trì họp thành phần tham dự khơng đáp ứng mục đích tổ chức họp - Thực nhiệm vụ khác phân cơng c) Các đơn vị thuộc Viện có liên quan có trách nhiệm thực nhiệm vụ phân cơng theo kế hoạch duyệt • Cuộc họp tổ chức Trụ sở quan Bộ Đơn vị chủ trì tổ chức họp chủ động triển khai phối hợp với Văn phòng Bộ để triển khai theo kế hoạch duyệt 2.4.1.5 Chuẩn bị tài liệu họp 15 Tài liệu liên quan đến nội dung họp phải chuẩn bị trước theo yêu cầu tiến độ đề ra, nêu rõ nội dung cần trao đổi, tham khảo ý kiến xin ý kiến đạo Lãnh đạo Viện họp Đối với tài liệu trình bày trực tiếp họp dài 30 trang A4 ngồi phải chuẩn bị thêm tóm tắt nội dung Thủ trưởng đơn vị có trách nhiệm đạo, phối hợp với Văn phòng Viện chuẩn bị tài liệu liên quan đến nội dung họp Đối với họp giao ban lãnh đạo Viện, giao ban Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện, giao ban cấp Vụ, họp hội nghị tổng kết hàng năm, họp hội nghị sơ kết tổng kết chuyên đề tài liệu họp phải trình Lãnh đạo Viện phê duyệt: - Báo cáo phải trình Lãnh đạo Viện duyệt trước ngày họp ngày làm việc - Các tài liệu khác phải trình Lãnh đạo Viện duyệt trước ngày họp ngày làm việc 2.4.1.6 Chế độ báo cáo xin phép tổ chức họp Các họp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ: - Hội nghị để quán triệt, tổ chức triển khai phạm vi toàn quốc chủ trương, sách lớn, quan trọng cấp bách Đảng Nhà nước thuộc ngành, lĩnh vực quản lý phân công, thực thấy cần thiết; - Hội nghị sơ kết, tổng kết chuyên đề quy định đạo Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thấy thực cần thiết phải tổ chức để sơ kết, tổng kết vấn đề quản lý quan trọng thuộc phạm vi ngành, lĩnh vực quản lý phân cơng; - Hội nghị tồn quốc để tổng kết đánh giá tình hình kết thực nhiệm vụ công tác hàng năm Các họp phải xin phép Viện trưởng: - Các họp có mời quan Tư pháp, quan Thi hành án dân từ 10 tỉnh trở lên; - Các họp Họp giao ban Lãnh đạo Viện, giao ban Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện, giao ban cấp Vụ, họp (hội nghị) tổng kết hàng năm, họp (hội nghị) 16 sơ kết tổng kết chuyên đề - Các họp khác theo đạo Thứ trưởng phụ trách Thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức họp phối hợp với Văn phòng Viện chuẩn bị dự thảo văn xin phép Thủ tướng Chính phủ cho phép tổ chức họp, trình Viện trưởng ký ban hành chậm 10 ngày làm việc trước ngày dự kiến tổ chức họp Đối với họp đột xuất, phải báo cáo xin phép phát sinh nhu cầu Thủ trưởng đơn vị chủ trì tổ chức họp phải có văn xin phép đồng ý Viện trưởng trước 05 ngày làm việc dự kiến tổ chức họp Đối với họp đột xuất, phải báo cáo xin phép phát sinh nhu cầu Văn xin phép phải nêu rõ mục tiêu, yêu cầu, nội dung, thành phần tham dự, kinh phí, thời gian, địa điểm tổ chức họp 2.4.1.7 Thành phần tham dự họp Căn tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp định thành phần, số lượng người tham dự họp phù hợp, bảo đảm tiết kiệm hiệu Thủ trưởng quan, đơn vị mời tham dự họp phải cử người tham dự thành phần, có đủ thẩm quyền đáp ứng nội dung yêu cầu họp Đơn vị cá nhân mời dự họp có trách nhiệm thơng báo trước cho đơn vị chủ trì tổ chức họp việc không tham dự họp lý không tham dự Thư ký giúp việc Lãnh đạo Viện chuyên viên Văn phòng Viện (Phòng Tổng hợp) tham dự tất họp Lãnh đạo Viện chủ trì, trừ họp có nội dung mật phải đồng ý người chủ trì 2.4.1.8 Trách nhiệm lãnh đạo Viện Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện ủy quyền chủ trì họp Lãnh đạo Viện Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện ủy quyền chủ trì họp (sau gọi người chủ trì họp) có trách nhiệm: - Chỉ đạo chuẩn bị nội dung để tổ chức họp theo chủ trương duyệt 17 - Quyết định không tiến hành họp trường hợp tài liệu họp chuẩn bị không đầy đủ, nội dung không bảo đảm chất lượng thành phần tham dự họp không với yêu cầu - Tổ chức họp đảm bảo mục tiêu, chất lượng, hiệu quả: + Quán triệt mục đích, yêu cầu, nội dung chương trình làm việc bắt đầu họp; + Điều khiển họp theo mục đích, yêu cầu đặt điều hành kỷ luật họp trọng tâm đảm bảo thời gian họp; + Kết luận nội dung họp Ý kiến kết luận người chủ trì họp phải rõ ràng, cụ thể, đạo thời hạn giải công việc vấn đề liên quan nội dung họp - Người chủ trì họp theo phân cơng uỷ quyền chịu trách nhiệm nội dung, chương trình tổ chức họp, báo cáo kết với người phân công, uỷ quyền Người phân công nhận ủy quyền chủ trì họp khơng phân cơng ủy quyền tiếp cho người khác chủ trì họp chưa có đồng ý người phân công, ủy quyền 2.4.2 Tổ chức điều hành họp 2.4.2.1 Quy trình hội họp Đơn vị chủ trì tổ chức họp chịu trách nhiệm nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình; giúp người chủ trì họp điều hành họp theo chương trình Chánh Văn phòng Viện chịu trách nhiệm nghi thức, giới thiệu đại biểu, chương trình họp Viện họp khác Viện trưởng chủ trì, họp Thứ trưởng chủ trì có tham gia lãnh đạo Viện Các báo cáo họp trình bày tóm tắt nội dung nêu vấn đề cịn có ý kiến khác nhau; thời gian trình bày khơng q 15 phút, trừ họp phải xin phép Thủ tướng Chính phủ hay Viện trưởng Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao trường hợp khác người chủ trì họp định Việc phát biểu, trao đổi ý kiến họp phải ngắn gọn, tập trung vào 18 vấn đề Lãnh đạo Viện định hướng thảo luận, vấn đề ý kiến khác Thời lượng ý kiến phát biểu họp không 07 phút, trường hợp khác người chủ trì họp định Nội dung kết luận họp người chủ trì phải rõ ràng, cụ thể, thể đầy đủ nội dung yêu cầu họp Đơn vị chủ trì đơn vị giao nhiệm vụ chuẩn bị nội dung họp có trách nhiệm thu hồi tài liệu có dẫn phạm vi lưu hành nội bộ, tài liệu mật, tuyệt mật, tối mật phát cho đại biểu tham dự họp 2.4.2.2 Thời gian họp Không 1/2 ngày họp Họp giao ban Lãnh đạo Bộ, giao ban Thủ trưởng đơn vị thuộc Bộ, giao ban cấp Vụ; Họp tham mưu, tư vấn, Họp làm việc họp Lãnh đạo Bộ với Thủ trưởng đơn vị, Họp chuyên môn Không ngày Họp sơ kết tháng, tổng kết chuyên đề; không ngày họp tổng kết công tác năm ngành; Các họp khác, vào tính chất nội dung để bố trí thời gian hợp lý, không ngày 2.4.2.3 Trách nhiệm người tham dự họp - Nghiên cứu tài liệu họp chuẩn bị ý kiến phát biểu trước đến dự họp - Tham dự họp đủ thời gian họp, trừ trường hợp đột xuất đồng ý người chủ trì họp - Trình bày ngắn gọn ý kiến họp, thẳng vào nội dung vấn đề khơng vượt q thời gian mà người chủ trì họp cho phép - Sử dụng văn bản, tài liệu đơn vị chủ trì tổ chức họp cung cấp họp theo dẫn phạm vi lưu hành - Không cung cấp thông tin, nội dung họp, tài liệu cho quan, đơn vị, cá nhân khơng có thẩm quyền khơng trực tiếp thực công việc liên quan đến họp - Trong dự họp, không làm việc riêng xử lý cơng việc 19 khơng có liên quan đến nội dung họp - Báo cáo Thủ trưởng quan, đơn vị nội dung, kết họp trường hợp đơn vị cử họp 2.4.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 2.4.3.1 Biên họp thông báo kết luận họp Đối với họp quan trọng, theo đạo nội dung diễn biến họp phải đơn vị chủ trì tổ chức họp ghi thành biên Biên phải ghi đầy đủ, xác, có chữ ký xác nhận người chủ trì họp lưu trữ theo quy định Thời hạn hoàn thành biên 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc họp Biên họp gồm nội dung sau đây: - Người chủ trì danh sách người tham dự có mặt họp; - Những vấn đề trình bày thảo luận họp; - Ý kiến phát biểu người tham dự họp; - Kết luận người chủ trì Trong trường hợp cần thiết, người chủ trì họp định việc ghi âm, ghi hình họp Đơn vị chủ trì tổ chức họp tổ chức ghi âm, ghi hình họp Việc lưu trữ tài liệu ghi âm, ghi hình họp thực theo quy định Đối với họp Lãnh đạo Viện đạo ban hành thông báo ý kiến kết luận, thời hạn 02 ngày làm việc kể từ thời điểm kết thúc họp, đơn vị chủ trì tổ chức họp có trách nhiệm gửi dự thảo văn thông báo kết luận họp lấy ý kiến Văn phòng Viện trước trình Lãnh đạo Viện phê duyệt dự thảo Chánh Văn phòng Viện chịu trách nhiệm ký ban hành tất thông báo ý kiến kết luận họp Lãnh đạo Viện hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc quan Bộ Tư pháp Văn thông báo ý kiến kết luận họp phải ban hành chậm 05 ngày làm việc sau kết thúc họp Thời hạn ban hành Thông báo kết luận họp giao ban Lãnh đạo Viện, giao ban Thủ trưởng đơn vị giao ban cấp Vụ thực theo Quy chế làm việc Viện 20 Thông báo kết luận họp đăng tải Cổng thông tin điện tử Viện Văn thông báo kết luận họp không thay cho việc văn quy phạm pháp luật văn cá biệt để giải vấn đề liên quan định họp 2.4.3.2 Triển khai, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra thực văn kết luận họp Các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai thực nội dung kết luận họp Văn phòng Viện chịu trách nhiệm theo dõi chung đôn đốc, kiểm tra việc thực Thông báo ý kiến kết luận Lãnh đạo Viện họp Định kỳ thàng tháng, Văn phòng Viện tổng hợp việc thực Thông báo ý kiến kết luận Lãnh đạo Viện họp, báo cáo Lãnh đạo Viện giao ban Thủ trưởng đơn vị thuộc Viện Định kỳ hàng quý, Văn phòng tổng hợp, kiểm tra, rà sốt tình hình thực Thông báo ý kiến kết luận Lãnh đạo Viện họp, báo cáo Lãnh đạo Viện giao ban cấp Vụ Vụ Thi đua khen thưởng có trách nhiệm phối hợp với Văn phòng Viện đánh giá kết hồn thành nhiệm vụ giao Thơng báo kết luận họp tiêu chí xét thi đua khen thưởng hàng năm đơn vị 21 CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP TẠI VIỆN KIỂM SÁT NHÂN DÂN TỐI CAO 3.1 Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Các họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao trì thực theo kế hoạch xác định kế hoạch thực nhiệm vụ công tác năm quan - Nội dung họp thông báo trước, chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến người tham dự - Người tham dự chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định có ý thức tốt q trình họp - Khơng khí họp dân chủ, người tham dự thẳng thắn, hăng hái phát biểu ý kiến trọng tâm tạo đồng thuận cao sau kết thúc họp 3.1.2 Nhược điểm - Chất lượng số họp không cao, tính tập trung thống thành viên cịn yếu - Người chủ trì chuẩn bị nội dung chưa kĩ, tham nhiều nội dung cần thảo luận, bàn bạc họp chưa gợi mở, định hướng phát huy vai trị tích cực thành viên nặng triển khai bắt buộc - Người dự họp chấp nhận thụ động thực nội dung cơng việc mà chủ trì đưa cách máy móc hành chính, thiếu bàn bạc trao đổi để tìm biện pháp, cách làm hay để đạt hiệu cao 3.2 Giải pháp * Đối với người điều hành (chủ trì họp) Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người điều hành họp cần có kĩ 22 cách thức để tổ chức họp thành công - Trong họp đa số trao đổi mang tính tự phát Q trình họp diễn khơng hồn tồn định trước mà theo đề cương Ngồi kết họp không dễ mà thống nhanh chóng Bởi hai điều quan trọng công tác chuẩn bị họp là: Đặt mục đích rõ ràng, thực tế chuẩn bị vấn đề cần bàn bạc cách cụ thể - Khi họp tiến hành người chủ trì cần nhìn mục tiêu cốt lõi Đơi vấn đề giải mà không cần đến họp trước hết người chủ trì cần định tính chất cần thiết phải có họp Thơng thường cần đến họp vấn đề cần giải tư duy, cập nhật thông tin cần tổng hợp thông tin Vấn đề cần bàn bạc cốt lõi họp Người điều hành chủ yếu dựa vào yếu tố để xây dựng đề cương cho họp Cần phân chia thời gian hợp lý cho vấn đề thích thời gian đề cương họp gửi đến thành viên để họ định hướng thời gian bàn bạc cho vấn đề cụ thể - Người điều hành người chịu trách nhiệm nội dung kết họp Trước hết người điều hành phải tuân thủ xác thời gian, đồng thời giám sát trình tranh luận chặt chẽ khéo léo điều khiển để tránh nảy sinh mâu thuẫn cãi lộn Cần quan sát thành viên ghi nhớ thái độ, ý kiến họ họp Nếu nên tạo điều kiện cho thành viên có hội chào hỏi xã giao trước họp, điều phần giúp hạn chế tranh cãi gay gắt hay gây gổ họp căng thẳng - Tổng hợp họp bước quan trọng Trước kết thúc họp người điều hành nên tổng kết lại vấn đề cốt lõi giải hay tồn đọng giao việc cụ thể cho thành viên Nhắc nhở thành viên nhiệm vụ họ giao sau họp Nếu nhận xét thành viên tham gia họp mà người điều hành tổ chức Điều giúp người điều hành rút kinh nghiệm làm tốt lần sau Nên cố 23 gắng tổng hợp họp vịng 24h sau kết thúc - Cơng mà nói, mục tiêu họp, hội nghị mang ý nghĩa tích cực Đối với quan hành chính, họp xem công cụ hữu hiệu để đạo điều hành cơng việc; có họp giải vấn đề Bởi phát huy trí tuệ tập thể, tạo đồng thuận cao việc giải vấn đề đó, người sau dự họp cảm thấy “sáng” Tuy nhiên, tình trạng họp hành triền miên, chất lượng họp không trọng mức, hiệu giải công việc sau họp không đảm bảo làm sai lệch ý nghĩa họp Làm để cải thiện tình trạng người tham dự “ngáp” trước, sau họp, làm để họ phát ngôn câu "Nếu dự hội họp, làm nhiều việc hơn"… Thiết nghĩ, để cải thiện nhàm chán hội họp trước hết phải cải thiện nội dung họp, hạn chế tiến tới loại bỏ hoàn toàn họp để bàn việc… không cần bàn, mà cần người có trách nhiệm định triển khai thực xong Bên cạnh đó, tránh tình trạng bắt người tham dự phải nghe lại nhiều lần nội dung họp khác - Phải làm tốt khâu chuẩn bị cho họp Đó việc chọn thành phần dự họp cho hợp lý tránh trường hợp dẫn đến họp bị “loãng” Việc chuẩn bị đầy đủ tài liệu, số liệu minh hoạ cho họp giúp người tham dự họp có đầy đủ sở liệu để tham gia chất vấn, phản biện để đưa giải pháp giải dứt điểm vấn đề cách khoa học; Bên cạnh việc lựa chọn thời gian, không gian tổ chức họp hợp lý Phải kiên dời họp họp không đảm bảo yếu tố - Nên giảm bớt thủ tục rườm rà họp, việc đọc nhiều diễn văn, phát biểu khai mạc hội nghị, việc đọc báo cáo in sẵn thành tài liệu phát cho khách mời… để dành thời gian tập trung thảo luận nội dung chủ yếu họp - Trong họp phải lấy người tham dự làm trung tâm Một họp hội nghị nghĩa phải mang lại cho người tham dự cảm giác họ 24 phần linh hồn đó; họ cần thấy vai trị đóng góp định khơng đơn đến để lấp đầy không gian hàng ghế Người tham dự phải thực phản ứng, tranh luận, phán xét bày tỏ kiến điều thích khơng thích - Khơng nên kéo dài họp cách mức cần thiết, làm cho họp trở nên “nặng nề”, người dự mệt mỏi vấn đề có chưa giải cách triệt để * Đối với người dự họp Để không gặp phải cảm giác nhàm chán dự họp, thiết nghĩ khơng phải khắc phục từ phía ban tổ chức họp mà khắc phục phía người tham dự Họ phải ý lắng nghe, tham gia chất vấn, phản biện cách nhiệt tình họp Xem quyền, nghĩa vụ trách nhiệm người mời dự họp Đã có cố gắng giảm họp địa phương cách ban hành quy chế tổ chức hội nghị Tuy nhiên xem quy chế mệnh lệnh hành khơng có sở khoa học Vì phải tích cực cải cách chế mong giảm họp cách cơ, khoa học Chúng ta nên bắt đầu thực việc “nhỏ” giảm bớt , dần đến loại bỏ hội, họp hiệu Tiết kiệm chí phí thời gian cho cơng việc khác tạo nhiều giá trị cho quan cho xã hội 25 KẾT LUẬN Hội họp cung cấp cho nhà quản lý hội để thống nhận thức; tăng cường dân chủ điều hành, phát huy trí tuệ tập thể; tăng cường phối hợp, ủng hộ; khuyến khích nhân viên; đánh giá nhân viên tăng cường hiểu biết lẫn nhau; tạo áp lực hành động Đó cách thức hữu hiệu để thu thập thông tin phản hồi cho quản lý đồng thời phương thức quản lý qua nhà quản lý huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp luôn biện pháp tốt kết nối thành viên tổ chức Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức để phát huy thực dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế độ tham gia cách tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội khác 26 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO I CÁC VĂN BẢN QUY PHẠM PHÁP LUẬT Quyết định 114/2006/QĐ-TTg ngày 25 tháng 05 năm 2006 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà nước II TÀI LIỆU THAM KHẢO 1.www.vksndtc.gov.vn Website: http/www.google.com Một số khái niệm, vấn đề liên quan đến công tác tổ chức hội họp qua trang web: [http://hhdntg.vn/news/Lanh-dao/KY-NANG-HOI-HOP-VAITRO-CHUC-NANG-VA-NHUNG-KY-NANG-CHINH-1716/] 27 ... tác tổ chức hội họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao Chương : Giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao CHƯƠNG 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA VIỆN KIỂM SÁT... Tối cao 1.3 Các chức danh tư pháp Viện Kiểm sát Nhân dân 1.4 Các đơn vị trực thuộc Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA VIỆN KIỂM SÁT NHÂN... ? ?Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức hội họp Viện Kiểm sát Nhân dân Tối cao? ?? Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu a Mục đích Đánh giá cách toàn diện, khách quan, khoa học chất lượng họp Viện Kiểm sát