MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẨU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu 1 3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu 1 4. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu đc sử dụng 2 5. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài 2 6. Cấu trúc đề tài 2 Chương 1. KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND UBND HUYỆN TUẦN GIÁO 3 1.1. Lịch sử hình hành. 3 1.2. Cơ cấu tổ chức. 5 1.3. Chức năng, nhiệm vụ. 5 1.3.1. Chức năng 5 1.3.2. Nhiệm vụ, quyền hạn 6 Tiểu kết 9 Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HỘI HỌP 10 2.1. Các hình thức hội họp cơ quan tổ chức 10 2.1.1. Khái niệm 10 2.1.2. Mục đích của họp 10 2.1.3. Ý nghĩa của hội họp 11 2.1.4. Các hình thức của hội họp 11 2.1.4.1. Căn cứ vào quy trình lãnh đạo, quản lý 11 2.1.4.2. Căn cứ vào hình thức tổ chức họp 12 2.1.4.3. Căn cứ vào hình thức triệu tập 12 2.2. Thực trạng công tác tổ chức 12 2.2.1. Tổ chức công tác chuẩn bị 12 2.2.1.1. Xác định mục đích, tính chất và nội dung cuộc họp 12 2.2.1.2. Làm và kịp thời gửi thư mời 13 2.2.1.3. Thành phần và số lượng người tham dự cuộc họp 14 2.2.1.4. In ấn bản chương trình nghị sự. 14 2.2.2. Tổ chức điều hành hội họp 14 2.2.2.1. Bắt đầu tiến hành cuộc họp 14 2.2.2.2. Điều hành hội họp 15 2.2.3. Tổ chức công việc khi hội họp kết thức 16 2.2.4. Giải quyết các vấn đề sau họp 16 2.2.5. Yêu cầu đối với điều hành hội họp 17 2.2.6. Nội dung của điều hành họp 17 2.2.3 Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 18 2.2.3.1 Lời bế mạc. 18 2.2.3.2 Lập hồ sơ hội nghị 19 Tiểu kết 20 Chương 3:CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI HỌP 21 3.1 Nhận xét, dánh giá 21 3.1.1 Ưu điểm 21 3.1.2 Nhược điểm 21 3.1.3 Nguyên nhân 22 3.2 Các giải pháp 22 3.2.1 Về phía lãnh đạo 22 3.2.2 Người tham dự cuộc họp 23 3.2.3 Về công tác tổ chức 23 Tiểu kết 24 KẾT LUẬN 25 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 26 PHỤ LỤC
LỜI CAM ĐOAN Đây khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp Ủy ban nhân dân Huyện Tuần Giáo- tỉnh Điện Biên Tôi xin cam đoan khảo sát đánh gái thời gian qua Nếu gặp phải vấn tơi xin chịu hồn tồn trách nhiệm LỜI CẢM ƠN Để có khảo sát đánh giá xin cảm ơn giúp đỡ đặc biệt ThS Lâm Thu Hằng Trong qúa trình thực gặp phải số khó khăn Tuy nhiên giảng viên nhiệt tình giúp đỡ Tơi xin chân thành cảm ơn! Hà Nội ngày 11 tháng 12 năm 2016 MỤC LỤC LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN MỞ ĐẨU Lý chọn đề tài Các giải pháp cho vướng mắc giới thực tìm thấy xun qua họp thảo luận nhóm Một họp tốt điện thoại, máy fax, hội nghị video, máy vi tính, sản phẩm khác công nghệ thông tin cá nhân làm việc Những cuộcc họp đóng vai trị quan trọng, nơi mà bầu khơng khí văn hố tổ chức trì, cách thức để tổ chức nói với đội ngũ nhân viên rằng: “Bạn thành viên tập thể” Nếu tổ chức họp buồn tẻ, yếu mà lại kéo dài lê thê, nhân viên bắt đầu tin làm việc cho tổ chức tẻ nhạt, cỏi quý trọng thời gian Vì lý nên tơi chọn đề tài nghiên cứu là:” khảo sát đánh giá công tác tổ chức hội họp UBND huyện Tuần Giáo” Đối tượng nghiên cứu phạm vi nghiên cứu Bài tiểu luận nghiên cứu công tác tổ chức hội họp UBND huyện Tuần Giáo : - Các hình thức hội họp - Thực trạng công tác tổ chức Phạm vi nghiên cứu tiểu luận: - Các VBQPPL có liên quan đến công tác tổ chức hội họp - Các VB có liên quan đến cơng tác tổ chức hội họp UBND huyện Tuần Giáo Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa công tác tổ chức hội họp, đặc điểm, nội dung công tác tổ chức hội họp Thấy điểm mạnh, điểm yếu hoạt động hội họp UBND huyện Tuần Giáo để tìm giải pháp thiết thực, phù hợp với tình hình hoạt động cơng ty nhằm nâng cao hiệu hoạt động Biết cách thực thao tác nghệp vụ công tác tổ chức hội họp -Phản ánh thực trạng công tác tổ chức hội họp UBND huyện Tuần Giáo Cơ sở phương pháp luận phương pháp nghiên cứu đc sử dụng Đề tài nghiên cứu sở tìm hiểu tham khảo quy định Nhà nước công tác tổ chức hội họp bên cạnh báo cáo tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu thực tiễn như: - Phương pháp hệ thống; - Phương pháp phân tích số liệu thống kê; - Phương pháp tổng kết thực tiễn; - Phương pháp phân tích, tổng hợp - Một số phương pháp khác… Ý nghĩa lý luận thực tiễn đề tài Tìm hiểu đánh giá ích lợi việc tổ chức hội nghị hoạt động quan, đơn vị Đồng thời với thân em bước đầu tập dượt nghiên cứu khoa học gắn lý luận khoa học với thực tế để từ cá nhân em biết cách tổ chức hội hop nhằm nâng cao kiến thức cảu thân phục vụ cho công việc sau Cấu trúc đề tài Chương 1: KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐNDUBND HUYỆN TUẦN GIÁO Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HỘI HỌP TẠI HĐND-UBND HUYỆN TUẦN GIÁO Chương 3:CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI HỌP Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND- UBND HUYỆN TUẦN GIÁO 1.1 Lịch sử hình hành Huyện Tuần Giáo nằm phía Tây Bắc Tổ quốc, huyện cửa ngõ phía Nam tỉnh Điện Biên, cách thủ Hà Nội 405 km.Phía Đơng giáp huyện Quỳnh Nhai (tỉnh Sơn La);phía Tây giáp huyện Điện Biên huyện Mường Chà;phía Nam giáp huyện Thuận Châu (tỉnh Sơn La) huyện Điện Biên Đơng; phía Bắc giáp Mường Chà huyện Tủa Chùa.Năm 1945 Cách mạng Tháng Tám thành công nước, song Tuần Giáo huyện khác tỉnh Lai Châu khơng có khởi nghĩa giành quyền tay nhân dân chưa có tổ chức Đảng lãnh đạo địa phương Ngày 10-10-1949, Ban cán Đảng tỉnh Lai Châu đời.Từ phong trào đấu tranh nhân dân dân tộc tỉnh có tổ chức Đảng trực tiếp lãnh đạo Trước lớn mạnh phong trào cách mạng, ngày 1-8-1950 chi Đảng huyện Tuần Giáo thành lập đồng chí Hồng Hồng Dương làm Bí thư.Chi Tuần Giáo tiền thân Đảng huyện Tuần Giáo ngày nay.Ngày 1-8-1951, liên Ban cán Đảng huyện Tuần Giáo - Châu Lai (Tuần - Lai) thành lập, Tuần Giáo liên Ban cán Đảng Tuần - Lai trực tiếp lãnh đạo.Ngày 20-11-1952, huyện Tuần Giáo đội chủ lực giải phóng chiến dịch Tây Bắc, đồng bào dân tộc huyện thực hưởng tự hồ bình Huyện Tuần Giáo lúc gồm có xã: Phiêng Ta Ma, Phình Sáng, Xá Nhè, Pú Nhung, Toả Tình, Mường Quài, Mường ẳng, Mường Húa.Ngày 29-41955, Khu tự trị Thái- Mèo thành lập gồm 16 châu, châu Tuần Giáo trực thuộc khu tự trị Thái- Mèo khơng có cấp hành tỉnh.Từ ngày 24 đến 2710-1962, kỳ họp thứ năm Quốc hội khóa II nước Việt Nam dân chủ cộng hoà Nghị đổi tên khu tự trị Thái- Mèo thành khu tự trị Tây Bắc, thành lập lại hai tỉnh Sơn La, Lai Châu tỉnh Nghĩa Lộ Tỉnh Lai Châu lúc tái thành lập gồm huyện thị trấn, có huyện Tuần Giáo Tuần Giáo lúc có 20 xã gồm 14 xã vùng thấp (Nà Sáy, Mường Đăng, Mường ẳng, Búng Lao, Lịch Lạn, Mường Báng, Mường Đun, Quài Tở, Quài Nưa, Mường Thín, quài Cang, Chiềng Sinh, Mường Mùn, Mùn Chung) xã vùng cao (Pú Nhung, Toả Tình, Phiêng Ta Ma, Phình Sáng, Xá Nhè, Liên Hiệp) Ngày 30-3-1967 Bộ Nội vụ định số 122/NV việc chia xã Mường ẳng thành3 xã: ẳng Cang, ẳng Tở, ẳng Nưa.Ngày 2-11-1967 Bộ Nội vụ Quyết định số 424/NV việc đổi tên xã Liên Hiệp thành xã Tênh Phông.Đến năm 1968, huyện Tuần Giáo có 22 xã thị trấn gồm: ẳng Cang, ẳng Nưa, ẳng Tở, Búng Lao, Mường Lạn, Chiềng Sinh, Mường Thín, Quài Tở, Quài Nưa, Quài Cang, Mùn Chung, Toả Tình, Mường Mùn, Xá Nhè, Pú Nhung, Ta Ma, Phình Sáng, Nà Sáy, Mường Đăng, Mường Báng, Mường Đun, Tênh Phông thị trấn Tuần Giáo.Ngày 19-3-1969, Bộ Nội vụ Quyết định số 143/NV việc phê chuẩn thành lập trị trấn nông trường Mường ẳng.Huyện Tuần Giáo có 22 xã thị trấn: Thị trấn Tuần Giáo thị trấn nông trường Mường ẳng Theo định số 328/CP ngày 15-12-1977 Hội đồng Chính phủ, ba xã: Mường Báng, Xá Nhè, Mường Đun huyện Tuần Giáo sáp nhập vào huyện Tủa Chùa.Huyện Tuần Giáo lại 19 xã thị trấn.Ngày 26-51997,Chính phủ Nghị định số 52- CP giải thể thị trấn Nông trường Mường ẳng, thành lập thị trấn Mường ẳng sở 502 diện tích tự nhiên 2.900 nhân xã ẳng Nưa.Từ ngày 21 đến 26-10-2003, kỳ họp thứ 11 Quốc hội nước Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Nghị số 22 "về việc chia điều chỉnh địa giới hành số tỉnh" có Lai Châu.Tỉnh Lai Châu (cũ) chia thành tỉnh Lai Châu (mới) tỉnh Điện Biên.Tuần Giáo huyện, thị xã, thành phố tỉnh Điện Biên.Huyện Tuần Giáo có 19 xã thị trấn, là: ẳng Nưa, ẳng Cang, ẳng Tở, Búng Lao, Mường Lạn, Chiềng Sinh, Mường Thín, Quài Tở, Quài Cang, Quài Nưa, mùn Chung, Toả Tình, Mường Mùn, Pú Nhung, Ta Ma, Phình Sáng, Nà Sáy, Mường Đăng, Tênh Phơng, thị trấn Tuần Giáo thị trấn Mường ẳng thị trấn Tuần Giáo.Một trình dài thay đổi địa giới tên gọi địa danhMường Quài - Tuần Giáo trường tồn với lịch sử 1.2 Cơ cấu tổ chức Bao gồm: Chủ tịch UBND huyện: Vũ Văn Đức Phó Chủ tịch UBND huyện: Nguyễn Phi Sơng Lò Văn Cương Các phòng ban chun mơn: Phòng nội vụ Phòng tài – kế hoạch Phòng tài ngun – mơi trường Phòng lao động – thương binh xã hội: Phòng văn hóa thơng tin xã hội: Phòng giáo dục đào tạo: Phòng y tế Thanh tra huyện Văn phòng Hội đồng nhân dân Ủy ban nhân dân Phòng Nơng nghiệp Phát triển nơng thơn Phòng Kinh tế Hạ tầng Phòng dân tộc 1.3 Chức năng, nhiệm vụ 1.3.1 Chức Uỷ ban nhân dân Hội đồng nhân dân bầu quan chấp hành Hội đồng nhân dân, quan hành nhà nước địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cấp quan nhà nước cấp trên.Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, văn quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp nhằm bảo đảm thực chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng, an ninh thực sách khác địa bàn.Uỷ ban nhân dân thực chức quản lý nhà nước địa phương, góp phần bảo đảm đạo, quản lý thống máy hành nhà nước từ trung ương tới sở 1.3.2 Nhiệm vụ, quyền hạn HĐND – UBND huyện Tuần Giáo thực quản lý tất mặt đời sống xã hội huyện từ kinh tế, văn hóa, xã hội Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thơng qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự tốn thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự tốn ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hố, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Thực kế hoạch phát triển nghiệp y tế; quản lý trung tâm y tế, trạm y tế; đạo kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch 10 Phương tiện kỹ thuật vật chất phục vụ buổi họp Nội dung hội họp Các chương trình khác (tham quan, văn nghệ, chiêu đãi…) Xác định thời gian hội họp: chuẩn bị phòng họp, bảm bảo đủ bàn nghế, ánh sang, âm thanh, bục báo cáo viên, bảng (nếu có), lệnh, cờ hoa… Chuẩn bị thành phần hội họp: lập danh sách cụ thể đẻ vào gửi giấy triệu tập thư mời Khi cần thiết gửi trước nội dung họp yêu cầu người mời tham dự trả lời thời gian định có đến tham dự họp hay khơng Chuẩn bị phương tiện làm việc: tổ chức ấn lóat tài liệu phục vụ họp, trang thiết bị máy ghi âm, loa đài, tăng âm phương tiện khác phục vụ cho họp 2.2.1.2 Làm kịp thời gửi thư mời - Trong giấy mời cần ghi đầy đủ thành phần như: người mời, nội dung, thời gian họp, địa điểm, thành phần họp, giấy mời cần mang theo… - Giấy mời họp phải đc gửi trước ngày làm việc, kèm theo tài liệu, văn bản, nội dung, yêu cầu gợi ý liên quan đến nội dung họp, trừ trường họp họp độ xuất - Chuẩn bị việc ghi biên làm văn kiện cho hội nghị 17 2.2.1.3 Thành phần số lượng người tham dự họp - Tùy theo tính chất, nội dung, mục đích, yêu cầu họp, người triệu tập họp phải cân nhắc kỹ quết định thành phần, số lượng người tham dự họp cho phù họp, đảm bảo hiệu tiết kiệm - Quản lý đơn vị mời họp phải cử người tham dự họp đứng thành phần, có đủ thẩm quyền, lực, trình độ chun môn để đáp ứng nội dung họp - Trường hợp người mời họp, triệu tập tham dự ủy quyền cho cấp có đủ khả năng, chuyên môn để tham gia họp 2.2.1.4 In ấn chương trình nghị - Gửi đến cho thành viên dự họp Sau đó, điện thoại hỏi lại để biết thành viên nhận hồ sơ dự họp.Chuẩn bị khâu phục vụ họp người ghi biên bản, phòng họp, bàn ghế, nước uống, chuẩn bị kinh phí… Trước bắt đầu họp, người thư ký điều hành họp phải đôn đốc kiểm tra lại cho chu đáo - Kiểm tra lần cuối tổng thể công việc chuẩn bị cho họp 2.2.2 Tổ chức điều hành hội họp 2.2.2.1 Bắt đầu tiến hành họp Đón tiếp đại biểu - Người tổ chức chủ trì phải đến trước thời gian để đón tiếp đại biểu - Có thể ủy thác cho người có đủ thẩm quyền để đón tiếp đại biểu Tuyên bố lý do, nêu yêu cầu, nhiệm vụ họp, giới thiệu thành phần tham dự ( mời ai, vắng mặt, có lý hay khơng lý do) Chương trình họp - Chương trình đồ hội họp Nó nói cho thứ tự vấn đề thảo luận Có ba phần chính: Khai mạc Tiến hành họp Bế mạc Truyền đạt mục tiêu kết mong muốn tới tất người tham dự họp 18 - Làm rõ cách thức tham gia giao tiếp họp mà bạn mong muốn 2.2.2.2 Điều hành hội họp Ổn định họp Khai mạc chủ toạ Trình bày báo cáo, tham luận - Đảm bảo cho tất thành viên hiểu lúc bắt đầu nội dung thảo luận, vấn đề cần giải mục tiêu cần phải đạt họp - Lắng nghe cẩn thận trì họp tập trung mục tiêu - Đơn giản hóa tất phức tạp sử dụng tóm tắt tổng kết - Ngăn chặn hiểu lầm mơ hồ cố gắng trì sáng buổi thảo luận Kết thúc thảo luận dài trước muộn - Cố gắng để đạt mãn nguyện lẫn khơng lãng phí tồn thời gian bạn vào nội dung đơn lẻ - Tại cuối nội dung chương trình họp, tổng kết thảo luận đạt đồng thuận Thảo luận Ghi biên họp - Trong buổi họp, biên bảnhọp phản ánh việc diễn tiến buổi họp Một họp xem làthành công biên họp hội đủ yếu tố cần thiết Một số kỹ dướiđây cẩm nang giúp bạn làm tốt việc tưởng chừng đơn giản thực tếkhông dễ chút nào: Ghi biên + Cần có laptop sổ ghi chép:Chúng vật bất ly thân mà bạn cần chuẩn bị trước bắt đầu ghi biên bảncuộc họp số vật dụng cần thiết khác bổ sung cho việc này, bútxóa, bút hi-light màu, thước kẻ + Cách ghi chép: Bạn lấy tờ giấy phân thành cột để ghi tên thông tin cần liên hệ Đặt tờ giấy ghi khác lên phần đầu tờ giấy để ngụ ý bạn cần thơng tin Sau đó, bạn chuyển tờ giấy theo thứ tự cho người quanh bàn họp,ngay cấp bắt đầu tuyên bố khai 19 mạc họp Với cách này, bạn nắmđược thông tin xác thành viên buổi họp nhiều chi tiếtcần thiết khác Cũng đừng quên ghi nhận thêm thời gian bắt đầu họp - Tổng kết biên bản: Hãy đọc thảo biên họp Cấp yêu cầu bạn đọc toàn biên sau họp kết thúc Ngồi ra, bạn cần có thêm biên copy phận khác để ghi nhận vào biên họp 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thức - Chủ toạ kết luận khẳng định vấn đề chưa thống gồm nội dung gì, ngun nhân; - Thơng qua biên họp; - Thông qua nghị họp; - Đánh giá, kết thúc họp; - Đọc diễn văn bế mạc (nếu có); 2.2.4 Giải vấn đề sau họp - Kiểm tra trực tiếp thu dọn văn phòng phẩm, xếp bàn ghế, hoàn trả trang thiết bị cho đơn vị chức Khi hoàn trả cần bàn giao cụ thể, cần thiết phải có giấy biên tránh tình trạng thiết bị hư hỏng khó xác định trách nhiệm Các văn phòng phẩm, quà tặng lại thư ký cần báo cáo Chánh văn phòng người chủ tọa - Trước không quên kiểm tra lại điện, nước cám ơn người tham gia phục vụ hội nghị họp, hội nghị - Thư ký biên tập số loại văn theo yêu cầu lãnh đạo: định quản lý văn hướng dẫn, nhắc nhở việc thực vấn đề cần thiết, thư cám ơn, hợp đồng kinh tế thỏa thuận sản xuất, kinh doanh -Triển khai nội dung thông qua -Thông báo cho quan hữu quan kết họp 20 -Lập hồ sơ họp hội nghị lớn, quan trọng Thu thập hồ sơ tài liệu liên quan để lập hồ sơ họp - Ban hành văn cần thiết sở định họp: VB thức, thơng báo kết họp; - Các công việc thuộc nghiệp vụ VP: Lập hồ sơ họp, thu dọn phòng, làm thủ tục toán tạm ứng, thảo thư từ, VB theo yêu cầu lãnh đạo… 2.2.5 Yêu cầu điều hành hội họp - Bám sát mục tiêu tổ chức họp; - Bảo đảm tính hiệu cӫa hoạt động họp; - Đảm bảo tính khoa học: Đầy đủ, nghiêm túc nghi thức, thủ tục, chương trình họp - Đảm bảo tính nghệ thuật: Thể qua phong thái giao tiếp người điều hành chủ tọa 2.2.6 Nội dung điều hành họp - Những việc làm trước điều hành Tìm hiểu kế hoạch chương trình nghị sự; Liên hệ, phối hợp với cá nhân tham gia họp; Lập phương án điều hành họp Bắt đầu họp giờ; Trình bày rõ mục đích, mục tiêu họp; Bắt đầu từ vấn đề đơn giản đến phӭc tạp để tạo đà cho họp; Cho người có hội phát biểu, hạn chế áp đặt; Kiểm soát người hay áp đảo họp; tạo hội cho người rụt rè phát - biểu; Có thái độ tích cực động viên vấn đề mà người phát biểu; Can thiệp có người cơng kích, phê bình ý kiến người khác; Quan sát lắng nghe ý kiến người khác; Yêu cầu người chưa đóng góp phát biểu ý kiến; Khơng q vội vàng đưa định; Kết thúc họp đư đạt mөc tiêu; không tiến triển hết thời - gian; Xử lí tình họp Tình nhiều ý kiến trái chiều: Bình tĩnh, khách quan, thu hút ý người họp, lập lại trật tự dứt khoát nhẹ nhàng; nhấn mạnh tầm quan trọng họp, hợp tác; khuyến khích người họp 21 - Tình kéo dài thời gian: Bổ sung họp thời gian gần - tóm tắt quan điểm đư phát biểu; đẩy nhanh tiến độ Tình họp trầm lắng: Người điều hành tỏ hăng hái hơn, chӫ động đưa vấn đề tranh luận khuyến khích người họp; Xem lại mục đích, nội dung, - chương trình, chuẩn bị có sơ xuất khơng Tình người dự họp bất bình với người điều hành: Tránh đối đầu; ý lắng nghe ý kiến chống đối thái độ bình tĩnh; hạn chế bình luận tức thời; dùng nghệ thuật giảm nhẹ mâu thuẫn 2.2.3 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 2.2.3.1 Lời bế mạc - Thông báo, triển khai kết hội nghị: - Kết hội nghị dù thể hình thức văn phòng cần giúp lãnh đạo thơng báo, nói rõ chủ trương, nhiệm vụ, giải pháp… đồng thời yêu cầu cá nhân, đơn vị có kế hoạch thực hiện, để kết hội nghị triển khai, mang lại kết thiết thực - Biên soạn tập kỷ yếu hội nghị: - Tuỳ vào tính chất, mức độ hội nghị theo đạo lãnh đạo mà văn phòng tiến hành biên soạn báo cáo, tham luận, ý kiến phát biểu hội nghị thành tập kỷ yếu hội nghị - Rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị: - Một việc cần làm tiếp văn phòng cần đề nghị lãnh đạo tổ chức họp rút kinh nghiệm việc tổ chức hội nghị Đồng chí lãnh đạo đ ợc phân công việc chuẩn bị tổ chức hội nghị cần chủ trì họp - Trong họp, phận chuẩn bị nội dung, quản trị hậu cần phận có liên quan kiểm điểm lại khâu, cơng việc, tìm mặt thành cơng, mặt hạn chế, sai sót để từ tìm rút kinh nghiệm cho lần tổ chức hội nghị khác 2.2.3.2 Lập hồ sơ hội nghị Hồ sơ hội nghị thức bao gồm: -Quyết định lãnh đạo việc tổ chức hội nghị -Giấy triệu tập hội nghị 22 -Danh sách đại biểu tham dự hội nghị -Chương trình hội nghị -Lời khai mạc hội nghị lãnh đạo -Báo cáo hội nghị -Các tham luận đại biểu đại diện cho Bộ, Ban, ngành đoàn thể, đơn vị -Bài phát biểu đại biểu cấp (nếu có) -Biên hội nghị -Nghị (hoặc kết luận) hội nghị 23 Tiểu kết Họp cách thức giải công việc, thơng qua thủ trưởng quan hành nhà nước trực tiếp thực lãnh đạo, đạo, điều hành hoạt động việc giải công việc thuộc chức năng, thẩm quyền quan theo quy định pháp luật Trong họp cần định nội dung chương trình nghị bố trí thời gian cần thiết thực nội dung chương trình, xác định cụ thể người chịu trách nhiệm báo cáo hay tham luận.Việc hội họp cần phải đưa vào lịch chương trình làm việc để có chuẩn bị nội dung chu đáo Trong buổi họp, biên bảnhọp phản ánh việc diễn tiến buổi họp Một họp xem làthành công biên họp hội đủ yếu tố cần thiết 24 Chương 3:CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI HỌP 3.1 Nhận xét, dánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Trong họp tài Ủy ban nhân dân Huyện Tuần Giáo, có nội dung họp thơng báo trước, chuẩn bị chu đáo từ người chủ trì đến thành viên - Trong trình tiến hành họp, người chấp hành nghiêm chỉnh thời gian quy định có ý thức tốt q trình họp - Tính dân chủ thể rõ ràng họp đây, không khí họp dân chủ, người tham dự thẳng thắn hăng hái phát biểu ý kiến trọng tâm tạo đồng thuận cao sau kết thúc họp - Các họp trường trì thực theo kế hoạch xác định kế hoạch thực nhiệm vụ năm ban lãnh đạo đề suất 3.1.2 Nhược điểm -Công tác chuẩn bị giấy tờ cho hội họp tương đối đầu đủ tốt, góp phần quan trọng cho hiệu hội họp -Người dự họp chấp nhận thụ động thực nội dung công việc mà chủ trì đưa cách máy móc hành chính, thiếu bàn bạc trao đổi lại để tìm biện pháp, cách làm hay để đạt hiệu cao - Ở có số khâu đón tiếp đại biểu hội nghị diễn chưa hoàn thành tốt, việc phân phát tài liệu tới đại biểu tham dự hội nghị sai sót có đại biểu khơng có tài liệu để đọc, nghiên cứu -Ở ủy ban nhân dân huyện Tuần Giáo, chất lượng số họp khơng cao Nhiều người lí khác ngại phát biểu quan điểm cá nhân, sợ bị đánh giá, góp ý… mà khơng thể ý kiến Như vậy, họp 25 khơng đạt mục đích thu nhận ý kiến thành viên tham gia, đồng thời thời gian cách vơ ích 3.1.3 Ngun nhân -Tham gia họp khơng có nghĩa bạn thao thao bất tuyệt mà không ý tới ý kiến người khác Bởi mục tiêu họp không trình bày quan điểm thành viên, mà hội để người lắng nghe ý kiến - Lãnh đạo việc điều hành hiệu người điều hành, chủ trì họp người giữ vai trò kiểm sốt nội dung, khơng khí thời gian cách cụ thể, triệt để Đồng thời phải xử lý linh hoạt tình họp để tránh nảy sinh mâu thuẫn, tổng hợp ý kiến thành viên, đồng thời đưa kết họp mong muốn -Không nêu lên ý tưởng định hướng tương lai tổ chức làm cho nhân viên hay khách không thấy rõ vấn đề mà họp đề cập tới - Bản tổng hợp họp họp mà khơng có biên tổng kết lại nội dung giải hay tồn đọng nhiệm vụ cụ thể cho thành viên giống dạo chơi khơng có hồi kết Từ đó, người tham gia khơng biết xác kết nhiệm vụ sau họp, đồng thời người vắng mặt có liên quan khơng có để thực theo 3.2 Các giải pháp 3.2.1 Về phía lãnh đạo -Thủ trưởng quan, đơn vị hành nhà nước cấp, ngành có trách nhiệm tố chức, đạo nghiên cứu, triển khai ứng dụng khoa học công nghệ, trước hết công nghệ thông tin, vào việc đổi công tác lãnh đạo, đạo, điều hành để cải tiến nội dung, giảm bớt họp Các quan hành nhà nước có thẩm quyền cấp phải thường xuyên phối hợp chặt chẽ với quan khác máy nhà nước, quan 26 Đảng Cộng sản Việt Nam, quan lãnh đạo tổ chức trị - xã hội cấp việc xây dựng chương trình, kế hoạch tổ chức họp có liên quan cách khoa học, hợp lý hiệu - Các văn đạo cấp trên, trừ chủ trương, sách quan trọng; bàn việc cụ thể uỷ quyền phân công, phân cấp cho đơn vị Kế hoạch tổ chức họp năm hàng tháng phải thông báo trước cho đối tượng triệu tập mời tham dự Các họp bất thường tổ chức để giải công việc đột xuất, khẩn cấp 3.2.2 Người tham dự họp - Người họp thay tham gia ý kiến phát biểu, trao đổi thảo luận, thể kiến quan điểm khơng biểu hình thức, song người họp thay thủ trưởng ngành, tổ chức ngang cấp với người đại diện ngành, tổ chức tham gia thành viên quan, tổ chức triệu tập họp có thẩm quyền biểu họp - Người tham dự muốn phát biểu ý kiến thảo luận phải đăng ký nội dung phát biểu đồng ý chủ tọa Đồng thời, người phát biểu phải phát biểu ngắn gọn tập trung vào nội dung trọng tâm cần trao đổi, phù hợp với nội dung chương trình nghị thông qua Chủ tọa xếp cho người tham dự phát biểu ý kiến theo thứ tự đăng ký, đồng thời giải đáp thắc mắc người tham dự 3.2.3 Về công tác tổ chức - Khi tiến hành tổ chức hội nghị, phận giao trách nhiệm tổ chức hội nghị phải xác định chương trình tổ chức hội nghị tổng thể kế hoạch cụ thể diễn biến hội nghị tổ chức Khi tiến hành xây dựng kế hoạch cụ thể tổ chức ban chuẩn bị hội nghị phải tính đến yếu tố bất ngờ xảy q trình hội nghị tổ chức - Ban hậu cần kế hoạch dự kiến ban chuyên môn để tiến 27 hành chuẩn bị công việc hậu cần hỗ trợ cho hội nghị diễn thuận lợi Có kế hoạch cụ thể để chuẩn bị cơng việc cụ thể như: chuẩn bị giấy mời họp, xếp bố trí hội trường tổ chức hội nghị, phân cơng bố trí người đón tiếp đại biểu dự hội nghị… Nếu làm tốt khâu chuẩn bị kế hoạch cụ thể hội nghị diễn theo dự kiến trước, từ chất lượng hội nghị nâng cao -Đáp ứng yêu cầu để tổ chức hội nghị có quy mơ nhỏ, tính chất không quan trọng Hội trường để tổ chức họp viện có thiết bị như: micro, loa, máy vi tính, máy chiếu Tiểu kết Ở ủy ban nhân dân huyện Tuần Giáo cơng tác tổ chức hội họp quan trân Hơn quan hành nhà nước số nơi áp dụng thành tựu CNTT đại vào việc tổ chức hội nghị mang lại hiệu cao, tiết kiệm thời gian, chi phí… Nhưng để ứng dụng mơ hình vào việc tổ chức hội nghị viện đòi hỏi trình độ CNTT nhân viên văn phòng phải đào tạo nâng cao để đáp ứng nhu cầu trình độ sử dụng phần mềm máy móc đại Tiến tới nhân viên làm việc máy vi tính xây dựng văn phòng khơng giấy, văn phòng điện tử Thời gian tới Ủy ban nhân dân có niều kế hoạch để hồn thiện công tác tổ chức hội họp cho nhân viên hy vọng sec đạt hiệu cao đem lại hiệu công tác tổ chức hội họp 28 KẾT LUẬN Như cậy nói, hội họp Ủy ban nhân dân huyện Tuần Giáo huy động trí tuệ tập thể, tri thức kinh nghiệm thành viên, đặc biệt chuyên gia nhằm giải vấn đề phức tạp; tổ chức trao đổi thông tin thành viên tổ chức; truyền đạt trực tiếp định quản lý đến người thực Họp biện pháp tốt kết nối thành viên Trong quản lý hành nhà nước, việc họp quan trọng lâu dài họp phương thức nhằm phát huy trí tuệ tập thể, nâng cao dân chủ, khuyến khích đóng góp sáng kiến cá nhân vào trình điều hành, quản lý xã hội Hội họp (hội nghị, hội thảo, họp) hình thức để thực hiện, phát huy dân chủ xã hội chủ nghĩa, chế tham gia tập thể tự giác người lao động vào quản lý nhà nước, quản lý kinh tế lĩnh vực xã hội hội họp quan, tổ chức, đơn vị hướng tới tổ chức họp quan trọng, giảm bớt họp không cần thiết phải đảm bảo nâng cao chất lượng họp hoạt động quan quản lý nhà nước cấp, ngành, thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, tiếp tục đổi mới, nâng cao hiệu lực, hiệu đạo, điều hành thủ trưởng quan hành nhà nước, đáp ứng yêu cầu cải cách hành Cần có quản lý lãnh đạo cấp huyện làm việc việc hiệu đội ngũ cán công chức ủy ban nhân dân để hiệu ngày cao 29 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 135/2006/NĐ-CP Bài viết kỹ tổ chức họp http://www.misa.com.vn/tin-tuc/chi-tiet/newsid/18182/Ky-nang-to-chucmot-cuoc-hop 3.http://www.dienbien.gov.vn/ 4.Báo cáo công tác hội họp 30 PHỤ LỤC Một số hình ảnh cơng tác tổ chức hội họp UBND huyện TUẦN GIÁO 31 ... cứu công tác tổ chức hội họp UBND huyện Tuần Giáo : - Các hình thức hội họp - Thực trạng công tác tổ chức Phạm vi nghiên cứu tiểu luận: - Các VBQPPL có liên quan đến công tác tổ chức hội họp - Các. .. liên quan đến cơng tác tổ chức hội họp UBND huyện Tuần Giáo Mục đích nhiệm vụ nghiên cứu Hiểu rõ vai trò, ý nghĩa công tác tổ chức hội họp, đặc điểm, nội dung công tác tổ chức hội họp Thấy điểm mạnh,... TÁC HỘI HỌP TẠI HĐND -UBND HUYỆN TUẦN GIÁO Chương 3:CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HỘI HỌP Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨCVÀ HOẠT ĐỘNG CỦA HĐND- UBND HUYỆN TUẦN GIÁO 1.1 Lịch sử hình hành Huyện Tuần