MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu 1 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 2 5. Giả thuyết nghiên cứu 2 6. Nhiệm vụ nghiên cứu: 2 7. Phương pháp nghiên cứu: 3 8. Đóng góp mới của đề tài: 3 9. Bố cục của đề tài 3 Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG. 4 1.1. Lịch sử hình thành 4 1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Công ty 4 1.1.2. Lĩnh vực hoạt động 5 1.2. Cơ cấu tổ chức 5 1.2.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức 5 1.2.2. Chức năng,nhiệm vụ 6 TIỂU KẾT 10 Chương 2: THỰC TRẠNG CONG TAC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG. 11 2.1. Các hình thức hội họp do Văn phòng tổ chức 11 2.2. Thực trạng công tác tổ chức các cuộc Hội nghị hội họp tại Thực trạng công tác tổ chức hội nghị tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 11 2.2.1. Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 12 2.2.2. Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị hội họp 14 2.2.3. Tổ chức điều hành cuộc họp, hội nghị 17 2.2.4. Tổ chức công việc khi hội họp kết thúc 19 TIỂU KẾT 21 Chương 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 22 3.1.Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1. Ưu điểm 22 3.1.2. Nhược điểm 23 3.1.3. Nguyên nhân 23 3.2. Các giải pháp nâng cao trong công tác tổ chức hội họp 24 3.2.1. Ban hành các văn bản quy định về tổ chức hội nghị, hội họp 24 3.2.2.Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị 26 3.2.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổ chức hội nghị 26 TIỂU KẾT 26 KẾT LUẬN 27
LỜI CẢM ƠN Có tập lớn này, tơi xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành sâu sắc tới đến Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng ; Văn phòng cơng ty đặc biệt anh chị văn phòng trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ tác giả với dẫn khoa học quý giá suốt q trình triển khai, nghiên cứu hồn thành tập lớn đề tài “Khảo sát , đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông” Xin chân thành cảm ơn Ths Nguyễn Mạnh Cường trực tiếp giảng dạy truyền đạt kiến thức khoa học chuyên ngành văn phòng cho thân học qua LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan số liệu kết nghiên cứu tập lớn trung thực chưa sử dụng để nghiên cứu Mọi giúp đỡ cho việc thực luận văn cảm ơn thơng tin trích dẫn luận văn rõ nguồn gốc rõ ràng phép cơng bố Tơi hồn tồn chịu trách nhiệm lời cam đoan MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU 1.Lý chọn đề tài Mỗi quan, tổ chức cần phải có phần Văn phòng - phận, đơn vị chuyên lo công tác thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin quan nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo đảm bảo điều kiện sở vật chất an ninh, an toàn cho toàn quan, đơn vị Văn phòng có nhiệm vụ hoạt động như: Xây dựng tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin; Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng; Xây dựng củng cố máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xuyên, liên tục Văn phòng… Trong nhiệm vụ cơng tác tổ chức hội họp có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức .1 2.Lịch sử nghiên cứu vấn đề .1 3.Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu 4.Đối tượng phạm vi nghiên cứu 5.Giả thuyết nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu: .2 - Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông - Khảo sát thực trạng cơng tác Quản trị văn phòng Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông .2 - Nhận xét ưu điểm, hạn chế nguyên nhân dẫn tới ưu điểm, hạn chế hoạt động Quản trị văn phòng - Từ đưa giải pháp nâng cao cơng tác Quản trị Văn phòng Cơng ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Phương pháp nghiên cứu: Đóng góp đề tài: - Kết đạt đề tài làm tài liệu tham khảo cho sinh viên khoa nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu khảo sát nhằm đưa giải pháp áp dụng vào công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Bố cục đề tài .3 Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG 1.1 Lịch sử hình thành 1.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Sơ đồ cấu tổ chức 1.2.2 Chức năng,nhiệm vụ TIỂU KẾT 10 Chương 2: THỰC TRẠNG CONG TAC TỔ CHỨC HỘI NGHỊ 11 TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG 11 VÀ GIAO THÔNG 11 2.1 Các hình thức hội họp Văn phòng tổ chức 11 2.2 Thực trạng công tác tổ chức Hội nghị hội họp Thực trạng công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 11 2.2.1 Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị 12 Trong hoạt động Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng có nhiều hình thức tổ chức hội họp Mỗi hình thức hội họp có vai trò ý nghĩa khác Trong khuôn khổ nghiên cứu này, xin sâu nghiên cứu chi tiết công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông 12 2.2.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị hội họp 14 2.2.3 Tổ chức điều hành họp, hội nghị 17 2.2.4 Tổ chức công việc hội họp kết thúc 19 TIỂU KẾT 21 Chương 22 MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC 22 TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG 22 3.Nhận xét, đánh giá 22 3.1.1 Ưu điểm 22 3.1.2 Nhược điểm .23 3.1.3 Nguyên nhân 23 3.2 Các giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp 24 3.2.1 Ban hành văn quy định tổ chức hội nghị, hội họp 24 - Xây dựng quy chế phối hợp tổ chức hội nghị hội họp 24 3.2.2.Tăng cường đầu tư sở vật chất phục vụ Hội nghị .26 3.2.3 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức hội nghị 26 TIỂU KẾT 26 KẾT LUẬN 27 PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Mỗi quan, tổ chức cần phải có phần Văn phòng - phận, đơn vị chuyên lo công tác thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin quan nguồn thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành lãnh đạo đảm bảo điều kiện sở vật chất an ninh, an toàn cho toàn quan, đơn vị Văn phòng có nhiệm vụ hoạt động như: Xây dựng tổ chức chương trình; Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thơng tin; Thực nhiệm vụ tư vấn văn cho thủ trưởng; Xây dựng củng cố máy Văn phòng; Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại; Duy trì hoạt động thường xun, liên tục Văn phòng… Trong nhiệm vụ cơng tác tổ chức hội họp có vai trò quan trọng hoạt động quan, tổ chức Sau học môn Kỹ tổ chức kiểm tra quản trị văn phòng tơi muốn khảo sát tìm hiểu công tác tổ chức hội nghị hội họp Văn phòng/Phòng Hành quan Để hiểu sâu công tác tổ chức Hội nghị hội họp nhằm khẳng định lý thuyết so sánh thực tiễn, lựa chọn đề tài “Khảo sát , đánh giá công tác tổ chức hội họp Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông” để làm đề tài nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Công tác tổ chức hội họp quan, tổ chức nhiều tác giả nước nghiên cứu, nhóm nghiên cứu chia làm hai nguồn chính: Một giáo trình, lý luận cơng tác tổ chức hội nghị quan, tổ chức; Hai đề tài nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức hội nghị quan, đơn vị cụ thể Mục tiêu nhiệm vụ nghiên cứu Mục tiêu chung: Trên sở nghiên cứu lý luận tổ chức hội nghị, đề tài nhằm nghiên cứu thực trạng đề số giải pháp nhằm nâng cao công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Mục tiêu cụ thể: - Khảo sát đánh giá công tác Hội nghị quan, tổ chức; - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức Hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông.; - Đề xuất số giải pháp để hoàn thiện công tác tổ chức Hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Đối tượng phạm vi nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông - Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông; - Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông từ năm 2012 – 2015 Giả thuyết nghiên cứu Công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông đại đáp ứng nhu cầu ban Giám đốc công ty Nhiệm vụ nghiên cứu: - Khảo sát chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng Cơng ty cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông - Khảo sát thực trạng cơng tác Quản trị văn phòng Cơng ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông - Nhận xét ưu điểm, hạn chế nguyên nhân dẫn tới ưu điểm, hạn chế hoạt động Quản trị văn phòng - Từ đưa giải pháp nâng cao công tác Quản trị Văn phòng Cơng ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Phương pháp nghiên cứu: Để thực đề tài trình nghiên cứu tơi sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: Một là: Phương pháp luận vật biện chứng Hai là: Phương pháp vấn Để có thơng tin thực tế phục vụ cho báo cáo vấn số nhân viên cơng ty tơi thực tập như: Phụ trách văn phòng,nhân viên Hành nhân nhân viên văn phòng.Các câu hỏi như:Hình thức hoạt động cơng ty?Số lượng nhân viên cơng ty?Cơng tác vai trò nhà quản trị văn phòng cơng ty? Ba là: Phương pháp quan sát Để nắm bắt quy trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực Công ty tác giả quan sát hình ảnh tơi tham dự khóa đào tạo cơng ty tổ chức Ngoài ra, để phục vụ cho nghiên cứu đề tài sử dụng phương pháp: So sánh, phân tích, đánh giá, tổng hợp, mơ tả… Đóng góp đề tài: - Kết đạt đề tài làm tài liệu tham khảo cho sinh viên khoa nghiên cứu - Đề tài nghiên cứu khảo sát nhằm đưa giải pháp áp dụng vào công tác tổ chức hội họp Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng Bố cục đề tài Ngồi phần mở đầu, kết luận tài liệu tham khảo nội dung đề tài bao gồm phần sau: Chương Khái quát tổ chức hoạt động Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Chương Thực trạng công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Chương Một số biện pháp nhằm hồn thiện cơng tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Chương KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THƠNG 1.1 Lịch sử hình thành 1.1.1 Q trình hình thành phát triển Cơng ty Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông (Intracom) tiền thân Công ty đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông đô thị 100% vốn nhà nước Chính thức hoạt động theo mơ hình cơng ty cổ phần từ năm 2006 Tên cơng ty: Công ty CP Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông (INTRACOM) Tên giao dịch quốc tế: Infrastructure investment and Transportation construction joint stock Company Giấy phép kinh doanh: 0101911295 Sở Kế hoạch Đầu tư Hà Nội cấp Mã số thuế:0101911295 Địa chỉ: Intracom Building, lô C2F, cụm CN Cầu Giấy - phường Dịch Vọng Hậu - Quận Cầu Giấy - TP.Hà Nội Văn phòng giao dịch: Tầng 24, tòa nhà Intracom, phường Phúc Diễn - Quận Bắc Từ Liêm - TP Hà Nội Điện thoại: + 84 37 914 111; Fax: + 84 37 914 112 Website: www.intracom.com.vn INTRACOM đạt nhiều thành tích lĩnh vực đầu tư xây dựng vinh dự nhận Bằng khen Bộ Xây dựng vào năm 2009 2016; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Bằng khen Ủy ban Nhân dân thành phố Hà Nội 2010 Mong muốn đem lại cho đối tác, khách hàng “An lạc - Hạnh phúc” nên sản phẩm INTRACOM đáp ứng yêu cầu kỹ thuật mỹ thuật Chính lẽ đó, thương hiệu INTRACOM dần khẳng định thị trường cạnh tranh ngành Xây dựng 1.1.2 Lĩnh vực hoạt động Công ty Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông (INTRACOM) hoạt động đa chức với phương châm tin cậy, chất lượng, hiệu Cụ thể ngành kinh doanh cơng ty sau : Đầu tư - kinh doanh dự án Bất động sản; Đầu tư - kinh doanh dự án Thủy điện; Đầu tư Tài chính; Kinh doanh xây lắp cơng trình dân dụng, cơng trình giao thơng, cầu đường, thủy lợi, san lấp mặt bằng; Đầu tư sản xuất - kinh doanh vật liệu xây dựng; Kinh doanh thương mại: lương thực, thực phẩm 1.2 Cơ cấu tổ chức 1.2.1 Sơ đồ cấu tổ chức Tổng giám đốc giám đốc chủ trì, hội nghị xử lý công việc thường xuyên, hội nghị khu vực, hội nghị chiến lược Hay nói cách đơn giản việc lập kế hoạch tổ hội nghị diễn họp có ý nghĩa to lớn hoạt động tổ chức Ví dụ hội nghị “Tổng kết chiến lược kinh doanh 2015 triển khai chiến lược kinh doanh 2016”, hay hội nghị “Bổ nhiệm nhân cấp cao cho ban Giám đốc”, hai hội nghị mà việc lập kế hoạch tổ chức kiện bắt buộc Việc lập kế hoạch tổ chức hội nghị có tính thức khơng đơn giản mà vơ phức tạp nhiều bước Để hoàn thiện cho sản phẩm cuối kế hoạch hoàn chỉnh thơng thường phải trải qua bước sau: •Bước 1: Thu thập thông tin Thu thập thông tin từ Phòng (Ban), đơn vị, phận văn phòng cơng ty Bằng hình thức văn mở họp Thu thập làm tiền đề cho việc xây dựng văn bản: • Căn pháp lý: + Căn vào chủ trương, đường lối sách Đảng, Nhà nước quan • Căn thực tiễn: + Căn vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn văn phòng + Căn vào quy mơ, tính chất u cầu thực tế công việc + Căn vào nguồn lực thực tế Cơng ty, văn phòng + Căn vào ý kiến đạo trực tiếp Lãnh đạo quan + Căn vào yếu tố bên (Kinh tế, Văn hóa, Chính trị , Xã hội) • Căn khoa học: + Căn vào tổ chức công việc + Căn vào khoa học tổ chức + Căn vào khoa học quản lý + Căn vào khoa học quản trị •Bước 2: Xử lý thơng tin 13 Đánh gía thơng tin thu thập sở khách quan, trung thực, xác, cập nhập đại •Bước 3: Xây dựng thảo •Bước 4: Lấy ý kiến dự thảo Bằng hình thức mở họp văn •Bước 5: Chỉnh sửa, hoàn thiện, ký ban hành văn Xác định công việc cần thực theo thứ tự ưu tiên Nghĩa công việc quan trọng thực trước, đến cơng việc cuối Bố trí, xếp cơng việc cho Phòng (Ban), đơn vị, cá nhân Căn theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn Phòng (Ban), đơn vị văn phòng Đồng thời vào lực, sở trường cá nhân để tiến hành việc phân công công việc cho hợp lý 2.2.2 Công tác chuẩn bị tổ chức hội nghị hội họp • Lập bảng phân công công việc phân công cụ thể phận người phụ trách thực Gồm nội dung sau: - Xác định thời gian, địa điểm tổ chức - Lập danh sách khách mời, soan thảo giấy mời, mời trực tiếp mời qua điện thoại - lễ tân - Chuẩn bị tài liệu - Dự trù kinh phí - Chuẩn bị hội trường: hiệu, âm thanh, ánh sáng…… - Chuẩn bị trang thiết bị - Văn phòng phẩm: giấy viết, bảng tên, cặp - Phân công trực phục vụ hội nghị • Xây dựng chương trình nghị Chương trình nghị hội nghị văn trình bày công việc tiến hành Hội nghị Do chương trình nghị phải đảm bảo số yêu cầu sau: 14 - Các vấn đề xếp theo trình tự hợp lý Sự kiện thực trước, kiện thực sau, kiện tiến hành song song với - Có khả hỗ trợ điều hành kiểm sốt diễn biến hội nghị Trong chương trình nghị có phân cơng rõ ràng vấn đề, rõ thời gian người thực vấn đề một, tạo cho Ban tổ chức hội nghị kiểm sốt tất quy trình cơng việc diễn theo lịch trình định sẵn từ trước - Chương trình nghị sự, phải trình bày nội dung sau: Trình bày thứ tự vấn đề trình bày Thời gian thực Nội dung vấn đề • Lập danh sách đại biểu, viết gửi giấy mời - Lập danh sách đại biểu Khi lập danh sách, cán phụ trách phải ghi rõ họ tên, chức vụ, đơn vị địa liên hệ đại biểu Việc nhằm đảm bảo thông đại biểu không bị nhầm lẫn, có sai sót trình thực - Soạn thảo gửi giấy mời hội họp Tuy mẫu giấy mời soạn thảo thành mẫu khác mẫu giấy mời phải đáp ứng yêu cầu sau: Về hình thức giấy mời Thể thức văn bản: Giấy mời phải đảm bảo đầy đủ thể thức kỹ thuật trình bày thể thức phải theo quy định Nhà nước Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Sự trang trọng giấy mời tạo nên đánh giá ban đầu đại biểu thái độ, tôn trọng quan hay quy mô họp Chất liệu giấy dùng để in giấy mời phải giấy cứng, không dễ bị nhàu, nát; số hội nghị Bộ có sử dụng giấy bìa cứng, in màu để làm giấy mời cho hội nghị góp 15 phần làm tăng tính trang trọng cho hội nghị Về nội dung giấy mời gồm có thành phần sau: Tên quan, đơn vị cá nhân mời Tên hội nghị Họ tên, chức vụ người mời Thời gian tổ chức hội nghị Địa điểm tổ chức hội nghị Các yêu cầu đề xuất với đại biểu tham dự hội nghị • Sắp xếp bàn ghế, chỗ ngồi hội nghị có ý nghĩa quan trọng thể trình độ, chu đáo Ban tổ chức Hội nghị đồng thời gây ấn tượng mạnh mẽ đến người tham dự Chức vụ cao có vị trí cao hơn, người có chức vụ cao quan trọng xếp vào vị trí trung tâm hội nghị • Cơng tác trang trí, khánh tiết, thiết bị kỹ thuật phục vụ tổ chức hội nghị hội họp - Cơng tác trang trí, khánh tiết để tổ chức hội nghị bao gồm: công tác nghi lễ, chuẩn bị sân khấu, lễ đài, tiêu đề, cờ, băng rơn, áp phích - Việc trang trí Hội trường giao cho Ban Tổ chức tổ chức hội nghị thiết kế trang trí hội trường cho phù hợp với mục đích, tính chất nội dung Hội nghị, đặc biệt việc trang trí sân khấu Hội nghị • Chuẩn bị thời gian tổ chức hội họp Thời gian tổ chức hội nghị hội họp dã xác định kế hoạch tổ chức Thời gian chi tiết xác định chương trình nghị • Cơng tác thơng tin truyền thơng Các hình thức thơng tin thông qua phương tiện thông tin truyền thông, thông qua báo đài, thông qua việc dán ba lơ, áp phích quanh trụ sở cơng ty • Chuẩn bị ghi biên hội họp Việc ghi biên họp thư ký hội nghị đảm nhận nhiên 16 việc chuẩn bị điều kiện thuận lợi cho Thư ký hội nghị đảm nhận chức vụ lại trách nhiệm cán chuẩn bị • Chuẩn bị kinh phí tổ chức hội nghị - Cơng tác lập dự trù kinh phí cho tổ chức Hội nghị Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông không giao trực tiếp cho cán mà thay vào đơn vị tự lập dự toán khoản cần chi tiêu cho hội nghị sau gửi lên phòng kế tốn để tổng hợp xuất quỹ chi cho Hội nghị - Thơng thường dự trù kinh phí tổ chức hội nghị có nội dung sau: Số thứ tự nội dung chi; Nội dung chi; Đơn giá;Số lượng;Thành tiền ;Ghi - Tùy thuộc vào mục đích, nội dung, thời gian địa điểm tổ chức hội nghị mà Phòng Tài vụ lựa chọn cách lập dự trù kinh phí cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm • Cơng tác y tế - Căn vào thành phần, đối tượng đại biểu tham dự hội nghị Quản lý Văn phòng đạo xuống phòng quản trj y tế thực việc chăm sóc sức khỏe cho đại biểu tham dự họp - Phòng y tế xây dựng phương án, đảm bảo điều kiện cơng tác y tế, chăm sóc sức khỏe cho đại biểu tham dự hội nghị • Chuẩn bị yếu tố khác - Công tác chuẩn bị khu vực hội trường nhà để xe, khu vực đăng ký đại biểu nhận tài liệu, khu vực nghỉ giải lao, khu vực vệ sinh - Công tác đặt phòng xếp dịch vụ ăn uống 2.2.3 Tổ chức điều hành họp, hội nghị Trong trình tổ chức hội nghị việc điều khiển, điều hành chương trình hội nghị tùy thuộc vào tính chất, quy mô thành phần tham gia hội nghị mà đưa nội dung: Mục đích họp? Thành phần tham dự? Thời gian buổi họp? Các nội dung chi tiết? • Đón tiếp đại biểu Tùy theo tính chất, quy mơ vị trí đại biểu, Ban Tổ chức hội 17 nghị áp dụng nhiều hình thức khác việc chào đón đại biểu Đối với Hội nghị nhỏ, việc chào đón đại biểu tiến hành đại biểu Những hội nghị nhỏ hiểu số lượng đại biểu tham dự hội nghị không vượt 30 người • Điểm danh đại biểu Việc điểm đanh đại biểu giúp Ban tổ chức Hội nghị biết xác số lượng đại biểu thức đến tham dự Hội nghị Công tác điểm danh đại biểu tham dự hội nghị sử dụng nhiều hình thức khác như: Sơ đồ vị trí chỗ ngồi, Thẻ hội nghị • Ổn định trật tự Sau đại biểu khách mời vào Hội trường ngồi theo theo xếp Ban Tổ chức cán giao nhiệm vụ ổn định chỗ ngồi tiến hành việc nhắc nhở đại biểu đến làm việc yêu cầu vị đại biểu giữ gìn trật tự Sau hội trường ổn định đại biểu quan cấp trên, Lãnh đạo Bộ vào hội trường để tiến hành nội dung chương trình • Triển khai chương trình Theo chương trình hội nghị người có thẩm quyền phê duyệt, ban tổ chức có trách nhiệm thực công việc sau: - Công việc nghi lễ (nếu có); - Theo dõi diễn biến hội nghị, giữ giải lao báo cáo cho đại biểu đọc tham luận - Việc giữ khoảng thời gian chương trình nghị phát cho đại biểu xem trước điểm để đánh giá mức độ thành cơng hội nghị Các hội nghị có tính ghi thức việc giữ thứ tự phần cơng khai chương trình nghị đảm bảo diễn theo tiến độ Khơng có trường hợp diễn q thời gian cho phép - Người chủ trì Hội nghị phải đảm bảo cho phần chương trình hội nghị diễn theo lịch trình thống chương trình nghị Phải bắt đầu Hội nghị giờ, phải tiến hành Hội nghị dù có số người đến trễ Tuy nhiên linh động chờ đại biểu, khách mời đại 18 biểu có vai trò quan trọng Hội nghị ví dụ đại diện quan cấp cho ý kiến đạo Nếu tránh khỏi chậm trễ Hội nghị nên ghi nhận điều vào biên Hội nghị với lý việc chậm trễ Người chủ trì Hội nghị linh hoạt việc đảm bảo tiến trình trương trình nghị Ví dụ người chủ trì Hội nghị cảm thấy tiến độ thực chương trình Hội nghị bị chậm đi, nên có hành động điều chỉnh thời gian Hội nghị : - Thay đổi vị trí giọng nói đứng dậy, nói to nhanh để kích thích người tham dự hội nghị Có thể nối số câu hài hước để tạo tâm lý thoải mái cho đại biểu tham dự hội nghị, tạo nên bầu khơng khí thoải mái - Cân nhắc bỏ mục khơng quan trọng chương trình phải đảm bảo tất người tham dự hội nghị đồng ý trước thực - Giải vấn đề phát sinh Tùy vào tình cụ thể xảy hội nghị mà người chủ trì hội nghị phải linh hoạt xử lý tình cho nhanh gọn, khơng làm nhiều thời gian vào việc xử lý tình Trong số trường hợp, phạm vi thẩm quyền khơng đủ để giải vấn đề xin ý kiến Lãnh đạo Cơng ty • Giám sát, kiểm tra, đơn đốc tình hình thực tế Bố trí thư ký ghi biên hội nghị Ban Tổ chức nội dung Hội nghị chịu trách nhiệm cử thư ký ghi biên Hội nghị (nếu cần) Việc cử thư ký ghi biên hội nghị giao cho Ban Tổ chức hội nghị.Tùy theo tính chất, quy mô mà mức độ phức tập nội dung hội nghị mà số lượng thư ký hội nghị giao động từ đến ba người 2.2.4 Tổ chức công việc hội họp kết thúc Sau họp kết thúc, Ban Giám đốc tiến hành họp rút kinh nghiệm đánh giá kết Trong trình diễn hội nghị, cá nhân, đơn vị hồn 19 thành tốt nhiêm vụ chưa Công tác giao việc phân công công việc trước, sau hội nghị có phải rút kinh nghiệm chấn chỉnh lại hay không .Những học rút đâu gì? Ban hành thơng báo kết luận hội nghị Sau hội nghị kết thúc, quản lý văn phòng có văn gửi đến đơn vị có liên quan dự thảo thơng báo kết luận hội nghị, đơn vị liên quan tiến hành soạn thảo dự thảo thông báo kết luận hội nghị gửi Phòng Tổng hợp để tổng hợp soạn thảo thơng báo kết luận hồn thiện trình ban Giám đốc Sau có ý kiến đồng ý ban Giám đốc nội dung thông báo kết luận, Phòng tổng hợp trình quản lý văn phòng ký ban hành gửi tới đơn vị có liên quan để thực Tại cơng ty đầu tư hạ tầng giao thơng biên Hội nghị bao gồm nội dung sau đây: - Người chủ trì danh sách người tham dự họp - Những vấn đề trình bày thảo luận họp - Ý kiến phát biểu người tham dự - Kết luận chủ tọa định đưa họp Thời hạn chậm để ban hành thông báo kết luận hội nghị năm ngày làm việc kể từ ngày hội nghị kết thúc Các trường hợp đặc biệt khác thực theo ý kiến đạo ban Giám đốc Triển khai kết luận hội nghị Đơn vị chủ trì hội nghị có trách nhiệm tham mưu, đề xuất với ban Giám đốc phân công đơn vị có liên quan triển khai nội dung kết luận hội nghị theo dõi, đôn đốc, tổng hợp báo cáo kết triển khai nội dung Viết thư cảm ơn tới đại biểu tham dự hội nghị ( hội họp lớn) Các đại biểu có tên danh sách đăng ký với bàn lễ tân sau hội nghị ban thư ký tổng hợp lại để gửi thư cám ơn đến vị đại biểu tới dự hội nghị có ý kiến tích cực tham gia vào hội nghị Mong muốn gặp lại buổi hội nghị gần 20 TIỂU KẾT Cuộc họp nơi để trao đổi bàn bạc thường có khơng khí trang trọng Cơng tác chuẩn bị điều hành họp cần đảm bảo kỹ thuật, thể thức tính xác, trung thực Nếu họp không chuẩn bị chu đáo trở nên hiệu thời gian Do người điều hành họp cần có kỹ cách thức để tổ chức họp thành công 21 Chương MỘT SỐ BIỆN PHÁP NHẰM HỒN THIỆN CƠNG TÁC TỔ CHỨC HỘI HỌP CỦA CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Nhận xét, đánh giá 3.1.1 Ưu điểm - Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông ban hành Quy chế làm việc quy định cụ thể nguyên tắc, thẩm quyền, công việc cần tiến hành tổ chức hội nghị trách nhiệm đơn vị tham gia tổ chức hội nghị - Đội ngũ cán nhân viên có trình độ chun mơn cao, đào tạo từ trường đại học tiếng đất nước, chí trường quốc tế Điều đảm bảo cho công tác chuyên môn tiến hành theo quy định nhà nước Ví dụ trình độ cán soạn thảo báo cáo phải thấp trình độ đại học có năm kinh nghiệm làm việc đơn vị mà giao nhiệm vụ làm báo cáo - Công tác Lập kế hoạch tổ chức hội nghị thực từ sớm, trước khoảng đến tháng hội nghị diễn ra, điều đảm bảo cho đơn vị có liên quan chủ động cơng tác chuẩn bị cho hội nghị tiến hành cách nhanh chóng kịp thời - Văn phòng cơng ty thực tốt chức tham mưu tổ chức hội nghị đặc biệt việc tổng hợp báo cáo đơn vị đề ý tưởng, giải pháp mới, nội dung có liên quan đến hội nghị - Cơng tác chuẩn bị tổ chức hội họp Văn phòng chuẩn bị chu đáo, đảm bảo tất các khâu, nội dung cơng việc kiểm sốt khơng bị bỏ sót như: trang trí hội trường, in maket, xếp bàn ghế, in ấn tài liệu…tất công việc thực cẩn thận, tỉ mỉ kiểm tra kỹ lưỡng nhằm hạn chế rủi ro phát sinh trình tổ chức hội nghị 22 - Cơ sở vật chất phục vụ công hội nghị công ty ban giám đốc quan tâm đầu tư đại như: 01 Hội trường lớn, 02 phòng họp lớn, 05 phòng họp trung bình, đầu tư máy chiếu, loa cỡ to - Bên cạnh đầu tư phương tiện hỗ trợ việc ghi biên như: máy ghi âm, máy ảnh, máy tính nhằm hỗ trợ tối đa thư kỹ hội nghị việc ghi biên hội nghị 3.1.2 Nhược điểm - Công tác lập kế hoạch tổ chức hội nghị chưa thể lường trước tình phát sinh hội nghị để dự phòng, nên xảy tình phát sinh ngồi ý muốn, cán chuyên viên lúng túng, chưa linh hoạt việc ứng phó với tình - Cách xếp vị trí chỗ ngồi đại biểu, chưa thực quan tâm mức dẫn đến tình trạng hỗn loạn hội trường hội nghị đại biểu vào - Cơ sở vật chất phục vụ cho công tác tổ chức hội họp không tiến hành kiểm tra thường xuyên bảo trì dẫn tới việc trình hội nghị diễn số thiết bị bị hỏng bị gián đoạn như: micro, loa, đài… , ảnh hưởng đến q trình hội nghị diễn - Chưa có đội ngũ lễ tân hội nghị chun nghiệp có số lượng lễ tân so với nhu cầu phục vụ đại biểu hội nghị Có hội nghị, khơng có lễ tân đón tiếp đại biểu cửa, có hội nghị số lượng lễ tân có 01 người đứng cửa để chào hướng dẫn khách lên hội trường 3.1.3 Nguyên nhân Nguyên nhân chủ quan - Nguồn kinh phí đầu tư cho tổ chức hội nghị hạn chế Hàng năm Cơng ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thơng có nhiều khoản chi khác để nghiên cứu, phát triển ứng dụng tiến khoa học vào đời sống nên việc đầu tư cho tổ chức hội nghị hạn chế - Đội ngũ nhân viên trẻ, chưa có kinh nghiệm việc tổ chức, điều hành phối hợp tổ chức hội nghị mà biết cơng việc 23 biết chăm chăm vào nội dung công việc mà khơng có khả quan sát, tư mối liên hệ đơn vị tổ chức hội nghị - Ban Giám đốc chưa có kế hoạch tập huấn riêng công tác lễ tân cho cán chuyên viên Văn phòng nên hội nghị lớn, có tính nghi thức số lượng lễ tân chuyên nghiệp hạn chế chưa đáp ứng yêu cầu phục vụ đại biểu - Nguyên nhân khách quan - Các yếu tố thời tiết, sở vật chất, điện phục vụ hội nghị Ví dụ sau huẩn bị xong tất thứ hơm tổ chức hội ngị thời tiết nắng to mưa lớn việc tiến hành nội dung công việc công tác lễ tân, công tác hậu cần phục vụ hội nghị gặp khó khăn - Đại biểu khách mời chưa chủ động công tác đăng ký đại biểu Một số đại biểu không tiến hành đăng ký Lễ tân hội nghị, dẫn đến việc Ban Tổ chức khó việc kiểm soát số lượng đại biểu 3.2 Các giải pháp nâng cao công tác tổ chức hội họp 3.2.1 Ban hành văn quy định tổ chức hội nghị, hội họp - Xây dựng quy chế phối hợp tổ chức hội nghị hội họp Công ty cổ phần đầu chưa có văn hướng dẫn cụ thể quy trình tổ chức hội nghị Chính vậy,Cơng ty cần ban hành hệ thống văn hướng dẫn tổ chức hội nghị đến đơn vị thuộc Công ty nhằm thực thống công tác tổ chức hội nghị tạo điều kiện cho cơng tác quản lý nhanh chóng thuận tiện Sau xây dựng xong dụ thảo Quy chế phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo Công ty, cán phân công soạn thảo, trình Ban Giám đốc xem xét phần nội dung, sửa đổi thấy chưa phù hợp, cán mang dự thảo chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo trước mang trình Lãnh đạo Cơng ty xem xét phê duyệt vào công văn yêu cầu đơn vị góp ý, sửa đổi để quy chế hoàn thiện hợp lý Các đơn vị tiên hành góp ý, bổ sung để quy chế có nhìn đa chiều đơn vị gửi Văn phòng Cơng ty để tổng hợp xem xét phê duyệt ban hành Quy chế Thời gian cho việc xây 24 dựng quy chế thường khoảng tháng từ bắt đầu soạn thảo định ban hành quy chế hoàn thiện - Xây dựng hồn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị Quản lý Văn phòng tham khảo hệ thống văn bản: Quy định chế độ họp hoạt động quan hành nhà, quy chế ngành … để xây dựng hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị Ví dụ hệ thống văn có liên quan đến trình tổ chức hội nghị Bộ Nội vụ bao gồm: - Quyết định số 05/2006/QĐ-BNV ngày 09 tháng 03 năm 2006 Bộ Nội vụ việc ban hành quy định số thủ tục chi tiêu tài chính, phục vụ hoạt động quan Bộ Nội vụ; - Quyết định 1007/QĐ-BNV ngày 06 tháng năm 2011 Bộ trưởng Bộ Nội vụ việc ban hành quy chế chi tiêu nội quan Bộ Nội vụ; - Quy chế làm việc Bộ Nội vụ; - Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008; - Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào quy trình tổ chức hội nghị hội thảo cơng ty Phần mềm cho ta thấy nội dung công việc Hội nghị trách nhiệm đơn vị việc thực nhiệm vụ giao Khi tiến hành lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đơn vị chủ trì hội nghị đến phòng Lễ tân đăng ký thơng tin có liên quan đến hội nghị như: thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần phần phân công nhiệm vụ trước, sau trình diễn hội nghị, sau gửi cho đơn vị có liên quan để biết thực Cơng ty đầu tư hạ tầng giao thơng tham khảo việc xây dựng áp dựng hệ thống quản lý chất lượng đại Nhật, Đức Đây nước xây dựng áp dụng hệ thống quản lý chất lượng tổ chức hội nghị từ sớm, nên có kinh nghiệm việc xây dựng triển khai thực 25 hội nghị Bộ 3.2.2.Tăng cường đầu tư sở vật chất phục vụ Hội nghị - Đầu tư, mua tiến hành sửa chữa, bảo trì thường xuyên phương tiện, kỹ thuật phục vụ công tác tổ chức hội nghị như: micro không dây, micro để bàn, máy chiếu - Số máy chiếu phục vụ hội nghị, họp, tọa đàm, hội thảo so với số lượng phòng họp mà có, máy chiểu đáp ứng ¼ họp làm việc có hơm tất phòng họp hoạt động Công ty phải đầu tư mua thêm 02 máy chiếu rời (có thể di chuyển đâu được) phục vụ cho công tác hội họp quan 3.2.3 Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin tổ chức hội nghị Trong trình diễn hội nghị, cần ứng dụng công nghệ thông tin việc đảm bảo đường truyền phần mềm tiện ích phục vụ hội nghị TIỂU KẾT Bên cạnh mặt tích cực cơng tác tổ chức hội họp Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thơng tồn khơng hạn chế diễn Từ nhược điểm, hạn chế tộn đọng, mạnh dạn đưa vài ý kiến giải pháp để nâng cao hiệu công tác tổ chức hội nghị hội họp diễn thành công hiệu 26 KẾT LUẬN Vai trò nhà quản trị văn phòng cơng tác tổ chức hội họp trình phát triển tổ chức phủ nhận Và vai trò trở nên quan trọng cần thiết thời đại phát triển khoa học kỹ thuật, bùng nổ thông tin ngày đòi hỏi mơi trường chun nghiệp Q trình khảo sát tìm hiểu Cơng ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông, tơi thấy bên cạnh hạn chế khó khăn công ty gặp phải Công ty thực tốt công tác tổ chức hội họp - phương tiện mà nhà quản lý thực hiện, điều hành kiểm soát hoạt động quan Qua đây, tơi có thêm kinh nghiệm q báu mà học sách - tất điều hành trang để phục vụ cho công việc sau này, thông tin kinh nghiệm cách thức tổ chức hội nghị, quy trình diễn hội nghị từ hội nghị giao ban tới hội nghị tổng kết công tác năm hội nghị với quy mô lớn 27 ... công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Mục tiêu cụ thể: - Khảo sát đánh giá công tác Hội nghị quan, tổ chức; - Khảo sát, đánh giá thực trạng công tác tổ chức. .. Hạ tầng Giao thông - Về không gian: Công tác tổ chức Hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông; - Về thời gian: Nghiên cứu công tác tổ chức Hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây. .. Đối tư ng nghiên cứu: Công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao chất lượng công tác tổ chức hội nghị Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng