Công ty cổ phần đầu chưa có bất kỳ một văn bản nào hướng dẫn cụ thể về quy trình tổ chức hội nghị. Chính vì vậy,Công ty cần ban hành hệ thống các văn bản hướng dẫn tổ chức hội nghị đến các đơn vị thuộc Công ty nhằm thực hiện thống nhất công tác tổ chức hội nghị tạo điều kiện cho công tác quản lý được nhanh chóng và thuận tiện hơn.
Sau khi đã xây dựng xong dụ thảo Quy chế phối hợp tổ chức hội nghị, hội thảo của Công ty, cán bộ được phân công soạn thảo, trình Ban Giám đốc xem xét phần nội dung, và sửa đổi nếu thấy chưa phù hợp, cán bộ mang bản dự thảo về chỉnh sửa, hoàn thiện dự thảo trước khi mang đi trình Lãnh đạo Công ty xem xét và phê duyệt vào công văn yêu cầu các đơn vị góp ý, sửa đổi để quy chế được hoàn thiện và hợp lý hơn. Các đơn vị trong bộ tiên hành góp ý, bổ sung để quy chế có được cái nhìn đa chiều của các đơn vị và gửi về Văn phòng Công ty để tổng hợp xem xét và phê duyệt ban hành Quy chế này. Thời gian cho việc xây
dựng một quy chế thường mất khoảng 3 tháng từ khi bắt đầu soạn thảo cho đến khi ra được bản quyết định ban hành một quy chế hoàn thiện.
- Xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị
Quản lý Văn phòng có thể tham khảo hệ thống các văn bản: Quy định chế độ họp trong hoạt động của các cơ quan hành chính nhà, quy chế của các bộ ngành … để xây dựng và hoàn thiện hệ thống thể chế có liên quan đến việc tổ chức Hội nghị
Ví dụ hệ thống văn bản có liên quan đến quá trình tổ chức hội nghị của Bộ Nội vụ bao gồm:
- Quyết định số 05/2006/QĐ-BNV ngày 09 tháng 03 năm 2006 của Bộ Nội vụ về việc ban hành quy định một số thủ tục chi tiêu tài chính, phục vụ các hoạt động của cơ quan Bộ Nội vụ;
- Quyết định 1007/QĐ-BNV ngày 06 tháng 5 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ Nội vụ về việc ban hành quy chế chi tiêu nội bộ tại cơ quan Bộ Nội vụ;
- Quy chế làm việc của Bộ Nội vụ; - Bộ tiêu chuẩn ISO 9001:2008;
- Triển khai áp dụng hệ thống quản lý chất lượng vào quy trình tổ chức hội nghị hội thảo của công ty
Phần mềm này sẽ cho ta thấy được các nội dung công việc của Hội nghị và trách nhiệm của từng đơn vị trong việc thực hiện từng nhiệm vụ được giao. Khi tiến hành lập kế hoạch tổ chức hội nghị, đơn vị chủ trì hội nghị sẽ đến phòng Lễ tân và đăng ký các thông tin có liên quan đến hội nghị như: thời gian, địa điểm, nội dung, thành phần và phần phân công các nhiệm vụ trước, trong và sau quá trình diễn ra hội nghị, sau đó được gửi cho các đơn vị có liên quan để biết và thực hiện.
Công ty đầu tư hạ tầng và giao thông có thể tham khảo việc xây dựng và áp dựng hệ thống quản lý chất lượng hiện đại của Nhật, Đức... Đây là những nước đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng trong tổ chức hội nghị từ khá sớm, nên đã có kinh nghiệm trong việc xây dựng và triển khai thực
hiện đối với các hội nghị của Bộ.
3.2.2.Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất phục vụ Hội nghị
- Đầu tư, mua mới hoặc tiến hành sửa chữa, bảo trì thường xuyên các phương tiện, kỹ thuật phục vụ công tác tổ chức hội nghị như: micro không dây, micro để bàn, máy chiếu.
- Số máy chiếu phục vụ hội nghị, họp, tọa đàm, hội thảo quá ít so với số lượng phòng họp mà bộ đang có, máy chiểu chỉ đáp ứng được ¼ các cuộc họp và làm việc nếu như có hôm tất cả các phòng họp đều hoạt động. Công ty phải đầu tư mua mới thêm ít nhất 02 bộ máy chiếu rời (có thể di chuyển đi bất cứ đâu cũng được) phục vụ cho công tác hội họp của cơ quan.
3.2.3. Tăng cường công tác ứng dụng công nghệ thông tin trong tổchức hội nghị chức hội nghị
Trong quá trình diễn ra hội nghị, cần ứng dụng công nghệ thông tin như việc đảm bảo đường truyền và các phần mềm tiện ích phục vụ hội nghị.
TIỂU KẾT
Bên cạnh nhưng mặt tích cực trong công tác tổ chức các cuộc hội họp tại Cổ phần Đầu tư Xây dựng Hạ tầng và Giao thông còn tồn tại không ít hạn chế đang diễn ra. Từ những nhược điểm, hạn chế còn tộn đọng, tôi đã mạnh dạn đưa ra vài ý kiến về giải pháp để nâng cao hiệu quả trong công tác tổ chức hội nghị hội họp được diễn ra thành công và hiệu quả
KẾT LUẬN
Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác tổ chức các cuộc hội họp trong quá trình phát triển của mỗi tổ chức là không thể phủ nhận. Và vai trò đó càng trở nên quan trọng và cần thiết hơn trong thời đại của sự phát triển của khoa học kỹ thuật, sự bùng nổ thông tin và ngày càng đòi hỏi môi trường chuyên nghiệp.
Quá trình khảo sát và tìm hiểu về Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông, tôi thấy rằng bên cạnh những hạn chế khó khăn công ty gặp phải Công ty đã thực hiện tốt công tác tổ chức các cuộc hội họp - một trong những phương tiện mà nhà quản lý thực hiện, điều hành và kiểm soát hoạt động của cơ quan.
Qua đây, tôi đã có thêm những kinh nghiệm quý báu mà không thể học trong sách - vở tất cả những điều đó sẽ là hành trang để phục vụ cho công việc sau này, những thông tin và kinh nghiệm về cách thức tổ chức các hội nghị, quy trình diễn ra của hội nghị từ hội nghị giao ban tới hội nghị tổng kết công tác năm và các hội nghị với quy mô lớn.