Báo cáo thực tập: Khảo sát công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông Intracom

MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Tính cấp thiết của đề tài 1 3. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1 5. Nguồn tài liệu tham khảo 1 6. Phương pháp nghiên cứu đề tài 2 7. Bố cục của đề tài 2 LỜI MỞ ĐẦU 3 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 4 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty. 4 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty. 9 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom). 15 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 15 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 15 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan: 16 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập 18 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 19 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan. 21 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 22 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 22 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 23 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 26 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 26 2. Mẫu hóa kế hoạch tổ chức hội nghị tổng kết công tác năm của công ty CPĐT xây dựng Hạ tầng và Giao thông. 32 3.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 34 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 35 5.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty. 37 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan thực tập. 38 1. Ưu điểm: 38 2. Nhược điểm: 39 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 40 KẾT LUẬN CHUNG 42 TÀI LIỆU THAM KHẢO 43 PHẦN PHỤ LỤC 44

MỤC LỤC

MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Tính cấp thiết của đề tài 1

3 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 1

5 Nguồn tài liệu tham khảo 1

6 Phương pháp nghiên cứu đề tài 2

7 Bố cục của đề tài 2

LỜI MỞ ĐẦU 3 PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 4 I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 4

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 9

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) 15

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 15

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan 15

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan: 16

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập 18

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 19

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan 21

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 22

2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 22

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 23

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ

4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 355.Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty 37

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 38

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan thực tập 38

BHXH: BẢO HIỂM XÃ HỘI

BHYT: BẢO HIỂM Y TẾ

DNNN: DOANH NGHIỆP NHÀ NƯỚC

MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong các cơ quan nhànước cũng như doanh nghiệp hiện nay Văn phòng là trung tâm thông tin củamột tổ chức Chính vì bản thân là một sinh viên năm ba khoa Quản trị vănphòng sau khi được thực tập tại công ty nên em đã chọn đề tài “Khảo sát côngtác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thôngIntracom” để làm rõ vai trò của văn phòng

2 Tính cấp thiết của đề tài

Nhận thấy những thiếu xót trong cơ cấu tổ chức cũng như hoạt động củavăn phòng tại công ty nên em đã chọn đề tài này cho bài tập lớn của mình Hyvọng đây sẽ là một đề tài mang tính thiết thực và hữu ích vào hoạt động vănphòng tại công ty nhằm nâng cao vai trò của cơ quan cũng như hiệu quả hoạtđộng của công ty trong thời gian sắp tới

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng: công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư hạ tầng xâydựng và giao thông Intracom

- Phạm vi nghiên cứu: công ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng và giaothông Intracom

5 Nguồn tài liệu tham khảo

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ

về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu về lưu trữ cơ quan

- Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ Hướng dẫnthể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng chính phủ

6 Phương pháp nghiên cứu đề tài

Đề tài chia làm 3 chương:

Chương 1 Khảo sát công tác văn phòng của công ty CP Đầu tư Hạ tầng Xây dựng và Giao thông Intracom

Chương 2 Nghiệp vụ hành chính của công ty

Chương 3 Một số nhận xét và kiến nghị

LỜI MỞ ĐẦU

Từ khi nước ta chuyển sang nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủnghĩa có sự điều tiết của nhà nước với nhiều thành phần kinh tế tự do cạnh tranhthì việc duy trì, tìm kiếm và mở rộng thị trường khách hàng cũng như các nhàcung cấp là một yếu tố hết sức quan trọng Không ngoại trừ một doanh nghiệphay một tổ chức kinh tế nào lại mong muốn mình hoạt động kinh doanh không

có hiệu quả, không đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp Công ty cổ phần đầu tư

hạ tầng xây dựng và giao thông Intracom cũng không ngoại lệ Để duy trì sựphát triển lâu dài, bền vững thì bắt buộc các doanh nghiệp phải thường xuyên,tích cực tạo dựng, vun đắp các mối quan hệ và cũng như vậy bộ phận văn phòngcông ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng và giao thông Intracom luôn góp phầngiúp công ty thực hiện công tác này vì văn phòng luôn được coi như bộ mặt củatoàn công ty Hoạt động văn phòng có vai trò đặc biệt quan trọng góp phần đemlại hiệu quả cao cho hoạt động kinh doanh cho các doanh nghiệp, tổ chức xã hộinói chung cũng như công ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng và giao thông nóiriêng Chỉ cần lấy một mảng nhỏ của công tác văn phòng đó là thu thập thông tin

để làm bằng chứng chúng ta thấy được tầm quan trọng của văn phòng Hằngngày tại công ty thường xuyên có các văn bản đến, đi Nếu không có văn phòngthì cụ thể phòng văn thư là nơi tiếp nhận xử lý và giải quyết số văn bản đó thìmọi hoạt động của công ty sẽ gặp khó khăn và thậm chí gây hậu quả nghiêmtrọng Sau quá trình thực tập tại công ty cổ phần đầu tư hạ tầng xây dựng và giaothông em đã thấy được tầm quan trọng của văn phòng Chính vì vậy em đã chọn

đề tài “Khảo sát công tác văn phòng tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng

và giao thông Intracom” để làm báo cáo thực tập

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN

PHÒNG CÔNG TY

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Intracom).

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (viết tắt làINTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà

Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002

Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UBngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:

0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênINTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày cànglớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tớimục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự

án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinhdoanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạnkinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu vănphòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà

ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xãhội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án

thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế PhươngĐông

INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựngnhư Bằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO2009,

Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trongthị trường cạnh tranh của ngành xây dựng

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

1 Lĩnh vực kinh doanh

- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:

1- Đầu tư bất động sản

2- Đầu tư dự án thuỷ điện

3- Đầu tư tài chính,

4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

5- Sản xuất vật liệu xây dựng

6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dândụng,

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Do là công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủyếu xoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với

Nhà nước.

a Chức năng của công ty

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tưxây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổngcông ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu

là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Các

phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:

Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khuvăn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,

Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện TàLơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tếPhương Đông

b Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địabàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật

Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh củamình để góp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

to lớn

3 Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM.

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,

chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty Chế độ quản lýcông ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sảnxuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại

và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,

quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…

Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các

chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở cácphòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyệntuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chínhsách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thựchiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lượctiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi

công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết

bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chấtlượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoảnthu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanhthanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thờitheo dõi cơ cấu vốn

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công

các công trình

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có cácchức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh đượctình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty.

1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng

Trong tất cả Công ty, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơigiao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệbên ngoài Do đó Văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiệntốt chức năng nhiệm vụ được giao Không phải là Công ty của Nhà nước nênchức năng Văn phòng chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp

+ Chức năng:

Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Tổng Giám đốc

Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việchàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mangtính chính xác cao

Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sáchcho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành

Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chứclưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan

Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộcông nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các

chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ

tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan Luôn đảm bảo các phươngtiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…

+ Nhiệm vụ, quyền hạn:

Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàngtháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thựchiện kế hoạch đó

Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết địnhquản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty

Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác.

Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty

Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,

Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệvăn thư lưu trữ

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản

Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế

độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lýcông nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,

vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội

xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác

Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêucho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày choCông ty

Được quyền từ chối không giải quyết những công việc xét thấy khôngđảm bảo nguyên tắc, thủ tục pháp lý

Được đề xuất, tham gia ý kiến, trong việc sắp xếp, bố trí đề bạt, kỷ luậtcán bộ công nhân viên

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Bộ phận truyền thông

Bộ phận bảo vệ

Bộ phận

vệ sinh

Bộ phận lái xe

Lễ tân

Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc chotổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng,ban.

Trưởng văn phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việcphòng, tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạocông việc chung

Phó phòng giúp việc cho Trưởng phòng được Trưởng phòng phân côngtheo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vựccông việc được phụ trách

Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo

sự phân công của chánh văn phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trongtuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công củaTrưởng phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện côngtác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến

Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty

và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty

Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty

Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọnnhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc

* Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.

Chức danh: Trưởng phòng

Phòng/ban: Văn phòng công ty

Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty

Mã số công việc: MSO1

Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc

- Lập chương trình công tác của phòng hành chính.

- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty Chỉ đạo, tổ chức tiếpđón khách đến làm việc tại công ty

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

Kiến thức:

- Có kiến thức về quản trị hành chính, hiểu về các quy định pháp luật cóliên quan

- Có kiến thức về lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty

- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quảntrị nhân sự…

Kỹ năng:

- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt

- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch

- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Khả năng:

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức Làm việc độc lập.

- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ Phẩm chất cá nhân:

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

- Sáng tạo trong công việc

3 Trách nhiệm công việc chính.

3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty

- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tingiữa các cấp quản lý, bộ phận trong công ty

- Nghiên cứu xây dựng, kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giaohàng

- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn

và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng

3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện các quyđịnh về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…

- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ vàbảo mật các thông tin của công ty

3.3 Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên

- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; cácchế độ thưởng, phạt trong công ty

- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách

- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty

3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty

- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty

3.5 Thực hiện các công việc khác

- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty

- Đảm bảo cơ sở vật chất.

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng caotrình độ, năng lực của đội ngũ nhân viên

- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty

4 Điều kiện làm việc:

- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể).

Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần:

Đối với văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

(Intracom) việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan trọng.

Chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng vàlãnh đạo cơ quan Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò thammưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Để có thể tham mưu cho lãnhđạo cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổnghợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối quan

hệ giữa tổng hợp và tham mưu

Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện cácviệc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ lao

động, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sựtheo luật và quy chế công ty Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấpthông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của côngty.

Giúp Công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham giasoạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công

Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vịkhác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bảncác cuộc họp đó Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trongviệc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn

vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng caohiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của các cơ quan tổ chứcchức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòngnói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung Chức năng hậu cần là hình thức biểuhiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng nàyvăn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường củamọi cơ quan tổ chức Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có cácphương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết các yếu tố đó cần có bàn taycan thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của

cơ quan đơn vị

Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽvới nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hànhcủa thủ trưởng cơ quan Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện mộtcách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường

kỳ của cơ quan:

Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ Việc xây dựngchương trình công tác có một ý nghĩa hết sức quan trọng thể hiện phong cách

làm việc khoa học của bộ máy quản lý trong công ty.

Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tácTuần, Tháng, Quý, Năm

Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ

đạo của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, văn phòng công ty xây dựngchương trình công tác tuần sau của Công ty, trình Tổng giám đốc quyết địnhchậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các phòng, cánhân liên quan để biết và thực hiện

Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công

tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việccần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng, văn phòngtrình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình công tác tháng của Công ty, gửi cácphòng ban được biết để triển khai thực hiện

Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác nămđược quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnhcần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng

có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duyệt chương trình công tác quý saucủa công ty, gửi các phòng ban biết và triển khai thực hiện

Chương trình công tác năm: của công ty gồm những nhiệm vụ, giải phápcủa công ty trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, chế độ, kế hoạch thuộcphạm vi quyết định, phê duyệt của công ty Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhậnđược bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời

Sau khi kế hoạch thông qua, văn phòng trình Tổng giám đốc duyệt, gửithành viên trong ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn để biết thựchiện

Ưu điểm: Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Tổng giám đốc

điều hành công việc của công ty được thống nhất, không chồng chéo, khôngmâu thuẫn trong lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạotrong công ty

Công tác này đã được sơ đồ hóa thành một quy trình chuẩn hóa đầy đủ và

hợp lý.

Hạn chế: Tuy nhiên chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn

chưa sắp xếp công việc một cách khoa học

Vẫn còn bỏ xót một số công việc và không đúng lịch trình

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của

cơ quan trong quá trình thực tập( phụ lục IV)

Công tác tổ chức 1 hội nghị, hội thảo:

Bước 1:

a Xác định và thống nhất chủ đề của hội nghị, hội thảo

b Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:

+ Chương trình hội nghị, hội thảo

+ Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính để khai mạc, bế mạc hội nghị, hộithảo

+ Đăng ký phòng tổ chức hội nghị, hội thảo

 Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:

+ Chuẩn bị:

- Truyền thông cho sự kiện

- Xác định ngày tháng năm và thời gian diễn ra hội nghị, hội thảo

- In ấn tài liệu

- Phát hành thư mời tham dự

- Chuẩn bị hội trường, hệ thống âm thanh, khẩu hiệu, máy móc và trangthiết bị hỗ trợ …

- Đặt chỗ ăn uống, bố trí chỗ nghỉ ngơi qua đêm cho những người tham

gia (nếu có chương trình dài ngày).

- Ghi biên bản hội nghị

- Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo của hội nghị

- Thông qua các nghị quyết, diễn văn tổng kết của chủ tọa, kết luận vấn

đề, kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết

Bước 2: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:

- Đánh giá thông tin, nội dung của hội nghị, hội thảo

- Kiến nghị của các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị gửi về đóng gópvào nội dung chương trình hội nghị, hội thảo

Bước 3: Đánh giá hiệu quả của công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo.

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:

Bước 1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:

- Xác định mục đích chuyến đi

- Nội dung chuyến đi

- Số lượng người tham gia

- Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi

- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi

- Phương tiện đi lại

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm tọa …

- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: Lịch trình sắpxếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn

Bước 2 Giải quyết các thủ tục, giấy tờ:

- Giấy giới thiệu đi công tác

- Giấy đi đường

- Giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu (Nếu đi công tác nước ngoài).

- Chứng minh thư nhân dân

- Các giấy tờ tùy thân khác

- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … (danh thiếp)

Bước 3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:

- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp

- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện

- Giá vé tàu xe hay máy bay

- Độ dài quãng đường đi

- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng

- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làmviệc cho đoàn

Đặc biệt: Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:

- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xétduyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó

- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tạiViệt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba

- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:

 Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn

 Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan

 Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cánhân

 Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop

- Chuẩn bị kinh phí:

 Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …

 Tiền ăn uống, nghỉ ngơi, sinh hoạt trong suốt chuyến đi

 Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

 Tiền đóng góp cho hội nghị, hội thảo (nếu cần)

 Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dựphòng …

- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnhđạo đi công tác:

 Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt

 Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở lại cơquan

 Những công việc khác cần thực hiện như: hủy bỏ và lên lại lịch các cuộchọp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt …

- Kiểm tra chuyến đi vào phút chót:

 Vé máy bay, tàu thủy

 Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt chỗ

 Passport, Visa (nếu cần)

 Ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tín dụng, …

 Xác nhận phòng ngừa y tế

 Giấy giới thiệu, giấy đi đường, …

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan.

Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ vănhoá của mỗi người Tuy rằng hiện nay công ty cổ phần Intracom chưa xây dựngđược “Quy chế văn hóa công sở” cho riêng mình nhưng nhìn chung các cán bộ,công chức, viên chức tại đây đã xây dựng được một nề nếp làm việc có khoahọc, có kỉ cương và dân chủ hóa Cụ thể như sau:

- Đi làm đúng giờ, không đi muộn về sớm

- Có thái độ đúng đắn khi tiếp dân, không quan liêu, hách dịch

- Ăn mặc đúng mực, đẹp, gọn gàng, lịch sự

- Ứng xử nhã nhặn, có thái độ đúng mực

- Biết tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thức tái sử dụng giấy in,photo một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm Tiết kiệm những tài nguyên vôhình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở)

- Phong cách làm việc nhanh nhẹn, không rườm rà nhiều quy trình thủ

Tuy còn một số hạn chế nhất định nhưng nhìn chung Intracom nói chunghay bộ phận Văn phòng nói riêng đã chấp hành được tốt văn hóa công sở được

đề ra theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:

2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Nhìn chung các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sáchcủa Đảng, pháp luật của Nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty về côngtác văn thư

Tại công ty dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng công tác văn thư đãthực hiện đúng quy định theo:

Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ

Nộ vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mẫu trình bày văn bản

Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư Lãnh đạo văn phòng vừa ban hành văn bản chỉ đạo về công tácvăn thư vừa là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác này làm sao cho hoạtđộng văn thư luôn diễn ra suôn sẻ thuận lợi, đảm bảo cho quá trình thông tinluôn diễn ra thông suốt và kịp thời Trong thời gian qua các công tác văn thư củaCông ty: soạn thảo và văn bản, xử lý văn bản đến và đi, quản lý con dấu, lập hồ

sơ hiện hành ,… được thực hiện khá tốt

Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, lãnh đạo,điều hành công tác văn thư của cơ quan Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩmquyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo haysai phạm trong quá trình ban hành văn bản

Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, Công ty CP Intracomban hành những văn bản như: Quyết định, Tờ trình, Công văn, Báo cáo, Kế