Báo cáo thực tập tốt nghiệp quản trị văn phòng tại CÔNG TY cổ PHẦN đầu tư xây DỰNG hạ TẦNG và GIAO THÔNG (INTRACOM) – văn PHÒNG CÔNG TY

MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty. 3 1. Lĩnh vực kinh doanh 5 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 3. Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM. 7 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty. 8 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 8 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 10 3. Trách nhiệm công việc chính. 12 3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty . 12 3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty 12 3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động tiền lương cho nhân viên 12 3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 12 3.5. Thực hiện các công việc khác 13 4. Điều kiện làm việc: 13 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom). 14 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 14 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể). 14 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan: 15 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập. 17 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 18 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan. 20 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 21 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 21 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 25 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 25 2. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan. 47 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 51 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 52 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty. 55 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan thực tập. 56 1. Ưu điểm: 56 2. Nhược điểm: 57 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 58 KẾT LUẬN 60 PHẦN PHỤ LỤC

MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU 1

PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 3

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty 3

1 Lĩnh vực kinh doanh 5

2 Nhiệm vụ và quyền hạn 5

3 Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM 7

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty 8

1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 8

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng 10

3 Trách nhiệm công việc chính 12

3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty 12

3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty 12 3.3 Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên 12

3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 12

3.5 Thực hiện các công việc khác 13

4 Điều kiện làm việc: 13

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom) 14

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng 14

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể) 14

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan: 15

1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của

cơ quan trong quá trình thực tập 171.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 181.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan 20

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 212.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan 21

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ 22

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 25

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm 25

2 Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan 47

3 Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan 51

4 Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này 52

5 Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty 55

Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56

I Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan thực tập 56

LỜI NÓI ĐẦU

Trong công cuộc xây dựng đất nước theo con đường công nghiệp hoá,hiện đại hoá đất nước vai trò của các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xãhội, v.v… đóng vai trò rất quan trọng

Đặc biệt các doanh nghiệp nói chung và Tập đoàn Intracom nói riêng có

vị trí quan trọng của nền kinh tế, là bộ phận chủ yếu tạo ra tổng sản phẩm trongnước (GDP) Những năm gần đây, hoạt động của doanh nghiệp đã có bước pháttriển đột biến, góp phần giải phóng và phát triển sức sản xuất, huy động và pháthuy nội lực vào phát triển kinh tế xã hội, góp phần quyết định vào phục hồi vàtăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách và tham giagiải quyết có hiệu quả các vấn đề xã hội như: Tạo việc làm, xoá đói, giảmnghèo

Nếu như năm 1995 khu vực doanh nghiệp mới chỉ tạo ra được 103,7nghìn tỷ đồng, chiếm 45,3% tổng GDP (khu vực còn lại gồm khối hành chính,

sự nghiệp, hộ SXKD cá thể chiếm 54,7%), thì đến năm 2001 khu vực này đã tạo

ra 255,7 nghìn tỷ đồng, chiếm 53,2% tổng GDP, gấp 2,5 lần năm 1995 Trong

đó doanh nghiệp nhà nước chiếm 30,6% tổng GDP, doanh nghiệp ngoài quốcdoanh chiếm 8,8%, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài chiếm 13,8%

Doanh nghiệp là yếu tố quan trọng, quyết định đến chuyển dịch các cơcấu lớn của nền kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần kinh tế, cơ cấungành kinh tế, cơ cấu kinh tế giữa các vùng, địa phương

Doanh nghiệp phát triển, đặc biệt là Doanh nghiệp ngành công nghiệptăng nhanh là nhân tố đảm bảo cho việc thực hiện các mục tiêu của công nghiệphoá, hiện đại hoá đất nước, nâng cao hiệu quả kinh tế, giữ vững ổn định và tạothế mạnh hơn về năng lực cạnh tranh của nền kinh tế trong quá trình hội nhập

Đất nước ta đang ngày càng hội nhập sâu rộng vào nền kinh tế thế giới, đadạng hóa, đa phương hóa quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội nhập đó,đòi hỏi phải có sự đổi mới một cách tích cực, chủ động và toàn diện, bỏ đượcthói quen làm việc trì trệ, kém năng động, kém nhạy bén, kém hiệu quả của thời

kỳ bao cấp Vì thế đòi hỏi nền hành chính nước ta phải nhanh chóng đổi mớitheo định hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, hiện đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu

quả nhằm tạo ra tính cạnh tranh cao Đòi hỏi từng bộ phận của nền hành chínhphải có những đổi mới nhanh chóng, phù hợp với xu thế của thời đại.

Công tác văn phòng có vai trò tham mưu – tổng hợp đảm bảo thông tincho hoạt động quản lý được thông suốt, nhanh chóng, hiệu quả Do vậy, đổimới, hoàn thiện công tác văn phòng là một khâu quan trọng trong quá trình cảicách nền hành chính

Giữa lý luận và thực tiễn luôn tồn tại một khoảng cách Để thu hẹp dầnkhoảng cách ấy, nhà trường đã tạo điều kiện cho chúng em đi thực tập tốtnghiệp, để khi ra trường không bỡ ngỡ, mơ hồ về chuyên ngành mình theo học.Khoảng thời gian hai tháng thực tập tại văn phòng công ty Intracom tuy hơingắn so với hành trình công tác về sau nhưng đã giúp em học hỏi được nhiềuđiều bổ ích Tại đây em được tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với cáccán bộ chuyên viên em đã học được tác phong và phẩm chất của nhà quản trị,phong cách làm việc khoa học, chất lượng và cao hơn nữa là trách nhiệm củamột công chức với công việc và với mục tiêu chung của mình

Trong quá tình thực tập tại Văn phòng công ty em càng nhận thấy rõ hơnvai trò sâu sắc của văn phòng trong các cơ quan nói chung cũng như Văn phòngcông ty nói riêng Đồng thời em nhận thấy được rằng sự quan tâm xây dựng vàphát triển, Văn phòng công ty cũng đã phát huy được vị trí, vai trò của mìnhtrong việc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty chỉ đạo điều hành cácnhiệm vụ phát triển kinh tế, bảo đảm thực hiện tốt công tác quản trị hậu cần chohoạt động của công ty

Qua đây cho phép em được gửi lời cám ơn tới các anh chị ở Văn phòngcông ty đã tạo điều kiện giúp đỡ, chỉ bảo và cung cấp tài liệu cho chúng em hoànthành tốt nhiệm vụ trong thời gian thực tập; Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn

cô giáo Lâm Thị Thu Hằng – giảng viên khoa Quản trị văn phòng đã tận tìnhhướng dẫn chỉ bảo giúp đỡ em hoàn thành tốt bản báo cáo thực tập này

Em xin chân thành cảm ơn !

Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015

Sinh viên

Hoàng Thị Ánh Nguyệt PHẦN I

KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU

TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN

PHÒNG CÔNG TY

I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty.

Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (Intracom)

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông (viết tắt làINTRACOM) là doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư và phát triển nhà

Hà Nội được thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002

Intracom được cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UBngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số:

0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006.Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênINTRACOM đã từng bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày cànglớn mạnh Công ty cũng dần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tớimục tiêu phát triển đa ngành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự

án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinhdoanh điện và sản xuất vật liệu xây dựng…

Tòa nhà INTRACOMVới đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạnkinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu vănphòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà

ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xãhội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự ánthuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế PhươngĐông

INTRACOM đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng nhưBằng khen của Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc” nênnhững công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trongthị trường cạnh tranh của ngành xây dựng.

Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông.

1 Lĩnh vực kinh doanh

- Lĩnh vực kinh doanh bao gồm 6 lĩnh vực chính:

1- Đầu tư bất động sản

2- Đầu tư dự án thuỷ điện

3- Đầu tư tài chính,

4- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

5- Sản xuất vật liệu xây dựng

6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dândụng,

2 Nhiệm vụ và quyền hạn

Do là công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếuxoay quanh việc kinh doanh, những thủ tục kinh doanh và nghĩa vụ đối với Nhà

nước.

a Chức năng của công ty

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông là đơn vị đầu tưxây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổngcông ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu làTổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của công ty Các

phòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là:

Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khuvăn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn,

Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện TàLơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tếPhương Đông

b Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,luật kinh doanh, luật kinh tế… ngoài ra công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địabàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của công ty.

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,…theo đúng quy định của pháp luật

Công ty CP INTRACOM ngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình đểgóp phần phát triển đất nước ngày càng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

to lớn

3 Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM.

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp Công ty được tổ chức như sau:

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,

chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của công ty Chế độ quản lýcông ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sảnxuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại

và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự,

quản lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của công ty,…

Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân sự toàn công ty xây dựng các

chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở cácphòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyệntuyển chọn nhân sự toàn công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chínhsách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của công ty

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thựchiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lượctiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi

công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết

bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chấtlượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh hàng ngày của công ty Thông qua hạch toán ở các khoảnthu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanhthanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thờitheo dõi cơ cấu vốn

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công

các công trình

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của công ty là đơn giản, các phòng ban có cácchức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránh đượctình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty CPĐTXD Intracom

(Sơ đồ: Phụ lục I)

II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty.

1 Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng

Trong tất cả Công ty, Văn phòng là bộ phận giúp việc quan trọng là nơigiao dịch, tiếp khách làm cầu nối giữa lãnh đạo Công ty với các mối quan hệbên ngoài Do đó Văn phòng cần được bố trí ở nơi thích hợp để có thể thực hiệntốt chức năng nhiệm vụ được giao Không phải là Công ty của Nhà nước nênchức năng Văn phòng chỉ trong phạm vi nhỏ và không phức tạp

+ Chức năng:

Văn phòng là bộ phận giúp việc cho Giám đốc

Có 2 chức năng: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.Tham mưu góp ý kiến giúp việc cho Giám đốc trong điều hành công việchàng ngày như: Lập chương trình kế hoạch giúp lãnh đạo điều hành công việc,nắm bắt được những thông tin về nhân sự và đưa ra những quyết định cần mangtính chính xác cao

Đảm bảo đủ điều kiện thực hiện mục tiêu đề ra: giải quyết các chính sáchcho cán bộ công nhân viên theo luật định hiện hành.

Mặt khác Văn phòng còn tham gia biên soạn, quản lý văn bản và tổ chứclưu trữ tài liệu của phòng mình và cơ quan

Chức năng hậu cần, chăm lo các điều kiện vật chất tinh thần cho cán bộcông nhân viên của công ty, tổ chức đối nội, đối ngoại, tiếp khách, chuẩn bị các

chuyến đi công tác xa cho Giám đốc, mua sắm quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ

tài sản, kinh phí trang thiết bị kỹ thuật của cơ quan Luôn đảm bảo các phươngtiện phục vụ cho công xưởng về sản xuất, phương tiện đi lại,…

+ Nhiệm vụ, quyền hạn:

Xây dựng chương trình công tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàngtháng, hàng tuần, hàng ngày của công ty, đồng thời đôn đốc theo dõi việc thựchiện kế hoạch đó

Thu thập thông tin và xử lý thông tin, chuẩn bị văn bản, đề ra quyết địnhquản lý theo sự giao phó của lãnh đạo công ty

Quản lý giấy giới thiệu, giấy đi đường và cấc loại giấy tờ khác

Theo dõi và quản lý fax đi, đến của công ty

Biên tập văn bản và xử lý văn bản, soạn thảo văn bản,

Quản lý sử dụng các loại con dấu của công ty theo đúng chế độ, điều lệvăn thư lưu trữ

Đảm bảo nhu cầu hậu cần, xây dựng cơ sở, mua sắm quản lý tài sản

Trực tiếp quản lý và thực hiện các công tác sau: Hợp đồng lao động, chế

độ chính sách với cán bộ công nhân viên (tiền lương, BHXH, BHYT…) quản lýcông nhân, kỷ luật lao động, thi đua khen thưởng, đào tạo tuyển mộ công nhân,

vệ sinh khu vực trụ sở công ty được sạch sẽ, quản lý lịch trình hoạt động của đội

xe, bố trí điều động xe cho lãnh đạo công ty đi công tác

Lập kế hoạch dự toán chi tiêu hàng năm cho Công ty bao gồm: chi tiêucho hội nghị, mua sắm trang thiết bị, mua sắm văn phòng phẩm hàng ngày cho

2 Cơ cấu tổ chức của văn phòng

Bộ phận Văn phòng của Công ty CP Intracom là đơn vị giúp việc chotổng giám đốc công ty, là cầu nối giữa Tổng giám đốc công ty với các phòng,ban

Trưởng phòng chịu trách nhiệm về tổ chức điều hành công việc phòng,tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Công ty, phân công chỉ đạo công việcchung

Phó phòng giúp việc cho trưởng phòng được trưởng phòng phân côngtheo dõi từng khối công việc và trịch trách nhiệm trước pháp luật về các lĩnh vựccông việc được phụ trách

Nhân viên văn thư: kiêm cán bộ lưu trữ thực hiện những công việc theo

sự phân công của Trưởng phòng Báo cáo tình hình thực hiện nhiệm vụ trongtuần và kế hoạch tuần tới, làm các công việc phát sinh theo sự phân công củaTrưởng phòng, quản lý các trang thiết bị được giao có hiệu quả Thực hiện côngtác văn thư đánh máy, bảo mật, đăng ký, tiếp nhận, cấp phát, lưu trữ tài liệu đến

và đi

Nhân viên bảo vệ: bảo vệ tài sản công ty và tài sản người lao động trongđịa phận công ty đảm bảo an ninh chính trị, trật tự trị an cho toàn công ty

Nhân viên nấu ăn kiêm tạp vụ có nhiệm vụ nấu ăn trưa cho toàn Công ty

và làm công tác tạp vụ, vệ sinh công ty

Nhân viên lái xe: có nhiệm vụ đưa đón lãnh đạo công ty

Bộ phận này được tổ chức sao cho phù hợp với quy mô của công ty, gọnnhẹ nhưng vẫn đảm bảo tính chất công việc

* Bản mô tả công việc của lãnh đạo văn phòng.

Chức danh: Trưởng phòng

Phòng/ban: Văn phòng công ty

Cán bộ quản lý trực tiếp: Tổng giám đốc công ty

Mã số công việc: MSO1

Phê duyệt bởi: Tổng giám đốc

- Lập chương trình công tác của phòng hành chính

- Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty Chỉ đạo, tổ chức tiếp đónkhách đến làm việc tại công ty

- Có ít nhất 3 năm kinh nghiệm tổ chức và quản lý hành chính

- Có ít nhất 1 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương

- Thành thạo các phần mềm: Word, Excel, Powerpoint, phần mềm quản trịnhân sự…

Kỹ năng:

- Giao tiếp tốt và tổ chức tốt

- Lãnh đạo nhân viên, lập kế hoạch

- Tổ chức và giám sát công việc, phân tích, tổng hợp, làm báo cáo

Khả năng:

- Có khả năng chịu áp lực cao trong công việc

- Xử lý các xung đột và mâu thuẫn trong tổ chức Làm việc độc lập

- Lãnh đạo, liên kết, thuyết phục, tạo dựng và phát triển mối quan hệ Phẩm chất cá nhân:

- Trung thực, dũng cảm, nhiệt tình công tác

- Sáng tạo trong công việc

3 Trách nhiệm công việc chính.

3.1 Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty

- Tham mưu và thiết lập cơ chế điều hành, báo cáo, phản hồi thông tingiữa các cấp quản lý, bộ phận trong công ty

- Nghiên cứu xây dựng, kiểm tra và thực hiện kế hoạch sản xuất, giaohàng

- Tổ chức quản lý, lưu giữ hồ sơ cán bộ - nhân viên, đôn đốc, hướng dẫn

và kiểm tra thực hiện các thủ tục ký kết, thay đổi, chấm dứt hợp đồng

3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty

- Tổ chức xây dựng, kiện toàn và hướng dẫn nhân viên thực hiện cácquy định về soạn thảo văn bản, lưu trữ, sử dụng con dấu…

- Chỉ đạo, giám sát nhân viên thực hiện việc tiếp nhận, xử lý, lưu trữ vàbảo mật các thông tin của công ty

3.3 Tổ chức thực hiện công tác lao động - tiền lương cho nhân viên

- Phối hợp với các phòng xây dựng chế độ tiền lương cho nhân viên; cácchế độ thưởng, phạt trong công ty

- Tổ chức, hướng dẫn thực hiện các chế độ bảo hiểm, chính sách

- Tổ chức chăm lo đời sống cho cán bộ, chuyên viên trong công ty

3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty

- Thiết lập các mối quan hệ trong và ngoài công ty

- Chỉ đạo, tổ chức tiếp đón khách đến làm việc tại công ty

3.5 Thực hiện các công việc khác

- Tham gia các hội nghị, hội thảo của công ty

- Đảm bảo cơ sở vật chất

- Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch thiết kế, sản xuất, nâng cao trình độ,năng lực của đội ngũ nhân viên

- Quản lý điều hành hệ thống mạng máy tính nội bộ của công ty

4 Điều kiện làm việc:

- Thời gian làm việc: từ 8:00 – 12:00, 13:30 – 17:30

III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom).

1 Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng.

1.1 Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể).

Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp và đảm bảo hậu cần:

Đối với văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông

(Intracom) việc tham mưu cho lãnh đạo có một ý nghĩa hết sức quan trọng.

Chức năng tham mưu tổng hợp nhìn nhận trên góc độ quan hệ văn phòng vàlãnh đạo cơ quan Trong hoạt động của mình văn phòng phải đóng vai trò thammưu cho lãnh đạo về tổ chức điều hành cơ quan Để có thể tham mưu cho lãnhđạo cơ quan có hiệu quả tất yếu phải đặt ra vấn đề thu thập phân tích và tổnghợp thông tin về những vấn đề cần giải quyết, từ đó có thể thấy được mối quan

hệ giữa tổng hợp và tham mưu

Tham mưu, giúp việc cho Tổng giám đốc công ty và tổ chức thực hiện cácviệc trong lĩnh vực tổ chức lao động, quản lý và bố trí nhân lực, bảo hộ laođộng, chế độ chính sách, chăm sóc sức khỏe cho người lao động, bảo vệ nhân sựtheo luật và quy chế công ty Tổng hợp thông tin xử lý và tham mưu, cung cấpthông tin kịp thời đáp ứng yêu cầu của lãnh đạo, quản lý và điều hành của côngty

Giúp Công ty thống nhất việc ban hành văn bản, soạn thảo và tham giasoạn thảo văn bản quy phạm pháp luật theo sự phân công

Là đơn vị chính trực tiếp sắp xếp tham gia hoặc kết hợp với các đơn vịkhác chuẩn bị các cuộc họp, hội nghị, đại hội của cơ quan, tổ chức ghi biên bảncác cuộc họp đó Văn phòng luôn tham mưu kịp thời cho lãnh đạo công ty trongviệc xây dựng cơ cấu tổ chức cũng như phương hướng phát triển công ty

Hậu cần là một trong hai chức năng chủ yếu của văn phòng công ty, đơn

vị làm tốt công tác hậu cần văn phòng sẽ góp phần quan trọng vào việc nâng caohiệu quả làm việc của cơ quan tổ chức trong hoạt động của các cơ quan tổ chứcchức năng hậu cần của cơ quan văn phòng có nhiều ý nghĩa đối với văn phòngnói riêng và cơ quan, tổ chức nói chung Chức năng hậu cần là hình thức biểuhiện của mối quan hệ văn phòng với toàn bộ cơ quan đơn vị, với chức năng nàyvăn phòng có một vị trí quan trọng trong bảo đảm sự vận hành bình thường củamọi cơ quan tổ chức Muốn vận hành được các cơ quan tổ chức phải có cácphương tiện, điều kiện vật chất tối thiểu cần thiết các yếu tố đó cần có bàn taycan thiệp của văn phòng để đảm bảo đáp ứng đầy đủ kịp thời mọi nhu cầu của

cơ quan đơn vị

Chức năng tham mưu tổng hợp, công tác hậu cần có mối quan hệ chặt chẽvới nhau và đều phải nhằm đáp ứng nhu cầu của công tác lãnh đạo, điều hànhcủa thủ trưởng cơ quan Công tác văn phòng tại công ty được thực hiện mộtcách nghiêm túc, nhân viên thực hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn củamình

*Ví dụ tình huống cụ thể: Tổng giám đốc Công ty thực hiện các biện

pháp nâng cao đời sống cán bộ công nhân viên

Văn phòng chịu trách nhiệm thu thập phân tích và tổng hợp thông tin vềđời sống cán bộ công nhân viên trong công ty rồi cung cấp cho Giám đốc

Văn phòng tham mưu cho giám đốc về chính sách tiền lương, chế độ phụcấp cho cán bộ công nhân viên và nâng cao trình độ, năng lực chuyên môn chocán bộ

Văn phòng giúp việc cho Tổng giám đốc về việc cải thiện thu nhập, vậtchất và điều kiện làm việc cho cán bộ, nhân viên trong công ty

Để từ đó giúp cho Tổng giám đốc thực hiện các biện pháp nâng cao đờisống cán bộ công nhân viên

1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan:

Mỗi cơ quan đều cần có chương trình công tác thường kỳ Việc xây dựngchương trình công tác có một ý nghĩa hết sức quan trọng thể hiện phong cáchlàm việc khoa học của bộ máy quản lý trong công ty

Chương trình công tác thường kỳ bao gồm: chương trình công tác tácTuần, Tháng, Quý, Năm

Xây dựng công tác tuần: Căn cứ vào chương trình công tác tháng và chỉ

đạo của Tổng giám đốc, phó Tổng giám đốc, văn phòng công ty xây dựngchương trình công tác tuần sau của Công ty, trình Tổng giám đốc quyết địnhchậm nhất vào chiều thứ 6 tuần trước và thông báo cụ thể cho các phòng, cánhân liên quan để biết và thực hiện

Xây dựng chương trình công tác tháng: Là cụ thể hóa chương trình công

tác quý được quy định thực hiện trong từng tháng của quý và những công việccần bổ sung, điều chỉnh trong tháng chậm nhất và 25 hàng tháng, văn phòngtrình Tổng giám đốc phê duyệt chương trình công tác tháng của Công ty, gửi cácphòng ban được biết để triển khai thực hiện

Chương trình công tác quý: Là cụ thể hóa chương trình công tác nămđược quy định thực hiện trong từng quý và những công việc bổ sung, điều chỉnhcần giải quyết trong quý chậm nhất vào ngày 20 của tháng cuối quý, văn phòng

có trách nhiệm trình Tông giám đốc phê duyệt chương trình công tác quý saucủa công ty, gửi các phòng ban biết và triển khai thực hiện

Chương trình công tác năm: của công ty gồm những nhiệm vụ, giải phápcủa công ty trên các lĩnh vực công tác năm, các báo cáo, chế độ, kế hoạch thuộcphạm vi quyết định, phê duyệt của công ty Sau 7 ngày làm việc kể từ ngày nhậnđược bản dự thảo cơ quan phải có ý kiến trả lời

Sau khi kế hoạch thông qua, văn phòng trình Tổng giám đốc duyệt, gửithành viên trong ban lãnh đạo công ty, các phòng ban chuyên môn để biết thực

Ưu điểm: Chương trình công tác thường kỳ đảm bảo cho Tổng giám đốc

điều hành công việc của công ty được thống nhất, không chồng chéo, khôngmâu thuẫn trong lãnh đạo và chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạotrong công ty

Công tác này đã được sơ đồ hóa thành một quy trình chuẩn hóa đầy đủ vàhợp lý

Hạn chế: Tuy nhiên chương trình công tác thường kỳ cho cơ quan vẫn

chưa sắp xếp công việc một cách khoa học

Vẫn còn bỏ xót một số công việc và không đúng lịch trình

a Xác định và thống nhất chủ đề của hội nghị, hội thảo

b Lập kế hoạch và xin chủ trương tổ chức hội nghị, hội thảo:

+ Chương trình hội nghị, hội thảo

+ Chuẩn bị nội dung các báo cáo chính để khai mạc, bế mạc hội nghị, hộithảo

+ Đăng ký phòng tổ chức hội nghị, hội thảo

 Chuẩn bị và tổ chức hội nghị:

+ Chuẩn bị:

- Truyền thông cho sự kiện

- Xác định ngày tháng năm và thời gian diễn ra hội nghị, hội thảo

- In ấn tài liệu

- Phát hành thư mời tham dự

- Chuẩn bị hội trường, hệ thống âm thanh, khẩu hiệu, máy móc và trangthiết bị hỗ trợ …

- Đặt chỗ ăn uống, bố trí chỗ nghỉ ngơi qua đêm cho những người thamgia (nếu có chương trình dài ngày)

- Ghi biên bản hội nghị

- Thông báo ý kiến kết luận chỉ đạo của hội nghị

- Thông qua các nghị quyết, diễn văn tổng kết của chủ tọa, kết luận vấn

đề, kêu gọi mọi người cùng thực hiện nghị quyết

Bước 2: Xử lý thông tin hội nghị, hội thảo:

- Đánh giá thông tin, nội dung của hội nghị, hội thảo

- Kiến nghị của các tổ chức đơn vị dự hội thảo, hội nghị gửi về đóng gópvào nội dung chương trình hội nghị, hội thảo

Bước 3: Đánh giá hiệu quả của công tác chuẩn bị hội nghị, hội thảo.

1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan:

Bước 1 Xây dựng chương trình cho chuyến đi công tác:

- Xác định mục đích chuyến đi

- Nội dung chuyến đi.

- Số lượng người tham gia

- Các địa điểm dừng chân trong chuyến đi

- Ngày tháng bắt đầu và kết thúc chuyến đi

- Phương tiện đi lại

- Các cuộc gặp gỡ, trao đổi vấn đề công việc và đàm tọa …

- Chuẩn bị lịch trình công tác, có hai loại lịch trình đó là: Lịch trình sắpxếp di chuyển và lịch trình sắp xếp các cuộc hẹn

Bước 2 Giải quyết các thủ tục, giấy tờ:

- Giấy giới thiệu đi công tác

- Giấy đi đường

- Giấy phép xuất, nhập cảnh và hộ chiếu (Nếu đi công tác nước ngoài)

- Chứng minh thư nhân dân

- Các giấy tờ tùy thân khác

- Các giấy tờ về chức danh khoa học, chính trị, … (danh thiếp)

Bước 3 Chuẩn bị phương tiện đi lại cho đoàn:

- Lựa chọn phương tiện đi lại di chuyển cho phù hợp

- Bảng giờ đi đến của từng loại phương tiện

- Giá vé tàu xe hay máy bay

- Độ dài quãng đường đi

- Chế độ, tiêu chuẩn mà thủ trưởng, lãnh đạo được sử dụng

- Liên hệ với các nơi đoàn đi đến để chuẩn bị điều kiện ăn nghỉ và làmviệc cho đoàn

Đặc biệt: Đối với các đợt đi công tác nước ngoài:

- Cần báo cáo bằng văn bản cho cơ quan có thẩm quyền trong nước xétduyệt và đàm phán với nước sẽ đến công tác hoặc gửi công hàm cho nước đó

- Đối với các nước chưa có quan hệ ngoại giao, chưa có đại sứ quán tạiViệt Nam, việc cấp thị thực nhập cảnh phải thông qua một nước thứ ba

- Cần chuẩn bị tài liệu chuyên môn và phương tiện nghe nhìn:

 Tài liệu pháp qui, pháp luật hiện hành thuộc lĩnh vực chuyên môn

 Tài liệu hướng dẫn nghiệp vụ, sách tham khảo có liên quan

 Dữ liệu liên quan nên được sao chép trong CD và mang theo laptop cánhân

 Nên mang theo điện thoại di động có khả năng kết nối với laptop

- Chuẩn bị kinh phí:

 Tiền vé máy bay, tàu hỏa, ô tô, …

 Tiền ăn uống, nghỉ ngơi, sinh hoạt trong suốt chuyến đi

 Lệ phí khi giải quyết các thủ tục hành chính

 Tiền đóng góp cho hội nghị, hội thảo (nếu cần)

 Một số chi phí khác như: thuốc men, mở tiệc chiêu đãi, kinh phí dựphòng …

- Lên kế hoạch đảm nhận phần công việc ở cơ quan trong thời gian lãnhđạo đi công tác:

 Thông báo về thời gian lãnh đạo vắng mặt

 Lãnh đạo phải ủy thác quyền hạn và trách nhiệm cho người ở lại cơquan

 Những công việc khác cần thực hiện như: hủy bỏ và lên lại lịch các cuộchọp đã ấn định trong thời gian thủ trưởng vắng mặt …

- Kiểm tra chuyến đi vào phút chót:

 Vé máy bay, tàu thủy

 Xác nhận về đăng ký khách sạn và các biên lai nhận đặt chỗ

 Passport, Visa (nếu cần)

 Ngân quỹ cho chuyến đi công tác, thẻ tín dụng, …

 Xác nhận phòng ngừa y tế

 Giấy giới thiệu, giấy đi đường, …

1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công

sở của cơ quan.

Văn hoá nơi công sở không chỉ thể hiện đạo đức, phẩm chất của cán bộ,công nhân viên chức trong khi thực thi nhiệm vụ mà còn thể hiện trình độ vănhoá của mỗi người Tuy rằng hiện nay công ty cổ phần Intracom chưa xây dựngđược “Quy chế văn hóa công sở” cho riêng mình nhưng nhìn chung các cán bộ,công chức, viên chức tại đây đã xây dựng được một nề nếp làm việc có khoahọc, có kỉ cương và dân chủ hóa Cụ thể như sau:

- Đi làm đúng giờ, không đi muộn về sớm

- Có thái độ đúng đắn khi tiếp dân, không quan liêu, hách dịch

- Ăn mặc đúng mực, đẹp, gọn gàng, lịch sự

- Ứng xử nhã nhặn, có thái độ đúng mực

- Biết tiết kiệm (Tiết kiệm trong công việc, có ý thức tái sử dụng giấy in,phôto một mặt để tiết kiệm văn phòng phẩm Tiết kiệm những tài nguyên vôhình cũng thể hiện nét đẹp của văn hoá công sở)

- Phong cách làm việc nhanh nhẹn, không rườm rà nhiều quy trình thủtục

- …

Tuy còn một số hạn chế nhất định nhưng nhìn chung Intracom nói chunghay bộ phận Văn phòng nói riêng đã chấp hành được tốt văn hóa công sở được

đề ra theo Quyết định số 129/2007/QĐ-TTg của Thủ tướng Chính phủ

2 Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ:

2.1 Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan.

Nhìn chung các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chínhsách của Đảng, pháp luật của Nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo công ty vềcông tác văn thư

Tại công ty dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng công tác văn thư đã

thực hiện đúng quy định theo:

Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ

Nộ vụ và Văn phòng chính phủ hướng dẫn thể thức, kỹ thuật trình bày văn bản

Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về côngtác văn thư

Tiêu chuẩn Việt Nam (TCVN5700-2002) về mẫu trình bày văn bản

Lãnh đạo văn phòng có vai trò quan trọng trong việc chỉ đạo thực hiệncông tác văn thư Lãnh đạo văn phòng vừa ban hành văn bản chỉ đạo về công tácvăn thư vừa là người trực tiếp chỉ đạo thực hiện công tác này làm sao cho hoạtđộng văn thư luôn diễn ra suôn sẻ thuận lợi, đảm bảo cho quá trình thông tinluôn diễn ra thông suốt và kịp thời Trong thời gian qua các công tác văn thư củaCông ty: soạn thảo và văn bản, xử lý văn bản đến và đi, quản lý con dấu, lập hồ

sơ hiện hành,… được thực hiện khá tốt

Lãnh đạo văn phòng đã chỉ đạo thực hiện tốt công tác quản lý, lãnh đạo,điều hành công tác văn thư của cơ quan Tất cả các văn bản ban hành thuộc thẩmquyền ký của từng lãnh đạo được quy định rõ ràng, không có sự chồng chéo haysai phạm trong quá trình ban hành văn bản

Trong phạm vi quyền hạn do pháp luật quy định, Công ty CP Intracomban hành những văn bản như: Quyết định, Tờ trình, Công văn, Báo cáo, Kếhoạch, Biên bản, Hợp đồng, Giấy giới thiệu, Giấy mời,…

Tất cả các văn bản do Công ty soạn thảo và ban hành đều được Lãnh đạoCông ty giao cho bộ phận văn phòng đảm nhiệm soạn thảo

Thường xuyên chỉ đạo, kiểm tra, giám sát tình hình thực hiện công tácvăn thư của cán bộ văn thư tham mưu giúp việc cho lãnh đạo soạn thảo quy chếcông tác văn thư lưu trữ

Phản ánh rõ chức năng, nhiệm vụ của từng lãnh đạo trong cơ quan Lãnhđạo thường xuyên cử cán bộ nhân viên đi học lớp tập huấn về công tác văn thưcho các cán bộ nhân viên

3 Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ.

Công tác lưu trữ là một hoạt động không thể thiếu trong quá trình hoạtđộng của Công ty Nhận thức được tầm quan trọng trên, Công ty từ khi thành lậpđến nay đã chú ý không ngừng đến sự phát triển công tác lưu trữ

Công tác chỉ đạo nghiệp vụ lưu trữ của lãnh đạo công ty và lãnh đạo vănphòng tương đối tốt Lãnh đạo đã chỉ đạo thực hiện theo Nghị định của Chínhphủ số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 về công tác văn thư Trong công ty có

01 nhân viên văn thư kiêm lưu trữ Để điều hành quản lý, theo dõi quá trình mọihoạt động và để đảm bảo tốt các tài liệu văn bản của Công ty có tủ lưu trữ riêng.Cán bộ lưu trữ đều có trình độ từ cao đẳng trở lên Mặc dù với điều kiện thiếuthốn về cơ sở vật chất nhưng vẫn làm tốt nhiệm vụ của mình

Việc bố trí cán bộ lưu trữ chuyên trách như vậy nên việc quản lý hồ sơđưa vào lưu trữ của cơ quan được quản lý rất đầy đủ và bảo quản tài liệu phục

vụ cho nghiên cứu và sử dụng tài liệu lưu trữ Nếu mà không bố trí cán bộ lưutrữ chuyên trách thì sẽ ảnh hưởng rất lớn đến quá trình bảo quản và sử dụng tàiliệu lưu trữ của cơ quan để phục vụ cho quá trình công tác của lãnh đạo

Trong quá trình thực tập ở công ty với sự tìm hiểu học hỏi không ngừngcùng với sự nỗ lực hết mình đã giúp tôi có những hiểu biết và nhận xét sau đây

về công tác lưu trữ dưới sự chỉ đạo của Tổng giám đốc và trưởng bộ phận vănphòng:

Công tác lưu trữ bao gồm:

* Công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ:

Công ty CPĐT Intracom là một doanh nghiệp còn mới trong sự nghiệpphát triển nên mỗi năm công ty ban hành hơn 3000 văn bản Do vậy tài liệu lưutrữ của Công ty chủ yếu là các văn bản do Công ty ban hành, cùng với các tàiliệu thu thập từ các công ty con của Công ty Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòngcác văn bản sau khi nhân viên văn thư đăng ký sẽ được nộp lưu tại lưu trữ củaCông ty Số lượng văn bản nộp vào lưu trữ tương đối đầy đủ, gồm những văn

bản từ khi thành lập công ty đến nay Công tác này vẫn còn một số hạn chế dothiếu nguồn lực.

Cán bộ văn thư chưa thu thập được hết tài liệu nên các văn bản còn nằmsót lại ở các phòng ban, dẫn tới tình trạng phân tán tài liệu, cơ sở vật chất cònthiếu

* Công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ:

Công tác chình lý tài liệu ở Công ty được coi là khâu quan trọng của lưutrữ Được sự chỉ đạo của lãnh đạo văn phòng cán bộ tiến hành rất nghiêm túc,đúng quy trình bao gồm: Phân loại tài liệu, lập hồ sơ, biên mục hồ sơ, đánh số

hồ sơ vào bìa, cặp, nhãn, hộp, xây dựng công cụ tra tìm, quản lý tài liệu lưu trữ

Hạn chế trong công tác chỉnh lý tài liệu đó cơ sở vật chất chưa đầy đủdẫn đến việc thực hiện không thường xuyên

* Công tác bảo quản tài liệu lưu trữ:

Bảo quản tài liệu là một công việc rất quan trọng chính vì vậy tài liệu củacông ty được đặt cẩn thận trong các tủ đựng, ghi rõ tài liệu gì, theo từng khu vựcđiều này giúp cho việc tra tìm được tiện lợi dễ dàng và lập phông thay đổi vớicác tài liệu có giá trị đặc biệt Sử dụng các biện pháp bảo quản khoa học Phòngngừa, phòng hỏng và phục chế tài liệu lưu trữ

Dưới sự chỉ đạo của Trưởng phòng cán bộ lưu trữ đã thường xuyên kiểmtra tình trạng tài liệu, thường xuyên lau bụi cho các hồ sơ tài liệu, thuốc chống

ẩm, mốc, xịt gián, mối, xây dựng một kho lưu trữ riêng, và trang bị bình chữacháy,…Công ty chưa có kho lưu trữ riêng tài liệu chủ yếu được đặt tại phòngHành chính tổ chức Cơ sở vật chất để phục vụ cho việc bảo quản còn nhiềuthiếu thốn và ít được quan tâm

* Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ:

Công tác tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ là một việc rất cần thiết thể hiệntính chất tầm quan trọng và hiệu quả của tài liệu lưu trữ, giúp cho quá trình giảiquyết công việc được nhanh chóng thuận lợi, đây là công việc cuối cùng của

công tác lưu trữ.

Các tài liệu lưu trữ của Công ty khá nhiều và thường xuyên được sử dụng

để phục vụ cho nhu cầu tra cứu và khai thác của lãnh đạo cũng như của các cán

bộ, nhân viên trong công ty Công tác tổ chức và sử dụng tài liệu lưu trữ củaVăn phòng và giao trực tiếp công việc cho nhân viên văn thư kiêm luôn lưu trữcủa công ty

Qua đó có thể thấy được lãnh đạo công ty và lãnh đạo văn phòng đã chỉđạo công tác lưu trữ được thực hiện khá tốt, bố trí công việc khoa học, tài liệuđược bổ sung thường xuyên phục vụ cho quá trình hoạt động kinh doanh củacông ty Nhân viên phụ trách công việc lưu trữ có chuyên môn, được đào tạođúng chuyên nghành, đáp ứng được yêu cầu công việc đề ra Để thực hiện tốtcông tác này, văn phòng cũng đã ban hành Quy định cụ thể về công tác văn thư– lưu trữ

PHẦN II CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP:

NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN

1 Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm.

Lịch công tác tuần tại công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom)

CÔNG TY CPĐTXD HẠ

TẦNG & GIAO THÔNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày…tháng….năm 2015

LỊCH CÔNG TÁC TUẦN

(Từ ngày 20/4/2015 đến ngày 25/4/2015)

Địa điểm Ghi

Tiếp nhà báo

Các trưởng phòng của công ty

các trưởng phòng công ty

Văn Phòng

Văn Phòng

lý tòa nhà

Ban quản lý tòa nhà; Nguyễn Thị Kim Anh; P.TGĐ Văn

Phòng

Phòng họp

Phòng họpThứ 4

P.TGĐ; trưởng phòng

P.TGĐ; Bộ phận kinh doanh;

trưởng phòng

Văn Phòng

Văn Phòng

Gặp đối tác

Nguyễn Thị Kim Anh; Nguyễn Thị Lan Hương

Nguyễn Thị Kim Anh; P.TGĐ

Văn Phòng

Văn Phòng

Phòng họp

13h30 Thi nâng

lương công nhân

có kỹ thuật

doanh

Phòng dự án

Văn Phòng

Hội trường

Họp lãnh đạo công ty

Trưởng các phòng ban

Ban giám đốc; cácphòng ban

Văn Phòng

Văn Phòng

Công trường

* Lịch công tác tháng

CÔNG TY CPĐTXD HẠ

TẦNG & GIAO THÔNG

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Hà Nội, ngày…tháng….năm 2015

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG 3 NĂM 2015

CHUẨN BỊ

NGƯỜI CHỦ TRÌ

1 Chủ nhật

2 Gặp đối tác

3

Buổi sáng: Làm việc với Bộ NN và

PTNT về sản xuất kinh doanh

Buổi chiều: Họp lãnh đạo công ty

Văn Phòng

Nguyễn ThịKim Anh

4

Buổi sáng: -gặp khách hàng

Buổi chiều: - Họp triển khai việc quảng

cáo thương hiệu cho công ty

Văn Phòng

P TV

Nguyễn Thị Kim Anh

5

Cả ngày: - Họp đầu tư mở rộng xây

dựng

P KD, vănphòng,

P Kế toán

Nguyễn ThịKim Anh

6 Buổi sáng: Họp doanh thu bán hàng

của tháng 3

Văn phòng Nguyễn Thị

Kim Anh

Buổi chiều: Họp Ban đổi mới và phát

triển doanh nghiệp

7

Buổi sáng: Họp về chiến lược kinh

doanh của công ty

Buổi chiều: Làm việc với chi cục thuế

tỉnh Hà Nam

P KD,

P TC-HC

Nguyễn ThịKim Anh; PhạmThanh Huyền;Nguyễn Thị LanHương

8 Chủ nhật

9

Buổi sáng: Giao ban toàn công ty

Buổi chiều: Giao ban tại phòng kinh

Cả ngày: Tổng kết kinh doanh năm

2014 triển khai nhiệm vụ kinh doanh

năm 2015

Văn phòng

Toàn thể lãnhđạo và côngnhân viên

13 Buổi sáng:gặp đối tác

Buổi chiều: nhóm merketting Văn phòng

Nguyễn ThịKim Anh

14 Buổi sáng: xuống công trường

Buổi chiều: gặp khách hàng

Văn phòng; bộphận kinhdoanh

P.TGĐ; NguyễnThị Kim Anh;

bộ phận kinhdoanh

15 Chủ nhật

Buổi sáng: Giao ban công ty

Buổi chiều:gặp nhóm cung ứng vật

liệu

P.vật tư tổnghợp

18

Buổi sáng: - Hội nghị triển khai nghi

thức nhà nước về văn hóa công sở tại

công ty

Buổi chiều: phát triển mở rộng thị

trường ở các tỉnh phía Nam

Văn Phòng Tổng Giám đốc

19 Cả ngày: gặp khách hàng Bộ phận kinh

doanh

Nguyễn LanHương; PhạmThanh Huyền

20

Buổi sáng: gặp khách hàng

Buổi chiều: họp ban quản lý tòa nhà Văn phòng

Nguyễn ThịKim Anh

21

Cả ngày: phát triển Mở rộng thị trường

Văn phòng

Nguyễn ThịKim Anh;Nguyễn LanHương; PhạmThanh Huyền

22 Chủ nhật

ngày nghỉ

23 Buổi sáng: Giao ban công ty

Buổi chiều: Làm việc với Công ty con Văn phòng Ban lãnh đạo

24 Buổi sáng: gặp khách hàng Văn phòng Nguyễn Lan

Hương; Phạm

Buổi chiều: gặp khách hàng Thanh Huyền

25 Buổi sáng: xuống công trường

Buổi chiều: gặp đối tác

27

Buổi sáng: gặp khách hàng

Buổi chiều: gặp đối tác Văn phòng

Nguyễn KimAnh; NguyễnLan Hương;Phạm ThanhHuyền

28

Cả ngày: Tổng kết tình hình kinh

C.Thoa; NguyễKim Anh;Nguyễn LanHương; PhạmThanh Huyền

TẦNG & GIAO THÔNG

Hà Nội, ngày…tháng….năm 2015

KẾ HOẠCH CÔNG TÁC NĂM 2015

Thực hiện Chương trình công tác của Công ty năm 2014 và Kế hoạch sảnxuất kinh doanh năm 2015, Công ty lập Kế hoạch công tác năm 2015 như sau:

- Kế hoạch công tác đảm bảo tính khả thi, đáp ứng mục đích đã đặt ra

- Triển khai có trọng tâm, trọng điểm; đảm bảo thường xuyên theo dõitổng hợp, nhận định tình hình thực tiễn, trên cơ sở đó có những biện pháp, giảipháp phù hợp nhằm đẩy mạnh và nâng cao hiệu quả hoạt động

II PHƯƠNG HƯỚNG CÔNG TÁC NĂM 2015

Năm 2015, hoạt động của công ty phải đảm bảo các định hướng lớn nhưsau:

1 Triển khai thực hiện sản xuất kinh doanh

2 Tập trung các nguồn lực để sản xuất

………

III MỘT SỐ NHIỆM VỤ TRỌNG TÂM

Thực hiện đúng tiến độ, có chất lượng cao các nhiệm vụ cụ thể trong Phụlục kèm theo, trong đó ưu tiên thực hiện các nhiệm vụ trọng tâm như sau:

1 Đẩy mạnh tiến độ tổ chức thi công công trình

………