MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY 3 I. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của công ty. 3 1. Lĩnh vực kinh doanh 5 2. Nhiệm vụ và quyền hạn 5 3. Cơ cấu tổ chức của CTCP INTRACOM. 7 II. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của văn phòng công ty. 8 1. Chức năng nhiệm vụ quyền hạn của văn phòng 8 2. Cơ cấu tổ chức của văn phòng 10 3. Trách nhiệm công việc chính. 12 3.1. Nghiên cứu, tham mưu và thực hiện công tác tổ chức bộ máy nhân sự của công ty . 12 3.2. Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ và quản lý thông tin nội bộ Công ty 12 3.3. Tổ chức thực hiện công tác lao động tiền lương cho nhân viên 12 3.4. Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty 12 3.5. Thực hiện các công việc khác 13 4. Điều kiện làm việc: 13 III. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng và Giao thông (Intracom). 14 1. Khảo sát về tổ chức công tác văn phòng. 14 1.1. Đánh giá vai trò của văn phòng trong việc thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp, giúp việc và đảm bảo hậu cần cho cơ quan (lấy ví dụ những tình huống cụ thể). 14 1.2. Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ của cơ quan: 15 1.3. Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, cuộc họp) của cơ quan trong quá trình thực tập. 17 1.4. Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo cơ quan: 18 1.5. Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai và thực hiện văn hóa công sở của cơ quan. 20 2. Khảo sát về công tác văn thư – lưu trữ: 21 2.1. Tìm hiểu và nhận xét, đánh giá về trách nhiệm của lãnh đạo văn phòng trong việc chỉ đạo thực hiện công tác văn thư của cơ quan. 21 3. Khảo sát về tình hình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ. 22 PHẦN II. CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN 25 1. Giúp cơ quan xây dựng bộ mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng và năm. 25 2. Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” của cơ quan. 47 3. Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị của cơ quan. 51 4. Xây dựng mô hình văn phòng hiện đại của cơ quan. Nhận xét ưu điểm, nhược điểm của mô hình văn phòng này. 52 5. Đánh giá về cơ cấu tổ chức, bộ máy văn phòng hoặc phòng Hành chính của cơ quan thực tập. Nhận xét về ưu và điểm của cơ cấu tổ chức, bộ máy của văn phòng công ty. 55 Phần III. KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 56 I. Nhận xét, đánh giá chung về những ưu, nhược điểm trong công tác văn phòng của cơ quan thực tập. 56 1. Ưu điểm: 56 2. Nhược điểm: 57 II. Đề xuất những giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục những nhược điểm. 58 KẾT LUẬN 60 PHẦN PHỤ LỤC
Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU PHẦN I .3 KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Lĩnh vực kinh doanh Nhiệm vụ quyền hạn Cơ cấu tổ chức CTCP INTRACOM .8 II Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức văn phòng công ty .9 Chức nhiệm vụ quyền hạn văn phòng Cơ cấu tổ chức văn phòng 11 Trách nhiệm công việc 13 3.1 Nghiên cứu, tham mưu thực công tác tổ chức máy nhân công ty 13 3.2 Chỉ đạo công tác văn thư, lưu trữ quản lý thông tin nội Công ty 13 3.3 Tổ chức thực công tác lao động - tiền lương cho nhân viên .13 3.4 Chủ trì tham gia tổ chức thiết lập uy tín công ty .14 3.5 Thực công việc khác 14 Điều kiện làm việc: 14 III Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành văn phòng công ty CPĐT Xây dựng Hạ tầng Giao thông (Intracom) 16 Khảo sát tổ chức công tác văn phòng .16 1.1 Đánh giá vai trò văn phòng việc thực chức tham mưu tổng hợp, giúp việc đảm bảo hậu cần cho quan (lấy ví dụ tình cụ thể) 16 1.2 Sơ đồ hóa nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác thường kỳ quan: 18 1.3 Sơ đồ hóa công tác tổ chức 01 hội nghị (hoặc hội thảo, họp) quan trình thực tập 19 1.4 Sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến công tác cho lãnh đạo quan: 20 1.5 Nhận xét, đánh giá tình hình triển khai thực văn hóa công sở quan 23 Khảo sát công tác văn thư – lưu trữ: 23 2.1 Tìm hiểu nhận xét, đánh giá trách nhiệm lãnh đạo văn phòng việc đạo thực công tác văn thư quan .23 Khảo sát tình hình thực nghiệp vụ lưu trữ .25 PHẦN II 27 CHUYÊN ĐỀ THỰC TẬP: .27 NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CỦA CƠ QUAN .27 1.Giúp quan xây dựng mẫu lịch công tác tuần, kế hoạch công tác tháng năm 27 2.Soạn thảo “Quy chế văn hóa công sở” quan .49 3.Xây dựng quy trình tổ chức hội nghị quan .53 Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Xây dựng mô hình văn phòng đại quan Nhận xét ưu điểm, nhược điểm mô hình văn phòng 54 5.Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu điểm cấu tổ chức, máy văn phòng công ty .57 Phần III .58 KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ .58 I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan thực tập 58 Ưu điểm: 58 Nhược điểm: 59 II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm 60 KẾT LUẬN .63 PHẦN PHỤ LỤC .64 PHẦN PHỤ LỤC Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Trong công xây dựng đất nước theo đường công nghiệp hoá, đại hoá đất nước vai trò quan, tổ chức kinh tế, trị, xã hội, v.v… đóng vai trò quan trọng Đặc biệt doanh nghiệp nói chung Tập đoàn Intracom nói riêng có vị trí quan trọng kinh tế, phận chủ yếu tạo tổng sản phẩm nước (GDP) Những năm gần đây, hoạt động doanh nghiệp có bước phát triển đột biến, góp phần giải phóng phát triển sức sản xuất, huy động phát huy nội lực vào phát triển kinh tế xã hội, góp phần định vào phục hồi tăng trưởng kinh tế, tăng kim ngạch xuất khẩu, tăng thu ngân sách tham gia giải có hiệu vấn đề xã hội như: Tạo việc làm, xoá đói, giảm nghèo Nếu năm 1995 khu vực doanh nghiệp tạo 103,7 nghìn tỷ đồng, chiếm 45,3% tổng GDP (khu vực lại gồm khối hành chính, nghiệp, hộ SXKD cá thể chiếm 54,7%), đến năm 2001 khu vực tạo 255,7 nghìn tỷ đồng, chiếm 53,2% tổng GDP, gấp 2,5 lần năm 1995 Trong doanh nghiệp nhà nước chiếm 30,6% tổng GDP, doanh nghiệp quốc doanh chiếm 8,8%, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước chiếm 13,8% Doanh nghiệp yếu tố quan trọng, định đến chuyển dịch cấu lớn kinh tế quốc dân như: Cơ cấu nhiều thành phần kinh tế, cấu ngành kinh tế, cấu kinh tế vùng, địa phương Doanh nghiệp phát triển, đặc biệt Doanh nghiệp ngành công nghiệp tăng nhanh nhân tố đảm bảo cho việc thực mục tiêu công nghiệp hoá, đại hoá đất nước, nâng cao hiệu kinh tế, giữ vững ổn định tạo mạnh lực cạnh tranh kinh tế trình hội nhập Đất nước ta ngày hội nhập sâu rộng vào kinh tế giới, đa dạng hóa, đa phương hóa quan hệ quốc tế, để bắt kịp với tiến trình hội nhập đó, đòi hỏi phải có đổi cách tích cực, chủ động toàn diện, bỏ thói quen làm việc trì trệ, động, nhạy bén, hiệu thời kỳ bao cấp Vì đòi hỏi hành nước ta phải nhanh chóng đổi theo định hướng tinh gọn, chuyên nghiệp, đại, hoạt động có hiệu lực, hiệu Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhằm tạo tính cạnh tranh cao Đòi hỏi phận hành phải có đổi nhanh chóng, phù hợp với xu thời đại Công tác văn phòng có vai trò tham mưu – tổng hợp đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý thông suốt, nhanh chóng, hiệu Do vậy, đổi mới, hoàn thiện công tác văn phòng khâu quan trọng trình cải cách hành Giữa lý luận thực tiễn tồn khoảng cách Để thu hẹp dần khoảng cách ấy, nhà trường tạo điều kiện cho chúng em thực tập tốt nghiệp, để trường không bỡ ngỡ, mơ hồ chuyên ngành theo học Khoảng thời gian hai tháng thực tập văn phòng công ty Intracom ngắn so với hành trình công tác sau giúp em học hỏi nhiều điều bổ ích Tại em tiếp xúc trực tiếp với lãnh đạo văn phòng, với cán chuyên viên em học tác phong phẩm chất nhà quản trị, phong cách làm việc khoa học, chất lượng cao trách nhiệm công chức với công việc với mục tiêu chung Trong tình thực tập Văn phòng công ty em nhận thấy rõ vai trò sâu sắc văn phòng quan nói chung Văn phòng công ty nói riêng Đồng thời em nhận thấy quan tâm xây dựng phát triển, Văn phòng công ty phát huy vị trí, vai trò việc tham mưu giúp việc cho lãnh đạo công ty đạo điều hành nhiệm vụ phát triển kinh tế, bảo đảm thực tốt công tác quản trị hậu cần cho hoạt động công ty Qua cho phép em gửi lời cám ơn tới anh chị Văn phòng công ty tạo điều kiện giúp đỡ, bảo cung cấp tài liệu cho chúng em hoàn thành tốt nhiệm vụ thời gian thực tập; Đặc biệt em xin chân thành cảm ơn cô giáo Lâm Thị Thu Hằng – giảng viên khoa Quản trị văn phòng tận tình hướng dẫn bảo giúp đỡ em hoàn thành tốt báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn ! Hà Nội, ngày 05 tháng 05 năm 2015 Sinh viên Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoàng Thị Ánh Nguyệt PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG (INTRACOM) – VĂN PHÒNG CÔNG TY I Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty Quá trình hình thành phát triển công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (Intracom) Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông (viết tắt INTRACOM) doanh nghiệp trực thuộc Tổng công ty Đầu tư phát triển nhà Hà Nội thành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002 Intracom cổ phần hoá từ DNNN theo Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17/01/2006 UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo GCNĐKKD số: 0103010756 Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT Hà Nội cấp ngày 23/01/2006 Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo cán công nhân viên INTRACOM bước khắc phục khó khăn, xây dựng công ty ngày lớn mạnh Công ty mở rộng hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đa ngành nghề, với lĩnh vực hoạt động đầu tư dự án bất động sản, thủy điện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện sản xuất vật liệu xây dựng… Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tòa nhà INTRACOM Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạn kinh nghiệm thực nhiều công trình, dự án như: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội INTRACOM đạt nhiều thành tích lĩnh vực đầu tư xây dựng Bằng khen Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009, Mong muốn mang lại cho đối tác, khách hàng “an lạc-hạnh phúc” nên công trình INTRACOM đáp ứng yêu cầu kỹ thuật mỹ thuật Chính lẽ đó, thương hiệu INTRACOM dần khẳng định thị trường cạnh tranh ngành xây dựng Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông Lĩnh vực kinh doanh - Lĩnh vực kinh doanh bao gồm lĩnh vực chính: 1- Đầu tư bất động sản 2- Đầu tư dự án thuỷ điện 3- Đầu tư tài chính, 4- Đầu tư công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện 5- Sản xuất vật liệu xây dựng 6- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dân dụng, Nhiệm vụ quyền hạn Do công tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn không nhiều chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh, thủ tục kinh doanh nghĩa vụ Nhà nước a Chức công ty Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông đơn vị đầu tư xây dựng , kinh doanh bất động sản…… Chịu giám sát kiểm tra Tổng công ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico nhà nước Công ty tổ chức hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu Tổng giám đốc có quyền định vấn đề hoạt động công ty Các Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội phòng ban có chức tham mưu, hoạt động công ty thống từ xuống Công ty CP INTRACOM hoạt động mạnh lĩnh vực xây dựng là: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công cộng nhà bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà bán - Phú Diễn, Dự án nhà tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà xã hội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông b Nhiệm vụ, quyền hạn công ty Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ công ty Công ty chịu trách nhiệm chấp hành văn luật: Luật doanh nghiệp, luật kinh doanh, luật kinh tế… công ty nhằm đảm bảo thực chủ trương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực sách địa bàn Xây dựng kế hoạch thực công trình dự án công ty Hợp tác với đơn vị để nâng cao chất công trình, an toàn lao động,… theo quy định pháp luật Công ty CP INTRACOM ngày mở rộng lĩnh vực kinh doanh để góp phần phát triển đất nước ngày giàu mạnh văn minh Với triết lý kinh doanh đơn giản đủ để làm nên thành công to lớn Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Hoàng Thị Ánh Nguyệt Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Cơ cấu tổ chức CTCP INTRACOM Căn vào Luật doanh nghiệp Công ty tổ chức sau: Tổng giám đốc: người có tư cách pháp nhân, người huy cao nhất, chịu trách nhiệm điều hành chung hoạt động công ty Chế độ quản lý công ty chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc định phương hướng sản xuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại có hiệu sử dụng vốn Phó tổng giám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản lý giao dịch dự án hoàn thiện công ty,… Văn phòng công ty: Tổ chức quản lý nhân toàn công ty xây dựng chương trình thi đua, khen thưởng đề bạt khen thưởng thay đổi nhân phòng ban, phận, phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,… Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động, vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách Xây dựng bảng chấm công phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyện tuyển chọn nhân toàn công ty Xây dựng bảng nội quy, đề sách nhân Xây dựng, quản lý văn thuộc thẩm quyền giải công ty Có chức tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kế hoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, đạo thực kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thực hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ trình sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập chiến lược tiếp thị, quảng cáo phương tiện Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm kỹ thuật trình thi công, nghiên cứu tìm gia phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết bị, giám sát trình thi công lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chất lượng sản phẩm Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Đánh giá cấu tổ chức, máy văn phòng phòng Hành quan thực tập Nhận xét ưu điểm cấu tổ chức, máy văn phòng công ty Ưu điểm: Nhìn chung cấu tổ chức máy công ty Intracom gọn gàng, giúp công ty tiết kiệm chi phí tránh lãng phí dư thừa nhân sự, chồng chéo công việc cán bộ, nhân viên Nhược điểm: Bên cạnh ưu điểm số nhực điểm công việc cán bộ, nhân viên tương xứng người nhiều công việc người lại công việc xếp chưa phù hợp lãnh đạo Hoàng Thị Ánh Nguyệt 57 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phần III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ I Nhận xét, đánh giá chung ưu, nhược điểm công tác văn phòng quan thực tập Công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông đường phát triển Mặc dù công ty nhỏ hiệu làm việc cao không nói đến đội ngũ cán văn phòng góp phần quan trọng cho phát triển chung công ty Qua gần hai tháng thực tập công ty khoảng thời gian dài để nắm bắt hoạt động văn phòng suốt trình thực tập với nổ lực thân cho em hội làm quen dần với môi trường làm việc Hi vọng đánh giá em giúp ích cho công ty hoàn thiện máy hành Sau đánh giá ưu, nhược điểm em công tác hành văn phòng công ty Ưu điểm: Cùng với phát triển mạnh mẽ công nghệ thông tin Công ty nhanh chóng nắm bắt xu hướng phát triển kinh tế thị trường để đưa công nghệ thông tin vào ứng dụng công tác văn phòng Một số công việc thủ công loại bỏ Môi trường làm việc chuyên nghiệp, tinh thần làm việc đầy trách nhiệm lãnh đạo cán công nhân viên công ty Có phòng làm việc lý tưởng, không gian thoáng đãng, màu sắc phòng làm việc tạo cảm giác thoải mái cho người làm Điều kích thích khả tư tính sáng tạo công việc Công ty trọng đầu tư vào sở vật chất phương tiện kỹ thuật cho văn phòng nên văn phòng mang dáng dấp văn phòng đại Hầu hết vật dụng bàn ghế thiết kế theo kiểu đường Hoàng Thị Ánh Nguyệt 58 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cong nhằm tạo an toàn thoải mái trình làm việc Phòng làm việc tất phòng ban trang bị đại gồm : điện thoại, máy fax, máy vi tính, máy điều hòa nhiệt độ, máy photocopy, máy in…về công nghệ thông tin, phòng làm việc có internet tốc độ cao, phục vụ nhu cầu cập nhật tìm kiếm thông tin cán bộ, nhân viên Được quan tâm đạo kịp thời sát ban lãnh đạo công tác hành văn phòng triển khai đầy đủ đạt kết tốt thuộc trách nhiệm phòng tổ chức hành Cán nhân viên văn phòng có lực chuyên môn cao không ngừng học hỏi nâng cao trình độ mình.Tất 100% nhân viên đào tạo văn phòng có chuyên môn nghiệp vụ Tất có trình độ từ cao đẳng trở lên Điểm mạnh đáng nói công ty nhân viên công ty đoàn kết, tinh thần làm viêc tập thể cao điều sức mạnh lớn đẻ công ty vượt qua trở ngại khó khăn ngày khẳng định tên tuổi trình kinh doanh sản xuất Công tác Văn thư lưu trữ Công ty Tại nhân viên làm việc theo tính chất cán văn phòng nghiêm túc, phục vụ tận tình, tính tình cở mở giao tiếp tốt Hơn nữ cán văn thư đào tạo quy, vững vàng nghiệp vụ Do việc quản lý, điều hành công tác văn phòng thuận lợi có hiệu Nhược điểm: Bên cạnh kết đạt công ty số nhược điểm công tác văn phòng: Cán chuyên môn kiêm nhiệm nhiều việc dẫn đến chất lượng tính chuyên môn chưa cao Chưa phát huy tính chuyên môn mức độ hoàn thành việc thấp Xử lý thông tin sử dụng tin chưa thật khoa học, hợp lý Là công ty không lớn nên sở vật chất chưa đầu tư, Hoàng Thị Ánh Nguyệt 59 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trang thiết bị văn phòng chưa thật đồng Nguồn kinh phí bổ sung chưa kịp thời, lãnh đạo chưa sát quản lý, chưa ưu tiên giải vấn đề nảy sinh công tác văn phòng Quá trình soạn thảo văn mắc nhiều lỗi sai văn có nội dung không phù hợp, mắc lỗi nhiều thể thức như: trình bày nhiều kiểu, tùy tiện theo suy nghĩ người soạn thảo, từ quốc hiệu, tên quan ban hành, số, ký hiệu…,Từ thấy nhận thức tầm quan trọng việc soạn thảo văn bảo quản lý công ty chưa việc chấp hành không nghiêm quy định Nhà nước công tác Là doanh nghiệp nên quy chế, lề lối làm việc công ty nhiều bất cập Trình độ nhân viên chưa đồng gây ảnh hưởng đến tính thống việc giải công viêc Chưa thật coi trọng công tác lưu trữ.Có nhiều tài liệu quý lưu trữ chưa coi trọng vấn đề Không có trang thiết bị đại cho công tác lưu trữ II Đề xuất giải pháp để phát huy ưu điểm, khắc phục nhược điểm Trong thời gian thực tập văn phòng Công ty, em nhận thấy Công ty hoạt động theo chế quản lý đồng có hiệu Song bên cạnh kinh nghiệm đáng học tập có số vấn đề đáng bàn Nếu khắc phục vấn đề chắn tạo hiệu cao hoạt động kinh doanh đồng thời giúp Công ty khẳng định vị trí uy tín thị trường Sau em xin đề xuất số giải pháp nhằm phát huy ưu điểm khắc phục nhược điểm: Đầu tư mua sắm trang thiết bị, công nghệ thông tin để bắt kịp với xu thời đại vừa phù hợp với nhu cầu quy mô Công ty làm cho Hoàng Thị Ánh Nguyệt 60 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội hoạt động văn phòng đạt hiệu cao, thuận lợi hơn, nhanh chóng Cần tuyển dụng thêm cán lưu trữ chuyên trách để làm việc hiệu quả, đảm nhiệm công tác lưu trữ tốt Dù công ty đường hội nhập phát triển cần đến tài liệu lưu trữ Nó kiến thức quý giá đồng thời tài liệu để nghiên cứu phát triển tài liệu giá trị Văn phòng cần đổi cấu tổ chức quản lý nâng cao nghiệp vụ nhân viên Mở lớp tập huấn để cán bộ, chuyên viên có hội học tâp, nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ góp phần nâng cao hiệu công việc Đặc biệt việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 Các văn Công ty cần mẫu hóa theo thông tư 55 số văn không phù hợp Việc mẫu hóa văn tạo thuận lợi nhanh gọn trình soạn thảo văn bản, đồng thời tránh tình trạng sai sót trình soạn thảo bất cẩn, thiếu cẩn thận Việc mẫu hóa văn góp phần không nhỏ việc tạo thống văn lại Chính sách tiền lương, tiền thưởng hợp lý cho nhân viên Công ty phải đặc biệt ý đến công tác này, đảm bảo công cho nhân viên công ty Xây dựng mô hình văn phòng đại mang tính chuyên nghiệp nhằm phục vụ tối đa cho hiệu công việc Các cán văn phòng phải học tập tiếp thu thành tựu khoa học mới, sử dụng thành thạo loại máy móc trang thiết bị văn phòng như: máy photo đa năng, máy fax, máy in màu… Bên cạnh việc nâng cao trình độ chuyên môn phải bồi dưỡng đạo đức, tác phong làm việc công nghiệp, chuyên nghiệp đáp ứng nhu cầu thay đổi Ngoài cần thay đổi lề lối làm việc văn phòng, công ty nói chung văn phòng nói riêng cần thực tác phong công nghiệp tổ Hoàng Thị Ánh Nguyệt 61 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội chức công việc Giảm bớt khâu không cần thiết, thủ tục phiền hà, tiết kiệm thời gian công sức cho công ty Hoàng Thị Ánh Nguyệt 62 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội KẾT LUẬN Bất kỳ quan, đơn vị hay doanh nghiệp thiếu văn phòng Văn phòng không trực tiếp tham gia vào trình sản xuất văn phòng lại thúc đẩy trình hoạt động hiệu Tại công CPĐT xây dựng Hạ tầng Giao thông văn phòng nơi diễn nhiều hoạt động mang tính chất phục vụ với chức nhiệm vụ mình, văn phòng INTRACOM giúp hoạt động lãnh đạo công ty việc quản lý, cung cấp thông tin cho việc định kinh doanh cách có hiệu Trong trình thực tập công ty em lần hiểu kiến thức chuyên ngành Tuy nhiên tất lý thuyết vận dụng vào thực tế Đồng thời nhiều vấn đề nhà trường mà chúng em phải tham gia giải quyết.Có thể thấy từ lý thuyết thực tế khoảng cách xa đòi hỏi người cán văn phòng phải biết linh động sáng tạo tình công việc Được giúp đỡ, bảo tận tình cán văn phòng em,đã làm tất nghiệp vụ người văn phòng Mặc dù số lượng công việc chưa nhiều giúp em có kinh nghiệm thực tế công việc tương lai Với cố gắng, nỗ lực công việc, em làm tốt công việc giao củng cố kiến thức để hoàn thiện báo cáo Tuy nhiên không tránh khỏi thiếu sót lần đầu tiếp cận thực tế Một lần em mong nhận đóng góp, bảo thêm Thầy Cô cán Văn phòng công ty INTRACOM để báo cáo em có kết cao giúp em trang bị kiến thức chuẩn cho công việc văn phòng tương lai Em xin chân thành cảm ơn! Hoàng Thị Ánh Nguyệt 63 Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN PHỤ LỤC PHỤ LỤC I: SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC II: SƠ ĐỒ CƠ CẤU VĂN PHÒNG CÔNG TY Trưởng phòng (Nguyễn Thị Kim Anh) Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thư ký Thư ký Bộ phận kinh doanh Nhân viên Bộ phận kinh doanh Nhân viên Nhân viên Tổ bảo vệ Bộ phận vệ sinh Tổ lái xe Lễ tân Phụ lục III: Bản phân công công việc lãnh đạo văn phòng nhân viên Chức danh Trưởng phòng Công việc Chịu trách nhiệm đạo chung Thư ký Bộ phận kinh doanh Thực công việc giúp Tổng giám đốc Thực giao dịch với khách hàng quan Lập báo cáo chi tiết công việc thự hàng ngày cho lãnh đạo văn phòng Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Bộ phận văn thư Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Thực soạn thảo văn theo đạo cấp trên, trình duyệt ban hành văn Bộ phận lễ tân Lưu trữ văn giấy tờ quan Thực đón khách đến quan thực giao dịch Tổ lái xe báo cáo chi tiết hàng ngày Thực đưa đón lãnh đạo công ty Báo cáo chi tiết công việc theo xếp cụ thể cuả Bộ phận pháp chế lãnh đạo văn phòng Thực thủ tục liên quan đến pháp luật Kiểm tra văn bản, hợp đồng… Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Phụ lục V: Mô hình văn phòng đại cho công ty 6 3 8 8 Cử a vào 8 1 8 8 Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp • Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Ghi Bàn làm việc Bàn tiếp khách Máy phôtô Bàn để tài liệu Tủ đựng đồ Điều hòa Tủ lạnh Ghế tiếp khách ghế làm việc Trên bàn làm việc có đầy đủ máy vi tính, máy điện thoại, dụng cụ văn phòng phẩm đầy đủ Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHỤ LỤC SƯU TẦM MỘT SỐ VĂN BẢN CỦA CƠ QUAN Hoàng Thị Ánh Nguyệt Lớp: Quản trị Văn phòng K7A