MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết nghiên cứu: 3 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Kết cấu của bài Khóa luận 4 B. PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 6 1.1. Một số khái niệm cơ bản 6 1.1.1. Khái niệm văn bản 6 1.1.2. Khái niệm văn bản đi 6 1.1.3. Khái niệm văn bản đến 6 1.1.4. Khái niệm hồ sơ 7 1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ 7 1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ 7 1.3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 8 1.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi 9 1.3.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến. 12 1.4. Công tác lập hồ sơ 14 1.4.1. Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ 14 1.4.2. Quy trình lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 18 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 18 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 19 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 20 2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 22 2.2.1. Thực trạng ban hành văn bản hiện hành quy định về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ 22 2.2.2. Thực trạng công tác nhân sự 23 2.2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản 23 2.2.4. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 35 2.3. Nhận xét về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 41 2.3.1 Ưu điểm 41 2.3.2 Hạn chế 42 2.3.3 Nguyên nhân 44 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬPHỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 46 3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ 46 3.2. Kiện toàn về công tác nhân sự 51 3.3. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong Công ty 52 3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 52 3.5. Một số giải pháp khác 54 PHẦN C. KẾT LUẬN 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 DANH MỤC PHỤ LỤC
MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A PHẦN MỞ ĐẦU .1 Lý chọn đề tài .1 Lịch sử nghiên cứu vấn đề Mục tiêu nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Giả thuyết nghiên cứu: .3 Phương pháp nghiên cứu Kết cấu Khóa luận B PHẦN NỘI DUNG Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 1.1 Một số khái niệm .6 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Khái niệm văn 1.1.3 Khái niệm văn đến 1.1.4 Khái niệm hồ sơ 1.1.5 Khái niệm lập hồ sơ .7 1.2.Ý nghĩa công tác quản lý văn lập hồ sơ 1.3 Quy trình quản lý giải văn 1.3.1 Quy trình quản lý văn 1.3.2 Quy trình quản lý giải văn đến 12 1.4 Công tác lập hồ sơ 14 1.4.1 Yêu cầu công tác lập hồ sơ 14 1.4.2 Quy trình lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan .15 Chương 19 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ 19 GIAO THÔNG INTRACOM .19 2.1 Giới thiệu khái quát Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 19 2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn .20 2.1.2 Cơ cấu tổ chức 21 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 23 2.2.1 Thực trạng ban hành văn hành quy định công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ 23 2.2.2 Thực trạng công tác nhân .24 2.2.3 Thực trạng công tác quản lý văn 24 2.2.4 Thực trạng công tác lập hồ sơ nộp hồ sơ vào lưu trữ quan 36 2.3 Nhận xét công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 41 2.3.1 Ưu điểm 42 2.3.2 Hạn chế .43 2.3.3 Nguyên nhân 44 Chương 46 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ .46 XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 46 3.1 Hoàn thiện hệ thống văn quy định, hướng dẫn nghiệp vụ .46 3.2 Kiện toàn công tác nhân .51 3.3 Nâng cao ý thức trách nhiệm cán bộ, nhân viên Công ty .51 3.4 Đầu tư sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 52 3.5 Một số giải pháp khác 54 PHẦN C KẾT LUẬN 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 DANH MỤC PHỤ LỤC 60 LỜI CẢM ƠN Trong trình khảo sát Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM, quan sát khối lượng công việc mà Công ty thực hiện, trực tiếp tham gia giải số công việc Công ty Những kiến thức mà thu từ thực tế lớn bổ ích cho công tác sau Quan trọng thân lần trải nghiệm vị trí mới, trực tiếp tham gia vào khâu guồng máy hành Công ty Đây khoảng thời gian bổ ích để so sánh, đối chiếu kiến thức lý luận thực tiễn Đi sâu vào tìm hiểu đề tài kết hợp với việc quan sát thực tiễn công tác văn thư Công ty vận dụng kiến thức kỹ mà thân tiếp thu ngồi giảng đường qua thấy thực tế lý luận có điểm khác biệt định Thời gian hai tháng thực tập khảo sát INTRACOM thực bổ ích, từ có thêm hành trang hữu ích để phục vụ cho công việc đam mê mà theo đuổi tương lai Tuy trình thựchiện đề tài Công ty không tránh khỏi gặp phải sai sót chưa có kinh nghiệm, tin sai sót giúp trưởng thành có kinh nghiệm quý báu để không mắc phải sai sót Qua xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ông Nguyễn Thanh Việt – Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Công ty, toàn thể nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM bảo hướng dẫn tận tình thời gian khảo sát Công ty Về phía Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, xin chân thành cảm ơn thầy cô Khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt Ths Nguyễn Thị Kim Chi – giảng viên hướng dẫn tận tình bảo để hoàn thành tốt Khóa luận Xin chân thành cảm ơn! LỜI CAM ĐOAN Tôi thực đề tài “Công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM” Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thời gian qua Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm có không trung thực thông tin sử dụng trình thực Khóa luận Hà Nội, ngày 15 tháng năm 2016 NGƯỜI THỰC HIỆN Phạm Thị Nga A PHẦN MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong quan, doanh nghiệp nào, văn công cụ, phương tiện phục vụ đặc lực cho hoạt động quản lý Việc quản lý tốt văn bản, hồ sơ hình thành hoạt động doanh nghiệp giữ lại chứng chứng minh cho hợp pháp doanh nghiệp, giúp cho việc giải công việc nhanh chóng, xác, hiệu quả, giúp lãnh đạo đưa định quản lý sáng suốt đồng thời phục vụ cho công tác nghiên cứu trước mắt lâu dài Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu quan, doanh nghiệp bộc lộ nhiều thiếu sót, hạn chế Tình trạng tài liệu bó gói, chất đống, chưa lập hồ sơ giao nộp vào lưu trữ quan theo quy định Cán bộ, nhân viên quan, doanh nghiệp chưa coi trọng thấy hết giá trị công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ phổ biến Với mong muốn tìm hiểu rõ công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ phản ánh thuận lợi khó khăn công tác doanh nghiệp, định lựa chọn đề tài“Công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM” làm hướng nghiên cứu Lịch sử nghiên cứu vấn đề Tìm hiểu công tác văn thư nói chung, công tác quản lý văn lập hồ sơ nói riêng hướng nghiên cứu sinh viên khoa Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quan tâm Hiện nay, vấn đề số nhà quản lý, cán giảng dạy, sinh viên, học viên cao học quan tâm, tiếp cận cấp độ khác Cụ thể: - Một giáo trình, sách như: “Lý luận phương pháp công tác văn thư” tác giả Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia năm 2006; “Nghiệp vụ công tác văn thư” Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - NXB Giao thông vận tải năm 2009 Các giáo trình đưa hệ thống lý luận chung công tác Văn thư – Lưu trữ để làm sở cho việc nghiên cứu, đánh giá so sánh với thực tế công tác văn thư quan, doanh nghiệp - Hai số viết đăng “Tạp chí Văn thư Lưu trữ” như: “Suy nghĩ công tác Văn thư doanh nghiệp thời kỳ đổi mới” tác giả Nguyễn Trọng Biên số 3/2000; “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ doanh nghiệp” tác giả Nguyễn Thị Kim Bình số 5/2004 Nhìn chung viết đề cập đến công tác Văn thư – Lưu trữ doanh nghiệp mà chưa sâu vào tìm hiểu công tác quản lý văn lập hồ sơ doanh nghiệp - Ba là, đề tài nghiên cứu khoa học, Khóa luận tốt nghiệp sinh viên như: “Nghiên cứu công tác quản lý giải văn quan Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh” sinh viên Lê Thị Trang – Khoa Lưu trữ học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; “Quản lý văn lập hồ sơ Tập đoàn Bưu viễn thông Việt Nam nay” sinh viên Phạm Thị Ngọc Linh – Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng thuộc Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn (năm 2009) Những đề tài nghiên cứu khoa học, Khóa luận bước đầu tìm hiểu công tác quản lý văn lập hồ sơ tổ chức trị - xã hội, doanh nghiệp Qua tác giả đưa nhận xét, kiến nghị để công tác thực tốt Thông qua công trình nghiên cứu giúp phần hiểu rõ ưu, nhược điểm công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ quan mà đề tài nghiên cứu Kế thừa công trình, đề tài nghiên cứu nói trên, đề tài tập trung phản ánh thực trạng công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ doanh nghiệp – Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM, phân tích ưu điểm, hạn chế công tác doanh nghiệp đề xuất số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ cho Công ty Mục tiêu nghiên cứu Đề tài Khóa luận hướng tới mục tiêu sau: Một là, tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Từ đánh giá ưu điểm hạn chế công tác Hai là, đưa đề xuất, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Nhiệm vụ nghiên cứu Để đạt mục tiêu trên, đề tài tập trung thực số nhiệm vụ nghiên cứu sau: Thứ nhất, tìm hiểu lịch sử hình thành phát triển, cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Thứ hai, tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn lập hồ sơ giao nộp hồ sơ vào lưu trữ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Thứ ba, nhận xét, đánh giá ưu điểm, hạn chế tìm nguyên nhân hạn chế Từ đó, đưa đề xuất, kiến nghị, giải pháp nhằm góp phần nâng cao công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Để thực đề tài này, tập trung nghiên cứu văn hình thành trình hoạt động Công ty; tình hình thực công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Tuy nhiên, thời gian nghiên cứu có hạn nên phạm vi đề tài, tập trung phản ảnh công tác quản lý văn công tác lập hồ sơ số đơn vị thuộc Công ty như: Văn phòng, Phòng Thủy điện, Phòng Dự án, Phòng Kế hoạch, Phòng Tài – Kế toán từ năm 2014 2015 Giả thuyết nghiên cứu: Nếu làm tốt công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý, đạo, điều hành công việc Công ty phục vụ tốt cho nhu cầu nghiên cứu, giải công việc trước mắt, lâu dài Phương pháp nghiên cứu Để thực đề tài, Khóa luận sử dụng số phương pháp sau: - Phương pháp quan sát: Để thực đề tài Khóa luận Công ty, tập trung quan sát ghi chép lại quy cách làm việc quy trình cụ thể công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM - Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Phương pháp vận dụng để khảo sát công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Từ có nhìn tổng thể nắm bắt tình hình quản lý văn công tác lập hồ sơ phận Công ty - Phương pháp thống kê: Trong trình nghiên cứu doanh nghiệp, sử dụng phương pháp để nắm số lượng văn loại hồ sơ làm dẫn chứng khách quan cho Khóa luận - Phương pháp so sánh: giúp có nhìn khách quan, toàn diện vấn đề cần đưa so sánh, đối chiếu đồng thời nhận xét lý luận thực trạng công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty - Phương pháp vấn trực tiếp: Tôi tiến hành vấn trực tiếp: nhân viên phụ trách công tác Văn thư – Lưu trữ Công ty vấn đề như: + Quy trình quản lý văn diễn nào? Có đảm bảo quy trình hay không? + Các loại văn hình thành trình hoạt động Công ty? + Hồ sơ lập nào? Ngoài ra, tiến hành vấn cán Phụ trách Văn phòng; cán chuyên viên số đơn vị Công ty Kết cấu Khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung Khóa luận chia thành ba chương, cụ thể sau: Chương Những vấn đề công tác quản lý văn lập hồ sơ Trong chương này, tập trung trình bày lý luận chung công tác văn lập hồ sơ như: khái niệm văn đi, văn đến; quy trình quản lý văn đi; quy trình quản lý giải văn đến; quy trình lập hồ sơ; ý nghĩa, vai trò công tác hoạt động quản lý quan Từ làm tiền đề cho so sánh lý luận với thực tế công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Chương Thực trạng công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Đối với chương này, tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức lịch sử hình thành Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Ngoài ra, sâu nghiên cứu thực trạng công tác quản lý văn lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Công ty Từ đưa nhận xét, đánh giá tình hình thực công tác Công ty cách chân thực khách quan Chương Một số giải pháp nâng cao hiệu công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Trên sở nhận xét từ chương 2, mạnh dạn đưa kiến nghị, giải pháp cụ thể nhằm góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng giao thông INTRACOM B PHẦN NỘI DUNG Chương NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 1.1 Một số khái niệm Trong nội dung Khóa luận có đề cập đến nhiều thuật ngữ chuyên môn Tuy nhiên, phạm vi nghiên cứu, xin đề cập giải thích số thuật ngữ sau: 1.1.1 Khái niệm văn Hiện nước ta tồn nhiều định nghĩa khác văn Dưới số khái niệm tiêu biểu: - Văn vật mang tin ghi kí hiệu ngôn ngữ, có giá trị pháp lý (Từ điển thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam PGS Nguyễn Văn Hàm) - Trong giáo trình “ Văn học lưu trữ học đại cương”, nhà xuất giáo dục ấn hành năm 1996, khái niệm “ Văn bản” hiểu theo hai nghĩa: + Nghĩa rộng: Văn vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ (tức loại chữ viết dung để thể ngôn ngữ người) + Nghĩa hẹp: Văn khái niệm dung để công văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung quan) Qua định nghĩa hiểu văn là: “một tài liệu lập nhận trình tiến hành công việc hợp pháp người tổ chức bảo quản – trì người tổ chức với mục đích làm chứng để tham khảo tương lai”.[3,25] 1.1.2 Khái niệm văn Văn tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể văn bản, văn nội văn mật) quan, tổ chức phát hành[19,1] 1.1.3 Khái niệm văn đến Văn đến tất loại văn bản, bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn + Phân hệ cá nhân: giúp người dùng tùy biến, sử dụng, tạo lập tính cho riêng cá nhân sử dụng + Phân hệ quản trị; giúp quản lý phân quyền, quản lý người dung, triển khai mô hình tập trung nhiều cấp + Phần mềm sử dụng điện thoại thông minh + Ngoài có phần mềm C office phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp, phần mềm quản lý văn lizard… - Bên cạnh đó, hệ thống máy photocopy Công ty cũ thường xuyên hỏng Vì Công ty nên đầu tư hệ thống máy phô tô để phục vụ cho công tác sao, chụp văn nhanh chóng, tránh làm hỏng tài liệu - Tại Công ty, hệ thống máy in, máy hủy tài liệu cặp hộp hồ sơ thiếu cần bổ sung để công tác quản lý văn lập hồ sơ thuận lợi 3.5 Một số giải pháp khác Ngoài giải pháp kể trên, để thực tốt công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM nên có biện pháp sau: Thường xuyên thanh, kiểm tra công tác quản lý văn lập hồ sơ Công tác kiểm tra diễn theo định kỳ kiểm tra đột suất Nội dung kiểm tra lập tiêu chuẩn với nội dung: quy trình quản lý; số lượng chất lượng hồ sơ, mức độ hoàn thành nhiệm vụ người có trách nhiệm để kịp thời phát sai sót, từ rút kinh nghiệm có biện pháp khắc phục Xây dựng chế tài cụ thể để kịp thời có biện pháp khen thưởng kỷ luật Văn ban hành sai thể thức, quy trình quản lý văn lập hồ sơ không đảm bảo phần thiếu chế tài xử phạt Vì Công ty cần có chế độ khen thưởng kỷ luật nghiêm minh Đối với đơn vị, cá nhân hoàn thành tốt khen thưởng, đồng thời có biện pháp kỷ luật cá nhân chưa hoàn thành nhiệm vụ Thông qua việc khen thưởng, kỷ luật đánh giá thi đua cuối năm cá nhân, đơn vị Đồng thời xem tiêu chí để trả lương cho nhân viên 54 Trên kiến nghị nhằm nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư Hy vọng với số kiến nghị góp phần làm hoàn thiện tăng hiệu hoạt động Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM 55 PHẦN C KẾT LUẬN Công tác quản lý văn lập hồ sơ đóng vai trò quan trọng đối vớihoạt động quản lý điều hành quan, doanh nghiệp Nó mang tính thúc đẩy cho hoạt động quản lý suất, chất lượng công việc, giúp cho lãnh đạo đưa định quản lý xác kịp thời Từ thực tế hoạt động quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM qua đối chiếu với lý luận, Khóa luận ưu điểm, hạn chế tìm nguyên nhân Từ mạnh dạn đề xuất số kiến nghị nhằm hoàn thiện hiệu công tác Công ty, đưa suất, chất lượng hiệu công việc lên cao Để khắc phục mặt tồn phát huy ưu điểm công tác quản lý văn lập hồ sơ, đưa công tác Văn thư vào nề nếp hoạt động hiệu Trước hết, Công ty cần phải tăng cường đạo, hướng dẫn chấm dứt tình trạng quản lý lỏng lẻo, gây nhiều khó khăn cho hoạt động quản lý kiểm tra , giám sát xử lý vi phạm cần thiết Để tạo điều kiện thuận lợi cho công tác Công ty nên ứng dụng khoa học công nghệ thông tin việc sử dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ để công tác quản lý thực cách nhanh chóng đại Trên số đánh giá kiến nghị mang tính chủ quan từ phía Hi vọng thông qua Khóa luận này, Lãnh đạo Văn phòng nhân viên Công ty thấy điểm mạnh công tác Văn thư nói chung công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng để tiếp tục phát huy, đồng nắm tồn cần phải khắc phục hoàn thiện để đưa công tác quản lý văn lập hồ sơ vào quy củ nề nếp Tuy nhiên thời gian nghiên cứu, khảo sát thực tế với hiểu biết công tác quản lý văn lập hồ sơ có hạn, Khóa luận không tránh khỏi hạn chế Tôi mong nhận góp ý Hội đồng đánh giá, thầy cô bạn để Khóa luận hoàn thiện Một lần nữa, xin gửi lời cảm ơn chân thành tới Ban Lãnh đạo, 56 toàn thể cán bộ, nhân viên Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM tạo điều kiện hướng dẫn trình khảo sát Công ty Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành thầy cô giáo khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt Ths Nguyễn Thị Kim Chi – giảng viên hướng dẫn tận tình giúp đỡ bảo để hoàn thành tốt Khóa luận Tôi xin chân thành cảm ơn./ 57 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO Nguyễn Trọng Biên: “Suy nghĩ công tác Văn thư doanh nghiệp thời kỳ đổi mới” Tạp chí Văn thư Lưu trữ số 3/2000 Nguyễn Thị Kim Bình: “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực Quản lý Nhà nước công tác lưu trữ doanh nghiệp”Tạp chí văn thư lưu trữ số 5/2004 TS Triệu Văn Cường, TS Nguyễn Cảnh Đương, TS Lê Văn In, Ths Nguyễn Mạnh Cường - giáo trình Văn quản lý Nhà nước vấn đề lý luận kỹ thuật soạn thảo NXB Giáo dục Việt Nam Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, NXB Giao thông vận tải, năm 2009 Hệ thống sách INTRACOM Nguyễn Thị Thu Hiền “Công tác soạn thảo, ban hành quản lý văn Công ty Cổ phần Giao thông vận tải Ngoại thương” Khóa luận Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Phạm Thị Ngọc Linh “Quản lý văn lập hồ sơ hành Tập đoàn Bưu viễn thông Việt Nam nay”, sinh viên k50 Khoa Lưu trữ học Quản trị Văn phòng Trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn Luật Lưu trữ số: 01/2011/QH13 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 Hoàng Lê Minh - Sách Nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin 10 Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/02/2010 Chính phủ sửa đổi, bổ sung số điều Nghị định số 110 11 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2014 Chính Phủ công tác văn thư 12 Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi số điều Nghị định 110 13 Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu 14 Quyết định số 1687/QĐ-BKHCN ngày 23 tháng năm 2012 Bộ Khoa học Công nghệ công bố tiêu chuẩn quốc gia: bìa hồ sơ lưu trữ hộp bảo quản lưu trữ, giá bảo quản tài liệu lưu trữ 58 15 Quyết định số 19/QĐ-CT ngày 27 tháng năm 2009 Công ty Cổ phần đầu tư Xây dựng Hạ tầng Giao thông 16 Quyết định số: 311/QĐ-UB ngày 17 tháng 01 năm 2006 Ủy ban nhân dân Thành phố Hà Nội Cổ phần hóa Doanh nghiệp Nhà nước 17 Vương Đình Quyền – Giáo trình Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia năm 2006 18 Tham khảo số luận vấn đề quản lý văn lập hồ sơ internet 19 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ, nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ quan 20 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 11 năm 2011 việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành 21 Thông tư số 07/2010/TT-BCAngày 05 tháng năm 2010 Bộ Công an quy định chi tiết số điều Nghị định 58 22 Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn kho lưu trữ chuyên dụng 23.Thông tư số 09/TT-BNV ngày tháng năm 2011 Bộ Nội vụ quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan , tổ chức 24 Thông tư số 21/2012/TT-BCAngày 13 tháng năm 2012 Bộ Công an quy định dấu quan, tổ chức, chức danh Nhà nước 25 Thông tư số: 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 Bộ Nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế Văn thư – Lưu trữ quan, tổ chức 26 Lê Thị Trang “Nghiên cứu công tác quản lý giải văn Trung ương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh” sinh viên Khoa Lưu trữ học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 59 DANH MỤC PHỤ LỤC Phụ lục I Sơ đồ cấu tổ chức Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Phụ lục II Lưu dồ áp dụng ISO công tác quản lý văn ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Phụ lục II Sơ đồ quy trình quản lý văn Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Phụ lục III Sơ đồ quy trình quản lý văn đến Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Phụ lục IV Hình ảnh hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Phụ lục V Hình giao diện phần mềm Cloud office Phụ lục VI Phiếu khảo sát công tác quản lý văn lập hồ sơ Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng Giao thông INTRACOM Phụ lục VII Mẫu công văn đến Phụ lục VIII Mẫu phiếu xử lý văn Phụ lục IX Mẫu phiếu Báo cáo giải Công việc PHỤ LỤC I SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM ĐHĐ Cổ đông Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Ban Giám đốc Văn phòng Công ty Các xí nghiệp vận hành điện Phòng Kế hoạch -Kĩ thuật Các đội xây lắp Phòng Đầu tư dự án nhàĐô thị số Các Công ty Phòng Đầu tư dự án nhàĐô thị số Các Công ty liên doanh liên kết Phòng Đầu tư dự án thủy điện Ban quản lí dự án đô thịnhà số Phòng Tài chínhKế toán Ban quản lí dự án đô thị nhà số Ban quản lí dự án thủy điện PHỤ LỤC II LƯU ĐỒ ÁP DỤNG ISO TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM Lưu đồ soạn thảo ban hanh văn Lưu đồ quy trình quản lý văn đến Người chịu Lưu đồ trách nhiệm - Văn thư Tiếp nhận văn - Văn thư - Trưởng phòng HCTH - GĐ - Văn thư - Phòng liên quan - Phòng TCHC - Các phòng chuyên môn - Báo cáo Phòng TCHC để tổng hợp Phân loại Đề xuất ý kiến Phê duyệt Phối hợp đơn vị có liên quan Thực giải Đôn đốc báo cáo Báo cáo kết thực cho Giám đốc Lưu đồ soạn thảo ban hành văn Người chịu trách nhiệm Ban lãnh đạo Lưu đồ Mô tả biểu mẫu Yêu cầu dự thảo văn Trưởng phòng/đơn vị Dự thảo Phòng ban liên quan xin ý kiến Giám đốc người ủy quyền -Phiếu trình ký văn phê duyệt (BM-HC-02-02) -Phiếu xin ý kiến giám đốc (BM-HC-02-03) Văn thư Văn thư Bên công ty Nhân bản, đóng dấu, lấy số công văn Phân phối Lưu trữ Sổ theo dõi văn (BM-HC-02-01) Bên công ty PHỤ LỤC III SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG Kiểm tra văn (1) Đóng dấu (2) Đăng ký văn (3) Làm thủ tục chuyển phát theo dõi (4) Kiểm tra Đóng Đăng Đăng ký Làm thể thức dấu ký văn văn thủ tục hình thức quan đi phát kỹ thuật máy tính hành trình bày sổ Ghi số Ngày tháng Đóng dấu độ khẩn mật văn Chuyển phát văn năm Nhân Theo dõi việc chuyển phát bảnvăn Lưu văn (5) PHỤ LỤC IV SƠ ĐỒ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM Tiếp nhận đăng ký văn đến (1) Trình văn đến chuyển giao (2) Giải đôn đốc nhắc nhở văn đến (3) Tiếp nhận văn đến Trình văn đến Giải văn đến Phân loại sơ bóc bì văn đến Trình văn đến Theo dõi đôn đốc việc giải văn đến Đóng dấu đến, ghi số, ngày đến Chuyển giao văn Đăng ký PHỤ LỤC VI HÌNH ẢNH HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM PHỤ LỤC VII HÌNH ẢNH GIAO DIỆN PHẦN MỀM CLOUD OFFICE