Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại công ty cổ phần đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thông INTRACOM

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN A. PHẦN MỞ ĐẦU 1 1. Lý do chọn đề tài 1 2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1 3. Mục tiêu nghiên cứu 2 4. Nhiệm vụ nghiên cứu 3 5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3 6. Giả thuyết nghiên cứu: 3 7. Phương pháp nghiên cứu 4 8. Kết cấu của bài Khóa luận 4 B. PHẦN NỘI DUNG 6 Chương 1. NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 6 1.1. Một số khái niệm cơ bản 6 1.1.1. Khái niệm văn bản 6 1.1.2. Khái niệm văn bản đi 6 1.1.3. Khái niệm văn bản đến 6 1.1.4. Khái niệm hồ sơ 7 1.1.5. Khái niệm lập hồ sơ 7 1.2. Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ 7 1.3. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 8 1.3.1. Quy trình quản lý văn bản đi 9 1.3.2. Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến. 12 1.4. Công tác lập hồ sơ 14 1.4.1. Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ 14 1.4.2. Quy trình lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15 Chương 2. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 18 2.1. Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 18 2.1.1. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 19 2.1.2. Cơ cấu tổ chức 20 2.2. Thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 22 2.2.1. Thực trạng ban hành văn bản hiện hành quy định về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ 22 2.2.2. Thực trạng công tác nhân sự 23 2.2.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản 23 2.2.4. Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 35 2.3. Nhận xét về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM. 41 2.3.1 Ưu điểm 41 2.3.2 Hạn chế 42 2.3.3 Nguyên nhân 44 Chương 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬPHỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 46 3.1. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ 46 3.2. Kiện toàn về công tác nhân sự 51 3.3. Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong Công ty 52 3.4. Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 52 3.5. Một số giải pháp khác 54 PHẦN C. KẾT LUẬN 56 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 DANH MỤC PHỤ LỤC

MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

A PHẦN MỞ ĐẦU 1

1 Lý do chọn đề tài 1

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 1

3 Mục tiêu nghiên cứu 2

4 Nhiệm vụ nghiên cứu 3

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu: 3

6 Giả thuyết nghiên cứu: 3

7 Phương pháp nghiên cứu 4

8 Kết cấu của bài Khóa luận 4

B PHẦN NỘI DUNG 6

Chương 1 NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ 6

1.1 Một số khái niệm cơ bản 6

1.1.1 Khái niệm văn bản 6

1.1.2 Khái niệm văn bản đi 6

1.1.3 Khái niệm văn bản đến 6

1.1.4 Khái niệm hồ sơ 7

1.1.5 Khái niệm lập hồ sơ 7

1.2 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ 7

1.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản 8

1.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi 9

1.3.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến 12

1.4 Công tác lập hồ sơ 14

1.4.1 Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ 14

1.4.2 Quy trình lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 15

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP

HỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ

GIAO THÔNG INTRACOM 18

2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 18

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 19

2.1.2 Cơ cấu tổ chức 20

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 22

2.2.1 Thực trạng ban hành văn bản hiện hành quy định về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ 22

2.2.2 Thực trạng công tác nhân sự 23

2.2.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản 23

2.2.4 Thực trạng công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan 35

2.3 Nhận xét về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM 41

2.3.1 Ưu điểm 41

2.3.2 Hạn chế 42

2.3.3 Nguyên nhân 44

Chương 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN, LẬPHỒ SƠ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ GIAO THÔNG INTRACOM 46

3.1 Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn về nghiệp vụ 46

3.2 Kiện toàn về công tác nhân sự 51

3.3 Nâng cao ý thức trách nhiệm của cán bộ, nhân viên trong Công ty 52

3.4 Đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng 52

3.5 Một số giải pháp khác 54

PHẦN C KẾT LUẬN 56

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 58 DANH MỤC PHỤ LỤC

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình khảo sát tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng vàGiao thông INTRACOM, được quan sát khối lượng công việc mà Công ty thựchiện, cũng như được trực tiếp tham gia giải quyết một số công việc của Công ty.Những kiến thức mà tôi thu được từ thực tế là rất lớn và bổ ích cho công tác saunày của tôi Quan trọng nhất là bản thân lần đầu tiên được trải nghiệm đối vớimột vị trí mới, được trực tiếp tham gia vào một khâu trong guồng máy hànhchính của Công ty

Đây là khoảng thời gian bổ ích để tôi so sánh, đối chiếu giữa kiến thức lýluận và thực tiễn Đi sâu vào tìm hiểu về đề tài này kết hợp với việc quan sát thựctiễn công tác văn thư của Công ty tôi đã được vận dụng những kiến thức cũng nhưcác kỹ năng mà bản thân được tiếp thu khi còn ngồi trên giảng đường và qua đócũng thấy giữa thực tế và lý luận có những điểm khác biệt nhất định

Thời gian hơn hai tháng được thực tập và khảo sát tại INTRACOM thực sự

là rất bổ ích, từ đây tôi có thêm hành trang hữu ích để phục vụ cho công việc vàđam mê mà mình theo đuổi trong tương lai Tuy trong quá trình thựchiện đề tài tạiCông ty không tránh khỏi gặp phải những sai sót do chưa có kinh nghiệm, nhưngtôi tin rằng nhưng sai sót đó sẽ giúp tôi trưởng thành hơn và có những kinh nghiệmquý báu để không mắc phải những sai sót đó nữa

Qua đây tôi xin được gửi lời cảm ơn sâu sắc tới ông Nguyễn Thanh Việt –Chủ tịch HĐQT kiêm Tổng giám đốc Công ty, cùng toàn thể nhân viên Công ty

Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã luôn chỉ bảo

và hướng dẫn tận tình trong thời gian tôi khảo sát tại Công ty

Về phía Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy côtrong Khoa Quản trị Văn phòng, đặc biệt là Ths Nguyễn Thị Kim Chi – giảng viênhướng dẫn đã luôn tận tình chỉ bảo để tôi hoàn thành tốt Khóa luận này

Xin chân thành cảm ơn!

LỜI CAM ĐOAN

Tôi thực hiện đề tài “Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty

Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM” Tôi xin camđoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua Tôi xin chịu hoàntoàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong quátrình thực hiện Khóa luận

Hà Nội, ngày 15 tháng 4 năm 2016

NGƯỜI THỰC HIỆN

Phạm Thị Nga

Tuy nhiên, thực tế cho thấy công tác quản lý văn bản, hồ sơ, tài liệu tạicác cơ quan, doanh nghiệp hiện nay còn bộc lộ nhiều thiếu sót, hạn chế Tìnhtrạng tài liệu còn bó gói, chất đống, chưa được lập hồ sơ và giao nộp vào lưu trữ

cơ quan theo đúng quy định Cán bộ, nhân viên trong cơ quan, doanh nghiệpchưa coi trọng và thấy hết giá trị của công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ còn rấtphổ biến

Với mong muốn tìm hiểu rõ hơn về công tác tổ chức văn phòng, đặc biệt làcông tác quản lý văn bản, lập hồ sơ và phản ánh được những thuận lợi và khó khăn

của công tác này tại doanh nghiệp, tôi quyết định lựa chọn đề tài“Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM” làm hướng nghiên cứu của mình.

2 Lịch sử nghiên cứu vấn đề

Tìm hiểu về công tác văn thư nói chung, công tác quản lý văn bản và lập

hồ sơ nói riêng là một hướng nghiên cứu được sinh viên khoa Quản trị Vănphòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội rất quan tâm Hiện nay, vấn đề này đãđược một số nhà quản lý, cán bộ giảng dạy, các sinh viên, học viên cao học quantâm, tiếp cận ở các cấp độ khác nhau Cụ thể:

- Một là các giáo trình, sách như: “Lý luận và phương pháp công tác vănthư” của tác giả Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia năm 2006;

“Nghiệp vụ công tác văn thư” của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - NXB Giaothông vận tải năm 2009 Các giáo trình này đã đưa ra hệ thống lý luận chung về

công tác Văn thư – Lưu trữ để làm cơ sở cho việc nghiên cứu, đánh giá và sosánh với thực tế công tác văn thư tại các cơ quan, doanh nghiệp.

- Hai là một số bài viết đăng trên “Tạp chí Văn thư Lưu trữ” như: “Suynghĩ về công tác Văn thư của doanh nghiệp trong thời kỳ đổi mới” của tác giảNguyễn Trọng Biên số 3/2000; “Một số biện pháp bước đầu nhằm thực hiệnQuản lý Nhà nước đối với công tác lưu trữ trong doanh nghiệp” của tác giảNguyễn Thị Kim Bình số 5/2004 Nhìn chung những bài viết này đã đề cập đếncông tác Văn thư – Lưu trữ của doanh nghiệp mà chưa đi sâu vào tìm hiểu côngtác quản lý văn bản và lập hồ sơ của các doanh nghiệp

- Ba là, những đề tài nghiên cứu khoa học, Khóa luận tốt nghiệp của sinhviên như: “Nghiên cứu công tác quản lý và giải quyết văn bản tại cơ quan Trungương Đoàn Thanh niên Cộng sản Hồ Chí Minh” của sinh viên Lê Thị Trang –Khoa Lưu trữ học Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; “Quản lý văn bản và lập hồ

sơ tại Tập đoàn Bưu chính viễn thông Việt Nam hiện nay” của sinh viên PhạmThị Ngọc Linh – Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng thuộc Trường Đạihọc Khoa học xã hội và Nhân văn (năm 2009)

Những đề tài nghiên cứu khoa học, Khóa luận này đã bước đầu tìm hiểu

về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại một tổ chức chính trị - xã hội, doanhnghiệp Qua đó các tác giả đưa ra những nhận xét, kiến nghị để công tác nàyđược thực hiện tốt hơn Thông qua những công trình nghiên cứu này giúp chúng

ta phần nào hiểu rõ hơn những ưu, nhược điểm về công tác quản lý văn bản, lập

hồ sơ của cơ quan mà đề tài nghiên cứu

Kế thừa các công trình, đề tài nghiên cứu nói trên, đề tài của tôi sẽ tậptrung phản ánh thực trạng công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ tại doanh nghiệp –Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, phântích những ưu điểm, hạn chế của công tác này tại doanh nghiệp và đề xuất một

số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ cho Công ty

3 Mục tiêu nghiên cứu

Đề tài Khóa luận sẽ hướng tới những mục tiêu cơ bản sau:

Một là, tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản, công tác lập hồ sơ

2

và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng vàGiao thông INTRACOM Từ đó đánh giá được những ưu điểm và hạn chế củacông tác này.

Hai là, đưa ra những đề xuất, kiến nghị góp phần nâng cao hiệu quả quản

lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tại Công ty cổ phầnĐầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

4 Nhiệm vụ nghiên cứu

Để đạt được những mục tiêu trên, đề tài tập trung thực hiện một số nhiệm

vụ nghiên cứu sau:

Thứ nhất, tìm hiểu về lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức,chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạtầng và Giao thông INTRACOM

Thứ hai, tìm hiểu về thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ vàgiao nộp hồ sơ vào lưu trữ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng vàGiao thông INTRACOM

Thứ ba, nhận xét, đánh giá những ưu điểm, hạn chế và tìm ra nhữngnguyên nhân của hạn chế Từ đó, đưa ra những đề xuất, kiến nghị, giải phápnhằm góp phần nâng cao công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty

5 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Để thực hiện đề tài này, tôi tập trung nghiên cứu về những văn bản hìnhthành trong quá trình hoạt động của Công ty; tình hình thực hiện công tác quản

lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giaothông INTRACOM

Tuy nhiên, do thời gian nghiên cứu có hạn nên trong phạm vi đề tài, tôichỉ tập trung phản ảnh công tác quản lý văn bản và công tác lập hồ sơ tại một sốđơn vị chính thuộc Công ty như: Văn phòng, Phòng Thủy điện, Phòng Dự án,Phòng Kế hoạch, Phòng Tài chính – Kế toán từ năm 2014 và 2015

6 Giả thuyết nghiên cứu:

Nếu làm tốt công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu

tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM sẽ phục vụ đắc lực cho hoạt

động quản lý, chỉ đạo, điều hành công việc tại Công ty và phục vụ tốt cho nhucầu nghiên cứu, giải quyết công việc trước mắt, lâu dài.

7 Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài, Khóa luận của tôi đã sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp quan sát: Để thực hiện đề tài Khóa luận tại Công ty, tôi đãtập trung quan sát và ghi chép lại quy cách làm việc và quy trình cụ thể của côngtác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng

và Giao thông INTRACOM

- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế: Phương pháp này được vận dụng

để khảo sát về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Từ đó có cáinhìn tổng thể và nắm bắt được tình hình quản lý văn bản và công tác lập hồ sơcủa từng bộ phận trong Công ty

- Phương pháp thống kê: Trong quá trình nghiên cứu tại doanh nghiệp,tôi đã sử dụng phương pháp này để nắm được số lượng các văn bản và các loại

hồ sơ làm dẫn chứng khách quan cho Khóa luận

- Phương pháp so sánh: giúp tôi có cái nhìn khách quan, toàn diện hơn vềvấn đề cần đưa ra so sánh, đối chiếu đồng thời nhận xét giữa lý luận và thựctrạng về công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty

8 Kết cấu của bài Khóa luận

Ngoài phần mở đầu, kết luận, phần nội dung chính của Khóa luận đượcchia thành ba chương, cụ thể như sau:

4

Chương 1 Những vấn đề cơ bản về công tác quản lý văn bản và lập

hồ sơ

Trong chương này, chúng tôi tập trung trình bày những lý luận chung vềcông tác văn bản và lập hồ sơ như: khái niệm văn bản đi, văn bản đến; quy trìnhquản lý văn bản đi; quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến; quy trình lập hồsơ; ý nghĩa, vai trò của công tác này đối với hoạt động quản lý của các cơ quan

Từ đó làm tiền đề cho sự so sánh giữa lý luận với thực tế công tác quản lý vănbản, lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thôngINTRACOM

Chương 2 Thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công

ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Đối với chương này, chúng tôi tìm hiểu về chức năng, nhiệm vụ, quyềnhạn, cơ cấu tổ chức và lịch sử hình thành của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng

Hạ tầng và Giao thông INTRACOM Ngoài ra, đi sâu nghiên cứu thực trạngcông tác quản lý văn bản và lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan tạiCông ty Từ đó đưa ra những nhận xét, đánh giá đối với tình hình thực hiện côngtác này tại Công ty một cách chân thực và khách quan nhất

Chương 3 Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Trên cơ sở những nhận xét từ chương 2, chúng tôi mạnh dạn đưa ra nhữngkiến nghị, giải pháp cụ thể nhằm góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lývăn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng hạ tầng và giao thôngINTRACOM

B PHẦN NỘI DUNG

Chương 1.

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ

LẬP HỒ SƠ 1.1 Một số khái niệm cơ bản

Trong nội dung Khóa luận có đề cập đến nhiều thuật ngữ chuyên môn Tuy nhiên, trong phạm vi nghiên cứu, tôi xin đề cập và giải thích một số thuật ngữ cơ bản sau:

1.1.1 Khái niệm văn bản

Hiện nay ở nước ta đang tồn tại nhiều định nghĩa khác nhau về văn bản.Dưới đây là một số khái niệm tiêu biểu:

- Văn bản là vật mang tin được ghi bằng kí hiệu ngôn ngữ, có giá trị pháp

lý (Từ điển thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam của PGS Nguyễn Văn Hàm)

- Trong giáo trình “ Văn bản học và lưu trữ học đại cương”, do nhà xuấtbản giáo dục ấn hành năm 1996, khái niệm “ Văn bản” được hiểu theo hai nghĩa:

+ Nghĩa rộng: Văn bản là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ(tức là các loại chữ viết dung để thể hiện ngôn ngữ của con người)

+ Nghĩa hẹp: Văn bản là khái niệm dung để chỉ công văn, giấy tờ hìnhthành trong hoạt động cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp (gọi chung là cơ quan)

Qua những định nghĩa trên có thể hiểu văn bản là: “một tài liệu được lập

ra hoặc nhận được trong quá trình tiến hành các công việc hợp pháp của một người hoặc một tổ chức và được bảo quản – được duy trì bởi người hoặc tổ chức đó với mục đích làm chứng cứ hoặc để tham khảo trong tương lai”.[3,25]

1.1.2 Khái niệm văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, vănbản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành[19,1]

1.1.3 Khái niệm văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm phápluật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được

6

chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức [19,1]

1.1.4 Khái niệm hồ sơ

Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc,một đối tượng cụ thể hoặc có đặc điểm chung, hình thành trong quá trình theodõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổchức, cá nhân.[8,2]

1.1.5 Khái niệm lập hồ sơ

Từ khái niệm về hồ sơ, chúng tôi đi sâu tìm hiểu và nghiên cứu khái niệm

lập hồ sơ: “là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc và phương pháp nhất định”.[8,2]

1.1.6 Khái niệm lưu trữ cơ quan

Theo Khoản 4 Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/ 2011/QH13 được Quốc Hộinước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua

ngày 11 tháng 11 năm 2011, khái niệm Lưu trữ cơ quan được hiểu là “tổ chức

thực hiện hoạt động lưu trữ đối với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức”.

1.2 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ

Đối với mỗi cơ quan, doanh nghiệp, công tác văn thư nói chung và côngtác quản lý văn bản, lập hồ sơ nói riêng đóng vai trò vô cùng quan trọng Làmtốt công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ sẽ có những ý nghĩa to lớn sau:

Công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ được làm tốt sẽ góp phần đảm bảocung cấp kịp thời, đầy đủ, chính xác những thông tin cần thiết phục vụ quản lýNhà nước nói chung, của mỗi cơ quan, đơn vị nói riêng Hoạt động quản lý nhànước đòi hỏi phải có nguồn thông tin đầy đủ, nhanh chóng, độ tin cậy cao.Thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ nhiều nguồn khác nhau, trong đónguồn thông tin chủ yếu, chính xác nhất là thông tin bằng văn bản Về mặt nộidung công việc, có thể xếp công tác quản lý văn bản là hoạt động đảm bảo thôngtin cho hoạt động quản lý Nhà nước mà văn bản chính là phương tiện chứa đựng,truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý

Làm tốt công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ sẽ góp phần giải quyết

công việc của cơ quan, doanh nghiệp nhanh chóng, chính xác, năng suất, chấtlượng, đúng chính sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước, hạnchế được bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ và việc lợi dụng văn bản đểlàm những việc trái pháp luật.

Công tác quản lý văn bản đặc biệt là lập hồ sơ, lưu trữ hồ sơ tốt sẽ đảm bảogiữ lại đầy đủ chứng cứ chứng minh về mọi hoạt động của cơ quan, cũng như hoạtđộng của các cá nhân giữ trách nhiệm khác nhau trong cơ quan, doanh nghiệp Nếutrong quá trình hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp các văn bản, hồ sơ giữ lại đầy

đủ, nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan, cánhân thì khi cần thiết các văn bản, hồ sơ đó sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minhcho hoạt động quản lý của cơ quan một cách chân thực

Công tác quản lý văn bản đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điềukiện làm tốt công tác lưu trữ Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệulưu trữ quốc gia là các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quanđược giao nộp vào lưu trữ cơ quan Trong quá trình hoạt động của mình, các cơquan, doanh nghiệp cần phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vàolưu trữ Hồ sơ lập càng hoàn chỉnh thì chất lượng lưu trữ càng được tăng lên,đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp

vụ Ngược lại nếu chất lượng hồ sơ lập không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủthì chất lượng hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cholưu trữ trong việc tiến hành các hoạt động nghiệp vụ, làm cho phông lưu trữkhông hoàn chỉnh

1.3 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản

Văn bản cuả cơ quan, doanh nghiệp thực chất là công cụ điều hành, quản

lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậyviệc quản lý và giải quyết văn bản tại các cơ quan, doanh nghiệp phải đảm bảocác yêu cầu như: tập trung, chính xác, nhanh chóng, bí mật và theo quy trình mànhà nước, cơ quan có thẩm quyền đã quy định Điều này sẽ góp phần nâng caohiệu quả quản lý của các cơ quan, doanh nghiệp Việc quản lý và giải quyết vănbản hình thành trong hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp cần tuân thủ theo quy

8

trình nghiệp vụ sau:

1.3.1 Quy trình quản lý văn bản đi

Văn bản đi là văn bản hình thành trong hoạt động và do chính cơ quan,doanh nghiệp ban hành Văn bản đi rất phong phú, đa dạng về nội dung, tên loại.Quy trình quản lý văn bản đi bao gồm:

Bước 1: Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuậttrình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xemxét và giải quyết

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống sốchung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp phápluật có quy định khác

Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy địnhcủa pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản

1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội

vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thựchiện theo quy định của pháp luật hiện hành

Viêc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theoquy định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Bước 2: Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệuquản lý văn bản đi trên máy vi tính nhằm phục vụ cho công tác quản lý, tra cứukhi cần thiết Văn bản đi được đăng ký bằng sổ hoặc cơ sở dữ liệu quản lý vănbản đi trên máy vi tính

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản điđược thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bảncủa cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó Văn bản đi được

đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in ra giấy để ký nhậnbản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý.

Bước 3: Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơinhận của văn bản và đúng thời gian quy định

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lênchữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”,

“Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm

b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Bước 4: Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Làm thủ tục phát hành văn bản

+ Lựa chọn bì

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làmbằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có địnhlượng ít nhất từ 80gram/m2 trở lên Bì văn bản mật được thực hiện theo quy địnhtại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

+ Trình bày bì và viết bì

+ Vào bì và dán bì

Tùy theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản

để vào bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mật giấy có chữ vào trong, không làmnhàu văn bản

Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín, + Không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng

10

trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và cácdấu chữ ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy địnhtại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11).

- Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngaytrong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đốivới văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký vănbản

+ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chứcTrường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giaonội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thưthì phải lập Sổ chuyển giao riêng

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít

và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng

ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bảnlưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

+ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chứcchuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổchuyển giao văn bản đi Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải kýnhận vào sổ

Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vàosổ.Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận vàđóng dấu vào sổ (nếu có)

Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển chonơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10

và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số12/2002/TT-BCA(A11).

- Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thểnhư sau:

+ Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu củangười ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vịhoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

+ Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi,thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bảnkhông bị thiếu hoặc thất lạc

+ Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thìphải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chúvào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

+ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người

có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Bước 5: Lưu văn bản đi

Sau khi đã tiến hành các thủ tục đã nêu trên thì người làm công tác vănthư phải tiến hành lưu văn bản đi, đây là bước cuối cùng của công tác quản lývăn bản đi Việc lưu văn bản đi được tiến hành như sau:

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưutrong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc Bản gốc lưu tại Văn thư phải đượcđóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ cácmức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sửdụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơquan, tổ chức

1.3.2 Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến

Văn bản đến là văn bản do cơ quan, doanh nghiệp nhận được Quy trình

12

quản lý và giải quyết văn bản đến bao gồm các bước sau:

Bước 1: Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làmviệc Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểmtra số lượng, tính trang bị, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơigửi trước khi nhận và ký nhận Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bìkhông còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghitrên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc ngườiđược giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có tráchnhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Vănthư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu pháthiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có tráchnhiệm xem xét, giải quyết

Sau khi nhận, kiểm tra, văn thư tiến hành phân loại sơ bộ, bóc bì, đóngdấu đến lên văn bản Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tạiThông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công

an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm

2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước

và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết).Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cầnthiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Bước 2: Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữliệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

Bước 3: Trình, chuyển giao văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứngđầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao

trách nhiệmxem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết đúng thời hạn.Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngaysau khi nhận được.

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”

Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có)cần được ghi vào phiếu riêng

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người cóthẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổđăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lývăn bản đến Đồng thời thực hiện thủ tục chuyển giao văn bản đến

Bước 4: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyếtkịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,

tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương ángiải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến

đề xuất của đơn vị, cá nhân Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và

cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bảnsao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giảiquyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trìnhngười đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủtrì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đônđốc về thời hạn giải quyết Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáongười được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thìVăn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến

1.4 Công tác lập hồ sơ

1.4.1 Yêu cầu đối với công tác lập hồ sơ

Trong hoạt động quản lý của mình, các cơ quan đã sản sinh ra một khối

14

lượng văn bản tương đối lớn Để có thể sử dụng tốt các văn bản này thì cần phải

có những giải pháp hữu hiệu nhằm tổ chức và quản lý chúng một cách khoa học.Lập hồ sơ là một phương tiện có thể thỏa mãn các nhu cầu văn bản nói trên và

để công tác lập hồ sơ được thực hiện tốt nhất thì phải đảm bảo các yêu cầu sau:

- Hồ sơ phải được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ

quan,đơn vị; đúng công việc mà cá nhân chủ trì giải quyết.

Văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vịgồm nhiều loại: loại do cơ quan, đơn vị sản sinh ra, loại do cấp trên gửi xuống,cấp dưới gửi lên, ngang cấp gửi đến Mục đích của mỗi loại cũng khác nhau:loại để thi hành, giải quyết; có loại để chỉ đạo, hướng dẫn; có loại để báo cáohoặc để biết, để tham khảo Vì vậy, cần phải lựa chọn những loại tài liệu phảnánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị Mặt khác hồ sơ được lậpyêu cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ và các công việc của cá nhân chủtrì giải quyết công việc để công tác lập hồ sơ đảm bảo tính chính xác nhằm phục

vụ cho công tác trước mắt và công tác nghiên cứu lâu dài về sau

- Văn bản, tài liệu trong mỗi hồ sơ phải đầy đủ, hoàn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với nhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của vấn đề, sự việc hoặc trình tự giải quyết công việc.

Khi lập hồ sơ cần phải thu thập đầy đủ văn bản, tài liệu về một vấn đề,một sự việc, một con người cụ thể Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơphải hoàn chỉnh và thống nhất

Văn bản tài liệu trong hồ sơ phải có tính pháp lý và độ tin cậy, đó phải làbản gốc, bản chính hoặc bản sao hợp pháp thì hồ sơ mới có giá trị làm chứng cứcho hoạt động quản lý của cơ quan, tổ chức

Một hồ sơ được coi là hoàn chỉnh phải đảm bảo phản ánh được trình tựdiễn biến của vấn đề Đó là phản ánh quá trình phát sinh, phát triển và kết thúcmột vấn đề hoặc một sự việc

1.4.2 Quy trình lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Văn bản, tài liệu từ khi hình thành trong quá trình giải quyết công việcphải được tập hợp, sắp xếp và lập hồ sơ Quy trình lập và giao nộp hồ sơ vào lưu

trữ cơ quan bao gồm:

Bước 1: Mở hồ sơ

Mở hồ sơ là việc lấy một tờ bìa hồ sơ và ghi những thông tin ban đầu về

hồ sơ, như: ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ, năm mở hồ sơ

Mỗi cá nhân khi giải quyết công việc được giao có trách nhiệm mở hồ sơ

về công việc đó (theo Danh mục hồ sơ, hoặc kể cả trường hợp cơ quan, tổ chứcchưa có Danh mục hồ sơ)

Danh mục hồ sơ là bản thống kê dự kiến những hồ sơ mà cơ quan, đơn vịcần phải lập trong một thời gian nhất định (thường là một năm)

Nội dung lập Danh mục hồ sơ

- Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ

- Xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặcngười lập

- Dự kiến thời hạn bảo quản của hồ sơ

- Đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ

Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ

Mỗi cá nhân có trách nhiệm thu thập, cập nhật tất cả văn bản, tài liệuhình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc vào hồ sơ tương ứng đã

mở, kể cả tài liệu phim, ảnh, ghi âm Cần thu thập kịp thời những văn bản, tàiliệu như bài phát biểu của Lãnh đạo, tham luận của các đại biểu tại hội nghị, hộithảo… bảo đảm sự toàn vẹn, đầy đủ của hồ sơ, tránh bị thất lạc

hồ sơ thấy cần thiết phải giữ lại), bản chụp văn bản, tài liệu tham khảo xét thấy

16

không cần phải lưu giữ.

- Sắp xếp các văn bản, tài liệu trong hồ sơ theo trình tự giải quyết côngviệc hoặc theo thời gian, tên loại, tác giả của văn bản Trường hợp trong hồ sơ

có tài liệu phim, ảnh thì bỏ vào bì; tài liệu băng, đĩa ghi âm, ghi hình thì bỏ vàohộp và sắp xếp vào cuối hồ sơ Nếu hồ sơ dày quá 3 cm thì tách thành các đơn vịbảo quản khác nhau (không nên tách dưới 01 cm) để thuận tiện cho việc quản lý

và sử dụng Mỗi đơn vị bảo quản trong hồ sơ có đặc điểm chung, dù yếu tố cấuthành như một hồ sơ độc lập, (ví dụ, Hồ sơ xây dựng văn bản quy phạm phápluật có thể phân thành các đơn vị bảo quản như: các lần dự thảo, các lần hộithảo, các lần trình )

- Xem xét lại thời hạn bảo quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh mục hồ sơ

và thực tế tài liệu trong, hồ sơ)

- Hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài liệutrong hồ sơ (nếu cần)

Bước 4: Nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Thời hạn nộp lưu hồ sơ, tài liệu từ các đơn vị, cá nhân vào Lưu trữ cơquan được quy định trong thời hạn 01 năm, kể từ ngày công việc kết thúc; đốivới hồ sơ, tài liệu xây dựng cơ bản thì trong thời hạn 03 tháng, kể từ ngày côngtrình được quyết toán

Thành phần hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ cơ quan gồm toàn bộ hồ

sơ, tài liệu được xác định thời hạn bảo quản từ 05 năm trở lên, trừ những loại hồ

sơ, tài liệu sau:

- Các hồ sơ nguyên tắc được dùng làm căn cứ để theo dõi, giải quyết côngviệc thuộc trách nhiệm của mỗi cá nhân, được cá nhân giữ và có thể tự loại hủykhi văn bản hết hiệu lực thi hành

- Hồ sơ về những công việc giải quyết chưa xong

- Hồ sơ phối hợp giải quyết công việc (trường hợp trùng với hồ sơ củađơn vị chủ trì)

- Các văn bản, tài liệu gửi để biết, để tham khảo

Chương 2.

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ LẬP HỒ SƠ TẠI

CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ XÂY DỰNG HẠ TẦNG VÀ

GIAO THÔNG INTRACOM 2.1 Giới thiệu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

là doanh nghiệp trực thuộc Tổng Công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội đượcthành lập ngày 21 tháng 12 năm 2002

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOMđược cổ phần hoá từ Doanh nghiệp Nhà nước theo Quyết định số: 311/QĐ-UBngày 17/01/2006 của UBND thành phố Hà Nội, hoạt động theo Giấy chứngnhận đăng ký kinh doanh số: 0103010756 do Phòng ĐKKD - Sở KH & ĐT HàNội cấp ngày 23/01/2006

Bằng tinh thần đoàn kết, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ công nhân viênCông ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM đã từngbước khắc phục khó khăn, xây dựng Công ty ngày càng lớn mạnh Công ty cũngdần dần mở rộng các hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu phát triển đangành nghề, với các lĩnh vực hoạt động chính đầu tư dự án bất động sản, thủyđiện, kinh doanh xây lắp, đầu tư tài chính, sản xuất - kinh doanh điện và sảnxuất vật liệu xây dựng…

Với đội ngũ gần 1000 cán bộ, kỹ sư, chuyên gia, công nhân viên dày dạnkinh nghiệm và đang thực hiện nhiều công trình, dự án như: Dự án khu vănphòng, dịch vụ công cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà

ở bán - Phú Diễn, Dự án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xãhội - Phú Diễn, Dự án thuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự ánthuỷ điện Tà Lơi 2, Dự án thủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp y tế PhươngĐông…

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

đã đạt được nhiều thành tích trong lĩnh vực đầu tư xây dựng như Bằng khen của

Bộ Xây dựng; Cúp vàng sản phẩm ưu tú hội nhập WTO 2009,

Mong muốn mang lại cho các đối tác, khách hàng sự “an lạc-hạnh phúc”nên những công trình của INTRACOM luôn đáp ứng yêu cầu về kỹ thuật và mỹthuật Chính vì lẽ đó, thương hiệu INTRACOM đang dần được khẳng định trongthị trường cạnh tranh của ngành xây dựng

Lĩnh vực kinh doanh của Công ty bao gồm 6 lĩnh vực chính:

- Đầu tư dự án thuỷ điện

- Đầu tư tài chính,

- Đầu tư các công trình hạ tầng: cầu đường, bệnh viện

- Sản xuất vật liệu xây dựng

- Kinh doanh xây lắp: xây dựng công trình giao thông, thủy lợi, dândụng,

2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Do đặc thù là Công ty tư nhân nên chức năng, nhiệm vụ quyền hạn khôngnhiều, chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh,những thủ tục kinh doanh và nghĩa

vụ đối với Nhà nước.

a Chức năng

Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thônglà đơn vị đầu tưxây dựng, kinh doanh bất động sản… Chịu sự giám sát kiểm tra của Tổng Công

ty đầu tư & phát triển nhà Hà Nội Handico và Nhà nước

Công ty tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập chung ý kiến, đứng đầu

là Tổng giám đốc có quyền quyết định các vấn đề hoạt động của Công ty Cácphòng ban có chức năng tham mưu, mọi hoạt động của Công ty được thống nhất

từ trên xuống dưới

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

hoạt động mạnh về lĩnh vực xây dựng như là: Dự án khu văn phòng, dịch vụ công

cộng và nhà ở bán - Trung Văn, Dự án khu văn phòng, nhà ở bán - Phú Diễn, Dự

án nhà ở tái định cư NOCT – Cầu Diễn, Dự án nhà ở xã hội - Phú Diễn, Dự ánthuỷ điện Nậm Pung, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 3, Dự án thuỷ điện Tà Lơi 2, Dự ánthủy điện Cẩm Thủy, Dự án Tổ hợp Y tế Phương Đông

20

b Nhiệm vụ, quyền hạn

Dựa trên chức năng đã được đề ra, Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạtầng và Giao thông INTRACOM có nhiệm vụ, quyền hạn như sau:

Tổ chức hoạt động tuân theo điều lệ Công ty

Công ty chịu trách nhiệm chấp hành các văn bản luật: Luật doanh nghiệp,Luật kinh doanh, Luật kinh tế… ngoài ra Công ty nhằm đảm bảo thực hiện chủtrương, biện pháp phát triển Kinh tế - Xã hội, thực hiện các chính sách trên địa bàn

Xây dựng kế hoạch thực hiện các công trình dự án của Công ty.

Hợp tác với các đơn vị để nâng cao chất lượng công trình, an toàn laođộng,… theo đúng quy định của pháp luật

Công ty Cổ phần đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOMngày càng mở rộng lĩnh vực kinh doanh của mình để góp phần phát triển đấtnước ngày càng giàu mạnh và văn minh

Với triết lý kinh doanh đơn giản nhưng đủ để làm nên những thành công

to lớn

2.1.2 Cơ cấu tổ chức

Căn cứ vào Luật doanh nghiệp, và dựa trên phạm vi nghiên cứu của Khóaluận tôi trình bày cơ cấu, tổ chức của Công ty với các phòng, ban đơn vị chínhnhư sau:

Ban Lãnh đạo:

Tổng giám đốc: là người có tư cách pháp nhân, người chỉ huy cao nhất,

chịu trách nhiệm điều hành chung mọi hoạt động của Công ty Chế độ quản lý

Công ty là chế độ thủ trưởng Tổng giám đốc quyết định về phương hướng sảnxuất, công nghệ, phương thức kinh doanh, tổ chức hạch toán công tác đối ngoại

và có hiệu quả sử dụng vốn

Phó tổnggiám đốc: người giúp phó tổng giám đốc quản lý nhân sự, quản

lý giao dịch các dự án đã hoàn thiện của Công ty,…

Các đơn vị chính trong Công ty:

Văn phòng Công ty: tổ chức quản lý nhân sự toàn Công ty xây dựng các

chương trình thi đua, khen thưởng và đề bạt khen thưởng thay đổi nhân sự ở cácphòng ban, bộ phận, là bộ phận giao dịch trực tiếp với khách hàng,…

Phụ trách việc tuyển dụng lao động, vấn đề bảo hiểm, an toàn lao động,

vệ sinh công nghiệp, phụ trách tiếp khách

Xây dựng bảng chấm công và phương pháp trả lương, tổ chức, huấn luyệntuyển chọn nhân sự toàn Công ty Xây dựng các bảng nội quy, đề ra các chínhsách về nhân sự

Xây dựng, quản lý các văn bản thuộc thẩm quyền giải quyết của Công ty

Có chức năng tham mưu cho Tổng giám đốc xây dựng chiến lược, lập kếhoạch sản xuất kinh doanh, cân đối kế hoạch, điều độ sản xuất, chỉ đạo thực hiện

kế họach thu mua vật liệu cung ứng vật tư sản xuất, ký hợp đồng, theo dõi thựchiện hợp đồng, tiêu thụ sản phẩm, tổ chức hoạt động marketing từ quá trình sảnxuất đến tiêu thụ sản phẩm, thăm dò mở rộng thị trường, lập ra các chiến lượctiếp thị, quảng cáo trên các phương tiện

Phòng kế hoạch - kĩ thuật: chịu trách nhiệm về kỹ thuật của quá trình thi

công, nghiên cứu tìm gia các phương pháp thi công, quản lý dây chuyền, thiết

bị, giám sát quá trình thi công và lập kế hoạch đầu tư, đảm bảo nâng cao chấtlượng sản phẩm

Phòng tài chính kế toán: lập kế hoạch về tài chính theo dõi mọi hoạt

động sản xuất kinh doanh của Công ty dưới hình thức tiền tệ hạch toán cácnghiệp vụ phát sinh hàng ngày của Công ty Thông qua hạch toán ở các khoảnthu mua xuất nhập nguyên vật liệu hành hóa… xác định kết quả kinh doanhthanh toán với khách hàng, nhà cung ứng, ngân hàng, cơ quan thuế đồng thờitheo dõi cơ cấu vốn

Phòng dự án 1 – dự án 2: chịu trách nhiệm giám sát quá trình thi công

22

các công trình.

Nhìn chung cơ cấu tổ chức của Công ty là đơn giản, các phòng ban cócác chức năng, quyền hạn và trách nhiệm rõ ràng không đan chéo nhau, tránhđược tình trạng chồng chất mệnh lệnh, tranh giành quyền lợi

Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM (Xem Phụ lục 1)

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản và lập hồ sơ tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM

2.2.1 Thực trạng ban hành văn bản hiện hành quy định về công tác quản lý văn bản, lập hồ sơ

Hiện nay việc ban hành văn bản quản lý về công tác Văn thư – Lưu trữcủa Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOMchưa thực sự được chú trọng

Theo như điều tra, khảo sát thì hiện nay Công ty mới chỉ ban hành mộtVăn bản quy định về công tác soạn thảo đó là Quyết định số: 19/QĐ-CT ngày 17tháng 2 năm 2009 của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông

về việc ban hành Quy định hướng dẫn soạn thảo và hướng dẫn trình bày vănbản Thông qua nội dung của Quy định này, tôi nhận thấy văn bản này có những

ưu điểm và hạn chế như sau:

* Ưu điểm

Nhờ có Quy định này mà công tác soạn thảo văn bản tại Công ty phần nào

đã có được sự thống nhất về thể thức và thẩm quyền ban hành văn bản, bước đầuđưa công tác soạn thảo và quản lý văn bản đi vào nề nếp Quy định đã nêu rõđược một số vấn đề sau:

- Vai trò của văn bản đối với hoạt động quản lý của Công ty;

- Thẩm quyền ban hành các loại văn bản của Công ty;

- Quy cách lấy ý kiến xây dựng dự thảo;

- Thể thức trình bày văn bản tại Công ty

thể về thể thức soạn thảo và ban hành văn bản Các mục trong phần quy định về thểthức chưa được trình bày cụ thể mà mới chỉ thể hiện một cách khái quát nhất màchưa đi vào hướng dẫn chi tiết phải làm thế nào và ví dụ cụ thể cho từng phần.

Nội dung của văn bản này còn thiếu tính chặt chẽ, Ví dụ ở mục 3 phần IV

về thể thức văn bản, quy định này có viết Công văn được ký hiệu là CV và đượclấy ví dụ khi soạn thảo là “Số:……/CV-CT” nhưng đến mục 5a thì Quy địnhviết “tất cả các văn bản có tên loại (trừ công văn).[21,5]

Qua đây tôi nhận thấy rằng văn bản quy định về công tác soạn thảo và thểthức văn bản tại Công ty đã cũ, chưa cập nhật những quy định mới nhất, gây khókhăn cho việc quản lý văn bản cũng như không thống nhất về giao dịch bằng vănbản giữa Công ty với các cơ quan hành chính Nhà nước và đối tác

Ngoài ra, từ năm 2010 Công ty cũng đã áp dụng tiêu chuẩn ISO vào côngtác quản lý văn bản, tuy nhiên theo tìm hiểu tiêu chuẩn này không được áp dụngsâu vào thực tế công việc mà mới chỉ dừng lại ở việc xây dựng quy trình Công tácquản lý văn bản và lập hồ sơ vẫn sử dụng phương pháp là chủ yếu

(Lưu đồ áp dụng ISO trong quản lý văn bản xem phụ lục 2)

2.2.2 Thực trạng công tác nhân sự

Bộ phận văn thư của Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giaothông INTRACOMđược hình thành từ khi Công ty được thành lập Bộ phận nàyhiện đang do Văn phòng Công ty quản lý

Hiện nay Công ty có 01 nhân viên phụ trách công tác văn thư với trình độCao đẳng, chuyên ngày Quản trị Văn phòng của Trường Đại học Nội vụ Hà Nộichính vì vậy được đào tạo bài bản về nghiệp vụ Văn thư – Lưu trữ để phục vụcông việc Tuy nhiên nhân viên Văn thư ở đây không phải là văn thư chuyêntrách mà còn kiêm nhiệm nhiều mảng công việc khác nhau của Văn phòng Công

ty Tại các phòng, ban, đơn vị của Công ty hiện nay thiếu nhân viên phụ tráchcông tác Văn thư, điều này cũng là một trong những khó khăn khiến cho ngườilàm công tác Văn thư tại Công ty gặp khó khăn cho trong việc phối hợp xử lý vàgiải quyết công việc

2.2.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản

Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM làmột Công ty có quy mô lớn, kinh doanh trên nhiều lĩnh vực với nhiều dự án lớn,

24

nhỏ khác nhau Chính vì vậy số lượng văn bản đi – đến phục vụ cho nhu cầu giảiquyết công việc Công ty tương đối lớn

a Đối với công tác quản lý văn bản đi

Hiện nay tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thôngINTRACOM, công tác quản lý văn bản đi đã tương đối đảm bảo được tính chínhxác, kịp thời và thực hiện theo những quy định của Nhà nước

Tại Công ty, các văn bản được ban hành chủ yếu là Hợp đồng kinh tế, Hợpđồng lao động, Công văn, Thông báo, Quyết định và một số văn bản khác

Theo thống kê thì số lượng Văn bản đi tại Công ty trong hai năm 2014 và 2015 như sau:

Số liệu được trích từ sổ văn bản đi của Công ty năm 2014 và 2015

Trong năm 2014, Công ty cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giaothông INTRACOM ban hành ra tất cả 690 văn bản, trong đóHợp đồng kinh tế là

128 văn bản, chiếm 18, 82%; Công văn được ban hành nhiều nhất là 237 vănbản, chiếm 34,35%; Thông báo 122 văn bản, chiếm 17,68%; Số quyết địnhđưuọc ban hành là 203 bản chiếm 29,15%

Trong năm 2015, Công ty đã ban hành tổng cộng là 1151 văn bản, trong

đó Hợp đồng kinh tế là 227 văn bản, chiếm 19,72%; Công văn đi 305 văn bảnchiếm 26,5%; Thông báo được ban hành là 200 văn bản, chiếm 17,38%; Quyếtđịnh là 419 văn bản, chiếm 36,4%

Có thể thấy rằng số lượng văn bản tại Công ty năm sau đã tăng gần gấpđôi so với năm trước Đòi hỏi công tác quản lý văn bản đi luôn phải đảm bảochặt chẽ và chính xác

Quy trình quản lý văn bản đi tại Công ty được thực hiện như sau:

 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày

Văn bản sau khi đã được cán bộ chuyên môn các đơn vị, phòng, ban củaCông ty đánh máy, hoàn tất, kiểm tra, rà soát lần cuối cùng về mặt nội dung vàthể thức sẽ được trình cho Phụ trách Văn phòng và Ban Iso để kiểm tra về mặt

thể thức, nội dung và tính pháp lý của văn bản, ký nháy ở cuối văn bản Khi đã

có chữ ký nháy của người có thẩm quyền văn bản sẽ được chuyển cho bộ phậnvăn thư kiểm tra về hình thức, thể thức và nội dung của văn bảntrước khi trìnhcho bộ phận thư ký để Lãnh đạo phê duyệt chính thức

Trưởng đơn vị hoặc cá nhân chủ trì soạn thảo chịu trách nhiệm về sựchuẩn xác của văn bản trước khi trình cho lãnh đạo ký.Những văn bản khôngđúng về thể thức và kỹ thuật trình bày, cán bộ văn thư sẽ yêu cầu cán bộ chuyênmôn phại hoàn thiện lại trước khi trình ký

 Trình ký văn bản

Khi trình ký văn bản, cán bộ văn thư phải để văn bản vào cặp trình ký

- Những văn bản có nội dung thông thường, chỉ cần trình văn bản đã đượckiểm tra kỹ về thể thức, nội dung, thể thức do người có thẩm quyền duyệt , kýchính thức

- Những văn bản có nội dung phức tạp, khi trình ký phải kèm theo các vănbản có liên quan đến văn bản cần trình lãnh đạo ký (kèm theo hồ sơ trình ký)

Khi Tổng giám đốc đi công tác, văn thư có trách nhiệm xác định thẩmquyền giải quyết văn bản để trình ký đúng người có trách nhiệm

 Ghi số, ngày tháng, đóng dấu và đăng ký văn bản đi

Đóng dấu văn bản đi

Tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thôngINTRACOM, con dấu do thủ quỹ của Công ty quản lý tại phòng Tài chính – Kếtoán Việc sử dụng con dấu phải tuân theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Công ty.Trước khi đóng dấu, người phụ trách con dấu phải đối chiếu chữ ký và tự tayđóng dấu vào văn bản Không giao dấu cho ai khi chưa có sự đồng ý của Tổnggiám đốc

 Đăng ký văn bản đi

Các văn bản đã được lãnh đạo ký duyệt, trước khi làm thủ tục phát hành,

26

văn thư có trách nhiệm lập sổ Đăng ký theo dõi tài liệu, nhân bản, sao, chụpđúng số lượng đã duyệt, đảm bảo yêu cầu về thời gian, chất lượng in ấn Khisao, chụp, in tài liệu phải có trách nhiệm đảm bảo bí mật, chính xác nội dungvăn bản đồng thời không để mất, thất lạc tài liệu gốc.

Hiện tại Công ty đang áp dụng hai hình thức đăng ký văn bản đi, đó làđăng ký văn bản đi bằng sổ và đăng ký văn bản đi bằng máy tính

* Đăng ký theo phương pháp truyền thống (bằng sổ)

Để thuận tiện cho việc đăng ký và tra tìm thông tin, Công ty đã phân chialàm ba loại sổ:

+ Sổ đăng ký Quyết định;

+ Sổ đăng ký Hợp đồng;

+ Sổ đăng ký Thông báo và các Công văn khác

Văn bản sẽ được đăng ký vào sổ văn bản đi theo mẫu quy định hiện hành

Tùy vào khối lượng văn bản mà có thể ghép sổ đăng ký để thuận tiện choviệc quản lý văn bản một cách dễ dàng nhất

Khi đăng ký văn bản đi, văn thư tại Công ty phải đảm bảo ghi đầy đủ,chính xác những nội dung có trong các mục của sổ đăng ký, gồm các mục: ngày,tháng công văn; số, ký hiệu; trích yếu nội dung; người ký; nơi nhận; số lượngbản Sổ đăng ký văn bản phải được ghi sạch, chữ dễ đọc và chỉ được viết tắtnhững từ được quy định trước đó.

Khi đăng ký văn bản phải đảm bảo đăng ký đầy đủ các thông tin như: Số,

ký hiệu, trích yếu nội dung, ngày tháng ban hành và số bản

28

 Chuyển giao văn bản đi

Người phụ trách văn thư phải đảm bảo phát hành văn bản, tài liệu kịpthời, chính xác… Các văn bản, tài liệu hỏa tốc, thượng khẩn cán bộ văn thư phảitrực tiếp mang ngay đến nơi nhận đúng thời gian quy định Những văn bản mật,tối mật, tuyệt mật cần kiểm tra nơi nhận, thời gian của văn bản, có dấu chỉ mức

độ thì phải kèm theo phiếu gửi

Phải viết rõ ràng, đầy đủ trên văn bản tên cơ quan gửi, số, ký hiệu côngvăn, nếu văn bản hỏa tốc hẹn giờ thì thêm ngày, giờ văn bản phải đến ngườinhận Các văn bản gửi phải đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi, khi giaonhận đều phải ký rõ ràng

Đối với văn bản chuyển đi: tất cả văn bản do văn thư cơ quan hoặc cácban, đơn vị tự gửi đi, chuyển qua đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp đến nơinhận đều phải được đăng ký vào sổ chuyển giao văn bản đi và có chữ ký nơi đãnhận văn bản

 Lưu văn bản đi và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi

Mỗi văn bản phát hành đều phải lưu 02 bản, bản gốc lưu tại văn thư Công ty

và bản chính lưu tại hồ sơ Bản lưu phải phải được đóng dấu ngay sau khi đã sao,chụp đủ số lượng phát hành Bản thảo cuối cùng những tài liệu quan trọng và vănbản Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển giao văn bản đi để chắc chắnrằng văn bản được chuyển giao đúng địa chỉ và thời gian nhận

Văn bản, tài liệu sau khi đã được giữ lại sẽ sắp xếp theo tên loại văn bản

và được đưa vào các cặp tài liệu Trong mỗi cặp, văn bản được xếp tiếp theothời gian Sau đó, Văn thư của Công ty sẽ đưa các cặp tài liệu vào hộp hồ sơ vàxếp vào tủ tài liệu Đối với tài liệu đã đủ thời hạn để nộp vào lưu trữ thì Văn thư

sẽ tiến hành nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Sơ đồ quản lý văn bản đến tại Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng

và Giao thông INTRACOM (xem Phụ lục 3)

b Công tác quản lý và giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản, tài liệu gửi đến Công ty (do bưu điện, liên lạc cơ quankhác chuyển đến, do cán bộ trực tiếp nhận được ở các cơ quan khác hay đi họpđem về) đều do bộ phận văn thư trực thuộc Văn phòng tiếp nhận và quản lýthống nhất

Trung bình mỗi năm Công ty tiếp nhận trên 500 văn bản đến Các văn bảnnày chủ yếu đến từ:

+ Tổng Công ty Đầu tư và phát triển nhà Hà Nội – Công ty chủ quản;+ Các văn bản của các cơ quan hành chính Nhà nước;

+ Văn bản của Ban Quản lý Dự án 4 thuộc Tổng cục đường bộ

+ Văn bản của Công ty đối tác

+ Văn bản của khách hàng …

Hàng năm, số lượng văn bản đến Công ty khá lớn và đặc biệt tăng vàokhoảng thời gian cuối năm Điều đó khẳng định hoạt động của Công ty ngàycàng có hiệu quả, ngày càng được các cấp lãnh đạo quan tâm, tạo điều kiện vànhận được sự quan tâm lớn từ các đối tác

Vì vậy, đối với văn bản được gửi đến Công ty Cổ phần Đầu tư xây dựng

30

Hạ tầng và Giao thông INTRACOM, bộ phận văn thư cơ quan thực hiện tươngđối chính xác quy trình từ khi tiếp nhận cho tới khâu chuyển giao văn bản đến.

Quy trình tổ chức và quản lý văn bản đến được thực hiện như sau:

Tiếp nhận văn bản đến

Văn bản của các tổ chức, cá nhân ngoài cơ quan gửi đến Công ty đềuđược người phụ trách văn thư trực thuộc Văn phòng Công ty tiếp nhận và vào sổcông văn đến, chuyển đến Phụ trách văn phòng xử lý

Khi tiếp nhận văn bản đến, bộ phận văn thư trực tiếp kiểm tra, đốichiếu nơi gửi, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), số, ký hiệu văn bản ghitrên bì với sổ giao nhận Nếu có nghi vấn, bì văn bản bị rách, chậm giờ (đốivới văn bản có hỏa tốc hẹn giờ) thì lập biên bản ngay và yêu cầu ngườichuyển giao ký xác nhận

Các văn bản khi đến Công ty được phân loại và xử lý như sau:

+ Loại phải bóc bì: khi văn bản, tài liệu được gửi đến có ghi nơi gửi là tênCông ty Cổ phần Đầu tư xây dựng Hạ tầng và Giao thông INTRACOM hoặc địachỉ của Công ty tại tòa nhà INTRACOM Ví dụ: INTRACOM (tầng 24)

+ Loại không bóc bì: nếu trên bì của văn bản, tài liệu đến có đóng dấu chỉcác mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong Công

ty, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh

cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của Công ty thì cá nhânnhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

Văn bản sau khi được phân loại, bóc bì sẽ được cán bộ văn thư đóng dấuđến phía dưới số, kí hiệu của văn bản (đối với văn bản có tên loại); dưới tríchyếu nội dung (đối với văn bản là công văn) và ghi đầy đủ những nội dung cầnthiết trong khung dấu đến Tuy nhiên vẫn có văn bản vị trí đóng dấu đến khôngtheo quy định của Nhà nước Những nội dung trong khung dấu đến gồm có: sốđến và ngày tháng công văn đến

Đối với những tài liệu bộ phận văn thư không được bóc bì thì cán bộ vănthư phải đóng dấu đến ở ngoài bì.

 Đăng ký văn bản đến

- Đăng ký theo phương pháp truyền thống (bằng sổ)

Văn bản đến Công ty được đăng ký theo từng năm và được đánh số 01cho văn bản đầu tiên trong năm tính từ ngày 01 tháng 01 và số cuối cùng nhậnđược vào ngày 31 tháng 12 của năm

Về việc lập sổ: tất cả các văn bản đến được đăng ký vào một sổ đăng ký vănbản đến và được chia thành các phần khác nhau để thuận tiện cho việc tìm kiếmvăn bản Cách chia này thuận lợi cho việc tra tìm tài liệu văn bản khi cần

Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

32