Công tác quản lý văn bản tại UBND huyện tân sơn

MỤC LỤC DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT LỜI NÓI ĐẦU 1 PHẦN I. KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN 3 I.CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TÂN SƠN 3 1.Chức năng của UBND huyện Tân Sơn 4 2. Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Tân Sơn 4 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 4 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: 4 2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: 5 2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: 5 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch 6 2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao: 6 2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên và môi trường 6 2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh và trật tự, an toàn xã hội 7 2.9 Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo: 7 2.10 Trong việc thi hành pháp luật: 7 2.11 Trong việc xây dựng chính quyền và quản lý địa giới hành chính: 8 3. Cơ cấu tổ chức: 8 3.1 Về cơ cấu: 8 3.2 Về bộ máy: 8 3.3 Sơ đồ bộ máy UBND huyện Tân Sơn 10 3.4 Tổ chức và hoạt động của văn phòng ủy ban nhân dân huyện Tân Sơn 10 3.4.1 Chức năng,nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của phòng Hành chính: 10 3.4.2 Mô tả việc phân công nhiệm vụ của các vị trí công việc trong phòng Hành chính. 11 II. CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN TÂN SƠN 12 2.1 Vị trí, chức năng: 13 2.2 Nhiệm vụ và quyền hạn: 14 2.3 Cơ cấu tổ chức: 14 PHẦN II. CÔNG TÁC VĂN THƯ 16 CHƯƠNG 1:NHỮNG LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÍ VĂN BẢN 17 1.TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN 17 1.1 Khái niệm văn bản, văn bản quản lí Nhà nước 17 1.1.1 Văn bản: 17 1.1.2 Văn bản quản lí nhà nước 17 1.2 Chức năng của văn bản quản lý nhà nước: 17 2. QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN 17 2.1 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 17 2.1.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến 17 2.1.2 Đóng dấu đến, ghi số và ngày đến: 19 2.1.3. Trình và chuyển giao văn bản đến: 20 2.1.4. Giải quyết, theo dõi và đôn đốc việc giải quyết văn bản đến: 21 2.2 LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 21 2.2.1 Thể thức và kỹ thuật trình bày, ghi số ngày tháng năm cho văn bản đi 21 2.2.2 Đóng dấu cơ quan và mức độ khẩn, mật 23 2.2.3 Đăng kí văn bản đi 23 2.2.4 Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 24 2.2.5 Lưu văn bản đi 26 CHƯƠNG II. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI 27 1.Quy trình xử lý văn bản đi: 27 1.1Kiểm tra thể thức văn bản: 27 1.2Đóng dấu cơ quan,đơn vị và mức độ khẩn, mật 27 1.3Đăng ký văn bản đi: 27 1.4.Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 27 2.Quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến: 28 2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến: 28 2.2 Chuyển giao văn bản đến: 28 2.3 Gỉai quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 29 3.Công tác lập hồ sơ hiện hành 29 4.NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN TÂN SƠN. 33 4.1 Ưu điểm: 33 4.2 Hạn chế: 34 4.3 Nguyên nhân: 34 PHẦN IIIKẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN TÂN SƠN 35 3.1 Đánh giá chung: 35 3.1.1 Ưu điểm: 35 3.1.2 Nhược điểm: 36 3.1.3 Nguyên nhân: 36 3.2 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu quả hoạt động của Phòng Lao động – Thương binh Xã hội. 36 3.3 Giải pháp: 37 3.4 Kết luận: 38  

Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội MỤC LỤC Cấn Thị Hà Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT UBND : Uỷ ban nhân dân HĐND : Hội đồng nhân dân LĐTB&XH: Lao động – Thương binh Xã hội GD-ĐT giáo dục đào tạo Cấn Thị Hà Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội LỜI NÓI ĐẦU Văn thư – Lưu trữ công tác có ý nghĩa quan trọng công tác thường xuyên quan lĩnh vực Hành Nhà nước Trong quan đơn vị công tác Văn Thư – Lưu trữ quan tâm,chú trọng công tác đảm bảo hoạt động quản lý Hành thông qua văn bả tài liệu Làm tốt công tác văn thư góp phần giải công việc nhanh chóng,chính xác, đảm bảo bí mật cho quan Ngày với phát triển khoa học công nghệ,mỗi lĩnh vực đại hóa,nền hành nhà nước có phát triển để phù hợp công tác văn thư – lưu trữ Đảng Nhà nước quan tâm xây dựng sách ngày đại cho công tác nhằm phục vụ cho hoạt động quản lý Nhà nước quan Thực phương châm “Học đôi với hành” trường Đại học Nội vụ Hà Nội tạo điều kiện cho sinh viên thực tập quan nhằm giúp sinh viên cán văn phòng tương lai nắm vững lý thuyết để áp dụng vào thực tế Được quan tâm,giúp đỡ nhà trường giúp đỡ HĐND – UBND huyện Tân Sơn,em tiếp nhận thực tập Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Tân Sơn, kể từ ngày 04/01/2016 đến hết ngày 11/03/2016 Trong khoảng thời gian thân em không ngừng cố gắng, nỗ lực học hỏi kinh nghiệm làm việc rèn luyện kỹ nghiệp vụ văn phòng sở áp dụng lý thuyết dã học hướng dẫn tận tình cán văn phòng nơi Là cán văn phòng tương lai đợt thực tập trang bị cho em kiến thức để phục vụ cho sau trường làm Cấn Thị Hà Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội việc.Nhận thức rõ vai trò,tầm quan trọng công tác văn thư phát triển đất nước, thấy bất cập công tác quan Qua em nhận thức trách nhiệm nghĩa vụ cán trẻ tương lai chúng em lớn Qua 10 tuần thực tập quan em thấy trưởng thành nắm kiến thức Do thời gian thực tập ngắn thân em thiếu kinh nghiệm thực tế báo cáo khó tránh khỏi nhiều thiếu sót Vì em mong nhận nhiều ý kiến đóng góp thầy cô, bạn bè để em có hội học hỏi tích lũy thêm kinh nghiệm vận dụng tốt kiến thức học vào thực tế sau Em xin chân thành cảm ơn lãnh đạo HĐND – UBND, cán bộ, nhân viên phòng Lao động –Thương binh Xã hội tạo điều kiện giúp đỡ em suốt trình thực tập Em xin cảm ơn thầy, cô trường Đại học Nội vụ Hà Nội giúp em hoàn thành báo cáo thực tập Em xin chân thành cảm ơn! Tân Sơn, ngày 19 tháng 02 năm 2016 Sinh viên Cấn Thị Hà Cấn Thị Hà Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN I KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG CỦA CƠ QUAN I.CHỨC NĂNG,NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA UBND HUYỆN TÂN SƠN Tân Sơn huyện miền núi nằm phía Tây Nam tỉnh Phú Thọ thành lập năm 2007 sở chia tách địa giới hành huyện Thanh Sơn cũ Huyện có diện tích tự nhiên lafn68.984,58 ha, dân số năm 2015 80.560 Cấn Thị Hà Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội người Trong 83% dân số đồng bào dân tộc thiểu số Huyện Tân Sơn có 17 xã với 195 khu dân cư, có 14 xã đặc biệt khó khăn thuộc chương trình 135,01 xã ATK, 03 xã miền núi khu vực II có thôn, đặc biệt khó khăn Là 62 huyện nghèo nước thực chương trình giảm nghèo nhanh, bền vững theo định theo Nghị 30a Chính phủ 1.Chức UBND huyện Tân Sơn UBND Huyện Tân Sơn quan hành Nhà nước cấp huyện, thực chức năng, nhiệm vụ quy định Luật tổ cức HĐND UBND ngày 26 tháng 11 năm 2003 Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch Nhiệm vụ, quyền hạn UBND huyện Tân Sơn 2.1 Trong lĩnh vực kinh tế, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội hàng năm trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua để trình Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh phê duyệt; tổ chức kiểm tra việc thực kế hoạch đó; Lập dự toán thu ngân sách nhà nước địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cấp định báo cáo Uỷ ban nhân dân, quan tài cấp trực tiếp; Tổ chức thực ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban Cấn Thị Hà Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nhân dân xã, thị trấn xây dựng thực ngân sách kiểm tra nghị Hội đồng nhân dân xã, thị trấn thực ngân sách địa phương theo quy định pháp luật; Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội xã, thị trấn 2.2 Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cấp thông qua chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp địa phương tổ chức thực chương trình đó; Thực giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất cá nhân hộ gia đình, giải tranh chấp đất đai, tra đất đai theo quy định pháp luật; Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn; Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, công trình thuỷ lợi vừa nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông địa bàn theo quy định pháp luật 2.3 Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp: Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp địa bàn huyện; Xây dựng phát triển sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ xã, thị trấn; Tổ chức thực xây dựng phát triển làng nghề truyền thống, sản Cấn Thị Hà Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng xuất khẩu; phát triển sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản sở công nghiệp khác theo đạo Uỷ ban nhân dân tỉnh 2.4 Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải: Tổ chức lập, trình duyệt xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn địa bàn huyện; quản lý việc thực quy hoạch xây dựng duyệt; Quản lý, khai thác, sử dụng công trình giao thông kết cấu hạ tầng sở theo phân cấp; Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng kiểm tra việc thực pháp luật xây dựng; tổ chức thực sách nhà ở; quản lý đất quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước địa bàn; 2.5 Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ du lịch Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ du lịch địa bàn huyện; Kiểm tra việc thực quy tắc an toàn vệ sinh hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn; Kiểm tra việc chấp hành quy định Nhà nước hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch địa bàn 2.6 Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin thể dục thể thao: Xây dựng chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát địa bàn huyện tổ chức thực sau Cấn Thị Hà Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cấp có thẩm quyền phê duyệt; Tổ chức kiểm tra việc thực quy định pháp luật phổ cập giáo dục, quản lý trường tiểu học, trung học sở, trường dạy nghề; tổ chức trường mầm non; thực chủ trương xã hội hoá giáo dục địa bàn; đạo việc xoá mù chữ thực quy định tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử; Quản lý công trình công cộng phân cấp; hướng dẫn phong trào văn hoá, hoạt động trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ phát huy giá trị di tích lịch sử - văn hoá danh lam thắng cảnh địa phương quản lý; Kiểm tra việc chấp hành pháp luật hoạt động sở hành nghề y, dược tư nhân, sở in, phát hành xuất phẩm; 2.7 Trong lĩnh vực khoa học, công nghệ, tài nguyên môi trường Thực biện pháp ứng dụng tiến khoa học, công nghệ phục vụ sản xuất đời sống nhân dân địa phương; Tổ chức thực bảo vệ môi trường; phòng, chống, khắc phục hậu thiên tai, bão lụt; Tổ chức thực quy định pháp luật tiêu chuẩn đo lường chất lượng sản phẩm; kiểm tra chất lượng sản phẩm hàng hoá địa bàn huyện; ngăn chặn việc sản xuất lưu hành hàng giả, hàng chất lượng địa phương 2.8 Trong lĩnh vực quốc phòng, an ninh trật tự, an toàn xã hội Tổ chức phong trào quần chúng tham gia xây dựng lực lượng vũ trang Cấn Thị Hà Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội quốc phòng toàn dân; thực kế hoạch xây dựng khu vực phòng thủ huyện; quản lý lực lượng dự bị động viên; đạo việc xây dựng lực lượng dân quân tự vệ, công tác huấn luyện dân quân tự vệ; Tổ chức đăng ký, khám tuyển nghĩa vụ quân sự; định việc nhập ngũ, giao quân, việc hoãn, miễn thi hành nghĩa vụ quân xử lý trường hợp vi phạm theo quy định pháp luật; Tổ chức thực nhiệm vụ giữ gìn an ninh, trật tự, an toàn xã hội, xây dựng lực lượng công an nhân dân huyện vững mạnh, bảo vệ bí mật nhà nước; thực biện pháp phòng ngừa, chống tội phạm, tệ nạn xã hội hành vi vi phạm pháp luật khác địa phương; Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ an ninh, trật tự, an toàn xã hội 2.9 Trong việc thực sách dân tộc sách tôn giáo: Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến sách, pháp luật dân tộc tôn giáo; Tổ chức thực nhiệm vụ giao chương trình, kế hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội tỉnh vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt; Chỉ đạo kiểm tra việc thực sách dân tộc, sách tôn giáo; quyền tự tín ngưỡng, tôn giáo, theo không theo tôn giáo công dân địa phương; 2.10 Trong việc thi hành pháp luật: Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra việc chấp hành Hiến pháp, luật, văn quy phạm pháp luật quan nhà nước cấp nghị Hội đồng nhân dân cấp; Cấn Thị Hà 10 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội cá nhân soạn thảo văn đề xuất, trình người ký văn định 2.2.5 Lưu văn Văn lưu văn thư xếp theo thứ tự đăng ý.Những văn đăng ký đánh số chung xếp chung, đăng ký đánh số theo loại theo nhóm định xếp riêng theo số thứ tự văn Tại văn thư, phải có phương tiện bảo vệ, bảo quản an toàn lưu.Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi phục vụ kịp thời yêu cầu khai thác, sử dụng lưu mà quản lý theo quy định pháp luật quy định cụ thể quan, tổ chức Mẫu sổ việc ghi sổ thực theo quy định hành quan, tổ chức theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước Cấn Thị Hà 35 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, VĂN BẢN ĐẾN CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG – THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Phòng Lao động – Thương binh Xã hội huyện Tân Sơn đơn vị trực thuộc UBND huyện Tân Sơn, giúp UBND thực công tác quản lý mảng chuyên môn sách tiền công, tiền lương, chế độ sách, người có công nên hoạt động hành văn phòng, giải quản lí văn đi, văn đến so với Văn phòng UBND Nhưng hoạt động công tác văn thư diễn hàng ngày với số lượng Qua 10 tuần thực tập (phòng LĐTB&XH ) em nhận thấy tình hình công tác văn thư phòng sau: 1.Quy trình xử lý văn đi: 1.1Kiểm tra thể thức văn bản: Căn vào quy định pháp luật, chuyên viên Bùi Thị Thúy người giao trách nhiệm kiểm tra lại thể thức trình bày văn trước làm thủ tục để phát hành văn Sau mang sang văn thư quan để xin số ngày, tháng , năm ban hành văn theo số thứ tự đăng ký văn theo quy định Văn phòng Huyện 1.2Đóng dấu quan,đơn vị mức độ khẩn, mật Văn sau kiểm tra kỹ, đánh máy sau có chữ ký lãnh đạo chuyên viên nhân xong đưa vào làm công tác đóng dấu đồng chí Bùi Thị Thúy phụ trách quản lý dấu có thẩm quyền đóng dấu.Đồng chí Thúy đóng dấu đơn vị mình, đóng dấu độ khẩn, mật tài liệu thu hồi thực theo quy định pháp luật hành Cấn Thị Hà 36 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội 1.3Đăng ký văn đi: Việc đăng ký văn điền đầy đủ thông tin: tên đơn vị, loại văn bản,số ký hiệu, ngày tháng năm văn bản, nơi nhận văn bản, trích yếu nội dung, lĩnh vực, người thảo… công tác đồng chí Bùi Thị Thúy thực 1.4.Làm thủ tục chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn sau đóng dấu, làm thủ tục phát hành văn bảnVăn cho vào phong bì theo quy định kích cỡ thể thức, ghi số văn bản, quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật…và chuyển, phát văn đường bưu điện Fax, qua mạng…Công tác đồng chí Bùi Thị Thúy thực Mẫu sổ đăng ký văn phòng LĐTB&XH huyện Tân Sơn Số, ký Ngày, Tên loại hiệu tháng, trích yếu Người văn năm văn nội dung ký bản văn Nơi nhận Nơi nhận Số lượng Ghi văn văn văn lưu ( 1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) ……… ……… ……… ……… ……… ……… ……… 2.Quy trình quản lý, giải văn đến: 2.1 Tiếp nhận, đăng ký văn đến: Văn đến quan, tổ chức, đơn vị,cá nhân gửi đến phòng chuyên viên Bùi Thị Thúy kiểm tra sơ sau tiếp nhận ký xác nhận vào sổ lấy văn 2.2 Chuyển giao văn đến: Cấn Thị Hà 37 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Sau ký nhận lấy văn vào sổ phòng văn thư chuyên viên Bùi Thị Thúy có trách nhiệm mang văn phòng vào sổ đăng ký văn đến ;ghi rõ số thứ tự, số ký hiệu, ngày tháng năm ban hành văn bản…sau xem xét văn đến thuộc phạm vi, quyền hạn giải văn chuyển cho người Đối với văn gửi tới đơn vị bóc bì vào sổ, văn gửi cho cá nhân đích danh đồng chí Thúy chuyển tận tay người có tên không bóc bì Đối với văn quan trọng chuyển cho trưởng phòng Nguyễn Thị Ngọc để xem xét, giải Mẫu sổ đăng ký văn đến phòng LĐTB&XH huyện Tân Sơn Số, ký Ngày Nơi gửi hiệu tháng văn Số đến văn công đến văn Ngày tháng công văn Nơi người nhận Tên loại trích Ký ghi yếu nội nhận dung văn (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) ……… …… ……… … …… …… …… …… (9) 2.3 Gỉai theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Sau nhận văn đến cá nhân đơn vị dựa theo trách nhiệm, nhiệm vụ giao để nghiên cứu,giải kịp thời hạn pháp luật quy định.Đặc biệt văn đến có đóng dấu độ khẩn xử lý riêng,nhanh chóng, kịp thời, không chậm trễ Cấn Thị Hà 38 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội Tất văn đảm bảo nguyên tắc chung tổ chức quản lý giải văn đến, tất văn đến chuyên viên Bùi Thị Thúy tiếp nhận đăng ký sổ quản lý thống nhất, văn đến dù hình thức xử lý theo nguyên tắc kịp thời, xác thống Những văn đóng dấu “hỏa tốc”, dấu “thượng khẩn”, dấu “khẩn” làm thủ tục phân phối sau nhận 3.Công tác lập hồ sơ hành Là việc tập hợp, xếp văn bản, tài liệu hình thành trình giải quyết, theo dõi công việc thành hồ sơ theo nguyên tắc phương pháp định Lập hồ sơ hành: Do người thực hiện, giải công việc lập; tiến hành đồng thời với trình giải công việc Việc lập hồ sơ hành đảm bảo văn bản, tài liệu phản ánh công việc, chất lượng hồ sơ nộp vào lưu trữ đạt yêu cầu Lập hồ sơ chỉnh lý: Là việc phục hồi lập hồ sơ, tiến hành công việc giải xong mà tài liệu công việc không lập thành hồ sơ Hồ sơ cán lưu trữ lập trình chỉnh lý tài liệu rời lẻ, lộn xộn Việc chỉnh lý lưu trữ loại tài liệu lập hồ sơ hành đảm bảo đầy đủ tài liệu hồ sơ, tài liệu phản ánh nội dung, trình giải công việc, thời hạn bảo quản xác định sát với giá trị tài liệu, tiết kiệm thời gian, lao động kinh phí cho việc chỉnh sửa, hoàn thiện, hệ thống hoá làm công cụ tra cứu hồ sơ Đối với tài liệu chưa lập hồ sơ hành, việc chỉnh lý gặp nhiều khó khăn công tác khôi phục, lập hồ sơ, xác định giá trị, hệ thống hoá hồ sơ… Có tình trạng hồ sơ lập chỉnh lý không hoàn chỉnh khó Cấn Thị Hà 39 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đảm bảo chất lượng tài liệu hồ sơ không đầy đủ, việc định thời hạn bảo quản chưa dự kiến trước…Việc tổ chức chỉnh lý thường tốn nhiều công sức, thời gian, kinh phí * Các bước lập hồ sơ hành: - Mở hồ sơ: + Mở hồ sơ ghi thông tin cần thiết hồ sơ tên quan, tổ chức, tên đơn vị, số, ký hiệu hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ + Căn vào danh mục hồ sơ quan, tổ chức nhiệm vụ giao kinh nghiệm công tác (trong trường hợp chưa có danh mục hồ sơ), cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm mở hồ sơ công việc mà theo dõi, giải Đối với quan, tổ chức có danh mục hồ sơ việc mở hồ sơ giao cho cán văn thư, lưu trữ thực hiện, sau chuyển bìa hồ sơ cho đơn vị, cá nhân để lập hồ sơ + Khi mở hồ sơ, tiêu đề hồ sơ thời hạn bảo quản viết bút chì, kết thúc hoàn chỉnh hồ sơ ghi thức bút mực + Trong năm, có công việc phát sinh cán bộ, công chức, viên chức phải mở hồ sơ công việc thuộc trách nhiệm - Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ: + Sau mở hồ sơ, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thu thập, cập nhật đủ văn bản, tài liệu hình thành trình theo dõi, giải công việc vào hồ sơ tương ứng từ văn phiếu trình, ý kiến tham gia đơn vị, cá nhân, ý kiến đạo, giải lãnh đạo, văn quan, tổ chức tài liệu tham khảo cần thiết Cấn Thị Hà 40 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội + Khi thu thập văn bản, tài liệu vào hồ sơ, cần lưu ý đến văn bản, tài liệu dễ bị thất lạc phát biểu lãnh đạo, tham luận đại biểu hội nghị, hội thảo hay ảnh, băng ghi âm, ghi hình… Tuy nhiên, cần tránh đưa văn thuộc hồ sơ vào hồ sơ khác hay văn không liên quan trực tiếp, không thuộc trách nhiệm mà theo dõi, giải vào hồ sơ - Kết thúc biên mục hồ sơ: Sau giải xong công việc hồ sơ kết thúc Để hoàn chỉnh hồ sơ công việc mà theo dõi, giải quyết, người lập hồ sơ có trách nhiệm: + Tiếp tục thu thập, bổ sung văn bản, tài liệu thiếu vào hồ sơ Đối với hồ sơ dày, số lượng văn nhiều nên phân chia thành tập – đơn vị bảo quản cách hợp lý để thuận tiện cho việc quản lý sử dụng + Xác định giá trị tài liệu ● Xem xét, loại khỏi hồ sơ trùng thừa, nháp, thảo có gốc, (trừ thảo văn quy phạm pháp luật thảo văn vấn đế quan trọng có ghi ý kiến đạo, giải hay ý kiến tham gia khác nhau), tài liệu tham khảo không thực cần thiết ● Soát xét lại thời hạn bảo quản hồ sơ vào thực tế tài liệu có hồ sơ chỉnh sửa cho phù hợp + Sắp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ ● Việc xếp văn bản, tài liệu hồ sơ nhằm cố định trật tự văn bản, tài liệu; làm cho hồ sơ phản ánh vấn đề, việc cách rõ ràng; giúp cho việc theo dõi, giải công việc hàng ngày việc tra cứu, sử dụng cần thiết sau thuận tiện Cấn Thị Hà 41 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ● Phương pháp xếp văn bản, tài liệu hồ sơ: Văn bản, tài liệu loại hồ sơ xếp theo trình tự định, bảo đảm phản ánh diễn biến việc hay trình theo dõi, giải công việc thực tế Nếu hồ sơ có phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình nên đưa phim, ảnh vào bì; băng, đĩa vào hộp xếp vào cuối hồ sơ để riêng phải có dẫn + Chỉnh sửa, hoàn thiện tiêu đề hồ sơ văn bản, tài liệu hồ sơ chưa phù hợp với tiêu đề hồ sơ dự kiến danh mục + Biên mục hồ sơ Việc biên mục hồ sơ gồm nội dung sau: ● Đánh số tờ: Dùng bút chì đen, mềm máy dập số để đánh số thứ tự tờ tài liệu, từ tờ tới tờ cuối có hồ sơ đơn vị bảo quản Số tờ đánh chữ số ảrập vào góc phải phía tờ tài liệu Trường hợp đánh nhầm số gạch đánh lại bên cạnh; tờ bị bỏ sót đánh số đánh số trùng với số tờ trước thêm chữ La tinh theo thứ tự abc sau, ví dụ: có tờ bị bỏ sót không đánh số sau tờ số 15 tờ đánh số trùng 15a 15b Số lượng tờ tài liệu có hồ sơ đơn vị bảo quản phải bổ sung vào thẻ tạm phiếu tin hồ sơ đơn vị bảo quản ● Viết mục lục văn bản: Ghi nội dung thông tin văn có hồ sơ vào tờ mục lục văn in riêng phần mục lục văn in sẵn bìa hồ sơ Cấn Thị Hà 42 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội ● Viết chứng từ kết thúc: Ghi số lượng tờ tài liệu, số lượng tờ mục lục văn (nếu in riêng) đặc điểm tài liệu (nếu có) hồ sơ đơn vị bảo quản vào tờ chứng từ kết thúc in riêng phần chứng từ kết thúc in sẵn bìa hồ sơ Việc đánh số tờ, viết mục lục văn chứng từ kết thúc áp dụng hồ sơ bảo quản vĩnh viễn hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài (từ 20 năm trở lên) ● Viết bìa hồ sơ: Ghi thông tin: tên phông, tên đơn vị tổ chức (nếu có); tiêu đề hồ sơ; thời gian bắt đầu kết thúc; số lượng tờ; số phông, số mục lục, số hồ sơ (riêng số hồ sơ tạm thời viết bút chì) thời hạn bảo quản lên bìa hồ sơ Chữ viết bìa phải rõ ràng, sạch, đẹp tả; viết tắt từ quy định bảng chữ viết tắt; Mực để viết bìa hồ sơ dùng loại mực đen, bền màu Nếu hết năm mà công việc chưa giải xong chưa thực việc kết thúc biên mục hồ sơ; hồ sơ chuyển sang năm sau để tiếp tục theo dõi giải ghi vào mục hồ sơ năm 4.NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN TÂN SƠN Qua thời gian thực tập 10 tuần phòng Lao động – Thương binh xã hội huyện Tân Sơn quan sát trực tiếp phân công làm số công đoạn quy trình nhận lưu văn em rút số nhận xét sau: 4.1 Ưu điểm: - Được văn phòng quan tạo điều kiện giúp đỡ Cấn Thị Hà 43 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội - Các văn pháp luật nhà nước, quy định Huyện công tác văn thư tương đối rõ rang, sát thực tế, hợp lý giúp người giao trách nhiệm giải công việc thuận lợi - Dựa vào quy chế quản lý ban hành văn bản, tổ chức phổ biến công tác văn thư mà cán bộ, chuyên viên phòng nắm quy trình việc quản lí, giải văn - Công việc phòng phân công rõ ràng,không chồng chéo, tránh trường hợp người làm nhiều việc - Phòng nhậ giúp đỡ, phối hợp đơn vị khác - Các thành viên phòng cố gắng nỗ lực,nhiệt tình với công việc, khắc phục khó khăn để hoàn thành tốt nhiệm vụ giao - Phòng nhận quan tâm đặc biệt Văn phòng chuyên môn tinh thần 4.2 Hạn chế: - Việc gửi văn nhiều trường hợp chậm, có văn thiếu trang.Văn sai thủ tục hành - Cán giao trách nhiệm văn thư phòng có lực chưa chuyên môn; - Do khối lượng công việc nhiều nên việc xử lý văn chậm trễ 4.3Nguyên nhân: - Những hạn chế nêu xuất phát từ số nguyên nhân sau: + Đội ngũ cán công chức chưa thực phát huy lực + Do làm không chuyên môn nghiệp vụ + Cơ chế quản lý văn chưa thật hiệu nên tình trạng bỏ sót văn chưa xử lý Cấn Thị Hà 44 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội PHẦN III KẾT LUẬN VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG VIỆC TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ CỦA PHÒNG LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI HUYỆN TÂN SƠN 3.1 Đánh giá chung: Nhìn chung tất văn đi, văn đến Phòng LĐTB&XH đảm bảo theo nguyên tắc chung, xác bí mật theo quy trình mà nhà nước quy định; bên cạnh số hạn chế định 3.1.1 Ưu điểm: - Các khâu nghiệp vụ Văn thư nhìn chung thực theo quy định nhà nước: + Công tác văn thư tiến hành cách nhanh chóng, nguyên tắc, xác đạt hiệu cao Công tác soạn thảo ban hành văn củng cố ngày hoàn thiện + Trong khâu giải văn tiếp nhận văn đến thực theo trình tự văn theo quy định Nhà nước.Đảm bảo xác kịp thời bí mật + Giữa cá nhân có tinh thần đoàn kết hỗ trợ lẫn giải công việc tạo điều kiện thuận lợi cho việc hoàn thành công việc + Mô hình tổ chức công tác Văn thư mở theo hình thức tập trung, tất văn đến quan qua Văn thư giúp cho quan quản lý tập trung, thống toàn văn quan +Việc tổ chức biên chế cán văn thư hợp lý, không gây tình Cấn Thị Hà 45 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội trạng tải cho cán văn thư chuyên trách, tạo điều kiện cho họ công tác tốt, bảo đảm sức khoẻ từ nâng cao hiệu chất lượng công việc + Lãnh đạo huyện lãnh đạo phòng quan tâm đến công tác Văn thư, thường xuyên có đạo sát sao, tận tình đến công tác Văn thư cán văn thư, giúp cho công tác Văn thư ngày phát huy vai trò hoạt động cúa quan, chất lượng hiệu công việc ngày cao + Việc soạn thảo ban hành văn Bộ đảm bảo quy trình Nhà nước + Công tác sử dụng quan lý dấu chặt chẽ quy định rõ ràng Với phương châm hoạt động “ Đúng đóng” tất văn đến đóng dấu đủ thủ tục + Quá trình lập hồ sơ thực theo trình tự định 3.1.2 Nhược điểm: Trong công tác lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ có nhiều hạn chế: Hồ sơ hành không lập theo quy định, giao nộp hồ sơ không quy định Điều ảnh hưởng trước hết đến hoạt động cán phòng : việc tra tìm tài liệu khó khăn, từ làm chậm trình giải công việc, việc không lập hồ sơ hành mà tài liệu để chất đống dễ làm mát tài liệu quan, làm ảnh hưởng đến việc sử dụng tài liệu sau Có thể nói không lập hồ sơ hành không giao tài liệu đầy đủ làm ảnh hưởng đến suât chất lượng công việc 3.1.3 Nguyên nhân: - Do cán bộ, nhân viên phòng làm trái nghành nghề, nghiệp vụ chuyên môn công tác hành văn phòng hạn chế - Công tác lập hồ sơ giao nộp hồ sơ nhiều chậm cán Cấn Thị Hà 46 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội xã gửi lên muộn làm chậm trình giải - Hệ thống văn quy định phòng chưa chặt chẽ - Đội ngũ cán bộ, nhân viên phòng hạn chế chưa đáp ứng nhu cầu công việc 3.2 Những kiến nghị nhằm hoàn thiện, nâng cao hiệu hoạt động Phòng Lao động – Thương binh & Xã hội Phòng LĐTB & XH phòng ban khác nói chung quan chuyên môn lĩnh vực nhà nước địa phương thuộc UBND huyện Tân Sơn Do cần Nhà nước ban hành hệ thống văn hoàn chỉnh, ổn định, có tính khả thi quy định đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng Để thực tốt nhiệm vụ giao phòng cần tích cực chủ động việc phối hợp với phòng ban nghe ý kiến đạo, hướng dẫn văn phòng: + Lãnh đạo phải thường xuyên kiểm tra tình hình công tác nhân viên phòng + Các thành viên phòng tự nâng cao tinh thần trách nhiệm + Thường xuyên cử cán phòng dự chương trình, lớp hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư + Thường xuyên báo cáo tình hình văn thư phòng cho lãnh đạo 3.3 Giải pháp: - Lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra hoạt động phòng ban, quan Cấn Thị Hà 47 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội tâm đến việc đánh giá lực cán bộ, có nhiều biện pháp khen thưởng kỷ luật hợp lý để khuyến khích tinh thần làm việc cán bộ, nhân viên, tạo không khí làm việc tích cực, thoải mái cống hiến cho công việc - Tiếp tục tuyên truyền, phổ biến, quán triệt văn Quy phạm pháp luật công tác Văn thư đến cán bộ, công chức viên chức; định kỳ tổ chức kiểm tra, rút kinh nghiệm, tìm nguyên nhân, giải pháp khác phục tồn tại, thường xuyên mở lớp tập huấn,, bồi dưỡng nghiệp vụ cho cán làm công tác Văn thư phòng - Rà soát xây dựng văn hướng dẫn, đạo việc thực quy định công tác văn thư - Lãnh đạo tăng cường công tác kiểm tra, đôn đốc nhân viên phòng thực quy định công tác Văn thư, đặc biệt trọng đến việc lập Hồ sơ hành cán bộ, công chức, viên chức liên quan công văn giấy tờ thực việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hành theo quy định - Phòng cần thường xuyên xem xét tài liệu, kiểm tra tình hình bảo quản tài liệu, số lượng tài liệu, tình hình soạn thảo văn để có biện pháp can thiệp kịp thời công tác không thực tốt - Cơ quan cần đạo việc lập Danh mục hồ sơ dự kiến hàng năm để tạo thuận lợi cho việc lập hồ sơ hành, việc lập hồ sơ hành cần nhắc nhở thường xuyên, có biện pháp khen thưởng thích đáng cán bộ, phòng ban lập hồ sơ hành tốt, có chất lượng, giao nộp tài liệu thời hạn ngược lại với cán bộ, phòng ban không lập hồ sơ hay lập theo kiểu đối phó, giao nộp hồ sơ không thời hạn phải khiển trách, nhắc nhở 3.4 Kết luận: Sau UBND huyện Tân Sơn thành lập Phòng Lao động – Thương binh Xã hội đời từ đó, đơn vị chuyên môn Cấn Thị Hà 48 Lớp QTVP K1A Báo cáo thực tập tốt nghiệp Trường Đại học Nội vụ Hà Nội nghiệp vụ công tác hành văn phòng đơn vị chủ chốt huyện.Xác định vai trò tầm quan trọng cán văn thư phòng không ngừng xây dựng, phát triển.Kiến thức chuyên môn nghiệp vụ dần hoàn thiện Phòng có đội ngũ cán bộ, viên chức, nhân viên có trình độ ngày cao Trong hoạt động phòng , công tác hành văn phòng công tác quan trọng Công tác dần hoàn thiện với quy trình làm việc khoa học, thuận tiện giúp cho hoạt động phòng LĐTB & XH diễn thông suốt Tuy nhiên, công tác hành văn phòng ngày đòi hỏi độ chuyên nghiệp cao, đồng nhất, khoa học, tăng khả ứng dụng khoa học công nghệ nên cần có quan tâm, đầu tư cấp lãnh đạo cán bộ, chuyên viên phải tự nâng cao lực thân Qua thời gian thực tập 10 tuần nơi làm việc tìm hiểu công tác hành văn thư phòng em rút nhiều kinh nghiệm quý báu việc tổ chức, điều hành hoạt động phòng quan, đơn vị hành nhà nước Từ đó, em trang bị kiến thức chuyên môn nghiệp vụ vững vàng, với đầy đủ hành trang cần thiết để sau trường áp dụng vào thực tiễn công tác văn thư quan, tổ chức khác Cấn Thị Hà 49 Lớp QTVP K1A