Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND phường tân thịnh – thành phố thái nguyên

LỜI CẢM ƠN Có thể nói, khơng có thành công mà không gắn liền với hỗ trợ giúp đỡ dù hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp người khác Để hoàn thiện khóa luận này, em xin chân thành cảm ơn sâu sắc đến Thầy giáo TS Trần Thắng, tận tình hướng dẫn em suốt trình làm Báo cáo khóa luận tốt nghiệp, cung cấp tài liệu phần mềm 1C (ECM) hữu ích Em xin tỏ lòng biết ơn q Thầy, Cơ khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học công nghệ thông tin truyền thông Thái Nguyên trang bị cho em kiến thức kỹ việc ứng dụng công nghệ thông tin vào khâu nghiệp vụ công tác quản lý văn Em xin chân thành cảm ơn cô cán UBND phường Tân Thịnh, thành phố Thái Nguyên tạo điều kiện thuận lợi để em tìm kiếm tài liệu khảo sát thực tế nghiệp vụ quản lý văn đơn vị Em xin cảm ơn tới gia đình bạn bè ln quan tâm, động viên, giúp đỡ tạo điều kiện để em hồn thành khóa luận cách tốt Trong trình thực đề tài, thân cố gắng hạn chế thời gian kiến thức nên đề tài nhiều thiếu sót, mong nhận quan tâm đóng góp ý kiến thầy bạn để đề tài ứng dụng vào thực tế cách hiệu Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày tháng Sinh viên thực Dương Thị Thuận i năm 2017 LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoạn nội dung khóa luận tốt nghiệp kết nghiên cứu tìm hiểu thực tế thân trình thực tập, nghiên cứu UBND phường Tân Thịnh, thành phố Thái Nguyên Tôi xin cam đoan giúp đỡ cho việc thực khóa luận tốt nghiệp cảm ơn thơng tin trích dẫn báo cáo rõ nguồn gốc Người viết cam đoan Dương Thị Thuận ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC BẢNG vi DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT vii LỜI NÓI ĐẦU Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm công tác quản lý văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Nguyên tắc quản lý văn 1.1.3 Khái niệm văn quản lý Nhà nước 1.1.4 Vai trò, chức văn quản lý Nhà nước 1.1.5 Khái niệm, ý nghĩa công tác quản lý văn 1.2 Quản lý văn 1.2.1 Khái niệm văn 1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn 1.2.3 Quy trình quản lý văn 1.3 Quản lý văn đến 16 1.3.1 Khái niệm văn đến 16 1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn đến 16 1.3.3 Quy trình quản lý văn đến 16 1.4 Quản lý văn nội 22 1.4.1 Khái niệm, đặc điểm văn nội 23 1.4.2 Phân loại văn nội 23 1.4.3 Thủ tục ban hành, chuyển giao quản lý văn nội 25 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH – THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 26 2.1 Giới thiệu khái quát UBND phường Tân Thịnh – Thành phố Thái Nguyên 26 2.1.1 Vị trí chức 26 iii 2.1.2 Nhiệm vụ quyền hạn 27 2.1.3 Cơ cấu tổ chức UBND phường Tân Thịnh 28 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh 34 2.2.1 Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh 35 2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn đến UBND phường Tân Thịnh 38 Chương KẾT QUẢ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM 1C TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH – THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 42 3.1 Giới thiệu phần mềm “1C: Quản lý văn (ECM)” 42 3.1.1 Giới thiệu chung 42 3.1.2 Các chức phần mềm “1C: Quản lý văn (ECM)” 43 3.1.3 Một số tính phần mềm 1C 44 3.1.4 Các đối tượng làm việc 45 3.2 Ứng dụng phần mềm 1C quản lý văn đi, đến văn nội 46 3.2.1 Dạng văn 46 3.2.2 Quy trình xử lý văn 47 3.2.3 Quy trình xử lý văn đến 51 3.2.4 Quy trình xử lý văn nội 54 3.3 Những thuận lợi khó khăn q trình ứng dụng phần mềm 1C quản lý văn UBND phường Tân Thịnh 56 3.3.1 Những thuận lợi 56 3.3.2 Những khó khăn 57 3.4 Hiệu việc ứng dụng phần mềm 1C quản lý văn UBND phường Tân Thịnh 57 3.5 Ưu việt giải pháp tảng 1C:DOANH NGHIỆP 58 3.5.1 Linh hoạt dễ tùy chỉnh 58 3.5.2 Khả mở rộng quy mô 58 3.5.3 Đa tảng 59 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 62 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1: Sơ đồ máy tổ chức UBND phường 29 Hình 2.2 : Thực trạng quản lý văn UBND phường Tân Thịnh 37 Hình 2.3: Thực trạng quản lý văn đến UBND phường Tân Thịnh 39 Hình 3.1: Menu phần mềm 1C 43 Hình 3.2: Các chức phần mềm “1C: Quản lý văn (ECM)” 44 Hình 3.3: Các đơn vị dùng để ghi nhận theo dõi văn 45 Hình 3.4: Hình ảnh tạo dạng văn “Công văn” 46 Hình 3.5: Hình ảnh thẻ Tùy chỉnh 47 Hình 3.6: Hình ảnh biểu mẫu đăng ký Văn 48 Hình 3.7: Hình ảnh mẫu Tạo quy trình văn 49 Hình 3.8: Hình ảnh thẻ Người thực 49 Hình 3.9: Hình ảnh báo cáo văn 50 Hình 3.10 Hình ảnh Chọn phương án báo cáo 50 Hình 3.11: Hình ảnh Tạo văn đến 51 Hình 3.12: Hình mẫu Tạo quy trình văn đến 52 Hình 3.13: Hình Báo cáo văn đến 53 Hình 3.14: Hình Chọn phương án báo cáo văn đến 53 Hình 3.15: Hình ảnh Tạo văn nội 54 v DANH MỤC BẢNG Bảng 1.1: Mẫu trình bày số, ngày tháng văn Bảng 1.2: Mẫu bìa sổ quản lý văn 10 Bảng 1.3:Mẫu ghi sổ quản lý văn theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV 11 Bảng 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV 13 Bảng 1.5: Mẫu sổ gửi văn qua bưu điện theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV 14 Bảng 1.6: Mẫu sổ sử dụng lưu theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV 15 Bảng 1.7: Mẫu dấu ‘‘Đến” theo Thông tư 07/2012/ TT-BNV 18 Bảng 1.8: Mẫu bìa sổ quản lý văn đến 19 Bảng 1.9: Mẫu sổ đăng ký văn đến theo phụ lục kèm Thông tư 07/2012/TT-BNV 20 Bảng 1.10: Mẫu sổ đăng ký văn nội 25 vi DANH MỤC BẢNG CHỮ CÁI VIẾT TẮT STT Chữ viết tắt Chú thích UBND Ủy ban nhân dân HĐND Hội đồng nhân dân TTLT Thông tư liên tịch VPCP Văn phòng phủ BNV Bộ nội vụ TT Thơng tư BCA Bộ cơng an vii LỜI NĨI ĐẦU Lý chọn đề tài Ngày nay, công nghệ thông tin ngày phát triển tỏ rõ tầm quan trọng tất lĩnh vực, nói cơng nghệ thơng tin trở thành thước đo để đánh giá phát triển phường hội đại – nơi mà người dần thoát khỏi cách làm việc thủ công, thô sơ dần tiến đến tin học hóa tất lĩnh vực để cơng việc có hiệu hơn, tiết kiệm thời gian nhân lực Ở cấp quyền địa phương, việc ứng dụng công nghệ thông tin dần đẩy mạnh Tuy nhiên khơng phải cấp quyền địa phương có đủ điều kiện vật chất kỹ thuật để ứng dụng công nghệ thông tin vào q trình quản lý hành Tại UBND phường Tân Thịnh - Thành phố Thái Nguyên ví dụ điển hình Các khâu q trình quản lý hành thủ cơng, việc áp dụng cơng nghệ thơng tin điều mẻ Trong công tác văn thư quản lý văn gặp số khó khăn định việc quản lý truy xuất liệu cho cấp cần thiết Đối với sinh viên nói chung thân em - sinh viên ngành Quản trị văn phòng nói riêng đợt làm khóa luận tốt nghiệp lại hội, thời điểm để thân tự củng cố kiến thức thu hoạch thời gian học tập trường, tảng vững cho cơng việc sau Vì lý trên, với hướng dẫn định hướng thầy cô khoa, em chọn đề tài “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh – Thành phố Thái Nguyên” Mục đích nghiên cứu đề tài - Hệ thống hóa kiến thức, kỹ vận dụng đề tài cách khoa học - Rèn luyện nâng cao khả tư duy, đặt vấn đề giải vấn đề - Vận dụng kiến thức học vào thực tế - Nắm bắt quy trình quản lý văn bản, ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào q trình quản lý văn UBND phường Tân Thịnh – thành phố Thái Nguyên Phương pháp nghiên cứu - Phân tích, khảo sát thực tế - Phương pháp đọc, tra cứu tài liệu - Phương pháp lấy ý kiến chuyên gia Đối tượng phạm vi nghiên cứu - Đối tượng nghiên cứu: Quản lý văn UBND phường Tân Thịnh - Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu quy trình việc quản lý văn đi, văn đến, văn nội UBND phường Tân Thịnh Nội dung đề tài Chương 1: Khái quát chung công tác quản lý văn Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh – Thành phố Thái Nguyên Chương 3: Kết ứng dụng phần mềm 1C công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh – Thành phố Thái Nguyên Ý nghĩa khoa học thực tiễn đề tài Giúp cán văn thư quản lý văn cách tập trung thiết lập trật tự lưu văn bản, theo dõi văn đi, đến văn nội UBND phường cách khoa học, nhanh chóng, xác, quản lý tra cứu, tìm kiếm văn cần thiết Chương KHÁI QUÁT CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm công tác quản lý văn 1.1.1 Khái niệm văn Theo nghĩa rộng văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa phương tiện dùng để ghi nhận truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác Ví dụ bia đá, hoành phi, câu đối… Theo nghĩa hẹp văn hiểu tài liệu, giấy tờ, hồ sơ, hình thành trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế loại giấy tờ dùng để quản lý điều hành hoạt động quan, tổ chức như: Chỉ thị, thông tư, nghị quyết, định, báo cáo… gọi văn 1.1.2 Nguyên tắc quản lý văn Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ trường loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân trách nhiệm giải Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: “Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Thông tư số 07/2012/TT-BNV 1.1.3 Khái niệm văn quản lý Nhà nước Là thông tin định quản lý thành văn viết quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục, quy chế pháp lý quy định mang tính quyền lực đơn phương làm phát sinh hậu pháp lý cụ thể  Đăng ký văn Sau nhập đầy đủ thông tin, Văn thư chọn nút Đăng ký để lấy số đăng ký, chuyển sang – Tệp đính kèm để đính kèm scan văn Chọn Ghị lại đóng Trường hợp người ghi nhận văn người đăng ký khác nhau, sau ghi nhận xong văn bản, cần nhấn nút Tạo sở - Quy trình – Đăng ký – Tạo quy trình Hình 3.7: Hình ảnh mẫu Tạo quy trình văn Trong biểu mẫu tạo quy trình thực hiện, cần điền mục tin Người thực Nhấn nút chọn người thực Hình 3.8: Hình ảnh thẻ Người thực 49 Nhấn nút Khởi đầu đóng Sau người nhận nhiệm vụ đăng nhập vào chương trình, thấy nhiệm vụ đăng ký  Báo cáo văn Xem báo cáo văn menu Văn tệp – Báo cáo – Văn Hình 3.9: Hình ảnh báo cáo văn Có thể xem theo nhiều phương án khác cách nhấn nút Select option Hình 3.10 Hình ảnh Chọn phương án báo cáo 50 3.2.3 Quy trình xử lý văn đến Văn đến dùng để ghi nhận thư phẩm thức gửi đến cho doanh nghiệp từ địa bên ngồi Người phụ trách cơng việc văn thư thực hiên ghi nhân văn đến  Ghi nhận văn đến - Mở menu Quick menu – Văn đến – nhấn nút Tạo Hình 3.11: Hình ảnh Tạo văn đến - Trong biểu mẫu Văn đến cần điền đầy đủ thông tin: - Loại văn - Bộ phận - Trích yếu nội dung - Cách nhận - Nội dung tóm tắt - Số đăng ký - Người gửi - Ngày đăng ký - Gửi ngày - Số bản/tờ - Số - Ghi - Người nhận - Lưu vào hồ sơ - Sau nhập đầy đủ thông tin, văn thư chọn nút Đăng ký để lấy số đăng ký, chuyển sang Tệp đính kèm để đính kèm scan văn đến - Chọn Ghi lại đóng 51  Quy trình xem xét văn đến - Sau ghi nhận văn đến vào chương trình, người phụ trách văn thư cần chuyển cho người nhận Trên biểu mẫu văn đến vừa tạo, nhấn nút Tạo sở - Quy trình – Thực – nhấn nút Tạo quy trình Hình 3.12: Hình mẫu Tạo quy trình văn đến - Trong biểu mẫu thực mở ra, cần điền mục tin Người thực Nhấn nút chọn người thực - Sau nhấn nút Khởi đầu đóng - Khi người nhận đăng nhập vào chương trình, hiển thị nhiệm vụ giao 52  Báo cáo văn đến Xem báo cáo văn đến menu Văn tệp – Báo cáo – Văn đến Hình 3.13: Hình Báo cáo văn đến Có thể xem phương án báo cáo khác báo cáo Văn đến cách nhấn nút Select option báo cáo Hình 3.14: Hình Chọn phương án báo cáo văn đến 53 3.2.4 Quy trình xử lý văn nội Văn nội dùng để ghi nhận văn tra cứu thơng tin thức văn tổ chức điều hành  Ghi nhận văn nội - Mở menu Quick menu – Văn nội – nhấn nút Tạo Hình 3.15: Hình ảnh Tạo văn nội - Trong biểu mẫu Văn nội cần điền đầy đủ thông tin: - Loại văn - Số đăng ký - Trích yếu nội dung - Ngày đăng ký - Nội dung tóm tắt - Thư mục - Người ký - Thành phần - Người soạn - Để hồ sơ - Bộ phận - Ghi - Sau nhập đầy đủ thông tin, văn thư chọn nút Đăng ký để lấy số đăng ký, chuyển sang Tệp đính kèm để đính kèm scan văn nội - Chọn Ghi lại đóng 54  Thống văn nội Quy trình nghiệp vụ bao gồm tất người tham gia thống (người đánh giá) theo danh sách lập từ trước, sau quy trình quay lại tác giả (người khởi sướng quy trình nghiệp vụ) Trong trường hợp kết khơng thống nhất, tác giả lặp lại quy trình thống Trong trường hợp kết thống nhất, tác giả gửi văn để phê duyệt thông qua Menu “Tạo sở” Trên biểu mẫu văn nội nhấn nút Tạo sở - Quy trình – Thống – nút Tạo quy trình Hình 3.16: Hình ảnh Tạo quy trình thống cho văn nội  Quy trình giải báo cáo văn nội thực phần mềm 1C tương tự giống với quy trình văn Khi điền danh sách người đánh giá, trực tiếp người thực (nhười sử dụng), vai trò nhóm người sử dụng Có hai phương án thống nhất: “đồng thời cho tất cả” “theo lần lượt” Nếu thiết lập kiểu thống “lần lượt” nhiệm vụ cho người đánh giá lập sau người trước kết thúc nhiệm vụ Đồng thời quy trình nghiệp vụ quay trở lại với tác giả, có số người tham gia đưa định không thống 55  Báo cáo văn nội Có thể xem báo cáo văn nội menu Văn tệp – Văn nội - Báo cáo 3.2.5 Ghi nhận thời gian làm việc Tạo Báo cáo ngày cách mở menu Ghi nhận thời gian làm việc – Báo cáo ngày – nhấn nút Create Hình 3.17: Hình ảnh Báo cáo ngày tơi 3.3 Những thuận lợi khó khăn q trình ứng dụng phần mềm 1C quản lý văn UBND phường Tân Thịnh 3.3.1 Những thuận lợi Đội ngũ cán công chức văn thư UBND phường có kiến thức tin học văn phòng thuận lợi lớn cho việc ứng dụng phần mềm Quản lý văn 1C (ECM) công tác quản lý văn công tác văn thư UBND phường Lãnh đạo UBND phường Tân Thịnh quan tâm đến hoạt động công tác văn thư nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng Thường xuyên cử cán tập huấn học tập nâng cao trình độ nghiệp vụ kiến thức công nghệ thông tin 56 3.3.2 Những khó khăn Phần mềm quản lý văn 1C áp dụng cho UBND phường quan hành nhà nước, song điều q trình triển khai thực có nhiều khó khăn mà lại khơng có phối hợp kịp thời cán văn thư UBND phường với đơn vị khác Trang thiết bị văn phòng trang bị tương đối đủ, nhiên tuổi thọ sử dụng trang bị hết, gây khó khăn cho áp dụng công nghệ thông tin 3.4 Hiệu việc ứng dụng phần mềm 1C quản lý văn UBND phường Tân Thịnh Việc ứng dụng phần mềm 1C công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh giúp giải nhiều công việc quản lý văn thư nói chung quản lý văn nói riêng như: - Quản lý tập trung thiết lập trật tự lưu trữ văn sở liệu đặt máy chủ cho phép người khác truy cập tới sở liệu trạm làm việc khác kết nối với máy chủ này; - Theo dõi số lượng công văn đi, đến văn nội bộ; - Kịp thời xử lý giải văn giải công việc thời hạn yêu cầu; - Giảm bớt thời gian thống văn đi, văn nội bộ; - Phân công người thực công việc kiểm sốt q trình giải văn cách xác; - Phân quyền cho người sử dụng theo nhiệm vụ cụ thể người; Ngoài việc ứng dụng phần mềm 1C quản lý văn UBND phường giúp chúng ta: - Liên kết với thư điện tử (E-mail); - Quản lý tệp; - Quản lý hô sơ văn giấy; - Tùy chỉnh việc ghi nhận văn đi, đến văn nội bộ; - Báo cáo số lượng văn đi, đến văn nội theo mục; - Tìm kiếm liệu theo yêu cầu; 57 - Phần mềm 1C với thao tác đơn giản cho phép người sử dụng dễ dàng đăng nhập thông tin vào trường cách nhanh chóng tạo điều kiện thuận lợi cho trình cập nhật liệu quản lý văn như: Khơng thời gian tìm kiếm văn đi, đến quan, việc giải văn liên quan đến văn khác không công, thứ tự giải văn hợp lý… cán văn thư UBND - Phần mềm có khả lưu trữ thơng tin cao, cho phép nhận lượng thơng tin lớn góp phần nâng cao hiệu công tác quản lý văn - Phần mềm có khả đáp ứng đầy đủ nhu cầu cập nhật văn đi, đến văn nội như: Quản lý tập trung thiết lập trật tự lưu văn sở liệu đặt máy chủ cho phép người khác truy cập tới sở liệu trạm làm việc khác kết nối với máy chủ này; Theo dõi văn đi, đến nội Kịp thời xử lý giải văn thời hạn yều cầu; Giảm bớt thời gian thống văn bản; Phân công người thực giải văn nhanh chóng, xác 3.5 Ưu việt giải pháp tảng 1C:DOANH NGHIỆP 3.5.1 Linh hoạt dễ tùy chỉnh Trong cấu hình mẫu “1C:Quản lý văn (ECM) có thực thi sơ đồ phổ biến để làm việc với văn sử dụng phần lớn doanh nghiệp Hơn nữa, tính tảng cơng nghệ “1C:DOANH NGHIỆP 8” cho phép nhanh chóng thực thi phương pháp quản lý văn khác, tạo thêm danh mục mới, thay đổi biểu mẫu văn bản, nội dung, bảng tính báo cáo, tùy chỉnh giao diện, thay đổi lơ-gic quy trình nghiệp vụ 3.5.2 Khả mở rộng quy mô Phương án người sử dụng dành cho doanh nghiệp nhỏ, quan nhà nước sử dụng cá nhân Phương án File – server dành cho nhiều người sử dụng, đảm bảo thuận tiện để cài đặt vận hành Phương án Client – server sở kiến trúc tầng, đảm bảo ổn định tin cậy để cất giữ xử lý liệu hiệu có số lượng lớn người sử dụng 58 Hỗ trợ sở thông tin phân tán theo vị trí địa lý khác nhau, khơng hạn chế số lượng sở phân tán làm việc độc lập, đồng hóa tồn phần phần Trao đổi văn với sở liệu khác thơng qua Server trao đổi liệu ngồi 3.5.3 Đa tảng Server “1C:DOANH NGHIỆP 8” làm việc môi trường Microsoft Windows, mơi trường Linux Web – client làm việc nhiều trình duyệt Web khác (Microsoft Internet Explorer, Mozilla Firefox, Safari, Google Chrome), điều cho phép sử dụng giải pháp nhiều hệ điều hành khác (Microsoft Windows, Linux, MacOS) Nền tảng “1C:DOANH NGHIỆP 8” có hỗ trợ làm việc chế độ File – server với DBMS Microsoft SQL Server, PostgreSQL, IBM DB2, Oracle Database 59 KẾT LUẬN Quản lý văn vấn đề quan trọng đơn vị, tổ chức muốn có phần mềm quản lý văn thật hiệu quả, xác dễ dàng quản lý Làm để thiết kế hệ thống thực quy trình quản lý văn cách hiệu quả, tiệt kiệm thời gian, nhân lưc Là sinh viên ngành quản trị văn phòng, qua việc nghiên cứu đề tài em trao dồi thêm nhiều kiến thức nghiệp vụ quản lý văn Em cố gắng tìm hiểu nghiên cứu sâu phần mềm “1C:Quản lý văn bản” để ngày hoàn thiện kiến thức chun mơn thân, ứng dụng thực tế Bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp đạt kết đáng kể, song bên cạnh số hạn chế chưa giải cần có định hướng phát triển hồn thiện, đầy đủ hiệu Sau kết đạt hạn chế định hướng phát triển thời gian tới: Những kết đạt - Bài thực tập trình bày theo bố cục đầy đủ, rõ ràng, đảm bảo yêu cầu mà Khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông quy định cho thực tập tốt nghiệp; - Qua báo cáo khóa luận tốt nghiệp giúp em có nhìn sâu cơng tác văn thư, việc quản lý văn ứng dụng phần mềm 1C quản lý văn hành nhà nước UBND phường; - Phần mềm thực tương đối quy trình quản lý văn đi, đến văn nội Hạn chế - Phần mềm quản lý văn 1C áp dụng cho UBND phường quan hành nhà nước, song điều q trình triển khai thực có nhiều khó khăn mà lại khơng có phối hợp kịp thời cán văn thư UBND phường với đơn vị khác; - Hiện nay, UBND phường chưa sử dụng phần mềm công tác quản lý văn đơn vị; - Ngồi ra, trang thiết bị cơng nghệ thơng tin hạn hẹp, trang thiết bị cũ gây khó khăn việc áp dụng cơng nghệ thông tin 60 Định hướng phát triển Trong thời gian tới em phát triển hướng đề tài vào thực tế công tác quan, em ứng dụng sâu phần mềm quản lý văn 1C, phối hợp với đơn vị để xây dựng số hệ thống quản lý văn khoa học đáp ứng với xu hướng hội nhập áp dụng công thông tin 61 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ nội vụ (2011), Thông tư 01/2011/TT – BNV 2011 “Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính”; [2] Bộ nội vụ (2012), Thơng tư số 07/2012/TT – BNV 2012 “Hướng dẫn quản lý văn bản, lập giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan”; [3] Bộ công an (2002), Thông tư số 12/2002/TT – BCA “Hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước”; [4] Bộ nội vụ (2005), Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPCP “Hướng dẫn thể thức trình bày văn bản”; [5] Quốc hội (2005), Luật tổ chức quyền địa phương; [6] Cục văn thư lưu trữ Nhà nước (2015), Công văn số 235/VTLTNN-NVĐP ngày 16 tháng năm 2015 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước báo cáo sơ kết 03 năm thực luật Lưu trữ; [7] Nguyễn Văn Huân (Chủ biên) (2015), Giáo trình Tổ chức quản lý văn dấu, NXB Khoa HTTT Kinh Tế; [8] Nguyễn Thị Hằng, Phan Thị Thanh Huyền (2016), Bài giảng Chuyên đề 1, NXB Khoa HTTT Kinh Tế 62 NHẬN XÉT CỦA GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN Thái Nguyên, ngày tháng … năm 2017 Giảng viên hướng dẫn 63 ... tác quản lý văn Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh – Thành phố Thái Nguyên Chương 3: Kết ứng dụng phần mềm 1C công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh – Thành phố. .. giao quản lý văn nội 25 Chương THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG TÂN THỊNH – THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 26 2.1 Giới thiệu khái quát UBND phường Tân Thịnh – Thành phố Thái Nguyên. .. chức UBND phường Tân Thịnh 28 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh 34 2.2.1 Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Tân Thịnh 35 2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn