Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân phường thắng lợi – thành phố sông công – tỉnh thái nguyên

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước các tổ chức ki

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan bài khóa luận tốt nghiệp là do chính tôi thực hiện, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và chưa hề được sử dụng để bảo

vệ một học vị nào Nhờ sự giúp đỡ của Ủy Ban Nhân Dân phường Thắng Lợi và thầy

cô hướng dẫn tôi chỉ tham khảo và không hề sao chép bài báo cáo nào dưới mọi hình thức, các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc rõ ràng và được phép công bố

Thái Nguyên, ngày….tháng… năm 2017

Cuối cùng, em chân thành cảm ơn đến các thầy cô giáo khác trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế – Trường Đại học Công nghệ thông tin và truyền thông, cùng các bạn đã giúp đỡ em trong đợt báo cáo này để em có thể hoàn thiện đề tài thực tập khóa luận tốt nhất

Em xin chân thành cảm ơn !

Sinh viên

Trần Thị Thanh Tú

MỤC LỤC

LỜI CAM ĐOAN

LỜI CẢM ƠN

MỤC LỤC

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 KHÁI QUÁT VỀ VĂN BẢN VÀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 4

1.1 Khái quát về văn bản 4

1.1.1 Khái niệm văn bản 4

1.1.2 Các loại văn bản 5

1.2 Khái quát về quản lý văn bản 7

1.2.1 Khái niệm 7

1.2.2 Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý 7

1.2.3 Yêu cầu của việc quản lý văn bản 9

1.2.4 Khái quát về công tác quản lý văn bản 10

1.2.5 Nguyên tắc quản lý văn bản 21

Chương 2 THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG THẮNG LỢI – SÔNG CÔNG – THÁI NGUYÊN 23

2.1 Khái quát về UBNB phường Thắng Lợi 23

2.1.1 Vị trí địa lý 23

2.1.2 Địa giới hành chính 23

2.1.3 Dân số -Dân cư 23

2.1.4 Văn hóa xã hội 23

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Thắng Lợi 24

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi 29

2.2.1 Thực trạng quản lý văn bản đến tại UBND phường Thắng Lợi 29

2.2.2 Thực trạng quy trình quản lý văn bản đi của ủy ban nhân dân phường Thắng Lợi 31

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN - CÔNG VĂN ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ TRONG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND

PHƯỜNG THẮNG LỢI – SÔNG CÔNG – THÁI NGUYÊN 45

3.1 Bài toán của việc quản lý văn bản 45

3.1.1 Giới thiệu một số tính năng của phần mềm quản lý văn bản – công văn 45

3.2 Giao diện phần mềm quản lý văn bản - công văn vào công tác quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi – Sông Công – Thái Nguyên 49

3.3 Các chức năng của hệ thống 50

3.4 Kết quả đạt được khi ứng dụng phần mềm 59

KẾT LUẬN 60

TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mẫu trình bày số, ngày tháng văn bản tại Thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ 11

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi 12

Hình 1.3 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV 12

Hình 1.4 Mẫu trình bày bìa phong bì 13

Hình 2.1 Bìa sổ đăng ký văn bản đến 29

Hình 2.2 Sổ đăng ký văn bản đến theo quy định của Thông tư 07/2012/TT-BNV 29

Hình 2.3 Mặt trong sổ đăng ký văn bản đến 30

Hình 2.4 Bìa sổ đăng ký văn bản đi 31

Hình 2.5 Mặt trong sổ đăng ký văn bản đi 32

Hình 2.6 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đi 33

Hình 2.7 Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi 34

Hình 2.8 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi, phần nội dung bên trong 35

Hình 2.9 Sơ đồ nghiệp vụ quản lý văn bản đến 37

Hình 2.10 Mẫu dấu đến 39

Hình 2.11 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến 40

Hình 2.12 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến 40

Hình 3.1 Giao diện khi bắt đầu mở phần mềm 49

Hình 3.2 Giao diện chính của phần mềm 49

Hình 3.3 Giao diện về chức năng cập nhật văn bản đến 50

Hình 3.4 Giao diện sau khi nhấn lưu 51

Hình 3.5 Giao diện quản lý văn bản cá nhân 51

Hình 3.6 Giao diện sau khi nhấn lưu 52

Hình 3.7 Giao diện về chức năng cập nhật thông tin ăn bản đi 52

Hình 3.8 Giao diện sau khi nhấn lưu 53

Hình 3.9 Giao diện chức năng tìm kiếm văn bản đến 53

Hình 3.10 Giao diện chức năng tìm kiếm văn bản đi 54

Hình 3.11 Giao diện chức năng thiết lập loại văn bản 55

Hình 3.12 Giao diện thiết lập chức năng nơi ban hành văn bản 56

Hình 3.14 Giao diện kiểm tra thông tin người sử dụng phần mềm 57 Hình 3.15 Giao diện thiết lập người ký/duyệt của cơ quan 58 Hình 3.16 Hình ảnh khi chọn chức năng in danh sách 59

LỜI MỞ ĐẦU

Việt Nam đang trong tiến trình hội nhập kinh tế do đó cũng không tránh khỏi những xu hướng toàn cầu Tin học hóa trong mọi lĩnh vực đang là mối quan tâm và là mục tiêu của các quốc gia trên toàn thế giới đặc biệt là các nước đang phát triển như Việt Nam

Hiện nay việc ứng dụng các phần mềm quản lý trong công tác văn phòng mang tính thực tiễn cao là một xu thế tất yếu của việc quản lý hiện đại Đã có rất nhiều bộ

phần mềm nổi tiếng như Microsoft Office, Excel, Access…vv Đã trở nên không thể

thiếu trong các văn phòng hiện đại Nhưng trong thực tế đặt ra là phải có những phần mềm mang tính đặc thù của từng nghiệp vụ quản lý và bằng tiếng việt làm cho người dùng dễ thao tác, đem lại hiệu quả công việc cao, công tác văn thư không nằm ngoài thực tế đó Các nghiệp vụ văn thư ở đây nói chung là vẫn còn nhiều khâu mang tính thủ công nhất là trong công tác quản lý và lưu trữ văn thư và tìm kiếm công văn theo các tiêu chí được yêu cầu như: tìm theo nội dung công văn, tìm theo tên công văn Bên cạnh đó thì việc lưu trữ công văn rất tốn diện tích mà đôi khi còn làm thất lạc công văn

và không biết chính xác về các văn bản lưu trữ

Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lý điều hành công việc của các cơ quan Đảng, các cơ quan Nhà nước các tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị xã hội, các đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành

Đồng thời làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của cơ quan, tổ chức, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia

Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến

doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt

là vấn đề quản lý văn bản đi - đến Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này Bởi nó không chỉ là phương tiện cần thiết để ghi lại và truyền đạt các quyết định quản lý trong quá trình hoạt động của cơ quan đơn vị mà còn là điều kiện đảm bảo cho các cơ quan đơn vị thực hiện tốt công việc quản lý, điều hành theo đúng chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao và theo đúng pháp luật

Nhận thức được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung và đối với UBND phường Thắng Lợi nói riêng Vì vậy

đây cũng chính là lý do và mục tiêu em chọn đề tài: “Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại ủy ban nhân dân phường Thắng Lợi – Thành phố Sông Công – Tỉnh Thái Nguyên” làm khóa luận tốt nghiệp

 Phương pháp nghiên cứu:

Một là, phương pháp quan sát: Quan sát hoạt động thực tiễn công việc, đối chiếu lý luận và thực tiễn để đánh giá hoạt động quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi

Hai là, phương pháp so sánh: Dựa vào và công văn 425 để làm căn cứ đối chiếu với tình hình thực tế tại cơ quan

Ba là, phương pháp phân tích, thống kê: Dựa vào các tài liệu, quy chế, báo cáo tổng kết để phân tích, thống kê rút ra những giải pháp mang tính khả thi

Bốn là, phương pháp khai thác: Sử dụng phương pháp phỏng vấn trực tiếp để khai thác thêm thông tin cho đề tài này

 Mục đích nghiên cứu:

Bằng những kiến thức tổng hợp kết hợp với tìm hiểu, phân tích công tác tổ chức quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi.Từ đó chỉ ra những ưu điểm, nhược điểm còn tồn tại và để đề ra biện pháp hoàn thiện hơn cho việc quản lý văn bản cho cán bộ văn thư trong cơ quan

 Đối tượng nghiên cứu:

Ứng dụng phần mềm trong việc quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi

Nghiên cứu thực tiễn việc nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản đi – đến tại cơ quan

 Ý nghĩa khoa học và thực tiễn của đề tài:

Chương trình quản lý văn bản giúp cho người cán bộ văn thư hoặc người sử dụng trong việc xem văn bản một cách đầy đủ, chính xác, dễ dàng, nhanh chóng và tiện lợi Ngoài ra tiện kiệm chi phí, thời gian cho cán bộ văn thư

 Kết cấu của đề tài:

Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung của khóa luận gồm 3 chương:

Chương 1: Khái quát về văn bản và quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng quản lý văn bản tại UBND phường Thắng Lợi

Chương 3: Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn bản tại UBND

phường Thắng Lợi

Trong quá trình thực hiện đề tài, do thời gian cũng như kiến thức của em còn hạn chế, nên đề tài không tránh khỏi những thiếu sót Em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy, cô và các bạn để em hoàn thiện hơn Thông qua đây, em cũng xin

gửi lời cảm ơn chân thành tới thầy cô giáo Khoa HTTT Kinh tế, thầy Lê Triệu Tuấn và

cô Phan Thị Thanh Huyền đã hướng dẫn em trong quá trình thực hiện đề tài

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2016

Sinh viên thực hiện

Trân Thị Thanh Tú

Văn bản là các tài liệu, giấy tờ… được hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan, doanh nghiệp (hay còn gọi là tổ chức) Bao gồm các chỉ thị, thông tư, Nghị

quyết, nghị định, đề án công tác, báo cáo , đơn từ…

 Nghĩa rộng:

- Văn bản là một vật mang tin được ghi bằng ký hiệu hay bằng ngôn ngữ, ví dụ bia đá, câu đối, chúc thư, tác phẩm văn học nghệ thuật, công trình khoa học kỷ thuật, công văn giấy tờ, khẩ hiệu, băng ghi âm… ở các cơ quan doanh nghiệp

- Văn bản là phương tiện ghi tin và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ (hay ký hiệu ) nhất định Tùy theo lĩnh vực hoạt động quản lý đối với các mặt đời sống xã hội

mà văn bản được sản sinh ra với các nội dung và hình thức khác nhau

- Văn bản là phương tiện cần thiết để triển khai các mặt hoạt động; công bố các chủ trương, chính sách, giải quyết các công việc cụ thể và giao dịch hàng ngày, là một trong những phương tiện quan trọng trong quá trình lãnh đạo, chỉ đạo công tác

- Phân loại văn bản

+ Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

+ Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử

sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng , nhiệm vụ của mình Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể

Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thướng, kỷ luật, điều động công tác, bổ

+ Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị

+ Văn bản chuyên môn nghiệp vụ

Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…

1.1.2 Các loại văn bản

 Các văn bản có tính pháp quy:

- Khái niệm: Văn bản có tính pháp quy là văn bản có các quy phạm pháp luật

do các cơ quan quản lý nhà nước, ở trung ương, cơ quan quyền lực nhà nước, cơ quan quản lý nhà nước ở địa phương ban hành theo thẩm quyền lập quy của mình Văn bản pháp quy không được trái với hiến pháp, luật, pháp lệnh, nghị quyết của Quốc hội, của

Uỷ ban thường vụ Quốc hội và văn bản pháp quy của cấp trên Những quy phạm pháp luật ở các văn bản này được gọi là pháp quy để phân biệt với các quy phạm pháp luật trong các văn bản luật để nêu rõ giá trị pháp lý dưới luật của loại văn bản

- Phân loại: Văn bản có tính pháp quy gồm:

+ Nghị quyết: Là một hình thức văn bản dùng để ghi lại một cách chính xác

những kết luận và quyết định của hội nghị tập thể, được thông qua tại cuộc họp về đường lối, chủ trương, chính sách, kế hoạch hoặc các vấn đề cụ thể Nghị quyết là loại văn bản có tính lãnh đạo, chỉ đạo, khi viết không chia thành các điều khoản

+ Quyết định: Là một hình thức văn bản để các cơ quan nhà nước và các nhà chức trách thực hiện thẩm quyền của mình trong việc quy định các vấn đề chế độ, chính sách, về tổ chức bộ máy, về nhân sự và các công việc khác (văn bản hành chính

cá biệt)

Quyết định có tính lãnh đạo, chỉ đạo như nghị quyết nhưng thể hiện thành các điều khoản cụ thể và được dùng để ban hành hoặc bãi bỏ các quy chế, quy định về chủ trương, chính sách, tổ chức bộ máy, nhân sự thuộc phạm vi quyền hạn của tổ chức, ban hành chế độ, điều lệ, quy chế … kèm theo

+ Quy định: Là văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục và chế độ

cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định

+ Quy chế: Là văn bản xác định các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ

và lề lối làm việc của một tổ chức

+ Thể lệ: Là văn bản quy định về chế độ, quyền hạn, nghĩa vụ, phương thức tổ chức của một bộ phận trong tổ chức thường được ban hành độc lập hoặc kèm theo sau một quyết định sau khi đã được thỏa thuận, thống nhất

 Các văn bản hành chính thông thường:

- Khái niệm: Văn bản hành chính thông thường là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc của cơ quan

- Phân loại: Văn bản hành chính thông thường gồm:

+ Văn bản không có tên loại: Công văn (công văn hướng dẫn, công văn giải thích, công văn đôn đốc nhắc nhở, công văn đề nghị yêu cầu, công văn giao dịch, công văn phúc đáp,…)

+ Văn bản có tên loại: Thông báo, báo cáo, kế hoạch, quyết định, tờ trình, biên bản, hợp đồng, công điện, các loại giấy, các loại phiếu,…

- Một số văn bản hành chính thông thường

+ Thông báo: Là văn bản để thông tin về hoạt động, thông tin nhanh các quyết

định cho đối tượng quản lý của mình biết thi hành và những thông tin về những tin tức khác mà người có liên quan cần biết

+ Báo cáo: Là loại văn bản thuật lại, kể lại, đánh giá sự việc hoặc phản ánh toàn

bộ hoạt động và những kiến nghị của mình hoặc tường trình về một vấn đề, một việc

cụ thể nào đó, từ đó đề ra phương hướng, biện pháp giải quyết vấn đề nêu ra

+ Kế hoạch: Là văn bản dùng để xác định mục đích yêu cầu, chỉ tiêu của nhiệm

vụ cần hoàn thành trong khoảng thời gian nhất định và các biện pháp về tổ chức, nhân

sự, cơ sở vật chất cần thiết để thực hiện nhiệm vụ đó

+ Tờ trình: Là văn bản đề xuất với cấp trên một vấn đề mới, xin cấp trên phê

+ Đề án: Là văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một kế hoạch, giải pháp, giải quyết một nhiệm vụ, một vấn đề nhất định để cấp có thẩm quyền phê duyệt

+ Công văn: Là văn bản không có tên loại dùng để thông tin trong hoạt động giao dịch, trao đổi công tác hàng ngày trong cơ quan như giao dịch, nhắc nhở, trả lời,

đề nghị, mời họp hướng dẫn thực hiện các văn bản cấp trên, xin ý kiến, thăm hỏi, cảm

 Các loại giấy tờ hành chính:

Giấy tờ hành chính là loại giấy tờ mang một nội dung và có một giá trị nhất định Ví dụ: Giấy đề nghị vay vốn kiêm khế nước nhận nợ, giấy gia hạn nợ, giấy lĩnh tiền mặt, giấy biên nhận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền,…

1.2 Khái quát về quản lý văn bản

1.2.1 Khái niệm

- Quản lý văn bản: là áp dụng các biện pháp về nghiệp vụ nhằm giúp cho cơ quan, doanh nghiệp và thủ trưởng cơ quan, lãnh đạo doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan

- Tổ chức quản lý văn bản: Là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng

1.2.2 Tầm quan trọng của quản lý văn bản trong quản lý

Về cơ bản có thể hiểu, công tác quản lý văn bản là công tác nhằm đảm bảo thông tin văn bản, phục vụ hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan, tổ chức Nội dung công tác này bao gồm các việc về soạn thảo, ban hành văn bản; quản lý văn bản

và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan; lập hồ sơ hiện

tác lưu trữ là một trong những nhiệm vụ cơ bản của cơ quan, tổ chức nhằm lựa chọn, lưu giữ, tổ chức một cách khoa học các hồ sơ, tài liệu để phục vụ yêu cầu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội Nội dung công tác lưu trữ bao gồm các việc về thu thập, bảo quản và tổ chức sử dụng tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị

Khi soạn thảo văn bản, việc tìm hiểu các thông tin, các tài liệu đã xử lý trước đó

là rất quan trọng để hình thành nên văn bản Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung cấp những thông tin có giá trị pháp lý, chính xác và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản Trên thực tế, cơ quan quản lý nhà nước không thể rút ngắn thời gian ban hành các quyết định, giải quyết kịp thời, đúng đắn các yêu cầu của công dân nếu không có đầy đủ, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ Công việc của một cơ quan được tiến hành nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, giấy tờ có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn thận hay không Như vậy, thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ góp phần thúc đẩy thực hiện tốt công tác văn thư

Ngược lại, thực hiện tốt công tác văn thư cũng sẽ góp phần thực hiện tốt công tác lưu trữ Cụ thể là việc quản lý văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng quan trọng đến việc thực hiện tốt công tác lưu trữ Có thể xem công tác lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác văn thư với công tác lưu trữ Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm thời gian, công sức và tạo điều kiện thuận lợi để công tác lưu trữ phát triển, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung

Do đó, vai trò của công tác quản lý văn bản và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng, thể hiện ở 4 điểm sau:

- Góp phần quan trọng đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý; cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy phục vụ các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, xã hội Đồng thời cung cấp những thông tin quá khứ, những căn cứ, những bằng chứng phục vụ cho hoạt động quản lý của các cơ quan

liệu trở thành phương tiện theo dõi, kiểm tra công việc một cách có hệ thống, qua đó cán bộ, công chức có thể kiểm tra, đúc rút kinh nghiệm góp phần thực hiện tốt các mục tiêu quản lý: năng suất, chất lượng, hiệu quả và đây cũng là những mục tiêu, yêu cầu của cải cách nền hành chính nhà nước ở nước ta hiện nay

- Tạo công cụ để kiểm soát việc thực thi quyền lực của các cơ quan, tổ chức, cá nhân Góp phần giữ gìn những căn cứ, bằng chứng về hoạt động của cơ quan, phục vụ việc kiểm tra, thanh tra giám sát

- Góp phần bảo vệ bí mật những thông tin có liên quan đến cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp và các bí mật quốc gia

Từ những lẽ trên, có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Thiết nghĩ mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về về vị trí và vai trò của công tác văn thư, lưu trữ để có thể đưa ra những biện pháp phù hợp nhằm đưa công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị mình đi vào nề nếp và góp phần tích cực nâng cao hiệu lực, hiệu quả quản lý của cơ quan, đơn vị

1.2.3 Yêu cầu của việc quản lý văn bản

- Thống nhất: có nghĩ là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự thủ tục

tiếp nhận chuyển giao văn bản đi đến, về mẫu các loai sổ đăng ký văn bản và các ghi chép về quản lý văn bản tài liệu mật đều phải tuân theo những quy định chung của cơ quan có thẩm quyền không được tùy tiện làm theo cách riêng của ḿnh

- Chính xác: Yêu cầu được thể hiện trong việc tiếp nhận chuyển giao vào sổ văn

bản đi đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thưc hiện chuẩn xác, không thể sai xót nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả số ký hiệu và ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành đây là một yêu cầu có nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung việc quản lý văn bản

đi đến nói riêng

- Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi

lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng trong đó có hoạt động

chạy đua với thời gian tranh thủ từng giờ từng phut không để lãng phí Công văn giấy

tờ là giấy tờ quan trọng trong hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhât định, nếu không được chuyển giao nhanh chóng, kịp thời có thể làm nhỡ công việc sẽ gây nen tổn thất cho nhà nước đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của các bộ, công dân Thực hiện yêu cầu này đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không dược để chậm trễ, nhât là đối với các văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc, đối với văn bản đến việc chu chuyển văn bản trong

cơ quan phải được thực hiện theo con dường ngắn và hợp lý nhất

- An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí

mật Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển giao, và lưu trữ văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về đảm bảo an toàn văn bản, tài liệu Những quy định đó cần được cơ quan tổ chức cụ thể hóa và thực hiện nghiêm túc

1.2.4 Khái quát về công tác quản lý văn bản

Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi được gọi là văn bản đi hay công văn đi Còn văn bản mà do các cơ quan hoặc cá nhân bên ngoài gửi tới được gọi là văn bản đến hay công văn đến Văn bản đi, đến chính là căn cứ và bằng chứng để cơ quan giải quyết hoặc chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc thuộc chức năng nhiệm vụ của mình Mặt khác không ít văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật cơ quan Do đó cần được quản lí chặt chẽ Điều 10, pháp lệnh Lưu trữ quốc gia quy định: “ Tài liệu văn thư của cơ quan, tổ chức nào phải được đăng ký và quản lý tại cơ quan tổ chức quản lý đó”

1.2.4.1 Quản lý văn bản đi

Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên nghành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành

Đăng kí văn bản đi

 Trình văn bản đi

Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu

về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo Sau khi văn bản đã được soạn thảo

và in ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền

ký trước khi ban hành

Trình ký văn bản thường gặp 2 trường hợp sau:

- Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ

- Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp (ví dụ các văn bản quy phạm dưới luật, các đề án, kế hoạch dài hạn …), khi trình cho thủ trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết

 Xem xét thể thức, ghi số, ngày tháng

Ghi số văn bản đi theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý Số của văn bản được ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả - rập, bắt đầu từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng Ngày, tháng, năm văn bản phải được viết đầy đủ, các

số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả - rập, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1, tháng 2 đều phải thêm số 0 trước Ngày tháng của văn bản ghi sau địa danh, dưới quốc hiệu

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thông nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

BỘ NỘI VỤ

Số:01/2011/TT-BNV

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Hà Nội, ngày 19 tháng 01 năm 2011

Hình 1.1 Mẫu trình bày số, ngày tháng văn bản tại Thông tư số 01 của Bộ Nội Vụ

 Đóng dấu văn bản đi

- Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ kí hợp lệ tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống)

- Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng đúng mẫu mực dấu theo quy định của nhà nước Dấu chỉ được đóng trùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ kí về phía trái

 Đăng ký văn bản đi

Đăng kí văn bản đi đều có thể đăng ký bằng sổ (phương pháp thủ công) hoặc máy vi tính (ứng dụng công nghệ thông tin), thậm chí bằng cả hai phương tiện

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ quản lý văn bản đi

Nội dung phần đăng ký văn bản đi bên trong sổ đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm) gồm 08 cột theo mẫu cụ thể như sau:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận văn bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Hình 1.3 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm theo Thông tư số

07/2012/TT-BNV

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)

TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm:

Từ ngày……… đến ngày…………

Từ số………… đến số………

Thủ tục văn bản

 Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì

Bì văn bản được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước Không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất từ 80 gram/m2 trở lên Tùy số lương văn bản gửi đi nhiều hay ít, kích thước của văn bản lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp

TÊN CƠ QUAN/ TỔ CHỨC (1) (8)ĐC: Số XX phố …, quận …, Hà Nội (2)

ĐT: (84 4) … Fax: (84 4) …… (3)

E-Mail: ………

Website: ……… (4)

Số: ……… (5)

Kính gửi: ……… (6)

……… (7)

Hình 1.4 Mẫu trình bày bìa phong bì Ghi chú:

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần)

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

(5): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

(6): Địa chỉ cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)

Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

 Lưu văn bản đi

 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản, bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký và bản chính lưu trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

- Bản gốc lưu tại văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

 Mẫu sổ sử dụng bản lưu được thực hiện như sau:

- Sổ sử dụng phải được in sẵn Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ chuyển giao văn bản đến chỉ khác tên gọi là “Sổ sử dụng bản lưu”

- Phần đăng ký sử dụng bản lưu được trình bày trên khổ giấy A3, gồm 09 cột:

Bảng 1.1: Mẫu sổ sử dụng bản lưu

Ngày

tháng

Họ tên người

sử dụng

Số/ký hiệu ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Hồ

sơ

số

Ký nhận

Ngày trả

Người cho phép sử dụng

Ghi chú

 Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi được thực hiện cụ thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản

- Đối với những văn bản có đóng dấu “tài liệu thu hồi” , phải theo dõi , thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để đảm bảo văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhận soạn thảo văn bản đó; đồng thời ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, Xác minh khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.2.4.2 Quản lý văn bản đến

Văn bản đến là những văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến cơ quan mình để yêu cầu, đề nghị giải quyết những vấn đề mang tính chất công Nội dung quản lí văn bản đến bao gồm các công đoạn sau:

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ các nguồn, văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ có trách nhiệm tổ chức tiếp nhận văn bản đến và không được để thất lạc.Trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu niêm phong (nếu có), v.v ; đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm, trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn so với thời gian ghi trên b́ì (đối với bì văn bản có đóng dấu

“Hoả tốc” hẹn giờ), văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay cho người có trách nhiệm xem xét, giải quyết biết, trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa (chuyển) văn bản tới cơ quan, tổ chức, cá nhân để làm bằng chứng cho quá trình theo dõi

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, v.v , trường hợp phát hiện có sai sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

 Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: Các bì văn bản gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại được bóc bì: Các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan tổ chức văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận

 Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

Đóng dấu đến và đăng kí văn bản đến

 Dấu “Đến” được khắc sẵn, hình chữ nhật, kích thước 35mm x 50mm

 Cách ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”

- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục,

bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản

(hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm

- Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” (kể cả

“Hỏa tốc” hẹn giờ”), Văn thư phải ghi giờ nhận

- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

- Lưu hồ sơ số: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ

cơ quan

 Mẫu sổ đăng ký văn bản đến:

 Bìa và trang đầu:

Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu

- (1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

- (2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

- (3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

- (4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

- (5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

- (6): Số thứ tự của quyển sổ

(Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng)

 Mẫu đăng ký văn bản đến

Bảng 1.2 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận Ghi chú

 Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm

x 297mm)

 Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến

- Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “Đến”

- Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

- Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

- Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

- Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư

- Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

- Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối,

ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

- Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

- Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có)

Phân phối và chuyển giao văn bản đến

 Trình văn bản đến

- Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

- Căn cứ nội dung của văn bản đến Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người

có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi

rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng

ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

 Chuyển giao văn bản đến:

- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

- Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

- Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp, dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến

để chuyển giao văn bản, nếu tręn 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến

Tổ chức giải quyết văn bản đến

 Giải quyết văn bản đến:

- Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

- Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân

- Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc

cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý

quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

 Theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến:

- Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc

về thời hạn giải quyết

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến

- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

 Chú ý quản lý văn bản mật:

Theo Điều 8, Thông tư 14/2011/TT-BNV ngày 08/11/2011 việc quản lư văn bản mật được quy định như sau:

Văn bản, tài liệu có nội dung bí mật nhà nước (gọi tắt là văn bản mật) được đăng

ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Trên bì văn bản mật đóng các dấu chữ ký hiệu độ mật: Tài liệu “Mật” đóng dấu chữ “C”; tài liệu “Tối mật” đóng dấu chữ “B”; tài liệu “Tuyệt mật” đóng dấu chữ “A” Tài liệu mật gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì”

Bì văn bản mật được làm bằng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; khi cần thiết phải niêm phong bì theo quy định; có phương tiện vận chuyển bảo đảm an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo

vệ việc vận chuyển văn bản mật

Mọi trường hợp giao nhận văn bản mật giữa những người có liên quan đều phải vào sổ, có ký Các văn bản “đến” , “đi” , “nội bộ” có thể có các mức độ mật theo quy định của pháp luật Nhà nước đã có các văn bản mật theo quy đinh của pháp luật Nhà nước đã

- Nghị định số 84/HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước

- Chỉ thị số 267 – TTg ngày 24/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh Bảo về bí mật Nhà nước

- Pháp lệnh Bảo về bí mật Nhà nước ban hành ngày 28/10/1991

- Nghị định số 84/HĐBT ngày 9/3/1992 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) ban hành quy chế Bảo vệ bí mật Nhà nước

- Chỉ thị số 267 – TTg ngày 24/4/1997 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường trách nhiệm thực hiện Pháp lệnh Bảo về bí mật Nhà nước Căn cứ vào các văn bản nói trên việc giải quyết, quản lý văn bản mật dược thực hiện theo những nội dung sau đây:

Xác định đúng đắn mức độ mật của tài liệu Văn vản có 3 mức độ mật: Tuyệt mật, tối mật, và mật ( Điều 6,7,8 pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước)

Thực hiện đúng các quy định về phổ biến, lưu hành tìm hiểu và sử dụng, vận chuyển, giao nhận và tiêu hủy văn bản mật

- Chỉ được phổ biến văn bản mật trong phạm vi đói tượng cần biết hoặc có trách nhiệm thi hành

- Đối với văn bản “ tối mật”, “ tuyệt mật” chỉ có thủ trưởng cơ quan hoặc người được ủy quyền bóc và quản lý

- Chỉ có người được giao quản lý văn bản mật mới trực tiếp làm các nhiệm vụ đăng ký văn bản này Văn thư có thể được trủ trưởng giao cho nhiệm vụ quản lý văn bản”mật” hoặc không Nếu không được giao nhiệm vụ giải quyết văn bản mật thì chỉ ghi vào sổ phần ghi ngoài bì rồi chuyển cả bì đến tay người nhận

- Sổ ghi văn bản mật “đến” và “đi” tương tự như sổ ghi văn bản thường, chỉ khác nhau cột “trích yếu nội dung văn bản” có thêm cột “mức độ mật”

- Đóng dấu chỉ mức độ mật vào văn bản, không đóng ra ngoài bì người chịu trách nhiệm làm bì trong phải ghi đầy đủ: số, ký hiệu nơi nhận và đóng dấu độ mật lên bì trong sau đó chuyển cho văn thư làm phiếu gửi và làm bì ngoài như đối với văn bản thường nhận giữa bên giao và bên nhận

1.2.5 Nguyên tắc quản lý văn bản

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký, trừ những loại văn bản được

đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành họặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc”, “Thượng khẩn” và “Khẩn” phải được đăng

ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông

tư này Người được giao giải quyết, theo dõi công việc của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm lặp hồ sơ về công việc được giao và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan

Chương 2

THỰC TRẠNG VÀ QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG

THẮNG LỢI – SÔNG CÔNG – THÁI NGUYÊN 2.1 Khái quát về UBNB phường Thắng Lợi

2.1.1 Vị trí địa lý

Phường Thắng Lợi là một đơn vị hành chính được thành lập năm 1985 Phường Thắng Lợi là trung tâm của thành phố Sông Công, là khu vực có nhiều tiềm năng đang được quan tâm phát triển của thị xã Tại đây, trong tương lai sẽ là một vị trí chiến lược quan trọng trên các lĩnh vực chính trị - kinh tế - văn hóa- khoa học kĩ thuật, có vị trí địa lý khá thuận lợi

2.1.2 Địa giới hành chính

Trung tâm điạ giới hành chính phường đặt tại tổ dân phố Du Tán phường Thắng Lợi, trên địa bàn phường có 19 tổ dân phố Có các cơ quan đầu não của thành phố đóng trên địa bàn phường, ngoài ra còn có các cơ quan hành chính khác như Trung tâm y tế , có 01chợ, có 01 trường Trung học phổ thông, 01 trường tiểu học, 01 trường mầm non, 01 trường Cao đẳng, có 13/19 tổ

Tổng diện tích tự nhiên 4,3km2 trong đó đất ở 30,93 ha; đất nông nghiệp 266,33 ha, đất chuyên dùng 96,98 ha

2.1.3 Dân số -Dân cư

Phường Thắng Lợi có 1702 hộ, tổng dân số 6880 người chủ yếu là công nhân, hộ kinh doanh, hộ nông nghiệp, tỷ lệ người trong độ tuổi lao động trên 4000 người

2.1.4 Văn hóa xã hội

- Y tế: trạm tế phường có 04 y tá Công tác khám chữa bệnh ban đầu cho nhân dân luôn được đảm bảo Số lượt người đến khám và chữa bệnh tại trạm trên 4205 lượt người Trạm y tế đã thực hiện đầy đủ các chương trình y tế quốc gia cho trẻ em, đến nay số trẻ em suy dinh dưỡng còn 92/867 cháu = 10,6% ;

- Giáo dục: Mạng lưới trường lớp trên địa bàn không ngừng phát triển với 01 trường mẫu giáo có 9 lớp và 32 giáo viên, 01 trường tiểu học có 17 lớp gồm 540 học sinh và 35 giáo viên đều đã đạt chuẩn quốc gia mức độ I, riêng trường Tiểu học Lý Tự Trọng đang hoàn tất các thủ tục chuẩn bị đón bằng công nhận trường đạt chuẩn Quốc

phường, do vậy việc học tập của con em và nhân dân trên địa bàn phường cơ bản được thuận lợi;

- Xây dựng đời sống văn hóa: Toàn phường có 1597/1702 hộ đạt gia đình văn hóa = 93,8%; có 14/19 tổ dân phố văn hóa, có 4 tổ dân phố đạt tổ dân phố văn hóa 3 năm liền

2.1.5 Chức năng, nhiệm vụ của UBND phường Thắng Lợi

2.1.5.1 Vị trí

- Uỷ ban nhân dân Phường do Hội đồng nhân dân Phường bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

- Uỷ ban nhân dân Phường chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

- Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ Trung ương tới cơ sở

2.1.5.2 Chức năng

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên

Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản của

cơ quan nhà nước cấp trên và nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp nhằm bảo đảm thực hiện chủ trương, biện pháp phát triển kinh tế - xã hội, củng cố quốc phòng,

an ninh và thực hiện các chính sách khác trên địa bàn

Uỷ ban nhân dân thực hiện chức năng quản lý nhà nước ở địa phương, góp phần bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý thống nhất trong bộ máy hành chính nhà nước từ trung ương tới cơ sở

2 Lập dự toán thu ngân sách nhà nước trên địa bàn; dự toán thu, chi ngân sách địa phương, phương án phân bổ dự toán ngân sách cấp mình; quyết toán ngân sách địa phương; lập dự toán điều chỉnh ngân sách địa phương trong trường hợp cần thiết trình Hội đồng nhân dân cùng cấp quyết định và báo cáo Uỷ ban nhân dân, cơ quan tài chính cấp trên trực tiếp;

3 Tổ chức thực hiện ngân sách địa phương; hướng dẫn, kiểm tra Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn xây dựng và thực hiện ngân sách và kiểm tra nghị quyết của Hội đồng nhân dân xã, thị trấn về thực hiện ngân sách địa phương theo quy định của pháp luật;

4 Phê chuẩn kế hoạch kinh tế - xã hội của xã, thị trấn

Trong lĩnh vực nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp, thuỷ lợi và đất đai, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua các chương trình khuyến khích phát triển nông nghiệp, lâm nghiệp, ngư nghiệp ở địa phương và tổ chức thực hiện các chương trình đó;

2 Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;

3 Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp luật;

4 Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn;

5 Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;

2 Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, dịch vụ

ở các xã, thị trấn;

3 Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống, sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tổ chức lập, trình duyệt hoặc xét duyệt theo thẩm quyền quy hoạch xây dựng thị trấn, điểm dân cư nông thôn trên địa bàn huyện; quản lý việc thực hiện quy hoạch xây dựng đã được duyệt;

2 Quản lý, khai thác, sử dụng các công trình giao thông và kết cấu hạ tầng cơ

sở theo sự phân cấp;

3 Quản lý việc xây dựng, cấp giấy phép xây dựng và kiểm tra việc thực hiện pháp luật về xây dựng; tổ chức thực hiện các chính sách về nhà ở; quản lý đất ở và quỹ nhà thuộc sở hữu nhà nước trên địa bàn;

4 Quản lý việc khai thác, sản xuất, kinh doanh vật liệu xây dựng theo phân cấp của Uỷ ban nhân dân tỉnh

Trong lĩnh vực thương mại, dịch vụ và du lịch, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng, phát triển mạng lưới thương mại, dịch vụ, du lịch và kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại, dịch vụ và du lịch trên địa bàn huyện;

2 Kiểm tra việc thực hiện các quy tắc về an toàn và vệ sinh trong hoạt động thương mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn;

3 Kiểm tra việc chấp hành quy định của Nhà nước về hoạt động thương mại,

Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể thao,

Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau khi được cấp

có thẩm quyền phê duyệt;

2 Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên, quy chế thi cử;

3 Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong trào

về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể thao; bảo vệ

và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng cảnh do địa phương quản lý;

4 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y tế, trạm

y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống dịch bệnh; bảo

vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế hoạch hoá gia đình;

5 Kiểm tra việc chấp hành pháp luật trong hoạt động của các cơ sở hành nghề

y, dược tư nhân, cơ sở in, phát hành xuất bản phẩm;

6 Tổ chức, chỉ đạo việc dạy nghề, giải quyết việc làm cho người lao động; tổ chức thực hiện phong trào xoá đói, giảm nghèo; hướng dẫn hoạt động từ thiện, nhân đạo

Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:

1 Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và tôn giáo;

2 Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế hoạch, dự

án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;

3 Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào của công dân

ở địa phương;