Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND phường quan triều – thành phố thái nguyên

LỜI CẢM ƠN Qua thời gian học tập rèn luyện trường Đại học Công nghệ thông tin Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, tới em kết thúc khóa học hồn thành Khóa luận tốt nghiệp Ngồi cố gắng từ thân, chúng em nhận nhiều quan tâm, giúp đỡ ủng hộ từ phía nhà trường, thầy bạn bè gia đình Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo – TS Nguyễn Văn Huân tận tình hướng dẫn giúp đỡ em trình thực tập làm khóa luận tốt nghiệp Em xin cảm ơn BGH nhà trường, Ban Chủ nhiệm khoa Hệ thống thông tin kinh tế quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi sở vật chất tinh thần để chúng em học tập, tu dưỡng rèn luyện Em xin chân thành cảm ơn thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ thơng tin Truyền thơng tận tình giảng dạy truyền đạt kiến thức quý báu cho chúng em suốt trình học tập trường Em xin gửi lời cảm ơn đến ban Lãnh đạo, cô chú, anh chị cán bộ, công chức UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên tạo điều kiện, giúp đỡ cho em thực tập đơn vị Sau cùng, xin chân thành cảm ơn tới gia đình bạn bè ln quan tâm, động viên, giúp đỡ tạo điều kiện để em hồn thành khóa luận cách tốt Trong trình thực đề tài, có cố gắng có hạn chế kiến thức thời gian nên báo cáo em nhiều thiếu sót Em mong nhận quan tâm, bảo giúp đỡ thầy cô giáo khoa để đề tài hồn thiện, mang tính ứng dụng thực tế cao Em xin chân thành cảm ơn! Thái Nguyên, ngày 03 tháng năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Bảo Ngọc LỜI CAM ĐOAN Em xin cam đoan toàn nội dung khóa luận tốt nghiệp với đề tài “Ứng dụng Công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên” em tự tìm hiểu, khảo sát nghiên cứu thực tế, hướng dẫn thầy giáo TS Nguyễn Văn Huân Nội dung khóa luận tốt nghiệp khơng chép vi phạm quyền từ cơng trình nghiên cứu Những phần kiến thức chung thuộc tài liệu mà em tham khảo ghi rõ mục “Tài liệu tham khảo” Em xin hoàn thoàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan mình! Thái Nguyên, ngày 03 tháng năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Bảo Ngọc MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN LỜI CAM ĐOAN MỤC LỤC DANH MỤC HÌNH ẢNH DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT LỜI MỞ ĐẦU Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm, phân loại văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Phân loại văn 1.2 Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc việc quản lý văn 1.2.1 Khái niệm quản lý văn 1.2.2 Yêu cầu việc quản lý văn 1.2.3 Nguyên tắc quản lý văn 1.3 Khái quát công tác quản lý văn đến 1.3.1 Khái niệm văn đến 1.3.2 Nội dung quản lý văn đến 1.4.Khái quát công tác quản lý văn 14 1.4.1.Khái niệm văn 14 1.4.2.Nội dung quản lý văn 15 1.5 Khái quát công tác quản lý văn nội văn mật 23 1.5.1.Tổ chức quản lý văn nội 23 1.5.2 Tổ chức quản lý văn mật 24 Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠIUBND PHƯỜNG QUAN TRIỀU – THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 28 2.1.Tổng quan UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên 28 2.1.1.Giới thiệu chung UBND phường Quan Triều 28 2.1.2.Địa vị pháp lý, nhiệm vụ, quyền hạn UBND phường Quan Triều 29 2.1.3.Cơ cấu tổ chức, chức phận UBND phường Quan Triều 31 2.2.Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Quan Triều 34 2.2.1.Công tác tổ chức nhân văn phòng UBND phường Quan Triều 34 2.2.2.Thực trạng quy trình quản lý văn UBND phường Quan Triều 35 2.2.3 Nhận xét 45 Chương 3.ỨNG DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG QUAN TRIỀU – THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 47 3.1.Mơ tả tốn 47 3.2 Ứng dụng phần mềm “Quản lý công văn”vào quản lý văn UBND phường Quan Triều 48 3.2.1.Giới thiệu chung phần mềm “Quản lý công văn” 48 3.2.2.Ứng dụng phần mềm công tác đăng ký quản lý văn UBND phường Quan Triều 51 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 1.1 Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn đến theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 10 Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn đến theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 10 Hình 1.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 17 Hình 1.5 Mẫu ghi sổ quản lý văn theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TTBNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 18 Hình 1.6 Mẫu trình bày bìa phong bì theo Phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TTBNV Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan 20 Hình 2.1 Đảng ủy – HĐND –UBND – UBMTTQ phường Quan Triều - TPTN 28 Hình 2.2 Trang đầu sổ đăng ký văn UBND phường Quan Triều 39 Hình 2.3 Mặt sổ đăng ký văn UBND phường Quan Triều 40 Hình 2.4 Bìa phong bì UBND phường Quan Triều 41 Hình 2.5 Trang đầu sổ đăng ký văn đến UBND phường Quan Triều 44 Hình 2.6 Mặt sổ đăng ký văn đến UBND phường Quan Triều 44 Hình 3.1 Giao diện đăng nhập phần mềm “Quản lý công văn” 48 Hình 3.2 Giao diện chức “Hệ thống” phần mềm “Quản lý công văn” 49 Hình 3.3 Giao diện chức “Danh mục” phần mềm “Quản lý cơng văn” 50 Hình 3.4 Giao diện chức “Công văn” phần mềm “Quản lý cơng văn” 50 Hình 3.5 Giao diện thêm thơng tin văn đến 51 Hình 3.6 Giao diện xem danh sách văn đến đăng ký 52 Hình 3.7 Giao diện tìm kiếm văn đến 52 Hình 3.8 Giao diện thêm thông tin văn 53 Hình 3.9 Giao diện xem danh sách văn đăng ký 54 Hình 3.10 Giao diện tìm kiếm văn 54 Hình 3.11 Giao diện chức “thêm tài khoản người dùng đăng nhập” 55 Hình 3.12 Giao diện chức phân quyền cho người sử dụng 55 Hình 3.13 Giao diện chức “sao lưu liệu” phần mềm 56 Hình 3.14 Giao diện chức “thêm loại văn bản” 57 Hình 3.15 Giao diện chức “thêm quan ban hành văn bản” 57 Hình 3.16 Giao diện chức “thêm đơn vị xử lý văn bản” 58 Hình 3.17 Giao diện chức “thêm cán xử lý văn bản” 58 Hình 3.18 Giao diện chức “Danh bạ” phần mềm “Quản lý công văn” 59 DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT STT Viết tắt Giải thích BCA Bộ Cơng an BNV Bộ Nội vụ CP Chính phủ HĐND Hội đồng nhân dân NĐ Nghị định TPTN Thành phố Thái Nguyên TT Thông tư TW Trung Ương UBMTTQ Ủy ban Mặt trận tổ quốc 10 UBND Ủy ban nhân dân LỜI MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Trong trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức kinh tế, trị xã hội việc trao đổi thông tin trở thành nhu cầu thiếu Thông tin người trao đổi với qua nhiều phương tiện văn cách thể trao đổi thông tin Văn trở thành công cụ quan trọng sử dụng để ghi chép kiện, tượng, truyền đạt thị, mệnh lệnh, để truy cứu trách nhiệm…Chính thế, người ngày nhận thức rõ vai trò văn Việc soạn thảo văn quản lý chúng công tác thiếu nhằm đem lại hiệu cho hoạt động quản lý quan tổ chức Cùng với phát triển xã hội, công nghệ thông tin thể rõ tầm quan trọng tất lĩnh vực Chính việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ để quản lý văn tất yếu cần thiết Nhưng thực tế, công tác quản lý văn số quan lại chưa coi trọng, nhiều địa phương, công tác chưa tổ chức thống theo quy định nhà nước, việc quản lý thực thủ cơng hình thức ghi chép sổ sách Việc làm thủ công gặp không khó khăn hạn chế, đặc biệt việc tìm kiếm, xếp Qua thời gian thực tập tốt nghiệp, em có dịp tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên Qua quan sát trải nghiệm thực tế em nhận thấy công tác quản lý văn không đơn giản phân loại ghi chép mà q trình đòi hỏi chun mơn nghiệp vụ định Vì em mạnh dạn lựa chọn đề tài:“Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Ngun”cho khóa luận tốt nghiệp Mục đích nghiên cứu đề tài Trên sở khảo sát thực trạng quy trình quản lý văn UBND phường Quan Triều, từ đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin – phần mềm “Quản lý Công văn”để quản lý việc đăng ký văn nhằm nâng cao hiệu công tác UBND phường Quan Triều Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài  Đối tượng nghiên cứu: + Những vấn đề lý luận công tác quản lý văn Những quy định hệ thống pháp luật Việt Nam công tác quản lý văn + Công tác quản lý văn UBND phường Quan Triều – TPTN + Phần mềm “Quản lý Công văn”  Phạm vi nghiên cứu: + Những quy trình nghiệp vụ quản lý văn tiếp nhận, chuyển giao, cách thức ghi sổ đăng ký văn đi, văn đến UBND phường Quan Triều + Phần mềm “Quản lý Công văn” Phương pháp nghiên cứu + Phương pháp quan sát thực quy trình quản lý văn UBND phường Quan Triều – TPTN + Phương pháp nghiên cứu tài liệu (phân tích, tổng hợp, đánh giá) Ý nghĩa đề tài  Ý nghĩa khoa học: Kết nghiên cứu đề tài góp phần làm giàu sở lý luận tin học hóa cơng tác quản lý văn cấp phường/xã  Ý nghĩa thực tiễn: Những kết nghiên cứu đề tài ứng dụng vào cơng tác quản lý đăng ký văn UBND phường Quan Triều nhằm nâng cao hiệu công tác Bố cục, nội dung nghiên cứu đề tài  Chương 1: Cơ sở lý luận công tác quản lý văn  Chương 2:Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Quan Triều  Chương 3: Ứng dụng phần mềm “Quản lý Công văn” vào quản lý văn UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm, phân loại văn 1.1.1 Khái niệm văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ nghiên cứu mà ngành đưa khái niệm khác văn  Dưới góc độ ngơn ngữ học, Bùi Khắc Việt – Tác giả sách “Kỹ thuật ngơn ngữ soạn thảo văn quản lý nhà nước”có đưa khái niệm: “Văn sản phẩm lời nói, thể hình thức viết Tuy nhiên, văn đơn tổng số từ ngữ, câu nói ghi giấy mà kết tổ chức có ý thức trình sáng tạo, nhằm thực mục tiêu đó”  Dưới góc độ văn học hành học, tác giả Vương Đình Quyền có đề cập đến khái niệm văn sách “Lý luận phương pháp công tác văn thư”như sau:  Dưới góc độ văn học, văn hiểu theo nghĩa rộng tức là: “Văn hiểu vật mang tin ghi ký hiệu ngôn ngữ định”  Dưới góc độ hành học văn hiểu theo nghĩa hẹp là: “Khái niệm dùng để cơng văn, giấy tờ hình thành trình hoạt động quan tổ chức” 1.1.2 Phân loại văn  Văn quy phạm pháp luật Văn quy phạm pháp luật văn quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định có quy tắc xử chung Nhà nước bảo đảm thực nhằm điều chỉnh quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa  Văn cá biệt Văn cá biệt văn áp dụng luật pháp, chứa đựng quy tắc xử riêng quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ Loại văn thường sử dụng để giải vụ việc cụ thể Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán cơng chức; định xử phạt vi phạm hành chính; thị phát động phong trào thi đua… Chương ỨNG DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG QUAN TRIỀU – THÀNH PHỐ THÁI NGUN 3.1 Mơ tả tốn  Công văn giấy tờ phương tiện thông tin cần thiết hoạt động Nhà nước Nó đời khơng nhu cầu giao tiếp truyền thơng tin, mà nhu cầu quản lý Nhà nước Vì tổ chức hợp lý cơng tác quản lý văn có ảnh hưởng tốt đến chất lượng hoạt động quản lý Nhà nước tính linh hoạt, tính bền vững, tính tổ chức tiết kiệm  Đứng trước yêu cầu đổi Nhà nước ta nay, đặc biệt cơng cải cách hành quốc gia từ cấp TW đến địa phương,khơng thể khơng nói đến việc hồn thiện hợp lý hố cơng tác quản lý văn thông qua việc nghiên cứu, ứng dụng tin học công tác  Thực tế cho thấy, công tác quản lý văn quan hành Nhà nước cấp xã, phường nói chung UBND phường Quan Triều nói riêng nay, bên cạnh kết đạt nhiều tồn cần khắc phục như:  Tình trạng tải công tác văn thư việc xử lý thông tin lượng thông tin không ngừng tăng lên  Phương tiện xử lý thơng tin nghèo nàn, việc đăng ký, quản lý văn theo hình thức thủ công, ghi chép sổ sách thông thường,không đáp ứng nhu cầu mới, nhanh chóng, xác  Xuất phát từ hạn chế công tác quản lý văn việc ứng dụng cơng nghệ thơng tin công tác UBND phường Quan Triều công việc vô cần thiết quan trọng Trong đó, ứng dụng phần mềm “Quản lý Công văn” giải pháp phù hợp giúp cho cán làm công tác Văn thư dễ dàng khâu nghiệp vụ đăng ký quản lý, góp phần rút ngắn thời gian thực cơng việc, mang lại hiệu cao việc tìm kiếm, trao đổi thông tin, nâng cao hiệu công tác hành nói chung cơng tác quản lý văn nói riêng 47 3.2 Ứng dụng phần mềm “Quản lý công văn”vào quản lý văn UBND phường Quan Triều 3.2.1 Giới thiệu chung phần mềm “Quản lý công văn” Phần mềm “Quản lý công văn” phần mềm miễn phícho phép người dùng đăng ký tìm kiếm văn đến cách thuận tiện, dễ dàng.Phần mềm chạy mơi trường mạng LAN, phân quyền cho người sử dụng chức Phần mềm cho phép lưu, phục hồi liệu nhanh chóng theo khoảng thời gian tự chọn Hình 3.1 Giao diện đăng nhập phần mềm “Quản lý cơng văn”  Các chức phần mềm:  Hệ thống: Cung cấp chức năng:  Phân quyền: Cho phép tạo thêm tài khoản người dùng phân quyền sử dụng chức cho tài khoản  Sao lưu, phục hồi:Phần mềm có khả lưu phục hồi liệu thủ cơng tự động nhanh chóng theo khoảng thời gian tự chọn  Đổi mật  Đăng xuất 48 Hình 3.2 Giao diện chức “Hệ thống” phần mềm “Quản lý công văn”  Danh mục: Cung cấp chức năng:  Loại văn bản: Cho phép thêm hiển thị loại văn mà quan, đơn vị phát hành tiếp nhận (Quyết định; Thơng báo; Cơng văn; Tờ trình )  Cơ quan ban hành: Cho phép thêm hiển thịtên quan, đơn vị phận hay phòng ban ban hành văn (Sở Tư pháp; Phòng Kế toán; UBND Thành phố Thái Nguyên )  Cơ quan nhận: Cho phép thêm hiển thị tên quan, đơn vị, phận hay phòng ban, cá nhân tiếp nhận văn đến (Trạm Y tế phường Quan Triều; Lãnh đạo UBND; phận Tư pháp )  Đơn vị xử lý; cán xử lý: Cho phép thêm hiển thị tên đơn vị cá nhân người có trách nhiệm tiếp nhận xử lý văn  Cán ký: Chức cho phép thêm hiển thị tên người có thẩm quyền ký văn 49 Hình 3.3 Giao diện chức “Danh mục” phần mềm “Quản lý công văn”  Công văn: Cung cấp chức năng:  Cơng văn – Tài liệu  Tìm kiếm  Danh bạ Hình 3.4 Giao diện chức “Cơng văn” phần mềm “Quản lý công văn” 50 3.2.2 Ứng dụng phần mềm công tác đăng ký quản lý văn UBND phường Quan Triều 3.2.2.1 Chức quản lý văn đến  Đăng ký văn đến Phần mềm “Quản lý công văn” cung cấp chức đăng ký quản lý văn đến Để đăng ký văn đến ta chọn “Công văn”  “Công văn đến” nhấn vào “Thêm” để điền thông tin văn đến như: Cơ quan ban hành, số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, trích yếu nội dung Sau thêm đầy đủ thông tin ta xem lại danh sách văn đến đăng kýtại mục “Cơng văn đến” Hình 3.5 Giao diện thêm thơng tin văn đến 51 Hình 3.6 Giao diện xem danh sách văn đến đăng ký  Tìm kiếm văn đến: Phần mềm cho phép tìm kiếm văn đến theo thời gian, theo tên loại văn bản, theo quan ban hành theo nội dung, đồng thời hỗ trợ xuất file Excel, file PDF in danh sách văn đến tìm kiếm Hình 3.7 Giao diện tìm kiếm văn đến 52 3.2.2.2 Chức quản lý văn  Đăng ký văn đi: Tương tự chức quản lý văn đến, phần mềm “Quản lý công văn” cung cấp chức đăng ký quản lý văn Để đăng ký văn ta chọn “Công văn”  “Công văn đi” nhấn vào “Thêm” để điền thông tin văn như: Số ký hiệu văn bản, ngày tháng văn bản, tên loại văn trích yếu nội dung, người ký, tên đơn vị nhận văn Sau thêm đầy đủ thơng tin ta xem lại danh sách văn đăng ký mục “Cơng văn đi” Hình 3.8 Giao diện thêm thơng tin văn 53 Hình 3.9 Giao diện xem danh sách văn đăng ký  Tìm kiếm văn đi: Phần mềm cho phép tìm kiếm văn theo thời gian, theo tên loại văn bản, theo nội dung theo người ký Đồng thời phần mềm hỗ trợ xuất file Excel, file PDF in danh sách văn tìm kiếm Hình 3.10 Giao diện tìm kiếm văn 54 3.2.2.3 Một số chức khác + Phần mềm “Quản lý cơng văn” hỗ trợ số chức khác như:chức thêm tài khoản người dùng đăng nhập phân quyền cho người sử dụng Hình 3.11 Giao diện chức “thêm tài khoản người dùng đăng nhập” Hình 3.12 Giao diện chức phân quyền cho người sử dụng 55 Phần mềm “Quản lý cơng văn” cho phép lưu liệu thủ công tự độngsao lưu theo ngày, theo tuần theo tháng người dùng cài đặt Hình 3.13 Giao diện chức “sao lưu liệu” phần mềm Để phục vụ cho việc đăng ký quản lý văn đến phần mềm cho phép người dùng thêm thông tin về: +Loại văn như: Quyết định, Thông báo, Thông tư, Nghị định, Báo cáo + Cơ quan ban hành văn + Cơ quan nhận văn + Đơn vị xử lý văn + Cán xử lý văn + Cán ký văn Với chức thêm loại văn bản, người dùng nhập thông tin: Mã văn bản, tên văn ghi (nếu có) sau nhấn nút để lưu thơng tin tên văn Tên loại văn Thơng báo, Nghị định, Tờ trình, Luật 56 Hình 3.14 Giao diện chức “thêm loại văn bản” Chức thêm quan ban hành giúp cho người dùng thêm tên quan ban hành văn Nhập Mã quan, Tên quan, ghi (nếu có) nhấn để thực thêm quan ban hành văn Hình 3.15 Giao diện chức “thêm quan ban hành văn bản” 57 Tương tự hai chức trên, để thêm đơn vị xử lý văn bản, người dùng nhập đầy đủ thông tin: Mã đơn vị, tên đơn vị xử lý văn nhấn nút để thực Khi có đơn vị xử lý văn ta thực thêm tên cán bộ, cá nhân có trách nhiệm giải văn thuộc đơn vị thêm Hình 3.16 Giao diện chức “thêm đơn vị xử lý văn bản” Hình 3.17 Giao diện chức “thêm cán xử lý văn bản” 58 Ngoài phần mềm “Quản lý cơng văn” có chức lưu thơng tin danh bạ điện thoại quan khác cá nhân đơn vị để phục vụ cho việc liên lạc thuận tiện Chức bao gồm trường thông tin: Họ tên, tên quan, địa chỉ, ngày sinh, điện thoại, fax, email, tài khoản ngân hàng Hình 3.18 Giao diện chức “Danh bạ” phần mềm “Quản lý công văn”  Ưu điểm lớn phần mềm hồn tồn miễn phí sử dụng tiếng Việt nên dễ dàng việc thao tác chức Phần mềm hỗ trợ cho cán làm cơng tác Văn phòng việc đăng ký quản lý văn đi, văn đến,tìm kiếm, thống kê thơng tin cách nhanh chóng xác đảm bảo tốt an tồn, an ninh liệu 59 KẾT LUẬN Kết đạt Trong q trình làm đề tài khóa luậntốt nghiệp, em tìm hiểu quy trình đăng ký quản lý văn UBND phường Quan Triều, đồng thời nghiên cứu tìm hiểu ứng dụng phần mềm “Quản lý công văn” để giải mặt hạn chế công tác quản lý đăng ký văn Sau thời gian thực tập em thu kết sau: Về mặt nghiên cứu lý thuyết: + Hiểu thêm quy trình quản lý văn đi, văn đến quan hành nhà nước tầm quan trọng việc quản lý văn quan, tổ chức + Biết tính việc sử dụng phần mềm để quản lý văn bản, xử lý liệu, lưu giữ thông tin phần mềm Về mặt chương trình thực nghiệm: + Đã minh họa phần công việc đăng ký quản lý văn bản, hỗ trợ cho cán Văn phòng việc lập sổ đăng ký cách dễ dàng dần thay cho việc lập sổ đăng ký cách ghi chép tay thông thường + Phần mềm cho phép lưu, in ấn tìm kiếm thơng tin cách nhanh chóng, dễ dàng, phục vụ cho công tác báo cáo, thống kê số liệu hàng năm Tránh tình trạng mát, thất lạc thơng tin, liệu Hướng phát triển Tiếp tục nghiên cứu quy trình nghiệp vụ quản lý văn phần mềm ngày hồn thiện có tính ứng dụng thực tế cao 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1]Luậttổ chức hội đồng nhân dân uỷ ban nhân dân số11/2003/QH11 ngày 26 tháng 11 năm 2003 Quốc hội nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam; [2]Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính; [3]Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; [4] Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2008 Chính phủ cơng tác Văn thư; [5] Vương Đình Quyền (2011), Lý luận phương pháp công tác văn thư, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội; [6] Đồng Thị Thanh Phương, Nguyễn Thị Ngọc An (2006) Soạn thảo văn công tác văn thư – lưu trữ, NXB Thống kê; [7] Website Quản lý công vănhttps://www.mediafire.com 61 ... sở lý luận công tác quản lý văn  Chương 2:Thực trạng công tác quản lý văn UBND phường Quan Triều  Chương 3: Ứng dụng phần mềm Quản lý Công văn vào quản lý văn UBND phường Quan Triều – Thành. .. quản lý văn UBND phường Quan Triều, từ đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin – phần mềm Quản lý Công văn để quản lý việc đăng ký văn nhằm nâng cao hiệu công tác UBND phường Quan Triều. .. Những vấn đề lý luận công tác quản lý văn Những quy định hệ thống pháp luật Việt Nam công tác quản lý văn + Công tác quản lý văn UBND phường Quan Triều – TPTN + Phần mềm Quản lý Công văn  Phạm