Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND phường quan triều – thành phố thái nguyên

Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ văn bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn như g

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian học tập và rèn luyện tại trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông – Đại học Thái Nguyên, tới nay em đã kết thúc khóa học của mình và đã hoàn thành Khóa luận tốt nghiệp Ngoài sự cố gắng từ bản thân, chúng em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ và ủng hộ từ phía nhà trường, các thầy cô cùng bạn bè và gia đình

Trước hết, em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến thầy giáo – TS Nguyễn Văn Huân

đã tận tình hướng dẫn và giúp đỡ em trong quá trình thực tập và làm khóa luận tốt nghiệp

Em xin cảm ơn BGH nhà trường, Ban Chủ nhiệm khoa Hệ thống thông tin kinh

tế đã quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi về cơ sở vật chất và tinh thần để chúng

em được học tập, tu dưỡng và rèn luyện Em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, cô giáo trong trường Đại học Công nghệ thông tin và Truyền thông đã tận tình giảng dạy

và truyền đạt những kiến thức quý báu cho chúng em trong suốt quá trình học tập tại trường

Em xin gửi lời cảm ơn đến ban Lãnh đạo, các cô chú, anh chị cán bộ, công chức tại UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên đã tạo điều kiện, giúp đỡ cho em được thực tập tại đơn vị

Sau cùng, xin chân thành cảm ơn tới gia đình và bạn bè đã luôn quan tâm, động viên, giúp đỡ và tạo điều kiện để em có thể hoàn thành khóa luận một cách tốt nhất

Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã có cố gắng nhưng do còn có những hạn chế về kiến thức cũng như thời gian nên bài báo cáo của em còn nhiều thiếu sót

Em rất mong nhận được sự quan tâm, chỉ bảo và giúp đỡ của các thầy cô giáo trong khoa để đề tài được hoàn thiện, mang tính ứng dụng thực tế cao hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Bảo Ngọc

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung của bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài

“Ứng dụng Công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên” là do em tự tìm hiểu, khảo sát và nghiên cứu thực tế, dưới sự hướng dẫn của thầy giáo TS Nguyễn Văn Huân Nội dung của khóa luận tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kỳ công trình nghiên cứu nào Những phần kiến thức chung thuộc những tài liệu mà em tham khảo đã ghi rõ trong mục “Tài liệu tham khảo”

Em xin hoàn thoàn chịu trách nhiệm với lời cam đoan của mình!

Thái Nguyên, ngày 03 tháng 5 năm 2017

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Bảo Ngọc

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN

MỤC LỤC

DANH MỤC HÌNH ẢNH

DANH MỤC CÁC CỤM TỪ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1.CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Khái niệm, phân loại văn bản 3

1.1.1 Khái niệm văn bản 3

1.1.2 Phân loại văn bản 3

1.2 Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc của việc quản lý văn bản 4

1.2.1 Khái niệm quản lý văn bản 4

1.2.2 Yêu cầu của việc quản lý văn bản 4

1.2.3 Nguyên tắc quản lý văn bản 5

1.3 Khái quát về công tác quản lý văn bản đến 6

1.3.1 Khái niệm văn bản đến 6

1.3.2 Nội dung quản lý văn bản đến 6

1.4.Khái quát về công tác quản lý văn bản đi 14

1.4.1.Khái niệm văn bản đi 14

1.4.2.Nội dung quản lý văn bản đi 15

1.5 Khái quát về công tác quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật 23

1.5.1.Tổ chức quản lý văn bản nội bộ 23

1.5.2 Tổ chức quản lý văn bản mật 24

Chương 2.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠIUBND PHƯỜNG QUAN TRIỀU – THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 28

2.1.Tổng quan về UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên 28

2.1.1.Giới thiệu chung về UBND phường Quan Triều 28

2.1.2.Địa vị pháp lý, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND phường Quan Triều 29

2.1.3.Cơ cấu tổ chức, chức năng từng bộ phận của UBND phường Quan Triều 31

2.2.Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều 34

2.2.1.Công tác tổ chức nhân sự tại văn phòng UBND phường Quan Triều 34 2.2.2.Thực trạng quy trình quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều 35 2.2.3 Nhận xét 45 Chương 3.ỨNG DỤNG PHẦN MỀM “QUẢN LÝ CÔNG VĂN” VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND PHƯỜNG QUAN TRIỀU – THÀNH PHỐ THÁI NGUYÊN 47 3.1.Mô tả bài toán 47 3.2 Ứng dụng phần mềm “Quản lý công văn”vào quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều 48 3.2.1.Giới thiệu chung về phần mềm “Quản lý công văn” 48 3.2.2.Ứng dụng phần mềm trong công tác đăng ký và quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều 51 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1 Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 8 Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 10 Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 10 Hình 1.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 17 Hình 1.5 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 18 Hình 1.6 Mẫu trình bày bìa phong bì theo Phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan 20 Hình 2.1 Đảng ủy – HĐND –UBND – UBMTTQ phường Quan Triều - TPTN 28 Hình 2.2 Trang đầu sổ đăng ký văn bản đi của UBND phường Quan Triều 39 Hình 2.3 Mặt trong quyển sổ đăng ký văn bản đi của UBND phường Quan Triều 40 Hình 2.4 Bìa phong bì của UBND phường Quan Triều 41 Hình 2.5 Trang đầu sổ đăng ký văn bản đến của UBND phường Quan Triều 44 Hình 2.6 Mặt trong quyển sổ đăng ký văn bản đến của UBND phường Quan Triều 44 Hình 3.1 Giao diện đăng nhập phần mềm “Quản lý công văn” 48 Hình 3.2 Giao diện chức năng “Hệ thống” của phần mềm “Quản lý công văn” 49 Hình 3.3 Giao diện chức năng “Danh mục” của phần mềm “Quản lý công văn” 50 Hình 3.4 Giao diện chức năng “Công văn” của phần mềm “Quản lý công văn” 50 Hình 3.5 Giao diện thêm thông tin văn bản đến 51 Hình 3.6 Giao diện xem danh sách văn bản đến đã đăng ký 52

Hình 3.7 Giao diện tìm kiếm văn bản đến 52

Hình 3.8 Giao diện thêm thông tin văn bản đi 53

Hình 3.9 Giao diện xem danh sách văn bản đi đã đăng ký 54

Hình 3.10 Giao diện tìm kiếm văn bản đi 54

Hình 3.11 Giao diện chức năng “thêm tài khoản người dùng đăng nhập” 55

Hình 3.12 Giao diện chức năng phân quyền cho người sử dụng 55

Hình 3.13 Giao diện chức năng “sao lưu dữ liệu” của phần mềm 56

Hình 3.14 Giao diện chức năng “thêm mới loại văn bản” 57

Hình 3.15 Giao diện chức năng “thêm cơ quan ban hành văn bản” 57

Hình 3.16 Giao diện chức năng “thêm đơn vị xử lý văn bản” 58

Hình 3.17 Giao diện chức năng “thêm cán bộ xử lý văn bản” 58

Hình 3.18 Giao diện chức năng “Danh bạ” của phần mềm “Quản lý công văn” 59

LỜI MỞ ĐẦU

1 Lý do chọn đề tài

Trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, các tổ chức kinh tế, chính trị xã hội việc trao đổi thông tin đã trở thành nhu cầu không thể thiếu Thông tin được con người trao đổi với nhau qua nhiều phương tiện và văn bản chính là một cách thể hiện của trao đổi thông tin Văn bản trở thành công cụ quan trọng được sử dụng để ghi chép các sự kiện, hiện tượng, truyền đạt các chỉ thị, mệnh lệnh, là căn cứ để truy cứu trách nhiệm…Chính vì thế, con người ngày càng nhận thức rõ vai trò của văn bản Việc soạn thảo văn bản và quản lý chúng là những công tác không thể thiếu nhằm đem lại hiệu quả cho hoạt động quản lý của các cơ quan tổ chức

Cùng với sự phát triển của xã hội, công nghệ thông tin cũng đã và đang thể hiện

rõ tầm quan trọng trong tất cả các lĩnh vực Chính vì vậy việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư – lưu trữ để quản lý văn bản là tất yếu và rất cần thiết

Nhưng trong thực tế, công tác quản lý văn bản tại một số cơ quan hiện nay lại chưa được coi trọng, ở nhiều địa phương, công tác này chưa được tổ chức thống nhất theo quy định của nhà nước, việc quản lý được thực hiện thủ công dưới hình thức ghi chép sổ sách Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế, đặc biệt là trong việc tìm kiếm, sắp xếp

Qua thời gian thực tập tốt nghiệp, em đã có dịp tìm hiểu về thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên Qua quan sát và trải nghiệm thực tế em nhận thấy rằng công tác quản lý văn bản không chỉ đơn giản là phân loại và ghi chép mà đó là cả một quá trình đòi hỏi những chuyên môn

nghiệp vụ nhất định Vì vậy em đã mạnh dạn lựa chọn đề tài:“Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên”cho bài khóa luận tốt nghiệp của mình

2 Mục đích nghiên cứu của đề tài

Trên cơ sở khảo sát thực trạng quy trình quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều, từ đó đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin – phần mềm “Quản

lý Công văn”để quản lý việc đăng ký văn bản nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác này tại UBND phường Quan Triều

3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

 Đối tượng nghiên cứu:

+ Những vấn đề lý luận về công tác quản lý văn bản Những quy định của hệ

+ Công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều – TPTN

+ Phần mềm “Quản lý Công văn”

 Phạm vi nghiên cứu:

+ Những quy trình nghiệp vụ quản lý văn bản như tiếp nhận, chuyển giao, cách

thức ghi sổ đăng ký văn bản đi, văn bản đến tại UBND phường Quan Triều

+ Phần mềm “Quản lý Công văn”

4 Phương pháp nghiên cứu

+ Phương pháp quan sát và thực hiện quy trình quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều – TPTN

+ Phương pháp nghiên cứu tài liệu (phân tích, tổng hợp, đánh giá)

5 Ý nghĩa của đề tài

 Ý nghĩa khoa học: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần làm giàu cơ sở lý

luận về tin học hóa công tác quản lý văn bản tại cấp phường/xã

 Ý nghĩa thực tiễn: Những kết quả nghiên cứu của đề tài có thể được ứng

dụng vào công tác quản lý đăng ký văn bản tại UBND phường Quan Triều nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả công tác này

6 Bố cục, nội dung nghiên cứu của đề tài

 Chương 1: Cơ sở lý luận của công tác quản lý văn bản

 Chương 2:Thực trạng công tác quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều

 Chương 3: Ứng dụng phần mềm “Quản lý Công văn” vào quản lý văn bản tại UBND phường Quan Triều – Thành phố Thái Nguyên

Chương 1

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Khái niệm, phân loại văn bản

1.1.1 Khái niệm văn bản

Văn bản là đối tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học Tùy theo góc độ nghiên cứu mà các ngành đó đưa ra các khái niệm khác nhau về văn bản

 Dưới góc độ ngôn ngữ học, Bùi Khắc Việt – Tác giả cuốn sách “Kỹ thuật và ngôn ngữ soạn thảo văn bản quản lý nhà nước”có đưa ra khái niệm:

“Văn bản là sản phẩm của lời nói, được thể hiện bằng hình thức viết Tuy nhiên, văn bản không phải đơn thuần là tổng số những từ ngữ, những câu nói được ghi trên giấy mà là kết quả tổ chức có ý thức của quá trình sáng tạo, nhằm thực hiện một mục tiêu nào đó”

 Dưới góc độ văn bản học và hành chính học, tác giả Vương Đình Quyền có đề

cập đến khái niệm văn bản trong cuốn sách “Lý luận và phương pháp công tác văn thư”như sau:

 Dưới góc độ văn bản học, văn bản được hiểu theo nghĩa rộng tức là: “Văn bản được hiểu là vật mang tin được ghi bằng ký hiệu ngôn ngữ nhất định”

 Dưới góc độ hành chính học thì văn bản được hiểu theo nghĩa hẹp hơn là:

“Khái niệm dùng để chỉ công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của

cơ quan tổ chức”

1.1.2 Phân loại văn bản

 Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tắc xử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

 Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử

sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể

Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính; chỉ thị phát động phong trào thi đua…

 Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị

 Văn bản chuyên môn nghiệp vụ

Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…

1.2 Khái niệm, yêu cầu, nguyên tắc của việc quản lý văn bản

1.2.1 Khái niệm quản lý văn bản

Trong hoạt động hằng ngày, để thực hiện chức năng nhiệm vụ của mình, các cơ quan phải ban hành văn bản để gửi cho các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân có liên quan, đồng thời cũng nhận được văn bản do các cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân hữu quan gửi tới Văn bản do cơ quan ban hành và gửi đi được gọi là văn bản đi hay công văn đi Còn văn bản mà do các cơ quan hoặc cá nhân bên ngoài gửi tới được gọi là văn bản đến hay công văn đến Văn bản đi, đến chính là căn cứ và bằng chứng để cơ quan giải quyết hoặc chỉ đạo và theo dõi thực hiện các vấn đề, sự việc thuộc chức năng, nhiệm

vụ của mình Mặt khác, không ít văn bản có nội dung chứa đựng các thông tin thuộc bí mật nhà nước hoặc bí mật cơ quan Do đó, văn bản đi, đến cần được quản lý chặt chẽ

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động

hàng ngày của cơ quan, tổ chức

1.2.2 Yêu cầu của việc quản lý văn bản

Việc quản lý văn bản đi cũng như văn bản đến đều phải đảm bảo các yêu cầu:

Thống nhất: Có nghĩa là các nghiệp vụ về xử lý văn bản như trình tự, thủ tục

tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi, đến; về mẫu các loại sổ đăng ký văn bản và ghi chép; về quản lý văn bản, tài liệu mật, đều phải tuân theo những quy định chung của các cơ quan có thẩm quyền, không được tùy tiện làm theo cách riêng của mình

Chính xác: Yêu cầu này được thể hiện trong việc tiếp nhận, chuyển giao, vào sổ

văn bản đi, đến, đòi hỏi các nghiệp vụ này phải được thực hiện chuẩn xác, không để sai sót, nhầm lẫn như ghi sai địa chỉ nơi nhận văn bản, tác giả, số ký hiệu và ngày tháng của văn bản, chuyển văn bản không đúng đối tượng giải quyết hoặc thi hành Đây là một yêu cầu có ý nghĩa quan trọng đối với công tác văn thư nói chung, việc quản lý văn bản đi, đến nói riêng

Nhanh chóng, kịp thời: Sự nghiệp xây dựng đất nước giàu mạnh đòi hỏi mọi

lĩnh vực hoạt động của xã hội nói chung, Nhà nước nói riêng, trong đó có hoạt động quản lý cần được tiến hành đồng bộ, khẩn trương, đạt hiệu quả cao Có nghĩa là phải chạy đua với thời gian, không để lãng phí từng giờ, từng phút.Công văn giấy tờ là phương tiện quan trọng của hoạt động quản lý, nếu được chuyển giao và giải quyết nhanh chóng kịp thời sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan Đặc biệt đối với những văn bản cần giải quyết gấp trong thời hạn nhất định, nếu không được chuyển nhanh chóng, kịp thời, có thể làm nhỡ công việc và sẽ gây nên tổn thất cho Nhà nước, đơn vị hoặc làm thiệt hại đến lợi ích của cán bộ, công dân.Thực hiện yêu cầu này, đòi hỏi văn bản sau khi được thủ trưởng cơ quan ký ban hành phải nhanh chóng làm các thủ tục chuyển giao, không được để chậm trễ, nhất là đối với văn bản khẩn, thượng khẩn và hỏa tốc; đối với văn bản đến, việcchu chuyển văn bản trong cơ quan phải được thực hiện theo con đường ngắn và hợp lý nhất

An toàn: Có nghĩa là không để văn bản mất mát, thất lạc, hư hỏng và lộ bí mật

Yêu cầu này có liên quan đến nhiều khâu của công tác văn thư như tiếp nhận, chuyển giao, giải quyết và lưu giữ văn bản Nhà nước đã ban hành nhiều quy định về bảo đảm

an toàn văn bản, tài liệu Những quy định đó cần được các cơ quan, tổ chức cụ thể hóa

và thực hiện nghiêm túc

1.2.3 Nguyên tắc quản lý văn bản

Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được quản lý tập trung tại Văn thư cơ quan để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật Những văn bản đến không được đăng ký tại Văn thư, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể cả “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn”

và “Khẩn” (văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (văn bản mật) được đăng

ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước và hướng dẫn tại Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

1.3 Khái quát về công tác quản lý văn bản đến

1.3.1 Khái niệm văn bản đến

Theo Điều 2 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nêu khái niệm văn bản đến như sau:

“Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức”

1.3.2 Nội dung quản lý văn bản đến

1.3.2.1 Tiếp nhận văn bản

 Tiếp nhận văn bản đến

+ Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong giờ hoặc ngoài giờ làm việc

Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải kiểm tra số lượng, tình trang bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận

và ký nhận

+ Trường hợp phát hiện thiếu, mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn

hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng dấu “Hỏa tốc” hẹn giờ), Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải báo cáo ngay người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người chuyển văn bản

+ Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, Văn

thư phải kiểm tra số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

+ Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

+ Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc

gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

 Việc bóc bì văn bản đến phải đảm bảo các yêu cầu:

o Những bì có đóng dấu chỉ các mức độ khẩn phải được bóc trước để giải quyết kịp thời;

o Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

o Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp có phát hiện sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

o Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm minh chứng

+ Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số

12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức

1.3.2.2 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Dấu đến đóng vào văn bản nhằm xác nhận văn bản đó dã được chuyển đến văn thư cơ quan và nhận được ngày nào; trong trường hợp văn bản giải quyết không kịp thời, qua dấu đến có thể tìm được nguyên nhân và truy cứu trách nhiệm thuộc về ai

 Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu

“Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

 Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”

 Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số,

ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

35

mm

50mm

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

ĐẾN

Số:

Ngày:

Chuyển:

Lưu hồ sơ số:

Hình 1.1 Mẫu dấu đến theo phụ lục kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào

lưu trữ cơ quan

Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục, bắt

đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số cuối của năm (03/01/17,

31/7/17, 31/12/17)

Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết

Lưu hồ sơ: Ghi số ký hiệu hồ sơ mà văn bản được lập theo Danh mục hồ sơ

cơ quan

1.3.2.3 Đăng ký văn bản đến

Văn bản đến được đăng ký bằng Sổ đăng ký văn bản đến hoặc Cơ sở dữ liệu

quản lý văn bản đến trên máy vi tính

 Đăng ký văn bản đến bằng sổ

 Lập Sổ đăng ký văn bản đến:

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định việc lập các loại sổ đăng ký cho phù hợp Cụ thể như sau:

+ Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lập hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng

để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến

+ Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn

bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác; Sổ đăng ký văn bản mật đến

+ Trên 5000 văn bản đến, nên lập các sổ đăng ký chi tiết theo nhóm cơ quan

giao dịch nhất định và Số đăng ký văn bản mật đến

+ Các cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo thì

lập sổ đăng ký đơn, thư riêng

+ Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn

yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức

và công dân thì lập thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

 Đăng ký văn bản đến

Đăng ký văn bản đến là một khâu quan trọng của quá trình xử lý công văn đến

Có thể đăng ký bằng sổ, có thể dùng một hoặc nhiều sổ hoặc có thể truy nhập vào máy tính Theo quy định, văn bản đến ngày nào thì phải đăng ký và chuyển giao trong ngày

đó Đặc biệt với công văn khẩn thì khi nhận được phải đăng ký ngay và chuyển giao kịp thời cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết, không được để chậm trễ, làm nhỡ việc

+ Sổ đăng ký văn bản đến phải được đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các

thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng

+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đến và cách đăng ký văn bản đến, văn bản mật đến

thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục II kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNVcủa

Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

+ Mẫu Sổ đăng ký đơn, thư và cách đăng ký đơn, thư thực hiện theo hướng dẫn

tại Phụ lục III kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNVcủa Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo phụ lụckèm Thông tư số BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,

07/2012/TT-tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Số, ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Hình 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao

nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Nội dung phần đăng ký văn bản đến bên trong sổ đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3

 Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến

Cột 1: ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”

Cột 2: ghi theo số được ghi trên dấu “đến”

TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) HOẶC ĐƠN VỊ

Cột 3: ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

Cột 4: ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư

Cột 6: ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn; tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có)

 Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

 Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

 Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của

cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

 Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được

+ Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

+ Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức;

chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người

có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)

+ Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần

ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ý

kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

+ Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có

thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

 Chuyển giao văn bản đến

+ Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao

văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

+ Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình

người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

+ Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn

thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

+ Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển

giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến

để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lập Sổ chuyển giao văn bản đến

+ Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đến và cách ghi thực hiện theo hướng dẫn tại

Phụ lục V kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

Ngày chuyển Số đến Đơn vị hoặc người nhận Ký nhận Ghi chú

Cột 1: Ghi ngày, tháng, năm chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị, cá nhân; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước (05/02, 31/7, 31/12)

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 5: Ghi những điểm cần thiết (bản sao, số lượng bản )

1.3.2.5 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

 Giải quyết văn bản đến

 Giải quyết văn bản đến là khái niệm dùng để chỉ việc nghiên cứu, đề xuất chủ trương, biện pháp và ra văn bản nhằm xử lý hoặc thực hiện các vấn đề, sự việc được đề cập trong các văn bản mà cơ quan nhận được

 Trong hoạt động của các cơ quan, việc giải quyết văn bản có thể thực hiện bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp Hình thức trực tiếp là trực tiếp truyền đạt ý kiến giải quyết đến từng đối tượng có liên quan bằng lời nói Còn hình thức gián tiếp

là truyền đạt ý kiến giải quyết thông qua văn bản có nghĩa là phải soạn thảo văn bản Việc giải quyết văn bản thông qua văn bản là một hình thức phổ biến trong hoạt động quản lý của cơ quan

 Yêu cầu của việc giải quyết văn bản là phải đảm bảo chính xác và kịp thời

Do đó cần tổ chức tốt việc giải quyết văn bản đến, ưu tiên giải quyết trước những văn bản có đóng dấu mức độ khẩn

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời

văn bản đến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết những văn bản đến thuộc trách nhiệm của người đứng đầu và những văn bản đến thuộc lĩnh vực được phân công phụ trách

+ Căn cứ nội dung văn bản đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị

hoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết văn bản đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức

+ Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án

giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân

+ Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị

hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

 Việc theo dõi, đôn đốc, kiểm tra giải quyết văn bản được thực hiện đối với cả văn bản đến và văn bản đi nhằm đảm bảo cho văn bản được giải quyết kịp thời và chính xác, đề phòng tình trạng để bê trệ, kéo dài, làm ảnh hưởng đến công việc

+ Đối với văn bản đến, theo dõi, đôn đốc, kiểm tra việc giải quyết là công việc

nội bộ của cơ quan Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

+ Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng

phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

+ Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách

nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến

+ Mẫu Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến và cách ghi sổ thực hiện theo hướng

dẫn tại Phụ lục VI kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

+ Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo

dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.4 Khái quát về công tác quản lý văn bản đi

1.4.1 Khái niệm văn bản đi

Theo Điều 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan nêu khái niệm văn bản đi như sau:

“Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ

và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.”

1.4.2 Nội dung quản lý văn bản đi

1.4.2.1 Trình văn bản đi

Các văn bản đi của cơ quan thông thường được giao cho chuyên viên am hiểu

về từng lĩnh vực chuyên môn chuẩn bị soạn thảo Sau khi văn bản đã được soạn và in

ấn xong thì phải trình lên cho thủ trưởng hoặc người được thủ trưởng ủy quyền ký trước khi ban hành

Trình, ký văn bản đi thường gặp hai trường hợp:

+ Thứ nhất, đối với các văn bản thông thường, nội dung không phức tạp thì chỉ

cần trình văn bản in đã được kiểm tra kỹ cho người có thẩm quyền ký là đủ

+ Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phức tạp khi trình cho thủ trưởng

ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi là hồ sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết

+ Khi trình ký văn bản có thể do người phụ trách văn phòng hoặc phòng hành

chính, hoặc cũng có thể do các chuyên viên, các bộ phận chuyên môn thực hiện nhưng nhất thiết phải thông qua bộ phận hành chính của cơ quan để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra, quản lý

1.4.2.2 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản

 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Công việc này được giao cho bộ phận văn thư của cơ quan thực hiện Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

Nhiệm vụ cụ thể ở đây là soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản theo quy định hiện hành Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan

 Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

 Ghi số văn bản

+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung

của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của

pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a, Khoản 1,

Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

o Các loại văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký vào một số và một hệ thống số

o Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký vào một số và một hệ thống

số riêng

+ Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

 Ghi ngày, tháng, năm văn bản

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện

theo quy định của pháp luật hiện hành

+ Việc ghi ngày, tháng, năm của văn bản hành chính được thực hiện theo quy

định tại Điểm b, Khoản 1, Điều 9 Thông tư số 01/2011/TT-BNV Ngày tháng năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ, các số chỉ ngày tháng năm dùng chữ số Ả-rập

1.4.2.3 Đăng ký văn bản đi

Tất cả văn bản đi của cơ quan ban hành đều đăng ký tập trung ở bộ phận văn thư cơ quan để lấy số chung theo hệ thống số ở cơ quan, không lấy số riêng theo từng đơn vị, tổ chức thảo ra văn bản

Theo quy định của Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/04/2004 của Chính phủ

về công tác văn thư thì tất cả các văn bản đi (và văn bản đến) đều phải đăng ký; việc đăng ký văn bản đi phải làm đúng; nhanh và gọn; các văn bản đi kể từ lúc người có thẩm quyền đã ký phải gửi ngay trong ngày đó hoặc chậm nhất là ngày hôm sau

Văn bản đi được đăng ký vào Sổ đăng ký văn bản đi hoặc Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

 Đăng ký văn bản đi bằng sổ

 Đối với văn bản đi, việc lập sổ đăng ký tùy thuộc và tính chất và số lượng văn bản do cơ quan ban hành Ở những cơ quan có số lượng văn bản ban hành hàng năm hoặc trong một nhiệm kỳ (các cơ quan Đảng, các tổ chức chính trị - xã hội ) không nhiều, chỉ cần lập một sổ đăng ký chung cho các văn bản hành chính thông thường và văn bản quy phạm pháp luật nếu có Ở những cơ quan có thẩm quyền ban

hànhvăn bản quy phạm pháp luật và số lượng văn bản lớn có thể lập thành hai sổ là sổ đăng ký văn bản đi thường và sổ đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật

+ Căn cứ phương pháp ghi số và đăng ký văn bản đi được hướng dẫn tại Thông

tư số 07/2012/TT-BNV, các cơ quan, tổ chức lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp

+ Mẫu Sổ đăng ký văn bản đi và cách đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn

bản và văn bản mật, thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục VII kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

+ Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và

đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa Từ số đến số và Quyển số

Hình 1.4 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư số BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,

07/2012/TT-tài liệu vào lưu trữ cơ quan

TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) CHỦ QUẢN TÊN CƠ QUAN (TỔ CHỨC) HOẶC ĐƠN VỊ

SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI

Năm: 20

Từ ngày đến ngày

Từ số đến số

Quyển số:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Hình 1.5 Mẫu ghi sổ quản lý văn bản đi theo phụ lục kèm Thông tư BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ,

số07/2012/TT-tài liệu vào lưu trữ cơ quan

 Nội dung phần đăng ký văn bản đibên trong sổ đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3

 Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đi

Cột 1: Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 2: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

Cột 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản

Cột 4: Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

Cột 7: Ghi số lượng bản phát hành

Cột 8: Ghi những điểm cần thiết khác

 Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi trên máy vi tính

+ Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được

thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

+ Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi

được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của

cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

+ Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải được in

ra giấy để ký nhận bản lưu hồ sơ và đóng sổ để quản lý

1.4.2.4 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

 Nhân bản

+ Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi

nhận của văn bản và đúng thời gian quy định

+ Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1,

Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

 Đóng dấu cơ quan

 Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của thủ trưởng cơ quan hoặc người được thủ trưởng cơ quan ủy quyền ký Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống)

+ Việc đóng dấu lên chữ ký và các phụ lục kèm theo văn bản chính phải rõ

ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định Khi đóng dấu lên chữ

ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

+ Việc đóng dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản, tài liệu chuyên ngành và

phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định của Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan quản lý ngành

+ Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục

văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng tối đa 05 trang văn bản

 Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

+ Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng

khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

+ Việc đóng dấu chỉ các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu

“Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

1.4.2.5 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi chuyển phát văn bản đi

Hình 1.6 Mẫu trình bày bìa phong bì theo Phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu

vào lưu trữ cơ quan

 Cách ghi các nội dung bìa phong bì:

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần)

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)

 Vào bì và dán bì

+ Tùy theo số lượng, độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào

bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu văn bản

+ Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều; mép bì được dán kín,

không bị nhăn; không để hồ dán dính vào văn bản

 Đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật và dấu khác lên bì

Trên bì văn bản khẩn phải đóng dấu độ khẩn đúng như dấu độ khẩn đóng trên văn bản trong bì Việc đóng dấu “Chỉ người có tên mới được bóc bì” và các dấu chữ

ký hiệu độ mật trên bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 và Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

 Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi thường qua con đường bưu điện hoặc chuyển trực tiếp Nếu gửi qua bưu điện phải đăng ký vào sổ và yêu cầu nhân viên bưu điện phải ký xác nhận vào sổ

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

 Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập

Sổ chuyển giao riêng

+ Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi và cách đăng ký thực hiện theo hướng dẫn

tại Phụ lục IX kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

+ Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và

việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

 Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

+ Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức

chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi

+ Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

 Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

+ Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ

Mẫu Sổ gửi văn bản đi bưu điện và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục X kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

+ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và

đóng dấu vào sổ (nếu có)

 Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

 Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phải văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại Khoản 3 Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11)

 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, kịp thời phát hiện những trường hợp chậm trễ hoặc thất lạc Đặc biệt đối với những văn bản quan trọng

có thể kiểm tra thông qua phiếu gửi hoặc gọi điện thoại hỏi trực tiếp cơ quan nhận Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi được thực hiện cụ thể như sau:

 Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

 Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc

 Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

 Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.4.2.6 Lưu văn bản đi

 Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

+ Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu

trong hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

+ Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký

 Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

 Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

 Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

 Mẫu Sổ sử dụng bản lưu và cách ghi sổ thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục

XI kèm theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

1.5 Khái quát về công tác quản lý văn bản nội bộ và văn bản mật

1.5.1 Tổ chức quản lý văn bản nội bộ

Trong hoạt động của mỗi cơ quan cần có sự phối hợp đồng bộ giữa các đơn vị,

bộ phận để thực hiện hiệu quả các công việc được giao Do đó, giữa các đơn vị, bộ phận luôn cần có sự liên hệ với nhau bằng các phương tiện như: điện thoại, thư điện

tử, mạng nội bộ, văn bản nội bộ Trong đó, văn bản nội bộ là hình thức được sử dụng khá phổ biến trong các cơ quan, tổ chức nhằm đảm bảo căn cứ pháp lý giải quyết công việc

 Khái niệm, đặc điểm của văn bản nội bộ

 Văn bản nội bộ là các văn bản do các đơn vị, bộ phận trong cơ quan ban hành, gửi cho các đơn vị, bộ phận trong nội bộ cơ quan nhằm ghi lại, truyền đạt thông tin nội bộ và để trao đổi công việc

 Các văn bản nội bộ thường được dùng phổ biến như: quyết định nhân sự, thông báo, giấy mời,

 Yêu cầu khi giải quyết văn bản nội bộ:

 Tất cả các văn bản nội bộ đều phải xử lý nhanh chóng về mặt thời gian nhưng phải đảm bảo giải quyết đúng thủ tục, đúng quy định của nhà nước

 Văn bản nội bộ ngoài yếu tố nội dung thông tin còn đầy đủ các yếu tố về thể thức và sau khi ban hành cũng cần làm thủ tục đăng ký, chuyển giao như đối với văn bản đi Văn bản nội bộ khi phát hành cần được vào sổ đăng ký riêng, kê khai rõ các thông tin như: số, ký hiệu, ngày tháng ban hành, người ký, trích yếu nội dung, người nhận, nơi nhận, ký nhận tương tự như đối với văn bản đi

 Thủ tục ban hành, chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ

 Thủ tục ban hành

 Bộ phận chuyên môn có trách nhiệm soạn thảo và trình lãnh đạo cơ quan hoặc người được thừa lệnh thủ trưởng cơ quan ký Cán bộ văn thư cơ quan làm thủ tục ban hành và chuyển giao văn bản tới các đơn vị, bộ phận có trách nhiệm

 Đối với văn bản của các đơn vị, bộ phận soạn thảo, ban hành thì trưởng đơn

vị hoặc bộ phận ký trực tiếp Mỗi đơn vị hoặc bộ phận cử ra một cán bộ văn thư

chuyên trách hoặc kiêm nhiệm làm thủ tục phát hành văn bản

 Thủ tục chuyển giao và quản lý văn bản nội bộ

Đơn vị được nhận văn bản từ các đơn vị khác trong cơ quan gửi đến thì phải tổ chức tiếp nhận, giải quyết nhanh chóng và đúng hạn

Các bước chuyển giao văn bản nội bộ:

 Khi tiếp nhận văn bản nội bộ, cán bộ văn thư kiểm tra văn bản có bị bóc

trước, có đúng địa chỉ không, sau đó ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản nội bộ

 Đăng ký vào sổ văn bản nội bộ: Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao cho các đơn vị liên quan Đăng ký văn bản nội bộ cần ghi lại một số thông tin cần thiết của văn bản như: số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu nội dung của văn bản, vào phương tiện đăng ký như sổ đăng ký văn bản nội bộ hay phần mềm

quản ký văn bản nhằm quản lý chặt chẽ, đảm bảo tra tìm nhanh chóng, kịp thời

 Về nguyên tắc, tất cả các văn bản nội bộ đều phải được đăng ký vào sổ theo

mẫu sẵn một cách rõ ràng và đầy đủ các cột theo quy định

 Theo dõi việc giải quyết văn bản nội bộ: Thư ký hoặc cán bộ văn thư đơn vị được giao nhiệm vụ theo dõi và dôn đốc việc giải quyết văn bản đúng thời hạn

1.5.2 Tổ chức quản lý văn bản mật

1.5.2.1 Khái niệm và phạm vi nội dung bí mật của Nhà nước

Bí mật Nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói

có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố

và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam Trong hoạt động quản lý Nhà nước, văn bản mật được sử dụng làm phương tiện chủ yếu để truyền đạt và lưu thông tin Do đó, chứa đựng nhiều nội dung thuộc bí mật quốc gia, bí mật cơ quan hay bí mật cá nhân

Văn bản mật là những văn bản có thông tin bí mật Văn bản mật có thể là văn bản đi, văn bản đến hay văn bản nội bộ và có mức độ mật tùy theo tính chất nội dung thông tin mà văn bản phản ánh

Căn cứ vào tính chất quan trọng của nội dung tin, mức độ nguy hại nếu bị tiết lộ Các tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước được chia làm ba mức độ:

 Tuyệt mật

 Tối mật

 Mật

1.5.2.2 Tổ chức giải quyết và quản lý văn bản mật

 Các quy định về soạn thảo, đánh máy, in ấn, sao chụp tài liệu mật

 Căn cứ vào Danh mục bí mật Nhà nước, người đứng đầu hoặc người được ủy quyền của cơ quan, tổ chức, địa phương phải có văn bản quy định cụ thể mức độ mật:

 Loại tài liệu, vật mang bí mật Nhà nước thuộc độ Tuyệt mật;

 Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Tối mật;

 Loại tài liệu, vật mang bí mật nhà nước thuộc độ Mật

 Người được giao trách nhiệm soạn thảo tài liệu có nội dung bí mật nhà nước

đề xuất độ mật của từng tài liệu; người duyệt ký tài liệu quyết định việc đóng dấu độ mật và phạm vi lưu hành tài liệu mang bí mật nhà nước

 Phòng văn thư có trách nhiệm quản lý dấu mật của cơ quan, không được đánh máy, in, sao, chụp thừa số bản tài liệu mật đã được quy định Tài liệu mật, soạn thảo, đánh máy, in chụp phải “bảo mật” Những bản thảo đánh máy, in thử nếu hỏng không cần lưu ở văn phòng cơ quan, tổ chức thì phải hủy ngay

 Vận chuyển, giao, nhận tài liệu mang bí mật nhà nước

Mọi tài liệu bí mật của Nhà nước do văn phòng cơ quan, tổ chức quản lý Do vậy, khi vận chuyển, giao nhận nhất thiết phải thực hiện tại phòng văn thư làm thủ tục đăng ký, quản lý tài liệu mật theo một quy trình thống nhất bao gồm các nội dung:

 Vận chuyển tài liệu, vật mang bí mật nhà nước

Tài liệu, vật mang bí mật nhà nước khi vận chuyển phải được đựng trong bao bì chắc chắn bằng loại vật liệu phù hợp; khi cần thiết phải niêm phong và có phương tiện vận chuyển đảm bảo an toàn trong mọi tình huống; trường hợp xét thấy cần thiết thì phải bố trí người bảo vệ việc vận chuyển các tài liệu

 Giao, nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước

Mọi trường hợp giao nhận tài liệu, vật mang bí mật nhà nước giữa những người: Người dự thảo, văn thư, giao thông viên, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản, đều phải vào sổ, có ký nhận giữa bên giao và bên nhận

 Gửi tài liệu mật

Việc gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải thực hiện theo một số quy định sau:

 Vào sổ: Trước khi gửi tài liệu mật phải vào sổ đăng ký văn bản mật để theo dõi

Sổ đăng ký văn bản mật phải ghi đầy đủ các mục: số thứ tự, ngày, tháng, năm, nơi nhận, trích yếu nội dung, độ mật, độ khẩn, người ký, ghi chú Trường hợp gửi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước độ “Tuyệt mật” thì cột trích yếu nội dung chỉ được ghi khi

người có thẩm quyền đồng ý Tài liệu gửi đi phải cho vào bì dán kín và chuyển đến văn thư để làm bì ngoài gửi đi

 Làm bì: Tài liệu mang bí mật nhà nước gửi đi phải làm bì riêng Giấy làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được; hồ dán phải dính, khó bóc Bì trong: ghi rõ số, ký hiệu của tài liệu, tên người nhận Phải ghi rõ tên tài liệu và gửi đích danh cho người có trách nhiệm giải quyết với loại văn bản “Chỉ người

có tên mới được bóc bì” Ngoài bì đóng dấu ký hiệu độ Mật, Tối mật hoặc Tuyệt mật

 Nếu phát hiện tài liệu, vật mang bí mật nhà nước gửi đến có dấu hiệu bị bóc,

mở bao bì, lộ lọt bí mật, vật bị tráo đổi, hư hỏng thì người nhận phải báo cáo ngay với thủ trưởng cơ quan, đơn vị để có biện pháp xử lý kịp thời

 Thu hồi tài liệu mật;

Những tài liệu có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, văn thư phải theo dõi, thu hồi hoặc trả lại nơi gửi đúng thời hạn Khi nhận cũng như khi trả phải kiểm tra, đối chiếu bảo đảm tài liệu không bị thất lạc

 Lưu giữ, bảo quản, sử dụng tài liệu, vật mang bí mật nhà nước;

Mọi tài liệu, vật mang bí mật nhà nước phải được lưu giữ, bảo quản chặt chẽ và

sử dụng đúng mục đích

 Giải mật, tiêu hủy tài liệu mật;

 Mọi trường hợp giải mật, tiêu hủy tài liệu mật sau 10 năm do thủ trưởng cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện Hội đồng tiêu hủy phải lập biên bản thống kê đầy đủ, nói rõ phương thức tiến hành, người thực hiện

 Trong quá trình thực hiện phải tuyệt đối bảo mật, không làm lộ thông tin, không để lọt ra ngoài

 Thống kê, lưu trữ, bảo quản tài liệu mật;

 Phòng văn thư tổ chức thống kê tài liệu bí mật nhà nước của cơ quan, tổ chức theo trình tự thời gian và mức độ mật

 Sau khi giải quyết xong tài liệu mật, nhân viên phải phân loại, sắp xếp đưa vào hồ sơ, ngoài giờ làm việc phải cất giữ, bảo đảm an toàn

 Ngoài ra các nội dung như: Xét duyệt cung cấp tin thuộc phạm vi bí mật nhà nước cho tổ chức, cá nhân nước ngoài và mang tài liệu, vật thuộc phạm vi bí mật nhà nước ra ngoài đều phải thực hiện theo Nghị định số 33/2002/NĐ-CP của Chính phủ Quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước