Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại sở công thương tỉnh thái nguyên

LỜI CẢM ƠN Để hoàn thành đề tài thực tập tốt nghiệp “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên”, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến ThS.Lê Anh Tú người hướng dẫn tận tình bảo cho em suốt trình hồn thiện thực tập Đồng thời em xin chân thành cảm ơn Anh Chị Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên tận tình bảo, hướng dẫn giúp đỡ em suốt thời gian vừa qua trình thực báo cáo Em gửi lời cảm ơn tới gia đình bạn bè quan tâm, động viên, giúp đỡ tạo điều kiện cho em để em có điều kiện tốt hồn thành đề tài Trong q trình thực hiện, em có nhiều cố gắng hạn chế thời gian kinh nghiệm thực tế nên báo cáo mắc phải thiếu sót, mong góp ý kiến thầy cô bạn để thực tập em hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn! Thái nguyên, ngày 21 tháng năm 2017 Sinh viên thực Nguyễn Thu Hương i LỜI CAM ĐOAN Tơi xin cam đoan nội dung khóa luận khơng chép từ khóa luận khác sản phẩm khóa luận thân nghiên cứu xây dựng Bài báo cáo thực sở nghiên cứu lý thuyết, khảo sát tình hình thực tế, hướng dẫn thầy cô giáo cô anh chị đơn vị thực tập Các số liệu bảng biểu mà tơi sử dụng khóa luận xuất phát từ thực tiễn hoạt động đơn vị Một lần xin khẳng định trung thực lời cam đoan Thái Nguyên, ngày 21 tháng 04 năm 2017 Sinh viên Nguyễn Thu Hương ii MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN i LỜI CAM ĐOAN ii MỤC LỤC iii DANH MỤC HÌNH ẢNH v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT vi LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Giới thiệu chung quản lý văn 1.1.1 Khái niệm văn 1.1.2 Quản lý văn 1.2 Nguyên tắc quy trình quản lý văn 1.2.1 Nguyên tắc chung 1.2.2 Văn đến 1.2.3 Văn 10 1.3 Giới thiệu Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên 16 1.3.1 Lịch sử hình thành 16 1.3.2 Tổ chức máy 18 1.3.3 Chức nhiệm vụ 19 1.3.4 Một số danh hiệu, thành tựu Sở Công Thương Thái Nguyên 26 Chương PHÂN TÍCH QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ VĂN BẢN 31 2.1 Khảo sát thực trạng quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên 31 2.1.1 Căn pháp lý 31 2.1.2 Nguyên tắc chung 31 2.1.3 Nhiệm vụ văn thư tiêu chuẩn cán văn thư 32 2.2 Phân tích sơ đồ quy trình nghiệp vụ quản lý văn đến Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên 33 2.2.1 Sơ đồ 33 2.2.2 Phân tích quy trình quản lý văn đến 34 2.3 Phân tích sơ đồ quy trình nghiệp vụ quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên 43 iii 2.3.1 Sơ đồ 43 2.3.2 Phân tích quy trình quản lý văn 44 Chương ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ CÔNG THƯƠNG TỈNH THÁI NGUYÊN 51 3.1 Giới thiệu phần mềm 51 3.2 Nội dung phần mềm quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên 51 3.2.1 Về giao diện 51 3.2.2 Về chức 52 KẾT LUẬN 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 iv DANH MỤC HÌNH ẢNH Sơ đồ 1.1: Sơ đồ trình hình thành phát triển Sở Công Thương Thái Nguyên 16 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức Sở Công Thương Thái Nguyên 18 Sơ đồ 2.1: Quy trình quản lý văn đến Sở Cơng Thương tỉnh Thái Nguyên 33 Sơ đồ 2.2: Quy trình quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên 43 Hình 1.1: Thừa ủy quyền Chủ tịch nước, đồng chí Trần Quốc Tỏ, Ủy viên Trung ương Đảng, Bí thư Tỉnh ủy trao Huân chương Lao động hạng Nhì cho Sở Cơng Thương 28 Hình 1.2: Thừa ủy quyền Chủ tịch nước, đồng chí Nguyễn Văn Kim trao tặng Huân chương Lao động hạng Ba cho lãnh đạo ngành Công Thương Thái Nguyên 28 Hình 1.3: Đ/c Đinh Khắc Hiển - GĐ Sở Công Thương lên nhận cờ thi đua xuất sắc Tỉnh ủy, HĐND, UBND trao tặng 29 Hình 1.4: Đồng chí Nhữ Văn Tâm, Phó Chủ tịch UBND tỉnh trao tặng Cờ thi đua xuất sắc Bộ Công Thương cho Sở Công Thương 30 Hình 1.5: Chủ tịch UBND tỉnh Vũ Hồng Bắc trao tặng cờ cho Sở Công Thương Thái Nguyên30 Hình 2.1: Dấu đến 35 Hình 2.2: Bìa sổ đăng ký văn đến 36 Hình 2.3: Nội dung bên sổ đăng ký văn đến 38 Hình 2.4: Văn đến 40 Hình 2.5: Bìa sổ đăng ký văn 45 Hình 2.6: Nội dung bên sổ đăng ký văn 47 Hình 3.1: Giao diện form 51 Hình 3.2 Các chức phần mềm 52 Hình 3.3: Nhập thông tin tra cứu 53 Hình 3.4: Tra cứu văn đến 54 Hình 3.5: Nhập thơng tin tra cứu 55 Hình 3.6: Tra cứu văn 55 Hình 3.7: Kết tra cứu 56 Hình 3.8: Văn đến nội 57 Hình 3.9: Văn nội 57 Hình 3.10: Gửi văn nội 58 Hình 3.11: Giao diện soạn van 59 v DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT Từ viết tắt Ý nghĩa NĐ Nghị định CB Cán NV Nhân viên HTTT Hệ thống thông tin CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu QĐ Quyết định vi LỜI MỞ ĐẦU Trong trình hoạt động quan nhà nước, tổ chức trị kinh tế xã hội ln cần đến cơng cụ văn Một công cụ thiếu để giúp cho hoạt động quan tổ chức có hiệu Việc làm công văn giấy tờ quản lý chúng hai công tác thiếu hoạt động quản lí cần thiết phải tuân thủ theo quy định pháp luật công tác văn thư Hiệu hoạt động quản lý quan tổ chức cao hay thấp phụ thuộc phần vào công tác có làm tốt hay khơng Đây cơng tác vừa mang tính trị vừa có tính nghiệp vụ kĩ thuật liên quan đến nhiều cán bộ, cơng chức Để làm tốt cơng tác này, địi hỏi phải nắm hiểu kiến thức lí luận phương pháp tiến hành chuyên môn nghiệp vụ soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, lập hồ sơ Hiện nước ta giai đoạn hội nhập phát triển, việc ứng dụng cơng nghệ khoa học kĩ thuật vào công tác văn thư- lưu trữ cần thiết Hoạt động quản lý văn thông tin trước hiểu công việc mang tính chung chung cơng việc sổ sách giấy tờ Nhận thức tầm quan trọng việc quản lý văn hoạt động quan, đơn vị nói chung văn phịng Sở Cơng Thương , tỉnh Thái Ngun nói riêng Vì em chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên” Cho báo cáo thực tập tốt nghiệp Qua thời gian thực tập tuần Sở Cơng Thương Thái Ngun giúp em có thêm nhiều kinh nghiệm thâm nhập vào thực tế cơng việc, hiểu thêm phần kiến thức cịn thiếu nâng cao trình độ Được giúp đỡ tận tình thày Lê Anh Tú cô anh chị công ty thực tập em đến hồn thành Nhưng có hạn chế kiến thức kinh nghiệm tìm hiểu thực tế nên báo cáo thực tập em nhiều thiếu sót Em mong nhận bảo giúp đỡ thầy cô trường để thực tập em hoàn thiện Cuối em xin chân thành cảm ơn thầy cô giáo khoa, cô anh chị cơng ty giúp đỡ em q trình thực tập Chương TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Giới thiệu chung quản lý văn 1.1.1 Khái niệm văn Giao tiếp người thực nhiều phương thức khác Trong đó, ngơn ngữ phương tiện giao tiếp quan trọng Hoạt động giao tiếp ngôn ngữ diễn hình thức giao tiếp giao tiếp ngơn ngữ viết hình thức giao tiếp ngơn ngữ nói Sản phẩm q trình giao tiếp ngơn ngữ nói gọi diễn ngơn, cịn sản phẩm q trình giao tiếp chữ viết văn Theo nghĩa rộng: Văn vừa sản phẩm, vừa phương tiện hoạt động giao tiếp ngôn ngữ dạng viết, thường tập hợp câu, có tính trọn vẹn nội dung, tính hồn chỉnh hình thức, có tính chặt chẽ hướng tới mục tiêu giao tiếp định Theo nghĩa hẹp: Văn khái niệm cơng văn, giấy tờ hình thành hoạt động quan, tổ chức Văn chế tạo nhiều chất liệu: đá, da, lá, gỗ, đồng, lụa giấy Sự đời văn nói chung bị chi phối nhiều nhân tố q trình giao tiếp như: mục đích giao tiếp, hoàn cảnh giao tiếp, nhân vật giao tiếp, cách thức giao tiếp, phương tiện giao tiếp Sự phân loại văn dựa vào nhiều tiêu chí khác Nhìn chung hình thành nhóm văn lớn phân theo tính chất quyền lực nhà nước khơng mang tính chất quyền lực nhà nước 1.1.2 Quản lý văn - Quản lý đặc trưng cho trình điều khiển dẫn hướng tất phận tổ chức, thường tổ chức kinh tế, thông qua việc thành lập thay đổi nguồn tài nguyên (nhân lực, tài chính, vật tư, trí thực giá trị vơ hình) - Quản lý văn việc làm thường xuyên quan trọng quan, doanh nghiệp Và để làm tốt việc quản lý văn bản, văn cần phân loại tổ chức xếp cách khoa học, ngăn nắp, theo thứ tự, để dễ dàng lưu trữ, tìm kiếm, đồng thời tránh rủi ro mát thiếu sót văn đơn vị 1.2 Nguyên tắc quy trình quản lý văn 1.2.1 Nguyên tắc chung - Tất văn đi, văn đến quan, tổ chức phải quản lý tập trung Văn thư quan (sau gọi tắt Văn thư) để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký; trừ loại văn đăng ký riêng theo quy định pháp luật Những văn đến không đăng ký Văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải - Văn đi, văn đến thuộc ngày phải đăng ký, phát hành họặc chuyển giao ngày, chậm ngày làm việc Văn đến có đóng dấu mức độ khẩn: ‘‘Hỏa tốc” (kể “Hỏa tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” “Khẩn” (sau gọi chung văn khẩn) phải đăng ký, trình chuyển giao sau nhận Văn khẩn phải hoàn thành thủ tục phát hành chuyển phát sau văn ký - Văn bản, tài liệu có nội dung mang bí mật nhà nước (sau gọi tắt văn mật) đăng ký, quản lý theo quy định pháp luật hành bảo vệ bí mật nhà nước hướng dẫn Thơng tư - Người giao giải quyết, theo dõi công việc quan, tổ chức (sau gọi chung cá nhân) có trách nhiệm lặp hồ sơ công việc giao nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ quan - Hồ sơ lập phải bảo đảm yêu cầu sau: + Phản ánh chức năng, nhiệm vụ quan, đơn vị; cơng việc mà cá nhân chủ trì giải + Văn bản, tài liệu hồ sơ phải đầy đủ, hồn chỉnh, có giá trị pháp lý, có mối liên hệ chặt chẽ với phản ánh trình tự diễn biến vấn đề, việc trình tự giải cơng việc - Hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ quan phải đủ thành phần, thời hạn thủ tục quy định - Văn bản, hồ sơ, tài liệu phải lưu giữ, bảo vệ, bảo quản an toàn, nguyên vẹn sử dụng mục đích q trình tiếp nhận, chuyển giao, giải công việc - Tuân thủ quy định pháp luật hành quản lý văn lập hồ sơ, phù hợp với quy trình cơng việc theo hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001:2000 - Phù hợp với quy định pháp luật hành công nghệ thông tin giao dịch điện tử, đáp ứng tiêu chuẩn kết nối, tích hợp liệu, truy cập thơng tin, an tồn thơng tin liệu đặc tả nhằm đảm bảo kết nối thông suốt, đồng bộ, an tồn khả chia sẻ thơng tin thuận tiện quan, tổ chức - Thông tin sở liệu (CSDL) phải xác, đầy đủ phải bảo mật - Quản lý chặt chẽ hồ sơ, tài liệu giấy tờ không để mát, thất lạc, đảm bảo an tồn thơng tin mức cao bên theo phân cấp sử dụng nội co quan - Quản lý văn phải thành phần quán hệ thống thông tin quản lý chung toàn quan, đồng thời phải tn theo chuẩn để “hịa vào” mạng thông tin chung Quốc gia (cấp ngang cấp ) 1.2.2 Văn đến 1.2.2.1 Khái niệm văn đến Tất loại văn bản, bao gồm văn Quy phạm Pháp luật, văn hành văn chuyên ngành (kể Fax, văn chuyển qua mạng văn mật), đơn, thư từ quan, cá nhân khác gửi đến đường trực tiếp hay tài liệu quan trọng cá nhân mang từ hội nghị qua đường bưu điện gọi chung văn đến Nói cách khác: Văn đến văn quan, tổchức, cá nhân khác gửi đến quan để yêu cầu, đề nghị giải quyếtnhững vấn đề mang tính chất cơng Như vậy, nội dung thể loại tác giả văn đến đa dạng phức tạp Mỗi quan hay tổ chức trị - xã hội nằm hệ thống, theo thứ bậc định hoạt động ngày tiếp nhận loại văn đến từ cấp mang nội dung chỉđạo, hướng dẫn, giao nhiệm vụ kế hoạch, kiểm tra đơn đốc Văn đến cịn phải kể tới văn số quan, tổ chức cá nhân ngồi hệ thống gửi đến lý do, yêu cầu nguyện vọng khác mà thân quan cần xem xét, xử lý giải Hình 2.6: Nội dung bên sổ đăng ký văn + Đăng ký văn máy tính: sử dụng phần mềm quản lý văn Sở Thực theo hướng dẫn sử dụng phần mềm Bước 6: Nhân bản, đóng dấu quan, dấu mức độ khẩn, mật - Nhân bản: Văn nhân theo số lượng thời gian quy định Việc nhân văn mật thực theo quy định khoản điều Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng năm 2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước - Đóng dấu văn quan: Việc đóng dấu thực theo quy định khoản điều 26 Nghị định 110/2014/NĐ – CP ngày mùng 08 tháng năm 2014 Chính phủ cơng tác văn thư - Việc đóng dấu giáp lai văn bản, tài liệu chuyên ngành phụ lục kèm theo thực quy định khoản Điều 26 Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy - Đóng dấu văn đi: phai rõ ràng,đúng mẫu màu mực đỏ tươi, đóng chùm lên từ 1/4 đến 1/3 chữ ký phía trái 47 - Việc đóng dấu độ khẩn (''hoả tốc'' (kể ''Hoả tốc''' hẹn giờ), ''Thượng khẩn'' ''Khẩn'') văn thực theo quy định điểm a khoản 10 Mục II Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP - Việc đóng dấu độ mật (''tuyệt mật'', ''Tối mật'' ''Mật''), dấu (Tài liệu thu hồi văn thực theo quy định khoản Thông tư số 12/2002/TT-BCA (A11) - Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu tài liệu thu hồi văn thực theo quy định khoản Mục III Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLTBNV-VPCP Bước 7: Làm thủ tục chuyển phát theo dõi văn - Làm thủ tục phát hành văn bản: + Trình bày phong bì cho văn vào phong bì: bì văn làm loại giấy dai, bền, khó thấm nước Khơng nhìn thấu qua có định lượng từ 80 gram/m2 trở lên Tùy số lương văn gửi nhiều hay ít, kích thước văn lớn hay nhỏ để chọn phong bì cho thích hợp Khi gấp văn cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, khơng làm nhàu văn + Tương ứng với cách gấp văn mà lựa chọn phong bì có khổ phù hợp Hồ dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì dán kín, khơng bị nhăn, khơng để hồ dán dính vào văn + Sau cho văn vào phong bì trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật phong bì theo quy định dấu đóng văn - Chuyển phát văn đi: + Chuyển giao trực tiếp cho đơn vị, cá nhân quan tổ chức Chuyển giao trực tiếp cho quan, tổ chức khác Chuyển phát văn qua bưu điện Chuyển phát văn máy Fax trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn chuyển cho nơi nhận, sau phải gửi + Văn phải chuyển ngày châm sáng ngày hôm sau, vào sổ đăng ký phát hành - Theo dõi việc chuyển phát văn bản: 48 + Theo dõi, kiểm tra việc gửi văn đi: văn thư có trách nhiệm theo dõi, kịp thời phát trường hợp chậm trễ thất lạc phải báo cho người giao trách nhiệm xem xét, giải Bước 8: Lưu văn - Lưu văn đi: văn phải lưu hai bản, gốc lưu văn thư phải đóng dấu xếp theo thứ tự đăng ký lưu hồ sơ theo dõi, giải công việc Tuy nhiên quản lý văn Sở Công Thương mang lại ưu – nhược điểm cụ thể sau:  Ưu điểm - Mọi thao tác đơn giản, chủ yếu thao tác phần mềm để điền thông tin, quản lý, chuyển giao - Cơng tác văn phịng có cơng tác quản lý văn quan tâm đạo sâu sắc lãnh đao Sở Khâu quản lý văn đạt hiệu chất lượng đáp ứng yêu cầu Sở Cơng Thương q trình giải cơng việc - Về sở vật chất, trang thiết bị phục vụ công tác quản lý văn trọng đầu tư: đầu tư trang thiết bị máy vi tính, máy photocoppy, máy in, máy fax, máy scan, mạng Internet… để phục vụ cho việc tiếp nhận, xử lý, tra cứu văn - Quy trình quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên đảm bảo tiến hành cách chặt chẽ, nghiêm túc sở quy định pháp luật hành quản lý văn bản, kịp thời hiệu cho yêu cầu giải công việc - Đặc biệt Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên bước đẩy mạnh tin học hóa hoạt động quản lý văn Đây bước cụ thể hóa chủ trương ứng dụng CNTT hoạt động hành nhà nước Ứng dụng phần mềm quản lý văn Phần mềm quản lý văn điều hành cơng việc có nhiều ưu điểm bật so với cách quản lý văn thủ công thông thường như: tạo môi trường làm việc liên kết lãnh đạo, thủ trưởng quan, chuyên viên để trao đổi thông tin, nắm bắt xử lý công việc lúc nơi; giúp việc quản lý điều hành tập trung, điều hành quản lý từ xa; quản lý toàn văn quan, đơn vị, phân công xử lý văn nhanh chóng; quản lý, theo dõi trình tiến độ xử lý văn bản; tìm kiếm, báo 49 cáo, tổng hợp văn nhanh chóng, dễ dàng xác Qua đó, tăng hiệu xử lý cơng việc, giảm chi phí giấy tờ, in ấn, lại… - Việc sử dụng phần mềm nhiệm vụ trọng tâm, đột phá cải cách hành Phần mềm thực thường xuyên, lâu dài, hướng tới mục tiêu chung giúp quản lý, điều hành, tra cứu Internet, hạn chế thấp việc sử dụng văn giấy; đáp ứng địi hỏi, u cầu ứng dụng cơng nghệ thơng tin đại hóa hành - Đội ngũ cán công chức làm công tác văn thư đào tạo nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, có tinh thần trách nhiệm cao công tác  Nhược điểm - Bên cạnh kết đạt nêu trên, nhiên số điểm yếu cần khắc phục để công tác quản lý, tra cứu văn quan đạt kết tốt - Do số lượng văn lớn thao tác thủ công nên gây chậm trễ, tốn thời gian làm ảnh hưởng đến việc xử lý văn giấy tờ - Lưu trữ, trao đổi giấy tờ, dễ bị thất lạc, mát - Tìm kiếm, tra cứu, tổng hợp, lập báo cáo khó khăn - Tình trạng cho số trước văn phòng ban, đơn vị có nhu cầu phát hành văn xảy phổ biến Nếu theo quy định điền số văn sau phê duyệt có đầy đủ chữ ký nháy chuyên viên lãnh đạo Văn bị thất lạc phía quan hủy bỏ cơng trình, dự án - Bên cạnh cịn số văn khơng cập nhật file đính kèm vào chương trình quản lý văn gây khó khăn việc tìm kiếm văn - Số lượng văn bị sai thể thức, kỹ thuật trình bày văn nhiều, chưa khắc phục cách triệt để Tuy nhiên văn không gửi lại để phòng ban, đơn vị chịu trách nhiệm sửa chữa bổ sung mà ban hành, đăng ký chuyển giao bình thường - Chưa bố trí máy tính riêng khơng nối mạng để soạn thảo văn mật - Nghiệp vụ văn thư lưu trữ số cán bộ, cơng chức cịn yếu: số cán bộ, công chức chưa nhận thức tầm quan trọng cơng tác văn thư nói chung cơng tác quản lý, tra cứu văn đến nói riêng Công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư cho cán chưa đạt yêu cầu 50 Chương ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ CÔNG THƯƠNG TỈNH THÁI NGUYÊN 3.1 Giới thiệu phần mềm Qua trình khảo sát tìm hiểu Sở Cơng Thương tỉnh Thái Ngun em nhận thấy cơng tác quản lý ln giữ vai trị vơ quan trọng, khơng thể thiếu công tác quản lý văn Việc ứng dụng tin học vào q trình giúp cho cơng việc quản lý hiệu hơn, tiết kiệm thời gian nhân lực Phần mềm quản lý văn làm thay đổi cách suy nghĩ thói quen xử lý văn truyền thống giải pháp đại thông minh hơn: Tất thao tác xử lý, trình/chuyển, lưu trữ văn bản, cơng việc, hồ sơ công việc, lịch biểu quan, cá nhân, đặt ô tô, phòng họp…sẽ thực máy tính, đảm bảo tính xác, nhanh chóng tiện lợi Ứng dụng phần mềm quản lý văn không mang lại hiệu cao công tác lý, thuận tiện cho việc lưu trữ, tìm kiếm mà cịn nâng cao trình phối hợp xử lý phịng ban, tạo tác phịng làm việc nhanh chóng xác, đặc biệt tiết kiệm khoản chi phí cho văn phịng khơng nhỏ 3.2 Nội dung phần mềm quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên 3.2.1 Về giao diện Giao diện phần mềm quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên thiết kế để thực việc cập nhật, xử lý liệu cập nhật tổ cách đơn giản, dễ dàng thân thiện với người dùng Trong giao diện này, bao quát toàn nội dung chương trình Giao diện phần mềm sau: Hình 3.1: Giao diện form 51 3.2.2 Về chức Phần mềm quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên giải pháp phần mềm tổng thể sử dụng trao đổi thông tin, đạo điều hành tác nghiệp, hỗ trợ quản lý văn bản, công việc, lịch biểu, nghiệp vụ hậu cần, hỗ trợ định xây dựng nên tảng Web Tiêu chí phần mềm đưa đến cho người sử dụng trải nghiệm, tiện ích xử lý cơng việc văn phịng, giúp công việc ngày hiệu hơn, tiết kiệm thời gian nhân lực Khi đăng nhập vào phần mềm trang chủ bao gồm tất chức phần mềm Bài thực tập em nghiên cứu chức quản lý văn phần mềm Hình 3.2 Các chức phần mềm 3.2.2.1 Tra cứu văn  Tra cứu văn đến Văn đến văn Văn thư đơn vị nhập vào phân cho Phòng giải Các văn xuất mục văn đến mặc định văn năm Để tiến hành tìm kiếm văn khác theo tiêu trí khác nhau, nhận viên thực bước sau: B1: Lựa chọn mục “Quản lý văn đến” mục “Quản lý văn bản” B2: Nhập thông tin tra cứu 52 B3: Bấm nút lệnh “Tìm kiếm” Cụ thể việc tìm kiếm văn đến mơ tả hình đây: Hình 3.3: Nhập thơng tin tra cứu 53 Hình 3.4: Tra cứu văn đến  Tra cứu văn Văn văn Phòng phát hành Văn thư đơn vị nhập vào phần mềm Các văn xuất mục văn mặc định văn năm Để tiến hành tìm kiếm văn khác theo tiêu trí khác nhau, nhận viên thực bước sau: B1: Lựa chọn mục “Quản lý văn đi” mục “Quản lý văn bản” B2: Nhập thông tin tra cứu B3: Bấm nút lệnh “Tìm kiếm” Cụ thể việc tìm kiếm văn mơ tả hình đây: 54 Hình 3.5: Nhập thơng tin tra cứu Hình 3.6: Tra cứu văn 55 Khi bấm vào Tìm kiếm, hệ thống tìm kiếm văn thỗ mãn tiêu chí nhập vào form tìm kiếm, sau trả kết sau: Hình 3.7: Kết tra cứu 3.2.2.2 Trao đổi nội  Văn đến nội Văn đến nội văn đến thuộc trường hợp sau: - Văn đến Văn thư Lãnh đạo Phòng tự nhập vào (các văn bên gửi trực tiếp, không qua Văn thư đơn vị) - Văn đến Phịng khác chuyển tới (khơng phải Văn thư đơn vị nhập) (chính Văn nội Phòng khác) Các văn đến nội xuất mục “Tin đến” mục “Trao đổi nội bộ” mặc định văn năm 56 Hình 3.8: Văn đến nội  Văn nội Văn nội văn Phòng tự nhập vào phần mềm để quản lý (không phải Văn thư đơn vị nhập) Văn nội nhân viên, phòng ban gửi trao đổi cho quan Các văn nội xuất mục “Tin gửi” mục “Trao đổi nội bộ” mặc định văn năm Hình 3.9: Văn nội 57  Gửi văn nội Đây chức chung dành cho người sử dụng tham gia chương trình Để tham gia mục chọn vào biểu tượng “Soạn tin” hình Hình 3.10: Gửi văn nội Sau thao tác xuất giao diện cho phép thao tác với chức phần tin nhắn  Lựa chọn người nhận: Nếu muốn xem danh sách chun viên phịng ban bấm chuột vào “Chọn người nhận” bên Sau thao tác danh sách tên chuyên viên phịng ban xuất hiện, muốn gửi tin nhắn cho chuyên viên bấm chuột vào tên chuyên viên Nếu muốn gửi tin nhắn cho tất thì bấm “Chọn hết”  Soạn văn bản: Sau lựa chọn người nhận tin, soạn tin nhắn vào vùng hình chọn file đính kèm  Gửi văn bản: Bấm chuột vào biểu tượng hình bên để tiến hành gửi tin nhắn 58 Hình 3.11: Giao diện soạn van 59 KẾT LUẬN Quản lý văn vấn đề quan quan tổ chức có chương trình quản lý văn thật hiệu quả, xác dễ dàng lý Làm để thiết kế hệ thống thực quy trình quản lý văn cách hiệu quả, tiết kiệm thời gian nhân lực Là sinh viên khoa hệ thống thông tin kinh tế qua việc nghiên cứu đề tài em trau dồi thêm nhiều kiến thức kỹ nghiệp vụ Bài thực tập đạt kết đáng kể, bên cạnh cịn số hạn chế chưa giải cần bổ sung để đạt hiệu Sau kết đạt hạn chế định hướng phát triển cho phài thực tập  Kết đạt - Bài thực tập trình bày theo bố cục đầy đủ, rõ ràng đảm bảo yêu cầu quy định khoa Hệ thống thông tin kinh tế trường ĐH CNTT & TT - Các nội dung báo cáo hoàn thiện tiến độ - Qua trình làm thực tập chuyên ngành, em học hỏi nhiều kiến thức thực tế vận dụng kiến thức học để hoàn thiện báo cáo.Với quan tâm giúp đỡ hướng dẫn tận tình cán Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên với hướng dẫn, hỗ trợ thày giáo Lê Anh Tú, em hồn thành báo cáo với đề tài:“Ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên ”  Hướng phát triển - Khắc phục thiếu sót hạn chế nêu - Tiếp tục nghiên cứu quy trình nghiệp vụ quản lý văn phần mềm ngày hoàn thiện có tính ứng dụng thực tế cao 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ nội vụ (2005), Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT – BNV – VPVP “Hướng dẫn thể thức trình bày văn bản” [2] Bộ nội vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành [3] Bộ nội vụ (2012), Thơng tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 12 năm 2012 Bộ Nội vụ vê việc hướng dẫn quản lý văn bản, nộp hồ sơ giao nộp hồ sơ [4] Chính phủ (2004), Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ Cơng tác văn thư lưu trữ [5] Cục văn thư (2005) Công văn 425/VTLTNN – NVTW ngày 18 tháng năm 2005 cục Văn thư lưu trữ Nhà Nước việc hướng dẫn quản lý văn 61 ... việc quản lý văn hoạt động quan, đơn vị nói chung văn phịng Sở Cơng Thương , tỉnh Thái Ngun nói riêng Vì em chọn đề tài: ? ?Ứng dụng cơng nghệ thông tin công tác quản lý văn Sở Công Thương tỉnh Thái. .. triển Sở Công Thương Thái Nguyên 16 Sơ đồ 1.2: Sơ đồ tổ chức Sở Công Thương Thái Nguyên 18 Sơ đồ 2.1: Quy trình quản lý văn đến Sở Công Thương tỉnh Thái Nguyên 33 Sơ đồ 2.2: Quy trình quản lý. .. lý văn 44 Chương ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ CÔNG THƯƠNG TỈNH THÁI NGUYÊN 51 3.1 Giới thiệu phần mềm 51 3.2 Nội dung phần mềm quản lý văn Sở Công Thương