Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại sở thông tin và truyền thông tỉnh bắc giang

Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách khoa học và phải quan tâm đến việc đào

LỜI CẢM ƠN

Có thể nói, không có sự thành công nào mà không gắn liền với những hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác Trong suốt thời gian thực tập từ 10/4/2016 đến 18/7/2016, em đã nhận được rất nhiều sự quan tâm giúp đỡ của tập thể cán bộ, công chức Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang và Quý thầy, cô Để có được kết quả Khóa luận hôm nay, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và

sự tri ân sâu sắc tới toàn thể Lãnh đạo và cán bộ, công chức Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang cùng Ban Giám hiệu, các thầy, cô giáo giảng viên trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông Thái Nguyên đã tạo điều kiện giúp đỡ em đặc biệt là Thạc sĩ Đinh Thị Nguyên và các thầy, cô giáo trong Khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt vốn kiến thức quý báu cho chúng em, tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian vừa qua để em

có thể hệ thống hóa các kiến thức, kỹ năng và vận dụng chúng trong đề tài khóa luận tốt nghiệp một cách có khoa học và sáng tạo; Rèn luyện và nâng cao khả năng tư duy, tính tự chủ, độc lập trong công trình nghiên cứu khoa học để em hoàn thành tốt khóa luận này

Với thời gian nghiên cứu không dài vì vậy Khóa luận không tránh khỏi sự thiếu sót Kính mong được sự quan tâm, giúp đỡ của Ban Giám hiệu nhà trường và các thầy,

cô giáo trong Khoa để Khóa luận của em được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Bắc Giang, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Liên

CAM ĐOAN

Khóa luận tốt nghiệp là tổng hợp toàn bộ quá trình nghiên cứu khoa học để đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn luyện, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân Em xin cam đoan về nội dung khóa luận không sao chép nội dung cơ bản từ các khóa luận khác và sản phẩm của khóa luận là của chính bản thân em nghiên cứu xây dựng dưới sự hướng dẫn khoa học của Thạc sĩ Đinh Thị Nguyên Các nội dung nghiên cứu trong Khóa luận này là trung thực, số liệu phục vụ cho phân tích, nhận xét, đánh giá được thu thập từ thực tế đơn vị thực tập Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào, em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm

về nội dung Khóa luận của mình./

Bắc Giang, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Liên

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Công tác quản lý văn bản 3

1.1.1 Khái niệm 3

1.1.2 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản 3

1.2 Công tác quản lý văn bản đi 3

1.2.1 Khái niệm văn bản đi 3

1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi 4

1.2.3 Quản lý văn bản đi 4

1.2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản 5

1.2.3.2 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật 7

1.2.3.3 Đăng ký văn bản đi 8

1.2.3.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi 11

1.2.3.5 Lưu văn bản đi 17

1.2.4 Sơ đồ Quy trình quản lý văn bản đi 17

1.2.4.1 Sơ đồ 17

1.2.4.2 Diễn giải sơ đồ 19

1.3 Công tác quản lý văn bản đến 19

1.3.1 Khái niệm về văn bản đến 19

1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến 20

1.3.3 Quy trình quản lý văn bản đến 20

1.3.3.1 Tiếp nhận văn bản đến 20

1.3.3.2 Trình, chuyển giao văn bản đến 22

1.3.3.3 Trình, chuyển giao văn bản đến 24

1.3.3.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến 26

1.3.4 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 27

1.3.4.1 Sơ đồ 27

1.3.4.2 Diễn giải sơ đồ 28

Chương 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC GIANG 30

2.1 Tổng quan về Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang 30

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển 30

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn 30

2.1.3 Cơ cấu tổ chức của Sở TT&TT Bắc Giang 33

2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản của Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang 34

2.2.1 Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang 34

2.2.1.1 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi tại Sở Thông tin và Truyền thông 35 2.2.1.2 Thực trạng chung 37

2.2.1.2 Một số ưu điểm, hạn chế 38

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản đến tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang 40

2.2.2.1 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến tại Sở Thông tin và Truyền thông 40

2.2.2.2 Thực trạng chung……… 42

2.2.2.3 Một số ưu điểm, hạn chế……… 43

Chương 3 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC ĐỂ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG TỈNH BẮC GIANG 45

3.1 Đặt vấn đề 45

3.2 Giới thiệu khái quát về phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc

46

3.3 Nhận thức của Lãnh đạo đối với tầm quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý văn bản 47

3.4 Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang 48

3.4.1 Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản 48

3.4.2 Các chức năng chính phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc 48

3.4.3 Chương trình quản lý văn bản sau khi ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc 49

3.5 Kết quả 63

KẾT LUẬN 64

TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

MỤC LỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi 10

Hình 1.2: Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi 10

Hình 1.3: Mẫu bì gửi văn bản đi 13

Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi 14

Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác 15

Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện 16

Hình 1.7: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi 18

Hình 1.8: Mẫu dấu “ĐẾN” của cơ quan, tổ chức 21

Hình 1.9: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến 23

Hình 1.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến 23

Hình 1.11: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 27

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang 33

Hình 2.2: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi 35

Hình 2.3: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến 40

Hình 3.1: Cửa sổ đăng nhập vào hệ thống phần mềm 49

Hình 3.2: Giao diện chính phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc 50

Hình 3.3: Chức năng “Tạo mới văn bản” đối với văn bản giấy 51

Hình 3.4: Các văn bản đến qua hòm thư điện tử 52

Hình 3.5: Tạo văn bản đến từ Email 52

Hình 3.6: Xử lý văn bản trên phần mềm 53

Hình 3.7: Tạo mới văn bản đến từ Email 53

Hình 3.8: Văn bản sau khi được đăng ký 54

Hình 3.9: Chức năng Đang cập nhật văn bản 54

Hình 3.10: Chức năng Đang phân xử lý văn bản 55

Hình 3.11: Chức năng Đang xử lý văn bản 55

Hình 3.12: Chức năng Đã xử lý xong 56

Hình 3.13: Chức năng Tạo mới văn bản đi 57

Hình 3.14: Chức năng Đang soạn văn bản 58

Hình 3.15: Chức năng Đang phát hành văn bản 58

Hình 3.16: Chức năng Điều chỉnh sổ tài liệu 59

Hình 3.17: Chức năng In sổ văn bản đến 59

Hình 3.18: Chức năng Thống kê xử lý theo thời gian các văn bản 60

Hình 3.19: Chức năng VB chưa đóng, quá hạn 60

Hình 3.20: Chức năng Tìm kiếm văn bản đến 61

Hình 3.21: Chức năng Quản lý danh bạ 61

Hình 3.22: Chức năng Tìm kiếm văn bản đến từ năm 2012 - 2014 62

Hình 3.23: Chức năng Tìm kiếm văn bản đi từ năm 2012 - 2014 62

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT

LỜI MỞ ĐẦU

Lý do chọn đề tài

Trong xu thế hội nhập hiện nay, thông tin là yếu tố vô cùng quan trọng đối với nhà quản trị, nhất là quản trị văn phòng Thông tin giúp cho họ định hướng và điều hành đơn vị, giúp họ chiến thắng trong cạnh tranh Để chiếm ưu thế về thông tin, các nhà quản lý luôn luôn quan tâm củng cố hệ thống hành chính văn phòng để xử lý, quản

lý, sử dụng thông tin theo hướng hiện đại hóa Những năm qua Đảng và Nhà nước đã tiến hành cải cách nền hành chính tạo môi trường pháp lý thuận lợi cho phát triển kinh

tế xã hội, đưa bộ máy văn phòng tiến cả một bước về lượng và chất để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho công tác lãnh đạo điều hành Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kì

cơ quan, tổ chức nào Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị tổ chức chỉ đạo công tác này một cách khoa học và phải quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng, từng bước hiện đại hóa và không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng

Quản trị nói chung, Quản trị văn phòng nói riêng mở ra nhằm đào tạo một cách

bài bản đội ngũ lao động thuộc lĩnh vực hành chính văn phòng trong các cơ quan, tổ chức, đáp ứng theo yêu cầu phát triển của CNTT và sự tiến bộ chung của xã hội Trong công tác Quản trị văn phòng không thể bỏ qua nghiệp vụ công tác văn thư Hoà nhập vào xu thế đó những năm gần đây nghiệp vụ công tác Văn thư có những bước phát triển phong phú và đa dạng đáp ứng yêu cầu của nền cải cách hành chính Công tác Văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc của các cơ quan, tổ chức đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác và đồng thời công tác Văn thư được xác định là một mặt hoạt động của bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn nội dung hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của một cơ quan, là một mắt xích quan trọng trong bộ máy hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý điều hành Đồng thời làm tốt công tác Văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chóng, chính xác, chất lượng, đúng chế độ, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước, hạn chế được bệnh quan liêu giấy tờ và việc lợi dụng văn bản Nhà nước để làm những việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy sự phát triển kinh tế và bảo vệ đất nước của mỗi Quốc gia Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá, đã tạo ra những chuyển biến mọi mặt trong nền kinh tế xã hội Các đợn vị hành chính sự nghiệp cũng như các doanh nghiệp gặp không ít khó khăn, vướng mắc do những yều cầu phát sinh, đặc biệt là vấn đề quản lí văn bản Để hoạt động có hiệu quả thì bất cứ một cơ quan nào cũng không thể không coi trọng công tác này

Hiện nay, công tác Quản lý văn bản đã được tiến hóa theo xu hướng phát triển CNTT Ứng dụng nhiều phần mềm vào công tác văn thư để giảm thiểu các khâu nghiệp vụ, giấy tờ và tiết kiệm thời gian, đảm bảo tính chính xác và đáp ứng được yêu cầu tin học hóa trong công tác văn phòng

Để đánh giá những kết quả đã đạt được sau quá trình học tập, thực tập và rèn luyện, đồng thời rút ra những bài học kinh nghiệm cho bản thân Em xin chọn đề tài

“Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang”

Mục đích của đề tài

Nhằm nâng cao nhận thức của bản thân đối với ngành quản trị văn phòng và công việc văn thư đang làm Giúp hiểu sâu hơn về vai trò cũng như sự cần thiết của CNTT trong hoạt động quản lý hành chính Nhà nước và đặc biệt là trong công tác quản lý văn bản Để thấy được những thuận lợi, khó khăn trong việc nâng cao hiệu quả công tác

quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn bản và việc ứng dụng phần mềm quản

lý văn bản và điều hành công việc vào công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang

Nội dung Khóa luận tốt nghiệp gồm 3 chương:

Chương 1 Tổng quan về công tác quản lý văn bản

Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang

Chương 3: Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc để nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Sở Thông tin và Truyền thông tỉnh Bắc Giang

Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ

được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng

1.1.2 Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản

Làm tốt công tác quản lý văn bản giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nói chung chỉ đạo công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ;

Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan;

Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp;

Tạo điều kiện thuân lợi cho công tác lưu trữ Đây chính là nguồn tài liệu chủ yếu của công tác lưu trữ Vì vậy làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đi, đến, không bị mất mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu về sau

1.2 Công tác quản lý văn bản đi

1.2.1 Khái niệm văn bản đi

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng

có liên quan gọi là văn bản đi Hay nói cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ

do cơ quan, tổ chức soạn thảo để gửi đến các cơ quan, tổ chức khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị mình

Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND cũng như các văn bản thông thường khác như: Đề án, Kế

hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường Ngoài ra văn bản đi còn

có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan

cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây:

Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật

Thứ hai là nhóm văn bản thông thường

Thứ ba là “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có liên

quan cũng nhằm thực thi công vụ

1.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy định khác đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức;

Văn bản đi thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo;

Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

1.2.3 Quản lý văn bản đi

Quy trình quản lý văn bản đi gồm các bước sau:

- Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm, của văn bản

+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

+ Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

- Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

+ Nhân bản

+ Đóng dấu cơ quan

+ Đóng dấu chỉ các mức độ khẩn, mật

- Đăng ký văn bản đi

+ Đăng ký văn bản đi bằng sổ

+ Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính

- Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

+ Làm thủ tục phát hành văn bản

+ Chuyển văn bản đi

+ Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

- Lưu văn bản đi

1.2.3.1 Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Đây là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Công việc này được giao cho bộ phận, văn thư của cơ quan thực hiện Nhiệm vụ cụ thể ở đây bao gồm:

- Soát lại lần cuối tất cả các yếu tố về thể thức văn bản như:

+ Quốc hiệu;

+ Tác giả;

+ Số, ký hiệu;

+ Địa danh, ngày tháng năm ban hành;

+ Tên loại, Trích yếu nội dung;

+ Nội dung;

+ Thể thức đề ký, chữ ký của người có thẩm quyền;

+ Nơi nhận văn bản

- Kiểm tra các thành phần thể thức bổ sung như: Dấu chỉ mức độ Mật, Khẩn, Dấu

Dự thảo, Dấu Thu hồi…

- Kiểm tra hình thức trình bày văn bản như: Phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, cách chừa lề, đánh số trang, cách đánh số phụ lục…

Văn bản đi là những sản phẩm do cơ quan làm ra, chúng phản ánh toàn bộ hoạt động của cơ quan, phản ánh năng lực, phẩm chất của cán bộ nhân viên trong cơ quan

Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức Trong trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được giao trách nhiệm giải quyết Những văn bản không đủ về thể thức nhất thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan

Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không loại trừ bất kỳ văn bản nào Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng nhất định, tính từ

số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng 12 hàng năm Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12

 Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như sau:

Số: …/năm ban hành/Tên loại VB-Tên cơ quan ban hành văn bản

 Đối với văn bản thông thường, số văn bản được ghi như sau:

Số: …/Tên văn bản-Tên cơ quan ban hành văn bản

Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan được đánh một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh một hệ thống số riêng

Ví dụ:

- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA

- Thông báo số: 02/TB-CKNĐA

- Công văn số: 03/CKNĐA-TH

Cách đánh số này tạo tính liên tục cho hệ thống số của văn bản, tuy nhiên nó lại gây khó khăn cho công tác quản lý và tra tìm, nhất là trong trường hợp sắp xếp các bản lưu theo tên gọi của chúng

Số của văn bản ghi ở phía trên, bên trái dưới tác giả của văn bản

Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

Ghi ngày, tháng, năm của văn bản

Ngày, tháng, năm ghi trên văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành; Văn bản ban hành ngày nào phải ghi ngày ấy, đối với những ngày dưới 10, tháng dưới 3 phải thêm số “0” phía trước

Ngày, tháng, năm của văn bản là một trong những yếu tố quan trọng giúp các cơ quan quản lý và tra tìm, nghiên cứu, sử dụng văn bản được thuận lợi

1.2.3.2 Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mức độ Khẩn, Mật

Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng được xác định ở phần Nơi nhận của văn bản và đúng thời gian quy định

Việc nhân bản văn bản mật đi được thực hiện theo quy định tại Khoản 1, Điều 8 Nghị định số 33/2002/NĐ-CP

Đóng dấu cơ quan

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay -

KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung, tính chất quan trọng của văn bản) Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống)

Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của Nhà nước Dấu chỉ được đóng trùm lên khoảng một phần ba chữ ký về phía bên trái Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo)

Đóng dấu mức độ Khẩn, mật

Việc đóng dấu chỉ các mức độ khẩn (“Hỏa tốc”, “Hỏa tốc hẹn giờ”, “Thượng khẩn” và “Khẩn”) trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Điểm b, Khoản 2, Điều 15 Thông tư số 01/2011/TT-BNV

Việc đóng dấu chi các mức độ mật (“Tuyệt mật”, “Tối mật” và “Mật”), dấu “Tài liệu thu hồi” trên văn bản được thực hiện theo quy định tại Khoản 2 Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

1.2.3.3 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan Hiện nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ và đăng ký văn bản bằng

cơ sở dữ liệu quản lý trên máy vi tính

Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập

nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một hoặc một số loại văn bản nhất định

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản/ 1 năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

* Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản/ 1 năm thì có thể lập các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định (cá biệt), Chỉ thị (Cá biệt)

* Sổ đăng ký văn bản hành chính thông thường

* Sổ đăng ký văn bản Mật

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản/ 1 năm thì cần lập

ít nhất các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản Quy phạm Pháp luật (nếu có), Quyết định, Chỉ thị

* Sổ đăng ký văn bản có tên gọi cụ thể

* Sổ đăng ký công văn

* Sổ đăng ký văn bản mật

Lưu ý: Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mật

của cơ quan ban hành hàng năm Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì không nhất thiết phải lập sổ riêng

- Đăng ký văn bản đi

Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng XĐGN - xoá đói giảm nghèo

Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:

Hình 1.1: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đi Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ

(6): Số thứ tự của quyển sổ

Lưu ý: Để đảm bảo giá trị pháp lý, tất cả các sổ đều phải có chữ ký của người

có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng

Đăng ký bên trong

Trình bày trên khổ giấy A3 (420x297 mm), gồm các cột mục theo mẫu sau: Số,ký

hiệu văn

bản

Ngày tháng văn bản

Tên loại và trích yếu nội dung văn bản

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Hình 1.2: Mẫu đăng ký bên trong sổ quản lý văn bản đi

Hướng dẫn đăng ký:

Cột số 1: Ghi số, ký hiệu của văn bản

Cột số 2: Ghi ngày tháng năm ban hành văn bản

Cột số 3: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản Nếu sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi rõ tên loại văn bản Nếu sổ được dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc chia thành nhiều phần, mỗi phần đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi trên loại (Cột này phải có kích thước rộng hơn cột khác)

Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản

Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản (Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản)

Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu

Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành

Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)

Đối với các văn bản “Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật” cần phải được đăng ký và

bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước đã ban hành Có thể

dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký văn bản có đóng dấu “Mật” Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản “Mật” thì có thể đăng ký vào sổ chung

với các loại văn bản khác trang sau cùng, nhưng phải ghi rõ ở cột ghi chú dấu hiệu

“Mật” để tiện lợi cho việc theo dõi, kiểm tra và được bảo quản riêng theo quy chế bí

mật của Nhà nước

Mẫu sổ đăng ký văn bản Mật đi giống như sổ đăng ký văn bản đi nhưng có bổ

sung thêm cột “Mức độ mật” sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung”

Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính

Việc đăng ký quản lý văn bản bằng máy vi tính hiện nay được thực hiện theo Công văn số: 608/LTNN-TTNC, ngày 19/11/1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Hướng dẫn ứng dụng Công nghệ Thông tin trong văn thư lưu trữ

1.2.3.4 Làm thủ tục phát hành, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Nguyên tắc chung

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm

lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:

Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn và trình bày bì

Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải

để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong

Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại bì được quy định như sau:

+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy

+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau

+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau

+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau

Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra

Mẫu bì được minh họa như sau:

(8)

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1),

ĐC: số XX phố… , quận… , … (2)

ĐT:0123 ………Fax………….(3) ……

E-Mail:………

Website:………(4)

Số:………(5)

Kính gửi: ………(6)

………(7)

………(7)

Hình 1.3: Mẫu bì gửi văn bản đi Hướng dẫn trình bày và viết bì

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (Ghi rõ số nhà, tên đường phố, tên phố phường, quận, huyện, thị xã, thị trấn tỉnh thành …nếu cần)

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

(5): Ghi số, ký hiệu của các văn bản có trong phong bì

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)

Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản Vị trí

đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ

Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì

phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong,

hồ dán phải dính, khó bóc

Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ mức độ Mật Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”

+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản

Các ký hiệu dấu chỉ mức độ “Mật”:

+ A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật

+ B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật

+ C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật

- Vào bì và dán bì

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào

bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển phát trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan

Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan và cách thức tổ chức chuyển giao, các cơ quan quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để làm số chuyển giao

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản chuyển giao trong nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản tập trung thực hiện tại bộ phận văn thư thì cần lập sổ chuyển giao riêng Mẫu sổ như sau:

Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”

Phần đăng ký bên trong:

Cách ghi các cột trong sổ:

Cột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển giao ngày nào phải ghi ngày ấy Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0” phía trước

Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản

Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản

Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì

+ Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ Đăng ký

văn bản đi để chuyển giao văn bản Mẫu sổ chỉ cần thêm cột “Ký nhận” vào sau cột số

5 Phải ký nhận vào sổ để giúp cán bộ văn thư theo dõi việc chuyển giao văn bản được thuận lợi, tránh tình trạng mất mác, thất lạc tài liệu

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả các văn bản đi của cơ quan, tổ chức khi chuyển giao trực tiếp đến các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký và sổ chuyển giao văn bản Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Chuyển phát văn bản qua bưu điện

Tất cả các văn bản đi được chuyển phát qua đường bưu điện đều phải lập sổ chuyển giao Mẫu sổ như sau:

Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là: “SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”

Phần đăng ký bên trong:

Ngày

chuyển

Số, ký hiệu văn bản

Nơi nhận văn bản

Số lượng

bì

Ký nhận và dấu bưu điện

Ghi chú

Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện Hướng dẫn cách ghi các cột

Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản

Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi)

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản

Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản dấu của bưu điện Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên

- Chuyển phát văn bản qua máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần được chuyển phát nhanh, văn bản có thể được cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng nhưng sau đó phải gửi bản chính của văn bản cho cơ quan nhận văn bản Việc chuyển văn bản bằng máy fax hoặc qua mạng cũng được tiến hành đúng các thủ tục như chuyển giao các văn bản khác giúp đáp ứng kịp thời nhu cầu công việc

- Chuyển phát văn bản Mật

Trong mọi trường hợp giao nhận văn bản Mật giữa những người: Dự thảo, Văn thư, Nhân viên bưu điện, người có trách nhiệm giải quyết, người lưu giữ, bảo quản

…đều phải vào sổ có ký nhận của bên giao, bên nhận

Theo dõi, kiểm tra việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản Việc xác định những văn bản cần gửi kèm Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “TÀI LIỆU THU HỒI”, Phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; Khi nhận tài liệu, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thất lạc, mất mác

- Đối với những văn bản đã gửi đi nhưng vì lý do nào đó (Không có người nhận hoặc cơ quan thay đổi địa chỉ…) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển ngay cho đơn vị soạn thảo văn bản đó đồng thời ghi chú vào sổ “GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN” để theo dõi, kiểm tra

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc phải kịp thời báo cho người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.2.3.5 Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện như sau:

- Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong

hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

- Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu, sắp xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức

độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi, phục vụ và đáp ứng kịpthời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,

tổ chức

1.2.4 Sơ đồ Quy trình quản lý văn bản đi

1.2.4.1 Sơ đồ

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

- Đối chiếu với Thông tư hướng dẫn

- Đối chiếu Thông tư hướng dẫn;

- Các loại con dấu

- Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

- Sổ gửi văn bản đi

Bước

8

Văn thư cơ

Hình 1.7: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đi

Kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật, yêu cầu bổ sung, sửa đổi;

Ký tắt và trình Lãnh đạo cơ quan

Dự thảo, tiếp thu, hoàn thiện dự thảo văn bản

Ý kiến chỉ đạo, yêu cầu bổ sung, sửa đổi; ký duyệt văn bản

Văn bản đã duyệt, ký của Lãnh đạo

Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản;

Nhân bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật

Đăng ký văn bản đi

1.2.4.2 Diễn giải sơ đồ

Bước 1: CCVC chuyên môn soạn dự thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết thì chuyển dự thảo văn bản xin ý kiến đóng góp, tiếp thu

và hoàn thiện dự thảo;

- Chỉnh sửa dự thảo và gửi cho Trưởng phòng, đơn vị xem xét, chỉnh sửa và đóng góp ý kiến

Bước 2: Trưởng phòng đơn vị kiểm tra nội dung, thể thức, kỹ thuật:

- Nếu có yêu cầu bổ sung, sửa đổi thì chuyển lại cho CCVC chuyên môn;

- Nếu không có ý kiến bổ sung, sửa đổi thì ký tắt vào văn bản và trình Lãnh đạo

cơ quan

Bước 3: Lãnh đạo cơ quan kiểm tra văn bản:

- Nếu có yêu cầu bổ sung, sửa đổi thì chuyển lại cho Trưởng phòng, đơn vị để chuyển lại cho CCVC chuyên viên bổ sung, sửa đổi văn bản;

- Nếu Lãnh đạo không có ý kiến yêu cầu, bổ sung vào văn bản thì duyệt, ký văn bản sau đó chuyển giao lại cho CCVC chuyên môn

Bước 4: CCVC chuyên môn nhận văn bản Lãnh đạo đã ký và chuyển xuống văn

thư cơ quan để làm thủ tục phát hành văn bản

Bước 5: Văn thư cơ quan kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,

tháng, năm của văn bản;

Nhân bản theo Nơi nhận ghi trong văn bản, đóng dấu cơ quan, dấu mức độ khẩn, mật

Bước 6: Văn thư đăng ký văn bản đi:

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ;

- Đăng ký văn bản đi bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính;

- Văn bản mật đăng ký riêng

Bước 7: Văn thư làm các thủ tục chuyển phát văn bản có thể qua đường bưu

điện, mail, fax và theo dõi việc chuyển phát văn bản

Bước 8: Văn thư lưu bản gốc văn bản đi

1.3 Công tác quản lý văn bản đến

1.3.1 Khái niệm về văn bản đến

Văn bản đến là tất cả các văn bản do các cơ quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến yêu cầu, đề nghị giải quyết những công việc mang tính chất công Bao gồm: Nhóm văn bản của các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới và nhóm thư công là các đơn từ do các cá nhân gửi đến

1.3.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

- Tất cả các văn bản đến đều phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư;

- Quản lý văn bản đến cần đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, giải quyết văn bản;

- Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn;

- Văn bản đến có nội dung mang tính bí mật Nhà nước phải được đăng ký, quản

lý theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

1.3.3 Quy trình quản lý văn bản đến

Quy trình quản lý văn bản đến gồm các bước sau:

- Tiếp nhận văn bản đến

+ Tiếp nhận văn bản đến

+ Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

+ Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu Đến

Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức (nêu rõ tên cơ quan, tổ chức), Chánh Văn phòng để xử lý

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Chú ý khi phân loại có 02 loại: Loại không bóc bản gửi đích danh các cá nhân, hay phong bì có đóng dấu chỉ mức độ Mật và loại được bóc bì là loại văn bản gửi cho tập thế

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý những bì có đóng dấu chỉ độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối với với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản

Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng đấu “Đến”

Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

1.3.3.2 Trình, chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản

lý văn bản đến trên máy tính

+ Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,

Sổ đăng ký văn bản đến phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297m

Bìa và trang đầu:

Hình 1.9: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến + Cách ghi các nội dung bìa và trang đầu

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với số của đơn vị);

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến;

(4): Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ;

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Hình 1.10: Mẫu sổ đăng ký văn bản đến (Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297 mm)

+ Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “đến”

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn, tên loại văn bản có thể viết tắt)

và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có)

Văn bản mật đến được đăng ký bằng sổ riêng

Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được in ra giấy để ký nhận bản chính và đóng sổ để quản lý

Không sử dụng máy vi tính nối mạng nội bộ và mạng diện rộng để đăng ký văn bản mật đến

1.3.3.3 Trình, chuyển giao văn bản đến

Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải

quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay

sau khi nhận được

Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định

cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản

Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho

cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến Việc chuyển văn bản phải đảm bảo chính xác, đúng đối tượng và giữ gìn bí mật nội dung văn bản Người nhận phải ký nhận vào sổ chuyển giao văn bản

1.3.3.3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc giải quyết văn bản đến

Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn

vị, cá nhân có liên quan

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

1.3.4 Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến

1.3.4.1 Sơ đồ

Tài liệu, biểu mẫu liên quan

thư cơ quan

Hình 1.11: Sơ đồ quy trình quản lý văn bản đến

Đăng ký văn bản đến

Tiếp nhận văn bản đến;

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản;

Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Trình văn bản đên

Ý kiến, chỉ đạo giải quyết văn

bản

Chuyển giao văn bản đến

Giải quyết, lập hồ sơ công việc

Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1.3.4.2 Diễn giải sơ đồ

Bước 1: Văn thư tiếp nhận văn bản đến theo trình tự sau:

- Văn thư kiểm tra ngoài bì xem có đúng văn bản gửi cho cơ quan hay không, nếu không đúng chuyển trả lại cho nhân viên Bưu điện

- Sau đó Văn thư có nhiệm vụ phân loại sơ bộ chia văn bản, thư từ, sách báo, thành các loại riêng sau đó bóc bì những văn bản gửi đến cơ quan Những thư từ đề tên riêng người nhận, gửi đoàn thể, sách báo, bản tin, không phải vào sổ công văn đến thì chuyển trực tiếp cho cá nhân, người đứng đầu đoàn thể Đối với văn bản gửi đến cơ quan đều phải vào sổ đăng ký công văn đến, chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại không bóc bì:

+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản ngoài bì đề tên cơ quan, không có dấu

“Mật” Nếu văn bản khẩn, hoả tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì văn thư phải

chuyển ngay đến Thủ trưởng cơ quan (hoặc Phó Thủ trưởng thường trực nếu Thủ trưởng đi vắng, trường hợp cả Thủ trưởng và các Phó Thủ trưởng đi vắng thi chuyển cho Chánh Văn phòng) trong thời gian ngắn nhất

+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ, chuyển cả bì những văn bản “Mật” cho lãnh

đạo và vào sổ đăng ký công văn đến mà không được chuyển qua hồ sơ công việc

Sau khi phân loại, bóc bì văn thư đóng dấu đến, ghi số đến, ngày đến

Bước 2: Văn thư đăng ký văn bản đến vào sổ hoặc scan văn bản đăng ký bằng cơ sở

dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

Bước 3: Văn thư trình văn bản đến lên cho Lãnh đạo cơ quan

Bước 4: Lãnh đạo cơ quan xem nội dung văn bản, cho ý kiến và phân xử lý văn

bản cho đơn vị, cá nhân giải quyết

Bước 5: Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển

giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Bước 6: Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải

quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan,

tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

Bước 7: Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi,

đôn đốc về thời hạn giải quyết