Nghiên cứu và ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc vào công tác văn bản hành chính tại bệnh viện lao và bệnh viện phổi bắc giang

Quản lý văn bản Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận,

LỜI CẢM ƠN

Sau 2 tháng thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa

Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của Giáo viên hướng dẫn Thầy Nguyễn Văn Giáp, tôi đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định

Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, tôi rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để hoàn thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình

Tôi xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang đã tận tình giúp đỡ tôitrong quá trình thực tập, thu thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến Bệnh viện

Tôi xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới thầy Nguyễn Văn Giáp đã chỉ bảo, hướng dẫn tôi trong suốt quá trình làm khóa luận để tôi hoàn thành tốt chương trình và khóa luận tốt nghiệp này

Tôi xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày 4 tháng 6 năm 2016

Sinh viên thực hiện

Phạm Thị Ngọc Anh

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NGHIÊN CỨU VÀ ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI BỆNH VIỆN LAO VÀ BỆNH PHỔI BẮC GIANG” là do tôi thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của Giáo viên hướng dẫn thầy Nguyễn Văn Giáp - Khoa Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán

bộ nhân viên trong Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang Mọi trích dẫn và tài

liệu tham khảo mà tôi sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc

Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do tôi tự tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của thầy hướng dẫn Nội dung khóa luận tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào

Nếu những lời cam đoan trên không đúng tôi xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN 1

LỜI CAM ĐOAN 2

MỤC LỤC 3

DANH MỤC HÌNH ẢNH 5

BẢNG CỤM TỪ VIẾT TẮT 1

LỜI NÓI ĐẦU 1

CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Khái niệm văn bản 3

1.2 Quản lý văn bản 3

1.3 Quy định của Nhà nước về công tác quản lý văn bản 3

1.4 Khái quát và ý nghĩa của công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến 4

1.5 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi 4

1.5.1 Khái niệm văn bản đi 4

1.5.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi 4

1.5.3 Công tác quản lý văn bản đi 5

1.6 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến 15

1.6.1 Khái niệm văn bản đến 15

1.6.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến 15

1.6.3 Quy trình quản lý văn bản đến 15

CHƯƠNG II KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN LAO VÀ BỆNH PHỔI BẮC GIANG VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH 23

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức 23

2.1.1 Giới thiệu về Bệnh viện 23

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ 23

2.2 Đặc điểm của cơ quan 28

2.3 Thực trạng công tác quản lý văn bản hành chính tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang 29

2.3.1 Công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo đơn vị 29

2.3.2 Tình hình cán bộ làm công tác văn thư tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang 29

2.3.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản 30

2.4 Ưu điểm 39

2.5 Nhược điểm 40

2.6 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tro g công tác quản lý văn bản 41

CHƯƠNG III ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 42

3.1 Giới thiệu về phần mềm 42

3.1.1 Cập nhật văn bản đến 43

3.1.2 Cập nhật văn bản đi 47

3.1.3 Tiện ích 49

3.2 Hiệu quả đem lại khi sử dụng: 56

3.3 Một số kiến nghị đề xuất: 56

KẾT LUẬN 58

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Bảng 2.1 Bảng thống kê số lượng văn bản đến từ năm 2011-2015 31

Bảng 2.2 Bảng thống kê số lượng văn bản đi từ năm 2011-2015 36

Hình 1.1 Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi 8

Hình 1.2 Mẫu nội dung sổ đăng kí văn bản đi 8

Hình 1.3 Mẫu bì thư gửi văn bản 10

Hình 1.4: Mẫu sổ chuyển giao văn bản đi 12

Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho cơ quan tổ chức khác 13

Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện 13

Hình 1.7 Mẫu dấu đến 18

Hình 1.8 Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến 18

Hình 1.9 Nội dung bên trong sổ đăng kí văn bản đến 19

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang 28

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến 32

Hình 2.3 Quy trình quản lý văn bản đi 37

Hình 3.1 Giao diện chung của phần mềm 42

Hình 3.2 Tạo văn bản đến từ văn bản giấy 43

Hình 3.3 Lựa chọn để đưa văn bản thành văn bản đến 44

Hình 3.4 Tạo văn bản đến từ email 45

Hình 3.5 Lựa chọn hòm thư 45

Hình 3.6 Cách tạo văn bản đến từ email 45

Hình 3.7 Thông tin của văn bản đến 46

Hình 3.8 Cập nhật các trường thông tin thiếu để hoàn thiện quá trình tạo văn bản đến 47

Hình 3.9 Tạo văn bản đi 47

Hình 3.10 Chọn đơn vị nhận văn bản điện tử 48

Hình 3.11 Tìm văn bản đến 49

Hình 3.12 Tìm văn bản đi 49

Hình 3.13 In sổ văn bản đến 50

Hình 3.14 In sổ văn bản đi 50

Hình 3.15 Thao tác in sổ văn bản đi 51

Hình 3.16 Điều chỉnh số văn bản 51

Hình 3.17 Giao diện điều chỉnh số văn bản 52

Hình 3.18 Thao tác điều chỉnh số văn bản 52

Hình 3.19 Thống kê báo cáo 52

Hình 3.20 Thống kê số lượng theo thời gian xử lý 53

Hình 3.21 Thao tác thống kê 53

Hình 3.22 Tạo mới danh bạ 54

Hình 3.23 Nhắc việc 55

LỜI NÓI ĐẦU

* Lý do chọn đề tài

Hiện nay, văn bản nói chung và văn bản quản lý nhà nước nói riêng là phương tiện quan trọng để các cơ quan, tổ chức, đơn vị tiến hành mọi hoạt động của mình Văn bản quản lý nhà nước cũng là tài liệu có giá trị phục vụ cho công tác nghiên cứu lịch

sử hoạt động, phát triển của ngành nói chung và đơn vị nói riêng Vì vậy, quản lý tốt văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của đơn vị được tốt chính là yếu tố quan trọng quyết định hiệu quả công việc Bên cạnh đó, thời đại bùng nổ công nghệ thông tin đang diễn ra trên toàn cầu, đất nước ta cũng đang trên đường tiến hành công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, yêu cầu cấp thiết về ứng dụng công nghệ thông tin trong mọi hoạt động hàng ngày là hết sức cần thiết đặc biệt là công tác quản lý văn bản và điều hành công việc Đứng trước yêu cầu của thời đại mới, mỗi cơ quan, tổ chức, đơn vị cần nghiên cứu, phát triển hoặc ứng dụng những phần mềm, chương trình quản lý văn bản để chuyên nghiệp hóa công việc hàng ngày đồng thời nâng cao chất lượng hoạt động

Nắm bắt được những nhu cầu trên đồng thời dựa vào tình hình thực tế của Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang, tôi đã mạnh dạn ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công viêc vào công việc hàng ngày của mình Hi vọng với kết quả đạt được sau báo cáo này, công tác quản lý văn bản và điều hành công việc tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi

sẽ được chuyên nghiệp hóa, chất lượng công việc được nâng cao

* Mục tiêu nghiên cứu:

Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản hành chính trong công tác văn thư tại Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang, và nhận thức của bản thân nói riêng cũng như của sinh viên ngành quản trị văn phòng nói chung về vị trí vai trò của công nghệ thông tin trong nhu cầu phát triển mới của xã hội trong tất cả các lĩnh vực Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp với chuyên ngành mình được đào tạo

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản tại bệnh viện Lao và Bệnh

phổi tỉnh Bắc Giang và Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc

Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, sử dụng trực tiếp chương trình, tác nghiệp cụ thể

Để hoàn thành đợt thực tập này ngoài những kiến thức mình học hỏi được tôi còn nhận được sự quan tâm tại điều kiện của Ban lãnh đạo cũng như toàn thể cán bộ, các y bác sĩ … trong bệnh viện, sự hướng dẫn của các thây cô giáo trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế và đặc biệt là của giáo viên hướng dẫn Nguyễn Văn Giáp

Do kiến thức và thời gian nghiên cứu có hạn nên báo cáo không tránh khỏi những thiếu sót Rất mong nhận được sự đóng góp từ các thầy cô cũng như các cán bộ,

y bác sĩ của Bệnh viện Lao và bệnh phổi Bắc Giang để công tác quản lý văn bản hành chính ngày càng hoàn thiện hơn

Xin chân thành cảm ơn! Bắc Giang, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Phạm Thị Ngọc Anh

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

1.1 Khái niệm văn bản

Theo nghĩa rộng thì văn bản là vật mang tin được thể hiện thông qua ký hiệu hay ngôn ngữ, nghĩa là bất cứ phương tiện nào dùng để ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác

Theo nghĩa hẹp thì văn bản dược hiểu là các tài liệu, hồ sơ được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội, tổ chức kinh tế theo nghĩa này, các loại giấy tờ dùng để quản lý và điều hành các hoạt động của cơ quan, tổ chức như chỉ thị, thông tư, nghị quyết, quyết định, đề án, công văn, tờ trình, báo cáo đều được gọi là văn bản

1.2 Quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng những biện pháp nghiệp vụ nhằm giúp cho các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nắm được thành phần, nội dung và tình hình chuyển giao, tiếp nhận, giải quyết văn bản, sử dụng và bảo quản văn bản trong hoạt động hàng ngày của cơ quan

Quản lý văn bản đến là áp dụng các biện pháp, quy trình nghiệp vụ vào tiếp nhận, phân loại, xử lý và bảo quản văn bản được gửi đến cơ quan, tổ chức nhắm mục đích cung cấp thông tin cho các hoạt động quản lý, điều hành của cơ quan tổ chức ở cả hiện tại và tương lai lâu dài

1.3 Quy định của Nhà nước về công tác quản lý văn bản

Quản lý văn bản là công tác quan trọng của tất cả các cơ quan nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân Do vậy, Nhà nước đã ban hàn rất nhiều các văn bản quy định về quản lý văn bản, công tác văn thư, cụ thể như sau:

- Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi, đến

1.4 Khái quát và ý nghĩa của công tác quản lý và giải quyết văn bản đi - đến

Tổ chức quản lý văn bản là thực hiện những công việc quản lý công văn giấy tờ được đảm bảo an toàn và tra tìm một cách nhanh chóng

Ý nghĩa của công tác quản lý văn bản và giải quyết văn bản đi - đến

- Giải quyết công việc của cơ quan được nhanh chóng, chính xác…hạn chế được bệnh quan lưu giấy tờ

- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

- Giữ gìn bí mật của Nhà nước cũng như bí mật của cơ quan

1.5 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi

1.5.1 Khái niệm văn bản đi

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản Quy phạm Pháp luật, văn bản hành chính, văn bản chuyên ngành do cơ quan, tổ chức phát hành để quản lý, điều hành công việc theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình được gửi đến các đối tượng

có liên quan gọi là văn bản đi Hay nói cách khác: Văn bản đi là tất cả văn bản, giấy tờ

do cơ quan soạn thảo để gửi đến các cơ quan, đơn vị khác nhằm giải quyết các công việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của mình

Văn bản đi có thể là các văn bản quy phạm dưới luật như Nghị định, Nghị quyết của Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của Thủ tướng; Chỉ thị, Quyết định, Thông tư của

Bộ trưởng, Thủ trưởng cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ; Chỉ thị, Quyết định của UBND cũng như các văn bản thông thường khác như: Đề án, Kế hoạch, Thông báo, Báo cáo, Công văn, Công lệnh đi đường Ngoài ra văn bản đi còn

có thể có “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết gửi đến các đối tượng liên quan

cũng nhằm góp phần vào việc giải quyết công việc chung của cơ quan Như vậy, văn bản đi rất đa dạng về thể loại và phong phú về nội dung Người ta có thể khái quát chúng thành ba nhóm chính sau đây:

Thứ nhất là nhóm văn bản quy phạm dưới luật

Thứ hai là nhóm văn bản thông thường

Thứ ba là các “Thư công” do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối tượng có

liên quan cũng nhằm thực thi công vụ

1.5.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đi

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao Vì vậy, việc tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy trình mà Nhà nước đã quy định Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan làm ra mới có tác dụng thiết thực đối với mỗi cơ quan

Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc phòng Hành chính) cơ quan Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm

Tất cả văn bản đi đều được kiểm tra về thể thức và nội dung trước khi gửi đi

1.5.3 Công tác quản lý văn bản đi

1.5.3.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản, vào sổ đăng kí văn bản

* Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

* Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số của văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

Tuỳ theo tổng số văn bản và số lượng mỗi loại văn bản hành chính được cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm mà lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký văn bản cho phù hợp, cụ thể như sau:

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì có thể đánh số và đăng ký chung cho tất cả các loại văn bản hành chính;

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm, có thể lựa chọn phương pháp đánh số và đăng ký hỗn hợp, vừa theo từng loại văn bản hành chính (áp dụng đối với một số loại văn bản như quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), giấy giới thiệu, giấy đi đường, v.v ); vừa theo các nhóm văn bản nhất định

(nhóm văn bản có ghi tên loại như chương trình, kế hoạch, báo cáo, v.v…, và nhóm công văn);

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì nên đánh số và đăng ký riêng, theo từng loại văn bản hành chính

Văn bản mật đi được đánh số và đăng ký riêng

- Ghi ngày, tháng văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ ngày tháng năm ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn

10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

Ngày tháng của văn bản là ngày văn bản được ký chính thức, là ngày văn bản

có hiệu lực

* Nhân bản

Văn bản đi được nhân bản theo đúng số lượng và thời gian quy định

1.5.3.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

* Đóng dấu cơ quan

Các cơ quan được sử dụng con dấu nhằm khẳng định giá trị pháp lý của văn bản thủ tục hành chính trong quan hệ giao dịch giữa các cơ quan, các tổ chức và công dân

Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký hợp lệ, tức

là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền ký (cấp phó ký thay -

KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung, tính chất quan trọng của văn bản) Tuyệt đối không được đóng dấu vào giấy trắng (đóng dấu khống)

Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định chung của Nhà nước Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần ba chữ ký về phía bên trái Trong một số trường hợp cụ thể như các bản Đề án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị muốn thể hiện tính hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo)

Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của

phụ lục Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

* Đóng dấu độ khẩn, mật:

Tùy theo tính chất khẩn, mật của văn bản, văn thư cơ quan đóng theo quy định 1.5.3.3 Đăng ký văn bản đi:

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản

đi trên máy vi tính

* Đăng ký văn bản đi bằng sổ, lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chia ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tuỳ theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi mà cơ quan, tổ chức áp dụng theo hướng dẫn tại điểm b khoản 1 của Mục này, cụ thể như sau:

- Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành dưới 500 văn bản một năm thì chỉ nên lập hai loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi

- Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm có thể lập các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi

- Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt) (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường);

Sổ đăng ký công văn (loại thường);

Sổ đăng ký văn bản mật đi

Mẫu sổ đăng ký văn bản đi

TÊN CƠ QUAN CHỦ QUẢN (NẾU CÓ)

TÊN CƠ QUAN (ĐƠN VỊ)

Hình 1.1 Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đi

Nội dung bên trong sổ gồm:

Nơi nhận văn bản

Số lượng văn bản

Nơi lưu văn bản

Ghi chú

Hình 1.2 Mẫu nội dung sổ đăng kí văn bản đi

Hướng dẫn đăng ký

(1) Ghi số và ký hiệu của văn bản

(2) Ghi ngày, tháng vản bản Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12

(3) Tên loại và trích yếu nội dung thể hiện trên vản bản

(4) Ghi tên cơ quan, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản

(5) Ghi số lượng vản bản phát hành

(6) Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân lưu vản bản

(7) Ghi những điều cần thiết khác

Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định Khi đăng ký không dùng

bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm Chẳng hạn: XMC - xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng XĐGN - xoá đói giảm nghèo

* Đăng ký văn bản đi bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư - lưu trữ ban hành kèm theo Công văn số 608/LTNN-TTNC ngày 19 tháng 11 năm 1999 của Cục Lưu trữ Nhà nước (nay là Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước)

Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đi vào cơ sở dữ liệu văn bản đi được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

1.5.3.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Nguyên tắc chung

Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: Chính xác, đúng đối tượng và kịp thời Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn bản đã được ban hành Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản Căn cứ vào quyết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:

* Làm thủ tục phát hành văn bản

- Lựa chọn bì

Văn bản của cơ quan trước khi chuyển đi cho các đối tượng có liên quan đều phải để trong bì cẩn thận nhằm tránh thất lạc và tiết lộ thông tin Phong bì gửi văn bản phải làm bằng giấy bền, dai, ngoài không nhìn rõ chữ bên trong

Bì văn bản nên được in sẵn, hình chữ nhật, kích thước tối thiểu đối với các loại

bì được quy định như sau:

+ Loại 307x220mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng nguyên khổ giấy

+ Loại 220x158mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 02 phần bằng nhau

+ Loại 220x109mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau

+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A4 được cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau

Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có thể xảy ra

- Trình bày bì và viết bì:

Mẫu trình bày

Hình 1.3 Mẫu bì thư gửi văn bản

Viết bì

(1): Tên cơ quan, tổ chức gửi văn bản

(2): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức (nếu cần)

(3): Số điện thoại, số Fax (nếu cần)

(4): Địa chỉ E-Mail, Website của cơ quan, tổ chức (nếu có)

(5): Ghi số, ký hiệu các văn bản có trong phong bì

Số: ……… (5)

Kính gửi: ……… ………(6)

……… ….………… (7)

……… ….………… (7)

(8) TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1) ĐC: Số XX phố Tràng Tiền, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội (2) ĐT: (+84 4) XXXXXXX Fax: (+84 4) XXXXXXX (3) E-Mail: Website: …… …….…… (4)

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức đơn vị, cá nhân nhận văn bản

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có)./

- Vào bì và dán bì:

Đối với những văn bản có dấu hiệu “Khẩn”, tương ứng như trong văn bản Vị

trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng mực dấu đỏ

Đối với những văn bản “Mật” Khi chuyển giao phải làm bì riêng Giấy làm bì

phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn bản bên trong,

hồ dán phải dính, khó bóc

Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:

+ Bì trong: Ghi rõ số, ký hiệu văn bản, tên người nhận văn, đóng dấu chỉ mức

độ Mật Nếu văn bản gửi đích danh người có trách nhiệm giải quyết thì đóng dấu: “Chỉ người có tên mới được bóc bì”

+ Bì ngoài: Ghi như gửi tài liệu thường nhưng phải đóng dấu chỉ ký hiệu mức

độ mật dưới số và ký hiệu của văn bản

Các ký hiệu dấu chỉ mức độ “Mật”:

+ A: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tuyệt Mật

+ B: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Tối mật

+ C: Dấu chỉ ký hiệu mức độ Mật

- Vào bì và dán bì

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn bản để vào

bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong

Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản Khi dán bì, cần lưu ý không để hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và không bị nhăn Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc

* Chuyển phát văn bản đi

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức Tuỳ theo số lượng văn bản đi được chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ cơ quan, tổ chức và cách tổ chức chuyển giao (được thực hiện tại văn thư hoặc do cán bộ văn thư trực tiếp chuyển đến các đơn vị, cá nhân), các cơ quan,

tổ chức quyết định lập sổ riêng hoặc sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản theo hướng dẫn dưới đây:

+ Những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao trong nội

bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại văn thư cần lập sổ chuyển giao riêng Mẫu sổ như sau:

Tờ bìa: Ghi các thông tin giống như sổ Đăng ký nhưng thay tên sổ bằng: “SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”

Phần đăng ký bên trong:

Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản

Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản

Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượng bì + Đối với những cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít

và việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư trực tiếp thực hiện thì nên sử dụng sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản, chỉ cần bổ sung cột “Ký nhận” vào sau cột (5) “Nơi nhận văn bản”

Khi chuyển giao văn bản cho các đơn vị, cá nhân trong nội bộ, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do cán bộ văn thư hoặc giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào sổ Mẫu sổ chuyển giao giống mẫu sổ chuyển giao văn bản trong nội bộ cơ quan:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Ký nhận

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Hình 1.5: Mẫu sổ chuyển giao trực tiếp cho cơ quan tổ chức khác

- Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua hệ thống bưu điện đều phải được đăng

ký vào sổ Mẫu sổ như sau:

Tờ bìa: Ghi các thông tin giống sổ Đăng ký văn bản đi nhưng thay tên sổ là:

“SỔ GỬI VĂN BẢN ĐI BƯU ĐIỆN”

Phần đăng ký bên trong:

Số lượng

bì

Ký nhận và dấu bưu điện

Ghi chú

Hình 1.6: Mẫu sổ gửi văn bản đi bưu điện Hướng dẫn cách ghi các cột

Cột 1: Ghi rõ ngày tháng chuyển văn bản

Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi)

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản

Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản dấu của bưu điện Cột 6: Ghi các dấu hiệu thông tin khác ngoài các yếu tố đã ghi ở 5 cột trên

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi có thể được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc chuyển qua mạng, nhưng sau đó phải gửi bản chính đối với những văn bản có giá trị lưu trữ

- Chuyển phát văn bản mật

Việc chuyển phát văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều 16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11)

* Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định;

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc;

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó (do không có người nhận, do thay đổi địa chỉ, v.v ) mà bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết;

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

1.5.3.5 Lưu văn bản đi

Việc lưu văn bản đi được thực hiện theo quy định tại Điều 19 của Nghị định 110/2004/NĐ-CP quy định về công tác văn thư Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền

Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký Những văn bản đi được đánh số và đăng ký chung thì được sắp xếp chung; được đánh số và đăng

ký riêng theo từng loại văn bản hoặc theo từng nhóm văn bản thì được sắp xếp riêng, theo đúng số thứ tự của văn bản

Các cơ quan, tổ chức cần trang bị đầy đủ các phương tiện cần thiết để bảo vệ, bảo quản an toàn bản lưu tại văn thư

Cán bộ văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan,

tổ chức Mẫu sổ và việc ghi sổ được thực hiện theo hướng dẫn tại Phụ lục XI - Sổ sử dụng bản lưu kèm theo Công văn 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước

Việc lưu giữ, bảo vệ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu các

độ mật được thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước

1.6 Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đến

1.6.1 Khái niệm văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng và văn bản mật) và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

1.6.2 Nguyên tắc quản lý văn bản đến

- Tất cả các văn bản đến đều phải tập trung thống nhất tại bộ phận văn thư;

- Quản lý văn bản đến cần đảm bảo tính thống nhất và tuân theo một quy trình chặt chẽ từ các khâu: Tiếp nhận, phân loại, chuyển giao, giải quyết văn bản;

- Đảm bảo tính kịp thời, chính xác, bảo mật và an toàn;

- Văn bản đến có nội dung mang tính bí mật Nhà nước phải được đăng ký, quản

lý theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

1.6.3 Quy trình quản lý văn bản đến

1.6.3.1 Tiếp nhận văn bản đến

Đối với bản fax, phải chụp lại trước khi đóng dấu Đến; đối với văn bản được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu văn bản Đến

Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, thì cán bộ, công chức, viên chức tiếp nhận có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với Lãnh đạo cơ quan, tổ chức, Chánh Văn phòng để xử lý

Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến: Chú ý khi phân loại có 02 loại: Loại không bóc bản gửi đích danh các cá nhân, hay phong bì có đóng dấu chỉ mức độ Mật và loại được bóc bì là loại văn bản gửi cho tập thế

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý những bì có đóng dấu chỉ độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời; Không gây hư hại đối với với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản; Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện có sai sót, cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết; Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi văn bản và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản

Sau khi đóng dấu Đến vào bản chính và làm thủ tục đăng ký (số đến, ngày đến

là số và ngày đã đăng ký ở bản fax, bản chuyển phát qua mạng)

1.6.3.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

*Các bì văn bản đến được phân loại và xử lý như sau:

- Loại phải bóc bì: các bì văn bản đến gửi cho cơ quan, tổ chức

- Loại không bóc bì: các bì văn bản đến có đóng dấu chỉ các mức độ mật hoặc gửi đích danh cá nhân và các tổ chức đoàn thể trong cơ quan, tổ chức Văn thư chuyển tiếp cho nơi nhận Những bì văn bản gửi đích danh cá nhân, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển lại cho Văn thư để đăng ký

- Việc bóc bì văn bản mật được thực hiện theo quy định tại Thông tư số 12/2002/TT-BCA(A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của Cơ quan, tổ chức

*Việc bóc bì văn bản phải đảm bảo các yêu cầu:

- Những bì có đóng dấu chi các mức độ khẩn phải được bóc và trình trước để giải quyết kịp thời;

- Không gây hư hại đối với văn bản, không bỏ sót văn bản trong bì, không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện;

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi,

ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản; trường hợp phát hiện có sai sót, thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết;

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

1.6.3.3 Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết) Đối với văn bản đến được chuyển qua Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và đóng dấu “Đến”

Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư (văn bản gửi đích danh cho tổ chức đoàn thể, đơn vị hoặc cá nhân) thì chuyển cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”

Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản

- Trường hợp dưới 2000 văn bản đến, nên lặp hai sổ: Sổ đăng ký văn bản đến dùng

để đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật) và sổ đăng ký văn bản mật đến;

- Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ, ví dụ: Sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương; Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan,

- Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận, giải quyết số lượng lớn yêu cầu dịch vụ hành chính công hoặc các yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức

và công dân thì lặp thêm các Sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

Hình 1.8 Mẫu bìa sổ đăng kí văn bản đến

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Số: ………

Ngày: ………

Duyệt chuyển: ………

Nội dung bên trong của sổ gồm các cột mục sau:

Ngày tháng năm

Tác giả văn bản

Tên loại

và trích yếu

Ký nhận

Ghi chú

Hình 1.9 Nội dung bên trong sổ đăng kí văn bản đến (Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297 mm) + Cách ghi các nội dung mẫu đăng ký văn bản đến

Cột 1: Ghi theo ngày, tháng được ghi trên dấu “đến”

Cột 2: Ghi theo số được ghi trên dấu “đến”

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa chỉ của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc đơn, thư

Cột 6: Ghi tên loại của văn bản đến (trừ công văn, tên loại văn bản có thể viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (nếu có)

* Đăng ký văn bản đến bằng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến trên máy vi tính

- Yêu cầu chung đối với việc xây dựng Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo quy định hiện hành của pháp luật về lĩnh vực này

- Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của

cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Văn bản đến được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến phải được

Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết Văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được

Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần)

Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi

rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân (nếu cần)

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến” Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng Mẫu Phiếu giải quyết văn bản đến do các cơ quan, tổ chức quy định

cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến

Sau khi lưu ý kiến chỉ đạo, văn thư có trách nhiệm sao văn bản theo số lượng người giải quyết công việc và có trách nhiệm chuyển giao cho cá nhân có trach nhiệm giải quyết

* Chuyển giao văn bản đến

Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết Việc chuyển giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và giữ gìn bí mật nội dung văn bản

Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến

1.6.3.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

* Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức Những văn bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết, đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân

Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc

cá nhân chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

* Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc

về thời hạn giải quyết

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến

Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định

CHƯƠNG II

KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN LAO VÀ BỆNH PHỔI BẮC GIANG

VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN HÀNH CHÍNH

2.1 Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức

2.1.1 Giới thiệu về Bệnh viện

- Tên cơ quan: Bệnh viện Lao và Bệnh phổi Bắc Giang

- Trụ sở chính: km4, xã Song Mai, thành phố Bắc Giang, tỉnh Bắc Giang

- Điện thoại: (0240)3 854.663

2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ

Chức năng nhiệm vụ của Bệnh viện Lao và Bệnh phổi được quy định tại Quyết định 2503/2002/QĐ-BYT ngày 01/7/2002 của Bộ trưởng Bộ Y tế về việc ban hành Quy định chức năng nhiệm vụ và tổ chức bộ máy của Bệnh viện Lao và Bệnh phổi trực thuộc Sở Y tế

2.1.2.1 Khám, chữa bệnh

- Thực hiện khám, điều trị nội trú và ngoại trú cho những người mắc Bệnh Lao

và Bệnh Phổi trên địa bàn tỉnh

- Tiếp nhận mọi trường hợp cấp cứu, bệnh nặng, bệnh phức tạp do người bệnh

tự đến hoặc do các cơ sở y tế có liên quan chuyển đến

- Tham gia khám giám định sức khoẻ và giám định pháp y khi được Hội đồng Giám định Y khoa hoặc cơ quan bảo vệ luật pháp trưng cầu trong chuyên ngành Lao& Bệnh Phổi

2.1.2.2 Chỉ đạo tuyến

- Xây dựng kế hoạch công tác phòng chống Lao & Bệnh Phổi cho nhân dân trên địa bàn tỉnh, trình Giám đốc Sở Y tế và tổ chức triển khai thực hiện sau khi kế hoạch được phê duyệt

- Thực hiện công tác chỉ đạo tuyến, thường xuyên kiểm tra các hoạt động phòng, chống Lao & Bệnh Phổi của tuyến dưới, kể cả y tế ngoài công lập; thực hiện sơ kết và tổng kết theo định kỳ; chỉ đạo y tế cơ sở thực hiện chương trình chống Lao& Bệnh phổi tại cộng đồng

2.1.2.3 Phòng bệnh và Giáo dục Truyền thông

- Tổ chức tuyên truyền giáo dục sức khoẻ về chuyên ngành Lao & Bệnh Phổi tại cộng đồng

- Phối hợp với Trung tâm Truyền thông Giáo dục sức khoẻ xây dựng kế hoạch, nội dung để tham gia với các cơ quan thông tin đại chúng trên địa bàn tỉnh thực hiện công tác tuyên truyền, giáo dục nâng cao kiến thức phòng, chống Lao& Bệnh Phổi cho nhân dân trong tỉnh

2.1.2.5 Nghiên cứu khoa học

- Tổ chức thực hiện các đề tài nghiên cứu khoa học và ứng dụng các tiến bộ khoa học thuộc lĩnh vực chuyên khoa Lao& Bệnh Phổi ở cấp cơ sở

- Nghiên cứu dịch tễ học thuộc lĩnh vực chuyên khoa để phục vụ công tác phòng, chống Lao& Bệnh Phổi tại cộng đồng

2.1.2.6 Hợp tác quốc tế

Hợp tác về chuyên môn, kỹ thuật với các tổ chức hoặc cá nhân nước ngoài theo quy định của pháp luật và của Chương trình chống lao quốc gia - Bệnh viện Phổi Trung ương, của tỉnh

2.1.2.7 Quản lý kinh tế

- Có kế hoạch sử dụng các nguồn lực, kinh phí đạt hiệu quả

- Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định về thu chi ngân sách, thanh quyết toán kịp thời đúng quy định của pháp luật

- Tạo nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, Bảo hiểm y tế, đầu tư nước ngoài và các tổ chức khác

2.1.3 Cơ cấu tổ chức

- Đơn vị có 17 khoa, phòng chuyên môn nghiệp vụ, gồm:

+ Phòng Chỉ đạo tuyến: Phòng Chỉ đạo tuyến là phòng nghiệp vụ có chức năng thực hiện công tác chỉ đạo tuyến của Viện Xây dựng kế hoạch công tác chỉ đạo tuyến dưới và tổ chức thực hiện.Theo dõi, đôn đốc, kiểm tra, đánh giá hiệu quả công tác hoạt động chuyên môn kỹ thuật của tuyến dưới Phối hợp với các khoa, phòng tổ chức thực hiện hỗ trợ kỹ thuật cho tuyến dưới Triển khai công tác nghiên cứu khoa học liên quan đến công tác chỉ đạo tuyến Định kỳ sơ kết, tổng kết, đúc rút kinh nghiệm về công tác chỉ đạo tuyến, trình Giám đốc phê duyệt đồng thời báo cáo cấp trên trực tiếp

+ Phòng Tổ chức hành chính có chức năng: Thực hiện công tác tổ chức bộ máy cán bộ; Công tác bảo vệ chính trị nội bộ; Chế độ chính sách; Thi đua và Công tác hành chính của Viện Cán bộ, viên chức của phòng phải có đủ tiêu chuẩn về trình độ chuyên môn, năng lực, phẩm chất của người cán bộ y tế Xây dựng tổ chức bộ máy, quy hoạch cán bộ, sắp xếp, đào tạo nguồn nhân lực phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ Tổ chức thực hiện công tác cán bộ, thi tuyển, tiếp nhận viên chức đúng quy định của Bộ Y

tế Quản lý hồ sơ cán bộ, viên chức và làm thống kê, báo cáo theo quy định Xây dựng quy chế, mối quan hệ công tác giữa các khoa, phòng; giữa các tổ chức đoàn thể và giám sát, đôn đốc thực hiện Tổ chức thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, quan

hệ chặt chẽ với các tổ chức đảng, chính quyền địa phương để đảm bảo an ninh, trật tự tại cơ quan Thực hiện các chế độ chính sách của nhà nước, của ngành y tế đối với cán

bộ, viên chức và người bệnh trong Viện Tổ chức quản lý công văn, tài liệu đi và đến, bảo quản, lưu trữ hồ sơ theo quy định Quản lý hệ thống thông tin liên lạc trong Viện Thực hiện công tác khánh tiết, tiếp khách, phục vụ hội nghị hội họp trong viện

+ Phòng Tài chính kế toán chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Giám đốc và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về toàn bộ hoạt động tài chính kế toán của Viện Lập dự toán ngân sách, kế hoạch thu, chi; Tổ chức triển khai thực hiện Quản lý chặt chẽ các nguồn thu của viện Xây dựng định mức chi cho từng hoạt động cụ thể của Viện Tổ chức công tác kế toán theo đúng các quy định hiện hành Thực hiện các nghiệp vụ kế toán lao động tiền lương, chế độ chính sách, tài sản vật tư, hành chính sự nghiệp chính xác kịp thời Tổ chức, hướng dẫn kiểm tra, giám sát công tác kế toán, chế độ thu chi của Viện Xây dựng quy chế chi tiêu nội bộ, tổ chức triển khai thực hiện và kiểm tra, giám sát việc thực hiện quy chế Định kỳ thực hiện việc kiểm kê tài sản, tổng kết tài sản và báo cáo quyết toán theo quy định Thực hiện việc bảo quản lưu trữ các chứng từ, sổ sách kế toán theo đúng quy định

+ Phòng Kế hoạch tổng hợp: Xây dựng kế hoạch hoạt động của các khoa, phòng; Hướng dẫn, chỉ đạo, công tác nghiệp vụ chuyên môn; Đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế bệnh viện Cán bộ, viên chức của phòng phải có đủ tiêu chuẩn về

trình độ chuyên môn, năng lực, phẩm chất, đạo đức của người cán bộ y tế Hướng dẫn các khoa, phòng lập kế hoạch, giám sát, kiểm tra, đôn đốc và đánh giá hiệu quả thực hiện kế hoạch Hướng dẫn các khoa, phòng thực hiện Quy chế bệnh viện Thường xuyên, đột xuất tổ chức kiểm tra đánh giá kết quả thực hiện quy chế bệnh viện Tổ chức công tác thường trực cấp cứu 24/24 giờ trong Viện Phối hợp công tác giữa các khoa, phòng trong Viện; giữa Viện với các cơ quan liên quan nhằm nâng cao hiệu quả công tác khám chữa bệnh Tổng kết đánh giá công tác chuyên môn, phối hợp triển khai công tác nghiên cứu khoa học

+ Phòng Điều dưỡng có chức năng tổ chức và triển khai toàn bộ hoạt động tổ chức, điều hành và giám sát công tác chăm sóc người bệnh toàn diện của Viện Xây dựng kế hoạch chăm sóc người bệnh toàn diện và tổ chức, triển khai thực hiện Kiểm tra, giám sát, hướng dẫn điều dưỡng, kỹ thuật viên, hộ lý về chăm sóc người bệnh toàn diện theo quy định Đôn đốc, kiểm tra điều dưỡng, kỹ thuật viên, hộ lý thực hiện đúng các quy trình kỹ thuật và Quy chế bệnh viện Tổ chức đào tạo nâng cao trình độ cho điều dưỡng, kỹ thuật viên, hộ lý của Bệnh viện

+ Khoa Khám bệnh: Tổ chức và tiếp nhận người bệnh đến cấp cứu Khám chữa bệnh cho mọi đối tượng có nhu cầu BHYT đúng tuyến, BHYT vượt tuyến, tự nguyện Khám bệnh, chọn lọc người bệnh vào điều trị nội trú; thực hiện điều trị ngoại trú và hướng dẫn chăm sóc sức khỏe ban đầu Tổ chức khám sức khỏe định kì, theo dõi tình hình bệnh tật trong vùng dân cư được phụ trách để có biện pháp ngăn ngừa bệnh tật

+ Khoa Hồi sức cấp cứu: Thực hiện cấp cứu và điều trị cho các bệnh nhân tại Bệnh viện Phổi Trung ương Giảng dạy, đào tạo các bác sỹ, điều dưỡng chuyên ngành cấp cứu hô hấp Thực hiện các nghiên cứu khoa học về chuyên ngành cấp cứu hô hấp Thực hiện các cấp cứu ngoại viện, chống dịch khi có yêu cầu Hợp tác các đơn vị ngoại viện trong lĩnh vực cấp cứu

+ Khoa Lao phổi: Khoa Lao hô hấp là khoa lâm sàng, thực hiện các phương pháp chẩn đoán và điều trị bệnh không phẫu thuật Trong khám bệnh, chữa bệnh phải kết hợp chặt chẽ lâm sàng, các kết quả xét nghiệm cận cận lâm sàng và kết hợp với các chuyên khoa Hướng dẫn người bệnh ho, khạc, nhổ đúng nơi quy định Kiểm soát nhiễm khuẩn và phòng lây nhiễm lao

+ Khoa Lao ngoài phổi: Được Giám đốc Bệnh viện giao nhiệm vụ tiếp nhận, chẩn đoán, điều trị, chăm sóc, phục vụ người bệnh chủ yếu mắc những bệnh của phổi, phế quản, một loại hình bệnh tật đa dạng, phức tạp, chẩn đoán và điều trị khó