Báo cáo tổ chức quản lý văn bản Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản

BÀI THUYẾT TRÌNH NHÓM 1 MÔN HỌC: TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN. Chủ đề: ỨNG DỤNG PHẦM MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN DANH SÁCH NHÓM 1: 1. Phan Thị Thoa 2. Nguyễn Thị Thúy 3. Nguyễn Phương Thảo 4. Lương Thị Phương Thảo 5. Nguyễn Huyền My 6. Nguyễn Thị Thơm 7. Lê Thị Thủy 8. Trần Thị Thanh 9. Nguyễn Thị Oanh 10. Lê Thị Thủy. 1 NỘI DUNG Câu 1: So sánh phần mềm quản lý văn bản với quản lý văn bản truyền thống. Câu 2: Vấn đề bảo mật thông tin khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Câu 3: Tốc độ chuyển giao, giải quyết văn bản của phần mềm xử lý văn bản so với sử dụng sổ quản lý văn bản. Câu 4: Sự đánh giá khách quan của lãnh đạo đơn vị đới với quá trình giải quyết công việc của nhân viên. Câu 5: Thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý văn bản ở các cơ quan, tổ chức. Câu 6: Tiêu chuẩn và phẩm chất của cán bộ văn thư. 2 BÀI LÀM Câu 1: So sánh phần mềm quản lý văn bản với quản lý văn bản truyền thống. Phần mềm và sổ quản lý văn bản đều là những công cụ hữu hiệu để quản lý văn bản trong cơ quan tổ chức. Nhưng các phương tiện này có những điểm gì giống và khác nhau, ứng dụng của chúng như thế nào và chúng ta nên sử dụng phần mềm hay sử dụng sổ. Hãy cùng xem xét vấn đề này… 1. Giống nhau: - Đều cùng ghi lại các thông tin cơ bản và quan trọng liên quan đến văn bản như: + Đối với văn bản đến: số đến; tên loại, số và ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản; đơn vị hoặc người nhận; thời gian giải quyết; tiến độ giả quyết; số ký hiệu văn bản trả lời; ghi chú. + Đối với văn bản đi:số, ký hiệu văn bản; ngày tháng văn bản; tên loại và trích yếu nội dung văn bản; người ký; nơi nhận văn bản; đơn vị, người nhận bản lưu; số lượng bản; ghi chú. - Đều được lưu giữ lại để phục vụ cho hoạt động tìm kiếm, khai thác thông tin, phục vụ lợi ích trước mắt cũng như lâu dài và là cơ sở để xác định trách nhiệm trong công việc. - Đều được nhà nước quy định theo những tiêu chuẩn nhất định. VD: Sổ quản lý văn bản được thực hiện theo mẫu quy định tại thông tư số 07/2012/TT-BNV của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. - Đều do văn thư chuyên trách đảm nhiệm chính. 2. Khác nhau: - Công cụ: + Phần mềm quản lý văn bản: sử dụng máy tính thông qua việc nhập các thông tin vào các trường thông tin theo mẫu. + Sổ quản lý văn bản: ghi chép thông tin vào các mẫu sổ đã có sẵn. - Chi phí: + Phần mềm quản lý văn bản: được các công ty phần mềm sản xuất, thiết kế theo các tiêu chuẩn, quy định của nhà nước và cơ quan, tổ chức muốn sử dụng phải bỏ tiền ra mua, giá thành cao. Không những phải đâu tư mua phần mềm mà còn 3 phải đầu tư vào máy móc và đầu tư nâng cao trình độ của nhân viên. Nhưng có thể đươc sử dụng lâu dài hơn nữa còn tiết kiệm được thời gian, công sức cũng như giấy tờ, văn phòng phẩm. + Sổ quản lý văn bản: có thể tự lập theo mẫu quy định tại thông tư số 07/2012/TT-BNV thông tư của Bộ Nội vụ về hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Hoặc tải mẫu từ trên mạng xuống để sử dụng. Tiết kiệm chi phí, giá thành thấp không đáng kể. Không mất tiền đầu tư trang thiết bị và nhân viên. Sử dụng trong thời gian sử dụng lâu dài nhưng mất nhiều lần in ấn, gây ra gánh nặng giấy tờ. - Đối tượng sử dụng: + Sổ QLVB: chủ yếu là do cán bộ văn thư sử dụng để nhập thông tin văn bản và cán bộ chuyên môn hay lãnh đạo dùng để tra cứu thông tin. + Phần mềm: Mọi cán bộ chuyên môn, lãnh đạo, cán bộ văn thư đều phải sử dụng để phục vụ cho công việc. Khi sử dụng phần mềm, mọi công việc của cơ quan sẽ được cập nhật hằng ngày để các cán bộ biết được những việc liên quan tới văn bản. Mọi thao tác trên phần mềm sẽ được hệ thống cập nhật và lưu giữ tự động. - Tốc độ chuyển giao văn bản: + Phần mềm quản lý văn bản: sau khi nhập các thông tin về văn bản đến và văn bản đi có thể chuyển ngay đi. Đối với các văn bản được soạn thảo trên máy tính có thể chuyển giao nhanh chóng, mọi lúc, mọi nơi thông qua máy tính kết nối mạng tới những đơn vị hay cá nhân giải quyết. Công việc được giải quyết, trao đổi nhanh chóng, thuận tiện thông qua sự kết nối nhanh chóng trên máy tính và mạng internet. + Sổ quản lý văn bản: sau khi ghi chép các thông tin, nếu là văn bản đến thì văn thư cơ quan phải trực tiếp chuyển giao văn bản tới cá nhân, đơn vị theo sự chỉ đạo của lãnh đạo. Đối với văn bản đi, nếu có sự xai xót thì sau khi nhận được văn bản lại phải chuyển giao văn bản lại cho cá nhân, hoặc đơn vị chỉnh sửa sau đó mấy đăng ký làm thủ tục phát hành…Gây mất thời gian, công sức và chậm chễ tron quá trình giải quyết công việc. - Chức năng: Phần mềm quản lý có nhiều chức năng hơn sổ quản lý văn bản: 4 + Sổ: Chỉ có các thông tin về văn bản thông thường như ngày tháng, tên loại và trích yếu nội dung, người nhận… + Phần mềm: Ngoài việc chứa tất cả các thông tin về văn bản, phần mềm còn có rất nhiều chức năng như quản lý hồ sơ, quản lý giao việc, lịch công tác, trao đổi dữ liệu, tìm kiếm, báo cáo thống kê…. Không chỉ hơn về số lượng các ứng dụng, mà phần mềm quản lý văn bản còn có 1 số chức năng quản lý văn bàn vượt trội hơn. Ví dụ như: 1. Theo dõi văn bản đến: + Đối với sổ quản lý văn bản, việc quản lý chỉ giới hạn trong việc ghi các thông tin vào sổ và chỉ biết được cá nhân hay đơn vị nào giải quyết công việc đó khi các đơn vị nhận được văn bản. + Phần mềm quản lý: Có thêm 1 số chức năng mà người sử dụng có thể theo dõi như phân công xử lý văn bản, văn bản nội bộ, văn bản xem để biết, văn bản phối hợp để xử lý, các chế độ báo cáo (báo cáo theo dõi giải quyết công việc, báo cáo theo phòng ban), tình trạng văn bản… 2. Theo dõi văn bản đi: + Trong sổ đăng kí văn bản đi chỉ ghi các thông tin về văn bản gửi đi mà việc theo dõi giải quyết không được thể hiện rõ. Trên sổ chỉ ghi địa chỉ nơi nhận văn bản mà không ghi chú rằng nơi nhận đã nhận được văn bản hay chưa? + Phần mềm quản lý văn bản: Phần mềm hỗ trợ một số tính năng cho việc quản lý văn bản đi như: Văn bản chờ ban hành, vào sổ văn bản, văn bản đi trong ngày… Văn bản chờ ban hành: Phần mềm có chức năng liệt kê toàn bộ văn bản dự thảo của chuyên viên đã được lãnh đạo ký duyệt và đồng ý phát hành. Các văn bản được tự động chuyển tới văn thư qua hệ thống mạng. Văn thư kiểm tra thông tin về thể thức của văn bản, nếu có vấn đề chưa đúng, văn thư có thể góp ý để chuyên viên chỉnh sửa trước khi in chính thức, đóng dấu để làm thủ tục phát hành. Hồi báo qua mạng: Mục này liệt kê danh sách các văn bản đã được văn thư gửi qua mạng đến các cơ quan ngoài. Phần mềm có chức năng hỗ trợ kiểm tra những văn bản chưa gửi thành công. Trong quản lý văn bản đi, số phát hành văn bản được quản lý bởi hệ thống và sẽ cung cấp cho văn thư khi nhập văn bản phát hành vào hệ thống. Phần ngày 5 ký hệ thống sẽ để mặc định ngày nhập văn bản vào hệ thống và chính ngày ký để cho người nhập văn bản không phải nhập lại ngày ký. Việc vào sổ văn bản đi với phần mềm chuyên dụng đã đơn giản hóa và hạn chế những sai sót trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của cán bộ văn thư chuyên trách.  Việc quản lý văn bản đi, đến trên giao diện phần mềm sẽ tiện dụng hơn rất nhiều so với quản lý văn bản trên sổ. - Xử lý văn bản: + Trên sổ, quá trình quản lý văn bản không được hiện thị. + Trên giao diện phần mềm: Các trường thông tin xứ lý văn bản của chuyên viên rất chi tiết và cụ thể phản ánh đầy đủ quá trình xử lý giải quyết công việc của chuyên viên như: Thông tin xử lý văn bản: Màn hình máy tính hiện ra ba trạng thái liên quan đến xử lý văn bản chuyển tiếp văn bản; xử lý văn bản và lưu tham khảo, Ngoài ra còn có các thông tin về số ngày xử lý; tình trạng xử lý; phối hợp xử lý và ngày xử lý xong. Các thông tin chi tiết về quá trình xử lý sẽ được cập nhật thông qua phiếu xử lý hoặc hồ sơ xử lý văn bản Phần mềm có chức năng lưu lại quá trình xử lý văn bản của chuyên viên. Sau khi chuyên viên xử lý văn bản, quay lại về giao diện ban đầu văn bản đến, tại phần thông tin xử lý tự động cập nhật tình trạng văn bản đã xử lý xong. Đối với trường hợp phối hợp xử lý: Phần mềm có tính năng trao đổi ý kiến quá trình xử lý bằng cách mở hồ sơ xử lý văn bản do chuyên viên xử lý chính tạo ra. Người phối hợp xử lý sau khi đăng nhập vào chương trình bằng account của mình, nháy chuột vào đường liên kết có văn bản phối hợp xử lý. Khi hồ sơ xử lý được mở trong phần quá trình xử lý chuyên viên phối hợp xử lý có thể xem quá trinh xử lý, đưa ra ý kiến trao đổi, góp ý cho quá trình xử lý. Đối với những văn bản xử lý xong được thể hiện bằng văn bản, phần mềm có chức năng lập văn bản dự thảo Ngoài những điểm khác nhau trên, phần mềm quản lý văn bản còn có những tính năng nổi trội hơn so với quản lý văn bản trên sổ như: - Các chức năng tra cứu, khai thác thông tin. Để tìm kiếm văn bản đến hoặc văn bản phát hành người dùng có thể dễ dàng tìm kiếm trên thanh chức năng với các tiêu chí như: Tra cứu toàn bộ văn bản, theo sổ, theo loại văn bản, theo ngày ban hành, theo người xử lý… 6 - Chức năng thống kê và in ấn báo cáo. Chức năng này cho phép tổng hợp nhanh các thông tin liên quan đến, văn bản đi, hồ sơ công việc, lập báo cáo về tình hình xử lý văn bản đến và các báo cáo về tình hình hồi báo văn bản. - Chức năng theo dõi, đôn đốc kiểm tra của lãnh đạo Trong các chức năng của phần mềm, chức năng theo dõi kiểm tra, đôn đốc của lãnh đạo là ưu thê vượt trôi. Với chức năng này, hoạt động tổ chức quản lý điều hành, kiểm tra đôn đốc của lãnh đạo đối với chuyên viên được nâng cao. Nhờ tính năng của chương trình phần mềm thông qua hệ thống thông tin tổng hợp được kết nối với các cơ sở dữ liệu đã được nhập và xử lý từ quá trình quản lý văn bản đi – đến, lãnh đạo có thể dễ dàng, chủ động và thuận tiện theo dõi, quá trình chu chuyển và xử lý văn bản ở từng chuyên viên, từng phòng ban theo các tiêu chí như: văn bản đi, đến vào thời gian nào, văn bản đang xử lí hay không, văn bản có hồi báo không, tạo lập các loại báo cáo, nhật kí hoạt động của nhân viên… - Tự động nhắc việc cho các đơn vị cấp dưới Một tính năng cũng hết sức quan trọng nữa của phần mềm quản lý văn bản là thông qua phần mềm này Lãnh đạo có thể nhắc việc, phân công công việc tự động cho các đơn vị, bộ phận cấp dưới. Phần mềm này sẽ cung cấp chế độ thông báo, nhắc việc tự động đến người sử dụng theo các sự kiện đặt trước qua Email, SMS, trong một khoảng thời gian do người dùng tự quy định. Đây là một tính năng ưu việt của phần mềm quản lý văn bản mà phương pháp thủ công không thể đáp ứng được. Nếu quản lý văn bản theo phương pháp truyền thống (thông qua các sổ công văn đi, đến), để nhắc việc, hay phân công công việc cho các đơn vị, bộ phận cấp dưới, Lãnh đạo sẽ phải thông qua các văn bản, giấy tờ gây mất nhiều thời gian, công sức. Nếu thông qua hệ thống phần mềm sử dụng trong hệ thống mạng LAN đã hỗ trợ cho Lãnh đạo trong việc phân công, nhắc công việc cho các đơn vị cấp dưới. Bằng việc truy cập vào hệ thống thông qua tài khoản đã được cấp, Lãnh đạo cơ quan có thể sử dụng phần mềm này để nhắc tự động cho các bộ phận, chuyên viên. Đây sẽ là quá trình nhắc việc trực tiếp giữa Lãnh đạo và các bộ phận, đơn vị cấp dưới, không phải thông qua bộ phận trung gian chuyển giao công văn giấy tờ nên đã tiết kiệm được thời gian, công sức, đồng thời công việc sẽ được các cán bộ 7 chuyên viên nhanh chóng tiếp cận và giải quyết kịp thời, nâng cao chất lượng quản lý, cũng như hiệu quả công việc. - Khả năng ứng dụng: + Phần mềm quản lý văn bản: chỉ áp dụng được ở một số cơ quan lớn, có chi phí đầu tư lớn và có số lượng văn bản đi, đến nhiều. + Sổ quản lý văn bản: có thể áp dụng với mọi cơ quan, tổ chức. - Sự phát triển: + Phần mềm quản lý văn bản: mới phát triển và được ứng dụng ngày càng rộng rãi. + Sổ quản lý văn bản: có lịch sử phát triển lâu đời và khó có thể bị thay thế hoàn toàn bởi phần mềm quản lý văn bản. Trên đây là những điểm giống và khác nhau giữa phần mềm và sổ quản lý văn bản. Từ sự so sánh này, mỗi cơ quan sẽ có những sự lựa chọn phù hợp khi quyết định sử dụng công cụ nào. Tuy nhiên trên thực tế, sổ quản lý văn bản vẫn là một phương tiện phổ biến trong việc quản lý văn bản của các cơ quan tổ chức. Phần mềm quản lý văn bản ít được ứng dụng một phần là do chi phí tốn kém. Nhưng việc sử dụng phần mềm sẽ giải quyết được nhiều công việc của công tác văn thư nói riêng và việc xử lý mọi công việc của cơ quan tổ chức nói chung, đây chính là một trong những lí do những cơ quan có quy mô lớn nên cân nhác sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Câu 2: Vấn đề bảo mật thông tin khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Như chúng ta đã biết bất cứ một cơ quan, tổ chức nào cũng có những thông tin mật không muốn, không thể tiết lộ và lan truyền rộng ra bên ngoài, nếu không sẽ gây ảnh hưởng nghiêm trọng đến sự tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức cũng như an ninh – quốc gia . Mà hầu hết các thông tin mật đều được chứa đựng trong các văn bản, vì vậy nếu sử dụng phần mềm quản lý văn bản đồng nghĩa với việc các thông tin mật sẽ được lưu giữ trên hệ thống thông tin mạng và nằm chung trong hệ thống thông tin của cơ quan. Thực trạng sẽ gây khó khăn trong việc quản lý các thông tin, đặc biệt là các thông tin liên quan đến Bí mật Nhà nước( là những 8 tin về vụ, việc, tài liệu, vật, địa điểm, thời gian, lời nói có nội dung quan trọng thuộc lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại, kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà Nhà nước không công bố hoặc chưa công bố và nếu bị tiết lộ thì gây nguy hại cho Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam); Bí mật của doanh nhiệp, của cá nhân… Đặc biệt, với sự phát trển nhanh của khoa học – kỹ thuật, hệ thống thông tin liên lạc, sự phát triển của nguồn nhân lực thông tin cùng sự cạnh tranh gay gắt của các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp trong và ngoài nước về nguồn lực thông tin thì có không ít cơ quan, tổ chức, cá nhân đã sử dụng những tri thức của mình cùng những kẽ hở của hệ thống thông tin để tìm cách ăn cắp, đánh cháo thông tin, đặc biệt là các thông tin mật, thông tin chiến lược, làm tê liệt hệ thống thông tin….với nhiều hình thức, triêu thức tinh vi. Gây hậu quả nghiêm trọng đối với các cơ quan, tổ chức cũng như an ninh quốc gia. Vì vậy, để đảm bảo vấn đề bảo mật thông tin thì các cơ quan, tổ chức cũng như doanh nghiệp cần sử dụng các phần mềm quản lý văn bản đáp ứng được các yêu cầu sau: - Có quy định giới hạn khả năng truy cập thông tin của các cá nhân thuộc các vị trí, chức năng khác nhau thì có quyền truy cập thông tin khác nhau thông qua địa chỉ và mật khẩu truy cập được cung cấp. - Có xây dựng hàng rào bảo vệ, hệ thống thông tin bảo mật thông qua hệ thống chứng thực điện tử. Đây là một hạ tầng an ninh mạng được xây dựng trên một hạ tầng cơ sở khóa công khai(PKI) cung cấp các giải pháp đảm bảo an toàn cho các hoạt động(gọi chung là giao dịch) thông qua mạng. Nó có nhiều ứng dụng khác nhau, trong đó có quản lý tài liệu, nhằm: +Xác định đối tượng giao dịch. +Đảm bảo tính bí mật thông tin, người không có thẩm quyền không thể đọc được ngôn ngữ thông tin. +Khẳng định thông tin có bị thay đổi hay không. +Cung cấp bằng chứng chống lại việc chối bỏ một hoạt động đã thực hiện hay đã diến ra. - Phần mềm giúp bảo mật thông tin theo nhiều mức: a) Mức mạng 9 Hỗ trợ giao thức SSL (Secured Socket Layer): Là một ứng dụng tựa trên nền Web, Phần mềm Quản lý Văn bản đi đến và Hồ sơ công việc có thể dễ dàng tích hợp với giao thức SSL để mã hoá dữ liệu trên đường truyền. Trên một kết nối SSL, dữ liệu truyền giữa máy trạm (trình duyệt) và máy chủ (web server) sẽ được mã hoá từ điểm đầu đến điểm cuối và vì thế nội dung sẽ được bảo mật. Giao thức SSL được dùng rộng rãi trong các giao dịch thương mại và tài chính trên mạng Internet. b) Mức CSDL Bảo mật ở mức cơ sở dữ liệu dựa vào cơ chế và chính sách bảo mật do hệ quản trị cơ sở dữ liệu (Microsoft SQL Server) cung cấp. Các tài khoản và vai trò khác nhau trong cơ sở dữ liệu sẽ được xác lập và duy trì thông qua các công cụ quản trị của Microsoft SQL Server. c) Mức ứng dụng Người quản trị hệ thống có thể tạo một số lượng không hạn chế người dùng trong hệ thống. Mỗi người dùng trong hệ thống có thể được phân quyền trên ba hướng tiếp cận dữ liệu: Tiếp cận theo chức năng hệ thống: người dùng có thể được thực hiện một trong 4 quyền như sau: Đọc dữ liệu, Nhập mới dữ liệu, Sửa dữ liệu, Xoá dữ liệu. Tiếp cận theo lớp dữ liệu: hệ thống cho phép tổ chức thành các lớp dữ liệu, tuỳ thuộc quyền của người sử dụng mà có thể được truy xuất dữ liệu thuộc lớp nào. - Các chức năng khác + Hệ thống có chức năng ghi nhật ký sử dụng: tự động ghi lại các thao tác của người sử dụng trong hệ thống để theo dõi. + Chức năng Sao lưu dữ liệu cho phép người sử dụng sao lưu toàn bộ cơ sở dữ liệu ra file .bak và sao lưu vào các thiết bị lưu trữ tránh mất dữ liệu khi hệ thống có sự cố. +Chức năng phục hồi dữ liệu cho pháp người sử dụng khôi phục lại dữ liệu đã mất tại thời điểm sao lưu gần nhất. - Có xây dựng bộ phận Quản trị cổng thông tin và quản trị người sử dụng: + Quản trị cổng thông tin: cho phép người quản trị, người sử dụng tự xác định, đính chính cách thức hiển thị kênh thông tin, nội dung thông tin và định dạng chi tiết đồ họa đồng thời cho phép người quản trị định nghĩa các nhóm người sử dụng, quyền truy cập và sử dụng thông tin khác nhau. 10 [...]... liệu cần quản lý, phải được lưu trong CSDL được mã hóa và phân quyền truy cập chặt chẽ Câu 3: Tốc độ chuyển giao, giải quyết văn bản của phần mềm xử lý văn bản so với sử dụng sổ quản lý văn bản Trong công tác văn thư việc sử dụng thay thế phần mềm quản lý văn bản cho sổ quản lý văn bản càng được sử dụng ngày càng rộng rãi do nó có nhiều tính năng nổi bật, trong đó việc sử dụng phần mềm góp phần đẩy... hoàn thành và đưa phần mềm vào sử dụng trong tháng 12/2013 Tuy nhiên, việc ứng dụng phần mềm quản lý văn bản, hồ sơ vẫn chưa được áp dụng ở tất cả các cơ quan tổ chức Với những nới đã áp dụng sử dụng phần mềm quản lý văn hồ sơ thì chưa thực sự đồng bộ, một số cán bộ công chức, viên chức vẫn còn có thói quen giải quyết công việc theo cách thủ công như trước đây, xử lý dựa trên văn bản giấy Để vận hành,... Ví dụ, đối với văn bản đến của cơ quan, thông qua giao diện của phần mềm trên máy tính, lãnh đạo hoàn toàn có thể nắm bắt các văn bản đến trong ngày, trong năm, các văn bản đã xử lý, chưa xử lý hay đang xử lý đến đâu Đôi với văn bản đi, máy tính cũng sẽ cung cấp thông tin về các văn bản phát hành trong ngày, trong năm, văn bản theo dõi hồi báo, văn bản kết thúc hồi báo, các báo cáo tổng hợp của từng... viên và nhà lãnh đạo phải quản lý văn bản trên phần mềm tốt để khai thác được những hiệu quả của nó Câu 5: Thực trạng ứng dụng phần mềm quản lý văn bản ở các cơ quan, tổ chức Thực hiện chỉ chị 15 của Thủ tưởng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của các cơ quan nhà nước, nhằm nâng cao năng lực điều hành, tạo sự đồng bộ và khoa học trong quản lý hoạt động của các cơ quan... cách hành chính, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước - Tương tự,ngày 26/10/2013, UBND tỉnh đã có công văn số 4933/UBND-DL về việc triển khai đồng bộ hệ thống văn bản quản lý và phần mềm dùng chung - UBND tỉnh Hải Dương vừa ban hành kế hoạch triển khai ứng dụng Hệ thống phần mềm quản lý văn bản và quản lý hồ sơ, công việc tại Văn phòng UBND tỉnh, các sở, ngành thuộc UBND tỉnh, UBND... các văn bản cần xử lý Chuyên viên xử lý văn bản muốn trao đổi ý kiến với cán bộ văn thư năng bằng cách mở hồ sơ xử lý văn bản do chuyên viên xử lý chính tạo ra Người phối hợp xử lý sau khi đăng nhập vào chương trình bằng account của mình, nháy chuột vào đường liên kết có văn bản phối hợp xử lý Khi hồ sơ xử lý được mở trong phần quá trình xử lý chuyên viên phối hợp xử lý có thể xem quá trinh xử lý, ... ứng dụng tin học trong hoạt động cơ quan 14 nhà nước, nhiều cơ quan, đơn vị đã triển khai sử dụng các phần mềm quản lý văn bản, điều hành và đã gặt hái được những lợi tích nhất định Ví dụ như: - Phần mềm QLVB-HSCV được cài đặt và bắt đầu đưa vào sử dụng tại Sở TNMT từ năm 2009 Đến ngày 10/2/2010, Sở đã cài đặt và vận hành phần mềm QLVB-HSCV theo phiên bản mới.Sau hơn 1 năm triển khai ứng dụng phần mềm. .. chậm trễ 11 Nếu sử dụng phần mềm quản lý văn bản sẽ đỡ mất thời gian di chuyển để trình văn bản lên người có trách nhiệm Cán bộ văn thư chỉ cần đăng nhập vào hệ thống, màn hình sẽ hiện lên những công việc cần làm, tiếp nhận văn bản và nhập thông tin cần thiết vào sổ văn bản trực tiếp trên hệ thống Sau đó, muốn trình văn bản đến lãnh đạo cơ quan thì chỉ cần nhấp chuột và chuyển văn bản đi Khi đưa ra... xác Đây là một ưu điểm vượt trội của phần mềm xử lý văn bản bởi vì các thông tin mà phần mềm ứng dụng cung cấp cho nhà lãnh đạo vừa đầy đủ, chính xác lại tiện dụng và tiết kiệm thời gian.Từ việc thu thập thông tin một cách đầy đủ, nhanh chóng, nhà lãnh đạo sẽ đôn đốc thực hiện công việc kịp thời, đáp ứng được yêu cầu giải quyết công việc Sử dụng phần mềm quản lý văn bản đã rút ngắn thời gian thực hiện... 12 Việc giải quyết, chuyển giao văn bản bằng phần mềm chuyên dụng sẽ góp phần thúc đẩy nhanh hơn công việc của mỗi cán bộ văn thư, đồng thời cũng tiết kiệm thời gian và công việc sẽ hiệu quả hơn Câu 4: Sự đánh giá khách quan của lãnh đạo đơn vị đới với quá trình giải quyết công việc của nhân viên Hiện nay, phần mềm quản lý văn bản đã được một số cơ quan, tổ chức ứng dụng và mang lại hiệu quả cao cho . phần mềm quản lý văn bản với quản lý văn bản truyền thống. Câu 2: Vấn đề bảo mật thông tin khi sử dụng phần mềm quản lý văn bản. Câu 3: Tốc độ chuyển giao, giải quyết văn bản của phần mềm xử lý văn. chuyên trách.  Việc quản lý văn bản đi, đến trên giao diện phần mềm sẽ tiện dụng hơn rất nhiều so với quản lý văn bản trên sổ. - Xử lý văn bản: + Trên sổ, quá trình quản lý văn bản không được hiện. các ứng dụng, mà phần mềm quản lý văn bản còn có 1 số chức năng quản lý văn bàn vượt trội hơn. Ví dụ như: 1. Theo dõi văn bản đến: + Đối với sổ quản lý văn bản, việc quản lý chỉ giới hạn trong