Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản bằng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tại bệnh viện đa khoa tỉnh bắc giang

LỜI MỞ ĐẦU * Lý do chọn đề tài: Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền v

LỜI CẢM ƠN

Qua 10 tuần thực hiện khóa luận cùng với sự giúp đỡ và tạo điều kiện của Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên, được sự hướng dẫn trực tiếp, chỉ bảo tận tình của Cô Phạm Thị Bích Hải, em đã hoàn thành khóa luận cùng với báo cáo và chương trình đúng thời gian quy định

Với khả năng và thời gian có hạn nên không tránh khỏi những sai sót, em rất mong nhận được sự quan tâm, giúp đỡ, tạo điều kiện của Thầy, Cô để em hoàn thiện hơn khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới Ban lãnh đạo và cán bộ nhân viên của bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang đã tận tình giúp đỡ em trong quá trình thực tập, thu thập tài liệu, giải đáp những thắc mắc liên quan đến bệnh viện

Em xin chân thành cảm ơn tất cả các Thầy, Cô trong Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế - Trường Đại học Công nghệ Thông tin và Truyền thông - Đại học Thái Nguyên Đặc biệt em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc tới cô Phạm Thị Bích Hải đã chỉ bảo, hướng dẫn em trong suốt quá trình làm khóa luận để em hoàn thành tốt chương trình và bản báo cáo này

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái Nguyên, ngày tháng năm 2016

Sinh viên thực hiện

Nguyễn Thị Hoàn

LỜI CAM ĐOAN

Em xin cam đoan khóa luận tốt nghiệp “NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN BẰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG”

là do em thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của cô Phạm Thị Bích Hải- Khoa

Hệ thống thông tin kinh tế - Trường Đại học công nghệ thông tin và truyền thông Thái nguyên và sự giúp đỡ của các cán bộ nhân viên trong bệnh viện Mọi trích dẫn và tài liệu tham khảo mà em sử dụng đều có ghi rõ nguồn gốc

Em xin cam đoan toàn bộ nội dung khóa luận tốt nghiệp này là do em tự tìm hiểu, nghiên cứu dưới sự định hướng của cô hướng dẫn Nội dung khóa luận tốt nghiệp không sao chép và vi phạm bản quyền từ bất kì công trình nghiên cứu nào

Nếu những lời cam đoan trên không đúng em xin chịu trách nhiệm hoàn toàn trước pháp luật

Em xin chân thành cảm ơn!

Thái nguyên, ngày tháng năm 2016

Sinh viên

Nguyễn Thị Hoàn

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG 3

1.1 Đặc điểm tình hình chung: 3

1.2 Tính chất hoạt động: 3

1.3 Chức năng, nhiệm vụ: 3

1.4 Cơ cấu tổ chức: 5

1.5 Nguồn nhân lực 7

Chương II: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG 11

2.1 Khái quát chung về văn bản 11

2.1.1 Khái niệm về văn bản 11

2.1.2 Phân loại văn bản 11

2.1.3 Chức năng của văn bản 12

2.2 Tổng quan về quản lý văn bản 13

2.2.1 Khái niệm quản lý văn bản 13

2.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản 14

2.3 Quản lý văn bản đến 14

2.3.1 Tiếp nhận văn bản đến 14

2.3.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến 15

2.3.3 Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến 15

2.3.4 Đăng ký văn bản đến 17

2.3.5 Trình và chuyển giao văn bản đến 22

2.3.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến 23

2.4 Quản lý và giải quyết văn bản đi 26

2.4.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày, tháng của văn bản 26

2.4.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật 27

2.4.3 Đăng ký văn bản đi 27

1.4.4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển giao văn bản đi 30

2.4.5 Lưu văn bản đi 34

2.5 Thực trạng công tác quản lý văn bản đi, đến tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang 35

2.5.1 Công tác chỉ đạo điều hành 35

2.5.2 Tình hình cán bộ làm công tác Quản lý văn bản tại bệnh viện 35

2.5.3 Thực trạng về quản lý văn bản đến 36

2.5.4 Thực trạng quản lý văn bản đi 38

2.5.5 Ưu điểm 39

2.5.6 Nhược điểm 40

2.5.7 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý và giải quyết văn bản đi đến 41

Chương 3: ỨNG DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀO ĐIỀU HÀNH CÔNG VIỆC TẠI BỆNH VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG 43

3.1 Giới thiệu về phần mềm 43

3.2 Giới thiệu một số chương trình trong phần mềm .43

3.2.1 Cập nhật văn bản đến 44

3.2.2 Cập nhật văn bản đi 49

3.2.3 Tiện ích: 51

3.2.4 Nhắc việc 60

3.3 Hiệu quả đem lại khi sử dụng: 62

3.4 Một số kiến nghị đề xuất: 63

KẾT LUẬN 64

TÀI LIỆU THAM KHẢO 65

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang 5

Bảng 1 2 Tình hình cán bộ viên chức của bệnh viện qua các năm 8

Bảng 1 3 Tỷ lệ phân bổ nhân lực của Bệnh viện năm 2011 9

Bảng 1 4 Cán bộ quản lý các khoa phòng năm 2011 10

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 2 1 Mẫu dấu đến 16

Hình 2 2 Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến 18

Hình 2 3 Phần đăng ký văn bản đến 19

Hình 2 4 Phần đăng ký đơn thư 21

Hình 2 5 Phần đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến 25

Hình 2 6 Phần đăng ký văn bản đi 29

Hình 2 7 Bì chuyển giao văn bản đi 31

Hình 2 8 Mẫu Sổ chuyển giao văn bản đi 33

Hình 2 9 Sơ đồ quy trình giải quyết văn bản đến 36

Hình 2 10 Quy trình quản lý văn bản đi 38

Hình 3 1 Giao diện phần mềm quản lý văn bản 43

Hình 3 2 Cửa sổ tạo mới văn bản đến 44

Hình 3 3 Cửa sổ trạng thái văn bản đến 45

Hình 3 4 Cửa sổ tạo văn bản đến từ Email 46

Hình 3 5 Cửa sổ hòm thư email văn bản đến 46

Hình 3 6 Cửa sổ tạo văn bản đến từ Email 47

Hình 3 7 Cửa sổ thông tin về văn bản đến trong email 47

Hình 3 8 Nhấn nút "Xử lý" để mail trở thành văn bản đến của cơ quan 48

Hình 3 9 Cửa sổ tạo mới một văn bản đi 49

Hình 3 10 Cửa sổ chọn nơi đến khi gửi mail các đơn vị có sẵn trong danh bạ 51

Hình 3 11 Cửa sổ tìm văn bản đến 52

Hình 3 12 Cửa sổ tìm văn bản đi 53

Hình 3 13 Cửa sổ in sổ văn bản đến 53

Hình 3 14 Cửa sổ in sổ văn bản đến 54

Hình 3 15 Cửa sổ chọn loại văn bản muốn in 54

Hình 3 16 Cửa sổ điều chỉnh số văn bản 55

Hình 3 17 Cửa sổ xem văn bản đến cần điều chỉnh số 56

Hình 3 18 Cửa sổ để sửa số văn bản đến 56

Hình 3 20 Cửa sổ thống kê số lượng theo thời gian 58

Hình 3 21 Cửa sổ kết quả thống kê 58

Hình 3 22 Cửa sổ danh bạ đơn vị 60

Hình 3 23 Cửa sổ nhắc việc 61

LỜI MỞ ĐẦU

* Lý do chọn đề tài:

Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, ban hành và tổ chức sử dụng văn bản nói riêng, với công tác văn thư và lưu trữ nói chung Do đó, vai trò của công tác văn thư và lưu trữ đối với hoạt động quản lý hành chính nhà nước là rất quan trọng Có thể thấy được nếu quan tâm làm tốt công tác văn thư và lưu trữ sẽ góp phần bảo đảm cho các hoạt động của nền hành chính nhà nước được thông suốt Nhờ đó góp phần nâng cao hiệu quả quản lý hành chính nhà nước và thúc đẩy nhanh chóng công cuộc cải cách hành chính hiện nay Bên cạnh đó việc quản

lý văn bản trong cơ quan hành chính nhà nước cũng là một vấn đề cần được chú trọng nhằm mục đích đảm bảo thông tin cho hoạt động lãnh đạo của cơ quan đó

Chính vì vậy việc quan tâm đúng quản lý văn bản sẽ góp phần tích cực vào việc tăng cường hiệu lực của quản lý hành chính nói riêng và quản lý nhà nước nói chung

Trong thời kỳ công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước như hiện nay cùng với chủ trương đẩy mạnh cải cách hành chính, ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của cơ quan, đặc biệt là trong hệ thống văn bản quản lý hành chính nhà nước, công tác Quản lý văn bản trở thành một trong những yêu cầu có tính cẩn thiết đối với hoạt động của mỗi cơ quan tổ chức Đứng trước thách thức của thời đại mới, với sự phát triển và đi lên của đất nước, công tác Quản lý văn bản không ngừng được tăng cường, áp dụng những biện pháp mới nhằm hoàn thiện về mọi mặt công tác quản lý sao cho vừa đảm bảo tính khoa học, tính hiệu quả, vừa nâng cao cao năng lực và trình độ chuyên môn của đội ngũ cán bộ, công chức làm công tác quản lý văn bản

Xuất phát từ những ý nghĩa quan trọng của công tác quản lý văn bản, đây là yêu cầu cấp bách trong nỗ lực đẩy mạnh cải cách hành chính, rà soát lại hệ thống các văn bản hành chính để không ngừng nâng cao và phát huy tinh thần phục vụ nhà nước, phục vụ nhân dân của cán bộ, công chức, viên chức đang làm việc bệnh

công tác quản lý văn bản bằng phần mềm Quản lý văn bản và điều hành công việc

tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang"

* Mục tiêu nghiên cứu:

Việc thực hiện nghiên cứu đề tài này với mục đích: Đề xuất giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin để nâng cao hiệu quả quản lý văn bản trong công tác văn thư tại Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang, và nhận thức của bản thân nói riêng cũng như của sinh viên ngành quản trị văn phòng nói chung về vị trí vai trò của công nghệ thông tin trong nhu cầu phát triển mới của xã hội trong tất cả các lĩnh vực Việc nghiên cứu đã giúp cho việc rèn luyện kỹ năng tìm hiểu nghiên cứu một vấn đề liên quan trực tiếp với chuyên ngành mình được đào tạo

* Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng nghiên cứu: Công tác quản lý văn bản tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang và Phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc ( version

1.3)

Phương pháp nghiên cứu: phương pháp khảo sát thực tế, sử dụng trực tiếp chương trình, tác nghiệp cụ thể

* Bố cục của đề tài gồm:

Chương 1: khái quát chung về bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang

Chương 2: Một số lý luận chung về quản lý văn bản và thực trạng công tác Quản lý văn bản đi, đến tại bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang

Chương 3: Ứng dụng phần mềm quản lý văn bản và điều hành công việc tại

bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang

Chương 1: KHÁI QUÁT CHUNG VỀ BỆNH VIỆN ĐA KHOA

TỈNH BẮC GIANG 1.1 Đặc điểm tình hình chung:

Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang được thành lập năm 1907, trải qua hơn

100 năm xây dựng và phát triển, từ một nhà thương với số lượng giường bệnh rất khiêm tốn đến nay đã là bệnh viện hạng I có quy mô 700 giường Là cơ sở KCB của tỉnh, Bệnh viện có đội ngũ cán bộ chuyên khoa cơ bản có trình độ chuyên môn sâu có trang bị thích

1.2 Tính chất hoạt động:

Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang là Bệnh viện hạng I, đơn vị sự nghiệp có thu, chịu sự quản lý chuyên môn trực tiếp từ Bộ y tế, được UBND tỉnh Bắc Giang phân cấp phân cấp quản lý tổ chức bộ máy, biên chế và CBVC Hoạt động của bệnh viện mang tính chất cung cấp dịch vụ công, nguồn thu tài chính hoạt động của Bệnh viện chủ yếu từ thu BHYT được giao quyền tự chủ bảo đảm một phần chi phí hoạt động thường xuyên trong phạm vi chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao theo phân cấp của UBND tỉnh, chịu trách nhiệm trước Bộ Y tế và UBND tỉnh về hoạt động của mình.( theo Quyết định số 26/2013/QĐ-UBND ngày 23/01/2013 của UBND tỉnh Bắc Giang về việc ban hành quy định phân cấp quản

lý tổ chức bộ máy, biên chế và cán bộ công chức, viên chức nhà nước tỉnh Bắc Giang

Là đơn vị sự nghiệp y tế, Bệnh viện hoạt động theo cơ chế của đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ một phần về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự ( theo Nghị định số 43/2006/NĐ-CP ngày 25/4/2006 của Chính phủ quy định quyền tự chủ, tự chịu trách nhiệm về thực hiện nhiệm vụ, tổ chức bộ máy, biên chế tài chính đối với đơn vị sự nghiệp công lập)

Cấp cứu - Khám bệnh - Chữa bệnh

- Tiếp nhận tất cả các trường hợp người bệnh từ ngoài vào hoặc từ các bệnh

viện khác chuyển đến để cấp cứu, khám bệnh, chữa bệnh nội trú hoặc ngoại trú

- Tổ chức khám sức khỏe và chứng nhận sức khỏe theo quy định của Nhà nước

- Có trách nhiệm giải quyết hầu hết các bệnh tật trong tỉnh và thành phố trực thuộc trung ương và các ngành

- Tổ chức khám giám định sức khỏe, khám giám định pháp y khi hội đồng giám định y khoa tỉnh, thành phố hoặc cơ quan bảo vệ pháp luật trưng cầu

- Chuyển người bệnh lên tuyến trên khi bệnh viện không đủ khả năng giải quyết

Đào tạo cán bộ y tế

- Bệnh viện là cơ sở thực hành để đào tạo cán bộ y tế ở bậc đại học và trung học

- Tổ chức đào tạo liên tục cho các thành viên trong bệnh viện và tuyến dưới

để nâng cao trình độ chuyên môn

Nghiên cứu khoa học về y học

- Tổ chức nghiên cứu, hợp tác nghiên cứu các đề tài y học ở cấp Nhà nước, cấp Bộ hoặc cấp Cơ sở, chú trọng nghiên cứu về y học cổ truyền kết hợp với y học

hiện đại và các phương pháp chữa bệnh không dùng thuốc

- Nghiên cứu triển khai dịch tễ học cộng đồng trong công tác chăm sóc sức khỏe ban đầu lựa chọn ưu tiên thích hợp trong địa bàn tỉnh, thành phố và các ngành

- Kết hợp với bệnh viện tuyến trên và các bệnh viện chuyên khoa đầu ngành

để phát triển kỹ thuật của bệnh viện

Chỉ đạo tuyến dưới về chuyên môn, kỹ thuật

- Lập kế hoạch và chỉ đạo tuyến dưới (Bệnh viện hạng III) thực hiện việc

phát triển kỹ thuật chuyên môn

- Kết hợp với bệnh viện tuyến dưới thực hiện các chương trình về chăm sóc sức khỏe ban đầu trong địa bàn tỉnh, thành phố và các ngành

Phòng bệnh: Phối hợp với các cơ sở y tế dự phòng thường xuyên thực hiện

nhiệm vụ phòng bệnh, phòng dịch

Hợp tác quốc tế

Hợp tác với các tổ chức hoặc cá nhân ở ngoài nước theo quy định của Nhà nước

Quản lý kinh tế y tế

- Có kế hoạch sử dụng hiệu quả cao ngân sách Nhà nước cấp Thực hiện nghiêm chỉnh các quy định của Nhà nước về thu, chi tài chính, từng bước thực

hiện hạch toán chi phí khám bệnh chữa bệnh

- Tạo thêm nguồn kinh phí từ các dịch vụ y tế: Viện phí, bảo hiểm y tế, đầu

tư nước ngoài và của các tổ chức kinh tế khác

1.4 Cơ cấu tổ chức:

Bảng 1 1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Bệnh viện đa khoa tỉnh Bắc Giang

- Bộ máy tổ chức của Bệnh viện gồm

+ Ban Giám đốc: 01 Giám đốc và 04 đồng chí Phó Giám đốc có trình độ

Giám Đốc

P.Giám Đốc

P.Giám Đốc

ĐY, DL, VLTL, CNK

Khối LS và 1816

Khoa: Ngoại TH,

CT, HSTC, CC,

HH, TM, nội TH, PTGMHS, Truyền nhiễm

Khối CLS - XHH

Khoa: UB, KB, TDCN, GPB, Huyết học, Sinh hoá, XQ, Vi sinh,

+ 06 Phòng chức năng: Kế hoạch tổng hợp, Điều dưỡng,Vật tư - thiết bị y

tế, Tổ chức cán bộ, Hành chính quản trị, Tài chính kế toán

+ 15 Khoa Lâm sàng có giường bệnh: Khoa Cấp cứu, Hồi sức tích cực và chống độc, Nội Tim mạch, Nội Tổng hợp, Nội Hô hấp, Ngoại tổng hợp, Ngoại Chấn thương, Ung bướu, Mắt, Răng- hàm- mặt, Tai- mũi- họng, Y học cổ truyền,

Da liễu, Truyền nhiễm và khoa Vật lý trị liệu - Phục hồi chức năng

+ 05 Khoa Lâm sàng không có giường bệnh: Khoa Khám bệnh, Phẫu thuật gây mê hồi sức, Kiểm soát nhiễm khuẩn, Dinh dưỡng và khoa Dược

+ 06 Khoa cận lâm sàng: Huyết học truyền máu, Hóa sinh, Vi sinh, Giải phẫu bệnh, Thăm dò chức năng và Chẩn đoán hình ảnh

- Mô hình cơ cấu tổ chức của Bệnh viện áp dụng theo mô hình kiểu trực tuyến Mô hình cơ cấu tổ chức kiểu trực tuyến là mô hình tổ chức quản lý, trong

đó mỗi người cấp dưới chỉ nhận sự điều hành và chịu trách nhiệm trước một người lãnh đạo trực tiếp cấp trên Đặc điểm của loại hình cơ cấu này là mối quan hệ giữa các nhân viên trong tổ chức bộ máy được thực hiện theo trực tuyến, tức là quy định quan hệ dọc trực tiếp từ người lảnh đạo cao nhất đến người thấp nhất; người thừa hành chỉ nhận mệnh lệnh từ một người phụ trách trực tiếp

+ Ưu điểm

 Loại hình này tạo điều kiện thuận lợi cho việc thực hiện chế độ một thủ trưởng Tức là, mô hình này đề cao vai trò thủ trưởng, bảo đảm nguyên tắc một thủ trưởng

 Thông tin trực tiếp nên nhanh chóng, chính xác

 Tạo ra sự thống tập trung cao độ, chế độ trách nhiệm rõ ràng

 Khi cần hợp tác, phối hợp công việc giữa hai đơn vị, hoặc hai cá nhân ngang quyền thuộc các tuyến khác nhau thì phải đi theo đường vòng qua các kênh

đã định

1.5 Nguồn nhân lực

* Một số vấn đề chung

- Ưu điểm

+ Bệnh viện được các ban, ngành trong và ngoài tỉnh cũng như Sở Nội vụ,

Sở Y tế luôn quan tâm, giúp đỡ điều động, cơ cấu nguồn nhân lực tạo điều kiện để Bệnh viện hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao

+ Viên chức được cơ quan có thẩm quyền điều động về Bệnh viện công tác được bố trí, điều động, phân công công tác theo trình độ, năng lực chuyên môn tại các khoa, phòng phù hợp

+ Bệnh viện đã chủ động xây dựng kế hoạch điều động, luân chuyển vị trí làm việc phù hợp với trình độ chuyên môn tạo điều kiện để viên chức hoàn thành tốt nhiệm vụ

+ Công tác đào tạo cán bộ được chú trọng đẻ nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệm vụ như: Đào tạo chuyên khoa, định hướng, ngắn và dài hạn cũng như tập huấn để triển khai kỹ thuật mới nhằm phục vụ người bệnh ngày càng tốt hơn

+ Gắn công tác thi đua, khen thưởng kịp thời nhằm động viên, khuyến khích viên chức trong công tác và học tập

+ Công tác tiếp dân, mở hòm thư góp ý của nhân dân luôn được Bệnh viện chú trọng Tăng cường, giám sát, kiểm tra về việc thực hiện Quy chế chuyên môn, quy chế ứng xử của ngành cũng như của Bệnh viện nhằm phát hiện, ngăn chặn những hành vi sai trái, tiêu cự của viên chức đối với người bệnh

+ Số thầy thuốc trình độ chuyên môn sâu còn ít và chưa đồng đều, còn thiếu các chuyên gia sâu trong một số lĩnh vực

+ Văn hoá ứng xử của một bộ phận cán bộ chưa để lại những ấn tượng tốt cho người bệnh, việc chỉ dẫn bệnh nhân còn chưa cụ thể rõ ràng

* Phân tích thực trạng nguồn nhân lực

Bảng 1 2 Tình hình cán bộ viên chức của bệnh viện qua các năm

- Bảng 1.2 cho thấy trong 3 năm số lượng cán bộ viên chức của bệnh viện đều thiếu (năm 2009 thiếu 12 người; năm 2010 thiếu 39 người và năm 2011 thiếu

23 người) Có hai nguyên nhân dẫn tới tình trạng bệnh viện thiếu cán bộ nhân viên, (1) do viên chức nghỉ chế độ hưu trí và (2) là một số lượng lớn bác sĩ có trình

độ cao chuyển công tác về các bệnh viện tuyến trung ương

Theo Định mức biên chế các cơ sở khám, chữa bệnh đa khoa đạt tiêu chuẩn hạng II (theo thông tư Liên tịch số 08/2007/TTLT-BYT-BTC, Hướng dẫn định mức biên chế sự nghiệp trong các cơ sở y tế Nhà nước của Bộ Y tế và Bộ Nội vụ.),

tỷ lệ người/giường bệnh làm việc trong giờ hành chính là từ 1,25 - 1,4 Bệnh viện

Đa khoa tỉnh Bắc Giang là Bệnh viên đa khoa hạng II với 500 giường bệnh theo kế hoạch năm 2009; 550 giường theo kế hoạch năm 2010 và 2011 Theo Bảng 1, tỷ lệ người làm việc trong giờ hành chính/giường bệnh trong 3 năm là: 638/500 = 1,27; 611/550 = 1,11; 627/550 = 1,14 Như vậy, nguồn nhân lực của Bệnh viện chưa đảm bảo được định mức bên chế theo qui định trong năm 2010 và 2011

Thực tế báo cáo 6 tháng đầu năm 2012 của Bệnh viện về tình hình quản lý,

sử dụng bên chế so với công suất giường bệnh cho thấy, bình quân ngày sử dụng giường bệnh là 600 người/ngày, vượt 12/% công suất sử dụng cho phép Như vậy

so với tình hình thực tế, nguồn nhân lực của bệnh viện chưa đảm bảo được nhu cầu của công tác khám chữa bệnh Căn cứ hệ số điều chỉnh định mức biên chế do

Bộ Y tế quy định đối với các bệnh viện có quá tải bệnh nhân, Hệ số điều chỉnh =

Hệ số quy định x số % công suất sử dụng giường bệnh bình quân Vậy tổng biên chế của bệnh viện được tính như sau: Tổng biên chế = 1,4 x 120% x 550 = 658 Như vậy so với tổng số biên chế định mức yêu cầu của bệnh viện hiện nay còn thiếu là 658 - 650 = 8 người để đảm bảo công tác khám chữa bệnh theo quy định

4 Bác sĩ/chức danh chuyên môn y tế khác

(Điều dưỡng, hộ sinh, kỹ thuật viên)

1/3 - 1/3,5 1/2,6

6 Dược sĩ Đại học/Dược sĩ trung học 1/2 - 1/2,5 1/2,4

(Nguồn: Báo cáo kết quả công tác khám chữa bệnh của bệnh viện năm 2011)

Bảng 1 3 Tỷ lệ phân bổ nhân lực của Bệnh viện năm 2011

Bảng 1.3 cho thấy: Phân bổ nhân lực tại khoa Lâm sàng là 462/627 = 73,7%; vượt 73,7% - 65% = 8,7% so với định mức chỉ tiêu quy định của Bộ Y tế Nhân sự tại khu vực Quản lý và Hành chính là 77/627 = 12,3%; thiếu so với định mức là 5,7% Bác sĩ/chức danh chuyên môn y tế khác là 154/399 = 1/2,6 thiếu so với định mức quy định

Bảng 1.3: Cho thấy 50 Trưởng Phó khoa, phòng có trình độ trên đại học (tương đương 7,97% tổng số cán bộ); 34 trình độ đại học (tương đương 5,4% tổng

số cán bộ); có 6 cán bộ quản lý được đào tạo chuyên ngành khác Như vậy trình độ cán bộ quản lý của bệnh viện tương đối cao Tuy nhiên toàn bộ đội ngũ cán bộ quản lý bệnh viện đều là các bác sỹ hoặc được đào tạo trong lĩnh vực y tế; không

có cán bộ quản lý nào được đào tạo trong lĩnh vực quản trị nói chung hay quản trị bệnh viện nói riêng

Chuyên môn Ngoại ngữ Chính trị từ

(nguồn: Báo cáo kết quả công tác khám chữa bệnh của bệnh viện năm 2011)

Bảng 1 4 Cán bộ quản lý các khoa phòng năm 2011

Chương 2: MỘT SỐ LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN TẠI BỆNH

VIỆN ĐA KHOA TỈNH BẮC GIANG 2.1 Khái quát chung về văn bản

2.1.1 Khái niệm về văn bản

Văn bản là phương tiện ghi nhận và truyền đạt thông tin từ chủ thể này đến chủ thể khác bằng một ngôn ngữ hay một ký hiệu nhất định tùy theo từng lĩnh vực

cụ thể của đời sống xã hội, và quản lý nhà nước mà văn bản có những hình thức và nội dung khác nhau

2.1.2 Phân loại văn bản

- Văn bản quản lý Nhà nước

Văn bản quản lý Nhà nước là những thông tin, những quyết định thành văn (văn bản hóa) của các cơ quan nhà nước được ban hành theo thẩm quyền, trình tự, thủ tục, hình thức nhất định nhằm điều chỉnh các quan hệ trong quản lý nhà nước -Văn bản quản lý hành chính Nhà nước

Văn bản quản lý hành chính Nhà nước là một bộ phận cấu thành nên văn bản quản lý Nhà Nước, nó được các cơ quan Nhà nước ( chủ yếu là các cơ quan hành chính ) Ban hành nhằm tác động đến các quan hệ trong hoạt động chấp hành

và điều hành

-Văn bản quy phạm pháp luật

Là văn bản do cơ quan Nhà nước ban hành hoặc phối hợp ban hành theo thẩm quyền, hình thức, trình tự, thủ tục theo luật định, trong đó chứa đựng quy tắc

xử sự chung, có hiệu lực bắt buộc chung được Nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội

- Văn bản cá biệt

Là văn bản thể hiện các quyết định quản lý của cơ quan quản lý hành chính Nhà nước có thẩm quyền trên cơ sở những quy định chung, quyết định quy phạm của cơ quan nhà nước cấp trên hoặc quy định quy phạm cảu cơ quan mình nhằm giải quyết các công việc cụ thể

- Văn bản hành chính thông thường

Là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật khác hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc trong cơ quan tổ chức

2.1.3 Chức năng của văn bản

- Chức năng thông tin

- Văn bản được sản sinh ra trước hết do nhu cầu giao tiếp, do vậy chức năng thông tin có mặt ở tất cả các loại văn bản Đây cũng là chức năng quan trọng nhất vì thông qua chức năng này các chức năng khác mới được thực hiện

- Thông tin chứa trong văn bản quản lý hành chính Nhà nước mang tính chính thống, bền vững và độ chính xác cao, nó hướng mọi người dến hoạt động do Nhà nước đặt ra

- Thông tin chứa đựng trong văn bản biểu hiện dưới dạng thông tin quá khứ, hiện tại và dự báo

- Thông tin trong văn bản phải thỏa mãn yêu cầu đầy đủ, chính xác, kịp thời

- Chức năng pháp lý

- Chức năng này chỉ có ở văn bản quản lý Nhà nước Nó làm căn cứ cho các hoạt động quản lý, đồng thời là sợi dây ràng buộc trách nhiệm của các cơ quan Nhà nước về những vấn đề xã hội mà cơ quan Nhà nước với tư cách là chủ thể quản lý lĩnh vực ấy

- Nó là cơ sở pháp lý để công dân thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình

- Văn bản quản lý Nhà nước (đặc biệt là văn bản Quy phạm pháp luật ) là hình thức pháp luật của quản lý (Luật là hình thức, quy phạm là nội dung )

- Chức năng quản lý

- Đây là chức năng có ở những văn bản được sản sinh trong môi trường quản lý Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở việc chúng tham gia vào tất cả các giai đoạn của quá trình quản lý

- Quản lý là một quá trình bao gồm nhiều khâu từ hoạch định, xây dựng tổ chức, biên chế, ra quyết định, kiểm tra đánh giá…trong tất cả các khâu nói trên khâu nào cũng cần có sự tham gia của văn bản Trong hoạt động quản lý xã hội

hiện đại thì mọi quyết định quản lý đều phải thực hiện bằng văn bản Như vậy văn bản là một công cụ đầy hiệu lực trong một quá trình quản lý

- Chức năng văn hóa – xã hội

- Văn bản là một sản phẩm của quá trình hoạt động quản lý, nó được dùng làm phương tiện để ghi chép lại những kinh nghiệm quản lý, kinh nghiệm lao động sản xuất từ thế hệ này sang thế hệ khác, với ý nghĩa ấy văn bản luôn có chức năng văn hóa

- Văn bản làm chức năng văn hóa bắt buộc mọi người sử dụng văn bản phải làm cho văn bản có tính văn hóa

- Hoạt động soạn thảo văn bản càng nghiêm túc bao nhiêu thì tính văn hóa của văn bản càng cao bấy nhiêu

- Các chức năng khác

- Chức năng giao tiếp : Văn bản được sản sinh ra để phục vụ hoạt động giao tiếp, thông qua chức năng này mối quan hệ giữa con người với con người, cơ quan với cơ quan, Nhà nước với Nhà nước được thắt chặt và ngược lại

- Chức năng thống kê: Văn bản là công cụ để nói lên tiếng nói của những con số, sự kiện, những vấn đề…

- Chức năng sử liệu: Văn bản là một công cụ khách quan để ghi lại lịch sử của một quốc gia, dân tộc, cơ quan, tổ chức…

2.2 Tổng quan về quản lý văn bản

2.2.1 Khái niệm quản lý văn bản

Quản lý văn bản là áp dụng các biện pháp nghiệp vụ nhằm tiếp nhận, chuyển giao nhanh chóng, kịp thời, đảm bảo an toàn văn bản hình thành trong hoạt động hàng ngày của cơ quan, tổ chức

Quản lý văn bản đi, đến là những nội dung quan trọng của công tác văn thư Nếu làm tốt sẽ thúc đẩy hoạt động của cơ quan, nâng cao năng suất, chất lượng công tác, giữ gìn bí mật thông tin tài liệu Muốn vậy cơ quan, tổ chức phải xây dựng quy chế công tác văn thư và hướng dẫn cho cán bộ văn thư trong cơ quan thực hiện nghiêm túc quy định đó

2.2.2 Nguyên tắc quản lý văn bản

- Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư cơ quan, tổ chức gọi tắt là văn thư

- Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, hoả tốc, thượng khẩn, và khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

- Văn bản, tài liệu mang tính bí mật nhà nước được đăng ký, quản lý theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

2.3 Quản lý văn bản đến

Tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính văn bản chuyên ngành và đơn, thư gửi đến cơ quan, tổ chức được gọi chung là văn bản đến

2.3.1 Tiếp nhận văn bản đến

Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của cơ quan, tổ chức hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận, dấu hiệu niêm phong, đối với văn bản mật đến, phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận

Nếu phát hiện thiếu hoặc mất bì, tình trạng bì không còn nguyên vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì phải báo cáo ngay cho người được giao trách nhiệm giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức quản lý công tác văn thư; trong trường hợp cần thiết, phải lập biên bản với người đưa văn bản

Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản, trường hợp phát hiện có sai sót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

2.3.2 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiện các độ mật

Đối với văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại Thông tư

số 12/2002/TT-BCA ( A11) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của Bộ Công an hướng dẫn thực hiện Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng các dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời

- Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, ký hiệu văn bản, địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì; trường hợp phát hiện sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết

- Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong

bì với phiếu gửi; khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn bản

- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà ngày nhận cách quá xa ngày tháng của văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

2.3.3 Đóng dấu “Đến”, ghi sổ và ngày đến

Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư,

định cụ thể của cơ quan, tổ chức như các hoá đơn, chứng từ kế toán

Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu đến, ghi số đến và ngày đến kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết Đối với văn bản Fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu đến, đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu đến

Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu đến mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi, giải quyết

Dấu đến được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu đối với những văn bản có ghi tên loại, dưới trích yếu nội dung đối với công văn hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản Mẫu dấu đến được quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18 tháng

7 năm 2015 của Cục văn thư và lưu trữ nhà nước như sau:

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

* Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “Đến”

-Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến Số đến được đánh liên tục, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

-Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc đơn, thư), đóng dấu đến và đăng ký; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1,

ĐẾN

2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 21/7/05, 31/12/05

Giờ đến: đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hoả tốc” (kể

cả “Hoả tốc” hẹn giờ”), cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết, cần ghi cả giờ và phút, ví dụ: 14.30)

- Chuyển: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết./

- Sổ đăng ký văn bản đến của Bộ, ngành, cơ quan trung ương

- Sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác

yêu cầu, đề nghị khác của cơ quan, tổ chức và công dân thì cần lập thêm các sổ đăng ký yêu cầu dịch vụ theo quy định của pháp luật

* Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo minh họa tại hình vẽ dưới đây

Hình 2 2 Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến

Ghi chú:

(1) Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có);

(2) Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị);

(3) Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4) Ngày, tháng bắt đầu và kết thúc đăng ký văn bản trong quyển sổ;

(5) Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong quyển sổ; (6) Số thứ tự của quyển sổ

Trên trang đầu của các loại sổ cần có chữ ký của người có thẩm quyền

và đóng dấu trước khi sử dụng

Số,

ký hiệu

Ngày tháng

Tên loại và trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Cột 2: Số đến Ghi theo số được ghi trên dấu “Đến”

Cột 3: Tác giả Ghi tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên, địa

Cột 5: Ngày tháng Ghi ngày, tháng, năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng, năm của đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm

số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không phải ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn, thư đó

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không

có số, ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao v.v )

* Sổ đăng ký văn bản mật đến

Mẫu sổ đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần đăng ký có bổ sung cột “Mức độ mật” (cột 7) ngay sau cột “Tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6)

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn tại khoản 2 của Phụ lục này; riêng ở cột 7 “Mức

độ mật” phải ghi rõ độ mật (“Mật”, “Tối mật” hoặc “Tuyệt mật”) của văn bản đến; đối với văn bản đến độ “Tuyệt mật”, thì chỉ được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền./

*Sổ đăng ký đơn thư

Mẫu sổ đăng ký đơn thư được thực hiện theo mẫu sau:

Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

- Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến, chỉ khác tên gọi là “Sổ đăng ký đơn, thư”

-Phần đăng ký đơn, thư

Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Ngày tháng

Trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký nhận

Ghi chú

Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi Ghi đầy đủ, chính xác họ và tên, địa chỉ,

số điện thoại (nếu có) của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng, năm được ghi trên đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước; năm được ghi bằng hai chữ số, ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Trường hợp trên đơn, thư không ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể

Cột 5: Trích yếu nội dung Ghi theo trích yếu nội dung được ghi trên đơn, thư Trường hợp đơn, thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của đơn, thư đó

Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn, thư căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn, thư lần thứ

…; đơn, thư không ghi ngày tháng, v.v )

Đăng ký văn bản bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản + Yêu cầu chung đối với việc xây dựng cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo Bản hướng dẫn về ứng dụng công nghệ thông tin trong văn thư- lưu trữ

+ Việc đăng ký cập nhật văn bản đến vào cơ sở dữ liệu văn bản đến được thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó

- Khi đăng ký văn bản, cần đảm bảo rõ ràng, chính xác; không viết bằng bút chì, bút mực đỏ, không viết tắt những cụm từ không thông dụng

2.3.5 Trình và chuyển giao văn bản đến

- Trình văn bản đến

Sau khi đăng ký, văn bản đến phải được kịp thời trình cho người đứng đầu

cơ quan, tổ chức hoặc người đựơc người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết

Người có thẩm quyền, căn cứ vào nội dung của văn bản đến; quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức, chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, cho ý kiến phân phối văn bản, ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần xác định rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, những đơn vị hoặc

cá nhân tham gia và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân

Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục chuyển trong dấu đến Ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản đến cần đựơc ghi vào phiếu riêng Mẫu phiếu giải quyết văn bản đến do cơ quan, tổ chức quy định cụ thể

Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại văn thư để đăng ký bổ sung vào sổ đăng

ký văn bản đến, sổ đăng ký đơn, thư hoặc vào các trường tương ứng trong cơ sở

dữ liệu văn bản đến

- Chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn

cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo những yêu cầu sau:

- Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo

- Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển giao đúng người nhận

- Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “ Thượng khẩn” và “ Hoả tốc” thì cần ghi rõ thời gian chuyển

Cán bộ văn thư của đơn vị hoặc người được thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau khi tếp nhận văn bản đến, phải vào sổ đăng ký của đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết Căn cứ vào ý kiến của thủ trưởng đơn vị, văn bản đến được chuyển giao cho cá nhân trực tiếp theo dõi, giải quyết

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, cán

bộ văn thư cũng phải đóng dấu đến, ghi số và ngày đến và chuyển cho đơn vị hoặc

cá nhân nhận bản Fax, văn bản chuyển qua mạng

Tuỳ theo số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan tổ chức quyết định việc lập sổ chuyển giao văn bản đến theo hướng dẫn như sau:

- Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năn thì nên sử dụng ngay sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn bản

- Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 2000 văn bản đến một năm cần lập

sổ chuyển giao văn bản đến

2.3.6 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Giải quyết văn bản đến

Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức; đối với những văn bản đến có đóng các dấu độ khẩn, phải giải quyết khẩn trương, không được chậm trễ

Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết, đơn vị, cá nhân cần đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá nhân

Đối với văn bản có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc

cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó để lấy ý kiến của các đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan

- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức điều hành phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến:

- Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị,

cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định

- Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến, bao gồm: tổng số công văn đến, văn bản đến đã được giải quyết, văn bản đến đã đến hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến

+ Mẫu sổ như sau:

Sổ theo dõi giải quyết văn bản đến được in sẵn, kích thước: 210mm x 297mm

Tờ bìa: Giống sổ chuyển giao văn bản đến nhưng thay tên sổ bằng:

SỔ THEO DÕI GIẢI QUYẾT VĂN BẢN ĐẾN

Phần đăng ký theo dõi được thiết kế trên giấy A3 gồm các cột:

Thời hạn giải quyết

Tiến độ giải quyết

Số,ký hiệu văn bản trả lời

Ghi chú

Hình 2 5 Phần đăng ký theo dõi giải quyết văn bản đến

Hướng dẫn đăng ký

Cột số 1: Ghi số đến theo số đã được ghi ở dấu “Đến”

Cột số 2: Ghi tên loại, số ký hiệu, ngày tháng và tác giả văn bản

Cột số 3: Ghi tên đơn vị, cá nhân nhận văn bản theo ý kiến phân phối của người có thẩm quyền

Cột số 4: Ghi thời hạn giải quyết theo quy định của pháp luật, của cơ quan, của người có thẩm quyền

Cột số 5: Ghi tiến độ giải quyết văn bản so với thời hạn đã được quy định Cột số 6: Ghi số, ký hiệu của văn bản trả lời

Cột số 7: Ghi những điểm cần thiết khác

2.4 Quản lý và giải quyết văn bản đi

2.4.1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,

tháng của văn bản

- Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

Trước khi thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thời báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Ghi số và ngày, tháng văn bản

- Ghi số văn bản:

Tât cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều được đánh số theo hệ thống số chung của cơ quan, tổ chức do văn thư thống nhất quản lý

Việc đánh số văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a) khoản 1 điều 8 chương II của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội Vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuât trình bày văn bản hành chính

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

- Ghi ngày, tháng văn bản

Việc ghi ngày, tháng văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm b) khoản 1 điều 9 chương II của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1,

2 phải ghi thêm số 0 ở trước

2.4.2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật

- Đóng dấu cơ quan

Việc đóng dấu lên chữ ký và lên các phụ lục kèm theo văn bản chính được thực hiện theo quy định tại khoản 2 và 3 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-

CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

Việc đóng dấu giáp lai đối với văn bản, tài liệu chuyên ngành và phụ lục kèm theo được thực hiện theo quy định tại khoản 4 Điều 26 của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP Dấu được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy

Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật trên văn bản được thực hiện theo quy định tại điểm a),b) khoản 2 điều 15 chương II của Thông tư số: 01/2011/TT-BNV

2.4.3 Đăng ký văn bản đi

Văn bản đi được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản đi hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính

- Đăng ký văn bản đi bằng sổ

- Lập sổ đăng ký văn bản đi

Căn cứ tổng số và số lượng mỗi loại văn bản đi hàng năm, các cơ quan, tổ chức quy định cụ thể việc lập sổ đăng ký văn bản đi cho phù hợp Tuy nhiên, không nên lập nhiều sổ mà có thể sử dụng một sổ được chi ra thành nhiều phần để đăng ký các loại văn bản tùy theo phương pháp đánh số và đăng ký văn bản đi

* Sổ đăng ký văn bản đi (loại thường)

* Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Những cơ quan, tổ chức ban hành từ 500 đến dưới 2000 văn bản một năm

* Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật và quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt (loại thường)

* Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác và công văn (loại thường)

* Sổ đăng ký văn bản mật đi

+ Đối với những cơ quan, tổ chức ban hành trên 2000 văn bản một năm thì cần lập ít nhất các loại sổ sau:

* Sổ đăng ký văn bản quy phạm pháp luật (nếu có) và quyết định cá biệt, chỉ thị cá biệt (loại thường)

* Sổ đăng ký văn bản hành chính có ghi tên loại khác (loại thường)

* Sổ đăng ký công văn (loại thường)

* Sổ đăng ký văn bản mật đi

Mẫu sổ và việc đăng ký văn bản đi, kể cả bản sao văn bản và văn bản mật, được thực hiện theo mẫu sau:

+ Phần đăng ký văn bản đi

Phần đăng ký văn bản đi được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mm x 297mm), bao gồm 08 cột theo mẫu sau:

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú

Hình 2 6 Phần đăng ký văn bản đi

+ Hướng dẫn đăng ký

Cột 1: Số, ký hiệu văn bản Ghi số và ký hiệu của văn bản

Cột 2: Ngày tháng văn bản Ghi ngày, tháng của văn bản; đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, ví dụ: 05/02, 31/12

Cột 3: Tên loại và trích yếu nội dung văn bản Ghi tên loại và trích yếu nội dung của văn bản Trường hợp sổ dùng để đăng ký nhiều loại văn bản khác nhau thì phải ghi tên loại của văn bản; nếu sổ dùng để đăng ký một loại văn bản hoặc được chia ra thành nhiều phần, mỗi phần dùng để đăng ký một loại văn bản thì không cần ghi tên loại

Cột 4: Người ký Ghi tên của người ký văn bản

Cột 5: Ghi tên các cơ quan, tổ chức hoặc đơn vị, cá nhân nhận văn bản như được ghi tại phần nơi nhận của văn bản

Cột 6: Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận bản lưu

Cột 7: Số lượng bản Ghi số lượng bản ban hành