Nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại UBND xã thanh lâm, huyện lục nam, tỉnh bắc giang

LỜI CẢM ƠN Qua thời gian thực tập UBND Xã Thanh Lâm, giúp đỡ tạo điều thuận lợi đồng chí Lãnh đạo UBND Bộ phận văn phòng để có hội tiếp cận với tài liệu văn học tập kinh nghiệm việc thực nghiệp vụ công tác Tôi xin chân thành cảm ơn Cơ quan nơi thực tập, quan tâm tạo điều kiện giúp đỡ cho hoàn thành báo cáo tốt nghiệp thực tập Tôi xin chân thành cảm ơn thầy Đỗ Năng Thắng giảng viên Khoa Hệ thống Thông tin Kinh tế, với giúp đỡ thầy, cô giáo trường Đại học Công nghệ Thông tin Truyền thông trường đại học Thái Nguyên tạo điều kiện cho học viên lớp ĐHLT Quản trị Văn phòng K13A Bắc Giang có hội tìm hiểu thực tế để củng cố kiến thức, giúp cho học viên tự tin vào học tìm hiểu thực tế để đáp ứng yêu cầu ngày cao công việc Trân trọng cảm ơn! Thái nguyên, ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên thực Trần Thị Tuyển LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu thân Các nội dung nghiên cứu kết quản nghiên cứu đề tài trung thực chưa công bố công trình nghiên cứu trước Những tài liệu phục vụ cho việc nghiên cứu tác giả thu thập từ nguồn khác có ghi phần tài liệu tham khảo quan thực tập Nếu phát có gian lận xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng kết khóa luận minh Thái nguyên, ngày 10 tháng năm 2016 Sinh viên thực Trần Thị Tuyển MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU Chương TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Tổng quan văn 1.1.1 Văn 1.1.2 Văn đến 1.2 Công tác quản lý văn .5 1.2.1 Công tác quản lý văn 1.2.2 Công tác quản lý văn đến 10 Chương 25 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ THANH LÂM, HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG 25 2.1 Giới thiệu khái quát UBND xã Thanh Lâm 25 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn xã Thanh Lâm 32 2.2.1 Cơ sở pháp lý công tác quản lý văn 32 2.2.2 Quy trình quản lý văn UBND xã Thanh Lâm 32 2.3 Đánh giá 41 2.3.1 Ưu điểm 41 2.3.2 Hạn chế 42 Chương 44 ỨNG DỤNG PHẦN MỀM BG NET OFFICE VÀO CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ THANH LÂM 44 3.1 Giới thiệu phần mềm BG Net office 44 3.2 Một số giao diện phần mềm BG Net Office 45 3.2.1 Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn 45 3.2.2 Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn đến 50 KẾT LUẬN 59 TÀI LIỆU THAM KHẢO 61 CÁC KÝ HIỆU VIẾT TẮT Chữ viết tắt Viết đầy đủ CNTT Công nghệ thông tin CNTT & TT Công nghệ thông tin truyền thông UBND Uỷ ban nhân dân THCS Trung học sở HĐND Hội đồng nhân dân MTTQ Mặt trận tổ quốc VP Văn phòng CT/PCT Chủ tịch/ Phó chủ tịch QLVB Quản lý văn DANH MỤC HÌNH ẢNH Hình 2.1 Sơ đồ cấu tổ chức UBND xã Thanh Lâm 28 Hình 2.2 Sơ đồ quản lý văn UBND xã Thanh Lâm 34 Hình 2.3 Mẫu sổ đăng ký văn UBND xã Thanh Lâm 36 Hình 2.4 Mẫu đăng ký bên sổ văn UBND xã 36 Hình 2.5 Sơ đồ quy trình giải văn đến .37 Hình 2.6 Mẫu dấu đến 38 Hình 2.7 Mẫu bìa sổ công văn đến 39 Hình 2.8 Nội dung sổ đăng ký văn đến 40 Hình 2.9 Hình ảnh lãnh đạo phân phối văn để giải 40 Hình 3.1 Hình ảnh đăng nhập vào hệ thống 45 Hình 3.2 Hình ảnh đăng nhập vào hệ thống 46 Hình 3.3 Hình ảnh chụp từ cửa sổ đăng nhập vào chức quản lý văn 47 Hình 3.4 Hình ảnh chụp giao diện nhập thêm văn vào hệ thống 47 Hình 3.5 Hình ảnh chụp bước nhập thông tin văn vào chức “thêm văn bản” 48 Hình 3.5.1 Hình chụp sau điền đủ thông tin văn thư ghi lưu giữ lại văn đề phát hành 48 Hình 3.6 Hình chụp cửa sổ "văn chờ ban hành" chức QLVB 48 Hình 3.7 Hình chụp thông tin từ cửa sổ " văn gửi qua email" gửi 49 Hình 3.8 Hình chụp chức tra cứu văn theo loại 49 Hình 3.9 Hình chụp tra cứu văn theo tên người ký văn 50 Hình 3.9.1 Hình ảnh chụp tra tìm theo người ký văn 50 Hình 3.9.2 Hình chụp văn tra tìm theo tên người ký văn 50 Hình 3.10 Đăng nhập vào hệ thống 51 Hình 3.11 Màn hình làm việc 51 Hình 3.12 Văn đến gửi qua hệ thống thư điện tử 52 Hình 3.13 Văn vào sổ hệ thống 52 Hình 3.14 Số văn đến lấy theo thứ tự .52 Hình 3.15 Chuyển thành văn đến 53 Hình 3.16 Vào sổ văn đến công văn giấy 53 Hình 3.17 Hình ảnh chép văn 54 Hình 3.18 Gửi văn đến qua e-mail 55 Hình 3.19 Đơn vị, người nhận văn đến 55 Hình 3.20 Văn nhận để biết tham khảo 56 Hình 3.21 Hình ảnh tìm kiếm văn 57 Hình 3.22 Hình chụp chức nhập giống văn trước .56 Hình 3.23 Hình ảnh toàn văn cá nhân 57 Hình 3.24 Hình ảnh toàn văn để biết 57 LỜI MỞ ĐẦU ● Lý chọn đề tài Trong xu hội nhập nay, thông tin yếu tố vô quan trọng nhà quản trị, quản trị văn phòng Thông tin giúp cho họ định hướng điều hành đơn vị, giúp họ chiến thắng cạnh tranh Để chiếm ưu thông tin, nhà quản lý luôn quan tâm củng cố hệ thống hành văn phòng để xử lý, quản lý, sử dụng thông tin theo hướng đại hóa Những năm qua Đảng Nhà nước tiến hành cải cách hành tạo môi trường pháp lý thuận lợi cho phát triển kinh tế xã hội, đưa máy văn phòng tiến bước lượng chất để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin cho công tác lãnh đạo điều hành Hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng quan, tổ chức Tuy nhiên để tăng cường phát huy vai trò công tác văn phòng đòi hỏi lãnh đạo quan, đơn vị tổ chức đạo công tác cách khoa học phải quan tâm đến việc đào tạo nguồn nhân lực quản trị văn phòng, bước đại hóa không ngừng nâng cao chất lượng hoạt động văn phòng Quản trị nói chung, Quản trị văn phòng nói riêng mở nhằm đào tạo cách đội ngũ lao động thuộc lĩnh vực hành văn phòng quan, tổ chức, đáp ứng theo yêu cầu phát triển CNTT tiến chung xã hội Trong công tác Quản trị văn phòng bỏ qua nghiệp vụ công tác văn thư Hoà nhập vào xu năm gần nghiệp vụ công tác Văn thư có bước phát triển phong phú đa dạng đáp ứng yêu cầu cải cách hành Công tác Văn thư hoạt động bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc quan, tổ chức đảm bảo cung cấp kịp thời, xác đồng thời công tác Văn thư xác định mặt hoạt động máy quản lý nói chung chiếm phần lớn nội dung hoạt động văn phòng ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý quan, mắt xích quan trọng máy hoạt động lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành Đồng thời làm tốt công tác Văn thư góp phần giải công việc quan nhanh chóng, xác, chất lượng, chế độ, giữ bí mật Đảng Nhà nước, hạn chế bệnh quan liêu giấy tờ việc lợi dụng văn Nhà nước để làm việc trái pháp luật góp phần lớn lao vào việc thúc đẩy phát triển kinh tế bảo vệ đất nước Quốc gia Bước sang thời kỳ công nghiệp hoá, đại hoá, tạo chuyển biến mặt kinh tế xã hội Các đợn vị hành nghiệp doanh nghiệp gặp không khó khăn, vướng mắc yều cầu phát sinh, đặc biệt vấn đề quản lí văn – đến Để hoạt động có hiệu quan không coi trọng công tác Hiện nay, công tác Quản lý văn - đến tiến hóa theo xu hướng phát triển CNTT Ứng dụng nhiều phần mềm vào công tác văn thư để giảm thiểu khâu nghiệp vụ, giấy tờ tiết kiệm thời gian Để tìm hiểu mềm quản lý văn hiệu ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn nào? Có thực mang lại nhiều lợi ích để cải thiện công tác văn phòng nói chung công tác quản lý văn nói riêng Vì vậy, lý chọn đề tài “ Nâng cao hiệu công tác quản lý văn UBND xã Thanh Lâm, huyện Lục Nam, tỉnh Bắc Giang” để làm báo cáo khóa luận tốt nghiệp ● Mục đích đề tài Nhằm nâng cao nhận thức thân ngành quản trị văn phòng công việc văn thư Giúp hiểu sâu vai trò cần thiết CNTT hoạt động quản lý hành Nhà nước đặc biệt công tác quản lý văn Để thấy thuận lợi, khó khăn việc ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn UBND xã Thanh Lâm Từ đó, có thêm nhiều kiến thức, kinh nghiệm để phục vụ vào công việc ● Đối tượng phạm vi nghiên cứu Tìm hiểu thực trạng công tác quản lý văn việc ứng dụng phần mềm quản lý văn điều hành tác nghiệp vào công tác quản lý văn UBND xã Thanh Lâm ● Kết cấu đề tài khóa luận tốt nghiệp gồm chương: Chương Tổng quan văn công tác quản lý văn Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn UBND xã Thanh Lâm Chương 3: Ứng dụng phần mềm BG Net office vào quản lý văn UBND xã Thanh Lâm Qua thời gian tiếp thu kiến thức mặt lý thuyết trường Đại học CNTT&TT Thái Nguyên thời gian thực tập UBND xã Thanh Lâm, với cố gắng thân, hoàn thành báo cáo thực tập Tuy vậy, kinh nghiệm công tác, nhận thức hạn chế nên báo cáo không tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, kính mong nhận ý kiến đóng góp thầy giáo, cô giáo, Lãnh đạo cán Văn phòng UBND xã Thanh Lâm để Bản báo cáo hoàn chỉnh Cuối xin gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy giáo, cô giáo Khoa Hệ thống thông tin kinh tế, thầy cô giáo môn Trường Đại học CNTT&TT Thái Nguyên, đặc biệt thầy Đỗ Năng Thắng - người trực tiếp hướng dẫn tôi, cán công tác UBND xã Thanh Lâm giúp hoàn thành đợt thực tập làm khóa luận tốt nghiệp hoàn thành báo cáo Xin chân thành cảm ơn! Chương TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Tổng quan văn Văn đối tượng nghiên cứu nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác Vì tùy theo góc độ nghiên cứu mục đích tiếp cận, người ta có nhiều định nghĩa văn Theo nghĩa rộng văn hiểu phương tiện để ghi tin truyền đạt thông tin từ chủ thể đến chủ thể khác ký hiệu ngôn ngữ định Theo cách định nghĩa từ loại giấy tờ, tài liệu sách đến loại bia, hoành phi, câu đối, hiệu, áp phích, băng ghi âm, vẽ…đều coi văn Theo nghĩa hẹp văn hiểu tài liệu, giấy tờ sử dụng hoạt động quan, đoàn thể, tổ chức xã hội Trên thực tế văn hiểu theo nghĩa phổ biến Tóm lại văn nói chung phương tiện ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ (hay ký hiệu) định Tùy theo lĩnh vực cụ thể đời sống xã hội quản lý nhà nước mà văn có hình thức nội dung khác Văn có loại phổ biến sau: - Văn quản lý: tài tài liệu, giấy tờ dùng để ghi lại truyền đạt định quản lý thông tin cần thiết hình thành hoạt động quan, tổ chức phản ánh kết hoạt động quản lý quan - Văn pháp luật hình thức thể định quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức trình tự pháp luật quy định thể ý chí nhà nước buộc đối tượng có liên quan phải thi hành đảm bảo thực biện pháp cưỡng chế nhà nước Căn vào nội dung, phạm vi tác động tính chất pháp lý văn pháp luật chia thành hai loại: + Văn quy phạm pháp luật: văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức trình tự pháp luật quy định, có chứa đựng quy tắc xử mang tính bắt buộc chung, sửa đổi, đình việc thi hành, bãi bỏ, áp dụng, thay đổi phạm vi hiệu lực quy tắc nhằm điều chỉnh loại quan hệ xã hội định áp dụng nhiều lần thực tiễn đời sống hiệu lực không chấm dứt thực + Văn áp dụng quy phạm pháp luật (văn cá biệt): văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, sở văn quy phạm pháp Hình 3.3 Hình ảnh chụp từ cửa sổ đăng nhập vào chức quản lý văn - Chức tạo văn bản: Sau nhận văn từ phận chuyên môn, cán văn thư tiến hành Scan văn nhập vào hệ thống đầy đủ thông tin để làm thủ tục phát hành văn phần mềm Hình 3.4 Hình ảnh chụp giao diện nhập thêm văn vào hệ thống Màn hình làm việc hiển thị nên trường yêu cầu văn thư phải nhập đầy đủ thông tin như: Số văn bản, số thứ tự theo sổ, loại văn bản, trích yếu nội dung văn sau đính kèm văn vào hệ thống phát hành Lưu ý: Các trường có gắn dấu mầu đỏ phải bắt buộc điền đầy đủ thông tin 47 Hình 3.5 Hình ảnh chụp bước nhập thông tin văn vào chức “thêm văn bản” Hình 3.5.1 Hình chụp sau điền đủ thông tin văn thư ghi lưu giữ lại văn đề phát hành Hình 3.6 Hình chụp cửa sổ "văn chờ ban hành" chức QLVB 48 Khi đăng nhập vào cửa sổ này, văn thư tích vào ô ký số văn tệp đính kèm ô mã hóa tệp đính kèm để gửi cho người nhận Nội dung thông tin văn gửi nhập tương tự giống phần thêm văn Hình 3.7 Hình chụp thông tin từ cửa sổ " văn gửi qua email" gửi Sau nhập thông tin đính kèm tệp văn vào chức thêm đầy đủ, văn thư nhập thông tin nơi nhận tiến hành gửi văn - Chức tra cứu văn bản: Nếu muốn tìm loại văn đó, cán văn thư nhấp chuột vào " Tra cứu" hình làm việc hệ thống , hệ thống hiển thị hình thức tra tìm tài liệu mặc định từ trước Văn thư muốn tìm theo hình thức kích chuột vào hình thức Theo đó, hệ thống phần mềm tự động cập nhật phân loại văn theo hình thức chọn Hình 3.8 Hình chụp chức tra cứu văn theo loại 49 Hình 3.9 Hình chụp tra cứu văn theo tên người ký văn Ví dụ: Cần tra tìm văn theo tên người ký Trương Văn Lưu Hình 3.9.1 Hình ảnh chụp tra tìm theo người ký văn Hình 3.9.2 Hình chụp văn tra tìm theo tên người ký văn 3.2.2 Ứng dụng phần mềm vào công tác quản lý văn đến 3.2.2.1 Xử lý văn đến phận văn thư * Đăng nhập hệ thống Tương tự văn thư đăng nhập vào phần mềm quản lý văn đi, kích chuột vào biểu tượng Chrome Mizolla Firefox, dòng địa Address gõ địa chỉ: Http://qlvbln.bacgiang.gov.vn xuất giao diện sau đây: 50 Hình 3.10 Đăng nhập vào hệ thống Khi này, người sử dụng đăng nhâp hệ thống tên đăng nhập mật đăng ký trươc Sau đăng nhập hình làm việc Hình 3.11 Màn hình làm việc 3.2.2.2 Vào sổ văn đến * Đối với văn gửi từ thư điện tử Vào mục hòm thư đến, tức văn đến từ hệ thống gmail quan đơn vị gửi đến qua hòm thư công vụ hòm thư cá nhân khác: Lưu ý: Danh sách văn điện tử nhận qua “Hòm thư đến” có trạng thái: Thư màu đen + đậm: chưa đọc Thư màu đen + thường: đọc chưa vào sổ 51 Hình 3.12 Văn đến gửi qua hệ thống thư điện tử Sau nhận văn đến qua hệ thống thư điện tử văn thư tích vào ô vuông bên cạnh tệp đính kèm văn chọn " vào sổ VB" để lấy số đến cho văn Hình 3.13 Văn vào sổ hệ thống Tương tự số công văn đi, số đăng ký cho văn đến vào phần mềm lấy theo số thứ tự từ đầu năm cuối năm khóa sổ Đồng thời, số thứ tự đăng ký lấy theo tên loại văn như: Quyết định, công văn, kế hoạch Khi nhập đầy đủ thông tin vào trường, văn thư nhấp chuột ghi lại, hệ thống tự động đính kèm văn vào chức văn đến Hình 3.14 Số văn đến lấy theo thứ tự 52 Hình 3.15 Chuyển thành văn đến * Đối với văn giấy Khi hoàn tất thủ tục phân loại, bóc bì đóng dấu đến, ghi số đến, ngày, tháng đến, văn thư đăng ký văn Chọn tab chức năng: “Văn đến /chọn menu chức năng: “Vào sổ VB”/ Nhấp chuột vào “Thêm mới” phím tắt: F7/ Nhập thông tin văn đến/ Ghi lại phím tắt: F8 Hình 3.16 Vào sổ văn đến công văn giấy Lưu ý: Những trường thông tin có dấu (*) màu đỏ trường yêu cầu bắt buộc nhập 53 Ngày đến: Phần mềm tự động điền ngày đến ngày tại, người nhập sửa đổi thông tin Sổ văn bản: Tuỳ theo cách quản lý quan, trường có nhiều sổ Số đến: Phần mềm tự động tăng số đến văn ghi nhận, người nhập văn thay đổi trường hợp văn nhập bị bỏ quãng, không liên tục Sau năm, số đến sổ tự động khởi tạo số Người phân phối ngầm định: Lãnh đạo phân văn bản, nhiên văn thư ghi UBND xã Thanh Lâm Trong trường hợp Lãnh đạo phân văn giấy: văn thư nhập thông tin phân phối xử lý theo ý kiến đạo người phân văn Văn thư scan văn đến giấy vào sổ đó, đặt tên theo tên loại văn Khi scan tất văn lưu tệp công văn đến ổ E/D tùy chọn Scan xong cần thao tác đính kèm văn đến đó, tư động file gắn lên tên văn đăng ký hệ thống phần mềm Như vậy, văn đến tự động chuyển vào hệ thống phần mềm 3.2.2.3 Chức chép văn Hình 3.17 Hình ảnh chép văn Tính năng: chức tương tự chức thêm mới, nhiên toàn thông tin văn trước giữ lại, ngoại trừ thông tin số đến tự động tăng thêm đơn vị Chức thường sử dụng văn đến có tính chất tương tự Khi văn thư muốn chép văn đó, cần phải tích vào ô trống bên cạnh văn sau chép Thao tác: Nhấp chuột vào biểu tượng “Sao chép” công cụ 54 3.2.2.4 Gửi văn đến qua E-Mail Chọn văn cần gửi danh sách văn bản/Chọn nút “Gửi Email” công cụ Hình 3.18 Gửi văn đến qua e-mail Nếu cần gửi văn tới đơn vị người nhận nào, văn thư tích vào ô vuông bên cạnh góc trái đơn vị sau nhấp vào gửi văn bản, hệ thống chuyển văn theo yêu cầu người chọn Hình 3.19 Đơn vị, người nhận văn đến 55 3.2.2.5 Chức để biết văn Hình 3.20 Văn nhận để biết tham khảo Chức cho biết văn gửi từ cấp vào hòm thư đến đơn vị liên quan, đơn vị cấp biết làm thi hành 3.2.2.6.Tra cứu văn đến Tương tự chức tra cứu văn đi, cần chọn tab chức năng: “Văn đến”/ Chọn menu chức năng: “Tra cứu ”/ Chọn hình thức tìm kiếm như: “toàn văn bản”, “văn ngày”, “theo sổ văn bản”, “theo loại văn bản”,… tìm kiếm văn 56 Hình 3.21 Hình ảnh tìm kiếm văn 3.2.2.7 Nhập giống văn trước Hình 3.22 Chức nhập giống văn trước Tính năng: chức tương tự chức chép văn bản, toàn thông tin văn trước giữ lại, ngoại trừ thông tin số đến tự động tăng thêm đơn vị Chức thường sử dụng văn đến có tính chất tương tự Thao tác: Nhấp chuột vào biểu tượng “Nhập giống văn trước/F9” công cụ Ngoài ra, hệ thống có tính xem toàn văn bản, cần nhấp chuột vào tính “ Toàn Vb” hình hiển thị toàn văn đến đã, chưa xử lý 3.2.2.8 Toàn văn cá nhân Khi click chuột vào tab chức này, toàn văn đến lên, bao gồm văn xử lý, chưa xử lý thời gian xử lý 57 Hình 3.23 Hình ảnh toàn văn cá nhân 3.2.2.9 Chức để biết Hình 3.24 Hình ảnh toàn văn để biết Tương tự, click chuột vào tab chức này, toàn văn đến lên, bao gồm văn xử lý, chưa xử lý thời gian xử lý 58 KẾT LUẬN Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn nói riêng có vị trí quan trọng hình thành phát triển tất quan tổ chức Công tác quản lý văn giúp quan, tổ chức bảo đảm thông tin văn phục vụ cho lãnh đạo, đạo, kiểm tra quản lí điều hành công việc Có thể nói, nhờ có việc ứng dụng hệ thống phần mềm “Quản lý văn điều hành tác nghiệp UBND xã Thanh Lâm” giúp Lãnh đạo, công chức cán văn thư quản lý công việc, quản lý văn dễ dàng, thuận tiện, tiết kiệm thời gian, kinh phí; tra tìm văn bản, tài liệu nhanh chóng; thao tác nhanh, đơn giản Hệ thống " Quản lý văn điều hành tác nghiệp” tin học hóa nghiệp vụ công tác quản lý văn Việc ứng dụng hệ thống vào công tác quản lý văn cần thiết, phù hợp với nhu cầu, nguyện vọng quan nói chung cán trực tiếp làm nhiệm vụ toàn tỉnh Phần mềm tạo kho liệu số hồ sơ, văn bản, góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng để lưu trữ văn Hệ thống với thiết kế mô hình đơn giản nên việc triển khai cài đặt đơn giản, dễ sử dụng, chương trình phần mềm ổn định Giao diện phần mềm dễ nhìn, tương thích với phần mềm quản lý văn bản, dễ sử dụng đáp ứng quy trình nghiệp vụ ● Kết đạt Trong quản lý văn bản, cán văn thư dễ dàng kiểm soát văn nhờ tính tra tìm nhanh chóng, việc theo dõi, đôn đốc trở nên thuận tiện Hơn phần mềm quy trình hóa nghiệp vụ công tác văn thư, chuẩn hóa bước mà làm cho quy trình quản lý văn trở nên chặt chẽ Trong năm qua, việc sử dụng hệ thống phần mềm đem lại kết to lớn nhận thức, lề lối làm việc, hiệu công việc bước nâng cao Quản lý văn phần mềm giúp cho việc cập nhật, tìm kiếm văn đầy đủ, xác, hàng năm sở liệu văn cập nhật đầy đủ, khoa học Đề tài phản ánh tính ưu việt phần mềm Net Office, giúp cho lãnh đạo, nhân viên đơn vị nắm bắt, trao đổi thông tin nhanh chóng, kịp thời, nâng cao suất công việc Dù đâu cần thiết bị di động có kết nối internet người xử lý, điều hành công việc quan ● Hạn chế Là cán văn phòng, trực tiếp sử dụng phần mềm, nhận thấy trình tác nghiệp tính chưa khai thác triệt để, việc nghiên cứu 59 quản lý văn phần mềm lần giúp cá nhân hiểu chi tiết quản lý văn tìm hiểu thêm tính thú vị mà trình tác nghiệp chưa sử dụng đến ● Hướng phát triển Song nói, phần mềm hữu ích UBND xã Thanh Lâm, huyện Lục Nam Vì vậy, thời gian phần mềm tiếp tục triển khai thực quan, đơn vị toàn tỉnh Bắc Giang Thông qua nghiên cứu đề tài UBND xã Thanh Lâm nhận thấy rằng, phần mềm ứng dụng mạnh mẽ, bước đại hóa văn phòng từ việc ứng dụng triển khai sử dụng hòm thư công vụ, phần mềm điều hành tác nghiệp sử dụng phương tiện quản lý văn phổ thông, trình áp dụng triệt để CNTT công tác hành quy trình giải công việc tiêu chuẩn hóa theo tiêu chuẩn, đáng ý việc chứng thực số, sử dụng chữ ký số tiến hành để thuận tiện công tác quản lý, đảm bảo văn ban hành an toàn xác 60 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Trường Cao đẳng Văn thư Lưu trữ Trung ương (2006), Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư, Nhà Xuất Văn hóa – Thông tin [2] PGS.TS Dương Văn Khâm (2006), Công tác văn thư lưu trữ, Nhà Xuất Văn hóa – Thông tin [3] Thùy Linh, Việt Trinh (2013), Giáo trình hướng dẫn Xây dựng quy chế công tác VTLT quan, tổ chức; Quy định chi tiết thi hành Luật Lưu trữ 2013, Nhà xuất Lao động [4] Quý Long, Kim Thư (2012), Luật Lưu trữ, Hướng dẫn nghiệp vụ công tác VTLT - Hành văn phòng, Nhà xuất lao động [5] Chính phủ (2004), Nghị định 110/2004/NĐ-CP Về công tác văn thư [6] Cục văn thư Lưu trữ nhà nước (2005), Công văn số 425/VTLTNN-NVTW V/v Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến [7] Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước (2009), Công văn 139/VTLTNN-TTTH V/v Hướng dẫn quản lý văn đi, văn đến lập hồ sơ môi trường mạng [8] Bộ Nội Vụ (2011), Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn bản, Hà nội [9] Bộ Nội Vụ (2012), Thông Tư số 07/2012/TT-BNV V/v hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan [10] UBND xã Thanh Lâm (2015), Quyết định số 67/QĐ-UBND ngày 07/9/2015 việc phân công nhiệm vụ Chủ tịch, Phó chủ tịch, thành viên ủy ban nhân dân công chức, viên chức, nhân viên hợp đồng thuộc UBND xã Thanh Lâm 61 ... .5 1.2.1 Công tác quản lý văn 1.2.2 Công tác quản lý văn đến 10 Chương 25 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ THANH LÂM, HUYỆN LỤC NAM, TỈNH BẮC GIANG ... Giới thiệu khái quát UBND xã Thanh Lâm 25 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn xã Thanh Lâm 32 2.2.1 Cơ sở pháp lý công tác quản lý văn 32 2.2.2 Quy trình quản lý văn UBND xã Thanh. .. hành tác nghiệp vào công tác quản lý văn UBND xã Thanh Lâm ● Kết cấu đề tài khóa luận tốt nghiệp gồm chương: Chương Tổng quan văn công tác quản lý văn Chương 2: Thực trạng công tác quản lý văn UBND