Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã thắng cương, huyện yên dũng, tỉnh bắc giang

LỜI MỞ ĐẦU  Lý do chọn đề tài Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cách mạng hành chính nhất là ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn bả

LỜI CẢM ƠN

Trong quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận tốt nghiệp, em đã nhận được

sự giúp đỡ cũng như sự động viên từ rất nhiều phía Trước tiên, em xin gửi lời cảm ơn chân thành và sâu sắc tới giáo viên hướng dẫn khóa luận tốt nghiệp – Thạc sĩ Lê Quang Anh Thầy đã chỉ bảo tận tình, hướng dẫn em trong suốt thời gian nghiên cứu

và thực hiện khóa luận

Ngoài ra, em cũng mong muốn thông qua khóa luận này, gửi lời cảm ơn chân thành tới các thầy cô đang giảng dạy tại trường đại học CNTTT&TT Thái Nguyên, những người luôn nhiệt tình và tâm huyết để mang lại cho sinh viên những kiến thức

để chúng em có thể có một nền tảng về chuyên ngành của mình

Bên cạnh đó em cũng xin cảm ơn tới Lãnh đạo và các đồng nghiệp tại UBND

xã Thắng Cương đã tận tình giúp đỡ và cung cấp số liệu để em có thể hoàn thành được khóa luận của mình, em cũng xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc của mình tới gia đình, bạn bè - những người luôn sát cánh, tạo mọi điệu kiện tốt nhất để em có thể thực hiện

đề tài tốt nghiệp của mình

Trong quá trình thực hiện khoá luận tốt nghiệp, mặc dù đã cố gắng hết sức, nhưng do thời gian có hạn nên không thể tránh khỏi những thiếu sót Vì vậy, rất mong các thầy cô giáo góp ý và giúp đỡ để khóa luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Lê Thị Hiền

LỜI CAM ĐOAN

Nhận thức được khóa luận tốt nghiệp là sản phẩm hoàn thiện của sinh viên khi

ra trường, cần tới sự cố gắng của bản thân và nhất là sự hướng dẫn chỉ bảo tận tình của các thầy cô giáo Em đã tổng hợp các kiến thức được học cùng kinh nghiệm và số liệu khảo sát thực tế nhằm hoàn thành khóa luận tốt nghiệp của mình

Em xin cam đoan Khóa luận tốt nghiệp này là do tự bản thân thực hiện có sự hỗ trợ từ giáo viên hướng dẫn và không sao chép các công trình nghiên cứu của người khác Các dữ liệu thông tin sử dụng trong Khóa luận là trung thực xuất phát từ tình hình thực tế của đơn vị

Em xin chịu hoàn toàn chịu trách nhiệm về lời cam đoan này!

Bắc Giang, ngày 16 tháng 04 năm 2017

SINH VIÊN THỰC HIỆN

Lê Thị Hiền

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN i

LỜI CAM ĐOAN ii

MỤC LỤC iii

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT v

QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC v

DANH MỤC HÌNH ẢNH vi

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ vii

LỜI MỞ ĐẦU 1

Chương 1 TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 3

1.1 Lý thuyết chung về quản lý văn bản 3

1.1.1 Các khái niệm văn bản 3

1.1.2 Phân loại văn bản 3

1.1.3 Vai trò của công tác quản lý văn bản 4

1.1.4 Nguyên tắc đối với việc tổ chức quản lý văn bản 4

1.2 Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đi 5

1.2.1 Khái niệm quản lý văn bản đi 5

1.2.2 Nội dung quy trình quản lý văn bản đi 5

1.3 Khái niệm, nội dung công tác quản lý văn vản đến 9

1.3.1 Khái niệm quản lý văn bản đến 9

1.3.2 Nội dung quy tình quản lý văn bản đến 10

Chương 2 KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH Thực Trạng Công tác quản LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ THẮNG CƯƠNG 20

2.1 Giới thiệu về UBND xã Thắng Cương 20

2.1.1 Lịch sử thành lập và phát triển của UBND xã Thắng Cương 20

2.1.2 Vị trí và chức năng của UBND xã Cương Cương 20

2.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã 21

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Thắng Cương 22

2.2.1 Cơ sở phát lý để triển khai công tác quản lý văn bản tại UBND xã Thắng

Cương 23

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại UBND xã Thắng Cương 23

2.2.3 Thực trạng công tác quản lý và giải quyết văn bản đến tại UBND xã Thắng Cương 30

2.2.4 Nhận xét cách tổ chức của hệ thống cũ và giải pháp khắc phục 37

Chương 3 GIẢI PHÁP ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG CÔNG Tác QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI UBND XÃ THẮNG CƯƠNG 41

3.1 Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả của công tác quản lý văn bản tại UBND xã Thắng Cương 41

3.1.1 Một số giải pháp chủ yếu khắc phục tình trạng quản lý văn bản 41

3.1.2 Giải pháp định hướng cụ thể của của UBND xã Thắng Cương 42

3.2 Giới thiệu chung về phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" 44

3.2.1 Khái quát về phần mềm "1C:Quản lý văn bản (ECM)" 44

3.2.2 Mục đích phần mềm 1C: Quản lý văn bản 45

3.2.3 Kiểu văn bản quản lý 46

3.2.4 Một số tính năng cơ bản của 1C: Quản lý văn bản 46

3.3 Quản lý văn bản trên phần mền 1C: Quản lý văn bản 48

3.3.1 Quản lý văn bản đi trên phần mềm 1C 48

3.3.2 Quản lý văn bản đến trên phần mềm 1C 48

3.4 Ứng dụng phần mềm 1C trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã Thắng Cương 49

3.4.1 Đăng ký văn bản đi trên phần mềm 1C 49

3.4.2 Đăng ký văn bản đến trên phần mềm 1C 52

3.3.3 Đánh giá chung 55

3.4.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả việc ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã Thắng Cương 56

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1.1: Mẫu dấu đến theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV 13

Hình 1.2: Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV 14

Hình 2.1: Mẫu sổ chuyển giao văn bản qua bưu điện 28

Hình 2.2: Mẫu dấu đến tại UBND xã Thắng Cương 33

Hình 2.3: Bìa sổ đăng ký văn bản đến 34

Hình 3.1: Mục đích phần mềm 1C 45

Hình 3.2: Kiểu văn bản quản lý 46

Hình 3.3: Giao diện chính 1C quản lý văn bản 48

Hình 3.4: Giao diện phần mềm khi chọn “Văn bản đi” 49

Hình 3.5: Thêm mới một văn bản đi 50

Hình 3.6: Đăng ký văn bản đi 50

Hình 3.7: Giao diện phần mềm khi điền các nội dung đăng ký văn bản đi 51

Hình 3.8: Thêm tệp đính kèm khi đăng ký văn bản đi 51

Hình 3.9: Hoàn thành việc đăng ký văn bản đến 52

Hình 3.10: Giao diện phần mềm khi chọn “Văn bản đến” 52

Hình 3.11: Thêm mới một văn bản đến 53

Hình 3.12: Đăng ký văn bản đến 53

Hình 3.13: Giao diện phần mềm khi điền các nội dung đăng ký văn bản đến 54

Hình 3.14: Thêm tệp đính kèm khi đăng ký văn bản đến 54

Hình 3.15: Hoàn thành việc đăng ký văn bản đến 55

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ

Bảng 1.1 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo Thông Tư 07/2012/TT-BNV 15

Bảng 1.2 Mẫu đăng ký đơn, thư theo mẫu phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV 16

Bảng 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo Thông tư 07/2012/TT-BNV 17

Bảng 2.1 Số liệu văn bản ban hành tại UBND xã Thắng Cương từ năm 2013 - 2015 24

Bảng 2.2 Mẫu trình bày sổ đăng ký băn bản đi tại UBND xã Thắng Cương 26

Bảng 2.3 Mẫu trình bày sổ chuyển giao văn bản tại UBND xã 28

Bảng 2.4 Số liệu văn bản đi tại UBND xã Thắng Cương từ năm 2013 - 2015 30

Bảng 2.5 Sổ đăng ký VB đến truyền thống 35

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tiếp nhận và quản lý văn bản đến 10

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Thắng Cương 22

Sơ đồ 2.2 Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi tại phòng UBND xã Thắng Cương 25

Sơ đồ 2.3 Lưu đồ quy trình quản lý, giải quyết văn bản đến tại UBND xã Thắng Cương 31

LỜI MỞ ĐẦU

 Lý do chọn đề tài

Trong những năm qua, cùng với quá trình đẩy mạnh cách mạng hành chính nhất

là ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý, công tác văn thư và quản lý văn bản, giấy tờ hành chính trong hoạt động của cơ quan ở các cấp, các nghành đã từng bước được cải tiến, có nhiều tiến bộ có thêm nhiều công cụ và hình thức để chỉ đạo, điều hành, trao đởi thông tin với chất lượng, hiệu quả ngày càng được nâng cao

Ở các cấp chính quyền địa phương, việc ứng dụng công nghệ thông tin cũng dần được đẩy mạnh Tuy nhiên không phải cấp chính quyền địa phương nào cũng có

đủ điều kiện về vật chất và kỹ thuật để ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình quản lý hành chính Tại UBND xã Thắng Cương, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang là một ví dụ điển hình Các khâu trong quá trình quản lý hành chính vẫn còn là thủ công, việc áp dụng công nghệ thông tin còn một điều mới mẻ Trong khi công tác văn thư và quản lý văn bản cũng đang gặp một số khó khăn nhất định trong việc quản lý và truy xuất dữ liệu cho cấp trên khi cần thiết

Vì những lý do trên cùng sự hướng dẫn, định hướng của thầy cô trong khoa em

đã chọn đề tài: “Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã Thắng Cương, huyện Yên Dũng, tỉnh Bắc Giang”

 Mục tiêu nghiên cứu đề tài:

Đề tài tập trung vào các nội dung quản lý văn bản tại UBND xã Thắng Cương

với các mục tiêu cụ thể:

- Nghiên cứu ứng dụng công nghệ thông tin để xây dựng quy trình nghiệp vụ

quản lý văn bản

- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ công nghệ thông tin, tạo

ra thói quen làm việc trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử;

- Xây dựng và chuẩn hóa các quy trình nghiệp vụ trong quản lý văn bản tại

UBND xã Thắng Cương

 Phương pháp nghiên cứu:

 Phương pháp định lượng

 Phương pháp định tính

 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:

 Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu về quy trình quản lý văn bản trong khối hành chính nhà nước và để ứng dụng giải quyết bài toán quản lý văn bản

 Phạm vi nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu những quy trình cơ bản và vai trò của công tác quản lý văn bản và ứng dụng công nghệ thông giải quyết bài toán quản lý văn bản tại UBND xã Thắng Cương

 Bố cục bài báo cáo:

Trong báo cáo này, ngoài phần mở đầu và phần kết luận, nội dung báo cáo được chia làm 03 chương:

Chương 1: Tổng quan lý thuyết về công tác quản lý văn bản

Chương 2: Khảo sát, phân tích thực trạng công tác quản lý văn bản

Chương 3: Giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác quản lý văn bản tại UBND xã Thắng Cương

CHƯƠNG 1

TỔNG QUAN LÝ THUYẾT VỀ QUẢN LÝ VĂN BẢN 1.1 Lý thuyết chung về quản lý văn bản

1.1.1 Các khái niệm văn bản

Khái niệm văn bản

Văn bản là một đối tượng phức tạp Nó có thể là đối tượng của những bộ môn khoa học khác nhau như văn học, tâm lí học, logic học, xã hội học, luật học, tin học và các bộ môn ngôn ngữ học như cú pháp học, phong cách học, tu từ học, ngôn ngữ học văn bản, ngữ dụng học,

"Văn bản" theo tiếng Latinh là actur có nghĩa là hành động Văn bản thể hiện ý chí của cơ quan ban hành văn bản Văn bản là phương tiện chủ yếu để lãnh đạo, điều hành, giao dịch Hay có thể hiểu “Văn bản là sản phẩm lời nói ở dạng viết của hoạt động giao tiếp mang tính hoàn chỉnh về hình thức, trọn vẹn về nội dung nhằm đạt tới một hoặc một số giao tiếp nào đó”

Khái niệm văn bản quản lý Nhà nước

Đối với bộ máy nhà nước, văn bản quản lý nhà nước thực chất là các quyết định quản lý nhà nước do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thể thức, thủ tục, thẩm quyền do luật định mang tính quyền lực đơn phương Văn bản quản lý nhà nước còn là phương tiện để xác định và vận dụng các chuẩn mực pháp lý vào quá trình quản lý Nhà nước Được Nhà nước đảm bảo thi hành bằng những biện pháp khác nhau nhằm điều chỉnh các mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan nhà nước với các tổ chức và công dân

Tuy nhiên biểu hiện của tính chất pháp lý của văn bản không giống nhau Có những văn bản chỉ mang tính thông tin quản lý thông thường, trong khi đó có những văn bản lại mang tính cưỡng chế thực hiện

1.1.2 Phân loại văn bản

- Văn bản quy phạm pháp luật

Văn bản quy phạm pháp luật là văn bản do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo thủ tục, trình tự luật định trong đó có các quy tấc xử sự chung được Nhà nước bảo đảm thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng xã hội chủ nghĩa

- Văn bản cá biệt

Văn bản cá biệt là các văn bản áp dụng luật pháp, chỉ chứa đựng các quy tắc xử

sự riêng do các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ của mình Loại văn bản này thường được sử dụng để giải quyết một vụ việc cụ thể

Ví dụ: Quyết định nâng lương, khen thưởng, kỷ luật, điều động công tác, bổ nhiệm, miễn nhiệm cán bộ công chức; quyết định xử phạt vi phạm hành chính, chỉ thị phát động phong trào thi đua,…

- Văn bản hành chính

Văn bản hành chính là những văn bản để điều hành thực thi các văn bản quy phạm pháp luật; để giải quyết các công việc cụ thể; để phản ánh tình hình, giao dịch, trao đổi công tác, ghi chép công việc của cơ quan, đơn vị

- Văn bản chuyên môn nghiệp vụ

Văn bản chuyên môn nghiệp vụ là các văn bản mang tính chất chuyên môn, kỹ thuật riêng của từng cơ quan, đơn vị để thực hiện các công việc của mình

Ví dụ: Hóa đơn, hợp đồng, bản vẽ thiết kế…

1.1.3 Vai trò của công tác quản lý văn bản

- Làm tốt công tác quản lý văn bản giúp lãnh đạo các cơ quan, tổ chức nói chung chỉ đạo công việc nhanh chóng, chính xác, hiệu quả, không để chậm việc, sót việc, tránh tệ nạn quan liêu, giấy tờ, mệnh lệnh hành chính

- Góp phần giữ gìn bí mật của cơ quan

- Giữ gìn được những tài liệu và thông tin của cơ quan để làm cơ sở chứng minh cho mọi hoạt động của cơ quan là hợp pháp hay không hợp pháp

- Tạo điều kiện thuân lợi cho công tác lưu trữ Đây chính là nguồn tài liệu chủ yếu của công tác lưu trữ Vì vậy làm tốt công tác quản lý văn bản sẽ giúp quản lý tốt các văn bản đi, đến, không bị mất mát tạo điều kiện cho công tác lập hồ sơ, nộp lưu vào lưu trữ và thực hiện công tác chỉnh lý tài liệu về sau

1.1.4 Nguyên tắc đối với việc tổ chức quản lý văn bản

Việc quản lý văn bản phải đảm bảo 3 yếu tố cơ bản bao gồm tính chính xác, tính thống nhất, kịp thời

Tính thống nhất: Tất cả văn bản đi, văn bản đến của cơ quan, tổ chức, trừ

trường hợp pháp luật có quy định khác, đều phải được quản lý tập trung, thống nhất tại văn thư của cơ quan, tổ chức (sau đây gọi tắt là văn thư)

Kịp thời: Văn bản đi, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành

hoặc chuyển giao trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Văn bản đến

có đóng các dấu độ khẩn: “Hoả tốc” (kể cả “Hoả tốc” hẹn giờ), “Thượng khẩn” và

“Khẩn” (sau đây gọi chung là văn bản khẩn) phải được đăng ký, trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được Văn bản khẩn đi cần được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay sau khi văn bản được ký

Tính chính xác: Văn bản liên quan đến đơn vị, cá nhân nào thì phải chuyển tận

tay cho đơn vị, cá nhân đó đảm bảo đúng đối tượng nhận văn bản

Tất cả các văn bản đến không được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết

1.2 Khái niệm, nội dung quản lý văn bản đi

1.2.1 Khái niệm quản lý văn bản đi

Theo Điều 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

nêu khái niệm văn bản đến như sau: “Văn bản đi là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức phát hành.”

1.2.2 Nội dung quy trình quản lý văn bản đi

1.2.2.1 Đăng ký văn bản đi

Thứ hai, đối với các văn bản có nội dung phong phú, phức tạp khi trình cho thủ trình cho thủ trưởng ký nhất thiết phải kèm theo các văn bản có nội dung liên quan gọi

là hồ sơ trình ký để người ký thẩm tra lại nội dung văn bản khi cần thiết

 Xem xét thể thức, ghi số, ghi ngày tháng

- Xem xét thể thức văn bản

Trước khi phát hành văn bản, văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

- Ghi số văn bản

Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số chung của

cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý; trừ trường hợp pháp luật có quy định khác

Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng

Số của văn bản là số thứ tự đăng ký văn bản tại văn thư của cơ quan, tổ chức

Số của văn bản được ghi bằng chữ số Ả-rập, bắt đầu từ số 01 vào ngày đầu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm

Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại điểm A, Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ Nội vụ về hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính, được đăng ký như sau:

+ Các loại văn bản hành chính khác được đăng ký một số vào hệ thống số riêng

+ Các loại văn bản văn bản: Chỉ thị (cá biệt), quyết định (cá biệt), quy định, quy chế, hướng dẫn được đăng ký ban hành chính khác được đăng ký vào một số và một

hệ thống số riêng

Văn bản mật đi được đăng ký vào một số và một hệ thống số riêng

- Ngày, tháng, năm ban hành văn bản

Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn bản phải được viết đầy đủ; các số chỉ ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; đối với những số chỉ ngày nhỏ hơn 10 và tháng 1, 2 phải ghi thêm số 0 ở trước

 Đóng dấu văn bản

- Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu quy định

- Khi đóng dấu lên chữ ký thì dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái

- Việc đóng dấu lên các phụ lục kèm theo văn bản chính do người ký văn bản quyết định và dấu được đóng lên trang đầu, trùm lên một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tên của phụ lục

 Đăng ký văn bản đi

Đăng ký văn bản là việc ghi chép hoặc cập nhập những thông tin cần thiết về văn bản như số, ký hiệu, ngày, tháng, năm ban hành, tên loại và trích yếu nội dung, nơi nhận và những thông tin khác vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu quản lý văn bản trên máy vi tính để quản lý và tra tìm văn bản

Đối với văn bản đi, việc lập sổ đăng ký tùy thuộc vào tính chất và số lượng văn bản do cơ qua ban hành Ở những cơ quan có số lượng văn bản ban hành hàng năm hoặc trong một nhiệm kỳ không nhiều, chỉ cần lập một sổ đăng ký chung cho các văn bản hành chính thông thường và văn bản quy phạm pháp luật nếu có Ở những cơ quan

có thẩm quyền ban hành van bản quy phạm pháp luật và số lượng văn bản lớn, có thể lập thành 2 sổ:

- Sổ đăng ký văn bản đi thường

- Số đăng ký văn bản đi quy phạm pháp luật

Trên trang đầu của các loại sổ phải có chữ ký của người có thẩm quyền và đóng dấu trước khi sử dụng Việc ký và đóng dấu được thực hiện ở khoảng giấy trống giữa

từ số…đến số …và quyển sổ

1.2.2.2 Làm thủ tục gửi văn bản đi

 Trình bày phong bì và cho văn bản vào phong bì

Bì văn bản phải có kích thước lớn hơn kích thước của văn bản; được làm bằng loại giấy dai, bền, khó thấm nước, không nhìn thấu qua được và có định lượng ít nhất

từ 80gram/m2 trở lên

Tùy thuộc vào số lượng và độ dầy của văn bản lựa chọn cách gấp văn bản để cho và bì Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong, không làm nhàu

văn bản Hồ dán phải có độ kết dính cao, khó bóc, dính đều, mép bì được dán kín, không để hồ dính vào văn bản

Sau khi cho văn bản vào phong bì và trình bày phải đóng dấu độ khẩn, mật trên phong bì theo quy định đúng như đóng dấu trên văn bản

 Chuyển phát văn bản đi

Văn bản đi phải được hoàn thành thủ tục phát hành và chuyển phát ngay trong ngày văn bản đó được ký, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo Đối với văn bản quy phạm pháp luật có thể phát hành sau 03 ngày, kể từ ngày ký văn bản

- Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao nội bộ nhiều và việc chuyển giao văn bản được thực hiện tập trung tại Văn thư thì phải lập Sổ chuyển giao riêng

Trường hợp cơ quan, tổ chức có số lượng văn bản đi được chuyển giao ít và việc chuyển giao văn bản do Văn thư trực tiếp thực hiện thì sử dụng Sổ đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản và sử dụng cột 6 “Đơn vị, người nhận bản lưu” để ký nhận văn bản; người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác

Tất cả văn bản đi do Văn thư hoặc người làm giao liên cơ quan, tổ chức chuyển trực tiếp cho các cơ quan, tổ chức khác đều phải được đăng ký vào Sổ chuyển giao văn bản đi

Khi chuyển giao văn bản, người nhận văn bản phải ký nhận vào sổ

- Chuyển phát văn bản đi qua Bưu điện

Tất cả văn bản đi được chuyển phát qua Bưu điện đều phải đăng ký vào sổ Khi giao bì văn bản, phải yêu cầu nhân viên bưu điện kiểm tra, ký nhận và đóng dấu vào sổ (nếu có)

- Chuyển phát văn bản đi bằng máy Fax, qua mạng

Trong trường hợp cần chuyển phát nhanh, văn bản đi được chuyển cho nơi nhận bằng máy Fax hoặc qua mạng, sau đó phải gửi bản chính

1.2.2.3 Lưu văn bản đi và theo dõi, kiểm tra việc gửi văn bản đi

 Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu hai bản: bản gốc lưu tại Văn thư và bản chính lưu trong

hồ sơ theo dõi, giải quyết công việc

Bản gốc lưu tại Văn thư phải được đóng dấu và sắp xếp theo thứ tự đăng ký Trường hợp văn bản đi được dịch ra tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu

số, ngoài bản lưu bằng tiếng Việt phải luôn kèm theo bản dịch chính xác nội dung bảng tiếng nước ngoài hoặc tiếng dân tộc thiểu số

Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ các mức

độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước

Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi và phục vụ kịp thời yêu cầu sử dụng bản lưu tại Văn thư theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức

 Theo dõi ,kiểm tra việc gửi văn bản đi

Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ thể như sau:

- Lập phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu của người

ký văn bản Việc xác định những văn bản đi cần lập Phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản quyết định

- Đối với những văn bản đi có đóng dấu “Tài liệu thu hồi”, phải theo dõi, thu hồi đúng thời hạn; khi nhận lại, phải kiểm tra, đối chiếu để bảo đảm văn bản không bị thiếu hoặc thất lạc

- Đối với bì văn bản gửi đi nhưng vì lý do nào đó mà Bưu điện trả lại thì phải chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đó; đồng thời, ghi chú vào Sổ gửi văn bản đi bưu điện để kiểm tra, xác minh khi cần thiết

- Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo người có trách nhiệm xem xét, giải quyết

c) Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy; mỗi dấu đóng

1.3 Khái niệm, nội dung công tác quản lý văn vản đến

1.3.1 Khái niệm quản lý văn bản đến

Theo Điều 1 Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012, về việc hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan

nêu khái niệm văn bản đến như sau : “Văn bản đến là tất cả các loại văn bản, bao gồm văn bản quy phạm pháp luật, văn bản hành chính và văn bản chuyên ngành (kể cả bản sao văn bản, văn bản nội bộ và văn bản mật) do cơ quan, tổ chức nhận được.”

1.3.2 Nội dung quy tình quản lý văn bản đến

Theo quy định của nhà nước tại nghị định 110/2004 – NĐCP ngày 08 tháng 04 năm 2004 của chính phủ về công tác văn thư, tất cả các văn bản, kể cả đơn thư do cá nhân gửi đến cơ quan, tổ chức đều được quản lý theo trình tự và được thực hiện theo

sơ đồ sau:

(Nguồn: Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước)

Sơ đồ 1.1 Sơ đồ tiếp nhận và quản lý văn bản đến

Tiếp nhận và

đăng ký văn bản

đến (1)

Trình và chuyển giao văn bản đến

(2)

Giải quyết, đôn đốc, nhắc nhở việc giải quyết văn bản đến (3)

Giải quyết văn bản

1.3.2.1 Tiếp nhận văn bản đến

 Tiếp nhận văn bản đến

- Khi tiếp nhận văn bản được chuyển đến từ mọi nguồn, người làm văn thư của

cơ quan tổ chức (sau đây gọi chung là cán bộ văn thư) hoặc người giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến trong trường hợp văn bản được chuyển đến ngoài giờ làm việc hoặc vào ngày nghỉ, phải kiểm tra sơ bộ về số lượng, tình trạng bì, nơi nhận dấu niêm phong (nếu có), đối với văn bản mật đến phải kiểm tra đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận

- Đối với văn bản được chuyển phát qua máy fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản Trường hợp phát hiện có sai xót, phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo cho người

có trách nhiệm xem xét giải quyết

 Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến

Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và xử lý như sau:

- Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho tổ chức Đảng, các đoàn thể trong cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận được chuyển tiếp cho nơi nhận Đối với những bì văn bản gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của cơ quan tổ chức thì cá nhận văn bản có trách nhiệm chuyển văn bản cho văn thư để đăng ký

- Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm các loại bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật);

- Đối với bì văn bản mật việc bóc bì được thực hiện theo quy định tại thông tư số 12/2002/TT-BCA(A1) ngày 13 tháng 9 năm 2002 của bộ công an hướng dẫn thực hiện nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 28 tháng 3 năm 2002 của chính phủ quy định chi tiết thi hành pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước và quy định cụ thể của cơ quan tổ chức

Khi bóc bì văn bản cần lưu ý:

- Những bì có đóng dấu độ khẩn cần được bóc trước để giải quyết kịp thời

- Không gây ra hư hại đối với văn bản trong bì không làm mất số ký hiệu văn bản địa chỉ cơ quan gửi và dấu bưu điện cần xoát lại bị tránh để xót văn bản

- Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số ký hiệu của văn bản trong bì trường hợp phát hiện có sai xót cần báo cho nơi gửi để biết giải quyết

- Nếu văn bản có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu với văn bản trong bì nơi phiếu gửi khi nhận xong phải ký xác nhận đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả cho nơi gửi văn bản

- Đối với đơn thư, khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần được kiểm tra xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản mà nhận cách quá xa ngày tháng gửi văn bản thì cần giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm bằng chứng

1.3.2.2 Đóng dấu đến ghi số và đăng ký văn bản đến

 Đóng dấu đến

- Văn bản đến của cơ quan, tổ chức phải được đăng ký tập trung tại văn thư trừ những loại văn bản được đăng ký riêng theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể

của cơ quan tổ chức như các loại hóa đơn, chứng từ, kế toán,

- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “đến” ghi số đến ngày đến (kể cả giờ trong những trường hợp cần thiết) Đối với bản fax thì cần chụp lại trước khi đóng dấu “đến” đối với văn bản được chuyển phát qua mạng trong trường hợp cần thiết có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “đến”

- Đối những loại văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng dấu “đến” mà được chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải quyết

- Dấu “đến” được đóng rõ ràng ngay ngắn và khoảng giấy trống, dưới số, ký hiệu (đối với văn bản có ghi tên loại) dưới trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống phía dưới ngày tháng năm ban hành văn bản Mẫu đến được trình bày theo hướng dẫn của phụ lục 1, công văn số 425/VTNTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn thư và lưu trữ nhà nước

Mẫu dấu “Đến”:

50mm

35m

(Nguồn: Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước)

Hình 1.1.Mẫu dấu đến theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV

Hướng dẫn ghi các nội dung thông tin trên dấu “đến”:

- Số đến: Số đến là số thứ tự đăng ký văn bản đến số đến được đánh liên tục bắt đầu số 01 vào ngày đâu năm và kết thúc vào ngày 31 tháng 12 năm

- Ngày đến: Ngày đến là ngày, tháng, năm cơ quan, tổ chức nhận được văn bản (hoặc thư) đóng dấu và đến đăng ký đối với những ngày dưới 10 và tháng 1 thì phải thêm số 0 ở trước năm được ghi bằng hau chữ số ví dụ: 05/02/04, 21/07/05, 31/12/05

- Giờ đến: Đối với những văn bản đến có đóng dấu “thượng khẩn” và “hỏa tốc” (kể cả “hỏa tốc” “hẹn giờ”) cán bộ văn thư phải ghi giờ nhận (trong những trường hợp cần thiết phải ghi cả giờ phút ví dụ 14:30)

 Đăng ký văn bản đến

- Văn bản đến được đăng ký vào số đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên máy vi tính

- Đối với nhân viên văn thư thì sử dụng máy vi tính để quản lý văn bản đến, nhưng vẫn có sổ theo dõi văn bản đến đế phòng ngừa xử lý khi cần thiết nội dung vào

sổ đăng ký văn bản đến theo hướng dẫn của công văn số 425/VTNTNN-NVTW ngày

18 tháng 7 năm 2005 của cục văn thư và lưu trữ nhà nước

TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC

Số:………

ĐẾN Ngày:………

………

Chuyển:………

Lưu hồ sơ số:………

 Bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến (loại thường) được trình bày theo hình minh họa dưới đây:

(Nguồn: Cục văn thư và lưu trữ Nhà nước) Hình 1.2 Mẫu bìa sổ đăng ký văn bản đến theo Thông tư số 07/2012/TT-BNV Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp (nếu có)

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị (đối với sổ của đơn vị)

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản trong quyển sổ

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đến đầu tiên và cuối cùng trong sổ

Bảng 1.1 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo Thông Tư 07/2012/TT-BNV

Số ký Hiệu

Ngày tháng

Tên loại trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký Nhận

Ghi Chú

Cột 2: Số đến ghi theo số được ghi trên dấu “đến”

Cột 3: Tác giả ghi tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên địa chỉ của người gửi đối với đơn thư

Cột 4: Số ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ngày tháng ghi ngày, tháng năm của văn bản đến hoặc ngày, tháng năm của đơn thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số ví dụ: 02/04/04, 21/04/05

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại của văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn thư đó

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối,ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Ký nhận chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,

ký hiệu,ngày tháng,trích yếu ,bản sao, )

 Sổ đăng ký văn bản mật đến

Mẫu đăng ký văn bản mật đến cũng giống như sổ đăng ký văn bản đến (loại thường), nhưng phần được đăng ký có bổ sung cột “ mức độ mật “ (cột 7) ngay sau cột

“tên loại và trích yếu nội dung” (cột 6)

Việc đăng ký văn bản mật đến được thực hiện tương tự như đối với văn bản đến (loại thường) theo hướng dẫn riêng ở cột 7 “mức độ mật” phải ghi rõ độ mật (“mật”,

“tối mật” hoặc “tuyệt mật”) của văn bản đến đối với độ văn bản đến độ “tuyệt mật” thì được ghi vào cột trích yếu nội dung sau khi được phép người có thẩm quyền

Sổ đăng ký đơn, thư phải được in sẵn kích thước: 210mn x 297mn

 Bìa và trang đầu

Bìa và trang đầu của sổ được trình bày tương tự như bìa và trang đầu của sổ đăng ký văn bản đến chỉ khác tên gọi là “ sổ đăng ký đơn, thư”

 Phần đăng ký đơn, thư

- Phần đăng ký đơn, thư được trình bày trên trang giấy khổ A3 (420mn x 297mn) bao gồm 8 cột theo mẫu sau:

Bảng 1.2 Mẫu đăng ký đơn, thư theo mẫu phụ lục kèm Thông tư số 07/2012/TT-BNV

Ngày

đến

Số đến

Họ tên,địa chỉ người gửi

Ngày tháng

Trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người

ký nhận

Ký nhận

Ghi chú

Cột 3: Họ tên, địa chỉ người gửi Ghi đầy đủ, chính xác họ tên, địa chỉ, số điện thoại nếu có của người gửi đơn, thư

Cột 4: Ngày tháng Ghi theo ngày, tháng năm được ghi trên đơn, thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải điền số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chứ số ví dụ: 05/02/04, 31/12/05 Trường hợp trên đơn, thư không phải ghi ngày tháng thì có thể lấy ngày, tháng, năm theo dấu bưu điện nhưng cần có ghi chú cụ thể

Cột 5: Trích yếu nội dung Ghi theo trích nội dung được ghi trên đơn, thư căn

cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết có người có thầm quyền

Cột 6: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận đơn thư căn

cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thầm quyền

Cột 7: Ký nhận Chữ ký của người trực tiếp nhận đơn thư

Cột 8: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về đơn, thư như đơn thư lần thứ mấy đơn, thư không ghi ngày, tháng,…)

- Phần đăng ký văn bản đến được trình bày trên trang giấy khổ A3 (40mn x 297mn) bao gồm 09 cột theo mẫu dưới đây:

Bảng 1.3 Mẫu trình bày đăng ký văn bản đến theo Thông tư 07/2012/TT-BNV

Số ký Hiệu

Ngày tháng

Tên loại trích yếu nội dung

Đơn vị hoặc người nhận

Ký Nhận

Ghi Chú

Cột 3: Tác giả ghi tên cơ quan tổ chức ban hành văn bản hoặc họ tên địa chỉ của người gửi đối với đơn thư

Cột 4: Số ký hiệu Ghi số và ký hiệu của văn bản đến

Cột 5: Ngày tháng ghi ngày, tháng năm của văn bản đến hoặc ngày,tháng năm của đơn thư Đối với những ngày dưới 10 và tháng 1, 2 thì phải thêm số 0 ở trước, năm được ghi bằng hai chữ số ví dụ: 02/04/04, 21/04/05

Cột 6: Tên loại và trích yếu nội dung Ghi tên loại (trừ công văn thì không ghi tên loại) của văn bản đến (tên loại của văn bản có thể được viết tắt) và trích yếu nội dung Trường hợp văn bản đến hoặc đơn thư không có trích yếu thì người đăng ký phải tóm tắt nội dung của văn bản hoặc đơn thư đó

Cột 7: Đơn vị hoặc người nhận Ghi tên đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản đến căn cứ theo ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền

Cột 8: Ký nhận chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản

Cột 9: Ghi chú Ghi những điểm cần thiết về văn bản đến (văn bản không có số,

ký hiệu, ngày tháng, trích yếu, bản sao, )

1.3.2.3 Phân phối và chuyển giao văn bản đến

Văn bản đến phải giao đúng cho người có trách nhiệm giải quyết không nhờ người khác hoặc đơn vị khác nhận thay và phải ký vào sổ giao nhận Không để cho người không có trách nhiệm xem văn bản giấy tờ của người khác

1.3.2.4 Tổ chức giải quyết văn bản đến

 Giải quyết văn bản đến

- Khi nhận được văn bản đến các đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp

thời theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định cụ thể của cơ quan tổ chức đối với các văn bản đến có đóng dấu độ khẩn phải giải quyết khẩn trương không được chậm trễ

- Khi người đứng đầu cơ quan tổ chức cho ý kiến chỉ đạo giải quyết đơn vị hoặc

cá nhân cần đính kèmphiếu giải quyết văn bản để có ý kiến đề xuất của đơn bị cá nhân

- Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân chủ trì giải quyết cần gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải

quyết định đơn vị cá nhân chủ trì phải đính kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn

vị, cá nhân có liên quan

 Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

- Tất cả văn bản đến có ẩn định thời hạn giải quyết theo quy định của pháp

luật hoặc quy định của cơ quan, tổ chức đều phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn giải quyết

- Trách nhiệm theo, đôn đốc việc theo dõi giải quyết văn bản đến:

+ Người được giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc các đơn vị tổ chức, cá nhân giải quyết văn bản đến theo thời hạn đã được quy định

+ Căn cứ quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức cán bộ văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu về văn bản đến bao gồm: tổng số văn bản đưa đến, văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa giải quyết để báo cáo cho những người được giao trách nhiệm Trường hợp cơ quan tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính để theo dõi việc giải quyết văn bản đến thì cán bộ văn thư cần lập sổ để theo dõi việc giải quyết văn bản đến

- Mẫu sổ theo dõi giải quyết văn bản đến theo hướng dẫn của công văn số 425/VTNTNN-NVTW ngày 18 tháng 7 năm 2005 của cục văn thư và lưu trữ Nhà nước

CHƯƠNG 2

KHẢO SÁT, PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN

TẠI UBND XÃ THẮNG CƯƠNG 2.1 Giới thiệu về UBND xã Thắng Cương

2.1.1 Lịch sử thành lập và phát triển của UBND xã Thắng Cương

Qua quá trình lịch sử địa danh Thắng Cương đã có nhiều thay đổi Sau Cách mạng tháng 8 năm 1945 thành công Thắng Cương thuộc xã Tư Mại huyện Yên Dũng tỉnh Bắc Giang Xã Tư Mại lúc đó gồm các làng Thắng Cương , Phấn Lôi, Tân Cương, Đông Khánh, Hưng Thịnh và Thắng Lợi Thượng

Cuộc kháng chiến chống Pháp thắng lợi, sau năm 1954 Thắng Cương tách khỏi

xã Tư Mại và trở thành một xã với đơn vị hành chính riêng gồm các thôn Thắng Lợi

Hạ, Phấn Lôi, Thắng Lợi Thượng, Thắng Thượng, Tân Cương

Đến nay UBND xã Thắng Cương đã có trụ sở hoạt động riêng biệt và hoạt động theo quyết định của hội đồng nhân dân các cấp

2.1.2 Vị trí và chức năng của UBND xã Cương Cương

Ủy ban nhân dân do hội đồng nhân dân bầu ra, là cơ quan chấp hành của hội đồng nhân dân, là cơ quan hành chính ở địa phương chịu trách nhiệm chấp hành hiến pháp, pháp luật các văn bản của các cơ quan Nhà nước cấp trên và hội đồng nhân dân cùng cấp Ủy ban nhân dân chịu trách nhiệm quản lý về mặt Nhà nước đối với tất cả các lĩnh vực, các mặt hoạt động ở địa phương:

 Quyết định chương trình công tác toàn khóa và chương trình công tác hàng năm của cơ quan, quy chế làm việc

 Quyết định chủ trương, biện pháp lớn trên các lĩnh vực, công tác, phương hướng, nhiệm vụ chủ yếu của kế hoạch kinh tế - xã hội, an ninh quốc phòng, xây dựng

hệ thống chính trị 6 tháng hàng năm và nhiệm kỳ của đảng bộ

 Quyết định công tác nhằm cụ thể hóa nghị quyết đại hội Đảng bộ của xã

 Có trách nhiệm thảo luận và quyết định tập thể về công tác cán bộ của Đảng

bộ, quy định chức danh thuộc thẩm quyền theo quy định

 Thực hiện giám sát thường xuyên và giám sát theo chuyên đề, theo quy định

2.1.3 Nhiệm vụ và quyền hạn của UBND xã

Với vị trí tính chất của UBND vừa là hành chính nhà nước địa phương, vừa là

cơ quan chấp hành của HĐND, UBND phải tổ chức thực hiện các nghị quyết cả HĐND cùng cấp, đòng thời chịu sự lãnh đạo của UBND cấp trên và Chính phủ đảm bảo cho mọi hoạt động được thông suốt từ trung ương đến cơ sở Do đó UBND xã có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:

 Trong lĩnh vực giao thông vận tải:

 Tổ chức thực hiện việc xây dựng, tu sửa đường giao thông trong thôn xã theo phân cấp

 Quản lý xây dựng, kiểm tra và xử lý việc xây dựng theo quy định của pháp luật

 Trong lĩnh vực văn hóa xã hội, y tế giáo dục, thể dục thể thao:

 Tổ chức thực hiện các chương trình y tế, văn hóa xã hội, thể dục thể thao, kế hoạch hóa gia đình được giao

 Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp giáo dục, huy động trẻ em vào lớp đúng độ tuổi, kiểm tra hoạt động của các trường học ở cơ sở,…

 Xây dựng các phong trào và tổ chức các hoạt đọng văn hóa, thể dục thể thao, bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử ở địa phương theo quy định của pháp luật

Trong lĩnh vực bảo vệ an ninh, quốc phòng:

 Tổ chức tuyên truyền giáo dục nền quốc phòng toàn dân, thực hiện công tác nghĩa vụ quân sự theo kế hoạch, tổ chức xây dựng huấn luyện dân quân tự vệ ở địa phương

 Quản lý hộ khẩu, đăng ký tạm trú, tạm vắng của nhân dân ở địa phương

 Trong việc thi hành chính sách pháp luật:

 Tổ chức tuyên truyền giáo dục pháp luật, giải quyết các vi phạm pháp luật tranh chấp nhỏ trong nhân dân theo quy định của nhà nước

2.1.4 Cơ cấu tổ chức của UBND xã Thắng Cương

(Nguồn: Ủy ban nhân dân xã Thắng Cương)

Sơ đồ 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức UBND xã Thắng Cương

 UBND xã Thắng Cương khoá XIX nhiệm kỳ 2011-2016 gồm có:

- Chủ tịch UBND xã: Đ/c Nguyễn Ngọc Lân

- Phó chủ tịch phụ trách khối VH-XH: Đ/c Trần Thế Chung

- Phó chủ tịch phụ trách khối Kinh tế: Đ/c Trần Anh Vũ

Thành phần chuyên môn giúp việc:

Địa chính – Xây dựng

Văn hóa –

Xã hội

Văn phòng – Thống

Hộ tịch

Kế

toán –

Tài

chính

- Quân sự

- Công an

2.2 Thực trạng về công tác quản lý văn bản tại UBND xã Thắng Cương

UBND xã Thắng Cương đã chỉ đạo, hướng dẫn cán bộ văn phòng thường xuyên cập nhập theo dõi và thực hiện công tác văn thư lưu trư theo quy định, thường xuyên

rà soát, kiểm tra các văn bản đảm bảo đúng quy trình, đúng thể thức trình tự trước khi ban hành theo thông tư số 55/2005/TTLT–BN–VPCP Tại đơn vị UBND xã đã xây dựng và ban hành quy chế phân công vai trò trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân, trong đó có 01 cán bộ văn phòng phụ trách công tác văn thư lưu trữ

2.2.1 Cơ sở phát lý để triển khai công tác quản lý văn bản tại UBND xã Thắng Cương

Cũng như các lĩnh vực khác, công tác quản lý văn bản đến tại UBND xã Thắng Cương cũng phải tuân thủ theo những quy định pháp luật của Nhà nước trong đó có thể kể đến như:

- Luật lưu trữ số 01/2011/QH 13 ngày 11 tháng 11 năm 2011 của quốc hội khóa XIII

- Thông tư số 01/2011/TT-BNV của Bộ nội vụ về việc hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính

- Thông tư 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của bộ nội vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

- Nghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của chính phủ về công tác văn thư

2.2.2 Thực trạng công tác quản lý văn bản đi tại UBND xã Thắng Cương

Tất cả các văn bản đi của UBND xã được đăng ký vào sổ quản lý văn bản đi ở

bộ phận văn thư và phải được kiểm tra về nôi dung và hình thức trước khi gửi đi

Trình tự quản lý văn bản đi của văn thư văn phòng UBND xã cơ bản đã tuân thủ theo các quy định của Chính phủ, tỉnh, huyện và quy chế của UBND xã và sự hướng dẫn cụ thể chi tiết về nghiệp vụ quản lý văn bản đi tại công văn số 425/VTLTNN-NVTW của Cục văn thư lưu trữ Nhà nước 18/07/2005

Số liệu văn bản được ban hành tại UBND xã trong 3 năm gần đây được thống

kê như sau:

Bảng 2.1 : Số liệu văn bản ban hành tại UBND xã Thắng Cương từ năm 2013 - 2015

(Nguồn: Ủy ban nhân dân xã Thắng Cương)

Như số liệu bảng ta thấy được số lượng văn bản được ban hành tại UBND xã Thắng Cương từ năm 2013 đến năm 2014 tăng 43 văn bản, từ năm 2014 đến năm 2015 tăng 60 văn bản, lượng văn bản được ban hành tăng dần qua các năm và có xu hướng tăng ở các năm tới

Công tác quản lý văn bản đi tại UBND xã được thực hiện theo quy trình như sau:

mẫu liên quan

Ghi chú: : Trình tự xử lý; : trả lại đơn vị soạn thảo nếu chưa đúng, chưa đủ

Sơ đồ 2.2 Lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi tại phòng UBND xã Thắng Cương

(Nguồn: Ủy ban nhân dân xã Thắng Cương)

Theo lưu đồ quy trình quản lý văn bản đi của UBND xã Thắng Cương như sơ

đồ 2.2 thì công tác quản lý văn bản đến bao gồm các bước:

Phân công soạn thảo văn bản

Soạn thảo văn bản

Kiểm tra và hoàn thiện nội dung, thể thức văn bản

Duyệt ký

Vào sổ đăng ký văn bản

Gửi văn bản đi

Lưu văn bản

 Phân công soạn thảo văn bản: Phần lớn văn bản của UBND xã do cán bộ

văn phòng soạn thảo, còn một số ban ngành, đoàn thể thì các phòng ban đó

tự soạn thảo

 Soạn thảo văn bản: Cán bộ văn thư căn cứ vào các văn bản của cấp trên, vào tình

hình thực tế của đơn vị nghiên cứu cán bộ được phân công nhiệm vụ dự thảo văn bản đi

 Kiểm tra thể thức, nội dung và kỹ thuật trình bày của văn bản: Trước khi

thực hiện các công việc để phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót, phải kịp thời

báo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

 Duyệt ký văn bản đi

Văn bản đi tại đơn vị sau khi được kiểm tra về nội dung và thể thức sẽ được trình lãnh đạo duyệt ký Trong trường hợp văn bản không đảm bảo yêu cầu sẽ được gửi lại bộ phận soạn thảo để sửa chữa

 Đăng ký văn bản đi, đóng dấu làm thủ tục chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi

Tại UBND xã Thắng Cương hiện nay mới chỉ ứng dụng CNTT trong việc gửi

và nhận văn bản điện tử

- Lập sổ đăng ký văn bản đi: Do số lượng văn bản mà UBND xã Thắng Cương ban hành hàng năm là trên 200 văn nhưng do UBND xã Thắng Cương là đơn vị hành chính sự nghiệp nhỏ nên số lượng văn bản tương đối ít nên tại đây chỉ lập 01 sổ quản

lý văn bản đi Tại UBND xã Thắng Cương không ban hành văn bản mật nên không lập

sổ đăng ký văn bản mật đi

Bảng 2.2 Mẫu trình bày sổ đăng ký băn bản đi tại UBND xã Thắng Cương

Người

ký

Nơi nhận văn bản

Đơn vị, người nhận bản lưu

Số lượng bản

Ghi chú