Công tác quản lý văn bản tại trường trung học phổ thông Cần Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA Lớp bồi dưỡng cán Quản lý trường trung học Long An năm 2021 TÊN TIỂU LUẬN: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG CẦN GIUỘC, HUYỆN CẦN GIUỘC, TỈNH LONG AN Học viên: PHẠM LÊ GIANG DŨNG Đơn vị công tác: Trường THPT Cần Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An Long An, tháng 11 năm 2021 BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHĨA Lớp bồi dưỡng cán Quản lý trường trung học Long An năm 2021 TÊN TIỂU LUẬN: CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC PHỔ THÔNG CẦN GIUỘC, HUYỆN CẦN GIUỘC, TỈNH LONG AN Học viên: PHẠM LÊ GIANG DŨNG Đơn vị công tác: Trường THPT Cần Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An Long An, tháng 11 năm 2021 LỜI CẢM ƠN Xin chân thành cảm ơn quý Ban giám hiệu, giáo viên chủ nhiệm thầy cô giảng dạy lớp Lớp bồi dưỡng cán Quản lý trường trung học Long An năm 2021 trường Cán quản lý giáo dục thành phố Hồ Chí Minh cung cấp kiến thức kỹ cần thiết để tơi tự tin hồn thành tiểu luận tốt nghiệp Đồng thời xin cảm ơn sâu sắc đến Ban giám hiệu trường THPT Cần Giuộc (Long An) tạo điều kiện tốt để tơi hồn thành việc học tập công việc nghiên cứu thực tế đơn vị công tác Cuối xin gởi lời tri ân đến gia đình đồng nghiệp, người quan tâm, động viên suốt trình học tập Dù thân cố gắng trình thực tiện tiểu luận khơng thể tránh khỏi thiếu sót Vì vậy, tơi mong nhận dẫn đóng góp ý kiến q báo từ q thầy, Long An, ngày 20 tháng 11 năm 2021 NGƯỜI VIẾT TIỂU LUẬN Phạm Lê Giang Dũng MỤC LỤC LỜI CẢM ƠN MỤC LỤC Lí chọn chủ đề tiểu luận 1.1 Lý pháp lý 1.2 Lý lý luận 1.3 Lý thực tiễn Phân tích tình hình thực tế công tác văn lý văn trường Trung học phổ thông Cần Giuộc 2.1 Giới thiệu khái quát trường THPT Cần Giuộc 2.2 Tình hình thực cơng tác quản lý văn trường THPT Cần Giuộc 2.2.1 Đối với công tác soạn thảo văn 10 2.2.2 Đối với công tác quản lý văn 10 2.2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu 13 2.2.4 Công tác lưu trữ trường 13 2.3 Điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách chức công tác quản lý văn trường THPT Cần Giuộc 13 2.3.1 Điểm mạnh 14 2.3.2 Điểm yếu 14 2.3.4 Cơ hội 15 2.3.5 Thách thức 15 2.4 Kinh nghiêm thực tế công tác quản lý văn 15 2.4.1 Bài học kinh nghiệm 15 2.4.2 Nguyên nhân thành công 18 2.4.3 Nguyên nhân chưa thành công 18 Kế hoạch hành động để thực tốt công tác quản lý văn trường THPT Cần Giuộc 19 Kết luận kiến nghị 22 4.1 Kết luận 22 4.2 Kiến nghị đề xuất 23 4.2.1 Đối với Bộ Giáo dục Đào tạo 23 4.2.2 Đối với Sở Giáo dục Đào tạo 23 4.2.3 Đối với nhà trường 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO 25 Lí chọn chủ đề tiểu luận 1.1 Lý pháp lý Công tác văn thư nói chung, cơng tác tổ chức quản lý văn đến nói riêng có vị trí quan trọng hoạt động phát triển, góp phần nâng cao uy tín chất lượng hoạt động quan tổ chức Đây hoạt động đảm bảo cho việc cung cấp thông tin cách đầy đủ, kịp thời xác nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý thủ trưởng quan đơn vị Cùng với phát triển máy nhà nước qua thời kỳ, công tác văn thư quan ngày củng cố mở rộng, giai đoạn hội nhập quốc tế Các nghiệp vụ công tác ngày quy định cách thống cụ thể thông qua văn mang tính pháp lý:  Thơng tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30/12/2016 Bộ Giáo dục Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục;  Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Thủ tướng Chính phủ công tác văn thư;  Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 Thủ tướng Chính phủ quản lý sử dụng dấu;  Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 Thủ tướng Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ;  Quyết định số 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 Thủ tướng Chính phủ việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước;  Quyết định số 809/QĐ-TTg ngày 10/6/2020 Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục bí mật Nhà nước thuộc lĩnh vực Giáo dục Đào tạo;  Quyết định số 59/2016/QĐ-TTg ngày 31/12/2016 Thủ tướng Chính phủ ban hành Danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật ngành Giáo dục Đào tạo;  Chỉ thị 18/CT-UBND ngày 04/9/2014 UBND tỉnh Long An chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh Với bước hoàn thiện hệ thống pháp lý, việc quản lý giải văn đến quan, tổ chức bước củng cố hoàn thiện Tuy nhiên, áp dụng vào thực tiễn cơng việc khâu nghiệp vụ cịn có tồn vướng mắc cần làm rõ, lý mà tơi định chọn đề tài “Công tác quản lý văn trường trung học phổ thông Cần Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An” nhằm góp phần làm rõ vấn đề cịn vướng mắc 1.2 Lý lý luận Trong q trình thực cơng tác quản lý tổ chức, người quản lý thực hình thức phương pháp quản lý có ban hành văn quản lý, tiếp nhận, xử lý giải văn Trường học tổ chức nên người quản lý nhà trường củng phải thực công tác tổ chức quản lý văn nội dung cơng việc hàng ngày mang tính chất thường xuyên  Tổ chức quản lý văn bản: Là việc nghiên cứu, tổ chức xếp, giải lưu trữ văn cách khoa học, hợp lý; nhằm phát huy giá trị loại văn bản; phục vụ hiệu trình giải cơng việc quan, tổ chức, cá nhân  Nội dung tổ chức quản lý văn bản: công tác văn thư công tác lưu trữ  Nội dung công tác văn thư: Soạn thảo văn bản, quản lý văn bản, quản lý sử dụng dấu, lập hồ sơ  Nội dung công tác lưu trữ: Thu thập, bổ sung tài liệu; phân loại tài liệu; chỉnh lý tài liệu; xác định giá trị tài liệu; thống kê tài liệu; bảo quản tài liệu; tổ chức sử dụng Từ khái niệm, nội dung quản lý văn bản, cho thấy công tác quản lý văn trường học có hai nội dung cơng việc với nghiệp vụ cụ thể quy định hướng dẫn thực rõ ràng nêu phần sở pháp lý 1.3 Lý thực tiễn Trường THPT Cần Giuộc hoạt động theo đạo hướng dẫn chuyên môn Sở Giáo dục đào tạo Long An, đồng thời UBND huyện Cần Giuộc quản lý mặt hành Do vậy, để thực tốt chức chuyên môn công tác quản lý nhà trường theo nguyên tắc quản lý ngành, lãnh thổ cơng tác quản lý nội văn quản lý hành kênh thơng tin thống mang tính chất pháp lý hoạt động quản lý nhà trường Nâng cao chất lượng hiệu công tác quản lý văn góp phần vào việc cao chất lượng, hiệu lý nhà trường, hiệu suất kết thực công tác chuyên môn cán quản lý đội ngũ viên chức Với hệ thống văn ban hành chặt chẽ, đầy đủ; tiếp nhận, chuyển giao, triển khai, lưu trữ tra cứu, cập nhật thường xun, nhanh chóng giúp cho hoạt động chun mơn triển khai cách kịp thời, xác, trọn vẹn việc phản hồi, xin ý kiến đạo, công tác phối kết hợp thực cách thơng suốt, mau lẹ Xuất phát từ tình hình thực tiễn công tác quản lý văn trường, qua tham gia lớp bồi dưỡng cán quản lý giáo dục Trường cán quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh, thân tơi nhận thấy vị trí, vai trị tầm quan trọng của công tác quản lý văn việc thực công tác quản lý nhà trường Với mong muốn gắn kết kiến thức chuyên đề thuộc module vào thực tế vị trí yêu cầu giải công việc nơi công tác, chọn nội dung: “Công tác quản lý văn trường trung học phổ thông Cần Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An” làm đề tài tiểu luận cuối khóa Phân tích tình hình thực tế cơng tác văn lý văn trường Trung học phổ thông Cần Giuộc 2.1 Giới thiệu khái quát trường THPT Cần Giuộc Trường THPT Cần Giuộc trực thuộc Sở Giáo dục Đào tạo Long An thành lập vào năm 1955 tọa lạc địa QL50 khu phố Hòa Thuận I, thị trấn Cần Giuộc, huyện Cần Giuộc, tỉnh Long An với tổng diện tích 20.000 m2 Cơ sở vật chất vừa tu sửa lại theo đề án Ban quản lý dự án tỉnh Long An đáp ứng yêu cầu thực nhiệm vụ dạy học năm học 2021-2022 Đời sống người dân địa phương tương đối ổn định, công việc tập trung chủ yếu sản xuất kinh doanh, dịch vụ bn bán nhỏ lẻ Ngồi cịn có số hộ trồng rau, củ, quả, sản xuất nông nghiệp theo hướng luân canh, thâm canh Chính quyền địa phương quan tâm đến an ninh giáo dục, tích cực vận động trẻ em đủ độ tuổi lớp, vận động chống học sinh bỏ học, tạo điều kiện cho trường hoạt động cách tốt thường xuyên thăm hỏi động viên cán bộ, giáo viên Về quy mơ trường lớp: trường có 36 lớp với tổng số 1560 học sinh, khối 10 có 12 lớp, khối 11 có 13 lớp khối 12 có 11 lớp Về đội ngũ nhân sự:  Tổng số cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường 85 (biên chế giao 89, thiếu 04);  Ban giám hiệu 04 người: 01 Hiệu trưởng 03 Phó Hiệu trưởng;  Văn phịng 09 người: 01 nhân viên thư viện, 02 nhân viên thiết bị, kế tốn 01, cịn lại 05 hợp đồng theo nghị định 68 (03 bảo vệ 02 tạp vụ)  Hiện trường thiếu nhân viên văn thư , thủ quỹ nhân viên y tế nên phải cắt cử cán đảm đương thêm công việc Về sở vật chất:  Hệ thống phòng học lý thuyết, phòng thực hành phòng chức đảm bảo đủ cho nhu cầu dạy học  Đầu năm học 2021 – 2022 nhà trường Ban quản lý dự án tỉnh Long An đầu tư thực cơng trình chống xuống cấp, chỉnh trang lại trường lớp khang trang đẹp Tuy nhiên đường giao thơng nội cịn sụp lún nhiều hệ thống phịng cháy chữa cháy khơng hoạt động cần phải sửa chữa 2.2 Tình hình thực cơng tác quản lý văn trường THPT Cần Giuộc Những năm vừa qua đạo Sở Giáo dục Đào tạo Long An, cấp ban ngành với nổ lực phấn đấu giáo viên, cán cơng nhân viên nhà trường góp phần khơng nhỏ vào q trình phát triển đơn vị Để trì tiếp tục phát huy thành tích đạt được, Ban giám hiệu nhà trường khơng ngừng chăm lo cơng tác văn phịng đơn vị đặc biệt công tác văn thư, công tác thiếu với quan, đơn vị Công tác văn thư trình xây dựng, ban hành văn trình quản lý văn bản, khai thác sử dụng văn bản, tài liệu phục vu cho việc quản lý Mục đích cơng tác văn thư đảm bảo thông tin cho quản lý hoạt động đơn vị Việc thực công tác quản lý văn trường THPT Cần Giuộc thời gian qua tiến hành sau: 2.2.1 Đối với công tác soạn thảo văn bản: Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, Hiệu trưởng giao cho Phó Hiệu trưởng chủ trì soạn thảo văn Phó Hiệu trưởng chủ trì soạn thảo văn thực công việc: Xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; trao đổi trực tiếp với văn thư để văn soạn thảo hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Đối với văn điện tử, người soạn thảo văn việc thực nội dung nêu phải chuyển thảo văn bản, tài liệu kèm theo (nếu có) vào Hệ thống ICT (theo địa https://sgd.ictlongan.vn/) cập nhật thông tin cần thiết 2.2.2 Đối với công tác quản lý văn a) Đối với văn đến Việc tiếp nhận văn phận văn thư trực tiếp làm có sổ theo dõi văn bản, vào số cơng văn đến trình Hiệu trưởng xử lý Trên sở nội dung văn mà Hiệu trưởng đạo nhân gửi cho phận trực thuộc (ghi góc văn ghi giấy ghi kèm theo văn bản) Bộ phận văn thư tiếp nhận, thực nhân gởi theo đạo Hiệu trưởng Sau văn thư tiếp nhận, kiểm tra, phân loại bóc bì văn xong đóng dấu đến mẫu dấu có kích thước (3x5cm) sau: TRƯỜNG THPT CẦN GIUỘC Số đến: ĐẾN Ngày đến: Chuyển: Lưu hồ sơ số: 10  Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử);  Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn đi;  Lưu văn Khi đăng ký văn phải theo mẫu sau: Mẫu sổ đăng ký văn  Trang bìa sổ trình bày sau: SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO LONG AN TRƯỜNG THPT CẦN GIUỘC SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm: Từ ngày: đến ngày: Từ số: đến số: Quyển số:  Cấu tạo bên sổ gồm 10 cột: Tên loại Số, ký Nơi trích Người nhận Đơn vị, Số Ngà Ký G hiệu Ngày tháng yếu nội ký lượn y nhậ hi văn văn người văn dung nhận g chuy n ch bản văn lưu ển ú (1) (2 (3) (4) (5) (6 (7 (8 (9) (10 ) ) ) ) ) Số thời gian ban hành văn lấy theo thứ tự trình tự thời gian ban hành văn nhà trường năm, thống văn giấy văn điện tử Văn đăng ký Hệ thống ICT phải in giấy đầy đủ trường thông tin theo mẫu Sổ đăng ký văn đi, đóng sổ để quản lý Đối với văn giấy, việc cấp số, thời gian ban hành thực sau 12 có chữ ký Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng, chậm ngày làm việc Văn mật cấp hệ thống số riêng c) Tình hình tiếp nhận văn – đến trường THPT Cần Giuộc từ năm 2018 đến Năm Số lượng văn đến Số lượng văn 2018 837 72 2019 858 87 2020 1019 94 2021 1609 108 2.2.3 Công tác quản lý sử dụng dấu Con dấu trường Hiệu trưởng giao cho văn thư quan quản lý đóng dấu theo quy định công tác quản lý sử dụng dấu quy định Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24 tháng năm 2001 Chính phủ quản lý sử dụng dấu, Nghị định số 31/2009/NĐ-CP ngày 01 tháng năm 2009 Chính phủ sửa đổi bổ sung số điều Nghị định 58/2001/NĐ-CP, Thông tư số 07/2010/TT-BCA ngày 05/2/2010 Bộ Công an quy định chi tiết số điều Nghị 58/2001/NĐ-CP Nghị định 31/2009/NĐ-CP quản lý sử dụng dấu 2.2.4 Công tác lưu trữ trường Công tác lưu trữ hồ sơ trường tiến hành với ba loại hồ sơ: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ công việc hồ sơ nhân  Hồ sơ nguyên tắc văn đạo, hướng dẫn thực công tác quản lý chuyên môn trường cơng việc thuộc phận Phó Hiệu trưởng phụ trách thực việc lưu trữ  Hồ sơ nhân sự: Do Hiệu trưởng trực tiếp lưu trữ phòng Hiệu trưởng, hồ sơ học sinh lưu trữ văn phòng  Đối với hồ sơ cơng việc: thuộc phận phận trực tiếp thực việc lưu trữ khai thác sử dụng 2.3 Điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách chức công tác quản lý văn 13 trường THPT Cần Giuộc 2.3.1 Điểm mạnh  Ban Giám hiệu ý thức nắm quy định, quy trình thực cơng tác quản lý văn  Thường xuyên quan tâm đạo phận chuyên môn, nghiệp vụ quan tâm thực tốt công tác soạn thảo, quản lý, lưu trữ khai thác văn  Trong điều kiện khả trường cố gắng bố trí phương tiện cần thiết phục vụ cho công tác soạn thảo ban hành văn như: máy vi tính, máy photocopy, máy scan màu, sổ tiếp nhận, chuyển giao, phát hành văn  Quan tâm tạo điều kiện cho viên chức chuyên mơn tham gia khóa bồi dưỡng nghiệp vụ ngắn hạn công tác để tham mưu, đề xuất việc triển khai thực tốt  Đội ngũ viên chức trường bước quan tâm trọng công tác soạn thảo, lưu trữ văn bản, hồ sơ theo cơng việc chun mơn mình: hồ sơ nguyên tắc, hồ sơ hướng dẫn hoạt động chuyên môn giảng dạy, tài liệu bồi dưỡng nghiệp vụ thông qua nhiều kênh tiếp cận bồi dưỡng nghiệp vụ, khai từ mạng internet, cổng thông tin điện tử Bộ, ngành, địa phương,… 2.3.2 Điểm yếu  Hiện có 01 nhân viên thiết bị đảm đương thêm công tác văn thư nên công việc bị chồng chéo, khơng thể tồn tâm tồn ý dễ mắc sai sót  Cơng tác xếp, phân loại hồ sơ, tài liệu chưa thực quan tâm trọng  Trong tình hình điều kiện sở vật chất trường nên khơng thể bố trí nơi bảo quản, lưu trữ hồ sơ đảm bảo theo yêu cầu quy định công tác (tận dụng vị trí trống phịng giáo viên cầu thang)  Mặc dù, viên chức trường tham gia khóa bồi dưỡng ngắn hạn chưa có viên chức đào tạo chuyên nghiệp công tác quản lý văn công tác lưu trữ nên việc lưu trữ hồ sơ, tài liệu trường chưa đảm bảo thành phần hồ sơ theo quy định 14 2.3.4 Cơ hội  Công tác quản lý văn quan, tổ chức thời gian qua Đảng, nhà nước đoàn thể quan tâm đạo thực với hệ thống quy định, hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn  Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Long An thường xuyên đôn đốc, nhắc nhỡ, định kỳ có lập đồn kiểm tra, tra cơng tác quản lý văn nhà trường  Ban Giám hiệu tập thể viên chức ý thức quan tâm thực tốt công tác quản lý văn so với trước 2.3.5 Thách thức  Cơ chế sách viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ trường THPT chưa hợp lý nên nhà trường bị thiếu hụt nhân viên văn thư khơng có nguồn để tuyển dụng  Hệ thống văn đạo hướng dẫn thực công tác quản lý văn ngành giáo dục chưa đầy đủ hầu hết thực theo hướng dẫn chung Bộ Nội vụ đạo UBND tỉnh  Việc soạn thảo văn trường chưa đảm bảo thể thức kỹ thuật trình bày 2.4 Kinh nghiêm thực tế công tác quản lý văn 2.4.1 Bài học kinh nghiệm Từ thực tế nghiên cứu công tác quản lý văn trường THPT Cần Giuộc thời gian qua, rút học kinh nghiệm sau: a) Nâng cao nhận thức công tác văn thư, lưu trữ Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng công tác văn thư, lưu trữ cho toàn thể cán bộ, giáo viên, công nhân viên chức tăng cường trách nhiệm quản lý nhà trường công tác Trong đó, phải tăng cường chấp hành quy định công tác văn thư, lưu trữ Nhà nước, Ngành Chú trọng công tác quán triệt để phổ biến số văn quan nhà nước có thẩm quyền ban hành cơng tác văn thư, lưu trữ văn hướng dẫn quản lý văn 15 đi, văn đến việc lập hồ sơ, nộp lưu hồ sơ b) Bố trí, tuyển dụng cơng chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ: Lãnh đạo Sở GD&ĐT tỉnh phải thường xuyên tuyển dụng công chức làm công tác văn thư để cấp sở có nhân chuyên trách thực cơng việc như: tiếp nhận, đăng ký, trình chuyển giao văn bản, xếp, bảo quản phục vụ việc tra cứu sử dụng lưu văn bản; soạn thảo, ban hành văn bản; lập hồ sơ công việc tổ chức giao nộp hồ sơ vào lưu trữ quan Ngồi Sở phải có kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ chuyên trách Tạo điều kiện cho công chức tham gia lớp đào tạo nghiệp vụ tham gia lớp tập huấn Theo thực tế nay, trường THPT Cần Giuộc thiếu văn thư nên phải cắt cử nhân viên thiết bị đảm đương thêm công việc Khi nhân viên nghỉ phép, nghỉ việc riêng ốm đau khơng có công chức đủ tiêu chuẩn làm công tác văn thư, dẫn đến để bảo đảm công việc thường xuyên, liên tục, phải bố trí cơng chức khác khơng có chuyên môn nghiệp vụ văn thư làm công tác nên thường dẫn đến sai sót c) Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ văn thư, lưu trữ: Cán bộ, công chức giao soạn thảo văn phải bảo đảm trình tự, thủ tục xây dựng ban hành văn bản; phải ký nháy/tắt vào cuối văn theo quy định; đảm bảo hiệu lực pháp lý (về nội dung thể thức) văn bản; thường xuyên làm tốt công tác tự đào tạo chỗ cho công chức làm công tác soạn thảo văn bản, đảm bảo kỹ thuật thể thức trình bày văn Việc cử công chức đào tạo cơng tác văn thư phải có trọng tâm, cần phải xác định nội dung ưu tiên bồi dưỡng đào tạo Ngồi trình độ chun mơn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ, công chức cần phải bổ túc thêm tin học để đáp ứng yêu cầu cơng việc tốt hơn; cần có sách khuyến khích, động viên tinh thần vật chất nhằm nâng cao tinh thần làm việc công chức kiêm nhiệm văn thư, lưu trữ Hằng năm, nên tổ chức cho đội ngũ tiếp cận thực tế quan lưu trữ Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh 16 d) Tăng cường ứng dụng công nghệ thơng tin: Hiện nay, ngồi nhiệm vụ bảo quản an tồn việc tổ chức khai thác sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ tất yếu lưu trữ lịch sử, lưu trữ hành theo xu phát triển xã hội hội nhập giới Văn đến tài liệu lưu trữ số hóa bảo quản file điện tử PDF Đây hình thức giao nhận lưu trữ ngày phổ biến nước Văn phòng cần chủ động lập kế hoạch báo cáo lãnh đạo viện để mua sắm thường xuyên bảo dưỡng, sửa chữa máy photocopy, máy scan,… để đảm bảo công việc in, nhân văn khơng bị gián đoạn e) Bố trí kho lưu trữ kiên cố, đảm bảo diện tích, quy chuẩn: Về lâu dài, nhà trường phải xây dựng kho lưu trữ chuyên biệt, có hệ thống báo cháy khẩn cấp có lắp đặt hệ thống phịng cháy tự động, hệ thống điện, hệ thống nước, chế độ nhiệt độ, độ ẩm, chế độ ánh sáng, chế độ thơng gió Trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ kho cần quan tâm đến thiết bị: Cặp đựng tài liệu, giá để tài liệu, tủ đựng tài liệu, dụng cụ đo nhiệt độ - độ ẩm, quạt thông gió, máy hút ẩm, máy điều hồ khơng khí; dụng cụ làm vệ sinh tài liệu máy hút bụi, máy lọc bụi toàn kho phương tiện làm vệ sinh thơng thường khác Đồng thời, cần có biện pháp, kỹ thuật bảo quản phù hợp chống ẩm, nấm mốc, côn trùng, mối, chuột, tổ chức lại tài liệu kho, xử lý tài liệu trước nhập kho, xếp tài liệu giá, lập sơ đồ giá kho, đưa tài liệu sử dụng, kiểm tra tài liệu kho Giải phóng khơng gian lưu trữ định kỳ hàng năm theo hướng thống kê, lựa chọn tài liệu hết giá trị để tiến hành tiêu huỷ f) Thường xuyên kiểm tra, đánh giá công tác văn thư, lưu trữ: Để đảm bảo công tác văn thư, lưu trữ thực tốt, số biện pháp trên, cần thường xuyên tiến hành việc kiểm tra xem số văn tài liệu lưu trữ có quy định, quy trình thực nghiệp vụ lưu trữ hay không, khơng kịp thời điều chỉnh cho phù hợp Qua cơng tác kiểm tra, phận lưu trữ nói riêng văn thư nói chung rút mặt hạn chế để kịp thời khắc phục, sửa chữa 17 2.4.2 Nguyên nhân thành công: Đầu tư kinh phí tổ chức, đạo ứng dụng cơng nghệ cơng tác văn thư, lưu trữ: Tình hình đầu tư kinh phí cho hoạt động văn thư thời gian qua lãnh đạo nhà trường quan tâm ý, đầu tư, mua sắm thiết bị, phương tiện bảo quản phục vụ việc sử dụng tài liệu lưu trữ, máy photocopy, máy scan, máy vi tính,… Nhà trường ứng dụng phần mềm ICT (https://sgd.ictlongan.vn/) từ năm 2014 đến công tác văn thư sử dụng toàn ngành Giáo dục tỉnh Long An Đối với công tác soạn thảo ban hành văn bản: Công tác xây dựng, ban hành văn ngày nâng cao chất lượng nội dung thể thức; kỹ thuật trình bày, soạn thảo văn thực theo Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ nội vụ; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng năm 2020 Chính phủ cơng tác văn thư Qua kiểm tra theo dõi, nhận thấy việc thực kỹ thuật trình bày văn nội dung văn nhà trường thực theo quy định, mang lại hiệu thiết thực, phục vụ công tác quản lý điều hành quan Công tác quản lý văn đi, đến: Từ năm 2013, nhà trường áp dụng phần mềm quản lý văn đến ICT (https://sgd.ictlongan.vn/) giúp cho việc xử lý, cập nhật sở liệu công tác văn thư khoa học hơn, đạt nhiều hiệu thiết thực Các văn tiếp nhận chuyển cho người có thẩm quyền xử lý đảm bảo xác giữ bí mật theo quy định; lãnh đạo nhà trường trọng đến việc theo dõi, đôn đốc trình giải văn đến, giao cho bọ phận, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, tham mưu, giải văn đến theo thời hạn quy định Quản lý sử dụng dấu: Nhà trường thực việc quản lý sử dụng dấu theo quy định hành, chưa có trường hợp để xảy vi phạm việc quản lý sử dụng dấu; dấu sử dụng ngày, hết thời gian làm việc nhân viên văn thư cất giữ phịng có khóa 2.4.3 Nguyên nhân chưa thành công 18 Nhận thức số cán bộ, giáo viên nhà trường công tác văn thư, lưu trữ tầm quan trọng tài liệu lưu trữ có thời điểm chưa đầy đủ, dẫn đến việc đạo, hướng dẫn, thực nhiệm vụ văn thư, lưu trữ đơn vị chưa quan tâm trọng mức Có thời điểm, quan có thẩm quyền chưa kịp thời ban hành văn đạo, hướng dẫn thực công tác văn thư, lưu trữ như: Kế hoạch công tác văn thư, lưu trữ; Danh mục hồ sơ quan; Quy chế công tác văn thư, lưu trữ, dẫn đến nhà trường lúng túng việc tổ chức thực nhiệm vụ cơng tác văn thư, lưu trữ Cịn số tài liệu, hồ sơ chưa chỉnh lý theo quy định, khó khăn nguồn kinh phí; kho lưu trữ chật, hẹp chưa đảm bảo theo quy định Kế hoạch hành động để thực tốt công tác quản lý văn trường THPT Cần Giuộc Các hoạt động dự kiến thực năm học 2021 – 2022: Tên S công Kết quả/ Người/ Điều Cách Rủi ro/ Hướng S việc/ nội mục tiêu đơn vị kiện thực thực khó khăn/ khắc phục T dung đạt thực thực cản trở hiện T Dự1 thảo bổ Ban hành Ban In sung điều hoàn chỉnh Giám chỉnh quy quy chế quy hiệu trực chế chế hoạt định động trách nhiệm thẩm thư nhà trường quyền dự Gửi văn Chú trọng Đề thảo quy dụ phần văn văn thảo chế Hiệu trưởng yêu khối cầu trưởng góp tiếp hiệu, đến cơng tác Khối tổ, Tổ, phận khơng bao chun qt hết mơn trực chế; tiếp góp ý góp ý hình nghiêm thức 19 quy Ban Giám quy định ý góp ý trực quy kiến nghị theo thúc trao hướng đổi thống phận không ký tên vào thực dự thảo Dự2 thảo quy Ban hành Ban In chế cơng tác hồn chỉnh Giám dự Gửi trữ thực quy và thảo văn văn chế thư chế trưởng thư, lưu trữ yêu trường góp quy Ban Giám hiệu, đến công tác Khối tổ, khối Tổ, phận khơng bao chun cầu trưởng qt hết mơn ý góp ý trực quy kiến nghị quy định Hiệu công tác văn tốt văn Chú trọng Đề thảo quy dụ phần văn thư, lưu triển khai hiệu trực chế tiếp trực chế; tiếp góp ý góp ý hình nghiêm thức theo thúc hướng đổi trao thống phận không ký tên vào thực dự thảo Hoàn chỉnh Tổ dự thảo quy chế động hoạt Ban hiệu chức Ban In dự Gửi họp Giám thảo quy mời Giám hiệu, chế kèm với đoàn thể, điều thư Ý u theo góp góp ý kiến trước cơng tác văn trưởng đảm ý lần cuối bảo tư 2/3 thành viên trở lên tham 20 nhận, trái điều chỉnh, cầu góp ý lần thống quy chế tổ, khối trưởng thư, lưu trữ kiến Giải trình, ngược với biểu thảo nhà trường đoàn thể tổ, khối chỉnh tốt họp khác tiếp dự dự để thơng qua quy chế theo góp ý thống lần cuối Ban hành Quy chế Hiệu quy chế hoạt động trưởng, hoạt trường quy động In nhà văn thư nhà trường quy quy Gửi Khơng phổ u chế quy biến phát hành chế khối chế cơng tác văn quy phổ biến đến chế; không ban hành chế cầu thực tổ, lưu trữ quy chế để sử tồn trưởng, dụng thể viên chức, cơng tác văn thư, lưu trữ đoàn thể; lưu trữ khai thư, lưu trữ công thác, Hiệu trưởng ký ban hành bố sử công khai dụng hoạt động thông báo thông chuyên tin môn hoạt động trường Ban hành Quy trình Ban nội dung và nội dung Giám quy trình thực định định chưa giải hiệu trực quy trình quy trình , hiểu rõ quản lý văn công tác văn Không nắm Trao In Quyết Quyết văn , sơ đồ sơ đồ thư, lưu trữ thư ban ban hành phát hành phát trường nhà hành hành 21 đến biến đổi thích phổ tổ, khối trưởng, đồn thể; cơng bố cơng khai thông báo thông tin hoạt động trường Phổ biến Tổ chức phổ Ban quy chế biến hoạt động, tồn quy chế viên Tổ chức Thơng báo Bận giảng Tổ đến Giám họp mời thể hiệu trực toàn chức chức hợp dạy chuyên long ghép nêu rõ nội môn, thiếu với viên trường dung, quan tâm dung nội sinh quy trình Trường chức thành hoạt thực tồn phần, thời chun mơ, trường gian, địa hội nghị , thư, lưu trữ điểm, mục hội thảo để trường đích đảm bảo họp thời gian cơng tác văn thích hợp Kết luận kiến nghị 4.1 Kết luận Trong trình quản lý nhà trường đòi hỏi người cán quản lý phải thực việc quản lý văn bản, văn quản lý sản phẩm hình thức phổ biến sử dụng hoạt động quản lý nói chung có cơng tác quản lý giáo dục đào tạo Để thực tốt cơng nhà trường địi 22 hỏi phải có đủ điều kiện cần đủ là: quy định hướng dẫn chuyên môn, chuyên ngành quan quản lý ngành, lĩnh vực quan quản lý nhà nước địa phương, quan quản lý nhà nước giáo dục đào tạo; bố trí kinh phi, trang thiết bị, phương tiện, nhân đảm bảo chuyên môn cho công tác này,… 4.2 Kiến nghị đề xuất 4.2.1 Đối với Bộ Giáo dục Đào tạo Trên sở quy định hướng dẫn quan quan quý nhà nước chuyên ngành, Bộ cần xem xét, giải nên thực số việc liên quan đến công tác quản lý văn bản:  Một là, cần quy định hướng dẫn cụ thể quy định công tác quản lý văn trưởng học bao gồm công tác soạn thảo văn bản, công tác văn thư cơng tác lưu trữ trọng loại hồ sơ, tài liệu nhà trường cần phải lưu đảm bảo  Hai là, có chế sách bố trí viên chức làm cơng tác văn thư, lưu trữ đảm bảo tiêu chuẩn chuyên môn, nghiệp vụ theo quy định hạn chuẩn trưởng, cấp học, bậc học  Ba là, cần quan tâm bố trí kinh phí, trang thiết bị, phương tiện điều kiện vật chất cần thiết phục vụ cho công tác quản lý văn công tác lưu trữ hồ sơ 4.2.2 Đối với Sở Giáo dục Đào tạo Căn quy định hành công tác quản lý văn cần nên:  Một là, cần nên hướng dẫn cụ thể việc thực công tác quản lý văn nhà trưởng để đảm bảo tính thống việc triển khai thực đại bàn tỉnh  Hai là, cần đưa nội dung quản lý văn vào việc đánh giá công tác quản lý nhà trường cán quản lý giáo dục  Ba là, cần triển khai tập huấn nội dung thực công tác quản lý văn nhà trường cho cán quản lý văn thư trường để đảm bảo việc triển khai thực 23 thống hiệu công tác 4.2.3 Đối với nhà trường  Một là, cần ban triển khai, thực quy chế cơng tác văn thư quy trình quản lý văn nhà trường  Hai là, nên thực thống đầu mối tiếp nhận chuyển giao lưu trữ văn văn thư thuộc tổ văn phòng trường  Ba là, xem xét, bố trí viên chức làm cơng tác văn thư đảm bảo bồi dưỡng đáp ứng yêu cầu nghiệp vụ chuyên môn để thực công tác 24 TÀI LIỆU THAM KHẢO [1] Bộ Giáo dục Đào tạo (2016), Thông tư số 27/2016/TT-BGDĐT ngày 30 tháng 12 năm 2016 Bộ Giáo dục Đào tạo Quy định thời hạn bảo quản tài liệu chuyên môn nghiệp vụ ngành Giáo dục, Hà Nội; [2] Chính phủ (2020), Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 công tác văn thư, Hà Nội; [3] Chính phủ (2016), Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01/7/2016 quản lý sử dụng dấu, Hà Nội; [4] Chính phủ (2013), Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày 03/01/2013 quy định chi tiết thi hành số điều Luật Lưu trữ, Hà Nội; [5] Thủ tướng Chính phủ (2018), Quyết định Số: 28/2018/QĐ-TTg ngày 12 tháng năm 2018 việc gửi, nhận văn điện tử quan hệ thống hành nhà nước, Hà Nội; [6] Thủ tướng Chính phủ (2020), Quyết định số 809/QĐ-TTg ngày 10/6/2020 ban hành Danh mục bí mật Nhà nước thuộc lĩnh vực Giáo dục Đào tạo, Hà Nội; [7] Thủ tướng Chính phủ (2016), Quyết định số 59/2016/QĐ-TTg ngày 31/12/2016 ban hành Danh mục bí mật Nhà nước độ Tối mật ngành Giáo dục Đào tạo, Hà Nội; [8] UBND tỉnh Long An (2014), Chỉ thị 18/CT-UBND ngày 04/9/2014 chấn chỉnh công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh; [9] Trường Cán quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh (2020), Tài liệu học tập, bồi dưỡng cán quản lý giáo dục phổ thông 25 26