Công tác quản lý văn bản ở trường trung học cơ sở t t huyện thạnh hóa, tỉn long an năm ọc 2021 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHÓA Lớp bồi dƣỡng CBQL TrH LONG AN 2021 Tên tiểu luận: “Công tác quản lý văn trường Trung học sở T huyện Thạnh Hóa, tỉn Long An năm ọc 2021-2022” T Học viên: TRƢƠNG THỊ KIM PHƢỢNG Đơn vị công tác (trƣờng, huyện, tỉnh): Trƣờng THCS Thủy Tây huyện Thạnh Hóa Tỉnh Long An THẠNH HĨA, THÁNG 11/2021 MỤC LỤC Lý chọn tiểu luận 1.1 Lý pháp lý………………………………………………………… 1.2 Lý lý luận………………………………….…………………………… 1.3 Lý thực tiễn……………………………………….……………………… Phân tích tình hình thực tế cơng tác quản lý văn trường Trung học sở Th y Tây …………………………………………………………… 2.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm kinh tế - xã hội địa bàn xã Thủy Tây đặc điểm trƣờng Trung học sở Thủy Tây…………………………… 2.1.1 Giới thiệu đặc điểm kinh tế - xã hội xã Thủy Tây ………….…… 2.1.2 Đặc điểm trƣờng Trung học sở Thủy Tây ……………… ……… 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn trƣờng Trung học sở Thủy Tây 2.2.1 Thực trạng lập kế hoạch ………………………… ………………… 2.2.2 Thực trạng tổ chức ………… …………………………………………… 2.2.3 Thực trạng đạo …………………………………………….………… 2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức để thực công tác quản lý văn trƣờng Trung học sở Thủy Tây …………………………… 2.3.1 Điểm mạnh………………………………………………………………… 2.3.2 Điểm yếu………………………………………………………………… 2.3.3 Cơ hội……………………………………………… …………………… 2.3.4 Thách thức………………………………… … …………….………… 2.4 Kinh nghiệm thực tế công tác quản lý văn trƣờng Trung học sở Thủy Tây ……………………………………………………………………… Kế hoạc àn động thực công tác quản lý văn trường Trung học sở Th y Tây.…………… ……………………………………………… Kết luận kiến nghị…………………………………………….……………… 4.1 Kết luận……………………………………………………………………… 4.2 Kiến nghị…………………………………………………………………… Tài liệu tham khảo……………………………………………………………… 2 3 3 4 5 9 10 10 11 11 13 18 18 19 20 Lý chọn tiểu luận: 1.1 Lý pháp lý: Trong trình hoạt động nhà trƣờng, phận cần đến công cụ quan trọng văn Đây công cụ thiếu để giúp cho nhà trƣờng hoạt động có hiệu Xây dựng văn tổ chức quản lý văn hai nhiệm vụ quan trọng hoạt động nhà trƣờng Những hoạt động cần đƣợc tiến hành, tuân thủ theo chế độ quy định nghiêm ngặt pháp luật Thông tƣ, Nghị định nhƣ: Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hƣớng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ quan, tổ chức; Thông tƣ 32/2020/TT-BGDĐT ban hành điều lệ trƣờng THCS, THPT; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thƣ; Quyết định số 1032/2020/QĐ-BNV ngày 01/12/2020 Bộ Nội vụ Ban hành quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ; Quyết định số 2450/QĐ-UBND ngày 21/04/2020 U Ban Nhân dân tỉnh Long An ban hành ngày quy định công tác văn thƣ lƣu trữ quan tổ chức tỉnh Long An 1.2 Lý lý luận: Công tác văn thƣ hoạt động đảm bảo thông tin văn phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành công việc quan, tổ chức Công tác văn thƣ hoạt động nghiệp vụ phục vụ cho công tác quản lý nhà nƣớc lĩnh vực giáo dục đào tạo Nội dung công tác văn thƣ bao gồm: soạn thảo văn bản, ban hành văn bản; quản lý văn tài liệu khác hình thành trình hoạt động quan, tổ chức; quản lý sử dụng dấu văn thƣ Văn công cụ thiếu để giúp cho nhà trƣờng hoạt động có hiệu Ngồi ra, văn cịn phƣơng tiện cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý điều hành nhà trƣờng; giúp giải công việc nhà trƣờng nhanh chóng, xác, có hiệu quả, tránh gây phiền hà cho cha mẹ học sinh tổ chức cá nhân liên hệ công việc 3 1.3 Lý thực tiễn: Trong năm qua, công tác quản lý văn nhà trƣờng có nhiều chuyển biến tích cực, dần vào nề nếp, góp phần tích cực vào việc bảo đảm thông tin phục vụ hoạt động đạo, điều hành, nâng cao chất lƣợng giáo dục nhà trƣờng Tuy nhiên, việc quản lý văn Trƣờng Trung học sở Thủy Tây chƣa đáp ứng đƣợc yêu cầu, khơng hạn chế làm ảnh hƣởng đến hoạt động đạo, điều hành trƣờng nhƣ: quy trình thực quản lý văn chƣa quy định; văn lƣu trữ thƣờng không khoa học, không tập trung, dễ thất lạc nên sử dụng lại phải tìm kiếm, nhiều thời gian; văn sai sót thể thức, kỹ thuật trình bày; việc quản lý dấu nhà trƣờng nhiều bất cập; việc ứng dụng công nghệ thông tin công tác quản lý văn chƣa thực hiệu Sau đƣợc tham gia lớp bồi dƣỡng Cán Quản lý trƣờng Cán Quản lý Giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh, thân tơi nhận thức đầy đủ sâu sắc công tác quản lý văn nhà trƣờng Vì vậy, để phục vụ tốt cho công tác điều hành quản lý văn nhà trƣờng, chọn tiểu luận “Công tác quản lý văn trường Trung học sở T T , huyện Thạnh Hóa, tỉn Long An năm học 2021-2022” làm tiểu luận cuối khóa nhằm nâng cao hiệu việc quản lý văn nhà trƣờng Phân tích tình hình thực tế công tác quản lý văn trường Trung học sở Th y Tây: 2.1 Giới thiệu khái quát đặc điểm kinh tế - xã hội c a địa bàn xã Th y Tây đặc điểm trường Trung học sở Th y Tây: 2.1.1 Giới thiệu đặc điểm kinh tế - xã hội xã Th y Tây: Trƣờng Trung học sở Thủy Tây đóng địa bàn xã Thủy Tây, huyện Thạnh Hóa, tỉnh Long An Phía Bắc giáp với xã Thạnh Phƣớc xã Thạnh Phú, huyện Thạnh Hóa, tỉnh Long An Phía Nam giáp với xã Thạnh An, huyện Thạnh Hóa, tỉnh Long An Phía Tây giáp với xã Kiến Bình, huyện Tân Thạnh, tỉnh Long An Phía Đơng giáp với Thị Trấn Thạnh Hóa, huyện Thạnh Hóa, tỉnh Long An Tổng diện tích xã 3177 Xã đƣợc chia thành ấp: ấp1, ấp 2, ấp 3, ấp 4, ấp5, ấp Hiện nay, hệ thống giao thông xã đƣợc nâng cấp, mở rộng, nhựa hóa đảm bảo việc lại ngƣời dân em học sinh.Tuy nhiên, cịn số hộ gia đình bên sông, phải di chuyển xuồng phà gây ảnh hƣởng đến trình lại em học sinh Ngƣời dân địa bàn sống chủ yếu nghề nông, thu nhập ổn định, đời sống ngƣời dân tƣơng đối tốt 2.1.2 Đặc điểm trường Trung học sở Th y Tây: Trƣờng THCS Thủy Tây nằm trung tâm xã Thủy Tây tọa lạc ấp 1, xã Thủy Tây, huyện Thạnh Hóa, tỉnh Long An Trƣờng đƣợc thành lập vào năm 2002 theo định số 1779/QĐ-UBND huyện Thạnh Hóa ngày 27 tháng 12 năm 2002 Chủ tịch Ủy ban nhân dân huyện Thạnh Hóa sở tách từ trƣờng Cấp 1-2 Thủy Tây Qua 20 năm thành lập phát triển, Trƣờng THCS Thủy Tây đào tạo nhiều hệ học sinh thành đạt trƣởng thành Trƣờng đƣợc ngành, cấp quan tâm đầu tƣ, nên sở vật chất tƣơng đối phục vụ cho hoạt động dạy học, k cƣơng nề nếp dạy học đƣợc giữ vững, phong trào học sinh giỏi đƣợc trì nhiều năm liền, chất lƣợng giáo dục ổn định Trong năm qua, trƣờng phấn đấu không ngừng phong trào dạy học đạt thành tích bật nhƣ sau: Nhiều năm nhận khen UBND Tỉnh Long An, tập thể lao động xuất sắc Năm học 2013-2014 (năm học công nhận đạt chuẩn quốc gia lần 1); Năm học 2017-2018 (năm học công nhận lại đạt chuẩn quốc gia); Danh hiệu thi đua năm 20120-2021: Tập thể lao động xuất sắc Tình hình sở vật chất nhƣ sau: Trƣờng có diện tích 6.392 m2 , Tổng số phòng học : 06 ; phòng mơn phịng chức : 08, phịng giáo viên: 01, văn phòng: 01, y tế: 01, truyền thống: 01 Năm học 2021- 2022, trƣờng có 06 lớp, tổng số học sinh đầu năm 139 em Cũng năm học này, trƣờng có tổng số cán - giáo viên - nhân viên 16, nữ 11 Hiệu Trƣởng : 01 ; Phó hiệu trƣởng : 01; nhân viên : 03 (Y tế: 01; Kế toán: 01; Bảo vệ : 01), 11 giáo viên giảng dạy 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn trường Trung học sở Th y Tây: Trong toàn huyện Thạnh Hóa, khoảng 80% trƣờng khơng có nhân viên văn thƣ, mà công tác văn thƣ cơng tác kiêm nhiệm, cấp lãnh đạo không đặt nặng hay yêu cầu cao việc lập kế hoạch, tổ chức, đạo, kiểm tra công tác quản lý văn nhà trƣờng 2.2.1 Thực trạng lập kế hoạch Hàng năm, vào đầu năm học Hiệu trƣởng lập kế hoạch quản lý văn nhà trƣờng, thành lập ban đạo công tác quản lý văn nhà trƣờng.Tuy nhiên, nội dung kế hoạch mang tính chất qua loa chƣa thiết thực cụ thể Ban đạo thành lập giấy tờ chƣa thật hoạt động chƣa phát huy đƣợc vai trị cơng tác quản lý văn bản nhà trƣờng 2.2.2 Thực trạng tổ chức Hiện tại, Hiệu trƣởng phân công nhân viên y tế làm công tác kiêm nhiệm văn thƣ, phân công nhân viên kế tốn hỗ trợ Cơng tác tổ chức phân công quản lý văn nhà trƣờng bị động, chƣa chun mơn Vì vậy, cơng tác phân cơng nhà trƣờng gặp nhiều khó khăn nhƣ phải làm hai nhiệm vụ, không đƣợc hƣởng thêm chế độ hay bồi dƣỡng nào, lƣợng công việc nhiều, tránh nhiệm nặng Hiệu trƣởng phải làm công tác thuyết phục, vận động nhân viên, cố gắng khắc phục khó khăn hỗ trợ trƣờng hồn thành cơng tác quản lý văn Vào đầu năm học, nhà trƣờng có tồ chức họp để triển khai quy chế quản lý văn bản, phổ biến văn quy định công tác quản lý văn bản,… đến 100% cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trƣờng nắm.Thực tế, họp chƣa thực hiệu Đa số cá nhân, phận nhà trƣờng quan tâm nhiều đến công tác chuyên môn, chƣa thấy rõ tầm quan trọng quản lý văn nên việc tham gia họp đề hoàn thành nhiệm vụ, khơng tâm tìm hiểu cơng tác quản lý văn nhà trƣờng Hiệu trƣởng phân công đảm bảo 100% thành viên liên quan đến công tác văn thƣ lƣu trữ tham gia đầy đủ lớp tập huấn nâng cao trình độ chun mơn, đáp ứng đƣợc yêu cầu công tác quản lý văn nhà trƣờng Thực tế, tập huấn theo kiểu hoàn thành nhiệm vụ, không chuyên môn nên tập trung hiểu hết thực đƣợc tất yêu cầu công tác quản lý văn 2.2.3 Thực trạng đạo Hiện cơng tác đạo Hiệu trƣởng có thực nhƣng đạt hiệu chƣa cao, chƣa có nhân viên văn thƣ riêng mà nhân viên y tế làm công tác kiêm nhiệm, không đƣợc đào tạo công tác văn thƣ, chƣa có kinh nghiệm cơng tác văn thƣ Từ thực cơng tác văn thƣ nhân viên làm chƣa có hiệu quả, chƣa biết đƣợc cách làm chủ yếu qua hoc hỏi tạm thời trƣớc mắt hiệu trƣởng Đối với công tác văn thƣ hiệu trƣởng chƣa có đạo, kiểm tra cụ thể việc lƣu trữ công văn đi, công văn đến, quản lý dấu,…, loại công văn đi, công văn đến bị thất lạc q trình thực cơng tác kiểm định chất lƣợng cuối năm thành viên tổ kiểm định xin để làm hồ minh chứng khơng có đầy đủ 2.2.3.1 Về soạn thảo văn bản: Soạn thảo văn thể thức, nội dung điều kiện phải đạt đƣợc định q trình vận hành hệ thống văn quan Nhƣng việc soạn thảo văn chƣa thể thức, nội dung văn chƣa mạch lạc, chƣa phân biệt rõ ràng báo cáo tờ trình nhƣ loại văn khác Nhân viên văn thƣ kiểm tra thể thức, hình thức văn chƣa kỹ, chƣa phát lỗi trƣớc trình ký, nộp phịng thƣờng hay sai sót nhiều làm nhiều thời gian chậm tiến độ công việc nhà trƣờng Mỗi năm nhà trƣờng soạn thảo khoảng 500 văn bao gồm kế hoạch, định, báo cáo, tờ trình… Quy trình soạn thảo văn nhà trƣờng đƣợc thực theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, ngày 05/03/2020 Chính phủ cơng tác văn thƣ lƣu trữ: Bƣớc 1: Soạn thảo văn Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, Hiệu trƣởng đạo, phân công cho nhân viên văn thƣ phận có liên quan soạn thảo văn Sau nhận phân công từ Hiệu trƣởng, văn thƣ hay cá nhân phận đƣợc phân công tiến hành xác định tên loại, nội dung độ mật, mức độ khẩn văn cần soạn thảo; thu thập, xử lý thơng tin có liên quan; soạn thảo văn hình thức, thể thức kỹ thuật trình bày Bƣớc 2: Duyệt thảo văn Sau soạn thảo xong văn bản, ngƣời soạn thảo văn trình Hiệu trƣởng duyệt 7 Bƣớc 3: Kiểm tra văn trƣớc ban hành Hiệu trƣởng phải kiểm tra chịu trách nhiệm trƣớc ngƣời đứng đầu quan, tổ chức trƣớc pháp luật nội dung văn Bƣớc 4: Ký ban hành văn Hiệu trƣởng ký ban hành văn phó hiệu trƣởng ký thay Hiệu trƣởng Hiện trƣờng THCS Thủy Tây, văn nhân viên y tế kiêm nhiệm văn thƣ soạn thảo dƣới đạo Hiệu trƣởng, văn liên quan đến phận phận soạn thảo, ví dụ văn liên quan đến cơng đồn Chủ tịch cơng đoàn soạn thảo, văn liên quan đến Đội Tổng phụ trách soạn thảo… 2.2.3.2 Về quản lý văn đến: Khi nhận đƣợc văn đến chƣa biết phân loại văn bản, chƣa biết phải chuyển đến cho phận chƣa tranh thủ xin ý kiến kịp thời từ hiệu trƣởng để giải công văn đến hợp lý, hoàn toàn dựa vào hiệu trƣởng Một số văn không đƣợc qua phận văn thƣ, dẫn đến việc quản lý văn đến không tập trung Hiệu trƣởng cho ý kiến phân phối văn đến cách ghi tên phận, cá nhân phía góc phải văn bản; việc chuyển giao văn đến đến phận, cá nhân đôi lúc khơng kịp thời, gây khơng khó khăn q trình giải cơng việc Từ năm 2019, nhà trƣờng có sử dụng phần mềm ICT để quản lý lƣu trữ văn Ngoài việc giúp nhân viên văn thƣ dễ dàng tìm kiếm phân phối văn cần thiết, hiển thị rõ văn xử lý chƣa xử lý, không cần tốn thời gian cho việc viết tay văn đến vào sổ theo dõi nhƣ năm trƣớc phần mềm ICT gây số khó khăn nhƣ: chƣa thực chuyển tiếp văn đến cho phận nhà trƣờng, thao tác tƣơng đối phức tạp, khó sử dụng nhân viên kiêm nhiệm văn thƣ 2.2.3.3 Về quản lý văn đi: Đối với văn đi, văn thƣ nhà trƣờng bỏ qua công đoạn kiểm tra thể thức văn trƣớc trình Hiệu trƣởng ký; thiếu chữ ký nháy cuối văn bản; việc đăng ký số văn không theo số thứ tự quy định, số tổ chuyên môn, phận nhà trƣờng thƣờng lấy số văn theo sở thích cá nhân để dễ nhớ Có trƣờng hợp, phận soạn thảo văn lấy số văn bản, ghi ngày tháng văn trƣớc đóng dấu khống trƣớc trình ký; số văn văn thƣ không trực tiếp ghi số văn phận tự trình trình Hiệu trƣởng ký, khơng qua văn thƣ nên phận văn thƣ khơng kiểm sốt hết văn nhà trƣờng Trong việc phát hành văn đƣợc văn thƣ thực tốt, kịp thời, thủ tục phát hành ngày, việc phận văn thƣ chịu trách nhiệm phát hành văn đến địa nhận thời gian quy định 2.2.3.4 Về quản lý sử dụng dấu: Con dấu nhà trƣờng nhân viên văn thƣ giữ tự tay đóng dấu vào văn bản, giấy tờ nhà trƣờng, không giao dấu cho ngƣời khác chƣa đƣợc phép văn Hiệu trƣởng; đƣợc đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký ngƣời có thẩm quyền; khơng đƣợc đóng dấu khống Tuy nhiên, việc quản lý dấu nhà trƣờng đôi lúc chƣa thực quy định, phận đồn thể, tổ chun mơn mƣợn dấu trƣờng để đóng dấu vào văn bản, giấy tờ mà khơng đƣa cho nhân viên đóng dấu; đóng dấu xong dấu cịn để bàn không treo dấu lên giá đến cuối ngày cất dấu vào tủ; ngày nghỉ lễ, tết dấu đƣợc cất vào tủ nhƣng khơng niêm phong cẩn thẩn; có dấu Hiệu trƣởng Kế tốn giữ nên gây khơng khó khăn cho phận cần sử dụng dấu Đôi lúc dấu đƣợc mang khỏi nhà trƣờng Cho nên việc quản lý dấu nhà trƣờng lỏng lẻo, chƣa bảo quản cẩn thận theo quy định 2.2.3.5 Về công tác lưu trữ văn bản: Công tác lƣu trữ văn nhà trƣờng chƣa đƣợc Hiệu trƣởng quan tâm, quản lý tốt Văn đƣợc lƣu tủ hồ sơ theo năm, nhƣng không phân theo loại văn bản, xếp chƣa khoa học, việc lƣu trữ văn khơng tập trung, có xếp thành đống, thành bó dễ bị thất lạc gây khó khăn trình tìm kiếm văn để phục vụ cho hoạt động nhà trƣờng, chƣa phát huy tốt hiệu việc ứng dụng công nghệ thông tin hoạt động quản lý văn nhà trƣờng Nhân viên văn thƣ chƣa qua đào tạo nghiệp vụ, kinh nghiệm nên việc lập hồ sơ, danh mục chƣa thành thói quen, cịn lúng túng Có thể nói, cơng tác quản lý văn Hiệu trƣờng Trƣờng Trung học sở Thủy Tây thời gian qua nhiều bất cập, sai sót, làm ảnh hƣởng khơng đến hoạt động quản lý, đạo điều hành nhà trƣờng Nếu Hiệu trƣởng thiếu quan tâm, kiểm tra việc thực cơng tác này, nơi nhận văn nhà trƣờng đánh giá lực chun mơn, vai trị, trách nhiệm Hiệu trƣởng văn đƣợc trình bày khơng thể thức,…việc lƣu trữ văn chƣa khoa học gây khơng khó khăn trình thu thập minh chứng phục vụ công tác kiểm định chất lƣợng giáo dục Do vậy, với vai trị Hiệu trƣởng việc xây dựng kế hoạch tổ chức triển khai đến đội ngũ giáo viên, nhân viên nhà trƣờng công tác quản lý văn theo quy định pháp; phải quản lý chặt chẽ đảm bảo quy trình; thƣờng xuyên kiểm tra, đôn đốc nhắc nhở việc thực đảm bảo quy trình, quy định cơng tác văn thƣ, lƣu trữ; tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thơng tin quản lý văn bản, góp phần nâng cao hiệu lực, hiệu quản lý hoạt động nhà trƣờng, từ nâng cao chất lƣợng giáo dục nhà trƣờng 2.3 N ững điểm mạn điểm ếu ội t ác t ức để t ực iện công tác quản lý văn trường Trung ọc sở T uận Bìn : 2.3.1 Điểm mạnh: Đội ngũ giáo viên, nhân viên nhà trƣờng có trình độ đạt chuẩn chuẩn, động nhiệt tình; có lực chun mơn vững vàng tâm huyết với nghề; có tinh thần trách nhiệm cao công việc, chủ động việc học tập nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Hiệu trƣởng có nhiều năm làm cơng tác quản lý nên có nhiều kinh nghiệm công tác quản lý, tân tụy với công việc, có trách nhiệm cao nghiệp giáo dục Tập thể sƣ phạm đoàn kết, phối hợp thực tốt cơng việc, tận tình giúp đỡ nhau hoàn thành nhiệm vụ Nhà trƣờng tạo điều kiện thời gian, sở vật chất để nhân viên văn thƣ đƣợc tham gia lớp học, buổi tập huấn công tác văn thƣ lƣu trữ nhằm nâng cao trình độ chun mơn, thực tốt cơng tác quản lý văn nhà trƣờng Tháng 12 năm 2018 trƣờng đƣợc công nhận trƣờng đạt chuẩn quốc gia, sở vật chất khang trang, đƣợc trang bị trang thiết bị phục vụ tốt công tác quản lý văn nhƣ: máy vi tính đƣợc trang bị mạng internet, laptop, máy scan, tủ đựng hồ sơ, phòng lƣu trữ,… 10 2.3.2 Điểm yếu: Hiện tại, trƣờng chƣa có nhân viên văn thƣ nên cơng tác văn thƣ phân cơng nhân viên y tế phụ trách Vì thân nhân viên y tế chƣa đƣợc đào tạo chuyên ngành công tác văn thƣ nên việc thực cơng tác gặp nhiều khó khăn, lúng túng Bên cạnh đó, vừa làm cơng tác y tế vừa làm công tác văn thƣ, nên thân nhân viên khơng có nhiều thời gian tâm huyết dành cho công tác quản lý văn nhà trƣờng Một số giáo viên trọng đến chất lƣợng giảng dạy, xem nhẹ chƣa nhận thức tầm quan trọng quản lý văn bản, lƣu trữ hồ sơ cá nhân Khi có việc cần nghiên cứu, thẩm định lại khó khăn việc tìm kiếm văn Hiệu trƣởng nhà trƣờng nhiều công việc nên công tác quản lý văn chƣa đƣợc trọng, chƣa thƣờng xuyên kiểm tra, đôn đốc việc thực công tác quản lý văn phận nhà trƣờng, dẫn đến nhiều sai sót quy trình thực văn thƣ Tuy đƣợc trang bị thiết bị phục vụ cho công tác quản lí văn bản, nhiên chƣa đảm bảo số lƣợng chất lƣợng: máy tính dễ hƣ hỏng, số lƣợng máy không phục vụ đủ cho công tác nghiên cứu, soạn thảo văn bản… giáo viên Mặc dù có phịng lƣu trữ nhƣng tủ lƣu trữ hạn chế số lƣợng 2.3.3 Cơ hội: Đƣợc quan tâm, hỗ trợ, tƣ vấn nhiệt tình đồn kiểm tra Sở Giáo dục Đào tạo Long An, Phòng Giáo dục Đào huyện Thạnh Hóa, Phịng Nội vụ cơng tác quản lý văn nhà trƣờng Hiện tại, nhân viên làm công tác văn thƣ đƣợc tham gia lớp bồi dƣỡng Hành văn phịng- văn thƣ lƣu trữ Phịng Nội vụ huyện Thạnh Hóa cử học để nâng cao trình độ chun mơn Đó hội thiết thực nhằm đẩy mạnh công tác quản lý văn nhà trƣờng thời gian tới Hiện nay, văn quy phạm pháp luật phục công tác quản lý văn nhà trƣờng nhiều, thuận lợi, dễ dàng cho việc tự học, tự nghiên cứu để thực tốt công tác quản lý văn nhƣ: Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu; Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV 11 ngày 16/4/2013 hƣớng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ quan, tổ chức; Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05/3/2020 Chính phủ công tác văn thƣ; Khoa học công nghệ ngày phát triển, mạng lƣới công nghệ thông tin rộng khắp công cụ đắc lực hỗ trợ tốt cho công tác quản lý văn nhà trƣờng nhƣ: sổ theo dõi văn điện tử, phần mềm quản lý văn bản( nhà trƣờng đƣợc cung cấp hƣớng dẫn sử dụng phần mềm ICT) 2.3.4 Thách thức: Hiện với phát triển mạnh mẽ khoa học cơng nghệ, việc quản lý văn nhà trƣờng nhiều hạn chế, đòi hỏi nhân viên phụ trách văn thƣ nhà trƣờng phải khơng ngừng học tập để nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ Hầu hết văn đến, văn phần lớn đƣợc tải qua Email với số lƣợng văn nhiều cơng tác quản lý văn gặp khó khăn Chính đòi hỏi nhân viên văn thƣ phải nhanh nhạy, có kỹ xử lý cập nhật văn cách kịp thời để kịp thời tham mƣu Hiệu trƣởng xử lý, đôn đốc, nhắc nhở phận thực tốt nhiệm vụ Đặc biệt, tình hình dịch bệnh diễn biến ngày phức tạp Hầu hết, mãng công việc nhà trƣờng (chuyên mơn, cơng đồn, đội, Đảng…) giải trực tuyến văn qua gmail… làm tăng lƣợng công việc nhiều ngƣời làm công tác quản lý văn nhà trƣờng Đây thách thức không nhỏ công tác quản lý văn nhà trƣờng 2.4 Kin ng iệm t ực tế công tác quản lý văn trường Trung ọc sở T T : Về công tác quản lý văn nhà trƣờng đƣợc thực theo quy định Trong trình thực hiện, nhà trƣờng làm đƣợc vấn đề nhƣ sau: Theo dõi văn đi, văn đến cách ghi chép vào sổ theo dõi mẫu quy định ngành Hiệu trƣởng nhà trƣờng hƣớng dẫn nhân viên theo dõi văn cách nhập vào Excel để dễ dàng trích lọc q trình tìm kiếm văn bản, xử lý chuyển văn đến phận, cá nhân có liên quan kịp thời, xác 12 Đầu năm học, nhà trƣờng tổ chức tập huấn triển khai Nghị định 30/2020/NĐ-CP, Thông tƣ liên quan đến công tác văn thƣ, lƣu trữ, soạn thảo văn bản, thể thức trình bày văn đến 100% CB-GV-NV nhà trƣờng nắm thực Cán quản lí nhà trƣờng trọng, nhận thức mức tầm quan trọng công tác quản lý văn nhà trƣờng Sau đƣợc đồn kiểm tra góp ý, Hiệu trƣởng nhà trƣờng thấy đƣợc điểm mạnh điểm yếu công tác quản lý văn nhà trƣờng, từ quan tâm, thƣờng xuyên học tập, trao dồi, tìm tịi cách quản lý văn thơng qua Thơng tƣ, Nghị định, văn cấp để thực tốt công tác quản lý văn bản; đạo nhân viên văn thƣ thƣờng xuyên cập nhật Email trƣờng để xử lý, phân phối văn kịp thời, thời gian quy định Về sở vật chất: nhà trƣờng trang bị phòng máy tính, có kết nối mạng để phục vụ cho CB-GV-NV có nhu cầu sử dụng tìm hiểu, nghiên cứu thực nhiệm vụ đƣợc phân công Bên cạnh mặt nhà trƣờng làm đƣợc thực tế công tác quản lý văn nhà trƣờng cịn nhiều bất cập nhƣ: đơi xử lý, phân phối văn chƣa kịp thời, chƣa xác; lƣu trữ văn đến chƣa khoa học gây khó khăn việc tìm kiếm văn cần làm chậm tiến độ công việc nhà trƣờng; chất lƣợng văn chƣa chất lƣợng nội dung, thể thức trình bày…; áp dụng phƣơng pháp lƣu trữ lạc hậu làm nhiều thời gian nhƣng hiệu không cao Nguyên nhân chủ yếu dẫn đến bất cập do: nhà trƣờng công tác văn thƣ công tác kiêm nhiệm, ngƣời mà phải làm hai nhiệm vụ, nhiệm vụ không chuyên môn mà không đƣợc hƣởng quyền lợi nên không tâm huyết với công tác văn thƣ; phải dành nhiều thời gian cho công tác chuyên môn nên khơng có thời gian nghiên cứu, tìm hiểu cơng tác văn thƣ lƣu trữ; Hiệu trƣởng có triển khai Nghị định 30/2020/NĐ-CP công tác văn thƣ lƣu nhƣng chƣa sâu xác, cụ thể dẫn đến khả nhận thức tiếp thu hạn chế; cán quản lý, đa số phận khác nhà trƣờng thờ ơ, xa lạ hay chƣa thấy đƣợc tầm quan trọng công tác quản lý văn nhà trƣờng Thêm nguyên nhân nữa, công tác lập kế hoạch, đạo, kiểm tra Hiệu trƣởng cơng tác văn thƣ lƣu trữ mang tính hình thức chƣa rõ ràng, liệt nên dẫn đến bất cập nói Để cơng tác quản lý văn nhà trƣờng đạt hiệu cao thời gian tới, Hiệu trƣởng cần thực số giải pháp sau: Hiệu trƣởng thƣờng xuyên nhận xét, 13 đánh giá công tác quản lý văn họp Hội đồng sƣ phạm nhà trƣờng để kịp thời nhắc nhở, uốn nắn việc thực nhiệm vụ nhân viên văn thƣ nhƣ tập thể sƣ phạm nhà trƣờng, giúp tập thể cán giáo viên nhân viên nhà trƣờng nhận thấy tầm quan trọng công tác quản lý văn việc cung cấp tài liệu, minh chứng phục vụ cho hoạt động khác nhà trƣờng; động viên khen thƣởng kịp thời phận thực tốt công tác quản lý văn nhà trƣờng có thêm chế độ phù hợp cán văn thƣ kiêm nhiệm; tăng cƣờng kinh phí hỗ trợ để bổ sung thiết bị đủ số lƣợng, tốt chất lƣợng phục vụ cho trình học hỏi, nghiên cứu lƣu trữ văn bản,có thể mời chuyên gia nhân viên có nghiệp vụ công tác văn thƣ tiến hành tập huấn cho CB-GV-NV nhà trƣờng Kế oạc àn động t ực iện công tác quản lý văn trường Trung ọc sở T T : (Kế hoạch dự kiến từ tháng năm 2021 đến tháng năm 2022) Tên việc công Mục Người tiêu/kết t ực cần iện/p ối đạt ợp t ực iện Thành lập ban c ỉ đạo công tác quản lý văn nhà trường - Chuẩn bị Hiệu nhân trƣởng thực tốt công tác quản lý văn - Phân công nhiệm vụ cụ thể thành viên ban đạo - Các thành viên ban Điều kiện/ Biện p áp p ương t ực iện tiện t ực iện/t ời gian Dự kiến khó k ăn r i ro Dự kiến ướng k ắc p ục - Thời gian: - Hiệu tháng trƣởng năm 2021 định - Các công thành lập văn có liên ban đạo - Thành viên ban đạo bận việc vắng mặt không đồng ý tham gia ban đạo Dời ngày họp vận động thuyết phục quan: Thông tƣ số 04/2013/TT -BNV ngày 16/4/2013 hƣớng dẫn xây dựng Quy chế công tác - Họp ban đạo, phân công nhiệm vụ thành viên ban đạo 14 đạo có đủ lực, tâm huyết thực nhiệm vụ Xây dựng quy c ế công tác văn t – lưu trữ nhà trường văn thƣ lƣu trữ quan, tổ chức;… - Xây dựng Thành Các đƣợc quy viên ban Thông tƣ, chế công đạo Nghị định tác văn thƣ có liên – lƣu trữ quan nhà công tác trƣờng quản lý văn - Giúp nhà Trƣởng ban xây dựng dự thảo quy chế, xác định rõ mục đích yêu cầu, phân - Thời gian: công nhiệm tháng thành năm 2021 viên - Các thành viên ban đạo thảo luận hoàn thiện quy chế trƣờng quản lý tốt công tác quản lý văn Triển khai quy c ế công tác văn t ư-lưu trữ n trường - 100% cán bộ, giáo viên, nhân viên hiểu đƣợc tầm quan trọng công tác quản lý văn Hiệu trƣởng, Ban chấp hành Cơng đồn, Đoàn niên Triển khai họp hội đồng sƣ phạm tháng năm 2021 Xây dựng quy chế chƣa cụ thể, chƣa sát với cơng việc Tìm văn pháp lý liên quan đến công tác quản lý văn để xây dựng quy chế cụ thể, thực tế Một vài giáo viên khơng đồng tình, cho Hiệu trƣởng phát nhiệm vụ Giải thích cho giáo viên hiểu vai trò, tầm quan trọng công tác văn thƣlƣu trữ - Trƣớc họp gửi đến toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên 15 thực tốt biểu đạo nhân nhà - Văn thƣ viên văn trƣờng thông qua thƣ quy chế - Niêm yết quy chế lên bảng công khai nhà trƣờng P ổ biến văn qu địn công tác quản lý văn Giáo viên, nhân viên nhà trƣờng hiểu nắm rõ quy định quản lý văn Hiệu trƣởng, Ban chấp hành Cơng đồn, tổ trƣởng tổ chuyên môn - Triển khai họp Hội đồng sƣ phạm, họp tổ chuyên môn hàng tháng - Tập hợp văn quy định công tác quản lý văn đóng thành gửi Email cho - Thời gian: tất cán từ tháng giáo viên, năm 2021 nhân viên đến tháng - Tổ trƣởng năm 2022 tổ chuyên môn phổ biến buổi sinh hoạt chuyên môn - Niêm yết văn bảng Một số giáo viên, nhân viên khơng quan tâm tìm hiểu Qn triệt tồn thể giáo viên, nhân viên nhà trƣờng thông qua họp Hội đồng sƣ phạm hàng tháng 16 thông báo nhà trƣờng để tiện cho giáo viên, nhân viên theo dõi Tổ c ức tập uấn ướng dẫn giáo viên, nhân viên n trường t ể t ức kỹ t uật trình bày văn - Giúp cho cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trƣờng thực tốt công tác soạn thảo văn bản, lƣu trữ hồ sơ theo quy định Hiệu trƣởng mời báo cáo viên Phòng giáo dục huyện - Một số giáo viên, nhân viên Hiệu tham gia - Thời gian: 13h30 ngày trƣởng không 30/9/2021 báo cáo viên đầy đủ hƣớng dẫn - Một số Phịng máy vi tính, máy chiếu, tài liệu photo giáo viên, nhân viên nhà C ỉ đạo t ực iện tốt công tác quản lý văn Công tác quản lý văn nhà trƣờng đảm bảo quy trình quy định theo Thơng Tất cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trƣờng - Trang bị đầy đủ phƣơng tiện, công cụ hỗ trợ cho việc soạn thảo lƣu trữ hồ sơ Mỗi giáo viên, nhân viên nhà trƣờng vào chức năng, nhiệm vụ quyền hạn đƣợc giao - Một số giáo viên, nhân viên e ngại, chƣa mạnh dạn, - Cần có kế hoạch thơng báo trƣớc yêu cầu giáo viên nhân viên nhà trƣờng xếp thời gian họp lý để tham gia đầy đủ - Tuyên truyền nâng cao nhận thức, ý thức; vận động, thuyết phục 17 tƣ, Nghị định Kiểm tra đán giá kết t ực iện công tác quản lý -Thời gian: từ tháng năm 2021 đến tháng năm 2022 - Đánh giá Thành Đánh giá kết viên ban định kỳ đạo hàng tháng, việc thực học kỳ công tác quản lý thực tốt việc soạn thảo văn văn đƣợc văn thƣ kiểm soát thể thức cách trình bày trƣớc trình Hiệu trƣởng ký; có đầy đủ chữ ký nháy cuối văn bản, văn lƣu tập trung khoa học, có phân loại, dễ tìm kiếm; dấu quan văn thƣ chịu trách nhiệm quản lý khơng tích cực, làm qua loa, chiếu lệ, đối phó Kiểm tra tồn công tác quản lý văn đi, văn đến, việc lập Không đánh giá thƣờng xuyên, định kỳ; đánh giá Theo dõi, nhắc nhở, chấn chỉnh, tăng cƣờng Kết kiểm tra không đạt theo nội dung kế hoạch đề - Lập kế hoạch làm việc, thời gian kiểm tra cụ thể 18 văn văn nhà trƣờng, để phát huy mặt tích cực, khắc phục hạn chế, yếu lƣu trữ hồ sơ giải quyết, việc quản lý sử dụng dấu không thực chất, qua loa, hình thức - Hồ sơ kiểm tra, biên kiểm tra thể rõ nội dung, có đánh giá nhận xét để điều chỉnh cải tiến Kết luận kiến ng ị: 4.1 Kết luận: Trong công tác quản lý, điều hành hoạt động nhà trƣờng, văn cơng cụ khơng thể thiếu Vì thế, địi hỏi Hiệu trƣởng phải đạo quản lý tốt văn để giúp Hiệu trƣởng thực tốt chức năng, nhiệm vụ quyền hạn việc đề chủ trƣơng, xây dựng chƣơng trình, triển khai kế hoạch nhà trƣờng; phản ánh tình hình lên cấp kịp thời, nhanh chóng; giúp việc trao đổi, phối hợp cơng tác đƣợc thuận tiện Bởi vì, hồ sơ, tài liệu đầy đủ, xác kịp thời giúp Hiệu trƣởng nhƣ tập thể sƣ phạm nhà trƣờng hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao Nhƣ vậy, công tác quản lý văn nhà trƣờng đƣợc thực tốt, cơng việc nhà trƣờng đƣợc xử lý nhanh chóng, văn đƣợc lƣu trữ đầy đủ, có phân loại, xác định giá trị lƣu trữ, việc thống kê, bảo quản tài liệu phục vụ tốt công tác khai thác sử dụng tài liệu đơn vị thời gian dài Để công tác quản lý văn đạt đƣợc hiệu cao cần thay đổi nhận thức khơng ngƣời, đặc biệt Hiệu trƣởng, cần có định hƣớng đắn, đạo kịp thời cần nổ lực thực tập thể Tránh nhận thức lệch lạc, xem nhẹ công tác 19 4.2 Kiến ng ị: Phòng Giáo dục Đào tạo cần tổ chức lớp tập huấn ngắn hạn cho nhân viên văn thƣ trƣờng học hàng năm nhằm tạo chuyển biến thống cách thực theo quy định Bên cạnh đó, Phịng Giáo dục cần thƣờng xuyên cập nhật văn công tác văn thƣ, đăng tải trang website Phòng để đơn vị thuận tiện việc tiếp cận quy định công tác này; đầu tƣ cung cấp trang thiết bị phục vụ công tác văn thƣ nhƣ: Tủ hồ sơ, máy photocopy,… tạo điều kiện nâng cao chất lƣợng hiệu cho công tác quản lý văn nhà trƣờng./ 20 TÀI LIỆU THAM KHẢO Nghị định số 99/2016/NĐ-CP ngày 01 tháng 07 năm 2016 Chính phủ quản lý sử dụng dấu Nghị định số 30/2020/NĐ-CP ngày 05 tháng 03 năm 2020 Chính phủ công tác văn thƣ Thông tƣ số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 hƣớng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thƣ lƣu trữ quan, tổ chức Thông tƣ số 12/2011/TT-BGDĐT, ngày 28 tháng năm 2011 Bộ trƣởng Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành điều lệ trƣờng trung học sở, trƣờng trung học phổ thơng trƣờng phổ thơng có nhiều cấp học Quyết định số 1032/2020/QĐ-BNV ngày 01/12/2020 Bộ Nội vụ Ban hành quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ; Quyết định số 2450/QĐ-UBND ngày 21/04/2020 U Ban Nhân dân tỉnh Long An ban hành ngày quy định công tác văn thƣ lƣu trữ quan tổ chức tỉnh Long An Trƣờng Cán quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh, Tài liệu học tập Bồi dưỡng Cán quản lý trường Phổ thông, năm 2013 Một số tiểu luận khóa trƣớc 21 ... lý văn trường Trung học sở T T , huyện Thạnh Hóa, t? ??n Long An năm học 2021- 2022? ?? làm tiểu luận cuối khóa nhằm nâng cao hiệu việc quản lý văn nhà trƣờng Phân t? ?ch t? ?nh hình thực t? ?? cơng t? ?c quản. .. với xã Thạnh An, huyện Thạnh Hóa, t? ??nh Long An Phía T? ?y giáp với xã Kiến Bình, huyện T? ?n Thạnh, t? ??nh Long An Phía Đơng giáp với Thị Trấn Thạnh Hóa, huyện Thạnh Hóa, t? ??nh Long An T? ??ng diện t? ?ch... làm t? ?ng lƣợng công việc nhiều ngƣời làm công t? ?c quản lý văn nhà trƣờng Đây thách thức không nhỏ công t? ?c quản lý văn nhà trƣờng 2.4 Kin ng iệm t ực t? ?? công t? ?c quản lý văn trường Trung ọc sở T