CÔNG tác QUẢN lý văn bản tại TRƯỜNG TRUNG học cơ sở NGUYỄN THÀNH đô HUYỆN LONG mỹ TỈNH hậu GIANG năm học 2021 – 2022

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG CÁN BỘ QUẢN LÝ GIÁO DỤC TP HỒ CHÍ MINH TIỂU LUẬN CUỐI KHĨA Lớp bồi dưỡng CBQL trường mầm non, Phổ thơng Hậu Giang – Năm 2021 Tên tiểu luận CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ NGUYỄN THÀNH ĐÔ - HUYỆN LONG MỸ - TỈNH HẬU GIANG NĂM HỌC 2021 – 2022 Họ tên học viên: Nguyễn Xuân Diệu Đơn vị công tác: Trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang Hậu Giang, tháng 10/2021 MỤC LỤC Lý chọn đề tài Trang 1.1 Lý pháp lý 1.2 Lý lý luận 1.3 Lý thưc tiễn Phân tích tình hình thực tế cơng tác quản lý văn trường 3 THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 2.1 Giới thiệu khái quát trường THCS Nguyễn Thành Đô 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức công tác quản lý văn trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 2.3.1 Điểm mạnh 2.3.2 Điểm yếu 2.3.3 Cơ hội 2.3.4 Thách thức 2.4 Kinh nghiệm thực tế công tác quản lý văn trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang Kế hoạch hành động để nâng cao công tác quản lý văn Hiệu trưởng trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang năm học 2021 – 2022 Kết luận, kiến nghị 4.1 Kết luận 4.2 Kiến nghị 9 10 10 10 14 15 15 DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT Cán quản lý: CBQL Trung học sơ sở: THCS Nghị định – Chính phủ: NĐ - CP Thơng tư – Bộ nội vụ: TT- BNV Quyết định - Bộ giáo dục đào tạo: QĐ - BGDĐT Văn thư: VT Quyết định - Ủy ban nhân dân: QĐ-UBND LỜI CẢM ƠN Trong thời gian tham gia học tập lớp Bồi dưỡng cán quản lý mầm non/ phổ thông trường Cán quản lý giáo dục Hồ Chí Minh tổ chức Bản thân tiếp thu nhiều kiến thức bổ ích để áp dụng vào thực tiễn đơn vị công tác Tôi xin chân thành cảm ơn quý Thầy giáo, Cô giáo trường Cán quản lý giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh nhiệt tình giảng dạy chun đề cơng tác quản lý trường phổ thông, tất chuyên đề Thầy, Cô giảng dạy đem lại cho nhiều kiến thức kinh nghiệm công tác quản lý sở Tôi xin cảm ơn Lãnh đạo Sở Giáo dục Đào tạo tỉnh Hậu Giang, Lãnh đạo Phòng Giáo dục Đào tạo huyện Long Mỹ, trường THCS Nguyễn Thành Đô tạo điều kiện cho để tham gia hồn thành khóa học bồi dưỡng cán quản lý Trong thời gian học tập nghiên cứu khơng tránh khỏi thiếu sót, hạn chế nội dung hình thức đề tài Tôi mong quý thầy cô lãnh đạo nhà trường thơng cảm giúp tơi hồn thành khóa học 1 LÝ DO CHỌN CHỦ ĐỀ TIỂU LUẬN 1.1 Lý pháp lý Công tác quản lý văn công tác vô quan trọng để đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý quan đơn vị nói chung trường THCS Nguyễn Thành Đơ nói riêng Để cơng tác quản lý văn trường THCS Nguyễn Thành Đô đạt hiệu Hiệu trưởng vào văn sau: Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 03 năm 2009 Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư Tại khoản Điều quy chế ban hành kèm theo định nêu rõ: Mỗi cán bộ, cơng chức q trình giải cơng việc có liên quan đến cơng tác văn thư phải thực nghiêm chỉnh quy chế quy định hành Nhà nước công tác văn thư Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điểm luật luật lưu trữ Tại Khoản Điều 13 Nghị định nêu rõ: Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo thực việc quản lý tài liệu lưu trữ điện tử theo quy định pháp luật Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng 04 năm 2013 Bộ nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác VT, lưu trữ quan, tổ chức.Tại Khoản Điều thông tư quy định trách nhiệm người đứng đầu quan, tổ chức việc quản lý công tác VT, lưu trữ: Tổ chức xây dựng, ban hành, đạo việc thực chế độ, quy định công tác văn thư, lưu trữ theo quy định pháp luật hành; Kiểm tra việc thực chế độ, quy định công tác VT, lưu trữ đơn vị trực thuộc; giải khiếu nại, tố cáo xử lý vi phạm pháp luật công tác VT, lưu trữ theo thẩm quyền Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày tháng 07 năm 2016 quản lý sử dụng dấu Khoản Điều 24 Nghị định nêu rõ: Chức danh nhà nước, người đứnh đầu quan, tổ chức quy định Điều Điều Nghị định có trách nhiệm quản lý, kiểm tra việc quản lý sử dụng dấu ban hành quy định quản lý sử dụng dấu quan, tổ chức Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày tháng 03 năm 2020 công tác văn thư Tại Khoản Điều Nghị định quy định: Người đứng đầu quan, tổ chức, phạm vi quyền hạn giao có trách nhiệm đạo thực quy định công tác văn thư; đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư 1.2 Lý lý luận Văn sản phẩm, phương tiện hoạt động giao tiếp dùng để ghi tin truyền đạt thông tin ngôn ngữ hay kí hiệu nhằm thực mục đích giao tiếp Văn thơng tin thành văn truyền đạt ngơn ngữ ký hiệu, hình thành hoạt động quan, tổ chức trình bày theo thể thức, kĩ thuật theo quy định Quản lý văn việc nghiên cứu, tổ chức xếp, giải lưu giữ văn cách khoa học, hợp lý nhằm phát huy giá trị loại văn Để thực tốt cơng tác quản lý văn người quản lý phải làm tốt công tác đạo cho văn thư: Soạn thảo, ký ban hành văn bản; quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ quan; quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư Để quản lý tốt văn cần phải đảm bảo u cầu sau: Chính xác, không để văn bị thất lạc, hư hỏng: Quản lý văn đảm bảo xác khâu cơng việc, từ việc trình bày nội dung, thể thức văn Tổ chức quản lý văn cần phải cải tiến, phải thường xuyên tổng kết, đánh giá rút kinh nghiệm, cải tiến quy trình, cách thức quản lý văn phù hợp với xu tiến xã hội Đảm bảo tính khoa học hệ thống hoạt động tổ chức quản lý văn Văn sử dụng ngày nhiều quan, tổ chức Với số lượng văn khơng ngừng tăng nhanh việc tổ chức quản lý văn phải thực cách khoa học có hệ thống Các văn phải xếp, phân loại theo tiêu chí định để thuận lợi cho việc khai thác Quản lý văn nhà trường có ý nghĩa vơ quan trọng nhằm đảm bảo việc cung cấp thông tin cần thiết phục vụ cho việc tổ chức, quản lý điều hành nhà trường; tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lưu trữ hồ sơ; công việc nhà trường văn hóa; tài liệu lập đầy đủ lưu trữ quy định thuận lợi cho nghiệp vụ văn thư phân loại, xác định giá trị, thống kê, bảo quản phục vụ tốt cho công tác khai thác, sử dụng tài liệu hàng ngày lâu dài 1.3 Lý thực tiễn Những năm gần công tác quản lý văn trường THCS Nguyễn Thành Đô đáp ứng yêu cầu ngành, nhà trường Hiệu trưởng trường đạo quản lý tốt việc soạn thảo, quản lý văn bản; lập hồ sơ nộp lưu, quản lý sử dụng dấu, thiết bị lưu khóa bí mật công tác văn thư…Bên cạnh kết đạt cịn có số hạn chế : Phần lớn cán bộ, giáo viên, nhân viên nhà trường chưa hiểu rõ, nhận thức rõ tầm quan trọng công tác lập, lưu hồ sơ, cập nhật văn mới…mà trọng vào công tác chuyên môn chất lượng mơn mà phân cơng giảng dạy Cán phụ trách công tác văn thư phần lớn kiêm nhiệm, công tác bàn giao hồ sơ, sổ sách thay đổi cán phụ trách công tác chưa theo trình tự, chưa chặt chẽ Vì văn lưu trữ nhà trường chưa có tính khoa học, chưa logic nên cần sử dụng tìm kiếm khó khăn, nhiều thời gian, công tác kiểm định chất lượng Sau học tập nghiên cứu chuyên đề quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà nước giáo dục đào tạo, thân tiếp thu kiến thức công tác quản lý văn nhà trường hiểu nguyên nhân chủ yếu dẫn đến hạn chế nêu Do để góp phần nâng cơng tác quản lý văn hệ thống giáo dục phổ thông địa bàn huyện Long Mỹ nói chung trường THCS Nguyễn Thành Đơ nói riêng, với vai trị Hiệu trưởng đề xuất đề tài “Công tác quản lý văn trường trung học sở Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang năm học 2021 – 2022” PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ NGUYỄN THÀNH ĐÔ – HUYỆN LONG MỸ - TỈNH HẬU GIANG 2.1 Giới thiệu khái quát trường THCS Nguyễn Thành Đô Trường THCS Nguyễn Thành Đô tọa lạc ấp 4, thị trấn Vĩnh Viễn, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang, cách tỉnh lị 30 km cách phòng giáo dục đào tạo 6.5 km Trường có diện tích 5.598m2, có sân chơi bãi tập bê tơng, có hệ thống xanh che bóng mát Trường THCS Nguyễn Thành Đô nằm địa bàn có điều kiện kinh tế phát triển Ngành kinh tế chủ đạo sản suất nông nghiệp đan xen với loại hình cơng nghiệp, tiểu thủ cơng nghiệp, thương mại dịch vụ Đời sống kinh tế, văn hóa nhân dân bước nâng cao, tình hình an ninh trị địa phương ổn định Trường THCS Nguyễn Thành Đô thành lập năm 1993 với tên gọi trường THCS Vĩnh Viễn 2, năm 2010 trường công nhận trường đạt chuẩn quốc gia thao định số 1319/QĐ-UBND Uỷ ban nhân dân tỉnh Hậu Giang Đến năm 2015 trường đổi tên thành trường THCS Nguyễn Thành Đơ Trường có 07 phịng học, 01 phịng Hiệu trưởng, 01 phịng phó hiệu trưởng, 01 phịng thư viện, 01 phịng thiết bị, 01 Cơng nghệ thơng tin, 01 phịng mơn, 01 phịng hội đồng sư phạm, có 01 khu nhà xe cho cán bộ, giáo viên, công nhân viên 01 nhà xe cho học sinh Hiện trường xây dựng thêm 10 phòng học theo đề án Ủy ban nhân dân tỉnh Hậu Giang Hiện trường có 30 cán bộ, giáo viên, cơng nhân viên gồm: 01 Hiệu trưởng, 01 phó hiệu trưởng, 02 tổ chun mơn 01 tổ văn phịng Năm học 2020 – 2021 trường có 10 lớp với 332 học sinh Tổ chức đảng đồn thể gồm có Chi đảng với 28 đảng viên, Ban chấp hành cơng đồn gồm 03 đồng chí, 28 cơng đồn viên Trường cịn có tổ chức Đồn niên, Đội thiếu niên, Ban tra nhân dân, Ban thi đua khen thưởng nhằm giúp cho trường hoạt động thực đầy đủ nhiệm vụ theo quy định Năm học 2020 – 2021 thi đua đạt kết sau: Giáo viên giỏi cấp huyện đạt 04, cấp tỉnh đạt 03, khen UBND tỉnh đạt 02 giáo viên, chiến sĩ thi đua cấp sở 05 giáo viên, lao động tiên tiến 30 giáo viên, hoàn thành tốt nhiệm vụ 23 giáo viên, hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ giáo viên Kết đạt học sinh năm học 2020 – 2021 sau: Khối Học lực Tổng số HS Giỏi Khá Tb Yếu 86 19 32 35 Hạnh kiểm Kém Tốt Khá Tb 78 Yếu Kém 0 98 20 35 43 0 95 0 66 22 36 0 64 0 61 11 26 24 0 56 0 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn Trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, Tỉnh Hậu Giang Cán phụ trách công VT phần lớn công tác kiêm nhiệm, giảm tiết tuần, thời gian lại phải dạy 12 tiết tuần, trình độ tin học cịn hạn chế, khơng cập nhật mail thường xun nên có số văn bị thất lạc.Từ dẫn đến cơng tác quản lý văn trường cịn hạn chế Ngồi cán phụ trách công tác văn thư nhà trường chưa đào tạo chun mơn cơng tác văn thư, chưa có kinh nghiệm hiểu biết công tác văn thư, nên việc soạn thảo văn chưa kỹ thuật, xếp quản lý hồ sơ chưa khoa học, chưa theo trình tự, phân loại, cập nhật số loại hồ sơ đôi lúc chưa kịp thời: Công văn đi, công văn đến, biểu mẫu thống kê, đánh giá cơng chức, viên chức…Từ dẫn đến cơng tác quản quản lý hồ sơ lưu trữ hồ sơ chưa đạt hiệu cao Từ thực trạng thân với nhiệm vụ hiệu trưởng người quản lý đơn vị trường học, trăn trở băn khoăn khơng biết phải làm gì, cách để hồn chỉnh cơng tác VT cho trường từ tham gia học lớp bồi dưỡng CBQL trường mầm non/ phổ thông hè 2021 vừa qua, nội dung chương học tập từ lớp học giúp hiểu thêm nhiều đặc biệt chuyên đề “Quản lý thực thi hệ thống văn quản lý nhà nước giáo dục đào tạo” Trường Cán quản lý giáo dục Thành Phố Hồ Chí Minh tơi tâm vận dụng nội dung học vào việc quản lý công tác văn thư trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang cho năm học 2021 - 2022 năm học sau 2.2.1 Về soạn thảo văn Người phụ trách công tác văn thư kiêm nhiệm nên kinh nghiệm chun mơn cịn hạn chế, việc soạn thảo văn chưa thể thức, chưa phù hợp với mặt công việc, nội dung văn chưa mạch lạc, chưa phân biệt rõ ràng báo cáo tờ trình loại văn khác Mỗi năm trường ban hành khoảng 250 văn bản, phổ biến là: Nghị quyết, quyết, định, quy chế, quy định, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy mời… Căn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn mục đích, nội dung văn cần soạn thảo, người đứng đầu quan, tổ chức người có thẩm quyền giao cho đơn vị cá nhân chủ trì soạn thảo văn Ban hành văn trường gồm bước: soạn thảo văn bản; duyệt thảo văn bản; Kiểm tra văn trước ký ban hành; Ký ban hành văn Thể thức văn thực theo quy định Phụ lục I, điều Nghị định 30/2020/NĐ - CP ngày 05/03/2020 công tác văn thư Nội dung: Phù hợp với văn sử dụng; Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; Được trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; Nội dung văn trình bày chữ in thường, canh hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 đến 14; xuống dòng, chữ đầu dòng lùi vào cm 1,27 cm; khoảng cách đoạn văn tối thiểu 6pt; khoảng cách dòng tối thiểu dòng đơn, tối đa 1,5 line 2.2.2 Về quản lý văn - văn đến Quản lý văn – đến cịn theo phương pháp thủ cơng, chưa theo dõi chặt chẽ văn đi, lập hồ sơ, bảo quản tổ chức sử dụng văn lưu, có đơi lúc không lưu văn lưu máy vi tính xếp chưa khoa học Cịn văn đến, nhân viên cịn lưu chính, qn việc ký nhận hay có đơi nhân viên làm kiêm nhiệm cơng tác khác khơng có mặt trường việc ghi sổ công văn lại không thực theo qui định Quy trình quản lý văn trường: Đối với văn đến: Tiếp nhận văn đến; Đăng ký văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Trình, chuyển giao văn đến; Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Còn với văn đi: Cấp số, thời gian ban hành văn bản; Đăng ký văn đi; Nhân bản, đóng dấu quan, tổ chức, dấu độ mật, mức độ khẩn, (đối với văn giấy); ký số quan, tổ chức (đối với văn điện tử); Phát hành theo dõi việc chuyển phát văn đi; Lưu văn Lưu văn giấy: Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký; Bản văn lưu hồ sơ cơng việc Lưu văn giấy: Bản gốc văn lưu Văn thư quan phải đóng dấu sau phát hành, xếp theo thứ tự đăng ký; Bản văn lưu hồ sơ cơng việc Lưu văn điện tử: Bản gốc văn điện tử phải lưu Hệ thống quan, tổ chức ban hành văn bản; Cơ quan, tổ chức có Hệ thống đáp ứng theo quy định Phụ lục VI Nghị định quy định pháp luật có liên quan sử dụng lưu gốc văn điện tử Hệ thống thay cho văn giấy 2.2.3 Về quản lý sử dụng dấu Con dấu nhà trường nhân viên văn thư giữ đỏng dấu quan nhà trường Nhân viên văn thư thực quy định như: Không giao dấu cho người khác chưa phép văn người có thẩm quyền Chỉ đóng dấu vào văn bản, giấy tờ sau có chữ ký người có thẩm quyền Tuy nhiên có vài văn đóng dấu chưa vị trí theo qui định 2.2.4 Về cơng tác lập hồ sơ lưu trữ văn Các loại văn lưu trữ nhà trường theo năm học chưa xếp phân loại, lập danh mục theo quy định Việc xếp lưu trữ loại văn chủ yếu thủ công chưa khoa học, lộn xộn nên cần hồ sơ phải tìm kiếm thời gian, chí bị thất lạc, bị Văn thư chưa qua đào tạo nghiệp vụ, kinh nghiệm, áp lực cơng việc nên việc lập hồ sơ, danh mục chưa thực trở thành thói quen Hồ sơ có xếp thành đống chưa chỉnh lý để bảo quản, sử dụng nên cần tra tìm khó khăn làm ảnh hưởng đến chất lượng thời gian giải công việc công tác thu thập, bảo quản tài liệu có giá trị để phục vụ cho quan Từ thực trạng nêu trên, Hiệu trưởng nhà trường tiến hành xây dựng kế hoạch cho công tác quản lý văn cho cán công tác VT sau: Các loại hồ sơ: Công văn đến, công văn đi, soạn thảo trình bày văn bản, quản lý việc sử dụng dấu, lưu trữ loại hồ sơ nhà trường Hiệu trưởng đạo cán văn thư phải cập nhật thường xuyên đầy đủ văn đến từ nguồn: qua đường bưu điện, qua mail, trực tiếp sau vào sổ đăng ký, để trình lên Hiệu trưởng xem xét cho ý kiến phân phối, đạo phận liên quan giải quy định Các loại văn đến cán phụ trách VT soạn thảo ban hành văn quy định Các văn đi, đến phải quản lý tập trung phải ghi số thứ tự ngày tháng cụ thể bỏ hộp xếp theo thứ tự khoa học Văn đi, văn đến cán văn thư phải ghi chép vào sổ đăng đánh máy sau in đóng thành tập ghi tên danh mục rõ ràng, cụ thể Có sổ đăng ký riêng văn cần lưu lại, hồ sơ đánh giá công chức ,viên chức lưu vào hộp ghi tên danh mục cụ thể năm, đánh giá chuẩn nghề nghiệp, định nâng lương…cũng thực tương tự Các loại hồ sơ lưu trữ như: Học bạ học sinh bỏ vào hộp ghi tên lớp năm học cụ thể phía ngồi hộp trích yếu lý lịch học sinh để tiện theo dõi Đối với việc lập hồ sơ loại hồ sơ nên lập sổ xếp theo thứ tự, văn năm để riêng năm bỏ vào tủ để tiện cho việc phục vụ, tra cứu giải công việc Soạn thảo văn thể thức, văn phong, thể thức văn theo quy định Thông tư số 01/2011/TT-BNV Bộ Nội vụ ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ nội vụ việc hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành Việc sử dụng dấu cán văn thư giữ phải tự tay đóng dấu đơn vị, không giao cho người khác giữ trừ trường hợp nghỉ phép bàn giao cho Hiệu trưởng Hiệu trưởng lên kế hoạch kiểm tra, đánh giá theo tháng, quý công tác quản lý văn nhà trường, loại văn đến đi, qua đường bưu điện mail nhà trường, cần phải xử lý cơng văn đến cơng văn đi, đảm bảo tính xác, khoa học 2.3 Những điểm mạnh, yếu, hội, thách thức công tác quản lý văn trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang Nhiều năm công tác trường THCS Nguyễn Thành Đơ, với vai trị Hiệu trưởng tơi đánh giá điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức trường sau: 2.3.1 Điểm mạnh Hầu hết cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường đạt trình độ chuẩn chun mơn nghiệp vụ, có nhiều kinh nghiệm, đồn kết tinh thần trách nhiệm cao cấp lãnh đạo phụ huynh tín nhiệm Vai trị quản lý Hiệu trưởng thể rõ qua việc lập kế hoạch cụ thể, chi tiết, sát với thực tế, công tác triển khai thực hiện, tổ chức, đánh giá, kiểm tra kịp thời, quy định Người phụ trách công tác văn thư nhiệt tình cơng việc có tinh thần học tập cao 2.3.2 Điểm yếu Cán phụ trách công tác văn thư chưa đào tạo qua chuyên ngành cơng tác văn thư, tình độ tin học cịn yếu, nên việc thực cơng tác văn thư cịn gặp nhiều khó khăn, đăng ký cơng văn đi-đến, lưu trữ văn Văn thư khơng có phịng riêng, có tủ mà đựng nhiều hồ sơ qua năm học Máy tính nhà trường phần lớn cũ, đường truyền internet không ổn định nên việc tiếp nhận văn cấp chậm Một phận cán bộ, giáo viên, công nhân viên trọng đến chất lượng, hiệu giảng dạy chưa dành nhiều thời gian nghiên cứu văn đạo cấp lãnh đạo Lãnh đạo chưa thường xun kiểm tra, đơn đốc, cơng tác văn thư quan nói chung việc quản lý văn nói riêng cịn nhiều hạn chế, bất cập 2.3.3 Cơ hội Được quan tâm, đạo Phòng giáo dục huyện Long Mỹ tạo điều kiện phối hợp mở lớp bồi dưỡng ngắn hạn công tác văn thư, lưu trữ Được quan tâm, hỗ trợ, tư vấn thúc đẩy nhiệt tình đoàn tra, tra Sở giáo dục Phịng giáo dục, từ nhà trường rút kinh nghiệm để khắc phục hạn chế, đồng thời phát huy mặt mạnh mà nhà trường đạt công tác quản lý văn Hiện văn hướng dẫn công tác văn thư nhiều, thuận lợi cho văn thư nghiên cứu, tìm hiểu 2.3.4 Thách thức Trong thời đại cách mạng khoa học công nghệ 4.0 đất nước ngày tiến nhanh, tiến mạnh, để đáp ứng u cầu địi hỏi cán phụ trách VT không ngừng học tập để nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ Ngày số lượng văn quan ban hành tiếp nhận nhiều, địi hỏi văn thư phải có kỹ xử lý, phải biết xếp công việc cách khoa học hợp lý 2.4 Kinh nghiệm thực tế công tác quản lý văn nhà trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang - Đối với hiệu trưởng: Hiệu trưởng tạo điều kiện tốt tất cán bộ, giáo viên, nhân viên tham gia học tập bồi dưỡng chun mơn để nâng cao trình độ Hiệu trưởng nắm bắt điểm mạnh điểm yếu công tác quản lý văn nhà trường, từ thường xuyên quan tâm học tập, trau dồi, tìm tịi dựa vào thơng tư nghị định để thực tốt công tác quản lý văn nhà trường mà phụ trách Hiệu trưởng phải triển khai kịp thời thông tư, nghị định liên quan đến công tác văn thư, lưu trữ, soạn thảo vãn bản, thể thức trình bày văn cho tất cán bộ, giáo viên, công nhân viên nhà trường nắm, đặt biệt nhân viên làm công tác văn thư phải ln có ý thức chấp hành, thực theo qui định việc soạn thào văn bản, lưu trữ hồ sơ, - Đối với nhân viên làm công tác kiêm nhiệm văn thư: Cập nhật thông tin thường xuyên mail để Hiệu trưởng đôn đốc, nhắc nhở theo dõi cá nhân, phận xử lý quản lý văn tiến độ, nộp báo cáo thời gian quy định ngành đề Cán làm công tác kiêm nhiệm VT phải không ngừng học hỏi trao dồi chuyên môn nghiệp vụ cơng tác VT Thể qua việc tìm hiểu, học hỏi từ đồng nghiệp, thông tin qua mạng KẾ HOẠCH HÀNH ĐỘNG Từ thực trạng nêu trên, để nâng cao công tác quản lý văn trường THCS Nguyễn thành Đô, huyện Long Mỹ, Tỉnh Hậu Giang, Hiệu trưởng xây 10 dựng kế hoạch hành động năm học 2021 - 2022 sau: STT TÊN CÔNG CÁC YÊU CẦU KHI THỰC HỆN VIỆC Kết quả/Mục tiêu cần đạt Người/Đơn vị thực Người/Đơn vị Thành lập ban phối hợp đạo Điều kiện thực công tác quản lý văn Cách thực Dự kiến rủi ro, khó khăn thực Cơng tác quản lý văn sớm vào nề nếp Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng, văn thư, cơng đồn, tổ trưởng Điều lệ trường trung học Thời gian thực 9/2021 Hiệu trưởng ký định thành lập Ban đạo Ban đạo bổ sung thêm nhân để cộng tác Biện pháp khắc Bổ sung thêm thành viên Ban phục đạo Kết quả/Mục tiêu cần đạt Xây dựng quy chế quản lý văn cụ thể, rõ ràng trường THCS Nguyễn Thành Đô Người/Đơn vị thực Hiệu trưởng Người/Đơn vị phối hợp Phó Hiệu trưởng, văn thư Xây dựng Quy chế Quản lý Điều kiện thực văn quan Thực theo điều kiện sở vật chất kinh phí trường Thời gian thực hiện: Tháng 10/2021 Cách thực Hiệu trưởng xây dựng quy chế, triển khai đến phận liên quan, thống hoàn thiện 11 quy chế, Hiệu trưởng với văn thư nhà trường Dự kiến rủi ro, Xây dựng quy chế chưa cụ thể khó khăn thực thiếu khả thi, chưa sát với công việc - Nghiên cứu kỹ văn để Biện pháp khắc xây dựng quy chế cụ thể phục - Có kế hoạch kiểm tra giám sát trình thực Nhân viên VT phụ trách công tác Kết quả/Mục tiêu văn thư, phận trường cần đạt biết nhiệm vụ cơng tác quản lý văn Người/Đơn vị Hiệu trưởng thực Tập huấn, hướng dẫn nhân viên văn thư phận trường liên quan đến công tác quản lý văn bản: Nghị định 30/2020/NĐCP Nghị định 99/2016/NĐCP Người/Đơn vị phối hợp Điều kiện Phó Hiệu trường, văn thư Các văn đạo cấp thực có liên quan đến cơng tác văn thư Thời gian thực hiện: 01-05/10/2021 Cách thực Hiệu trưởng lập kế hoạch, văn thư dự vào kế hoạch thực Dự kiến rủi ro, Thiếu hợp tác phận khó khăn thực nhà trường Giải thích rõ vai trị công tác Biện pháp khắc quản lý văn bản, hoạt động phục chung trường để VT phận trường hiểu, hợp tác Bàn giao quản Kết quả/Mục tiêu Văn thư nhận chịu trách lý cách sử cần đạt nhiệm quản lý dấu theo qui 12 dụng dấu định Người/Đơn vị thực Người/Đơn vị phối hợp Điều kiện thực Hiệu trưởng /văn thư Nhân viên văn thư Tại văn phòng Ngày 10/10/2021 Lập biên bàn giao dấu Cách thực cho nhân viên văn thư quản lý Hướng dẫn sử dụng dấu, chịu trách nhiệm quản lý dấu qui định Dự kiến rủi ro, Văn thư chưa rõ trách nhiệm khó khăn thực người giữ dấu, đóng dấu cịn sai qui định Biện pháp khắc phục Giải thích cho nhân viên hiểu rõ, trách nhiệm giữ dấu cách thức đóng dấu Kết quả/Mục tiêu Mua bổ sung thêm túi đựng hồ cần đạt sơ, tủ đựng cho VT bảo quản Người/Đơn vị thực Người/Đơn vị Trang bị thêm phối hợp phương tiện cho công Điều kiện thực tác lưu trữ văn Cách thực Hiệu trưởng Phó Hiệu trưởng, kế tốn Chi từ hoạt động kinh phí thường xuyên trường Ngày thực 02/11/2021 Hiệu trưởng triển khai kế hoạch, kế toán thực chi dựa vào quy chế chi tiêu nội trường Dự kiến rủi ro, Kinh phí hạn hẹp 13 khó khăn thực Biện pháp khắc Vận động nhà tài trợ, mạnh phục thường quân Kết quả/Mục tiêu cần đạt Đánh giá kết hoạt động từ đề phương hướng khắc phục thời gian tới Người/Đơn vị thực Kiểm tra đánh giá việc thực quản lý văn Hiệu trưởng Người/Đơn vị phối hợp Phó Hiệu trưởng, tra nhân dân, văn thư Điều kiện thực Đánh giá định kỳ, hàng tháng, học kỳ, địa điểm phòng Kiểm tra đánh giá cách xếp Cách thực quan loại văn bản, sổ vào số loại văn bản, việc lập hồ sơ, cách lưu trữ loại văn - đến, quản lý sử dụng dấu Dự kiến rủi ro, Khơng kiểm tra thường xun, khó khăn thực định kỳ, kiểm tra qua loa Biện pháp khắc phục Lập kế hoạch thời gian kiểm tra cụ thể Hồ sơ kiểm tra thể rõ nội dung, đánh giá nhận xét để điều chỉnh cải thiện mặt hạn chế KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 4.1 Kết luận Quản lý văn nhà trường địa bàn huyện Long Mỹ nói chung trường THCS Nguyễn Thành Đơ nói riêng có vài trị vơ quan trọng chiến lược phát triển nhà trường Do để nâng cao cơng tác đòi hỏi người Hiệu trưởng phải xây dựng kế hoạch hành động cụ thể, chi tiết dựa vào 14 sở pháp lý điều kiện thực tế nhà trường, đồng thời cần đạo thực công tác VT, phân công cán phụ trách, phối hợp phận có liên quan cách nhịp nhàng, thống kiểm tra đáng giá sát thực tế nhà trường Làm tốt công tác quản lý văn bảo đảm cung cấp đầy đủ thơng tin, góp phần nâng cao suất, chất lượng công tác nhà trường Trong hoạt động nhà trường từ việc đề chủ trương, xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với quan cấp trên, đạo tổ chuyên môn triển khai, giải công việc phải dựa vào văn bản, hồ sơ tài liệu có liên quan Hồ sơ, tài liệu đầy đủ, xác kịp thời hoạt động nhà trường đạt hiệu cao, lẽ văn phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thơng tin mang tính pháp lý Sau học tập chuyên đề quản lý thực thi hệ thống văn quản lý Nhà nước giáo dục đào tạo giúp thân nhận hạn chế định trình quản lý văn nhà trường Từ rút học kinh nghiệm góp phần nâng cao quản lý văn trường trung học sở Nguyễn Thành Đô 4.2 Kiến nghị Đối với Sở Giáo dục Đào tạo: Liên kết, phối hợp với trường CBQL giáo dục Thành phố Hồ Chí Minh tổ chức lớp bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý văn cho Hiệu trưởng, Phó Hiệu để đạo công tác quản lý tốt văn nhà trường Đối với Phòng giáo dục: Tạo điều kiện mở lớp tập huấn, bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ cho cán phụ trách công tác VT, đồng thời hỗ trợ kinh phí mua sắm trang thiết bị để cơng tác lưu trữ nhà trường, cần có sách đãi ngộ, đơng viên khen thưởng kịp thời cho người làm công tác văn thư Hậu Giang, ngày 12 tháng 10 năm 2021 Người thực Nguyễn Xuân Diệu 15 TÀI LIỆU THAM KHẢO Tài liệu học tập “Bồi dưỡng cán quản lý trường phổ thông” trường cán quản lý thành phố Hồ Chí Minh Tiểu luận cuối khóa học viên khóa trước, thư viện số trường cán quản lý thành phố Hồ Chí Minh Nghị định 30/2020/NĐ-CP ngày tháng 03 năm 2020 công tác văn thư Nghị định 99/2016/NĐ-CP ngày tháng năm 2016 quản lý sử dụng dấu Nghị định số 01/2013/NĐ-CP ngày tháng 01 năm 2013 Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điểm luật luật lưu trữ Quyết định số 2500/QĐ-BGDĐT ngày 24 tháng 03 năm 2009 Bộ Giáo dục Đào tạo việc ban hành quy chế tổ chức hoạt động công tác văn thư Thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16 tháng năm 2013 nội vụ hướng dẫn xây dựng quy chế công tác văn thư, lưu trữ quan, tổ chức Kế hoạch năm học, báo cáo tổng kết năm học 2020 – 2021 trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 16 17 ... học sở Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang năm học 2021 – 2022? ?? PHÂN TÍCH TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ CƠNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI TRƯỜNG TRUNG HỌC CƠ SỞ NGUYỄN THÀNH ĐÔ – HUYỆN LONG MỸ - TỈNH... dung học vào việc quản lý công tác văn thư trường THCS Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang cho năm học 2021 - 2022 năm học sau 2.2.1 Về soạn thảo văn Người phụ trách công tác văn thư... khái quát trường THCS Nguyễn Thành Đô 2.2 Thực trạng công tác quản lý văn Nguyễn Thành Đô, huyện Long Mỹ, tỉnh Hậu Giang 2.3 Những điểm mạnh, điểm yếu, hội, thách thức công tác quản lý văn trường